BIENVENIDO



MODULO 1

Eventos

Evento. Definiciones e ítems por considerar. Historia. Panorama actual. Tips e información. Tipos de mensajes emitidos por los eventos. ¿Cómo trabajar en eventos? Tipos de eventos. Clasificación de eventos. Característica de los eventos empresariales y sociales.. Eventos por turismo, turismo por evento.

Evento

Definición del diccionario:

Acontecimiento, suceso. Eventualidad.

Del latín:

Eventus-casual, que significa “lo que sucede imprevistamente”. “una contingencia de realización incierta”

Definición más precisa:

Es un conjunto de acciones programadas, destinadas a la concreción de uno o más objetivos (económicos, sociales, de imagen, etc.) que se materializan en distintos tipos de actividades según necesidades y fines específicos de la empresa o institución.

Historia

La creación de asociaciones y organizaciones crece de las necesidades específicas de un grupo como es el caso de la república mexicana en el siglo vii, cuando diversas culturas se reunieron con el fin de tratar asuntos probablemente gastronómicos en la ciudad de xochicalco. En este lugar se levantó un monumento histórico con el objeto de reunir a diferentes representantes de culturas de esa época.

El interés de formar organizaciones también surge en otros países como en Europa en 1560. Durante el renacimiento se tuvo el propósito de difundir los conocimientos de la época sin contar con los medios para ello, por lo que se creó la academia secretorum naturae en Nápoles.

Más tarde, en el siglo VIII se crearon asociaciones en roma, Florencia y parís, originando a fines del mismo siglo que en Londres se formara la royal society.

• 1644: en Westfalia se realiza la convención intergubernamental que dura 4 años.

• 1681: en roma se lleva a cabo un congreso de la organización médica internacional que dura 2 años.

• 1929: en México se realiza el evento de la asociación de agentes de boletos de ferrocarriles americanos, organizado por la asociación de hoteles y cámara de comercio americana con una cantidad aproximada de 100 asistentes.

• 1930-1935: en México se realizan convenciones y eventos organizados por compañías de seguros y el Rotary club internacional con una cantidad aproximada de 5000 asistentes.

• 1936: en estados unidos se realiza un encuentro organizado por la asociación de hoteles hexanos y americanos.

• 1941/1951: se suspenden los eventos por la 2da. Guerra mundial

• 1952-1966: en estados unidos se llevan a cabo convenciones organizadas por la industria electrónica, automotriz y agrícola.

• 1972: en México se realizan convenciones organizadas por el club de leones internacional con una asistencia de aproximadamente 26.000 personas.

Panorama actual

Podemos decir que el evento es uno de los recursos del futuro, veamos por qué:

• Por los ingresos que genera

• Por ser una fuente de trabajo para gran cantidad de personas

• Por la posibilidad de negocios que se concretan

• Por los contactos que se amplían

• Por el costo por contacto menor al de cualquier herramienta de comunicación actual

Tipos de eventos:

• Empresariales: tienen una trascendencia pública. Se orientan a obtener un rédito económico, de imagen, cultural, etc.

• Sociales: ámbito privado, familiar o de relaciones humanas.

Clasificacion de eventos

• Culturales, educativos, formativos: el objeto de estos es informar, difundir, formar, capacitar, enriquecer el intelecto de quienes participan.ej: colaciones de grado / actos académicos / homenajes y conmemoraciones / entrega de premios / descubrimiento de placas / institución de una beca o premio / vernissages / conferencias-seminarios-congresos

• Artísticos: su fin es el de entretener, enriquecer el espíritu de los que asisten, dando a conocer distintas culturas, épocas, creaciones y artistas.ej: espectáculos de teatro / mimo / danza / coros / presentación de libros, CD, videos / festivales / concursos de arte, danza, música, cine / conciertos

• Comerciales / empresariales: son los que plantean las empresas como parte de su estrategia de marketing con fines comerciales, ya sea para lanzar un producto al mercado, dar a conocer novedades de servicios a fin de aumentar sus ventas, fidelizar el cliente externo e interno o para mantener, modificar o valorizar la imagen, imponer una marca, una tendencia. Ej: desfiles de moda / inauguraciones / lanzamientos de productos / showrooms / congresos / ferias y exposiciones / jornadas / workshops / degustaciones / desayunos de trabajo / promociones / aniversarios / fiestas de fin de año / visitas a planta / viajes de incentivo

• Sociales: en general son de carácter festivo y trascienden a las personas que asisten al mismo. Ej.: aniversarios / bodas / bautismos / festejos / reuniones amistosas y / o familiares / graduaciones / despedidas / inauguración de una casa / country / cumpleaños

• Deportivos: tienen relación con el desarrollo del espíritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas para el deporte, para incentivar la actividad y contribuir a una mejor calidad de vida y ocupación del tiempo libre y la sana competencia. Ej.: campeonatos / clínicas / concursos / olimpiadas / maratón

• Políticos: pueden ser de índole oficial, como por ejemplo la asunción de un funcionario o político como los que se realizan para dar a conocer la ideología de un partido o la plataforma de un político. Ej.: campañas proselitistas / concentraciones / desfiles / manifestaciones callejeras

Actos institucionales:

• En eventos a los que se invita a funcionarios de gobierno o del ambito diplomático es necesario canalizar a través de sus agentes de ceremonial y protocolo los mecanismos necesarios en cuanto a programación, fechas y ubicación de concurrentes.

• Si el evento prevé una serie de discursos para su inauguración, el orden de exposición de los oradores debe ser inverso, de menor a mayor jerarquía.

• Es fundamental que la cantidad de publico asistente este asegurada en el mayor porcentaje posible mediante confirmación telefónica.

• Aspecto distintivo en la difusión: cobertura periodística del evento que incluya notas a las autoridades asistentes.

Mega evento: mega proviene del griego que significa grande o ampliación. Se denomina así a todo evento de gran magnitud, tanto por la duración, por la programación, por la cantidad de participantes o público como por la trascendencia que pueda tener. Son ejemplos de mega eventos los mundiales deportivos, los festivales musicales y las reuniones de un mínimo de entre 3000 y 4000 personas.

¿Cuáles son los cuidados que se deben tener?

No todas las calles, ciudades, estadios o clubes están preparados para una cantidad de público mayor que el previsto para el uso normal, por lo que se deben tener en cuenta, muy especialmente.

• Los accesos y salidas

• Salidas de emergencia

• La buena visibilidad

Muchas veces se construyen gradas, vallados, muy improvisados, si bien todo es efímero y se arman para uno o varios días, por supuesto no es algo definitivo, pero igual se deberá reforzar el cuidado en ese aspecto.

También están las personas que desean acercarse más a su ídolo o que desean adelantarse o no ven bien y saltean butacas o gradas sin prestar mayor atención, para esto es fundamental contar con el correspondiente personal de seguridad y vigilancia, siempre profesionalizados.

Problemas más frecuentes:

• Personal de seguridad que se extralimita

• Salidas de emergencia bloqueadas

• Teléfono con candados

• Gradas que se caen o se desploman o se rajan por la cantidad de peso que soportan, a veces por no estar bien colocadas o por no tener adecuados cerramientos y anclajes.

• Aglomeración de personas en accesos

• Mala señalización

• Escasez de sanitarios o mal cuidados

• Poca iluminación para las salidas de emergencia

• Insuficiente señalización

• Personal improvisado

• Reventa de entradas

• Pocos acomodadores

Sugerencias:

• Solicitar los permisos correspondientes

• Estructuras realizadas por profesionales

• Control de las construcciones

• Refuerzo de sanitarios, agua y personal de limpieza y mantenimiento.

• Personal de seguridad

• Prueba de equipos

• Buena señalización: es ideal trabajar con colores y sectorizar:

• Marcar las entradas

• Señalar las puertas de acceso

• Distinguir las gradas y el personal con la vestimenta o algún detalle especial, algo tan simple que evita preguntas y pérdidas de tiempo.

Conferencia: es una reunión en la que una o varias personas exponen en torno a un tema determinado. Generalmente, las conferencias tienen lugar en un recinto cerrado donde el público está sentado. El auditorio debe estar preparado para solamente escuchar, la comunicación va en un sólo sentido. La difusión previa se hace a través de las secciones específicas de los diarios o en medios especializados. Muchas son gratuitas, siempre hay un presentador que, con unas breves palabras, da el perfil del que más adelante hablará. Es necesario que el organizador de la misma conozca la duración de la disertación y las necesidades del orador de equipamiento técnico, como parlantes y micrófonos. También si requerirá retroproyector, videos o PC, para hacer más amena la charla o para visualizar mejor los demás temas propuestos.

Video conferencia: es la difusión en forma simultánea y en diversos lugares de una misma conferencia. Podremos recordar las conferencias organizadas por Osde en forma conjunta en Buenos Aires (desde donde se transmite), Córdoba y Mar del Plata. Lo mismo con cualquier otra ciudad o país. Luego se organizan las preguntas. Generalmente se fija un tiempo determinado a cada ciudad para dar la posibilidad a todos de participar.

Coloquio: a diferencia de la asamblea, es una reunión informal en la que expertos o profesionales de diversas disciplinas exponen sus conocimientos, se discute el tema propuesto y puede o no llegarse a un acuerdo. Es un intercambio de ideas de difusión pública.

Seminario: es una reunión de estudio. Sobre un tema determinado cada disertante expone en forma individual desde su área específica o desde su punto de vista. El tema propuesto se desarrolla integralmente y en profundidad. Los disertantes no necesitan estar de acuerdo ni divergir. Al finalizar puede entregarse un certificado que acredita la participación.

Simposio: del griego, “simposium”. Eran los almuerzos que realizaban los médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico o un tratamiento. Actualmente designa la reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que dominan una profesión y tratan un tema específico cuyo propósito es exponerlo con ideas o puntas de vista divergentes ante un auditorio que comparte ese interés. Cada uno de ellos exponen en forma individual, coherente y sucesivamente durante 15 a 20 minutos, a veces coordinados por un moderador.

Mesa redonda: en dinámica de grupos, esta denominación es para reuniones similares al simposio pero los exponentes tienen puntos de vista divergentes, diferentes u opuestos, lo que los lleva a debatir. Tiene una duración entre 50 a 60 minutos. Participan entre 4 y 6 personas y siempre es conducida por un coordinador, el cual hace las presentaciones de cada participante y le da 10 minutos a cada uno para su exposición. Al finalizar la misma se ofrece un espacio para preguntas.

Panel: tiene dos acepciones. Desde el punto de vista de la dinámica grupal, es la reunión en la que un grupo de hasta ocho personas conversan libremente entre sí, para dar su opinión sobre un tema determinado; no disertan sino que debaten de una manera informal, actúa siempre un orador que les va dando la palabra y marcando los tiempos durante un periodo aproximado de una hora. Al finalizar los participantes pueden sintetizar sus ideas y se ofrece un espacio al auditorio para las preguntas.

Workshop: del inglés: reunión de trabajo. El término nace de las reuniones de turismo pero se ha extendido a todo aquello que sea trabajo de taller. Es para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Puede hacerse en los salones de un hotel. Cada expositor ofrece un espacio de diálogo y de información a los profesionales del rubro. Es una reunión cerrada, por invitación.

Foro: es una reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los participantes quienes posteriormente discuten o responden a temas específicos de sus ponencias con el auditorio. Generalmente tiene lugar al finalizar un simposio o mesa redonda y los integrantes deben manifestar conceptos opuestos. Cada uno habla durante unos 2 o 3 minutos. Lo mismo ocurre en un simposio, en el que todos tienen ideas divergentes. No hay disertantes que configuren un panel y el espacio físico es más amplio, es abierto, como un auditorio.

Debate: es una reunión informal que dura 50 o 60 minutos en la que un grupo de entre 10 a 20 personas intercambian ideas y suele ser guiada por un moderador o conductor. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo con sus reglas de tiempo y temas de discusión. Puede ser presenciada por el público y aún transmitida directamente por medios de difusión.

Un coordinador de festivales puede ser protagonista de muchas tareas dentro del mismo. Veamos cuáles pueden ser algunas de ellas:

- Coordinación de mesas redondas:

Es habitual que en los festivales se organicen diferentes encuentros, es por eso que creemos necesario tener algunas cuestiones en cuenta con respecto a su coordinación.

- Con respecto a las necesidades técnicas:

1. Contar con buena luz y sonido es fundamental.

2. La ubicación de los integrantes de la mesa debe ser privilegiada.

3. Cada uno debe tener su vaso con agua.

4. Si utilizan papeles deben estar en buenas condiciones. Se puede unificar la imagen ofreciéndoles carpetas donde colocarlos para el momento de la exposición.

- Con respecto al coordinador

1. Debe tener voz clara y segura.

2. Debe conocer los temas que se expondrán, como así también a los expositores.

3. Debe ser buen moderador y no querer sobresalir o hablar más de lo necesario.

- Posibles desarrollos.

Si sólo serán ponencias debe saber exactamente el orden de los expositores y presentarlos.

Si la mesa redonda se abre a preguntas del público, al comienzo del encuentro se pedirá al mismo que las anote en tarjetas o papeles y que al finalizar se las entregue al coordinador o al asistente de sala que pasará a retirarlas. Luego el coordinador las ordenará de acuerdo a los temas, y se las leerá a los expositores.

Cómo organizar un debate

Si la mesa redonda se abre a debate, luego de la exposición y de haber sido planteada la consigna con claridad, el coordinador tomará nota del turno de cada participante (según vayan levantando la mano) e irá anunciándolos en orden. Este procedimiento será comentado al público al comienzo del encuentro por el coordinador. Quien sea responsable de llevar la lista no debe ser el moderador

• EL COLOQUIO

Descripción

1. Debate en presencia de un auditorio.

2. Comprende entre 6 y 8 personas (tres o cuatro representantes del auditorio; una, dos, tres o cuatro personas-recurso o expertos).

3. Animado y dirigido por un moderador.

Distintas funciones

1. El moderador dirige el desarrollo del coloquio.

2. Los representantes del auditorio hacen preguntas, expresan opiniones y sugieren aspectos a ser tratados por el o los expertos.

3. Los expertos responden a las preguntas, expresan sus opiniones y, en suma, ayudan al grupo a profundizar en el tema.

4. El resto del grupo escucha e interviene ocasionalmente (a discreción del moderador)

Ventajas y limitaciones del coloquio

1. El coloquio permite una verdadera representación y una cierta participación de un gran auditorio. Obliga a los expertos a ser claros y precisos y a escuchar cuáles son las necesidades del auditorio. Mueve a éste a adoptar una actitud de participación responsable. Suprime la habitual barrera existente entre auditorio y expertos. Permite una gran agilidad de funcionamiento, porque el moderador puede orientar el diálogo según vayan surgiendo aspectos de interés.

2. Pero la utilización del coloquio exige la presencia de un moderador que sea ducho en el procedimiento. El auditorio y sus representantes no están siempre lo suficientemente informados sobre el tema como para hacer preguntas significativas. Los representantes del auditorio no poseen siempre las cualidades requeridas para desempeñar tal función: curiosidad, viveza, audacia, interés por el tema, capacidad para expresar sus opiniones y las del auditorio... El auditorio duda a veces en participar activamente. Y, por último, los expertos tienen en ocasiones ciertas dificultades para escuchar las preguntas y responder de manera breve y adecuada.

3.

• EL FORUM

Descripción

1. Período de entre 15 y 60 minutos de debate abierto entre todo un grupo –habitualmente de más de 25 miembros- y uno o varios expertos dirigidos por un moderador.

2. Esta técnica suele combinarse con otras, como son por ejemplo, el panel, la entrevista, la representación, etc. El forum, consiguientemente, constituye, por lo general, un «segundo tiempo».

3. Hay que advertir que el forum no es un tiempo dedicado a hacer preguntas y dar respuestas, sino una discusión en el curso de la cual se anima al auditorio a hacer comentarios, sugerir y debatir diversas perspectivas, ofrecer información, así como a hacer preguntas a los demás miembros del grupo y a los expertos.

Distintas funciones

1. El moderador introduce y dirige el debate, lo cual supone en él una auténtica habilidad para dirigir una discusión y estimular la participación en el seno de un gran grupo.

2. El experto (o los expertos) responde/n a las preguntas, da/n información, sugiere/n ideas que permitan proseguir el debate..., siempre de modo breve y directo. No es preciso hacer una presentación sistemática. Se da por supuesto que existe un conocimiento y un interés con respecto al tema de que se trate.

3. El auditorio hace sus preguntas y expresa sus opiniones de una forma inteligente.

Ventajas y limitaciones del forum

1. El forum permite al auditorio participar verbalmente. Obliga a los expertos a prepararse con seriedad y a funcionar teniendo en cuenta las necesidades e intereses del auditorio. Suscita el interés del auditorio, que sabe que puede intervenir directamente. Y permite al auditorio pedir aclaraciones acerca de puntos que hayan quedado oscuros en un primer momento.

2. Pero esta técnica exige de parte del moderador habilidad y soltura para utilizarla; de lo contrario, no tarda en convertirse en un desbarajuste. Sobre todo cuando el grupo es numeroso, no todos los miembros del auditorio tienen posibilidad de intervenir. Además, las dimensiones y la disposición del local de reunión deben permitir una discusión adecuada. Por último, los expertos deben ser flexibles y tratar los problemas según vayan surgiendo.

• EL PANEL

Descripción

Se trata de un debate, sobre un tema concreto, por parte de unas tres o seis personas delante de un auditorio. Las personas discuten entre sí bajo la dirección de un moderador. La duración de un panel puede oscilar entre los 15 y los 45 minutos.

Distintas funciones

1. - Los panelistas son personas escogidas, por una parte, por sus conocimientos y su interés en relación al tema de que se trate; por otra, por su aptitud para expresarse delante de un auditorio; por último, por su diversidad de opiniones acerca del tema en cuestión. Exponen sus opiniones, pero no deben caer en el estilo «propaganda» o debate. Aun siendo personas cualificadas en el tema, debido a su experiencia, no tienen necesariamente por qué ser expertos.

2. - El moderador dirige la discusión. Es preciso que posea un cierto conocimiento del tema, al objeto de impedir que el debate se enmarañe en pequeños detalles y orientarlo hacia los aspectos realmente importantes. También es preciso que sea rápido y flexible.

3. - El auditorio observa y escucha. Ya se le dará la palabra más tarde, porque un panel debe completarse siempre con otra técnica que permita al auditorio expresarse (un tiempo de preguntas y respuestas, un forum, un trabajo por subgrupos, etc.).

Criterios para elegir el panel como método

La técnica del panel demuestra ser interesante para concretar y aclarar un problema o unas soluciones; para presentar al auditorio diversas opiniones diferentes acerca de un mismo tema; para definir las ventajas y los inconvenientes de una línea de acción; para estimular el interés sobre un tema; para promover la comprensión de los diferentes aspectos de un problema; para utilizar un amplio abanico de opiniones fundadas.

Ventajas y limitaciones del panel

1. - El hecho de recurrir a diversos expertos con opiniones diferentes resulta más estimulante que el recurrir a uno solo. El panel transcurre en un clima distendido e informal. Cuando está bien dirigido, el panel puede revestir un aspecto «dramático» o escénico que fomente el interés y el aprendizaje.

2. - Pero el panel requiere un moderador muy hábil que dirija y guíe el debate. Por otra parte, es difícil reunir a varios expertos cualificados a un mismo tiempo. Si el auditorio no posee un mínimo de conocimientos o de interés por el tema, no se aprovechará plenamente la discusión. Siempre existe el peligro de que un panelista busque más su prestigio personal que la información del auditorio. Por último, esta forma de discusión no permite siempre un aprendizaje sistematizado y articulado.

Concursos: un concurso se divide en varias etapas. Se comienza por establecer las bases, elaborar un reglamento y designar un jurado. Ya sea para un concurso de pintura, de stands en una exposición o de selección de la mejor promotora, etc., siempre interviene un jurado el cual elige a una o varias personas, de acuerdo a las categorías que se hayan fijado, y adjudica el premio. Según el tipo de concurso puede hacerse un acto público para la entrega de premios que podrá tener diferentes características de acuerdo a la envergadura, presupuesto y tipo de premio, de belleza. Es habitual realizar este tipo de concursos para la elección de la reina de alguna ciudad, región, producto, etc. Luego de las categorías de princesas se elige la reina. En nuestro país el concurso más importante es la elección de miss argentina, que luego se presenta para competir en el de miss mundo. Otros concursos de belleza importantes son el de reina de la vendimia, que se realiza en Mendoza; el de la reina del mar, en mar del plata y la reina nacional del turismo. En el caso de este tipo de concursos, deberá tenerse en cuenta que la ganadora representa a su país, por lo que tiene que poseer otras cualidades aparte de belleza física y conocimientos, como cultura general, dominio de las reglas de protocolo y saber actuar correctamente en sociedad con cordialidad y amabilidad.

Descubrimiento de placa: este acto protocolar significa el reconocimiento a alguna persona, el homenaje a un hecho o el recordatorio de una situación que merezca ser destacada y para que no caiga en el olvido.

Puede realizarse en el interior de una institución, donde se impone el nombre a una sala, salón, auditorio, aula magna o realizarla al aire libre, en la calle, en una plaza, en un monumento, en un árbol, descubriéndose la placa al correr un paño. Se invita a autoridades, familiares o descendientes del homenajeado, alumnos, socios de acuerdo a las características del acto. Una o dos personas hablan brevemente, ya que generalmente el público está de pie. Puede obsequiarse un pergamino firmado por los presentes, un libro “de oro”, un ramo de flores, en el caso que esté presente alguna señora (familiar del homenajeado y ofrecer un pequeño convite (si es al aire libre, esto no es necesario). Ejemplo. Se pone el nombre de mariano mores a una calle, el de Borges a una plaza, aquí vivió... O se designa a la confluencia de dos calles típicas de una ciudad “la esquina del tango”.

Presentación de libros: puede hacerse en una librería, un auditorio, una biblioteca o en el salón de un hotel. La feria del libro también es un lugar elegido para este fin, pues presta un marco adecuado: allí esta el público interesado directamente que desea estar en contacto con el autor. Generalmente, una o dos personas presentan al autor y hablan sobre su obra. Puede leerse uno o varios párrafos; en el caso de libros de presentarse una escena. Se invitará a familiares y amigos del escritor, a críticos literarios, a alumnos de talleres y a periodistas de las secciones especializados de los medios. No es obligatorio servir nada, pero según donde se desarrolle el acto, podrá ofrecerse un vino de honor. Generalmente se utiliza un sector para la venta del libro que se presenta, ya que está la posibilidad de que el autor firme los ejemplares. Es una venta de tipo “no agresiva”. A veces, conmemorando esta ocasión, se hacen tiradas reducidas, numeradas y en papel especial. De acuerdo a la temática y al autor podrán realizarse otro tipo de actos, ejecutar música, danza, proyección de un video, etc.difusión: suplementos literarios de diarios, contactos con productores de programas culturales de cable y TV para realizar una cobertura de la presentación y entrevistas al autor. Objetivo: son eventos de tipo promocional, no poseen un rédito económico inmediato.

• Organización: usualmente se realiza una presentación a modo de breve reseña del autor, la cual esta a cargo de un critico o bien la persona que escribió el prologo del libro. Posteriormente se presenta la charla del autor, la cual puede acompañarse, según el tema del libro de una representación teatral o musical. La comercialización de los libros en el marco de la presentación se realiza de una forma “no agresiva”, exponiendo los ejemplares en un stand.

MODULO 2

¿Cómo organizar un evento?

Etapas de organización de un evento. Etapa inicial. El cliente: tipos de clientes. Entrevista y venta. Objetivos y viabilidad del evento. Cronograma tentativo. Armado del cronograma (algunos ejemplos de cronograma). Armado del cronograma de la empresa de eventos. Administración. Organización. Personal. Hospedaje, traslado, alimentación, registro. Comercialización, difusión y relaciones públicas. Comité de comercialización. Departamento de difusión y RR. PP.: antes, durante y después del evento. Operaciones. Finanzas. Presupuesto. Formas de pago. Presupuesto tentativo. Consejos para el éxito de un evento.

Logística de eventos

Apoyo técnico y relevamiento técnico de sede. Responder a temas básicos.

Formas de obtención de ingresos para eventos

Formas de ingreso para organizar eventos: mecenazgo, patrocinio, auspicio. Definición, objetivos y campos de aplicación.

Presupuesto

Elementos básicos para el armado de un presupuesto:

- tipo de evento

- cantidad de invitados

- fecha y horarios

- duración

- lugar

- menú

- recursos humanos

- proveedores

- infraestructura

- observaciones

Forma de pago:

-reserva de fecha 10%

-al concretarse la venta 50%

-72 Hz antes el 40%

También podría ser:

-30% de adelanto

-70% terminado el evento

Análisis estratégico

Visión:

Misión:

Objetivos:

Análisis f.o.d.a.

|Fuerzas |Debilidades |

| | |

|Oportunidades |Amenazas |

| | |

Matriz bcg

Análisis de competencia

1) Competidores existentes:

2) Competidores sustitutos:

3) Competidores potenciales:

4) Proveedores:

5) Compradores:

Etapas de organización y coordinación de un evento

PRIMERA ETAPA

Pre EVENTO

• Cliente: nos contacta o lo contactamos (¿como llegamos o llego el a nosotros?). Tipos de clientes. Mix de marketing

• Entrevista. Momento de la verdad

• Venta (todos vendemos o debemos vender en algún momento):

Debemos contemplar:

♣ Presentación externa / aspecto / presencia:

• Aspecto fisico / fisonomia

• Presentación propiamente dicha: ejemplo “mercedes”

• Apuntar a lo autentico

• Gesticulación

• Entonación

• Vocabulario

O Personalidad:

♣ Firmeza de carácter

♣ Iniciativa y decisión propia

♣ Estabilidad de animo

♣ Perseverancia

♣ Sinceridad

♣ Simpatia

♣ Autocontrol

♣ Seguridad en si mismo

♣ Espiritu de superacion

♣ Ser autentico

♣ Cualidades intelectuales:

• Inteligencia

• Memoria

• Imaginación

• Capacidad de observación

• Capacidad de adaptación

• Venta supuestamente cerrada. Detecto los objetivos del evento. Los visibles y los no. Los objetivos pueden ser de tipo:

O Social (festejo)

O Lucro / obtener rédito económico

O Recreativo, divertir

O Capacitar/ informar/ formar

O Benéfico

O Político

O Institucional

• Armado de cronograma

|Hora |Desarrollo |Recepcionista |Locutor |Sonido |Iluminación |Fotógrafo |

|19:00 |Recepción | | |Música ambiental |Plena en toda la sala|Cubrir la |

| | | | | | |recepción |

|19:15 |Ingreso al salón |Indica lugares |Al pie del |Música ambiental | | |

| | |reservados |escenario | | | |

|19:20 |Locutor palabras de | |Ingreso al |Corta la música y|Luz de escenario |Cobertura |

| |bienvenidas | |escenario con |amplifica al | | |

| | | |guión de locución|locutor | | |

|19:30 |Ingresa bandera de |Ingreso al salón |Guión | |Seguidor pasillo |Cobertura |

| |ceremonia | | | |central | |

|19:32 |Himno nac. Argentino| |Baja del |Himno |Plena de sala | |

| | | |escenario | | | |

|19:35 |Despedida de bandera| |Anuncia | |Sigue la bandera con |Cobertura |

| |de ceremonias | | | |seguidores | |

SEGUNDA ETAPA

Durante EVENTO

• Ejecución y puesta en marcha del cronograma

• Evaluación, control y corrección constante

TERCERA ETAPA

Post EVENTO

• Evaluación

• Registro

Programas dentro de un evento

• Específicos:

O Inauguración:

♣ Se informa acerca del fin del evento

♣ Objetivos a alcanzar

♣ Análisis de problemas de interés general

• Intermedio: actividades especiales durante el evento

• Recreativos o de acompañantes: actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas y turísticas

• Técnicos: conferencias magistrales con ponencias y discusiones con mesas de trabajo.

• Clausura: logros y conclusiones final

Anexo: Segunda parte

Etapa 1: la creación en sí: la concepción de la idea

En este momento puede darse una situación delicada o más peligrosa, que podríamos decir es ilusionarse con ideas brillantes, seductoras, enceguecedoras, que nos deslumbren; nos enamoramos de esa idea y no medimos objetivamente los resultados. O peor aún, nos desviamos del objetivo prefijado o no pensamos eventuales fracasos por falta de algún eslabón que con el entusiasmo no tuvimos en cuenta. Por lo demás, es verdad que al inicio hay que dejar volar la imaginación, pues la realidad nos bajará a tierra. En alguna ocasión será por el aspecto económico, en otra, por la imposibilidad de llevar a cabo determinada proeza tecnológica o las limitaciones del espacio o las características de la sede. Otro aspecto que nos condicionará es el tiempo fijado para la preparación, y otro, el programa del evento.

Antes de pasar a la segunda faz, también podemos hablar de los factores que inciden en la toma de decisiones: la aprobación del proyecto y la evaluación por parte del cliente.

Etapa 2: el análisis de la viabilidad: la posibilidad de llevarla a cabo.

Es el momento de la reflexión profunda. Debemos analizar:

• El tiempo de preparación

• El tipo de evento

• Los recursos humanos

• Los recursos tecnológicos

• Los recursos financieros

• La sede apropiada

• El programa

• La elección de los proveedores

En este momento puede ser que estemos algo más sedados. Ya está todo en marcha, se acepto la idea y tenemos que estar más receptivos, analíticos, fríos. Deseamos tener todo bajo control y evaluando la relación humana, la interrelación que lógicamente interviene desde el momento de la concepción saber o poder transmitir el entusiasmo es lo que más fuerza tiene, el compartir un proyecto, sumergirse en una idea. Un evento tiene rasgos de espectáculo, hay una fecha determinada, una idea propuesta y se trabaja para el hombre, que es el receptor de ese evento.

Etapa 3: la concreción de la idea

Es decir, el día del evento. Una vez una profesora me dijo: “¿qué es un evento? ¿Es un hecho cualquiera? No, es un hecho notable”. Apropiada definición.

Y eso desea el organizador, que su evento sea un hecho notable. Muchas veces un evento dejará una huella indeleble en nuestra mente o en nuestra alma, y nos marcará de alguna manera. Es difícil sustraerse a la celebración del triunfo del político que hemos votado, o de nuestro equipo de fútbol predilecto, escuchar y ver en el estadio de river a los rolling stones y tantas manifestaciones.

Todo hecho notable conlleva el éxito o el fracaso, trae aparejados triunfos o sinsabores, da que hablar, comentarios positivos o negativos. Nos remarcarán, seremos notados, no pasaremos inadvertidos (aunque no estemos visibles durante el transcurso del evento). Se sabe que lo organizamos nosotros. Y el éxito depende de mil factores, la mayoría de ellos con posibilidad de dominarlos en la medida de la experiencia y conocimiento de cada una de las áreas o situaciones.

La personalidad del organizador, su forma de transmitir, su autodominio, el autocontrol, la capacidad de reaccionar acertadamente y en el tiempo del que se dispone ante situaciones

conflictiva, inesperadas o que lo descolocan totalmente, también juegan un rol preponderante. El es el responsable, ya que interviene directamente e incide sobre todas las personas involucradas.

Hay que saber discernir entre lo importante, lo indispensable, lo urgente y lo necesario. Es una de las claves del éxito. El dominarse (al menos dar esa imagen para los demás, tanto al público o invitado como a las personas que trabajan con nosotros, quienes forman nuestro equipo). Si recordamos que hemos sido testigos de cuando se cae o trastabilla un bailarín en un espectáculo de ballet o en el trucaje, es probable que a ese hecho le continúen otros y si un cantante produce algún error, es habitual que a otro también le ocurra.

Etapa 4: la evaluación posterior

Aquí ya hay dos evaluaciones que hacer:

A) El cliente

B) El organizador

A) El cliente está alerta, pues él es el responsable de la elección., ha optado por esa empresa organizadora, puede ser porque es conocida, o porque analizó su propuesta y la encontró más conveniente. En ambos casos, está expectante, esperando que todo se desarrolle correctamente. A veces siente todo el tiempo sobre sí la mirada de su superior, que delegó en él esta tarea y hasta que no se concrete, se realice el evento, haga la evaluación correspondiente y el resultado sea positivo, no descansara y no cederá en sus tensiones.

El organizador también siente sobre sí la mirada del cliente, del superior (en algunos casos), del público que espera salir satisfecho, de los proveedores y los recursos humanos que ven en él a la persona que les da seguridad y que si se pone nervioso deberá lograr que no se note. En este caso, las emociones son variadas: pasamos del ego del halago hasta el deseo de perfeccionismo, conociendo el backstage, sabiendo los entretelones y estando alertas a lo que podría llegar a fallar.

• Envio del presupuesto con elementos de “valor agregado”

- aceptación de la propuesta

• Asignación de roles y funciones a nivel interno, división por departamentos y comites

- armado de la idea

1) La creación en sí: la concepción de la idea

2) El análisis de la viabilidad, de la posibilidad de llevarla a cabo, la logística

3) La concreción de la idea: el momento del evento

4) La evaluación posterior

• Selección, análisis y contratación de proveedores

O Agente de ceremonial: es la persona que crea un orden en base al respeto de las normas, al protocolo de cada situación, al conocimiento de las jerarquías, precedencias y presidencias, costumbres extranjeras, etc. Se ocupará de que las invitaciones se envíen con la debida anticipación; de que las ubicaciones en estrados, palcos, mesas sean las correspondientes a las funciones y cargos de cada persona; al correcto trato con autoridades

O Agente de prensa:

O Auxiliar de sala:

O Artistas:

O Disk jockey:

O Diseñador gráfico:

O Director técnico: en las exposiciones, el director técnico es el nexo entre los expositores y los responsables de la sede durante el armado de los stands, el que atiende las necesidades de cada área. Generalmente pertenece a la organización. Verifica que todo sea puesto en marcha en momento y lugar.

O Escenógrafo:

O Electricista:

O Iluminador:

O Intérprete:

O Locutor:

O Modelo o mannequin:

O Valet parking:

Planificación en detalle

El proceso de planificación consta de seis etapas:

1) previsión

2) planeación

3) organización

4) integración

5) dirección

6) control

1) etapa de previsión

“previsión” implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar. Es la base necesaria para el paso siguiente: la planeación. Previsión es el elemento que, basado en metas establecidas previamente, resultado del análisis y la investigación, determina el curso de acción óptimo a seguir.

Esto implica que es un estudio previo a la realización de un evento, que disminuye el riesgo; si bien el factor de riesgo siempre existe, ya que por el número de condiciones internas y externas, más la intervención de decisiones humanas, hace que siempre esté presente. Por eso, las previsiones deben basarse en hechos, más que en opiniones subjetivas.

- importancia de la fijación de objetivo:

Todo evento, grande o pequeño ya sea de una empresa, o un particular, tiene una razón de ser, un motivo, una causa o justificación.

La fijación de objetivos debe ser clara, pues establecerá los lineamientos a seguir.

Objetivos generales: son aquellos que están por encima de otros y que abarcan de forma más amplia los intereses fundamentales de la empresa, asociación o persona particular.

Pueden ser:

• Formativos (actualización, capacitación o perfeccionamiento)

• Informativos (comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos)

• Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)

Objetivos particulares

|Para la empresa |Para el participante o invitado |

|Imagen |Formación y capacitación |

|Mayores ingresos |Interrelaciones profesionales |

|Prestigio |Participación |

Para uno y otro, los objetivos particulares marcan diferencias; pero para ambos son fundamentales. Por lo tanto, no debemos olvidar o menospreciar los objetivos particulares de los asistentes al evento.

• Análisis de situaciones previas:

• Tipo de sede: ¿tiene predilección o necesidad por algún tipo de sede en especial? ¿en qué se basa? ¿ puedo proponer otra sede?

• Fechas: ¿tiene alguna predilección o necesidad en cuanto a fechas, temporadas, etc? ¿a qué se debe?

• Asistencia: ¿qué promedio de asistencia tuvo en las últimas reuniones o en similares que usted haya investigado? (siempre que hayan sido de convocatoria abierta)

• Objetivos: ¿ se lograron?

O Investigación presente:

♣ Factores internos: por ejemplo, con qué presupuesto cuenta la empresa. O por ejemplo, políticas internas de la misma (no pagan anticipos)

♣ Factores externos: tiene que ver con los recursos necesarios para llevar adelante el proyecto. Por ej:

• Análisis de la sede: ubicación, comodidad, formas de acceso, etc

• Rr.hh: (traductores, secretarias, rr.pp, etc)

• Técnico: computadoras, fotocopiadoras, efectos especiales, etc

De esta investigación previa, surgirán las bases para el desarrollo adecuado del evento. Se pueden superar las acciones que hayan demostrado fallas en eventos anteriores.

Es decir que la previsión debe establecer con claridad lo que se puede hacer.

La determinación del camino que se tomará para lograr los objetivos señalados, se llama “planeación”.

Planeación es el curso de acciones a seguir de modo que se establezcan: la secuencia de las operaciones para efectuarlas, la determinación de tiempos, elementos y presupuestos con qué lograrlos.

O Principios de planeación:

• Principio de precisión: toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas.

• Principio de flexibilidad: toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.

• Principio de unidad: se debe diseñar una planeación para cada área y coordinar todas entre sí.

O Programa o plan de trabajo

Para establecer el programa de trabajo, es recomendable recurrir a los colaboradores más cercanos. Se hace un primer borrador y después se hacen las revisiones que sean necesarias. Una vez hecho esto, se reagruparán las acciones por rubro o área comprendida en el evento. Para que luego sean ejecutadas por el comité correspondiente.

• Presupuesto: el paso siguiente es cuantificar económicamente lo que cada acción representará. Esto determina con la exactitud máxima posible el capital o inversión requeridos, divididos en dos renglones principales: egresos e ingresos.

Egresos fijos: gastos que necesariamente se harán (alquiler sede, por Ej.)

Egresos variables: condicionada por el número final de asistentes (portafolios, carpetas, etc)

Punto de equilibrio: los ingresos compensan los egresos

• Cronograma: herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz para obtener mejores resultados.

ización

En la etapa anterior vimos que se establecen reglas y procedimientos, las acciones que se realizarán, así como también el tiempo en que se desarrollarán.

Organización se puede definir como la estructuración de acciones y funciones, la asignación de jerarquías para lograr los objetivos establecidos previamente con la máxima eficiencia y ahorro de rr.hh, recursos materiales y económicos.

Principios de organización:

• Principio de especialización: la división de acciones a desarrollar limitada por la especialización y en forma concreta, rinde mayor eficiencia y destreza.

• Principio de unidad de mando: para cada función debe existir un sólo jefe o responsable. Nadie puede rendir si recibe instrucciones de más de una persona.

• Principio de equilibrio autoridad-responsabilidad: ejercer autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la organización.

• Principio de equilibrio dirección–control: para cada nivel jerárquico deben existir los controles de dirección a fin de corregir errores, orientar acciones y en último de las cosas, limitar responsabilidad o reubicar al responsable.

La división, clasificación y agrupación de acciones a realizar para dar cumplimiento al plan de trabajo depende de:

1) Importancia numérica de asistentes al evento (la división de funciones para un evento de 100 personas no requerirá de tanta especialización como la de un evento de 1000)

2) Programa general de trabajo (no es lo mismo organizar un desayuno de trabajo que un seminario)

3) Rr.hh disponible: cantidad de gente con la que se cuenta, experiencia que tienen, etc

4) Recursos económicos: ¿qué disponibilidad económica existe para la contratación externa de recursos técnicos como rr.hh?

Tener en cuenta:

I. Hacer listado de todas las funciones que el plan de trabajo contiene

II. Integrar grupos de trabajo de acuerdo a las características de las funciones del grupo.

III. Definir funciones de forma clara y sencilla aclarando:

• El trabajo que esperamos que se haga

• Las personas de las que se debe disponer

• Lugares en que dicho trabajo se debe ejercer

Organigrama: gráfico o carta de organización.

Puede ser tan amplio como se considere necesario o sólo mostrar de forma gráfica 3 ó 4 niveles jerárquicos de mayor importancia.

Con la etapa de organización termina la fase teórica del proceso de planificación.

Define con claridad cómo se llevará a cabo el evento, jerarquías, responsabilidades, autoridad y funciones.

Se ha ideado con base en planeación y muestra gráficamente las vinculaciones e interacción de los sub-comités.

4) etapa de integración

Es la primera etapa de la fase dinámica del proceso. Acá comenzamos a implementar prácticamente todo el contenido teórico.

En esta etapa se ejerce realmente la integración física de los colaboradores, quienes, en las distintas áreas se harán cargo de todas las acciones contempladas en el plan de trabajo.

En integración, se selecciona y se lleva a cabo la contratación del personal eventual que hiciera falta en caso de no contar y necesitar un grupo más numeroso del que habitualmente nos rodea.

Este personal eventual se integrará de forma organizada, siempre en pos de obtener los logros planteados al inicio.

De esta manera, se constituyen los comités y sub- comités, siguiendo los lineamientos de la etapa anterior (organización)

Los comités se forman de diversa manera, dependiendo de la envergadura y del tipo de evento.

En el caso de un congreso, por Ej., suele haber un presidente, que generalmente es la persona de mayor jerarquía dentro de la institución convocante.

El coordinador general ejecutivo, es el o.p.e (organizador profesional de eventos) quién aporta su vasta experiencia como parte integral de una asociación o de esa entidad.

Es contratado externo y temporalmente para ejercer el cargo. En él recae la responsabilidad del proceso administrativo del evento.

En el caso de un congreso ó exposición, puede integrar el comité ejecutivo organizador, junto a otras personas pertenecientes a esa misma entidad.

En esta etapa también se hacen las contrataciones a terceros: equipamiento técnico, agencias de viajes, empresas de traducción simultánea, etc.

5) etapa de dirección

Es la etapa de ejecución o actuación. Es la función ejecutiva que se ejerce mediante la delegación de autoridad y responsabilidad por medio de eficaces canales de comunicación y con una supervisión ágil y permanente para realizar de modo efectivo lo planeado.

• Principios de dirección:

O Coordinación de intereses: con habilidad y efectividad de cada comité, para que continúen subordinados al interés general establecido previamente (ningún interés personal debe ser más valorado que el general)

O Principio de las vías jerárquicas: los canales jerárquicos deben ser inviolables.

O Principio de resolución de conflictos: sin alterar la disciplina del grupo y con el mínimo disgusto de las partes. Los disgustos sin resolver causan incertidumbre y son un obstáculo en la coordinación.

O Principio de aprovechamiento de conflictos: se debe aprovechar para aplicarlo a otros casos o áreas similares.

ntrol

Es la etapa final del proceso. En ella la función del equipo de trabajo es la de recolectar, analizar, y comparar los datos necesarios para evaluar el logro de las metas establecidas al comienzo.

¿qué nos permite este último paso? Medir los resultados de las distintas acciones, las que serán referencias de eventos futuros, fundamentalmente.

Además, podemos asimismo detectar fallas que se podrán corregir.

• Medios de control personales: la supervisión desde cada una de las áreas como la supervisión general, se consideran medios de control personales.

• Medios de control instrumentales: se aplican a través de formas, cuestionarios ó encuestas.

Hay tres aspectos fundamentales sobre los que se aplican medios de control:

• Finanzas: se aplican los medios adecuados para evaluar la administración de los recursos financieros: si se hizo en forma correcta o no. Control de ingresos y egresos.

Resultados ó balance final.

• Cantidad de asistentes: (en el caso de que el evento haya sido de convocatoria abierta) esto será determinante de futuros eventos.

• Desarrollo del programa: (técnico, social, cultural, etc) son la esencia real del evento. Aplicamos medios de control personales (supervisión) e instrumentales (encuestas). En los casos en que evaluamos a través de encuestas, debemos tener en cuenta que las opiniones que en este sentido se exponen son subjetivas y en la valoración o análisis, se debe tener en cuenta dicho factor.

Para cerrar el proceso definitivamente, corresponde hacer un informe de evaluación que adjuntaremos a toda documentación interna del evento, como así también, elaborar uno similar que será entregado al cliente aunque éste no lo haya solicitado en ningún momento. Es una forma de darle un cierre a ese proyecto y mantener la continuidad en la relación comercial.

