VIAGENS E HOSPEDAGEM



DESPESAS - VIAGENS

1 - Objetivo:

Este documento tem como objetivo definir as NORMAS e PROCEDIMENTOS com relação a despesas com viagens.

2 - Normas e Procedimentos:

Considera-se em viagem, todo o funcionário que se deslocar do seu local de trabalho a serviço da empresa, e que necessitar de reservas de passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos;

1. Todas as viagens nacionais e internacionais, hospedagens e locação de veículos, deverão ser solicitadas obrigatoriamente através do formulário de REQUISIÇÃO DE VIAGEM;

2. Os funcionários serão reembolsados de todas as despesas oriundas e necessárias à realização de negócios para a Empresa;

3. Os serviços de viagens (aéreo, hospedagem, locação de veículos), deverão ser contratados somente pela agência de viagens denominada pela e-Pharma, através da assistência da Presidência;

4. Os serviços de viagens poderão ser contratados diretamente pelos funcionários, sem a participação da Agência de Viagens, nos casos de urgência em que o requerente esteja fora da cidade de São Paulo. Nestes casos, as despesas deverão obrigatoriamente ser debitas no cartão de crédito corporativo, se este o possuir.

5. Compras Antecipadas: As reservas deverão ser efetuadas com a maior antecedência possível, para que possamos aproveitar os descontos oferecidos pelas companhias aéreas;

6. Passagens com Descontos: As passagens compradas com antecedência da data de partida, depois de emitidas, não deverão ser alteradas. Caso ocorra alteração, a empresa será penalizada com multa;

7. Não será permitido a contratação parcial ou total de serviços de viagens com outra agência que não seja aquela contratada pela e-Pharma;

8. Não serão reembolsadas as despesas de viagens, hospedagens ou locação de veículos que não estiverem discriminadas nas NORMAS E PROCEDIMENTOS; e

9. A obediência às NORMAS E PROCEDIMENTOS serão comum a todos os colaboradores. As exceções serão permitidas desde que aprovadas pela Diretoria Executiva.

3 - Companhias Aéreas:

A agência de viagens credenciada pela e-Pharma, deverá fornecer aos seus usuários as menores tarifas.

I - Classe de viagem:

a) Viagens Nacionais:

- Classe Econômica: Deverá ser utilizada por todos os usuários.

b) Viagens Internacionais:

- Classe Econômica: Deverá ser utilizado por todos os usuários, exceto para a Diretoria, que poderá utilizar a Classe Executiva.

II - Número Máximo de Passageiros por Vôo:

O número de funcionários por vôo não deverá ser superior a 2 (dois).

Com relação à diretoria, só poderão embarcar no mesmo vôo 50% dos membros.

Esta regra poderá ser alterada em caso de eventos, congressos ou seminários, mas sempre com a aprovação prévia do Diretor Presidente.

III - Viagens de Cônjuges e Familiares:

Os Cônjuges e Familiares que acompanharem os colaboradores da e-Pharma, deverão ter suas próprias despesas pagas, não havendo a possibilidade de reembolso.

Para que haja o reembolso, este deverá ser autorizado e aprovado pelo Diretor Presidente.

IV - Alterações:

As alterações de deslocamentos devem ser justificadas e autorizadas respeitando as Normas e Procedimentos.

V - Cancelamento:

a) Viagens:

O cancelamento de passagens, hospedagens e locações de veículos, deverá ser solicitados pelo requerente diretamente na agência de viagens, com no mínimo 24 horas de antecedência.

Em caso de emergência, o funcionário deverá solicitar o cancelamento diretamente junto à companhia aérea, hotel ou locadora de veículos, e comunicar a agência em até 24 horas.

b) Viagens Com Tarifas Promocionais:

As viagens com tarifas promocionais estarão sujeitas a multas, caso haja necessidade de mudanças. Da mesma forma, alterações na programação da viagem previamente agendada, também estão sujeitas a multas. Desta forma, alterações que exijam o pagamento de multas deverão ser devidamente justificadas e aceitas, sob a pena de que estas multas não sejam reembolsadas.

c) Hotéis e Locação de veículos:

Em nível nacional, as hospedagens e as locações de veículos deverão ser canceladas com um período máximo de 24 horas de antecedência do horário marcado.

Em nível internacional, as hospedagens e locação de veículos deverão ser canceladas num período máximo de 07 (sete) dias de antecedência do dia e hora marcados, evitando-se assim, que a empresa seja penalizada com multas.

d) Agência de Viagens:

Caberá à agência de viagens orientar todos os usuários e apoiá-los no que se refere à parte de cancelamento dos serviços de viagens.

Deverá a agência de viagens, relatar à Administração, por escrito, os fatos ocorridos e as conseqüências geradas pelos mesmos.

4 - Viagens Terrestres:

A escolha dos meios de transportes terrestre utilizados deverá ser feita tomando em consideração a eficácia e o custo.

I- Aluguel de veículo:

Deverá ser efetuado pela agência de viagens credenciada pela e-Pharma, visando assegurar a aquisição dos serviços junto aos fornecedores já cadastrados.

