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DECRETO Nº 2.870, DE 16 DE AGOSTO DE 2021.
Aprova o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDA-DE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES MEIO E FIM DO MUNICÍPIO DE PALHOÇA.
O PREFEITO MUNICIPAL DE PALHOÇA, Estado de Santa Catarina,
No uso de suas atribuições legais,
Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, bem como a gestão documental, proteção especial a documentos de arquivos como elementos de prova e informação, instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e de acordo com os art. 1°, 17° e 21° da Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e;
Considerando a necessidade de reduzir ao essencial a documentação acumulada nos órgãos da Administração Pública Municipal, direta e indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental municipal.
D E C R E T A R:
CAPÍTULO I
Disposições Preliminares
Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça, constantes no Anexo I deste Decreto, como instrumentos de gestão documental a serem adotados nos órgãos da Administração Pública Municipal.
Parágrafo Único. Caberá às secretarias e setores do órgão responsável a indicação quando existência de novos tipos de documentos produzidos ao Arquivo Público Municipal de Palhoça, para que possam ser adicionados ao Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça.
CAPÍTULO II
Do Plano de Classificação de Documentos
Art. 2º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção.
Parágrafo Único. Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
Art. 3º O Plano de Classificação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça, apresenta códigos de classificação para cada série/ tipo documental, associando-a ao seu contexto de produção, com a indicação do grupo funcional, subgrupo funcional, função e subfunção do órgão produtor, dispostos em ordem hierárquica, do geral para o particular.
Art. 4º O grupo funcional corresponde às macro funções desenvolvidas pelo Município.
Parágrafo Único. São grupos funcionais estabelecidos para o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Município de Palhoça:
I - Governo;
II - Administração;
III - Gestão Orçamentária, Financeira, Contábil e Patrimonial;
IV - Serviços Jurídicos;
V- Serviços Públicos.
Art. 5º Os subgrupos funcionais são subdivisões do grupo funcional Serviços Públicos, e, relacionam-se ao conjunto de atividades fim que o Município de Palhoça exerce.
Parágrafo Único. São subgrupos funcionais do Município de Palhoça:
I - Gestão Territorial;
II - Gestão Ambiental e Turística;
III - Saúde;
IV - Ações Sociais e Cidadania;
V- Educação;
VI - Esporte e Cultura;
VII - Segurança Pública.
Art. 6º Considera-se função o conjunto de atividades exercidas pelas Secretarias e órgãos que integram a estrutura organizacional do Município para a consecução de seus objetivos.
Art. 7º Considera-se subfunção o agrupamento de atividades afins. Correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.
Art. 8º Considera-se código de classificação a codificação atribuída à série/tipo documental correspondente ao assunto de que trata o documento.
Art. 9º Considera-se série/ tipo documental a descrição do documento.
CAPÍTULO III
Da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Art. 10º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental que define prazos de guarda e destinação de cada série/ tipo documental. Refere-se à representação gráfica do plano de classificação de documentos, configurando-se em instrumentos complementares de gestão documental.
Parágrafo Único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos e decisão sobre os períodos de tempo em que necessitam permanecer em cada fase ou idade documental.
Art. 11º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça indica grupos e subgrupos funcionais, função, subfunção, código de classificação documental, séries/ tipos documentais, suporte (físico ou digital), prazos de guarda, destinação final dos documentos produzidos e/ou recebidos em âmbito municipal e observações.
§ 1º- Entende-se por destinação final a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o encaminhamento do documento à eliminação ou à guarda permanente.
§ 2º- Será destinado à eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente, conforme disposto na Tabela de Temporalidade.
§ 3º- Será destinado para guarda permanente o documento considerado de valor histórico (fatos históricos; acontecimentos importantes), probatório (comprovação da organização e funcionamento da entidade que produziu o documento; comprovação de ações de determinado indivíduo que produziu o documento) e informativo (registro de informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar), conforme disposto na Tabela de Temporalidade.
Art. 12º Para cada série/ tipo documental indica-se o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:
I – arquivo corrente: indica o número em anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente de cada secretaria ou unidade produtora do documento, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido;
II – arquivo intermediário: indica o número em anos em que o documento deverá permanecer no arquivo intermediário, após cumprir com sua finalidade, permanecendo para fins de consulta e aguardando destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Parágrafo Único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, com a adoção dos procedimentos e formulários dispostos neste decreto, desde que cumprido o prazo de guarda previsto em arquivo corrente e arquivo intermediário.
Art. 13º Para cada série/ tipo documental mencionado na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça, registra-se, quando oportuno e a título de observações, atos legais e razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento.
CAPÍTULO IV
Dos instrumentos de apoio à gestão documental
Art. 14º Como instrumento auxiliar à classificação, compõe o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades meio e fim da Prefeitura Municipal de Palhoça, o índice remissivo.
§ 1º- Considera-se índice remissivo, o instrumento de busca no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente a cada série/tipo documental disposta no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos visando a padronização de termos que denominam os documentos.
CAPÍTULO V
Da Eliminação dos Documentos
Art. 15º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Listagem de Eliminação de Documentos", primeiro passo para relacionar os documentos a serem eliminados, conforme modelo constante no Anexo II, parte integrante deste decreto.
Art. 16º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, em decorrência da aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, fará publicar no Diário Oficial do Estado os "Editais de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante no Anexo III, parte integrante deste decreto.
§ 1º- O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo conferir publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados, conforme Listagem de Eliminação e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º- O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.
Art. 17º O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante no Anexo IV, parte integrante deste decreto.
Parágrafo Único. Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de Documentos" será encaminhada ao Arquivo Público do Município para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
Parágrafo Único. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada mediante fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações, sob supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento, conforme Resolução n° 40 de 09 de dezembro de 2014, após procedência de todos os passos citados no capítulo V.
CAPÍTULO VI
Da Guarda Permanente dos Documentos
Art. 18º São considerados documentos de guarda permanente os indicados na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que serão definitivamente preservados.
Art. 19º Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo do Município, deverão estar classificados, avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle, conforme o disposto no art. 1° da Resolução n° 02 de 18 de outubro de 1995.
Parágrafo Único. Os órgãos e entidades detentores dos documentos a serem recolhidos poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a realização dessas atividades.
CAPÍTULO VII
Disposições finais e transitórias
Art. 20º Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e da seção IV, do capítulo V, da lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.
Art. 21º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência (Arquivo Público Municipal), conforme art. 9° da Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 22º Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades meio e fim, da Prefeitura Municipal de Palhoça, será realizada mediante autorização do Arquivo Público do Município de Palhoça.
Art. 23º As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Prefeitura, Autarquias, Fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e entidades encarregadas da gestão de serviços públicos, independente do seu suporte.
Art. 24º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias.
Palhoça, 16 de agosto de 2021.
EDUARDO FRECCIA
Prefeito Municipal
ANEXO I – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVO ÀS ATIVIDADES MEIO E FIM DO MUNICÍPIO DE PALHOÇA
|GOVERNO |
|GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO | |
|1.0.01 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE GOVERNO MUNICIPAL |
|1.0.01.01 |SUBFUNÇÃO: |PROGRAMAS E METAS DE GOVERNO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|1.0.01.01.02 |Contratos, convênios,termos aditivos, termo de cessão de uso |1 | | |Guarda permanente | |
| |e responsabilidade referente indústria e comércio | | | | | |
|1.0.01.01.04 |Lei Orçamentária Anual - LOA |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade TCE. |
|1.0.01.01.05 |Orçamento Programa Plurianual (PPA) |1 |04 anos |04 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade TCE. |
|1.0.01.01.06 |Planos, programas e metas – planos de ação plurianual |1 |Até final do mandato|05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|1.0.01.01.07 |Planos, programas e metas anuais do Governo Municipal |1 |Até atualização |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|1.0.01.01.08 |Prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado de |1 |Até aprovação pela |01 ano |Eliminação |O original é arquivado no TCE e na Câmara |
| |Santa Catarina (do Prefeito e da Gestão) |2 |Câmara de Vereadores| | |Municipal. |
|1.0.01.01.09 |Programa de Manifestação de Interesses - PMI |2 |Até atualização |05 anos |Guarda permanente | |
|1.0.01.01.10 |Relatório de auditoria |1 |01 ano após ano do |10 anos |Guarda permanente | |
| | | |exercício | | | |
|1.0.01.01.11 |Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle |1 |Até aprovação das |05 anos |Guarda permanente |Suporte Legal: Tabela de Temporalidade CONARQ. |
| |interno para o Tribunal de Contas do Estado | |contas | | | |
|1.0.01.01.12 |Relatório final de mandato – prestação de contas |1 |Até aprovação pelo |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |Tribunal de Contas | | | |
| | | |do Estado | | | |
|1.0.01.01.13 |Solicitação de atestado de funcionamento de entidades |1 |Ano do exercício | |Eliminação | |
|1.0.01.01.14 |Solicitação de oficialização de denominação de logradouros e |1 |Até oficialização |05 anos |Eliminação |O original é arquivado na Câmara Municipal. |
| |de edifícios públicos | | | | | |
|1.0.01.01.15 |Solicitação de reconhecimento de instituição de utilidade |1 |
| |pública | |
|1.0.02.01 |SUBFUNÇÃO: |PUBLICAÇÕES LEGAIS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|1.0.02.01.03 |Indicação/ requerimentos oriundos da Câmara Municipal |1 |Até o atendimento ou |04 anos |Eliminação |Incluem-se as indicações e os documentos |
| | |2 |resposta | | |resultantes de seus desdobramentos. |
|1.0.02.01.04 |Minuta de atos jurídicos |2 |Até promulgação/ |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| | | |sansão ou veto | | |responsável. |
|1.0.02.01.05 |Minuta de atos legislativos |2 |Até promulgação/ |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| | | |sansão ou veto | | |responsável. |
|1.0.02.01.06 |Minuta de atos normativos |2 |Até promulgação/ |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| | | |sansão ou veto | | |responsável. |
|1.0.02.01.07 |Minuta de contratos e convênios de termos, parcerias, ajustes |2 |Até promulgação/ |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| |e acordos | |sansão ou veto | | |responsável. |
|1.0.02.01.08 |Minuta de projeto de lei e atos normativos relativos a |2 |Até promulgação / |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| |transporte, trânsito e sistema viário | |sansão ou veto | | |responsável. |
|1.0.02.01.09 |Projeto de lei |2 |Até promulgação/ |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |sanção ou veto | | | |
|1.0.02.01.10 |Sanção e promulgação de leis e decretos municipais |1 2 |
|1.0.03.01 |SUBFUNÇÃO: |COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|1.0.03.01.02 |Clipping |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|1.0.03.01.03 |Registro fotográfico (eventos) |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Elimanam-se cópias e fotos repetidas. |
| | |2 | | | | |
|1.0.03.01.04 |Sinopse e release |2 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|1.0.03.01.05 |Vídeos e fitas institucionais |2 |Até elaboração de | |Guarda permanente |A produção documental é conservada pela |
| | | |novo vídeo ou fita | | |agência ou produtora contratada. |
|1.0.03 |FUNÇÃO: |COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL |
|1.0.03.02 |SUBFUNÇÃO: |RELAÇÕES PÚBLICAS – CERIMONIAL E CÂMARA MUNICIPAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|1.0.03.02.02 |Comunicação interna |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|1.0.03.02.03 |Convite recebido |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|1.0.03.02.04 |Despacho |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|1.0.03.02.05 |E-mail institucional |2 |Ano do exercício |03 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável.|
|1.0.03.02.06 |Mandado de intimação |1 |Até ciência do | | | |
| | | |Prefeito | | | |
|1.0.03.02.10 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
|1.0.03.02.11 |Pedido administrativo |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|1.0.03.02.12 |Requerimento |1 |Ano do exercício | |Eliminação |Trata-se de requerimentos que não originam|
| | |2 | | | |processos. |
|1.0.03 |FUNÇÃO: |COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL |
|1.0.03.03 |SUBFUNÇÃO: |PUBLICIDADE E PROPAGANDA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|1.0.04 |FUNÇÃO: |OUVIDORIA GERAL |
|1.0.04.01 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DE OCORRÊNCIAS E ESTATÍSTICA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|ADMINISTRAÇÃO |
|GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO | |
|2.0.01 |FUNÇÃO: |ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO |
|2.0.01.01 |SUBFUNÇÃO: |ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.01.01.02 |Ata de reunião de Conselhos Administrativos, Deliberativos e |2 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |Fiscal, Diretorias | | | | | |
|2.0.01.01.03 |Documentos e informações produzidas por comissões, conselhos,|1 |01 ano |04 anos |Eliminação |Ata e relatórios técnicos referente à criação |
| |grupos de trabalho, juntas e comitês. |2 | | | |de comissões, conselhos, grupos de trabalho, |
| | | | | | |juntas e/ou comitês, bem como àqueles relativos|
| | | | | | |ao exercicio de suas funções são considerados |
| | | | | | |documentos de guarda permanente. |
|2.0.01.01.04 |Legislação/ orientações e atos normativos Federais, Estaduais|1 |Até promulgação de |07 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| |e Municipais |2 |nova lei ou decreto | | | |
|2.0.01.01.05 |Livro de registro/ transferência de ações |1 |Até atualização |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.01.01.06 |Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas. |1 |Até promulgação de |07 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| |Estruturas. Legislação. Atos normativos. |2 |nova lei ou decreto | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.01 |FUNÇÃO: |ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO |
|2.0.01.02 |SUBFUNÇÃO: |ELABORAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.01.02.02 |Ata de projetos |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
|2.0.01.02.03 |Cronograma/ fluxograma |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
|2.0.01.02.04 |Mapeamento de processos |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
|2.0.01.02.05 |Plano executivo de projeto (PEP) |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
|2.0.01.02.06 |Relatório relativo à projetos elaborados |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
|2.0.01.02.07 |Termo de encerramento de projeto |2 |Até encerramento do |1 ano |Guarda permanente |Integra o dossiê do projeto. Manter cópia |
| | | |projeto | | |digital no setor responsável.. |
| | | | | | | |
|2.0.02 |FUNÇÃO: |COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS |
|2.0.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.02.01.02 |Circular |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|2.0.02.01.03 |Comunicação interna |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|2.0.02.01.04 |Convite recebido |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|2.0.02.01.05 |E-mail institucional |2 |Ano do exercício |03 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
|2.0.02.01.06 |Memorando |1 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Os Memorandos Internos rotineiros, desprovidos |
| | |2 | | | |de valor probatório ou informativo, portanto, |
| | | | | | |resultantes de atividade meio, poderão ser |
| | | | | | |eliminados em 2 anos. Manter cópia digital no |
| | | | | | |setor responsável. |
|2.0.02.01.07 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
|2.0.02.01.08 |Registro de protocolo de correspondência |1 |Até preenchimento do|02 anos |Eliminação | |
| | | |livro | | | |
|2.0.02.01.09 |Requerimento |1 |Ano do exercício |10 anos |Eliminação |Trata-se de requerimentos que não originam |
| | | | | | |processos. |
|2.0.02.01.10 |Telegrama |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
| | | | | | | |
|2.0.03 |FUNÇÃO: |CONTRATOS E ADITIVOS |
|2.0.03.01 |SUBFUNÇÃO: |GERENCIAMENTO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.03.01.02 |Contrato de prestação de serviços |1 |Até aprovação do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |Tribunal de Contas | | | |
| | | |do Estado | | | |
| | | | | | | |
|2.0.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|2.0.04.01 |SUBFUNÇÃO: |PROCESSOS LICITATÓRIOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.04.01.02 |Concorrência Pública |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.03 |Convite |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.04 |Pregão |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.05 |Leilão |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.06 |Concurso |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.07 |Registro de preços |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.08 |Dispensa de licitação |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.09 |Inexigibilidade de licitação |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.04.01.10 |Chamada pública |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|2.0.04.02 |SUBFUNÇÃO: |REGISTRO DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.04.02.02 |Livro de registro de Ata de concorrência pública |1 |01 ano após término do|02 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|2.0.04.02.03 |Livro de registro de Ata de convite |1 |01 ano após término do|02 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|2.0.04.02.04 |Livro de registro de Ata de leilão/ pregão presencial/ pregão |1 |01 ano após término do|02 anos |Guarda permanente | |
