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21017553773606PagamentosProcessos e ConformidadeDezembro/2014 Rev.0 00PagamentosProcessos e ConformidadeDezembro/2014 Rev.0 SUM?RIOSumário TOC \o "1-3" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc490494505" I.OBJETIVO PAGEREF _Toc490494505 \h 3 HYPERLINK \l "_Toc490494506" II.ALCANCE DA APLICA??O PAGEREF _Toc490494506 \h 3 HYPERLINK \l "_Toc490494507" III.REFER?NCIAS PAGEREF _Toc490494507 \h 3 HYPERLINK \l "_Toc490494508" IV.MODIFICA PAGEREF _Toc490494508 \h 3 HYPERLINK \l "_Toc490494509" V. DIVULGA??O4VI. RESPONS?VEIS............................................................................4 HYPERLINK \l "_Toc490494510" VII.PROCEDIMENTOS4 HYPERLINK \l "_Toc490494511" i.Passo-a-Passo4 HYPERLINK \l "_Toc490494513" ii.Fluxo - Processos e subprocessos7 HYPERLINK \l "_Toc490494514" VIII.DOCUMENTO8OBJETIVOEsta norma define as regras e padr?es, bem como o fluxos e responsabilidades realizados para efetiva??o do processo de pagamentos. ALCANCE DA APLICA??O Esta norma abrange a todos os colaboradores da EMBRAPII, que solicitarem pagamentos. REFER?NCIASRegulamento de compras, contrata??o de obras servi?os e aliena??o de bens;Regimento Interno da EMBRAPII Art. 12; Contrato de Gest?o;Contrato SEBRAE.MODIFICAEsta é a Vers?o I da norma. As altera??es posteriores dever?o ser aqui registradas.As revis?es dever?o ser realizadas a cada 12 meses.DIVULGA??OEsta norma será divulgada a todos os colaboradores da EMBRAPII em ....../....../....... e a todos novos colaboradores contratados.Este POP será divulgado na rede da EMBRAPII: Z:\Institucional\Processos\2. POPs - ProcedimentosRESPONS?VEISResponsável pela cria??o do POP: Setor Financeiro;Responsável pela aprova??o do POP: Diretor de Planejamento e Gest?o.PROCEDIMENTOSPasso-a-Passo PagamentosEmiss?o da solicita??o de pagamento Contratos e comprasOs documentos comprobatórios da contrata??o, a nota técnica assinada pelo fiscal do contrato, a nota fiscal e/ou o boleto, s?o anexados e entregues à SAF para verifica??o. Aten??o aos prazos de vencimento, se for o caso.Reembolso A solicita??o de reembolso é preenchida pelo colaborador. Os comprovantes, a nota fiscal/recibo e o boleto (quando houver) s?o anexados à SR (Solicita??o de Reembolso) e encaminhados à SAF.Formulário de Solicita??o de Diárias e PassagensA SDP (Solicita??o de Diárias e Passagens) é preenchida pelo colaborador ou pela secretaria, no caso de diárias solicitadas para os diretores, e é anexada às cota??es de passagens, que s?o entregues à SAF para conferência. Folha de pagamentoA folha de pagamento é emitida pelo departamento setor de pessoal e é encaminhada ao chefe coordenador para conferência.Consultores O RPA é emitido pela contabilidade e é encaminhado ao chefe coordenador para conferência.Repasse às UnidadesQuando 1? RepasseO técnico responsável pela unidade credenciada, na Diretoria de Opera??es, confere e valida a documenta??o do processo (solicita??o da institui??o interessada, solicita??o pela Diretoria de Opera??es e demais documentos comprobatórios da regularidade fiscal, por meio de upload no Sistema Ticket da EMBRAPII) como identificado no POP-OPE-004. Ent?o, o processo é encaminhado à SAF. Quando já houveram repasses para UEO técnico responsável pela unidade confere e valida a presta??o de contas enviada pela mesma, e ent?o, o processo é encaminhado à SAF, contendo a solicita??o e aprova??o da Diretoria de Opera??es e demais documentos de regularidade fiscal da institui??o beneficiada.Verifica??o de Documentos na SAFContrato e comprasA SAF verifica se as certid?es de comprova??o de regularidade fiscal est?o em diavigentes, e se todos os documentos citados no item “1.1” est?o presentes na solicita??o de pagamento.. ReembolsoA SAF verifica se a SR está de acordo com os limites e normas previstas no Regulamento de Compras, Contrata??o de Obras e Servi?os e Aliena??o De de Bens Dda EMBRAPII, e se todos os documentos, citados no item 1.2, e assinaturas est?o presentes.Solicita??o de Diárias e PassagensA SAF verifica se o pagamento