Apostila Excel 2003 - Luana Daby



Excel 2003

O Microsoft Office Excel 2003 é o aplicativo mais famoso e mais usado no mundo no que se refere ao trabalho com planilhas de cálculo.

O Excel é um programa que permite a manipulação de planilhas de cálculo. Mas, além disso, o Excel permite que os dados de uma planilha sejam exibidos em forma de gráficos demonstrativos, que facilitam o entendimento e a visualização dos dados de maneira comparativa.

Para abrir o Microsoft Office Excel 2003, você deverá clicar no botão Iniciar localizado na barra de tarefas do Windows, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Programas ou Todos os programas, dependendo do modo de visualização que a menu Iniciar estiver sendo exibido; em seguida sobre a opção Microsoft Office e, por fim, clicar na opção Microsoft Office Excel 2003. Conforme imagens a seguir.

Feito isso, a janela de apresentação do Excel será exibida por alguns segundos até que o Excel seja aberto.

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Logo em seguida, a janela do Excel será exibida.

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Menus e barras de ferramentas do Excel

A partir de agora, você irá conhecer um pouco mais sobre a barra de menus e as barras de ferramentas do Microsoft Office Excel 2003.

Barra de Menus

A barra de Menus exibe os nomes dos menus do aplicativo, podendo ser personalizado de acordo com o gosto do usuário.

Há também as barras de ferramentas. As barras de ferramentas facilitam muito a vida de quem utiliza o Excel 2003, pois através destas barras o Excel fornece o acesso rápido a alguns dos principais recursos disponibilizados pelo programa. Como exemplo, veja abaixo a barra de ferramentas botões padrão, que possui os botões contendo os recursos padrão do Excel.

Por padrão, o Excel exibe três barras de ferramentas quando é iniciado: a barra de ferramentas padrão, a barra de formatação e o painel de tarefas. No entanto, o Excel 2003 possui uma ampla variedade de barras de ferramentas que você pode exibir ou ocultar conforme a sua necessidade. Para exibir ou ocultar as barras de ferramentas, basta você clicar no menu Exibir, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Barras de ferramentas e, em seguida, clicar na barra de ferramentas que você deseja exibir ou ocultar.

Barra de Ferramentas Padrão

São as barras que apresentam as ferramentas, representadas por ícones, com as principais funções do Excel. É o local onde ficam as ferramentas mais utilizadas do Excel, agilizando o trabalho.

Barra de Ferramentas Formatação

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Contém os botões mais utilizados na formatação do texto e das células.

Além de exibir e ocultar as barras de ferramentas no Excel 2003, você pode movimentá-las e posicioná-las no local que você achar melhor na tela. Você pode tanto fixar a barra de ferramentas em algum dos cantos da janela do Excel, bem como deixar a barra de ferramentas suspensa.

A diferença de uma barra de ferramentas fixada para uma suspensa está na sua aparência. Quando uma barra de ferramentas fica suspensa, sua barra de títulos é exibida. Já quando a barra de ferramentas é fixada, sua barra de títulos não aparece.

Aparência da barra de ferramentas botões padrão fixada na janela do Excel.

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Aparência da barra de ferramentas botões padrão Suspensa na janela do Excel.

Alguns botões:

|[pic] |Botão Novo - cria uma nova pasta de trabalho, com base no modelo padrão. |

|[pic] |Botão Abrir - abre uma pasta de trabalho existente. |

|[pic] |Botão Salvar - salva a pasta de trabalho. |

|[pic] |Botão Imprimir - imprime a planilha ativa na pasta de trabalho ou os itens selecionados. |

|[pic] |Botão Visualizar - visualiza o documento a ser impresso. |

|[pic] |Botão Verificar Ortografia - verifica os erros de ortografia existentes na planilha. |

|[pic] |Botão Recortar - recorta a área selecionada para a Área de Transferência. |

|[pic] |Botão Copiar - copia a área selecionada para a Área de Transferência. |

|[pic] |Botão Colar - cola a seleção da Área de Transferência para a área indicada. |

|[pic] |Botão Pincel - copia a formatação de um objeto ou texto selecionado. |

|[pic] |Botão Desfazer - desfaz a última ação. |

|[pic] |Botão Refazer - refaz a última ação. |

|[pic] |Botão Inserir Hyperlink - Insere ou edita o hyperlink especificado. |

|[pic] |Botão Barra de Ferramentas da Web - exibe ou oculta a barra de ferramentas da Web. |

|[pic] |Botão AutoSoma - Adiciona números automaticamente com a função Soma. |

|[pic] |Botão Colar Função - Insere ou edita funções. |

|[pic] |Botão Classificação Crescente - Classifica os itens selecionados em ordem crescente. |

|[pic] |Botão Classificação Decrescente - Classifica os itens selecionados em ordem decrescente. |

|[pic] |Botão Assistente de Gráfico - Orienta passo a passo a criação de um gráfico. |

|[pic] |Botão Mapa - cria um mapa com base nos dados selecionados. |

|[pic] |Botão Desenho - Exibe ou oculta a barra de ferramentas Desenho. |

|[pic] |Botão Zoom - Reduz ou amplia a exibição do documento ativo. |

|[pic] |Botão Assistente do Office - O Assistente do Office pode responder às suas perguntas, oferecer dicas e fornecer |

| |Ajuda para uma variedade de recursos. |

Barra de Fórmulas

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A Barra de Fórmula exibe a referência da célula ativa, o objeto selecionado ou fórmulas. À medida que você digita ou edita o texto na célula ativa, ele aparece na barra de fórmulas.

Cabeçalho da Coluna

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As letras identificam as colunas do Excel

Cabeçalho da Linha

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Trabalhando com o Excel 2003

O Excel 2003 desponta como a principal ferramenta para a criação e utilização de planilhas eletrônicas. No Excel 2003 você poderá, por exemplo, criar a planilha contendo os dados dos vendedores de um estabelecimento. Ao invés de escrever em uma tabela numa folha de papel cada venda realizada por um determinado vendedor, você poderá digitar essas informações em uma planilha do Excel. Assim, uma planilha nada mais é do que uma tabela onde os valores podem ser organizados a fim de serem manipulados.

Na área de trabalho do Excel 2003 existe uma planilha (tabela) vazia, onde se encontram diversas linhas e colunas posicionadas de forma que as informações possam ser inseridas dentro da grade formada com o cruzamento das linhas com as colunas.

Dessa forma:

- Linha: dentro de uma planilha, as linhas são identificadas por números no lado esquerdo da planilha. Uma planilha pode conter até 65.536 linhas

- Colunas: são identificadas por letras na parte superior da planilha. A identificação das colunas é feita com as letras de A a Z e também por combinação de letras que permitem que uma planilha possa ter até 256 colunas.

- Célula: é a intersecção (cruzamento) de uma linha com uma coluna, e são nas células que as informações serão digitadas. Geralmente, as células são identificadas pelo nome da coluna seguido do nome da linha. Por exemplo, a célula formada pelo cruzamento da Coluna E com a linha 5 é chamada de E5.

- Célula ativa: célula que está selecionada no momento. A célula ativa é indicada por uma borda em negrito. Para digitar informações em uma célula, esta deverá estar ativa.

Assim, para que você possa digitar informações em uma célula, basta selecioná-la com um clique, digitar as informações que deseja e, em seguida, pressionar a tecla Enter ou a tecla Tab.

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Célula B2 selecionada

Caso a coluna de uma célula seja menos que o número de dígitos de um número, ela será preenchida com o caractere #. Veja imagem a seguir.

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A forma mais simples para se movimentar dentro de uma planilha é utilizando as barras de rolagem vertical e horizontal. Através delas, você pode “rolar” a planilha em qualquer direção para visualizar as informações que porventura não estejam sendo exibidas.

Todavia, além de utilizar as barras de rolagem para se movimentar na planilha, você também pode utilizar o Teclado para navegar entre as células.