| |eletrônico | |preenchimento do livro| | | |
|2.0.04.02.05 |Livro de registro de Ata de tomada de preços |1 |01 ano após término do|02 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|2.0.04.03 |SUBFUNÇÃO: |REGISTRO CADASTRAL DE FORNECEDORES |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|2.0.04.04 |SUBFUNÇÃO: |COMPRA DIRETA E ORÇAMENTO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES |
|2.0.04.05 |SUBFUNÇÃO: |REQUISIÇÃO/ SOLICITAÇÃO DE COMPRAS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.04.05.02 |Liquidação de ordem de compra |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
|2.0.04.05.03 |Livro de registro de Ata de notas fiscais |1 |01 ano após término do|02 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|2.0.04.05.04 |Nota fiscal/ recibo/ fatura (cópia) |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
|2.0.04.05.05 |Ordem de compra |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
|2.0.04.05.06 |Processo administrativo abertura de licitação |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
|2.0.04.05.07 |Requisição de compras |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
|2.0.04.05.08 |Solicitação de compras |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
| | | | | | | |
|2.0.05 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE CONTAS. TELEFONIA. ENERGIA E ÁGUA |
|2.0.05.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.05.01.03 |Planilha de consumo mensal - telefone/ internet/ luz |2 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
|2.0.05.01.04 |Planilha de controle de acessos (senhas de telefone) |2 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
|2.0.05.01.05 |Protocolo de encaminhamento de faturas |2 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
|2.0.05.01.06 |Termo de responsabilidade (senhas para uso telefone) |1 |Até desfazimento do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |vínculo do | | | |
| | | |funcionário | | | |
| | | | | | | |
|2.0.06 |FUNÇÃO: |SERVIÇOS INTERNOS / FROTA DE VEÍCULOS |
|2.0.06.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.06.01.02 |Relatório gerencial consumo de combustível |1 |02 anos |01 ano |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|2.0.06.01.03 |Controle/ boletim de tráfego de viaturas oficiais e de |1 |03 anos |01 ano |Eliminação |O controle de tráfego de veículos configura-se |
| |veículos contratados |2 | | | |mediante sistema de rastreamento desde 2015. |
|2.0.06.01.04 |Recibo de compra e venda do veículo (DUT) |1 |Até leilão | |Eliminação | |
|2.0.06.01.07 |Termo de responsabilidade- recebimento do cartão de |1 |Até desfazimento do |05 anos |Guarda permanente |Termo de responsabilidade utilização de cartão de |
| |identificação do motorista | |vínculo do | | |identificação RFID - cartões de rastreamento. |
| | | |funcionário | | | |
| | | | | | | |
|2.0.07 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE ALMOXARIFADO |
|2.0.07.01 |SUBFUNÇÃO: |RECURSOS MATERIAIS E ESTOQUE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
| | | | | | | |
|2.0.08 |FUNÇÃO: |GESTÃO PATRIMONIAL |
|2.0.08.01 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.08.01.02 |Nota fiscal de bens patrimoniais |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Cópias de Notas fiscais são anexadas ao Termo de |
| | | | | | |responsabilidade pelo uso dos bens patrimoniais. |
|2.0.08.01.03 |Relatório de transferência de patrimônios |1 |Até transferência do |02 anos |Guarda permanente | |
| | | |bem | | | |
|2.0.08.01.04 |Termo de baixa |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente |Anexar laudo técnico e/ou orçamento para conserto. |
| | | | | | |No caso de roubo anexar B.O. Incluem-se documentos |
| | | | | | |relativos à relação de bens, inservíveis e leilão. |
| | | | | | |Incluem-se Atas de reunião da Comissão de baixa de |
| | | | | | |bens. |
|2.0.08.01.05 |Termo de cessão de uso |1 |Enquanto vigora |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.08.01.06 |Termo de doação |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.08.01.07 |Termo de responsabilidade pelo uso dos bens patrimoniais |1 |Até transferência/ |05 anos |Guarda permanente |As cópias das notas fiscais ficam anexadas ao |
| | | |devolução do material| | |termo. |
| | | | | | | |
|2.0.09 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO |
|2.0.09.01 |SUBFUNÇÃO: |PROCEDIMENTOS ARQUIVÍSTICOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.09.01.02 |Controle de caixas do arquivo |2 |Até atualização | |Guarda permanente | |
|2.0.09.01.04 |Edital de ciência de eliminação de documentos |2 |05 anos | |Guarda permanente | |
|2.0.09.01.06 |Índice remissivo |2 |Até atualização | |Guarda permanente | |
|2.0.09.01.08 |Listagem de eliminação de documentos |1 |05 anos | |Guarda permanente | |
|2.0.09.01.10 |Manual de normalização de procedimentos arquivísticos |1 |Até atualização do |02 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |manual | | | |
|2.0.09.01.11 |Projeto de lei e decreto para a gestão de documentos |2 |Até promulgação/ |01 ano |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | | |sansão ou veto | | | |
|2.0.09.01.12 |Solicitação de cópia/ vistas/ 2ª via de documentos |2 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|2.0.09.01.13 |Tabela de temporalidade e plano de classificação de documentos|1 |Até atualização da | |Guarda permanente | |
| | |2 |tabela e do plano | | | |
|2.0.10 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA |
|2.0.10.01 |SUBFUNÇÃO: |DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.10 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA |
|2.0.10.02 |SUBFUNÇÃO: |MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.10 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA |
|2.0.10.03 |SUBFUNÇÃO: |ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE INFORMÁTICA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.10.03.02 |Parecer técnico de equipamentos e de programa de computadores |1 |02 anos |05 anos |Eliminação |Integra processo de licitação. |
| | |2 | | | | |
|2.0.10.03.03 |Termo de referência |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra processo de licitação. |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.11 |FUNÇÃO: |PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES |
|2.0.11.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.11.01.03 |Sindicância |1 |Até relatório final |06 anos |Guarda permanente | |
| | | |conclusivo do | | | |
| | | |processo | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.01 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO RH |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.12.01.02 |Controle de admissões por concurso, processo seletivo ou tempo|1 |05 anos após |47 anos |Eliminação | |
| |determinado e demissões |2 |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|2.0.12.01.03 |Controle de pagamento de pensão alimentícia (ofício do Juiz e |1 |05 anos após |47 anos |Eliminação | |
| |dados pessoais do servidor e do beneficiário)/ requerimento |2 |desfazimento do | | | |
| |inclusão/ exclusão salário esposa/ marido/ homem/ mulher) | |vínculo | | | |
|2.0.12.01.04 |Controle de reposição de faltas e atrasos |2 | | |Guarda permanente |Documento característico do IPPA. Guarga permanente|
| | | | | | |em meio digital no setor. |
|2.0.12.01.07 |Ficha de inscrição de candidatos aprovados em concursos |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação | |
| |públicos. |2 |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|2.0.12.01.08 |Pagamento de pensão alimentícia |1 |05 anos |95 anos |Eliminação |Documento característico do IPPA. |
|2.0.12.01.09 |Penalidade disciplinar e relatório conclusivo do processo |1 |05 anos após |95 anos |Guarda permanente | |
| |disciplinar. | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|2.0.12.01.10 |Planilha anual de cálculo de reajuste (professores) |2 | | |Guarda permanente |Documento característico do IPPA. Guarga permanente|
| | | | | | |em meio digital no setor. |
|2.0.12.01.12 |Prontuário de estagiário |1 |05 anos após |95 anos |Guarda permanente |No caso de menores de idade, o prazo se conta a |
| | | |desfazimento do | | |partir de quando completam 18 anos. |
| | | |vínculo | | | |
|2.0.12.01.13 |Prontuário do servidor |1 |05 anos após |95 anos |Guarda permanente |Caso o servidor esteja incluso no regime de |
| | | |desfazimento do | | |previdência do Instituto de Previdência Social dos |
| | | |vínculo | | |Servidores Públicos do Município de Palhoça, seu |
| | | | | | |prontuário será encaminhado para o setor para |
| | | | | | |homologação da sua aposentadoria e fará parte do |
| | | | | | |acervo do IPPA. |
|2.0.12.01.14 |Recadastramento obrigatório funcionários/ servidores |1 |Até novo |05 anos |Eliminação | |
| | |2 |recadastramento | | | |
|2.0.12.01.15 |Recibo de férias |1 | | | |Integra o prontuário do servidor. |
|2.0.12.01.17 |Termo de opção FGTS |1 |05 anos após |47 anos |Eliminação |Integra o prontuário do servidor. *Não existe mais |
| | | |desfazimento do | | |opção do FGTS, este documento só existe para |
| | | |vínculo | | |funcionários anteriores ao ano de 1988. |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.02 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DE BENEFÍCIOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|2.0.12.02.02 |Inclusão/ cancelamento de vale transporte |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|2.0.12.02.03 |Planilha inclusão/ cancelamento de convênio de saúde |1 |Ano do exercício |01 ano |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|2.0.12.02.04 |Recadastramento de vale transporte |1 |01 ano após novo |05 anos |Eliminação | |
| | |2 |recadastramento | | | |
|2.0.12.02.05 |Relação de carga do vale transporte |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|2.0.12.02.06 |Relação de funcionários - recebimento de vale transporte |2 |Ano do exercício | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.03 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DAS ATIVIDADES DE MEDICINA, HIGIENE DO TRABALHO E PREVENÇÃO DE ACIDENTES |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.12.03.03 |Laudo de isenção de IPTU |2 |Ano do exercício | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
|2.0.12.03.05 |Lista de presença de perícia |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
|2.0.12.03.06 |Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP e recibo de |1 |Entregue ao servidor | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| |entrega (Requerimento pericial) |2 |solicitante | | | |
|2.0.12.03.08 |Prontuário médico do servidor |1 |05 anos |95 anos |Guarda permanente |Os prontuários médicos dos servidores deverão |
| | | | | | |ser microfilmados em microfichas e enviados em |
| | | | | | |amostragem ao Arquivo permanente. Os resultados |
| | | | | | |de exames adminissionais e demissionais (raio-x,|
| | | | | | |ultrassom, ressonância, etc) serão devolvidos ao|
| | | | | | |servidor. Os laudos médicos serão arquivados no |
| | | | | | |prontuário médico do servidor. |
|2.0.12.03.09 |Redução de carga horária para atendimento excepcional |2 |Ano do exercício | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.04 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DE FREQUÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.12.04.02 |Folha ponto |1 |05 anos |47 anos |Eliminação |Inclui-se controle de reposição de faltas e |
| | |2 | | | |atrasos/ justificativa mensal de cartão de |
| | | | | | |ponto. |
| | | | | | |Caso ponto eletrônico, eliminar em 05 anos. |
|2.0.12.04.03 |Controle/ solicitação de horas extras |1 |05 anos |02 anos |Eliminação | |
|2.0.12.04.04 |Folha de pagamento |1 |05 anos |95 anos |Eliminação |As folhas arquivadas eletronicamente serão de |
| | |2 | | | |guarda permanente. |
|2.0.12.04.05 |Guia de recolhimento de contribuição sindical |1 |07 anos | |Eliminação |Arquivo do Departamento de Contabilidade. |
| | |2 | | | | |
|2.0.12.04.07 |Guia de Recolhimento de Imposto de Renda Retido na Fonte - |1 |07 anos | |Eliminação | |
| |IRRF |2 | | | | |
|2.0.12.04.09 |Guia de recolhimento Programa de Integração Social PIS / |1 |05 anos |95 anos |Eliminação | |
| |Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PASEP | | | | | |
|2.0.12.04.10 |Listagens bancárias relativas ao estornos de pagamento de |1 |Até elaboração da folha de|05 anos |Eliminação | |
| |servidores (contendo dados pessoais e forma de pagamento) | |pagamento | | | |
|2.0.12.04.11 |Planilha de controle de pagamento de insalubridade e |1 |05 anos |95 anos |Eliminação | |
| |periculosidade |2 | | | | |
|2.0.12.04.12 |Planilha produtividade fiscal |1 |05 anos |47 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|2.0.12.04.13 |Registro base para recolhimento de FGTS/INSS/ IPREV/ IPPA |1 |05 anos |95 anos |Eliminação | |
|2.0.12.04.14 |Relação anual informações sociais - RAIS |1 |05 anos |95 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.05 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DE CONCURSO PÚBLICOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.12.05.02 |Dossiê relativo a concurso público e processo seletivo |1 |Até final do |05 anos |Guarda permanente |Incluem-se documentos referentes aos |
| | |2 |concurso/processo | | |concursos públicos e processos |
| | | |seletivo | | |seletivos: provas e títulos, análise |
| | | | | | |curricular, curricullums, ocorrências, |
| | | | | | |Ata, gabaritos e recursos, etc. |
|2.0.12.05.03 |Edital de concurso/ processo seletivo |1 |05 anos |03 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|2.0.12.05.04 |Ofício de convocação |1 |05 anos após desfazimento|95 anos |Guarda permanente | |
| | | |do vínculo | | | |
|2.0.12.05.05 |Requerimento de prorrogação de posse e de exercício |1 |05 anos após desfazimento|95 anos |Eliminação | |
| | | |do vínculo | | | |
|2.0.12.05.06 |Processo relativo a recurso de revisão de provas e/ ou notas |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |em processo seletivo | | | | | |
|2.0.12.05.07 |Resultado, homologação de concurso/ processo seletivo |1 |Até publicação |10 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.06 |SUBFUNÇÃO: |AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.12.06.02 |Processo relativo a estágio probatório |1 |05 anos após desfazimento|47 anos |Eliminação | |
| | | |do vínculo | | | |
| | | | | | | |
|2.0.12 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS |
|2.0.12.07 |SUBFUNÇÃO: |APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.12.07.02 |Conferências, programas, projetos e planos de cursos/ |1 |01 ano após realização do|05 anos |Amostragem |Enviar 03 exemplares ao Arquivo |
| |treinamento do servidor público municipal |2 |evento | | |permanente. |
|2.0.12.07.03 |Controle de entrega de certificados e diplomas expedidos |1 |01 ano após entrega dos |05 anos |Eliminação | |
| | | |certificados | | | |
|2.0.12.07.04 |Material didático |1 |01 ano após realização do|05 anos |Amostragem |Enviar 03 exemplares ao Arquivo |
| | |2 |evento | | |permanente. |
| | | | | | | |
|2.0.13 |FUNÇÃO: |GESTÃO PREVIDENCIÁRIA |
|2.0.13.01 |SUBFUNÇÃO: |CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E COMPENSAÇÃO PREVIDENCIÁRIA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|2.0.13.01.04 |Processo de aposentadoria |1 |25 anos | |Guarda permanente |Os processos que não produzirem efeito |
| | | | | | |(indeferidos) serão arquivados e poderão|
| | | | | | |instruir novo pedido. O ato de |
| | | | | | |homologação da aposentadoria integra o |
| | | | | | |prontuário do servidor. |
|GESTÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA, CONTÁBIL E PATRIMONIAL |
| | |
|GRUPO FUNCIONAL: 3.0 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA, CONTÁBIL E PATRIMONIAL | |
|Classificam-se documentos relativos a previsão, proposta e execução orçamentária. Operações contábeis-financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa, bem como ao controle dos|
|recursos financeiros, sua correspondente movimentação bancária, pagamentos, orçamento, balanços, balancetes e prestação de contas. |
|3.0.01 |FUNÇÃO: |PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO |
|3.0.01.01 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DA EXECUÇÃO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|3.0.01.01.02 |Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO |1 | | | |Material para consulta. O documento original |
| | |2 | | | |fica arquivado no setor de controle interno. |
|3.0.01.01.05 |Orçamento Programa Plurianual (PPA) |1 | | | |Material para consulta. O documento original |
| | |2 | | | |fica arquivado no setor de controle interno. |
|3.0.01.01.07 |Prestação de contas de convênios/ parcerias União, Estados e |1 |02 anos |95 anos |Guarda permanente | |
| |Municípios | | | | | |
|3.0.01.01.08 |Prestação de contas de subvenções sociais |1 |02 anos |95 anos |Guarda permanente | |
|3.0.01.01.09 |Prestação de contas diárias e adiantamentos |1 |02 anos |95 anos |Guarda permanente | |
|3.0.01.01.10 |Relatório de auditoria do Tribunal de Contas do Estado |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Documento característico do IPPA. |
|3.0.01.01.11 |Relatório de gestão fiscal/ audiência pública |1 |02 anos |10 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|3.0.02 |FUNÇÃO: |CONTROLE DA TESOURARIA |
|3.0.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|3.0.02.01.02 |Deduções e anulações da Receita |1 |02 anos |95 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|3.0.03 |FUNÇÃO: |CONTROLE DA CONTABILIDADE |
|3.0.03.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|3.0.03.01.02 |Balancete financeiro Prefeitura, Fundos, Fundações e |1 |02 anos |30 anos |Guarda permanente | |
| |Autarquias |2 | | | | |
|3.0.03.01.03 |Balanço Geral Prefeitura, Fundos, Fundações e Autarquias |1 |06 anos |30 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.04 |Boleto bancário |1 | | |Eliminação |Integra autorização bancária/ ordem de |
| | | | | | |pagamento. Caso esteja acondicionado |
| | | | | | |separadamente, e possuir autenticação mecânica,|
| | | | | | |eliminar após 95 anos. |
|3.0.03.01.06 |DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários) e GFIP |1 |05 anos |95 anos |Guarda permanente | |
| |(Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de |2 | | | | |
| |Serviço e Informações à Previdência Social) | | | | | |
|3.0.03.01.07 |Empenho |1 |02 anos |95 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.08 |Extrato bancário/ conciliação Prefeitura, Fundos, Fundações e|1 |02 anos |95 anos |Eliminação | |
| |Autarquias |2 | | | | |
|3.0.03.01.09 |Guia de recolhimento de Imposto de Renda Retido na Fonte - |1 |02 anos |95 anos |Eliminação |Integra autorização bancária/ ordem de |
| |IRRF | | | | |pagamento. |
|3.0.03.01.10 |Guia FGTS, PIS, PASEP, INSS e IPREV |1 |02 anos |95 anos |Eliminação |Integra autorização bancária/ ordem de |
| | | | | | |pagamento. |
|3.0.03.01.11 |Livro diário |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.12 |Livro razão |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.13 |Receita |1 |02 anos |95 anos |Eliminação | |
|3.0.03.01.14 |Relatórios de investimentos |1 |05 anos |95 anos |Guarda permanente | |
|3.0.03.01.15 |Relatórios do Ministério da Previdência Social |1 |Até aprovação das |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |contas | | | |
|3.0.03.01.16 |Controle do movimento bancário (inclusive de transferências |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Documento característico do IPPA. |
| |de aplicação e resgates) |2 | | | | |
