A 3090



a 3090 Web-enabled vastleggen

Prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA[1]

Drs. W.T. Houwert RE[2]

1. Inleiding

In artikel A3080 zijn de vastleggingstechnieken behandeld, waarbij werd afgezien van de gebruikte hulpmiddelen. Aanvankelijk bestonden de hulpmiddelen gewoonweg uit ‘potlood en papier’ al snel uitgebreid met een tekenmal. In de loop van de tachtiger jaren werden bij het vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging steeds meer computers met tekenfacilitieiten ingezet.

Bij het vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging en bedrijfsprocessen op de computer werd eerst gebruik gemaakt van generieke tekenpakketten. Dat zijn tekenpakketten die niet alleen gebruikt kunnen worden voor de in A3080 beschreven vastleggingstechieken, maar ook voor andere doeleinden. Later kwamen tekenpakketten op de markt die specifiek waren gericht op het vastleggen van bedrijfsprocessen en bestuurlijke informatieverzorgingsprocessen. De laatst bedoelde pakketten hadden een aantal kenmerken gemeen:

Vastleggen van veel attributen of kenmerken

Voordat met een computer een object kan worden vastgelegd, moet het object eerst worden gedefinieerd. Er is een veelheid van objecten te onderkennen. Voorbeelden daarvan zijn: documenten, handelingen, controlemaatregelen, functies, risico’s en relaties. Sommige van deze objecten worden in schema’s opgenomen; anderen in de begeleidende tekst.

Het definiëren van de objecten houdt niet alleen in dat het object een naam dient te krijgen, maar ook dat attributen of kenmerken van het object worden vastgelegd. Toen de bestuurlijke informatieverzorging nog met de hand werd beschreven, was het aantal attributen of kenmerken van een object beperkt. Het object ‘handeling’ kende bijvoorbeeld een nummer, een naam, een relatie met een functionaris die de handeling uitvoerde en een controlemaatregel. Het bijhouden van meer attributen of kenmerken was bijna niet mogelijk. Met de komst van de computer werd dat anders: het aantal attributen of kenmerken per object was bij wijze van spreken onbeperkt. Aan het object handeling kon worden toegevoegd: een bedreiging, de frequentie, de duur en een veelheid van relaties met andere objecten.

Vastleggen van vele relaties

Het vastleggen van relaties tussen objecten biedt de mogelijkheid om een veelheid van matrices e.d. te genereren. In artikel A3080 is reeds een aantal van deze matrices beschreven. Bij het gebruik van een computer voor het maken van vastleggingen is het aantal matrices dat kan worden gegenereerd zo groot dat al gauw door de bomen het bos niet meer is te zien. Het gevolg daarvan is dat - ook na een relatief geringe inspanning - reeds een enorme stapel papier is uit te draaien.

Omvangrijke handboeken

De toepassing van de tekenpakketten leidde al gauw tot omvangrijke handboeken. Hoewel deze handboeken gestructureerd van opzet waren, waren ze door hun omvang ontoegankelijk. De handboeken werden voornamelijk gezien als ‘kastvulling’ en kwamen ‘op de plank’ te staan. Overigens werd dat niet alleen veroorzaakt door de toepassing van de computer, maar ook omdat vaak handboeken werden geschreven over alles en voor iedereen. In artikel A3080 is aangegeven dat het vooraf nadenken over de vastleggingsdoelstellingen sturing geeft aan de te gebruiken vastleggingstechnieken; nadenken over de doelgroep geeft zicht op het vereiste detailniveau.

Moeizaam onderhoud

De tekenpakketten hadden het karakter van een single-user systeem (het was slechts mogelijk om met één functionaris tegelijk met het pakket te werken). Toen later de multi-user systemen kwamen, was dat een hele verbetering, maar daarmee waren nog niet alle nadelen opgelost. De systemen (single- of multi-user) stonden slechts ter beschikking van de functionarissen die de vastleggingen moesten maken. Als deze functionarissen klaar waren, moesten de vastleggingen worden geprint, gekopieerd en in de reeds genoemde omvangrijke boeken worden verspreid. Het onderhoud van deze boeken was daardoor een hele opgave: allereerst moest een wijziging worden opgespoord (de handboeken werden nauwelijks gebruikt, dus niemand had in de gaten wanneer er iets gewijzigd moest worden) en dan moest de wijziging worden doorgevoerd (opnieuw verspreiden en invoegen van de gewijzigde bladzijden). Gevolg hiervan was dat de handboeken niet of niet voldoende werden onderhouden en snel verouderden.

De oplossing is inmiddels gekomen door de introductie van een nieuwe generatie teken- en vastleggingspakketten. Deze pakketten maken het mogelijk om de vastleggingen via het intranet en in relatie tot de werkprocessen te raadplegen. Aangezien daarbij gebruik wordt gemaakt van internettechnologie wordt gesproken van pakketten die web-enabled vastleggen mogelijk maken. De elektronische vastleggingen zijn niet alleen door de ontwikkelaars (degenen die de vastleggingen maken) te raadplegen, maar ook door de gebruikers (degenen die de vastleggingen gebruiken tijdens hun werk). Dikke pakken papier zijn niet meer nodig; alles is online te raadplegen en te gebruiken. Dat tussen de vastgelegde objecten oneindig veel relaties zijn te leggen is nu juist een voordeel geworden: iedereen gebruikt de relaties naar behoefte en er zijn eindeloze ad hoc analyse mogelijkheden. Omdat de vastleggingen nu onderdeel uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden, komen gewenste bijstellingen van de vastleggingen snel aan het licht. De bijstellingen kunnen als het ware met ‘één druk op de knop’ worden doorgevoerd: de door ontwikkelaars aangebrachte veranderingen zijn onmiddellijk door de gebruikers te zien.

