FDSC
Nr. __1675/4__ din 23.07.2013
DOCUMENTAŢIA PENTRU OFERTANTI PENTRU
ACHIZITIA DE Servicii HOTELIERE
Cod CPV 55100000
|Achizitor |Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile |
|Titlul proiectului POSDRU |Prometeus – promovarea economiei sociale in Romania prin cercetare, educatie, |
| |formare profesionala la standarde europene |
|Nr. contract de finantare |POSDRU/84/6.1./S / 57676 |
|Calitatea achizitorului în cadrul proiectului |Beneficiar |
|Intocmit |Aprobat |
|Octavian Rusu |Viorelia Avram |
|Consilier juridic |Manager proiect |
1. INFORMATII GENERALE
1. Achizitor
|Denumire: Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile |
|Adresa: Str. Nerva Traian nr.21, Sector 3, Bucuresti |
|Persoana de contact: Octavian Rusu |Telefon:+4 021 3100181; |
|E-mail: octavian.rusu@fdsc.ro |Fax: +4 021 3100180 |
|Adresa de internet: fdsc.ro |
2. Informatii privind depunerea ofertei :
Termen limita de depunere a ofertei: 31.07.2013 ora 10.00
Sesiunea de deschidere a ofertelor: 31.07.2013 ora 10.30
Adresa unde se primesc ofertele: Str. Nerva Traian Nr.21, Bucuresti. Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilită in documentaţia pentru ofertanţi sau la o altă adresă decat cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor.
Date limita de primire a solicitarilor de clarificari: 29.07.2013 ora 16.00
Data limita de transmitere a raspunsului la clarificari: 30.07.2013 ora 16.00
Solicitările de clarificări se vor adresa numai în scris pe fax si pe email folosind formularul de solicitare de clarificari.
Achizitorul are dreptul, în procesul de analiză și evaluare a documentelor de calificare / selecție a ofertelor, de a solicita clarificări referitoare atât la documentele de calificare cât și la ofertele tehnice și financiare precum şi să verifice la faţa locului îndeplinirea criteriilor minime de calificare;
În cazul în care ofertanții nu răspund, în termenul stabilit, la solicitarea de clarificări sau specificatiile tehnice nu corespund prin verificarea la fata locului, oferta este considerată neconformă.
Ofrtantii au obligatia de a verifica pagina de internet a achizitorului pana cel tarziu la data limita de transmitere a raspunsului la clarificari pentru a obtine eventuale clarificari postate.
Orice discrepanta intre documentatia de atribuire si formularele puse la dispozitie cu titlu orientativ, primeaza prevederile caietului de sarcini.
2. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZITIE
II.1. Descriere
|II.1.a. Denumirea contractului de achizitie: |
|Contract de achizitie Servicii hoteliere (cazare, catering si organizare evenimente) |
|II.1.b. Descrierea serviciilor ce vor fi achiziţionate: |
|Organizarea unei conferinte nationale cu aproximativ 90 de participanti |
|II.1.c. Tipul contractului de achizitie si locatia |
|Lucrări | |Produse | | Servicii | |
|Execuţie | |Cumpărare | |2A | |
|Proiectare si execuţie | |Leasing | |2B |X |
|Alte modalitati | |Inchiriere | | | |
| | |Cumpărare in rate | | | |
|Principala locaţie a lucrării: |Principalul loc de livrare: |Principalul loc de prestare: Bucuresti |
|II.2. Procedura se finalizeaza prin : |
|Contract de achiziţie publică: DA………. Încheierea unui acord cadru: NU |
|II.3. Durata contractului de achiziţie: 1 luni |
|II.4. Divizare pe loturi: NU |
|II.5. Oferte alternative sunt acceptate: NU |
3. CERINŢE MINIME DE CALIFICARE ŞI SELECŢIE
|III.1. Situaţia personală a ofertantului |
|Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 180 din |Cerinţă obligatorie: |
|OUG 34/2006 |Prezentarea Declaratiei privind eligibilitatea, in original |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
| |Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă nr. |
| |34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare atrage excluderea ofertantului|
| |din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. |
|Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 181 din |Cerinţă obligatorie: |
|OUG nr. 34/2006 |Prezentarea Declaratiei privind situaţia personală a operatorului economic, in |
|( Solicitat ( Nesolicitat |original, |
| | |
| |În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul se află |
| |într-una din situaţiile prevăzute de art. 181 din OUG 34/2006 cu modificarile si |
| |completarile ulterioare, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea |
| |contractului de achiziţie publică. |
|Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 14 din OUG|Cerință obligatorie: |
|nr. 66/2011 |Prezentarea Declaratiei privind evitarea conflictului de interese, in original, |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
