Letterhead
Lisboa, 8 de Abril de 2011
ESpecificaÇÕEs: Prestação de serviços de agência de viagens ao OEDT e à AESM
Código do contrato: FC.11.ADM.028.1.0
1. Título do contrato
Prestação de Serviços de Agência de Viagens às seguintes agências comunitárias descentralizadas: o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (doravante designado “OEDT”) e a Agência Europeia da Segurança Marítima (doravante designada “AESM”) – concurso público publicado no Jornal Oficial da União Europeia com o código de anúncio de contrato: 2011/S 70-113044.
2. Finalidade e contexto do contrato
Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT)
O OEDT foi criado pelo Regulamento (CEE) n.º 302/93 do Conselho, de 8 de Fevereiro de 1993, sendo uma das agências descentralizadas da UE.
O OEDT é o ponto de referência central da informação sobre droga na União Europeia. Sedeado em Lisboa, o seu papel é fornecer à UE e aos seus Estados-Membros informação objectiva, fiável e comparável sobre a droga e a toxicodependência. Pode ser obtida mais informação sobre a Agência e a sua estrutura e actividades no site do OEDT, em . O endereço postal é o seguinte: Cais do Sodré, 1249-289 Lisboa, Portugal.
Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM)
A AESM foi criada pelo Regulamento (CE) n.º 1406/2002( do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Junho de 2002. A AESM é uma agência descentralizada da UE.
O objectivo da Agência consiste em prestar apoio técnico e cientifico à Comissão Europeia e aos Estados-Membros a fim de implementar adequadamente a legislação comunitária nos domínios da segurança marítima e da prevenção da poluição pelos navios. Pode ser obtida mais informação sobre a Agência e respectivas estrutura e actividades no site da AESM, em . O endereço postal é o seguinte: Cais do Sodré, 1249-289 Lisboa, Portugal.
O presente concurso levará à celebração de contratos-quadro de prestação de serviços por parte de agência de viagens, relativos a todos os preparativos relacionados com viagens de colaboradores, especialistas convidados e outras pessoas em representação ou a pedido de uma das referidas Agências Europeias.
Os serviços compreenderão, entre outros, o fornecimento de títulos de transporte e outros serviços relacionados, como reservas de hotel, aluguer de automóveis, arrendamento de instalações para conferências e serviços relacionados, de acordo com as condições da minuta de contrato apresentado no Anexo 1.
Estas especificações são compostas por 2 lotes, cada um deles correspondendo a uma Agência:
- Lote 1: Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT)
- Lote 2: Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM)[1]
Os proponentes podem apresentar propostas para um ou para os dois lotes. No caso de o/a proponente decidir candidatar-se aos dois lotes, deve, para tal, apresentar propostas separadas, uma para cada lote. As presentes especificações são, todavia, válidas para os dois lotes.
3. Objecto do contrato
O objecto do presente concurso, observando os regulamentos internos vigentes em cada uma das Agências Europeias, inclui a prestação dos seguintes serviços:
• Fornecimento de toda a informação necessária para a organização de uma viagem de negócios: horários, disponibilidade, companhias, preços provisórios incluindo tarifas aéreas de “baixo custo”, condições claras para utilização de bilhetes, etc.;
• Emissão de títulos de transporte e serviços relacionados, incluindo, se necessário, reserva de hotéis, aluguer de automóveis, aluguer de instalações para conferências e serviços relacionados (equipamento técnico, cabines de interpretação, restauração, transporte local, etc.);
• Prestação da informação necessária relativa à organização de seminários e viagens de negócios para grupos: incluindo o fornecimento de preços que englobem todos os serviços solicitados, organização de programa social, etc.;
• Prestação proactiva de qualquer apoio técnico necessário às Agências Europeias no decurso de negociações/contactos com os contratantes ou fornecedores envolvidos;
• Fornecimento de estatísticas pormenorizadas e completas, com inclusão e análise de todos os serviços solicitados (ver 4.9 infra).
4. Condições Gerais
4.1 Os serviços serão prestados externamente.
4.2 A prestação de serviços de agência de viagens a que se referem as presentes especificações deverá ser realizada no estrito respeito da legislação do país onde estiver sedeada a agência de viagens e das directivas comunitárias sobre a matéria.
Antes de ser dado início às actividades em nome das Agências Europeias, será exigido um número de licença IATA e um certificado emitido pelas autoridades locais relativo ao exercício da actividade de agência de viagens, de modo a garantir que o/a adjudicatário(a) cumpre todos os requisitos legais e não tem em curso ou pendente qualquer situação de contencioso.
4.3 O/A adjudicatário(a) deverá tomar todas as medidas necessárias com vista a obter (e melhorar) todas as licenças e autorizações necessárias para a boa execução do contrato, nos termos das disposições legais e regulamentares em vigor no local em que as actividades serão confiadas ao contratado.
4.4 O contrato fica condicionado à titularidade das referidas autorizações/licenças. A agência de viagens deverá informar imediatamente as Agências Europeias se alguma autorização/licença lhe for subitamente retirada.
Quaisquer alterações da situação da agência de viagens, por exemplo, absorção ou fusão com outra empresa, terão de ser imediatamente comunicadas por escrito às Agências Europeias. Se as condições para a implementação do contrato deixarem de estar garantidas devido às referidas alterações, ou se estas não forem comunicadas atempadamente, as Agências Europeias reservam-se o direito de terminar o contrato.
4.5 Os serviços que constituem o objecto do contrato relacionam-se exclusivamente com viagens de negócios, correspondentes estadias e outros serviços solicitados pelas Agências Europeias no âmbito da respectiva actividade oficial.
Os serviços serão prestados em conformidade com as regulamentações internas sobre viagens de negócios de cada Agência Europeia e observarão as instruções comunicadas pelos seus funcionários à agência de viagens. Para o Lote 1 será entregue ao/à proponente vencedor(a) um manual para as agências de viagens, para o Lote 2 será entregue ao/à proponente vencedor(a) uma cópia do “Guia de Missões” que regula todos os aspectos das viagens de negócios oficiais que serão encomendadas, para uma maior informação e orientação dos seus funcionários no desempenho das suas tarefas.