Inmiddels zijn vele pakketten op de markt die het web-enabled vastleggen mogelijk maken. In paragraaf 2 van dit artikel worden de vastleggingstools in een aantal klassen ingedeeld, waardoor een helicopter-view wordt gekregen van de markt en de mogelijkheden. In paragraaf 3 worden vier veel gebruikte vastleggingstools onde de loep gelegd. Deze vier tools worden beschreven en onderling vergeleken. Daarbij komen overeenkomsten en verschillen aan de orde met betrekking tot bijvoorbeeld de mogelijkheden tot procesmodellering, rapportages, mogelijkheden om kostencalculaties te integreren enz. In paragraaf 4 wordt deze vergelijking voortgezet, maar zoomen we specifiek in op een gedetailleerde vergelijking van de functionaliteit van de vier gekozen pakketten.

2. Classificatie van web-enabled vastleggingstools

Het aanbod op de markt tools die web-enabled vasteggen ondersteunen is zeer uitgebreid. Omdat de vastleggingstools niet allemaal beschikken over de zelfde functionaliteit moet de organisatie, op basis van de geformuleerde doelstelling van de vastlegging van de Administratie Organisatie een keuze maken uit het aanbod op de markt. In het volgende schema wordt de classificatie weergegeven. In het vervolg van deze paragraaf wordt het schema stap voor stap toegelicht.

[pic]

Figuur 1: Grafische weergave van de classificatie van web-enabled vastleggingstools

Functionaliteit voor de gebruiker (y-as)

Op de y-as wordt weergegeven wat de gebruiker met de vastleggingen kan doen. In paragraaf 1 van dit artikel is reeds onderscheid gemaakt tussen degenen die de vastleggingen maken (de ontwikkelaars, de opstellers ookwel aangeduid met de populaire term ‘krassers’ (een term die afkomstig is uit de tijd toen nog letterlijk met het potlood vastleggingen werden ‘gekrast’)) en degenen die de vastleggingen in de praktijk gebruiken. De laatst genoemde groep hebben we hier op het oog.

Van onder naar boven nemen de mogelijkheden toe:

Om organisaties daarbij te helpen wordt in deze paragraaf een framework gepresenteerd (figuur 1) waarbinnen de diverse vastleggingstools gepositioneerd kunnen worden. In paragraaf 3 worden vier van de vastleggingstools nader beschreven en onderling vergeleken. Tenslotte wordt in paragraaf vier een overzicht gegeven van de geboden functionaliteit per vastleggingstool.

Toelichting gehanteerde begrippenInformeren - vastleggingstools die de gebruikers niet meer bieden dan ‘informeren’ zijn te zien als de electronische versie van de ouderwetse handboeken. De gebruiker heeft op zijn werkplek de mogelijkheid om de gemaakte vastleggingen te raadplegen. De gebruiker kan op die manier wat opzoeken, werkinstructies raadplegen of aan de hand van de vastleggingen een nieuwe collega inwerken. Dat het gebruik van dergelijke pakketten reeds grote voordelen hebben boven de ouderwetse handboeken is evident (gemakkelijker onderhoud, makkelijker te raadplegen).

(Bij-)sturen – vastleggingstools die naast informeren ook mogelijkheden tot ‘(bij-)sturen’ bieden, gaan alweer verder. De tools leveren managementinformatie over het proces en geven signalen af wanneer iets niet goed gaat.

In de figuur, op de volgende pagina, is op zowel de x-as als de y-as een verdeling gemaakt op basis waarvan de diverse web-enabled vastleggintools zijn gepositioneerd zijn. Voordat we ingaan op de clusters binnen de assen wordt allereerst een toelichting gegeven op de gehanteerde begrippen, te beginnen met de x-as. Met het begrip informeren wordt in deze figuur bedoeld dat de applicatie slechts een weergave geeft van de informatie die in de applicatie is vastgelegd. De applicatie wordt met name gebruikt om op diverse afdelingen binnen de organisatie via het intranet de AO/IC en werkinstructies te raadplegen. Met name bij het inwerken van nieuwe medewerkers op een afdeling komt deze functionaliteit goed van pas. Met het begrip (bij)sturen wordt in deze figuur bedoeld dat de applicatie, naast het leveren van informatie over het administratieve proces en interne controle ook management informatie levert over het proces op basis waarvan de gebruiker het bedrijfsproces kan (bij)sturen. Om deze (bij)sturingsactie uit te voeren is het noodzakelijk dat erDit laatste is alleen mogelijk indien de mogelijkheid wordt geboden om een norm is vastgelegdvast te leggen op basis waarvan een vergelijking kan plaatsvinden met de werkelijkheid. In het administratieve proces is bijvoorbeeld vastgelegd dat alle facturen boven € 10.000 geaccordeerd moeten worden door de directie (norm). Als blijkt dat andere functionarissen in de organisatie facturen boven € 10.000 niet worden geaccordeerd door de directieaccorderen (werkelijkheid) en hiervan een registratie wordt bijgehouden in de applicatie, moetwordt dit gesignaleerd en kan bijsturing plaatsvinden.

