1 - Weebly



|NAMA |ROZI BINTI TAMIN |

|NO. KAD PENGENALAN |760828-04-5308 |

|JAWATAN |PENOLONG PENDAFTAR |

|GRED |N41 |

|BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN |SEKSYEN JAMINAN KUALITI |

|PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) |PEJABAT PENDAFTAR |

|TARIKH MEMEGANG JAWATAN |27 MAC 2006 |

|TARIKH PENEMPATAN |27 MAC 2006 |

|(Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)| |

|NO. TELEFON |03-8947 2027 |

|EMAIL |t_rozi@putra.upm.edu.my |

|FAKS |03-8942 6468 |

|TARIKH DIBUKA | |

|NO. SEMAKAN |00 |

|TARIKH DIKEMASKINI |- |

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas. 

ARAHAN

 

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.  

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: 

a) Maklumat organisasi;

b) Struktur organisasi;

c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);

d) Struktur organisasi PTJ;

e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain;

f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);

g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);

h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;

i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);

j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;

k) Senarai borang-borang yang digunakan;

l) Norma-norma kerja;

m) Senarai tugas dan tanggungjawab;

n) Senarai tugas harian.

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .  

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:-

a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

b) sekurang-kurangnya setahun sekali.

ISI KANDUNGAN

|Bil |Perkara |Halaman |

|1.0 |MAKLUMAT ORGANISASI | |

| | | |

| |Latar belakang UPM |5 |

| | | |

| |Punca kuasa |5 |

| | | |

| |Objektif penubuhan UPM |6 |

| | | |

| |Visi UPM |6 |

| | | |

| |Misi UPM |6 |

| | | |

| |Matlamat UPM |6 |

| | | |

| |Piagam pelanggan UPM |7 |

|2.0 |STRUKTUR ORGANISASI UPM |8 |

|3.0 |MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) | |

| | | |

| |Latar belakang PTJ |9 |

| | | |

| |Fungsi utama |9 |

| | | |

| |Dasar Kualiti |10 |

| | | |

| |Wawasan |10 |

| | | |

| |Misi |10 |

| | | |

| |Matlamat |10 |

| | | |

| |Piagam Pelanggan |12 |

|4.0 |STRUKTUR ORGANISASI PTJ | |

| | | |

| |Carta Organisasi PTJ |13 |

| | | |

| |Objektif Kualiti PTJ |14 |

|5.0 |STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI |17 |

| | | |

|6.0 |SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN |18 |

| | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |30 |

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |50 |

|9.0 |SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN |65 |

| | | |

|10.0 |SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |66 |

|11.0 |SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI |68 |

|12.0 |SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN |69 |

|13.0 |NORMA-NORMA KERJA |71 |

|14.0 |SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB |74 |

|15.0 |SENARAI TUGAS HARIAN |75 |

|1.0 |MAKLUMAT ORGANISASI |

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1.1 LATAR BELAKANG

Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.

Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.

1.2 PUNCA KUASA

1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan

1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106] berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.

3. OBJEKTIF PENUBUHAN

Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.

4. VISI

Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

5. MISI

Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.

6. MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:

|Matlamat 1: |Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan berusaha untuk terus maju; |

|Matlamat 2: |Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran insaniah; |

|Matlamat 3: |Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka; |

|Matlamat 4: |Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian; |

|Matlamat 5: |Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat; |

|Matlamat 6: |Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang; |

|Matlamat 7: |Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik; |

|Matlamat 8: |Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan berkesan; |

|Matlamat 9: |Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan berasaskan ICT; dan |

|Matlamat 10: |Memperkasakan UPM melalui Alumni |

7. PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI

Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:

• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa;

• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;

• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh;

• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar;

• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan

• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.

|2.0 |STRUKTUR ORGANISASI UPM |

[pic]

|3.0 |MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB |

3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi, Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat disediakan.

3.2 FUNGSI UTAMA

| |

Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:

a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia, akademik dan pentadbiran umum di Universiti;

b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat Perkhidmatan pekerja Universiti;

c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran mengenainya;

d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;

e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan.

3.3 DASAR KUALITI

Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar kualiti Universiti Putra Malaysia.

“Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia, perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan, perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”

3.4 WAWASAN

Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan wawasan UPM.

3.5 MISI

Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.

6. MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR

| Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang; |

|Objektif 1: |Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga kerja yang cemerlang pada semua peringkat |

| |Strategi 1 : |Mewujudkan skim perkhidmatan secara kontrak yang lebih berdaya saing |

| | |untuk menarik individu berpengalaman luas dalam industri; |

| |Strategi 2 : |Melantik calon yang berkualiti; |

| |Strategi 3 : |Memudahkan proses pelantikan pegawai akademik adjung dan tenaga pakar; |

| |Strategi 4 : |Mewujudkan nisbah jawatan mengikut skim perkhidmatan; |

| |Strategi 5 : |Mewujudkan sistem latihan pegawai yang lebih berkesan; dan |

| |Strategi 6 : |Menggalakkan pertukaran staf secara dua hala pada peringkat |

| | |antarabangsa (Pembangunan Staf). |

|Objektif 2 : |Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat, sihat, kondusif dan ceria. |

| |Strategi 1 : |Menambahbaik persekitaran dan aspek kebajikan kerja yang lebih |

| | |terjamin; |

| |Strategi 2 : |mewujudkan penandaarasan untuk pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan |

| | |persekitaran kerja; |

| |Strategi 3 : |Mengadakan satu sistem yang boleh menjamin keselamatan dan kesihatan |

| | |staf; dan |

| |Strategi 4 : |Meningkatkan program penghayatan psikologikal untuk persekitaran kerja |

| | |yang sihat/ceria. |

| Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik. |

|Objektif 2 : |Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban |

| |dan kecekapan |

| |Strategi 1 : |Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan dan |

| | |pentadbiran entiti |

|Objektif 3 : |Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti |

| |Strategi 2 : |Menggunapakai soal selidik yang diselaraskan dengan kriteria AKPM |

3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR

a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;

b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;

c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;

d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima;

e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;

f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi;

g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada PPU/KPT;

h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara;

i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan;

j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas melapor diri; dan

k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.

|4.0 |STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR |

4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses |Objektif Kualiti |

| | | |

| |Kawalan Dokumen |Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun |

| |Audit Dalaman |Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman berkurangan 20% dari tahun sebelumnya |

| |Tindakan Pembetulan |Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan |

| | |(jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan. |

| | | |

| |Tindakan Pencegahan |Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan |

| |Kepuasan pelanggan, analisa, |Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) |

| |pengukuran dan peningkatan | |

| | |Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) |

| |Perolehan dan pembayaran (Bekalan,|Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun |

| |Perkhidmatan dan Kerja) | |

| | |Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal |

| |Perkhidmatan Teknologi Maklumat |Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja |

| | |Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas |

| | |(15) hari bekerja |

| | |Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh |

| | |baikpulih |

| | |Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada |

| | |aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam |

| | |Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain |

| | |boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja |

| | |Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan |

| | |pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan |

| | |dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja |

| |Latihan Staf |Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun |

| | |Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan |

| | |Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima |

| |Pelantikan staf | |

| | |Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun |

| | |Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun |

| | |Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh|

| | |menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik |

| | |Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya |

| | |75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut. |

| | |Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. |

| | |Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. |

| |Pengesahan Dalam Jawatan |Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah |

| | |memenuhi semua syarat yang ditetapkan |

| |Persaraan |Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara |

| | Kenaikan Pangkat |Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6|

| | |hari bekerja selepas waran diterima |

| | |Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya |

| | |100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi|

| | |kes penamatan perkhidmatan |

| | |Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari |

| | |bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan |

| | |Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik |

| | |Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja |

| | |selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan |

| | |Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik |

| |Kursus Induksi |Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali setahun |

| | |Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri |

| | |Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima |

| | |kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi |

| |Cuti belajar |Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50% daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi |

| |Kaunseling Staf |Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas |

| | |penerimaan kes |

| | |Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh|

| | |6 hari bekerja selepas sesi terakhir |

| | |Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk |

| | |Menganjurkan program berbentuk pencegahan, pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali |

| | |dalam setahun |

| |Buku rawatan perubatan |Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang |

| | |permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan |

| |Perhidmatan Perundang-undangan |Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan |

| | |dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada |

| | |Seksyen Latihan Akademik |

| | |Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan |

| | |bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran |

| | |Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa |

| | |sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap |

| | |daripada PTJ |

| | |Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang |

| | |berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib |

| | |dibuat. |

|5.0 |STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI |

[pic]

|6.0 |SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN |

|Bil. |Tugas pegawai atasan yang ada hubungan |Tugas dan tanggungjawab |Kuasa yang diberi |Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis |

| | | | |hubungan |

| |Pendaftar / Wakil Pengurusan |Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan |Tiada |Penyelaras Audit/ (PA)/Timbalan PA |

| |Merancang pelaksanaan Sistem Pengurusan |Kualiti Pejabat Pendaftar: | |Merancang program audit dan memastikan audit |

| |Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2000 |Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM; | |dilaksanakan mengikut perancangan. |

| | |Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti | |Memastikan tindakan pembetulan/pencegahan bagi Laporan |

| | |(JKJK) Induik, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat | |Ketidakpatuhan(NCR)/Cadangan penambahbaikan (OFI) |

| | |Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan; | |dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. |

| | |Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen. | | |

| | | | |Ahli JKJK Induk/MSP |

| | | | |Menyediakan laporan mengikut agenda yang ditetapkan. |

| | | | | |

| | | | |Penyelaras Latihan Staf (PLS)/Timbalan PLS |

| | | | |Membuat analisis keberkesanan latihan staf yang |

| | | | |menghadiri latihan/bengkel. |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti|

| | | | |Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Memastikan persediaan audit, mesyuarat, latihan dan |