Veja a seguir os recursos que você pode utilizar no teclado para movimentar o cursor entre as células de uma planilha:

|Seta para a direita |Move o cursor para uma célula à direita |

|Seta para a esquerda |Move o cursor para uma célula à esquerda |

|Seta para baixo |Move o cursor para uma célula abaixo |

|Seta para cima |Move o cursor para uma célula acima |

|PageDown |Move o cursor para uma tela para baixo |

|PageUp |Move o cursor para uma tela para cima |

|Hme |Move o cursor para o início da linha |

|End |Move o cursor para o fim da linha |

|Ctrl + Home |Move o cursor para o início da planilha, ou seja, para a célula A1 |

|Ctrl + End |Move o cursor para a última célula que contém dados na planilha |

|End Seta para cima |Move o cursor para a primeira linha preenchida |

|End Seta para baixo |Move o cursor para a última linha preenchida |

|End Seta para direita |Move o cursor para a última coluna preenchida |

|End Seta para esquerda |Move o cursor para a primeira coluna preenchida |

Trabalhando e manipulando Pastas de Trabalho

Uma pasta de trabalho é uma forma de se organizar diversas planilhas em um único arquivo. Dessa forma, você pode criar várias planilhas diferentes e gravá-las dentro de um mesmo arquivo. Assim sendo, todo arquivo que é criado no Excel é uma Pasta de Trabalho.

Dentro de uma pasta de trabalho, as planilhas são organizadas em diversas guias, que são exibidas na parte inferior esquerda da janela do Excel. Cada uma dessas guias representa uma planilha. Por padrão, quando você cria uma nova pasta de trabalho no Excel, esta é criada com 3 planilhas que recebem o nome de Plan1, Plan2 e Plan3, sucessivamente. Observe figura a seguir.

Criando uma nova pasta de trabalho

Toda vez que você inicializa o Excel 2003, uma nova pasta de trabalho é automaticamente criada e disponibilizada na janela do programa.

Para criar uma nova pasta de trabalho, você poderá utilizar o botão Novo [pic], localizado na barra de ferramentas botões padrão do Excel 2003 ou então acione o menu Arquivo e clicar na opção Novo.

Abrindo uma pasta de trabalho

Para abrir uma pasta de trabalho existente, basta você ativar o menu Arquivo e clicar na opção Abrir, ou então, você pode acionar o botão Abrir [pic] na barra de ferramentas botões padrão do Excel.

Salvando uma pasta de trabalho

Existem duas maneiras de se salvar (ou gravar) uma pasta de trabalho:

➢ Menu Arquivo, opção Salvar como: o Excel exibirá uma caixa de diálogo Salvar como, que permitirá a você escolher o Nome e o Local onde sua pasta de trabalho será gravada. Se a sua pasta de trabalho já foi gravada uma vez, e você tiver feito apenas uma alteração nela, ao acionar a opção Salvar como do menu Arquivo, o Excel exibirá novamente a caixa de diálogo Salvar como, permitindo a você escolher um novo nome e um novo local para realizar uma cópia extra de trabalho.

Mas caso você não deseje modificar o nome nem gravar uma cópia em outro local, basta clicar no botão salvar da caixa de diálogo, surgirá uma mensagem perguntando se você quer substituir o arquivo existente, basta clicar em Sim.

➢ Menu Arquivo e clicar na opção Salvar, ou clicar no botão Salvar [pic] da barra de ferramentas botões padrão: se você estiver salvando o arquivo pela primeira vez, o Excel também exibirá a caixa de diálogo Salvar como para que você determine o nome e o local onde a pasta será armazenada. Porém, se a sua pasta de trabalho já foi gravada uma vez, e você tiver feito apenas algumas alterações na mesma, ao clicar em uma dessas opções, o Excel irá gravar as alterações realizadas na pasta de trabalho, não havendo assim, a necessidade de exibir a caixa de diálogo Salvar como.

Trabalhando com Planilhas

Agora você verá como Inserir novas planilhas em uma nova pasta de trabalho, renomear as planilhas existentes, excluir planilhas, organizar as planilhas dentro de uma pasta de trabalho, bem como inserir, excluir e redimensionar linhas e colunas.

Inserindo planilhas em uma pasta de trabalho

Quando uma nova pasta de trabalho é criada no Excel, por padrão ela é criada contendo três planilhas.

Para criar uma nova planilha, basta clicar com o botão direito do mouse sobre uma das planilhas na guia de planilhas e, no menu suspenso que é exibido, clique na opção inserir.

Será exibida a caixa de diálogo Inserir. Em seguida, clique na opção Planilha para selecioná-la e, logo após, clique no botão OK.

Renomeando Planilhas

Para alterar o nome de uma planilha, basta você clicar com o botão direito do mouse sobre a planilha desejada e, no menu de opções que é exibido, clique na opção Renomear.

Ao fazer isso, o nome da planilha será selecionado. Então, basta você apagar o nome atual, digitar o novo nome desejado e, para finalizar, pressionar a tecla Enter para confirmar.

Excluindo planilhas

Para excluir uma planilha, basta você clicar com o botão direito do mouse sobre a planilha desejada e escolher a opção Excluir.

Quando você acione a opção Excluir no menu suspenso, se a planilha estiver em branco. O Excel irá excluí-la automaticamente. Porém, caso a planilha tenha alguma informação digitada, o Excel exibirá a seguinte mensagem:

Se você tiver certeza que quer excluir a planilha, clique no botão Excluir, caso contrário, clique no botão Cancelar.

Observe bem a mensagem acima, que é emitida no Excel quando você tenta excluir uma planilha que contenha informações. Note que o Excel exclui a planilha permanentemente, ou seja, se você clicar no botão Excluir e a planilha for apagada, ela não poderá ser recuperada. Dessa forma, tenha certeza disso, pois se você apagar uma planilha por engano, você irá perder todo o trabalho realizado nela.

Organizando planilhas em uma pasta de trabalho

Para organizar as planilhas em uma pasta de trabalho, basta você clicar sobre a planilha que você deseja mover e, em seguida, arrastar para a nova posição desejada.

Quando você clica na guia de uma das planilhas, segura o clique e arrasta para a direita ou esquerda, o cursor do mouse se transforma em uma seta com uma folha de papel e o Excel mostra a posição onde a planilha será colocada através de um pequeno triângulo preto. Ao chegar à posição deseja, basta soltar o botão do mouse.

Redimensionando linhas e colunas

Quando o conteúdo de uma célula não couber dentro dela, é necessário ajustar o tamanho de uma linha ou coluna. Você pode redimensionar, ou seja, aumentar ou diminuir o tamanho de uma célula manual ou automaticamente.

Para redimensionar uma coluna automaticamente, basta selecionar a coluna desejada, clicando na letra de seu cabeçalho, clicar no menu Formatar, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Coluna, e clicar na opção AutoAjuste da seleção.

Para redimensionar uma linha, basta selecionar a linha desejada, clicando no número de seu cabeçalho, clicar no menu Formatar, posicionar o cursor do mouse sobre a opção linha e clicar na opção AutoAjuste.

Além disso, você poderá redimensionar automaticamente uma linha ou coluna por dar um clique duplo em sua extremidade direita ou inferior, ou seja, na divisa de uma coluna com a outra da direita ou de linha com a linha debaixo.

Para redimensionar manualmente uma coluna ou Linha, você deverá posicionar o cursor do mouse na extremidade direita da coluna ou na extremidade inferior ou superior da linha até que o cursor do mouse assuma o formato de uma seta dupla, para direita e para esquerda [pic], para a coluna ou o formato de uma seta dupla, para cima e para baixo [pic], para Linha e então clique e arraste o mouse para a direita ou esquerda, pra cima e para baixo até que alcance o tamanho desejado da coluna ou de linha respectivamente.

