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C?mo registrar su empresa

Descripci?n general de la gu?a Esta gu?a est? dise?ada para brindar consejos sobre c?mo registrar y establecer su empresa en el estado de Nueva York. No cubre las empresas constituidas en otros estados o pa?ses que deseen registrarse u obtener autorizaci?n para realizar negocios en el estado de Nueva York. ESTE DOCUMENTO NO CONSTITUYE ASESORAMIENTO LEGAL Y NO ES UN SUSTITUTO DE LA ASESOR?A LEGAL O PROFESIONAL. SE LES RECOMIENDA ENF?TICAMENTE A LAS PERSONAS QUE DESEAN CREAR UNA EMPRESA QUE CONSULTEN A ASESORES PROFESIONALES EN ASUNTOS LEGALES, FINANCIEROS Y TRIBUTARIOS.

Esta gu?a suministra informaci?n sobre los siguientes temas:

?C?MO PRESENTO UN CERTIFICADO DE COMERCIO? ?C?MO CONSTITUYO UNA EMPRESA EN NUEVA YORK? ?C?MO PUEDO OBTENER UN N?MERO DE IDENTIFICACI?N DE EMPLEADOR (EIN) A

NIVEL FEDERAL? ?C?MO PUEDO OBTENER UN N?MERO DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS O N?MERO DE

PROVEEDOR O REVENDEDOR REGISTRADO? ?C?MO PUEDO OBTENER LAS LICENCIAS Y LOS PERMISOS QUE NECESITO PARA MI EMPRESA?

I. ?C?MO PRESENTO UN CERTIFICADO DE COMERCIO?

?Qui?n debe presentar un certificado de comercio? Si sus planes son realizar negocios con fines de lucro a trav?s de una empresa unipersonal o una sociedad colectiva bajo cualquier nombre que no sea el suyo, est? obligado por la ley a presentar un certificado de comercio (tambi?n llamado certificado de nombre ficticio) en la oficina de administraci?n del condado donde est? ubicada su empresa. Las corporaciones, las sociedades en comandita y las sociedades de responsabilidad limitada tambi?n deben presentar un certificado de nombre ficticio si est?n funcionando bajo un nombre diferente al registrado en el momento de la constituci?n, aunque este tipo de empresas organizadas deben presentar el formulario ante el Departamento de Estado del estado de Nueva York.

?Qu? formulario necesito? Un formulario de certificado de comercio, tambi?n conocido como certificado de nombre ficticio

?D?nde puedo conseguir el formulario adecuado? Puede acceder al certificado de nombre ficticio del Departamento de Estado del estado de Nueva York en . Muchas oficinas de administraci?n del condado tienen formularios equivalentes espec?ficos para el condado que tambi?n puede utilizar. De igual manera, puede encontrar los formularios en las tiendas comerciales de papeler?a donde vendan formularios legales o a trav?s de Blumberg Legal Forms, a donde se podr? comunicar en el tel?fono (800) 221-2972 o . Tenga en cuenta que algunos condados pueden exigir la presentaci?n de varias copias del formulario y tambi?n que las copias est?n certificadas por un notario p?blico.

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?D?nde debo presentar el formulario?

Para las empresas unipersonales y las sociedades colectivas, los certificados de comercio se pueden presentar en la oficina de administraci?n del condado correspondiente.

Oficinas de administraci?n del condado

Bronx

Brooklyn

851 Grand Concourse,

Supreme Court Building

Room 118

360 Adams St, Room 189

Bronx, NY 10451

Brooklyn, NY 11201

Manhattan Supreme Court Building 60 Centre St, Room 103B New York, NY 10007

Queens

Staten Island

88-11 Sutphin Blvd, Room 106 130 Stuyvesant Place

Queens, NY 11435

Staten Island, NY 10301

Para las corporaciones, sociedades en comandita y sociedades de responsabilidad limitada, el certificado de nombre ficticio se debe presentar ante el Departamento de Estado del estado de Nueva York en la siguiente direcci?n:

NYS Department of State Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code One Commerce Plaza 99 Washington Avenue Albany, NY 12231

?C?mo determino si el nombre (raz?n social) que eleg? est? disponible?