Beslissen - Het laatste begrip op de yx-as is beslissen. In de afgelopen jaren is de functionaliteit van de diverseDe web-enabled vastleggingstools bieden dan de mogelijkheid om met de vastgelegde processen simulaties uit te voeren. Het management kan zich bijvoorbeeld afvragen hoeveel personele capaciteit extra nodig is indien het werkaanbod met 50% toeneemt en slechts een verlenging van de afhandeltijd (wachtrijen problematiek) van 5% maar worden geaccepteerd.

Doelstellingen van het vastleggen (x-as)steeds verder uitgebreid. In een aantal applicaties is het nu mogelijk om zogenaamde ‘What-if’ analyses uit te voeren. Het hoger management rekent met deze ‘What-if’ analyses diverse scenario’s door en neemt op basis van de uitkomst een beslissingen. Deze beslissing kunnen tot gevolg hebben dat (a) bepaalde parameters worden bijgesteld of (b) administratieve processen en interne controlestructuren anders worden ingericht. De indeling op de x-as representeert de hiërarchische structuur binnen organisaties. De ‘What-if’analyses worden meestal uitgevoerd door het hoger management terwijl het lager management (het operationeel management) zich beperkt tot het raadplegen van de vastlegging van de administratieve organisatie.

Op de x-as wordt aangegeven voor elke doeleinden bedrijfsprocessen of bestuurlijke informatieverzorgingsprocessen worden vastgelegd. Voor een nadere toelichting van de gehanteerde begrippen op de y-as wordt verwezen naar artikel A3080.

Grid

Op deze wijze wordt een ‘grid’ verkregen van negen vakken. Niet alle vakken hebben een zinvolle betekenis. Kijken we bijvoorbeeld naar het vak links boven (combinatie van basis/inzicht-vastleggingen en beslissen), dan is het niet mogelijk om bij dat vak een goede uitleg te geven. Immers: het doel van de vastlegging is beperkt tot het verschaffen van inzicht. Met een dergelijke – relatief eenvoudige vastlegging – is het uiteraard niet mogelijk om simulaties, die moeten leiden tot het nemen van beslissingen, te ondersteunen.

De zinvolle combinaties van x-as en y-as liggen hoofdzakelijk op de lijn van links onder naar rechts boven (zie pijlen). Deze combinaties worden hierna besproken.

De begrippen die op de y-as zijn opgenomen zijn de reden of doelstellingen die organisaties heeft geformuleerd voor de vastlegging van de administratieve processen.

[pic]

Figuur 1: Grafische weergave van de classificatie van web-enabled vastlegigngstools

Toelichting clusteringPublicatie (verspreiden)

Vastleggingstools die kunnen worden gebruikt op het gebied van publicatie combineren het vastleggingsdoel ‘inzicht verschaffen’ met het ‘informeren’ van de gebruiker. De papieren handboeken het vorige decennium zijn vervangen door elektronische handboeken. Het geheel heeft een statisch karakter dat met name tot uitdrukking komt in:

- one-way communicatie (voor zover dat al communicatie is te noemen). De ontwikkelaars/opstellers van de vastleggingen sturen hun eindproduct naar de gebruikers; de gebruikers kunnen niets terugsturen;

- het los van elkaar staan van de vastleggingen en de ‘echte’ processen. Er is geen interactie tussen het dagelijkse werk en de vastleggingen.

Communicatie (onderhoud)

Vastleggingstools die kunnen worden gebruikt op het gebied van communicatie (onderhoud) gaan een stapje verder dan in het geval van publicatie. De interactie met de gebruiker wordt in dit type vastleggingstool zichtbaar doordat sprake is van two-way communicatie waardoor gebruikers in staat zijn om – naast het ontvangen van de vastleggingen van de ontwikkelaars/opstellers – aan deze ontwikkelaars/opstellers te laten weten wat ze ervan vinden, welke veranderingen zij wensen en welke fouten in de vastleggingen dienen te worden gecorrigeerd.

De two-way communicatie is alleen zinvol als er meer interactie bestaat tussen de vastleggingen en de ‘echte’ processen. De vastleggingstools in de categorie ‘communicatie (onderhoud)’ richten zich daarom vaak op een uitgebreidere set vastleggingsdoelstellingen.

Communicatie (dashboard)

De vastleggingstools in de categorie ‘communicatie (dashboard)’ bieden de mogelijkheid om op geautomatiseerde wijze een relatie te leggen tussen de beschrijving van de processen en het werkelijke procesverloop. Daardoor is het mogelijk om ook een beeld te geven van hetgeen in de processen gebeurd: wat is de stand van zaken, worden de doelstellingen bereikt, welke risico’s worden gelopen en waar moet worden ingegrepen?

De informatie die nodig is om deze vragen te beantwoorden, wordt vaak op een overzichtelijke wijze in kaart gebracht. Het ideaal beeld is dat de manager als het ware in een cockpit zit en via ‘metertjes’ en ‘grafiekjes’ allerlei informatie krijgt om te besturen. De metertjes en grafiekjes worden aangeduid met de term dashboard.

Simulatie (what-if)

De vastleggingstools in de categroie ‘simulatie (what-if)’ bieden de meeste mogelijkheden. Naast de hiervoor besproken functionaliteit is het mogelijk om what-if vragen te beantwoorden. Vragen die in het kader van management control en risico-beheersing (vastleggingsdoelstelling) en beslissen (functionaliteit voor de gebruiker) van belang zijn.

