1 - AUDITORIA DAS DISPONIBILIDADES - PUC Goiás



1 - AUDITORIA DAS DISPONIBILIDADES

As disponibilidades são recursos financeiros que se encontram à disposição imediata. Podem estar na própria entidade (caixa) ou em bancos (depósitos bancários à vista ou aplicações de liquidez imediata).

1. – OBJETIVOS DA AUDITORIA DAS DISPONIBILIDADES

A auditoria das disponibilidades tem a finalidade de:

a) Determinar sua existência, que poderá estar na própria entidade, em bancos ou com terceiros.

A entidade, por meio de seu Balanço Patrimonial informa aos usuários que possui determinado valor em seu Ativo Disponível. O auditor então deverá certificar-se de que estas informações estão corretas. Dessa forma, a verificação da existência de qualquer item do Ativo deve ser o objetivo primordial da auditoria.

A existência na própria entidade seria o numerário em caixa (a conta CAIXA); em bancos, refere-se aos recursos em conta corrente de livre movimentação ou aqueles aplicados, mas cuja liquidez seja imediata; e com terceiros, os recursos destinados à manutenção do caixa tipo fundos rotativos ou fundo fixo. Terceiros, neste caso, são funcionários aos quais a entidade confiou recursos destinados a pagamentos de despesas de pequeno valor.

b) Determinar se os recursos disponíveis são pertencentes à entidade que se está auditando.

Apesar de fundamental, convencer-se apenas quanto à existência não basta. O auditor precisa certificar-se de que os recursos, cuja existência ficou comprovada, pertencem efetivamente à entidade.

c) Determinar se as Normas Brasileiras de Contabilidade e outras normas aplicáveis (legislação específica) foram obedecidas.

As contas do Disponível, por compreenderem recursos líquidos (dinheiro), praticamente não apresentam dificuldades no que se refere à avaliação.. O que precisa ser observado é que os valores em bancos sejam efetivamente disponíveis, não vinculados à alguma obrigação da entidade; que não existam saldos credores em algumas contas “Bancos contas movimento”, caso em que tais saldos deveriam ser reclassificados para o passivo; e que as aplicações financeiras incluam os rendimentos até a data do Balanço Patrimonial.

d) Determinar a existência de restrições de uso ou de vinculações em garantia.

Primeiro determinar a existência dos recursos, depois se são de propriedade da entidade auditada. Satisfeito isso, ver se existem algumas restrições de uso, que poderão determinar a necessidade de reclassificação para outro grupo de contas, tanto do Ativo quanto do Passivo, conforme já comentado no item anterior a este.

e) Determinar se está corretamente classificado nas Demonstrações Contábeis e se as divulgações cabíveis foram expostas em Notas Explicativas.

Obedecendo a ordem de classificação das contas do Ativo, pelo grau crescente de liquidez, as disponibilidades compreendem o primeiro grupo de contas. Basicamente duas situações devem ser observadas e que podem determinar a reclassificação para outro grupo de contas: Restrições de uso, por estarem vinculados à alguma obrigação da entidade, não podem ser considerados valores disponíveis e devem ser reclassificados; e saldos credores em contas banco, que devem ser considerados como empréstimo e, como tal, devem ser classificados no Passivo.

A legislação não prevê notas explicativas para as contas das disponibilidades, mas como a intenção é de informar um assunto seria de comunicar que as contas da aplicação estão atualizadas com os rendimentos até a data do Balanço Patrimonial.

1. – CONTROLES INTERNOS

A manutenção de um sistema de controles internos por parte da entidade é fundamental para que a auditoria seja possível. Na atualidade é muito difícil deparar-se com entidades que não possuam controles, mesmo que de forma não refinada.

Os controles contribuem para que a entidade atinja seus objetivos e um desses objetivos é quanto à fidedignidade das informações prestadas por meio dos Demonstrativos Contábeis.

Assim, o auditor deverá avaliar a qualidade dos controles internos para definir: a oportunidade, ou a melhor época do ano para a aplicação dos procedimentos de auditoria; a natureza, ou quais os procedimentos a serem aplicados; e a extensão, ou o volume de trabalho a ser executado.

É simples: quanto maior a confiança do auditor na qualidade dos controles internos, menor a preocupação do auditor quanto a possibilidade de erros ou fraudes e, dessa forma, poderá definir pela redução do volume de testes a serem executados. Na figura 1, é dado um exemplo ilustrativo da relação da avaliação do controle interno com o volume de testes de auditoria.

Figura 1 – Avaliação do sistema de controles internos e

volume de testes

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|a| | |

|l| | |

|i| | |

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Fonte: Crepaldi (2002), pg. 209

No exemplo a avaliação zero indica a inexistência de controles e a impossibilidade de executar a auditoria. Quanto maior a qualidade dos controles, no caso representado pela avaliação 8, menor o volume de testes de auditoria. Observe-se que, mesmo com avaliação excelente (9) o auditor não pode abrir mão de executar os testes, mas com menor volume (1).