Inserindo e excluindo linhas e colunas de uma planilha

Para inserir uma coluna, o primeiro passo é selecionar a coluna desejada. A coluna será incluída antes da coluna que você selecionou, ou seja, à esquerda. Por exemplo, se você selecionar a coluna D, a nova coluna será incluída entre as colunas C e D.

Existem duas maneiras de se inserir colunas:

➢ Acionar o menu Inserir, clique na opção Colunas.

➢ Clique com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho da coluna e, no menu suspenso que

será exibido, clique na opção Inserir.

Obs.: O processo para inserir uma Linha em uma planilha é idêntico ao processo para se inserir uma coluna.

Para apagar uma coluna, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho da coluna desejada e, em seguida, clique na opção Excluir.

O mesmo se dá para apagar uma linha. Clique com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho de linha desejada e, em seguida, clique na opção Excluir.

Colocando formatação de células

A formatação de uma planilha é uma das partes mais fundamentais para a realização de um bom trabalho com o Excel. Uma planilha bem formatada, além de torná-la bastante apresentável, facilita a visualização das informações contidas nela.

Selecionando células

Quando você seleciona duas ou mais células em uma planilha do Excel, costuma-se dizer que você selecionou um intervalo de células.

Quando você seleciona um intervalo de células não-adjacentes, ou seja, dois intervalos de células diferentes sem que eles sejam contínuos. Por exemplo, você pode selecionar ao mesmo tempo o intervalo de células A1 à A5 e C1 à C5.

Para selecionar um intervalo de células não-adjacentes, basta você selecionar o primeiro intervalo, pressionar a tecla Ctrl e deixar pressionada e selecionar o segundo intervalo.

Formatando de fontes

Veja a seguir a Barra de Ferramentas Formatação com as opções de formatação de fontes em destaque:

Alterando o alinhamento do texto nas células

Veja abaixo a Barra de Ferramentas Formatação com as opções de formatação de alinhamento em destaque:

Aplicando borda e cor de fundo às células

Para adicionar bordas em uma planilha, você primeiramente deverá selecionar as células em que deseja aplicar as bordas, clicar no menu Formatar e acionar a opção Células. Em seguida, clique na guia Borda. A janela será exibida conforme figura a seguir:

Já para adicionar uma cor de fundo às células de uma planilha, basta você selecionar as células, clicar no botão Cor de preenchimento [pic] na Barra de Ferramentas Formatação e escolher a cor desejada.

Colocando formatação de valores

Para realizar a formatação de valores no Excel, você deverá acionar o menu Formatar e, em seguida, clicar na opção Células. Em seguida, clique na guia Número caso esta não esteja ativada.

Formatando valores decimais

Além de utilizar a janela Formatar células para definir a quantidade desejada de casas decimais e o separador de milhares, você também poderá utilizar a Barra de ferramentas formatação. Veja abaixo os botões que possuem estas funções:

Formatando valores monetários

Para fazer com que o valor contido em uma célula de uma planilha no Excel seja exibido em formato monetário, basta você selecionar a célula desejada e clicar no botão Estilo de moeda [pic] contido na Barra de ferramentas Formatação.

Formatando valores de porcentagem

A formatação de valores em porcentagem é utilizada para inserir o símbolo de porcentagem (%) em um valor. Para isso, basta você dar um clique no botão Estilo de porcentagem [pic] na Barra de ferramentas formatação.

Usando recursos de autoformatação e formatação condicional

Além dos recursos vistos até agora sobre formatação de planilhas, o Excel também possui o recurso de AutoFormatação de planilhas. Através deste recurso, o Excel oferece a você diversos modelos de formatação predefinidos que você pode aplicar em sua planilha.

Para utilizar o recurso de AutoFormatação de planilhas, você deverá selecionar todas as células que contém dados da planilha desejada, acionar o menu Formatar e clicar na opção AutoFormatação...

Com isso a caixa AutoFormatação será exibida.

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Trabalhando com formatação condicional

Conforme o próprio nome diz, o recurso de Formatação condicional é um recurso que aplica uma determinada formatação a uma célula somente se uma condição especificada for satisfeita. Para utilizar o recurso de Formatação condicional, você deverá selecionar todas as células que deseja formatar, acionar o menu Formatar e clicar na opção Formatação condicional... Isso fará com que a caixa de diálogo Formatação condicional seja exibida. Veja a seguir como é a janela Formatação condicional.

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Incrementando uma planilha com WordArt

O WordArt é um recurso contido em todos os aplicativos que fazem parte da família do Office 2003 que permite criar textos estilizados, fornecendo uma grande variedade de estilos predefinidos que podem ser aplicados ao texto.

Para inserir um WordArt, acione o menu Inserir, posicione o cursor do mouse sobre a opção Imagem, e clique na opção WordArt...

A caixa de diálogo WordArt Gallery será exibida. Nesta janela você irá selecionar o estilo de WordArt que você deseja inserir na planilha. Veja imagem a seguir.

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Outra forma de se inserir uma WordArt em um planilha é dar um clique no botão Inserir WordArt [pic], localizado na Barra de ferramentas Desenho, como mostra a figura a seguir:

Inserindo imagens em uma planilha

Para inserir uma imagem em uma planilha, é preciso acionar o menu Inserir, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Imagem, e clicar na opção Do arquivo...

Outra forma de se inserir uma imagem em uma planilha é dar um clique no botão Inserir Imagem do arquivo, localizado na Barra de ferramentas Desenho.

Além de inserir imagens contidas em seu computador, você também poderá inserir imagens de Clip-art em sua planilha.

Existem duas formas práticas que você pode utilizar para adicionar um Clip-art em sua planilha:

➢ Acionar o menu Inserir, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Imagem, e clicar na opção Clip-art...

➢ Clicar no botão Inserir Clip-art, localizado na Barra de ferramentas Desenho.

Configurando a impressão da planilha

Antes de imprimir uma planilha, geralmente é preciso ajustar as configurações antes da impressão. Chamamos este tipo de configuração de configuração de página, pois na realidade você irá configurar como a planilha será impressa na folha de papel. Para definir tais configurações, você deverá, na janela do Excel 2003, acionar o menu Arquivo e, logo após, clicar na opção Configurar página... .

Isso fará com que a caixa de diálogo Configurar página seja exibida, conforme você pode notar na imagem a seguir:

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Veja abaixo a descrição das guias contidas nesta janela e a função de cada uma delas:

➢ Pagina: nesta guia você encontrará opções que permitirão configurar a orientação da página bem como configurações de dimensão da folha e ajuste da planilha na folha de impressão.

➢ Margens: nesta guia você poderá configurar o tamanho das margens da folha de impressão.

➢ Cabeçalho/Rodapé: nesta guia você irá definir o conteúdo a ser exibido no cabeçalho e no rodapé da página.

➢ Planilha: nesta guia você encontrará outras opções de configuração de impressão, como definição da área de impressão, impressão de títulos de página, qualidade de impressão, etc.

Imprimindo planilhas

Para imprimir uma planilha, basta você dar um clique no botão Imprimir [pic], localizado na Barra de ferramentas padrão do Excel.

Ao clicar no botão Imprimir, a planilha atualmente selecionada será automaticamente enviada para a impressora.

No entanto, se você quiser realizar alguns ajustes para a impressão da planilha, você deverá acionar o menu Arquivo e, em seguida, clicar na opção Imprimir.

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Você também pode visualizar sua planilha antes de imprimí-la. Para visualizar uma prévia da impressão da planilha, basta você clicar no botão Visualizar impressão na Barra de ferramentas padrão do Excel.

Trabalhando com listas seqüenciais

Para criar uma lista seqüencial, basta você digitar o valor desejado em uma célula e, em seguida, clicar no “quadradinho” no canto inferior direito da seleção da célula e arrastar até a célula onde deseja preencher a seqüência, e soltar o mouse em seguida.

Este método é chamado de AutoPreenchimento.