Techniek

De vastleggingstools werken voor een belangrijk deel van een vergelijkbare (logische) architectuur. De belangrijkste componenten daarvan zijn:

builders - een module waarmee de vastlegging wordt gemaakt en onderhouden;

repository servers - een centrale locatie of bestand waar alle gegevens worden opgeslagen. Deze repository zorgt voor consistentie en voorkomt dat objecten, teksten e.d. meerdere keren moeten worden vastgelegd;

web server - de server die zorgt voor de webgebonden communicatie met de eindgebruikers.

Het framework van figuur 1 geeft vier clusters weer waarbinnen vastleggingtools, die web-enabled vastlegging ondersteunen, gepositioneerd kunnen worden. Links onder in het framwework staan de vastleggingstools die gericht zijn op publicatie van de vastlegging. Dit type tool geeft de gebruiker vanuit een intranet omgeving toegang tot de vastlegging van de administratieve processen. Aan het einde van de jaren negentig werd het gebruik van intranet binnen bedrijven steeds meer toegepast. De mogelijkheden die intranet biedt werden door de leveranciers van vastleggingtools gebruikt om een aanpassing door te voeren in de software. Hierdoor werd het mogelijk om de handboeken te ontsluiten op de werkplek van de gebruiker.

Voor de gebruiker was het niet langer noodzakelijk om het losbladige handboek bij te werken met de nieuwe releases. De veranderingen in de administratieve organisatie, door de introductie van nieuwe werkwijze of nieuwe systemen, werden sneller geconstateerd door de gebruiker en bijgewerkt door de beheerder van de vastleggingstool. Een voorbeeld van deze tool is SDW-Inet van de leverancier Cap Gemini.

Het tweede cluster van vastleggingstools bevat naast de hiervoor beschreven functionaliteit de mogelijkheid om (bij)sturings informatie te leveren over het bedrijfsproces. Dit cluster is gericht op communicatie en verspreiding van vastlegging en draagt bij aan de doelstelling van betrouwbaarheid en efficiency. Dit type vastleggingstool wordt door het middel management gebruikt om vanuit de processen de organisatie besturen.

Het derde cluster van vastlegginstools, dat beschikt over de functionaliteit van de twee voorgaande clusters, is gericht op communicatie middels een dashboard functionaliteit. Bij dit type vastleggingstool is het mogelijk om op elk gewenst moment een rapportage te draaien over performance indicatoren van het bedrijfsproces. In deze vastleggingstools is het ook mogelijk om uitgebreide kwaliteitshandboeken te koppelen aan de bedrijfsprocessen zoals ISO 9000.

Het laatste cluster van vastlegingstools bevat de functionaliteit op de zogenaamde ‘What-if’ analyse uit te voeren. Met behulp van dit type vastleggingstools kan het hoger management verschillende scenarios doorrekenen. Het voordeel hiervan is dat de applicaties op basis van de vaak zeer gedetailleerde vastlegging van de processen doorrekenen wat de consequenties zijn van fictief genomen beslissingen. Op basis van de uitkomsten van de analyse kan het management een weloverwogen beslissing nemen. Dit laatste type tools bevat ook de functionaliteit om te communiceren met andere applicaties binnen de organisatie. Een voorbeeld hiervan is de tool ARIS van de leverancier IDS Scheer. Deze vastleggingstool bevat de mogelijkheid om via een interface vanuit ARIS automatisch voor Oracle Workflow System processen te definiëren. Andersom kan de applicatie vanuit Excel of XML bestanden automatisch in ARIS procesmodellen genereren.

3. Overzicht van de Nederlandse markt

Omdat het aanbod op de markt vanDe markt van vastleggingstools is groot (zie bijlage 1 voor willekeurige selectie uit Nederlandse aanbieders). te groot is om in zijn geheel inIn dit artikel te bespreken is er vooris ervoor gekozen gekozen om twee clusters van applicaties te bespreken die onderling overeenkomsten vertonen. In de bijlage bij dit artikel is een niet uitputtende lijst opgenomen van een groot aantal andere aanbieders op de markt van vastlegginstools. om vier applicatie te bespreken. We besteden eerst aandacht aan MAVIM en PROTOS, welke in het linker deel van het grid, dat hiervoor is besproken, zijn te plaatsen. Daarna bespreken we ARIS en BWise welke behoren tot de vastleggingstools die in het rechter deel van het grid zijn te plaatsen.

MAVIM en PROTOS

Gekozen is voor MAVIM en Protos omdat deze tools in de categorie waartoe zij behoren een behoorlijk marktaandeel hebben.

De applicaties hebben allemaal (1) een architectuur waarin de belangrijkste technische componenten worden beschreven, (2) Builders die zorgen voor het aanmaken en het beheer van alle inhoud, (3) Repository Servers de centrale locatie waar alle gegevens worden opgeslagen, (4) Web applicatie server de server die zorgt voor de webgebonden communicatie met de eindgebruikers en (5) Ondersteunende platforms waarop de builders en de Servers kunnen worden aangesloten.

MAVIM en PROTOS zijn met name geschikt voor organisaties die het verkrijgen van inzicht in de processen en het zorgdragen voor een betrouwbaar en efficient verloopt daarvan als belangrijkste doelstellingen voor het vastleggen zien. De applicaties hebben een relatief eenvoudig karakter, zijn easy-to-use en kunnen eenvoudig worden ingezet.

Van de applicaties worden de volgende aspecten besproken: Bij het eerste cluster wordt een vergelijking gemaakt op basis van de volgende aspecten: de manier waarop de tool omgaat met procesmodellering, de mogelijkheden om analyses uit te voeren, de mogelijkheden en de vorm waarin rapportages worden gegenereerd en als laatste de mogelijkheden om kwaliteitshandboeken te integreren in de tool. De informatie over de vastleggingstools is afkomstig van de website van de leveranciers van de tool (zie ook bijlage 12)[3].