|3.0.03.01.17 |Despesas extras |1 |02 anos |95 anos |Eliminação |Documento característico do IPPA. |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.18 |Guia previdenciária IPPA |1 |02 anos |95 anos |Eliminação |Documento característico do IPPA. |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.19 |Inscrição em restos a pagar/ livros de restos a pagar |1 |02 anos |95 anos |Eliminação |Documento característico do IPPA. |
| | |2 | | | | |
|3.0.03.01.20 |Anulações de empenho | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.21 |Boletim de caixa | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.22 |Comprovante depósito bancário | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.23 |Cupom fiscal | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.24 |Movimentação (anual, mensal e diária) | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.25 |Nota fiscal eletrônica | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.26 |Protocolo de notas fiscais | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.27 |Receita e transferência | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.28 |Relatório de passagem | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
|3.0.03.01.29 |Requisição | | | | |Documentos arquivados até 2014. Nomenclatura |
| | | | | | |utilizada antes da padronização. A partir do |
| | | | | | |ano de 2019 utilizar somente os termos |
| | | | | | |classificados em 3.0.03.01.01 a 3.0.03.01.15. |
| | | | | | | |
|3.0.04 |FUNÇÃO: |MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL |
|3.0.04.01 |SUBFUNÇÃO: |CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|3.0.04.01.02 |Análise tributária - processo de amembramento |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade |
| | | | | | |Governo do Estado de São Paulo. |
|3.0.04.01.03 |Análise tributária - processo de desmembramento |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade |
| | | | | | |Governo do Estado de São Paulo. |
|3.0.04.01.04 |Atualização da base cartográfica |1 | | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável.|
| | |2 | | | | |
|3.0.04.01.06 |Baixa Manual de débitos |1 |Ano do exercício |20 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.07 |Cancelamento de débitos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.04.01.08 |Cancelamento de ITBI |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.04.01.09 |Certidão como não possui imóvel no Município |1 |01 ano |05 anos |Eliminação |Lei Federal nº 5.172/66 (CÓDIGO DE |
| | | | | | |CLASSIFICAÇÃO Tributário Nacional), arts.|
| | | | | | |168, 173 e 174. |
|3.0.04.01.10 |Certidão de cadastro imobiliário |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
|3.0.04.01.12 |Certidão de decadência |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.13 |Certidão de imóvel lançado |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
|3.0.04.01.15 |Certidão de isenção de Tributos - Processo |1 |01 ano |07 anos |Eliminação |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Tributário |
| | | | | | |Nacional - art.173. |
|3.0.04.01.16 |Certidão de numeração de imóvel |1 |01 ano | |Eliminação | |
|3.0.04.01.17 |Certidão de redução de ITU (Imposto Territorial Urbano) |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.18 |Certidão de tempo de lançamento de imóvel (IPTU) |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.19 |Certidão de valor venal |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.20 |Espelho cadastral imobiliário |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
| | |2 | | | | |
|3.0.04.01.22 |Lançamento de edificação |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|3.0.04.01.23 |Lançamento de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Relativo à áreas que ainda não continham |
| | |2 | | | |cadastro. |
|3.0.04.01.24 |Livro de cadastro imobiliário |1 | |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.04.01.27 |Planta de loteamento |1 | | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável.|
| | |2 | | | | |
|3.0.04.01.30 |Processo relativo a isenção de ITBI |1 |01 ano |06 anos |Eliminação |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Tributário |
| | | | | | |Nacional - art.173. |
|3.0.04.01.31 |Processo restituição de débitos e créditos |1 | | | |Processo relativo à tesouraria/ |
| | | | | | |contabilidade. |
|3.0.04.01.33 |Recurso de taxa de coleta de lixo (TCL) |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.01.34 |Relatório de pagamento de IPTU |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
| | |2 | | | | |
|3.0.04.01.36 |Revisão de área |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade |
| | | | | | |Governo do Estado de São Paulo. |
| | | | | | | |
|3.0.04 |FUNÇÃO: |MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL |
|3.0.04.02 |SUBFUNÇÃO: |CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|3.0.04.02.02 |Alvará de licença e localização para funcionamento de empresas|1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Lei Federal n. 10.406/2002 (CÓDIGO DE |
| |e de estabelecimentos | | | | |CLASSIFICAÇÃO civil), art. 205. Suporte |
| | | | | | |legal: Tabela de Temporalidade Governo do |
| | | | | | |Estado de São Paulo. |
|3.0.04.02.03 |Alvará eventual sanitário |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.02.04 |Alvará temporário de verão |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.04.02.05 |Certidão de baixa de atividade |1 |Até expedição da |05 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade |
| | | |certidão | | |Governo do Estado de São Paulo. |
|3.0.04.02.06 |Certidão de isenção de taxa de licença (TLO) – processo |1 |01 ano |01 ano |Eliminação | |
|3.0.04.02.07 |Guia do carnê de arrecadação municipal de Imposto Sobre |2 | | | |Entregue ao contribuinte. |
| |Serviço – ISS | | | | | |
|3.0.05 |FUNÇÃO: |FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS |
|3.0.05.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|3.0.06 |FUNÇÃO: |COMÉRCIO E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS |
|3.0.06.01 |SUBFUNÇÃO: |ABERTURA E FECHAMENTO DE EMPRESAS/ PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|3.0.06.01.02 |Alteração de endereço REGIN |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.06.01.03 |Alteração de razão social/ sócios e outros |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente |Processo via sistema FAC - escrita fiscal - |
| | |2 | | | |IPM. |
|3.0.06.01.04 |Alvará de autônomos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.06.01.05 |Alvará de construção e legalização de obras |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.06.01.06 |Alvará de funcionamento (empreendedor individual) |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.06.01.07 |Apuração de denúncias |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
|3.0.06.01.08 |Baixa de responsabilidade técnica |2 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Processo via sistema FAC - escrita fiscal - |
| | | | | | |IPM. |
|3.0.06.01.09 |Certidão de como a empresa não funcionou no Município |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|3.0.06.01.10 |Certidão de inatividade no Município |1 |Até deferimento |05 anos |Eliminação | |
|3.0.06.01.11 |Lançamento/ alteração de taxas de ISS e alvará |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
|3.0.06.01.13 |PRODEP |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente |Lei Municipal 2460 de 25 de outubro de 2006 -|
| | | | | | |institui o Programa de Fomento Econômico e |
| | | | | | |incentivos fiscais para Empresas do Município|
| | | | | | |de Palhoça -PRODEP. |
| | | | | | | |
|3.0.07 |FUNÇÃO: |GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA |
|3.0.07.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|3.0.07.01.02 |Certidão negativa de débitos |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
|3.0.07.01.04 |Livro de inscrição e baixa da dívida ativa |1 |05 anos |35 anos |Guarda permanente |Suporte legal: Tabela de Temporalidade |
| | |2 | | | |Governo do Estado de São Paulo e Tabela |
| | | | | | |SEFAZ/AM. |
|3.0.07.01.05 |Relatório detalhado da dívida ativa |1 | | | |Entregue ao contribuinte. |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|SERVIÇOS JURÍDICOS |
|GRUPO FUNCIONAL: 4.0 SERVIÇOS JURÍDICOS | |
|4.0.01 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA |
|4.0.01.01 |SUBFUNÇÃO: |ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|4.0.02 |FUNÇÃO: |PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR - PROCON |
|4.0.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|4.0.02.01.02 |Auto de imposição de penalidade |1 | | | |Integra o processo administrativo. |
| | |2 | | | | |
|4.0.02.01.05 |Cadastro de reclamações |2 | | | |Via sistema SINDEC. Manter cópia digital |
| | | | | | |no setor responsável.. |
|4.0.02.01.07 |Decisão de 1° e 2° instâncias |1 | | | |Integra o processo administrativo. |
| | |2 | | | | |
|4.0.02.01.09 |Memorando |1 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Os Memorandos Internos rotineiros, |
| | |2 | | | |desprovidos de valor probatório ou |
| | | | | | |informativo, portanto, resultantes de |
| | | | | | |atividade meio, poderão ser eliminados em |
| | | | | | |2 anos. Manter cópia digital no setor |
| | | | | | |responsável. |
|4.0.02.01.10 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
|4.0.02.01.11 |Processo administrativo fiscalização |1 |1 ano após ano do |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |exercício | | | |
|4.0.02.01.12 |Relatório de autuação |1 | | | |Integra o processo administrativo. |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GESTÃO TERRITORIAL |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.1 GESTÃO TERRITORIAL |
|5.1.01 |FUNÇÃO: |URBANIZAÇÃO |
|5.1.01.01 |SUBFUNÇÃO: |DESENVOLVIMENTO URBANO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.01.01.02 |Projeto de abertura de logradouros |1 |Até modificação ou |05 anos |Guarda permanente | |
| |públicos (ruas e avenidas; projetos | |atualização do projeto | | | |
| |geométricos; perfil; alinhamento e | | | | | |
| |nivelamento; praças e jardins) | | | | | |
|5.1.01.01.03 |Projeto de obras de artes (anéis, |1 |Até modificação ou |05 anos |Guarda permanente | |
| |rotatórias, pontes e pontilhões, | |atualização do projeto | | | |
| |viadutos, passarelas) | | | | | |
|5.1.01.01.04 |Projeto de intervenção urbanística |1 |Até modificação ou |05 anos |Guarda permanente | |
| |(urbanização, revitalização, | |atualização do projeto | | | |
| |requalificação) | | | | | |
|5.1.01.01.05 |Processo relativo à adoção/ manutenção de|1 |01 ano após adoção/ |02 anos |Guarda permanente | |
| |praças públicas | |manifestação | | | |
|5.1.01.01.06 |Processo relativo à desapropriação |1 |05 anos após publicação |02 anos |Guarda permanente |Decreto – Lei nº 3.365 de 1941. A planta do |
| | | |do Decreto que autoriza | | |imóvel deve ser mantida na Secretaria de Origem. |
| | | |a desapropriação | | | |
|5.1.01.01.07 |Planta de localização de área |1 |Até modificação da | |Guarda permanente | |
| | |2 |ocupação da área | | | |
|5.1.02 |FUNÇÃO: |PARCELAMENTO DO SOLO |
|5.1.02.01 |SUBFUNÇÃO: |ALINHAMENTO DE RUAS E OFICIALIZAÇÃO DE LOGRADOUROS, EDIFÍCIOS E LOTEAMENTOS PÚBLICOS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.02.01.02 |Certidão de avaliação |1 |01 ano | |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.1.02.01.04 |Certidão de descaucionamento |1 |05 anos | |Guarda permanente | |
|5.1.02.01.05 |Lançamento de imóvel |1 |1 ano após ano do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |exercício | | | |
|5.1.02.01.06 |Levantamento planialtimétrico |1 |Até aprovação |05 anos |Eliminação | |
|5.1.02.01.07 |Levantamento planimétrico |1 |Até aprovação |05 anos |Eliminação | |
|5.1.02.01.08 |Processo de amembramento |1 |Até aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
|5.1.02.01.09 |Processo de desmembramento |1 |Até aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
|5.1.02.01.10 |Processo de diretrizes para arruamentos e|1 |Até implantação do |05 anos |Guarda permanente |Manter cópia das diretrizes no arquivo corrente. |
| |loteamentos | |projeto | | | |
|5.1.02.01.11 |Processo de usucapião |1 |Até aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
|5.1.02.01.12 |Processo relativo à aprovação de projeto |1 |Até aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
| |de loteamento | | | | | |
|5.1.02.01.13 |Registro de alterações de numeração de |1 |Até atualização |05 anos |Guarda permanente | |
| |edificações | | | | | |
|5.1.02.01.14 |Retificação de área |1 |Até aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
|5.1.02.01.15 |Viabilidade para desmembramento |1 |06 meses | |Eliminação | |
| | | | | | | |
|5.1.03 |FUNÇÃO: |ZONEAMENTO |
|5.1.03.01 |SUBFUNÇÃO: |USO E OCUPAÇÃO DO SOLO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.03.01.02 |Mapa de zoneamento |1 |Até promulgação da |01 ano |Guarda permanente | |
| | | |Lei | | | |
|5.1.03.01.03 |Processo relativo a atestado de depósito de explosivos |1 |01 ano após aprovação|05 anos |Guarda permanente |Decreto Federal 55.649/65- Art. 83- |
| | | | | | |Parágrafo 3º. |
| | | | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.01 |SUBFUNÇÃO: |DRENAGEM – GALERIAS DE ÁGUAS PLUVIAIS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04.01.02 |Processo relativo à construção de galerias de águas pluviais |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | | |definitivo da obra | | |art.618. Integra o processo de |
| | | | | | |licitação. |
|5.1.04.01.03 |Projeto de galeria de água pluvial (planta, memorial |1 |01 ano após |05 anos |Guarda permanente | |
| |descritivo, planilha) |2 |recebimento | | | |
| | | |definitivo da obra | | | |
|5.1.04.01.04 |Relatório de acompanhamento de execução de obras de galerias |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| |pluviais (diários de obras podendo acompanhar fotografias) |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
| | | | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.02 |SUBFUNÇÃO: |DRENAGEM – CANALIZAÇÃO DE RIOS E CÓRREGOS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.03 |SUBFUNÇÃO: |SANEAMENTO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04.03.02 |Relatório de acompanhamento de execução de obras de sistema de|1 |Até atualização |01 ano |Guarda permanente | |
| |abastecimento de água (ordem de serviço, diário de obras, | | | | | |
| |medições, notificações, ofícios e fotografias) | | | | | |
|5.1.04.03.03 |Projeto de sistema de coleta e tratamento da rede de esgoto – |1 |01 ano após |06 anos |Guarda permanente | |
| |originais e cópias | |recebimento | | | |
| | | |definitivo da obra | | | |
|5.1.04.03.04 |Projeto de manutenção dos sistemas de abastecimento de água e |1 |Até próxima |05 anos |Guarda permanente | |
| |esgoto – originais e cópias | |manutenção | | | |
|5.1.04.03.05 |Processo relativo à limpeza pública (coleta de lixo |1 |01 ano após termino | 20 anos |Eliminação | |
| |domiciliar) | |do contrato | | | |
|5.1.04.03.06 |Relatório de visita |1 |02 anos |04 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| | | | | | |responsável. |
|5.1.04.03.07 |Relatório de diligência |1 |02 anos |04 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor |
| | | | | | |responsável. |
|5.1.04.03.08 |Documentos relativos ao processo de pedido de ligação nova de |1 |05 anos | |Guarda permanente | |
| |água | | | | | |
|5.1.04.03.16 |Texto de apoio técnico |1 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
|5.1.04.03.17 |Projeto de oleoduto e gasoduto |1 |04 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.04 |SUBFUNÇÃO: |ILUMINAÇÃO PÚBLICA |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04.04.02 |Processo de execução de obras de iluminação pública |1 |02 anos |06 anos |Guarda permanente |O documento tramita para a Secretaria |
| | | | | | |Municipal de Administração. |
|5.1.04.04.03 |Projeto de iluminação de vias públicas em sistemas aéreos e |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |O documento tramita para a Secretaria |
| |subterrâneos | | | | |Municipal de Administração. |
|5.1.04.04.04 |Projeto de iluminação pública de praças, jardins, ornamentais|1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |O documento tramita para a Secretaria |
| |e especiais | | | | |Municipal de Administração. |
|5.1.04.04.05 |Projeto de remoção de postes de iluminação pública |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |O documento tramita para a Secretaria |
| | | | | | |Municipal de Administração. |
|5.1.04.04.06 |Solicitação/ processo relativo à iluminação pública (troca de |1 |02 anos |06 anos |Guarda permanente |O documento tramita para a Secretaria |
| |postes, luminárias) | | | | |Municipal de Administração. |
| | | | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.05 |SUBFUNÇÃO: |PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS, SARJETAS E MEIO FIO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04.05.04 |Relatório de acompanhamento de pavimentação |1 |Até recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art. 618. |
| | | | | | | |
|5.1.04 |FUNÇÃO: |CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS |
|5.1.04.06 |SUBFUNÇÃO: |TERRAPLENAGEM |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.04.06.02 |Projeto de terraplenagem, drenagem de proteção e contenções |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |definitivo da obra | | | |
|5.1.04.06.03 |Relatório de acompanhamento de obras de terraplenagem, |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| |drenagem de proteção e contençoes. |2 |definitivo da obra | | |art. 618. |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|5.1.05 |FUNÇÃO: |ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE PROJETOS |
|5.1.05.01 |SUBFUNÇÃO: |PROJETOS RELATIVOS À EDIFICAÇÕES PÚBLICAS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.05.01.10 |Processo relativo a reforma de edifícios públicos |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.11 |Projeto - padrão de edifícios públicos (unidades da saúde, |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| |escolas, creches) |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.12 |Projeto completo de edifícios públicos |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.13 |Projeto completo de edifícios públicos - Projeto de |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| |arquitetura |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.14 |Projeto completo de edifícios públicos - Projeto estrutural |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.15 |Projeto completo de edifícios públicos - Projeto de hidráulica|1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.16 |Projeto completo de edifícios públicos - Projeto de elétrica |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.17 |Projeto completo de edifícios públicos - Projetos especiais |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
|5.1.05.01.18 |Relatório de acompanhamento da execução de obras públicas |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente |CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Civil – 2.002, |
| | |2 |definitivo da obra | | |art.618. |
| | | | | | | |
|5.1.06 |FUNÇÃO: |NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS |
|5.1.06.01 |SUBFUNÇÃO: |APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.06.01.03 |Processo relativo à auto de infração e multa de obras |1 |10 dias |07 anos |Eliminação | |
| |(lançamento/ recurso) | | | | | |
|5.1.06.01.04 |Termo de ajustamento de conduta - TAC | | | | |Integra o processo de legalização de |
| | | | | | |obras. |
|5.1.06.01.06 |Viabilidade para construção |1 |02 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |aprovação | | | |
|5.1.06.01.07 |Alvará de construção |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|5.1.07 |FUNÇÃO: |TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO /SISTEMA VIÁRIO |
|5.1.07.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
