Correio eletrônico pelo Outlook 98



Correio eletrônico pelo Outlook 98

 

O Outlook 98 surgiu no primeiro semestre de 1998 como um produto à parte, ao contrário do Outlook 97, que fazia parte do pacote Office 97 da Microsoft, ou da versão reduzida Outlook Express, que vem com o Internet Explorer 4 ou com o Windows 98. Outlook 98 é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de informações pessoais, com muito mais recursos que um simples programa de e-mail.

Como ler e-mail

Como enviar e-mail

Como anexar arquivos

Como ler e-mails de várias contas

Como criar novas pastas de mensagens

Como criar regras para recebimento de mensagens

 

Como ler seu e-mail

Para verificar se alguma nova mensagem chegou para você:

1- Conecte-se ao provedor de acesso, abra o Outlook 98 e pressione o botão "Enviar e receber" (o nono da barra de botões que fica logo abaixo do menu e cujo ícone são dois pequenos envelopes).

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Lista de mensagens na caixa de entrada do Outlook 98

2- Se houver novas mensagens, elas serão depositadas na "Caixa de entrada", a menos que você tenha usado o "Assistente de regras" (veja como fazer isso mais abaixo). A ação também envia mensagens que você tenha escrito anteriormente e eventualmente ainda não tenham sido enviadas.

Aparência - A tela do Outlook 98 possui uma barra à esquerda, que mostra seus principais itens. Ela possui três botões principais: "Atalhos do Outlook" (automaticamente selecionado), "Meus atalhos" e "Outros". Cada um deles abre uma seção na barra do Outlook 98.

No momento, o que nos interessa é o primeiro botão, onde você pode ver a "Caixa de Entrada", ponto de partida para a leitura de e-mail. Quando clicado, a tela à direita da barra se modifica, dividindo-se horizontalmente ao meio.

Na parte de cima, aparece uma lista com as mensagens que estão na caixa de entrada. Na parte de baixo, aparece o conteúdo da mensagem que estiver selecionada. Se quiser ler outra mensagem, basta clicar sobre ela que seu conteúdo será exibido na janela de baixo.

Atenção: se você não estiver vendo a parte de baixo, vá ao menu "Exibir" e, na opção "Modo de exibição atual", selecione "Mensagens".

Para ver as pastas de correio eletrônico que existem no momento, clique sobre as palavras "Caixa de Entrada" no alto da janela. Uma lista de pastas e seções do Outlook aparece. Ao clicar sobre uma pasta ou seção, seu conteúdo é exibido.

Para que essas pastas fiquem permanentemente visíveis, clique na tachinha que fica no canto superior. Se quiser deixar de vê-las, feche sua janela clicando no "X" que apareceu no lugar da tachinha.

A lista das mensagens traz informações como o nome do remetente, o assunto da mensagem e a data de chegada. As mensagens normalmente aparecem por ordem de chegada, as mais recentes no final da lista.

Você também pode ordenar as mensagens por outros itens, como, por exemplo, o nome do remetente. Basta clicar sobre o título da coluna em questão. Se clicar novamente, alterna entre a ordem crescente e a decrescente. A coluna que estiver ordenando as mensagens é indicada por um pequeno triângulo em seu cabeçalho.

As mensagens ainda não lidas aparecem na lista em negrito e com o pequeno envelope à esquerda fechado. Na janela das pastas, as que tiverem mensagens não lidas aparecem em negrito, com a indicação do total de mensagens não-lidas à direita, entre parênteses.

Se a mensagem tiver arquivos anexados ("attachments"), aparecerá um pequeno clipe à esquerda da mensagem na lista e outro maior, no cabeçalho da janela da mensagem (se for ela que estiver selecionada).

Ao contrário do Outlook Express, o Outlook 98 não é capaz de interpretar nenhum tipo de arquivo anexado, sendo necessário chamar um programa capaz de fazê-lo.

Para isso, clique sobre o clipe maior. Uma lista com todos os arquivos anexados (podem ser vários) é exibida. Escolha o arquivo desejado na lista.

O Outlook 98 usará o programa padrão do Windows para abertura daquele tipo de arquivo. Se nenhum programa estiver definido, o programa pedirá que você indique qual quer usar ou se deseja gravar o arquivo no disco.