Y hablando de la organización podemos decir que:

En una empresa familiar, (o sin ser familiar, en una empresa pequeña), las funciones correspondientes a cada área, estarán cubiertas por dos, tres integrantes o a veces reunidas en una sola persona. Pero en la organización de un evento de una empresa de envergadura es indudable que las áreas estarán perfectamente delimitadas hay que tener en cuenta, que no es lo mismo el área de acreditación, al área gastronómica, el área de finanzas o el comité de recepción. Una vez establecida la planificación, habrá que sentarse a pensar y para cada una de las áreas o funciones a cumplir asignar los nombres correspondientes y los plazos de ejecución. Lo fundamental es saber qué es lo concerniente a cada actividad, delimitar la acción y que siempre haya un responsables tanto de la empresa contratante como del cliente. Los dos deben saber con quien tratar, no hay nada que complique más todo como la madre de la novia que dice a y el padre del novio dice b, o el gerente general que pide un cocktail para 1000 personas y el secretario de la sucursal opina que debe ser una cena, y entre los dos no se ponen de acuerdo. Como el organizador está en el medio, termina siendo el responsable porque finalmente ellos están en otras cosas y entonces será el profesional quien deberá poner tendrá que estar con la cabeza puesta en todos los detalles y tener clara su capacidad de decisión.

Pautas para el organizador

• Delimitar las tareas

• Fijar bien los roles

• Designar el responsable de cada área (ó de varias)

• Mantener informados y motivados a todos los que participan en ese proyecto.

• Valorizar y reconocer el aporte de cada uno

• Saber escuchar

• Compartir.

La planificación de un evento debe incluir:

• La definición de los objetivos generales y específicos

• Las políticas generales

• La temática del evento

• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes

• La estructura de organización y la distribución de funciones (mecánica de trabajo y realización)

• Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero

• La contratación de lugares y servicios.

• Los programas de actividades técnicas, recreación y acompañantes.

• La asignación de responsabilidades

• Las estrategias de difusión y comercialización

• Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original.

• La capacitación del personal.

• Fechas más convenientes para la realización del evento

• Lugar y sede

• Temática general y particular

• Quiénes y cuántos personas asisten al evento

• Invitados especiales

• Pronóstico de participantes esperados.

La experiencia demuestra que la mayoría de las veces, el éxito depende de una buena decisión sobre los puntos anteriores.

• Las características de un buen plan deben ser las siguientes:

• Comprensible, concreto y sencillo.

• Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.

• Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o que se tenga una secuencia lógica.

• Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposición, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión, como pueden ser:

• El tiempo necesario para la planificación, organización, difusión y realización

• La conveniencia o no, de celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas y escuelas, para facilitar la asistencia al evento.

• Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos días.

• Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes

Cronograma para la planificación de un evento (ejemplo)? Lanzamiento de productos, inauguraciones, jornadas, seminarios, congresos, ferias, exposiciones, etc.

(12 meses antes)

A) Selección de la sede

B) Fijar fecha aproximada o exacta

C) Analizar el presupuesto

D) Hacer una cotización de precios

E) Contratar transportadora oficial

(11 meses antes)

A) Contratación de la sede

B) Fijar los fondos

C) Selección de los expositores (para una feria)

D) De disertantes (para un congreso)

E) Concretar una difusión específica

F) Elección del logo tipo, del color, del slogan, etc. Toda la parte de comunicación interna y externa, se puede hace en base a un concurso de diseñadores gráficos y artistas.

(10 meses antes)

A) Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones)

B) Estudiar costos mas precisos

C) Pedir presupuestos de todos los servicios, personal auxiliar, alquiler de elementos

(8 meses antes)

A) Si hay extranjero reservar los hoteles, pasajes

B) Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos

C) Si es una exposición, enviar información a los expositores

(6 a 8 meses antes)

A) Confirmar expositores

B) Confirmar temas a tratar

(2 a 6 meses antes)

A) Diseñar un programa tentativo de actividades sociales

B) Definir programa de acompañantes

C) Concretar la contratación de espectáculos, shows

D) Promoción y difusión directa

E) Intensificar contactos con la prensa

F) Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc

G) Turismo pre y post evento

H) Elegir el diseño de uniformes

I) Contactar los agentes de ceremonial

J) Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo.

K) Enviar la documentación a los expositores y o participantes

(1 a 2 meses antes)

A) Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar

B) Probar uniformes

C) Elaborar el programa final

D) Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar

Hasta el día “d”

A) Controlar instalaciones

B) Chequear todas las necesidades

C) Ensayar los actos, calcular tiempos

D) Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos

E) Verificar tiempos de entrega de mercadería

F) Verificar el armado de stands

G) Preparar carpetas y material para participantes

H) Supervisar la decoración

I) Calcular imprevistos económicos

J) Estudiar alternativas

K) Prepararse para adecuarse a lo inesperado

L) Tener suplentes para lugares estratégicos

M) Confirmar hora y lugar de entrega de productos, mercadería

Posterior al evento: indispensable para una evaluación

A) Controlar la devolución de elementos

B) Enviar el material a la prensa

C) Enviar el material a los participantes, fotos, grabaciones, fotocopias, diplomas

D) Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para otros eventos

E) Enviar carta de agradecimiento

F) Hacer el arqueo de caja

G) Proceder al cierre de cuentas provisorias

H) Informe crítico sobre los resultados

I) Hacer un análisis de la proyección social del evento y el rédito económico y si se cumplieron sus expectativas.

• ¿qué es la “sede” de un evento?

Es el recinto donde se desarrolla un evento (aunque el término corresponde al asiento permanente de una entidad). Generalmente se emplea este término para los congresos, jornadas y seminarios. Cuando se trata de reuniones sociales, de recepciones, se denomina “lugar”.

Para elegir la sede de un evento no nos limitemos a los lugares tradicionales que indudablemente cumplen perfectamente su función: las necesitamos, pero de acuerdo con las características de la reunión, podremos elegir desde la estación de subterráneo, las escaleras de la facultad de derecho (buenos aires) o la sala de un museo.

Esos lugares se pueden acondicionar y servir de ámbito para algún tipo de reunión. Por ejemplo:

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|• Plazas |• Escalinatas |

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|• Calles |• Parques |

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|• Shoppings |• Carpas |

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|• Museos |• Playas, balnearios |

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|• Estaciones de tren, subterráneo |• Centros de ski |

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|• Muelles |• Costaneras |

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|• Silos abandonados |• Parques de diversiones |

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|• Galerías comerciales |• Sedes móviles: |

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|• Discotecas |• Un barco |

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|• Iglesias |• Un avión |

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|• Templos |• Un tren |

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|• Un puerto |• Un ómnibus |

El lugar elegido condiciona, determina ya un nivel del evento. En primer término, porque la ubicación, el estilo de la construcción, la decoración y hasta el equipamiento estarán relacionados y hay que tener en cuenta que la sede tiene que ser acorde al tipo de evento y cumplir con los requerimientos necesarios.

A esto se le agrega la importancia de estar ubicado en una zona de fácil acceso, con medios de comunicación y siempre adecuado al tipo de evento. No tiene las mismas características una reunión privada para un público cerrado con invitación especial que una exposición o festival que desea captar gran cantidad de público.

Ha habido conferencias de prensa en un restaurante sobre la costanera a cuya finalización se invitó a los periodistas a dar un paseo en yacht.

Son atractivos y usuales también los trenes en desuso utilizados como bibliotecas o restaurantes, al igual que los tranvías, en los que muchas veces se han realizado muestras de pintura o análogas.

Podemos recordar también barcos, como el francés “cargo 92”, que recorría el mundo con espectáculos típicos de ese país o y la biblioteca que recorría los puertos de la argentina con libros y presentaciones de todo el mundo.

En la costanera de buenos aires, se ha construido una réplica de tierra santa, en la que se recrea la historia, costumbres y geografía de la época de Jesucristo. Sus atrayentes características han convertido al paseo en un evento permanente y altamente concurrido.

En otro orden de cosas, históricamente, las ferias internacionales han sido motivo, causa y excusa para grandes obras. Desde el domo de Sydney hasta el barrio de Barcelona construido para los juegos olímpicos.

La torre Eiffel para la exposición universal de parís o la construcción de los estadios de fútbol en el mundial último de corea- Japón.

También podemos hablar de iglesias y catedrales donde se realizan conciertos, recitales, actos sagrados, auto sacramental, y espectáculos de luz y sonido, en museos y lugares históricos.

Sede de eventos: criterios de selección

O Ubicación: para determinar la misma debemos tener en cuenta si la sede del evento se encuentra dentro del país o fuera del mismo y la situación propia de ese país al momento de elegirla (puede de que el mismo este atravesando una situación extrema como una guerra y no es recomendable llevarlo a cabo ahí dado que la inscripción seguramente no será la esperada por el temor)

O Acceso:

• Interno: tener en cuenta la presencia de escaleras y ascensores

• Externo: rutas, desvíos a tener en cuenta, calles asfaltadas, de tierra, medios de transporte y de comunicación.

O Capacidad (factor limitante en la elección de una sede), cantidad de personas que entran en el lugar, según la distribución del salón. Hay que tener en cuenta para analizar esto, principalmente el tipo de evento que vamos a desarrollar, por ejemplo: si el recinto contará con o sin sillas, mesas, si las personas van a estar paradas y o sentadas, si hay stands dentro del lugar, entre otros factores.

O Infraestructura: sala de administración general, sala de descanso, sala de TV y video, sala de música y teatro, sala de prensa, sala de exhibición, Business center, fotocopiadoras, computadoras, impresoras, antena satelital, parabólica, área de recepción / registro / información, restaurante-bar, discoteca, sala recreativa, gimnasio, mantenimiento y servicios generales, enfermería, peluquería, lavadero, guardarropa, teléfonos públicos, casas de cambio, sanitarios, ascensores, grupos electrógenos, piscinas, juegos infantiles, estacionamiento, seguridad, condiciones para discapacitados, entre otros.

En toda sede es importante saber con qué proveedor se trabaja. Hay 2 tipos de proveedores:

• Oficiales: son los que la sede recomienda pero no impone, todos con una misma calidad de servicio. En este caso podemos llevar personal propio de nuestra empresa, es recomendable dado que ya sabemos como trabajan y son de nuestra confianza. Siempre el tema económico jugará un papel importante, sobretodo cuando se trata de viajar al exterior, dado que dependeremos del presupuesto que tengamos.

• Exclusivos: no se puede llevar proveedores externos: los imponen, nos vemos obligados a trabajar con el concesionario del lugar. En este caso es importante trasladarse a la sede con bastantes días de anticipación para poder capacitarlos, mostrarles nuestra forma de trabajar, e indicarles las tareas a desarrollar.

Aspectos a considerar y evaluar:

• Accesos

• A áreas restringidas / para el público en general / para personas con capacidades diferentes / para el personal / que se deterioran con mal tiempo / a estacionamientos / y salidas de emergencias señalizados y apertura rápida de puertas / áreas de circulación del público en jornadas con mal tiempo / armado, desarme y guarda de elementos / asegurar y mantener cuidados específicos cuando se presenten obras de arte o elementos de mucho valor / caracteres de áreas residenciales / cerramientos periféricos / consideración de problemas acústicos y control previo de instalaciones para sistemas de sonido / construcción de quioscos y puestos de comidas y bebidas e instalaciones interiores y/o exteriores.

• Controles y vigilancia de:

• cubiertas, techados y carpas (inflables, toldos rígidos) / decoración y mantenimiento de plantas y flores / delimitación de sectores para el uso y consumo de tabaco y supervisión / designación del transportador oficial / entorno / equipos de mantenimiento (carpintería, electricidad, mecánica) / evaluar cantidad y condiciones de micrófonos, escaleras, pasarelas, estrados / facilidades de acceso para elementos pesados o voluminosos / facilidades para carga y descarga de elementos decorativos, accesorios, etc. / facilidades para medios de transporte público (gestión de servicios reforzados y anuncios) / iluminación interna, externa y de zonas adyacentes / instalación de grandes fachadas exteriores / instalación de sistemas de comunicación (telefonía, fax, computación ,TV, etc)/ necesidad de equipos básicos contra incendios / problemas ecológicos y ambientales que pudieran presentarse / protección, alimentación y seguridad de los animales cuando se exhiban / refuerzo de instalaciones sanitarias y energéticas / reglamentaciones municipales / ruidos molestos originados en el evento mismo y de las actividades lindantes a la sede / servicios de limpieza y recolección de residuos / transporte del personal y de elementos

• Elementos, instalaciones y servicios complementarios: transporte del personal y de elementos / atriles / boleterías / cabinas de traducción / carteleras / circuito cerrado de TV / computadoras / equipos de sonido / faxes / fotocopiadoras / impresoras / micrófonos / podios / pórticos /proyectores de diapositivas / proyectores de videos / receptores de interpretación simultánea / retroproyectores / stands / teléfonos / urnas

Relevamiento de sala. Factores a tener en cuenta:

• Planimetría (plano)

• Cantidad de metros cuadrados

• Columnas

• Desniveles

• Salidas de emergencias

• Entradas de servicios

• Puertas

• Techos (si se pueden colgar o no cosas del mismo)

• Material de las paredes (altura, ancho)

• Pisos (alfombra, mármol, resbaladizos, parket, etc.)

• Sonido (equipamiento):

• Sistema de traducción simultánea

• Depósito

• Vestuario

• Iluminación

• Paño lenci en sillas (en caso de que el material de la misma raye el piso)

• Matafuegos

• Señalización

• Teléfonos

• Conexión a internet

• Equipos para proyección: proyectores de transparencias, pantallas de diferentes medidas, computadoras, pizarrones, rotafolios, etc.

• Sistema de señalización

Los señalamientos colocados estratégicamente ayudan a tener una buena organización. Hay que colocar todos los señalamientos exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Además deben de tener toda la información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación.

Se necesitan diferentes tipos de señalamientos para direccionar e informar sobre las actividades que se realicen durante el evento, así como para identificar algún módulo o inmueble.

Una señal bien ubicada y elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones.

• La ubicación de los señalamientos más comunes

• Auditorio

• Aula magna

• Área restringida

• Conferencistas o ponentes

• Congresistas

• Entrada exclusiva para organizadores o proveedores

• Entrega de materiales

• Estacionamiento

• Exposición

• Flechas varias

• Guarderías

• Información general

• Invitados especiales

• Mesas de registro

• Sala de operaciones

• Sala de prensa

• Servicio médico

• Servicios sanitarios

• Servicios administrativos

• Teléfono

• Transporte de congresistas

• Transporte de invitados especiales.

En algunos eventos hay que elaborar señalamientos con los precios de los alimentos, la ubicación de algunos módulos en la exposición, flechas con el nombre del evento y / o exposición o de alguna actividad en especial.

Es necesario elaborar una lista para quien vaya a fabricar los señalamientos de los que ya tienen los hoteles para diferentes propósitos y que son útiles para el evento. Pero hay otros señalamientos que los organizadores deben mandar a hacer o contratar a una casa especializada para su elaboración. Los materiales más usuales para los señalamientos son de acrílico con vinilo auto adherente, o cartón grueso o cartulina, madera y herrería, entre otros. Los colores deben tener suficiente contraste para ser llamativos. En las terminales de transporte aéreo y terrestre se pueden utilizar señalamientos fluorescentes para las llegadas nocturnas. Para la señalización exterior hay que pedir permiso a las autoridades correspondientes.

Hay que definir las rutas y los lugares en donde se colocarán los señalamientos. El grupo de instalación de los señalamientos deberá tener los materiales necesarios (clavos, tornillos, cuerdas, martillos, pegamentos, cintas adhesivas), considerar que en épocas de lluvias hay materiales que no son resistentes, el coordinador general es quien debe definir el tiempo de anticipación para colocar los señalamientos interiores y exteriores.

MODULO 3

Ambientación y escenografía

Puntos a considerar para afectar a los invitados. Elementos universales de la ceremonia. Ambientación. Escenografía. Tipos de decorados. Sonido. Luz.

Logística de eventos

Apoyo técnico y relevamiento técnico de sede. Responder a temas básicos.

Formas de obtención de ingresos para eventos

Formas de ingreso para organizar eventos: mecenazgo, patrocinio, auspicio. Definición, objetivos y campos de aplicación.

Ambientación

Esta relacionada con la disposición de los distintos elementos que visten el decorado desnudo.

- mobiliario

- cortinajes

Según la densidad de la ambientación, esta puede transmitir "espacio" y "elegancia" o "pobreza" e "insuficiencia".

Escenografía

Es la representación en perspectiva de los elementos arquitectónicos que rodean a las figuras principales. Una reproducción ilusoria de una fachada (paredes laterales, entradas, salidas, etc.)

Las escenografías pueden ser:

- realistas: existe un estilo determinado donde se distinguen elementos reconocibles (tiempo, lugar)

- abstractas: implica un espacio de tipo desconocido.

- sugerentes: hay algunos detalles reconocibles y otros no.

- funcional: están pensadas para un determinado uso. Ej.: circo

Tipos de decorados

Deben cumplir con las siguientes características:

- crear un entorno apropiado que proporcione imágenes persuasivas y significativas.

- adecuados a las dimensiones e instalaciones del espacio.

- resistentes pero al mismo tiempo fáciles de manipular, transportar.

- acorde con el presupuesto

- crear una ambientación correcta que el publico pueda asociar el estilo con el tema (hilo conductor correcto)

A través de un decorado podemos:

- establecer un lugar determinado de acción (Ej: pista de baile)

- crear una determinada atmosfera/clima (ej: tristeza, alegría, éxtasis, reflexión)

- dirigir la atención del público hacia puntos determinados (ej: la entrada de los novios o la nena de 15)

Clasificación de espacios para ambientar

- abiertos, cerrados, interiores, exteriores, naturales, artificiales, públicos, privados y funcionales (pensados para desarrollar determinada actividad en ellos)

Variables que permiten producir determinadas sensaciones a través del espacio en el público:

- tamaño: acorde al evento que vamos a producir (ej: Monumental Dalí)

- forma: jugar con líneas, ángulos, transmiten sensaciones de dinamismo y movimiento. Estructuras sólidas y firmes, líneas verticales u horizontales que crean sensaciones de estabilidad, dureza, etc.

- color y luz: ídem

- textura: esta relacionado con el tacto y las características propias de cada material como son la textura y temperatura (ej: metal, madera, alfombra, salpicré, vidrio, etc.)

- distribución interna: forma de colocar los elementos en el espacio. La idea es generar siempre equilibrio y armonía.

- análisis de la viabilidad:

- debemos tener en cuenta:

- tiempo

- tipo de evento

- recursos humanos necesarios

- recursos financieros

- sede

- el programa

- proveedores

Sonido

El armado de una cadena de sonido esta compuesto por los siguientes eslabones:

- fuentes de sonido

- mixer o mesas de sonido

- potencia

- parlantes

Fuentes de sonido: bandejas giradiscos, compacteras, decks o caseteras, dat, minidisk, dvd, microfonos, computadoras.

Mixer o mesas de sonido: son los encargados de recibir, procesar y ecualizar independientemente, ubicando en algún punto del estere la multiplicidad de fuentes sonoras que pueden utilizarse en un evento. Puede haber de 8,16,24,32 y 64 canales (esto indica la cantidad de fuentes de sonido que pueden recibir y por lo tanto mezclar).

Potencias: son las encargadas de amplificar el sonido proveniente de los mezcladores y por lo tanto de las distintas fuentes que han sido mezcladas.

Parlantes: son los encargados de reproducir y dar salida al sonido que atravesó toda la cadena de audio. Pueden ser de distintas medidas.

Sistemas de monitoreos: se utilizan para dar noción sobre un escenario de lo que esta sonando desde el escenario hacia el público.

Luz

Luces de base: sirven para hacer baños de luz homogénea tanto sobre grandes espacios, como sobre personas, pequeños objetos o detalles. Su posición y color (gelatinas) son determinadas antes del comienzo del evento y no pueden modificarse una vez instaladas. Algunos de ellos son: pines, par300, par1000, cuarzos, elipsoidales, fresneles, sodios, mercurios, cicloramas, plano convexos, etc.

Efectos: son luces móviles que arman dibujos sobre aquello que tocan. Solos no sirven para nada pero en conjunto con las luces de base ambientan todo tipo de evento. Algunos de ellos son: barredoras, maquinas de haces, luz negra, láser, flashes, sistemas de iluminación inteligente.

Considerar:

-armado de torres

-grupo electrógeno

Apoyo técnico:

- interpretación simultanea y consecutiva

- retroproyectores

- cañones de video y data

- pantallas

- opacas blancas mate: se las utiliza para proyecciones de front (el proyector delante de la pantalla)

- semitraslucidas: se las utiliza para proyecciones de back (proyector detrás de la pantalla) esto permite que el orador camine y no arroje sombras sobre la pantalla.

Ancho de pantalla: es equivalente a un sexto de largo de la sala. Ej: si una sala tiene 12mts de fondo, el ancho de la pantalla deberá ser de aproximadamente 2mts y la distancia del proyector a la misma, igual a 4mts. (El proyector debe colocarse a una distancia que sea el doble del ancho de la pantalla).

Relevamiento técnico de sede:

- cantidad de espacios a ocupar

- medidas de cada uno en largo por ancho

- bocetos de cada uno

- altura de los techos

- tipo de iluminación

- posibilidad de sectorizar luces y forma en la que quedan sectorizadas

- posibilidad de dimerizar (atenuar) luces

- posibilidad de oscurecimiento de sala si el evento es de día

- tipo de tensión

- ubicación del tablero de tensión

- distribución de los tomas o de las zapatillas de 220 en el perímetro de la sala

- presencia de barrales o parrilla de luces y forma de los mismos (caño cuadrado, cilíndrico, acanalado)

- presencia de grupo electrógeno y capacidad del mismo

- presencia de soportes de techo para colgar proyectores, cableado interno por techo y paredes (cable de tensión, cable señal rgb para datos de computación para conectar el proyector ubicado en el techo con la computadora en la mesa de disertantes, cable señal video para conectar el proyector colocado en el techo con la video casetera/DVD ubicada junto a la mesa de sonido)

- presencia de soportes para mesa de sonido (mesas-tarimas)

- cantidad de publico asistente al evento

- actividades del evento (recepciones, discursos, cantidad de disertantes en forma simultanea, proyecciones, cena, show, desfile, baile, sonido como fondo, música funcional)

Una vez efectuado este relevamiento técnico de sede responderemos a las siguientes preguntas:

1) Que fuentes de sonido serán necesarias (micrófonos, compacteras, etc)?

2) Cuantos canales deberá tener el mixer?

3) Cuantas potencias o amplificadores y de que poder seran necesarios?

4) Cuantos parlantes y de que resistencia?

5) Que equipos de iluminación serán necesarios, cuantos y por que?

6) Que equipos de proyección de imágenes serán necesarios, tipos de pantalla (de front o de back) y tipos de proyección (de techo o de piso)?

Anexo: Tercera Partie

Recursos de logística

Son los elementos e ideas que ayudan a la concreción del proyecto, son de suma importancia y muy utilizados en todo tipo de eventos.

• Adornos florales y plantas

Las plantas y adornos florales ambientan, decoran, separan y crean diferentes ámbitos.

En un almuerzo que se ofreció a lady diana, en parís se buscó recrear de alguna manera el sur de Francia, la provence, cuna de los impresionistas. Entonces, se armonizó desde el color de los manteles, los almohadones de las sillas, los platos hechos para ese fin, el centro de mesa, todo de acuerdo con ese estilo.

Para resaltar aún más el ámbito, instalaron pequeños arbustos, típicos de esa región, y, siendo la cigarra uno de los “habitantes” más representativos del lugar... Pusieron unos cuantos de estos insectos que, lógicamente cantaron durante la recepción!!!

Este ejemplo nos muestra la importancia de las plantas para ambientar cualquier tipo de evento.

También es un recurso clásico y hermoso, la colocación de pétalos sobre una alfombra roja por donde vaya a transitar la quinceañera, la novia o la persona a agasajar.

• Eventuales problemas:

Las flores se marchitan, se deterioran, se secan o, por el contrario, si se las riega demasiado se inundan, se caen los pétalos y las hojas, ya que a veces las condiciones climáticas no son las ideales y las plantas sufren por los cambios de temperatura.

Si son flores o plantas deshidratadas o artificiales hay que tener en cuenta que atraen el polvo y se ensucian fácilmente, el público las estropea al caminar por encima de ellas o simplemente se caen al suelo porque se apoyan sobre las macetas y canteros distintos elementos.

• Posibles soluciones:

Se pueden alquilar en casas especializadas. En caso de eventos que duran varios días, la misma casa se ocupa de cuidarlas, reponerlas o cambiarlas.

Para decoración como centros de mesa no se deben poner plantas o flores con aroma o que pierdan las hojas fácilmente. Lo mismo sucede si se decora con arreglos florales el salón donde se servirá la comida; deberá cuidarse que no tengan perfume.

Para que no se estropeen rápidamente debe mantenérselas al frío, en heladeras o recipientes con hielo hasta el último momento en que deba utilizarlas.

Si obsequia a personalidades, se sugiere siempre tener un ramo de más o el teléfono de la florería más próxima, ya que nunca se sabe si la persona que avisó que no iba a concurrir, a último momento decide hacerlo.

En nuestro país no acostumbramos obsequiar a los hombres, pensando que es un privilegio de las damas, pero suele ser un gesto muy agradable y bien visto en otros sitios.

Los collares de flores, reminiscencia de las islas caribeñas, predispone muy bien al invitado y, con música adecuada y ambientación, logra una fiesta diferente.

Las flores que flotan colocadas en recipientes bajos o en una piscina también contribuyen a lograr ese encanto.

• Baños químicos

En lugares aislados, espacios al aire libre o en una calle donde, por ejemplo, se realizará un evento al que asistirán gran cantidad de personas, deberá pensarse en la instalación de sanitarios.

Podrán alquilarse esas unidades, que son sumamente prácticas y resuelven el problema. El servicio se utiliza cada vez más porque es la solución adecuada.

• Eventuales problemas:

Se ensucian por el normal uso. A veces pueden trabarse las cerraduras, no tienen agua y cuando no se los desinfecta permanentemente despiden mal olor.

• Sugerencias:

En lugares sin instalaciones sanitarias deberá tenerse en cuenta la provisión del agua. Se alquila y transporta en un camión cisterna. Puede contratarse personal de limpieza y mantenimiento. Debe pedirse doble juego de llaves al momento de la entrega de las cabinas.

Deben ubicarse en lugares accesibles para el público pero no muy a la vista, de manera que no resulte tan evidente su uso y resulte moleste por razones obvias.

• Carpas por necesidad de mayor espacio o por razones climáticas:

Las carpas ofrecen la posibilidad de realizar eventos al aire libre sin depender del clima y de ampliar el espacio con el que se cuenta. Se alfombran, entoldan y climatizan y decoran a gusto, con todo tipo de formas y etilos. Pueden armarse cocinas, baños, guardarropas, salón para el banquete o un ámbito para el baile y lugares de recepción.

• Sugerencias:

Alquile a empresas de profesionales en el tema, calcule el tiempo de armado y desarme, la ubicación de tomacorrientes, el lugar adecuado para instalar cocinas, sanitarios, etc. Tenga en cuenta que una carpa ubicada cerca del mar sufre mayor deterioro que una en la ciudad o en clima seco.

• Core electronic:

El uso de la tecnología ayuda a comunicarse con mayor rapidez, lo que nos permite relacionarnos con más personas en menos tiempo del habitual y a menor costo.

Si bien es algo impersonal, para un primer contacto es valiosísimo y ofrece muchas ventajas.

• Sugerencias:

Imprima la correspondencia para tener documentada esa información.

• Cotillón:

El uso del cotillón se ha extendido a las reuniones sociales, casamientos, fiestas de quince años y cumpleaños; en determinado momento ayudan a crear un clima festivo, a romper estructuras e integrar rápidamente.

La ubicación del cotillón y su distribución merecen nuestra atención.

• Eventuales problemas:

En algunos lugares no permiten el uso de papel picado y serpentinas porque ensucian. Con cualquier líquido que se hay volcado en el piso se forma una especie de pasta que es difícil de limpiar, e imposible sobre pisos alfombrados. Por supuesto, sombreros, matracas, instrumentos de plástico, antifaces y adornos son muy bien recibidos. A veces se los entregan en las mismas bolsas en que vino del negocio, lo que no da un aspecto muy agradable.

• Sugerencias:

Pueden entregarlo en bolsas de papel de colores, en bandejas decoradas con tul, volados de puntilla de nylon, canastas con cintas y globos.

La distribución generalmente la hacen las camareras y mozos, los mismos anfitriones y los amigos. También puede estar escondido en una piñata.

Podrán apagarse las luces, iluminar a un mimo que entre con un carrito (se puede decorar muy bien uno de los que se usan en los supermercados), marcar con una música diferente o especial esta entrad, o con fuegos artificiales de interior y la participación de juglares o lanzallamas.

Si bien no es cotillón como recurso aplicable, para una comunión puede ponerse sobre la torta una jaulita pequeñita, decorada con cintas amarillas y blancas e iluminada con lamparitas de linterna, y adentro dos palomitas. Cuando se abre la puerta de la jaulita, las palomas salen volando causando el asombro y encanto de todos los presentes.

• Diplomas, trofeos, medallas, coronas, bandas:

La entrega se hace en la mayoría de los casos en actos protocolares. Es indispensable calcular los tiempos necesarios para su desarrollo, y el que transcurre desde que se nombra al premiado o diplomado- según el espacio que tenga la sala para acercarse a la tarima, podio o escenario- hasta que éste llega a retirar el emblema, ya que pueden pasar varios minutos. Eso multiplicado por determinada cantidad de personas, puede resultar tedioso y monótono, quitándole brillo a la reunión.

• Eventuales problemas:

• Faltan diplomas, premios o medallas.

• Inasistencia del nombrado

• Inasistencia del que debe otorgar las condecoraciones

• Al colocar la corona en un concurso de belleza a la ganadora, la mayoría de las veces no se lo hace adecuadamente y se cae.

• Se coloca la banda al revés.

• Sugerencias:

• Tenga diplomas en blanco: una vez finalizado el acto podrá completarlos. A veces puede disimular la falta de un premio entregando algo simbólico, aunque más no sea un sobre en blanco, donde se supone que está el testimonio de dicho premio.

• Otro aspecto problemático a tener en cuenta cuando se nombra a las personas para que pasen a retirar un premio, una medalla o un diploma, es que no estén presentes. La situación es sumamente desairada salvo en los casos en que haya enviado a una persona en su representación. Chequée el nombre de los que recibirán premios; si antes de comenzar el acto alguien no llegó, no ponga su nombre en el listado o elimínelo del mismo. Siempre es más fácil, y queda mejor, llamar a quienes llegaron tarde al final del acto, en el último de los casos, si es que no molesta al normal desenvolvimiento del evento. En caso de que se haya enviado un representante, deberá informar que no se trata de la persona nombrada y se dirá el nombre y apellido del que viene en su nombre.

• Asegúrese de la presencia de la persona que debe entregarlo, ya que si no está presente podrá sustituirla a tiempo.

• Si se trata de colocar una corona, colóquele clips y hebillas invisibles de manera que sea sencillo sujetarla bien. Si la persona que la coloca es un personaje importante o una autoridad, alguien de la organización del evento deberá estar atento, con clips en la mano, para ayudarla.

• Entregue la banda la persona que la va a colocar en la mano, que corresponda para que le mantenga sujeta de esa forma; así no podrá equivocarse.

• No olvide comunicar al locutor cualquier cambio en el orden de los procedimientos y la lista de homenajeados.

• Medallas: a veces se entregan recordatorios o una distinción por algún hecho. Es necesario colocarlas sobre una bandeja, una pana, dentro de una caja abierta , y tenerlas bien separadas por nombre y orden de entrega. Si faltara la medalla, podrá hacerse un acto simbólico, entregando un sobre o una caja vacía; no es lo adecuado pero sirve para esa situación. Deberá informarle a quien se la entrega, para que no abra la caja y la muestre al público, que es lo que correspondería. Podrá pasar como una distracción del que la recibe. Verifique los nombres, si es que se han grabado; controle el orden en que van a ser entregadas, la persona que tendrá a su cargo ese honor, y sobre todo verifique antes de comenzar el acto si está presente y si se hará cargo de recibirlo. Si se van a colocar pasándola por la cabeza habrá que tener la precaución de que la cinta tenga un tamaño mínimo de una circunferencia de 90 centímetros a un metro. Puede utilizar cinta argentina, o un cordón del color adecuado. Si se prenden en la solapa, tenga la precaución de tener los ganchos del alfiler o broche abiertos, preparados; así se evitará el tener que luchar en el momento con un alfiler o alambre rebelde.

informe inmediatamente al locutor de cualquier cambio.

• Gráfica:

Todo evento comienza con alguna invitación que se escribe, el proyecto, la idea, el presupuesto, el diseño de un logo que luego se imprimirá.

Esto juega un importante rol: nos comunica, nos transmite ideas y sensaciones. Deberán cuidarse el diseño, la calidad del papel, el merchandising, la publicidad. El impreso y todo el material gráfico dan la imagen de la empresa, el nivel de la fiesta o el cariz de la misma. Será un indicador de la formalidad o informalidad de esa reunión. Todo deberá ser acorde.

• Eventuales problemas:

Errores de ortografía, nombres o apellidos mal escritos o direcciones erróneas, etc. Los imprevistos y problemas que se presentan son innumerables, desde el color que puede no ser el mismo que se había elegido hasta los errores ortográficos antes mencionados, o que no está plegado o llega a destiempo.

• Sugerencias:

Es necesario revisar varias veces el texto, pero hágalo controlar por dos o tres personas, porque después de leer varias veces llega un momento en el que se lee pero no se ve; mucho más cuando uno conoce el texto. Fije una fecha de entrega por lo menos con cuarenta y ocho horas de anticipación, y especifique todo lo que pueda aclarar. Es preferible que sobren o se reiteren las indicaciones. Necesitará básicamente:

|Para congresos |Para una exposición |

| | |

|• Carpetas de prensa |• Carpetas de prensa |

| | |

|• Carteles de estrado |• Catálogos |

| | |

|• Cartas de difusión |• Credenciales |

| | |

|• Cartas de invitación |• Diplomas de participación |

| | |

|• Credenciales |• Folleto informativo |

| | |

|• Diplomas a los participantes |• Ficha de inscripción |

| | |

|• Diplomas a los disertantes |• Planos de ubicación |

| | |

|• Fichas de inscripción |• Reglamento |

| | |

|• Hojas de ruta |• Señalización |

| | |

|• Programa preliminar | |

| | |

|• Señalización | |

|Para reuniones sociales |Para un concurso |

| | |

|• Invitaciones |• Diplomas |

| | |

|• Menú |• Folleto con las bases |

| | |

|• Plano, si el lugar es alejado |• Fichas de inscripción |

| | |

|• Programa |• Reglamento |

| | |

|• Tarjetas para los souvenir |• Fichas para el jurado |

• Internet:

Es una herramienta de la que ya no podemos prescindir, para relacionarnos, informarnos, comunicarnos, comprar, actualizarnos.

Podemos conocer las ferias y exposiciones, congresos y todo tipo de eventos del mundo entero, fechas, temáticas, estadísticas.

Tenemos también acceso a bases de datos, a proveedores, pero antes de comprometerse, verifique, compruebe: una página web se puede hacer con mucho profesionalismo pero la realidad a veces es otra.

• Limpieza:

Para cualquier tipo de evento deberá tenerse en cuenta la limpieza, previa, durante y posterior al evento. Lo mismo ocurre con los residuos, la salida de los mismos y el lugar de depósito.

• Eventuales problemas:

No se tiene en cuenta la limpieza, el depósito de residuos, el personal y el horario de trabajo, el uniforme y los elementos necesarios.

• Sugerencias:

En los predios feriales generalmente tienen contratadas sus propias empresas que se ocupan del mantenimiento de los espacios públicos y con las que se puede contar para la limpieza de los stands de las exposiciones.

• Recaudadora de caudales:

En exposiciones donde hay mucho movimiento de dinero se hace indispensable contratar una empresa que periódicamente se ocupe del traslado del dinero al banco.

• Seguridad

La seguridad es indispensable, desde todo punto de vista:

• De las personas

• De los bienes

• De los participantes

• Del personal

• De los invitados

• Del uso de pirotecnia

• De estructuras

• De escenarios improvisados

• De vestuarios y camarines

• De vallado

• De la instalación eléctrica

• De trabajos en altura

• Eventuales problemas:

Es difícil evaluar los alcances de la responsabilidad civil en algunas ocasiones, cuando la misma pasa del propietario al locador, del locador al organizador.

• Sugerencias:

Contrate personal especializado en cada área, asegure al personal y a los participantes; todo control que se haga sobre la estructura, las instalaciones eléctricas, será indispensable para el cuidado de bienes y personas.

Una vez en la presentación en la argentina de una línea de moda francesa, se organizó un desfile. Para lograr mayor convocatoria y otros objetivos se realizó a beneficio de una entidad. Dada la jerarquía del evento las entradas eran de considerable valor, y el atractivo principal eran, además de la ropa, alhajas por un monto cercano al millón de dólares. El día del desfile, el organizador informa que las joyas no podrían trasladarse por un problema con la empresa aseguradora, pero que el desfile se realizaba igual, destacando la importancia de las modelos francesas y la ropa.

Horas antes del comienzo el organizador informó que las modelos francesas no llegarían a tiempo por cuestiones de los vuelos. Se contrataron otras modelos argentinas y alumnas de una escuela de mannequins.

Llegado el momento, el público (mil personas) esperaba el inicio. Y aquí comienza nuevamente el traspaso de irresponsabilidades: el hotel alquiló el salón , la entidad benéfica cumplió con su tarea de venta de entradas, el organizador insistía en comenzar el acto dando a conocer los cambios y minimizando la cuestión. Convencieron al presidente de la entidad para que hablara e informara al público. De más está decir que el abucheo fue generalizado y la desconfianza se propagó para otros eventos, al igual que el bochorno. Si bien luego el organizador publicó una solicitada, el daño, el mal momento y la estafa ya estaban hechos... Estos ejemplos nos demuestran lo tan importante que es trabajar con profesionales, con personal especializado, para evitar este tipo de imprevistos, que en el mundo de los eventos suelen ocurrir, a veces por causa propia y otras veces por fuerza mayor, ajenos a la organización.

• Souvenirs

¿dónde ubicarlos, en qué momento se deben entregar, cómo deben ser, a quiénes corresponde entregárselos y a quiénes no?

Hay varias maneras de exhibir y ubicar los obsequios. A veces se colocan en una canasta, en bases preparadas especialmente; por ejemplo, con formas de cisne para una boda o en carruajes, capelinas, fuentes. Todo vale y dependerá del gusto y el estilo de cada organizador o del cliente.

• Eventuales problemas:

- más cantidad de gente que la esperada.

• Sugerencias:

• Para que no falten souvenirs, tenga siempre algunos de más. Si la cantidad es insuficiente en extremo, envíelos luego a domicilio.

• No haga distinciones, es muy desagradable. A veces se hace una diferencia entre un invitado y otro, por ejemplo, los agentes de prensa.

• Telefonía particular

Si bien es un aliado indispensable, que nos mantiene en contacto con el área que necesitemos, y no concebimos un evento sin la posibilidad de comunicarnos permanentemente, presenta un grave problema conocido y sufrido por todos. Algunas empresas de telefonía móvil ofrecen equipos a cambio de promoción y de publicidad. Es conveniente aprovecharlo, ya que también podemos brindar un servicio más al participante.

• Eventuales problemas:

• Principalmente su uso indebido, sea durante un espectáculo, una sesión, una conferencia. Resulta desagradable y una falta de respeto porque además del ruido que provoca, distrae.

• Sugerencias:

O Pedir que se desactiven siempre antes de comenzar cualquier acto.

O En caso de que alguna persona por razones imperiosas deba continuar con el teléfono activo, deberá pedir sentarse al lado de la salida de manera de poder retirarse inmediatamente ante un llamado.

O Otra alternativa es informar a los asistentes que alguien recibirá una llamada y dejar el teléfono fuera del recinto.

O Por último, recientemente se ha incorporado la modalidad silenciosa o de vibrador que le permite al usuario recibir el llamado de modo imperceptible para los demás aunque debería ausentarse para responder al llamado

♣ Transportadoras

Cuando decimos transportadora oficial, por ejemplo para un congreso, es la que hace el convenio con la empresa organizadora y ofrece precios especiales, o vuelos chárter especialmente preparados.

Realmente resulta conveniente, pues los descuentos son muy importantes y además, porque al llegar una cantidad de personas juntas, alivia al organizador de tener muchos horarios de arribo y partida.

♣ Traslado

Las empresas de traslado se ocupan de las personas que deben ir del hotel al predio, a excursiones o a reuniones en otros lugares. Al igual que el chofer de autos particulares o remises puestos al servicio del evento, habrá que tomar los recaudados necesarios para que las unidades sean modernas y convenientemente equipadas.

♣ Uniformes y vestimenta

La vestimenta también da la imagen de la empresa a través de la persona, de acuerdo con el área y la función que cumple. A veces podemos tener varias prendas que se adapten a distintos físicos y circunstancias. Deberán probarse con la debida anticipación, principalmente cuando las prendas deban ajustarse a cada persona. En caso de remeras y blusas, generalmente son personales y deberá proveerse a cada persona no menos de dos prendas; no olvidemos que un congreso o una exposición duran varios días y no se puede pretender que se las mantenga impecables.

• Eventuales problemas:

• Las prendas transpiran y, sobre todo las de color claro, se ensucian y se arrugan.

• Sugerencias:

• Utilizar telas de calidad ya que las económicas se deforman, no tienen buena caída y en definitiva a veces no duran ni el primer evento.

• Elegir modelos que se adapten a varios talles.

• Tener prendas de repuesto como blusas o remeras blancas y polleras oscuras, que, con una faja de color, o un distintivo de la empresa, podrán solucionar un imprevisto.

♣ Vajilla y mantelería

Toda vajilla y mantelería puede alquilarse. Ya sea porque no es suficiente por la cantidad de personas que asistirá al evento o por el deseo de ofrecer algo diferente.

• Eventuales problemas:

Los manteles se ensucian, la vajilla se rompe. En el caso de exhibiciones, puestas de mesas decoradas, etc., puede ocurrir que alguien desee llevarse “de recuerdo” alguna de la piezas.

• Sugerencias:

Llevar una buena cantidad extra de manteles y servilletas. Aun los de papel, si son de buena calidad, pueden auxiliarnos. En una muestra, conviene adherir el servicio al mantel con hilo de tanza de pescar, o atar la vajilla entre sí.

Indicadores a tener en cuenta

Infraestructura: según la demanda de inscripciones, se deberá tener un lugar alternativo en el cual puedan caber los asistentes en su totalidad. Si la totalidad no varía demasiado al cupo, se vera la posibilidad de quitar los pupitres, para colocar únicamente sillas y así aumentar la capacidad del salón previsto.

Ausencia del disertante: cuando se realiza la confirmación del disertante, este deberá nombrar un reemplazo por cualquier eventualidad.

Ausencia del reemplazo: se posterga el tema de disertación para la última jornada para una hora antes al horario habitual. Si la ausencia se da en la última jornada, la charla quedará sin efecto. Pero, igualmente se hará entrega del material previsto.

Ausencia de un expositor: los contratos de venta tendrán una cláusula en la cual se obliga al expositor a informar todo tipo de cambio con un mínimo de 20 días del comienzo del evento. También habrá una cláusula que permita la reventa del espacio, de no poder lograr la reventa, podrá ser utilizado por la faecc.

Falta del material de entrega: los asistentes podrán retirar el material el último día del evento, si dicho material faltante corresponde a la última jornada podrán solicitar el mismo a partir del miércoles subsiguiente en bedelía de la faecc, de no poder retirarlo será enviado por correo.

Caída del sistema acreditaciones: el coordinador de inscripciones deberá contar con la base de datos de inscriptos impresa por día, por charla y en orden alfabético.

Corte de luz: se deberá contar con un equipo electrógeno, el cual abastezca la suficiente potencia como para utilizar: tv, video, retroproyector, sonido, etc.