Debe realizar una b?squeda del nombre en la oficina de administraci?n del condado para asegurarse de que no est? registrado por otra empresa. La oficina de administraci?n del condado

llevar? a cabo una b?squeda en su sistema de informaci?n al momento de la presentaci?n de los formularios para verificar la disponibilidad. Tambi?n puede consultar todas las empresas de

Nueva York para saber si el nombre previsto ya est? en uso mediante una b?squeda en la base de datos de Corporaciones y Entidades Comerciales del Estado de Nueva York, que podr? encontrar en .

?Cu?l es la tarifa de radicaci?n? Para las empresas unipersonales y las sociedades colectivas, la tarifa de radicaci?n depende del condado en el que presente el formulario. En la ciudad de Nueva York, las tarifas son las siguientes:

Condado Bronx Brooklyn (Kings County) Manhattan (New York County) Staten Island (Richmond County) Queens

Tarifa de radicaci?n $100 $120 $100 $120 $100

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Adem?s de la tarifa de radicaci?n, todos los condados le permitir?n comprar copias certificadas adicionales del recibo de radicaci?n a $10 por copia.

Para las corporaciones, sociedades en comandita y sociedades de responsabilidad limitada, que deben presentar los formularios ante el Estado, la tarifa de radicaci?n es de $25, aunque las corporaciones tambi?n deben pagar una tarifa adicional espec?fica del condado. La tarifa del condado para las corporaciones es de $100 en todos los condados de la ciudad de Nueva York y $25 en todos los dem?s condados del estado de Nueva York. Las personas que presenten los formularios ante el Estado tambi?n pueden optar por pagar una tarifa adicional para tramitaci?n r?pida, la cual puede ser de $25, $75 o $150, dependiendo de la velocidad de procesamiento elegida.

?Qu? debo hacer despu?s de presentar el formulario? Usted recibir? por lo menos un recibo oficial de radicaci?n, pero debe considerar la compra de copias certificadas adicionales, ya que pueden tener diversos usos. Conserve una copia de seguridad con los dem?s registros de la empresa. Necesitar? una copia del formulario para abrir una cuenta para la empresa con cualquier banco. Las leyes del estado de Nueva York tambi?n le exigen exhibir una copia del certificado de nombre ficticio en las instalaciones del negocio.

?D?nde puedo obtener m?s informaci?n? Puede encontrar una gu?a sobre c?mo llenar y presentar un certificado de nombre ficticio en el sitio web del Departamento de Estado del estado de Nueva York en .

II. ?C?MO CONSTITUYO UNA EMPRESA EN NUEVA YORK?

?Qu? formulario necesito? Corporaci?n empresarial: Certificado de constituci?n Sociedad en comandita (LP): Certificado de sociedad en comandita Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC): Acta constitutiva

?D?nde puedo conseguir el formulario adecuado? No hay ning?n requisito que exija que un abogado elabore estos formularios u otros documentos, pero se recomienda solicitar asesor?a jur?dica profesional debido a que estos documentos tienen efectos legales y conllevan derechos y responsabilidades exigibles. Puede encontrar los formularios en las tiendas comerciales de papeler?a donde vendan formularios legales o a trav?s de Blumberg Legal Forms, a donde se podr? comunicar en el tel?fono (800) 221-2972 o . El Departamento de Estado del estado de Nueva York tambi?n publica formularios que usted puede utilizar:

Certificado de constituci?n: .

Certificado de sociedad en comandita:

Acta constitutiva:

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?Cu?les son los requisitos para el nombre (raz?n social) de las nuevas empresas? Ninguna empresa puede tener un nombre que no se diferencie de cualquier otra corporaci?n extranjera, sociedad en comandita o sociedad de responsabilidad limitada autorizada o local de Nueva York. Las leyes de Nueva York tambi?n tienen requisitos espec?ficos para cada tipo de empresa formalmente constituida:

