Manual de Operações Controle de Verba de Marketing



Manual de Operações do sistema de Controle de Verba de Marketing.

Você está recebendo DADOS para LOGON (Nome e Senha) e Instruções de Operação do Sistema de Controle de Verba de Marketing.

O objetivo principal deste sistema é servir como ferramenta para o controle financeiro (Receitas x Despesas) de cada projeto / ação da MARKETING HOUSE, proporcionando assim uma visão imediata e eficiente da vida financeira/econômica de toda a Empresa.

A partir de agora todas as SOLICITAÇÕES DE PAGAMENTOS serão EMITIDAS OBRIGATÓRIAMENTE através deste sistema que permitirá, dentre outras coisas, um melhor gerenciamento financeiro dos projetos/ações, pois o acompanhamento de tudo o que for recebido (RECEITAS) e de tudo que for gasto (DESPESAS) passará a ser ON LINE, apontando, no final o resultado que estes projetos/ações trouxeram para a MARKETING HOUSE.

LOGANDO-SE NO SISTEMA

NÍVEL DE SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

O sistema conta com SEGURANÇA EM NÍVEL DE USUÁRIOS. Cada usuário pertencerá a um determinado grupo que são eles:

01 – Geral

02 – Projetos Específicos

03 - Administração (Financeira/Geral)

Cada um destes grupos terá suas permissões dentro do sistema delegadas pelo ADMINISTRADOR DO SISTEMA (Roberto Santos) em conjunto com a PRESIDENCIA (Sr. Sérgio Carvalho). Estas permissões se resumirão basicamente em Consultar e Emitir SOLICITAÇÕES DE PAGAMENTOS e Consultar/Imprimir o C/C (conta corrente) financeiro (Receitas x Despesas) de cada projeto / ação. Cada usuário poderá operacionalizar / consultar os projetos / ações somente do Grupo a que pertencer. Por motivos óbvios este conceito não se aplicará aos usuários do grupo da ADMINISTRAÇÃO. Estes usuários visualizarão todas as informações de todas as unidades / grupos.

O sistema conta também com um LOG onde cada ação do usuário dentro do sistema será registrada e mantida em um arquivo para consulta por um período mínimo de 30 (trinta) dias. Este recurso visa identificar a fonte e solucionar os eventuais erros que podem ocorrer. Tanto por falha de operações dos usuários quanto por Erros de programação.

1. Na área de trabalho Localize e clique duas vezes sobre o ícone Controle de Verba de Marketing e, quando solicitado, digite seu Nome de usuário e sua Senha conforme demonstrado abaixo:

|[pic] |

|Ícone na área de trabalho – Clique duas vezes para abrir o Sistema. |

|[pic] |GRUPO A QUE VOCÊ PERTENCE: |

| |ADMINISTRACAO |

|Caixa de LOGON obrigatório no sistema |

|ATENÇÃO: Estes dados são reais, ou seja, você utilizará para acessar e trabalhar no sistema. |

2. Clique em OK, aguarde o sistema ser carregado e suas permissões serem delegadas.

|[pic] |

|Tela inicial do Sistema (navegação através de menus) |

PARA EMITIR UMA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS

1. Clique uma vez no menu LANÇAMENTOS, Sub-Menu Contas a Pagar / Pagamentos.

Será carregada a TELA para emissão da SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS, como demonstrado abaixo:

|[pic] |

|Tela para preenchimento da solicitação de pagamentos. |

2. No sistema as SOLICITAÇÕES serão numeradas seqüencialmente e cada uma terá um número exclusivo que servirá para identificar/localizar e individualizar um pagamento a um determinado FORNECEDOR / FAVORECIDO. Ao iniciar o preenchimento este número será atribuído automaticamente e caso a solicitação for CANCELADA ou EXCLUÍDA não haverá a possibilidade de reutilizá-lo.

3. Como pode ser observado o preenchimento da solicitação não se diferencia muito da que era preenchida no Word. As principais mudanças são:

a. Todas as despesas, a partir de agora, serão identificadas/alocadas em contas individuais para cada UNIDADE/GRUPO de negócios. Esta rotina possibilitará a contabilização gerencial dos gastos (despesas) dos projetos / ações e também a classificação CONTABIL FISCAL. Tudo isto de forma rápida e automática sem a necessidade que o usuário tenha conhecimento contábil. Basta apenas identificar a despesa através de um código;

b. Todas os PROJETOS/AÇÕES, a partir de agora, serão identificados através de um CÓDIGO INDIVIDUAL e característico que permitirá, dentre outras coisas, identificar a UNIDADE/GRUPO que pertence, a SEQÜÊNCIA e o ANO de realização.