4.6 As Agências Europeias reservam-se o direito de dirigir os seus pedidos de prestação de serviços objecto do presente concurso a outras agências de viagens, empresas transportadoras, hotéis ou outra(s) organização(ões), em alternativa ao contrato celebrado com a agência de viagens.
4.7 As Agências Europeias reservam-se o direito de celebrar acordos bilaterais com companhias aéreas, empresas ferroviárias e outras empresas transportadoras, assim como com hotéis e empresas de aluguer de automóveis.
A agência de viagens basear-se-á nos preços estipulados nos referidos acordos (se existirem) para efectuar as necessárias reservas, salvo se for disponibilizado um preço mais baixo, publicado ou negociado pela agência de viagens.
A agência de viagens respeitará os procedimentos de reserva acordados com as Agências Europeias, qualquer que seja o suporte de processamento de dados (sistemas de reserva, Internet, Intranet) ou meio de comunicação (fax, e-mail) necessário.
Em caso algum poderá a agência de viagens utilizar os acordos celebrados entre as Agências Europeias e outras empresas para outros clientes além dos abrangidos pelo contrato.
Se a agência de viagens beneficiar, com as referidas empresas, de condições comerciais mais favoráveis do que as obtidas pela Agência Europeia, tais condições serão automaticamente aplicáveis às reservas efectuadas pela agência de viagens em nome das Agências Europeias.
4.8 A agência de viagens prestará à Agência Europeia todo o apoio e assistência técnica necessários para aplicar os acordos mencionados no ponto 4.7 de uma forma eficiente e optimizada.
A agência de viagens utilizará as tarifas de transporte aéreo negociadas previamente, salvo se o preço da transacção no momento do pedido for inferior ao preço negociado.
As Agências Europeias reservam-se o direito de negociar directamente com as empresas transportadoras, com ou sem o apoio da agência de viagens, segundo os seus próprios critérios de selecção.
4.9 A agência de viagens terá de ser capaz de fornecer informação estatística pormenorizada no mínimo anualmente ou a pedido das Agências Europeias, tendo em conta todas as transacções realizadas sobre todos os tipos de produtos durante o período em questão.
Os dados a incluir nas referidas estatísticas encontram-se especificados no Anexo 3 das presentes especificações.
A pedido das Agências Europeias, a agência de viagens fornecerá relatórios consolidados de acordo com critérios definidos conjuntamente antes da implementação do contrato, tendo por base os dados incluídos nas estatísticas.
4.10 A agência de viagens designará um(a) representante com poderes e responsabilidade suficientes para a representar nas reuniões agendadas regularmente pelas Agências Europeias, durante as quais serão analisadas e discutidas as actividades e o valor acrescentado da agência de viagens para as Agências Europeias (cumprimento dos regulamentos internos, qualidade dos serviços, capacidade de comunicação dos colaboradores da agência de viagens, etc.)
O/A representante da agência de viagens deverá possuir um mínimo de 5 anos de experiência como “Gestor de Conta”, ser fluente em inglês e ser capaz de resolver quaisquer problemas relacionados com os serviços especificados no presente concurso. Além disso, deverá possuir conhecimentos necessários para utilizar as ferramentas estatísticas e ter acesso à informação mais recente sobre os desenvolvimentos do sector de viagens para todos os serviços incluídos nas presentes especificações.
4.11 A agência de viagens designará pelo menos uma pessoa de contacto e colocará à disposição das Agências uma linha telefónica (ou tantas quantas forem necessárias) e um endereço de correio electrónico especificamente dedicados ao contacto das Agências Europeias.
4.12 As Agências Europeias informarão, antes da assinatura do contrato, os colaboradores da agência de viagens sobre as especificidades do sistema de pagamento[2] de cada Agência Europeia e sobre quaisquer outros assuntos relevantes, conforme solicitado pela agência de viagens. A agência de viagens compromete-se a divulgar junto dos seus colaboradores e novos colaboradores a informação recebida. Deverá ainda disponibilizar para o Lote 1 um manual de operações a ser distribuído internamente de modo a assegurar a prestação de um serviço de elevada qualidade e para o Lote 2 um Guia das Missões a ser distribuído também entre os funcionários da agência de viagens.
4.13 Todos os benefícios adquiridos por cada uma das Agências Europeias através de acordos celebrados directamente com outras empresas/fornecedores de serviços de viagens, antes da data de assinatura do contrato ou durante a vigência do contrato, são reservados para as mesmas, não podendo a agência de viagens retirar qualquer beneficio dos mesmos.
5. Serviços
5.1 A agência de viagens deverá prestar o mais depressa possível às Agências Europeias e aos seus colaboradores que realizem uma viagem de negócios todos os serviços necessários relacionados com a organização da viagem, tal como informação útil relativa à mesma, especialmente horários, formalidades a cumprir, preços, endereços dos hotéis reservados, se for o caso, e, sendo relevante, sugestões de bons hotéis no local de destino, com preços razoáveis, etc.
A agência de viagens confirmará por escrito a reserva final aos serviços das Agências Europeias e ao/à colaborador(a) que realizará a viagem de negócios, transmitindo-lhes a mesma informação, que incluirá o itinerário e as condições de utilização dos bilhetes emitidos. Esta mesma informação deverá constar em qualquer estatística apresentada
A pedido da pessoa que realiza a viagem de negócios, a agência de viagens prestará qualquer informação relevante sobre a utilização de transportes colectivos (incluindo serviços de “shuttle” prestados por hotéis), para deslocações entre aeroportos e o centro das cidades.
5.2 A agência de viagens deverá assegurar o fornecimento de todos os títulos de transporte, dos vouchers das reservas de hotel e de outros serviços solicitados pelas Agências Europeias para usufruto dos seus funcionários em viagem de negócios ou das pessoas que viajam por sua conta.
