SEFAZ/ES



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GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA

SUBSECRETARIA DE ESTADO DA RECEITA

GERÊNCIA ARRECADAÇÃO E INFORMÁTICA

SEFAZ/ES

Credenciamento de Empresas

Nota Fiscal Eletrônica

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|Revisões |

|Data |Revisor |Observações |

|29/11/2007 |Danilo Marchiori Rodrigues |Criação do documento |

|06/12/2007 |Felipe José Gomes Ribeiro |Revisão e correção do documento |

1. Credenciamento

Este documento descreve o processo de credenciamento de contribuintes como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no estado do Espírito Santo. Quaisquer dúvidas não esclarecidas nesse documento podem ser encaminhadas para o email nfe@sefaz..br.

2. Fases

Na SEFAZ/ES, desde o conhecimento do contribuinte sobre a possibilidade ou sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e até a efetiva entrada em produção, destacam-se cinco fases:

• Buscar informações;

• Solicitar ingresso no projeto;

• Iniciar habilitação (testes);

• Emitir em paralelo;

• Entrar em produção.

Cada etapa é detalhada nas seções a seguir.

3. Buscar Informações

Nessa etapa o contribuinte tem acesso a este manual, ao folder do projeto e a demais informações do site da SEFAZ em e do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica em .

A descrição do modelo de comunicação bem como todos os padrões técnicos utilizados podem ser encontrados no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica no documento “Manual de Integração – Contribuinte Padrões Técnicos de Comunicação”.

4. Solicitar ingresso no projeto

Esta é a etapa em que a empresa solicita oficialmente à SEFAZ/ES o ingresso para se tornar emissor de NF-e.

A empresa deve requerer o regime especial de obrigação acessória e protocolá-lo na SEFAZ/ES, nos termos do RICMS, do art. 531 ao 534.

Após a concessão do Regime Especial para a emissão de NF-e, o contribuinte deve acessar o site da SEFAZ/ES e preencher as seguintes informações:

• Declaração de interesse;

• Tabela de estimativa de emissão;

• Lista de CNPJ autorizados;

• Informações de equipe técnica;

As informações passadas são sigilosas, serão arquivadas e facilitarão o credenciamento e bom andamento dos testes. Caso o contribuinte queira alterar alguma informação, deve enviar um email solicitando as alterações.

5. Iniciar habilitação (testes)

A habilitação é a etapa preparatória para emissão de NF-e em paralelo ainda no ambiente de credenciamento.

O início dos testes está condicionado à prévia autorização da equipe técnica da SEFAZ/ES, após análise das informações enviadas pelo site. Os responsáveis serão informados sobre a autorização e os endereços URL do sistema NF-e da SEFAZ/ES com os quais poderá acessar os serviços. Será fornecida também uma senha de acesso ao site da SEFAZ/ES para acompanhamento estatístico dos testes.

O principal objetivo dessa etapa é realizar ajustes na aplicação do contribuinte antes de seguir para a próxima fase.

Observações:

➢ O ambiente de testes só aceita conexões com certificados de transmissão.

➢ Não há limites mínimos ou máximos de acessos aos serviços durante essa etapa.

➢ As NF-e enviadas nessa fase não tem validade tributária.

➢ A SEFAZ/ES não garante a disponibilidade 24x7 do ambiente de credenciamento fornecido, entretanto, tentará garantir a máxima disponibilidade destes serviços para os testes do contribuinte.

➢ Não há garantia das características não-funcionais (tempo de resposta, tempo de processamento etc.) desse ambiente em relação ao ambiente de produção.

Após considerar concluídos os testes, o gestor da equipe técnica, indicado pelo responsável da empresa, deve solicitar através do email nfe@sefaz..br a sua entrada na fase de emissão em paralelo. A equipe técnica da SEFAZ/ES irá avaliar e dará autorização ou não para entrada em emissão em paralelo. Caso a aplicação do contribuinte seja considerada não-apta a entrar na próxima fase, será fornecido um relatório no qual serão relacionados os pontos que não estão de acordo.

6. Emitir em paralelo

Esta fase tem como objetivo testar a emissão das NF-e em paralelo às emissões de Notas Fiscais convencionais, permitindo à empresa identificar os eventuais ajustes necessários em seus processos internos

O termo Emissão em Paralelo refere-se ao fato de que tanto a NF-e quanto a Nota Fiscal 1/1A correspondem à mesma operação comercial. Não significa que ambas as Notas Fiscais são emitidas necessariamente no mesmo instante. Contudo, para que a empresa consiga avaliar o real impacto da emissão de NF-e em seu processo interno de faturamento, é fortemente recomendado que a emissão das duas Notas Fiscais ocorra em momentos próximos.

