1 DE ZAKELIJKE BRIEF

1

DE ZAKELIJKE BRIEF

Zakelijke brieven zijn meestal gericht aan of komen van de overheid, bedrijven, verenigingen of aan personen die je niet zo goed kent. Deze brieven volgen strikte regels, daarom houd je bij het schrijven rekening met deze aandachtspunten: gebruik een tekstverwerker en wit, ongelinieerd papier op A4-formaat; gebruik de enkele regelafstand; schrijf in een formele, maar eenvoudige taal, bv. `u' en `uw' in plaats van `je' en `jouw'; zorg ervoor dat je brief beknopt, maar toch volledig is: plannen, ordenen en desnoods op-

nieuw beginnen; zorg voor een keurige bladspiegel en lay-out; vermijd uitroeptekens, beletseltekens, haakjes en aanhalingstekens, afkortingen en onder-

strepingen.

Zakelijke brieven zijn aan BIN-normen gebonden.

Weet je wat BIN-normen zijn? In welke vakken kom je ze nog tegen? Geef enkele concrete voorbeelden.

Hieronder vind je de bladspiegel van een zakelijke brief. Noteer de onderdelen op de juiste plaats.

Slotformule - gegevens van de afzender - plaats en datum - onderwerp van de brief ? handtekening - gegevens van de geadresseerde ? aanspreking - voornaam, naam (en functie) van de afzender ? briefgesprek

1

1.1 Elk onderdeel is gebonden aan eigen kenmerken. Lees en onthoud deze tips.

1. Gegevens van de afzender

a. Het adres bestaat uit vier of vijf regels in deze volgorde:

1) Voornaam en naam 2) Straat en huisnummer (bus) 3) Postcode en plaatsnaam 4) Telefoonnummer 5) E-mailadres b. De plaatsnaam staat in HOOFDLETTERS.

c. Adresregels bevatten geen komma's of andere leestekens.

d. Tussen de adresregels komt geen witruimte.

e. Na de gegevens van de afzender volgen vier witregels (48 punt).

2. Gegevens van de geadresseerde

a. Voor dit adres zijn vier tot zeven regels beschikbaar in deze volgorde:

1) Specifieke vermelding 2) Geadresseerde 3) Functie en/of afdeling 4) Firma of organisatie 5) Straat en nummer (bus) 6) Postcode en gemeente 7) Land b. Bij dit adres gelden dezelfde regels als voor het adres van de afzender.

c. Je gebruikt zo veel mogelijk de offici?le taal van de geadresseerde.

d. Na het adres volgen vier witregels (48 punt)

3. Plaats en datum

a. Je schrijft de datum tegen de rechterkantlijn ter hoogte van de eerste regel van de gegevens van de afzender. Hoe je dat op een `professionele' manier doet kun je lezen in een bestand op de website en op smartschool.

b. Je schrijft alleen een plaatsnaam als er een verschil is met de plaats in het adres van de afzender.

c. De BIN-norm stelt een speciale schrijfwijze vast voor de datum. Je vermeldt eerst het jaar, dan de maand en dan de dag. Ook de Belgische schrijfwijze is toegelaten, maar dan schrijf je de datum voluit.

d. In dit onderdeel komen geen leestekens. 4. Onderwerp van de brief

a. Het onderwerp is een korte beschrijving van de briefinhoud. b. Je mag het onderwerp benadrukken: cursief, vet of onderstreept. c. Je gebruikt geen ander lettertype of andere lettergrootte en de woorden `onderwerp' of

`betreft' gebruik je ook niet. d. Na het onderwerp volgen twee witregels (24 punt).

2

5. Aanspreking

a. De aanspreking schrijf je voluit. b. Ze begint met een hoofdletter. De andere woorden, uitgezonderd de eigennamen, begin-

nen met een kleine letter. c. Na de aanspreking schrijf je geen leesteken. d. Enkele voorbeelden: Geachte heer / Geachte mevrouw / Geachte heer Desmedt... e. Bij een informelere brief gebruik je `Beste'. Op `Beste' volgt de voornaam ? niet de ach-

ternaam ? en de `jij'-vorm in brieven. Die informelere stijl gebruik je echter het best enkel voor brieven aan vrienden! f. Na de aanspreking volgt ??n witregel (6 punt). 6. Briefgesprek

a. Het briefgesprek is je eigenlijke mededeling. b. Denk bij het opstellen aan de OVUR-strategie. c. Iedere alinea begint aan de linkerkantlijn. d. Tussen de alinea's komt een witregel (6 punt). e. De juiste werkwoordsvormen bij enkele `u'-aansprekingen:

u bent, u hebt, u kunt (u kan = spreektaal), u zult (u zal = spreektaal), u wilt (u wil = spreektaal) 7. Slotformule

a. De slotformule volgt na ??n witregel. b. Ze krijgt altijd een hoofdletter, maar geen leestekens. c. Enkele voorbeelden: Met vriendelijke groeten / Hoogachtend / Met de meeste hoogach-

ting... d. Na de afsluiting volgen zes witregels. 8. Handtekening

a. De handtekening van de belangrijkste persoon staat rechts. b. Onder de handtekening herhaal je voornaam en naam. c. Functiebenamingen beginnen met een hoofdletter. d. Na de ondertekening volgt zo nodig ??n witregel.