c. Os FAVORECIDOS/FORNECEDORES serão cadastrados previamente e terão um CÓDIGO EXCLUSIVO permitindo que os dados BANCÁRIOS, ENDEREÇO, Nº de DOCUMENTOS etc. sejam recuperados e utilizados com um simples clique do mouse, o que tornará o preenchimento mais rápido e agradável. Esta rotina também permitirá que os pagamentos sejam localizados mais rapidamente.

d. Emitida a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO e VALIDADA pelo FINANCEIRO, ela será lançada na CONTA CORRENTE e refletira imediatamente no SALDO DO PROJETO/AÇÃO. Esta rotina possibilitará uma visão imediata e eficaz da situação atual das FINANÇAS de cada PROJETO/AÇÃO. Estas informações constarão na própria SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS quando impressa ou visualizada em tela.

PREENCHENDO O FORMULÁRIO:

Os campos em VERMELHO são de preenchimento obrigatório:

|CAMPO |INFORMAÇÃO QUE ARMAZENARÁ |

|Solicitação N.º: |Número seqüencial da Solicitação. Será preenchido pelo sistema |

| |automaticamente. |

|GESTAO : |Clique aqui se a SOLICITACAO DE PAGAMENTOS for da empresa MKT HOUSE |

| |GESTAO. Para uma nova a PROMOCIONAL estará selecionada. |

|PROMOCAO: |Clique aqui se a SOLICITACAO DE PAGAMENTOS for da empresa MKT HOUSE |

| |PROMOCAO |

|Data da Solicitação: |Data de emissão da solicitação preenchida automaticamente pelo sistema |

| |com a data atual do SISTEMA OPERACIONAL. |

|CONTA |Clique aqui uma vez para abrir a TELA para alocação/Identificação da |

| |DESPESA (CONTA). (vide abaixo) |

| |[pic] |

| |Clique uma vez no GRUPO DE CONTAS que pertence a DESPESA e em seguida |

| |clique uma outra vez na CONTA abaixo que se identifique com a despesa a |

| |ser paga. |

|CTA.DEBITO |Será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a conta de |

| |despesa selecionada. Trata-se da CLASSIFICAÇÃO CONTABIL FISCAL. CONTA A |

| |DEBITAR. |

|CTA.CREDITO |Será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a conta de |

| |despesa selecionada. Trata-se da CLASSIFICAÇÃO CONTABIL FISCAL. CONTA A |

| |CREDITAR. |

|DATA |Coloque aqui a mesma data de vencimento da DESPESA / PAGAMENTO. |

|VALOR PRINCIPAL |Coloque aqui o VALOR BRUTO em R$ a ser pago. |

|(-) IRRF |Coloque aqui o VALOR DO IRRF (imposto de Renda) a ser descontado, se for |

| |o caso. |

|(-) ADTO |Coloque aqui o VALOR DE ADIANTAMENTOS a serem descontados, se for o caso.|

|(+) JR/MULTAS |Coloque aqui o VALOR DE JUROS/MULTAS a serem acrescidos, se for o caso. |

|PAGAMENTO |Clique aqui se for um PAGAMENTO DEFINITIVO, ou seja não, não se trata de |

| |um ADIANTAMENTO. |

|ADIANTAMENTO |Clique aqui se for um ADIANTAMENTO que será acertado posteriormente |

| |mediante a apresentação dos comprovantes e relatórios. |

|LÍQUIDO A PAGAR: |Aqui o sistema preencherá automaticamente com o resultado da somatória do|

| |VALOR PRINCIPAL – IRRF – ADTO + JR/MULTAS. |

|PROJETO: |Selecione da Lista o CÓDIGO do projeto para preencher este CAMPO. Todo e |

| |qualquer PROJETO/AÇÃO deverá ser submetido antes ao CADASTRO DE PROJETOS |

| |para que passe a constar desta lista. |

| |Ao selecionar o código do projeto o sistema preencherá automaticamente os|

| |campos: SOLICITADO por com o Nome do Gestor do Projeto e AUTORIZADO POR: |

| |com o nome do Gerente do Projeto. |

|INVOICE/NF: |Aqui também o sistema preencherá automaticamente. Os valores deste campo |

| |serão os N.º’s das NOTAS FISCAIS ou INVOICES que forem emitidas pelo |

| |financeiro para cada PROJETO/AÇÃO. |

|VERBA ENTROU? |Neste campo também o sistema preencherá automaticamente: SIM (marcado) |

| |para o SALDO que estiver POSITIVO e NÃO (desmarcado) para o SALDO |

| |NEGATIVO. |

|DEBITA CLIENTE? |Clique aqui se a DESPESA será cobrada a parte do CLIENTE. Este campo |