5.3 A agência de viagens, por princípio, deverá propor, para cada viagem, a solução mais favorável aos interesses das Agências Europeias, especialmente do ponto de vista financeiro. As propostas deverão incluir tarifas de “baixo custo” (low cost). Neste sentido, a agência de viagens deverá ter em conta o custo do transporte, outros custos inerentes e o número de pessoas que vão para o mesmo destino. Como regra geral, a agência de viagens deverá emitir bilhetes em consonância com as tarifas mais económicas disponíveis no mercado no momento da reserva. Existindo limitações que impeçam a pessoa prestes a realizar a viagem de negócios de beneficiar da proposta mais económica apresentada pela agência de viagens, esta disponibilizará, em qualquer caso, o bilhete solicitado contra a apresentação de um pedido escrito devidamente assinado pela pessoa que efectuou a reserva.
A agência de viagens deverá apoiar as Agências Europeias na obtenção das melhores condições referentes a promoções ou taxas preferenciais específicas negociadas pela agência de viagens, informando imediatamente os serviços competentes das Agências Europeias.
Quando se trate de viagens de grupo, a agência de viagens deverá ser capaz de fornecer quaisquer meios especiais de transporte que sejam necessários, meios de transporte para grupos e qualquer outro serviço relacionado com a organização deste tipo de viagem, assegurando o custo mais económico.
No caso de tarifas de “baixo custo”, a agência de viagens adiantará o pagamento dos bilhetes, que incluirá na factura mensal emitida às Agências Europeias.
Em princípio, as propostas apresentadas às Agências Europeias não deverão incluir horários de voo que prevejam mudanças de avião com um intervalo inferior a uma hora entre os dois voos.
As propostas apresentadas deverão ter um período de validade suficiente para permitir aos funcionários que realizarão a viagem de negócios avaliar a proposta e dar uma resposta atempada, mas não necessariamente imediatamente após a apresentação da proposta (ou seja, deverão ser evitadas propostas de viagem com uma validade igual ou inferior a 12 horas).
Deve ser dada prioridade aos pedidos identificados como urgentes.
Todas as transacções, independentemente do tipo, serão indicadas nas estatísticas anuais.
5.4 Em cada pedido de reserva efectuado pelas Agências Europeias, a agência de viagens deverá procurar saber se a pessoa que realizará a viagem de negócios pretende realizar uma parte da viagem no seu próprio interesse privado. Em caso afirmativo, as despesas adicionais decorrentes deste seu interesse privado terão de ser facturadas directamente à pessoa em causa, sem qualquer participação das Agências Europeias. Qualquer débito excessivo formalmente imputável à agência de viagens será suportado por esta, e, nesse caso, será compensado nos futuros pagamentos a realizar à agência de viagens.
5.5 A agência de viagens deverá entregar atempadamente aos beneficiários ou aos seus representantes, nos respectivos escritórios, os documentos de transporte relevantes e quaisquer outros documentos necessários para realizar a viagem de negócios, contra um recibo assinado e datado. O recibo será emitido e guardado pela agência de viagens. Qualquer entrega deverá ser efectuada, o mais tardar, nas 24 horas anteriores ao início da viagem, excepto quando se trate de pedidos apresentados menos de 48 horas antes do início da missão, caso em que a entrega será efectuada antecipadamente no escritório da pessoa que realizará a viagem de negócios ou, se tal for impossível, no aeroporto.
Será dada preferência à utilização do bilhete electrónico (e-ticket) em todas as companhias aéreas que forneçam este tipo de bilhetes, de modo a reduzir os custos de emissão e entrega dos bilhetes. Os bilhetes electrónicos serão enviados por correio electrónico à pessoa previamente indicada, com aviso de recepção.
5.6 A agência de viagens tomará todas as medidas necessárias para assegurar que os cancelamentos e/ou as alterações são realizadas no melhor interesse das Agências Europeias. Quaisquer despesas adicionais devidas a negligência por parte da agência de viagens serão suportadas por esta, reduzindo de forma correspondente os futuros pagamentos a efectuar à agência de viagens.
5.7 A agência de viagens assegurará a prestação dos serviços ao abrigo do contrato todos os dias em que as Agências Europeias estiverem a funcionar, de acordo com os seguintes horários:
|Lote |Agência |Horário |
|Lote 1. OEDT |Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência |08h30 – 18h00 |
|Lote 2. AESM |Agência Europeia da Segurança Marítima |08h30 – 18h00 |
Fora dos dias de funcionamento e do horário de trabalho supracitado, a agência de viagens deverá estar sempre disponível para responder a pedidos urgentes ou a questões urgentes, relativamente a assuntos que sejam da sua competência e responsabilidade. Esta disponibilidade poderá ser assegurada mediante a atribuição de um número de telefone e/ou endereço de correio electrónico para utilizar nestas situações – 24/7. Os proponentes devem indicar o número de telefone e/ou endereço de correio electrónico na sua proposta e indicar quais os serviços que podem ser assegurados fora de horas.
No início de cada ano será fornecida à agência de viagens a lista de feriados a praticar pelas Agências Europeias. A título indicativo, os feriados oficiais para o ano de 2011 encontram-se no Anexo 2 das presentes especificações.
5.8 A agência de viagens deverá efectuar estudos de mercado regulares e, tendo por base os destinos mais frequentes (lista dos destinos mais frequentes das Agências Europeias apresentada no Anexo 6) e aqueles que serão provavelmente procurados no decurso do contrato, prestar às Agências Europeias todas as informações relativas aos preços dos bilhetes, às promoções relativas aos períodos em questão e às combinações mais favoráveis para qualquer reserva, (transporte, hotéis, etc.).
As Agências Europeias reservam-se o direito de verificar regularmente estes aspectos. Se a falta de comunicação da informação supracitada tiver impacto financeiro sobre o preço dos bilhetes e/ou sobre qualquer outro serviço ou serviços conexos, ou em caso de transparência insuficiente da informação fornecida, as Agências Europeias reunirão com o/a representante oficial da agência de viagens para avaliar as eventuais consequências negativas dessas falhas e as medidas a adoptar para as evitar no futuro.