As NF-e emitidas em paralelo com as Notas Fiscais convencionais não irão possuir valor tributário, assim como foi observado na fase anterior (testes). Portanto, para prosseguir para a próxima fase o sucesso durante a emissão em paralelo é condição necessária.

Nesta fase também será feito pela SEFAZ/ES o confronto entre os DANFE[1] e as respectivas Notas Fiscais 1/1A. Os DANFE serão solicitados em momento oportuno e deverão ser encaminhados para o endereço da SEFAZ[2] e, necessariamente, corresponder a NF-e enviada anteriormente.

Essa fase deve contemplar no mínimo as seguintes atividades:

1.      Emissão de notas fiscais em paralelo

a.       Emissão durante dez dias

b.      Limite mínimo: 200 NF-e ou 5% do número de operações totais estimadas, o que for maior

c.       Pelo menos um lote com 50 NF-e

2.      Consulta de retorno de recepção: todos os lotes enviados no período

3.    Simular Cancelamento de no mínimo 20 NF-e (se possível, realizar o cancelamento das NF-e emitidas em paralelo a nota fiscal convencional).

4.      Consulta NF-e

a.       No mínimo 20 consultas

b.      Pelo menos uma consulta por dia

5.      Simular Inutilização de nota fiscal: no mínimo 5 pedidos de inutilização

6.      Consulta status: pelo menos uma por dia

Considere as mesmas observações da seção anterior e a seguinte:

➢ O ambiente de testes só aceita conexões com certificados de transmissão.

➢ Não há limites mínimos ou máximos de acessos aos serviços durante essa etapa.

➢ As NF-e enviadas nessa fase não tem validade tributária.

➢ A SEFAZ/ES não garante a disponibilidade 24x7 do ambiente de credenciamento fornecido, entretanto, tentará garantir a máxima disponibilidade destes serviços para os testes do contribuinte.

➢ Não há garantia das características não-funcionais (tempo de resposta, tempo de processamento etc.) desse ambiente em relação ao ambiente de produção.

➢ O credenciamento da aplicação da empresa é feita com base na especificação da NF-e vigente. Cabe ao contribuinte acompanhar e manter sua aplicação atualizada com as novas versões da especificação.

Depois de atendidas as atividades mínimas para a fase, o contribuinte é considerado apto a emitir NF-e. A SEFAZ/ES definirá uma data para entrada em produção com a empresa, que deverá estar pronta com sua aplicação concluída na data definida.

7. Entrar em produção

A fase de Produção corresponde ao efetivo credenciamento da aplicação do contribuinte para emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

A SEFAZ/ES solicitará ao representante legal (informado na declaração de interesse) que assine o Termo de Responsabilidade, no qual este confirma o credenciamento e assume que as operações declaradas no Regime Especial serão acobertadas pela NF-e. O Termo de Responsabilidade também deverá ser encaminhado para o endereço da SEFAZ[3].

A partir da data definida para entrada na Fase de Produção, o contribuinte deverá passar a operar com Notas Fiscais Eletrônicas nas operações definidas no Regime Especial, ressalvadas as hipóteses de operação em regime de contingência, na forma da legislação.

8. Certificado Digital

O texto a seguir apresenta recomendações técnicas referentes aos certificados digitais e cabe ao contribuinte analisar sua situação atual e adaptar a solução de acordo com sua necessidade.

Um dos requisitos tecnológicos para a emissão de NF-e é que a empresa disponha de um certificado digital de pessoa jurídica, padrão ICP-Brasil (vide Manual de Integração – Contribuinte).

Esse certificado digital possui duas funções: assinar digitalmente as NF-e e identificar o equipamento servidor da empresa no momento em que ele se conectar ao sistema da SEFAZ/ES para transmitir as NF-e (ou usar qualquer um dos demais serviços da NF-e) . Caso a empresa utilize um provedor de tecnologia para transmitir as suas NF-e, o que é possível, o certificado de pessoa jurídica usado para a transmissão pode ser do provedor de tecnologia ou do próprio contribuinte que assina as NF-e.

Existem disponíveis no mercado, basicamente, os seguintes tipos de certificados digitais de pessoa jurídica: padrão ICP-Brasil, o e-CNPJ e o e-PJ.