| | | | |bengkel dilaksanakan dengan lancar. |

| |Pendaftar / Wakil Pengurusan |Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem |Tiada |Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD) |

| |Meluluskan dan mengesahkan Dokumen MS ISO |Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ‘ISO INTRANET’. | |Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen |

| |9001:2008 | | |Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti |

| | | | |masing-masing. |

| | | | | |

| | | | |Ketua Seksyen/Unit |

| | | | |Menyedia/menyemak dokumen operasi masing-masing dan |

| | | | |membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD. |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau |

| | | | |dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 dan |

| | | | |sistem ‘ISO INTRANET’. |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Teknologi Maklumat |

| | | | |Penambahbaikan sistem ISO INTRANET. |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Menyelenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO |

| | | | |9001:2008 |

| |Pendaftar / Wakil Pengurusan |Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan |Tiada |Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) |

| |Memastikan maklumbalas pelanggan diuruskan | | |Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas |

| |mengikut prosedur yang ditetapkan supaya | | |pelanggan di entiti masing-masing |

| |perkhidmatan dapat ditingkatkan. | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus, menyelaras dan menganalisa |

| | | | |maklumbalas pelanggan |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Menyemak dan merekodkan maklumbalas. |

| |Pendaftar |Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa Kajian kepuasan |Tiada |Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) |

| |Wakil Pengurusan |pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar | |Mengurus Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran |

| |Memastikan kajian kepuasan pelanggan | | |Pejabat Pendaftar di entiti masing-masing |

| |diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan| | | |

| |supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan. | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus dan menganalisa kajian kepuasan |

| | | | |pelanggan |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Mengedar dan merekodkan borang kajian kepuasan |

| | | | |pelanggan. |

| |Pendaftar |Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat |Tiada |Penolong Pegawai Tadbir |

| |Memastikan sistem pengurusan rekod Pejabat |Pendaftar | |Membantu mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod |

| |Pendaftar dilaksanakan dengan sistematik | | |Pejabat Pendaftar |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) |

| | | | |Menyelenggara dan memelihara fail dan rekod |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Am Pejabat |

| | | | |Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod |

| | | | | |

| | | | |Pekerja Awam |

| | | | |Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod |

| |Pendaftar/Wakil Pengurusan/Ketua |Mengumpul, menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan |Tiada |Timbalan Wakil Pengurusan |

| |PTJ/Timbalan Wakil Pengurusan |tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan | |Melaporkan status tindakan pembetulan, pencegahan dan |

| |Memastikan semua tindakan yang diambil bagi|produk/perkhidmatan | |ketidakpatuhan di entiti masing-masing |

| |tindakan pembetulan, tindakan pencegahan | | | |

| |dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan | | |Ketua Seksyen/Unit |

| |adalah berkesan dan tidak berulang. | | |Merekodkan tindakan yang dibuat dan menyerahkan kepada |

| | | | |WP atau TWP masing-masing. |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengumpul, menyelaras dan mengambil tindakan |

| | | | |susulan bagi laporan tindakan pembetulan, tindakan |

| | | | |pencegahan, dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan, |

| | | | |tindakan pencegahan dan tindakan ke atas ketidakpatuhan |

| | | | |produk/perkhidmatan. |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Menyedia dan merekodkan borang-borang yang telah |

| | | | |lengkap kedalam fail-fail yang berkaitan. |

| |Naib Canselor |Mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan|Tiada |Pegawai Pelapor di PTJ |

| |Mempengerusi mesyuarat PIN, JKP dan PPMKB |(*PIN, JKP, dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi | |Menyediakan laporan dan mengambil tindakan di setiap |

| |dan mengesahkan laporan untuk dihantar ke | | |PTJ masing-masing melalui Sistem Pelaporan Integrasi UPM|

| |KPTM |* PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan | |(SPIN). |

| | |Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan Petugas bagi Mengurangkan Karenah | | |

| |Pendaftar |Birokrasi | |Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar |

| |Memastikan pelaksanaan pelaporan PIN, JKP | | |Menyediakan laporan aktiviti berkaitan. |

| |dan PPMKB di UPM berjalan lancar. | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau |

| | | | |pengurusan pelaporan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke |

| | | | |Kementerian Pengajian Tinggi. |

| |Naib Canselor |Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan |Tiada |Ketua Pemilik Kriteria AKPM |

| |Memantau kemajuan UPM ke arah AKPM 2010 dan|berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) | |Mengumpul, melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan|

| |menerima laporan pelaksanaan. | | |kriteria AKPM. |

| | | | | |

| |Pendaftar | | |Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar |

| |Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa AKPM| | |Mengumpul, melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan|

| |dan memastikan pelaksanaan aktiviti | | |kriteria AKPM. |

| |mengikut kriteria AKPM. | | | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat |

| | | | |pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti|

| | | | |Perdana Menteri (AKPM). |

| | | | | |

| |Naib Canselor |Membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi |Tiada |Ketua PTJ UPM |