6. Meios técnicos
6.1. A agência de viagens realizará os serviços como serviço externo (extra murus), a partir das suas próprias instalações.
6.2. Instalações e equipamentos:
A agência de viagens deverá estar devidamente equipada, de modo a poder prestar os serviços de forma integral, nos termos das presentes especificações, ou seja, possuir linha(s) telefónica(s), linha(s) de fax e correio electrónico, exclusivamente dedicadas à Agência Europeia, assim como quaisquer ligações necessárias aos sistemas de reservas das empresas transportadoras – aéreas, ferroviárias, marítimas – ou de quaisquer fornecedores relevantes. A agência de viagens deverá actualizar permanentemente os supracitados sistemas técnicos com vista a assegurar serviços de ponta. Será ainda responsável por quaisquer despesas relacionadas com tais instalações e respectiva utilização. As Agências Europeias reservam-se o direito de recusar a utilização de qualquer sistema que não corresponda aos serviços previstos.
A agência de viagens deverá informar as Agências Europeias sobre os números de telefone e de fax e o endereço de correio electrónico atribuídos a cada uma das Agências Europeias.
7. Colaboradores da agência de viagens
7.1. O número de colaboradores da agência de viagens afecto à prestação dos serviços abrangidos pelo presente concurso deverá ser suficiente para responder aos pedidos efectuados, o mais rapidamente possível e, em qualquer caso, sem períodos de espera superiores a um minuto para consultas telefónicas.
O/A proponente deverá incluir na sua proposta o organograma da agência de viagens em que os serviços serão prestados (incluindo o número de colaboradores da agência ou da sucursal em que os serviços serão prestados, as competências de cada colaborador e os respectivos perfis), assim como o curriculum vitae dos representantes da agência (conforme se menciona no anterior ponto 4.10). Além disso, deverá indicar o número de pessoas que considera necessário afectar para garantir a boa realização do contrato.
7.2. Com vista à prestação dos serviços abrangidos pelo presente concurso, a agência de viagens deverá dispor de colaboradores que possuam as qualificações indispensáveis para uma boa prestação dos serviços, independentemente de se tratar de viagens de negócios ou de viagens de grupo, e que tenham uma experiência profissional mínima de 3 a 5 anos no sector.
Os conhecimentos linguísticos dos colaboradores da agência de viagens afectos aos serviços deverão facilitar os contactos com os funcionários das Agências Europeias. Como tal, em termos de expressão escrita e oral, deverão dominar, no mínimo, para o Lote 1: inglês e português; e para o Lote 2: inglês.
7.3. A agência de viagens deverá ser capaz de demonstrar, em qualquer altura, que os referidos colaboradores se encontram empregados e são tratados em total conformidade com a legislação nacional relevante do país onde a agência de viagens está sedeada.
7.4. A agência de viagens deverá obter de todos os colaboradores afectos à prestação dos serviços às Agências Europeias um compromisso escrito de respeito pela confidencialidade de toda a informação que obtiverem durante a realização das suas funções, mesmo depois de terem interrompido todas as actividades relacionadas com o presente contrato. Mediante pedido, deverão ser enviadas às Agências Europeias cópias dessas declarações, no início do contrato, para efeitos de arquivo.
7.5. A agência de viagens será responsável por qualquer dano aos colaboradores e bens das Agências Europeias que resulte da sua actuação, da actuação dos seus colaboradores ou de outra pessoa que actue em seu nome. A agência de viagens deverá possuir seguros de responsabilidade civil e profissional, e, mediante pedido, deverá ser enviada às Agências Europeias uma cópia das apólices.
8. Disposições financeiras
8.1. O/A proponente deverá apresentar a sua proposta financeira utilizando exclusivamente o formulário de proposta financeira anexo.
As modalidades de revisão anual de preços durante a vigência do contrato encontram-se descritas na minuta de contrato apresentada como Anexo 1.
8.2. A agência de viagens deverá apresentar facturas mensais, em conformidade com as especificações dos formulários de encomenda e a informação que será entregue ao/à proponente vencedor(a).
A agência de viagens deverá apresentar as facturas, discriminando as taxas de transacção (transaction fees).
9. Gestão de conta
9.1. As Agências Europeias comprometem-se a pagar os montantes devidos no âmbito do contrato, no prazo máximo de 30 dias, a contar da data de aprovação da factura mensal pelas Agências Europeias até à data de pagamento por parte das mesmas.
9.2. Os dados essenciais a incluir nos pedidos de pagamento, o formato e apresentação destes pedidos de pagamento, assim como os meios técnicos de transmissão dos dados e dos documentos serão comunicados à agência de viagens antes da entrada em vigor do presente contrato. As Agências Europeias reservam-se o direito de alterar estes elementos de acordo com as suas necessidades, mediante aviso prévio de um mês.
9.3. As Agências Europeias não aceitarão facturas relativas a serviços prestados há mais de seis meses, à excepção dos pedidos de pagamento apresentados para além deste período de tempo por razões internas das Agências Europeias. O pagamento será, no entanto, realizado apenas quando a documentação correspondente estiver devidamente organizada.
9.4. As notas de crédito serão emitidas no prazo máximo de 30 dias após a recepção dos documentos de transporte não utilizados, salvo se o reembolso solicitado a um fornecedor (companhia aérea, caminho-de-ferro) justificar um período de tempo adicional.