| | | | | | | |
|5.1.08 |FUNÇÃO: |ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS |
|5.1.08.01 |SUBFUNÇÃO: |PROJETOS, MONITORAMENTO, REGISTRO E CONTROLE DE CEMITÉRIOS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.08.01.02 |Certidão de aforamento |1 |Até expedição da |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |certidão | | | |
|5.1.08.01.03 |Certidão de translado de cadáveres/ restos mortais |1 |Até expedição da |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |certidão | | | |
|5.1.08.01.04 |Processo relativo à exumação de cadáveres |1 |Até a exumação |05 anos |Guarda permanente | |
|5.1.08.01.05 |Projeto de cemitério/ infra-estrutura |1 |01 ano após conclusão|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |do projeto | | | |
|5.1.08.01.06 |Registro de compra de terrenos nos cemitérios |1 |20 anos após término |01 ano |Guarda permanente | |
| | | |do livro | | | |
|5.1.08.01.07 |Registro de óbito |1 |20 anos após |01 ano |Guarda permanente | |
| | | |sepultamento | | | |
|5.1.08.01.08 |Registro de sepultamento/ inumação/ exumação |1 |01 ano após término |01 ano |Guarda permanente | |
| | | |do livro | | | |
| | | | | | | |
|5.1.09 |FUNÇÃO: |POLÍTICAS DE HABITAÇÃO DE INTERESSE SOCIAL |
|5.1.09.01 |SUBFUNÇÃO: |PROMOÇÃO E CONTROLE DE ÁREAS HABITACIONAIS E REGULARIZAÇÃO FUNDIÁRIA |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.1.09.01.04 |Relação mensal do beneficiário do aluguel social |1 |Até final do |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |contrato | | | |
|5.1.09.01.05 |Cadastro Habitacional |2 | | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável.|
|5.1.09.01.07 |Processo Reurb (Regularização Fundiária Urbana) |1 |01 ano | |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GESTÃO AMBIENTAL E TURÍSTICA |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.2 GESTÃO AMBIENTAL E TURÍSTICA |
|5.2.01 |FUNÇÃO: |POLÍTICA MUNICIPAL DE MEIO AMBIENTE |
|5.2.01.01 |SUBFUNÇÃO: |FISCALIZAÇÃO/ CONTROLE AMBIENTAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.2.01.01.02 |Processo de infração ambiental/ denúncia crime |1 |Até julgamento |01 ano |Guarda permanente | |
| |ambiental e recursos/ defesa | | | | | |
|5.2.01.01.03 |Processo relativo à licença ambiental de instalação |1 |Até implantação do |06 anos |Guarda permanente | |
| |(LAI) | |projeto | | | |
|5.2.01.01.04 |Processo relativo à licença ambiental de operação (LAO)|1 |Até implantação do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |projeto | | | |
|5.2.01.01.05 |Processo relativo à licença ambiental prévia (LAP) |1 |Até implantação do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |projeto | | | |
| | | | | | | |
|5.2.02 |FUNÇÃO: |POLÍTICAS DE DESENVOLVIMENTO DA PESCA, AGRICULTURA E MARICULTURA |
|5.2.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.2.02.01.02 |Nota fiscal de serviço de trator |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
|5.2.02.01.03 |Processo relativo ao Serviço de Inspeção Municipal |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Lei Complementar Municipal n° 0263/2018. |
| |(SIM) | | | | | |
| | | | | | | |
|5.2.03 |FUNÇÃO: |PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICAS TURÍSTICAS NO MUNICÍPIO |
|5.2.03.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.2.03.01.02 |Convênios/ parcerias de cooperação técnica com |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |organismos entidades públicas e privadas, nacionais e |2 | | | | |
| |internacionais, em assuntos relativos ao | | | | | |
| |desenvolvimento turístico do Município | | | | | |
|5.2.03.01.03 |Cursos Turismo |2 |Até término do curso |01 ano |Eliminação | |
|5.2.03.01.04 |Declaração/ autorização eventos |1 |02 anos |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.05 |Dossiê anual de turismo |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.06 |Dossiê anual temporada de verão |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.07 |Dossiê de eventos |2 |Até realização do evento|05 anos |Eliminação | |
|5.2.03.01.08 |DVD turístico |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
|5.2.03.01.09 |Folder/ guias de turismo |1 |Até realização do evento|05 anos |Amostragem |Enviar 03 exemplares ao Arquivo permanente. |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.10 |Inventário Turístico |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.11 |Livro ata |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
|5.2.03.01.12 |Livro Registro de Presença/ reuniões |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
|5.2.03.01.13 |Mapa referente aos bairros do Município de Palhoça |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.14 |Ofício (Expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o documento |
| | |2 | | | |principal e obedecerão a sua temporalidade. |
|5.2.03.01.15 |Ordem de compra |1 | | | |Integra o processo licitatório. |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.17 |Plano Regional de Turismo |2 |02 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
|5.2.03.01.18 |Política Municipal de Turismo |2 |02 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
|5.2.03.01.19 |Programas e projetos turísticos |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.2.03.01.20 |Registro fotográfico |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.21 |Relatório de balneabilidade |2 |Até temporada de verão |05 anos |Eliminação | |
|5.2.03.01.22 |Relatório |1 |02 anos |02 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.2.03.01.23 |Reuniões Núcleo Turismo, Negócios e Eventos – GF |2 |01 ano |01 ano |Eliminação | |
|5.2.03.01.24 |Seviços de comunicação (Facebook, notícias, logomarcas |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
| |e sites) |2 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|SAÚDE |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.01 |FUNÇÃO: |POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DE SAÚDE PÚBLICA |
|5.3.01.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.01.01.02 |Prestação de contas de convênios e programas |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| |específicos da saúde | | | | | |
|5.3.01.01.03 |Sindicâncias, relatórios, auditorias, relacionados aos |1 |05 anos |10 anos |Guarda permanente |Documentos sigilosos/confidenciais, respeitando-se o |
| |serviços de saúde |2 | | | |Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997 e Legislação da |
| | | | | | |saúde pertinente à matéria. |
|5.3.01.01.04 |Estudo regional relativo à Saúde Pública |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.05 |Legislação municipal/Estadual/Nacional na área da |1 |01 ano |03 anos |Guarda permanente |Guarda permanente em meio digital. |
| |saúde/ Portarias/ Decretos/ leis |2 | | | | |
|5.3.01.01.06 |Lista de presença reuniões Setor de Planejamento da |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| |Saúde | | | | | |
|5.3.01.01.07 |Planilha de monitoramento de indicadores de saúde |1 |Até a aprovação |10 anos |Guarda permanente | |
| |(SISPACTO) |2 |das contas ou | | | |
| | | |apresentação do | | | |
| | | |relatório de | | | |
| | | |gestão | | | |
|5.3.01.01.08 |Plano Municipal de Saúde |1 |Enquanto vigora |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.09 |Planos e programas setoriais da área da saúde |1 |Enquanto vigora |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.10 |Programação Anual de Saúde |1 |Enquanto vigora |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.11 |Projeto (dossiê) de habilitação nas condições de gestão|1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |na área da saúde (periodicidade variável) |2 | | | | |
|5.3.01.01.12 |Projetos/Propostas de habilitação em emendas |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente |Guarda permanente no setor. |
| |parlamentares |2 | | | | |
|5.3.01.01.13 |Projetos/Propostas/documentos de habilitação em |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |programas e serviços de saúde. |2 | | | | |
|5.3.01.01.14 |Projetos/Propostas/documentos de habilitação em |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |reforma, ampliação e construção de unidades de saúde. |2 | | | | |
|5.3.01.01.15 |Protocolo de acesso às ações e Serviços de Saúde |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.01.01.16 |Protocolo de intenções/ convênios para o |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |desenvolvimento integrado da saúde | | | | | |
|5.3.01.01.17 |Protocolos Clínicos da Saúde |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |No caso de cartilhas e guias, guardar 1 |
| | |2 | | | |exemplar de cada. |
| | | | | | |Para os protocolos clínicos não implementados eliminar |
| | | | | | |após 2 anos. Conforme Código de classificação e tabela |
| | | | | | |de temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.18 |Relatório Anual de Gestão da Saúde |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.19 |Relatório de atividades gerenciais na área da saúde |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.20 |Relatórios Quadrimestrais de Gestão da Saúde |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de temporalidade do |
| | | | | | |Ministério da Saúde. |
|5.3.01.01.21 |Dossiê Comitê Gestor (aprovação/ deferimentos) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.22 |Contrato aditivo |1 |Enquanto vigora |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.23 |Termo de cessão e uso |1 |Enquanto vigora |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.24 |Instrução Normativa |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.25 |Decretos, portarias, atos, projetos de lei |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.26 |Convênio |1 |05 anos após aprovação |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |do Tribunal de Contas do| | | |
| | | |Estado | | | |
|5.3.01.01.27 |Lei Orçamentária |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.28 |Ata de reuniões Conselho Municipal de Saúde |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.29 |Lista de presença de reuniões Conselho Municipal de |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| |Saúde | | | | | |
|5.3.01.01.30 |Processo judicial relativo à saúde |1 |04 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.01.01.31 |Requisição Conselho Tutelar |1 |02 anos |02 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.32 |Processos Ministério Público relativo à saúde |1 |04 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.01.01.33 |Processos Procuradoria do Município relativos à saúde |1 |04 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.02 |FUNÇÃO: |CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA SAÚDE |
|5.3.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.02.01.02 |Processo de credenciamento para contratação de serviços na|1 |Enquanto vigora |12 anos |Eliminação |Código de classificação e tabela de |
| |área da saúde (exames e consultas médicas) | | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.02.01.03 |Processo relativo à compra de serviços de saúde |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.02.01.04 |Processo relativo à convênios |1 |05 anos após aprovação|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |do Tribunal de Contas | | | |
| | | |do Estado | | | |
|5.3.02.01.05 |Processo relativo à locação de imóveis |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.02.01.06 |Autorização de fornecimento - AF |1 | | | |Integra o processo licitatório. |
| | | | | | | |
|5.3.03 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA SAÚDE |
|5.3.03.01 |SUBFUNÇÃO: |COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.03.01.02 |Comunicação interna |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|5.3.03.01.03 |Convite recebido |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|5.3.03.01.04 |E-mail institucional |2 |Ano do exercício |03 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
|5.3.03.01.05 |Memorando |1 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Os Memorandos Internos rotineiros, |
| | |2 | | | |desprovidos de valor probatório ou |
| | | | | | |informativo, portanto, resultantes de |
| | | | | | |atividade meio, poderão ser eliminados em 2|
| | | | | | |anos. Manter cópia digital no setor |
| | | | | | |responsável. |
|5.3.03.01.06 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.04 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS DA SAÚDE |
|5.3.04.01 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO RH DA SAÚDE |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.04.01.02 |Dossiê relativo a concurso público/ processo seletivo |1 |Até final do |05 anos |Guarda permanente |Incluem-se documentos referentes aos |
| | | |concurso/processo | | |concursos públicos e processos seletivos: |
| | | |seletivo | | |provas e títulos, análise curricular, |
| | | | | | |curricullums, ocorrências, Ata, gabaritos e|
| | | | | | |recursos, etc. |
|5.3.04.01.03 |Atestado/ declaração médica do servidor |1 |Até desfazimento do |45 anos |Eliminação | |
| | | |vínculo | | | |
|5.3.04.01.04 |Solicitação de vale transporte |1 |05 anos |8 anos |Eliminação | |
|5.3.04.01.05 |Inclusão/ cancelamento de vale transporte |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.04.01.06 |Recadastramento de vale transporte |1 |01 ano após novo |05 anos |Eliminação | |
| | |2 |recadastramento | | | |
|5.3.04.01.07 |Relação de carga do vale transporte |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.3.04.01.08 |Relação de funcionários - recebimento de vale transporte |2 |Ano do exercício | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.05 |FUNÇÃO: |ATENÇÃO BÁSICA |
|5.3.05.01 |SUBFUNÇÃO: |DIAGNÓSTICO, TRATAMENTO, REABILITAÇÃO, REDUÇÃO DE DANOS, PROMOÇÃO E MANUTENÇÃO DA SAÚDE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.3.05.01.02 |Programação anual APS - indicadores |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.05.01.03 |Caderno de orientações para cálculo de indicadores |2 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
|5.3.05.01.04 |Caderno de orientações para consulta APS |2 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
|5.3.05.01.05 |Lista de contatos e informações das UBS |1 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
|5.3.05.01.06 |Calendário anual de reuniões UBS |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
|5.3.05.01.07 |Calendário anual de reuniões Superintendência de Atenção |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| |Básica | | | | | |
|5.3.05.01.08 |Agenda de matriciamento Distrito Leste |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
|5.3.05.01.09 |Relatório de monitoramento quadrimestral das UBS |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.05.01.10 |Registro de reclamações referentes a APS |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.05.01.11 |Levantamento de doses de vacina Febre Amarela |2 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.05.01.12 |Ofício e relatórios - requisição de serviço público (Conselho|1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| |Tutelar e Câmara de Vereadores) |2 | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
|5.3.05.01.13 |Ofício intimações judiciais |1 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.05 |FUNÇÃO: |ATENÇÃO BÁSICA |
|5.3.05.02 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE DISTRITOS SANITÁRIOS E AGENTES COMUNITÁRIOS DE SAÚDE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.3.05.02.02 |Calendário do curso de atualização da atenção e monitoramento|2 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| |da sífilis | | | | | |
|5.3.05.02.03 |Guia municipal de manejo e controle da sífilis adquirida e |2 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
| |sífilis em gestante | | | | | |
|5.3.05.02.04 |Relatório de monitoramento de uniformes entregues a ACS |1 |01 ano |02 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.2.05 |FUNÇÃO: |ATENÇÃO BÁSICA |
|5.2.05.03 |SUBFUNÇÃO: |GERÊNCIA DE ENFERMAGEM |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.2.05.03.02 |Relatório de visita pacientes da Oxigenoterapia |1 |05 anos |03 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.2.05 |FUNÇÃO: |ATENÇÃO BÁSICA |
|5.2.05.04 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DA CRIANÇA E ADOLESCENTE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.2.05.04.02 |Relatório de visita à maternidade (Programa Acolher ao |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |PROAISA- Programa de Atenção Integral à Saúde |
| |Nascer) | | | | |do Adolescente. |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.05 |FUNÇÃO: |ATENÇÃO BÁSICA |
|5.3.05.05 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE BUCAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.3.05.05.02 |Protocolo de acolhimento em saúde bucal |2 |Até elaboração de | |Guarda permanente | |
| | | |relatório anual | | | |
|5.3.05.05.04 |Projeto laboratório regional de prótese dentária |2 |01 ano |06 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.06 |FUNÇÃO: |MÉDIA COMPLEXIDADE |
|5.3.06.01 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO AMBULATORIAL, HOSPITALAR E EMERGENCIAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.06.01.02 |Cadastro de internação |2 |10 anos |20 anos |Guarda permanente | |
|5.3.06.01.03 |Censo diário |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.06.01.04 |Escala de plantão do setor de enfermagem |1 |1 ano |10 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. |
|5.3.06.01.05 |Escala de plantão médico |1 |1 ano |10 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. |
|5.3.06.01.06 |Escala mensal de revezamento de funcionários |1 |05 anos |05 anos |Eliminação | |
|5.3.06.01.07 |Livro de controle de pedidos de compras de materiais |2 |1 ano |10 anos |Guarda permanente | |
| |e serviços | | | | | |
|5.3.06.01.08 |Livro de registro de atestados e justificativas |1 |02 anos |05 anos |Eliminação | |
|5.3.06.01.09 |Livro de registro de liberação de ambulância |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|5.3.06.01.10 |Livro de registro de pacientes - diário de |2 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| |atendimento/ recepção | | | | | |
|5.3.06.01.11 |Livro de registro de reuniões de grupos |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|5.3.06.01.12 |Livro de relatório de enfermagem |1 |05 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.06.01.13 |Planilha de solicitação de materiais e medicamentos |2 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
|5.3.06.01.14 |Prontuário médico do paciente |1 |03 anos após óbito |20 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. |
| | |2 | | | | |
|5.3.06.01.15 |Regimento interno da unidade |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.06.01.16 |Relatório de atividades/ programas/ projetos e ações |2 |05 anos |10 anos |Guarda permanente |A Diretoria de Planejamento encaminha para o|
| |da área da saúde | | | | |Ministério da Saúde. Documento sigiloso, |
| | | | | | |respeitar o disposto no Decreto Federal n° |
| | | | | | |2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde |
| | | | | | |pertinente à matéria. Resolução 1639 de |
| | | | | | |12/08/2002, Diário Oficial da União, Poder |
| | | | | | |Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p.|
| | | | | | |124-5. |
|5.3.06.01.17 |Requisição de material de etoque - RME |2 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.06 |FUNÇÃO: |MÉDIA COMPLEXIDADE |
|5.3.06.02 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MENTAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.06.02.03 |Folha de triagem - saúde mental |1 |03 anos após óbito |20 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. Integra o |
| | |2 | | | |prontuário médico do paciente. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.07 |FUNÇÃO: |REGULAÇÃO |