| |În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul se află |
| |într-una din situaţiile prevăzute de art. 14 din OUG 66/2011, acesta va fi exclus|
| |de la procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. |
|Certificat de atestare fiscala eliberata de DGFP | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|Certificat privind plata taxelor si impozitelor locale | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
| | |
|III.2. Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale |
|În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de |
|valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului. |
| |Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să prezinte |
|Persoane juridice/fizice române | |
| |Cerinţă obligatorie: |
| |Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să prezinte Certificatul de |
| |înregistrare (C.U.I.) eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă |
| |Tribunalul Teritorial, în copie certificata „conform cu originalul” |
| | |
| |Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să prezinte Certificatul constatator|
| |emis de ONRC din care să reiasa cel puțin datele de identificare ale |
| |operatorului, structura acționariatului și codurile CAEN care ii confera |
| |capacitatea de a presta serviciile care fac obiectul prezentei achizitii eliberat|
| |cu cel mult 30 de zile înainte de data depunerii ofertei |
| | |
| |Certificatul de clasificare al unitatii hoteliere, emis de Ministerul Dezvoltării|
| |Regionale și Turismului impreuna cu anexele - în copie conform cu originalul, din|
| |care sa rezulte numărul de camere şi capacitatea restaurantului. |
| |Sunt acceptate ca si locatii de desfasurare doar unitatile turistice clasificate |
| |ca si hotel. |
| | |
| |Ofertantul trebuie sa faca dovada ca poate asigura intr-o singura locatie toate |
| |serviciile solicitate |
|Persoane juridice /fizice străine |Cerinţă obligatorie: Ofertantul trebuie sa depună documente care dovedesc o formă|
| |de înregistrare / atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în |
| |conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este resident |
| |impreuna cu documentele solicitate mai sus sau similare. |
| |Documentele emise in alta limba vor fi însoţite de o traducere legalizată în |
| |limba română, in copie legalizata. |
|III.3. Situatia economico financiara |
|Declaratie privind media cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani. |Cerinta obligatorie: |
|( Solicitat ( Nesolicitat |Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să completeze formularul Informatii|
| |generale. |
| | |
| |Media cifrei de afaceri pentru ultimii 3 ani treuie sa fie cel putin egala cu |
| |dublul valorii ofertei. |
| | |
| |Operatorul economic care nu are o activitate financiară mai mare de 3 ani poate |
| |îndeplini acest criteriu dacă media anilor incluşi în calcul divizată cu 3 |
| |îndeplineşte condiţiile mai sus menţionate. |
|Bilanţul contabil pentru ultimii 3 ani | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|III.4. Capacitatea tehnica sau profesionala |
|Listă a principalelor contracte similare prestate în ultimii 3| |
|ani | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|Informatii privind subcontractantii |În situaţia în care ofertantul este o agenţie de turism va trebui să prezinte cel|
|( Solicitat ( Nesolicitat |puţin unul dintre următoarele documente din care să reiasă condiţia rezervării |
| |camerelor şi a sălilor: |
| |Contract cu unitatea hoteliera cu mentionarea rezervarii camerelor si a salilor |
| |Cererea de ofertă acceptată de către unitatea hoteliera şi valabilă minim 10 zile|
| |de la data de depunere a ofertelor cu mentionarea rezervarii camerelor si a |
| |salilor. |
|III.5. Alte informatii |
|Standarde de asigurare a calitatii | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|Acceptarea condiţiilor contractuale | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|Garanţia de buna execuţie a contractului | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
4. INFORMAŢII DETALIATE ŞI COMPLETE CU PRIVIRE LA CRITERIUL APLICAT PENTRU STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE
Procedura aplicata pentru atribuirea contractului de prestari servicii: Procedura competitiva, desfasurată conform instructiunii AMPOSDRU nr.26 din 31.08.2010, privind efectuarea achizitiilor publice necesare implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 2007 – 2013.