Corporaci?n empresarial: El nombre oficial de cualquier corporaci?n empresarial de Nueva York debe contener una de las siguientes palabras o su abreviatura: "corporation", "incorporated" o "limited". Sin autorizaci?n especial, el nombre de una corporaci?n no puede contener ninguna de las siguientes palabras o frases, o cualquier abreviatura o derivado de estas palabras o frases: board of trade (junta de comercio), chamber of commerce (c?mara de comercio), community renewal (renovaci?n comunitaria), state police (polic?a estatal), state trooper (patrulla estatal), tenant relocation (reubicaci?n de inquilinos), urban development (desarrollo urbano), urban relocation (reubicaci?n urbana), acceptance (aceptaci?n), annuity (pensi?n anual), assurance (garant?a), bank (banco), benefit (beneficio), bond (fianza), casualty (siniestro), doctor (m?dico), endowment loan (dotaci?n de pr?stamo), fidelity mortgage (fidelidad hipoteca), financial savings (ahorros financieros), guaranty surety (garant?a de cauci?n), indemnity title (t?tulo de indemnizaci?n), insurance trust (fideicomiso de seguros), investment underwriter (suscriptor de inversiones), lawyer (abogado), union (sindicato), labor (trabajo), council (consejo), industrial organization (organizaci?n industrial), blind (ciegos), handicapped (minusv?lidos), exchange (intercambio), school (escuela), education (educaci?n), elementary (primaria), secondary (secundaria), kindergarten (preescolar), prekindergarten (pre-kinder), preschool (preescolar), nursery school (guarder?a), museum (museo), history (historia), historical (hist?rico), historical society (sociedad hist?rica), arboretum (arboretum), library (biblioteca), college (universidad), university (instituci?n de educaci?n superior), conservatory (conservatorio), academy (academia) o institute (instituto).

Sociedad en comandita (LP): El nombre oficial de cualquier sociedad en comandita de Nueva York debe contener las palabras "Limited Partnership", "LP" o "L.P.". Sin autorizaci?n especial, el nombre de una sociedad en comandita no puede contener ninguna de las siguientes palabras o frases, ni ninguna abreviatura o derivado de estas palabras o frases: board of trade (junta de comercio), chamber of commerce (c?mara de comercio), community renewal (renovaci?n comunitaria), state police (polic?a estatal), state trooper (patrulla estatal), tenant relocation (reubicaci?n de inquilinos), urban development (desarrollo urbano), urban relocation (reubicaci?n urbana), acceptance (aceptaci?n), annuity (pensi?n anual), assurance (garant?a), bank (banco), benefit (beneficio), bond (fianza), casualty (siniestro), doctor (m?dico), endowment loan (dotaci?n de pr?stamo), fidelity (fidelidad), finance (finanzas), guaranty (garant?a), indemnity (indemnizaci?n), insurance (seguro), investment (inversi?n), lawyer (abogado), loan (pr?stamo), mortgage (hipoteca), savings (ahorros), surety (cauci?n), title (t?tulo), trust (fideicomiso), underwriter (asegurador), blind (ciegos), handicapped (minusv?lidos) o exchange (intercambio).

Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC): El nombre oficial de cualquier sociedad de responsabilidad limitada en Nueva York debe contener las palabras "Limited Liability Company", "LLC" o "L.L.C". Sin autorizaci?n especial, el nombre de una sociedad de responsabilidad limitada no puede contener ninguna de las siguientes palabras o frases ni ninguna abreviatura o derivado de estas palabras o frases: board of trade (junta de comercio), chamber of commerce (c?mara de comercio), community renewal (renovaci?n comunitaria), corporation (corporaci?n),

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incorporated (incorporada), partnership (asociaci?n), state police (polic?a estatal), state trooper (patrulla estatal), tenant relocation (reubicaci?n de inquilinos), urban development (desarrollo urbano), urban relocation (reubicaci?n urbana), acceptance (aceptaci?n), annuity (pensi?n anual), assurance (garant?a), attorney (abogado), bank (banco), benefit (beneficio), bond (fianza), casualty (siniestro), doctor (m?dico), endowment (dotaci?n), fidelity (fidelidad), finance (finanzas), guaranty (garant?a), indemnity (indemnizaci?n), insurance (seguro), investment (inversi?n), lawyer (abogado), loan (pr?stamo), mortgage (hipoteca), savings (ahorros), surety (cauci?n), title (t?tulo), trust (fideicomiso), underwriter (asegurador), blind (ciegos), handicapped (minusv?lidos), exchange (intercambio), school (escuela), education (educaci?n), elementary (primaria), secondary (secundaria), kindergarten (preescolar), prekindergarten (pre-kinder), preschool (preescolar), nursery school (guarder?a), museum (museo), history (historia), historical (hist?rico), historical society (sociedad hist?rica), arboretum (arboretum), library (biblioteca), college (universidad), university (instituci?n de educaci?n superior), conservatory (conservatorio), academy (academia) o institute (instituto). Podr? encontrar una explicaci?n m?s detallada de las palabras y frases restringidas en los nombres comerciales en .