|5.3.07.01 |SUBFUNÇÃO: |APOIO TÉCNICO PARA AS UNIDADES BÁSICA DE SAÚDE |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.07.01.02 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Refere-se à comunicação com prestadores de |
| | |2 | | | |serviços e externos. Sempre que necessário, |
| | | | | | |deverão integrar o documento principal e |
| | | | | | |obedecerão a sua temporalidade. Manter |
| | | | | | |documento digital permanentemente. |
|5.3.07.01.03 |Protocolo de acesso às especialidades médicas |2 | | |Guarda permanente |Documento elaborado com a finalidade de |
| | | | | | |direcionar o fluxo para a inserção das |
| | | | | | |consultas e exames ambulatoriais na rede |
| | | | | | |pública municipal. |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.08 |FUNÇÃO: |ALTO CUSTO |
|5.3.08.01 |SUBFUNÇÃO: |PROCEDIMENTOS ALTA COMPLEXIDADE (VIA SISTEMA SISREG*) |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital* | | | | |
|5.3.08.01.03 |Termo de cancelamento e/ou desistência referente a |1 |01 ano |04 anos |Eliminação |Os termos de cancelamento via sistema de |
| |exames em geral e cirurgia |2 | | | |regulação - SISREG configuram guarda |
| | | | | | |permanente. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.09 |FUNÇÃO: |SERVIÇOS ESPECIAIS |
|5.3.09.01 |SUBFUNÇÃO: |AGENDAMENTO DE TRATAMENTO FORA DO DOMICÍLIO (VIA SISTEMA TELEMEDICINA E SISREG*) |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital* | | | | |
|5.3.09.01.02 |Cadastro de órteses, próteses |1 |Até o reagendamento pela|Enquanto vigora |Guarda permanente |As solicitações inseridas no sistema de |
| | |2 |central reguldora | | |regulação - SISREG, após autorizadas pela |
| | | |competente | | |central reguladora são devolvidas aos |
| | | | | | |pacientes para execução do procedimento. |
|5.3.09.01.03 |Abertura de processo de encaminhamento para saúde |1 |Até o reagendamento pela|Enquanto vigora |Guarda permanente |As solicitações inseridas no sistema de |
| |auditiva e visual |2 |central reguldora | | |regulação - SISREG, após autorizadas pela |
| | | |competente | | |central reguladora são devolvidas aos |
| | | | | | |pacientes para execução do procedimento. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.10 |FUNÇÃO: |CONTROLE E AVALIAÇÃO |
|5.3.10.01 |SUBFUNÇÃO: |PRODUÇÃO AMBULATORIAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.10.01.02 |Boletim de produção ambulatorial PA Pinheira |1 |06 meses |15 anos |Guarda permanente |Boletim individualizado de produção |
| | |2 | | | |ambulatorial (por paciente atendido) |
| | | | | | |seguido do procedimento solicitado. |
|5.3.10.01.03 |Boletim de produção ambulatorial prestadores de |1 |06 meses |15 anos |Guarda permanente |Boletim individualizado de produção |
| |serviço |2 | | | |ambulatorial (por paciente atendido) |
| | | | | | |juntamente com requisição médica e |
| | | | | | |autorização do sistema de regulação - |
| | | | | | |SISREG. |
|5.3.10.01.04 |Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde |1 |01 ano |15 anos |Eliminação |Protocolo de geração do número de registro |
| |(CNES) | | | | |no CNES, formulários específicos para o |
| | | | | | |cadastro do estabelecimento, com assinatura|
| | | | | | |e carimbo de seus responsáveis, cópias de |
| | | | | | |alvarás de saúde e outros documentos com |
| | | | | | |informações inerentes ao serviço |
| | | | | | |cadastrado. |
|5.3.10.01.05 |Cadastro de Profissionais de Saúde |1 |01 ano |15 anos |Eliminação |Ficha específica de cadastro de |
| | | | | | |profissionais, com dados pessoais, CBO, |
| | | | | | |registro do órgão competente, com |
| | | | | | |assinatura e carimbo do responsável e |
| | | | | | |lotação. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.11 |FUNÇÃO: |SELEÇÃO, AQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS |
|5.3.11.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.11.01.06 |Inventário de medicamentos |1 |02 anos | |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.08 |Autorização de funcionamento de farmácias e |1 |01 ano |03 anos |Guarda permanente | |
| |drogarias | | | | | |
|5.3.11.01.09 |Atas Comissão de Farmácia Terapêutica (CFT) |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.10 |Relação Municipal de Medicamentos = Lista de |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |medicamentos fornecidos pelo Município) | | | | | |
|5.3.11.01.11 |Auto de infração CRF/SC |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.12 |Termo de visita CRF/SC |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.13 |Dossiê de ocorrências (ilegalidades/ furtos) |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.14 |Dossiê de fiscalização FIOCRUZ |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.15 |Nota fiscal recebimento de medicamentos |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação |Cópia. Documento relativo ao almoxarifado |
| | | | | | |de medicamentos. |
|5.3.11.01.16 |Nota de transferência de medicamentos |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação |Documento relativo ao almoxarifado de |
| | | | | | |medicamentos. |
|5.3.11.01.17 |Prontuário do paciente (histórico e recibo de |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. |
| |medicamentos) | | | | | |
|5.3.11.01.18 |Guia de remessa de materiais |1 |04 anos |05 anos |Eliminação | |
|5.3.11.01.19 |Guia de saída de medicamentos para centro de custo |1 |04 anos |12 anos |Eliminação |Código de classificação e tabela de |
| | | | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.11.01.20 |Dossiê FPB (Farmácia Popular do Brasil) |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.21 |Nota de controle de medicamentos |1 |01 ano |20 anos |Eliminação | |
|5.3.11.01.22 |Leitura memorial fiscal |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.23 |Comprovante de depósito |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.24 |Guia de recolhimento da União |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
|5.3.11.01.25 |Redução Z (impressora fiscal) |1 |01 ano |20 anos |Eliminação | |
|5.3.11.01.26 |Dossiê programa cuidar faz bem (prontuários de |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1821/2007. |
| |pacientes) | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.12 |FUNÇÃO: |VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA |
|5.3.12.01 |SUBFUNÇÃO: |VIGILÂNCIA AMBIENTAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.12.01.02 |Registro de reconhecimento de área (RA) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.03 |Registro tratamento (T) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.04 |Registro levantamento de índice e tratamento (LI+T) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.05 |Registro pesquisa vetorial especial (PVE) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.06 |Registro ponto estratégico (PE) |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.07 |Mapa ponto estratégico/ RG/ Armadilhas |1 |04 anos |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| | |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.01.08 |Relatório quadrimestral |2 |04 anos |08 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.01.09 |Relatório bimestral |2 |04 anos |08 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.01.10 |Ficha de trabalho em campo |1 |01 ano |10 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.01.11 |Denúncias |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.01.12 |Itinerário do trabalho em campo |1 |Até atualização |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.12 |FUNÇÃO: |VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA |
|5.3.12.02 |SUBFUNÇÃO: |VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS) |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.12.02.02 |Ficha de investigação epidemiológica das doenças de |1 |Ano do exercício |08 anos |Guarda permanente |Código de classificação e tabela de |
| |notificação compulsória |2 | | | |temporalidade do Ministério da Saúde. |
|5.3.12.02.03 |Controle mensal de estoque de vacina |2 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.02.04 |Termo de inutilização de vacina |1 |05 anos |20 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.02.05 |Controle de cobertura vacinal do Programa de |2 |02 anos após |08 anos |Guarda permanente | |
| |Imunização | |elaboração dos dados | | | |
|5.3.12.02.06 |Controle de cobertura vacinal da campanha contra |2 |02 anos após |08 anos |Guarda permanente | |
| |poliomielite e outras | |elaboração dos dados | | | |
|5.3.12.02.07 |Nota de fornecimento de material (vacinas e insumos |1 |04 anos |12 anos |Guarda permanente | |
| |para vacinação) |2 | | | | |
|5.3.12.02.08 |Ficha para pedido de imunobiológicos especiais/ |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
| |Solicitação médica/ Dados paciente |2 | | | | |
|5.3.12.02.09 |Ficha de comunicação de eventos adversos de reação |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
| |vacinal |2 | | | | |
|5.3.12.02.10 |Relação dos imunobiológicos especiais realizados no |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
| |município | | | | | |
|5.3.12.02.11 |Declaração de óbito |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.02.12 |Declaração de nascidos vivos |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.02.13 |Investigação dos óbitos e Prontuário dos pacientes |1 |01 ano |20 anos |Guarda permanente |Resolução C.F.M nº 1638/02. |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.02.14 |Nota de fornecimento de testes rápidos (HIV, Hepatite|1 |04 anos |12 anos |Guarda permanente | |
| |e Sífilis) | | | | | |
|5.3.12.02.15 |Consolidado mensal consumo de testes rápidos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.02.16 |Mapa de controle de temperatura da rede de frios e |1 |05 anos |20 anos |Eliminação | |
| |das unidades | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.12 |FUNÇÃO: |VIGILÂNCIA À SAÚDE PÚBLICA |
|5.3.12.03 |SUBFUNÇÃO: |VIGILÂNCIA SANITÁRIA |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.12.03.02 |Boletim mensal de atendimento |1 |05 anos |20 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.03.03 |Relatório anual de atividades |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.03.04 |Cadastro de estabelecimentos |1 |Até atualização do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |cadastro | | | |
|5.3.12.03.05 |Resultado de exame laboratorial |2 |01 ano |20 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.03.06 |Laudo de vistoria/ relatório |2 |10 anos |02 anos |Guarda permanente | |
|5.3.12.03.07 |Relatório anual de gestão |2 |Até elaboração de |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |novo relatório | | | |
|5.3.12.03.08 |Processo de alvará/ renovação de licença sanitária - |2 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Lei Federal n. 10.406/2002 (CÓDIGO DE |
| |Alvará Sanitário | | | | |CLASSIFICAÇÃO civil), art. 205. Suporte |
| | | | | | |legal: Tabela de Temporalidade Governo do |
| | | | | | |Estado de São Paulo. |
|5.3.12.03.09 |Processo relativo à autuações, multas e recursos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.3.12.03.10 |Processo relativo à autorização de exumação de |1 |Até autorização da |05 anos |Guarda permanente | |
| |cadáveres |2 |exumação | | | |
|5.3.12.03.11 |Processo relativo à autorização de translado de |1 |Até autorização do |05 anos |Guarda permanente |Resolução da Diretoria Colegiada - RDC |
| |cadáveres |2 |translado | | |147/2006. |
|5.3.12.03.12 |Relatório/ vistoria de higiene de barracas, mercados,|2 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |frigoríficos e produtos hortigranjeiros e outros | | | | | |
|5.3.12.03.13 |Processo relativo a recursos de multas aplicadas em |2 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |relação a mercados, sacolões e feiras livres | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.3 SAÚDE |
|5.3.13 |FUNÇÃO: |CONTROLE DE CASTRAÇÃO E EUTANÁSIA | |
|5.3.13.01 |SUBFUNÇÃO: | | | | | |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.3.13.01.02 |Dossiê de castração |1 |Ano do exercício |15 anos |Eliminação |Incluem-se os termos de responsabilidade |
| | | | | | |cirúrgica. |
|5.3.13.01.03 |Dossiê de eutanásia |1 |Ano do exercício |15 anos |Eliminação | |
|5.3.13.01.04 |Ficha cadastral de eventos externo (mutirão) |1 |Ano do exercício |08 anos |Eliminação | |
|5.3.13.01.05 |Relatório de doenças infectocontagiosas |2 | | |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | | | | | | |
|AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.01 |FUNÇÃO: |POLÍTICAS E PLANEJAMENTO DE AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.01.01 |SUBFUNÇÃO: |ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO SOCIAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.4.01.01.02 |Controle de repasse de recursos dos programas/ |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |projetos/ serviços de proteção social básica e | | | | | |
| |especial | | | | | |
|5.4.01.01.03 |Fiscalização, controle, avaliação, auditoria, sanções|1 |1 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |e premiações |2 | | | | |
|5.4.01.01.04 |Guia de encaminhamento para outros órgãos da |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| |Prefeitura e Oficiais | | | | | |
|5.4.01.01.05 |Justificativa de Projeto de Lei |1 |Até publicação |03 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| | |2 | | | | |
|5.4.01.01.06 |Leis, decretos, regras, normas, instruções e |1 |Até publicação |03 anos |Guarda permanente |Manter cópia digital no setor responsável. |
| |assessoria normativa à política de assistência social|2 | | | | |
|5.4.01.01.07 |Minuta de edital |1 |01 ano |03 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.01.01.08 |Pesquisa para perfil de trabalhadores |1 |1 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.01.01.09 |Plano municipal de assistência social - planejamento |1 |Até execução do plano|05 anos |Guarda permanente | |
| |plurianual (Estudo sócioeconômicos do Município/ | | | | | |
| |relatórios de atividades/ relatórios de campo). | | | | | |
|5.4.01.01.10 |Plano municipal de assistência social de famílias em |1 |Até execução do plano|05 anos |Guarda permanente | |
| |situação de vulnerabilidade e risco social - anual | | | | | |
|5.4.01.01.11 |Processo relativo a prestação de contas de recurso |1 |05 anos |05 anos |Eliminação |cópia. |
| |Federal/ Estadual | | | | | |
|5.4.01.01.12 |Programa/ projeto de proteção de inclusão social |1 |Até término do |03 anos |Guarda permanente | |
| | | |projeto | | | |
|5.4.01.01.13 |Projetos e planos de capacitação |1 |Até término do |03 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |projeto | | | |
|5.4.01.01.14 |Regimento interno |1 |Até atualização |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.01.01.15 |Relatório anual de gestão de assistência social |1 |Até elaboração de |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |novo relatório | | | |
|5.4.01.01.16 |Relatório físico financeiro de convênios |1 |Duração do Convênio |01 ano |Guarda permanente | |
|5.4.01.01.17 |Relatório mensal de acompanhamento de projetos |1 |Até elaboração de |01 ano |Eliminação | |
| | | |relatório anual | | | |
|5.4.01.01.18 |Relatório social dos beneficiários |1 |Até elaboração de |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |novo relatório | | | |
|5.4.01.01.19 |Relatórios de capacitação |1 |1 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.01.01.20 |Termo de convênios com Governo Federal, Estadual e |1 |01 ano |01 ano |Guarda permanente | |
| |Municipal | | | | | |
|5.4.01.01.21 |Termo de cooperação/ convênios de proteção social |1 |Duração do convênio |05 anos |Guarda permanente | |
| |básica e especial | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA ASSISTÊNCIA SOCIAL |
|5.4.02.01 |SUBFUNÇÃO: |COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.02.01.02 |Comunicação interna |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.02.01.03 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o documento|
| | |2 | | | |principal e obedecerão a sua temporalidade. |
|5.4.02.01.04 |Memorando |2 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Os Memorandos Internos rotineiros, desprovidos de |
| | | | | | |valor probatório ou informativo, portanto, |
| | | | | | |resultantes de atividade meio, poderão ser |
| | | | | | |eliminados em 2 anos. Manter cópia digital no setor|
| | | | | | |responsável. |
|5.4.02.01.05 |Material de divulgação (banner, folheto, folder, flyer, |1 |Até término do |05 anos |Amostragem |Enviar 03 exemplares ao Arquivo permanente. |
| |panfleto, jornal, cartaz) | |evento | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA ASSISTÊNCIA SOCIAL |
|5.4.02.02 |SUBFUNÇÃO: |AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.02.02.02 |Ordem de compra |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente |Integra o processo licitatório. |
|5.4.02.02.03 |Planilha de controle de alimentos |2 |Ano do exercício |5 anos |Eliminação |Manter cópia digital no setor responsável. |
|5.4.02.02.04 |Planilha de controle de compras |2 |Ano do exercício |5 anos |Guarda permanente |Enviar backup do arquivo digital para o aquivo |
| | | | | | |permanente |
|5.4.02.02.05 |Planilha de controle de requisições e solicitações de compra |2 |Ano do exercício |5 anos |Eliminação |Manter cópia digital no setor responsável. |
|5.4.02.02.06 |Planilha de materiais de expediente e consumo |2 |Ano do exercício |5 anos |Eliminação |Manter cópia digital no setor responsável. |
|5.4.02.02.07 |Planilha de materiais permanentes |2 |Ano do exercício |5 anos |Eliminação |Manter cópia digital no setor responsável. |
|5.4.02.02.08 |Processo de compra (requisição/ orçamento) |1 |Enviar para | | | |
| | | |Secretaria Municipal| | | |
| | | |de Administração | | | |
| | | |assim que o processo| | | |
| | | |estiver pronto | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA ASSISTÊNCIA SOCIAL |
|5.4.02.03 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS DA ASSISTÊNCIA SOCIAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.02.03.02 |Atestado/ declaração médica do servidor |1 |Até desfazimento do |45 anos |Eliminação | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.03 |Atos de alteração de cargo/ jornada de trabalho |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Manter uma cópia no prontuário do servidor. |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.04 |Ficha de registro de empregado/ funcionário |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Integra o prontuário do servidor. |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.05 |Folha de ponto/ espelho de ponto eletrônico |1 |05 anos |47 anos |Eliminação |Inclui-se controle de reposição de faltas e |
| | | | | | |atrasos/ justificativa mensal de cartão de ponto. |
| | | | | | |Caso ponto eletrônico, eliminar em 05 anos. |
|5.4.02.03.06 |Pedido de exoneração/ cancelamento de designação/ desfazimento|1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Integra o prontuário do servidor. |
| |do vínculo funcional | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.07 |Processo relativo à licença sem vencimentos |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Manter uma cópia no prontuário do servidor. |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.08 |Processo relativo à requerimento de licença prêmio |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Manter uma cópia no prontuário do servidor. |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.4.02.03.09 |Processo relativo à requerimento de perícia médica |1 |Ano do exercício | |Eliminação | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.01 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO SOCIAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.03.01.02 |Controle de atendimento da campanha do agasalho (Requisições, |1 |Até conclusão da |01 ano |Eliminação | |
| |cópias de pedidos, cópia de notas fiscais da campanha do | |campanha | | | |