Para criar seqüências de forma mais completa, basta você clicar como botão direito do mouse no “quadradinho” no canto inferior direito da seleção da célula e arrastar até a célula onde deseja preencher a sequência, e soltar o mouse em seguida. Assim, no menu de opções que é exibido, você deverá clicar na opção Série... .

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A caixa de diálogo Série será exibida conforme você pode notar abaixo:

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Você também pode criar suas próprias listas personalizadas. Para isso, basta você acionar o menu Ferramentas e clicar no item Opções... . Com isso a caixa de diálogo Opções será exibida na área de trabalho do Excel. Em seguida clique na guia Listas personalizadas.

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Utilizando fórmulas para realizar cálculos

Conforme já foi mencionado no início deste curso, uma das grandes vantagens de se utilizar o Excel na construção de planilhas é a possibilidade de realizar os cálculos automaticamente. Todo cálculo automático realizado dentro de uma planilha recebe o nome de fórmula.

O que diferencia uma fórmula de um texto comum dentro de uma célula é o sinal de igual (=).

Obs.: Toda vez que o conteúdo digitado em uma célula for iniciado pelo sinal de igual (=), o Excel irá considerar que este conteúdo se trata então de uma fórmula.

Além de utilizar o sinal de igual para iniciar a fórmula, você também utilizará os operadores matemáticos para realizar os cálculos.

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Utilizando o sinal de igual (=) para iniciar uma fórmula e utilizando os operadores, você pode criar fórmulas conforme mostrado nos exemplos a seguir:

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A utilização de fórmulas em planilhas do Excel é realmente muito importante e facilita bastante o trabalho. Mas a grande vantagem de se utilizar fórmulas no Excel é a possibilidade de se utilizar as referências de células. Assim, ao invés de você digitar na fórmula o valor contido em determinadas células, você poderá digitar a referência (endereço ou nome) da célula.

Fazendo isso, o Excel terá automaticamente o valor contido nas células referenciadas e realizará os cálculos. A grande, e por que não dizer, enorme vantagem de se utilizar isso é que, se o valor de uma célula for alterado, o resultado da fórmula será automatizado automaticamente, evitando assim a necessidade de você alterar também a fórmula.

Copiando fórmulas para outras células

Além dos valores serem atualizados automaticamente ao se utilizar referências de célula na criação de fórmulas no Excel, há ainda uma outra grande vantagem. Quando você copia a fórmula de uma célula para outra (s) as referências de célula são automaticamente atualizadas dentro da fórmula.

Quando você copia as fórmulas, as letras que representam as colunas e os números que representam as células são alteradas, chamamos esta referência de Referência relativa.

Referência Absoluta

Conforme o próprio nome diz, uma referência absoluta é utilizada quando você precisa criar uma fórmula com uma célula fixa na planilha.

Por exemplo, suponhamos que você queira calcular o desconto de 10% os valores dos produtos contidos em uma lista, e o valor de 10% esteja na célula B3.

Diante disso, será necessário fixar a célula B3 para que, quando a fórmula for copiada pra outras células, esta referência de célula não mude. Quando você trava uma célula para que ela não seja alterada, você fez uma Referência absoluta dentro da fórmula.

Para criar uma referência absoluta dentro da fórmula, basta você pressionar a tecla F4 após digitar a referência de célula. Tal referência irá exibir um sinal de cifrão ($) antes da referência da coluna e antes da referência da linha, conforme você pode notar abaixo:

$B$3

O sinal de cifrão ($) antes da referência da coluna e antes da referência da linha indica que ambas estão travadas. Assim, não importa se a fórmula será copiada para baixo ou para o lado, a referência da célula B3 não será alterada dentro da fórmula.

Referência mista

A Referência mista, conforme o nome diz, é quando você trava apenas a coluna ou a linha para que não sejam alteradas quando a fórmula for copiada.

Se a referência conter o sinal de cifrão ($) apenas antes da referência da coluna, isto quer dizer que somente a referência da coluna não será alterada quando a fórmula for copiada. No entanto, a referência de linha será copiada.

Da mesma forma, se a referência conter o sinal de cifrão ($) apenas antes da referência da linha, isto quer dizer que somente a referência da linha não será alterada quando a fórmula for copiada, mas a referência de coluna sim.

Para definir uma referência mista, basta pressionar duas vezes a tecla F4 caso você queira travar somente a linha, ou pressione três vezes a tecla F4 para travar a coluna.

Utilizando funções de cálculos predefinidos

Uma função funciona como operador dentro da fórmula, igualmente aos operadores como adição, multiplicação etc. A diferença entre as funções e entre esses operadores comuns é que as funções realizam cálculos muito mais complexos.

Para que você possa entender melhor o que são Funções e como elas funcionam, utilizaremos como exemplo uma função bastante simples, mas muito utilizada no Excel: a função Soma. Veja a seguir um exemplo de aplicação da função Soma:

=Soma(A1:A10)

Uma função é dividida em duas partes distintas: nome e argumentos. O nome da função anterior é Soma.

O nome da função irá mudar de acordo com a função que você queira utilizar. Já os argumentos sempre são colocados entre os parênteses após o nome da função.

No exemplo citado anteriormente, os argumentos são A1:A10, que significa que a soma será realizada com os valores contidos na célula A1 até (o sinal de dois pontos em fórmulas do Excel significa até) a célula A10.

Para isso, basta você clicar no botão Inserir função, localizada na Barra de Fórmulas.

Isso fará com que a caixa de diálogo Inserir função seja exibida.

[pic]

Veja a seguir algumas das funções disponibilizadas no Excel:

• Função Máximo: exibe o maior valor encontrado em um alista de valores.

A função desta sintaxe é:

=Máximo(A1:A5)

• Função Mínimo: exibe o menor valor encontrado em uma lista de valores.

A função desta sintaxe é:

=Mínimo(A1:A5)

• Função Média: como o próprio nome diz, a função Média é utilizada para calcular o valor médio baseado em uma lista de valores.

A função desta sintaxe é:

=Média(A1:A5)

• Função Hoje: exibe a data do sistema.

A função desta sintaxe é:

=Hoje()

• Função Agora: exibe a data e a hora do sistema.

A função desta sintaxe é:

=Agora()

• Função Se: esta função é utilizada para fazer uma comparação lógica. Se a condição especificada for verdadeira, a função exibirá o valor especificado no argumento resposta verdadeira. Porém, se a condição especificada for falsa, a função exibirá o valor especificado no argumento resposta falsa.

Veja sua sintaxe abaixo:

=Se(condição; resposta verdadeira; resposta falsa)

Função AutoSoma

Ao acionar a função AutoSoma [pic], cujo botão fica na barra de Ferramentas , o Excel identifica a faixa de valores e insere automaticamente a fórmula, com o intervalo de células de referência.

Esse intervalo pode ser reconhecido facilmente por você porque ele fica destacado por uma borda preta pontilhada, em movimento.

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Se o intervalo selecionado automaticamente não for o que você quer, basta selecionar outra faixa de células ou digitar.

• Para confirmar a função, tecle ENTER. O resultado será exibido.

Apresentando dados graficamente

Conceitos e Tipos

Lidar com números e estatísticas não é fácil. Reunir esses números numa apresentação pode ser ainda mais complicado.

Uma estratégia muito utilizada para organizar visualmente informações numéricas e valores estatísticos é através da criação de Gráficos. Gráficos têm apelo visual e facilitam, para os usuários, a visualização de comparações, padrões e tendências nos dados. Por exemplo, em vez de ter de analisar várias colunas de números de planilha, você pode ver de relance se as vendas estão caindo ou subindo a cada trimestre, ou como as vendas reais se comparam às vendas estimadas. Você pode criar um gráfico como planilha individual, ou como um objeto incorporado a uma planilha.

Estrutura de um Gráfico

No Excel, um gráfico é vinculado aos dados da planilha em que foi criado e é atualizado automaticamente quando você altera os dados da planilha.