| |Mengesahkan dan meluluskan Pelan Integriti |(PIO) UPM | |Memastikan pelaksanaan dan memantau aktiviti/program |

| |Organisasi (PIO) UPM yang dibangunkan untuk| | |selaras dengan PIO. |

| |dilaksanakan | | | |

| | | | |Pegawai Pelapor di PTJ |

| |Pendaftar | | |Melaporkan pelaksanaan PIO di PTJ pada setiap suku |

| |Memantau pembangunan PIO UPM supaya selaras| | |tahun. |

| |dengan Pelan Integriti Nasional dan PIO | | | |

| |Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan |

| | | | |Integriti Organisasi (PIO) UPM. |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Am Pejabat |

| | | | |Mengedarkan PIO yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa |

| | | | |ke semua PTJ UPM |

| |Pendaftar |Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf |Tiada |Ketua PTJ/Wakil Pengurusan |

| |Memastikan semua staf UPM mempunyai Fail |UPM | |Memantau pelaksanaan fail meja staf PTJ . |

| |Meja | | | |

| | | | |Pegawai Pelaksana Fail Meja di PTJ |

| | | | |Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap |

| | | | |staf di PTJ masing-masing. |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu memantau ke atas pengwujudkan dan pelaksanaan |

| | | | |fail meja di UPM |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / |

| | | | |kemaskini fail meja staf UPM |

| |Pendaftar |Mengurus, melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf |Tiada |Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar |

| |Memastikan semua staf Pejabat Pendaftar |Pejabat Pendaftar | |Memantau pelaksanaan fail meja staf bahagian . |

| |mempunyai Fail Meja | | | |

| | | | |Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar |

| | | | |Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap |

| | | | |staf di PTJ masing-masing |

| | | | |Membuat analisis status penyediaan fail meja dan |

| | | | |menghantar kepada urus setia |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengurus, melaksana dan memantau penyediaan |

| | | | |Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / |

| | | | |kemaskini fail meja staf Pejabat Pendaftar |

| |Pendaftar |Mengumpul, mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam|Tiada |Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar |

| |Memastikan pelaksanaan dan pematuhan ke |Pelanggan dan objektif kualiti | |Memantau pelaksanaan dan memastikan tindakan pembetulan |

| |atas piagam pelanggan dan objektif kualiti | | |dan penambahbikan dilaksanakan |

| |dilaksanakan dengan berkesan | | | |

| | | | |Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar |

| | | | |Memantau pelaksanaan dan menyediakan laporan secara |

| | | | |berkala |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengumpul, mengemaskini dan memantau pengukuran|

| | | | |dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Mengemaskini data-data pengukuran piagam pelanggan dan |

| | | | |objektif kualiti dan memaklumkan mengenai sebarang |

| | | | |pindaan/semakan. |

| |Pendaftar |Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi |Tiada |Ketua Bahagian/Ketua Seksyen |

| |Mengesahkan senarai tugas dan carta |Pejabat Pendaftar | |Menyemak dan menyerahkan senarai tugas yang terkini |

| |organisasi Pejabat Pendaftar | | |untuk direkodkan. |

| | | | | |

| | | | |Penolong Pegawai Tadbir |

| | | | |Membantu mengemaskini dan memantau senarai tugas dan |

| | | | |carta organisasi Pejabat Pendaftar |

| | | | | |

| | | | |Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) |

| | | | |Mendapatkan senarai tugas yang terkini daripada Ketua |

| | | | |Bahagian/Ketua Seksyen. |

| | | | | |

| | | | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun |Pendaftar/Wakil Pengurusan | |

| |Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang |Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan | |

| |disenaraikan pada tahun berkenaan. | | |

| |Laksanakan aktiviti mengikut perancangan | | |

| |Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan | | |

| |keperluan semasa. | | |

| |Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti | | |

| |(JKJK) Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan. | | |

| |Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu : | | |

| |Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM; | | |

| |Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa| | |

| |Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan; | | |

| |Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen | | |

a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman |Wakil Pengurusan/Penyelaras Audit | |

| |Pejabat Pendaftar dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun | | |

| |Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar. |Penyelaras Audit | |

| |Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat | | |

| |Pendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan | | |

| |Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang akan dijalankan. | | |

| |Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras dan tersedia. | | |

| |Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dengan lancar | | |

| |dan kemas | | |

| |Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang | | |

| |bersesuaian | | |

| |Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu diambil oleh auditi/pegawai yang | | |

| |bertanggungjawab. | | |

| |Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada | | |

| |auditi | | |

| |Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan |Pendaftar/Wakil Pengurusan | |

| |Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak SIRIM selepas proses audit dijalankan. | | |

| |Kemaskini rekod-rekod audit. | | |

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)

b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat SPK. |Pendaftar/Wakil Pengurusan | |

| |Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mesyuarat disediakan dan lengkap. | | |

| |Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah ditetapkan | | |

| |Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara. | | |

(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)

c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang hendak diadakan bagi keperluan SPK |Pendaftar/Wakil Pengurusan | |

