Procurement Management Plan Template



Procurement Management Plan

Website Pembelajaran MPTI

Kelompok 5

GANTT CHART

DAFTAR ISI

Introduction 3

Procurement Management Approach 3

Procurement Definition 4

PROCUREMENT RISK 4

STANDARD PROCUREMENT DOCUMENTATION 5

PROCUREMENT CONSTRAINTS 5

Vendor Management 5

PERFORMANCE METRICS 6

Introduction

Tujuan dari Procurement Management Plan ini adalah untuk mendefinisikan kebutuhan pengadaan untuk proyek dan bagaimana kebutuhan-kebutuhan tsb diatur. Dalam hal ini, proses pengadaan akan dilakukan untuk proyek pembuatan website pembelajaran MPTI.

Dokumen procurement managament plan ini mengidentifikasi hal-hal seperti berikut:

1. Pendekatan yang digunakan oleh tim proyek untuk melakukan aktifitas perencanaan pengadaan barang selama proyek berlangsung pada bagian Procurement Management Plan.

2. Daftar komponen atau barang yang akan dibeli kepada pihk vendor pada bagian Procurement Definition.

3. Kontrak yang digunakan dalam melakukan pengadaan barang dengan vendor pada bagian Type of Contract to Be Used.

4. Resiko-resiko yang mungkin terjadi pada saat melakukan aktifitas pengadaan barang pada bagian Procurement Risk.

5. Pengelolaan resiko-resiko pada saat aktifitas pengadaan barang pada bagian Procurement Risk Management.

6. Menentukan biaya barang yang akan dibeli pada Cost Determination.

7. Standar dokumen yang diberlakukan pada saat aktifitas pengadaan barang di bagian Standard Procurement Document.

8. Batasan-batasan aktifitas pengadaan barang pada bagian Procurement Constraint.

9. Proses persetujuan kontrak pada bagian Contract Approval Process.

10. Kriteria barang-barang yang akan diterima oleh tim proyek pada bagian Decision Criteria.

11. Pengelolaan hubungan dengan vendor pada bagian Vendor Management.

12. Matrik performa atau pelayanan vendor pada bagian Performance Metrics.

Procurement Management Approach

Pendekatan yang kami lakukan untuk merencanakan proses pengadaan dalam proyek pembuatan website pembelajaran MPTI kami adalah dengan melakukan beberapa langkah yaitu:

1. Mendefinisikan apa saja barang-barang yang akan dibeli dari vendor.

2. Mengidentifikasi dan mengelola resiko-resiko yang mungkin terjadi pada saat melakukan aktifitas pengadaan barang.

3. Menentukan harga barang-barang yang dibeli untuk dikirimkan kepada vendor.

4. Standar yang diberlakukan untuk pendokumentasian aktifitas pengadaan barang.

5. Menentukan batasan – batasan aktifitas pengadaan barang.

6. Menentukan kriteria – kriteria barang yang akan diterima.

7. Merencanakan pengelolaan hubungan dengan vendor.

8. Matrik performa/pelayanan dari suatu vendor.

Procurement Definition

Tujuan procurement definition adalah untuk mendeskripsikan item apa saja yang akan dilakukan pengadaan. Berikut adalah list item yang dilakukan pengadaan dan merupakan item-item penting untuk kelengkapan dan kesuksesan proyek:

|Item |Justifikasi |Tanggal dibutuhkan |

|Domain |Dibutuhkan sebagai alamat dari website | |

| |pembelajaran yang akan dibuat; kami tidak membuat | |

| |item ini | |

|Hosting |Dibutuhkan untuk menyimpan data-data website | |

| |seperti database; kami tidak membuat item ini | |

|Laptop |Digunakan untuk mengatur website pembelajaran yang| |

| |akan dibuat; kami tidak membuat item ini | |

PROCUREMENT RISK

Berikut adalah daftar resiko yang mungkin dapat muncul selama proses pengadaan:

