Probiblio



Sjabloon Projectplan Opzetten Informatiepunt Digitale Overheid Januari 2020VoorafDit sjabloon voor een projectplan Opzetten Informatiepunt Digitale Overheid kan gebruikt worden om het opzetten van het Informatiepunt Digitale Overheid binnen je bibliotheek te concretiseren. Het is ontwikkeld door Probiblio, maar naar eigen inzicht aan te passen naar je lokale situatie. Gebruikt het als handvat en verwijder, vul en pas aan waar nodig. De tekst in zwart beschrijft zaken die voor iedere bibliotheek gelden die een Informatiepunt gaat opzetten, zoals de kaders vanuit de subsidie, of de beschikbare materialen vanuit de KB. De tekst in rood markeert zaken die sowieso lokaal ingevuld moeten worden.Vragen of suggesties over dit sjabloon? Mail naar basisvaardigheden@probiblio.nl Inhoud TOC \o "1-3" \h \z \u Inleiding PAGEREF _Toc28870124 \h 41. Beschrijving IDO binnen de Bibliotheek PAGEREF _Toc28870125 \h 52. Financi?le kaders IDO PAGEREF _Toc28870126 \h 52.1. Financiering uit subsidie PAGEREF _Toc28870127 \h 52.2. Verplichtingen Bibliotheek PAGEREF _Toc28870128 \h 63. Fysieke inrichting IDO PAGEREF _Toc28870129 \h 73.1 Praktische kaders inrichting IDO PAGEREF _Toc28870130 \h 73.2. Inrichting IDO- algemeen PAGEREF _Toc28870131 \h 73.2.1 Inrichting IDO in de Bibliotheek PAGEREF _Toc28870132 \h 83.3 Actielijst fysieke inrichting IDO PAGEREF _Toc28870133 \h 84. Personele aspecten IDO-punt PAGEREF _Toc28870134 \h 84.1. Deskundigheidbevordering IDO medewerker PAGEREF _Toc28870135 \h 84.2 registratie PAGEREF _Toc28870136 \h 94.3 voorstel bemensing IDO PAGEREF _Toc28870137 \h 94.4 Actielijst bemensing IDO PAGEREF _Toc28870138 \h 95. Dienstverlening IDO PAGEREF _Toc28870139 \h 105.1 Doorverwijzen aanbod Bibliotheek en partners PAGEREF _Toc28870140 \h 105.2. Actielijst dienstverlening IDO PAGEREF _Toc28870141 \h 116. Communicatie en marketing IDO PAGEREF _Toc28870142 \h 116.1 Actielijst Communicatie en marketing IDO PAGEREF _Toc28870143 \h 117. Borging IDO PAGEREF _Toc28870144 \h 128. Succes- en risicofactoren PAGEREF _Toc28870145 \h 129. Planning en integrale actielijst PAGEREF _Toc28870146 \h 1310. Begroting PAGEREF _Toc28870147 \h 14Bijlage I Voorbeelden inrichting IDO PAGEREF _Toc28870148 \h 15Losse bijlagenFormat registratie gebruik Informatiepunt Digitale Overheid.xlsx Sjabloon BegrotingIDO.xlsxSjabloon_Informatiepunt digitale Overheid_input_marketing_communicatie InleidingDeze bibliotheek <zelf invullen> heeft zich aangesloten bij het KB project Digitale Inclusie, wat inhoudt dat er een Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) wordt toegevoegd aan de dienstverlening van de bibliotheek. Burgers kunnen bij de Informatiepunten Digitale Overheid in de bibliotheek terecht met vragen over de dienstverlening van de zogenaamde Manifestgroep-partijen. De Manifestgroep-partijen die meedoen aan het programma Digitale Inclusie zijn op dit moment Belastingdienst, CAK, CBR, CIZ, CJIB, DUO, SVB en UWV. Bibliotheekmedewerkers helpen hen met het vinden van informatie op websites en verwijzen voor persoonlijke informatie door naar lokale partners. Dit zijn organisaties waarmee de Bibliotheek samenwerkt, zoals welzijnsinstellingen, ouderenbonden, gemeente en zorgkantoren. Onderdeel van het Informatiepunt Digitale Overheid is dat mensen ook worden doorverwezen naar computercursussen (Klik & Tik en Digisterker) in de Bibliotheek, om de digitale vaardigheden te vergroten. Doel projectplanHet inrichten, operationeel maken en borgen van het IDO. Opzet projectplanDit projectplan beschrijft achtereenvolgens: - het IDO binnen de Bibliotheek;- de financi?le kaders van het IDO;- de verplichtingen verbonden aan de subsidie;- de fysieke inrichting van het IDO; -de personele aspecten van het IDO;- de communicatie en marketing rondom het IDO;- de borging van het IDO;- succes- en risicofactoren;- conceptplanning en actielijst; - conceptbegroting.1. Beschrijving IDO binnen de Bibliotheek Personaliseren naar eigen situatie, denk aan:- waar wordt het Informatiepunt gelokaliseerd? - wat worden de openingstijden?