10. Gestão administrativa
Sempre que solicitado pelas Agências Europeias, a agência de viagens fornecerá análises pormenorizadas sobre os serviços prestados e facturados. Tal análise deverá:
a) fornecer uma descrição pormenorizada de todos os serviços no domínio dos títulos de transporte, reserva de hotéis e outros serviços;
b) fornecer estatísticas no mínimo anualmente cuja composição e apresentação serão indicadas pelas Agências Europeias (tais como: decomposição do volume de vendas segundo os meios de transporte e/ou serviços, para dar uma discriminação total e por entidades administrativas das Agências Europeias, segundo as companhias aéreas, etc.);
c) fornecer dados financeiros pormenorizados e/ou consolidados, assim como pormenores organizativos relacionados com os pedidos de viagens de grupo;
d) facilitar a análise destes parâmetros por parte das Agências Europeias. Por conseguinte, as estatísticas a fornecer pela agência de viagens deverão ser o mais completas possível, e ser fornecidas em suporte electrónico adaptado aos sistemas informáticos das Agências Europeias, transmitidas em CD, correio ou eventual plataforma de Internet.
Esta informação será fornecida a pedido das Agências Europeias.
11. Duração do contrato
11.1 Será assinado um contrato-quadro por Lote. Cada contrato-quadro será inicialmente adjudicado pela duração de um ano, renovável três vezes por períodos de um ano cada (ou seja, com a duração máxima de quatro anos).
11.2 No caso de uma alteração importante das condições de mercado por razões alheias à agência de viagens ou às Agências Europeias, cada uma das partes poderá notificar a outra, por carta registada, da sua decisão de pôr termo ao contrato com uma antecedência de, pelo menos, três meses.
11.3 Quando ocorrer uma mudança de agência de viagens (no término de qualquer um dos contratos-quadro que serão o produto desde concurso público), as metodologias práticas relativas a serviços já solicitados e confirmados, serão reguladas por acordos bilaterais amigáveis com as actuais agências de viagens e as novas contratadas ou seja, a Agência Europeia e a anterior agência de viagens e a Agência Europeia e a nova agência de viagens
Todas as reservas confirmadas antes da data de termo do contrato serão tratadas pela mesma agência de viagens, que elaborará uma lista destas reservas antes do último dia de vigência do seu contrato. Os serviços já confirmados serão tratados por esta agência de viagens do mesmo modo que todos os restantes serviços prestados durante o contrato.
À nova agência de viagens poderão ser solicitados serviços a partir do dia de entrada em vigor do seu contrato com a Agência Europeia.
12. Sanções
12.1 Se, por razões imputáveis à agência de viagens, se comprovar que:
a) a agência de viagens não forneceu atempadamente um ou mais documentos de transporte que lhe seriam normalmente solicitados, a mesma pagará às Agências Europeias um montante igual ao preço do(s) título(s) de transporte que as Agências Europeias terão de pagar para colmatar a lacuna detectada;
b) a agência de viagens não forneceu a solução mais económica disponível no momento da transacção e as Agências Europeias assinalarem formalmente esta falha, a mesma pagará às Agências Europeias um montante igual à diferença entre o preço facturado e o preço mais económico que deveria ter proposto;
c) existe um débito excessivo facturado às Agências Europeias e referente a uma parte privada de uma viagem de negócios (ponto 5.4 supra), tendo a agência sido devidamente informada do facto pela pessoa que realizou a viagem de negócios aquando do respectivo pedido, a agência de viagens pagará às Agências Europeias um montante igual ao débito excessivo em causa;
d) resultaram despesas adicionais de cancelamento ou alteração do pedido inicial da pessoa que realizou ou realizaria a viagem de negócios (ponto 5.6 supra), a agência de viagens pagará às Agências Europeias o montante destas despesas, caso não possua prova de ter informado antecipadamente a pessoa em causa.
12.2 Além do facto de a transmissão incorrecta de pedidos de pagamento por parte da agência de viagens, por razões imputáveis exclusivamente à mesma, resultar na suspensão do pagamento em conformidade com as disposições do contrato, as Agências Europeias poderão igualmente aplicar sanções se as falhas lhes forem prejudiciais (os pedidos de pagamento terão um impacto sobre o seu trabalho posterior na organização de missões e, consequentemente, sobre o cumprimento das suas próprias obrigações no que respeita à pessoa que realizará a viagem). Os problemas detectados serão notificados à agência de viagens pelas Agências Europeias, juntamente com a indicação de um prazo para a sua resolução. Em caso de não regularização no prazo estipulado, a agência de viagens será obrigada a pagar sanções calculadas segundo a fórmula seguinte:
0,5% x N x P
onde:
N = o número de dias de atraso
P = o montante do pedido de pagamento debitado
12.3 As sanções, tal como definidas nos pontos 12.1 e 12.2 supra, serão deduzidas aos pagamentos a realizar pelas Agências Europeias.
13. Participação no Concurso
A participação no concurso está aberta em condições de igualdade a todas as pessoas singulares e colectivas que se enquadrem no âmbito dos Tratados.
É admitida a subcontratação, embora os subcontratados propostos tenham de ser aprovados pelas Agências Europeias. Os proponentes devem indicar nas suas propostas os subcontratados a que pretendem recorrer, assim como a parte do contrato que pretendem subcontratar.
Os critérios de selecção e de exclusão são aplicados não apenas ao /à proponente, mas também a quaisquer dos subcontratados propostos e deverá ser fornecida a respectiva documentação de suporte.
Consórcios de operadores económicos estão autorizados a concorrer. Para a apresentação de uma proposta, as Agências Europeias não exigem que os consórcios de operadores económicos possuam determinada forma jurídica, mas o consórcio deve especificar a entidade que dirige o projecto, devendo ainda apresentar uma cópia do documento que autoriza esta empresa ou pessoa a apresentar uma proposta ou a assinar um contrato em nome do consórcio.
14. Volume do contrato
A título indicativo, o número estimado de viagens anuais por cada Agência Europeia é o seguinte:
|LOTE |Agência Europeia |Número estimado de |Número estimado de outras viagens por |
| | |missões por ano |conta da Agência Europeia por ano |
|Lote 1 |OEDT |380 |430 |
|Lote 2 |AESM |600 |n/a |
O orçamento anual estimado por cada Agência Europeia é o seguinte:
|LOTE |Agência Europeia |Orçamento Anual aprox. (€) |
|Lote 1 |OEDT |370 000 |
|Lote 2 |AESM |450 000 |
15. Preços
• Os proponentes devem preencher, assinar, datar e apresentar o formulário de taxas de transacção e o formulário de candidatura – proposta técnica e financeira – em anexo às presentes especificações.
