2 - Paiva
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TEST DRIVE
“GUIA RÁPIDO PARA CONHECER OS
RECURSOS BÁSICOS DO FINANCE V10”
.br
Test Drive - Guia Rápido para Conhecer os Recursos Básicos do Finance V10
Apresentamos a seguir o Test Drive com alguns exemplos dos recursos disponíveis que permitem uma visualização rápida do que o Finance tem para oferecer. Para esta apresentação, utilizaremos um banco de dados de testes, criado para uma empresa fictícia, já com alguns dados inseridos.
Iniciando o Finance
Para iniciar o Finance clique no ícone criado pelo programa de instalação em sua área de trabalho.
Utilize a opção da guia “Arquivo” opção “Abrir” ou clique no botão “Abrir” na barra de ferramentas (Início). Selecione o diretório onde foi instalado o programa (normalmente: c:\Finance) e selecione o arquivo JURI2009.FIN. Ao ser questionado sobre o usuário e senha de acesso informe “paiva” como usuário e mantenha a senha em branco, pressionando em seguida a tecla “OK”.
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Em seguida, aparecerá a tela de Saldos, que apresenta um resumo da situação da empresa, incluindo um gráfico do fluxo de caixa, considerando lançamentos de Contas a Pagar e Contas a Receber:
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Guia Cadastro
Com utilização da guia “Cadastros”, você tem acesso às funções de “Contas Correntes”, “Contas a Receber” (acessado também pelo botão “Contas a Receber” na barra de ferramentas), “Contas a Pagar” (o mesmo que o botão “Contas a Pagar” na barra de ferramentas), “Plano de Contas”, “Centros de Custos”, “Clientes”, “Fornecedores” e outros.
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Testando o Plano de Contas
Na guia “Cadastro”, selecione a opção “Plano de Contas” para visualizar, modificar e acrescentar tipos de despesas e receitas de seu negócio, para posteriormente classificar os lançamentos a serem realizados. O Plano de Contas, que é totalmente configurável pelo usuário, permite as importantes análises disponíveis no software.
Nesta tela pode-se cadastrar as receitas e despesas, em formato de árvore, com níveis e sub-níveis. Vamos testar este recurso, inserindo os sub-itens “Telefone Fixo” e “Telefone Móvel”, conforme figura abaixo.
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Clique na palavra “Telefone” (ficará marcado em azul) e clique no botão “Inserir...”. Na nova janela, digite em “Nome da Conta” o item de despesa “Telefone Fixo” e pressione o botão “OK”. Repita esta operação para o item de despesa “Telefone móvel”.
Para remover despesas e receitas, deve-se clicar no item a ser removido e posteriormente no botão “Remover” indicado na parte inferior da tela.
Testando Centros de Custos
Além de classificar uma transação pelo Plano de Contas, com o Finance é possível ainda classificar o item de receita ou despesa pelo Centro de Custo. Com o centro de custo é possível fazer a análise de resultados por projeto, setor ou unidade de negócio. Exemplos de classificação por centro de custo são:
- Uma empresa com várias lojas: Loja A e Loja B
- Uma empresa com várias obras: Obra A e Obra B
- Uma empresa que precisa avaliar resultados de setores específicos: Setor A e Setor B
A criação de itens de Centro Custo é feita da mesma forma que foi demonstrado para o Plano de Contas. Na figura abaixo pode ser observado a criação de dois sub-Centros de Custos no arquivo exemplo: Centro de Custo A e Centro de Custo XYZ. Para acessar o recurso de criação de centros de custos, selecione a guia “Cadastros”, opção “Centros de Custos”.
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Testando Contas Correntes
Na guia “Cadastro”, selecione a opção “Contas Correntes”, para visualizar a janela resumo de contas correntes, em que são listadas todas as suas contas, sejam elas correntes, conta caixa e contas de cartão de crédito.
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Nesta tela, podemos utilizar os botões:
• Lançamentos...: para visualizar as transações efetuadas naquela conta. Outra opção seria dar um duplo clique sobre a conta que desejamos visualizar.
• Nova...: para criar uma nova conta. Deve-se informar os seguintes dados: Tipo de Conta, Moeda, Nome da Conta, Banco, Agência, Conta, Data Abertura, Limite e Juros de Cheque Especial, se for o caso. As informações contidas nas demais seções Dados da Agência, Dimensões do Cheque e Boleta e Home e Internet Banking são opcionais e podem ser preenchidas posteriormente.
• Editar...: para editar uma conta pré-existente.
• Imprimir: para imprimir os dados da janela resumo. Caso queira imprimir os saldos em uma determinada data utilize o campo “Saldos Até:”.