Herramientas de exposición: cada disertante traerá su material, lo cual implica que nosotros contemos con lo necesario para la exposición del mismo, teniendo en cuenta un reemplazo del equipo por desperfectos ej: contar con 2 retroproyectores.

Paros / manifestaciones: si incide directamente con el evento, este deberá ser postergado. Si fuere una fecha sola la implicada, se postergará al día lunes subsiguiente. Esta información deberá ser transmitida con antelación a los disertantes y a los asistentes.

Cambios internos: todos los cambios internos que tengan incidencia en el programa del evento, deberán ser informados con un tiempo mínimo a fin de poder ser dado a conocer tanto a los asistentes, como a los disertantes y medios.

Emergencia médica: el salón deberá contar con un servicio de emergencias. Todo el personal que integre el evento, deberá ser capacitado para estos casos.

LOGÍSTICA DE EVENTOS

Para el armado de eventos deberemos considerar:

- armado de torres

- grupo electrógeno

- Apoyo técnico:

o interpretación simultánea y consecutiva;

o retroproyectores;

o cañones de video y data;

o pantallas:

▪ opacas blancas mate: se las utiliza para proyecciones de front (el proyector delante de la pantalla);

▪ semitraslúcidas: se las utiliza para proyecciones de back (proyector detrás de la pantalla). Esto permite que el orador camine y no arroje sombras sobre la pantalla.

▪ ancho de pantalla: es equivalente a un sexto de largo de la sala. Ej.: si una sala tiene 12 m de fondo, el ancho de la pantalla deberá ser de aproximadamente 2 m y la distancia del proyector a ésta igual a 4 m. (El proyector debe colocarse a una distancia que sea el doble del ancho de la pantalla).

∗ Relevamiento técnico de sede:

o cantidad de espacios por ocupar;

o medidas de cada uno en largo por ancho;

o bocetos de cada uno;

o altura de los techos;

o tipo de iluminación;

o posibilidad de sectorizar luces y forma en la que quedan sectorizadas;

o posibilidad de dimerizar (atenuar) luces;

o posibilidad de oscurecimiento de sala si el evento es de día;

o tipo de tensión;

o ubicación del tablero de tensión;

o distribución de los tomas o de las zapatillas de 220 en el perímetro de la sala;

o presencia de barrales o parrilla de luces y su forma (caño cuadrado, cilíndrico, acanalado);

o presencia de grupo electrógeno y capacidad de éste;

o presencia de soportes de techo para colgar proyectores, cableado interno por techo y paredes (cable de tensión, cable señal RGB para datos de computación para conectar el proyector ubicado en el techo con la computadora en la mesa de disertantes, cable señal video para conectar el proyector colocado en el techo con la videocasetera/ DVD ubicada junto a la mesa de sonido);

o presencia de soportes para mesa de sonido (mesas-tarimas);

o cantidad de público asistente al evento;

o actividades del evento (recepciones, discursos, cantidad de disertantes en forma simultánea, proyecciones, cena, show, desfile, baile, sonido como fondo, música funcional).

Salas de reunión

1. Sala general (capacidad, ubicación, asientos, aire acondicionado, audio y video, cabinas

de traducción, escenario, acústica, paneles de separación, pantallas gigantes, retroproyector, equipos extras, generadores)

2. Gráfico de ubicación en la sala (plano de registro de instalación)

3. Cronograma de uso de cada sala (horario de ingreso y egreso, requerimientos específicos)

4. Cercanía de la sala general (diagrama con pasillos de circulación comunes)

5. Lugar para el receso (espacio suficiente, cercanía de la cocina, máquinas y/o personal de catering, menaje, personal de mantenimiento).

6. Verificar el evento anterior y el posterior para el cálculo de horarios y la prevención en los servicios de intendencia:

• Salas para sesiones en pequeños grupos (cantidad y adecuación al evento)

• Distancias establecidas previamente para el traslado al restaurante o para el armado de las mesas en la sala general.

• Mesas, sillas, escritorios, teléfonos, computadoras, letreros, jarras de agua, vasos, tableros de informes, pizarrones, tizas, borradores, rotafolios, marcadores, lapiceras.

• Estimación de horarios para el armado y desmonte de equipos y/o stands, personal a cargo.

• Asientos suplementarios, revisión de los ceniceros, lápices, papel, repuestos de materiales de uso cotidiano (tijeras, chinches, maderas, cintas, alfileres, herramientas, hilos, adhesivos, cartones, pilas, etc.)

• Seguridad: control de matafuegos, salidas de emergencia, entrenamiento en salvataje, reanimación, botiquín de emergencia.

• Contratación de servicio médico de emergencia y seguros de accidentes.

• Señalización por sectores (informes de entrada, salidas y distintos servicios al público).

RR.HH.: fijo o eventual

• Selección y contratación de personal eventual (titulares y suplentes).

• Reuniones periódicas con cronograma preestablecido para cada grupo o sector. Coordinación de las reuniones a cargo del organizador con secretario de registro.

• Distribución de responsables y tareas por escrito (nómina de suplentes).

Entrenamiento en tareas, circuitos, cronograma y atención al público.

Designación de asistentes /operadores para:

• Operar las luces.

• Operar en la cabina y manejar el telón.

• Llaves.

• Atención y guardia en las puertas.

• La recepción del público.

• Teléfonos.

• Tareas administrativas.

• Tareas de mantenimiento (limpieza, carpintería, plomería, electricidad, albañilería, etc.).

• Tareas de vigilancia (agentes, guardaespaldas, serenos).

• Promociones, ventas, tareas de telemarketers.

• Supervisores, personal técnico (locutores, traductores, animadores, sonidistas, musicalizadores, escenógrafos, iluminadores, etc.).

• Personal de catering (cocineros, mozos, asistentes de cocina).

• choferes.

• Recepciones, comidas, recesos con café

• Plazos para cada entrega de servicios.

• Selección de menúes.

• Presupuestos y propinas.

• Total de servicios (platos, bebidas etc.).

• Indicadores de mesa (plano de ubicación, tarjetas de presentación, señales para invitados especiales).

• Ingreso del servicio (cercanía de la cocina, diseño de mesas).

• Servicio de bar (ubicación, opciones, precios, bebidas selectas o bar completo).

• Plano de mesas (ubicación, sentados o de pie, ambientación, etc.).

• Horarios para el servicio (duración total, inicio y finalización, vinculación con actividades conexas como entregas de premios o disertaciones).

• Listado de invitados.

• Listado de autoridades con el orden de precedencia.

• Tarjetas de acreditación para el personal de contacto.

• Indicadores en las mesas con el nombre del país o característica de identificación

correspondiente.

• Presentación de productos

• Plano de stands.

• Cantidad de rubros y/o productos para cada empresa.

• Fecha de instalación y desmantelamiento.

• Responsables para la adquisición y/o alquiler de lugares.

• Reglamento de funcionamiento.

• Letreros (principal y adicionales).

• Gastos de mano de obra (mantenimiento: electricidad, carpintería, etc.).

• Servicios comunes (energía eléctrica, agua, gas, telefonía).

• Reserva de materiales (paneles divisorios, tarimas, escalones, telones, alfombras,

almacenamiento de envases).

• Recolección de residuos.

• Control de tesorería.

• Asistencia

• Número total de asistentes o invitados que se han convocado.

• Mailing convocado telefónicamente o por correo.

• Participantes o acompañantes (registro diferencial).

• Traslados

• Modo de transportes hacia la ciudad u hotel.

• Modo de transporte desde el aeropuerto.

• El transporte público ¿es adecuado?

• ¿existen taxis disponibles en cantidad y calidad?

• Medios de traslado en zonas suburbanas

FORMAS DE OBTENCIÓN DE INGRESOS PARA EVENTOS

Mecenazgo

- Definición

Proviene de la palabra mecenas: nobles y burgueses que en el quattrocento y cinquecento en Italia invertían en artistas, arquitectos, escultores, etc. Los máximos exponentes fueron la familia Medici. Su intención era pasar a la posteridad a través de las obras que les satisfacían.

El mecenazgo consiste en un aporte de fondos o apoyo a una persona o a una organización por razones altruistas sin esperar contrapartida directa por parte del beneficiado. Este tipo de acciones no tienen ninguna relación con la política de comunicación de la empresa. Es un concepto particular y no empresarial.

No debemos confundir con donaciones caritativas, que apuntan a cubrir carencias esenciales en el receptor. Aquí se trata de necesidades secundarias y terciarias como, por ejemplo, otorgar una cantidad de dinero determinada para que un artista pueda formarse en su profesión.

- Objetivos:

Valorizar la imagen empresaria;

Generar afinidad con el público participante;

Estimular el espíritu cívico;

Obtener prensa para la institución.

- Campos de aplicación:

Arte y cultura;

Actividades humanitarias;

Educación;

Ciencias y medicina;

Ecología y ambiente.

Patrocinio

- Definición:

Relación de interés recíproco entre un suministrador de fondos, de recursos o de servicios, y una persona, un acontecimiento o una organización. A cambio del aporte recibido, el patrocinado otorga ciertos derechos a su patrocinador, que pueden ser utilizados para conseguir una ventaja comercial o de difusión, a través de una actividad de ocio o estilo de vida (es decir, por un camino indirecto).

El patrocinio es cuando existe el objetivo claro de integrar las acciones dentro del plan de comunicación de la empresa. Implica inversión y persigue objetivos y rentabilidad empresarial.

- Objetivos:

Aprovechar exenciones impositivas;

Difundir ampliamente el nombre y los productos de la empresa;

Llegar a las audiencias masivas;

Estimular las ventas;

Obtener difusión de marca y de productos;

Demostrar uso y calidad de productos.

- Campos de aplicación

Deportes populares;

Deportes especiales;

Espectáculos y actividades artísticas populares;

Producciones audiovisuales;

Programas y concursos en medios masivos.

Auspicio

- Definición:

El auspicio no reditúa directamente, ya que el auspiciante no compromete ningún apoyo monetario.

Se trata de una herramienta de imagen: el prestigio del auspiciante legítima al auspiciado, a su actividad, su evento, etc.

Es el caso de las instituciones de gobierno, embajadas, centros culturales, fundaciones, casas de provincia.

- Objetivos:

Mejorar la imagen pública;

Cumplir con un objetivo institucional en forma indirecta;

Apoyar emprendimientos privados.

- Campos de aplicación

Seminarios, conferencias, cursos y debates;

Muestras culturales;

Campañas promocionales de bien común.

| |Mecenazgo $〉ϑ |Patrocinio $〉Ο |Auspicio 〉Ο |

|Definición |Aporte de fondos movido por razones |Relación de mutuo interés donde un |El auspicio no reditúa |

| |de tipo altruistas, desinteresadas en|persona ó institución aporta fondos ó |directamente ya que el auspiciante|

| |obtener rédito directo alguno. |servicio a otra para una situación |no compromete ningún apoyo |

| |No se trata ni de donaciones ni de |puntual (evento). |monetario. |

| |caridad, las que son esporádicas y |El patrocinado otorga al patrocinador |Se trata de una herramienta de |

| |coyunturales. |ciertos derechos comerciales ó de |imagen: El prestigio del |

| |El mecenas puede ser un particular, |difusión a cambio del patrocinio. |auspiciante legitima al |

| |una fundación, un grupo de personas. |El patrocinante puede ser una empresa, |auspiciado, a su actividad, |

| | |una fundación, un particular. |evento, etc. |

| | | |Es el caso de las instituciones de|

| | | |gobierno, embajadas, centros |

| | | |culturales, fundaciones, Casas de |

| | | |Provincia. |

MODULO 4

Catering de eventos

Instancias gastronómicas en eventos. Desayuno. Tipos y estilos de desayuno. Coffee break. Brunch. Almuerzo. Té. High tea/ Supper tea. Cóctel. Lunch. Cena. Recepción comida-banquete. Après diner. Vino de honor/ vernissage. Brindis. Aperitivo.

Instancias gastronómicas en eventos

1) Desayuno

Existen distintos tipos de desayunos:

Continental / tradicional / argentino: distintos tipos de infusiones (agua, té, café, chocolate, leche, etc.) y distintos tipos de comidas (facturas, pan, manteca y mermeladas);

Brasilero (Caribbean breakfast): ídem infusiones. Dentro de la comida podemos encontrar frutas naturales de la estación, fiambres fríos, licuados, jugos naturales exprimidos, yogures, copos de maíz.

Americano: ídem infusiones. Agrega, a la comida del brasilero, alimentos cocidos tales como panceta/ tocino/ bacon, huevos revueltos, hot dogs, hamburguesas, omelette (show cooking), salchichas parrilleras y de viena, yogures, copos de maíz.

Danés: ídem infusiones. Pancitos, pan negro y blanco, mermelada y manteca, pescado ahumado, huevo pasado por agua, fiambre y quesos.

Vienés: ídem infusiones. Pancitos, croissant, brioches.

1.1. Estilos de desayuno

a) Negocios/ trabajo:

Se realiza para un número aproximado de diez a doce personas;

Debe contemplarse una agenda del día con el objeto de optimizar tiempos y ordenar el evento;

Puede llevarse a cabo en la casa de la persona que invita, en el despacho, en el comedor de la empresa, en alguna sala de reunión o en un restorán con divisiones o salones preparados o dispuestos para tal fin;

La idea puntual es trabajar, motivo por el cual el desayuno se limita al servicio de infusiones clásicas y canastas con medialunas;

Si es para personal interno se realiza de 7.00 a 8.00. Si es para personal externo, de 8.00 a 9.00.

b) Social/ eventos:

Es utilizado antes de algún tipo de disertación, en congresos, seminarios y demás. Puede ser de sentado o de parado. En el último caso, la gente circula por entre las mesas estratégicamente ubicadas sirviéndose el tipo de comida que el desayuno ofrezca y, en otra mesa, son servidas por los mozos las distintas infusiones y la vajilla para tomar.

2) Coffee break

Tiene una duración de entre quince y veinte minutos;

Es una pausa para tomar un café, consultar los mails, hablar por teléfono, ir al baño, etc.;

Se sirven petit fours;

Debe ser de nivel y muy creativo;

Pueden existir tantos coffee como presupuesto y ganas tenga el cliente;

Intentar no superponer instancias gastronómicas.

3) Brunch

Se realiza a las 11.00;

Tiene una duración de una hora y media;

Se caracteriza por ser ni tan liviana como el desayuno ni tan pesada como el almuerzo;

Se utiliza principalmente para reuniones de negocios;

Todavía no está del todo establecida en nuestro país;

Es similar al desayuno americano, pero se le agrega tartas, terrinas y otras opciones;

Cuando es estrictamente empresario, en lugar de sentarse la gente se arma una mesa bufé, sin alcohol, con postre y bebida.

4) Almuerzo

Hay distintos tipos de almuerzo:

a) Banquete, con varios platos:

- recepción

- entrada

- 1er plato/ plato liviano

- 2. º Plato/ plato fuerte

- postre

- café con petit fours

b) Campestre:

Se caracteriza por realizarse al aire libre con todo lo que nuestra cultura y folklore puede brindarle al comensal. Es por eso que es muy importante la ambientación y el vestuario.

Recepción con gauchos y chinas (u hombres y mujeres vestidos de);

Shows tradicionales (ballet folklórico, doma, jineteada, paseo en sulky, desfile de caballos, payadores, etc.);

La mise en place esta dada por mantelería a cuadros rojos y blancos, paneras de mimbre, tablitas y cuchillos de buen corte;

Degustación de empanadas, embutidos y fiambres regionales con vino patero;

Entrada: rueda de achuras y provoleta;

Plato principal: distintos cortes de carne;

postre tradicional: panqueque mixto, postre vigilante (queso y dulce de membrillo o batata), flan mixto;

café con pastelitos;

por la tarde, mateada o mate cocido con pastelitos, torta frita.

c) Buffett froid

Duración tres horas;

Horario estimado de realización: a las 20.00.

d) Buffett froid et chaud

e) Mesa americana

f) Almuerzo de negocios

Una hora de duración;

Frugal, liviano, abundante y nutritivo;

Compuesto por:

• entrada

• Plato principal

• Postre

• Café con petit fours

• Sin alcohol, salvo que se trate de un almuerzo de cierre de evento

5) Té

6) High tea / Supper tea: a las 18.00

7) Cóctel

Es un evento donde los comensales se encuentran parados y se les sirve bebida y comida (finger food);

Se sirven aproximadamente dieciséis a veinte piezas por persona (doce saladas y cuatro dulces);

Existe un "open bar" (barra abierta de tragos) donde se pueden consumir todo tipo de tragos;

Tiene una duración de entre dos y tres horas y media;

El horario habitual por la mañana es de 11.00 a 13.00 y por la tarde de 19.00 a 21.00;

Debemos contemplar personal de RR.PP. para hacer efectivo al evento;

Sirve para no hacer notar a los impuntuales de siempre, ya que no es estricta la llegada como en los otros.

8) Lunch

Al cóctel se le agregan alimentos dispuestos en islas o rechauds para comer en estilo mesa americana.

9) Cena

- de gala

- social/ corporativa

a) Recepción comida - banquete

Duración: de seis a ocho horas (evento prolongado);

Horario estimado de realización: 22.00;

Recepción: 45 minutos.

Seis bocados por persona.

Cena:

- entrada

- plato principal

- postre

- servicio de café

- brindis

- mesa dulce

- final de fiesta.

10) Après diner

A este evento asisten por lo general aquellos que no fueron invitados a la cena. Se presenta una mesa de dulces, café y bebidas. Sirve para delimitar a aquellos que deseo que estén en la cena y los que no.

11) Vino de honor/vernissage

Este tipo de instancia sirve para acompañar presentaciones de libros, actos institucionales, muestras de arte. Vernissage proviene del francés y hace referencia a la mano de barniz que le daba el pintor al finalizar un cuadro.

Se sirve jerez, vino dulce, vino blanco helado y champán.

Horario estimado de realización: 11.30 a 12.30 o de 18.00 a 19.00.

Se sirven dos bocados por persona.

12) Brindis

Surge para celebrar determinada ocasión o circunstancia;

Se sirve champán, sidra o vino;

No es obligatorio, pero podemos acompañarlo con algunos bocados;

Los mozos deben servir bebida constantemente.

13) Aperitivo

Duración: quince a treinta minutos;

Se calculan dos bocados por persona.

Mesas para eventos

Tipos de mesa

• En I en T o en U, son mesas adaptables a un número de 40 a 50 personas.

• En E o en peine, para 80 ó 100 personas.

• En forma de mesas separadas y una presidencia rectangular, para banquetes de gran capacidad desde 150 a 200 y hasta 2000 o más comensales.

• La mesa imperial de 60 a 100 comensales para banquetes de gran prestigio.

Armado de mesas

Capacidad de las mesas redondas:

♣ 1 m = 4 personas

♣ 1,20 m = 6 personas

♣ 1,50 m = 8 personas

♣ 1,80 m = 10 personas

♣ 2 m = 12 personas

Mesas de apoyo:

• redondas = 1 m de diámetro

• rectangular = 2 m x 0,70 m

- cuadrada = 0,60 m x 0,60 m

Espacio para circulación: 50 cm/1metro (de un respaldo a otro de las sillas). Entre 50 y 80 cm por comensal sentado a la mesa.

El personal:

La cantidad de mozos y / o camareras variará de acuerdo con el tipo de comida que se ofrezca, formal, informal, mesa americana, etc.

Banquetes y comidas formales:

* un maitre por cada 40 ó 50 comensales;

* un mozo por cada 10 ó 15 personas;

* un sommelier por cada 20 ó 25 personas.

Lunch o cóctel

* un maitre;

* un mozo por cada 35 personas.

Mesa americana o Buffett

* un maitre;

* un mozo por cada 20 ó 25 personas.

Las bebidas

- vino blanco: una botella por cada 4 personas;

- vino tinto: una botella por cada 3 personas;

- cava champagne: una botella por cada 4 personas;

- agua mineral: una botella por cada persona;

- aperitivo: un litro de refrescos por cada 14 ó 16 personas;

- whisky: una botella por cada 15 ó 17 personas;

- una botella de vermut: por cada 30 ó 40 personas;

- café de 12 a 15 g por invitado.

El consumo de bebidas en general depende del menú, de la estación, invierno o verano, de la edad, del sexo de los invitados, si se baila entre plato y plato, etc.

UNIDAD 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOCIALES

MODULO 1

• Wedding planner

• Baby shower

INTRODUCCION A WEDDING PLANNER

Casamiento: hay distintas formas de festejarlo, con ceremonia religiosa o no. Algunas veces la fiesta es posterior a la ceremonia religiosa; en otras ocasiones, durante el transcurso de la reunión se hace una ceremonia privada para el intercambio de los anillos. En la fiesta de casamiento es imprescindible que haya un solo coordinador. A su vez, por parte de los novios es ideal tratar con una sola persona. El disc jockey, el sonidista, el maitre y el organizador deben tener un programa donde figure minuto a minuto el desarrollo de la fiesta (por ejemplo, si se baila entre plato y plato, fijar la duración del baile; el horario de la entrega de cotillón, el momento de cortar la torta, el vals, el pase de liga, el carnaval carioca, etc.).

El horario para la ceremonia religiosa (o de la recepción en caso de que se realice solamente la reunión social) puede variar, siendo las opciones de la mañana y la noche las más habituales. Si entre los invitados asisten niños, se prepara una comida y entretenimientos para ellos; se contrata una maestra jardinera o especialista en recreación para que los mantenga entretenidos y permitan disfrutar a sus padres.

El tipo de recepción deberá ser acorde a la ceremonia religiosa – en caso que se haya realizado- y al deseo de los novios.

Acerca de la boda

Resulta aún hoy en día, un hito en la vida de las personas, especialmente en la mujer.

Es una de las pocas ceremonias que todavía se respetan y en las cuales se invierte tiempo, dedicación y ganas.

Mantiene por lo tanto un toque de solemnidad que lamentablemente otro tipo de ceremonias han perdido por completo

Representa un conjunto de valores ético-morales muy importantes que se celebran y cobran vida en dicha ceremonia.

Responde a un conjunto de tradiciones familiares que harán de cada casamiento uno en particular.

CIFRAS Y ESTADISTICAS

Según el Registro Nacional de las Personas se realizan cerca de 95 mil casamientos anuales

El negocio mueve alrededor de 850 millones de pesos

Aproximadamente 35 mil de estas personas corresponden al nivel socioeconómico medio y medio-alto.

El gasto promedio es de 40 mil pesos

Por lo general siempre el que paga, paga más de lo que puede

Actualmente ellos se casan a los 30 y ellas a los 28

Sin embargo, no sólo compete la contratación de estos servicios a personas del nivel medio-alto con lo cual una fiesta puede oscilar entre los 5000 / 10.000 pesos en adelante

1RA PARTE: LOGISTICA

Planificación de la boda

Puntos básicos a considerar

- Trámites: Selección de Iglesia, templo o sinagoga

- Oficiante, pastor, sacerdote o rabino

- Sede

- Lugar de la recepción

- Casa de Catering

- Pastelería

CEREMONIA CATÓLICA

• Los casamientos cristianos se realizan únicamente en templos parroquiales. La ceremonia debe realizarse en la parroquia que le corresponde a la novia, es decir la mas cercana a su domicilio.

• Pase a otra parroquia: si quieren cambiar de parroquia, tienen que solicitar el pase o permiso en la parroquia de origen.

REQUISITOS

• Ser solteros para la iglesia. Ninguno de los novios puede tener otro matrimonio religioso anterior (salvo con nulidad del mismo).

• Estar bautizados en la iglesia católica. Como comprobante deberán presentar la Fe de bautismo (si no la encuentran la pueden pedir en la parroquia que fueron bautizados).

• Completar el expediente matrimonial y presentarse con los testigos para su firma.

• Cumplir con el curso prematrimonial, que consiste en una serie de charlas grupales acerca del matrimonio cristiano y al finalizar el mismo la parroquia les extenderá un certificado que deberán presentar el día en que celebren el casamiento.

Particularidades de la Ceremonia Católica

PADRINOS – CEREMONIA CATÓLICA.

• Cualquier persona, independientemente de su relación con los novios y la religión que practique, puede ser padrino/ madrina del casamiento.

TESTIGOS – CEREMONIA CATÓLICA.

• Se necesitan dos testigos. Uno para la novia y uno para el novio. Los testigos tienen que ser mayores de 21 años, preferentemente no familiares. No deben cumplir con ningún requisito en particular, ni ser obligatoriamente de la misma religión.

DISTINTAS RELIGIONES / CASAMIENTO MIXTOS – CEREMONIA CATÓLICA.

• En el caso de que uno de los contrayentes no sea católico, la iglesia ofrece una ceremonia que se denomina “matrimonio mixto”.

CEREMONIA JUDÍA

• Los casamiento judíos se pueden realizar en las sinagogas o en el lugar que los novios indiquen, solicitando la presencia del rabino, luego de haberse realizado el casamiento por civil como condición indispensable.

REQUISITOS

• Ambos contrayentes deber ser judíos, de madre judía. Deben presentar el certificado de judeidad que se tramita en el rabinato de la AMIA. Para demostrar que pertenecen a una familia judía deber presentar el ketuba de sus padres.

• Si son divorciados y quieren casarse nuevamente por la religión judía, el divorcio debe estar realizado de acuerdo a la ley Judía, al Guet. Es decir que si existiese otro matrimonio religioso anterior, este deberá estar anulado por la comisión de divorcios del seminario rabinico para que se pueda celebrar el nuevo matrimonio.

• Si bien no hay un “curso prematrimonial obligatorio” los novios estudian las leyes de la cosmovisión de la Tora acerca del hombre, la mujer y sus diferencias. En la mayoría de los templos se dictan charlas para los novios acerca de la pareja, la religión judía en el matrimonio, el futuro, etc.

PADRINOS – CEREMONIA JUDÍA.

• No son obligatorios. El novio y la novia pueden llevar sus acompañantes.

TESTIGOS – CEREMONIA JUDÍA.

No son obligatorios. Los testigos pueden ser 2, mayores de 13 años, observantes de los preceptos.

DISTINTAS RELIGIONES / CASAMIENTOS MIXTOS – CEREMONIA JUDÍA.

• El judaísmo celebra casamientos mixtos. Si bien acepta la convivencia y hasta la procreación de un judío con un no judío, no considera que estas parejas sean un “matrimonio”. En el caso de que uno de los novios no sea judío pero desee serlo, puede realizar un curso anual de conversión religiosa. Una vez realizado el curso, se extiende un certificado que deberá ser presentado en el templo donde se celebre el matrimonio.

Tramites para el casamiento.

Documentos necesarios.

Los turnos se solicitan con 28 dias de anticipación a la fecha del matrimonio, con DNI de los contrayentes. El domicilio de uno de ellos debe estar comprendido dentro de la zona que abarca la Circunscripción donde soliciten el tramite.

• Argentinos: DNI o CI (esta ultima cuando no posea el primero)

• Extranjeros residentes: DNI extranjero o CI.

Menores de edad.

• Varones de 18 a 20 años y mujeres de 16 a 20 años: se requerirá Partida de Nacimientos y documentos de identidad de ambos padres y el consentimiento de ambos padres en el momento de la celebración.

• Varones con menos de 18 años y mujeres con menos de 16 : se requerirá igual documentación, mas el testimonio de la dispensa judicial por edad.

• Menores con tutor: si ambos padres han fallecido, se requerirá documentos de identidad, partida de nacimiento, testimonio judicial de tutoría conteniendo designación, aceptación y discernimiento de la misma y documento de identidad del tutor.

• Menores con padre o madre fallecido: se exigirá además la Partida de Defunción correspondiente, asumiendo el otro progenitor la representación del menor.

• Menores con ambos padres fallecidos y sin tutor: se requerirá la autorización judicial para contraer matrimonio.

• Menores con perdida de patria potestad de uno de los padres: se exigirá testimonio judicial de la perdida de la patria potestad y el consentimiento será otorgado por el otro progenitor. Si es de ambos padres se exigirá autorización judicial.

• Menores extranjeros: los menores de edad según las leyes de nuestro pais, pero que hayan ingresado a territorio nacional siendo mayores en su pais de origen, deberán requerir por ante el Registro Civil la correspondiente autorización.

• Menores emancipados: los menores en esa situación no pueden contraer matrimonio: los padres deben otorgar el consentimiento y en su defecto presentar la venia supletoria judicial. Pueden actuar como testigos, para lo cual deberán presentar la escritura de emancipación inscripta en el Registro Civil respectivo.

Matrimonio a distancia.

Con celebración en la Capital Federal: cuando uno de los contrayentes se encuentra distante y por alguna circunstancia no pueda concurrir al acto de matrimonio, debera otorgar su consentimiento ante la autoridad falcultada para celebrar matrimonios en el lugar donde se encuentra.

Matrimonio a domicilio.

• Por imposibilidad física: cuando uno o ambos contrayentes se encuentra físicamente imposibilitado de concurrir al Registro Civil, por causa de enfermedad el matrimonio podrá celebrarse en el domicilio (incidental o real) del impedido, ante 4 testigos, con prenupciales y se acreditara la imposibilidad de ambular mediante certificado medico.

• Con contrayente en peligro de muerte: idem en el caso anterior con la salvedad de que el certificado medico debera consignar que el contrayente se encuentra en peligro inminente de muerte, en estrado de lucidez y se prescindirá de los exámenes prenupciales.

Matrimonios de divorciados.

• Casados y divorciados en el país: se requerirá la partida de matrimonio con la correspondiente nota marginal de divorcio vincular.

• Casados y divorciados en el exterior: se requerirá partida de matrimonio, sentencia de divorcio, ambas debidamente legalizadas y la correspondiente autorización del Registro Civil, para lo cual el interesado deberá concurrir al mismo.

• Casados en el país y divorciados en el extranjero: se requerirá la correspondiente inscripción marginal del divorcio en el acta matrimonial argentina, ordenada judicialmente mediante exequátur de la sentencia extranjero.

• Casados en el exterior y divorciados en el país: se solicitara la inscripción del divorcio argentino en el matrimonio extranjero, mediante el correspondiente exhorto diplomático. Excepcionalmente podrá aceptarse el testimonio judicial de la disolución del vinculo matrimonial dictada por el Juez Nacional competente.

Matrimonio con nulidad de nupcias anteriores.

Se requerirá testimonio de la sentencia y la Partida de Matrimonio con la correspondiente marginal de la sentencia de la nulidad, dejándose constancia al pie del acta de la fecha y juzgado actuante.

Matrimonio con presunción del fallecimiento del cónyuge.

Se requerirá la inscripción de la sentencia judicial declarativa del fallecimiento presunto por ante el Registro Civil correspondiente, dejándose constancia de ello en el pie del acta y se hará constar la circunstancia de esa declaración por nota marginal en el anterior matrimonio.

Exámenes prenupciales.

Los contrayente que residan en Capital Federal deberan realizar el examen prenupcial en cualquier Hospital Municipal de Capital, siendo su validez de 7 dias contados desde la fecha inserta en el rubro “C” del Certificado. Si alguno de los contrayentes se encontrare en el interior del país deberá realizarlo en Hospital Municipal o Provincial de la jurisdicción, el que será legalizado por la autoridad del lugar y tendrá una validez de 15 días. Si la persona vive en el exterior tiene una validez de 45 días.

La autoridad del lugar es la autoridad sanitaria correspondiente. No se exige legalización por ante el Ministerio de Salud Publica situado en la Capital Federal. Los exámenes prenupciales que provengan del extranjero serán legalizados en la forma establecida en el punto que sigue y tendrán una validez de 45 días.

Legalización de documento extranjero: todo documento expedido en el extranjero deberá contar con la correspondiente legalización del Consulado Argentino en el país de origen y la del ministerio de Relaciones Exteriores en nuestro país.

Cuando figure en el documento el sellado o apostilla del Convenio internacional de la Haya se admitirá sin ninguna legalización.

Si el documento estuviese redactado en idioma extranjero deberá ser traducido al castellano por traductor publico nacional.

Ceremonia religiosa.

¿DÓNDE CASARSE? – CEREMONIA CATÓLICA.

Los casamientos cristianos se realizan únicamente en templos parroquiales. La ceremonia debe realizarse en la parroquia que le corresponde a la novia, es decir la mas cercana a su domicilio.

Pase a otra parroquia: si quieren cambiar de parroquia, tienen que solicitar el pase o permiso en la parroquia de origen.

¿DÓNDE CASARSE? – CEREMONIA JUDÍA.

Los casamiento judíos se pueden realizar en las sinagogas o en el lugar que los novios indiquen, solicitando la presencia del rabino, luego de haberse realizado el casamiento por civil como condición indispensable.

REQUISITOS – CEREMONIA CATÓLICA.

1. Ser solteros para la iglesia. Ninguno de los novios puede tener otro matrimonio religioso anterior (salvo con nulidad del mismo).

2. Estar bautizados en la iglesia católica. Como comprobante deberán presentar la Fe de bautismo (si no la encuentran la pueden pedir en la parroquia que fueron bautizados).

3. Completar el expediente matrimonial y presentarse con los testigos para su firma.

4. Cumplir con el curso prematrimonial, que consiste en una serie de charlas grupales acerca del matrimonio cristiano y al finalizar el mismo la parroquia les extenderá un certificado que deberán presentar el día en que celebren el casamiento.

REQUISITOS – CEREMONIA JUDÍA.

1. Ambos contrayentes deber ser judíos, de madre judía. Deben presentar el certificado de judeidad que se tramita en el rabinato de la AMIA. Para demostrar que pertenecen a una familia judía deber presentar el ketuba de sus padres.

2. Si son divorciados y quieren casarse nuevamente por la religión judía, el divorcio debe estar realizado de acuerdo a la ley Judía, al Guet. Es decir que si existiese otro matrimonio religioso anterior, este deberá estar anulado por la comisión de divorcios del seminario rabinico para que se pueda celebrar el nuevo matrimonio.

3. Si bien no hay un “curso prematrimonial obligatorio” los novios estudian las leyes de la cosmovisión de la Tora acerca del hombre, la mujer y sus diferencias. En la mayoría de los templos se dictan charlas para los novios acerca de la pareja, la religión judía en el matrimonio, el futuro, etc.

PADRINOS – CEREMONIA CATÓLICA.

Cualquier persona, independientemente de su relación con los novios y la religión que practique, puede ser padrino/ madrina del casamiento.

PADRINOS – CEREMONIA JUDÍA.

No son obligatorios. El novio y la novia pueden llevar sus acompañantes.

TESTIGOS – CEREMONIA CATÓLICA.

Se necesitan dos testigos. Uno para la novia y uno para el novio. Los testigos tienen que ser mayores de 21 años, preferentemente no familiares. No deben cumplir con ningún requisito en particular, ni ser obligatoriamente de la misma religión.

TESTIGOS – CEREMONIA JUDÍA.

No son obligatorios. Los testigos pueden ser 2, mayores de 13 años, observantes de los preceptos.

DISTINTAS RELIGIONES / CASAMIENTO MIXTOS – CEREMONIA CATÓLICA.

En el caso de que uno de los contrayentes no sea católico, la iglesia ofrece una ceremonia que se denomina “matrimonio mixto”.

DISTINTAS RELIGIONES / CASAMIENTOS MIXTOS – CEREMONIA JUDÍA.

El judaísmo celebra casamientos mixtos. Si bien acepta la convivencia y hasta la procreación de un judío con un no judío, no considera que estas parejas sean un “matrimonio”. En el caso de que uno de los novios no sea judío pero desee serlo, puede realizar un curso anual de conversión religiosa. Una vez realizado el curso, se extiende un certificado que deberá ser presentado en el templo donde se celebre el matrimonio.

Logística

- Alquiler de equipos de sonido

- Pedir ART a todos los proveedores

- Selección del lugar para el armado de la LISTA DE CASAMIENTO

- Floristería

- Ramo de novia, arreglos florales

- Tipografía, participaciones, invitaciones, tarjetas, memos (imagen de boda)

- Confección de los vestidos de damas, damitas y varones

- Alquiler de vestidos para caballeros

- Limosina y otros transportes

Otros items a considerar en la planificación

Personal

Músicos de la ceremonia

Asesor o asesor de boda (wedding planner)

Calígrafo / Diseñador

Diseñador del vestido de la novia

Peluquero

Maquilladora

Sastres

Decorador/a / Ambientador

Cronograma PRE-BODA

• 1 año antes (13/14 meses):

– Realizar una entrevista en profundidad con el fin de conocer a la pareja y poder canalizar todas sus necesidades y deseos, materializándolos en el evento.

– Ir a la parroquia/iglesia o templo escogido y realizar los trámites pertinentes. Reservar la iglesia en el primer turno para respetar el timing de la fiesta (200/500 $)

– Analizar el presupuesto disponible (padres, suegros, novio y novia)

– Selección de la sede del evento (club, casa, recepción, hotel, etc). Reservar entre el 20 y el 30%.

• Decidir si dicha sede será de tipo formal, semiformal o informal

– Formal: mas de 250 invitados, vestidos de etiqueta

• De ocho a seis meses antes:

– Se trabaja al detalle la ceremonia

– Se pacta el pronunciado o no de votos

– Se selecciona si el coro o un solista ha de cantar algo en particular o que los músicos interpreten determinada melodía (esto lo verán con el sacristán, el organista/músico y el wedding planner)

– Trámites que certifiquen la soltería y demás

Otros puntos a considerar en este momento

• La duración de la ceremonia

• El número de invitados que se permite asistir a la misma

• Observaciones acerca de los momentos oportunos para tomar fotos y videos durante el servicio religioso

• Agendar fecha y hora para diagramar junto con el organista/músico la selección de la música

• Arreglos florales y decoración que están permitidos

• Solicitud de permisos de entrada para floristas y decoradores

• Conseguir un lugar para que los novios se cambien

• Contemplar pétalos de rosas, arroz o alpiste al paso de los novios

• Establecer si existe alfombra suministrada por la iglesia o si hay que alquilarla (puede ser roja o blanca)

• Establecer si la sinagoga suministra la tienda o jupá (boda en hebreo).

• Observar reestricciones respecto al vestido de la novia, de las damas de honor y otras invitadas (mangas, escotes, largo del vestido) en relación al lugar elegido para realizar la ceremonia.

• Definir los honorarios del sacristán o asistente del templo para contratar al organista/músico, coro, solita y otros servicios de la iglesia.

• Averiguar si se permite un ensayo del cortejo en la iglesia, a que hora y día y realizar las reservas pertinentes.

• Contratar un policía o alguien de seguridad que nos permita agilizar el tráfico si se esperan muchos vehículos.

• Fijar los novios la fecha de la boda de civil

• Determinar el presupuesto, número de invitados y tipo de boda

• Planificar el evento y reservar el lugar

• Hacer la lista preliminar de invitados lo más ajustada posible.

• Nombrar a los padrinos y avisarles.

• Escoger el estilo del vestido de la novia, ramo y accesorios. Combinar con otras novias para reducir el presupuesto.

• Unificar criterios de vestuario entre las madres de los novios, las madrinas y las invitadas

• De 6 a 4 meses

– Revisar por segunda vez y definir la lista de invitados

– Ordenar la impresión de las participaciones, las invitaciones, las tarjetas de agradecimiento, programa musical. Escoger color y estilo del papel y los sobres

– Comprar lo básico para el ajuar

– Recordar a ambas madres que seleccionen y manden a confeccionar sus vestidos

– Elegir los novios y comprar el mobiliario de su nuevo hogar

– Definir tanto novios como madres respectivas la decoración de la iglesia y del lugar de recepción

– Diagramar y contratar el menú con el chef o servicio de catering. Realizar una degustación obligatoria.

• Dos meses antes

– Enviar las participaciones e invitaciones

– Inscribirse en las listas de las casas de regalos

– Asistir a las despedidas de solteros

– Planificar al máximo detalles del salón:

• Ubicación de los invitados

• Decoración definitiva y música de fondo

• Un mes antes

– Probarse por última vez los trajes y comenzar a hacer las maletas

– Coordinar el transporte de los novios, de sus padres y del cortejo a la ceremonia religiosa y de ahí al salón

– Revisar detalles del salón, menús, licores, flores y música.

– Acordar entre novios y padres la línea de recepción y escoger su ubicación en la entrada del lugar.

– Ordenar los documentos personales: pasaporte, cédula, tarjetas de seguro y cupones para hotel

• Dos semanas antes:

– Terminar los trámites

– Practicar los exámenes prenupciales y certificarlos

– Alistar la certificación requerida en el registro civil

– Confirmar la asistencia de los invitados

– Revisar el vestuario de viaje

– Revisar el equipaje para el viaje de bodas

– Trasladar las pertenencias de los dos al nuevo hogar

– Coordinar la presencia de foto y video para ir registrando los momentos

– Empezar una dieta de belleza

– Cita con la peluquería y el maquillaje

• Una semana antes

– Verificar detalles tanto del matrimonio civil como de la boda religiosa

– Revisar el cronograma del evento

– Confirmar el número de invitados a la gente de servicio, especialmente al catering

– Alistar equipaje de mano, documentación, pasaportes y pasajes

– Reconfirmar las reservaciones de viaje

– Revisar documentación para salir del país

– Ensayar con el peluquero el arreglo del cabello con el velo o tocado y hacerse el corte definitivo de cabello

– Organizar un ensayo con el cortejo

- Lluvia de regalos

– Hacer una lista detallada de los regalos, una vez se hayan recibido (quien los envía y en que consisten)

– Reservar el novio/a un día libre para la despedida de soltero

• Un día antes

– Manicure y pedicure de la novia

– Tratamiento de belleza de ella

– Cena de los novios solos

– La novia se va temprano a la cama

– Recordar a la floristería el envío oportuno del ramo de la novia y de los arreglos florales del cortejo

• El día de la boda

– Por la mañana preparar el vestido de novia y sus accesorios (velos, zapatos)

– Dejar en orden la habitación y cama de soltera

– Comenzar a vestirse con dos horas de anticipación

– Estar lista a la hora señalada

– Cerrar maletas. Alistar el atuendo de viaje.

– Llevar las alianzas a la iglesia.

2DA PARTE: COSTOS

• Gastos a cargo de los padres de la novia

– Participaciones e invitaciones y su distribución

– Honorarios del wedding planner

– El traje de novia

– El ajuar de la novia

– La fiesta y todo lo que involucra la misma

– El regalo para el novio

– Arreglos florales para damas, damitas y varoncitos

– Foto y video

– Recordatorios o souvernirs de la boda

– Tarjetas de agradecimiento de los regalos

• Gastos a cargo del Novio y sus Familiares

– La sortija de compromiso y los anillos de boda

– El regalo para la novia

– Vestuario del novio

– La decoración de la iglesia o templo

– La música de la ceremonia

– El transporte del cortejo desde la casa de la novia hasta la iglesia y luego al salón, así como el arreglo floral de la limosina

– El alquiler de la alfombra de la entrada de la iglesia hasta el altar, si no lo suministra la iglesia

– El pago de los servicios religiosos

– El ramo de novia y los accesorios florales de su cortejo

– El ramito del novio, de los testigos y de los padrinos (boutonier, en el argot de las floristas)

– La donación a la iglesia o templo

– El transporte del sacerdote o rabino que haya sido invitado a la fiesta

– La licencia de matrimonio

– La luna de miel

– El alojamiento de su familia si es de otro lugar

Gastos del novio en Detalle

• Servicio de las iglesias, templo, sinagogas, juez o notario

• Honorarios del sacerdote, pastor o rabino

• Organista, coro y personal de servicio de la iglesia

• Propinas y donaciones en la iglesia

• El ramo de la novia, los de las damas, las canastitas de flores para los niños, los ramitos o boutonier para el novio y todos los caballeros que conforman el cortejo

• Arreglos florales de la iglesia (altar, reclinatorios, escaños, marquesina o chupa)

• Arreglo floral de la limosina

• Limosina que transporta a los novios al salón.

• Limosina para la familia y el cortejo

• Viaje de bodas

• Música de la iglesia (coro, organo, músicos de cámara o ambiental)

• Serenata para la novia

• Regalos del novio para la novia

• Regalos del novio para sus edecanes

Otros costos

• Invitaciones, participaciones y demás impresos

• Papel, impresión de las tarjetas grabadas o impresas, costo de la rotulación de los sobres (se desea que sea un calígrafo) y costo de su distribución por entrega personal o por correo.