Voor het eerste cluster van vastleggingstools is gekeken naar de wat eenvoudige applicaties die vallen in linker deel van het framework. In de vergelijking van dit cluster wordt gekeken naar de aspecten: procesmoddellering, analyse, rapportage en het gebruik van kwaliteitshandboeken.

Het eerste clusters van web-enabled vastlegginstools bestaat uit de tools:

- MAVIM van de leverancier Jupter

- PROTOS Classic van de leverancier Pallas Athena

|MAVIM |PROTOS |

|Algemeen |

|Is oorspronkelijk ontwikkeld door de leverancier Jupiter en wordt nu|Is ontwikkeld door de leverancier Pallas Athena. |

|beheerd door het consultancy bureau MAVIM. | |

|Procesmodellering |

|Beschikt over de mogelijkheden om bedrijfsprocessen te moduleren. |Beschikt over mogelijkheden om bedrijfsprocessen te moduleren. |

|Hierbij wordt gebruik gemaakt van Microsoft flowchart. Alle |Hiervoor wordt gebruik gemaakt van vooraf gedefinieerde objecten |

|processen worden in een boomstructuur gehangen. Verbanden worden |zoals: activiteiten, dossiers, applicaties, rollen, distributiewijze|

|gelegd tussen bijvoorbeeld processen en functionarissen. Aan alle |etc. Het is ook mogelijk om zelf objecten te definiëren die |

|functies worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden |specifiek zijn voor een bepaalde branche of organisatie. |

|toegekend. | |

|Analyse mogelijkheden |

|Het is mogelijk om te verifiëren of normen en regelgeving worden |Beschikt over een uitgebreide verzameling van analyse mogelijkheden;|

|afgedekt door de organisatie. Een krachtig hulpmiddel hierbij is de |het betreft hier voornamelijk kwalitatieve analyses. Om een analyse |

|toepassingsmatrix. De informatie over systemen, organisatie en |in de tool te kunnen uitvoeren, moeten allereerst de relaties zijn |

|bedrijfsprocessen kan worden gecombineerd. Vanuit het bedrijfsproces|gelegd tussen bijvoorbeeld activiteiten en rollen en tussen rollen |

|kan de gebruiker op elk moment zien welke systemen worden |en medewerkers. De analyses kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld |

|aangesproken. |zicht te krijgen op de vraag op welke activiteiten werkverdeling van|

| |toepassing is of om een overzicht te verkrijgen van het gebruik van |

| |applicaties in het proces. |

|Rapportages |

|De informatie die is opgeslagen kan met behulp van deze tool omgezet|Beschikt over diverse rapportage mogelijkheden. Zo kan vanuit de |

|worden in HTML documenten. De websites kunnen daardoor onderdeel |tool een Rich Text Format (RTF) document gemaakt worden van een |

|uitmaken van een bestaande intranetomgeving. Versiebeheer wordt |(specifiek)proces. RTF documenten kunnen ingelezen worden in de |

|aangeboden. |meeste tekstverwerkingsprogramma’s. Na het inlezen kunnen de papier |

| |handboeken uitgedraaid worden. Beschikt ook over de functionaliteit |

| |om HTML documenten te maken. Dit type document is geschikt om te |

| |gebruiken in de intranet omgeving van een bedrijf. Alle gebruikers |

| |kunnen hierdoor vanaf de werkplek het handboek raadplegen. |

|Kwaliteitshandboeken |

|Kwaliteitssystemen waarin ARBO- en milieu-wetgeving kan worden |Het is mogelijk om losse documenten zoals Word of PDF te koppelen |

|opgenomen, zijn mogelijk. Ook ISO-normen zijn te koppelen aan de |aan processen. In deze documenten kan informatie worden opgenomen |

|kwaliteitsprocessen. Omdat de hele organisatie feedback kan geven - |over de gehanteerde kwaliteitsnormen. |

|volgens een vaste structuur - blijven de gebruikers maximaal | |

|betrokken. Eenduidig gebruik wordt afgedwongen. | |

Vergelijking van de applicaties MAVIM en PROTOS

Procesmodellering:

MAVIM: deze tool beschikt over de mogelijkheden om bedrijfsprocessen te moduleren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Microsoft flowchart omgeving. Alle processen worden in een boomstructuur opgehangen Verbanden worden aangelegd tussen bijvoorbeeld processen en functionarissen. Aan alle functies worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegekend.

Protos: de tool beschikt over uitgebreide mogelijkheden om bedrijfsprocessen te moduleren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van vooraf gedefinieerde objecten zoals: activiteiten, dossiers, applicaties, rollen, distributiewijze etc. Het is ook mogelijk om in Protos zelf objecten te definiëren die specifiek zijn voor een bepaalde branche of organisatie.

Analyse mogelijkheden:

MAVIM: binnen deze tool is niet een standaard analyse module opgenomen om gestructureerde analyses uit te voeren. In MAVIM is het mogelijk om te verifiëren of normen en regelgeving worden afgedekt door de organisatie. Een krachtig hulpmiddel hierbij is de toepassingsmatrix. MAVIM combineert de informatie over systemen, organisatie en bedrijfsprocessen. Vanuit het bedrijfsproces kan de gebruiker op elk moment zien welke systemen aangesproken worden.

