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1. OBJETIVO

Garantizar la adecuada administración y manejo de los recursos asignados a la Entidad y al Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia (FPFD) a través de cuentas corrientes y de ahorro, autorizadas o registradas por la Dirección del Tesoro Nacional (DTN) y pago directamente al beneficiario de la cuenta, utilizando para el efecto el aplicativo SIIF.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud del Plan Anual de Caja Mensualizado (PAC) y la apertura de cuentas corrientes y/o de ahorro, y termina con las operaciones de las actividades de Tesorería.

3. DEFINICIONES

• Anticipo de PAC. Se originan por la necesidad de la Entidad de adquirir compromisos por encima de su PAC aprobado en un mes determinado. Los anticipos incrementan el PAC en el mes anticipado y disminuye en uno o varios de los meses siguientes.

• Aplazamiento del PAC. Consiste en trasladar PAC a uno o más de los meses siguientes dentro de la vigencia. Se realiza por solicitud de la entidad o decisión de la DTN.

• Apropiación Presupuestal. Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto y/o proyecto.

• Cuentas Autorizadas. Son las cuentas bancarias en las que los órganos del orden nacional de la Administración Pública manejan recursos del Presupuesto General de la Nación, excluyendo los ingresos propios de los establecimientos públicos. La autorización correspondiente será impartida por la Dirección del Tesoro Nacional. Decreto 0630 del 2 de abril de 1996, artículo 3.

• Cuentas Registradas. Son las cuentas bancarias, diferentes a las autorizadas, a las que de manera excepcional la Dirección del Tesoro Nacional traslada recursos de la Nación. En estas cuentas también se manejan recursos del Presupuesto General de la Nación sin situación de fondos.

• Orden de Pago Presupuestal. Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

• Orden de Pago No Presupuestal. Son las operaciones mediante las cuales se registran los diferentes tipos de deducciones y retenciones aplicadas al monto total de la obligación antes del pago.

• Parametrización de Tesorería: Es una actividad que realiza el pagador central en el sistema SIIF, y que permite identificar la manera cómo va a actuar la entidad en el sistema, y las acciones que puede realizar en las transacciones a las que tiene acceso.

• Reducciones de PAC. Se originan a solicitud de la entidad o por decisión de la DTN específico e implica un incremento en el PAC del rezago año siguiente.

• Recursos Con Situación de Fondos. Corresponde a aquellos recursos que recibe la entidad y que provienen de la DTN.

• Recursos Sin Situación de Fondos. Característica referida a aquellos recursos que recibe la entidad y que no provienen de la DTN, sino que llegan de la fuente directamente a la entidad beneficiaria o si fuere del caso directamente al beneficiario o proveedor.

• Rubros Presupuestales del Gasto. Son los identificadores presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal.

4. SIGLAS

• D.T.N. Dirección del Tesoro nacional.

• PAC. Plan Anual de Caja Mensualizado. Monto máximo de pagos que puede realizar la entidad en un periodo por rubro presupuestal, subunidades con situación de fondos y sin situación de fondos.

• SIIF Sistema Integrado de Información Financiera. Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable.

• INPANUT. Indice de PAC no utilizado, con el cual se mide la efectividad en el uso de los recursos financieros solicitados por la entidad a la DTN.

5. NORMATIVIDAD

51. LEYES.

• Ley 55 de 1985. Por medio de la cual se dictan normas tendientes al ordenamiento de las finanzas del Estado y se dictan otras disposiciones.

• Ley 66 de 1993. Por la cual se reglamenta el manejo y aprovechamiento de los depósitos judiciales y se dictan otras disposiciones.

• Ley 782 de 2002. Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la ley 418 de 1997.

• Ley 795 de enero de 2003, sobre la reforma del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

2. DECRETOS.

• Decreto 437 de 1992, por el cual se reglamenta la ley 27 de 1990 Entidades Administradoras de Depósitos Centralizadores de Valores.

• Decreto 359 de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.

• Decreto 1013 de 1995, por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos del orden nacional.

• Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto.

• Decreto 568 de 1996, por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.

• Decreto 0630 de 1996, por la cual se modifica el Decreto 359 de 1995.

• Decreto 1425 de Julio de 1998 por la cual se pone en vigencia la entrada del sistema de pagos a través de la Cuenta Única Nacional.

• Decreto 2806 de 2000, por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del sistema SIIF.

• Decreto 178 del 29 de enero de 2003 por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integral de Información Financiera, SIIF Nación.

• Decreto 4530 de 2008, por el cual se modifica la estructura del Ministerio del Interior.

• Decreto 4531 de 2008, por el cual se modifica la planta de personal del Ministerio del Interior.

3. RESOLUCIONES.

• Resolución 036 del 7 de mayo de 1998 por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación.