| |agasalho) | | | | | |
|5.4.03.01.03 |Declaração de freqüência escolar e de vacinação dos dependentes|1 |Até atualização |05 anos |Eliminação | |
| |dos beneficiários (Programa Estadual) | | | | | |
|5.4.03.01.04 |Ficha de acompanhamento individual (Programa Estadual) |1 |Durante permanência|05 anos |Eliminação | |
| | | |no programa | | | |
|5.4.03.01.05 |Ficha de controle de visita domiciliar |1 |Até nova visita |01 ano |Guarda permanente | |
|5.4.03.01.06 |Instrução de serviços para setores |1 |Até elaboração de |01 ano |Eliminação | |
| | | |novas instruções | | | |
|5.4.03.01.07 |Livro de registro de atendimento social |1 |02 anos |03 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.01.08 |Livro de registro de doação |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.01.09 |Registro de visita domiciliar |1 |Até atualização |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.01.10 |Registro fotográfico de projetos (Arquivo Fotográfico) |1 |Até término do |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |projeto | | | |
|5.4.03.01.11 |Relação de inclusões e desligamento de famílias beneficiárias |1 |Durante permanência|05 anos |Eliminação | |
| |(Programa Estadual) |2 |no programa | | | |
|5.4.03.01.12 |Relação mensal dos atendidos (Programa Estadual) |1 |Até elaboração de |05 anos |Eliminação | |
| | |2 |relatório anual | | | |
|5.4.03.01.13 |Relatório circunstanciado mensal (Programa Estadual) |1 |Durante permanência|05 anos |Eliminação | |
| | |2 |no programa | | | |
|5.4.03.01.14 |Relatório da campanha do agasalho |1 |Até termino da |01 ano |Guarda permanente | |
| | |2 |campanha | | | |
|5.4.03.01.15 |Relatório de atendimento de programas anti-drogas |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.16 |Relatório de atendimento social - ambulante |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.17 |Relatório de atendimento social - andarilho |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.18 |Relatório de atendimento social - Conselho Tutelar |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.19 |Relatório de atendimento social - plantão social |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.20 |Relatório de atendimento social - Poder Judiciário |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.21 |Relatório de atendimento social - solicitação de passagens |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.01.22 |Relatório financeiro do Fundo Social de Solidariedade |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.01.23 |Relatório mensal de atendimento social - plantão social |1 |Até elaboração de |01 ano |Guarda permanente | |
| | | |relatório anual | | | |
|5.4.03.01.24 |Relatório trimestral de monitoramento (Programa Estadual) |1 |Durante permanência|05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |no programa | | | |
|5.4.03.01.25 |Relatório/ prestação de contas de programas/ projetos/ serviços|1 |05 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| |de proteção social básica | |aprovação das | | | |
| | | |contas | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.02 |SUBFUNÇÃO: |CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS |
| | |Os Benefícios Eventuais são assegurados pelo art. 22 da Lei nº 8.742, de 07 de dezembro de 1993, Lei Orgânica de Assistência |
| | |Social - LOAS, alterada pela Lei nº 12.435, de 06 de julho de 2011, e integram organicamente as garantias do Sistema Único de |
| | |Assistência Social – SUAS. |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.03.02.02 |Processo relativo à auxílio funeral |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.02.03 |Processo relativo à auxílios com passagens de retorno à cidades|1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |de origem | | | | | |
|5.4.03.02.04 |Processo relativo à carteira de passes livre (formulários, |1 |Até renovação da |05 anos |Guarda permanente | |
| |cópias de documentos pessoais, original do laudo médico, | |carteira | | | |
| |relatório social e cópia da ficha de concessão) | | | | | |
|5.4.03.02.05 |Processo relativo à concessão de benefício à pessoas em |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |situação de calamidade pública | | | | | |
|5.4.03.02.06 |Processo relativo à concessão de benefício natalidade |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.02.07 |Processo relativo à solicitação de auxílio transporte |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.02.08 |Recadastramento pensão vitalícia |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.03 |SUBFUNÇÃO: |CADASTRO ÚNICO PARA PROGRAMAS SOCIAIS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.03.03.02 |Ata de reunião intersetorial |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.03.03 |Cadastros excluídos do sistema |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.03.04 |Formulário de cadastro único para programas sociais |1 |02 anos |05 anos |Eliminação |Eliminam-se os registros em papel, conforme § 1°|
| | |2 | | | |do art. 33 do Decreto n° 5.209, de 2004. De |
| | | | | | |acordo com orientações do Manual de Gestão do |
| | | | | | |Cadastro Único para Programas Sociais do Governo|
| | | | | | |Federal e Portaria n° 177, de 16 de junho de |
| | | | | | |2011, antes do processo de eliminação, é |
| | | | | | |necessário registrar os CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO|
| | | | | | |dos familiares e datas da última atualização ou |
| | | | | | |inclusão das famílias, de modo que este registro|
| | | | | | |fique disponível permanentemente. |
|5.4.03.03.05 |Lista BPC (Benefício de Prestação Continuada) |2 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.03.06 |Lista FPGB - Formulário Padrão de Gestão de Benefícios - SIBEC |1 |01 ano |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.03.07 |Listagem capacitação |1 |01 ano |04 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.03.08 |Listagem mensal PBF (Programa Bolsa Família) |1 |mês do ano corrente|05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.03.09 |Plano IGD (Índice de Gestão Descentralizada) |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.03.10 |Relato de visita das famílias beneficiárias de Bolsa Família |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação |Integra o formulário de Cadastro Único. |
|5.4.03.03.11 |Relatório de atendimentos |1 |05 anos |5 anos |Guarda permanente | |
|5.4.03.03.12 |Relatório de monitoramento de Bolsa Família |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Relatórios anteriores à 2019 anexados ao |
| | | | | | |Cadastro Único obedecerão a temporalidade |
| | | | | | |relativa ao formulário de cadastro único. A |
| | | | | | |partir do ano de 2019 arquivamento em caixas |
| | | | | | |separadas do formulário de cadastro único |
| | | | | | |obedecerão a temporalidade do relatório de |
| | | | | | |monitoramento de bolsa família. |
|5.4.03.03.13 |Relatório grupo CRAS/ IGD (Centro de Referência de Assistência |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
| |Social/ Índice de Gestão Descentralizada) | | | | | |
|5.4.03.03.14 |Relatório anual do programa Bolsa Família |2 |02 anos |05 anos |Eliminação | |
|5.4.03.03.15 |Cadastros com Divergência |1 |02 anos |05 anos |Eliminação |Cadastros com problemas de CPF e/ou outras |
| | | | | | |inconsistências. |
|5.4.03.03.16 |Informes MDS |1 |02 anos |05 anos |Guarda Permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.04 |SUBFUNÇÃO: |AVALIAÇÃO E FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELA REDE SOCIOASSISTENCIAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.03.04.03 |Dossiê cerimônia de posse |2 |Até posse da nova |04 anos |Guarda permanente | |
| | | |diretoria | | | |
|5.4.03.04.04 |Dossiê comissão |1 |05 anos | |Eliminação | |
|5.4.03.04.07 |Dossiê eleições conselhos |1 |Até posse da nova |02 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |diretoria | | | |
|5.4.03.04.08 |Dossiê eventos |1 |02 anos | |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.04.16 |Registro de Denúncias |1 |05 anos | |Guarda permanente | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.05 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO E ACOLHIMENTO SOCIOASSISTENCIAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.03.05.02 |Evoluções PAIF (serviço de Proteção e Atendimento Integral à |1 |02 anos |03 anos |Guarda permanente | |
| |Família) |2 | | | | |
|5.4.03.05.03 |Evoluções SCFV |1 |02 anos |03 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.05.04 |Ficha de inserção SCFV |1 |02 anos |04 anos |Eliminação | |
|5.4.03.05.05 |Planejamento SCFV |1 |02 anos |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.05.06 |Registro mensal de atendimentos (RMA) |1 |01 ano |02 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.03.05.07 |Relatório anual do Centro de Referência de Assistência Social -|1 |Até elaboração de |05 anos |Guarda permanente | |
| |CRAS | |novo relatório | | | |
|5.4.03.05.08 |Relatório mensal do Centro de Referência de Assistência Social |1 |Até elaboração de |15 anos |Eliminação | |
| |- CRAS | |relatório anual | | | |
|5.4.03.05.09 |Relatório multiprofissional |1 |Até elaboração de |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |novo relatório | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.03 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE PROTEÇÃO SOCIAL |
|5.4.03.06 |SUBFUNÇÃO: |MEDIDA PROTETIVA À CRIANÇA E AO ADOLESCENTE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.04 |FUNÇÃO: |PROTEÇÃO SOCIAL, ACOLHIMENTO, DEFESA E MONITORAMENTO |
|5.4.04.01 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS E CONTINUADOS À PESSOAS EM SITUAÇÃO DE AMEAÇA OU VIOLAÇÃO DE DIREITOS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.04.01.02 |Documentação pessoal de usuários em situação de rua |1 |Até busca pelo | | |Documentos oriundos do Centro POP - Centro de |
| | | |proprietário | | |Referência Especializado para Pessoas em |
| | | | | | |Situação de Rua. |
|5.4.04.01.04 |Prontuário de acompanhamento de famílias e indivíduos em |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |situação de ameaça, violação de direitos ou situação de rua | | | | | |
|5.4.04.01.05 |Relatório de acompanhamento de casos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.04.01.06 |Relatório gerencial (avaliação e monitoramento) |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.4.04.01.07 |Relatório/ prestação de contas de programas/ projetos e |1 |05 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| |serviços de proteção social - CREAS | |aprovação das | | | |
| | | |contas | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.05 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE PROTEÇÃO SOCIAL ESPECIAL DE ALTA COMPLEXIDADE |
|5.4.05.01 |SUBFUNÇÃO: |ATENDIMENTO E ACOMPANHAMENTO DE ALTA COMPLEXIDADE |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.05.01.02 |Prontuário técnico das crianças abrigadas (Casa de Proteção) |1 |Período de abrigo |18 anos |Guarda permanente | |
|5.4.05.01.03 |Relatório anual de atividades |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.05.01.04 |Relatório de acompanhamento das famílias dos internos (Casa de |1 |01 ano após |05 anos |Guarda permanente | |
| |Proteção) |2 |elaboração de novo | | | |
| | | |relatório | | | |
|5.4.05.01.05 |Relatório situacional |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.05 |FUNÇÃO: |GESTÃO DE PROTEÇÃO SOCIAL ESPECIAL DE ALTA COMPLEXIDADE |
|5.4.05.02 |SUBFUNÇÃO: |ACOLHIMENTO ÀS CRIANÇAS E ADOLESCENTES AFASTADOS DO CONVÍVIO FAMILIAR POR MEDIDA DE PROTEÇÃO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.05.02.02 |Plano individual de atendimento |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.05.02.03 |Prontuário de acompanhamento de famílias, crianças e |1 |Período de abrigo |18 anos |Guarda permanente |Contém documentos pessoais das famílias |
| |adolescentes acolhidos | | | | |cadastradas e habilitadas, termos e declarações |
| | | | | | |pertinentes ao serviço de família acolhedora. |
|5.4.05.02.04 |Relatório psicossocial |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.06 |FUNÇÃO: |PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E DIAGNÓSTICO DE AÇÕES SOCIAIS |
|5.4.06.01 |SUBFUNÇÃO: |COMPREENSÃO DE SITUAÇÕES DE PRECARIZAÇÃO E VULNERABILIDADE SOCIAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.06.01.02 |Instrumento de coleta de dados de entrevistas e questionários |1 |01 ano |10 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.4.06.01.03 |Relatório de volume e tipos de demandas e ofertas |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.4.06.01.04 |Relatório diagnóstico social |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.07 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE INCLUSÃO SOCIAL AO MERCADO DE TRABALHO |
|5.4.07.01 |SUBFUNÇÃO: |BENEFÍCIO SEGURO-DESEMPREGO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.4.07.01.02 |Processo de seguro desemprego |1 |05 anos após |10 anos |Guarda permanente |Integram o processo de seguro desemprego: |
| | | |aprovação das | | |requerimento de seguro desemprego, termo de |
| | | |contas | | |homologação ou quitação de rescisão de contrato |
| | | | | | |de trabalho e cópias de carteira de trabalho. |
|5.4.07.01.03 |Procuração - pessoa jurídica |1 |05 anos após |10 anos |Guarda permanente | |
| | | |aprovação das | | | |
| | | |contas | | | |
|5.4.07.01.04 |Requerimento judicial |1 |05 anos após |10 anos |Guarda permanente |Integram o requerimento judicial: cópia de ata |
| | | |aprovação das | | |judicial, requerimento do seguro desemprego e |
| | | |contas | | |cópias da carteira de trabalho |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.4 AÇÕES SOCIAIS E CIDADANIA |
|5.4.07 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES DE INCLUSÃO SOCIAL AO MERCADO DE TRABALHO |
|5.4.07.02 |SUBFUNÇÃO: |REGISTRO, GESTÃO E VALORIZAÇÃO DO PROFISSIONAL |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
| | | | | | | |
|EDUCAÇÃO |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.01 |FUNÇÃO: |ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DA EDUCAÇÃO MUNICIPAL |
|5.5.01.01 |SUBFUNÇÃO: | | | | | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.5.01.01.02 |Plano de metas e ações Ensino Fundamental |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.01.01.03 |Plano de metas e ações Educação Infantil |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.01.01.04 |Planejamento estratégico da Secretaria Municipal de Educação |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.01.01.05 |Dossiê Unidades Conselhos Escolares |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.01.01.06 |Projeto político pedagógico |1 |Até final do ano |01 ano |Guarda permanente | |
| | |2 |letivo | | | |
|5.5.01.01.07 |Calendário escolar |1 |Até final do ano |05 anos |Eliminação | |
| | |2 |letivo | | | |
|5.5.01.01.08 |Termo de compromisso e ajustamento de conduta (TAC) |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.01.01.09 |Dossiê projeto promotor na Escola |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.01.01.10 |Dossiê de regularização das unidades escolares (terrenos, |1 |03 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| |construção, etc) | | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.5.02.01.02 |Atestado de vagas |1 |05 anos |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.03 |Auto de processo |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.04 |Controle de despesas com cursos, treinamento e demais eventos |1 |Ano do exercício |10 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.05 |Controle de orçamento e compras |1 |Ano do exercício |10 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.06 |Controle e manutenção de prédios e equipamentos educacionais |1 |Após recebimento |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |definitivo da obra | | | |
|5.5.02.01.07 |Cronograma de assessoria |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.08 |Cronograma de avaliação |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.09 |Cronograma de capacitação |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.10 |Cronograma de vacinação |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.11 |Declaração de assinatura de convênio/ parceria |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.12 |Declaração de atendimento parcial educação infantil |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.13 |Declaração de disponibilização de vaga |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.14 |Declaração de interesse em cursos |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.15 |Declaração de perda/ desistência de vaga |1 |Ano do exercício |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.16 |Demonstrativo de recursos vinculados ao ensino básico |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.17 |Edital de credenciamento Secretaria de Educação |1 |01 ano |03 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.18 |Edital de seleção pública |1 |01 ano |03 anos |Guarda permanente |CMDCA - Conselho Municipal dos Direitos da |
| | |2 | | | |Criança e do Adolescente |
|5.5.02.01.19 |Nota Fiscal/ recibo |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.20 |Processo relativo à licitação de compra de material e |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| |equipamentos para a educação |2 | | | | |
|5.5.02.01.21 |Relatório alimentação escolar |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.22 |Relatório avaliação de desempenho |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.23 |Relatório de assessoria à unidades escolares/ pedagógico |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.24 |Relatório de atividades |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.25 |Relatório de demanda de vagas |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.26 |Relatório de denúncias |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.27 |Relatório de fiscalização instituições conveniadas |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.28 |Relatório de intervenção pedagógica |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.29 |Relatório de visita (entidades conveniadas/unidades escolares) |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.30 |Relatório relativo à projetos |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.31 |Relatório situacional unidades escolares |1 |05 anos |04 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.02.01.32 |Requerimento |1 |Ano do exercício |10 anos |Eliminação |Trata-se de requerimentos que não originam |
| | |2 | | | |processos. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.02 |SUBFUNÇÃO: |COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico |Arquivo corrente |Arquivo | | |
| | |2. Digital | |intermediário | | |
|5.5.02.02.02 |Comunicado |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|5.5.02.02.03 |Convite recebido |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação | |
|5.5.02.02.04 |Memorando |1 |Ano do exercício |02 anos |Guarda permanente |Os Memorandos Internos rotineiros, desprovidos |
| | | | | | |de valor probatório ou informativo, portanto, |
| | | | | | |resultantes de atividade meio, poderão ser |
| | | | | | |eliminados em 2 anos. Manter cópia digital no |
| | | | | | |setor responsável. |
|5.5.02.02.05 |Ofício (expedido e recebido) |1 |Ano do exercício |02 anos |Eliminação |Sempre que necessário, deverão integrar o |
| | | | | | |documento principal e obedecerão a sua |
| | | | | | |temporalidade. |
|5.5.02.02.06 |Protocolo |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação |Trata-se de comprovante de protocolização |
| | | | | | |referente à pedidos de vagas. |
|5.5.02.02.07 |Registro de atendimento |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.02.08 |Boletim de Ocorrência |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.02.09 |Carta de apresentação |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.02.10 |Guia de Remessa |1 |01 ano |02 anos |Eliminação | |