Protos: deze tool beschikt over een uitgebreide verzameling van analyse mogelijkheden, het betreft hier voornamelijk kwalitatieve analyses. Om een analyse in de tool te kunnen uitvoeren moeten allereerst de relaties zijn gelegd tussen bijvoorbeeld activiteiten en rollen en tussen rollen en medewerkers. De analyses kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld ene overzicht te verkrijgen op welke activiteiten werkverdeling van toepassing is of om een overzicht te verkrijgen van het gebruik van applicaties in het proces.

Rapportages:

MAVIM: de informatie die is opgeslagen in de tool kan in de vorm van websites gepubliceerd worden. Deze websites kunnen onderdeel zijn van een bestaande intranetomgeving. Mavim bewaakt het versiebeheer.

Protos: deze tool beschikt over diverse rapportage mogelijkheden. Zo kan vanuit de tool een Rich Text Format (RTF) document gemaakt worden van een (specifiek)proces. RTF documenten kunnen ingelezen worden in de meeste tekstverwerkingsprogramma’s. Na het inlezen kunnen de papier handboeken uitgedraaid worden. De tool beschikt ook over de functionaliteit om HTML documenten te maken. Dit type document is geschikt om te gebruiken in de intranet omgeving van een bedrijf. Hierdoor is het mogelijk dat alle gebruikers vanaf elke werkplek het handboek kan raadplegen.

Kwaliteitshandboeken:

MAVIM: met deze tool bouwt de gebuiker een kwaliteitssysteem in dat geïntegreerd kan worden met ARBO- en milieu-wetgeving. Ook ISO-normen zijn te koppelen aan de kwaliteitsprocessen. Omdat de hele organisatie feedback kan geven - volgens een vaste structuur - blijven de gebruikers maximaal betrokken. MAVIM regisseert eenduidig gebruik, dwars door de hele organisatie.

Protos: deze tool bevat geen standaard functionaliteit (menu-opties) om kwaliteitshandboeken zoals ISO9000 te integreren. In deze tool is het mogelijk om losse documenten zoals Word of PDF te koppelen aan processen.

ARIS en BWise

De vastleggingstools ARIS en BWise, die hierna worden beschreven, beschikken - naast de bij MAVIM en PROTOS beschreven functionaliteit - over extra mogelijkheden. Onderscheid wordt gemaakt tussen:Voor het tweede cluster is gekeken naar de vasleggingstools die meer uitgebreide functionaliteiten bieden. In de vergelijking van het tweede cluster wordt gekeken naar de mogelijkheden om: ‘What-if’ analyses, kostencalculaties en analyses op basis van prestatie indicatoren. uit te voeren. De prestatie indicatoren, uitgedrukt in meetbare grootheden, zijn afgeleid uit de kritische succesfactoren van bedrijven. Tevens Tenslotte wordt gekeken of de tool gebruikt kan worden voor de vastlegging van informatie over het bedrijfsproces (kennis management).

Voor het tweede cluster van web-enabled vastleggingstools is gekeken naar de volgende tools:

- ARIS-Toolset van de leverancier IDS prof. Sheer

- Bwise van de leverancier BWise

Vergelijking ARIS en BWise

|ARIS |BWise |

|Algemeen |

|Is ontwikkeld door de leverancier IDS prof. Scheer. ARIS is modulair|Is ontwikkeld door de leverancier BWise. Ook Bwise is modulair van |

|van opbouw, waardoor ARIS kan worden aangepast aan de |opbouw en geschikt voor eenvoudige en complexe omgevingen. |

|ontwikkeling/groei van de organisatie. | |

|‘What-if’ analyses |

|Beschikt over een aparte module (ARIS Simulation) om ‘What-if’ |Is in staat om dynamische simulaties op de inhoud van de |

|analyses of simulaties uit te voeren. Met ARIS Simulation hebben |BWise-repository uit te voeren. Het algoritme maakt hiervoor gebruik|

|managers een tool in handen dat hen ondersteund bij het nemen van |van: procesdefinities en kenmerkwaarden, beschrijvingen van de |

|beslissingen. |organisatie, relaties tussen organisatie en processen en |

| |informatie-elementen. |

|Kostencalculaties |

|Biedt ARIS Process Cost Analyzer die het management ondersteunt bij |Biedt de Acitveity Based Costing methode die het management kan |

|het uitvoeren van kosten analyses. |gebruiken bij de besluitvorming. |

|Gebruik prestatie indicatoren |

|De mogelijkheid bestaat om voor bepaalde processen prestatie |In Business Objects aangemaakte webrapporten (grafieken, tabellen, |

|indicatoren te bepalen, die later kunnen worden gebruikt in |complete rapporten etc.) maken integraal deel uit van de BWise |

|‘What-if’ analyses. |Dashboard mogelijkheden (modellering en bewaken van key performance |

| |indicatoren). |

|Kennismanagement |

|ARIS for Hyperwave biedt een database waardoor belangrijke |Koppelingen tussen bedrijfsdatabases en BWise Dashboard en What-if |

|bedrijfsinformatie gestructureerde kan worden opgeslagen en |Engine zijn mogelijk Hierdoor wordt BWise een soort ‘portal’ van |

|geraadpleegd door diverse geledingen binnen de organisatie. |waaruit diverse gegevensbronnen binnen de organisatie kunnen worden |

| |benaderd. |

Algemeen:

De ARIS Toolset: de leverancier van de ARIS heeft een tool ontwikkeld die modulair is opgebouwd, hierdoor kan de organisatie, afhankelijk van de ontwikkeling/groei, extra modules aanschaffen. De ARIS Toolset is de basis module, door de tool uit te breiden ontstaat een grote variëteit aan mogelijkheden.