1) Marcador de dados: Um marcador de dado pode ser uma barra, uma área, um ponto, uma fatia ou outro símbolo em um gráfico que representa um único ponto de dados ou valor que se origina de uma célula de planilha. Os marcadores de dados relacionados em um gráfico constituem uma série de dados. Cada marcador de dados representa um número da planilha. Os marcadores de dados com o mesmo padrão representam uma série de dados. No exemplo acima, o marcador de dados mais à direita representa o valor Tri2 real de 99.

2) Linha de grade principal: O Microsoft Excel cria valores de eixo a partir dos dados da planilha. Observe que os valores do eixo no exemplo acima variam de 0 a 120, o que compreende o intervalo de valores na planilha. As linhas de grade (linhas que você adiciona a um gráfico que facilitam a exibição e avaliação de dados) principais marcam os intervalos principais no eixo. Você também pode exibir linhas de grade secundárias em um gráfico, que marcam os intervalos entre os intervalos principais.

3) Nomes das categorias: O Excel usa títulos de linhas ou colunas nos dados da planilha para nomes do eixo das categorias. No exemplo acima, os títulos de linha Tri1 e Tri2 da planilha aparecem como nomes de eixo.

4) Nomes de séries de dados do gráfico: O Excel também usa títulos de coluna ou de linha nos dados do gráfico para nomes de séries. Os nomes das séries aparecem na legenda do gráfico. No exemplo acima, os títulos Projetado e Real aparecem como nomes de séries.

Outro item que pode ser visualizado num gráfico são as Dicas de gráfico. São comentários que aparecem quando você posiciona o ponteiro sobre um item do gráfico. Então aparece uma dica de gráfico contendo o nome do item. Por exemplo, ao colocar o ponteiro sobre uma legenda, uma dica de gráfico contendo a palavra Legenda aparece.

Tipos de Gráfico

Você pode criar um gráfico em sua própria planilha de gráfico ou como um gráfico incorporado em uma planilha. De qualquer maneira, o gráfico é vinculado aos dados de origem na planilha, o que significa que o gráfico será atualizado quando os dados da planilha forem atualizados.

Gráficos incorporados: Um gráfico incorporado é considerado um objeto gráfico e é salvo como parte da planilha em que foi criado. Use gráficos incorporados quando quiser exibir ou imprimir um ou mais gráficos com seus dados da planilha.

Folhas de gráfico: Uma folha de gráfico é uma folha separada dentro da sua pasta de trabalho que tem um nome próprio. Use uma folha de gráfico quando quiser exibir ou editar gráficos extensos ou complexos separados dos dados da planilha ou quando desejar preservar espaço na tela enquanto trabalha na planilha.

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Inserindo Gráficos

No Excel, você pode criar um gráfico por etapas, definindo os detalhes de cada item e seção. Mas também podemos criar um gráfico em apenas uma etapa, sem usar o Assistente. Quando criado assim, o Excel usa um tipo de gráfico e formatação padrão, que poderão ser alterados no futuro.

Para criar uma folha de gráfico que usa o tipo de gráfico padrão, primeiro selecione os dados que irão originá-lo.

Em seguida, pressione F11. O gráfico será automaticamente incluído em uma nova planilha, da pasta de trabalho ativa.

Para criar rapidamente um gráfico incorporado, ou seja, inserido junto com a planilha que contém os dados de origem, mas escolhendo um modelo ao invés de apenas aceitar o que o Excel insere automaticamente, faça o seguinte:

• Primeiro, exiba a Barra de Ferramentas Gráfico, através do Menu Exibir.

• Em seguida, clique na seta ao lado do botão Tipo de Gráfico desta barra e escolha um dos modelos.

O gráfico será inserido junto com sua planilha de origem.

Importante lembrar que os gráficos inseridos por este método rápido podem ser, posteriormente, personalizados.

Inserir Gráfico através do Assistente

Com o Assistente de Gráficos você cria um gráfico personalizando todas as suas características durante o processo de criação.

O Assistente de gráfico possui quatro etapas:

1 – Tipo de gráfico: nesta etapa você irá escolher o tipo de gráfico que deseja criar.

2 – Dados de origem: nesta etapa você já poderá visualizar uma prévia do gráfico, definir o intervalo de dados que contém os dados de origem do gráfico e se o gráfico será ordenado por linhas ou colunas.

3 – Opções de gráfico: nesta etapa você poderá configurar diversos elementos do gráfico, como definir títulos para algumas partes do gráfico, configurar as linhas de grade, legenda, etc.

4 – Local do gráfico: esta é a etapa final, na qual você determinará onde o gráfico será armazenado, se será como objeto em uma planilha ou como uma já planilha separadamente.

Você também pode usar o assistente para personalizar um gráfico já existente.

• Para inserir um gráfico usando assistente, selecione a faixa de células que irá originá-lo e clique no botão Assistente de Gráfico [pic].

• Será acionada a janela do Assistente em sua primeira etapa, para escolha do modelo do gráfico.

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As opções desta etapa estão distribuídas em 2 guias: Tipos Padrão e Tipos Personalizados.

Na guia Tipos Padrão, do lado esquerdo você tem uma lista com os tipos de gráfico. Ao selecionar um tipo, do lado direito você visualiza os Subtipos, que são os modelos disponíveis para cada tipo de gráfico. Selecionando um Subtipo, você vê na parte inferior o nome e a descrição dele.

O botão Manter Pressionado para exibir exemplo serve para que você veja como o seu gráfico, de acordo com os dados selecionados, ficará de acordo com o modelo que você está escolhendo nesta etapa.

A guia Tipos Personalizados exibe os tipos de gráfico personalizados definidos pelo usuário ou internos que são fornecidos pelo Microsoft Excel.

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Após a escolha do modelo, você deve Avançar para a próxima etapa, onde informa ou visualiza dos dados de Origem do Gráfico.

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Como você já havia selecionado os dados antes de inserir o gráfico, nesta etapa você estará visualizando o intervalo de dados destacado. Mas caso não tivesse selecionado, ou desejasse modificar este intervalo, poderia mudar a referência da planilha de origem e suas células.

O campo Série refere-se a forma como Excel vai ler o dados para gerar o gráfico. Geralmente o programa automaticamente escolhe a seqüência mais apropriada para o intervalo selecionado e o tipo escolhido. Mas você pode perfeitamente visualizar de outra maneira, alternando as opções entre Colunas ou Linhas para ver como ficaria o gráfico.

• No exemplo, ao escolher a Série em Linhas o gráfico ficou num visual interessante:

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Continuando a Avançar, passaríamos à etapa Opções de Gráfico. Todas as opções e guias desse campo são exibidos de acordo com o modelo de gráfico que foi escolhido.

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Para este modelo de gráfico, na guia Título, você tem a opção de digitar um Título para ser exibido no topo do gráfico. E ainda pode dar nome ao eixo dos valores. No exemplo anterior, o eixo Y se refere aos nomes dos funcionários e o eixo X, às quantidades vendidas.

Á medida que insere informações nestes campos, a visualização do gráfico à direita se atualiza automaticamente.

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Visualize as outras guias desta etapa para personalizar outros itens do seu gráfico, como a Legenda (que pode ser exibida ou ocultada), as linhas de grade (que podem ser removidas), Rótulos (para identificar cada parte do gráfico com um nome), etc. Use as opções para Personalizar o gráfico e deixá-lo da maneira que você achar melhor.

Lembre-se que, para determinados modelos, mais ou menos guias serão exibidas nesta etapa. Por exemplo, para o tipo de gráfico Pizza, não há opções referentes aos eixos do gráfico.

• Avance para a última etapa, onde você deve escolher onde o gráfico será inserido: se será incorporado a sua planilha de origem, ou colocado numa planilha independente.

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O botão Concluir insere seu gráfico no local e com todas as características escolhida por você.

Para criar gráficos cujos dados de origem estão em células separadas, ou seja, não-adjacentes, basta selecionar os dados usando o recurso da tecla CTRL e depois solicitar a criação.

