Switchvox Administrator Manual - Sangoma

Switchvox

Administrator Manual

601-00014-A

Digium, Inc.

April 7, 2009

Switchvox

Contents

What¡¯s New in SMB Version 4.0? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Unified Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Admin Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

User Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Switchboard Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Feature Removed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

The Admin Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Installing Your System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Installing the Software from CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Setting the Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Formatting the Hard Drive and Installing the Software. . . . . . . . . . . .16

Configuring Your Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Using a Static IP Address. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Using DHCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

The Switchvox Admin Suite URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Basic Server Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

About the Admin Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Logging Into the Admin Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Navigating the Admin Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Getting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Registering Switchvox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Updating Switchvox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Supported Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

SIP Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Analog Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Video Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Making Your First Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

About Faxing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Incoming Faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Outgoing Faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

About Chatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

About Video Calling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

System Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Hardware Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Hardware Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Hardware Country Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Echo Reduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Channel Admin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Device Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Digium, Inc.

2

Switchvox

FXO and FXS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

PRI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

BRI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

E&M Signaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Phone Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Unknown Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

Unconfigured Phones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Configured Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Digit Map Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Phone Discovery Options: DHCP Sniping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Making Phones Visible to Switchvox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

VOIP Providers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Adding a SIP Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Peer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Caller ID Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Connection Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Call Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Adding an IAX Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Peer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Connection Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Call Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Adding a Switchvox Peer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Downloading and Renaming your RSA Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Setting an RTP Port Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Outgoing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Outgoing Call Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Creating a New Outgoing Rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Modifying an Outgoing Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Deleting an Outgoing Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Outgoing Caller ID Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Outgoing Call Diagnostics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Incoming Call Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Modifying Incoming Call Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Deleting Incoming Call Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Incoming Call Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Modifying Incoming Call Routes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

Deleting Incoming Call Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

Voicemail Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Voicemail Notification Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Running Voicemail Notification Diagnostics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Voicemail Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Voicemail Email Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Creating Voicemail Email Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Digium, Inc.

3

Switchvox

Viewing & Modifying Voicemail Email Templates. . . . . . . . . . . . . . . .58

Deleting Voicemail Email Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

External Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

Custom Voicemail Message Length. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

URL Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Default URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

XML Response. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Manage Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Viewing Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Extension Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Phone Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Other Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Creating One Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Phone and Virtual Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Extension Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Phone Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Enable PBX Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Outgoing Call Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Extension Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

IVR (Interactive Voice Response) Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Simple Conference Room Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Meet-me Conference Center Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Group Pickup Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Intercom / Paging Extensions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Intercom Users and Admins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Directory Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Directory Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Directory Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Voicemail Access Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Call Parking Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Dial Tone Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

Feature Code Extensions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

Call Queue Extensions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Call Queue Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Call Queue Member Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Caller Experience Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

In Queue Call Routing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Agent Log In Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Agent Log Out Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Modifying one Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Deleting one Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Creating & Updating Multiple Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Bulk Import Extensions Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Bulk Import Extensions Evaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

Digium, Inc.

4

Switchvox

Extension Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Creating an Extension Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Deleting an Extension Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Modifying an Extension Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Extension Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Extension Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Creating a New Extension Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Modifying an Extension Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Deleting an Extension Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Extension Permissions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

PBX Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Music On Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Managing Music On Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Adding a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Modifying a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Deleting a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Uploading a Song. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Moving or Copying Songs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Deleting Songs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Adding a Codec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Deleting a Codec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

IVR Editor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Creating a New IVR Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Adding & Modifying IVR Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Interruptible Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Play Sound . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Play Sound: Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Record Sound . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Play Recorded Sound . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Send an Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Send Recorded Sound to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Store Recorded Sound in Sound Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Upload Recorded Sound . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Merge Sounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Play Sound From URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Gate Keeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Conditional Clause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Time Based Clause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Change Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Alter Caller ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Wait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Give Busy Signal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Hang Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Dial Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Send to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Send to External Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Go To IVR Menu / Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Record Digits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Say Digits/Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Digium, Inc.

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