| |Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus | | |

| |diadakan. | | |

| |Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian keberkesanan latihan diakhir program | | |

| |Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen | | |

| |untuk penilaian peserta dan tindakan selanjutnya. | | |

| |Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara | | |

(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar |Pendaftar | |

| |(contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod. | | |

| |Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal. | | |

| |Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen |Pendaftar/Wakil Pengurusan |Standard MS ISO 9001:2008 |

| |(UPM/PEND/P001). | | |

| |Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET. | | |

| |Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET |Pen. Peg. Teknologi Maklumat | |

| |mengunakan perisian macromedia. | | |

| |Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.| | |

| |Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET. | | |

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Terima dan Kenalpasti Maklumbalas | | |

| |Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang | | |

| |Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau telefon | | |

| |Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan: | | |

| |Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar, lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima melalui | | |

| |e-aduan, emel atau telefon pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). | | |

| |Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM, serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan melalui surat dan | | |

| |maklumkan kepada pengadu melalui emel (jika ada). | | |

| |Rekodkan Aduan | | |

| | | | |

| |Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas | | |

| |Pelanggan, UPM/PEND/P018) | | |

| |Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN). | | |

| |Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB). | | |

| |Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu | | |

| | | | |

| |Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti | | |

| |pelaksanaan yang dilampirkan. | | |

| |Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D | | |

| |dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). | | |

| |Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN) | | |

| |Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan | | |

| |cadangan atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang | | |

| |diterima. | | |

| |Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat kepada staf yang berkenaan. | | |

| |Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ | | |

| |SU-MP). | | |

| |Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK | | |

| |Induk/JKP | | |

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang | | |

| |Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali | | |

| |setahun. | | |

| |Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada | | |

| |pelanggan luar Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu | | |

| | | | |

| |Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus di kaunter perkhidmatan. | | |

| |Edaran Borang kepada PTJ di UPM | | |

| |Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod | | |

| |Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PEND/BL01/KKP). | | |

| |Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik yang diterima dengan merujuk Prosedur | | |

| |Analisis Data (UPM/PEND/P009). | | |

| |Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan. | | |

| |Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan| | |

| |Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005) atau Prosedur Tindakan Pencegahan | | |

| |(UPM/PEND/P006). | | |

| |Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau| | |

| |Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02). | | |

| |Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan | | |

| |Kualiti Induk Pejabat Pendaftar. | | |

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

|Peminjaman Fail dan Rekod |

| |Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi proses peminjaman fail dan rekod. | | |

| |Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan dan proses yang telah dikuatkuasakan. | | |

| |Pantau proses peminjaman secara berkala dengan mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman | | |

| |fail dan rekod. | | |

| |Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis panduan peminjaman yang telah ditetapkan. | | |

|Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod |

| |Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat |Pendaftar | |

| |susun fail dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan dari semasa ke semasa | | |

| |bersesuaian dengan aktiviti di Bilik Fail dan Bilik Arkib. | | |

| |Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan | | |

| |manusia. | | |

| |Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod |Penolong Pendaftar, Seksyen Pentadbiran &| |

| |terpelihara dengan baik. |Kewangan | |

|Pelupusan Rekod |

| |Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual | |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

| |pemisahan rekod. | | |

| |Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod yang telah diasingkan. | |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

| |Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak dilupuskan. |Pendaftar |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

| |Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Negara. |Pengarah Arkib Negara |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

| |Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. |Pengarah Arkib Negara |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

| |Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara. |Pengarah Arkib Negara |Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan pencegahan. | | |

| |Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan Tindakan| | |

| |Pembetulan (PEND/BR01/LTB). | | |

| |Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan. | | |

| |Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah |Pendaftar/Wakil Pengurusan | |

| |ditetapkan. | | |

| |Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan | | |

| |(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB). | | |

| |Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat JKJK (PTJ). | | |

| |Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk | | |

| |kepada Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan (UPM/PEND/P007) jika berkenaan. | | |

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke atas Produk dan Perkhidmatan)

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM. | | |

| |Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku | | |

| |tahun. | | |

| |Semak status penghantaran laporan dari Pusat Tanggungjawab melalui SPIN. | | |

| |Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui SPIN. | | |

| |Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada PTJ. | | |

| |Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan mesyuarat. | | |

| |Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika ada). |Pendaftar | |

| |Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT). | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan. | | |

| |Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan | | |

| |objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster | | |

| |Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti setiap 6 bulan dan tahunan | | |

| |Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif kualiti dan edarkan kepada pengawal yang | | |

| |berkenaan untuk penyediaan laporan | | |

| |Terima data-data /laporan pencapaian objektif kualiti/piagam pelanggan. | | |

| |Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah dihantar oleh pegawai. | | |

| |Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti | | |

| |yang tidak mencapai sasaran. | | |

| |Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat | | |

| |Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut | | |

| |prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan | | |

| |Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan piagam pelanggan/objektif kualiti. | | |

| |Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen, prosedur atau poster. | | |

| |Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan| | |

| |yang sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan | | |

| |Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara dengan baik. | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). | | |