Melhorando a aparência do gráfico

Para formatar um gráfico, você irá utilizar a Barra de Ferramentas Gráfico. No entanto, não é sempre que esta barra estará sendo exibida no Excel. Para exibi-la, você deverá clicar no menu Exibir, posicionar o ponteiro do mouse sobre a opção Barra de Ferramentas e clicar sobre a opção Gráfico.

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Incrementando um Gráfico Existente

O Excel fornece recursos que permitem a você editar as cores de um gráfico de uma forma bastante pratica e eficaz, podendo alterar a cor de cada objeto individualmente em um gráfico.

Para alterar a cor de um determinado objeto em um gráfico, basta você selecionar o objeto desejado e, em seguida, acionar o botão Propriedades na Barra de Ferramentas Gráfico.

A caixa de diálogo Formatar será exibida conforme mostra a imagem a seguir:

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Configurando outras opções do gráfico

Para alterar as opções de um gráfico, você deve ir até a Barra de menus do Excel, clicar no menu Gráfico e, em seguida, escolher o item Opções de gráfico...

A caixa de dialogo Opções de Gráfico será exibida:

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Será exibida a caixa de dialogo Opções de Gráfico que contem as seguintes guias:

• Titulo: permite inserir e alterar os títulos das diversas partes do gráfico.

• Eixos: permite configurar os eixos das categorias e valores contidos no grafico.

• Linhas de grade: aqui você configura as linhas de grade que são exibidas nas paredes do gráfico.

• Legenda: exibe/oculta a legenda e determina a posição da mesma.

• Rótulos de dados: exibe os rótulos de valores nas séries de dados.

• Tabela de dados: configura a exibição da tabela de dados.

Classificando dados

Para classificar os dados em uma planilha, você primeiramente deve selecionar a coluna que você deseja que sirva como base para a classificação. Por exemplo, se você deseja que a planilha seja classificada por ordem dos nomes dos clientes, você deve selecionar a coluna que contém os nomes dos mesmos.

Em seguida, você poderá utilizar os botões Classificação crescente (caso você queira que os dados sejam classificados de forma crescente, por exemplo, de A até Z) e Classificação decrescente (cãs você queira que os dados sejam classificados de forma decrescente, por exemplo, de Z até A).

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Você também pode realizar uma classificação avançada com até três campos. Para isso, você devera primeiramente, selecionar toda a planilha e, em seguida, acionar o menu Dados e clicar na opção Classificar.

Será exibida a caixa de dialogo Classificar, onde você poderá definir essas opões de classificação.

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Filtrando dados em uma planilha

Quando você quiser aplicar filtros em uma planilha, a primeira coisa que você deve fazer é selecionar as células da planilha que você deseja filtrar.

Em seguida, você deverá acionar o menu Dados, posicionar o cursor do mouse sobre a opção Filtrar e clicar na opção AutoFiltro.

Quando você aciona os filtros de uma planilha, as células que contem o titulo de cada coluna passam a exibir um botão contendo uma seta para baixo.

Estas setas que são exibidas em cada campo são os filtros. Assim, quando voce quer filtrar um determinado campo, basta você dar um clique sobre a seta contida nele.

Ao fazer isso uma lista de opções é exibida, conforme mostra a imagem a seguir:

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Se você selecionar a opção Personalizar na lista que é exibida ao acionar o filtro do campo, é exibida a caixa de dialogo Personalizar filtro que permite criar filtros personalizados.

Esta caixa de dialogo é exibida conforme mostra a figura a seguir.

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Resumindo dados através de subtotais

Para calcular os subtotais de uma planilha, você deverá acionar o menu Dados e, em seguida, clicar na opção Subtotais...

Ao fazer isso a caixa de dialogo Subtotais será exibida conforme mostra a imagem ao lado:

A caixa de dialogo Subtotais possui as seguintes alterações:

- A cada alteração em: aqui você determinará o campo no qual, quando houver um dado diferente, será inserida uma linha de subtotal. Este campo é usado como chave para classificar a lista.

- Usar função: nesta caixa você pode escolher uma das 11 funções para realizar o calculo de subtotais. As primeiras funções são: soma, média, mult, mínimo, máximo etc.

- Adicionar subtotal a: aqui você deverá marcar os campos que serão calculados os subtotais.

- Substituir subtotais atuais: marque esta caixa caso a planilha já possua subtotais e você deseja substituí-los.

- Quebra de paginas entre grupos: marque esta caixa para inserir uma quebra de pagina após cada linha de subtotal, deixando cada grupo em uma página separada para ser impressa.

- Resumir abaixo dos dados: marque esta opção para inserir as linhas de subtotais abaixo dos registros referentes ao cálculo.

Utilizando cenários na análise de dados

Um cenário é um conjunto de valores que o Excel salva e depois você pode utilizá-los para substituir valores automaticamente em sua planilha. Você pode utilizar cenários para fazer diferentes previsões para prever os resultados em uma planilha.

Para criar um cenário, você deverá acionar o menu Ferramentas e, em seguida clicar na opção Cenários... Com isso, surgirá a caixa de diálogo Gerenciador de cenários.

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A caixa Gerenciador de cenário possui as seguintes opções:

- Mostrar: aplica os valores do cenário selecionado na planilha.

- Adicionar...: permite criar um novo cenário.

- Excluir: permite excluir um cenário.

- Editar...: utilizado para realizar alterações em um cenário.

- Mesclar...: acionando este botão você pode unir um cenário desta planilha com um cenário de outra planilha.

- Resumir...: permite criar um resumo que mostra os valores contidos em cada cenário.

Utilizando os recursos tabela de dados e atingir meta

Uma tabela de dados trata-se de um intervalo de células que mostram como a alteração de alguns valores afetam os resultados de uma determinada fórmula. Assim sendo, uma tabela de dados calcula e exibe todos os resultados possíveis que podem ser obtidos com os valores informados, o que permita a comparação e a análise de todas as variações de valores contidos na planilha.

Existem dois tipos de tabela de dados: de variável única e com duas variáveis.

- Tabela de dados de variável única: em uma tabela de dados de variável única, somente um dos valores da fórmula (que geralmente é uma referência de célula que contém um valor armazenado) pode ser alterado a fim de visualizar diferentes resultados.

- Tabela de dados com duas variáveis: neste tipo de tabela dois valores da fórmula (que geralmente é uma referência de célula que contém um valor armazenado) podem ser alterados a fim de visualizar diferentes resultados.

Para criar a tabela de dados, você deverá selecionar as células que contém a fórmula e a linha e/ou coluna de valores e, em seguida, acionar o menu Dados e clicar na opção Tabelas...

Será exibida a caixa de diálogo Tabela, conforme mostrado a seguir:

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- Célula de entrada de linha: nesta caixa você deve especificar qual é a célula que contém o valor da entrada de linha.

- Célula de entrada de coluna: nesta caixa você deve especificar qual é a célula que contém o valor da entrada de coluna.

Utilizando o recurso atingir meta

O recurso Atingir meta é utilizado para variar os valores em uma fórmula até que ela alcance os valores especificados.

Para utilizar o recurso Atingir meta, primeiramente selecione a célula que contém a fórmula. Em seguida, clique no menu Ferramentas e escolha a opção atingir meta... A caixa de diálogo Atingir meta será exibida conforme mostra a imagem a seguir:

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A caixa de diálogo Atingir meta possui as seguintes opções:

• Definir célula: nesta caixa você deve informar qual célula contém a fórmula que será alterada.

• Para valor: aqui você deverá informar o valor do resultado que você deseja que a fórmula obtenha.

• Variando célula: nesta caixa você irá definir qual célula terá seu valor ajustado para que a fórmula alcance o valor desejado.

Criando uma tabela dinâmica

Muitas vezes é necessária a análise de diversas perspectivas de um mesmo relatório. Para evitar que sejam confeccionadas várias planilhas de análise, com base em um mesmo banco de dados, o Excel utilizar um recurso muito interessante conhecido como Tabela Dinâmica.