- wie gaat het informatiepunt bemensen (betaalde krachten, vrijwilligers?)VoorbeeldtekstHet Informatiepunt Digitale Overheid wordt een fysieke plek waar burgers terecht kunnen voor vragen over de dienstverlening van de publieke dienstverleners Belastingdienst, CAK, CBR, CIZ, CJIB, DUO, SVB en UWV. Het IDO is als informatieplek herkenbaar en wordt tijdens openingsuren bemand door een medewerker of vrijwilliger van de bibliotheek of een samenwerkingspartner die getraind is in de dienstverlening van de betrokken partijen en in staat is vragen, binnen de wettelijke kaders van de privacy, te beantwoorden over deze dienstverlening (informatieverschaffing) en op de hoogte is van het aanbod van partners waarnaar kan worden doorverwezen. Iedere medewerker én partner van de bibliotheek is op de hoogte van het aanbod van het IDO en kundig om medewerkers door te verwijzen naar het IDO. Het IDO zal geopend zijn op xxxx. 2. Financi?le kaders IDOEr is (deels met terugwerkende kracht) een subsidie verstrekt voor 2019, 2020, 2021: € 0,03 per inwoner voor 2019; € 0,05 per inwoner voor 2020 ; € 0,08 per inwoner voor 2021. De bibliotheek ontvang voor drie jaar: € 0,16 x <inwonersaantal> = €. De subsidie voor het IDO is niet structureel, wellicht dat er in 2022 nieuwe centen per inwoner beschikbaar komen, maar dat is op moment van schrijven nog onzeker. Het IDO moet merendeels bekostigd worden uit andere middelen van de bibliotheek, daar de subsidie niet toereikend is voor een volledige dekking.Daarnaast kan iedere bibliotheek voor maximaal €750 incl. btw aan materialen bestellen voor de inrichting en promotie van het IDO via landelijkehuisstijl.nl (zie 3.2)2.1. Financiering uit subsidieUit de subsidie kan gefinancierd worden:Het intensiveren van het cursusaanbod digivaardigheden uren medewerkers; werving van deelnemers cursussen;aanschaf extra materiaal (computers; printmateriaal voor cursisten);onderhoud en beveiliging systemen.Het Informatiepunten ‘digitale overheid’ (verder) inrichten en actief bemensen uren medewerkers; deskundigheidsbevordering; werkzaamheden G!DS;promotie/marketing uren en materiaal (binnen IDO-huisstijl).2.2. Verplichtingen Bibliotheek a. Direct na de subsidieverlening starten met de intensivering van de cursussen; b. Uiterlijk op 1 september 2021 IDO in bedrijf te hebben; c. Deelnemen programma voor deskundigheidsbevordering van bibliotheekmedewerkers; d. Herkomst van de doorverwijzingen van burgers naar digivaardigheidscursussen registreren zodanig dat deze doorverwijzingen zijn te herleiden naar de verschillende deelnemende Manifestgroeppartijen; e. G!DS: aanbod – zowel digitale vaardigheden als de domeinen taal, werk en inkomen, gezondheid en financieel-juridisch – invoeren en actueel te houden; f. Bekendheid geven aan de aanwezige Digitale Inclusie-dienstverlening onder de inwoners in het werkgebied van de subsidieontvanger met behulp van het landelijke voorlichtings- en promotiemateriaal; en g. jaarlijks Digitale Inclusie-module van het Bibliotheek Onderzoeksplatform invullen.Voor de verantwoording van de subsidie zie de website Bibliotheek en Basisvaardigheden. 3. Fysieke inrichting IDO 3.1 Praktische kaders inrichting IDODe KB ontwikkelde voor de inrichting van het Informatiepunt:een huisstijlhandboek;materialen (inlog vereist voor deze website);De materialen zijn ook geschikt voor bibliotheken die niet de landelijke huisstijl voeren. De materialen zijn lokaal aanpasbaar en er kunnen logo’s van meerdere lokale partners worden geplaatst. 3.2. Inrichting IDO- algemeenDe KB ontwikkelde drie mogelijke scenario’s voor de inrichting van het IDO (alles nieuw; uitgaande van een bestaand bureau; mobiel IDO). (Zie bijlage I voor een impressie en het handboek voor de vooruitwerking). De bibliotheek is vrij om het IDO naar eigen inzicht vorm te geven.Type hulpvragen IDO: persoonlijk, privacy gevoelig, vereisen maatwerk en persoonlijke benadering (mensen kunnen een drempel ervaren om hem te stellen). Een relatief rustige plek, liefst met een huiselijke uitstraling, waar de IDO-medewerker een persoonlijk gesprek kan voeren, is voorwaarde. De KB heeft een algemeen advies opgesteld