Quanto menor a avaliação, maior o volume de testes. Pela necessidade de empregar grande volume de testes, o auditor deverá posicionar seu cliente uma vez que a situação pode exigir maior prazo para a conclusão dos trabalhos e, com isso, a necessidade de rever alguns itens do contrato de prestação de serviços, especialmente quanto à data de entrega dos Relatórios e, se achar conveniente, os honorários do auditor.

No caso das Disponibilidades, na sequência são apresentados alguns exemplos de controles que o auditor espera encontrar no seu cliente.

a) Segregação de funções entre a custódia de valores e a contabilização.

A segregação de funções consiste em que pessoas que tenham acesso aos registros contábeis não podem ser responsáveis pela custodia (guarda, controle) de ativos.

No caso das disponibilidades, as pessoas dos caixas e da tesouraria não têm acesso à contabilidade e vice versa.

b) Sistema de conferência, autorização e aprovação para pagamento.

Todos os pagamentos devem passar por um processo de conferência para garantir de que aquilo que se está pagando realmente aconteceu ou seja, que o material, mercadoria, o bem, o serviço, entre outros, foi entregue nas condições estabelecidas.

Autorização e aprovação do pagamento consiste na verificação de que o processo está devidamente documentado e na assinatura, ou chancela, ou senha, que determinam o pagamento. Para esta etapa do pagamento o controle deve prever a alçada, ou seja, estabelecer um valor máximo para o qual determinada pessoa, dentro da hierarquia da empresa, pode assinar documentos assumindo responsabilidades pela empresa.

c) Conciliações bancárias periódicas, revisadas por pessoa independente e a de sua preparação.

As conciliações são itens importantes no sistema de controles das entidades. Consiste em assegurar-se quanto a veracidade de uma informação utilizando-se de duas fontes distintas. No caso das contas correntes bancárias a veracidade que se busca é saber o real valor que está disponível. Para tanto, as fontes a serem utilizadas são o razão contábil e o extrato bancário.

A conciliação bancária deve ser realizada por elementos ligados à contabilidade: um para a confecção e outro para a revisão.

As pendências possíveis de eliminação deverão ser resolvidas por meio de ajustes/reclassificações contábeis.

Sugere-se que a periodicidade seja mensal, com os saldos do ultimo dia do mês.

Observe-se a importante medida de a tesouraria fazer a sua conciliação. Controle x extrato. Esta se destina a controlar o saldo diário dos valores em banco, necessário para projetar o fluxo de caixa para o dia. Além disso, esta conciliação é de grande ajuda para a conciliação a ser feita pela contabilidade no final de cada mês, pois possíveis pendências já são eliminadas nestas conciliações diárias feitas pela tesouraria.

d) Utilização de razão para cada uma das contas das disponibilidades.

Pela obviedade, praticamente desnecessário mencionar este controle, mas vale lembrar que consiste na abertura de uma conta contábil para cada item das disponibilidades. Existindo mais de um caixa, seria uma conta contábil para cada um ( Caixa A, Caixa B, Caixa C...). Da mesma forma para contas correntes bancárias (Banco A, conta 123; Banco A, conta 345; Banco B, conta 567; Banco C, conta 789).

e) Utilização de duas pessoas independentes para a autorização e aprovação de pagamentos ( assinatura de cheques, etc...).

Esta providência previne que ocorram fraudes ou erros, caso seja exigida apenas uma assinatura.

f) Sistema de fundo fixo para pagamento de pequenas despesas.

Esta providência destina-se a garantir que o caixa principal fique unicamente responsável por recebimentos e o respectivo depósito bancário.

Consiste no estabelecimento de um determinado valor total, que será colocado à disposição de um funcionário especialmente designado para tal fim, do qual serão feitos os pagamentos, cujo valor máximo, por pagamento, deverá ser estabelecido em norma própria. Esta norma deverá prever, também, a periodicidade da prestação de contas.

g) Cancelamento da documentação comprobatória após o pagamento

Esta providência se destina a evitar que documentos sejam apresentados para um novo pagamento.

3. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Os procedimentos correspondem às ferramentas das quais o auditor dispõe para atingir os objetivos da auditoria e a época de aplicação obedece ao plano previamente elaborado com base na avaliação dos controles internos da empresa. A época de aplicação dos procedimentos denomina-se “Data Base”.

Os procedimentos a serem aplicados e a forma como isto se dará. Deverá constar de um roteiro ou do documento conhecido por “Programa de Trabalho”.