|5.5.02.02.11 |Notas de esclarecimento |1 |01 ano |02 anos |Eliminação | |
|5.5.02.02.12 |Parecer |1 |01 ano |02 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.02.13 |Portarias |1 | | | |Guarda permanente em meio digital. |
| | |2 | | | | |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.03 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS DA EDUCAÇÃO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.02.03.05 |Controle de patrimônio físico |1 |02 anos | |Guarda permanente | |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.04 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS DA EDUCAÇÃO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.02.04.02 |Relatório hora/ atividade professores e equipe técnica de |1 |05 anos |47 anos |Eliminação | |
| |unidades de ensino | | | | | |
|5.5.02.04.03 |Atos de licenças/ afastamentos/ cessão (cópia) |1 |05 anos após |95 anos |Eliminação |Integra o prontuário do servidor |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.5.02.04.04 |Relatório homologação perícia médica |1 |05 anos após |47 anos |Eliminação | |
| | | |desfazimento do | | | |
| | | |vínculo | | | |
|5.5.02.04.05 |Agendamento de férias (cópia) |1 |04 anos |03 anos |Eliminação | |
|5.5.02.04.06 |Formulário de exoneração (cópia) |1 | | | |Integra o prontuário do servidor. |
|5.5.02.04.08 |Edital de concurso/ processo seletivo |1 |05 anos |03 anos |Guarda permanente |Abertura de processo seletivo em carater |
| | |2 | | | |temporário |
|5.5.02.04.09 |Declaração de funcionários |1 |05 anos |47 anos |Eliminação |Referente ao cumprimento de carga horária de |
| | | | | | |trabalho; exercício de função; frequência; |
| | | | | | |responsabilidade pela formação continuada; apoio |
| | | | | | |ao workshop. |
| | | | | | | |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.05 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO DE TRANSPORTE DA EDUCAÇÃO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO |
|5.5.02.05 |SUBFUNÇÃO: |GESTÃO CONTÁBIL DA EDUCAÇÃO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.02.05.02 |Processo de prestação de contas do PDDE |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.05.03 |Processo de prestação de contas das instituições com termo de |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |colaboração | | | | | |
|5.5.02.05.04 |Balancete financeiro da Associação de Pais e Mestres - APM |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.02.05.05 |Processo relativo a prestação de contas da educação | |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.03 |FUNÇÃO: |EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL |
|5.5.03.01 |SUBFUNÇÃO: |COORDENAÇÃO E SUPERVISÃO DE PLANOS E PROGRAMAS EDUCACIONAIS |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.03.01.02 |Proposta pedagógica de educação infantil |1 |3 anos |1 ano |Guarda permanente | |
|5.5.03.01.03 |Diretrizes da educação especial |1 |3 anos |1 ano |Guarda permanente | |
|5.5.03.01.04 |Monitoramento do plano municipal da educação |1 |2 anos |10 anos |Guarda permanente | |
|5.5.03.01.05 |Projeto de pesquisa das universidades e faculdades da região da |1 |6 meses |1 ano |Guarda permanente | |
| |Grande Florianópolis | | | | | |
|5.5.03.01.06 |Termo de convênio de estágio obrigatório |1 |6 meses |1 ano |Eliminação | |
|5.5.03.01.10 |Plano semestral de atendimento educacional especializado |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.11 |Curso de formação em educação especial |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.12 |Avaliação das formações em educação especial |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.13 |Relação anual de alunos |1 |1 ano |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.14 |Atendimento educacional especializado |1 |14 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.15 |Dossiê referente a alunos de educação especial vinculados a ACIC |1 |14 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |(Associação catarinense para integração do cego) |2 | | | | |
|5.5.03.01.16 |Dossiê referente a alunos de educação especial vinculados a APAE |1 |14 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |(Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais) |2 | | | | |
|5.5.03.01.17 |Dossiê referente a alunos de educação especial vinculados ao CAP |1 |13 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |(Centro de apoio pedagógico) |2 | | | | |
|5.5.03.01.18 |Dossiê referente a alunos de educação especial vinculados ao NAEP|1 |13 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |(Núcleo de atendimento especializado) |2 | | | | |
|5.5.03.01.19 |Dossiê referente a alunos da educação especial (Centro de |1 |6 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |Educação Infantil) |2 | | | | |
|5.5.03.01.20 |Dossiê referente a alunos da educação especial (Ensino |1 |9 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |Fundamental) |2 | | | | |
|5.5.03.01.21 |Projeto pedagógico de formação |1 |3 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.01.22 |Dossiê alunos desvinculados da rede de ensino do município |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.03 |FUNÇÃO: |EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL |
|5.5.03.02 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE ACADÊMICO E PROFISSIONAL |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.03.02.02 |Quadro de vagas Educação Infantil |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.02.03 |Autorização de matrícula |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.02.04 |Solicitação de transferência de aluno |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.02.05 |Solicitação de vaga |1 |01 ano |04 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.02.06 |Dados numéricos referentes aos alunos e profissionais |1 |Até atualização |02 anos |Guarda permanente | |
|5.5.03.02.07 |Censo escolar com dados anuais |1 |Até atualização |02 anos |Guarda permanente | |
|5.5.03.02.08 |Movimento estatístico das unidades de ensino |1 |Até atualização |02 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.03.02.09 |Lista de espera (escola profissional) |1 |01 ano |02 anos |Eliminação | |
|5.5.03.02.10 |Ficha de matrícula (escola profissional) |1 |02 anos |02 anos |Eliminação | |
|5.5.03.02.11 |Chamada anual (escola profissional) |1 |02 anos | |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.04 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL |
|5.5.04.01 |SUBFUNÇÃO: |APOIO DIDÁTICO |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.04.01.03 |Relatório bimestral/ semestral referente aos alunos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.04 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE APOIO EDUCACIONAL |
|5.5.04.02 |SUBFUNÇÃO: |GERENCIAMENTO DA ALIMENTAÇÃO ESCOLAR |
|CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO|SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
| | |1. Físico 2. |Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.04.02.02 |Contrato/ convênios para fornecimento de alimentação escolar |1 |Até final do |01 ano |Guarda permanente |Após aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado –|
| | | |contrato/ convênio | | |TCE. |
|5.5.04.02.03 |Autorização/ controle de distribuição de produtos fornecidos à |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |alimentação escolar | | | | | |
|5.5.04.02.04 |Cardápio de alimentação escolar mensal |1 |04 anos |05 anos |Eliminação | |
|5.5.04.02.05 |Nota fiscal e recibo de entrega de gêneros alimentícios |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |perecíveis | | | | | |
|5.5.04.02.06 |Cronograma de distribuição mensal gêneros alimentícios menos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |perecíveis por unidade escolar | | | | | |
|5.5.04.02.07 |Relatório de visitas da supervisão da alimentação escolar |1 |01 ano |01 ano |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.08 |Relatório de atendimentos efetuados nas creches e pré-escolas |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
| |municipais | | | | | |
|5.5.04.02.09 |Processo relativo à licitação/ chamada pública de alimentação |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
| |escolar da agricultura familiar | | | | | |
|5.5.04.02.10 |Laudo laboratorial de produtos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.11 |Ficha cadastral de alunos para solicitação de alimento especial |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Incluem-se fichas de solicitação, laudos e |
| | | | | | |atestados médicos. |
|5.5.04.02.12 |Relatório de visita de estágio | |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.13 |Avaliação nutricional dos cardápios | |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.14 |Folha ponto dos funcionários |1 |05 anos |47 anos |Eliminação |Inclui-se controle de reposição de faltas e |
| | | | | | |atrasos/ justificativa mensal de cartão de ponto. |
| | | | | | |Caso ponto eletrônico, eliminar em 05 anos. |
|5.5.04.02.15 |Relatório e check list do Conselho de Alimentação Escolar |1 |Ano letivo |10 anos |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.16 |Relatório das atividades desenvolvidas pelas nutricionistas |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
|5.5.04.02.17 |Ficha de controle de entrega de uniformes das merendeiras |1 |01 ano |02 anos |Eliminação | |
| | | | | | | |
|Os prazos de guarda e destinação final relativos ao ensino superior foram definidos conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades fim das Instituições Federais de |
|Ensino Superior - IFES |
| |
|5.5.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.01 |SUBFUNÇÃO: |ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO E PÓS-GRADUAÇÃO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.01.04 |Autorização. Reconhecimento. Renovação de |1 |Até a homologação |5 anos |Guarda permanente | |
| |reconhecimento |2 | | | | |
|5.5.05.01.05 |Desativação de cursos. Extinção de cursos |1 |Até a homologação |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.01.06 |Planejamento da atividade acadêmica |1 |Enquanto vigora | |Amostragem |Guardar apenas um exemplar do |
| | |2 | | | |calendário. |
|5.5.05.01.17 |Registro de certificado e diplomas |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os certificados não entregues 2 |
| | | | | | |anos após a emissão. |
|5.5.05.01.18 |Reconhecimento e revalidação de certificado e |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Para os casos de indeferimento, a documentação |
| |diplomas | | | | |será devolvida ao requerente. |
| | | | | | |Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos|
| | | | | | |do indeferimento. |
|5.5.05.01.19 |Verificação de autenticidade de certificado e |1 |5 anos |5 anos |Eliminação | |
| |diplomas |2 | | | | |
|5.5.05.01.20 |Assentamento individual de alunos (Dossiês dos |1 |Enquanto o aluno |* |Eliminação |*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 |
| |alunos) | |mantiver o vínculo com| | |anos. |
| | | |a instituição | | | |
| | | | | | | |
|5.5.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.02 |SUBFUNÇÃO: |VIDA ACADÊMICA: INGRESSO, TRANSFERÊNCIA, TRANCAMENTO E DESLIGAMENTO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.02.02 |Inscrição (Processo de seleção) |1 |Até a homologação |1 ano |Eliminação |Aguardar o término da ação, no caso de |
| | |2 | | | |ação judicial. |
|5.5.05.02.03 |Controle de aplicação de provas (Processo de seleção)|1 |Até a homologação |1 ano |Eliminação |Aguardar o término da ação, no caso de |
| | |2 | | | |ação judicial. |
|5.5.05.02.04 |Correção de provas (Processo de seleção) |1 |Até a homologação |1 ano |Eliminação |Aguardar o término da ação, no caso de |
| | |2 | | | |ação judicial. |
|5.5.05.02.05 |Recursos (Processo de seleção) |1 |Até a homologação |1 ano |Guarda permanente |Aguardar o término da ação, no caso de ação |
| | |2 | | | |judicial. |
| | | | | | |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| | | | | | |indeferimento. |
|5.5.05.02.06 |Resultados (Processo de seleção) |1 |Até a homologação |1 ano |Guarda permanente |Aguardar o término da ação, no caso de |
| | |2 | | | |ação judicial. |
|5.5.05.02.07 |Reingresso. Admissão de graduado. Portador de |1 |5 anos | |Guarda permanente |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| |diploma. Obtenção de novo título |2 | | | |indeferimento. |
|5.5.05.02.13 |Inscrição em disciplinas. Matrícula em disciplina |1 |Enquanto o aluno | |Eliminação |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | |indeferimento. |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.02.15 |Trancamento de disciplina. Matrícula parcial |1 |Enquanto o aluno |5 anos |Eliminação |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | |indeferimento. |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.02.16 |Trancamento total de curso. Matrícula total |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.02.17 |Abandono de curso |1 |5 anos |25 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.02.18 |Jubilação |1 |5 anos |25 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.02.19 |Recusa de matrícula |1 |5 anos |25 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.02.20 |Prorrogação de prazo para conclusão do curso |1 |5 anos |25 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.02.21 |Histórico escolar. Integralização curricular |1 |Enquanto o aluno |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as versões parciais, cujas informações |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | |encontram-se recapituladas na versão integral do |
| | | |a instituição | | |histórico escolar. |
|5.5.05.02.22 |Exercício domiciliar (Aluno portador de afecções, |1 |Enquanto o aluno |2 anos |Eliminação | |
| |infecções, traumatismos e gestantes) |2 |mantiver o vínculo | | | |
| | | |com a instituição | | | |
| | | | | | | |
|5.5.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.03 |SUBFUNÇÃO: |AVALIAÇÃO ACADÊMICA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.03.02 |Distinção acadêmica e mérito |1 |5 anos | |Guarda permanente |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| | |2 | | | |indeferimento. |
|5.5.05.03.04 |Prorrogação de prazo para entrega e apresentação |1 |Até o registro das |1 ano |Eliminação | |
| | |2 |notas | | | |
|5.5.05.03.05 |Provas. Exames. Trabalhos (inclusive verificações |1 |Devolução ao aluno | |- |Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano |
| |suplementares) | |após o registro das | | |do registro das notas. |
| | | |notas | | | |
|5.5.05.03.07 |Trabalho de conclusão de curso. Trabalho final de |1 |Devolução ao aluno | |Eliminação |Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano |
| |curso | |após o registro das | | |do registro das notas. |
| | | |notas | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.04 |SUBFUNÇÃO: |PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA, ESTÁGIOS E MONITORIAS |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.04.02 |Processo de seleção |1 |3 anos |2 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.04.03 |Avaliação |1 |3 anos |2 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.04.04 |Estágio não obrigatório |1 |Enquanto o aluno |2 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.04.05 |Programa de iniciação à docência |1 |3 anos |2 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.04.06 |Indicação, aceite e substituição de bolsista/ monitor|1 |3 anos |2 anos |Eliminação | |
| |e | | | | | |
| |orientador | | | | | |
|5.5.05.04.07 |Frequência de monitores, estagiários e bolsistas |1 |5 anos |47 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.04.08 |Mobilidade acadêmica. Mobilidade estudantil. |1 |Enquanto o aluno | |Guarda permanente |Para os casos de indeferimento, a documentação |
| |Intercâmbio (Nacional) |2 |mantiver o vínculo com| | |será devolvida ao requerente. |
| | | |a instituição | | |Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos|
| | | | | | |do indeferimento. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|5.5.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.05 |SUBFUNÇÃO: |PESQUISA E EXTENSÃO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.05.03 |Avaliação/ resultados dos programas de pesquisa |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.05.04 |Proposta de projetos de pesquisa |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| | |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.05 |Avaliação/ resultados dos projetos de pesquisa |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.05.06 |Processo de seleção da iniciação científica |1 |2 anos |2 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.07 |Cadastramento de bolsistas na iniciação científica |1 |5 anos | |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.09 |Avaliação de bolsistas de iniciação científica |1 |2 anos |2 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.05.10 |Apoio à redação de patentes- registro da propriedade |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| |intelectual |2 | | | | |
|5.5.05.05.11 |Apresentação e acompanhamento de registro da |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |propriedade intelectual |2 | | | | |
|5.5.05.05.12 |Transferência de tecnologia- informações técnicas |1 |Até a celebração do |5 anos |Eliminação | |
| | |2 |contrato | | | |
|5.5.05.05.13 |Transferência de tecnologia- celebração e |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar o processo de averbação junto |
| |acompanhamento de contratos |2 | | | |ao INPI após a confirmação e recebimento do |
| | | | | | |certificado de averbação. |
|5.5.05.05.14 |Parcerias para exploração e desenvolvimento de |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| |inovação tecnológica |2 | | | | |
|5.5.05.05.15 |Informação tecnológica institucional |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.16 |Avaliação da transferência e inovação tecnológica |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.17 |Programas de incubadoras de empresas- prospecção de |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| |projetos |2 | | | | |
|5.5.05.05.18 |Processo de seleção para os programas de incubadoras |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os documentos após 2 anos do |
| |de empresas |2 | | | |indeferimento. |
|5.5.05.05.19 |Admissão para os programas de incubadoras de empresas|1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.20 |Capacitação e desenvolvimento para os programas de |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| |incubadoras de empresas |2 | | | | |
|5.5.05.05.21 |Avaliação para os programas de incubadoras de |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| |empresas |2 | | | | |
|5.5.05.05.22 |Comitê de ética de pesquisa em seres humanos |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |A produção, manuseio, consulta, transmissão, |
| | |2 | | | |manutenção e guarda de dados, documentos e |
| | | | | | |informações relativos à vida privada, à honra e a|
| | | | | | |imagem dos seres humanos que participam das |
| | | | | | |pesquisas, deverão observar medidas especiais de |
| | | | | | |segurança, conforme legislação em vigor. |
|5.5.05.05.23 |Registro da pesquisa em seres humanos |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |A produção, manuseio, consulta, transmissão, |
| | |2 | | | |manutenção e guarda de dados, documentos e |
| | | | | | |informações relativos à vida privada, à honra e a|
| | | | | | |imagem dos seres humanos que participam das |
| | | | | | |pesquisas, deverão observar medidas especiais de |
| | | | | | |segurança, conforme legislação em vigor. |