voor de inrichting van het IDO. Een huiselijke sfeer wordt erg gewaardeerd door de doelgroep. Advies om dit te cre?ren:Goede signingGezelligheid op tafel (koffie, thee, iets lekkers)Zorg dat er voldoende plek is voor papierenEen plant op de tafel of op de vloerEen lage tafel heeft de voorkeur (boven balie of hoge tafel). Zo geef je meer het gevoel dat je de tijd neemt voor de klant.De drie scenario’s staan in het handboek van de KB. Beschikbaar materiaal beschikbaar binnen de subsidie (budget €750 incl. btw): - Vloerstickers- Plafondkaart- Raamstickers 50 x 50 cm- Roll-up banier- Raamstickers 70x30 cm- Beachflags- Naambadge- Kaart A5 – Afsprakenkaart- Memoblaadjes- Tafelstickers- Mobiele balie 3.2.1 Inrichting IDO in de Bibliotheek < personaliseren>3.3 Actielijst fysieke inrichting IDOINRICHTING IDOACTIEPUNTENWat Wie WanneerAandachtspuntenBeslissen waar IDO komt (fysiek) en met welke inrichtingBeslissen welk materiaal besteld moet worden (inclusief signing) + bestellenAanschaffen laptop(s)Inrichten laptopsSigning-plan Datum prikken opening4. Personele aspecten IDO-punt Dit hoofdstuk beschrijft achtereenvolgens de deskundigheidsbevordering van de IDO-medewerker en de werkzaamheden vanuit het IDO conform de subsidieregeling.4.1. Deskundigheidbevordering IDO medewerkerEen groep medewerkers is getraind in de dienstverlening van het IDO. De training gebeurde in de vorm van blended learing:1. Landelijke startsessie voor kartrekkers van bibliotheken voor een kennismaking met de Manifestgroep-partijen. 2. Individuele e-learning: zelfstandig uit te voeren door de medewerkers (belasting ong. 4 uur). Hier kunnen zo veel medewerkers aan meedoen als de bibliotheek zelf wenst. 3. Lokale bijeenkomst waar ingegaan wordt op de lokale invulling van het programma Digitale Inclusie en de vaardigheden die medewerkers toe gaan passen bij het IDO, onder meer 'doorvragen' en 'zakelijke empathie' (één dagdeel), inclusief casusoefeningen met acteur;Neem contact op met je POI voor advies en mogelijkheden op het gebied van deskundigheidsbevordering medewerkers IDO. 4.2 registratieEen van de voorwaarden gesteld aan de subsidie is de registratie van het type vragen. Hiervoor is een format ontwikkeld (zie losse bijlage Format registratie gebruik Informatiepunt Digitale Overheid.xlsx). 4.3 voorstel bemensing IDOPersonaliseren. Beschrijf bijvoorbeeld of (en waarom) het IDO open inloop zal zijn, of dat er ook afspraken gemaakt kunnen worden. Begin je low profile, kijk dan bij de doorontwikkeling naar vragen als: moet het IDO vaker open, moet er een agenda komen om afspraken te maken etc.? Hoe wordt het IDO ingebed in ander aanbod en dienstverlening van de Bibliotheek? 4.4 Actielijst bemensing IDO BEMENSING IDOACTIEPUNTENWat Wie WanneerAandachtspuntenRooster maken bemensing IDO5. Dienstverlening IDO De dienstverlening vanuit het IDO is nadrukkelijk gericht op het geven van generieke informatie: de algemene informatie die via de diverse websites van de Manifestgroep-partijen beschikbaar is. Wie meer specifieke of persoonsgebonden vragen heeft, wordt idealiter ‘warm’ doorverwezen naar een publieke of maatschappelijke dienstverlener in de buurt. Denk aan informatie van persoonlijke of inhoudelijke aard die voor digivaardigen bijvoorbeeld wel beschikbaar is in een ‘Mijn-omgeving’ of na inloggen middels DigiD. Vanuit privacy wetgeving is er binnen het IDO een grens getrokken en die ligt heel nadrukkelijk bij het inloggen met DigiD: je mag als IDO-dienstverlener niet verder gaan dan dat. Het gaat er bij het IDO dus niet om op casusniveau burgers te helpen. Dat blijft een verantwoordelijkheid van de publieke dienstverleners van de Manifestgroep.5.1 Doorverwijzen aanbod Bibliotheek en partnersInformatievoorziening en het doorverwijzen naar dienstverleners in de regio is een belangrijk aspect van het IDO. Beschrijf hieronder hoe je je lokale netwerk in kaart gaat brengen/hebt gebracht, hoe je je netwerk gaat onderhouden en hoe je gaat inzetten op het tot stand brengen van ‘warme doorverwijzingen’. Daarnaast is het doorverwijzen naar het aanbod van de Bibliotheek op het