Tabela dinâmica é um recurso do Excel que permite a você criar relatórios e resumos dos dados contidos em uma planilha.

Os dados de origem podem ser de diversos programas. Veja a tela inicial abaixo:

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O processo de criação de uma tabela dinâmica é um pouco complexo. Temos que obedecer alguns passos (vamos trabalhar somente com planilhas).

Após abria a planilha desejada, você deverá selecionar os dados na planilha. Nas células selecionadas, a primeira linha deverá conter os nomes dos campos e a partir da segunda linha os registros, ou seja, as linhas que contém as informações sobre cada venda.

Em seguida, você deverá acionar o menu Dados e escolher a opção Relatório de tabela e gráfico dinâmicos....

Será aberta a janela Assistente de Tabela dinâmica e Gráfico dinâmico, que possui três etapas:

- Etapa 1: na primeira etapa você deverá definir onde estão os dados de origem que serão resumidos pela tabela dinâmica e que tipo de relatório você deseja criar.

- Etapa 2: nesta etapa você deverá definir o intervalo de dados que contêm os dados de origem da tabela dinâmica.

- Etapa 3: na terceira e última etapa você deverá definir se o relatório de tabela dinâmica será criado como uma nova planilha ou como um objeto em uma planilha existente.

Na terceira etapa do Assistente de Tabela dinâmica e Gráfico dinâmico você poderá clicar no botão Layout.... Este botão exibirá a caixa de diálogo Layout, onde você irá definir a posição dos campos no relatório de tabela dinâmica.

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Aprimorando uma tabela dinâmica

Agora iremos abordar técnicas de como filtrar os dados contidos em uma tabela dinâmica, como adicionar e remover campos do relatório, como adicionar uma formatação predefinida no relatório, e como atualizar dados e configurar campos.

Filtrando dados em uma tabela dinâmica

Quando você insere os campos e constrói uma tabela dinâmica, você pode notar que os campos de página, linha e coluna inseridos na planilha contém um botão, que permite filtrar as informações contidas em cada um desses campos. Para filtrar, basta clicar no botão de filtro e escolher as opções desejadas.

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Adicionando e removendo campos em um relatório

Para adicionar um dos campos ao relatório de tabela dinâmica, basta clicar sobre o campo desejado na caixa Lista de campos da tabela dinâmica e arrastar a área desejada da tabela dinâmica, sendo elas PÁGINA, COLUNA, LINHA ou DADOS.

Porém, caso você queira remover um dos campos da tabela dinâmica, basta clicar no campo deseja desta tabela e arrastá-lo para dentro da janela Lista de campos da tabela dinâmica.

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Formatando um relatório de tabela dinâmica

Aplicar formatação a um relatório de tabela dinâmica é algo muito simples. Para isso basta você selecionar uma das células da tabela e clicar no botão Formatar relatório, localizado na Barra de ferramentas tabela dinâmica.

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Atualizando dados e configurando campos

Quando você altera os dados contidos em um planilha cujos dados dão origem a um relatório de tabela dinâmica, os dados no relatório não são atualizados automaticamente. Para atualizar os dados na tabela dinâmica você deverá clicar no botão Atualizar dados na Barra de Ferramentas Tabela dinâmica.

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Por padrão, quando você cria uma tabela dinâmica, o Excel soma as informações contidas no campo dados. Porém, além de somar, o Excel permite a realização de outros cálculos como média, mínimo, máximo etc. Para alterar o tipo de cálculo realizado você deverá dar um clique sobre o botão Configurações de campo na Barra de Ferramentas Tabela dinâmica.

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Teclas de atalho -- combinação com CTRL

|Tecla |Descrição |

|CTRL+SHIFT+( |Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção. |

|CTRL+SHIFT+) |Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção. |

|CTRL+SHIFT+& |Aplica o contorno às células selecionadas. |

|CTRL+SHIFT_ |Remove o contorno das células selecionadas. |

|CTRL+SHIFT+~ |Aplica o formato de número Geral. |

|CTRL+SHIFT+$ |Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses) |

|CTRL+SHIFT+% |Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais. |

|CTRL+SHIFT+^ |Aplica o formato de número Exponencial com duas casas decimais. |

|CTRL+SHIFT+# |Aplica o formato Data com dia, mês e ano. |

|CTRL+SHIFT+@ |Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM. |

|CTRL+SHIFT+! |Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores |

| |negativos. |

|CTRL+SHIFT+* |Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas |

| |vazias). |

| |Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro. |

|CTRL+SHIFT+: |Insere a hora atual. |

|CTRL+SHIFT+" |Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. |

|CTRL+SHIFT+Mais (+) |Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco. |

|CTRL+Menos (-) |Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas. |

|CTRL+; |Insere a data atual. |

|CTRL+` |Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha. |

|CTRL+' |Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas. |

|CTRL+1 |Exibe a caixa de diálogo Formatar Células. |

|CTRL+2 |Aplica ou remove formatação em negrito. |

|CTRL+3 |Aplica ou remove formatação em itálico. |

|CTRL+4 |Aplica ou remove sublinhado. |

|CTRL+5 |Aplica ou remove tachado. |

|CTRL+6 |Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos e exibir espaços reservados para objetos. |

| | |

|CTRL+8 |Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos. |

|CTRL+9 |Oculta as linhas selecionadas. |

|CTRL+0 |Oculta as colunas selecionadas. |

|CTRL+A |Seleciona a planilha inteira. |

| |Se a planilha contiver dados, CTRL+A seleciona a região atual. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a |

| |região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a planilha inteira. |

| |Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo |

| |Argumentos da função. |

| |CTRL+SHIFT+A insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um |

| |nome de função em uma fórmula. |

|CTRL+N |Aplica ou remove formatação em negrito. |

|CTRL+C |Copia as células selecionadas. |

| |CTRL+C seguido por outro CTRL+C exibe a Área de Transferência. |

|CTRL+D |Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo |

| |selecionado nas células abaixo. |

|CTRL+F |Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada. |

| |SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar. |

| |CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. |

|CTRL+G |Exibe a caixa de diálogo Ir para. |

| |F5 também exibe essa caixa de diálogo. |

|CTRL+H |Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Substituir selecionada. |

|CTRL+I |Aplica ou remove formatação em itálico. |

|CTRL+K |Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink |

| |para os hiperlinks existentes que estão selecionados. |

|CTRL+N |Cria uma nova pasta de trabalho em branco |

|CTRL+O |Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo. |

| |CTRL+SHIFT+O seleciona todas as células que contêm comentários. |

|CTRL+P |Exibe a caixa de diálogo Imprimir. |

| |CTRL+SHIFT+P abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada. |

|CTRL+R |Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um |

| |intervalo selecionado nas células à direita. |

|CTRL+B |Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual. |

|CTRL+T |Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela. |

|CTRL+S |Aplica ou remove sublinhado. |

| |CTRL+SHIFT+S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas. |

|CTRL+V |Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível |

| |somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula. |

| |CTRL+ALT+V exibe a caixa de diálogo Colar Especial, disponível somente depois que você recortar ou copiar |

| |um objeto, textos ou conteúdo de célula em uma planilha ou em outro programa. |

|CTRL+W |Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. |

|CTRL+X |Recorta as células selecionadas. |

|CTRL+Y |Repete o último comando ou ação, se possível. |

|CTRL+Z |Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada. |

| |CTRL+SHIFT+Z usa o comando Desfazer ou Refazer para reverter ou restaurar a correção automática quando |

| |Marcas Inteligentes de AutoCorreção são exibidas. |

Teclas de função

|Tecla |Descrição |

|F1 |Exibe o painel de tarefas da Ajuda do Microsoft Office Excel. |

| |CTRL+F1 exibe ou oculta a Faixa de Opções, um componente da Interface de usuário do Microsoft Office Fluent. |