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?C?mo determino si el nombre (raz?n social) que eleg? est? disponible? El Departamento de Estado determinar? la disponibilidad de los nombres en respuesta a las solicitudes por escrito dirigidas a la oficina del Departamento de Estado en Albany, las cuales incluir?n una cuota de $5 por cada nombre cuya disponibilidad deba buscarse (no se realizan consultas por tel?fono). Tambi?n puede consultar todas las empresas de Nueva York para saber si el nombre previsto ya est? en uso mediante una b?squeda en la base de datos de Corporaciones y Entidades Comerciales del Estado de Nueva York, que podr? encontrar en .

Una vez que haya decidido el nombre y verificado su disponibilidad, puede reservarlo por 60 d?as mientras prepara el resto de la documentaci?n necesaria, mediante la presentaci?n de un certificado de reserva ante el Departamento de Estado en su oficina de Albany y el pago de una tarifa de radicaci?n de $20. Las reservas de los nombres pueden prorrogarse por 60 d?as m?s, hasta dos veces, por un cargo adicional de $20 por cada pr?rroga. Encontrar? una copia del certificado de reserva en .

?D?nde debo presentar la documentaci?n? Los documentos de constituci?n, junto con las tarifas de radicaci?n y cualquier otra documentaci?n exigida deber?n presentarse ante el Departamento de Estado del estado de Nueva York. Si va a enviar por correo los documentos de constituci?n, el formulario diligenciado y firmado, junto con las tarifas de radicaci?n necesarias y cualquier otra documentaci?n exigida, deber?n dirigirse a la oficina del Departamento de Estado del estado de Nueva York en Albany:

NYS Department of State Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code One Commercial Plaza 99 Washington Avenue Albany, NY 12231

Tambi?n puede enviar por fax los documentos de constituci?n completos, junto con el formulario de autorizaci?n de cargo a tarjeta de cr?dito/tarjeta de d?bito y cualquier otro documento necesario a la Divisi?n de Corporaciones al n?mero (518) 474-1418. Asimismo, puede enviar los formularios en l?nea para la constituci?n de corporaciones y sociedades de responsabilidad limitada en el sitio web de Online Permit Assistance and Licensing (OPAL) del estado de Nueva York en .

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?Cu?nto cuesta?

Existen tarifas obligatorias para la presentaci?n de todos los documentos de constituci?n, las cuales se pueden pagar en efectivo, por medio de cheque, giro postal, MasterCard, Visa o

American Express. Los cheques y giros postales deben hacerse a nombre del "Departamento de Estado". Si efectuar? el pago con tarjeta de cr?dito, debe llenar y enviar con la documentaci?n el Formulario de autorizaci?n de cargo a tarjeta de cr?dito/tarjeta de d?bito, que podr? encontrar

en .

La siguiente tabla es una lista no exhaustiva de los gastos relacionados con la creaci?n de cada tipo de entidad:

Tipo de entidad

Corporaci?n empresarial

Requisitos obligatorios

Certificado de constituci?n

Sociedad en comandita (LP)

Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC)

Certificado de sociedad en comandita

Acta constitutiva

Tarifa de radicaci?n $125

$200

Otros costos

$10 o m?s (impuesto sobre las acciones autorizadas)

$50 (certificado de publicaci?n)

$200

$50 (certificado de publicaci?n)

Tramitaci?n r?pida

$25 (tramitaci?n en 24horas)

$75 (tramitaci?n el mismo d?a)

$150 (tramitaci?n en 2 horas)

?Qu? otros documentos se deben adoptar? Adem?s de los documentos de constituci?n que cada entidad comercial organizada presenta ante el Departamento de Estado del estado de Nueva York, cada tipo de entidad debe crear y adoptar otro documento regulador, tal como se describe a continuaci?n. Estos documentos no se presentan ante el Estado, sino que regir?n los derechos y las responsabilidades importantes de las empresas y sus propietarios, y se recomienda enf?ticamente buscar asesor?a jur?dica profesional para su elaboraci?n y adopci?n.