gebied van digitale vaardigheden (Klik&Tik, Digisterker) een belangrijk aspect van het IDO. De subsidie verplicht het opschalen van het aanbod Klik & Tik en Digisterker én het gratis aanbieden van deze trainingen. Tevens is het verplicht dit aanbod in te voeren in G!DS. Beschrijf hier hoe je hieraan gaat voldoen, dus hoe je het aanbod gaat opschalen en deelnemers gaat registreren. Bij veel bibliotheken is het aanbod op het gebied van digitale vaardigheden in hoge mate afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Vanuit de subsidie is het mogelijk om extra uren in te zetten. De medewerkers moet wel al in dienst zijn van de bibliotheek, het is niet mogelijk nieuw personeel aan te trekken van uit de subsidie. 5.2. Actielijst dienstverlening IDODIENSTVERLENING IDOACTIEPUNTENWat Wie WanneeraandachtspuntenInvoer in G!DSAanbod bibliotheek en doorverwijsmogelijkheden in kaart brengen voor IDO personeelNetwerkanalyse en plan van aanpak netwerkonderhoud6. Communicatie en marketing IDODe communicatie en marketing rondom het IDO ligt bij de Bibliotheek zelf. De KB heeft een toolkit ontwikkeld die gaandeweg nog aangevuld wordt en er komt een campagne (film- en beeldmateriaal) die lokaal en regionaal ingezet kan worden. De toolkit bestaat momenteel uit: Niet aanpasbaar drukwerk/downloads: posters, roll-up banieren, flyers, afsprakenkaartAanpasbaar drukwerk/downloads: posters, flyers, verwijskaart, openingstijdenkaartInrichting informatiepunt: vloerstickers, plafondkaart, raamstickers, roll-up banieren, beachflags, badge, afsprakenkaart, memoblokje, huisstijlhandboek Digitale materialen: social media banners, webbanners, narrowcastingDiversen: Teksten voor web, nieuwsbrief etc, positionering, review doelgroep, logo’s, Lokale partners (BtB): video, achtergrondartikel, nieuwsberichtLogo en huisstijl: logopakket, huisstijlhandboekBeschrijf hier hoe je de marketing en communicatie gaat oppakken (input voor de bijlage Sjabloon_Informatiepunt digitale Overheid_input_marketing_communicatie). Daarnaast moet er een plan worden gemaakt voor de feestelijke opening van het IDO (mits dit gewenst is). Ook hierin voorziet de toolkit met handvatten en materiaal: flessen prosecco met etiket, lokaal persbericht, beschrijving openingshandeling, schets opening.6.1 Actielijst Communicatie en marketing IDOCMMUNICATIE EN MARKETING IDOACTIEPUNTENWat Wie WanneeraandachtspuntenMarketing- en communicatieplan opstellen korte termijn (opening en eerste bekendheid genereren)Marketing- en communicatieplan uitvoeren Plan opening IDO 7. Borging IDO Idealiter wordt het IDO geen ‘los loket’ in de bibliotheek wordt, maar integraal onderdeel van de dienstverlening. Beschrijf hier hoe je het Informatiepunt gaat borgen binnen je dienstverlening.8. Succes- en risicofactorenBenoem hier de succes- en risicofactoren die je signaleert m.b.t. het IDO. Denk aan succesfactoren als: - uitbreiding dienstverlening aansluitend bij visie Bibliotheek; - uitbreiding doelgroep; - Bibliotheek positioneren als dé plek waar burger geholpen wordt;- inbedding in Ontwikkelplein bijvoorbeeld, een integraal aanbod en positionering van de Bibliotheek als dé plek waar je als burger laagdrempelig terecht kunt met vragen.Bij risicofactoren kun je denken aan- afhankelijkheid van vrijwilligers bij digitale aanbod;- vindbaarheid IDO (goede campagne vereist);- de dienstverlening vanuit het IDO is bewust generiek, op individueel casusniveau blijft Manifestgroep-partij verantwoordelijk. Maar de Bibliotheek krijgt geen voorrang bij de deelnemende Manifestgroep-partijen met vragen, m.a.w.: er kan een ‘van kastje naar de muur’-situatie voor de burger ontstaan;- de doorverwijzing naar het digitale aanbod (wil de IDO-bezoeker wel werken aan digitale basisvaardigheden, of simpelweg geholpen worden met een probleem?).9. Planning en integrale actielijst ACTIEPUNTENWat Wie WanneerAandachtspunten10. BegrotingZie losse bijlage Concept_Begroting_IDO.xlsx Bijlage I Voorbeelden inrichting IDO VVoorbeelden collega-bibliotheken Mobiel Informatiepunt Digitale Overheid ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download