Se não quiser mais a mensagem, basta clicar sobre ela na lista e depois a tecla "Delete" do teclado ou o botão "Excluir" na barra de botões (cujo ícone é um "X"). Isso não apaga completamente a mensagem, que é apenas movida para a pasta "Mensagens excluídas". Se quiser apagar definitivamente a mensagem, precisa repetir a operação nessa pasta.

Como enviar e-mail

Para enviar um e-mail, clique no primeiro botão na barra de botões ("Nova mensagem eletrônica"), simbolizado pelo ícone de um envelope e uma folha de papel. Isso abrirá uma tela de mensagem em branco, como a exibida abaixo.

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Campo onde se escreve a mensagem

Na janela que aparece, preencha o campo "Para" com o endereço eletrônico da pessoa para quem você quer enviar o e-mail (por exemplo, joaosilva@.br). Você pode enviar o mesmo e-mail para várias pessoas de uma só vez. Basta colocar vários endereços no campo "Para", separados por vírgulas.

Outra forma de fazer isso é colocar outros endereços no campo "Cc" (cópia carbono). Na prática, não há muita diferença entre o primeiro e o segundo método, servindo apenas para hierarquizar os destinatários.

Há uma terceira forma de enviar cópias da mensagem, escrevendo os endereços no campo "Cco:" (cópia carbono oculta). A diferença nesse caso é que a mensagem é enviada normalmente para os destinatários "Cco:", mas ninguém (nem mesmo eles) ficará sabendo que essas cópias foram enviadas. Se o campo "Cco:" não estiver aparecendo, vá ao menu "Exibir" e selecione "Campo Cco".

O campo "Assunto" serve para escrever uma breve descrição da mensagem. A idéia é que o destinatário saiba de que se trata a mensagem sem ter que abri-la para isso.

A última etapa é escrever a mensagem no espaço reservado para isso, o grande campo em branco que ocupa a maior parte da janela.

Com os botões e os menus dessa janela, você pode formatar a mensagem como se estivesse em um processador de textos. O problema é que, se o destinatário usar um programa antigo para ler seus e-mails, ele não só não verá esses recursos visuais como também corre o risco de receber muitos caracteres estranhos junto ao texto, principalmente no lugar de acentos e cedilhas.

Quando a mensagem estiver pronta, basta pressionar o botão "Enviar", que fica no alto, à esquerda, da janela.

Como anexar arquivos

Para enviar arquivos anexados ao e-mail ("attachments") -que podem ser imagens, programas etc.-, pressione sobre o botão com o ícone de um clipe ("Inserir arquivo") na barra de botões da janela em que se está escrevendo o e-mail.

O programa abre então uma caixa de diálogo semelhante àquelas que surgem quando você está abrindo um arquivo em qualquer programa. Encontre o arquivo desejado no disco e dê um duplo clique sobre ele.

Você pode anexar quantos arquivos quiser em um único e-mail. Repita o procedimento acima para cada arquivo a ser anexado.

Quando enviar a mensagem, os arquivos irão juntos. Atenção: enviar arquivos pode ser muitíssimo mais demorado do que enviar um e-mail simples, dependendo de seu tamanho. Um arquivo de 500 kbytes, por exemplo, demora em média 20 minutos para ser enviado (e outro tanto depois para ser recebido pelo destinatário).

Como ler e-mails de várias contas

O Outlook 98 permite que você leia e-mails de diversas contas com a mesma cópia do programa. Para isso, você deve fornecer ao programa informações sobre as demais contas:

1- Entre na opção "Contas" no menu "Ferramentas". Uma tela aparece (veja abaixo), exibindo todas as contas que já estiverem configuradas.

2- Clique no botão "Adicionar" e escolha a opção "Correio" para criar uma nova conta de e-mail. O Outlook 98 chama então o "Assistente para acesso à Internet", que o leva passo a passo na criação da conta.

3- Digite seu nome completo e pressione a tecla "Avançar".

4- A seguir, digite seu correio eletrônico (por exemplo, josesilva@.br). Clique em "Avançar".

5- Na tela seguinte, digite pop3..br no campo "Servidor de mensagens recebidas" e smtp..br no campo "Servidor de mensagens enviadas". No primeiro campo, onde o programa pergunta o tipo do servidor de mensagens recebidas, deixe a opção POP3. Clique em "Avançar".

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Caixa de diálogo para criar várias contas de correio

6- Na próxima tela, escolha a opção "Efetuar logon usando". No primeiro campo, digite seu username (por exemplo, joaosilva). O campo da senha é opcional: se você preenchê-lo, o programa não perguntará mais; caso contrário, cada vez que quiser ler seu e-mail, terá que digitar a senha. Clique em "Avançar".