| |Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM. | | |

| |Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi jawatankuasa AKPM UPM. |Pendaftar | |

| |Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal AKPM | | |

| |Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada pemilik kriteria bagi memastikan tindakan | | |

| |pelaksanaan, pengumpulan dokumen sokongan disediakan. | | |

| |Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan | | |

| |laporan-laporan kriteria AKPM | | |

| |Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab | | |

| |Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail meja dari semua PTJ di UPM. | | |

| |Sediakan template format fail meja senarai semak dan carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai | | |

| |pelaksana melalui email dan buletin. | | |

| |Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada pegawai pelaksana PTJ. |Pendaftar | |

| |Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua pegawai pelaksana PTJ | | |

| |Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut PTJ/UPM. | | |

| |Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Sediakan template format fail meja, senarai semak dan carta analisis dan edarkan/email kepada semua | | |

| |ketua bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan. | | |

| |Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja kepada ketua bahagian/seskyen. | | |

| |Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua bahagian/seksyen. |Pendaftar | |

| |Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut Bahagian/Seksyen. | | |

| |Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar pada mesyuarat Pengurusan Pejabat | | |

| |Pendaftar. | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM| | |

| |Sediakan draf PIO | | |

| |Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan | | |

| |Pelan Integriti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum diserah kepada Jawatankuasa PIN | | |

| |UPM | | |

| |Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan |Naib Canselor, Pendaftar | |

| |Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua |Pendaftar | |

| |staf UPM | | |

| |Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai |Pendaftar | |

| |kepada staf UPM | | |

| |Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan dan tindakan | | |

| |Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada setiap suku tahun | | |

|7.0 |PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) |

7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

|Bil. |Proses Kerja |Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk |Seksyen Undang-undang Peraturan |

| |Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur organisasi | | |

| |Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang berkaitan |Ketua Bahagian/Ketua Seksyen | |

| |Lakukan kemaskini pada carta organisasi |Pendaftar, Ketua Bahagian | |

| |Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail meja| | |

| |Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai tugas |Pendaftar | |

| |mempunyai tarikh kuatkuasa | | |

| |Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan | | |

| |simpanan | | |

| |Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara dan dipelihara dengan baik | | |

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8. MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

[pic]

|8.0 |CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

| |(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) |

8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

[pic]

|9.0 |SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN |

|BIL |No. Dokumen |Tajuk Dokumen |

| |- |Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) |

| |- |Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008, IDT) |

| |- |Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia |

| |- |Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) |

| |- |Akta Arkib Negara 2003 |

| |- |Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998) |

|10.0 |SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) |

10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET

|Bil |Perkara |Tandakan (√ ) |Catatan |

| |Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) | | |

| |Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan | | |

| |Pindaan pada dokumen | | |

| |Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal. | | |

| |Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen | | |

| |Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET | | |

| |Cetakan | | |

| |Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen) | | |

| |Rincih dokumen | | |

| |Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) | | |

8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

|Bil |Perkara |Tandakan (√ ) |Catatan |

| |Senarai rekod untuk dilupuskan | | |

| |Borang (4) Arkib Negara | | |

| |Majukan borang permohonan pelupusan ke Arkib Negara | | |

| |Surat kebenaran pelupusan | | |

| |Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada) | | |

| |Pelupusan rekod mengikut kaedah yang dibenarkan | | |

| |Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara | | |

|11.0 |SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI |

|Bil |Jawatankuasa |Keanggotaan |

| |Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Menteri Universiti Putra Malaysia |Setiausaha / Urus setia |

| |Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra Malaysia |Setiausaha |

| |Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk Pejabat Pendaftar |Setiausaha |

| |Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Bahagian Sumber Manusia, Pejabat |Setiausaha |

| |Pendaftar | |

| |Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pendaftar |Pengerusi / Pegawai kawalan Dokumen |

| |Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Pejabat Pendaftar |Penyelaras kepuasan Pelanggan |

| |Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar |Setiausaha |

| |Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendaftar |Ketua |

| |Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Putra Malaysia |Ahli / Sidang pengarang |

| |Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra malaysia |Urus setia |

| |Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan |Urus Setia |

| |Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra Malaysia | |

| |Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia |Ahli |

| |Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia |Pengurus Projek |

|12.0 |SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN |

|Bil |Kod Dokumen |Tajuk Dokumen |

| |PEND/BR01/MP |Borang Maklumbalas Pelanggan |

| |PEND/BR01/AD 01 |Perancangan Audit Dalaman Tahunan |

| |PEND/BR01/AD 02 |Borang Jadual Audit Dalaman |

| |PEND/BR01/AD 04 |Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman |

| |PEND/BR01/AD 05 |Borang Nota Audit Dalaman |

| |PEND/BR01/AD 06 |Borang Ketidakpatuhan |

| |PEND/BR01/AD 07 |Borang Ringkasan AD |

| |PEND/BR01/AD 08 |Borang Cadangan Penambahbaikan |

| |PEND/BR01/CPD |Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen (CPD) |