Todos os procedimentos realizados deverão estar em sintonia com o Programa de Trabalho e estar adequadamente documentados.

3.1 - CAIXA

A) Contagem do caixa.

A contagem do caixa destina-se a atingir o objetivo da auditoria da existência do numerário, mas é também de extrema importância para fins de controle interno, dado que o caixa, por envolver dinheiro e um volume muito grande de transações, está bastante suscetível a sofrer a pratica de irregularidades, especialmente fraudes.

Na contagem do caixa alguns pontos devem ser observados:

A - Caso exista mais de um caixa, definir qual deles será contado. Caso o auditor decidir pelos dois, deverá planejar para que o trabalho seja realizado de forma concomitante.

B – Para evitar possíveis manipulações ou encobertas de fraudes, a contagem deve revestir-se do caráter de surpresa.

C – Para evitar problemas, a presença do responsável pelo caixa durante a contagem é obrigatória. Ao final da contagem o auditor deverá exigir uma declaração do responsável pelo caixa de que todo o dinheiro e outros bens colocados á disposição da auditoria foram devolvidos ao caixa.

D – Registrar a contagem em documento de auditoria do qual constarão, entre outras as seguintes informações: 1) nome do fundo ou do caixa; 2)nome do responsável pelo numerário; 3) data e hora da realização da contagem; e 4) listagem de todos os itens constantes do caixa, tais como: dinheiro, cheques, recibos, e outros; 5)recibo (declaração) de devolução dos itens contados, conforme comentado acima (C)

E – Atentar para sinais que indiquem possíveis dissimulações de numerários, tais como: 1) descontos de cheques de terceiros; 2) empréstimos temporários; 3) comprovantes de pagamentos com sinais de falsificações; e 4)cheques de realização duvidosa. Para estes casos o auditor deverá obter as explicações de imediato e acompanhar a solução.

B) Confirmações

No caso de a empresa possuir diversos caixas do tipo fundo fixo a o auditor pode optar pelo pedido de confirmação, que consiste de uma declaração do responsável informando sobre o valor à sua disposição.

C – Testes de pagamentos e de recebimentos

Com base em demonstrativos emitidos pela empresa, o auditor selecionará um determinado numero de pagamentos e recebimentos ocorridos no período sob exame, e aplicará uma série de testes com o objetivo de certificar de que as transações registradas referem-se a operações normais da empresa. Dessa forma poderá concluir que o numerário em caixa, cuja existência restou comprovada pela contagem e confirmação, efetivamente pertence à empresa auditada.

Boletim Diário de Caixa e Razão da conta caixa são exemplos de demonstrativos a serem utilizados pelo auditor como base para a seleção dos itens e serem testados. Tanto esta base, a definição da quantidade de itens e a forma de como estes foram selecionados devem estar registrados pelo auditor em seus documentos de auditoria.

3.2 – CONTAS BANCÁRIAS

A – Reconciliações Bancárias

Como parte do seu sistema de controles internos, o setor contábil realiza, com base no último dia do mês, o confronto da movimentação bancária registrada no razão da contabilidade com a do extrato emitido pelo banco. O auditor, por seu lado, fará o exame de tal conciliação - a Reconciliação, para certificar-se de que está correto e se as pendências são decorrentes de operações normais da entidade e se existe a necessidade de proceder aos ajustes visando à correta apresentação de contas do ativo, passivo, receitas e despesas.

B – Confirmações

Consiste no envio de correspondência aos bancos com os quais a empresa mantém transações, com o objetivo de certificar-se quanto a existência dos valores em banco, conforme foram informados pela empresa ao auditor.

Todos os pedidos de confirmação devem ser assinados por pessoa da empresa, que possua autorização para tal. No caso dos bancos isto fica ainda mais evidente em face do sigilo a que devem observar.

Em caso de desconfiança, o auditor pode solicitar a confirmação junto a outros bancos que não aparecem na contabilidade da empresa.

Geralmente o auditor aproveita um único pedido para confirmar outras transações possivelmente existentes entre a empresa e o banco, tais como: contas bancárias vinculadas; aplicações financeiras; títulos descontados; títulos em cobrança; empréstimos e/ou financiamentos; e custódia de bens e valores

C – Testes de Pagamentos e de recebimentos

Vide letra C do item 3.1

Neste caso a base para seleção pode ser o razão contábil, o extrato bancário ou outro demonstrativo confiável.

3.3 - APLICAÇÕES FINANCEIRAS

No caso das aplicações financeiras, os procedimentos do auditor compreendem:

1) Na aplicação, verificação da saída dos recursos da conta bancária; 2) NO resgate, verificação da entrada dos recursos na conta bancária; 3) Confirmação do banco quanto a real existência de tais aplicações; 4) cálculo e contabilização dos rendimentos.

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