| |ALT+F1 cria um gráfico dos dados no intervalo atual. |

| |ALT+SHIFT+F1 insere uma nova planilha. |

|F2 |Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção|

| |para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada. |

| |SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula. |

| |CTRL+F2 exibe a janela Visualizar Impressão. |

|F3 |Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. |

| |SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função. |

|F4 |Repete o último comando ou ação, se possível. |

| |CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. |

|F5 |Exibe a caixa de diálogo Ir para. |

| |CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada. |

|F6 |Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom. Em uma planilha que foi |

| |dividida (menu Exibir, comando Gerenciar Esta Janela, Congelar Painéis, Dividir Janela), F6 inclui os painéis |

| |divididos ao alternar entre painéis e a área da Faixa de Opções. |

| |SHIFT+F6 alterna entre a planilha, os controles de zoom, o painel de tarefas e a Faixa de Opções. |

| |CTRL+F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta. |

|F7 |Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo |

| |selecionado. |

| |CTRL+F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de |

| |direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar. |

|F8 |Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleção Estendida aparece na linha de status e as teclas de direção |

| |estendem a seleção. |

| |SHIFT+F8 permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de |

| |direção. |

| |CTRL+F8 executa o comando Tamanho (no menu Controle da janela da pasta de trabalho), quando uma pasta de trabalho não |

| |está maximizada. |

| |ALT+F8 exibe a caixa de diálogo Macro para criar, executar, editar ou excluir uma macro. |

|F9 |Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas. |

| |SHIFT+F9 calcula a planilha ativa. |

| |CTRL+ALT+F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de elas terem sido ou|

| |não alteradas desde o último cálculo. |

| |CTRL+ALT+SHIFT+F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de |

| |trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas. |

| |CTRL+F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone. |

|F10 |Ativa e desativa as dicas de tecla. |

| |SHIFT+F10 exibe o menu de atalho para um item selecionado. |

| |ALT+SHIFT+F10 exibe o menu ou a mensagem de uma marca inteligente. Se mais de uma marca inteligente estiver presente, |

| |alterna para a marca inteligente seguinte e exibe seu menu ou sua mensagem. |

| |CTRL+F10 maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada. |

|F11 |Cria um gráfico dos dados no intervalo selecionado. |

| |SHIFT+F11 insere uma nova planilha. |

| |ALT+F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic, no qual você pode criar uma macro utilizando o VBA (Visual Basic for |

| |Applications). |

|F12 |Exibe a caixa de diálogo Salvar Como. |

Outras teclas de atalho úteis

|Tecla |Descrição |

|TECLAS DE |Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha. |

|DIREÇÃO |CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dados (região de dados: um intervalo de células que |

| |contém dados e é delimitado por células vazias ou bordas de folha de dados.) atual em uma planilha. |

| |SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula. |

| |CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha |

| |como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula |

| |preenchida. |

| |SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando a Faixa de Opções |

| |está selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas teclas de direção alternam entre o menu |

| |principal e o submenu. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam entre os botões|

| |da guia. |

| |SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu |

| |está aberto. Quando uma guia da Faixa de Opções está selecionada, essas teclas navegam para cima ou para baixo |

| |no grupo da guia. |

| |Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções em |

| |um grupo de opções |

| |SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada. |

|BACKSPACE |Exclui um caractere à esquerda na Barra de Fórmulas. |

| |Além disso, desmarca o conteúdo da célula ativa. |

| |No modo edição de célula, ele exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção. |

|DELETE |Remove o conteúdo da célula (dados e fórmulas) das células selecionadas sem afetar os formatos de célula ou os |

| |comentários. |

| |No modo edição de célula, ele exclui o caractere à direita do ponto de inserção. |

|END |Move para a célula no canto inferior direito da janela quando SCROLL LOCK está ativado. |

| |Também seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. |

| |CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o |

| |cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto. |

| |CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior |

| |direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de |

| |fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas. |

|ENTER |Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão). |

| |No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro. |

| |Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando |

| |selecionado. |

| |Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o contorno |

| |em negrito, geralmente o botão OK). |

| |ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula. |

| |CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual. |

| |SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima. |

|ESC |Cancela uma entrada na célula ou na barra de fórmulas. |

| |Fecha um menu ou um submenu, uma caixa de diálogo ou uma janela de mensagens aberta. |

| |Também fecha o modo de exibição de tela inteira, quando esse modo está aplicado, e retorna ao modo de exibição |

| |de tela normal para exibir novamente a faixa de opções e a barra de status. |

|HOME |Move para o início de uma linha em uma planilha. |

| |Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado. |

| |Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. |

| |CTRL+HOME move para o início de uma planilha. |

| |CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha. |

|PAGE DOWN |Move uma tela para baixo na planilha. |

| |ALT+PAGE DOWN move uma tela para a direita na planilha. |

| |CTRL+PAGE DOWN move para a próxima planilha na pasta de trabalho. |

| |CTRL+SHIFT+PAGE DOWN seleciona a planilha atual e a próxima planilha na pasta de trabalho. |

|PAGE UP |Move uma tela para cima na planilha. |

| |ALT+PAGE UP move uma tela para a esquerda na planilha. |

| |CTRL+PAGE UP move para a planilha anterior na pasta de trabalho. |

| |CTRL+SHIFT+PAGE UP seleciona a planilha atual e a anterior na pasta de trabalho. |

|BARRA DE ESPAÇOS|Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção. |

| |CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha. |

| |SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha. |

| |CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira. |

| |Se a planilha contiver dados, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a região atual. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA |

| |DE ESPAÇOS novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS |

| |mais uma vez seleciona a planilha inteira. |

| |Quando um objeto é selecionado, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona todos os objetos em uma planilha. |

| |ALT+BARRA DE ESPAÇOS exibe o menu Controle para a janela do Microsoft Office Excel. |

|TAB |Move uma célula para a direita em uma planilha. |

| |Move entre células desprotegidas em uma planilha protegida. |

| |Move para a próxima opção ou para o grupo de opções em uma caixa de diálogo. |

| |SHIFT+TAB move para a célula anterior em uma planilha ou para a opção anterior em uma caixa de diálogo. |

| |CTRL+TAB alternar para a próxima guia na caixa de diálogo. |

| |CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de diálogo. |

[pic]

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Os números identificam as Linhas do Excel.

Guias

Fonte

Negrito

Sublinhado

Tamanho da fonte

Itálico

Cor da Fonte

Centralizar

Mesclar e centralizar

Alinhar à esquerda

Alinhar à direita

Cor de preenchimento

Clique aqui.

Aumentar casas decimais

Diminuir casas decimais

Separador de milhares

Inserir WordArt

Inserir Imagem do arquivo

Inserir Imagem do arquivo

Imprimir

Visualizar Impressão

Botão Inserir função

Propriedades: este botão exibe uma caixa de diálogo contendo as propriedades do objeto selecionado. Veremos mais detalhes sobre ele mais adiante.

Tipo do Gráfico: este botão permite que você altere o estilo do gráfico existente. Ao clicar neste botão é exibida uma lista contendo alguns tipos de gráfico onde você pode escolher o tipo de gráfico desejado

Legenda: Clique neste botão para exibir/ocultar a legenda do gráfico.

Tabela de dados: exibe/oculta uma tabela contendo os valores referentes às séries na parte inferior do gráfico.

Por linha: reserva uma série de dados (uma coluna no gráfico, por exemplo) para cada linha da planilha.

Por coluna: reserva uma série de dados (uma coluna no gráfico, por exemplo) para cada coluna da planilha.

Inclinar texto no sentido horário: inclina para a direita o texto selecionado.

Inclinar texto no sentido anti-horário: inclina para a esquerda o texto selecionado.

Classificação decrescente

Classificação crescente

Botão de filtro do campo de coluna

Botão de filtro do campo de linhas

Botão de filtro do campo de página

Formatar relatório

Atualizar dados

Configurações de campo

Referência da célula ativa

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