1.2 Inhoudelijke richtlijnen

Niet alleen de manier waarop je informatie in een brief structureert, is van belang, ook de manier waarop je de boodschap formuleert. Wanneer ze een zakelijke brief moeten schrijven, slagen veel mensen er niet onmiddellijk in de juiste toon te treffen, en vervallen ze in een overdreven plechtstatig, oubollig en formalistisch taalgebruik. Omdat die schrijfwijze hen niet volledig eigen is, gebeurt het dan bovendien vaak dat die hoogdravende stijl soms plotseling doorbroken wordt door een veel minder formele uitdrukking uit een lager stijlregister en dat geeft een alles behalve professionele indruk van de schrijver. Meer nog, stijlbreuken zijn vaak lachwekkend, en moeten dus ten allen koste vermeden worden.

3

Doe gewoon Gebruik in een brief zakelijke, maar gewone taal. Laat overdreven formele taal, `stadhuistaal' achterwege. Je kunt ook formeel en beleefd zijn zonder die pompeuze, vaak clich?matige, formules te gebruiken. Wees to the point Geef in een brief voldoende informatie, maar ook niet te veel. Kom niet met veel omwegen tot het uiteindelijke doel van je brief. Een lezer wil meestal meteen weten waarover de brief gaat en heeft vaak ook weinig tijd. Geef in het begin al aan waarover de brief gaat. In bepaalde gevallen, vooral bij antwoorden op eerdere brieven, kan het wel nuttig zijn kort de achtergrond van de brief te schetsen. Je hoeft echter niet de hele voorgaande correspondentie nog eens samen te vatten. E?n belangrijke uitzondering: val bij een slechtnieuwsbrief niet met de deur in huis. Bij dergelijke brieven is het strategisch een beter idee om eerst met een positieve opmerking te beginnen, daarna het slechte nieuws mee te delen en dan proberen af te sluiten met een positieve opmerking. Zo jaag je de lezer het minst tegen je in het harnas of verzacht je het slechte nieuws. Laat irrelevante details achterwege, maar zorg ervoor dat de lezer niet met onbeantwoorde vragen blijft zitten. Geef in een brief daarom ook altijd aan waar de lezer bijkomende informatie kan krijgen. Dat kan een persoon, een telefoonnummer, een internetsite of een naslagwerk zijn. Schrijf persoonlijk Zorg dat er een schrijver in de tekst van je brief zit. Gebruik dus zo veel mogelijk persoonlijke constructies en schrijf in de ik- of de wij-vorm: `ik' als je in persoonlijke naam schrijft, `wij' als je in de naam van een bedrijf of instelling schrijft. Schrijf lezergericht Zorg dat je de lezer aanspreekt in je brief. Gebruik zo veel mogelijk de u-vorm. Schrijf zo als het ware de brief vanuit het standpunt van de lezer. Die voelt zich zo aangesproken, zal zo de brief het snelst begrijpen en zal ook sneller geneigd zijn erop te reageren. Blijf beleefd Zorg dat je in je brief geen aanstoot geeft door een ongelukkig gekozen formulering. Verwijten aan de lezer zullen die alleen tegen je in het harnas jagen. Ga dus niet schelden of dreigen, maar gebruik indien nodig een kordate, zakelijke taal. Blijf oprecht Zorg ervoor dat je brief geloofwaardig blijft klinken. Als je moet reageren op klachten of slecht nieuws moet melden, is het niet nodig je eindeloos uit te putten in excuses of jammerklachten. De lezer is er veel beter mee gediend als je kort excuses aanbiedt en dan vooral het probleem oplost of de lezer tracht te helpen.

4

Formuleer positief Formuleer je brief zo positief mogelijk. Zeg dus liever niet wat niet mogelijk is, maar wat wel mogelijk is. Dreig dus niet dat iets alleen maar kan als de lezer reageert, maar dat het kan zodra die reageert. Zo zal de lezer sneller geneigd zijn op uw verzoek in te gaan.

1.3 Hieronder vind je een model van een zakelijke brief.

1 Sofie Matten Vredelaan 21 2018 ANTWERPEN 03 12 34 56 78 sofie.matten@ adres afzender

2

2014-01-08

3 Dewilde Computers Mariakerkelaan 175 8400 OOSTENDE adres geadresseerde

4

5 Informatie over computerconfiguratie onderwerp 6

7 Geachte mevrouw aanspreking Geachte heer

8 9 Ik ben van plan om me binnenkort een nieuwe computer aan te schaffen. briefgesprek

Mijn pc, een Pentium IV, werkt nog perfect, maar is wat traag en ik ben dus op zoek naar een krachtiger toestel. 10 11 Op jullie website merkte ik dat er deze maand verschillende types in de aanbieding staan. Aangezien ik van plan ben om naast een nieuwe pc ook een nieuwe printer, een nieuw scherm en een scanner te kopen, ben ik op zoek naar uitgebreide informatie over de diverse toestellen. Wat mij vooral interesseert zijn de grafische mogelijkheden die standaard in de toestellen zitten, omdat ik vaak spelletjes speel op mijn computer. Kunt u mij hierover informatie sturen? 12 13 Ik hoop de documentatie spoedig te ontvangen en dank u bij voorbaat. 14 15 Met vriendelijke groet slotformule 16

17 Sofie Matten

2-4 48 punt 6 24 punt

8-10-12-14 16

6 (10) punt 72 punt (handtekening)

5

 ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download