Pelas normas da Infra-estrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), o processo de emissão de um certificado digital de pessoa jurídica requer a apresentação dos documentos, a validação presencial e a assinatura de Termos de Titularidade pelo(s) responsável(is) legal(is) pela entidade certificada.

O e-CNPJ é emitido pelas Autoridades Certificadoras (AC) subordinadas à AC da Receita Federal do Brasil (AC-SRF). Assim, além das normas da ICP-Brasil, a emissão desse certificado segue também as normas estabelecidas pela AC-SRF, que exigem que o certificado digital fique sob a responsabilidade do responsável legal da entidade. No e-CNPJ, é o responsável legal que assina o Termo de Responsabilidade e é ele que deve manter, exclusivamente, a senha e a posse do certificado. Todos os serviços on-line fornecidos pela RFB na Internet podem ser executados com este certificado, tantos os serviços para pessoa jurídica, em relação à entidade, quanto os serviços para pessoa física, em relação ao responsável legal.

O e-PJ é emitido pelas demais AC do ICP-Brasil. Ele pode ser emitido para ficar sob responsabilidade de uma outra pessoa física, normalmente alguém da área de tecnologia da informação da empresa, autorizado formalmente pelo responsável legal da entidade. A autorização fica anexada ao processo, e é esta pessoa autorizada que assina o Termo de Responsabilidade e que fica de posse do certificado digital.

Como o funcionamento da aplicação transmissora de NF-e requer que o certificado digital fique instalado permanentemente nos servidores que assinam e que transmitem as NF-e, normalmente a senha desse certificado precisa ser de conhecimento dos responsáveis por estes servidores. Por esta razão, a utilização do e-PJ pode ser a mais sugerida para a utilização no projeto da NF-e, visto que ele foi emitido para aquele que também é responsável pela aplicação de emissão de NF-e. Também é adequado porque as possibilidades de uso deste certificado para outros fins são mais limitadas.

Do ponto de vista técnico, tanto o e-PJ quanto o e-CNPJ podem ser usados, indistintamente. A decisão entre um ou outro é uma questão de conveniência da empresa.

Recomenda-se que os primeiros testes possam ser iniciados com o certificado oficial, que é o mesmo que a empresa utilizará quando estiver operando em produção. É essencial homologar a aplicação emissora de NF-e com o certificado oficial, pois isso permite antecipar possíveis falhas e efetuar os ajustes necessários, tornando a entrada em produção um processo mais suave. A SEFAZ/ES não emite certificados de teste para uso no processo de homologação técnica.

- Texto adaptado do Manual de Credenciamento para Emissão da NF-e do estado da BA -

9. Comunicação com a SEFAZ/ES

A SEFAZ/ES considera que a comunicação durante a fase de credenciamento e de produção é muito importante e muitas vezes fator crítico para o bom andamento dos testes e da emissão em produção pela empresa. Por isso disponibiliza diversos canais de acesso aos analistas e responsáveis pela NF-e na Secretaria de Fazenda.

As formas de entrar em contato com a SEFAZ/ES são:

➢ Email: canal preferencial para comunicação. Utilize o email nfe@sefaz..br para tirar suas dúvidas, enviar documentos e informações etc. Ao enviar um email informe sempre o nome da empresa, contato do responsável e telefone. Caso a dúvida esteja relacionada com tributação e fiscalização ela será encaminhada para o responsável do setor.

➢ Telefone: os seguintes telefones de contato podem ser usados:

▪ (27) 3380-3935 – Informações Técnicas

▪ (27) 3380-3856 – Informações Tributárias

▪ (27) 3380-3856 – Informações Fiscais

▪ (27) 3380-3927 – atendimento 24x7. Deve ser acionado somente no caso de problema em produção da NF-e.

➢ Aplicativo de Mensagem Instantânea: esse tipo de ferramenta é a mais ágil e prática de para troca de informações. Usada exclusivamente na fase de credenciamento.

10. Observações Finais

Este documento foi criado para dar maior transparência e agilidade ao Processo Credenciamento para Emissão de NF-e para todos os novos contribuintes.

Conforme a evolução do processo, este Manual poderá sofrer mudanças, com a exclusão ou o acréscimo de novas etapas e testes.

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[1] DANFE - Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

[2] Para GEARI (6º andar) - Av. Jerônimo Monteiro . 96 . Ed. Aureliano Hoffman . Centro . Vitória-ES . CEP: 29010-002

[3] Para GEARI (6º andar) - Av. Jerônimo Monteiro . 96 . Ed. Aureliano Hoffman . Centro . Vitória-ES . CEP: 29010-002

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