• Pasajes aéreos y alojamiento para la amiga íntima de la novia y el cortejo todo

Salón

• Alquiler del lugar

• Preparación y servicio de la comida y licores

• Alquiler del equipo necesario: sillas, mesas, mantelería, cubertería, vajilla, cristalería, ceniceros, accesorios, etc

• Confección de manteles especiales para las mesas

• Alquiler de carpas o marquesinas para la recepción, si es al aire libre. De ser así, súmesele a esto calentadores eléctricos, equipos de aire acondicionado, abanicos y spray ahuyenta mosquitos.

• Flores para decorar la entrada a la recepción y centros de mesa y guirnaldas para la decoración del salón. Flores que adornan la mesa de la novia. Flores para la marquesina si la fiesta es al aire libre. Flores para decorar la pala de la torta y las copas.

• Almohadoncitos o recipientes decorados para las alianzas/anillos

• Retrato de los novios realizado en estudio profesional como así también todo el servicio previo de foto y video

• Foto y video

• Ambientación musical del salón: orquesta, pianista, banda.

• La torta de bodas y la mesa dulce

• Regalos de la novia para el novio y de la novia para las damas y los niños de su cortejo

• Noche de lluvia de regalos

3RA PARTE: PARTICIPACIONES E INVITACIONES

• La lista de invitados ha de volverse mucho más extensa de lo que la novia, el novio y los padres/suegros esperaban. Por tal motivo, es recomendable:

– Dividir la lista en 3:

• Familia de la novia

• Familia del novio

• Amigos de la pareja

- Cuando la familia de alguno de los 2 es más amplia que la del otro, habrá que sacrificar amigos de la pareja.

- Dándose el caso de que los padres sean quienes pagan la boda, es justo que sus invitados sean más

- Igualmente es la novia quien tiene la última palabra

- Generalmente se envían más participaciones que invitaciones. Estas se destinan a familiares, amistades personales, amistades profesionales y autoridades que las familias quieran vincular

- Quienes reciben la participación deben estar atentos a la fecha de la boda y enviar una comunicación rápida deseando felicidades a los novios. Esta correspondencia ha de remitirse a la casa de la novia.

TARJETAS

• La redacción de una tarjeta de matrimonio varía según el país.

• Debemos contemplar:

– Selección del papel

– Tipo y estilo de letra

– Impresión o grabado de las tarjetas

ESQUEMA PARA ORGANIZAR / CONTROLAR / EVALUAR EVENTOS SOCIALES

4TA PARTE: TODO LO QUE HAY QUE SABER SOBRE LA NOVIA Y EL NOVIO

Traje de novia.

El sueño de la novia se convierte en realidad cuando decide como será su vestido de boda: si corto o largo, moderno o de corte victoriano, o romántico envuelto en tules y gasas.

La novia moderna debe tener en cuenta su tipo de mujer, su estatura y mas que todo su temperamento.

Una novia debe conocer las medidas de las colas de los trajes asi:

Estilo cortesano: 30 cm de arrastre.

Cola capilla: se extiende una yarda y cuarto por el piso.

Cola de catedral o gran cola: se extiende dos yardas y media.

Cola muy formal: es mas larga que la cola catedral. La lucen las novias de la

Realeza y las artistas de cine y televisión.

Una cola corta que apenas barre el suelo y el velo del mismo largo son muy lucidores.

Diferentes estilos de cola.

Alargada: la que sale de la falda hasta el suelo.

Estilo capa: arranca desde los hombros.

Despegada: arranca desde la cintura.

Largo de los velos.

Bouffant (muy rizado): hay tres tipos. Uno llega a los hombros, el otro a los codos y el

tercero a la punta de los dedos.

Tipo balerina: va hasta 30 cm mas debajo de la punta de los dedos.

Velo largo: va hasta el suelo o hasta el largo de la cola.

Los velos pueden ser dobles o sencillos, muy rizados, o salpicados de perla o de lentejuelas nacaradas, o bordeadas de una cinta.

La corona tiene también muchos estilos: badana o bandeau, en lazo, en gorro o sombrerito, tipo Julieta, peineton, tipo corona, en diademas, como mantillas, en cintas, o en flores naturales.

El ajuar.

El ancestro de lo que hoy llamamos ajuar o trousseau de la novia es la tradición de las adolescentes campesinas europeas de otros tiempos que tenían “ un cofre de la esperanza”, donde guardaban pañuelos, sabanas y toda clase de lencería bordada por ellas en espera del hombre que las solicitara en matrimonio.

En estos tiempos la novia no se preocupa por llenar un armario de ropa intima y de cama, y manteles. con una mentalidad mas practica juzga que tipo de vida va a llevar de casada y, de acuerdo con ello, compra lo necesario para surtir un nuevo hogar. Su ropa personal la escoge conforme a los planes que haya decidido con su novio para la luna de miel.

El trousseau de la novia ha significado siempre ropa interior y exterior nueva. En la época de la reina Victoria la costumbre era ordenar una docena de cada cosa, incluso zapatos de dia y zapatos de noche. A la novia moderna lo que mas le preocupa es estar glamourosa a toda hora, con camisas de dormir largas o tipo baby doll, y levantadoras de colores pálidos o fuertes, confeccionadas en seda o satín y muy adornadas.

Algunas prefieren ropa interior sexy de influencia francesa: corselecticos, bustiers, ligueros y medias hasta el muslo rematadas con atractivas ligas.

Existen boutiques y almacenes pequeños de ropa interior de mujer. Hay diseñadores de esta ropa intima que sugieren cambiar de estilos y colores según el estado de animo de su dueña: colores pálidos y suaves para la noche, dramáticos y fuertes para el día, y uno que otro conjunto de brassière party o juegos sugestivos de calzoncitos rojos o negros para divertir.

Carole Hochmann, creadora de gran parte de la ropa interior de Christian Dior, dice: “toda mujer se ve mejor en ropa intima, no importa que tan fabuloso sea su cuerpo. La ropa intima debe llevarse como el estuche de una joya que ya esta dentro. Si las mujeres nos preocupamos tanto por la ropa que usamos fuera de casa, con mucha mas razón debemos hacerlo por la que lucimos no solamente ante un marido enamorado, sino ante los niños, parientes y demás personas de la casa. Una mujer bien femenina cuidara su apariencia en todo momento.”

La novia sabe perfectamente que su personalidad define su ropa interior.

Otro factor que ella debe tener en cuenta para escoger su trousseu es el sitio donde va a pasar la luna de miel. Si es en un lugar cálido, debe llevar vestidos de baño, camisas deportivas, shorts y zapatos cómodos; para sitios fríos debe conseguir suéteres, faldas y pantalones gruesos.

TOQUES DE BELLEZA DE LA NOVIA

Llegada la víspera de la boda, el objetivo de la novia es cuidar aun mas su aspecto. Han quedado atrás los meses de la organización de cada detalle del matrimonio.

La novia debe ponerse en manos del estilista – ojala quien le haya cuidado su cabello – un mes antes de esta fecha. De acuerdo con su atuendo de novia, su adorno de cabeza y el velo, deciden que peinado: si un retoque al corte de pelo; si una moña o chigmons en su pelo corto; o si una trenza, un postizo o unos rizos, de acuerdo con su ovalo de cara y su figura, si tiene el cabello largo.

De cualquier manera los peinados recogidos favorecen a la novia. Una novia espigada luce mejor con un peinado no muy alto. Una de baja estatura, en cambio, si puede realzar su peinado.

La belleza de una mujer en el día de su boda consiste en tener una piel lozana, un cabello saludable, una figura proporcionada y una expresión alegre.

¿A que cuidados de belleza debe someterse?

Antes que nada, dormir bien, y hacer una dieta sana de frutas y verduras – sin olvidar las proteínas -. Los excesos se reflejan en el rostro. De suerte que es mejor abstenerse de tomar estimulantes fuertes como el alcohol, cabe y cigarrillos.

El día antes de la boda una mascarilla de belleza a base de agua de rosas y aceites, al tiempo con un masaje corporal tonificante, prepara sus músculos y nervios para controlar cada uno de sus movimientos. También es bueno que, unos días antes, la novia someta las manos a la manicurista y los pies a una pedicurista.

Como escoger el tocado de acuerdo con el ovalo de la cara.

Si la novia tiene cara ancha o redonda, el tocado debe ser alto. Lo mismo para la novia de pequeña estatura. Aquella de cara larga y angulosa debe llevar un tocado con flores a los lados, asimismo si la novia posee una cara ovalada y de facciones regulares.

TODO LO QUE HAY QUE SABER SOBRE EL NOVIO

Vestuario.

Los hombres están mas influidos por la moda, que los que ellos admiten. Lucir ese día desarreglados, ni soñarlo. Todos anhelan casarse con un traje elegante y con mucho estilo. Y aunque no le dedican mucho tiempo a lograr esta imagen se ponen felices si la consiguen.

La mayoría de los hombres son de gustos conservadores en cuanto al color de l ropa. Sin embargo, la juventud de hoy ha lanzado chaquetas en tonos pastel, que contrastan con los pantalones negros.

He aquí el vestuario del novio clásico, según la hora y la clase de boda.

De día – muy formal (antes de las 6 pm).

• Sacoleva negro o gris Oxford, pantalones a rayas, chaleco gris, camisa blanca de cuello de pajarita, corbata gris tipo Ascot, guantes grises, zapatos y medias de seda negros, sombrero e copa de seda, negro o gris.

De tarde – muy formal (después de las 6 pm)

• Frac negro, pantalones negros galonados en satín, chaleco de pique blanco, camisa de echo duro de pique, corbatín de piqué blanco ojala de anudar, guantes blancos, zapatos de charol negro, medias de seda negras y sombrero de copa de seda negro.

De dia – formal.

• Casaca negra o gris, o saco corto, pantalón a rayas, chaleco gris, camisa blanca de vestir, corbatín o corbata a rayas, guantes grises, y medias y zapatos negros.

• En las ceremonias judías se usa el sombrero de hongo.

De día – formal(moderno)

Hay dos opciones. La primera: casaca negra o gris larga o corta; pantalones compañeros; camia de vestir con cuello de pajarita; corbatín y chaleco gris. La segunda: vestido formal de color oscuro, camisa blanca, corbata a rayas, chaleco o faja, medias y zapatos negros.

De noche – formal.

• Smoking negro o gris, o chaqueta smoking, pantalones compañeros con galones de satín, camisa blanca de vestir, chaleco o faja, corbatín negro, y medias y zapatos negros.

De noche – formal (moderno)

• Smoking o chaqueta smoking en el color que se desee, pantalones compañeros o pantalones negros, camisa blanca de vestir, chaleco o faja, y zapatos y medias negros.

De día o tarde – informal.

• Vestido completo gris, negro o azul oscuro; camisa blanca o de colores pasteles; chaleco (opcional), y corbatín de un solo color o corbata a rayas. En los climas cálidos, chaqueta blanca de smoking con pantalones blancos, o vestido completo blanco o un blazer azul oscuro con pantalones de flanel gris. Medias y zapatos negros o gris (opcionales).

Como el vestuario es demasiado costoso, probablemente el lo usara una sola vez. Si el presupuesto lo permite, debe ser confeccionado por un diseñador conocido, como Oscar de La Renta, Bill Blas, Ralph Lauren, o un buen sastre local. Y si es posible, lo ideal es mandárselo a hacer en Londres. De esta forma el novio tendrá seguridad de que la tela será de calidad, el corte impecable y a la moda.

Joyas.

Como complemento a la corbata tipo Ascot, que se usa con sacoleva, el novio solo debe llevar el alfiler de la corbata, de oro, con un pequeño diamante o perla, y las mancornas también de oro.

Para las ocasiones informales puede usar mancornas de plata adornadas con piedras semi preciosas.

Ajuar.

El novio también debe preparar su ajuar que puede consistir, como mínimo en: ropa interior a la moda y a su gusto en cuanto a estilo y colores; dos vestidos completos con saco sport y un blazer tres camisas blancas o en colores; don pantalones para combinar con sus sacos o chaquetas; ropa deportiva como shorts, sudaderas y vestido de baño si la luna de miel es a la orilla del mar, y atuendo igual pero en telas de lana o tejidos gruesos para sitios fríos; zapatos deportivos y de vestir, y medias y corbatas acordes.

QUINTA PARTE: CELEBRACIONES PREVIAS A LA BODA

SHOWERS

• Es importante que la novia limite el numero de showers que desea recibir y procure que se invite a grupos distintos cada vez. Se torna oneroso para los invitados.

• La despedida de soltera es otro evento que precede la boda. La organizan las amigas mas allegadas de la novia. Lo mejor es que todas ellas den una cuota para obsequiarle un solo regalo como recuerdo a la contrayente. La costumbre de regalar dinero en efectivo o cheque no tiene buena presentación.

• Este tipo de shower es mas popular entre los compañeros de oficina. A la despedida de soltera asisten las damas invitadas al matrimonio.

• Hay showers con nombres específicos: de cocina, de jardinería, de libros de cocina, de libros de etiqueta, de lencería, entre otros. Si detallamos, por ejemplo, el shower de cocina, nos damos cuenta de que en el que regalan limpiones, guantes y agarraollas, portavasos, cucharas de madera, individuales para el diario y delantales. En un shower de lencería se obsequian carpetas, toallas de lino para huéspedes, manteles de te o servilletas de colores.

• Los artículos que se obsequian deben ser imaginativos, útiles y de precio módico. Esto ultimo no debe competir con un regalo de boda. Las invitadas de honor a los showers, esto es, las madres de la novia y del novio, no están obligadas a llevar regalo.

• Es costumbre que algún pariente o amigo ofrezca un cóctel, una comida o una cena a los miembros de las dos familias. Esto es casi perentorio cuando la del novio no reside en el lugar en donde se celebrara el matrimonio. El anfitrión puede invitar además algunos amigos suyos.

• En algunas regiones se acostumbra que la novia brinde un almuerzo a sus damas de honor en el que les regala un bonito recuerdo.

¿Son los showers solo para mujeres?

• Ciertamente no. Hay reuniones a las que se invita al novio y a otros caballeros. Se celebran, por razones de trabajo de ellos, en las ultimas horas de la tarde o por la noche. Usualmente este tipo de showers son de vinos, de bar, de jardinería, de mecánica o de cualquier otra afición que se conozca del novio o de la pareja. Si la lluvia e regalos se brinda a la pareja, los motivos pueden ser implementos para la barbacoa, plantas o detalles para el automóvil o algo económico para el hogar.

• ¿la novia debe dar las gracias por haber recibido los regalos de los showers?

• Si, a los asistentes, y tan pronto abre los regalos. A quienes han enviado un obsequio y no están presentes en el shower, les debe agradecer con una breve nota o por teléfono.

NOCHE DE ENSAYO

• Otra reunión muy popular es la llamada noche de ensayo. Es una fiesta en la que toman parte todos los miembros del cortejo, incluido el sacerdote, pastor o rabino que oficiara la ceremonia. Si el pastor o rabino es casado debe invitársele con su esposa.

• En este ágape se dan instrucciones de cómo deben desfilar los padrinos, las damas de honor, los niños, los edecantes - si los hay - , los padres de los novios y los novios. Se pasan tragos, y un refrigerio.

• Los edecanes son amigos o parientes de los jóvenes del novios que se encargan de ubicar a los invitados en la iglesia, asistir al novio en el altar y servir de parejos a las damas de honor. En ingles se les llama ushers.

• Cuando hay mas invitados de la novia que del novio los reparten equitativamente a ambos lados de la iglesia, evitando que se sienten en las dos o tres primeras filas de escaños, reservadas para los familiares de los novios y el cortejo. Esta tarea también la pueden cumplir las damas de honor o una madrina.

• Cuando los padres y los familiares del novio no son del lugar, deben ofrecer una recepción unos días antes de la boda en un restaurante conocido o en el comedor de un hotel. Puede ser también en el club del que son socios los padres de la novia.

Despedida de soltero

• Dentro de los eventos que proceden la boda se encuentra al despedida de soltero. ¿quién la ofrece? Los amigos íntimos del novio o del grupo de edecantes. Se celebra la última noche libre que se concede al futuro marido. Consiste en una fiesta alegre, bastante loca, en la que se permiten toda clase de chistes y sorpresas. Es el momento de recordar travesuras de la juventud. Hay buena comida, abundante bebida, discursos y bromas a veces pesadas, pero siempre con el animo de divertirse.

• Es una fiesta disipada que no debe repetir el festejado porque esta a punto de entrar en el mundo del matrimonio.

Entrega de regalos

• Pero quizas uno de los eventos mas importantes que anteceden al matrimonio, por lo menos en nuestro pais, es la fiesta de la entrega de regalos. Esta fiesta, en la que los invitados envian obsequios a la novia, se cumple en la casa de los padres de ella.

• Se acostumbra a preparar el comedor de la cosa o un salón amplio para que se choquen los regalos, que se presentan de diversas maneras, de acuerdo con la región donde se realiza la fiesta. Mientras que en el interior de nuestro país se mandan empacados, en la costa llegan a la vista, adornados con cintas blancas.

• En este festejo, los padre de la novia brindan pasabocas y bebidas. En principio, su duración va a ser de ocho a once de la noche. Los asistentes deben tener conciencia de lo anterior, ya que, por lo general, al día siguiente se celebra la boda.

SEXTA PARTE: LA BODA

Ceremonia católica.

El protocolo de la ceremonia católica empieza media hora antes, cuando el novio, con su madre y sus testigos, entra por un costado de la iglesia y espera en la sacristía. También puede aguardar al pie del altar.

Cuando uno de sus edecanes le avisa, acomoda a su madre en la primera fila del ala derecha de la iglesia, sube al altar y debe esperar de pie junto al reclinatorio, cubierto con un manto o una mantilla blanca de raso, y decorado con flores y cintas blancas.

Entre tanto, en a casa de la novia están las damas de honor, los pajes y las niñas, y se disponen a partir hacia la iglesia la novia y sus padres. Adelante, en el primer vehículo, marchan la novia y el resto del cortejo. Todos ellos son esperados en el atrio de la iglesia por la madre de la novia y los padrinos.

El orden del desfile es el siguiente: primero los padrinos; luego las damas de honor, seguidas por los niños, y, finalmente, la novia, del brazo derecho de su padre. Al fondo, en el altar, el novio y sus testigos esperan a la novia.

La procesión de salida la inician los novios(la novia del brazo derecho del novio). Y detrás de ellos los pajes, las damas de honor en pareja con los edecanes (o ella de a dos en dos)y mas atrás los padres de la novia seguidos de los del novio, los padrinos y los invitados.

En algunas partes se acostumbraba cruzar las parejas, es decir, la madre de la novia sale del brazo del padre del novio y viceversa.

Un detalle para anotar es que en una ceremonia católica el padre de la novia la acompaña con en el desfile hasta el altar.

El momento en que los novios intercambian los anillos es muy importante. En la iglesia la novia lleva su sortija de compromiso en el dedo anular de la mano izquierda. Una vez que el novio le coloca el anillo de matrimonio en el anular de la mano derecha, la novia cambia su sortija de compromiso y la pone sobre este argolla.

Normalmente es el testigo o edecán quien guarda estos anillos hasta que se necesitan. También puede ser que la madrina o la dama de honor lleven el anillo en uno de sus dedos, o lo tengan guardado en uno de sus bolsillos o atados en su cintura con una cinta.

Si el niño portador de los anillos los trae sobre un cojín y los lleva hasta el altar, el testigo o edecán saca una pequeña navaja de su bolsillo y corta los hilos que han asegurado estas argollas al cojín. Entonces el edecán guarda los anillos y se los da al novio en el momento correspondiente. Muchas veces, en medio del nerviosismo de este cambio de anillos, el paje o el edecán los ha dejado caer. Por eso es conveniente anudar las argollas al cojín y colocar unos falsos en manos del paje, de manera que los verdaderos los conserve el edecán.

Un requisito indispensable en la ceremonia es la puntualidad de todos: oficiante, novios, padrinos, damas de honor, cortejo e invitados. Los primeros invitados y familiares que acompañan al novio y a sus padres deben llegar con media hora de antelación.

Según la costumbre en nuestros países, y por razones de antiguas creencias, los padres de la novia y sus invitados se sitúan en el ala izquierda del templo. La primera fila de escaños, a cada lado, se reserva a los padres de los novios. Detrás se sientan los padrinos, los parientes mas cercanos y demás invitados.

La madre del novio lo acompaña hasta los reclinatorios, donde el espera de pie. En ciertas regiones todavía se acostumbra que el novio, acompañado de sus padres, el sacerdote, el monaguillo y los asistentes, esperen a la novia a la entrada de la iglesia.

¡Ahí viene la novia!

La futura esposa llega engalanada, del brazo de su padre o quien haga a veces de este, a pie, en coche, en limosina o en carroza. La acompaña el cortejo, o sea:

• La madre de la novia, quien en ese momento viene del brazo de algún familiar o del futuro suegro.

• Las damas de honor.

• Los pajes y las damitas, portando las arras o trece moneditas de oro que significan que no faltara lo necesario en el nuevo hogar, y los anillos.

Delante de la novia algunas niñas pueden regar pétalos de rosa, como símbolos de amor y felicidad.

Cuando la novia va a entrar en el templo, la madrina o las damas de honor deben arreglarle el vestido, si es necesario, y poner la cola del traje en las manos de los pajecillos para que ayuden a que la novia avance por la nave de la iglesia.

Al llegar a donde esta el novio, el padre de la novia se la entrega.

En ese momento, el novio extiende su mano izquierda para tomar la derecha de la novia y acomodarse en la silla o reclinatorio.

Comienza la ceremonia.

En el ritual católico, el matrimonio se celebra durante la misa, después de la lectura del evangelio. Si se programa que alguien lea un pasaje de las Sagradas Escrituras, debe hacerse entre la homilía y el ofertorio.

Las damas de honor y los pajecillos de la novia deben estar a su izquierda, delante de los escaños.

A la derecha se sigue el mismo protocolo con los padres del novio, sus parientes e invitados. Los testigos del novio se sitúan junto a el para asistirlo.

El sacerdote lee en voz alta los nombres de los contrayentes y hace las preguntas de rigor, los declara marido y mujer, les dice un corto discurso y les imparte la bendición. En este momento el novio levanta el velo que cubre la cara de la novia y se dan el primer beso como desposados. Continua la misa, reciben la ultima bendición y comienza el desfile de salida. Mientras los novios encabezan la procesión suena la música.

Música.

Es una costumbre universal y forma parte importante de la ceremonia del matrimonio. Añade un halo trascendental que llevan los novios en su espíritu. Se usa que a la entrada suene el conocido coro nupcial de la opera Lohengrin, de Wagner de “sueño de una noche de verano”, de Mendelssohn, ejecutada por un organista o cantada por coros.

Durante la ceremonia se acostumbra escoger dos o tres melodías para una sola voz o para un dúo. Se seleccionan arias de una opera, un ave Maria, el “panis angelicus”, o si es del gusto de los contrayentes, melodías con un significado sentimental para ellos. Canciones populares o folklóricas son tradicionales en los matrimonios que se celebran en el campo.

¿cuándo comenzar el programa musical? Después de la entrada de los novios y durante el rito religioso. Es el momento de los himnos y de la música magnifica. La música se sucede como el amanecer de un esplendoroso día hasta el gran momento de la bendición que culmina con a marcha de Mendelssohn : en crescendo.

Protocolo o Etiqueta de Iglesia.

En estos tiempos modernos de tantos divorcios y separaciones, mas de una vez nos encontramos con situaciones distintas de las tradicionales en cuanto al lugar que corresponde a cada cual durante la ceremonia nupcial.

Es sabido que la familia y los invitados de la novia se ubican en el ala izquierda del templo, y los del novio en la derecha. Pero su los padres de la novia están divorciados y se han vuelo a casar, el padre, después de dejar a la novia al pie del altar, debe situarse dos o tres escaños después del primero, donde lo espera su esposa actual. La madre de la novia se sienta con su esposo en la primera fila.

Si la novia vive con su padre, y el y la madrastra son los anfitriones, ellos ocupan el sitio principal del ala izquierda. La madre de la novia y su nuevo esposo se sientan detrás. Esta decisión, sin embargo, la toma la novia.

Si al novia lleva al altar un tío, un padrino, o un hermano, el se ubica como acompañante de la madre de la novia en el primer escaño. Esta misma configuración rige cuando el novio vive en una situación igual, con la diferencia de que su familia se sienta en el ala derecha del templo. Los hijos de estos matrimonios se sientan al lado de sus padres.

Aunque la madre de la novia (de matrimonio separado o divorciado) no tenga las posibilidades económicas para ofrecer la fiesta de recepción, y el padre de la novia la haya pagado, ocupa el sitio de mas importancia en el primer escaño de la iglesia. Ella tiene la prelación en casi todas las circunstancias que rodean la boda.

En las ceremonias protestantes, cuando el padre de la novia llega al altar con su hija, se quedan de pie junto al novio e inmediatamente el ministro pregunta quien da a esta mujer en matrimonio. Entonces el padre de la novia contesta “yo la doy”, o “su madre y yo la damos”, y pone la mano derecha de la novia en el pastor. Después de unos minutos le besa la frente, para lo cual debe alzarle el velo y volver a ponerlo en su puesto. Luego se retira al escaño donde lo espera su esposa. En ese momento el novio ocupa el lugar al lado de la novia.

Costumbres.

Cuando salen los esposos del templo, se acostumbra arrojarles arroz.

Esta costumbre es reciente y significa desearles una prole numerosa.

En el pasado los acompañantes del novio y los padres de los novios llevaban un clavel blanco en el ojal de la solapa del lado izquierdo.

Por años este clavel sirvió para eso y nada mas. Ahora ha sido reemplazado por un ramito para todos los acompañantes masculinos, incluso el novio.

Este ramito puede ser de azahares o a tono con el ramo de la novia y se llama boutoniere . viene del francés bouton (capullo).

¿cuándo puede besar el novio a la novia.?

Cuando así se lo indica el sacerdote con la frase “puede usted besar a la novia”. En este instante, que gozan todos los presentes, no es correcto que los novios se abracen y se den un beso apasionado. Es una situación incomoda para el oficiante.

En el ritual católico, cuando llega el momento del saludo de paso, se besan el novio y la novia, y bajan enseguida del reclinatorio para besar a sus padres. Esto también se hace en la ceremonia protestante. Con ello finaliza la ceremonia y comienza la procesión de salida.

Otras ceremonias.

Matrimonio civil.

Se puede realizar ante un notario, un juez o un alcalde si tienen la investidura para celebrar un casamiento. Un funcionario instruye a los novios acerca de los documentos que deben aportar.

Cualquier ceremonia de matrimonio civil o religioso debe adjuntarse a las leyes del país. Usualmente estos son los documentos que se deben presentar:

• Certificado medico que verifique los exámenes de sangre.

• Cedula de ciudadanía.

• Certificado de nacimiento.

• Papeles de divorcio si ha habido matrimonios anteriores.

• Permiso de los padres otorgado en notaria, si el contrayente es menor de edad.

De cuatro a ocho años después de la entrega de estos documentos se expide la licencia de matrimonio que tiene una validez de 30 días.

Boda judía.

La ceremonia judía se basa en la antigua cultura hebrea; es un rito del cual hace parte toda la comunidad y un acto religioso muy espiritual.

Las diferentes ramas judías(ortodoxa, conservadora y reformista) tienen variaciones en cuanto al servicio. Los novios son acompañaos por sus respectivos padres ante el rabino debajo del jupa, especie de tienda, que, según una antigua creencia, los protege del mal. Los novios toman un poco de vino de una copa y reciben la primera bendición.

El le presenta a ella un anillo de oro y el contrato de matrimonio, llamado katuppah. Los novios modernos acostumbran intercambiar anillos para demostrar que se trata de un contrato mutuo. Luego sigue el ceremonial de las Siete Bendiciones y la rotura de la copa de cristal simboliza la fragilidad de la vida. Después, los novios se trasladan a un pequeño cuarto y comparten algo de comer. Así rompen el ayuno, cambian votos y llega el festejo con música y danzas alegres hasta el amanecer.

La ceremonia judía se celebra generalmente el sábado por la tarde o el domingo, ya que el rito hebreo no permite que se realice durante el sabbath, que dura desde la caída del sol del viernes hasta el amanecer del sábado.

Todos los varones deben entrar a la sinagoga con al cabeza cubierta ya sea por un sombrero, con kapale o yamulka o solideo en la cabeza. Primero desfilan los edecanes y el padrino de la novia; luego el novio con su padre a la izquierda y su madre a la derecha; detrás de las damas de honor; posteriormente la matrona de honor, y, por ultimo, la novia, en medio de su padre a la izquierda y su madre a la derecha.

Al llegar al altar se distribuyen en la siguiente forma: delante del rabino, la novia a la derecha del novio; al lado de ella una dama de honor, y al lado de el un edecán, todos debajo del jupa decorada con flores y cintas blancas.

Por fuera del jupa, y en la misma línea, los padres de la novia van a la derecha y los del novio, a la izquierda. El resto de las damas de honor se ubica a la derecha y los edecanes a la izquierda. En el rito ortodoxo la novia debe usar velo.

Boda militar.

Es aquella en la que se casa un oficial de Ejercito, la Armada, la Policias o la Aviación.

Requiere un protocolo especial. Los padres de la novia deben consultar con el superior inmediato del novio en cuanto a las participaciones, invitaciones y sitios de honor, según el rango. Por ejemplo, algunos oficiales son asignados por la Dirección General del Ejercito o la Marina, aunque no sean parientes o familiares de la pareja, para que asistan a la ceremonia y a la recepción.

El ministro de Defensa, y dos o tres oficiales de la mas alta graduación, deben figurar en la lista de invitados. Como los tiempos han cambiado y a veces la novia es la militar, por ser capitán de corbeta u oficial de la Policía, ella debe pedir permiso a sus superiores para casarse. En cualquier caso, el contrayente debe lucir uniforme con espada o sable, que el novio lleva del lado izquierdo, y la novia al derecho, para no incomodarse durante la ceremonia. Los militares no usan boutonier.

Los militares se casan con su uniforme de gala completo. A la entrada de la ceremonia, los novios siguen la tradición. A la salida, sus compañeros de armas forman una bóveda de sables por la cual caminan los novios.

Los invitados a la recepción en este tipo de matrimonio se sientan de acuerdo a su rango. Una costumbre muy linda en los matrimonios de militares es cortar el ponque con la espada o el sable.

El cortejo.

Lo conforman los padrinos y las madrinas, como se acostumbra llamar en el país a las parejas nombradas por los novios para acompañarlos en la ceremonia. Se escogen entre tíos, cuñados y amigos muy cercanos a las familias de los novios. En general, las personas mayores, como los abuelos y las amistades intimas, son nombradas en el cortejo.

Las madrinas visten de acuerdo con el estilo de la boda: informal, semiformal y formal o de etiqueta.

Informal.

Las madrinas deben ir de vestido corto de tarde o de cóctel, de tela no muy suntuosa, o un sastre o gabardina de seda en su color preferido. Bolso y zapatos a tono o negros. En la cabeza un detalle de la moda. Los padrinos deben llevar traje completo oscuro de calle, camisa blanca, medias y zapatos negros.

Formal o semiformal.

Las marinas deben lucir vestidos de cóctel largo chanel o, si la tarjeta pide etiqueta, traje largo.

Los padrinos, smoking negro completo; camisa blanca plisada de cuello duro; corbatín negro; chaleco negro o faja, y medias y zapatos negros. Si el novio solicita que vayan de etiqueta, los padrinos deben ir de frac, es decir, pantalón negro con galón de satín, chaleco y corbatín de pique blanco; zapatos de charol negros y medias de seda negras.

Damas de honor.

La tradicional costumbre de las damas de honor se ha perdido, pero es correcto si la novia decide desfilar acompañada de ellas. Las escoge entre sus hermanas o primas contemporáneas, o las de su novio, o entre sus amigas intimas.

El vestuario de las damas de honor lo sugiere la novia, según el estilo y la tonalidad de su traje. Puede ser de colores pastel o, por el contrario, de tonos que le hagan un gran contraste.

Estos vestidos pueden ser largos, semilargos, con adornos de cabeza o sombreros estilo pamela si el matrimonio es de día. En las manos las damas llevan ramos de flores acordes con el de la novia. El novio les ofrece estos arreglos florales.

Las damas desfilan en el cortejo por parejas delante de la novia al entrar y detrás de los padrino a la salida del templo.

También integran el cortejo algunas niñas quinceañeras o menores, que desfilan de una en una y que no deben ser mas de dos. Sus vestidos los escoge la novia y los arreglos florales los obsequia el novio.

Pajes.

Son niños de cinco a ocho años que portan los anillos y las arras. Su ropa la determina la novia de acuerdo con la madre de cada niño. Esta ropa comprende pantalones cortos o largos de terciopelo, raso o satín, negros o blancos; bluson de seda con volantes en el cuello y los puños, y medias y zapatos de charol al tono. Se admiten los trajes Eton y de marinero.

Otras ceremonias

Matrimonio civil

• Se puede realizar ante un notario, un juez o un alcalde si tienen la investidura para celebrar un casamiento. Un funcionario instruye a los novios acerca de los documentos que deben aportar.

Boda judía

• La ceremonia judía se basa en la antigua cultura hebrea; es un rito del cual hace parte toda la comunidad y un acto religioso muy espiritual.

• Las diferentes ramas judías(ortodoxa, conservadora y reformista) tienen variaciones en cuanto al servicio. Los novios son acompañaos por sus respectivos padres ante el rabino debajo del jupa, especie de tienda, que, según una antigua creencia, los protege del mal. Los novios toman un poco de vino de una copa y reciben la primera bendición.

• El le presenta a ella un anillo de oro y el contrato de matrimonio, llamado katuppah. Los novios modernos acostumbran intercambiar anillos para demostrar que se trata de un contrato mutuo. Luego sigue el ceremonial de las Siete Bendiciones y la rotura de la copa de cristal simboliza la fragilidad de la vida. Después, los novios se trasladan a un pequeño cuarto y comparten algo de comer. Así rompen el ayuno, cambian votos y llega el festejo con música y danzas alegres hasta el amanecer.

• La ceremonia judía se celebra generalmente el sábado por la tarde o el domingo, ya que el rito hebreo no permite que se realice durante el sabbath, que dura desde la caída del sol del viernes hasta el amanecer del sábado.

• Todos los varones deben entrar a la sinagoga con al cabeza cubierta ya sea por un sombrero, con kapale o yamulka o solideo en la cabeza. Primero desfilan los edecanes y el padrino de la novia; luego el novio con su padre a la izquierda y su madre a la derecha; detrás de las damas de honor; posteriormente la matrona de honor, y, por ultimo, la novia, en medio de su padre a la izquierda y su madre a la derecha.

• Al llegar al altar se distribuyen en la siguiente forma: delante del rabino, la novia a la derecha del novio; al lado de ella una dama de honor, y al lado de el un edecán, todos debajo del jupa decorada con flores y cintas blancas.

• Por fuera del jupa, y en la misma línea, los padres de la novia van a la derecha y los del novio, a la izquierda. El resto de las damas de honor se ubica a la derecha y los edecanes a la izquierda. En el rito ortodoxo la novia debe usar velo.

SEPTIMA PARTE: DECORACION, CATERING Y RECEPCION

La torta.

Uno de los ingredientes principales de una boda, sea esta sencilla o fastuosa, es el pastel, ponque, torta, bizcocho o pudín de novia o torta nupcial. Enumeramos así los diferentes nombres con los que se denomina este elemento en varias regiones del país.

La preparación de la tarta tiene mucho trabajo. Por eso cuesta tanto y por eso el ponqeu se coloca en un lugar destacado en la recepción. A veces hasta de tres o cuatros pisos y se remata con un adorno alusivo al acontecimiento o con flores.

La novia escoge el estilo y el tamaño que desea para su tarta de boda. La forma de averiguar quien elabora este tipo de tarta es con la amiga que se acaba de casar, con una consultora de boda o con el chef del menú.

Es bueno escuchar sus experiencias y ordenarlos a una pastelería tradicional o, como en la mayoría de los casos, a personas de reconocida reputación en la materia.

Se acostumbra que sea de buen sabor y que esté cubierto en pastillaje blanco. Sin embargo, al creatividad artística der un repostero presenta en ciertos casos una profusión de colores armónicos confeccionados siempre en pastillaje reforzado con flores naturales. Las flores clásicas son las blancas y, en especial, los azahares naturales o de cera o merengue.

El pastel de boda puede usarse como centro de la mesa principal, como centro de mesa del bufe o puede colocarse aparte, sobre una mesa redonda o cuadrada, adornada con flores blancas, y elementos verdes, como espárragos, espuma de mar y helechos. En esta mesa de colocan igualmente un par de copas de champaña, con cintas y azahares blancos que usaran los novios para el brindis con sus invitados. Por supuesto, la pala decorada para partir el ponque también estará allí.

En el ultimo o único piso del ponque se colocan figurines, símbolos del amor como corazones, replicas de los anillos de boda, campanillas nupciales o profusión de flores, como remate esplendoroso del ponque.

La tarta nupcial de un solo piso se confecciona en diversas formas: cuadrada, redonda, en figura de corazón o en un molde en forma de anillos nupciales.

Su presentación debe ser llamativa, romántica y llena de alegorías nupciales. Estos símbolos son de mejor gusto que los consabidos muñequitos disfrazados que se usaron en el pasado.

Unas costumbres que parecen ser locales son el sabor y el color del pudín de novia. Si en algunas regiones se exige que sea de vainilla y blanco, en otras se pide que sea negro y de frutas cristalizadas, azúcar quemada y licorizada. Este es el mas popular.

En algunos países existe la costumbre de la segunda tarta nupcial, también llamada del novio. Esta debe ser oscura, con frutas cristalizadas, un fuerte sabor a licor y recubierta de un pastillaje mas sencillo, en colores pálidos, marfil o chocolate.

La segunda parte se reparte a los invitados al salir de la recepción, para que se lleven a su casa.

Otra innovación consiste en entregarle a cada invitado, como recuerdo del matrimonio, una pequeña replica del ponque.

Durante la recepción los esposos, con los invitados a su alrededor, hacen el primer corte en la base del ponque. Es entonces cuando se toman la tradicional foto. Luego el maitre procede a partirlo. Después corta las porciones del piso base en triángulos de 3 o 4 centímetros de ancho.

El momento lógico para servir el ponque es después de la comida, como postre, sin que importa que los novios hayan partido la torta al principio o en la mitad de la recepción. No obstante, en nuestro país es muy frecuente que se sirva al principio de la recepción, acompañado de una copa de champaña.

Flores y decoración del templo.

Una ceremonia nupcial sin flores es inconcebible. Helechos, espárragos verdes y hierbas eran un símbolo del pasado. Hoy, la fragancia de los capullos de flor o de las rosas, lirios y orquídeas en plena florescencia añaden el ambiente espiritual que con la música y la ceremonia religiosa ha soñado la protagonista de este hito en la vida.

La decoración floral del altar y los diez o quince primeros escaños a ambos lados del camino que han de seguir los novios hasta el altar se decoran con flores, cintas, candelabros con velas encendidas y toda aquellas serie de adornos que, entrelazados, marcan los sitios preferenciales para familiares e invitados. Estos arreglos pueden ser muy sencillos, hechos por alguien de la familia que tenga aptitudes o contratados con floristerías profesionales que conozcan exactamente su oficio.

Delfinios, lirios calas, crisantemos, pompones y toda la gama de lirios y las orquídeas forman parte de esta fiesta de la naturaleza.

Un consejo practico: estos arreglos no deben impedir en ningún momento el paso de los novios y de los invitados.

La tradicional jupá o tienda judía se vuelve una explosión de guirnaldas florales, a veces tan amplia que cobija no solamente a los novios, sino a los padres de los contrayentes.

El arreglo de la iglesia o templo corresponde a la madre del novio y es costumbre que se ponga de acuerdo con la madre de la novia para seguir un patrón de flores y colores a todo con el vestido de esta, su ramo y el decorado de la recepción. Estos detalles no son obligatorios.

Menús

• El menú se escoge según el clima o estación y la formalidad que se le quiera dar a la fiesta.

• Hay que tener en cuenta.:

– el presupuesto que se ha pensado gastar en comida y bebidas.

– La hora del día de la recepción (un desayuno tiene un menú diferente al de una cena).

– La región del país donde se celebra el evento. No hay que olvidar los platos típicos de cada zona.

– El grado de formalidad de la boda. Se puede servir una paella o una barbacoa solo si el matrimonio se celebra en el campo y al aire.

– Las preferencias étnicas en cuanto a comidas de los novios y sus invitados.

– La religión que profesan los novios y sus familiares porque puede ser un factor decisivo en el consumo de la comida.

Mesas y precedencia

• Por razones de precedencia en las recepciones hay que tener en cuenta la mesa de los novios, la de los padrinos, la de las damas de honor y la de los amigos de los novios.

• Los novios presiden la mesa principal desde el centro de esta, y no en las cabeceras. Al lado de la novia se sientan los padres del novio, y al lado del novio los de ella.

• Si ha sido invitado el pastor, el sacerdote o el rabino que celebro la ceremonia religiosa, debe sentarse en esta mesa.

• Si la primera autoridad del país o un cardenal asisten a la fiesta, ocupan un sitio de privilegio en la mesa principal. Los padres de los novios pueden incluso cederles su puesto, aunque conservando un lugar en esta mesa.

OCTAVA PARTE: ¿Qué Y COMO REGALAR?

CONSIDERACIONES GENERALES

• Armar la lista de regalos con un mínimo de 3 meses de anticipación para permitirle a quienes regalan que se organicen.

• Los novios se enteran de los regalos recibidos por un remito que les llega a su casa semanalmente; por mail o llendo hacia el local.

• Corroborar si todos los regalos han de entregarse sin costo de flete.

Razones para elegir el lugar donde hacer la lista

• Beneficios por monto acumulado en la lista

• Atención personalizada y rapidez

• Confiabilidad de la casa

• Cantidad de sucursales

• Variedad de productos

• Buenos precios y productos actualizados

• Luna de Miel

• Propuestas creativas, originales y distintas

• Posibilidad de retirar el dinero en efectivo sobrante o parte del mismo o una nota de crédito que permita comprar a futuro.

Luna de miel como regalo de bodas

• ¿Lista abierta o Lista cerrada?: En la primer modalidad los novios eligen el destino de acuerdo a lo recaudado mientras que en la otra el viaje esta predefinido. Hay casas que permiten un híbrido de ambas.

• ¿Dinero sobrante?: Averiguar si se devuelve con un porcentaje que cobra la agencia en carácter de comisión o si se puede utilizar para realizar un “upgrade” del total de la Luna de Miel.

• ¿Apertura de Lista?: Averiguar cuales son las características para la apertura de la lista y cuales los beneficios de una casa respecto de la otra y comparar.

• ¿Facilidades para los invitados?: Averiguar si deben acercarse a la Agencia; hacerlo por internet, etc

NOVENA PARTE: ULTIMOS PUNTOS A TENER EN CUENTA

PREGUNTAS QUE LOS CLIENTES PUEDEN HACERNOS

• ¿qué servicios incluyen sus honorarios?

• ¿qué artículos traería usted que significaron un costo adicional?

• ¿hace usted descuentos cuando la boda se celebra en una época diferente al periodo abril - diciembre?

• ¿garantiza usted su presencia durante todo el evento?

• ¿recarga los costos la hora en la que se va a dar la recepción?

• ¿exige usted un deposito? ¿de cuanto?

• ¿devolvería este deposito si se cancela la celebración?

• ¿qué opina usted del sitio escogido?

• ¿opina que tienen la capacidad suficiente para el numero de invitados, que permite la circulación de la línea de recepción hasta el buffet o, si el ágape es sentados a la mesa, facilita el servicio de los camareros?

• ¿se puede organizar una pista de baile temporal o es mejor que los invitados estén de pie hasta el momento de sentarlos al comedor?

• ¿ofrece privacidad el sitio para la recepción o sugiere alguna medida para lograr aislarlo de otros eventos simultáneos?

• Todo lo arrendado tiene un limite de horas, ¿incluye el tiempo que usted dedica a preparar el salón o los salones?

• ¿garantiza usted su puntualidad?

• ¿organiza el parqueadero de los automóviles?