| |alimentará a PLANILHA FATURAMENTOS EXTRAS PARA O CLIENTE. |

|FORNECEDOR: |Digite, Selecione da Lista ou clique no binóculo para PESQUISAR por |

| |CÓDIGO ou por NOME/RAZAO SOCIAL o FAVORECIDO/FORNECEDOR para o pagamento.|

| |Este campo é obrigatório e caso o Fornecedor não conste na lista, você |

| |pode cadastrá-lo. |

|DOCUMENTO: |Digite o selecione da lista o tipo de documento fiscal apresentado para |

| |pagamento: NF, RECIBOS, GUIAS etc. |

|DOCUMENTO: |Digite o número do documento. |

|VENCTO: |Digite aqui a data de vencimento do pagamento. |

|EMITIDA POR: |Será preenchido automaticamente com o Nome do usuário que estiver |

| |preenchendo a SOLCITAÇÃO. O nome do usuário o sistema identificará quando|

| |você se LOGAR, conforme demonstrado nos capítulos anteriores. |

|FORMA DE PAGAMENTO: |Clique na forma de pagamento da DESPESA: COBRANÇA BANCÁRIA (boleto etc.),|

| |DEPÓSITO EM CONTA, CARTEIA (CHEQUE), CARTEIRA (DINHEIRO) ou CARTAO |

| |(CORPORATE, SALARIO BRADESCO, SALARIO UNIBANCO). Para este último será |

| |exibida uma tela para seleção do tipo de cartão utilizado para pagamento.|

|BANCO: |Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser |

| |preenchido com o Código/nome da BANCO para depósito. Este campo será |

| |preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente |

| |cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado. |

|AGENCIA: |Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser |

| |preenchido com o Código/nome da AGENCIA para depósito. Este campo será |

| |preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente |

| |cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado. |

|CONTA: |Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser |

| |preenchido com o TIPO/NÚMERO da CONTA p/depósito. Este campo será |

| |preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente |

| |cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado. |

|TITULAR: |Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA o sistema preencherá |

| |automaticamente com a frase: “O MESMO ACIMA”. |

| |Caso a forma de pagamento for CARTAO este campo deverá ser preenchido com|

| |o NOME DO TITULAR OU com N.º do CARTAO (CORPORATE, SALARIO: Bradesco ou |

| |Unibanco). Se forem mais de um cartão utilizado para pagamento (Salário) |

| |digite: DIVERSOS. |

|[pic] |Descrição das Funções dos Botões: (da esquerda para direita) |

| |DESFAZER: (Usado para cancelar o preenchimento de uma solicitação |

| |enquanto não estiver Salva) |

| |NOVA: (Clique para preencher uma nova solicitação) |

| |SALVAR: (clique para SALVAR A SOLICITAÇÃO quando estiver toda |

| |preenchida). |

| |EXCLUIR: (clique para EXCLUIR A SOLICITAÇÃO). |

| |DUPLICAR: (clique para DUPLICAR A SOLCITAÇÃO. Utilizado para casos de |

| |preenchimento de muitas solicitações com as mesmas características). |

| |ALTERAR: (clique para permitir ALTERAR A SOLCITAÇÃO em quanto não estiver|

| |VÁLIDA PELO FINANCEIRO) |

| |IMPRIMIR: (clique para IMPRIMIR a SOLICITAÇÃO. Só é possível a impressão |

| |de uma solicitação de cada vez). |

| |FECHAR: (clique para FECHAR a tela de preenchimento da solicitação). |

Depois de preenchido todo o formulário, clique no botão Salvar e aguarde o sistema fazer a validação das informações digitadas. Se pelo menos os campos marcados em vermelho estiverem preenchidos corretamente, a solicitação será acrescentada na base de dados e ficará em estado de espera para que seja impressa e entregue no FINANCEIRO para VALIDAÇÃO. Caso algo esteja fora dos padrões, um aviso será emitido e o cursor será direcionado para o campo que estiver com dados inválidos para correção.

Depois de SALVA, a SOLICITAÇÃO estará pronta para IMPRESSÃO. Clique no ícone de uma IMPRESSORA localizado no rodapé do formulário. O sistema perguntará se deseja VISUALIZAR a solicitação antes de imprimir. Se a resposta for NÃO 02 (duas) cópias seguirão diretamente para a impressora.

Depois de impressa, confira, junte-a com o ORIGINAL DO DOCUMENTO FISCAL, colha as assinaturas dos responsáveis nos campos apropriados e apresente ao FINANCEIRO (Marcos Mendes) para VALIDAÇÃO.

O que é a VALIDAÇÃO? É uma rotina que consiste em atestar que uma SOLCITAÇÃO DE PAGAMENTOS foi entregue no financeiro, está devidamente preenchida, amparada por documentos idôneos e legais e que está pronta para o pagamento efetivo.