1. Harga produk yang dibutuhkan di pasaran sedang melonjak tajam yang melebihi rencana awal.

2. Vendor tidak mengirim produk yang tim proyek pesan pada waktu yang telah disepakati.

3. Terdapat kesalapahaman antara tim proyek dengan vendor sehingga berpengaruh pada jadwal pengiriman atau harga.

4. Produk yang telah diterima tidak memenuhi spesifikasi yang ditawarkan sebelumnya.

STANDARD PROCUREMENT DOCUMENTATION

Standar yang digunakan untuk mendokumentasikan semua langkah-langkah untuk melakukan proses pengadaan barang pada proyek portal Website Pembelajaran MPTI ini adalah dengan mengikuti standar yang juga dipakai kebanyakan perusahaan developing lain. Seperti pada proses untuk pembuatan proposal yang nantinya akan diserahkan kepada buyer yang mengikuti template Request for Proposal yang terdiri dari:

• Tujuan dari RFP

• Latar Belakang organisasi

• Kebutuhan dasar

• Spesifikasi hardware dan software yang diperlukan

• Kebutuhan spesifik lainnya (overview sistem, kebutuhan sistem, volume data dll)

PROCUREMENT CONSTRAINTS

Berikut adalah batasan-batasan yang ada dalam proses pengadaan kelompok kami:

• Biaya

Dalam proyek ini sudah terdapat anggaran dana yang telah disepakati oleh Project Manager dan owner proyek mengenai pengadaan barang. Apabila total biaya untuk pengadaan barang melebihi anggaran yang ditentukan maka harus dengan persetujuan owner proyek dan stakeholder lainnya

• Jadwal

Proses pengadaan barang harus dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan atau sebelum jadwal yang ditentukan. Apabila melampaui jadwal, maka dapat dipastikan penyelesaian proyek akan molor.

• Sumber Daya

Semua aktifitas pengadaan barang harus diatur oleh tim developer. Tidak ada personel outsourcing yang dibayar untuk mengatur proses pengadaan barang pada proyek Website Pembelajaran MPTI ini.

• Teknologi

Spesifikasi hardware yang dibutuhkan menjadi prioritas utama tim developer. Speseifikasi produk yang dibeli harus sama dengan yang disebutkan dalam dokumen ini. Untuk alternatif spesifikasi produk, harus mendapat persetujuan dari tim developer yang mempunyai kewenangan dalam ranah pengadaan barang ini.

Vendor Management

Dalam hal penyelesaian proyek, Project Manager lah yang bertanggung jawab dalam mengelola vendor. Untuk menjamin pengiriman yang tepat dan kualitas produk yang tinggi dari para vendor, PM akan bertemu dengan departemen kontrak dan pembelian serta dengan para vendor untuk mendiskusikan progress pada setiap item yang dilakukan pengadaan. Pertemuan dapat dilakukan dengan tatap muka secara langsung maupun melalui teleconference. Tujuan dari pertemuan-pertemuan ini adalah untuk mereview semua spesifikasi produk dan juga review terhadap kualitas nya. PM bertanggung jawab untuk menjadwalkan jadwal pertemuan secara mingguan hingga seluruh item telah dikirimkan dan telah memenuhi standar.

PERFORMANCE METRICS

Berikut adalah matriks yang mengindikasikan performa vendor atas proses pengadaan pada proyek ini:

|Vendor |Kualitas |Pengiriman Tepat|Kualitas |Biaya Pengembangan |Waktu |Biaya per Unit|Efisiensi |

| |Produk |Waktu |Dokumentasi | |Pengembangan | |Transaksi |

|XXX | | | | | | | |

Penilaian:

1 – Tidak Memuaskan

2 – Dapat ditolerir

3 – Memuaskan

Apabila terdapat penambahan vendor selama proyek pembuatan website ini berlangsung, maka dokumen ini dapat diperbarui sesuai dengan perubahan yang terjadi dan hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Project Manager.

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download