• Conciliação: para conciliar sua conta corrente com o arquivo de extrato, de cobrança e ainda receber dados obtido através de seu Internet ou Home Banking. As opções disponíveis são: Conciliar extrato conta corrente, Conciliar extrato cobrança, Conectar e Verificar chegada de arquivos OFX/OFC. (Consulte sobre bancos compatíveis e configurações necessárias para o correto funcionamento.)
Para visualizar as transações ou fazer novos lançamentos nas contas deve-se dar um duplo clique sobre a mesma ou selecioná-la e clicar em “Lançamentos...”.
Veja, por exemplo, os lançamentos da conta corrente do Banco ABC:
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Nesta tela, podemos visualizar as transações convertidas em outra moeda ou indicador, utilizando, por exemplo, o dólar (Botão “Converter”) e também gerar um gráfico com a evolução dos saldos.
Observa-se que todos os lançamentos estão classificados por tipo (item do Plano de Contas) e Centros de Custos. Isso é importante para que você possa aproveitar os recursos de análise disponíveis no Finance.
Para realizar um novo lançamento, clique na linha em branco e preencha os campos necessários.
Para fechar a janela pressione o botão “Sair”. Em seguida feche a janela resumo de contas pressionando o botão “Sair”.
Contas a Receber
Para acessar o “Contas a Receber”, clique na guia “Cadastros”, opção “Contas a Receber”. Além dos botões Remover, Converter, Gráfico e Plano de Contas tem-se:
• Periódicos...: permite efetuar lançamentos com as seguintes periodicidades: diários, semanais, quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais.
• Boleta...: para acessar a janela de preenchimento de Boletas pré-impressas.
• Transação: para calcular juros de recebimento em atraso, colocar em desconto, fazer uma divisão ou rateio, transferir transação para conta em cobrança, gerar boleta e transferir para remessa.
• Receber...: para recebimento de um valor, devendo-se selecionar a transação a ser creditada, pressionar o botão “Receber” e informar a conta corrente na qual o lançamento será creditado.
Inicialmente vamos receber todas as transações pendentes existentes em “Contas a Receber”, utilizando o botão “Contas a Receber” e selecionando um dos bancos que estiverem disponíveis. Após estes recebimentos, a tela estará vazia. Em seguida, vamos fazer um lançamento, preenchendo:
- Data : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 20/07/2009)
- Descrição : Empresa Cliente A
- Crédito : 1.000,00
- Tipo : Receitas Vendas
- Centro de Custo : Centro de Custo A
- Vencimento : data de hoje + 10 dias (nas telas abaixo, utilizamos 20/07/2009)
Note que a primeira data, que é a data prevista para a transação é igual à data do vencimento, ou seja, esperamos que a Empresa Cliente A nos pague no dia do vencimento. Caso necessário poderemos reprogramar a primeira data (em casos de antecipação ou atraso do recebimento).
Clicar na linha de baixo ou apertar a seta para baixo, para introduzir o lançamento, e sua tela ficará semelhante à figura abaixo. Para fechar esta tela clique no botão “Sair” no canto inferior direito.
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Contas a Pagar
Para acessar o “Contas a Pagar”, clique na guia “Cadastros”, opção “Contas a Pagar”. Além dos botões Remover, Lançar Lotes, Converter, Gráfico e Plano de Contas tem-se:
• Periódicos...: permite efetuar lançamentos com as seguintes periodicidades: diários, semanais, quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais.
• Despesas Mensais...: permite cadastrar despesas que serão lançadas mensalmente, como as despesas fixas existentes.
• Cheques...: para acessar a janela de preenchimento de Cheques. Pode-se escolher a cidade o tipo de impressão (Folha de Cheque Avulsa ou Folha Solta) e ainda selecionar o banco a ser utilizado.
• Pagar...: para efetuar o pagamento de um determinado valor, devendo-se selecionar a transação a ser paga, pressionar este botão e informar a conta corrente para a qual o lançamento será transferido. Ao se pagar uma conta cria-se automaticamente um cheque com os dados fornecidos, sendo que o mesmo poderá ser impresso ou apagado posteriormente.
• Divisão…: permite fazer a divisão ou rateio de uma transação.
Inicialmente vamos pagar todas as transações pendentes existentes em “Contas a Pagar”, utilizando o botão “Contas a Pagar” e selecionando um dos bancos que estiverem disponíveis. Após estes pagamentos, a tela estará vazia. Em seguida, vamos fazer um lançamento, preenchendo:
- Data : data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 25/07/2009)
- Descrição : Empresa Telefonia
- Débito : 500,00
- Tipo : Telefone Fixo
- Centro de Custo : Centro de Custo A
- Vencimento : data de hoje + 15 dias (nas telas abaixo, utilizamos 25/07/2009)
Clicar na linha de baixo ou digitar a seta para baixo, para salvar o lançamento.
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Para fechar a janela utilize o botão “Sair”.