Corporaci?n empresarial: Las corporaciones deben adoptar estatutos, que describan la estructura de capital de la corporaci?n, los procedimientos para reuniones y votaci?n, los derechos de los accionistas, la naturaleza y las funciones de la junta directiva y los funcionarios, y otros asuntos organizativos. Los estatutos deben ser adoptados por el fundador en la reuni?n inicial de organizaci?n de la corporaci?n.

Sociedad en comandita: Las sociedades en comandita deben suscribir un acuerdo de asociaci?n, es decir, un documento que regule los derechos y las obligaciones de todos los socios, as? como la estructura organizativa y las operaciones de la sociedad. El acuerdo de asociaci?n debe estar firmado por los socios gestores y opcionalmente por los socios comanditarios, aunque no es necesario.

Sociedad de Responsabilidad Limitada: El miembro o los miembros de una sociedad de responsabilidad limitada est?n obligados por la ley a adoptar un acuerdo de funcionamiento en

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un plazo de 90 d?as a partir de la constituci?n de la sociedad. El acuerdo de funcionamiento regula los derechos y las responsabilidades de los miembros de la empresa, as? como su funcionamiento.

?Cu?les son los requisitos de publicaci?n? No hay requisitos de publicidad para las corporaciones empresariales, pero el estado de Nueva York exige que las sociedades en comandita y las sociedades de responsabilidad limitada reci?n constituidas anuncien su existencia al p?blico en general.

Estos dos tipos de entidades est?n obligadas por la ley a publicar, dentro de los 120 d?as posteriores a su constituci?n, ya sea el acta constitutiva de la organizaci?n o el certificado de sociedad en comandita, seg?n sea el caso, o un aviso que contenga sustancialmente la misma informaci?n que el documento de constituci?n aplicable. El aviso deber? publicarse una vez por semana durante seis semanas consecutivas en dos peri?dicos del condado donde se encuentra la oficina de la empresa. El secretario del condado designar? los peri?dicos en los que aparecer?n los anuncios, uno de los cuales se publicar? diariamente y otro cada semana. Usted tendr? que pagar las tarifas que los peri?dicos cobren por publicar los anuncios. Usted puede adelantar las gestiones para publicar los anuncios o, en su defecto, delegar la tarea a empresas que se encarguen de cumplir este requisito de publicaci?n en su nombre a un costo adicional.

Al publicar los anuncios, los peri?dicos le entregar?n una declaraci?n jurada de publicaci?n. Usted debe reunir la declaraci?n jurada de publicaci?n de cada peri?dico y presentarlas, junto con un certificado de publicaci?n y una tarifa de radicaci?n de $50, ante el Departamento de Estado del estado de Nueva York dentro de los 120 d?as posteriores a la constituci?n de la empresa. Puede acceder al formulario del certificado de publicaci?n del Departamento de Estado para las sociedades de responsabilidad limitada en y para las sociedades en comandita en .

?D?nde puedo obtener m?s informaci?n? Puede encontrar gu?as para la constituci?n de entidades comerciales y Preguntas frecuentes (FAQ) en el sitio web del Departamento de Estado del estado de Nueva York en la siguiente direcci?n:

Gu?a para corporaciones empresariales: Preguntas frecuentes sobre corporaciones empresariales:

Gu?a para sociedades en comandita: Preguntas frecuentes sobre sociedades en comandita:

Gu?a para sociedades de responsabilidad limitada: Preguntas frecuentes sobre sociedades de responsabilidad limitada:

Si tiene preguntas adicionales, llame al Departamento de Estado del estado de Nueva York al (518) 473-2492 o escriba al correo electr?nico corporations@dos.state.ny.us.

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