• Os preços apresentados devem incluir todos os custos associados à prestação do serviço solicitado e proposto.
• Os preços devem ser indicados em euros, utilizando, sempre que necessário, as taxas de conversão indicadas na Série C do Jornal Oficial da União Europeia no dia da publicação do anúncio de concurso.
• Os preços devem constituir montantes fixos, não estando sujeitos a revisão durante o primeiro ano do contrato.
• Os preços apenas estarão sujeitos a revisão aquando da renovação do contrato.
• Os preços devem ser apresentados líquidos de todos os direitos e impostos, incluindo o IVA, uma vez que as Agências Europeias estão isentas desses encargos, nos termos dos artigos 3.º e 4.º do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia. O montante do IVA aplicável deverá ser indicado em separado.
• Os custos incorridos com a preparação e apresentação de propostas serão suportados pelos proponentes sem direito a reembolso.
A não apresentação do formulário de taxas de transacção (anexo 4) e do formulário de candidatura (anexo 5) devidamente preenchidos e assinados, poderá implicar a rejeição da proposta.
16. Condições de pagamento
Os pagamentos serão realizados nos 30 dias seguintes à aprovação da factura, em conformidade com o esquema estabelecido na minuta de contrato incluída como Anexo 1.
Os pagamentos terão por base apenas o esquema: “taxas de transacção”. Ou seja, o preço global unitário por transacção: As taxas de transacção incluirão os custos globais relativos à totalidade serviços.
Não serão exigidos quaisquer pagamentos a título de taxas de transacção se não tiver sido apresentada uma confirmação por escrito da reserva por parte de um funcionário responsável das Agências Europeias. A agência de viagens não poderá debitar qualquer valor com a mera apresentação preliminar de estimativas de preços/custos referentes a reservas provisórias, depois de ter consultado o mercado para facultar às Agências Europeias a informação solicitada.
17. Minuta de contrato
Será assinado um contrato-quadro individualmente entre cada uma das agências e o respectivo adjudicatário.
Na elaboração da proposta, o /a proponente deve ter em consideração as disposições do contrato-quadro de referência apresentado no Anexo 1. A apresentação de uma proposta implicará a aceitação, pelo(a) proponente, das disposições do referido contrato, incluindo os seus anexos, em todas as matérias não reguladas por este anúncio de concurso, e, além disso, significará que o/a proponente renuncia às suas próprias condições de negociação.
A realização de um processo de concurso não impõe sobre as Agências Europeias qualquer obrigação de adjudicar o contrato. As Agências Europeias não efectuarão qualquer compensação aos proponentes cujas propostas não tenham sido aceites. Nem lhes será imputada qualquer responsabilidade se decidirem pela não adjudicação do contrato.
18. Critérios de exclusão
Candidatos ou proponentes serão excluídos da participação neste concurso se:
a. Se encontrem em situação de falência ou sejam objecto de um processo de falência, de liquidação, de cessação de actividade, ou estejam sujeitos a qualquer outro meio preventivo de liquidação de património ou em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislação e regulamentação nacionais;
b. Tenham sido condenados por sentença transitada em julgado por qualquer delito que afecte a sua honorabilidade profissional;
c. Tenham cometido uma falta grave em matéria profissional, comprovada por qualquer meio que o OEDT possa justificar;
d. Não tenham cumprido as suas obrigações relativamente ao pagamento das contribuições para a segurança social ou as suas obrigações relativamente ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país em que se encontrem estabelecidos, do país da entidade adjudicante ou ainda do país em que deva ser executado o contrato;
e. Tenham sido condenados por sentença transitada em julgado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa ou qualquer outra actividade ilegal que prejudique os interesses financeiros da União;
f. Na sequência de um procedimento de adjudicação de um outro contrato ou de um procedimento de concessão de uma subvenção financiados pelo orçamento da União, tenham sido declarados em situação de falta grave em matéria de execução, em razão do não respeito das suas obrigações contratuais.
Todos os proponentes deverão apresentar com as suas propostas os documentos abaixo descriminados, como prova suficiente que não se encontram nas situações referidas encima.
1. As Agências Europeias aceitarão como prova de que o/a candidato(a) ou proponente não se encontra em um dos casos referidos nos subparágrafos a), b) ou e) acima, a apresentação de um extracto recente do registo criminal ou, na ausência deste, de um documento recente equivalente, emitido por uma autoridade legal ou administrativa do país de origem ou de proveniência que permita pressupor que estes requisitos são preenchidos.
2. As Agências Europeias aceitarão como prova suficiente de que o/a candidato(a) ou proponente não se encontra na situação referida nos subparágrafo d) acima, a apresentação de um certificado emitido pela autoridade competente do Estado em questão.
Quando tal documento ou certificado não pode ser emitido pelo país em questão, pode ser substituído por uma declaração sob juramento da parte interessada, ou declaração solene perante uma autoridade legal ou administrativa, de um notário público ou de um organismo profissional qualificado no país de origem ou de proveniência.
3. As Agências Europeias aceitarão como a prova suficiente que o/a candidato(a) ou proponente não se encontra na situação referida em subparágrafos c) e f) acima, a apresentação de uma declaração de honra.
Segundo os termos da legislação nacional do país onde o/a proponente ou candidato(a) estão estabelecidos, os documentos referidos nos pontos 1 e 2 referem-se a pessoas colectivas e a indivíduos, incluindo, se apropriado e, se as Agências Europeias julgarem necessários, os directores da empresa ou de qualquer pessoa com poderes de representação, de decisão ou controlo em relação ao/à candidato(a) ou proponente.