DEPOIS da VALIDAÇÃO a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS SERÁ LANÇADA DEFINITIVAMENTE NA CONTA CORRENTE DO PROJETO NÃO HAVENDO MAIS A POSSIBILIDADE DE ALTERAÇÃO, EXCLUSÃO ETC. Para tal operação, o usuário deverá solicitar ao FINANCEIRO que “DESVALIDE” a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS. Esta operação só será possível se o PAGAMENTO EFETIVO ainda não tiver sido realizado.

RECUPERANDO/CONSULTANDO UMA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS.

1. Clique uma vez no menu CONSULTAS, Sub-Menu Solicitações de Pagtos. Recebimentos. Será carregada a TELA para CONSULTA da SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS/AVISO RECEBIMENTOS (LANÇAMENTOS), como demonstrado abaixo:

|[pic] |

|Tela para RECUPERAÇÃO/CONSULTA da solicitação de pagamentos. |

2. A tela para consulta é bastante simples. As solicitações são agrupadas por DATA DE EMISSÃO, ou seja, digite o período de EMISSÃO que deseja consultar nos campos DATA INICIAL e DATA FINAL e clique no BOTÃO ATUALIZAR. Serão exibidas todas as solicitações que você emitiu neste período.

3. Caso a SOLICITAÇÃO esteja VALIDADA pelo financeiro, a linha em que ela estiver sendo exibida estará ATIVA. Neste caso você não poderá mais ALTERAR, EXCLUIR etc. a solicitação. Você só poderá imprimir ou visualizá-la em tela. Clique uma vez sob o N.º da solicitação que deseja. O sistema perguntará se deseja visualizar a solicitação antes de imprimir. Se sua reposta for não, 01 (uma) cópia seguirá diretamente para impressora.

4. Caso a SOLICITAÇÃO não esteja VALIDADA pelo financeiro, a linha em que ela estiver sendo exibida estará DESATIVADA. Isto significa que a solicitação ainda não foi apresentada ao financeiro e também não foi lançada na conta corrente do PROJETO/AÇÃO. Neste caso você poderá fazer o que quiser com ela: ALTERAR, EXLUCIR, REIMPRIMIR etc. Clique uma vez sob o número da solicitação que deseja recuperar/alterar/reimprimir. Será exibida a tela de preenchimento da solicitação para que você proceda às alterações /inclusões necessárias e reimprimir novamente. Caso deseje excluí-la, selecione a linha ou as linhas que deseja e pressione a tecla DEL. O sistema pedirá sua confirmação para completar a exclusão. Uma vez excluída não será mais possível recuperá-la.

CONSULTANDO A CONTA CORRENTE DO PROJETO/AÇÃO:

1. Clique uma vez no menu CONSULTAS, Sub-Menu Conta Corrente do Projeto Será carregada a TELA para CONSULTA À CONTA CORRENTE DO PROJETO, como demonstrado abaixo:

|[pic] |

|Tela de Consulta/Impressão do Extrato do PROJETO (Conta Corrente) |

2. Selecione da Lista de PROJETOS (no canto superior da tela) o projeto/ação que deseja visualizar. Lembre-se: você só terá acesso aos projetos do grupo que pertencer. Você só poderá visualizar um projeto/ação de cada vez;

3. Digite o PERÍODO A CONSULTAR – INÍCIO e FINAL - (Por motivos de regime de apuração (CAIXA x COMPETENCIA - optamos pelo de CAIXA) para a composição da conta corrente, os pagamentos e recebimentos são agrupados pela data de PAGAMENTO/RECEBIMENTO). Clique no botão Exibir.

4. Aguarde o sistema realizar a consulta. Depois de terminado os saldos serão exibidos nos campos apropriados. Caso deseje você poderá imprimir ou visualizar uma solicitação de pagamento: Clique 02 (duas) vezes no número da solicitação desejada na grade com os lançamentos exibidos e aguarde a exibição da tela com a solicitação desejada. Nesta opção você somente poderá imprimir a solicitação: clique no ícone da impressora. Não é possível a exclusão, alteração ou acréscimo de qualquer lançamento nesta tela do sistema.

5. Para imprimir o extrato (Conta Corrente) clique no BOTÃO IMPRIMIR. O sistema perguntará se deseja visualizar o extrato antes de imprimir. Se sua resposta for NÃO, 01 (uma) cópia do extrato seguirá diretamente para a impressora.

OBS: esta operação poderá levar alguns minutos dependendo da quantidade de dados que estiver sendo envidado. O sistema parecerá estar “TRAVADO”. NÃO FAÇA NADA. Isto é Normal e quando ele terminar tudo voltará ao normal.

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A0534A

APARECIDA SILVA

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