Testando Fluxo de Caixa
O “Fluxo de Caixa” permite visualizar gráfico convencional (linear), em forma de planilha ou em um gráfico tridimensional levando-se em conta as contas desejadas: correntes, contas a pagar, contas a receber e cartão de crédito. Pode-se optar por quatro tipos de fluxo de caixa: Diário, Diário com Tipos (para visualizar receitas e despesas classificadas pelo Plano de Contas), Mensal e Tridimensional.
Faremos um exemplo simplificado para fins ilustrativos. Clicar na opção da guia “Analisar” opção “Fluxo de Caixa”. Em seguida, vamos selecionar “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”: clique uma vez sobre a mesma (fica na cor azul) e pressione em seguida o botão “Selecionar”. Escolha o tipo de gráfico “Fluxo Diário”, o período já é selecionado automaticamente como sendo uma semana antes da data atual e três semanas depois da data atual, em seguida clique no botão “Atualizar”. Aparecerá um gráfico que apresenta as transações lançadas anteriormente em “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”, conforme figura abaixo. Clique no botão “Planilha” para visualizar os dados em formato de relatório.
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Faremos agora uma simulação: se fizermos uma suposição em que as contas a receber não sejam quitadas, o saldo final será negativo. Portanto precisarei de recursos para honrar minhas contas a pagar. Será que os recursos das “Contas Correntes” irão suprir esta questão?
Na árvore de contas, clique uma vez em “Contas a Receber” e, em seguida, no botão “Remover”. Clique em “Atualizar” e verá um gráfico com um saldo negativo de R$ 500,00. O resultado está apresentado na figura abaixo.
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Agora vamos simular o fluxo de caixa considerando os recursos disponíveis nas contas correntes. Clique em “Contas Correntes”, pressione “Selecionar” e em seguida “Atualizar”.
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Os recursos das contas correntes foram suficientes para honrar todos nossos compromissos mesmo não havendo recebimentos.
Faça os testes utilizando também os outros tipos de fluxo de caixa. O “Fluxo Diário com Tipos”, por exemplo, oferece uma planilha com toda a distribuição de receitas e despesas diárias por tipo do Plano de Contas. Selecione todas as contas e informe o período entre 20/07/2009 e 26/07/2009, conforme abaixo:
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Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.
Testando a Ferramenta de EIS (Enterprise Information System)
Faremos agora uma análise das receitas e despesas da empresa. Chamar a opção da guia “Analisar”, opções “Receitas e Despesas”. Clicar duas vezes na árvore sobre “Contas Correntes” para que se possa visualizar todas as contas correntes, marcar o banco “Internacional”, clicando uma vez sobre ele e apertando o botão “Selecionar”. Agora vamos selecionar na seção “Despesas”, “Despesas Fixas”, o item “Telefone”, clicando sobre ele e apertando o botão “Selecionar”. Selecionar o Tipo de Gráfico “Barra Anual” e marque o período de 2002 a 2003. Apertar o botão “Atualizar”.
Neste ponto o Finance apresenta os dados referentes a todas as despesas com telefone nos anos de 2002 a 2003.
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Em seguida vamos selecionar outro tipo de gráfico “Barra Anual Convertida” e pressione o botão “Atualizar”. Você será questionado sobre um indicador de comparação, selecione o “Dólar Comercial (Venda)” clicando sobre ele e pressionando o botão “OK”. O gráfico que se apresenta mostra as despesas em dólar, com telefone, nos anos de 2002 a 2003.
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Selecione agora o tipo de gráfico “Torta Anual Convertida” e mantenha o ano de 2002. Pressione o botão “Atualizar” e você será novamente questionado sobre o indicador de comparação. Selecione o Dólar Comercial (Venda) novamente e o Finance 2009 lhe apresentará a distribuição mensal de gastos com telefone no ano de 2002.
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Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.
Testando a Análise de Plano de Contas
Faremos agora uma análise das receitas e despesas da empresa, relacionadas aos tipos do Plano de Contas. Clicar na opção da guia “Analisar”, opçao “Plano de Contas”. Selecione “Contas a Pagar” e “Contas a Receber”, clicando uma vez nos mesmos e apertando o botão selecionar. Agora vamos selecionar, na seção “C. Custo”, os centros de custos que deverão ser analisados (ex.: selecionar o termo “Centro de Custo A”), seguindo o mesmo procedimento já especificado. Selecione o período de 06/2009 a 08/2009. Aperte o botão “Atualizar”. Veja a figura abaixo.
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Para fechar esta janela, clique no botão “Sair”.
As demais ferramentas de cadastros e análise poderão ser testadas de forma semelhante. Qualquer dúvida sobre as ferramentas e recursos disponíveis acesse ou entre em contato com nossa equipe de atendimento técnico.
Estamos à disposição para quaisquer questões.
Cordialmente,
Paiva Piovesan
E-mail: paiva@.br
Telefax: (31) 3275-1183
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