• ¿trabajan para usted personas conocidas a quienes se les puede confiar el cuidado de los automóviles?

• ¿podría ofrecer el servicio de transporte en buses pequeños para los invitados?

• ¿se contratan aparte los servicios de floristería, música, pastelería, elaboración del ponque de boda y decoración del sitio?

• ¿se hace cargo del cumplimiento de estos servicios?

• ¿tiene sugerencias para la confección de recordatorios y souvenirs?

PREGUNTAS QUE DEBEMOS HACERLES A LOS PROVEEDORES

Servicio de banquetes/catering

Si se quiere utilizar este servicio se debe hacer un contrato que especifique claramente todos los detalles enumerados a continuación:

• numero de mesas, sillas, y decoración de las mismas.

• Vajilla, cristal, cubiertos, manteles, servilletas de tela y papel, ceniceros, encendedores, fósforos, candelabros, centros de mesa, bandejas y samovares para platos calientes. Todo debe calcularse por puesto o por invitado.

• Precios, marcas, y cantidades de licores y bebidas, y si esta incluido el servicio y el impuesto al valor agregado (IVA).

• Numero de sirvientes, camareros, ayudantes y como servirán el menú.

• Momento en que se ofrecerá la torta de boda.

• Menú escogido.

• Persona que se encargara de recibir los abrigos y aparcar los automóviles, sin recargos adicionales.

• Carpas, tiendas o marquesinas y la iluminación de estas.

• Entretenimiento musical( coordinar con el asesor de boda o el banquetero).

• ¿cree usted que el sitio ofrece las facilidades de cocina y bar necesario?¿recargaría el costo de sus servicios si usted las suministra?

• ¿facilita usted manteles, bandejas, copas o hay que alquilarlos independientemente?

• ¿conoce cuales son las zonas permitidas para preparar alimentos y bebidas? ¿el descorre corre por su cuenta o se debe convenir con los dueños del lugar elegido?

• ¿necesita lugar para que su personal se cambie de ropa?

• ¿si usted proporciona los licores y otras bebidas, que controles usa para atender con diligencia a cada invitado?

• ¿Ofrece usted servicio de chef y ayudantes en el sitio, o traería los alimentos preparados para servirlos?

• ¿cuántos meseros provee para determinado numero de invitados?

Floristería y decoración.

• ¿ofrece el sitio escogido para la recepción los servicios de decoración o se puede el levar decorador y florista contratados en forma independiente?

• ¿hay alguna restricción sobre los arreglos florales o otros decoraciones?

• ¿desde que hora se les permite trabajar al decorador y a la florista?

Música y entretenimiento.

• ¿tiene el sitio alguna restricción sobre el tipo de música, tamaño de la orquesta y hasta que hora pueden tocar?

• Si se necesita piano, ¿el sitio lo suministra, la orquesta lo tiene o hay que arrendarlo? ¿a que hora pueden llegar los músicos? ¿tienen lugar para cambiarse?

• ¿hay pista de baile?

• ¿existen instalaciones eléctricas con capacidad para grupos de sonido? ¿con que potencia?

Fotógrafo.

• ¿a que hora pueden entrar?

• ¿se les permite entrar antes para reconocer el sitio?

• ¿se permite la instalación de telones y luces para fotografías normales?

• ¿hay algunas restricciones para el uso del flash?

Otros servicios adicionales.

• ¿hay suficientes baños y tocadores adecuados para las damas?

• ¿hay quien atienda estos servicios?

• Si es un lugar de clima cálido, ¿hay facilidades de aire acondicionado o ventilación? si se trata de un sitio frío, ¿hay sistema de calefacción?

• ¿qué otro servicio especial ofrece el lugar?

• Si la recepción es al aire libre, ¿qué alternativas hay en caso de lluvia? ¿se permiten carpas arrendadas o las provee el lugar?

• ¿esta preparado el personal del lugar para ayudar en caso de un temporal o súbita corriente de frío?

• ¿hay planta eléctrica auxiliar?

• ¿cuál es el mejor momento para celebrar en el sitio de la boda: en la mañana, la tarde o en la noche?

Seguros.

• ¿responde el club o jardín con una póliza de seguros en caso de que se accidente algún invitado?

• En caso de fallar los servicios de cocina y bar, ¿responde la administración por los daños de falta de refrigeración, conservación y vigilancia de los alimentos y bebidas?

• ¿prefieren que estas pólizas las tome quien da la fiesta?

Aseo.

Hay que averiguar, además, que ayuda, en cuanto a limpieza, ofrece la administración del lugar al dueño de la fiesta y demás personas encargadas de la recepción.

Daños.

Por ultimo, es de vital importancia saber quien responde si se presenta un daño en las instalaciones del sitio en donde se lleva a cabo la recepción.

BABY SHOWER

Es una reunión o pequeña fiesta de familiares y amigos para agazajar a la futura mamá. Generalmente es organizada por una amiga o familiar cercano de la furuta mamá. Los invitados llevan regalos y colaboran con la realización de la fiesta. Se organizan juegos y actividades relacionadas con el embarazo y el bebé para entretener a los invitados y como premios se dan juguetes o cosas sencillas y graciosas.

Generalmente es organizada por una amiga o familiar cercano de la furuta mamá. Los invitados llevan regalos y colaboran con la realización de la fiesta.

Recuerdos del Baby Shower

Al llegar cada invitado se le hace entrega de un recuerdo del Baby Shower, puede ser un prendedor o un adorno que tenga relación con el baby shower, puede ser adornos de un bebé, una mujer embarazada, una cigueña, etc.

Actividades para el Baby Shower

Existen actividades y/o juegos tradicionales en los baby shower, como adivinar el tamaño en centímetros de la barriga de la furuta mamá o un concurso de la pareja que coloque el pañal a un bebé de juguete en el menor tiempo usando una sola mano cada uno. Las actividades pueden ser tambien cualquier juego que entretanga a los invitados y esté relacionado con los embarazos o los bebés. Cada actividad debe tener uno o varios ganadores que recibirán un premio sorpresa. A continuación se describen varios juegos y actividades.

• BabyBingo: Hacer cartones de Bingo. De 3 x 3 figuras, para 9 figuras por cartón por ejemlpo. Se harán varios sorteos, con dos premios por sorteo, línea y cartón lleno; cuatro esquinas y cartón lleno; cruz grande y cartón lleno, etc. En vez de usar números y letras como en el Bingo convencional, se usan figuras de juguetes, cosas relacionadas con bebés, animalitos, etc.

• Ponerle el pañal al bebé: Con varios bebés de juguetes y varios pañales, uno para cada grupo, escoger una pareja por grupo y con una sola mano por persona cada pareja pondrá el pañal al bebé. La primera pareja en colocar bien el pañal ganará. Si hay un solo bebé de juguete se puede usar un cronómetro para medir el tiempo de cada pareja.

• Sopa de Letras: Diseñar una sopa de letras con palabras relacionadas al babyshower. Imprimir varios cartones. La persona que en un minuto encuentre más palabras será la ganadora. Se requiere un cronómetro.

• Adivinar el tamaño de la barriga con papel: Colocar varios rollos de papel higiénico, uno para cada grupo. Cada persona cortará la tira de papel de acuerdo al tamaño que considera cubre la barriga de la futura mamá. Cada persona medirá la tira y el que esté más cerca del tamaño correcto será el ganador.

• Adivinar el tamaño de la barriga en cm: Cada persona anotará en un papel el tamaño exacto de la barriga en cm con mm. Con una cinta métrica, se medirá el tamaño de la barriga y quien se haya acercado más, será el ganador.

• Darle de comer al bebé: Con varias compotas, una para cada grupo, una persona en cada mesa, con los ojos tapados, le dará de comer compota a otra persona. La primera pareja que termine la compota ganará. Una forma ideal de distribuir a las parejas participantes es colocar dos filas de sillas, quedando una silla frenta a la otra. Cada pareja tendrá una compota, con una cucharilla y una venda para los ojosde uno de los dos. El que comerá la compota será el bebé y no podrá usar sus manos; la otra persona tendrá vendados sus ojos y lo alimentará, siguiendo las instrucciones del "bebé". La primera pareja en terminar su compota completamente será a ganadora.

• Adivinar la fecha de nacimiento: Los invitados escriben su nombre y demás datos en un papel, indicando la fecha y hora de nacimiento del bebé. El que adivine, recibirá un premio cuando visite al bebé.

El bebe en el hielo: Colocar pequeños bebés en la cubetera de hielos, poner un hielo con el bebé en los vasos de cada invitado y el primero que obtenga un bebé descongelado será el ganador. No se permite manipular el hielo para acelerar su descongelado.

• Pasar el regalo: Un regalo con varias envolturas es pasado a los invitados mientras suena la música, al detenerse la música, el invitado con el regalo quitará un papel; así sucesivamente hasta que el invitado que descubra el regalo será el ganador.

• Adivina el nombre de la comida: Sirva varios tipos de comida de bebé a los invitados sin mostrar su nombre. El invitado que adivine más sabores o alimentos, será el ganador. Las compotas con sabores poco comunes como carne con vegetales, caraotas, etc, son ideales.

• Mencione los nombres de los niños de la TV: Pasar una lista con nombres de programas de TV famosos, donde aparezcan niños. Preguntar a los invitados por el nombre de los niños de cada programa de TV. El invitado en adivinar más niños será el ganador. Lista de programas sugeridos: Eight Is Enough, Brady Bunch, Happy Days, Leave It To Beaver, Partridge Family, Growing Pains, Bewitched, Cosby Show, The Simpsons, The Waltons, Family Ties, Family Affair, Perdidos en el Espacio, Mazinger Z, Malcom, Quien manda a quien, Alf.

• Mímica: Diseñar tarjetas con nombresde diferentes objetos o cosas relacionados con bebés. Un invitado toma una tarjeta y hace mímicas sin hablar para que los miembros de su equipo o mesa adivinen la palabra. el grupo acumula punto a medida que adivina palabras. el grupo en recibir más puntos gana un premio para cada invitado en esa mesa o se le da el premio a la persona que hiso las mímicas.

• La foto del bebe: Entregar un papel a cada invitado y pedirle que se dibuje a sí mismo siendo bebe. Luego se mostrarán todas las fotos y todos los invitados deberán adivinar quien es quien. La persona que adivine más fotos será el ganador.

• El pañal premiado: Preparar tantos pañales como invitados hayan. Uno de los pañales tendrá caraotas dentro de él. Se entregarán los pañales y al final del día los invitados abrirán los pañales. El que tenga el pañal con las caraotas, será el ganador.

• Chupones: A cada invitado entregarle un collar con un chupón. Ningún invitado puede decir la palabra “bebe”. Si un invitado oye a otro decir la palabra bebé, le quitará el chupón. Al final del día el invitado con más chupones será el ganador.

• Destapar los regalos:Cuando ya todos los invitados hayan llegado, se abrirá cada regalo en presencia de todos, para así compartir la alegría de recibirlos y su utilidad para la futura madre y su bebé.

Premios para el Baby Shower

Los ganadores de cada juego o actividad recibirán premios. Estos premios son cosas sencillas como juguetes, souveniers de hoteles o viajes, velas decoradas, adornos, juegos tradiconales como ajedrez, domino, bingos, barajas, etc.

Regalos para la futura mamá en el Baby Shower

Lo ideal es que la futura mamá o la persona que organiza el baby shower visite una tienda de bebés y pida que le permitan hacer una lista de regalos para Baby Shower. Varias tiendas tienen esta modalidad, en la cual la persona selecciona varios regalos y los mismos serán mostrados junto a la foto de la futura mamá y los invitados podrán asistir y comprar lo que deseen de esa lista. De esta forma se asegurarán que no existan regalos repetidos, no necesarios o no deseados.

MODULO 2

• Eventos religiosos

o Comuniones

o Bautismos

o La Confirmación

o Rosh Hashaná

o Iom Kipur o Día del Perdón

o Pésaj

o Bar Mitzvá

o Bat Mitzvá

o Brit Milá

o El Casamiento Judío

Celebrar la Primera Comunión.

  

Lo mismo que ocurre con el bautismo, la primera comunión ha traspasado los límites del ámbito familiar para convertirse en una celebración social más.

Años atrás, la celebración de una primera comunión, solía ser una comida para todos los invitados, dado que las primeras comuniones se celebraban por la mañana; pero actualmente también hay primeras comuniones a las 5 y las 6 de la tarde, por lo que ahora la celebración puede ser también una merienda o una merienda-cena.

Si nuestro poder adquisitivo nos lo permite, la celebración se suele hacer un establecimiento hostelero, donde nos lo dan todo preparado. Si no contamos con tantos recursos, podemos organizar la celebración en casa o el jardín, si contamos con él.

En el caso de la primera comunión, no se precisa de ninguna decoración en especial, ya que es un festejo de carácter religioso que no requiere de colorido alguno, como podría ser un cumpleaños. En todo caso un predominio del blanco.

Una de la mejores opciones, es ofrecer una merienda o una serie de aperitivos, para que los invitados se muevan con comodidad y los chicos puedan jugar y no estar retenidos sentados a la mesa.

Al igual que comentamos para los cumpleaños infantiles, las bebidas alcohólicas de los mayores deben estar fuera del alcance de los niños.

Los padres suelen encargar unas estampillas, llamadas recordatorios, donde figura la fecha de la primera comunión, el nombre del comulgante y una foto del mismo o un dibujo religioso referente al tema. Se reparte uno para cada invitado. También se ha extendido la costumbre de dar algún tipo de detalle para los invitados (al igual que se hace en las bodas).

En cuanto a los regalos, se ha pasado de los regalos tradicionales, biblias nacaradas, rosarios, etc. a los regalos más modernos como consolas de videojuegos, relojes, juegos de ordenador, material escolar, etc.

Al ser una fiesta para los más pequeños de la casa, la misma, si es por la tarde, no se debe prolongar hasta altas horas de la noche.

Celebración del bautismo.

El bautismo ha traspasado el ámbito familiar para convertirse en una ceremonia de celebración más que familiar. Antaño era solamente un celebración de carácter familiar para los padres y padrinos nada más.

Para un bautismo lo más habitual es organizar una comida o una merienda, bien sea en casa o un establecimiento de hostelería.

Al igual que en otras celebraciones, el numero de invitados y "nivel" del festejo, depende de sus posibilidades económicas.

Aunque no es habitual, si lo desea puede encargar invitaciones, aunque normalmente se invita de palabra, personalmente o por teléfono.

Sentados a la mesa, estarán los padres del niño, los padrinos, y el resto de la familia, por orden de edades. Los padres del niño, pueden ceder el lugar de la presidencia a sus padres (los abuelos del bautizado).

La tarta del postre, puede llevar el detalle de una cigüeña con un niño en el pico, pero todo depende del gusto de los padres.

En cuanto a los regalos que se llevan a un bautismo, suelen ser objetos o prendas de vestir para el niño: sonajeros de plata, pinza para sujetas el chupete, mantitas, trajecitos, etc.

Si usted es el padrino, suelen ofrecer un puro a los invitados, después de la comida, y la madrina algún detalle.

Los padres, si lo desean, pueden encargar algún tipo de recordatorio (unas pequeñas estampas) con la fecha del evento, el nombre del bautizado y una imagen (que puede ser un dibujo o una foto del bautizado).

Los padrinos, suelen tirar caramelos a la puerta de la iglesia (cuando salen después de bautizado el niño), para que los recojan todos los niños presentes. También se suelen dar peladillas. Pero todo esto depende de las costumbres locales que haya.

La confirmación

Es uno de los actos menos conocidos, y extendidos. Y seguramente uno de los menos practicados por todos los creyentes. Este acto, suele tener lugar unos años después de la comunión. Al igual que en el resto de los casos, no existe ningún tipo de regla, respecto a la edad de celebración de esta ceremonia. Aunque si está el requisito de haber sido bautizado, y haber recibido la comunión. Además no tendría ningún sentido recibir un solo sacramento de forma aislada.

La confirmación es una ceremonia religiosa, por la que se renuevan y afirman (confirman) los votos que en su nombre hicieron los padrinos delante de la pila bautismal. Esta ceremonia está oficiada por un obispo, de ahí que las celebraciones fueran muy escasas en el tiempo, por la poca disponibilidad de esta jerarquía eclesiástica para celebrar esta ceremonia. En la actualidad, está permitido que sea un sacerdote el que pueda imponer este sacramento, también.

Debido a su desconocimiento, y poca puesta en práctica es una ceremonia sencilla y de carácter privado. El ritual es muy sencillo, en el que los niños (pues la celebración es conjunta con otros niños) reciben del Obispo la confirmación, respondiendo al oficiante a unas cuestiones preestablecidas. Solo suele asistir la familia más cercana, y los padrinos de bautismo.

Al ser una ceremonia sencilla, no vaya excesivamente arreglado (los caballeros de traje oscuro e incluso de sport; las señoras con un sencillo vestido o traje de chaqueta). Por regla general, no se hace ningún tipo de regalo al confirmado. Ni tampoco es costumbre que haya una recepción o celebración posterior al acto. Como dijimos solamente es una aceptación de los votos que en su día hicieron sus padrinos por él. Una ceremonia muy íntima y privada.

Más información

- Cuando naces recibes el BAUTISMO, pero eres tan pequeño que realmente no entiendes lo que está pasando.

Con el sacramento de la CONFIRMACIÓN, LA PERSONA ACEPTA VOLUNTARIAMENTE LA FE DE CRISTO.

Esto significa que, cuando eres mayor y recibes la Confirmación, aceptas ser católico.

- La CONFIRMACIÓN es el sacramento en el que DIOS TE DA SU ESPÍRITU SANTO.

¿ CUÁNDO EMPEZÓ LA CONFIRMACIÓN?

Cincuenta días después de que Cristo murió y resucitó, estaban reunidos los 11 apóstoles. Todos tenían mucho miedo. Entonces bajó sobre ellos el ESPÍRITU SANTO de Dios en forma de lenguas de fuego. En ese momento su debilidad y miedo se convirtieron en fuerzas sobrehumanas para ir a enseñar y a defender delante de todos, lo que Cristo les había enseñado.

- Este día se llamó ¨PENTECOSTÉS¨.

- Después la Biblia, en una parte que se llama los Hechos de los Apóstoles, nos cuenta que ellosIMPONÍAN (les ponían en la cabeza) las manos a otros hombres para que recibieran el ESPÍRITU SANTO. Así fueron las primeras confirmaciones.

¿ QUÉ PASA CUANDO NOS CONFIRMAN ?

- Dijimos que en la CONFIRMACIÓN, DIOS NOS DA SU ESPÍRITU SANTO.

¿Y qué pasa cuando recibimos al Espíritu Santo?

1) CRECEN NUESTRAS FUERZAS ESPIRITUALES.

Igual que les pasó a los apóstoles, se hace más fuerte nuestra fe. El sacramento de la confirmación es como un PENTECOSTÉS para cada uno de los bautizados.

2) NOS HACEMOS SOLDADOS DE CRISTO

Esto no significa que luchemos o matemos por Cristo. Jesús no nos enseñó la violencia.

Ser soldado de Cristo significa que:

a) Somos leales a Cristo nuestro Rey, enseñamos sin miedo a todos, que somos católicos.

b) Le defendemos cuando alguien habla mal de Él o de su religión.

c) Le servimos, tratando de extender su reino de amor entre los hombres

3) NOS UNIMOS MÁS A CRISTO Y A LA IGLESIA:

Porque por nuestra propia voluntad decidimos formar parte de ella.

¿ CÓMO SE HACE LA CONFIRMACIÓN ?

- La CONFIRMACIÓN debe hacerla el SEÑOR OBISPO o un delegado suyo (alguien a quien él le da permiso especial para hacerlo).

Sólo en caso de que haya peligro de muerte puede confirmar cualquier sacerdote

- El Obispo unta el SANTO CRISMA en forma de cruz en la frente de la persona. El santo crisma es un aceite especial que el Obispo bendice cada año en la misa del Jueves Santo.

- Después el Obispo le IMPONE LAS MANOS, y le dice:

¨RECIBE POR ESTA SEÑAL EL DON DEL ESPÍRITU SANTO ¨

- La CONFIRMACIÓN termina con un pequeño golpe en la mejilla. Esto posiblemente se debe a que antiguamente, cuando a un hombre lo hacían caballero o soldado, le hacían esto en la ceremonia.

- La CRUZ que se hace sobre la frente es un símbolo poderoso si se entiende de verdad.

¿Vivo todos los días como si llevara una cruz de mi Rey Cristo marcada en la frente ?

Entonces pensemos:

¿ QUÉ NOS EXIGE EL ESTAR CONFIRMADOS ?

- Al recibir la confirmación nos obligamos a:

1) Tratar de tener una BUENA CULTURA RELIGIOSA, para poder defender la fe contra sus enemigos. Uno de los fines de estos folletos que te enviamos cada mes es que conozcas y estudies sobre tu fe católica. No los leas sólo una vez, estúdialos y apréndete las cosas de tu religión, para que cuando alguien te pregunte sepas cómo contestar.

Guárdalos y colecciónalos.

2) A que, cuando hables de tu religión católica, no te importe lo que opinan otros de ti.

Recuerda, somos soldados valientes de Cristo.

3) A hacer APOSTOLADO, esto es trabajar para ayudar a los otras personas en sus necesidades humanas y a que conozcan a Cristo y todas sus enseñanzas.

4) A tratar de VIVIR EN GRACIA, esto es, vivir sin pecado en nuestra alma.

MÁS PREGUNTAS SOBRE LA CONFIRMACIÓN

1) ¿Qué se necesita para poder confirmarse? Para confirmarse se necesita:

a) Tener uso de razón, esto es, tener edad suficiente para pensar y decidir.

b) Profesar la fe católica y estar bautizado.

c) Querer recibir el sacramento.

d) Estar en gracia, es decir, no tener pecado alguno.

e) Estar preparado para ser testigo de Cristo.

2) ¿Hay PADRINOS en la Confirmación ?

Sí, hay un padrino si el que se confirma es hombre o una madrina si la que se confirma es mujer. El padrino debe ser un católico que viva como tal y que ya esté confirmado. El padrino debe hacer cuanto pueda para que su ahijado lleve una vida católica plena.

Eventos Judíos

Rosh Hashaná

Previo a Rosh Hashaná

Un componente clave en la preparación de Rosh Hashaná es pedir disculpas a toda persona a quien le pudiésemos haber hecho un mal durante el año anterior. En lo posible, queremos comenzar el año con una tablilla limpia -- sin que nadie abrigue rencor contra nosotros. También hay que ser rápidos para perdonar a aquellos que nos han hecho mal.

Mucha gente tiene la costumbre de ir a la mikve antes de Rosh Hashaná después del mediodía. La mikve, que tiene el poder de purificar ciertos tipos de impurezas espirituales, puede ser una parte importante del proceso de teshuvá (retorno a Dios).

Otros tienen la costumbre de visitar un cementerio en la mañana previa a Rosh Hashaná y rezar ante las tumbas de los justos. Por supuesto, no le rezamos a los justos, sino que sólo a Dios, que oye nuestros rezos en mérito de los justos.

En la mañana antes de Rosh Hashaná, realizamos "Hatarat Nedarim" – la anulación de promesas. En términos de la Torá, decir algo tan simple como "me niego a volver a comer dulces" puede ser considerado una promesa legal. Es por esto que, antes de Rosh Hashaná, anulamos nuestras promesas, tanto si fueron realizadas intencionalmente o no. Esto se realiza estando de pie frente a tres hombres adultos (o 10 si es posible), y solicitando ser liberado de las promesas que fueron hechas. El texto completo puede ser encontrado en un Sidur o en un Majzor de Rosh Hashaná.

La Cena Festiva

Durante las Altas Fiestas, se utiliza una jalá redonda – simbolizando plenitud y finalización. Después de haber hecho la bendición de "Hamotzi", es costumbre untar el pan en miel – simbolizando nuestro rezo por un nuevo año dulce.

Luego, después de que la mayoría del pan ha sido comido, tome una manzana y úntela en miel. Haga la bendición sobre la manzana (ya que "Hamotzi" no cubrió la manzana) y coma un pedacito de manzana. Luego diga, "Que sea Tú voluntad, Dios, renovarnos para un año nuevo bueno y dulce".

¿Por qué pedimos por un año "bueno" y "dulce"? ¿No es que la palabra "bueno" automáticamente incluye "dulce"?

El judaísmo nos enseña que todo lo que sucede es para bien. Todo es parte de la voluntad divina. Incluso cosas que pueden parecer "malas" a nuestros ojos, son en realidad "buenas". Por eso cuando pedimos a Dios que el año sea "dulce" (además de bueno), es porque sabemos que todo será para bien. Pero también pedimos que sea un bien "revelado" – es decir, que sepa "dulce" para nosotros.

En Rosh Hashaná, agregamos el párrafo Ya'aleh V'yavo en el rezo de Agradecimiento Después de la Comida.

Comida Simbólica

En Rosh Hashaná comemos alimentos que simbolizan cosas buenas que deseamos para el siguiente año. Contemplamos lo que estas comidas simbolizan, y las conectamos con la Fuente de todas las cosas buenas.

Las comidas simbólicas están basadas en un juego de palabras que conecta el nombre de ciertas comidas con una esperanza en particular que tenemos para el nuevo año. Aquí veremos una lista del Talmud de comidas simbólicas que se acostumbra a comer en Rosh Hashaná. (La comida y su significado relacionado están escritos en letras mayúsculas).

Después de comer PUERRO o COL, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que nuestros enemigos sean DIEZMADOS".

Después de comer REMOLACHA, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que nuestros adversarios sean ELIMINADOS".

Después de comer DÁTILES, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que nuestros enemigos sean DESTRUIDOS".

Después de comer CALABAZA, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que el decreto de nuestra sentencia sea ROTO, y que nuestros méritos sean PROCLAMADOS ante Ti".

Después de comer GRANADA, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que nuestros méritos aumenten como las semillas de la GRANADA".

Después de comer la CABEZA de un cordero o pescado, diga: "Sea Tu voluntad, Dios, que seamos como CABEZA y no como cola".

Los Rezos de Rosh Hashaná

Como en Rosh Hashaná hay tantos rezos especiales, utilizamos un libro especial de rezos llamado "Majzor".

En la "Amidá" y en el "Kidush" para Rosh Hashaná, decimos la frase Iom Teruá. Sin embargo, si Rosh Hashaná cae en Shabat, decimos Zijrón Teruá. (Si una persona dice inadvertidamente la frase equivocada, no necesita repetir el rezo).

La súplica "Avinu Malkeinu" debe decirse en Rosh Hashaná, excepto cuando Rosh Hashaná coincide con Shabat, debido a que en Shabat no se dicen súplicas. Si Rosh Hashaná cae en viernes, no se dice "Avinu Malkeinu" en Minjá.

Durante las Altas Fiestas, la cortina del arca se cambia por una blanca, para simbolizar que "nuestros errores serán blanqueados como la nieve".

El jazan (cantor) para las Grandes Festividades no debe ser elegido por su talento vocal solamente. Idealmente, el jazan debe tener más de 30 años, ser temeroso de Dios, erudito de la Torá, humilde, y casado. Un hombre erudito menor de 30 con otras condiciones es aceptable. Sin embargo es preferible permitir que un jazan inadecuado guíe el servicio, antes que causar conflicto sobre el tema en la comunidad.

Como existe la pregunta de si la bendición de She'hejianu debe ser dicha en el segundo día de Rosh Hashaná, acostumbramos comer una fruta nueva o usar una nueva prenda de vestir y decir She'hejianu sobre ella. Cuando decimos She'hejianu, debemos tener en mente las mitzvot de prender velas, "Kidush" y escuchar el shofar.

El Shofar

La mitzvá esencial de Rosh Hashaná es escuchar el sonido del shofar. Los sonidos del shofar después de la Lectura de la Torá se llaman "Tekiot M'yushav".

La obligación mínima es escuchar nueve sonidos. Sin embargo, hay duda si el sonido del shofar debe ser del tipo que suena como un gemido (Shevarim), o como un sollozo (Teruá), o una combinación (Shevarim-Teruá). Por eso, se llevan a cabo los tres sonidos, cada uno precedido y seguido de un sonido continuo, Tekiá. Tres de cada serie da como resultado 30 sonidos en total, los que son necesarios para quitar todas las dudas de que el precepto de la Torá ha sido cumplido.

Se acostumbra tocar el shofar en el mismo lugar donde se lee la Torá, para que el mérito de la Torá nos ayude. El shofar debe ser tocado durante el día. En la antigüedad, cuando los romanos perseguían a los judíos, los rabinos instituyeron tocar el shofar antes de Musaf, ya que los romanos tenían guardias en las sinagogas temprano en las mañanas.

La persona que toca el shofar debe estar de pie. Debe ser instruido inmediatamente antes de tocarlo de tener la intención de cumplir con la obligación para todos los que lo escuchen. Similarmente, a todos los que lo escuchen se les debe recordar el tener la intención de que su obligación está siendo cumplida.

Antes de tocar, se recitan dos bendiciones: "escuchar el sonido de shofar" y She'hejianu. Una vez que las bendiciones se hayan hecho, no se debe hablar hasta el final del sonido del shofar.

Las mujeres pueden tocar el shofar y decir las bendiciones para cumplir con la mitzvá. Un niño que tiene edad suficiente para ser educado en mitzvot debe escuchar el shofar.

El shofar no se toca cuando Rosh Hashaná cae en Shabat.

El shofar utilizado en Rosh Hashaná debe ser un cuerno curvo de carnero, más largo que 10 cm. Está permitido utilizar un shofar hecho de un animal que no fue sacrificado ritualmente. De hecho, cualquier shofar es aceptable excepto el cuerno de una vaca, buey o una especie animal no casher.

En el rezo de la "Amidá" en Musaf, hay tres bendiciones especiales: Maljiot (alabanza a Dios el Rey), Zijronot (plegaria a Dios de recordar los méritos de nuestros Ancestros), y Shofrot (el significado del shofar). Durante la repetición del jazan, tocamos 30 sonidos adicionales en las variadas combinaciones.

Se acostumbra a tocar 40 sonidos extra al final del servicio, llegando a un total de 100. Se acostumbra a prolongar el sonido final, el cual es llamado Tekiá Gedolá.

Otras Costumbres

Se acostumbra a saludar a los demás de la siguiente manera: "L'shaná Tová – Ketivá ve-jatimá Tová". Esto significa: "Para un año bueno – Que seas inscrito y sellado en el Libro de la Vida".

Uno debe tratar de no dormir o hacer caminatas ociosas en el día de Rosh Hashaná. (El Arizal permite una siesta en la tarde).

Se recomienda evitar las relaciones maritales, excepto si Rosh Hashaná cae en la noche de la inmersión de la esposa en la Mikve.

Si un Brit Milá cae en Rosh Hashaná, debe ser realizado entre la lectura de la Torá y el toque del shofar.

Tashlij

El rezo de "Tashlij" se dice en la primera tarde de Rosh Hashaná en una extensión de agua que preferentemente tenga peces. Estos rezos son simbólicos para arrojar nuestros errores. Por supuesto, es tonto pensar que nos podemos deshacer de nuestros pecados al vaciar nuestros bolsillos. Más bien, el enfoque judío consiste en una profunda introspección y un compromiso de cambio. Más aún, la idea completa de "Tashlij" es en parte, conmemorar el Midrash que dice que cuando Abraham fue a la Akeida (sacrificio de Isaac), él tuvo que pasar a través de agua que le llegaba hasta el cuello.

Si Rosh Hashaná cae en Shabat, "Tashlij" se corre para el segundo día. Si "Tashlij" no se dijo en Rosh Hashaná mismo, puede ser dicho en cualquier momento durante los Diez Días de Arrepentimiento.

Ambos, la fuente de agua y los peces son símbolos. En la literatura Talmúdica la Torá es representada como agua. ¡Tal como los peces no pueden vivir sin agua, así también un judío no puede vivir sin Torá!

También, el hecho de que los peces nunca cierran sus ojos, sirve de recordatorio que, así también, los ojos de Dios (por decirlo así) nunca están cerrados; Él sabe de cada uno de nuestros movimientos.

Este es el texto de "Tashlij:"

¿Quién es como Tú, Dios, que elimina la iniquidad y pasa por alto las trasgresiones del resto de Su heredad? Él no permanece enojado por siempre porque Él desea la bondad. Él será misericordioso con nosotros nuevamente, y eliminará nuestras iniquidades, y echará en las profundidades del mar todos sus pecados.

Concede la verdad a Iaacov, la bondad a Abraham así como juraste a nuestros antepasados desde tiempos lejanos.

De los estrechos yo llamo a Dios, Dios me responde ampliamente. Dios está conmigo, no tendré miedo ¿qué puede hacerme el hombre? Dios está conmigo para ayudarme, y veré a mis enemigos (aniquilados). Es mejor refugiarse en Dios que confiar en el hombre. Es mejor refugiarse en Dios, que depender de los nobles.

Muchas personas también leen los Salmos 33 y 130.

Yom Kipur

Es el día más sagrado del año para los Judíos; de la expiación, el perdón y el arrepentimiento. Es el día más santo y solemne del año.

 

Pasos para su organización

El ayuno comienza en el ocaso y termina al anochecer del día siguiente. Se utiliza el talit, un chal religioso que se usa para rezar tanto a la mañana como a la noche. En el día del perdón se utiliza más de una vez. Se sigue con los rezos tradicionales en el templo; el kol Nidre es un rezo especial que se lleva a cabo en el primer día antes de la puesta del sol.

 

Al día siguiente se concurre nuevamente al templo. Al terminar el día suena el sholfar, que simboliza la culminación del ayuno. El sholfar es un instrumento antiguo construido con el cuerno de un carnero. Cuando termina el ayuno, es muy común reunirse con familiares y amigos.

El día del perdón simboliza el contacto directo con Dios, la espiritualidad, el día en que el hombre debe demostrar ante Dios sus pecados.

Es un día donde el ayuno, la oración, la abstención de los placeres físicos y del trabajo, son símbolos característicos de esta celebración. Los más devotos, seguirán sus tradiciones y costumbres sin ninguna excepción. Otras personas, quizás, seguirán en contacto con el mundo exterior en algunas u otras acciones y estará en juicio personal de cada situación el seguir con todas las tradiciones explicitas. Por ejemplo, una urgencia extrema en donde el médico, si es necesario, puede hacer quebrantar estas tradiciones, acercándose al lugar del caso de extrema urgencia. En esos casos, es de suma importancia respetar y estar atentos a que las personas deseen estar solas, siguiendo su introspección.

 

El Yom Kipur difiere de otras celebraciones ya que aquí no habrá decoraciones, ni reuniones, ni agasajos u homenajes a otras personas. Es un momento con Dios donde lo exterior no debe confundirse con el interior. La espiritualidad y el contacto con uno mismo, es lo que caracteriza a esta celebración.

Pésaj

El Séder de Pésaj (en hebreo: סֵדֶר, "orden", "colocación") es un importante ritual festivo judío celebrado en la primera noche de Pésaj (el día 14 de Nisán). Fuera de Israel se lleva a cabo en la primera y segunda noches de Pesaj (15 y 16 de Nisán). Y según el calendario gregoriano la fiesta cae en abril. Las familias alrededor de la mesa leen el Hagadá, el relato de la salida del pueblo de Israel de Egipto. El Séder acostumbra la bebida de cuatro copas de vino, comer el matzot y la colocación de comida simbólica en el plato del Séder.

El Séder es un ritual familiar que también puede ser organizada por escuelas, sinagogas o centros comunitarios; que usualmente están abiertos al público en general.

Origen

En el libro del Éxodo (Ex. 12,1-14) se narra la institución del Séder en la fiesta de Pascua. Pero con la diáspora judía en el año 70 d.C. los judíos renunciaron a comer en la cena pascual un cordero inmolado. Y también, que la cena pascual se celebra una vez que se ha asistido a la liturgia sinagogal.

Temas del Séder

Las cuatro copas

Hay una obligación de beber cuatro copas de vino durante el Séder. Las cuatro copas representan las cuatro promesas de liberación de Dios (Ex. 6,6-7).

La Primera Copa con una oración celebra la creación.

La Segunda Copa llamada Mishpat recuerda las 10 plagas de Egipto.

La Tercera Copa, que se toma después de la cena, es la copa de redención, para recordar el derramamiento de la sangre del cordero inocente que redimió a Israel en Egipto.

La Cuarta Copa es la copa de Hallel, en la que se leen los salmos 113 a 118 ("pequeño Hallel"). Hallel en hebreo significa "adoración". (El salmo 136 es el "gran Hallel").

Y hay una quinta copa que es la copa del profeta Elías. El pueblo judío espera que Elías venga en Pascua y anuncie la venida del Mesías (Malaquías 4,5). Por eso se prepara un lugar y se sirve una copa de vino y esperando ansiosamente el regreso de Elías anunciando las buenas nuevas. Cuando la cena se termina se manda un niño a la puerta a abrirla y ver si está Elías. Cada año, el niño regresa desanimado y el vino se derrama sin que nadie lo beba.

Keará

La Keará (fuente Pascual) es un plato que contiene en el ángulo superior derecho una pierna de pollo (zeróa), en el ángulo superior izquierdo un huevo (beitzá), en el centro hierbas amargas (maror), en el ángulo inferior derecho pasta de manzana y nueces (jaroset) y en el ángulo inferior izquierdo papa o apio (karpás) y en el medio de estos dos últimos, rábano o lechuga amargos (jazeret).

Beitzá es un huevo marrón que simboliza la imposibilidad de hacer un sacrificio en el Templo y la dureza del corazón del Faraón para darle la libertad a los hebreos.

Maror es hierbas amargas o rábano picante que simboliza la amarga esclavitud en Egipto.

Jaroset es una mezcla dulce de manzanas picadas, nueces picadas, miel, canela y un poquito de vino rosado por el color. Esta mezcla dulce, marrón y pastosa es símbolo del cemento que los antepasados hebreos usaron para construir ladrillos en la tierra de Egipto.

Karpás, verduras que normalmente perejil, el cual es símbolo de vida. El perejil está sumergido en agua salada, un símbolo de lágrimas, y se come para que se recuerde que la vida de nuestros israelitas fue "sumergida" en lágrimas.

Jazeret Correspondiente a la sefirá de iesod, "fundamento", el jazeret nos recuerda nuestra fuerte conexión existencial con Dios en todas las situaciones de nuestra vida. Este es un estado de arrepentimiento continuo, jazará (en hebreo "retorno", que comparte la raíz gramatical de jazeret) bteshuvá.

Afikoman

El afikoman es un ritual en el que se acostumbra a comer un pedazo de Matza en recuerdo del sacrificio de pesaj. Se acostumbr a que antes de comenzar la cena se pone la mitad de una matza en una servilleta que luego se esconde en algún lugar de la casa. Cuando la cena termina los niños buscan esa servilleta y el que la encuentra gana un premio. Esto se hace para que los niños no se aburran y se queden despiertos hasta el final del seder, que es muy largo.

Desarrollo del Séder

En una mesa cubierta con un mantel blanco, se coloca una vajilla brillante, copas de vino para los invitados y una más para el profeta Elías quien según la tradición, visita los hogares en la noche de Pésaj.

Además de las matzot envueltas, un almohadón contra el respaldo del asiento del conductor del Seder y la estrella que es la fuente Pascual (Keará shel Pesaj) conteniendo alimentos que simbolizan distintos componentes de la epopeya histórica a recrear mediante el Séder.

Kadesh

El Séder se inicia con el Kadesh o Kidush la bendición de una de las cuatro copas de vino de la mesa: "Bendito seas Tú, Adonai nuestro Dios, rey del universo, quien creó el fruto de la vid".

La segunda copa llamada ''mishpat'' recuerda las diez plagas de Egipto y el sufrimiento de los egipcios cuando endurecieron sus corazones contra Dios.

Esto no simboliza el brindar por el sufrimiento los enemigos (Prov. 24:17), sino que se derrama una gota de vino (lo cual es un símbolo de gozo) mientras recitamos cada una de las diez plagas, recordando de ese modo que el gozo disminuye con el sufrimiento de los demás.

Urjatz

Los miembros de la familia efectúan la primera ablución de manos de la noche sin bendición.

Karpas

Cada participante de la Cena toma las verduras bañadas en agua salada mientras ora diciendo: "Boré pri haadamá".

Yajatz

Se toma el matzá central de entre las tres y se parten a la mitad. Se envuelve la mitad mayor en una servilleta especial para el afikomán, que se ingiere después del banquete, antes de la bendición de agradecimiento por los alimentos - el Bircat Hamazón , para que perdure en la boca el sabor de la matzá, cuya ingestión constituye el precepto más importante de la noche.

Maguid

Se relata la historia de la salida del pueblo de Israel de Egipto, mientras los padres responden a la pregunta de los niños: "¿Ma nishtaná halaila hazé micol haleilot?" (¿Por qué esta noche es diferente de todas las otras noches?).

Rajtzah

La segunda ablución con la oración "Al Netilat Iadaim" ("¡Que nos ordenaste la ablución de manos!") procediéndose inmediatamente a comer la matzá.

Motzí-matzá

Se comienza el banquete ingiriendo matzá. Antes de la ingestión se recitan dos bendiciones:

1. Bendito eres Tú H', nuestro Señor, Rey del universo, que extraes pan de la tierra - "Baruj atá H' E'lokenu melej haolam hamotzí lejem min haaretz".

2. Bendito eres Tú H', nuestro Señor, Rey del universo, que nos consagraste con Tus preceptos y nos ordenaste la ingestión del pan ácimo -"Baruj atá H' E'lokenu melej haolam asher kidshanu bemitzvotav vetzivanu al ajilat matzá".

Maror

Se ingieren las hierbas amargas, con la bendición: "Bendito eres Tú H', nuestro Señor, rey del universo, que nos consagraste con Tus preceptos y nos ordenaste la ingestión de hierbas amargas" - "Baruj atá H' E'lokenu melej haolam asher kidshanu bemitzvotav vetzivanu al ajilat maror".

Korej

Se toma la jazeret (lechuga) se unta entre dos trozos de matzá y se pronuncia un texto en recuerdo del Templo y de las costumbres de Hillel, comiendo no menos de 25 gramos de este emparedado que este sabio acostumbraba a preparar.

Shulján Orej

Se trata del banquete festivo en sí. Las comunidades sefardíes acostumbran a incluir en su banquete leguminosas tales como arroz, maníes, semillas de girasol, etc. Por su parte, las comunidades asquenazíes prohibieron el uso de leguminosas ya que en muchos casos su harina luce similar a la de los cereales, buscando así evitar confusiones.

Tzafún

Al concluir el banquete se toma el afikomán que fue escondido durante la noche del Seder y se come de él antes del Birkat Hamazón (la bendición final de gracias por la comida).

Barej

Se recita la bendición de agradecimiento por los alimentos, Birkat Hamazón, la cual incluye "yaalé veiavó", que se agrega a la bendición todos los días de Pesaj.

Halel

Luego del Birkat Hamazón, y después de beberse la tercera copa de vino, se pronuncia un capítulo de alabanzas por los milagros y las maravillas que acompañaron la salida de Egipto. En esta parte de la Hagadá se acaba el Halel, dos de cuyos capítulos fueron recitados anteriormente durante el banquete. Luego de la bendición final del Halel ("Bendito eres Tú H', Rey ensalzado en alabanzas" -"Baruj atá H' melej mehulal batishbajot") se procede a beber la cuarta y última copa de vino de la noche, recitándose inmediatamente la bendición final correspondiente.

Nirtzá

El capítulo final de la Hagadá, en el cual se expresa el deseo de que todo lo realizado durante la noche haya sido del agrado de Dios. Terminando con una oración conjunta:

Leshaná habaá birushalaim habenuiá (El próximo año en Jerusalén reconstruida). Una vez acabado el Séder, las comunidades recitan poemas alusivos a la festividad. Estos agregados son obra de grandes y renombrados compositores como Yanai, Rabí Eliezer de

Kalir y otros.

El Bar Mitzvá

Uno de los momentos más esperados por los padres judío es cuando su hijo realiza el Bar Mitzvá, a los trece años según el calendario hebreo. Los jóvenes se capacitan y estudian con anticipación para asumir la religión, un evento que será recordado para toda la vida.