BWise ontwikkeld software oplossingen om grip te krijgen op processen, inzichten in de huidige situatie te krijgen en het opzetten, doorvoeren en de borging van verbeteringen. BWise onderscheid zich door unieke integratie van prestatie en controle

‘What-if’ analyses:

ARIS: deze tool beschikt over een aparte module (ARIS Simulation) die de gebruiker in staat stelt om ‘What-if’ analyses of simulaties uit te voeren. Met ARIS Simulation hebben managers een tool in handen waarmee ze beslissingen kunnen nemen op basis van prestatie indicatoren die zij veranderen voor bepaalde bedrijfsprocessen. Met deze simulatiemogelijkheden wordt veel tijd en kosten bespaard en kunnen veranderingen snel en efficiënt worden doorgevoerd. Voor uitvoeren van een simulatie worden de volgende stappen doorlopen:

- definiëren van het doel en de scope.Het van een simulatie kan bijvoorbeeld zijn om een optimum in de personeelsallocatie te vinden voor een bepaald proces;

- verzamelen van informatie;

- bouwen van een simulatiemodel;

- simuleren van diverse scenario’s;

- analyseren van de resultaten;

- opstellen van een actieplan.

BWise: de volledige versie van BWise-software (als alle modules zijn geïnstalleerd) is in staat om dynamische simulaties van de inhoud van de BWise-repository uit te voeren. De dynamische simulatie is gebaseerd op afzonderlijke gebeurtenissen waarvoor de tool gebruik maakt van een simulatiealgoritme. Het algoritme maakt hiervoor gebruik van: procesdefinities en kenmerkwaarden, beschrijvingen van de organisatie, relaties tussen organisatie en processen en informatie-elementen. Met deze simulaties is de gebruiker instaat om gedetailleerde analyses te maken van bijvoorbeeld procesprestaties en bezettingsgraden.’What-if-scenario’s’ kunnen ter beschikking worden gesteld van webgebruikers om personen die niet vertrouwd zijn met simulaties in staat te stellen gebruik te maken van geavanceerde besluitvormingstechnologie.

Kostencalculaties:

ARIS: een aparte module binnen ARIS (ARIS Procedss Cost Analyzer) ondersteunt het management bij het uitvoeren van kosten analyses. Veel bedrijven zijn genoodzaakt om in de groeiende concurrentiestrijd de kosten van het bedrijfsproces te beheersen en te streven naar efficiency. Met deze module kan de transparantie in de bedrijfsprocessen vergroot worden doordat er een model is gemaakt van het proces waaraan key performance indicators zijn gekoppeld. Hierdoor ontstaat een referentiekader voor strategische besluitvorming. Strategische besluiten kunnen worden gevalideerd en optimale procedures worden bepaald door gebruik te maken van what-if analyses en door het vergelijken van diverse scenario’s. Vragen die beantwoord kunnen worden met behulp van deze tool zijn bijvoorbeeld:

- hoe hoog zijn de actuele kosten van ons proces en de gerelateerde producten en diensten?

- welke processen in ons bedrijf zijn kostenintensief?

- welke resources zijn nodig voor de productie van een x-aantal producten?

BWise: ook deze tool beschikt over een Acitveity Based Costing methode waarmee die het management kan gebruiken bij de besluitvorming.

Gebruik prestatie indicatoren:

ARIS: in deze tool bestaat de mogelijkheid om voor bepaalde processen prestatie indicatoren te bepalen, die later weer gebruikt worden in diverse ‘What-if’ analyses.

BWise: in Business Objects aangemaakte webrapporten (grafieken, tabellen, complete rapporten etc.) maken integraal deel uit van de BWise Dashboard mogelijkheden en maken de modellering en het bekijken van key performance indicatoren mogelijk.

Kennismanagement:

ARIS: de module ARIS for Hyperwave bestaat uit een database waardoor belangrijke bedrijfsinformatie gestructureerde kan worden opgeslagen en geraadpleegd door diverse geledingen binnen de organisatie. Om de informatie te beschermen tegen ongeautoriseerd gebruiker worden rollen gedefinieerd waaraan rechten worden toegekend op basis waarvan de gebruiker toegang krijgt tot opgeslagen bedrijfsinformatie.

BWise-software kan koppelingen naar bedrijfsdatabases en andere informatiebronnen bevatten, deze functionaliteit is beschikbaar in de BWise Dashboard en What-if Engine. Hierdoor wordt BWise een soort ‘portal’ van waaruit diverse gegevensbronnen binnen de organisatie benaderd kunnen worden.

4. Overzicht van functionaliteit van vastleggingstools

In dit hoofdstuk is een viertaldeze laatste paragraaf van dit artikel wordt ingezoomd op de functionaliteit die door de vier hiervoor besproken web-enablede vastleggingstools besproken waarvan de onderlinge verschillen en overeenkomsten zijn besproken. wroden geboden. In bijlage 2 de onderstaande tabel wordt de geboden functionaliteit van de diverse applicaties nog eens samengevateen overzicht gegeven.