Os contratos não podem ser concedidos a candidatos ou proponentes que, durante o processo de concurso, sejam culpados de falsas declarações ao fornecerem informações exigidas pelas Agências Europeias como condição de participação no procedimento de contrato ou se não fornecerem esta informação.
Propostas submetidas sem os documentos supracitados poderão ser excluídas do processo de avaliação.
19. Critérios de selecção
Os critérios de selecção visam avaliar as seguintes capacidades:
19.1 Capacidade económica e financeira;
19.2 Capacidade técnica e profissional.
19.1 Capacidade económica e financeira.
Para comprovar a sua capacidade económica e financeira, os proponentes deverão apresentar, com a sua proposta, os seguintes documentos:
a) formulário de capacidade financeira, conforme anexo 7, devidamente preenchido e assinado;
b) balanços ou extractos de balanços relativos aos três últimos anos, cujas contas tenham sido encerradas, nos casos em que seja exigida a sua publicação pela legislação das sociedades comerciais do país em que o operador económico se encontra estabelecido;
c) declaração sobre o volume de negócios global e o volume de negócios relativo aos serviços relevantes durante os três últimos exercícios contabilísticos.
Se, por qualquer razão excepcional que as Agências Europeias considerem justificada, o/a proponente ou candidato(a) não puder apresentar as referências por elas exigidas, pode este comprovar a sua capacidade económica e financeira mediante a apresentação de quaisquer outros meios que as Agências Europeias considerem adequados.
19.2 Capacidade técnica e profissional
Para comprovar a sua capacidade técnica e profissional, os proponentes devem incluir nas suas propostas todos os documentos a seguir mencionados:
a) certificados de habilitações académicas e profissionais dos técnicos de gestão do prestador de serviços;
b) lista dos principais serviços prestados nos três últimos anos, com os respectivos valores, datas e destinatários, indicando se são públicos ou privados;
c) organograma da agência;
d) prova adequada de possuir as autorizações necessárias para emitir documentos de transporte nos sectores da aviação civil, comboios, assim como nos sectores das ligações marítimas, reservas de hotéis e outros serviços relacionados (tais como aluguer de viaturas, transporte local, etc.). Antes do início das actividades em nome das Agências Europeias serão solicitados o número da licença IATA e o certificado das autoridades locais necessário para exercer como agência de viagens de forma a garantir que o Contratante actua legalmente e não tem qualquer litigio em curso ou pendente.
A informação solicitada pelas Agências Europeias como prova da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do(a) candidato(a) ou proponente deverá ter em conta os legítimos interesses dos operadores económicos, no que respeita especialmente à protecção de segredos técnicos e comerciais da empresa.
20. Critérios de adjudicação
Para cada lote, o contrato será adjudicado à proposta economicamente mais favorável, considerando a qualidade dos serviços propostos e os preços apresentados. O método de avaliação a utilizar para determinar a proposta economicamente mais favorável será o seguinte:
20.1 Critérios qualitativos: cada uma das propostas será avaliada por um comité de avaliação, mediante a atribuição de uma pontuação por critério de adjudicação, até um máximo de 60 pontos.
A qualidade de cada uma das propostas será avaliada com base nos seguintes critérios:
a) Pessoal: perfil do(a) representante da agência. (Pontuação máxima a atribuir a este critério: 15 pontos).
b) A equipa proposta para trabalhar com as Agências (número de pessoas, funções, perfis: qualificações, currículo vitae incluindo anos de experiência e o nível de inglês, experiência profissional, conhecimentos linguísticos). (Pontuação máxima a atribuir a este critério: 30 pontos).
c) Prazos de apresentação de propostas, realização de reservas e fornecimento de bilhetes. (Pontuação máxima a atribuir a este critério: 15 pontos).
20.2 Critérios técnicos: cada uma das propostas será igualmente avaliada mediante a atribuição de uma pontuação por critério de adjudicação, até um máximo de 20 pontos, referente às suas capacidades técnicas.
A qualidade de cada uma das propostas será avaliada com base nos seguintes critérios:
a) Localização da agência mais próxima: a proximidade das Agências Europeias (mais de 50 km, ou menos de 50 km) é importante para garantir um contacto próximo em caso de necessidade e para acelerar determinados procedimentos administrativos. (Pontuação a atribuir a este critério: 5 pontos).
b) Qualidade e quantidade em termos de instalações e equipamento: será avaliada uma descrição completa mas breve dos meios propostos para a prestação dos serviços solicitados. (Pontuação máxima a atribuir a este critério: 5 pontos).
c) Sistema proposto para dar resposta a pedidos urgentes e de última hora efectuados fora dos dias úteis e do horário de trabalho. (Pontuação máxima a atribuir a este critério: 10 pontos).
3. Qualidade e adequação das propostas ao itinerário escolhido (Pontuação a atribuir a este critério: 20 pontos).
Propostas (itinerários, artigos, preços, empresas de alojamento e transporte) para a seguinte missão:
Missão de Lisboa a Hamburgo para 3 funcionários para uma reunião que começa dia 5 de Junho de 2011 às 9.00 e acaba a 6 de Junho de 2011 pelas 18.00. Missão a Oostende com vôo de Hamburgo a Bruxelas com recolha de carro de aluguer às 10.00 de dia 7 de Junho no aeroporto de Bruxelas e entrega no dia 8 de Junho às 16.00 também no aeroporto de Bruxelas. A noite de 7 para 8 de Junho deve ser reservada no Hotel Melinda in Oostende ou num hotel nas proximidades. Regresso a Lisboa dia 8 de Junho de 2011.
- Tenha em consideração que as propostas são solicitadas de forma a avaliar a metodologia usada pelo(a) proponente para fornecer os serviços solicitados;
- Os preços indicados nesta secção não serão levados em conta na avaliação financeira da proposta. Os preços devem ter em conta o principio de custo – eficácia;
- A proposta deve vir acompanhada pela documentação adequada e explicações sempre que necessário;
- Caso seja necessário alojamento, o preço máximo por noite para alojamento é 140€ para a Bélgica e 115€ para a Alemanha.