Qué es el Bar Mitzvá? bar mitzva, lectura de la tora, tefilim

"Bar Mitzvá", significa literalmente "hijo del deber". Es el momento en que el varón, a los 13 años, comienza a ser responsable de sus obligaciones religiosas, se dice que asume la religión. A partir de este momento empieza a tener, como todos los adultos, derechos y obligaciones. Tiene derecho a ser incluido en un Minián y ser llamado a la lectura de la Torá. Por otra parte, según la Halajá (Ley judía) tiene el mismo tipo de obligaciones que un adulto como ser responsable moral de sus actos, leer la Torá, participar de un Minián, seguir los 613 mandamientos de la Torá y casarse en la Jupá.

Sabias qué?...

La actual ceremonia para celebrar un Bar Mitzvah no existía en los tiempos bíblicos, de la Mishnah o del Talmud. El término "Bar Mitzvá" apareció por primera vez en el Talmud para definir a alguien que está sujeto a los mandamientos. En la Mishnah, los trece años se describen como la edad en la que una persona es obligada a observar los 613 mandamientos de la Torá.

Pirkei Avot 5:24, a los 5 años comienza el estudio de la Torá, a los 10 el estudio de la Mishná, y a los 13 el cumplimiento de los preceptos.

También se dice que el término Bar Mitzvá, así como se lo usa hoy en día, proviene del término rabínico del siglo catorce "gadol" (adulto) o "bar ´onashim" (hijo del castigo). Esto significa, que es posible castigarlo si ha hecho algo incorrecto.

Bat Mitzvá

Para las chicas, la ceremonia se llama Bat Mitzvá y se celebra de forma muy similar a la de los niños, pero depende de la ortodoxia de la familia, si son muy religiosos, no habrá fiesta, y si son reformistas es la misma celebración.

El Brit Milá

Es la más antigua de las costumbres judías ya que tiene casi cuatro mil años de existencia. Brit milá significa, “pacto de la palabra o de la circuncisión”. Consiste en la remoción del prepucio mediante un corte circular. Se quita el prepucio (en hebreo: orla) y de una fina piel que cubre el glande del pene.

¿Porqué se realizá el Brit Milá?

“Este es Mi pacto que habréis de guardar entre Mí y vosotros, y entre tu simiente después de ti: que sea circuncidado cada varón entre vosotros. El Brit MiláDe edad de ocho días será circuncidado todo varón por vuestras generaciones... Y el varón incircunciso... será borrado de su pueblo, ha violado mi Pacto” (Génesis XVII: 10 al 14).

Este es el pacto que selló D’s con Abraham por todas las generaciones que para el judío tiene el carácter de alianza con el Eterno. Muchos millones de personas, por razones religiosas o de higiene, también realizan la circuncisión pero no conserva en esos casos el mismo carácter que para el pueblo judío.

Según Maimónides, el Brit Milá es un símbolo de la noción de sacrificio y la necesidad de dar algo de uno mismo. Desde los primeros días aprendemos que la vida requiere de renunciamientos, de ofrendas, de dolor y de sufrimiento.

Como hemos señalado, el prepucio en hebreo se llama orla. La literatura jasídica tomó esta imagen como parábola y nos habla de que a veces tenemos orla en el corazón, lo que nos hace insensibles. La teshuvá (arrepentimiento) exige que nos saquemos la orla del corazón. Según el jasidismo, el segundo recubrimiento del corazón sólo se removerá cuando venga el Mashiaj.

¿Cuándo se realiza?

Si el bebé no presenta inconvenientes de salud, en el octavo día desde su nacimiento, para cumplir con el mandato bíblico “de edad de 8 días será circuncidado todo varón de entre vosotros” (Génesis XVII: 12). ¿Por qué ocho? Una de las explicaciones es que el Señor es uno y siete son los días de la creación. Uno más siete simboliza la soberanía del Todopoderoso sobre el universo (fuente Keli Yakar). Además, los tzizit del talit tienen ocho flecos y se encienden ocho velas en Jánuca. Otros opinan que la razón de los ocho días es para que haya vivido por lo menos un Shabat antes o al momento de la circuncisión, lo que le traería un efecto benéfico.

Cabe señalarse que esta costumbre es de tal importancia que puede realizarse aún en Shabat y hasta en el Iom Kipur (Día del perdón).

¿En qué consiste el ritual?

La ceremonia se realiza en la casa de los padres del bebé, de sus parientes, en un salón o en la sinagoga (el realizarlo en el sanatorio u hospital sin cumplir con el ritual no es lo admitido).

Participan de la ceremonia el Mohel, el Sandak y los padres. El Sandak (padrino) coloca al niño entre sus piernas, ayudando de este modo al Mohel (persona especializada en realizar esta ceremonia, a veces suele ser también médico). En la tradición ashkenazí interviene también otro hombre llamado Quatter o Kvater, es la persona que introduce al bebé en la habitación donde habrá de ser circuncidado. Una silla permanece vacía, es la dedicada al profeta Elías (Eliahu Hanaví).

Antes de cortar el prepucio, el Mohel recita la Beraja (bendición) previa:

BARUJ ATA ADO-NAY, ELOHENU, MELEJ HA OLAM ASHER KIDSHANU BEMITZVOTAV VETZIVANU AL HA-MILÁ.

Bendito eres Tú Señor, D’s nuestro, Rey del Universo que nos santificaste con tus preceptos y nos ordenaste cumplir con el pacto.

Después de producido el corte del prepucio el padre recita la siguiente Beraja.

BARUJ ATA ADO-NAY, ELOHENU, MELEJ HA OLAM ASHER KIDSHANU BEMITZVOTAV VETZIVANU LEHAJNISÓ BIBRITÓ SHEL ABRAHAM AVINU.

Bendito eres Tú Señor, D’s nuestro, Rey del Universo que nos santificaste con tus preceptos y nos ordenaste ingresarlo al pacto de nuestro padre Abraham.

Sólo en la costumbre sefaradí se agrega:

BARUJ ATA ADO-NAY, ELOHENU, MELEJ HA OLAM SHEHEJEIANU, VEKIHIMANU VE-HIGUIANU, LAZMAN HAZÉ. .

Bendito eres Tú Señor, D’s nuestro, Rey del Universo que nos concediste la vida, el sustento, y nos permitiste llegar hasta este momento.

Los testigos expresan sus buenos deseos con una triple invocación: “Tal como ha entrado en le pacto, crezca para estudiar la Torá, formar una familia feliz y practicar buenas obras”.

Finalmente el Mohel dice una Berajá y le coloca un nombre judío al niño, luego bebe vino y le da una gota al recién nacido. Los padres también beben de la misma copa, y el bebé ya circuncidado es devuelto a su madre.

Es una Mitzvá que la ceremonia finalice con una fiesta familiar y social.

Purim

Es la festividad judía más entretenida y con más drama. ¿En qué otro momento puedes vestirte como conejito y comer triángulos de masa rellenos de ciruelas y semillas de amapola?

Purim ocurre el 14 de Adar. (En ciertas ciudades amuralladas como Jerusalem, se celebra "Shushan Purim" el 15 de Adar).

El evento principal es leer el Libro de Ester. Escrito en Persia hace 2300 años, la "Meguilá" (como es llamada comúnmente) cuenta cómo una serie de eventos aparentemente no relacionados se hilaron para salvar al pueblo judío de la aniquilación. La versión corta es la siguiente:

Cuando el rey Ajashverosh hace una enorme fiesta de seis meses y la reina se rehúsa a seguir sus órdenes, ella es reemplazada por una nueva reina – Ester, la judía. El tío de Ester, Mordejai, el líder de los judíos, revela un complot que algunos individuos planeaban para asesinar al rey – poniéndolo a él también en una posición favorable. Todo esto resulta útil cuando Hamán, el máximo consejero del rey, obtiene la aprobación de un decreto para destruir a todos los judíos.

Al final, a través de un complejo giro de eventos, Ester consigue que el decreto sea revertido, Hamán es colgado en la horca, y Mordejai se convierte en primer ministro.

El nombre Meguilat Ester (Rollo de Ester) realmente significa "revelando lo oculto". A diferencia de todos los otros libros de la Biblia, en la Meguilát Ester no se menciona el nombre de Dios, ni siquiera una sola vez. La mano escondida de Dios es revelada a través del laberinto de eventos. No hay coincidencias.

La Meguilát Ester nos enseña que los desafíos de la vida son siempre para mejor, porque los obstáculos son realmente oportunidades para crecer. Todo proviene de la mano invisible de Dios que guía nuestro destino, en cada paso del camino.

Celebrando Purim Hoy en Día

Hay cuatro mitzvot específicas en la festividad de Purim:

Leer la Meguilá (Rollo de Ester)

Celebración y Regocijo (la comida festiva de Purim)

Enviar comida a amigos (Mishloaj Manot)

Dar regalos a los pobres (Matanot La Evionim)

El Libro de Ester es leído en la noche de Purim, y de nuevo al día siguiente. Cada palabra debe ser escuchada claramente. Lo leemos en la sinagoga, porque mientras más público, más publicidad se le está haciendo al milagro de nuestra salvación.

En la mañana de Purim, vamos por todos lados visitando amigos y entregándoles deliciosas golosinas – Mishloaj Manot. Purim es el día en que nos acercamos a abrazar a nuestros compañeros judíos – independiente de cualquier diferencia religiosa o social. Después de todo, Hamán no discriminó entre nosotros... por eso es particularmente bueno dar regalos a aquellos con los que puedes haber tenido una discusión, o a alguien nuevo en la comunidad que necesita un nuevo amigo.

En Purim, es también una mitzvá especial dar regalos o dinero a los pobres. El pueblo judío es una sola unidad – no podemos de ninguna manera disfrutar la festividad si personas pobres no tienen suficiente.

Entonces viene el gran final – ¡la comida festiva! Comemos hasta estar satisfechos y mimamos a nuestros cuerpos – porque es a los cuerpos judíos que Hamán buscaba destruir. Además, estamos obligados a consumir alcohol (responsablemente por supuesto) hasta que uno no reconozca la diferencia entre "maldito es Hamán" y "bendito es Mordejai".

Nos disfrazamos, para bajar nuestras defensas y abrirnos a la realidad más profunda de nosotros mismos y de nuestro mundo. Todos nuestros actuales problemas e imperfecciones de la vida se mezclan con el bien, hasta que se convierten en una unificada expresión de la infinita perfección del Todopoderoso.

La ceremonia de velas

La ceremonia de velas es uno de los momentos más emotivos de una fiesta de Bar o Bat Mitzvá. Es el espacio en que ellos pueden homenajear a su familia y a sus amigos, siempre entre lágrimas de emoción…

Eso sí, como padres de bnei mitzvá, disfrutarán de esa emoción sólo en aquél momento… antes, ¡parece tan complicado ayudar a los chicos a prepararla!

La ceremonia de velas es uno de los momentos más emotivos de una fiesta de Bar o Bat Mitzvá. Es el espacio en que ellos pueden hobat mitzva, ceremonia de velasmenajear a su familia y a sus amigos, siempre entre lágrimas de emoción…

Eso sí, como padres de bnei mitzvá, disfrutarán de esa emoción sólo en aquél momento… antes, ¡parece tan complicado ayudar a los chicos a prepararla!

Para eso, en les acercamos algunos consejos destinados a que la ceremonia de velas sea un éxito:

- Elementos necesarios. El candelabro suele estar en el salón, si no tienen o no les gusta la forma, pueden pedirlo a quien se encargue de la ambientación o alquilarlo. Será útil preparar una carpeta. Si está forrada en tela, a tono con la decoración, quedará hermosa. Es bueno que tenga letra clara y grande, para que a los chicos les sea más sencillo leer. Poner una hoja por vela también facilitará la lectura.

- ¿En qué orden se llama a la gente? No hace falta estresarse pensando a quién poner primero o después, hay un orden tradicional, que pueden seguir o modificar, pero funciona como guía. Primero se enciende la “vela testigo”, en recuerdo de familiares que ya no están. Con ella, se encenderán las otras 12 o 13, en éste orden: abuelos, tíos, primos, amigos de la familia, amigos del homenajeado, mejores amigos del homenajeado, hermanos y padres. Si los papás pasan por separado, se suele dejar a la mamá para el final. No se trata, obligatoriamente, de una vela para cada “categoría”, pueden separar grupos de amigos, juntar primos…

- Dejen que los chicos se expresen con sus palabras. Si son muy extrovertidos, puede ser más fresco que tengan apuntes sueltos y vayan hablando espontáneamente. Si no, pueden escribirse los mensajes de cada vela. Guíenlos y ayúdenlos, pero no escriban ustedes esos textos. Sugiéranles ser emotivos o graciosos, contar anécdotas y resaltar características de cada homenajeado, pero siempre desde sus palabras. Tiene que ser un momento genuino.

- Eviten que se haga pesado. Para eso, ayuden a sus hijos a no ser repetitivos, incluyendo frases similares en cada vela, y a que sus mensajes no sean demasiado largos.

- Parabar mitzva, ceremonia de velas, bat mitzva elegir cada música... Pueden optar por temas emotivos, divertidos, enérgicos, o ir alternando. Una opción es pensar en canciones que hablen de la relación con cada uno (por ejemplo, alguna sobre la amistad), pero a veces pueden caer en lugar comunes o tener dificultades para encontrar música afin a algunos grupos. Otra idea es elegir música que le guste a cada homenajeado. Nuevamente, dejen que los chicos decidan sobre este punto, con su orientación.

- Hay otras alternativas, más originales. Si a los chicos les parece demasiado tradicional o “cursi” encender velas, no los obliguen. Hay otras opciones para reemplazar la ceremonia, como simular entregas de premios. Se consiguen, por ejemplo, Oscars de chocolate, o se pueden mandar a hacer trofeos con frases como “al mejor tío”, “a la bobe más dulce”, “amigo Nº1”. También pueden combinar ambas cosas, entregando un pequeño presente al encender la vela.

La ceremonia de velas debe reflejar la personalidad de los bnei mitzvá. Déjenlos crear, ser ellos mismos y expresarse. Prepárenla con tiempo y disfrútenla, que es uno de los momentos más dulces de la fiesta.

Casamientos Judíos

Los casamientos judíos están llenos de tradiciones y costumbres… No sólo en la ceremonia, sino también en la fiesta. Algunas se usan menos, otras se usan más… Algunas se usan en las ceremonias un poco más religiosas (por ejemplo, las siete vueltas) y otras se empezaron a usar inclusive en los casamientos no judíos (como las sillas).

Te contamos algunas de las tradiciones judías y algunos de sus posibles significados:

La ubicación: La novia debe ubicarse a la derecha del novio. En caso de tener madrina y padrino, la madrina va del lado de la novia y el padrino del lado del novio. Los padres también están parados, adentro o afuera de la jupá.

La fecha: Hay varias fechas al año en las que no se celebran bodas en los templos. Por eso, antes de elegir la fecha de tu casamiento, no te olvides de consultar un calendario judío. Algunas de las fechas en las que no se realiza ceremonia, además de Shabat (viernes a la noche hasta el sábado después del atardecer) son: Rosh Hashaná, Iom Kipur, Shmini Atzeret, Simjat Torá, Pesaj o Shavuot, tampoco en los días de ayuno como 3 de Tishrei, 10 de Tevet, 17 de Tamuz, 9 de Av y el Ayuno de Ester, entre otros.

La Jupá: Es una representación de la nueva casa en donde van a vivir los futuros esposos. Una casa en donde debe prevalecer la ley judía y el respeto por las tradiciones.

Beber de la copa: Los novios son invitados, en dos momentos de la ceremonia, por el rabino para beber de la misma copa. Este es un símbolo de unión y una muestra de su determinación para compartir las futuras (o posibles) eventualidades. La primera vez que beben de la copa lo hacen como novios y la segunda ya como marido y mujer.

La rotura de la copa: Esta tradición tiene actualmente varios significado. Tradicionalmente, tiene como objetivo recordar la destrucción del Templo de Jerusalem, es decir, recordar uno de los mayores desastres en el día de mayor “regocijo” (y recordar que no todo es alegría). Nuevas costumbres, o visiones del judaísmo, utilizan este elemento como símbolo de la unión, una linda frase para decir antes de la rotura de la copa es: “que a partir de este momento lo único que se rompa, sea esta copa”.

El Talit y el anillo: La novia (o su familia) debe regalarle al novio el Talit que usará en la ceremonia bajo la jupá. Al igual que el anillo, simboliza un “aura” de protección. En este caso, la protección que la novia le da al novio. El anillo, otra tradición de la ceremonia, es la protección del novio a la novia y símbolo de amor, felicidad, y que en una unión no hay principio ni fin (para la comunidad judía el anillo debe ser simple y sin inscripciones).

Las siete vueltas: En los casamientos jasídicos se acostumbra que los padres, abuelos y la novia giren alrededor del novio siete veces. “Siete” es el número de la creación (los siete días), siete son las bendiciones que el rabino da a los novios, y siete son las vueltas. También el siete es para la cabala un número significativo. Las siete vueltas simbolizan la unión.

La Ketubá: Es el contrato matrimonial que concreta la ceremonia, en donde se explican los derechos y las obligaciones de la nueva pareja.

La silla: No hay fiesta judía sin que los novios sean “revoleados” por los aires sentados en una silla, mientras (con cara de pánico) intentan estar lo suficientemente cerca como para darse un beso. Esto proviene, seguramente, de la tradición de cargar a los reyes en sillas, por encima de la cabeza del resto.

Y por supuesto, ninguna fiesta judía está completa sin la música y alguna que otra ronda al ritmo de Hava Nagila.

MODULO 3

• Cumpleaños infantiles

• Cumpleaños de adultos

• Fiestas de 15

• Funerales

- Historia, significado y tradición de dichas fiestas

- Ítems específicos sobre la Planificación, Organización y Ejecución de dichos eventos

Celebrar un cumpleaños.

  

Las celebraciones de los cumpleaños se suelen hacer con una fiesta casera, en la que se ofrece una merienda o una cena, o algún tipo de fiesta tipo aperitivo o buffet.

En el caso de las fiestas infantiles de cumpleaños, está muy extendida la costumbre de hacerlo en algunos restaurantes de comida rápida que tiene "packs" de cumpleaños o en los conocidos miniparques temáticos infantiles, tipo Indiana Bills.

Si lo celebramos fuera de casa, solo nos debemos preocupar de la lista de invitados y del coste de la celebración (presupuesto), Ahora bien, si lo celebramos en casa tendremos que tener en cuenta algún punto más a la hora de organizar la fiesta como es la decoración, el tipo de comida o aperitivos que vamos a dar, qué tipo de música vamos a poner o si vamos a hacer una fiesta con baile, actividades y juegos que vamos a tener para amenizar el cumpleaños, etc.

Para invitar a nuestros amigos, se puede recurrir bien al teléfono, o bien a algún tipo de invitación poco formal, y bastante divertida que podemos hacer nosotros o comprar (ya que hay muchos modelos en el mercado).

Es muy importante, siempre que se da una fiesta en casa, sabes calcular el espacio que tenemos, para no invitar a más personas de las que podemos caber con cierta comodidad. Calcule un espacio adecuado de al menos 2 metros cuadrados por persona, descontando el espacio ocupado por el mobiliario.

Generalmente, salvo en cumpleaños de personas mayores, donde se puede ofrecer una cena, los cumpleaños se celebran como si fuera un cóctel, es decir, de pie y que la gente se pueda mover libremente,

Si quiere decorar un poco la estancia, puede utilizar cintas de colores, guirnaldas y material de papelería de colores vivos y variados. Si lo desea, puede dar un "pack" a sus invitados similar al cotillón del año nuevo.

Otra idea, es realizar una fiesta temática, más idónea para cumpleaños infantiles, por ejemplo, todo con personajes Disney, o bien todo de un personaje por el que el pequeño sienta una especial admiración.

La música la elegirán en función de la edad de los asistentes, poniendo los temas de moda acordes a esta edad. Si los niños son muy pequeños, contaremos con la ayuda de unas cuantas madres para el cuidado de los pequeños. Hay que vigilarles con mucho cuidado, con lo hacen y con lo que comen.

En los cumpleaños con menores, nada de aperitivos sofisticados o bebidas alcohólicas. Si lo mayores quieren tomar algo, que se vayan a la cocina o al mueble bar del salón, pero nada de estar presentes entre el "menú" de los niños.

Si el cumpleaños es de personas adultas, deberás actuar de anfitrión (ver el capítulo de "Anfitrión perfecto"), presentado a los invitados que no se conocen, ocupándote de que todo esté correcto, etc.

En cuanto a los regalos se deben abrir siempre delante de los invitados, pero después de apagar las velas de la tarta.

No es aconsejable hacerlo antes de la fiesta, pues es mejor que todos los invitados estén presentes para ir abriendo regalo por regalo. No obstante, según las costumbres de cada sitio o cada familia, este orden puede ser distinto.

Los regalos siempre se agradecen, y siempre se muestra satisfacción por los mismos, aunque unos nos gusten más que otros.

Nunca se deben hacer comparaciones entre los regalos, haciendo "de menos" a alguno de los invitados por el regalo con que le ha obsequiado. Todos los regalos deben ser igualmente considerados.

Una fiesta de aniversario. Que celebrar. Invitados. Encuentro formal o informal.

  

El aniversario, que define el diccionario de R.A.E. como: Día en que se cumplen años de algún suceso o acontecimiento, es una fecha motivo de celebración en la mayor parte de los hogares.

Aunque el aniversario también puede ser el de una empresa, por cumplir una fecha señalada desde su creación, el de un profesional, por sus años de ejercicio, etc. vamos a centrarnos en el tipo de aniversario personal (bodas y profesiones).

Para esta ocasión lo más habitual es hacer un celebración en casa (una comida o cena) o en un restaurante.

Los primeros aniversarios, hasta las bodas de plata, se suelen celebrar en la intimidad familiar y suelen estar organizados por los propios interesados.

Los aniversarios señalados, como las bodas de plata o de oro, suelen ser organizados por los familiares (generalmente los hijos, si los tienen) o amigos de la familia, y la celebración suele tomar una mayor entidad. Se suele celebrar una misa (en función de sus creencias) y un banquete.

Los homenajeados, deberán ocupar un lugar preferente en la mesa. Es decir, la presidencia, y como si de una cena "oficial" se tratara, se colocan los hijos a su derecha e izquierda en función de la edad (de mayor a menor).

Si el presupuesto no diera para una celebración de este tipo , podemos organizar un pequeño buffet o aperitivo para invitar a los familiares.

Si se organiza un encuentro más que familiar, deberemos proceder a realizar las invitaciones, bien telefónicamente, o bien por escrito, como nosotros queramos. Las invitaciones por escrito, generalmente, quedan reservadas para los grandes aniversarios.

Si no son muchos los invitados, se pueden realizar a mano las invitaciones.

El tono de las invitaciones, puede ser muy familiar, dadas las características del evento. Pero al igual que en otras invitaciones no debe faltar la fecha, el lugar ni la hora del encuentro, así como el recordatorio de que se confirme la asistencia (S.R.C. Se Ruega Contestación), poniendo un teléfono por ejemplo para contestar.

En cualquier caso, al igual que en la boda, lo mejor es hacer una lista de invitados, por parte de quien organice la fiesta, para no dejarse a ningún familiar en el tintero.

En cuanto a los regalos, entre los esposos se suelen regalar algún tipo de joya o regalos más íntimos. El resto de invitados, cosas para la casa es lo más habitual, pero nada de regalos personales.

En los aniversarios señalados, se puede regalar, entre todos los hijos por ejemplo, un viaje (que puede ser el mismo que el de novios) o algo de mayor valor que un aniversario menor. Generalmente objetos de plata ( algunas veces grabados).

En el caso de aniversarios profesionales, solamente se suelen celebrar fechas señaladas, y son los propios familiares y/o compañeros de profesión, los encargados de organizar una fiesta.

Si celebra aniversarios menores, serán celebraciones familiares.

Se cumplen la mayor parte de los requisitos dados anteriormente para los aniversario, señalando que se suele regalar algún objeto de plata grabado (una placa, una bandeja o algo similar), indicando las fechas y algún texto breve referente a los méritos en su profesión.

Los agasajados suelen decir unas palabras de agradecimiento y pueden contar alguna anécdota curiosa.

FIESTA DE 15

La celebración de los 15 años es una Fiesta social que hoy en día necesita toda una planeación. La organización de ésta no es tan simple, sin embargo nosotros te ayudamos y te damos los pasos para que disfrutes este día tan especial.

La organización de una Fiesta de 15 Años debes iniciarla aproximadamente seis meses antes del evento ¿Por qué siendo una Fiesta, requiere tanto tiempo para su planeación? Es muy simple, las fiestas hoy en día son más complejas y requieren de mucha más producción, por lo que es importante anotar todos los detalles.

Lo mejor es que le dediques el mayor tiempo posible para que planees todo a la perfección, para que el tiempo de producción sea menor. Una vez que hayas decidido que es lo que vas a hacer comunícaselo inmediatamente a los organizadores que vayas a contratar para que pongan manos a la obra y te entreguen las propuestas.

Algo que también te puede ayudar es que involucres en la organización de tu fiesta a las personas más cercanas a ti, ya sean familiares o amigos, ya que te pueden dar ideas y tips que tal vez no se te habían ocurrido, eso sí a la hora de decidir, hazlo tú. En tu computadora puedes hacer varias hojas de cálculo para llevar una relación de los gastos, de los invitados, en fin de todos tus pendientes.

Cronograma de organización

DE 12-6 MESES ANTES DE LA FIESTA

- Fijar fecha y horario de la fiesta.

- Decidir tipo de fiesta: formal, semiformal, etiqueta o fiesta temática

- Planear el presupuesto aproximado.

- Contratar a un(a) coordinador(a) de eventos.

- Apartar el lugar de la ceremonia.

- Seleccionar y apartar la locación de la recepción

- Planear el menú.

- Seleccionar a los chambelanes/damas.

- Seleccionar a los padrinos.

- Buscar modelos de vestidos.

- Hacer una lista preliminar de invitados.

- Ir a escuchar diferentes grupos musicales

DE 6-4 MESES ANTES DE LA FIESTA

- Seleccionar y apartar la música para la ceremonia y la fiesta.

- Decidir melodías para la ceremonia.

- Elegir y contratar servicios de fotografía y video.

- Planear la decoración floral para el evento.

- Ingresar en una hoja de cálculo la lista de invitados, con direcciones y teléfonos.

- Seleccionar la tela de los vestidos de las damas

DE 4-2 MESES ANTES DE LA FIESTA

- Mandar a hacer las invitaciones.

- Rotulación de invitaciones.

- Elegir la decoración floral del lugar donde se vaya a celebrar la ceremonia.

- Elegir la decoración floral y mantelería de la recepción.

- Decidir la fecha para la degustación.

- Ir con los chambelanes a escoger el smoking o lo que vayan a llevar puesto.

- Comenzar a ensayar el vals y las coreografías que se van a bailar ese día.

- Pagar los depósitos y anticipos de todos los servicios seleccionados.

- Seleccionar el diseño del pastel

DE 2-1 MES ANTES DE LA FIESTA

- Pedir asesoría con algunas casas de vinos y licores; comprarlos.

- Registrar la bebida.

- Comenzar mis tratamientos de belleza.

- Comprar los accesorios para mi vestido.

- Comprar los accesorios para las damas/chambelanes.

- Pruebas de peinado y maquillaje

- Mandar a hacer los recuerdos.

- Ensayos.

1 MES ANTES DE LA FIESTA

- Definir melodías y temas para la fiesta, con el grupo muiscal o DJ.

- Decidir fotos y tomas con el servicio de fotografía y video.

- Cita con el coordinador para confirmar la logística de la fiesta.

- Enviar invitaciones.

- Definir que transporte me llevará a la iglesia y a la fiesta.

- Registrar la logística del evento y enviársela a los proveedores.

- Ensayos

DE 2-1 SEMANA ANTES DE LA FIESTA

- Confirmar todos los proveedores (el coordinador puede realizar esta tarea).

- Llamar por teléfono a los invitados y confirmar.

- Definir la distribución de las mesas.

- Ensayos

3 DIAS ANTES DE LA FIESTA

- Corte de cabello

- Planchar el vestido

- Llevar botellas de vino y licores al salón.

- Cita final con el coordinador para ver los últimos pendientes.

- Ensayo general en el salón

1 DIA ANTES DE LA FIESTA

- Enviar la lista de invitados al coordinador.

- Ir a la estética para que me hagan manicure y pedicure.

- Relajarme y dormirme temprano.

FUNERALES

El funeral es la solemnidad de un entierro. Y las exequias son las honras fúnebres. El funeral puede ser de dos tipos:

1. Civil.

Se caracteriza por no ser muy utilizado en países de religión católica como la nuestra. Al carecer de homilía es un acto muy breve, en el que alguno de los familiares más cercanos o uno de sus mejores amigos dice unas palabras acerca del fallecido. Tiene un marcado carácter práctico, y es una simple despedida sin demasiados rituales.

2. Religioso.

El más utilizado por la comunidad cristiana. El ataúd es llevado al interior del templo por amigos y familiares. Si estos no quieren o no pueden portarlo, serán los encargados de la empresa funeraria quienes llevarán el ataúd al interior de la iglesia. El ataúd es colocado al pie del altar con los pies mirando hacia el altar. Si es militar o de alguna profesión con uniforme, puede ponerse su gorra, espada o alguna pertenencia de este tipo encima del ataúd, al cual en determinados casos cubre la bandera de la nación u otro tipo de enseña.

Ceremonia.

En la iglesia, los familiares se sitúan en los primeros bancos, los más cercanos del altar. El resto de asistentes llenarán el resto de los bancos, y si la afluencia de gente es muy grande, se permite "invadir" los laterales de la iglesia y otras zonas de paso (sin llegar a taponar la iglesia). Los asistentes a la ceremonia, deben llegar antes que el féretro. Mientras que los familiares, deben llegar tras de él (cortejo fúnebre). Todos los asistentes deberán esperar dentro del templo, tanto al féretro cuando entra, como a la salida del mismo. Una vez que sacado el féretro de la iglesia se establece la línea de pésame, generalmente a las puertas de la iglesia.

Consejos.

En la línea de pésame se ponen solamente la familia directa (cónyuge e hijos, y en determinadas ocasiones algún otro familiar). Durante la ceremonia se hace la señal de la cruz sobre el féretro con el incensario, y se salpica de agua bendita. El vestido puede ser luto riguroso (todo de negro) o la elección personal de cada uno. Al finalizar la ceremonia el féretro es trasladado al cementerio, donde tras el último responso, es enterrado (se le da cristiana sepultura). Como recuerdo, se suelen hacer unas tarjetas recordatorio para agradecer el apoyo recibido (aunque es una costumbre que se ha perdido entre las nuevas generaciones).

En el caso de incineración, no hay comitiva ni traslado al cementerio, sino que todos los pasos para la incineración se suelen hacer en las propias instalaciones del tanatorio o aledañas.

UNIDAD 4: organización DE EVENTOS eMPRESARIALES INTERNOS Y SEMI INTERNOS

MODULO 1

EVENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

• Outdoor training – Team building

Definición. Objetivos. Planificación, Organización y Ejecución. Puntos a tener en cuenta. Desarrollo de las actividades lúdicas y dinámicas acordes a los ejes empresariales. Recursos humanos y físicos involucrados.

• Family day

Definición. Objetivos. Planificación, Organización y Ejecución. Puntos a tener en cuenta. Desarrollo de las actividades lúdicas y dinámicas acordes al público.

• Jornada de Trabajo y Capacitación

Outdoor training:

Evento al aire libre. Es un evento donde se trabajan las competencias más flojas de los grupos humanos que se desarrollan en una empresa: liderazgo, comunicación, trabajo en equipo, confianza, motivación, toma decisiones, resolución de problemas, coordinación, organización, pro actividad, cooperación, pertenencia. La idea de estos eventos es aprender, alinear, motivar, integrar empleados e ideas todos en pos de los objetivos de la organización.

Debe tenerse en cuenta:

• Selección del lugar donde desempeñar la actividad

O La gente disfruta del aire libre sólo por un rato. Tarde o temprano ansía las comodidades propias de sus ambientes de negocios. (sala con Internet, cargadores de batería, lugar de trabajo y comunicaciones)

O Islas de hidratación

O Buena comida y bebida

O Actividades “inteligentes”

O Contar con seguridad y asistencia médica constante

O Saber de antemano el estado físico de cada participante

O Trabajar con un buen equipo de “facilitadores” (profesores de educación física, deportólogos, especialistas en recreación)

O Realizar un buen “rescate” o “bajada” (experto en rr.hh., psicólogo, sociólogo)

Family day

El "Family Day" se desarrolla en predios y complejos que alternan espacios abiertos y cerrados. Salones preparados para el desarrollo de conferencias, seminarios, reuniones de capacitación, dotados de toda la infraestructura y el apoyo técnico necesario; y parques con espacios para desarrollar actividades deportivas, piscinas y quinchos, para la implementación de todo tipo de actividades recreativas.

El objetivo es que, mientras el personal de la empresa, ejecutivos y empleados, desarrollan su tarea laboral, sus familias puedan disfrutar de las bondades que ofrecen estos espacios al aire libre y de las actividades programadas para entretenerlos en su estadía.

Está probado que las familias, lejos de los intereses puramente económicos y comerciales, se relacionan en lo social, con fines puramente afectivos y para establecer lazos de amistad. Estos lazos pueden efectuarse entre mujeres y niños, más allá de la relación que pueda existir entre sus padres y esposos; y en ocasiones trascienden cualquier problema que, por cuestiones laborales, pueda haberse ocasionado entre ambos y deteriorado su relación. De esta manera estas relaciones paralelas que se establecen entre las familias, en estas jornadas en que se comparten juegos, deportes y comida; favorecen las relaciones entre los empresarios y se presentan como una vía más para solucionar asperezas, desencuentros, malos entendidos e incomunicaciones. Tal vez, el acercamiento que un empleado no logró con su jefe en su trato cotidiano laboral, lo logra su hijo o esposa con la familia del mismo a partir de una charla, un juego. Además de la posibilidad de establecer un vínculo que vaya más allá de ese día de esparcimiento.

El Family Day es muy utilizado en el ámbito corporativo por empresas multinacionales, como una herramienta más para favorecer los negocios y las relaciones empresarias.

De esta manera, a través de un evento, se puede integrar a la familia, hacer que la misma disfrute de un momento de esparcimiento y favorecer al ámbito laboral.

Un día de trabajo

Si bien el family day, se enmarca dentro de un evento al aire libre con tendencia recreativa, dentro del mismo se desarrollan actividades puramente laborales, como un seminario, un curso de capacitación o una conferencia. Si se trata de la organización de una conferencia a cargo de algún ejecutivo de la empresa, conviene tener previstos todos los elementos:

. mesas y sillones.

. letreros con los nombres de los participantes para colocar sobre las mesas o en las solapas.

. ceniceros abundantes.

. ventilación asegurada sin ruido de ventiladores o aire acondicionado.

. carpetas, anotadores y lápices.

. sistema de grabación, videofilmación y fotografía.

. rotafolios, pizarras, atriles para diapositivas, proyectores y retroproyectores.

. bebidas, cafetería y servicio gastronómico.

. mozos.

. recepcionistas.

. agua mineral para los oradores.

. micrófonos.

. listas impresas de los concurrentes para distribuirlas entre ellos, indicando la empresa a que pertenece cada uno y su cargo.

. guión para la disertación.

. control de que el salón esté aislado y sin ruidos externos, de que las sillas no crujan y de que pueda quedar oscurecido adecuadamente con cortinas gruesas para poder exhibir películas.

. síntesis impresa de la exposición para distribuirla.

. formularios para evaluación, si fueran pertinentes.

. personal de secretarias para atención de los participantes

Un día de entretenimiento

Para la familia, este día es de entretenimiento y diversión. Las actividades pueden ser variadas y dependerán del gusto del grupo de asistententes. Puede incluir, desde torneos deportivos y recreativos, hasta juegos de mesa, bingo musical, karaoke, supermatch y diversos juegos grupales.

Torneos deportivos: fútbol, volley, tennis, paddle, ping pong, dirigidos y supervisados por profesores de educación física.

Actividades recreativas: torneos deportivos en la modalidad de la utilización de elementos gigantes.

Juegoteca: juegos de mesa como ajedrez, backgammon, cartas, jenga, dominó, reversi, pictionary, carrera de mente, taboo, etc., coordinados por un recreólogo. También hay un bingo musical donde a medida que van surgiendo las melodías se cantan y se marcan en el cartón hasta completarlo.

Karaoke: interpretación de un tema musical seleccionado por el participante.

Supermatch: juegos de competencias grupales con elementos gigantes.

Juegos grupales: zapatillas gigantes, pizzas, chinos, rompecabezas de nieve, troncomóvil picapiedras, esquimales, elefantes, etc.

Juegos de destreza e ingenio, donde los participantes deben resolver consignas, enigmas y preguntas, para lograr el objetivo.

Para que las actividades resulten amenas están coordinadas por recreólogos, que utilizan su habilidad y recursos para hacer participar a los asistentes.

En definitiva, el Family Day, alterna trabajo y esparcimiento, objetivos comerciales y sociales, momentos en que las relaciones personales se intensifican, esclarecen y multiplican a favor de la empresa.

MODULO 2

EVENTOS EMPREARIALES SEMI – INTERNOS

• Visita Guida a Planta – Open House

Definición. Objetivos. Planificación, Organización y Ejecución. Cronograma y desarrollo del evento. Puntos a tener en cuenta. Públicos destinatarios. Recursos humanos y físicos involucrados.

• Desfiles

Objetivos. Características. Armado escenográfico y logístico. Planificación, Organización y Ejecución.

Visita a planta:

Objetivos: a nivel general es el de aumentar y consolidar el prestigio de la empresa y particularmente es el de informar y satisfacer al publico. Es una actividad que permite al público externo a la organización, experimentar el día a día de la empresa proveedora de los productos y/o servicios que consume. Es una actividad de tipo “experiencia” que queda grabada en la memoria y genera pregnancia puesto que materializa en hechos, las palabras de la publicidad, la propaganda y el marketing. Actúa como soporte de estas herramientas. Consiste en la visita guiada de los interesados a la planta, mediante un experto que ira contando los distintos procesos de producción.

La organización debe coordinar las acciones con cada uno de los sectores que serán visitados.

La organización debe comunicarse con el invitado y con el personal de la planta afectado.

Ítems a tener en cuenta

Cuidar la imagen de la empresa en cuanto a limpieza y demás elementos que siendo propios de la producción, afectan la impresión del publico asistente.

• Vallar y armar zonas “seguras” de transito

• No distraer al personal de trabajo

• Armar un “press kit” (carpeta de prensa) para otorgar a la prensa y a los invitados vip

• Realizar un plano

• Marcar el camino

• Fotógrafo

• Obsequios

• Comida, refrigerio, etc

• Recepción: ¿dónde? ¿quién? ¿cómo?

• Bienvenida: palabras que un minuto definan ¿quién? ¿cuándo? Y ¿dónde?

• Evitar la confusión a la llegada del grupo

• Desencuentro con acompañantes

• Dispersión del visitante

• Dar poca información

• Explicaciones confusas (códigos no entendibles)

• Mala visualización del proceso

• Robos, perdidas y hurtos

• Entregar elementos de seguridad para transitar (cascos, guantes, botas)

• Entregar material informativo

• Programa de la visita:

O Definir objetivos

O Preparar programa tentativo y cronograma de actividades

O Invitaciones: contestar a las solicitudes y confirmar

O Numero de visitantes (entre 15 y 30 subdivididos en grupos)

O Acompañantes de acuerdo a la jerarquía del visitante:

♣ RRPP

♣ Gerentes

♣ Técnicos

• Definir tipo de visita:

O Estudiantes

♣ Primarios: a partir de 4to grado

♣ Secundarios: de acuerdo a la orientación vocacional, oficio

♣ Universitarios

O Empresarios:

♣ Comerciantes: visita dirigida al producto

♣ Industriales: visita dirigida al proceso

• Funcionarios:

O Municipales / provinciales / nacionales

Desfile de modas

Es la reunión en donde se exhibe la ropa que marca la tendencia de esa temporada: sus formas, telas, colores y diseños se muestran a los medios, a los mayoristas y al público en general.

• La selección de las modelos también se hace de acuerdo al tipo de ropa, sport, calle, deportiva, novias, etc.

• La pasarela debe ser sólida. Se puede alquilar o los hoteles siempre tienen los módulos.

• La decoración dependerá del estilo del desfile.

• Una vez elegidas las prendas, (mínimo 70, máximo de tiempo una hora y media para 150, 200 prendas ya que muchas pasadas se hacen de varias modelos juntas) se estudia el orden y los accesorios.

• Estudiar las poses de entrada y salida

• Se diagrama el orden en que van a pasar siguiendo distintos criterios (puede ser por colores, por tipos de prendas, por accesorios, por músicas, etc.)

• Seleccionar los ayudantes y vestidoras, planchadoras, peinadoras y maquilladoras.

• Las prendas deben probarse para estudiar el calzado, ropa interior y accesorios, maquillaje y peinados.

• En los vestuarios deben estar preparadas las prendas también en el orden que van a pasar.

• Todas las prendas deben estar numeradas y con el nombre del o la modelo.

• El orden y silencio interno es indispensable para el éxito.

• El final debe ser impactante.

• Si hay rifas o premios, que sean muy importantes y de desarrollo breve.

• Se puede ofrecer un champagne al finalizar, un cocktail, etc.

• Es fundamental estimar bien los costos para cubrirlos con la venta de entradas.

• En la actualidad son sinónimos de shows

• El eje central no es la ropa a presentar sino la dinámica del evento mismo y sus personajes: modelos, escenografía, etc.

• Existen dos tipos: desfiles privados dirigidos a un reducido numero y mega desfiles /showrooms de tipo masivo.

Se trata de desarrollar una idea y llevarla a cabo, ideando y recreando formas, tejidos y estilos. Es necesario presentar una colección completa, capaz de captar el interés del público, que tenga su propia identificación, que muestre el trabajo, desvelos y esfuerzos del autor, y como si fuera poco, que se venda.

Para lograrlo, junto a los diseñadores trabaja un extenso grupo de profesionales que contribuyen al éxito del evento y que el público no se imagina.

ELLOS SON LOS TÉCNICOS ENTRE BASTIDORES

Directores y Técnicos. Son los que regulan toda la parte práctica del desfile, luces, sonido, construcción de la pasarela, la zona del vestuario y maquillaje, y de cosas más simples, pero de igual importancia, como los percheros para colgar la ropa y los bombillos de los espejos. También ayudan en el "casting" o elección de las modelos y por último, dirigen el desfile: dan la entrada a las modelos y coordinan luces, música y escenografía.

Directores de arte: Diseñan desde las invitaciones y las carpetas de prensa, hasta la imagen global del desfile; son responsables de la parte estética y de la imagen.

Técnicos de sonido: Se encargan de la parte más atractiva de la puesta en escena: la música. Las piezas pueden ser originales creadas para el desfile o arreglos especiales de otras ya conocidas.

Directores de estilo: Estos son los peluqueros, maquilladores, estilistas y los responsables de los accesorios como joyas, bolsos, gafas y zapatos.

Responsables de fotografías y videos: Confeccionan las fotos y el video oficial.

LOS ANÓNIMOS

Al lado de este profuso equipo de profesionales técnicos, hay otros que trabajan a su sombra, pero no por eso son menos necesarios e importantes en un desfile.

Costureras. Prueban la ropa a las modelos y ajustan hasta el último instante botones, cierres, bastas y broches.

Planchadoras. Alisan y alisan todas las prendas para que al momento de presentarlas al público estén impecables.

Vestidoras. Ayudan a las modelos a cambiarse entre salida y salida a velocidad supersónica.

Relaciones Públicas y Prensa. Tramitan con los medios de comunicación las entrevistas que se hacen a los diseñadores, y se encargan de asignar los asientos a los invitados, siguiendo todas las normas de protocolo y las preferencias establecidas.

Se encienden las luces, sube el volumen de la música, salen los periodistas a empujones de la pasarela, terminando a la carrera los últimos momentos de una entrevista a un famoso de una de las filas y comienza el espectáculo. Serán solamente de 20 a 30 minutos de exhibición, y todo habrá terminado...hasta la próxima temporada.