7- A próxima etapa é dar um nome amigável a sua conta, para que apareça na lista de contas (por exemplo "João Silva"). Clique em "Avançar".

8- Você deve então dizer como se conecta ao seu provedor: no caso, escolha a opção "Conectar usando a minha linha telefônica". Clique em "Avançar". O programa pergunta então qual a conexão que você quer usar. Escolha "Universo Online" e clique em "Avançar".

Pronto, sua nova conta já está configurada para receber mensagens, que serão trazidas automaticamente na próxima vez que você abrir o Outlook 98 ou clicar no botão "Enviar e receber".

Como criar novas pastas

Você pode criar outras pastas para organizar melhor seus e-mails no Outlook 98, além das tradicionais "Caixa de entrada", "Caixa de saída", "Mensagens enviados", "Mensagens excluídas" e "Rascunhos".

1- Com o botão direito do mouse, clique sobre a pasta dentro da qual você quer criar outra.

1- Escolha "Nova pasta". O programa perguntará então o nome da nova pasta e o tipo de informação que ela acomodará (no caso, "Itens de 'Correio'").

2- Confira, na lista abaixo do campo do nome, se ele está indicando corretamente a pasta que acomodará a nova. Escolha o ícone "Pastas particulares" se quiser que a nova pasta esteja na raiz.

3- Clique "Ok" para concluir o processo.

Como criar regras para recebimento das mensagens

Para deixar os e-mails ainda mais organizados, você pode criar regras que executarão ações assim que uma mensagem chegar. Até o momento, o Outlook 98 é, de longe, o programa que permite regras de recebimento de e-mail mais flexíveis e poderosas entre os já testados pelo Universo Online. Para criar uma nova regra:

1- Escolha, no menu "Ferramentas", a opção "Assistente de regras". Uma lista de regras, se houver alguma, será exibida. Pressione o botão "Nova". Aparecerá uma tela semelhante à abaixo:

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Assistente de regras permite filtrar as mensagens

A criação de regras no Outlook 98 segue o padrão de "assistentes" da Microsoft, que conduz o usuário passo a passo na execução da tarefa.

2- Defina a ação a ser tomada. Existem 11 opções disponíveis, como "Verificar mensagens quando chegarem", "Avisar quando mensagens importantes chegarem" ou "Mover mensagens baseadas no conteúdo".

3- A seguir, indique a opção ser verificada, entre as 25 opções disponíveis. Entre elas, estão "Onde meu nome consta da caixa Cc ou Para", "Com palavras específicas no endereço do destinatário", "Marcado como prioridade" ou "recebido num intervalo de tempo específico". Para selecionar uma condição, basta marcar o quadrado à sua esquerda. Quanto mais condições foram usadas, mais restrita fica a regra. Para cada condição indicada, a frase que indica a regra aumenta, como pode ser visto na figura acima. Se for necessário indicar o conteúdo da condição -como uma palavra no endereço do destinatário-, clique nas palavras sublinhadas (como um link da Web) que aparecem na frase para indicar o conteúdo.

4- O próximo passo é dizer o que deve ser feito com as mensagens. São 13 as opções disponíveis, como "Mover para pasta especificada" (a mensagem, ao invés de ir para a "Caixa de entrada", vai para outra pasta), "Mover uma cópia para pasta especificada" (a mensagem vai para a "Caixa de entrada" e para outra pasta), "Encaminhar para pessoas ou lista de distribuição" (a mensagem é desviada para outra pessoa, por e-mail, ou para uma lista de discussão), "Responder usando um modelo específico" (um e-mail é automaticamente devolvido ao remetente) e até mesmo "Parar de processar mais regras".

5- Você ainda pode determinar exceções para a regra que esteja criando. Existem 23 tipos de exceção à sua escolha, como "Exceto se enviado apenas para mim", "Exceto se for um aviso de ausência temporária" ou "Exceto se contém um anexo".

6- Dê um nome para essa regra. Escolha um nome que defina bem seu conteúdo para que seja identificada rapidamente na lista de regras. No exemplo da imagem acima, toda mensagem que chegar e cujo remetente seja José Silva e cujo assunto contenha a palavra "Negócios" será encaminhada para Mário Silva e movida para a pasta "Negócios", exceto se ela estiver marcada como sendo de baixa prioridade.

 

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