| |PEND/BR01/BPD |Borang Permohonan Dokumen |

| |PEND/BR01/LTC |Borang Laporan Tindakan Pencegahan |

| |PEND/BR01/LTB |Borang Laporan Tindakan Pembetulan |

| |PEND/BR01/KAJIAN 01 |Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar |

| |PEND/BR01/KAJIAN 02 |Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar |

| |PEND/BR01/ PINJAM-REKOD |Borang Pinjaman Rekod |

| |PEND/BR01/BILIK |Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail |

| |PEND/BL01/LOG |Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen |

| |PEND/BL01/ADUAN |Log Penerimaan Aduan |

| |PEND/BL01/PDR |Log Pinjaman Dokumen dan Rekod |

| |PEND/SE01/TERKAWAL |Senarai Edaran Dokumen Terkawal |

| |PEND/SE01/TERKAWAL (PTJ) |Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ) |

| |PEND/SU01/DOKUMEN 01 |Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti dan Prosedur) |

| |PEND/SU01/DOKUMEN 02 |Senarai Utama Dokumen Terkawal (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis Panduan/Senarai |

| | |Utama/Senarai Edaran) |

| |PEND/SU01/DOKUMEN 03 |Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen Rujukan) |

| |PEND/SU01/SUPP |Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti |

| |- |Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat Pendaftar |

| |PEND/SU01/SU-LTC |Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan |

| |PEND/SU01/SU-LTB |Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan |

| |PEND/SU01/SU-MP |Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan |

|13.0 |NORMA-NORMA KERJA |

|Bil. |Kerja / Aktiviti / Projek |Petunjuk Prestasi |

| | |(Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) |

| |Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dengan berteraskan penambahbaikan berterusan. | |

| | | |

| |Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat Pendaftar. | |

| | Melaksanakan Mesyuarat Semakan Pengurusan sekali setahun. |Kuantiti |

| | |Sekali |

| | Melaksanakan tindakan pembetulan pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) audit SIRIM dalam |Masa |

| |tempoh yang ditetapkan. |3 bulan |

| |Pemantauan bagi tindakan ke atas Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit SIRIM. |Masa |

| | |4 bulan |

| |Melaksanakan audit dalaman Induk sekurang-kurangnya sekali setahun. |Kuantiti |

| | |Sekali |

| | Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan Pejabat Pendaftar sekali dalam tempoh setahun. |Kuantiti |

| | |Sekali |

| |Memberi akuan penerimaan maklumbalas kepada pengadu. |Masa |

| | |3 hari bekerja |

| |Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen SPK | |

| | Melaksanakan semakan semula dokumen SPK dalam tempoh setahun |Kuantiti |

| | |Sekali |

| | Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali perubahan |Masa |

| |dokumen selewat-lewatnya pada hari tarikh kuatkuasa. |1 hari |

| |Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti, keutuhan, | |

| |kebertanggungjawaban dan kecekapan. | |

| |Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan pentadbiran | |

| | Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN), Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan |Kuantiti |

| |(JKP), Jawatankuasa Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) dan |4 kali setahun |

| |Laporan Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-undang Peraturan bermesyuarat | |

| | Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan berkaitan pengurangan karenah birokrasi untuk |Kuantiti |

| |memudahkan sesuatu urusan kepada pelanggan |4 kali setahun |

| |Membuat penilaian keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan (Outcome keberkesanan hendaklah |Kuantiti |

| |jelas dan telah melaksanakan survei terhadap keberkesanan penambahbaikan yang telah |1 kali setahun |

| |dilaksanakan) | |

| |Menguruskan laporan-laporan di peringkat universiti untuk dihantar ke Kementerian Pengajian| |

| |Tinggi (KPT) | |

| | Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang ditetapkan |Masa |

| | |3 bulan sekali |

| |Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti. | |

| |Memenuhi dan memantapkan kriteria yang diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana Menteri | |

| |(AKPM) | |

| | Mendapatkan dan mengemaskini data berkaitan kriteria yang diperlukan daripada entiti |Masa |

| |terbabit |Setiap kali mesyuarat |

| | Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Pejabat Pendaftar disediakan |Kuantiti |

| |(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c) |100% staf Pejabat Pendaftar |

| | | |

| | |Masa |

| | |November 2009 |

| |Laporan pemantauan keatas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di semua Pusat |Masa |

| |Tanggungjawab UPM |Setiap bulan |

| |(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c) | |

| |Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) |Kuantiti |

| |(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5) |1 PIO |

| | | |

| | |Masa |

| | |Disember 2009 |

| |Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod | |

| |Mengurus, menyelenggara, memelihara dan melupus fail dan rekod | |

| | Merekodkan dokumen yang diterima ke dalam fail (Secara berpusat) |Masa |

| | |Dalam tempoh sehari / 10 hari bekerja |

| | Memelihara fail dan rekod dengan sempurna |Kualiti |

| | |Tiada fail rosak |

| |Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail dan penggunaan Bilik Fail |Kuantiti |