MODULO 3

EVENTOS EMPRESARIALES EXTERNOS

 

• Eventos deportivos

o Torneos de golf

o Torneos de futbol

o Deportes de aventura

o Carreras y maratones

• Eventos culturales

o Avant Premiere

o Vernissage de Prensa / Presentación de Libro / Vino de Honor

• Lanzamiento de productos

Análisis de la empresa y productos. Ítems específicos a contemplar en la Planificación, Organización y Ejecución del evento.

 

• Viajes de incentivos

Concepto. Objetivos. Relación Evento-Turismo. Planificación del evento de incentivo. Actividades paralelas y relacionadas con el fin empresarial.

• Congresos y convenciones

Congreso. Definición. Características. Clasificación. Planificación. Convenciones. Definición. Clasificación. Planificación de un congreso. Estructura orgánica del comité organizador. Funciones. Estaciones organizativas. Claves a tener en cuenta para organizar un congreso exitoso. Reglamento ejemplar

• Ferias y exposiciones

Historia. Diferencias entre feria y exposición. Objetivos de una exposición. Nacional e internacional. Clasificación. Ventajas. Razones por la cual un expositor expone. Razones por la cual un cliente potencial visita una exposición. 5 etapas para participar en una exposición. Pasos para organizar una exposición. Claves del negocio de las exposiciones. Logística de recursos humanos y operativos. Factores a considerar en el armado de un stand en una exposición. Promoción y difusión de una exposición. Trabajo en conjunto organizador-expositor. Reglamento ejemplar.

Eventos deportivos:

Son eventos comúnmente calificados de “mega eventos” por el nivel de público asistente que los caracteriza. La publicidad y la promoción en todas sus formas y en todas las instancias del evento constituyen un aspecto distintivo del mismo.

Los sistemas de acreditación y mecanismos de acceso a los diferentes sectores donde se realiza el evento y el control de los mismos son aspectos claves.

Debe considerarse:

• Stands de bebidas y comida con adecuado control bromatológico

• Servicios sanitarios

• Servicio de emergencias

TORNEO DE GOLF

La realización exitosa de un Torneo de Golf depende de múltiples factores que, conjugados, permiten asegurar la prestación de un servicio de excelencia, independientemente de la complejidad de la prueba en cuestión. Es fundamental definir previamente el tipo de torneo el o público-objetivo al que este evento se destina.

En lo relativo al golf, existen cuatro tipos de torneos que se pueden realizar dependiendo del público-objetivo:

Torneo de Club: competición destinada exclusivamente a los miembros de un determinado club.

Torneo Social: competición normalmente organizada por una empresa especializada, contando con el patrocinio de una o varias empresas con la intención de promover sus marcas entre los clientes, potenciales clientes, proveedores, amigos y otros invitados.

Torneo de Alta-Competición: competición orientada para los mejores jugadores aficionados de este deporte.

Torneo de Profesionales: competición disputada exclusivamente por jugadores profesionales (jugadores de elite de la modalidad) y que viven de los premios monetarios recibidos por los resultados obtenidos.

Según Gonzalo Braga de la Costa, jugador profesional de golf desde 2006, miembro de la dirección de la PGA Portugal (Asociación de Jugadores de Golf Profesionales Portugueses), miembro fundador, presidente del club y presidente de la Comisión Técnica y de Handicaps del Club de Golf Tigres del Bosque, la organización de un torneo de golf deberá seguir los siguientes 10 pasos:

1Planificar el evento.

Teniendo en cuenta el tipo de competición, se debe comenzar por realizar un análisis económico, a través de la realización de un simple presupuesto o business plan (conforme a las exigencias del torneo) que incorpore los costes, ingresos y resultados del evento.

La definición de quién paga qué (club, organizador, jugadores y patrocinadores), de dónde vendrán los ingresos (¿inscripciones? ¿patrocinios?) y cuál es el objetivo del torneo (¿lucro? ¿competición?) son esenciales para una buena organización.

2Captación de apoyos.

Después de definidos los principales costes de un torneo, es necesario definir una política de captación de capital que permita hacer frente a los gastos. Lo primero que hay que hacer es preparar una propuesta para presentársela a los potenciales patrocinadores. A partir de ahí, hay que realizar la identificación de targets a quienes presentar estas mismas propuestas, establecer los debidos contactos comerciales, etc.

En lo que concierne a la propuesta, esta deberá tener en cuenta el tipo de competición (competición única o integrada en un circuito; individual, a pares o por equipos), el mercado objetivo (tipo de jugadores – nuevos o viejos, hombres o mujeres, por handicap o con otro tipo de restricciones), forma de participación (por inscripción o por invitación), los gastos asociados (para jugadores y patrocinadores), y cuál será el retorno para el patrocinador.

3Reglamento de la Competición.

Una vez resueltas las condiciones económicas es tiempo de preparar el Reglamento de la Competición.

Este documento funciona como un Contrato, a través del cual los jugadores deben conocer todas las condiciones de la competición.

Este documento puede ser más o menos extenso y completo conforme al nivel de exigencia de la competición, y en él constan las informaciones prácticas sobre la competición, como por ejemplo: elegibilidad (quién puede competir); inscripciones (cómo son efectuadas, cuáles son los plazos límite, cuáles los criterios de selección en caso de exceso de inscripciones, su valor, formas de pago y políticas de devolución).

Además de lo anterior el Reglamento define también la modalidad de juego, cómo se resolverán los empates, cómo y cuándo son divulgados los resultados, cuáles son los premios a entregar, constitución de la comisión técnica, etc.

Puede ser, por tanto, un contrato extenso que el jugador deberá cumplir bajo pena de poder ser descalificado o impedido de participar.

4Política de Comunicación.

Los criterios de selección de los canales de comunicación, de su forma y contenido son esenciales para garantizar que el torneo tenga el máximo de seguimiento y sea considerado un éxito.

La comunicación antes del evento es esencial para conseguir adhesiones al torneo y una buena exposición mediática durante y después del torneo es fundamental para la creación de una imagen positiva y de valor, tanto entre los que participarán, como entre los que no participarán (y hubiesen querido hacerlo).

Medios como website, televisión, diarios y revistas (especializadas o no) entre otros son cada vez más fundamentales en cualquier evento, incluidos los más sencillos.

5Gestión Operacional.

Con gestión operacional nos referimos al control de las inscripciones y a la aclaración de dudas. Aunque hay otras informaciones que también pueden ser gestionadas desde este servicio, sobre los espacios, transportes hacia y dentro el campo, horarios del campo, etc.

Es en esta área donde se puede marcar la diferencia de todo el servicio, manteniendo un control sobre todos los pormenores y una atención especial para con los jugadores y sus necesidades.

6Gestión Logística.

En este caso es imprescindible observar atentamente los plazos y mantener un diálogo constante con los socios (patrocinadores y otros) y proveedores (catering, producción de medios, etc.), esenciales para el éxito del evento.

Una buena planificación logística minimiza los errores e imprevistos que pueden suceder durante el torneo.

7Elaboración y Comunicación del Draw.

Terminado el plazo para las inscripciones es necesario definir y publicar el Draw (programación de la hora de inicio de cada jugador), para que los jugadores lleguen a sus horas y puedan planificar su participación (llegada, check in, entrenamiento, etc.)

8Marcación y Preparación del Campo.

A medida que se aproxima el día del torneo es imprescindible efectuar una visita al campo para averiguar su estado real, efectuar la marcación del campo (clarificación de: límites del campo, obstáculos, obstrucciones y otras condiciones) y definir las reglas locales (reglas específicas de aplicación en cada campo).

La última fase antes del torneo debe efectuarse el día previo al torneo y se la conoce como preparación del campo. Consiste en definir la posición de los puntos de partida en cada hoyo y la localización de las banderas en cada green.

9Gestión Técnica y Administrativa de la Competición.

Cuando llega el día de la competición, comienza la fase de gestión técnica y administrativa, y al director del torneo le corresponde:

Recibir a sus invitados (antes y después de la competición).

Efectuar la gestión de las tarjetas de golpes y resultados.

Dirección técnica de la competición, aclarando dudas y resolviendo situaciones de conflicto.

Conducir la ceremonia de entrega de premios y efectuar los debidos agradecimientos. (En cuanto a este último punto, es muy importante tener siempre en cuenta el papel de los patrocinadores y asegurarles la debida proyección).

10Follow Up.

Es fundamental promover el follow up del evento, asegurando la logística final, el envío de los resultados de los diferentes jugadores a los clubes, etc.

Es necesario garantizar que los medios de comunicación contratados dan la debida relevancia a la prueba y efectuar mailings a los jugadores (entregando fotografías de sus juegos, manteniendo el site vivo con nuevas noticias, etc.). En el fondo, se trata de garantizar que todos los actores implicados (jugadores, patrocinadores, socios, proveedores, etc.) vean sus expectativas satisfechas.

Carreras y maratones

La semilla del maratón. Antes de ello conviene apuntar lo siguiente. Además del reto físico que para los corredores de fondo supone afrontar un maratón hay otros aspectos a tener en cuenta en una prueba de estas características. La organización de un evento así suele corresponder a un grupo de personas y habitualmente son los propios ayuntamientos quienes lo promueven. Si no es así, una empresa privada o un club atlético, plantean a los consistorios los interesantes resultados económicos derivados de la celebración de un maratón para su ciudad. Sin contar a los corredores que residen en la misma y que participarán en la prueba, un buen puñado de organizadores calculan que a un atleta popular que les visite le acompaña al menos otra persona. Reservas de hotel, comidas en restaurantes, visitas a museos y otros gastos derivados y relacionados con la actividad turística, suponen una buena fuente de ingresos. Maratones de nuevo cuño, como ha sido el de Castellón, hablan de hasta de un millón de euros de beneficios repartidos por toda la ciudad. Además de esos evidentes beneficios económicos las instituciones también valoran los efectos sociales de la carrera. Ver correr a la gente por la calle es ver salud. Y una sociedad sana es una sociedad mejor.

El trazado del circuito y la elección de la fecha. El primer paso, y plano en mano, hemos de diseñar un trazado para nuestro maratón. Mauricio Blanco, uno de los creadores del Maratón de Madrid, nos dijo no hace mucho tiempo, que la Asociación Mapoma, de la que fue socio fundador, apostó desde el primer momento por un circuito ambicioso que incluyera un recorrido céntrico y bonito. Sus compañeros y él calcularon que los imperativos municipales con que se toparían más adelante terminarían modificando ese trazado original, pero si eran ambiciosos al menos podrían conseguir algunos de los puntos que ellos consideraban imprescindibles. Su sorpresa fue mayúscula cuando en el ayuntamiento de la capital de España aprobaron su proyecto de recorrido de manera total. Tendrían el circuito deseado y la ayuda municipal pertinente para que por él transitaran los corredores. Pero las cosas no siempre son así de fáciles por lo que si no se cuenta con ese beneplácito por parte del consistorio se tendrán que negociar algunas partes del circuito cuando no volver a replantearlo por unos lugares completamente distintos a los ideados originariamente. Aprobado el recorrido y a falta de medición oficial, el cuentakilómetros de una bici o de una motocicleta será de gran ayuda para comprobar a “pie de asfalto” el resultado de los cálculos que sobre el plano hizo el organizador.

Eventos culturales

Avant premiere

Similar al Vernissage de prensa, sólo que en este caso, en más de una oportunidad se encuentra abierta al público en general que es convocado a través de medios masivos desde el sorteo de entradas. Está enfocado especialmente a funciones de obras de teatro y cine.

Vernissage de prensa:

Del francés, vernis: “barniz”. Es el acto de apertura de una exposición. Antiguamente, cuando los pintores finalizaban su obra, le daban, una capa de vernis para protegerla e invitaban a los amigos a verla. En la actualidad, las exposiciones generalmente se hacen en una galería de arte. Igualmente, pueden realizarse en un museo, en el lobby de un hotel, etc. Durante su desarrollo habla un crítico o hace la presentación algún artista y, al finalizar, se ofrece una copa de champagne o vino. La convocatoria se hace a través del mailing del artista o de la misma galería de arte. Un aspecto a tener en cuenta es la seguridad de las obras expuestas: en general, las galerías de arte cuentan con ese seguro pero es indispensable estar informado sobre si es necesario contratarlo aparte. Para el lucimiento de las obras deberá cuidarse la iluminación ya que incide en la buena apreciación de ellas.

Tener en cuenta el traslado de las obras y fijar fecha de cierre para el desarme de la exposición.

Lanzamiento de productos

Es la presentación promocional de un producto o servicio y puede realizarse en la misma planta de producción como en cualquier otro sitio.

Objetivo: comercialización del producto. Posicionamiento de imagen

Se debe tener en cuenta

• Si el producto está condicionado por edad, poder adquisitivo, nivel socio-cultural.

• Lugar de realización del evento

• Si es estacional

• Si es un evento mixto (proveedores y clientes)

• Si es abierto (público y periodistas)

• Si es cerrado (clientes internos)

• Si se hace simultáneo en distintos comercios, puntos de venta, shoppings, etc

• Si es local

• Si es regional

• Si es nacional

Es importante una carpeta de presentación, video ilustrativo, degustación, etc. Para prensa y clientes.

Además de la descripción o muestra del producto podrán ofrecerse otros espectáculos afines.

Viajes de incentivos

Concebido como un premio, el viaje de incentivo es una actividad planificada y diseñada para motivar a las personas a lograr objetivos predeterminados por la empresa. Desde hace muchos años los empresarios han descubierto que los viajes de incentivo son un buen sistema para fidelizar clientes, motivar a equipos de ventas, cohesionar departamentos y promover ventas.

El viaje, con respecto a otros premios, tiene la ventaja de contar con un atractivo especial y unos atributos que lo hacen diferente y único para la motivación. Posee la capacidad de fomentar la ilusión y el entusiasmo, despertando los deseos de las personas. Estos premios se caracterizan por ser: exclusivos, creativos, lúdicos y atractivos.

Objetivos

Su finalidad es la de estimular a una red de distribución desmotivada o la recompensa por el trabajo bien hecho en un determinado departamento, consiguiendo la implicación emocional del que participa en él y creando vínculos de gran conocimiento o incluso de amistad entre las personas que participan en estos eventos.

El boca a boca, las experiencias personales, las relaciones empresariales… Todo ello lo convierten en una poderosa arma de marketing y muchos departamentos en empresas cuentan con presupuestos específicos para afrontar anualmente una serie de premios o de reconocimientos en forma de viajes.

Debemos huir de los viajes cortados a medida industrial. Por muy poca diferencia, se puede tener un viaje a medida que comportará, sin duda muchas más satisfacciones.

La oferta de viajes de incentivos es extensa y muy variada, desde grandes viajes internacionales hasta fines de semana en la región.

Aventura o actividades deportivas: Son perfectas para equipos, para añadir la estimulación del trabajo en grupo y del espíritu de competición. Desde las clásicas salidas a caballo o el golf, hasta las más novedosas que ofrecen servicios de aventura controlada.

Actividades de grupo al aire libre: Gynkanas, safaris, rutas, etc.

Temas culturales: Visitas a museos, ruinas históricas o rutas culturales.

Las clásicas: Consisten en un viaje de lujo, con estancias en fantásticos hoteles y actividades paralelas.

Incluso hay quien se decanta por los temas religiosos o étnicos.

La última tendencia consiste en realizar actividades de cooperación al desarrollo, con estancias en países pobres y contribuyendo a mejoras en la comunidad.

En todos los casos el objetivo buscado es crear una relación estrecha entre las personas que participan y fomentar los valores asociados a la empresa.

Organización

Un primer paso sería siempre acudir a una agencia profesional que nos pueda garantizar la profesionalidad y la seguridad que requiere un programa de este tipo. Podemos recurrir a agencias especializadas en incentivos, a las agencias de viajes que diseñan paquetes a medida o incluso a las agencias integrales de eventos que también planifican incentivos y convenciones.

A la hora de organizar un viaje de incentivos, hay que tener en cuenta:

1 Organizar bien el reparto entre ocio/negocio dentro del programa, a la hora de seleccionar el destino y el lugar adecuado.

2 Estudiar los costes, no descartar los destinos internacionales, que con frecuencia pueden ofrecer buenas ofertas con precios muy asequibles (especialmente fuera de temporada, que es cuando más se organizan estos viajes).

3 Tener en cuenta las características demográficas de los asistentes. Considerar la condición física y las aficiones, que pueden variar mucho entre miembros de diferente edad y sexo.

4 Un incentivo tiene que ser diferente y nuevo para conseguir pleno impacto: no se deben repetir viajes anteriores, buscar siempre un programa nuevo, creativo, etc.

5 Una vez claro el destino del viaje, habitualmente se desplazan el agente de viajes y un representante de la empresa al país o destino en cuestión, para hacer una visita previa de inspección y comprobar los transportes y servicios que se deben contratar.

6 Paralelamente, el departamento correspondiente de la misma empresa o de la agencia de viajes empieza a informar a los afortunados, con horarios y/o itinerarios, para que se vayan haciendo a la idea y para empezar a crear gratas expectativas sobre la salida a efectuar más adelante.

7 Llegada la fecha de salida se desarrollan las actividades previstas y previamente comprobadas.

8 Una vez acabado el viaje, se debe continuar durante unos días en contacto con los participantes a fin de recordar los buenos momentos y empezar a preparar el terreno para la próxima salida.

Todo ello ayuda a que las personas que forman parte de la empresa piensen en los objetivos a cumplir y se comprometan emocionalmente para repetir experiencias con las mismas personas al año siguiente.

El resultado final es el éxito de los objetivos de la empresa.

Congreso:

Es una reunión generalmente cerrada y muy importante en la que los miembros de una asociación u organismo se encuentran para tratar temas predeterminados y tomar decisiones. Existen tres tipos de congresos:

Congresos abiertos: de libre acceso, donde se participa a todas las personas y entidades relacionadas con el tema.

Congresos cerrados: generalmente relacionados con organismos oficiales, sólo son para invitados especialmente participados.

Congresos mixtos: en ellos, los invitados especiales no abonan la inscripción pero sí el resto de los participantes.

En la mayoría de los casos, este término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o profesionales sin excluir otro tipo de organizaciones. Los congresos se agrupan según diferentes áreas temáticas: social, cultural, científica, etc., la que a su vez se dividen en comités. Los congresos internacionales deberán anunciarse en algunos casos hasta con 24 meses de anticipación, los latinoamericanos, con 12 meses y los nacionales con 10 meses.

Es uno de los eventos más complejos para organizar por su duración que puede ser de entre dos a cinco días, por la cantidad de participantes y disertantes, por la modalidad y la diversidad de las reuniones. Se realizan en hoteles, centros de convención, palacios o burós. Si bien los asistentes buscan la información y la actualización de los profesionales, también la interrelación del pos-congreso (reuniones sociales o tours turísticos) se toma muy en cuenta. Generalmente, se desarrollan tres sesiones plenarias: la inaugural, que informa sobre la finalidad y anuncia los temas a tratar; la media, que es para la consideración de los trabajos preliminares a las conclusiones y la final, que es donde se elaboran las mismas y los documentos del congreso. Se inicia con un acto de apertura; luego tienen lugar una reunión plenaria u otras paralelas y un acto de cierre.

Este es un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico. Es una fuente de trabajo e ingresos.

Día D: día de apertura

Clave del Éxito: pensar y planificar con tiempo.

Objetivo: capacitar a Organizadores Profesionales para que puedan planificar y ejecutar todo tipo de reuniones institucionales y empresariales.

Es la empresa o individuo contratado para la organización de un Congreso. Debe encargarse del listado cronológico de los eventos, incluyendo equipos de trabajo con sus salas y oradores. Incluye el programa de actividades sociales y del post-congreso.

Será el responsable de la coordinación general de la organización táctica del acontecimiento.

Elabora la estrategia para que la reunión o el Congreso resulte todo un éxito. También actúa como traductor porque traslada los deseos del un cliente a la terminología técnica de los congresos.

Conocer bien el Protocolo y todos los servicios colaterales y tiene sobre todo autoridad. Representa la inversión inteligente para organizar un evento.

“La experiencia y el profesionalismo no tiene precio, el fracaso si”

EL CLIENTE

La mayoría de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debe decodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.

TIPOS DE REUNIONES

Asamblea

Reunión formar de índole general de una asociaciones, club, organización o empresa en la que asisten los miembros para decidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas.

Se labra un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se lubrica el acta con dos o tres personas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group

Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio

Reunión informar con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El publico tiene participación activa al formular preguntas. Un moderador orientara la reunión y ordenara los turnos de participación.

Conferencia

Reunión para que un grupo u organización, publica o privada, una institución o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines predeterminados.

Congreso

Reunión de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en fechas y lugares pre establecidos para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se labra un acta. Se estructura mediante una presentación de ponencias, debate y conclusiones.

La frecuencia es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos años.

Convención

Reunión formar y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que provee información respecto de una situación particular, para luego deliberar.

Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una organización orientada al aspecto comercial.

Cumbre

Reunión del mas alto nivel cuyos integrantes son los mas altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido

Intercambio informal de ideas e información sobre un tema bajo la conducción de un profesor. El debate no debe ser una improvisación. Lo ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

Diálogo

Intercomunicación directa entre dos personas ante un auditorio sobre un tema, cuestión o problema determinado de antemano. Sus integrantes deben ser personas con gran preparación para atraer la atención del auditorio.

Entrevista

Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión y extensión.

Entrevista Colectiva

Cuando son varios los que interrogan al experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión o extensión.

Foro

Participan todos los presentes en una reunión. Se trata de la conversación o debate de un tema por profesionales que pueden diferir en sus opiniones. Es dirigida por un coordinador.

Permite la libre expresión de ideas, con mínimas limitaciones, hay conclusiones.

Jornada o Jornadas

Su duración puede ser de un día o varios. Reunión de trabajo de investigación y estudio para responder problemas que se plantean ante un auditorio, cuyas conclusiones se publican posteriormente.

Mesa Redonda

Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos.

Lo componen un numero reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o formando pareja.

Es coordinado por un director o moderador. La extensión no debe ser mayor a los 50 minutos para permitir luego preguntas.

Panel

Reunión de varias personas para exponer una idea, los oradores no exponen, sino que dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre una temática concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de opiniones entre su y con el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar preguntas.

Pequeño Grupo de Discusión

Intercambio de ideas sobre un tema, hecho de manera informal, con un numero reducido de personas, con un mínimo de 5 y máximo de 7. intercambio cara a cara entre personas que tiene un interés común.

Seminario

Reunión de carácter académico – docente con expertos que aportan conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos interesados.

Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio

Reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en determinado tema. Exponen individualmente durante no mas de 15 a 20 minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema y desarrolle mayor profundidad posible.

Torbellino de Ideas

La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o integrarlos de una manera distinta.

Se entiende por imaginación creadora. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema, con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

LINEAMIENTOS GENERALES

ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA

En primer lugar hay que determinar que tipo de reunión se va a hacer, luego establecer la finalidad del mismo.

Preguntar o preguntarnos:

¿por qué se debe realizar esta reunión?

¿qué o quien debe destacarse?

¿si meramente se busca un rédito económico?

¿se busca difundir los temas a tratar?

Esto es para saber a donde apuntar.

Razones que definen el objetivo de la reunión:

▪ Devolver la hospitalidad que nos ha sido ofrecida

▪ Conocer a una persona como posible colaborador, socio o miembro de nuestra actividad

▪ Solicitar o devolver favores

▪ Conocer la oposición, la competencia y averiguar sus objetivos

▪ Asegurar y enriquecer nuestra clientela

▪ Atraer a nuestro campo a personas de interés

▪ Convencer a los dudosos

▪ Encontrar una solución oportuna a un determinado problema

▪ Iniciar o cerrar una operación

▪ Celebrar un éxito

▪ Agradecer la destacada labor de un compañero, colaborador o colega

▪ Honrar a una personalidad, institución o empresa

▪ Darse a conocer

▪ Informar sobre una realidad o aclarar situaciones

▪ Capacitar sobre algún tema

TIEMPOS

Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación

Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación

Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.

Los tiempos a saber son en la llamada “primera” comunicación.

Congreso Internacional: la primera comunicación habitual se realiza 24 meses antes.

Congreso Latinoamericano: lo recomendable es una antelación no menor a los 12 meses.

Congreso Nacional: se requieren no menos de 10 meses.

Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folleteria de “ultimo aviso” en donde debe constar:

▪ Lema del evento

▪ Agenda

▪ Oradores

▪ Ubicación

▪ Fecha y duración

▪ Costos

▪ Transporte

▪ Alojamiento

▪ Cierre de inscripción

Congreso Internacional: 12 meses

Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses

Congreso Nacional: no menos de 2 meses

LOS PASOS PREVIOS

Se deben definir las metas y objetivos que se ajusten a un presupuesto. Organizar el staff organizativo con estructura jerárquico, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad necesaria para la toma de decisiones.

PROYECTO PRELIMINAR

Este certificará los días de duración, el numero de participantes, sexo, grupos y acompañantes.

Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.

Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones según necesidades.

Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.

Personal contratado: azafatas, guías oficiales, técnicos, interpretes o servicios afines, personal de seguridad, medico, decoradores, otros.

Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones, programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas, periódicos y mailing especifico.

Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.

Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal.

Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios.

Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas tope, material informativo y de trabajo.

FINANCIAMIENTO

La pregunta es quien pagará las cuentas que demande la organización. El financiamiento puede ser:

▪ Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán los concurrentes.

▪ Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de materiales o trabajos.

▪ Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinantes

▪ Totalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento .

Cabe preguntase si el éxito dependerá de los oradores, de personalidades famosas como moderadores o invitados especiales, programas artísticos, motivaciones especiales, etc.

Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.

ELABORACIÓN DE MAILING

Determinar a quien va dirigido, quienes serán los concurrentes o participantes, elaborar un mailing en el cual no debe faltar:

▪ Toda área relacionada al tema a tratar en el congreso

▪ Estudiantes de carreras afines

▪ Profesionales

▪ Representantes de instituciones oficiales y privadas

▪ De empresas

▪ Autoridades oficiales

▪ Publico en general interesado en el tema que será captado según la difusión que se realice.

PRESUPUESTO PRELIMINAR

Items que deberán tenerse en cuenta para la elaboración de un presupuesto.

▪ Salón: sonido, retroproyectores, iluminación

▪ Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas

▪ Distribución de correspondencia

▪ Oficina: alquiler, mobiliario, telefax

▪ Personal

▪ Artículos de librería

▪ Honorarios de disertantes

▪ Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras

▪ Servicio gastronomico: coffe, almuerzos, cenas, recepción de cierre

▪ Difusión

DECLARACION DE INTERES NACIONAL

Los organizadores deberán presentar la siguiente documentación:

- Solicitud con 45 días de antelación y con 90 días en caso de representar un costo fiscal.

- Estatuto y copia de la personería jurídica

- Organización y funcionamiento de la entidad solicitante, dependencia y relación con otras entidades similares del país o del exterior.

- Propósitos y fines de la reunión

- Fecha de realización del evento

- Lugar

- Nomina de las autoridades de la entidad solicitante

- Adhesiones solicitadas y en tramite

- Temario o programa a desarrollarse

- Numero estimativo de concurrentes y/o países de origen

- Comisión organizadora, antecedentes y domicilio

- Antecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadas

- Fundamentar la importancia de la reunión y beneficios que aportará

- Entregar copia de toda publicación que emane del evento

DECLARACIÓN DE INTERES TURÍSTICO

Se deberá presentar a la Secretaría de Turismo de la Nación:

- Solicitud con 45 días de antelación

- Fecha de realización

- Lugar

- Nomina de autoridades de la entidad solicitante y copia de la personería jurídica

- Nombre de otros organismos públicos o privados que auspician

- Temario o programa a desarrollarse

- Numero estimativo de concurrentes invitados y/o países de origen

- Comisión organizadora, antecedentes y domicilio

- Antecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadas

- Fundamentar la importancia de la reunión y los beneficios que aportará

FIESTA NACIONAL

Se requiere:

- Solicitud con 60 días de antelación

- Fecha de realización

- Lugar

RESUMEN PRE – CONGRESO

❖ Programación, planificación y coordinación gral realizadas por: Organigrama, Reglamento de funcionamiento y normas de trabajo, Cronograma de tareas y Control de gestiones.

❖ Preparación, control y asesoramiento en licitaciones, por competencia de precio y calidad para el alquiler, compra y/o contratación de impresiones, equipos, servicios, personal, materiales, muebles, útiles, etc.

❖ Asesoramiento, preparación y control de impresos: bocetos, originales, diagramación, corrección de estilo, control de pruebas de galera.

❖ Estudio, planificación y asesoramiento en las necesidades de personal, boucher de comidas, equipos, señalización, servicios, etc para el Congreso.

❖ Planificación, asesorameinto y apoyo para concretar el plan de recursos económicos.

❖ Estudio, planificación y asesoramiento, en todas y en cada una de las acciones y/o materiales que se necesitan para la realización de la promoción interior y exterior.

❖ Asesoramiento integral para el servicio de prensa, pre y post congreso e instalación y atención de la sala de periodistas durante el congreso.

PROVEEDORES

Muchos de los servicios se paga lo utilizado, lo demás se devuelve.

- grafica (diseñadores)

- imagen

- publicidad

- platería

- paquetería (atenciones a invitados)

- armadores de stands

- vigilancia

- agencias de viaje y de cambio (para extranjeros)

- imprenta (impresiones de folleteria)

- entoldados

- filmación y fotografía

- correo privado (distribución de invitaciones, conclusiones, otro material)

- mensajeria

- encuadernación y doblado (presentación de material)

- computación (alquiler o compra de equipos)

- decoradores

- estructuras (metálicas, plásticas, tensadas)

- fotocopiado (alquiler o compra)

- letristas (confección de carteleria y señalización)

- calígrafos (escritura en certificados)

- interpretes y traductores

- papeleras (provisión de papelería)

- regalos empresariales

- circuitos cerrados de televisión y audio.

REQUERIMIENTOS A PARTICIPANTES

- vacunas

- seguros

- documentación personal en regla del participante y acompañante

- autorización para ingresar bultos y excesos de equipaje

- ingreso de libros y material de conferencia

- visados y otros tramites de ingreso al país

ACTIVIDADES RECEPTIVAS

- prensa y relaciones publicas en los lugares de arribo de los participantes.

- Arribo de los participantes, atención personalizada

- Previsión de salón VIP

- Tramitaciones de aduana

- Visados y demás tramitaciones fronterizas

- Acompañamiento y traslado hasta los alojamientos

- Presente de bienvenida en los alojamientos

- Mapa de la ciudad en la habitación

- Invitación al cóctel o recepción de bienvenida

- Ceremonial

PUESTA EN MARCHA

- Selección, control y pruebas de equipos de sonido e iluminación y servicios

- Distribución, adaptación e instalación de locales, salas, oficinas, servicios

- Coordinación técnica-administrativa

- Coordinación general y puesta a punto

- Seguimiento y control de todas las áreas mencionadas

- Desarme – Devolución: locales, salas, oficinas, servicios.

PUNTOS CLAVE

o Trabajar con planes visualizados

o Ceñirse al programa impreso

o Tampoco se debe modificar el horario y lugar del acto inaugural.

o Lograr un ambiente tranquilo

o Evitar las improvisaciones

o Evitar recomendados en la oficina de inscripción

o Evitar la permanencia de personas de pie durante las disertaciones o discursos

o Prever un sistema claro de señalización dentro y fuera del edificio

o Dar instrucciones precisas y por escrito a los subcontratistas

o No organizar ningún tipo de actividad durante los recesos para el café o el almuerzo

o Diagramar una administración simple, clara e integrada

GASTOS VARIOS

▪ Menú de la recepción y comidas

▪ Banderines

▪ Contratos

▪ Recibos

▪ Uniformes para el personal

▪ Distintivos y solaperos

▪ Tickets de servicios

▪ Sellos

▪ Calcomanías

▪ Carpetas

▪ Ruedas de prensa

▪ Atenciones: regalos, presentes

▪ Fotografía

▪ Material fílmico

▪ Edición diaria de gacetillas

▪ Difusión publicitaria

GASTOS A TENER EN CUENTA

▪ Decoración y montaje

▪ Alquiler de banderas

▪ Plantas

▪ Carteleria interna y externa

▪ Equipos audiovisuales

▪ traductores

▪ gastos de viaje y alojamiento de invitados especiales

▪ gastos de recepción y traslado

▪ atenciones especiales a acompañantes

▪ excursiones

▪ seguros médicos

▪ actuación de artistas

▪ servicio de seguridad

▪ seguro

▪ montaje y desmontaje: congreso y expo

▪ caja chica: imprevistos varios

ACTIVIDADES AL CIERRE

• despedida de participantes

• coordinación de combinaciones áreas fuera de los previsto

• desarmado de ámbitos

• depuración y pasado en limpio de conclusiones

• impresión de las conclusiones

• remisión a los participantes

• listados correctos de participantes y sus direcciones

POST-CONGRESO

← Agradecimientos: autoridades, instituciones, personas, empresas

← Recopilación y archivo del material: promoción, correspondencia, programas, prensa

← Balance general: evaluación del desarrollo del evento, presentación de los resultados obtenidos, evaluación de la repercusión del evento.

← Informe final interno: costos e inversiones, estadísticas, resultados

← Entrega de materiales editados y compaginados

← Informe final prensa: objetivos logrados, estadísticas

EL EQUIPO HUMANO

Director del Congreso: se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo.

Jefe de Prensa: que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.

Jefe de Relaciones Humanas: se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajaran en el evento. También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento.

Presentador: podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

Promoción: se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir auspiciantes que sostengan el evento.

Economía: se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el evento dentro del presupuesto. También de la inscripción de los participantes.

Protocolo: se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local, atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargara de guiar al personal auxiliar de salas y a la seguridad contratada.

Seguridad: deberá velar por la seguridad de los asistentes-

Personal Auxiliar de Salas: realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, cargo del micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

Convención

Es una reunión formal y generalizada (que puede ser abierta o no) de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en una fecha y lugar determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar, en algunos casos, decisiones al respecto. Es una reunión informativa. Puede ser institucional, de asociaciones o empresarial.

Las convenciones corporativas son las que organizan las grandes empresas con el objeto de motivar, capacitar y entrenar a su personal. Se caracterizan por ser obligatorias, frecuentes y por su mayor volumen de asistencia, ya que los gastos están a cargo de la empresa.

Ferias y exposiciones

Pautas Generales: se cubre en su totalidad los tres grandes rubros de la organización que son el aspecto comercial, el administrativo y el técnico.

Las herramientas básicas son el marketing directo, el telemarketing con el banco de datos y la publicidad en medios especializados y masivos.

Es fundamental la atención personalizada y directa con los clientes.

Buscar la máxima calidad posible en todos los aspectos de la muestra (folleteria, personal capacitado para la atención a los expositores, la prensa y el armado de la exposición).

• CONTROL INGRESO

- Personal para recepción

- Cantidad

- Urna para depositar entradas

• BOLETERÍA

- Cantidad de personal

- Horas

- Talonarios

- Cambio

- Valor de la entrada

- Valor de catálogo

- Otros elementos para vender

- merchandising por ejemplo.

• RETIRO / TRANSPORTE DE DINERO

- Con pernocte

- Sin pernocte

- Horario y lugar de retiro

- Horario y lugar de entrega (Banco y

sucursal)

• VIA PÚBLICA – CIRCUITO

- Capital Federal

- Gran Buenos Aires Desde y Hasta

• VIA PÚBLICA – AFICHES

- Publivallas

- Cantidad de afiches

- Cantidad de colores

- Aprobación de cromalines Pantallas Municipales

- Entrega de diskette con diseño

- Fecha de entrega al circuito

• PRENSA / DIFUSIÓN

- Previa

- Durante

- Posterior

- Clipping

• PUBLICIDAD / PAUTA

- Diseño de avisos

- Aprobaciones

- Publicación según medios

Pasos a Seguir

❖ Formar el staff organizativo: coordinador general o director, personal de secretarías, asesor legal y contable, asesor de prensa y difusión, asesor de relaciones publicas y ceremonial, departamento comercial.

❖ Determinación del tema sobre lo que se va a exponer.

❖ Analizar presupuestos y fondos

❖ Elección del lugar

❖ Si es un predio al aire libre, prever la colocación de carpas y acondicionamiento (fumigación, desmalezamiento, extensión eléctrica, baños químicos, etc)

❖ Permisos y habilitaciones municipales requeridas.

❖ Confección de contratos donde se establezcan las pautas para la participación.

❖ Diagramar la distribución de los espacios para el armado de los stands.

❖ Determinación del armado del stand a cargo de los mismos expositores.

❖ Cumplimiento de los plazos establecidos para montaje y desarme de los stands.

❖ Puede organizarse un ciclo de conferencias

❖ Planificación de otras actividades a desarrollarse durante el desarrollo de la exposición (atracciones artísticas)

❖ Armar una carpeta de fundamentos, objetivos y propuesta de la organización para los futuros expositores.

❖ Buscar auspicios y patrocinios

❖ El departamento comercial preparará un grupo de vendedores que saldrá a buscar expositores relacionados al tema de la exposición.

❖ Impresión de folleteria, afiches, invitaciones, carteleria, etc.

❖ Armar la campaña de difusión y ponerla en ejecución en los medios adecuados

❖ Señalización correcta de todo el predio

❖ Contratación de servicios y personal externo: locutores, seguridad, personal de mantenimiento y limpieza, armadores de stands, azafatas, promotoras, etc.

❖ Convocatoria a invitados especiales.

❖ Acreditación para expositores, invitados especiales y prensa

❖ El área de Ceremonial supervisará los actos de apertura y cierre de la muestra.

❖ No olvidar la presencia de los organizadores responsables dentro de la exposición.

ORIGEN DE LA EXPO

SURGEN DE TRES NECESIDADES EMPRESARIALES BASICAS:

- EL INTERCAMBIO COMERCIAL

- INTERCAMBIO DE INFORMACION

- COMUNICACIÓN DIRECTA (FACE TO FACE). NI LA TECNOLOGIA NI EL MUNDO VIRTUAL HAN PODIDO SUPRIMIER LA IMPORTANCIA DE VER, PROBAR, TOCAR Y SENTIR EN CARNE PROPIA UN PRODUCTO Y CONOCER AL PRESTADOR DEL MISMO.

VENTAJAS

- VENTAS: LAS EXPO SON UN MEDIO EXCEPCIONAL PARA QUE UNA EMPRESA SE ENCUENTRE CON LA MAYOR PARTE DE SUS CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES EN UN LAPSO CORTO, PERMITIENDOLE UNA INTERACCION IMPOSIBLE DE OTRA MANERA, QUE NINGUN MEDIO PUEDE LOGRAR.

- SON UNA HERRAMIENTA EXCELENTE PARA ACELERAR LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN Y VENTAS. LANZAMIENTOS DE PRODUCTOS, IMPLICAN QUE ES LA MEJOR ALTERNATIVA LANZAR UN PRODUCTO/SERVICIO EN LA EXPOSICION DEL SECTOR AL QUE VA DIRIGIDO

- IMAGEN Y PRESENCIA INSTITUCIONAL

- MARKETING

RAZONES POR LA QUE VA LA GENTE A LAS EXPO

- BUSCAN INFORMACION SOBRE LOS ULTIMOS ESTILOS Y MODAS DE LA INDUSTRIA

- BUSCAN INFORMACION SOBRE LOS ULTIMOS ADELANTOS TECNOLOGICOS

- BUSCAN INFORMACION SOBRE DONDE COMPRAR U ADQUIRIR UN PRODUCTO

- BUSCAN INFORMACION SOBRE LOS PRODUCTOS/SERVICIOS DESCONOCIDOS

- BUSCAN INFORMACION QUE LES PERMITA EVALUAR PRODUCTOS O SERVICIOS YA CONOCIDOS

- SE VEN A TODOS LOS PROVEEDORES EN UN MISMO LUGAR

- SE VEN A LOS PARES EN UN MISMO LUGAR

COMO INFLUYE EN ELLOS EL IR A UNA EXPO

- COMPRAN DENTRO DE LOS SIGUIENTES NUEVE MESES

- PLANEAN COMPRAR DENTRO DE LOS 12 MESES

- TIENEN INFLUENCIA EN LA DECISION DE COMPRA

- NO HABIAN SIDO LLAMADOS POR UN REPRESENTANTE DE VENTAS DE LA FIRMA

- TENIAN EL PODER DE ESCRIBIR UN CHEQUE EN EL MOMENTO

CLASIFICACION DE LAS EXPO

- ABIERTAS: PUBLICO EN GENERAL, CON O SIN EL PAGO DE UNA ENTRADA

- CERRADAS: TIPO DE CONCURRENTE EN PARTICULAR, ESPECIFICOS (PROFESIONALES/EMPRESARIOS). SEGÚN LA SITUACION DEL PAIS, CON ENTRADA PAGA O GRATUITA.

- GENERALES: GRAN ABANICO DE POSIBILIDADES, SIN ESPECIFICAR PUBLICO. EJ: RURAL; FERIA DE LAS NACIONES

- MONOGRAFICAS: APUNTA A UN TIPO DE PRODUCTO. EJ: FERIAL DEL LIBRO; DEL AUTOMOVIL

- FERIAS: EXPOSICIONES ABIERTAS AL PUBLICO, CON ORIENTACION A LA VENTA DIRECTA. EJ: FERIA DEL LIBRO

- EXPOSICIONES/TRADE SHOWS: SHOWS COMERCIALES. EVENTOS MONOGRAFICOS, CERRADOS Y ESPECIFICOS.

- SALONES/EXHIBICIONES: SON ABIERTOS. NO VENDEN DIRECTAMENTE SINO QUE DEMUESTRAN TECNOLOGIA, MODA, AVANCES, ETC.

- WORKSHOPS: SON UN TIPO DE EXPOSICION BREVE. CERRADA PUES LA VENTA ESTA DIRIGIDA A MIEMBROS DE UNA MISMA INDUSTRIA O ACTIVIDAD (MAYORISTAS, MINORISTAS, REPRESENTANTES, COMPRADORES). CAPACITACION, ACTUALIZACION PROFESIONAL(INTERCAMBIO DE TARIFAS, INFORMACION) Y DEMOSTRACION DE NOVEDADES SON ALGUNAS DE LAS ACTIVIDADES.

Personal especializado para ferias y exposiciones

• Arquitectos: en las ferias y exposiciones el arquitecto se ocupa de la planimetría, o sea de diseñar los planos del evento, la ubicación de los stands, las medidas, analiza las posibilidades técnicas y los requerimientos de espacio, la infraestructura necesaria existente y la que deberá incorporarse, construirse o adecuar, y en algunos casos elaborará el reglamento de participación para la exposición. Necesitará tener un conocimiento previo de la sede, de todo tipo de plano (electricidad, cañería, etc.).

• Agente de prensa: es la persona que hace de nexo entre el organizador y el público, el que informará a los medios. Realizará acciones de prensa, o sea de comunicación directa a través del envío de gacetillas o en reuniones y conferencias de prensa. Es contratado por el organizador, necesitará que le prepare una carpeta con datos de la empresa o institución y del evento en sí, también se le puede dar fotografías.

• Electricistas: en una exposición se encargará de proveer la línea de electricidad, de instalar lo que lleve cada stand. En congresos, armará las cabinas de interpretación; a veces los tomacorrientes no están ubicados donde los necesitamos para micrófonos y parlantes, por lo que se deben hacer extensiones a las preexistentes. Necesitará escaleras, planos del lugar, saber donde están las llaves de paso, el panel de electricidad. Evaluará la capacidad energética y la necesidad de refuerzos de energía.

• Escenógrafo: es el encargado de la decoración y ambientación, de crear un ámbito que no existe o recrear sobre lo que ya está; podrá representar un cielo con dos pinceladas, iluminación especial o con metros de gasa o tul. Podrá además diseñar la invitación, el programa, o indicar la decoración de la mesa o los jardines. A veces armará la escenografía directamente en el lugar, otras traerá elementos prearmados, pero igualmente necesitará espacio y ponerse en contacto con el arquitecto, carpinteros y electricistas.