Criteriul de evaluare este:
|Pretul cel mai scăzut |( |
|Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico – economic |( |
|Ajustarea preţului contractului |( |
|Preturile unitare ofertate nu pot fi modificate. | |
|Pretul total al contractului se poate modifica doar prin cresterea sau diminuarea numarului de participanti si a cantitatilor | |
|comandate. | |
|Achizitorul îşi rezervă dreptul de a diminua valoarea contractului cu până la 20%. | |
|Achizitorul îşi rezervă dreptul de a suplimenta valoarea contractului cu până la 20%. | |
| | |
|In situatii in care datorita solicitarilor Beneficiarului si acceptarea de catre Prestator comanda finala suporta modificari in | |
|plus fata de prevederile avute la semnarea contractului, pretul contractului se poate modifica proportional cu cantitatile si | |
|unitatile modificate. | |
| | |
|Politica de anulare a rezervarilor locurilor de cazare este urmatoarea: | |
|Daca rezervarea se anuleaza cu 7 zile inainte de data sosirii, nu se percepe nici o penalitate. | |
|Daca rezervarea se anuleaza cu o perioada cuprinsa intre 6 zile si 2 zile inainte de data sosirii se va percepe o penalitate de | |
|25% din tariful unei nopti de cazare pentru fiecare camera rezervata si neconfirmata. | |
|Daca rezervarea se anuleaza cu mai putin de 2 zile inainte de data sosirii se va percepe o penalitate de 50% din tariful unei | |
|nopti de cazare pentru fiecare camera rezervata. | |
Observaţie: În cazul în care două sau mai multe oferte conţin, în cadrul propunerii financiare, acelaşi preţ minim, atunci în vederea atribuirii contractului de achiziţie publică se va lua in considerare oferta care a fost depusa cel mai devreme.
5. PREZENTAREA OFERTEI
➢ prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (serviciu poştal) către Achizitor.
➢ livrate personal la sediul Achizitorului
Documentatiile depuse prin alte mijloace decât cele menţionate anterior sau dupa termenul limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare.
Oferta se va înregistra de catre Achizitor cu număr de intrare, dată, şi ora primirii insotita de Scrisoare de inaintare conform modelului furnizat.
|V.1. Limba de redactare a ofertei |limba romana |
|V.2. Moneda în care este exprimat preţul contractului |RON fara TVA. |
|V.3. Perioada minimă de valabilitate a ofertei |10 zile de la termenul de depunere a ofertelor |
|V.4. Garantie de participare la procedura de achizitie | |
|( Solicitat ( Nesolicitat | |
|V.5. Modul efectiv de prezentare a ofertei |Ofertantul trebuie sa prezinte un exemplar al ofertei in original. |
| | |
| |Ordinea ofertei va trebui să fie după cum urmează: |
| |1. Documentatia de calificare; |
| |2. Propunerea tehnică |
| |3. Propunerea financiară |
| | |
| |Ofertantul va depune un opis al tuturor documentelor prezentate. |
| | |
| |Plicul exterior va fi netransparent, sigilat si va avea inscrisa: |
| |Denumirea operatorului |
| |Mentiunea ”Participare la procedura de achizitie publica pentru Servicii de |
| |reuniuni si conferinte organizate la hotel” |
| |Mentiunea A NU SE DESFACE PANA LA DATA DE 31.07.2013 ora 10.30 |
|V.6. Continutul documentelor de calificare si selectie |Cerinte minime de calificare si selectie conform Pct III. |
|V.7. Continutul propunerii tehnice |Propunerea tehnica trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor |
| |cerinţelor prevăzute în Caietul de sarcini. |
| | |
| |Neabordarea in propunerea tehnica a tuturor aspectelor mentionate in Caietul |
| |de Sarcini sau neprezentarea atrage dupa sine incadrarea propunerii tehnice |
| |ca fiind neconforma |
|V.8. Continutul propunerii financiare |Prezentarea Formularui de oferta financiara, in original, semnat de |
| |reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat. |
|V.9. Alte instrucţiuni de prezentare a documentatiei de |Orice ştersătură, adăugare, interliniere sau scris peste documentatie sunt |
|participare |valide doar dacă sunt vizate de către persoana/persoanele |
| |autorizată/autorizate să semneze oferta. |
| | |
| |Documentatia de participare la procedura se primeste de Achizitor doar daca |
| |este intacta si sigilata si se păstrează de aceasta, până la data si ora |
| |deschiderii procedurii. |
|V.10. Posibilitatea retragerii sau modificării ofertei |Orice ofertant are dreptul de a-si modifica sau a-si retrage oferta numai |
| |inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor si numai printr-o|
| |solicitare scrisa in acest sens. |
| | |
| |In cazul in care ofertantul doreste sa opereze modificari in oferta deja |
| |depusa, acesta are obligatia de a asigura primirea si inregistrarea |