| | |Tiada kes kehilangan fail |

| |Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik Arkib |Masa |

| |Pejabat pendaftar |2 bulan selepas tamat tempoh simpanan |

| | Membuat pelupusan fail dan rekod setelah tamat tempoh simpanan arkib |Kuantiti |

| | |Sekali dalam tempoh setahun |

|14.0 |SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB |

|Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) |: |Pejabat Pendaftar |

|Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan |: |Rozi binti Tamin (760828-04-5308) |

|No. Staf |: |A03200 |

|Jawatan dan Ged |: |Penolong Pendaftar (N41) |

|Bahagian/Seksyen/Jabatan |: |Seksyen Jaminan Kualiti |

|Pegawai Penilai Pertama |: |Pendaftar |

|Pegawai Penilai Kedua |: |- |

|Senarai Tugas dan Tanggungjawab: |

| |

|Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar); |

| |

|Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ‘ISO INTRANET’ ; |

| |

|Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat Pendaftar; |

| |

|Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar; |

| |

|Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan Arkib Pejabat Pendaftar. |

| |

|Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut: |

|tindakan pembetulan; |

|tindakan pencegahan; |

|kawalan ketidakpatuhan produk. |

| |

|Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN, JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi; |

| |

|(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan, PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi) |

| |

|Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM); |

| |

|Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau pelaksanaanya; |

| |

|Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM; |

| |

|Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar; |

| |

|Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar. |

| |

|Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar. |

| |

|Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah tanggungjawab Pegawai. |

| |

|Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa. |

| | | |

|Tarikh Kuatkuasa |: |01 Ogos 2009 |

| | | |

|Tandatangan dan cop Ketua PTJ/Bahagian |: | |

| | | |

|15.0 |SENARAI TUGAS HARIAN |

|NAMA |: |

|JAWATAN |: |

|TARIKH |: |

|Bil |Tugas |Catatan |

| |Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian | |

-----------------------

SEKSYEN

RONDAAN

PERKHIDMATAN

KORPORAT

SEKSYEN AKTIVITI PEMBANGUNAN SAHSIAH DAN MODAL INSAN

SEKSYEN

PENTADBIRAN & PENGURUSAN MASJID

SEKSYEN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN PEJABAT

FAIL MEJA

SEKSYEN PERUBATAN PEKERJAAN

SEKSYEN

PENYIASATAN

PUSAT ISLAM UNIVERSITI

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI

SEKSYEN

PENTEDBIRAN DAN KEWANGAN

SEKSYEN KESIHATAN UMUM

SEKSYEN PERUBATAN & KECEMASAN

SEKSYEN

KEJURURAWATAN

SEKSYEN

PERGIGIAN

SEKSYEN

DIAGNOSTIK

SEKSYEN FARMASI

SEKSYEN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SEKSYEN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SEKSYEN TEKNIKAL

SEKSYEN

DEWAN & PANGGUNG PERCUBAAN

SEKSYEN KEBUDAYAAN

SEKSYEN

BANTUAN

SEKSYEN

KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS PUCHONG

SEKSYEN

KOMPUTER DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PUSAT

KEBUDAYAAN & KESENIAN

BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI

BAHAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN

SEKSYEN

TATATERTIB STAF

SEKSYEN

PENASIHATAN & GUBALAN KORPORAT

SEKSYEN

GUAMAN & GUBALAN AWAM

BAHAGIAN

PERUNDANG

-UNDANGAN UNIVERSITI

BAHAGIAN

PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

SEKSYEN

PERUBATAN & PERHUBUNGAN PEKERJA

SEKSYEN

LATIHAN DLM PERKHIDMATAN

[pic]$4IWast}‘™´ÍèÉ´ŸŒyŒyŒfSŒSŒ@Œ-$h.UOhE@PCJOJQJaJmH>sH>$h.UOhÚm¿CJOJQJaJmH>sH>$h.UOh

y#CJOJQJaJmH>sH>$h.UOh†C CJOJQJaJmH>sH>$h.UOhNCJOJQJaJmH>sH>$h.UOhluJCJOJQJaJmH>sH>(h.UOhNItCJOJQJ^J[?]aJmH>sH>(h.UOhì4,CJ

SEKSYEN

KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN

SEKSYEN

PENILAIAN DALAM PERKHIDMATAN

SEKSYEN

BIMBINGAN & KERJAYA STAF

SEKSYEN

LATIHAN AKADEMIK

SEKSYEN PENGESAHAN,CUTI & PERSARAAN

SEKSYEN

KENAIKAN PANGKAT

SEKSYEN

PELANTIKAN

SEKSYEN

SARAAN, PRESTASI &

ELAUN

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN AM

SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)

SEKSYEN JAMINAN

KUALITI

BAHAGIAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

JAWATANKUASA

JAMINAN KUALITI

PENDAFTAR

SEKSYEN

PERUBATAN SUKAN

SEKSYEN

TARFIK

SEKSYEN

PENGURUSAN DASAR

SEKSYEN

KAWALAN AKSES

SEKSYEN JAMINAN KUALITI

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download