• Diseñador gráfico: es el encargado de diseñar, de diagramar la señalización, la panelería, los afiches, los carteles indicadores, los planos, los programas; todo lo que se refiera a la gráfica. Siempre se trabaja sobre una idea, un boceto, un diseño. Con los sistemas de programas de diseño de las computadoras se facilita mucho la tarea, ya que en el momento se pueden evaluar las ideas y hacer las modificaciones pertinentes. Necesitará ver, observar, elegir colores, texturas, gramajes, tipografía, troquelados, toda la información que necesite transmitir, fecha y límite de entrega de originales a la imprenta. Para esto el diseñador nos hará bocetos previos, le pediremos todo el material de trabajos anteriores, con lo que consideraremos si es lo que nosotros deseamos, si interpreta nuestro deseo o nuestra idea y da la imagen adecuada.

UNIDAD 4: ORGANIZACIÓN DE ESPECTACULOS

MODULO 1

ESPECTACULOS

- Definición de espectáculo. Tipos.

- Diferencias entre evento y espectáculo.

- Historia de los eventos.

- Historia de los espectáculos.

- Análisis del mercado actual.

¿ESPECTÁCULOS ARTÍSTICOS O CULTURALES?

La materia prima de los espectáculos es el arte, y como pudimos ver, el arte se diferencia entre los hombres, no sólo por sus características propias, sino por la CULTURA que lo atraviesa. Detengámonos, pues, a analizar el concepto de la palabra “CULTURA” compartiendo el texto “HACIA UN CONCEPTO OPERATIVO DE CULTURA” de R. Santillán Güemes.

“Cultura es todo lo creado por el hombre”

“Todo es cultura / cultura es una parte (artes, ciencias, letras, espectáculo)”

En su origen, la palabra cultura está relacionada o menta el cultivo de la tierra (cultus) con todas sus implicancias. También el término está ligado a la acción de habitar (collo, collere) dentro de un mundo creado socialmente. Es un hecho social total que transcurre en la vida cotidiana y que incluye la participación social.

Hacia el siglo XVIII se generaliza el empleo de lo "cultural" como opuesto o polar a "natural" y el término "cultura" se afirma prácticamente como sinónimo de refinamiento, de "perfección" espiritual

Cultura como "espíritu del pueblo"

"La cultura consiste en patrones ("patterns" o modelos), explícitos o implícitos, de y para la conducta, adquiridos y transmitidos mediante símbolos, constituyendo los logros distintivos de los grupos humanos, incluyendo sus expresiones en artefactos; el núcleo central de la cultura se compone de las ideas tradicionales (es decir, derivadas y seleccionadas históricamente) y especialmente de los valores que se les atribuyen; los sistemas culturales pueden, por una parte, ser considerados como los productos de la acción; por otra parte, como elementos condicionadores para otras acciones (p. 357)"

“La cultura definida únicamente a partir de criterios estéticos no expresa la realidad de otras formas culturales. Hay una tendencia unánime a favor de una definición socio-antropológica de la cultura que abarque los rasgos existenciales, es decir concretos de pueblos enteros: los modos de vida y de producción, los sistemas de valores, las opiniones y creencias, etc."

Exposiciones y muestras:

Manifestaciones de carácter público en las que se exhiben productos industriales, comerciales o artísticos. Aunque a veces se utilizan los dos términos como sinónimos, una muestra, en sentido estricto, supone la demostración de un producto durante cierto tiempo, mientras que una exposición consiste en la exhibición de mercancías a gran escala y suele durar varios días. Ambas pueden tener carácter regional, nacional o internacional, y pueden ser monotemáticas (mostrando sólo los productos de una industria, como una exposición de muebles o de ropa de cuero) o exponer gran variedad de artículos.

Historia

El origen de las muestras hay que buscarlo en las grandes ferias comerciales que surgieron en Europa durante la edad media, donde se vendía todo tipo de productos. En estas ferias se comprobó que la muestra de productos aumentaba la venta de éstos, por lo que se fueron organizando exposiciones de mercancías con el único fin de promocionarlas y hacer publicidad. Las primeras exposiciones tuvieron lugar en Inglaterra en los años 1756 y 1757, organizadas por la Sociedad de Arte, que concedía premios a los mejores productos ingleses manufacturados. En 1798 se realizó una exposición en París, con todos los productos fabricados en Francia; tuvo tanto éxito que se organizó otra exposición ese mismo año. Tras una tercera, inaugurada por Napoleón Bonaparte en 1802, se decidió organizar este tipo de encuentros cada tres años. En Estados Unidos, el Instituto Franklin de Nueva York, creado en 1824, organizaba cada cierto tiempo exposiciones con los últimos avances científicos. El Instituto Americano de Nueva York, creado en 1828, organizaba muestras anuales en las que se presentaban los últimos inventos y productos industriales.

En Gran Bretaña se organizaron exposiciones periódicas en ciudades como Birmingham, Liverpool y Manchester, y en Irlanda, la Real Sociedad de Dublín las organizó a partir de 1829 cada trienio en Dublín; al principio sólo se mostraban productos nacionales, pero más tarde fueron introduciéndose también productos extranjeros.

Sin embargo, la importancia de este tipo de exposiciones de alcance local empezó a decaer a medida que cobraban importancia las exposiciones de mayor alcance, tanto de productos industriales como de obras de arte, que organizaban museos y bibliotecas.

Organización de Espectáculos y Festivales

Cada uno de estos ítems serán desarrollados en clase. Sin perjuicio de ello podemos anticipar que resulta fundamental:

1. - Tener muy claro cual es el objetivo principal del festival

2. - Saber con exactitud cual es el presupuesto con el que se cuenta para su realización.

3. - Conocer los destinatarios del mismo.

4. - Crear alguna novedad para que resulte atractivo por si mismo (alguna actividad, algún invitado especial, etc.).

5. - Infraestructura: asegurarse que sea un lugar transitado, fácil de llegar, con medios de transporte, etc.

6. - Tipo de espacio (restringido, semi-restringido, abierto). En principio conviene tener en cuenta los espacios donde ya se han hecho festivales ya que esto puede abaratar costos con respecto a las necesidades técnicas.

7. - Cerrar con antelación la fecha en que se realizará el festival. Asegurarse que en ese mismo plazo no haya otro festival de características similares por la zona.

8. - Asistir a festivales y encuentros es muy enriquecedor para nuevas e ideas y para prevenir inconvenientes en próximos trabajos. El no formar parte de los responsables nos ayuda a observar desde afuera y adquirir mayor objetividad.

9. - Equipos de luz y sonido. Esto es casi el 50 % del éxito de un buen festival. Es fundamental contratar gente que sea idónea en la materia, con mucha experiencia y que pueda rápidamente solucionar problemas técnicos. Esto es más importante que alquilar excelentes equipos que sus dueños no sepan manejar.

10. - Tratar de contratar personal de la zona con experiencia anterior o con muchas ganas de trabajar.

11. - Tratar de conseguir auspiciantes de la zona que puedan sacar rédito económico con el desarrollo del festival. Esto llevará más público al evento.

12. - Incluir “lo autóctono”. En el espacio, los objetos, el lenguaje, etc.

13. - Orden de actividades. Tratar de generar equilibrio en las propuestas de actividades y presentación de personalidades.

14. - Un buen speaker hace del festival un momento ameno. Tratar de encontrar la persona adecuada.

15. - Programas y publicidad. Es importante dar a conocer el festival, ser claro con respecto al desarrollo del mismo. Acompañar con la publicidad (auspiciantes) sin ser obvios, tratar que el auspiciante forme parte de la propuesta creativa.

16. - Ofrecer la venta de entradas y solicitudes de participación con bastante antelación. Utilizar todos los medios necesarios para hacerlo (e-mail, teléfono, correo, etc). Esto nos dará la oportunidad de estimar la cantidad de gente con la que vamos a contar.

17. - Si el festival es oficial (o sino también) es importante contar con otros organismos. Es difícil de conseguir, pero no imposible. Para esto se pueden elaborar varias cartas de personalidades influyentes o con prestigio cultural solicitando colaboración a dichos organismos.

18. - Con respecto a las autoridades Nacionales, provinciales o municipales es importante mantener, dentro de lo posible, buenas relaciones.

19. - Contratar empresas de seguridad y de sanidad. Cualquier emergencia debe quedar cubierta.

20. - Asegurarse de privilegiar el confort de la gente prensa y de los artistas que participan del festival. Ambos son la materia prima y de ellos dependerá, en gran medida, la continuidad del festival en los próximos año.

21. - Crear espacios de recreación en los “tiempos muertos” suele der de gran ayuda (poner buena música, cómodos asientos con material de lectura, videos, etc...)

22. - Preservar la tranquilidad y confort de los artistas en sus camarines. Ofrecer algún aperitivo, mantener limpio el espacio, calefaccionado, etc.

23. - Realizar un registro diario del festival organizado en dos columnas. Una de ellas manteniendo la mayor objetividad (donde se relatarán los hechos en detalle), y la otra haciendo apreciaciones, colocando ideas, sugerencias, etc.)

• LOS FESTIVALES.

Nos proponemos analizar los festivales como un fenómeno particular de cada arte y de cada región. Para esto contamos con el recorrido por las unidades anteriores y el desarrollo de la próxima unidad.

Las fiestas dionisíacas duraban largos días, allí el hombre desarrollaba diferentes “espectáculos”, y formaba parte de una “Gran Fiesta”. A través de algunos textos veremos cómo los festivales actuales conservan íntegro el espíritu de antaño.

Describimos varios festivales emblemáticos de cada manifestación artística. Tomamos dos notas de la revista “el amante”. Ambas se refieren a los festivales de cine realizados hace pocos años atrás. Podremos extraer de las mismas muchas conclusiones. Para las demás áreas elegimos información enciclopédica.

Festival de Aviñón, festival de teatro creado en 1947 por Jean Vilar y un grupo de colaboradores, que tiene lugar en la ciudad francesa de Aviñón. Vilar quedó fascinado por la proporcionada armonía del gran patio del palacio de los Papas. Pensó que aquel lugar podía ayudar a recuperar el teatro al aire libre, un modelo de representación practicado en la Grecia antigua durante las fiestas populares. Después de un modesto debut en el que fueron presentadas tres producciones a lo largo de una semana en septiembre de 1947 (una versión francesa de Ricardo II, de Shakespeare, en el palacio de los Papas, la obra de Paul Claudel Tobie y Sara, y la de Bernard Clavel La Terrasse de midi en el huerto de Urbano V), el festival emprendió un camino ascendente. Empezó por celebrarse en una semana de julio cada año, y en poco tiempo ya había logrado una proyección internacional. El actor Gérard Philipe contribuyó enormemente a este éxito con su inolvidable interpretación en El Cid de Corneille, en 1951, y en la obra de Musset, Lorenzaccio I (1952).

Jean Vilar vinculó el festival a su propio teatro en París, el Teatro Nacional Popular (TNP), que representaba en invierno las producciones de verano. En 1963, Vilar dejó el TNP para consagrarse por entero a la preparación del festival y hacer de él un acontecimiento a gran escala donde estuvieran representados todos los aspectos de la cultura. Teatro clásico y moderno, cine, música, y debates sobre temas contemporáneos fueron incorporados al festival, así como la danza, con soberbias producciones de Maurice Béjart. Se fueron creando nuevos espacios escénicos, como el claustro de los Carmelitas o el de los Celestinos. En 1968, el festival abrió sus puertas a compañías extranjeras. Al año siguiente se creó un festival “off” que vino a sumarse al oficial; desde entonces, numerosas compañías, primero locales y después venidas de todos los rincones del mundo ocupan cada año todos los posibles lugares de representación disponibles en la ciudad y sus alrededores.

Cuando Vilar murió, en 1971, había logrado su objetivo, el Festival de Aviñón se había convertido en el gran acontecimiento cultural de importancia nacional e internacional que Vilar había planeado. Desde entonces, la dirección del festival ha pasado, sucesivamente, por Paul Puaux, quien acogió a la Comédie-Française y a nuevos directores, Bernard Faivre d’Arcier, que llevó a cabo una rehabilitación del palacio de los Papas y una modernización del festival, Alain Crombecque, de nuevo Bernard Faivre d’Arcier, y Vincent Baudriller y Hortense Archambault.

Actualmente, cada año, durante el mes de julio, el Festival de Aviñón acoge una media de 600 espectáculos y a más de 500.000 espectadores.

Festival de Woodstock, festival de rock celebrado cerca de Woodstock, Nueva York, los días 15, 16 y 17 de agosto de 1969, y que se ha convertido en un símbolo de la contracultura estadounidense de la década de 1960 y en un hito en la historia de la música rock. Entre los asistentes se encontraban destacados miembros de la contracultura, a menudo denominados hippies, y que sistemáticamente rechazaban el materialismo y la autoridad, protestaban contra la guerra de Vietnam, formaban parte del movimiento por los derechos humanos, vestían de manera poco convencional y experimentaban con el sexo y con las drogas ilegales.

La celebración del festival fue concebida por cuatro jóvenes socios: Michael Lang, por aquel entonces manager de una banda de rock; Artie Kornfeld, un ejecutivo del sello discográfico Capitol Records; y dos empresarios capitalistas, John Roberts y Joel Rosenman. Su plan original consistía en construir un estudio de grabación en Woodstock, una pequeña ciudad de las montañas Catskill, que se había convertido en un centro del rock cuando el músico Bob Dylan y el grupo The Band se instalaron allí. Para promocionar la idea del estudio, los cuatro socios decidieron organizar un concierto cuyo nombre oficial fue The Woodstock Music and Art Fair. Inspirado en el Festival Internacional de Música Pop de Monterey, el Festival de Woodstock esperaba recibir entre 50.000 y 100.000 personas. Tras una larga búsqueda de un lugar lo suficientemente grande, los organizadores finalmente alquilaron un terreno a un famoso hacendado de la región, Max Yasgur, que tenía sus tierras a unos 77 km de Woodstock, en una ciudad llamada Bethel.

Una semana antes se confirmó que el festival iba a congregar a muchas más personas de las que se pensó en un principio. El día anterior a la apertura oficial se produjeron atascos de varios kilómetros en la mayoría de las carreteras más importantes que conducían al encuentro. El viernes 15 de agosto, cuando el festival dio comienzo, la organización no pudo controlar la entrada y salida de las 400.000 o más personas que se calculaba habían acudido, y decidieron no exigir las entradas. Sweetwater, la banda que debía abrir el festival, no pudo llegar al lugar a causa del tráfico, y el cantante de folk Richie Havens fue el encargado de dar comienzo al mismo. Como resultado del volumen de público, los voluntarios de dentro y de fuera del festival ayudaron a mitigar los posibles problemas: se fletaron helicópteros para llevar alimentos, personal médico y medicinas e, incluso, a algunos de los músicos que actuaban.

Algunos de los mejores grupos de la década de 1960 actuaron en este acontecimiento multitudinario de tres días de duración. Entre ellos destacan los cantantes Janis Joplin, Ravi Shankar, Arlo Guthrie y Joan Baez, y las bandas The Who; Crosby, Stills, Nash and Young; Jefferson Airplane; Grateful Dead; Sly and the Family Stone y Creedence Clearwater Revival.

El cantante Joe Cocker y el guitarrista Carlos Santana, hasta entonces desconocidos, se convirtieron en estrellas de la noche a la mañana. Jimi Hendrix clausuró el evento con su versión a la guitarra de "The Star-Spangled Banner", el himno nacional de Estados Unidos. El acontecimiento, que algunos consideran un hito de la contracultura estadounidense, fue documentado en el largometraje Woodstock (1970), realizado por Michael Wadleigh.

Festival Internacional de Cine de Mar del Plata

Certamen cinematográfico que se celebra una vez al año en la localidad argentina de Mar del Plata. Aunque en versión no competitiva, se llevó a cabo por primera vez en 1954. En esa ocasión se presentaron, entre otras, las películas La ilusión viaja en tranvía (1953, de Luis Buñuel) y La señorita Julia (1950, de Alf Sjöberg), y visitaron la ciudad sede del encuentro figuras de la talla de Errol Flynn, Mary Pickford, Jeanne Moreau, Gina Lollobrigida y Alberto Sordi.

En 1959 se organizó la primera edición competitiva del festival, ya entonces reconocido por la FIAPF (Federación Internacional de Asociaciones de Productores Fílmicos) en la categoría A, a la que pertenecen los de Berlín, Cannes, Cartagena de Indias, Venecia, Montreal, Tokio y San Sebastián.

Con suspensiones de orden político en 1967 y 1969, se realizó hasta 1970. Durante estos diez encuentros –nueve de ellos en la ciudad balnearia más importante de Argentina, y sólo el de 1964 en la capital federal— el país recibió en el marco del certamen cinematográfico al premio Nobel de literatura Saint-John Perse, el músico Michel Legrand, los directores Jacques Demy, François Truffaut, Pier Paolo Pasolini, Andrzej Wajda y las estrellas Paul Newman, Catherine Deneuve, Toshiro Mifune, Vittorio Gassman, Jean-Paul Belmondo, Jacques Tati, Anthony Perkins, Cantinflas, Ugo Tognazzi y Maria Callas.

Sobre la idea común de reunir destacadas películas y actores de todas partes del mundo, el sello distintivo de este festival ha sido el desarrollo de debates, mesas redondas, conferencias de prensa, exhibiciones fuera de concurso y otras actividades en torno a un eje temático, como lo fueron la identidad del verdadero autor cinematográfico en 1961, el género documental, con la presencia de Bert Haanstra, en 1962, las escuelas experimentales en 1965, o la realidad y el futuro del cine latinoamericano en 1968. Esta primera etapa termina con el encuentro en que fue galardonada la película brasileña Macunaima (1969, de Joaquim Pedro de Andrade).

A partir de 1996 el Festival fue reorganizado por el Instituto Nacional de Cine y Artes Audiovisuales (INCAA) con el apoyo de la Presidencia de la Nación. Volvió a convocar a estrellas extranjeras y nacionales, críticos, teóricos y espectadores en una intensa actividad durante diez días de noviembre, en plena primavera local, que culminan con la adjudicación de los tradicionales premios Ombú de Oro al mejor largometraje (como el obtenido en 1996 por la película española El perro del hortelano, de Pilar Miró) y Ombú de Plata a los mejores director, actriz, actor, guión y largometraje iberoamericano.

La decimoquinta edición, en 1999, reunió, entre otras figuras, a Geraldine Chaplin, Ben Gazzara, Gérard Depardieu y Anouk Aimée, y se exhibieron películas procedentes de diversos países, como la española La ciudad de los prodigios (1999, de Mario Camus), la china Ni uno menos (1999, de Zhang Yimou) y la italiana Asediada (1998, de Bernardo Bertolucci), entre otras. Asimismo, se realizó una muestra retrospectiva del director argentino Leonardo Favio y homenajes a Mickey Rooney, Jean-Paul Rappeneau y al realizador indio Adoor Gopalakrishnan.

Festival Internacional de Cine de Cannes.

Certamen cinematográfico que se celebra durante el mes de mayo en la ciudad francesa de Cannes, considerado como el más prestigioso del mundo. Su creación, en 1938, se debió a una mera necesidad política: la de oponerse al Festival Internacional de Cine de Venecia, instituido por Benito Mussolini a comienzos de la década de 1930 como plataforma propagandística de los éxitos del fascismo italiano. Como consecuencia del estallido de la II Guerra Mundial inmediatamente después de su creación, el primer festival no se celebró hasta 1946, fecha en que el proyecto de Philippe Erlanger fue finalmente apoyado por el gobierno francés, las autoridades de Cannes y los representantes de la industria cinematográfica.

El espíritu internacional y el optimismo de posguerra caracterizaron su primera edición, en la que los organizadores pusieron menos énfasis en el carácter competitivo que en el estímulo mutuo que podría obtenerse para cada una de las cinematografías de los países participantes. La categoría más importante de los premios que se otorgan en el Festival de Cannes, y que corresponde al premio a la mejor película, es la famosa Palma de Oro. En la primera edición obtuvieron el precioso galardón once producciones: Breve encuentro, de David Lean, Gran Bretaña; La tierra será roja, de Bodil Ipsen y Lau Lauritzen, Dinamarca; La última oportunidad, de Leopold Lindtberg, Suiza; Tortura, de Alf Sjöberg, Suecia; Sinfonía pastoral, de Jean Delannoy, Francia; María Candelaria, de Emilio Fernández, México; Hombres sin alas, de Frantisek Cap, Checoslovaquia; Neecha Nagar, Chetan Anand, India; Roma, ciudad abierta, de Roberto Rossellini, Italia; Días sin huella, de Billy Wilder, Estados Unidos; y El momento decisivo, de Friedrich Ermler, Unión Soviética. En las sucesivas ediciones sólo una película ha sido premiada con la Palma de Oro, excepto en las contadas ocasiones en que se ha concedido a dos filmes.

El festival adquirió pronto reputación de certamen profesional, atento a las últimas producciones cinematográficas. El criterio de selección del jurado era predominantemente comercial, eludiendo las preocupaciones políticas, excepto en Nuit et brouillard (Noche y niebla, 1955), de Alain Resnais, cortometraje sobre el campo de concentración de Auschwitz que estuvo a punto de provocar un incidente diplomático. Las primeras críticas al festival sobrevendrían aquel año, cuando François Truffaut sacó a la luz las intrigas políticas y acuerdos promocionales que influían en las decisiones y que anticipaban su muerte comercial. No obstante, el festival sobrevivió, y en 1959 el mismo Truffaut fue galardonado con el premio al mejor director por Los cuatrocientos golpes. El clima político en París en mayo de 1968 hizo que se cancelara la edición de aquel año, al tiempo que se creaba la Sociedad de Directores de Cine.

A pesar de las interferencias políticas y los omnipresentes intereses comerciales, el Festival de Cannes se mantiene como escaparate básico del cine internacional. Entre las películas galardonadas con la Palma de Oro se encuentran La dolce vita, de Federico Fellini, 1960; El gatopardo, de Luchino Visconti, 1963; Blow-up, de Michelangelo Antonioni, 1967; El mensajero, de Joseph Losey, 1971; Taxi Driver, de Martin Scorsese, 1976; París, Texas, de Wim Wenders, 1984; Sexo, mentiras y vídeo, de Steven Soderbergh, 1989; El piano, de Jane Champion, 1993; Underground, de Emir Kusturica, 1995; Secretos y mentiras, de Mike Leigh, 1996; El sabor de la cereza, de Abbas Kiarostami, 1997; y en 1998 La eternidad y un día, de Theo Angelopoulos.

MODULO 2

produccion de espectaculos

- Proyecto.

- Obra.

- Derechos de autor.

- Equipo de producción.

- Forma de producción.

- Capital económico.

- Destinatario (tipo de público) (marketing).

- Elenco. Colaboradores artísticos y técnicos.

- Sala de teatro.

- Montaje (elaboración). Ensayos. Promoción. Estreno (temporada).

- Pasos para armar una gira de teatro.

- Instancias de armado pre-durante y post espectáculo

- Pre-espectáculo:

o Planeamiento estratégico:

▪ Presupuesto y costos.

▪ Recursos humanos y técnicos necesarios.

▪ Simulación.

▪ Planificar con el bolsillo no solo con la imaginación.

- Durante-espectáculo: ejecución y puesta en marcha.

- Post-espectáculo: evaluación y control

Produccion teatral

Esquema de produccion:

1) Proyecto: cultural teatral:

- didactico

- no didactico

- artistico

- politico

- infantil

- adolescente

- adulto

- tercera edad

- mixto

2) Elenco infantil

- adulto

- joven

- tercera edad

- sala estable - temporada

- en gira: barrios

1) interior

2) exterior

3) mixta

1) programacion – venta de funciones

3) Gènero:

- drama

- comedia

- mixto

- musical (danza)

- mimo (titeres)

- popular

- intelectual

4) Obra:

- conformacion del elenco

- actores

- director

- asistente (ayudante)

- colaboradores tecnicos – artisticos

- concepcion puesta en escena (arreglo texto – adaptacion)

Etapa de producción

5) Montaje:

- puesta en escena

- analisis de texto

- actuacion

- escenografia

- utileria

- vestuario

- maquillaje

- musica

- banda de sonido

- coreografia

- etc

6) Ensayos:

- plan de ensayos

- dias

- horarios

- lugar

- fechas de estreno

- funciones pre estreno

- temporada

- duracion

- mes

- estacion

- dias y horarios de funciones

- dias semana

- fines de semana

- horario central

- horario no central

Area de producción

7) Legislacion:

- convenios laborales vigentes (gremios/entidades)

8) Derechos de autor:

- argentores

- autor nacional

- autor extranjero

- pago / no pago (70 años de antigüedad)

9) Equipo de produccion:

- jefe de produccion

- elaboracion presupuesto gral

- asistente

- administrador

- rrpp

10) Formas de produccion:

- productor unico

- productor mixto

- ver contrato

- cachet

- seguro

- porcentaje

- cooperativa (puntaje)

11) Capital economico:

- subsidios

- entidades oficiales

- entidades privadas

- fondo nacional de las artes

- proteatro

- instituto nacional del teatro

- fundaciones

- empresas

- prestamos

- entidades oficiales

- entidades privadas

- entidades personales

- autogestion:

- rifas

- fiestas

- bonos de contribucion

12) Diseño de produccion:

- destinatario / segmento / perfil de publico (marketing)

Pasos para armar una gira por el interior

• contratar la sala desde bs as

• argentores

• traslado de actores ida y vuelta

• hospedaje de actores

• impresión de medios de difusion

• alimento de actores

• difusion

• mailing

• enviar paquetes con volantes y afiches para difundir alla

• radios locales

• diarios locales

• pegatina

• volanteada

• afichetas

UNIDAD 5: PRENSA Y DIFUSION DE EVENTOS Y ESPECTACULOS

MODULO 1

Encargado o jefe de prensa. Características y funciones. Tipos de formatos/ herramientas para llegar a la prensa: gacetilla, press kit, solicitadas, op ed. video gacetilla, artículos periodísticos, vocero, advertorials y publinota, visitas guiadas, brief, conferencia de prensa. Desayunos, almuerzos, cócteles, fichas técnicas. Plan de prensa: antes, durante y después del evento. Medios. Identificación. Tipos. Ventajas y desventajas de cada uno. Pautaje. Características de los distintos medios de comunicación: prensa escrita, radio, TV, medios externos. Pautaje.

Prensa

Medios con los que cuenta el rrpp para llegar al publico

• acción personal: (entrevistas, cartas, teléfono, agasajos y obsequios, presencia)

• comunicador interno: (boletín externo u interno (informativo);house organ (corporativo);cartelera; manual de normas y procedimientos; desayunos de trabajo; intranet)

• imagen: netamente comercial (coca cola);netamente institucional ( telefónica); perfil bajo (goyo); alta exposición (amalita fortabat)

• manifestación publica (exposiciones; conferencias; eventos deportivos y artísticos; visitas colectivas ;cursos; donaciones)

Relaciones de prensa

 

• es la función de las rrpp a través de la cual se tiende a ganar la confianza de los medios de prensa, mediante un servicio de información eficiente. para ello es necesario: 

– conocer el lenguaje periodístico

– conocer el funcionamiento de los distintos canales de comunicación

– manejo de las siguientes herramientas:

• conferencias de prensa: es una reunión en la que se convoca para entregar algún comunicado, ampliando los detalles y respondiendo a las preguntas surgidas

• declaraciones verbales: aporte informativo complementario de las comunicaciones oficiales, solicitadas generalmente por los periodistas

• gacetilla de prensa: noticias que se elaboran para enviar a los medios, que no guarda periodicidad pero si actualidad

Estudio de los medios

• personalidad

• como tratan a la información

• afinidades políticas

• tener una base actualizada de los mismos

• posición de ellos respecto del mundo empresario

 

Estudio a uno mismo

 

• realizar un relevamiento de la información generada por nuestra empresa y determinar cual puede interesar a los medios

• detectar antes que la prensa, los puntos sensibles de nuestra empresa

• no coimear, ni favorecer, ni obsequiar puesto que quita credibilidad a la empresa. solo agasajar en ocasiones especiales

• dar información precisa sin dejar espacios vacios que puedan ser llenados por suspicacias e hipótesis

• no abusar de la conferencia de prensa si el evento no precisa de tanto

 

Relaciones publicas con los medios de comunicación

• contacto permanente con los periodistas de interes relacionados con nuestro tema

• brindar la informacion que el periodista necesita

• darle informacion del sector

• tener siempre una carpeta de prensa completa

• no mentir

• no dar datos desnudos

• acompañar las informaciones de prensa con ilustraciones

• atender rapido a los requerimientos de la prensa

• diferenciar las noticias nuevas que tenga la empresa

• diferenciar las necesidades de cada medio

• la primicia es solo para un periodista

• no insistir

• tener en cuenta los hoarios de cierre y dias para realizar llamados

• enviar la informacion temprano

• ser conciso en la informacion

• relacion entre inversion publicitaria y prensa

• editores y periodistas. ¿quién es el contacto mas conveniente?

• vinculo personal y continuo con los periodistas

• respecto del individuo independientemente del medio al que pertenezca (buen uso y abuso de la relación)

• hacer disponibles a los ejecutivos a la prensa siempre

• rastrear información propia para emitir de la empresa evaluando las mejores oportunidades

• pensar no solamente en dinero sino también en calidad

RR.PP. y DEPARTAMENTO DE PRENSA:

• Socios en las buenas y en las malas.

Si bien hemos tratado muchas veces la relación entre ambas áreas de trabajo, tan estrechamente ligadas sobre todo en lo mediático, hemos omitido adrede la mención del Vocero Presidencial en el punto precedente.

Esto ha sido así ya que ese es el típico caso de transferencia de funciones de un sector al otro. El Vocero presidencial rara vez es escogido entre agentes de RR.PP., a pesar de que su rol así lo indicaría.

Casi permanentemente ese puesto es ocupado por el jefe de prensa de la campaña presidencia, ó su subalterno más directo, cuando no se le otorga a algún personaje más ó menos popular entre sus colegas de prensa.

Esa costumbre se debe a que en una elección (y a posteriori, si el candidato fuere elegido) el impacto mediático es primordial y casi excluyente para llegar a las masas.

No así en el común de las relaciones institucionales, esta función se delega en un RR.PP. que provenga ó esté capacitado en periodismo cuando la institución esté muy expuesta mediáticamente, como es el caso de empresas de servicios.

Recordemos el caso de los cortes de energía eléctrica masivos en Capital y que duraran varios días, cuando la empresa EDESUR fuera duramente cuestionada por usuarios y medios.

Quien dio la cara entonces fue su jefe de prensa, Sr. Daniel Martini, quien incluso aceptó presentarse en los medios para hacer el descargo correspondiente[1].

En su función de jefe de prensa, este funcionario no estaba en obligación de dar entrevistas en vivo en noticieros como Telenoche, donde era evidente la animosidad contra la empresa que él representaba.

Sin embargo, ésta encaró una política de RR.PP. de agresiva exposición mediática, donde éste funcionario ofició de Agente de RR.PP. ante los medios y, por ende, ante el público. Imposibilitados de hablarle a la gente directamente (ir a los barrios hubiera sido suicida, dado el violento disgusto de la población), la empresa ganó tiempo exponiendo una verdad poco convincente pero con mucha presencia mediática, dada la repercusión de los hechos.

La única cara visible de EDESUR fue el Sr. Martini, quien cargó con todas las demandas y reproches de la opinión pública y del periodismo.

Este ejemplo nos muestra cómo las áreas de Prensa y RR.PP. se mimetizan muchas veces debido, sobre todo, a la cada vez mayor influencia mediática en la implementación de una política de RR.PP. ó en la realización de una campaña ad-hoc.

Según el rubro, el tipo de producto ó servicio que se necesite representar y/ó promocionar, será más ó menos adecuada una presencia mediática de las RR.PP., lo que justificaría la necesaria idoneidad del mismo en temas de prensa y de relaciones personales y/ó profesionales en ese ámbito.

Existen perfiles de servicios ó campañas que requieran de mayor presencia entre la gente, de mayor contacto con públicos, patrocinantes, proveedores, distribuidores, etc., lo que hace nula la necesidad de un representante de formación periodística.

Pero es en las crisis en que ambos departamentos se juegan sus galones en conjunto.

El manejo de crisis es el punto crítico de toda función representativa, y toca tanto a prensa como a RR.PP. el resolverlo con el menor costo institucional y, de ser posible, sacando provecho inmediato de la misma.

NOTA: Se sabe que, de cualquier crisis, siempre se saca provecho a la larga, ya que de su análisis se obtienen importantes soluciones a nuevas crisis y a la prevención de las mismas, claro. En este caso, hablamos de sacar provecho inmediato, es decir, capitalizar la crisis para obtener difusión positiva.

Ya hemos mencionado cómo ciertas organizaciones tratan las crisis valiéndose de los medios, sobre todo cuando éstas son de repercusión regional ó nacional.

También hemos hablado de cómo se combaten los rumores por medio de herramientas institucionales de prensa y RR.PP. antes que éstos se conviertan en críticas ó desencadenen una crisis interna.

Nos queda ahora por diferenciar ambas áreas y, a su vez, establecer punto de confluencia en las funciones específicas de cada una, lo que intentaremos en el cuadro siguiente:

En cuanto a las Herramientas de Prensa con que cuenta el RR.PP. para generar imagen hacia fuera, destacaremos su colaboración con el Dpto. de Prensa en la generación de Boletines, Solicitadas, Advertorials, Artículos Periodísticos, la redacción propia de Gacetillas de Prensa, la factura de Cartas Personales ó Empresariales, de Invitaciones Oficiales, Solicitudes de Patrocinio ó Sponsorización, Agradecimientos, Reconocimientos, Premiaciones, Retribuciones, etc. Algunas de éstas, como los Advertorials, son verdaderos recursos publicitarios pero de estilo periodístico.

Analizaremos ahora escuetamente algunas de ellas:

|Boletines: Expresan inquietudes, rectifican ó ratifican especies ya vertidas, rumores, etc, ó notifican nuevas disposiciones,|

|servicios, evacuan consultas ó inquietudes, etc. Tiene un carácter más grave que la gacetilla, aunque se mimetiza con ésta. |

|El Boletín de Prensa, como la Solicitada, suele ser útil para salir al cruce de versiones ó anunciar con cierta formalidad |

|alguna normativa ó suceso importante. Puede ser gratuito ó pago. |

|Solicitadas: Invención de Ivy Lee, es la herramienta más antigua de RR.PP. junto con la Gacetilla. Se trata de un espacio |

|comprado a uno ó más medios gráficos de información. Tiene como objetivo emitir oficialmente una opinión ó toma de posición |

|acerca de algún asunto de interés del público lector. Es más directo que el boletín. |

|Advertorials[2]: Proviene de los términos Advertising & Editorial y fue revalorado por Lee Iacocca, ex presidente de |

|Chrysler, quien salvó a la compañía de una segura quiebra. Es una mezcla de Publicidad y Editorial, ya que se trata de un |

|espacio comprado pero de características tipográficas y de diseño similares a las del medio que las difunde, lo que puede |

|hacerle creer al desprevenido de que se trata de una información editorial y no una publicidad encubierta. Muchos medios, con|

|el fin de no legitimar como propio su contenido, colocan en letras pequeñas la leyenda “Espacio de Publicidad”. También se |

|utiliza en TV, disfrazado como noticia. |

|Artículos Periodísticos: A veces el RR.PP. se vale de la redacción de artículos de tipo periodístico con el fin de llevar una|

|idea ó estrategia a un público específico. Esto suele darse ante medios gráficos especializados ó revistas técnicas. Genera |

|prestigio y posicionamiento. |

|Gacetillas de Prensa: Son herramientas de promoción disfrazadas de anuncio-invitación. Se dirigen a los medios con el fin de |

|poner al corriente de los mismo alguna novedad concerniente a eventos, agasajos, muestras de arte, espectáculos, etc. Es una |

|herramienta técnica de prensa y RR.PP. |

|Cartas Personales ó Empresariales: Son de intercambio continuo ya que se trata de una herramienta de rutina en las RR.PP. |

|Permiten mantener el contacto directo con clientes, proveedores, distribuidores, competidores, socios, formadores de opinión,|

|etc. Tienen un tono cordial. |

|Invitaciones Oficiales: Se cursan ante la eminencia de un evento oficial. Tiene carácter formal y hasta protocolar –de |

|tratarse de un funcionario ó autoridad-, y depende de plazos técnicos y administrativos para su eficacia. Si se cursa a un |

|funcionario de gobierno, se deberá enviar con 3 meses de anticipación, de ser posible. Si la invitación es empresarial ó |

|individual a un particular, bastará con 1 mes aproximadamente. |

|Solicitudes de Patrocinio ó Auspicio[3]: Ante la proximidad de la realización de un evento ó de una campaña publicitaria ó |

|solidaria aglutinante (que involucre a varias empresas ó instituciones), se realizan múltiples contactos ante líderes que |

|puedan cumplir decorosa y fácticamente con el rol de patrocinante –aportar dinero para solventar la actividad en cuestión a |

|cambio de algún beneficio promocional-, ó auspiciante. |

Características de los distintos medios de comunicación

♣ Prensa escrita:

Selectividad geográfica;

Flexibilidad de espacio (permite pautar en cualquier lado);

Agilidad del medio (es un medio rápido, simple);

Bajo costo por contacto;

Amplitud de lectores (lo compra uno y lo leen muchos);

Capacidad de segmentación demográfica (puedo definir a qué público/ target quiero llegar);

Fidelidad de lectura.

♣ Radio:

Flexibilidad de tiempo y espacio en el pautaje;

Selectividad geográfica: gran alcance por repetidoras, cadenas e Internet;

Alta audiencia fuera del hogar;

Horarios pico muy claros;

Barato para producir.

♣ Televisión:

Rapidez de penetración;

Costo por contacto muy bajo aunque el costo absoluto es elevado (producción y pautaje muy caros);

Altamente masiva.

♣ Medios exteriores:

Vallas o publiobras (publicidad en la construcción);

transporte público;

cabinas telefónicas – backlight;

marquesinas – backlight;

opis o chupetes – backlight;

cartelera municipal;

Publicidad estática (eventos deportivos).

♣ Pautaje:

Medio publicitario: son los canales de difusión de nuestros mensajes. Ej.: TV, radio, diarios.

Soporte publicitario: nombre/ título de cada canal. Ej.: Clarín, Telefé, FM1OO

Espacios publicitarios: lugar concreto / soporte donde ponemos el anuncio. Ej.: prime time de las 21.30 en el programa “Casado con hijos”.

Ejemplo: en el prime time de las 21.00 (espacio) por Telefé (soporte) por TV (medio).

Gacetilla

¿cómo se arma una gacetilla?

• 3 párrafos mas párrafo institucional

• titulo: el impacto

• primer párrafo: quien, que, como?

• segundo párrafo: detalle de lo arriba

• tercer párrafo: opiniones de especialistas-técnicos

• cuarto párrafo: información institucional acerca de la empresa

• contacto

Los diez mandamientos de una gacetilla

1) debe ser mandada simultáneamente a todos los medios

2) tener en cuenta los horarios / cierres

3) informaciones de importancia no tienen horario

4) envío por fax/mail. datos a colocar

5) la gacetilla tiene que tener valor por si misma

6) molestar lo menos posible al periodista

7) la gacetilla debe mantener actualidad

8) es conveniente incluir declaraciones de los protagonistas

9) envio de fotos. (epígrafe, color y papel)

10) utilizar hojas con los datos de la empresa

Plan de prensa eventos

Antes del evento

1) evaluación de la noticia. saber si el evento es “noticiable” (si a los medios o a que medio le interesa)

2) selección de los medios de comunicación

3) elaboración del folleto promocional

– tema principal del evento

– objetivos generales y especificos

– tematica y mecanica de las mesas de trabajo

– perfil de los participantes

– programa de trabajo

– forma de registro y pago

– promociones

– tipo de hoteles y alojamiento disponibles

– mapa de distribucion de hoteles y centro de convenciones

– tarifa y tipo de transporte disponibles

– asistencia esperada

– expositores magistrales y de mesa de trabajo

– politicas de cancelacion

4) llegada a los medios elegidos: mediante gacetillas y carpetas, llegar a los diferentes medios de comunicación informando e invitando al mismo. elaboración de los spots televisivos, radiales y gráfica

5) organización y manejo de las conferencias de prensa

• planificar

• elegir el lugar

• invitar con anticipación

• ensayar

• identificar a los participantes

• ser puntuales

• pensar una comida

6) programado de entrevistas en radio y televisión

7) atención a los participantes: hacer llegar las invitaciones a los mismos en tiempo y forma.

Durante el evento

1)manejo de los invitados especiales/disertantes: trato especializado y dirigido a cada una de las actividades particulares de los mismos.

2)servicios turísticos/recreativos

3)sala de prensa: contar con salas de prensa adecuadas y equipadas con los elementos técnicos y tecnológicos precisos para el buen desarrollo de la tarea de prensa. disponer de un comité de crisis dispuesto a defender a la empresa organizadora y a proporcionar toda la información necesaria evitando "vacíos" de información y malos entendidos.

4)coordinación de los edecanes

5)información: entregar a los medios información sobre el evento de manera permanente pre-durante-post evento. capacitar al personal que trabaja para el evento de manera permanente.

Después del evento

1)elaborar la memoria del evento (junto con el comité de operaciones)

2) media clipping: recolección de toda la información que haya producido nuestro evento (centímetros en gráfica; desgrabaciones de radio; videos de tv)

– medios. identificacion. tipos. ventajas y desventajas de cada uno. pautaje.

– prensa escrita:

» avisos publicitarios

» notas o articulos periodisticos

» inserts en diarios y/o revistas

» cobertura del evento

– radio y television:

» entrevistas para dar a conocer en forma masiva el evento

» spots o placas publicitarias

» cobertura del evento paga

Trabajo práctico integrador de todo el curso

Con el fin de dar por aprobado el presente curso, el alumno deberá enviar por mail el trabajo que a continuación se detalla, a saber:

PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La idea del presente trabajo consiste en que el alumno experimente de manera practica las distintas instancias por las cuales un OPE (organizador profesional de eventos) debe pasar, al momento de encarar tamaña empresa.

Para elló deberá optar por cualquiera de los eventos/espectáculos planteados en la teoría, contemplando siempre que su duración no sea menor a 8 hs. (una jornada completa). Los pasos a seguir serán los siguientes:

1) Armar un CRONOGRAMA tentativo del evento.

1.2) Considerar elementos de VALOR AGREGADO que diferencien al evento de otros de la competencia.

1.3) Armar un PRESUPUESTO tentativo del evento con todos los proveedores que este incluye, considerando por cada rubro/proveedor un mínimo de 3 presupuestos (VALORES REALES Y CON FUENTES REALES). Deberá costear cada proveedor e incluir al final, los honorarios por organización. Con estos costos deberá armar 3 tipos de presupuesto: uno económico, otro normal y otro costoso. Para armar dicho presupuesto deberá tener en cuenta:

2)Diagramar el MENU DE CATERING de cada una de las instancias gastronómicas del evento. También deberá considerar la cantidad de mozos y personal de servicio de acuerdo a la cantidad de personas asistentes al evento.

3)Seleccionar la SEDE del evento y considerar sus características y elementos a relevar.

3.1) Dar una idea de la ambientación del lugar en cuestión a través de gráficos, maquetas, presentaciones en pc, etc.

3.1.2) Contemplar todo tipo de personal necesario para cubrir las áreas de:

- seguridad

- valet parking

- guardarropas

- recepcionistas/promotoras

- etcétera

4)Considerar un numero artístico/show para el evento teniendo en cuenta los pasos para el armado de un espectáculo que se consignan en la segunda parte del curso.

5)Armar el ORGANIGRAMA de su empresa asignando roles y funciones a los recursos humanos con los que cuenta para que atiendan las distintas instancias del evento. Ej.: Coordinador de Catering; Coordinador de Seguridad, etc.

6)Armar su AGENDA PRE-EVENTO considerando todas las tareas que deberá realizar en el día a día, previo al evento con fechas limites(deadthline). Ej.: Visitar la sede; confirmar proveedores, etc.

7)Armar el PLAN DE PRENSA del evento (PRE-DURANTE-POST EVENTO)

[pic]

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[1] Recordar la estrategia de exposición de los hechos acuñada por Ivy Lee para casos de manejo de crisis.

[2] Se trata, en realidad, de una herramienta tanto de prensa como publicitaria (Ver cuadro, pág. 8)

[3]

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[pic]

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