| |modificarilor respective de catre Achizitor pana la data limita pentru |
| |depunerea ofertelor. |
| | |
| |Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau a-si modifica oferta dupa |
| |expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor, sub sanctiunea excluderii |
| |acestuia din procedură |
| | |
| |Ofertele depuse la o alta adresa a Achizitorului decat cea stabilita in |
| |anuntul de participare ori primite de catre Achizitor dupa expirarea datei |
| |limita pentru depunerea ofertelor vor fi tinute nedeschise de catre |
| |Achizitor. |
|V.11. Informaţii referitoare la termenele de prestare a |Serviciile vor fi prestate conform datelor mentionate in Caietul de Sarcini. |
|serviciilor | |
|V.12. Modalităţi de contestare a deciziei achizitorului de |Decizia de atribuire a contractului de achiziţie va putea fi contestată în |
|atribuire a contractului de achiziţie şi de soluţionare a |termen de 3 zile de la data primirii acesteia în scris. |
|contestaţiei | |
| |Contestaţia va fi adresată Achizitorului şi va fi soluţionată în termen de |
| |maximum 3 zile de la data primirii. Contestatia depusa peste acest termen va |
| |fi respinsa ca tardiva. Contestatia depusa inainte de comunicarea deciziei de|
| |atribuire a contractului de achizitie publica va fi respinsa ca prematura. |
| | |
| |Contestatia trebuie insotita de toate inscrisurile pe care se intemeiaza. |
| |Contestatiile neinsotite de documente suport vor fi respinse ca neintemeiate.|
| | |
| |Contestatia depusa la achizitor se solutioneaza de catre o comisie desemnata |
| |in acest sens de catre reprezentantul legal al Achizitorului. Comisia de |
| |solutionare a contestatiei va putea respinge contestatia ca neintemeiata, |
| |nefondata, tardiva, prematura ori o va putea admite, caz in care procedura de|
| |achizitie se va anula sau urmand a fi reluata sau se va relua procesul de |
| |evaluare dupa caz. |
| | |
| |În cazul în care ofertantul este nemulţumit de soluţia dată contestaţiei |
| |sale, poate formula acţiune la instanta de judecata competenta în termen de 3|
| |zile de la primirea soluţiei, cu obligaţia notificării achizitorului, în |
| |interiorul aceluiaşi termen. |
|V.13. Clauzele contractuale obligatorii, inclusive |Clauzele contractuale obligatorii sunt detaliate sub această denumire în |
|condiţiile de actualizare/ modificare a preţului |modelul anexat la sectiunea Contract de servicii. |
|contractului de achiziţie | |
| |Achizitorula duce la cunostinta ofertantilor ca termenul de plata va fi de 60|
| |de zile de la receptia serviciilor. |
CAIET DE SARCINI
Obiectul contractului:
Contractarea de servicii hoteliere (cazare, catering si organizare eveniemnte) cod CPV 55100000 în vederea organizării conferinței naționale de economie socială ce va avea loc la Bucureşti, în data de 29.08.2013.
Perioada de desfășurare: 28 - 30.08.2013 (incluzând zilele de cazare pentru invitați).
Durata conferinței: Conferința va fi organizată în data de 29.08.2013 în intervalul orar 09:00 – 18:00.
Prestatorul trebuie să asigure toate facilitățile și serviciile pentru a asigura desfășurarea evenimentului la cele mai înalte standarde conform specificațiilor prezentului caiet de sarcini şi într-o singură locație.
Locația solicitată pentru desfăşurarea conferinței naționale trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:
în localitatea Bucureşti la maxim 5 km de centrul oraşului (reper Piata Universității).
în proximitatea unei stații de metrou (maxim 1 km).
În vederea stabilirii condițiilor de distanță, ofertantul va depune o hartă şi va indica distanța (traseu auto) de la locație la cele 2 puncte de reper menționate.
SPECIFICAȚII TEHNICE:
a. Săli de conferințe:
1 sală de conferințe cu o capacitate minimă de 130 participanți în intervalul orar 09:00 – 18:00 (denumită în continuare sală mare).
2 săli de conferințe cu o capacitate minimă de 40 de participanți în intervalul orar 13:30 – 15:30 (denumite în continuare săli mici).
Toate sălile vor avea următoarele caracteristici:
1. Aşezare: teatru cu prezidiu de minim 6 persoane şi pupitru
2. Facilități:
• videoproiector
• ecran de proiecție
• laptop
• sistem de sonorizare cu 5 microfoane fixe şi 4 microfoane mobile pentru sala mare şi 3 microfoane fixe şi 1 microfon mobil pentru cele 2 săli mici
• suport flipchart, coli flipchart, markere
• acces internet wireless
• toate sălile trebuie să fie dotate cu aer condiționat
Alte caracteristici generale ale locației:
• Locația propusă trebuie să permită amenajarea în proximitatea sălii mari a unui spațiu pentru înregistrarea participanților.