O mínimo a atingir relativamente a cada um dos critérios de qualidade supracitados é 60%.
O valor financeiro para cada proposta será calculado com base nas "taxas de transacção" propostas. O método que será utilizado para o cálculo do custo das propostas encontra-se especificado no Formulário de Candidatura – proposta técnica e financeira – anexo 5.
Será calculado um valor global do índice de preço dos proponentes de acordo com a seguinte fórmula:
|Proposta mais económica X pontos atribuídos |
|Preço da proposta |
Para cada lote, o contrato será adjudicado à proposta que tiver obtido a pontuação global mais elevada no termo da avaliação.
21. Identificação do(a) proponente:
• A identidade e a situação jurídica do(a) proponente serão claramente identificadas de acordo com o “Formulário de Entidade Legal” Deverá enviar junto com a proposta o formulário de entidade legal devidamente preenchido e assinado. O formulário pode ser descarregado do seguinte link: .
• Formulário de identificação financeira: deverá enviar junto com a proposta um Formulário de identificação financeira devidamente preenchido e assinado. O formulário pode ser descarregado do seguinte link:
• As propostas de consórcios de empresas ou de agrupamentos de prestadores de serviços, contratantes ou fornecedores devem mencionar o papel, qualificações e experiência de cada membro ou agrupamento.
22. Validade da proposta
O/A proponente manterá a sua proposta durante nove meses após o prazo limite para a entrega das propostas.
23. Informação e documentos a apresentar com a proposta:
• Formulário de taxas de transacção (Anexo 4);
• Formulário de Candidatura – proposta técnica e financeira (Anexo 5) e todos os documentos solicitados neste formulário i.e: documentos de suporte relativos aos critérios de exclusão (conforme se estabelece no ponto 18), documentos comprovativos da sua capacidade económica e financeira (conforme se estabelece no ponto 19.1), documentos comprovativos da sua capacidade técnica e profissional (conforme se estabelece no ponto 19.2), todos os documentos necessários no âmbito do ponto 20 (critérios de adjudicação) e todos os outros documentos mencionados neste documento;
• Formulário de capacidade financeira (Anexo 7);
• Formulário de Identificação Financeira (ponto 21 supracitado);
• Formulário de Entidade Legal e todos os documentos solicitados neste formulário (ponto 21 supracitado);
• Toda a informação e documentos que o/a proponente considere necessários.
24. Informação aos proponentes
Os proponentes serão informados por escrito quer as suas propostas sejam seleccionadas ou não.
25. Contactos
É expressamente proibido qualquer contacto entre o/a proponente e as Agências Europeias no decorrer do processo de concurso. Excepcionalmente, as Agências Europeias poderão decidir prestar informação adicional a pedido dos proponentes, tendo como único objectivo esclarecer a natureza da operação de concurso. Esse pedido de informação adicional deverá ser efectuado exclusivamente por escrito (carta, fax ou e-mail) dirigido ao OEDT, para o seguinte número de fax: +351 21 8131711, ou para o seguinte endereço de e-mail: info.procurement@emcdda.europa.eu, ao cuidado de Sofia Feteira.
Em toda a correspondência, deve ser indicada a referência do código do contrato. Toda a informação adicional prestada pelas Agências Europeias será comunicada a todos os proponentes.
Se recebida em devido tempo, essa informação será comunicada simultaneamente a todos os proponentes, no máximo até seis dias de calendário antes do prazo limite de envio das propostas pelo correio, ou para pedidos de informação recebidos menos de oito dias de calendário antes do prazo de envio pelo correio, o mais brevemente possível após a data de recepção do pedido.
26. Protecção de Dados:
No caso da sua resposta ao convite para participar neste concurso requerer o registo e processamento de dados pessoais (tais como nome, morada, CV) informa-se que estes dados serão tratados de acordo com os termos do Regulamento (CE) 45/2001 relativo à protecção das pessoas no tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos da União Europeia e sobre a livre circulação desses dados. Salvo indicação expressa em contrário, as suas respostas a questões e quaisquer dados pessoais solicitados são necessários para a execução, gestão e acompanhamento dos procedimentos de mercados públicos e contratuais do OEDT e serão utilizados exclusivamente para esse fim pelo Chefe da unidade administração do OEDT na qualidade de Controlador de Dados. Poderá solicitar o acesso aos seus dados pessoais ou mesmo requerer qualquer alteração, correcção ou remoção de dados. Qualquer questão relativa ao tratamento dos seus dados pessoais poderá ser enviada para o Controlador de Dados ou para o Responsável pela Protecção de Dados do OEDT (dpo@emcdda.europa.eu). Tem o direito a recorrer junto da Autoridade Europeia de Protecção de Dados.
Os detalhes relativos ao processamento dos seus dados pessoais estão disponíveis na Declaração de Privacidade no seguinte endereço:
27. Anexos:
Anexo 1: Minuta de contrato-quadro de prestação de serviços
Anexo 2: Feriados praticados pelas Agências Europeias em 2011
Anexo 3: Estatísticas a fornecer pelo contratado
Anexo 4: Formulário de taxas de transacção (2 formulários: LOTE 1 e LOTE 2)
Anexo 5: Formulário de candidatura - proposta técnica e financeira
Anexo 6: Lista dos destinos mais frequentes das Agências Europeias
Anexo 7: Formulário de capacidade financeira
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( JO L 208, 5.8.2002, p.1, alterado pelo Regulamento (CE) n.º 1644/2003 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 22 de Julho de 2003 (JO L 245, 29.9.2003, p.10) e pelo Regulamento (CE) n.º 724/2004 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março de 2004 (JO L 129, 29.4.2004, p.1).
[1] Assinale-se que, daqui em diante, o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência e a Agência Europeia da Segurança Marítima são mencionados como “Agências Europeias”.
[2] Antes da entrada em vigor do Contrato será entregue um Manual ao proponente vencedor do Lote 1 (Guia Rápido para a Agência de Viagem)
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