O tamanho do veículo deverá ser sempre em função do número de usuários.

Em todas as contratações de locação de veículos deverá constar o seguro total.

II- Veículos Particulares:

O colaborador poderá utilizar o veículo próprio para uma viagem a trabalho, desde que, seja autorizado pelo respectivo Diretor da Área. Para tanto, o veículo em questão deverá, obrigatoriamente, estar coberto pelo seguro do proprietário.

A quilometragem rodada será reembolsada, seguindo o Boletim de Limites de Despesas, respeitando o seguinte critério, exceto pelo colaborador da área de vendas cujas regras constam da PA002 03:

Domicilio / Destino e Destino / Domicilio.

Trabalho / Destino e Destino / Trabalho.

5 - Hospedagens:

As reservas deverão ser efetuadas através da agência de viagens, de acordo com a relação de hotéis cadastrados e homologados pela e-Pharma.

Quando estes não estiverem disponíveis, poderão ser utilizados outros, desde que tenha preço e padrão semelhante aos cadastrados.

Nos casos de reuniões, conferências, seminários e outros, os hotéis que não estiverem relacionados no cadastro, deverão possuir a autorização do Diretor Presidente.

Os limites de diárias de Hospedagens estão descritas no Boletim de Limites de Despesas.

6 - Refeições e Restaurantes:

a) Cada usuário poderá utilizar por dia os valores destinados às refeições discriminados no Boletim de Limites de Despesas.

b) As bebidas alcoólicas consumidas, não serão reembolsadas pela Empresa.

c) Para o reembolso, deverá ser apresentado Nota Fiscal ou Recibo Original.

d) Em caso de reunião de trabalho ou viagens, onde estiverem presentes outros participantes, caberá a um único colaborador pagar o total das despesas, relatando, em relatório de despesas, o nome dos participantes e o motivo da reunião.

7 - Convites:

As despesas decorridas com parceiros e outros convidados serão reembolsadas pela empresa quando essa for de necessidade e benéfica à Empresa.

Esses convites deverão ser sempre autorizados pela Diretoria, onde constará o valor das despesas gastas por pessoa. Em algumas circunstâncias as despesas poderão ultrapassar o valor estabelecido no item 6.

8 - Seminários, Reuniões e Convenções:

Recomenda-se que as reuniões, sempre que possível, sejam realizadas nas instalações da própria e-Pharma sob coordenação interna. Porém, quando não for utilizar as instalações e os Recursos da Sociedade para esse tipo de evento, deverão seguir os seguintes procedimentos:

Todos os arranjos, como seleção de locais, negociações de hospedagens, refeições, bebidas e eventos especiais, deverão ser coordenados através da agência de viagens credenciada pelo e-Pharma, ou agência de eventos autorizada e aprovada pela Empresa.

9 - Adiantamentos:

Os funcionários poderão solicitar adiantamento (através do Relatório de Solicitação de Adiantamento) para a viagem com intuito de cobrir possíveis despesas, mais com 48 horas de antecedência da data da viagem, e com autorização prévia da Gerência e/ou Diretoria.

Após o retorno, o usuário deverá prestar contas através do Relatório de Despesas até o período máximo de 48 Horas ou 2 dias úteis. Só será concedido um novo adiantamento, desde que o funcionário não tenha mais que 2 (dois) adiantamento pendente.

O adiantamento para despesas de viagens não poderá ultrapassar os valores diários, descritos no Boletim de Limites de Despesas, salvo com autorização prévia da Diretoria.

10 - Despesas Diversas:

São reembolsadas pela empresa despesas diversas, tais como:

a) Pedágios e estacionamentos,

b) Combustível,

c) Lavanderia – um jogo de roupas por dia. (caso a viagem seja superior a 5 dias ),

d) Táxi.

11 - Despesas Telefônicas:

As chamadas telefônicas comerciais serão reembolsadas quando o funcionário estiver a serviço da Empresa, devendo sempre que possível utilizar os aparelhos da Empresa.

Os usuários deverão evitar usar os telefones dos hotéis, onde sobretaxas são acrescidas aos preços.

A Empresa reembolsará no máximo 2 (duas) chamadas diárias pessoais, respeitando o limite de 5 (cinco) minutos por chamada.

12 - Documentações para Reembolso:

Para que haja reembolso, o usuário deverá apresentar em anexo ao Relatório de Despesas, as Notas Fiscais e Recibos Originais, o Relatório de Despesas deverá ser analisado e aprovado pela Gerência e/ou Diretoria.

A assinatura de aprovação atestará o seguinte:

a) Todas as despesas devem ser razoáveis e relacionadas a uma finalidade válida.

b) As despesas devem ser explicadas com detalhes suficientes e com apresentação de comprovantes (Nota Fiscal ou Recibo no caso de despesas com táxi), sendo que estes devem sempre estar em nome do colaborador.

c) As despesas devem estar dentro das normas estabelecidas pela Empresa.

d) Todas as aprovações necessárias precisam ser incluídas no Relatório de Despesas.

e) Ter a Co-responsabilidade pelo desembolso dos numerários efetuados pela Empresa.

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