BIJLAGE – 1 Overzicht van de markt van Web-enabled vastleggingstools

|Leverancier |URL |Product |

|Byelex Workgroup Technologies |byelex.nl |EQS |

|Bwise | |Qcare, SDW-Inet, SDW-90000 |

|Greenock |linq.nl |Smarteam |

|Harley Systems International bv |harley.nl |EQS |

|IDS Scheers AG |ids-scheer.de |ARIS Toolset |

|MAVIM | |MAVIM |

|Machtware bv |matchware.nl |Quality links |

|MatrixOne |matrix- |e-Matrix, Matrix global advantage |

|Mediasurface ltd | |Mediasurface |

|Metaware bv |metaware.nl |Isoware, arboware |

|Microsoft | |Windows NT Server 4.0 + Frontpage |

|Open Text | |Livelink |

|Pallas Athena b.v |pallas.nl |PROTOS |

|Popkin Software and Systems | |Systems Architect 2001 |

|Powerway | |Powerway |

|Pyramidion Software Development bv |pyramidion.nl |PyraVision |

|R.B.A b.v. |- |Model-system / Interactief handboek |

|QIMS |qims.nl |Manual Master |

|Reinhart en partners b.v. |qonline.nl |Quality online |

|SER Systeme AG |ser.de |Datamanager |

|Siemens Nederland NV |siemens.nl |Mission |

|Stichting BOS |- |COSY |

|Transdata software b.v. |transdata.nl |Transcom, Smile |

|Verstift Bedrijfskunde b.v. |verstift.nl |AuditPro |

|W & W Quality Software |- |QIS – ISO, QIS - IPM |

BIJLAGE – 21 functionaliteiten van vastleggingstools

| |Cluster 1 |Cluster 2 |

| |MAVIM |Protos Classic |ARIS |BWise Cubed |

|Algemene informatie | | | | |

|Leverancier |Jupiter |Pallas Athene B.V |IDS Scheer |BWise |

|Versie |4.1 |6.0 |6.1 |2.2 |

| | | | | |

|Functionele eisen | | | | |

|Procesmodellen opstellen/wijzigen (modellen van procedures, stappen en werk) |( |( |( |( |

|Beheren van processen (informatie over processen bijhouden, consistent houden en beschikbaar maken) |( |( |( |( |

|Besturen van processen (werkverdeling of documentdistributie) |( |( |( |( |

|Software engineering (functionele en technische ontwerpen afleiden van procesontwerpen) | | |( |( |

|Organisatiemodellen opstellen (waarin rollen, afdelingen, autorisaties in kaart worden gebracht) |( |( |( |( |

|Zoekfunctionaliteit |( |( |( |( |

|Onderscheid procedurevoorschrift versus werkverdeling |( |( |( |( |

|HTML rapportage mogelijkheden |( |( |( |( |

| | | | | |

|Diepgang van de applicaties |( |( |( |( |

|Referenties naar werkinstructies, commerciële producten en applicaties |( |( |( |( |

|Onderscheid processen en procedures |( |( |( |( |

|Onderscheid tussen stappen en handelingen |( |( |( |( |

|Documentatie van afzonderlijke processen |( |( |( |( |

|Versiebeheer |( |( |( |( |

|Release management |( |( |( |( |

|‘What-if ‘ analyses (simulatie mogelijkheden) | | |( |( |

|Kostencalculaties | | |( |( |

|Toepassing van prestatie indicatoren | | |( |( |

|Kennismanagement | | |( |( |

BIJLAGE – 2 Overzicht van de markt van Web-enbaled vastleggingstools

|Leverancier |URL |Product |

|Byelex Workgroup Technologies |byelex.nl |EQS |

|Bwise | |Qcare, SDW-Inet, SDW-90000 |

|Greenock |linq.nl |Smarteam |

|Harley Systems International bv |harley.nl |EQS |

|IDS Scheers AG |ids-scheer.de |ARIS Toolset |

|Jupiter Information en management |jupiter.nl |Mavim Rule-of-play Information System |

|Machtware bv |matchware.nl |Quality links |

|MatrixOne |matrix- |e-Matrix, Matrix global advantage |

|Mediasurface ltd | |Mediasurface |

|Metaware bv |metaware.nl |Isoware, arboware |

|Microsoft | |Windows NT Server 4.0 + Frontpage |

|Open Text | |Livelink |

|Pallas Athena b.v |pallas.nl |PROTOS |

|Popkin Software and Systems | |Systems Architect 2001 |

|Powerway | |Powerway |

|Pyramidion Software Development bv |pyramidion.nl |PyraVision |

|R.B.A b.v. |- |Model-system / Interactief handboek |

|QIMS |qims.nl |Manual Master |

|Reinhart en partners b.v. |qonline.nl |Quality online |

|SER Systeme AG |ser.de |Datamanager |

|Siemens Nederland NV |siemens.nl |Mission |

|Stichting BOS |- |COSY |

|Transdata software b.v. |transdata.nl |Transcom, Smile |

|Verstift Bedrijfskunde b.v. |verstift.nl |AuditPro |

|W & W Quality Software |- |QIS – ISO, QIS - IPM |

-----------------------

[1] Prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA sinds 1994 werkzaam bij Ernst & Young Accountants, sinds 1992 Partner van Ernst & Young EDP Audit en tevens als hoogleraar bestuurlijke informatieverzoring aan de Universiteit van Tilburg.

[2] Drs. W.T. Houwert RE is sinds 1999 werkzaam als EDP Auditor bij Ernst & Young EDP Audit

[3] Op het gebied van de vastleggingstools doen zich snelle veranderingen voor. De lezer wordt geadviseerd om de actuatiteit van de verstrekte informatie te verifiëren.

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download