• Locația propusă trebuie să permită amenajarea în proximitatea sălii mari a unui spațiu expozițional care să cuprindă un număr de 10 mese şi 20 de scaune.
• Locația propusă trebuie să permită amenajarea în proximitatea sălii mari a unui spațiu pentru declarații de presă.
• Locația propusă trebuie să dispună în imediata apropiere a sălii mari a unui spațiu pentru servirea pauzelor de cafea.
• Locația propusă trebuie să permită accesul persoanelor cu dizabilități (scaun rulant) în incinta hotelului, la sălile de conferințe și la spațiul unde vor fi oferite serviciile tip restaurant.
• Disponibilitatea unui număr de minim 10 locuri de parcare în ziua evenimentului asigurate în mod gratuit participanților.
b. Sistem de traducere simultană in fiecare din cele 3 sali:
• traducere simultană 1 limbă străină (Engleza) în cele 3 sali de conferinta
• 50 de căşti pentru sala mare si cate 20 de caşti pentru fiecare dintre cele 2 săli mici
• cabină de traducere dublă închisă pentru fiecare sală
• asigurare translatori engleză – română – engleză pentru evenimentele organizate în sala mare (09:30 –18:00) şi pentru seminariile derulate in paralel in cele 2 Sali mici (14:30 – 16:00)
c. Servicii de catering pentru 90 de persoane:
Serviciile de catering solicitate sunt următoarele:
1. Welcome coffee (09:00 – 09.30) pentru 90 de persoane care include: apă plată şi minerală, cafea, ceai diferite sortimente, lapte pentru cafea, zahăr, îndulcitor, lămâie
2. 2 pauze de cafea pe durata desfăşurării evenimentului (conform agendei care va fi pusa la dispoziţia furniyorului) pentru 90 de persoane: apă, ceai, cafea, patiserie dulce / sărată, mini croissante, zahăr, îndulcitor, lămâie
3. Prânz
Serviciile de restaurant tip prânz vor fi servite sub formă de bufet suedez şi vor fi furnizate pentru cei 90 de participanți la conferința din ziua de 29.08.2013, într-o singură serie, în restaurantul propriu al hotelului.
Prânzul trebuie să fie alcătuit din următoarele produse:
• Minim 3 feluri de salată antreu (ex: salată de boeuf, de crudități, salată de vinete, Waldorf, Caesar, Niçoise etc.)
• Minim 3 feluri de gustări calde (ex: crochete de caşcaval, chifteluțe de legume, ciuperci umplute, rulouri cu şuncă etc.)
• Minim 3 feluri de mâncare pe bază de carne - (ex: pui, porc, vită, peşte), gătite în modalități diferite (la grătar, la cuptor, cu sos etc)
• Minim 3 variante pentru garnituri (ex: legume gratinate, cartofi pai, ciuperci sote, cartofi țărăneşti etc.)
• Minim 3 feluri de salată de sezon (verde, asortată, murături etc.)
• Minim 3 variante de desert (fructe, prăjituri)
• Minim 2 sortimente de pâine – albă şi neagră
• Cafea, ceai (cu lapte şi îndulcitor-miere, zahăr, zaharină) – 50 ml/persoană
• Apă plată / carbogazoasă / suc natural (la alegere) – 0.5 l/persoană
d. Servicii de cazare pentru 10 persoane:
Serviciile de cazare solicitate sunt următoarele
• 2 zile de cazare pentru 1 participant in camera single (check in 28.08.2013 – check out 30.08.2013)
• 1 zi de cazare pentru 9 participanți in camera single (check in 28.08.2013 – check out 29.08.2013)
• Mic dejun inclus
Oferta de servicii de cazare şi masă pentru invitați trebuie să se încadreze în plafonul maxim de 300 lei / zi / persoană pentru cazare şi 200 lei / zi / persoană pentru masă, conform prevederilor art. 9 din Ordinul comun nr. 1117 / 2010 al Ministerului Muncii, Familiei , Protectiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice și al Ministerului Finanțelor Publice pentru stabilirea regulilor de eligibilitate și a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operațiunilor finanțate prin Programul Operațional Sectorial – Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013.
e. Alte servicii solicitate:
• Transfer aeroport – hotel şi retur pentru 1 persoană.
................
................
In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.
To fulfill the demand for quickly locating and searching documents.
It is intelligent file search solution for home and business.