|5.5.05.05.24 |Comissão de ética de pesquisa em animais |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.25 |Registro da pesquisa em animais |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.26 |Comissão interna de biossegurança |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |A produção, manuseio, consulta, transmissão, |
| | |2 | | | |manutenção e guarda de dados, documentos e |
| | | | | | |informações relativos aos organismos |
| | | | | | |geneticamente modificados e seus derivados, |
| | | | | | |deverão observar medidas especiais de segurança, |
| | | | | | |conforme legislação em vigor. |
|5.5.05.05.27 |Registro da pesquisa em biossegurança |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |A produção, manuseio, consulta, transmissão, |
| | |2 | | | |manutenção e guarda de dados, documentos e |
| | | | | | |informações relativos aos organismos |
| | | | | | |geneticamente modificados e seus derivados, |
| | | | | | |deverão observar medidas especiais de segurança, |
| | | | | | |conforme legislação em vigor. |
|5.5.05.05.28 |Extensão- normatização/ regulamentação |1 |Enquanto vigora | |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.05.30 |Avaliação/ resultados dos programas de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.05.31 |Proposta de projetos de extensão |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| | |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.32 |Avaliação/ resultados dos projetos de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.05.33 |Proposta de cursos de extensão |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| | |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.34 |Divulgação dos cursos de extensão |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Guardar apenas um exemplar do material |
| | |2 | | | |de divulgação de cada curso. |
|5.5.05.05.35 |Inscrição nos cursos de extensão |1 |Até conclusão do |1 ano |Eliminação | |
| | |2 |curso | | | |
|5.5.05.05.36 |Frequência dos cursos de extensão |1 |Até a conclusão do |1 ano |Eliminação | |
| | |2 |curso | | | |
|5.5.05.05.37 |Emissão de certificado dos cursos de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os certificados não entregues |
| | |2 | | | |após 2 anos da emissão. |
|5.5.05.05.38 |Avaliação/ resultados dos cursos de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.05.39 |Proposta de eventos de extensão |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| | |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.40 |Divulgação dos eventos de extensão |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Guardar apenas um exemplar do material |
| | |2 | | | |de cada evento. |
|5.5.05.05.41 |Inscrição nos eventos de extensão |1 |Até a conclusão do |1 ano |Eliminação | |
| | |2 |evento | | | |
|5.5.05.05.42 |Frequência dos eventos de extensão |1 |Até a conclusão do |1 ano |Eliminação | |
| | |2 |evento | | | |
|5.5.05.05.43 |Emissão de certificado dos eventos de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os certificados não entregues |
| | |2 | | | |após 2 anos da emissão. |
|5.5.05.05.44 |Avaliação/ resultados dos eventos de extensão |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.05.45 |Proposta da prestação de serviço |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| | |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.46 |Avaliação/ resultados da prestação de serviço |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.05.47 |Proposta da difusão e divulgação da produção |1 |Enquanto vigora |5 anos |Guarda permanente |Eliminar as propostas não aprovadas |
| |acadêmica |2 | | | |após 2 anos. |
|5.5.05.05.48 |Avaliação/ resultados da difusão e divulgação da |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| |produção acadêmica |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.05.49 |Processo de seleção do programa institucional de |1 |3 anos |2 anos |Guarda permanente | |
| |bolsas de extensão |2 | | | | |
|5.5.05.05.50 |Inscrição e seleção de bolsistas no programa |1 |3 anos |2 anos |Eliminação | |
| |institucional de bolsas de extensão |2 | | | | |
|5.5.05.05.51 |Frequência de bolsistas do programa institucional de |1 |5 anos |47 anos |Eliminação | |
| |bolsas de extensão |2 | | | | |
|5.5.05.05.52 |Avaliação/ resultados do programa institucional de |1 |3 anos |2 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais, cujas |
| |bolsas de extensão |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
| | | | | | | |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.5 EDUCAÇÃO |
|55.05 |FUNÇÃO: |ENSINO SUPERIOR |
|5.5.05.06 |SUBFUNÇÃO: |ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL: PROGRAMAS, CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIO E AUXÍLIO AO ALUNO |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.5.05.06.02 |Moradia estudantil/ moradia universitária- |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |publicação/ divulgação |2 | | | | |
|5.5.05.06.03 |Moradia estudantil/ moradia universitária- inscrição/|1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |seleção/ admissão/ renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.04 |Moradia estudantil/ moradia universitária- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.05 |Alimentação- publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.06 |Alimentação- inscrição/ seleção/ admissão/ renovação |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.07 |Alimentação- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.08 |Transporte- publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.09 |Transporte- inscrição/ seleção/ admissão/ renovação |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.10 |Transporte- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.11 |Assistência à saúde física e mental- publicação/ |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |divulgação |2 | | | | |
|5.5.05.06.12 |Assistência à saúde física e mental- inscrição/ |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |seleção/ admissão/ renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.13 |Assistência à saúde física e mental- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.14 |Inclusão sócio-educacional e digital- publicação/ |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| |divulgação |2 | | | | |
|5.5.05.06.15 |Inclusão sócio-educacional e digital- inscrição/ |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |seleção/ admissão/ renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.16 |Inclusão sócio-educacional e digital- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.17 |Cultura/ esporte- publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.18 |Cultura/ esporte- inscrição/ seleção/ admissão/ |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.19 |Cultura/ esporte- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.06.20 |Creche- publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.21 |Creche- inscrição/ seleção/ admissão/ renovação |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.22 |Creche- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
|5.5.05.06.23 |Apoio pedagógico- publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.24 |Apoio pedagógico- inscrição/ seleção/ admissão/ |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.25 |Apoio pedagógico- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas informações|
| | |2 | | | |encontram-se recapituladas |
| | | | | | |nos relatórios finais. |
|5.5.05.06.26 |Atendimento aos portadores de necessidades especiais |1 |Enquanto o aluno |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.27 |Auxílio para participação e realização de eventos |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.28 |Isenção de taxas acadêmicas |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.29 |Concessão de material didático |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| | |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.30 |Bolsa auxílio publicação/ divulgação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.5.05.06.31 |Bolsa auxílio- inscrição/ seleção/ admissão/ |1 |Enquanto o aluno |10 anos |Eliminação | |
| |renovação |2 |mantiver o vínculo com| | | |
| | | |a instituição | | | |
|5.5.05.06.32 |Bolsa auxílio- avaliação |1 |5 anos |5 anos |Guarda permanente |Eliminar os relatórios parciais cujas |
| | |2 | | | |informações encontram-se recapituladas nos |
| | | | | | |relatórios finais. |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|ESPORTE E CULTURA |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.6 ESPORTE E CULTURA |
|5.6.01 |FUNÇÃO: |PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICAS CULTURAIS E ESPORTIVAS NO MUNICÍPIO |
|5.6.01.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.6.01.01.02 |Plano anual da Secretaria de Esporte e Cultura |1 |Até elaboração de novo|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |plano | | | |
|5.6.01.01.03 |Programas, planos e metas anuais para a implementação|1 |Até elaboração de novo|05 anos |Guarda permanente | |
| |de políticas culturais no Município | |programa | | | |
|5.6.01.01.04 |Projeto de atividades esportivas, de lazer e de |1 |Até ato decisório e/ou|05 anos |Guarda permanente | |
| |avaliação física | |execução | | | |
|5.6.01.01.05 |Protocolo de intenções/ Convênio/ parcerias para o |1 |Até modificação e/ou |05 anos |Guarda permanente | |
| |desenvolvimento do esporte | |extinção do convênio/ | | | |
| | | |contrato | | | |
|5.6.01.01.06 |Relatório anual de atividades esportivas |1 |01 ano após elaboração|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |de novo relatório | | | |
|5.6.01.01.07 |Relatório anual de atividades culturais |1 |01 ano após elaboração|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |de novo relatório | | | |
| | | | | | | |
|5.6.02 |FUNÇÃO: |GESTÃO DOS RECURSOS E PROJETOS RELATIVOS À CULTURA E ESPORTE |
|5.6.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.6.02.01.02 |Comprovante de pagamento/ recibo de taxas e serviços |1 |01 ano após ano do |06 anos |Guarda permanente | |
| | | |exercício | | | |
|5.6.02.01.03 |Projetos beneficiados pela Fundação Municipal de |1 |Até ato decisório e/ou|05 anos |Guarda permanente | |
| |Esporte e Cultura do Município (projeto, cronograma | |execução | | | |
| |de execução, cronograma financeiro, orçamento, | | | | | |
| |pareceres técnicos, documentos fiscais) | | | | | |
|5.6.02.01.04 |Relatório anual de prestação de contas de projetos |1 |01 ano após elaboração|05 anos |Guarda permanente | |
| |incentivados | |de novo relatório | | | |
|5.6.02.01.05 |Relatório de prestação de contas de programas/ |1 |01 ano após elaboração|05 anos |Guarda permanente | |
| |projetos | |de novo relatório | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|5.6.03 |FUNÇÃO: |PROMOÇÃO E FOMENTO À CULTURA |
|5.6.03.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.6.03.01.02 |Ficha de agendamentos de solicitação de espaços |1 |02 anos após término |05 anos |Eliminação | |
| |culturais | |do preenchimento da | | | |
| | | |agenda ou planilha | | | |
|5.6.03.01.03 |Ficha de cadastros da ação cultural (acervos, |2 |01 mês após |05 anos |Guarda permanente | |
| |instituições e grupos artísticos) | |atualização | | | |
|5.6.03.01.04 |Ficha de inscrição nos cursos/ oficinas |1 |Até término do curso/ |05 anos |Eliminação | |
| | | |oficina ou desistência| | | |
| | | |do aluno | | | |
|5.6.03.01.05 |Lista dos aprovados nos cursos/ oficinas - por |1 |01 mês após término do|05 anos |Eliminação | |
| |freqüência | |curso/ oficina ou | | | |
| | | |desistência do aluno | | | |
|5.6.03.01.06 |Registro de presença em eventos da ação cultural |1 |01 ano após |05 anos |Eliminação | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|5.6.03.01.07 |Relatório dos encontros da ação cultural |1 |01 ano após elaboração|05 anos |Guarda permanente | |
| | | |de novo relatório | | | |
| | | | | | | |
|5.6.04 |FUNÇÃO: |REGISTROS E DIVULGAÇÃO DA AÇÃO CULTURAL |
|5.6.04.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.6.04.01.02 |Dossiê de eventos |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente | |
|5.6.04.01.03 |Produção bibliográfica editadas e co-editadas pela |1 |Até nova edição |05 anos |Amostragem |Livros, Revistas, Boletins, Jornais, Guia, |
| |administração municipal direta e indireta | | | | |Manuscritos etc. Enviar 03 exemplares ao |
| | | | | | |Arquivo permanente. |
|5.6.04.01.04 |Registro de imagem, som e fotografia |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |Eliminam-se cópias e fotos repetidas. |
| | | | | | | |
|5.6.05 |FUNÇÃO: |PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL DO MUNICÍPIO |
|5.6.05.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.6.05.01.02 |Ficha de registro de empréstimo de livros de |2 |Até fechamento da | |Guarda permanente |Original fica na Biblioteca Pública e cópia |
| |Bibliotecas | |biblioteca | | |digital no Arquivo permanente. |
|5.6.05.01.05 |Livro de presença em instituição cultural |1 |01 ano após elaboração|10 anos |Guarda permanente | |
| | | |de relatório | | | |
|5.6.05.01.06 |Registro de acervos de Arquivos, Bibliotecas e Museus|1 |Até fechamento da | |Guarda permanente |Original fica na Biblioteca Pública e cópia |
| |– livro Tombo |2 |biblioteca | | |digital no Arquivo permanente. |
| | | | | | | |
|SEGURANÇA PÚBLICA |
|GRUPO FUNCIONAL: 5.0 SERVIÇOS PÚBLICOS |SUBGRUPO FUNCIONAL: 5.7 SEGURANÇA PÚBLICA |
|5.7.01 |FUNÇÃO: |COORDENAÇÃO DE AÇÕES RELATIVAS ÀS POLÍTICAS PÚBLICAS NA ÁREA DE SEGURANÇA DO CIDADÃO (EM COOPERAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DO ESTADO E DA UNIÃO) |
|5.7.01.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.7.01.01.02 |Ata de reunião GGIM |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
|5.7.01.01.03 |Escala/ alteração e relação de posto de serviços |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação | |
| | |2 | | | | |
|5.7.01.01.04 |Relatório anual de atividades da segurança pública |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente | |
|5.7.01.01.05 |Relatório de ocorrências |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.7.01.01.06 |Requisição de Compra |2 | | | |As requisições de compra originais ficam |
| | | | | | |arquivadas na Secretaria Municipal de |
| | | | | | |Administração. |
|5.7.02 |FUNÇÃO: |FISCALIZAÇÃO, ORIENTAÇÃO E MONITORAMENTO DO TRÂNSITO |
|5.7.02.01 |SUBFUNÇÃO: | |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.7.02.01.02 |Apuração de infrações de permissionário ou |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
| |autorizatário | | | | | |
|5.7.02.01.03 |Autorização e renovação de permissionário e/ ou |1 |05 anos após a |05 anos |Guarda permanente | |
| |auxiliares para condução do veículo | |atualização | | | |
|5.7.02.01.04 |Declaração relativa a troca de veículos |1 | | | |Integra o processo de autorização e renovação de |
| | | | | | |permissionário. |
|5.7.02.01.06 |Laudo de vistoria de transporte coletivo |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente | |
|5.7.02.01.07 |Licença de tráfego (vans escolares/ táxi) |1 |05 anos |01 ano |Guarda permanente |Integra o processo de autorização e renovação de |
| | | | | | |permissionário. |
|5.7.02.01.08 |Processo de defesa de infração de trânsito (JARI/ |1 |01 ano |05 anos |Guarda permanente |O processo original mantém-se arquivado sob |
| |CADAT/ RESSARCIMENTO) |2 | | | |guarda da Diretoria Executiva de Finanças. |
|5.7.02.01.09 |Processo de solicitação de cópia de AIT (Auto de |1 |05 anos |05 anos |Eliminação | |
| |Infração de Trânsito) para efeitos de recurso | | | | | |
|5.7.02.01.10 |Processo de transferência de permissão de táxi |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente | |
|5.7.02.01.11 |Processo de transferência de ponto de táxi |1 |Até decisão final |05 anos |Guarda permanente |Processo administrativo. |
|5.7.02.01.12 |Processo relativo à certidão/ declaração de |1 |Até expedição da |01 ano |Eliminação |O processo original mantém-se arquivado sob |
| |permissionário para atividade exercida (IPI e ICMS) | |certidão | | |guarda do setor de protocolo. |
|5.7.02.01.13 |Processo relativo a edital de chamamento (táxi/ |1 |Até conclusão do |05 anos |Guarda permanente | |
| |transporte escolar) | |chamamento do edital | | | |
|5.7.02.01.14 |Processo relativo à emissão de cartão do idoso/ |1 |Ano do exercício |05 anos |Eliminação |O processo original mantém-se arquivado sob |
| |deficiente |2 | | | |guarda do setor de protocolo. |
|5.7.02.01.15 |Processo relativo a multas (transporte coletivo, |1 |05 anos após pagamento|05 anos |Guarda permanente | |
| |escolar, táxi ) e não renovação de alvarás | |ou decisão final do | | | |
| | | |recurso | | | |
|5.7.02.01.16 |Registro de autos de infração de trânsito - AIT - |2 |05 anos após pagamento|05 anos |Guarda permanente |O registro é efetuado por meio do sistema |
| |notificação e multa | |ou decisão final do | | |DETRANET. |
| | | |recurso | | | |
|5.7.02.01.17 |Relatório de validação/ invalidação das imagens |1 |05 anos após expedição|05 anos |Guarda permanente |Aferições até 2015. (Kopp - Focalli) |
| |geradas por equipamento de fiscalização de radar | |da notificação | | | |
|5.7.02.01.18 |Relatório de veículos abandonados/ removidos de |1 |Ano do exercício |05 anos |Guarda permanente |Prestação de serviço pela empresa Resgate |
| |circulação |2 | | | |Imediato. |
| | | | | | | |
|5.7.03 |FUNÇÃO: |VIGILÂNCIA PREVENTIVA E OSTENSIVA |
|5.7.03.01 |SUBFUNÇÃO: |CONTROLE DE EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA (ARMARIA) E FROTA |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.7.03.01.02 |Livro de cautela de coletes |1 |05 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|5.7.03.01.03 |Livro de cautela de equipamentos de segurança (tonfa,|1 |05 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| |algemas, entre outros) | |preenchimento do livro| | | |
|5.7.03.01.04 |Livro de cautela de H.T comunicador (rádio) |1 |05 anos após |05 anos |Guarda permanente | |
| | | |preenchimento do livro| | | |
|5.7.03.01.05 |Mapa força (Livro de controle diário de viatura) |1 |05 anos |03 anos |Guarda permanente | |
| | | | | | | |
|5.7.04 |FUNÇÃO: |AÇÕES PREVENTIVAS DE SOCORRO, ASSISTENCIAIS E RECONSTRUTIVAS |
|5.7.04.01 |SUBFUNÇÃO: |FISCALIZAÇÃO E PREVENÇÃO À DESASTRES |
|CÓDIGO DE |SÉRIE/ TIPO DOCUMENTAL |SUPORTE |PRAZO DE ARQUIVAMENTO |DESTINAÇÃO FINAL |OBSERVAÇÕES |
|CLASSIFICAÇÃO | | | | | |
| | |1. Físico 2.|Arquivo corrente |Arquivo intermediário | | |
| | |Digital | | | | |
|5.7.04.01.02 |Parecer de vistoria em áreas de risco e áreas |1 |05 anos após |03 anos |Guarda permanente |Integra o relatório final de áreas de risco e |
| |públicas | |regularização da área | | |áreas públicas. |
|5.7.04.01.03 |Plano de contingência |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
|5.7.04.01.04 |Registro fotográfico e atendimentos de ocorrência em |1 |05 anos após |03 anos |Guarda permanente |Integra o relatório final de áreas de risco e |
| |áreas de risco, acidentes, entre outros | |regularização da área | | |áreas públicas. |
|5.7.04.01.05 |Relatório analítico/ estatístico de ocorrências |1 |02 anos |05 anos |Guarda permanente | |
| | |2 | | | | |
|5.7.04.01.06 |Relatório final de áreas de risco (fotos, laudos) |1 |05 anos após |03 anos |Guarda permanente | |
| | | |regularização da área | | | |
|5.7.04.01.07 |Requerimento e convocação para vistoria em áreas de |1 |05 anos após relatório|03 anos |Eliminação | |
| |risco e áreas públicas | |de vistoria | | | |
| | | | | | | |
ANEXO II – MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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ANEXO III – MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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ANEXO IV – MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Prefeitura Municipal de Palhoça
PUBLICADO NO DIÁRIO OFICIAL
Em ____/____/2021
Edição nº ____________/2021
Secretaria de Governo
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