Outlook 2016 Tips Tricks

[Pages:15]Outlook 2016 Tipps und Tricks

Tastenkombinationen und zeitsparende Kniffe f?r Ihre bevorzugte E-Mail- und Kalender-App

Betrifft Outlook 2016 f?r Windows

1. Schnell zum Posteingang wechseln

Haben Sie Ihren Computer gerade hochgefahren und m?chten gleich den Posteingang anzeigen? Versuchen Sie es mal so.

1 Dr?cken Sie diese Tasten:

+R

2 Geben Sie "Outlook" ein, und dr?cken Sie die Eingabetaste.

3 Wenn Outlook gestartet wird, dr?cken Sie diese Tasten, um eine neue E-Mail-Nachricht

zu erstellen:

STRG + N

4 F?gen Sie Ihre Empf?nger und eine Betreffzeile hinzu, und schreiben Sie dann Ihre

Nachricht.

Lorenz Otto Welche Fortschritte gibt es bei der Pr?sentation? Hallo, nur zur Nachfrage, ob Ihr vor der Besprechung noch Hilfe braucht...

2. H?ren Sie auf, nach Anlagen zu suchen

Haben Sie k?rzlich an etwas gearbeitet? Suchen Sie nicht danach ? wahrscheinlich findet es sich schon im Men? "Datei anf?gen".

1 Speichern Sie eine

Datei in einer beliebigen App.

2 Erstellen Sie eine

neue Nachricht.

STRG + N

3 Klicken Sie im

Men?band auf "Nachricht".

4 Klicken Sie auf

"Datei anf?gen".

5 W?hlen Sie eine k?rzlich gespeicherte Datei aus der

Liste aus.

Packliste.docx

3. Wo ist das Bcc-Feld?

Senden Sie eine E-Mail-Nachricht an einen ganzen Schwung Personen? Aktivieren Sie das Bcc-Feld, damit sich die Empf?nger nicht sehen k?nnen. Ebensowenig k?nnen sie allen antworten. So zeigen Sie das Bcc-Feld an.

1 Erstellen Sie eine

neue Nachricht.

STRG + N

2 Klicken Sie im

Men?band auf "Optionen".

3 Klicken Sie auf die

Bcc-Schaltfl?che.

4 Das Feld "Bcc" wird angezeigt.

Das war's auch schon!

Bcc ist permanent! Was bedeutet das? Es bedeutet, dass es nach dem erstmaligen Anzeigen von da an st?ndig angezeigt wird. Wenn Sie es deaktivieren ? ist auch das permanent! Es bleibt in diesem Fall deaktiviert.

4. Loswerden von veralteten Adressen f?r die AutoVervollst?ndigung

AutoVervollst?ndigung von Adressen ist praktisch ? vor allem, wenn man sie nicht hat. So k?nnen Sie sie l?schen.

Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens, dann wird die Liste "AutoVervollst?ndigen" angezeigt.

M| Marie Krause (marie@) Margarethe Kahn (margarethek@) Marianne Lausberg (marianne@) Maximilian Tropschuh (maximilian@) Mathilde Dussberg (mathilde@) Marga Walter (marga@) Mia Zimmermann (mia@)

Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite, um die Adresse zu entfernen.

M| Marie Krause (marie@) Margarethe Kahn (margarethe@) Marianne Lausberg (marianne@) Maximilian Tropschuh (maximilian@) Mathilde Dussberg (mathilde@) Marga Walter (marga@) Mia Zimmermann (mia@)

M?chten Sie alle AutoVervollst?ndigen-Vorschl?ge l?schen? Das geht. Wechseln Sie zu "Datei" > "Optionen" > "E-Mail". Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt zum Senden von Nachrichten. Klicken Sie anschlie?end entweder auf die Schaltfl?che "AutoVervollst?ndigen-Liste leeren", oder deaktivieren Sie "AutoVervollst?ndigen verwenden", um es auszuschalten.

5. L?schen oder archivieren ? Entscheidungshilfe

Die Schaltfl?chen "L?schen" und "Archiv" liegen direkt nebeneinander. Dann verwenden Sie die eine, dann die andere:

L?schen vs Archiv

Funktionsweise

Durch Klicken auf die Schaltfl?che "L?schen" wird die Nachricht entfernt.

Was daran besonders ist

Es ist die gute alte L?schen-Schaltfl?che! Einfach gesagt l?sst sie Ihre Nachricht verschwinden, die dann irgendwann endg?ltig gel?scht wird. (Es sei denn, Sie machen das L?schen r?ckg?ngig oder stellen die E-Mail wieder her.)

Es verschiebt Nachrichten in...

Den Ordner "Gel?schte Elemente", den Sie vermutlich von Zeit zu Zeit leeren. Es gibt auch Szenarien, in denen die IT-Abteilung Ihnen das abnimmt.

Verringert es die Postfachgr??e?

Die Verwendung der Schaltfl?che "L?schen" verringert im Lauf der Zeit die Gesamtgr??e Ihres Postfachs, n?mlich dann, wenn der Ordner "Gel?schte Elemente" geleert wird.

Funktionsweise

Durch Klicken auf die Schaltfl?che "Archiv" bleibt die Nachricht erhalten.

Was daran besonders ist

Dies ist eine Option, um Nachrichten mit nur einem Klick aufzubewahren. Sie m?ssen nicht erst umst?ndlich in einem Ordner oder Unterordner ablegen. Ein Klick oder Tipp erledigt die Ablage und sichere Aufbewahrung.

Es verschiebt Nachrichten in...

Den Archivordner. Das ist einfach ein weiterer Ordner zum Aufbewahren von Nachrichten.

Verringert es die Postfachgr??e?

Nein. Mit dieser Option werden Dinge aufbewahrt. Sie werden nicht entfernt, und Ihr Postfach wird dadurch auch nicht weniger belegt.

6. Blitzschnelle Abk?rzungen f?r die Suche

M?ssen Sie die Nachrichten von einer Person wirklich ganz schnell finden? Versuchen Sie es mit diesen schnellen Abk?rzungen

1 Dr?cken Sie diese Tasten:

STRG + E

2 Der Cursor springt automatisch in das Suchfeld.

|

3 Geben Sie "Ada" ein, um alle Nachrichten zu finden, die das Wort "Ada" enthalten.

Ada

4 Geben Sie dies ein, um E-Mails von Ada zu finden.

von:Ada

5 Geben Sie dies ein, um E-Mails von Ada zu suchen, die diese Woche empfangen

wurden. von:Ada eingang:diese woche

6 Geben Sie dies ein, um E-Mails von Ada zu suchen, die Anlagen aufweisen.

von:Ada anlagen:ja

7. Einrichten einer automatischen Antwort f?r Ihren Urlaub

Ganz gleich, wie Sie es nennen: "Urlaubsantwort", "Abwesenheitsnotiz" oder "Automatische Antwort" ? so richten Sie die Funktion ein und lassen Ihre Kontakte wissen, dass Sie nicht im B?ro sind.

1 Wechseln Sie zur

E-Mail.

2 Klicken Sie auf

"Datei".

3 Klicken Sie auf

"Automatische Antworten".

4 Klicken Sie auf diese

Option.

5 Geben Sie Ihre

Nachricht ein, und klicken Sie dann auf "OK".

Hallo, vielen Dank f?r die Nachricht. Ich bin bis zum 2. Januar nicht im B?ro.

Das war's auch schon!

HINWEIS Nicht alle E-Mail-Konten lassen das Festlegen von automatischen Antworten zu. Informationen ?ber Problemumgehungen finden Sie unter "", sollte die Funktion f?r Sie nicht verf?gbar sein.

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