• Resolución 00372 de 1999, por la cual se adopta el reglamento interno y se establecen los lineamientos y políticas básicas para la constitución y redención de las inversiones de tesorería del sector central.

• Resolución 353 de 2003, por la cual se delega la ordenación del gasto en el Secretario General.

• Resolución 3598 de 2008 por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del MIJ.

4. OTRAS

• Circular 005 de 1997, Instructivo Operacional para la Valorización de Inversiones Financieras a Precios de Mercado.

• Circular 019 de 1997, Normas Técnicas relativas a la Valorización de las Inversiones Financieras a Precios de Mercado en desarrollo de la norma general de Valuación referida en el numeral 5.6 y las normas Técnicas relativas al reconocimiento y Valuación de los Activos.

• Manual instructivo de procedimientos y trámites para apertura – terminación – sustitución de cuentas corrientes autorizadas de la DTN.

• Plan General de Contabilidad Pública.

• Guía procedimental para el uso del aplicativo SIIF.

• Circulares externas emitidas por la Administración del SIIF Nación relacionadas con este procedimiento.

• Estatuto tributario.

• Doctrina expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

• Manual de retención en la fuente.

• Manual de impuesto de Industria y Comercio.

• Manual de Impuesto sobre las ventas IVA.

6. DESARROLLO

|No. |Actividad |Tarea |Punto de Control |

|N/A |N/A |N/A |N/A |

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

|SISTEMA DE INFORMACIÓN |DESCRIPCIÓN |RESPONSABLE |UBICACIÓN |

| | | | |

|Sistema Integrado de Información |Aplicativo oficial para las entidades|Funcionario designado. |Grupo de Gestión Financiera y Contable del|

|Financiera |que manejen presupuesto público | |Ministerio del Interior. |

| |nacional. | | |

8. ANEXOS

• Anexo 1: Solicitud del PAC por Concepto. GR-RF-P-06-F01.

• Anexo 2: Comprobante de ingreso. GR-RF-P-06-F02

• Anexo 3: Comprobante de egreso. GR-RF-P-06-F03

• Anexo 4: Cuentas de cobro devueltas. GR-RF-P-06-F04

9. CONTROL DE CAMBIOS

|FECHA |CAMBIO |VERSIÓN |

| | | |

|22/01/2010 |Se definió la política de operación y la de administración del riesgo; se |01 |

| |redefinió el objetivo, alcance, las definiciones, el desarrollo, el riesgo, | |

| |el control del riesgo, información secundaria, sistemas de información y | |

| |anexos. | |

| | | |

| |Se consolidaron los procesos de: | |

| |Apertura, sustitución, terminación de cuentas corrientes | |

| |Solicitud de modificaciones al PAC | |

| |Solicitud de fondos a la DTN | |

| |Registro y pago de obligaciones | |

| |Constitución de cuentas por pagar | |

| |Manejo del portafolio de inversiones | |

| |Expedición de certificaciones tributarias | |

| |Expedición de certificaciones de pagos | |

| | | |

|10/08/2011 |Se redefinió el objetivo, alcance, las definiciones, el desarrollo y las |02 |

| |tareas, entre las cuales se incluyeron : | |

| | | |

| |Monetizar los recursos en moneda extranjera | |

| |Clasificar ingresos vigencia actual | |

| |Liquidar intereses moratorios de sentencias judiciales y/o deudores morosos.| |

| | | |

|03/02/2012 | |03 |

| |Se modifica la Versión 03, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de| |

| |2011, el cual modifica los objetivos, la Estructura Orgánica y las Funciones | |

| |del Ministerio del Interior, afectando esto directamente al Subproceso de | |

| |Gestión de Recursos Financieros. | |

| | | |

|25//09/2013 |Se modifica la versión 03 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio |04 |

| |del Interior, eliminar los formatos de certificaciones tributarias (tres), e | |

| |incluir los formatos de comprobante de ingreso, comprobante de egreso y el de| |

| |cuentas de cobro devueltas. Además, se actualizan tareas y actividades con | |

| |relación a la versión anterior. | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

| | | |

|Elaboró | |Revisó y Aprobó | |

| | | | |

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| | | | |

|MARIA DEL PILAR GARZON | |ALFONSO SANTOS ARIAS | |

|Prof. Especializado | |Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y contable | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

| | |_____________________________ | |

|________________________ | |HÉCTOR JULIO HERNÁNDEZ CAMARGO | |

|LYDA OFIR MURCIA | |Subdirector Administrativo y Financiero (E) | |

|Prof. Universitario | | | |

| | | | |

| | | | |

| | | | |

|________________________ | | | |

|IVAN DARIO SANCHEZ | | | |

|Prof. Especializado | | | |

___________________________

JAIME TORRES

Prof. Especializado

___________________________

DALILA TELLEZ

Técnico Administrativo

___________________________

NORBERTO CASTRO

Técnico Administrativo

TRD:

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