está de acordo com os limites e normas previstas no Regulamento de Compras,Contrata??o de Obras e Servi?os e Aliena??o dDe Bens Dda EMBRAPII, bem como se encontram em conformidade aos valores definidos, em Resolu??o de Diretoria e se todas as assinaturas est?o presentes. Folha de PagamentoO chefe coordenador confere a folha de pagamento e se estiver correta, ele a encaminha ao financeiro para registro do pagamento no sistema, Questor Empresarial, e no banco. ConsultoresO RPA é conferido pelo chefe coordenado e se estiver correto é encaminhado ao financeiro para agendamento.Repasse às UnidadesPrimeiro, a SAF verifica se consta na solicita??o de repasse, a autoriza??o do Diretor de Opera??es juntamente com a assinatura do Técnico responsável pela UE (Unidade EMBRAPII). Depois, verifica-se se est?o válidas as CNDs (Certid?o Negativa de Débitos) referentes aos CNPJs da UE e, quando houver, da funda??o gestora financeira que constam no Termo de Coopera??o e na Procura??o vigente.Solicita??o de pagamento está acordo com as normas e padr?es definidos no Regulamento de Compras, Contrata??o de Obras e Servi?os e Aliena??o de Bens da EMBRAPII e na Legisla??o vigente? SIMO documento é encaminhado ao financeiro para verifica??o.FinanceiroConfirma-se se o documento apresenta todas as assinaturas necessárias, respeitados os limites previsto nos regramentos internos. Verifica-se a existência de recursos em caixa disponíveis para pagamento, providenciando devidos resgates por cotas.A solicita??o de pagamento está com todas as assinaturas devidamente preenchidas? SIMEnt?o, é verificado se as CNDs est?o em diavigentes.As certid?es est?o em dia? SIMO pagamento é lan?ado no sistema, conforme o item 8 que segue abaixo.As assinaturas n?o est?o devidamente preenchidas ou as certid?es n?o est?o em dia?O documento retorna para área responsável, para sanar esta pendência. Lan?amento de pagamentos no sistemaCom os dados e documentos conferidos, a solicita??o de pagamento segue para lan?amento no Questor Empresarial, conforme o passo a passo a seguir: Questor Empresarial > Financeiro > Contas a pagarFornecedor > Filial > Espécie > Documento Fiscal > Data Lan?amento > Data Emiss?o > Carteira > Forma Pagamento > Valor do Título > Referente > Detalhamento de Parcelas > Valor Parcela > Data VencimentoResponsável por esta atividade: Financeiro.Emiss?o do Relatório “Fluxo de Caixa Previsto”Após o lan?amento dos pagamentos no sistema, emite-se o relatório “Relatório Fluxo de Caixa Previsto”, no caminho abaixo e o anexa ao processo de pagamento. Questor Empresarial > Financeiro > Relatórios > Fluxo de Caixa Previsto > Data de Emiss?o AgendamentoDepois de inserido no sistema, a pagamento é lan?ado no banco através do gerenciador financeiro do Banco do Brasil. , Setor Público e outras Atua??es > Empresarial > Corporate > Gerenciador Financeiro > Chave J > SENHA > CONTATransferênciaVerifica-se se a conta do destinatário já foi cadastrada no caminho:Conta BB: Transferências > Contas Favorecidas de Crédito BB > Consulta cadastradasOutros Bancos: Transferências > Contas Favorecidas de Créditos Outros Bancos > Consulta cadastradasCaso a conta n?o tenha sido cadastrada, segue o passo-a-passo para o cadastro: Conta BB: Transferências > Contas Favorecidas de Crédito BB > CadastramentoOutros Bancos: Transferências > Contas Favorecidas de Créditos Outros Bancos > CadastramentoObs: No ato do cadastro, vai aparecer um Termo de Cadastramento de contas favorecidas. Este termo deverá ser impresso e assinado pelo outorgado e o mesmo deverá ser encaminhado ao banco para libera??o do cadastro. Depois de liberado o cadastro, será feito o registro do agendamento.Caso a conta do favorecido já tenha sido cadastrada, o a transferência segue para o registro do agendamento, conforme o passo-a-passo abaixo:Conta BB: Transferências > Banco do Brasil > Entre contas Correntes BB Outros Bancos: Transferências > Outros Bancos > TEDBoletoO Boleto é agendado no caminho:Pagamentos > Com código de barras > Boletos, Convênios e outrosGPSA GPS é agendada no caminho:Pagamentos > Sem código de barras > GPS DARFO DARF é agendado no caminho:Pagamentos > Sem código de barras > DARFRelatório de transa??es pendentesDepois de realizados os registros de agendamento, emite-se o relatório de transa??es pendentes, que será anexado ao processo de pagamento, no endere?o:BB > Pagamentos > Transa??es PendentesAgendados os pagamentosO Relatório Fluxo de Caixa previsto, o relatório de transa??es pendentes, o comprovante de agendamento e a solicita??o de pagamento, s?o encaminhadas ao Chefe Coordenador para conferência.Conferência do processo de pagamentoO Chefe Coordenador confere os lan?amentos, saldos e documentos. Responsável pela atividade: Chefe-CoordenadorTodos os lan?amentos e saldos est?o corretos? SIM.Sendo constado que todos os lan?amentos e saldos est?o corretos, o Chefe Coordenador procederá da seguinte maneira:1? - assina o Relatório Fluxo de Caixa Previsto; 2? - assina os registros de agendamentos no gerenciador financeiro do banco, quando lhe compete, de acordo com os limites estipulados na procura??o vigente, que ser?o listados no item 14; e3? - encaminha o processo de pagamentos ao Superintendente Administrativo Financeiro.Todos os lan?amentos e saldos est?o corretos? N?O.O processo de pagamento retorna ao financeiro para corre??o.O Superintendente confere o processo. Se o processo estiver correto, o Superintendente assina o relatório e o encaminha aos diretores competentes, quando for o caso, de acordo com os limites estipulados nas procura??es vigentes, que seguem abaixo:Até 30 salários mínimosDois procuradores podem autorizar o agendamentoNeste caso, depois de o chefe coordenador realizar a primeira assinatura no gerenciador financeiro, o Superintendente faz a segunda assinatura, e assim, o pagamento é agendado.Acima 30 salários mínimosDois diretores dever?o autorizar o pagamentoNeste caso, o agendamento deverá ser autorizado pelo Diretor de Planejamento e Gest?o em conjunto com o Diretor de Opera??es ou o Diretor Presidente. Acima de 1.000.000,00Neste caso, o pagamento deverá ser assinado pelo Diretor de Opera??es, ou pelo Diretor de Planejamento e Gest?o em conjunto com o Diretor Presidente.Os Procuradores e, quando for o caso, os Diretores competentes assinam o agendamento no banco e ent?o, o processo é devolvido ao financeiro.Retorno do processo ao FinanceiroA solicita??o de pagamento é anexada ao comprovante de agendamento e é inserida na pasta de vencimentos, onde permanecerá até a efetiva??o do pagamento. Responsável pela atividade: Financeiro.Efetiva??o do pagamentoQuando chega aà data de vencimento e o pagamento é efetivado, o comprovante do mesmo é anexado. Retira-se, ent?o, uma cópia da solicita??o de pagamento da nota fiscal, boleto e/ou fatura e seu respectivo comprovante, que será encaminhada à Contabilidade. Responsável pela atividade: Financeiro. Registro ContábilO registro contábil do pagamento é realizado no Questor Tributário, no caminho:Questor Tributário > Contabilidade > Lan?amentos Data / Débito / Crédito / Histórico / ValorResponsável pela atividade: ContabilidadeBaixaA baixa dos pagamentos é realizada diariamente no caminho:Questor Empresarial > Financeiro > Baixas de TítulosConferência de saldosA conferência de saldos é feita diariamente no sistema, confrontando os saldos presentes no relatório “Conta Corrente” com o extrato bancário. Os saldos devem ser iguais ao fim de cada dia. Depois de lan?ados e baixados os pagamentos e recebimentos, os saldos s?o conferidos no relatório de Conta Corrente no seguinte caminho: Financeiro > Relatórios > Extrato Conta Corrente > Conta correnteArquivoPor fim, o documento original junto com seus devidos comprovantes, s?o entregues ao estagiário da SAF para arquivo do processo.Responsável pela atividade: Gestor do contratoCONTROLE DE REVIS?ESVers?oDescri??o1.0Documento original2.0Alinhamento com revis?o do Mapeamento do Processo FLUX-026Aprovado em: ______ / ________ / ________/ Aprovado por: ___________________________________________ ................
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