Connect Client User Guide

Connect Client User Guide

August 21, 2018

Legal Notices

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Version Information

User Guide Version: UG_1_8/21/18 Date: August 21, 2018

Company Information

Mitel Networks Corporation 350 Legget Dr. Kanata, Ontario K2K 2W7 Canada +1.844.937.6483

Table of Contents

Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Objectives of this Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Chapter 1

Installing the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Anti-Virus Folders Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Installing the Connect Client on Windows OS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Installing the Connect Client on macOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Upgrading Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Chapter 2

Using the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Signing in to the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Opening Connect Client Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Changing the Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Navigating through the Connect Client Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Pinning Tabs for Quick Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Connect Client Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Adding Shortcuts to the Client Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Selecting Preferred Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Setting a Sound Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Connect Client Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Connect Collaboration web client logs from iOS device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Sharing Data with Mitel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Chapter 3

Managing Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Adding a Contact on macOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Adding a Contact on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Adding an External Contact on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Viewing Information of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Importing the Contact Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Editing an External Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Deleting a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Connect Client

User Guide 1

Deleting an External Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Adding a Contact to your Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Viewing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Searching Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Sorting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Viewing Call Stack Information of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Managing Contact Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Creating a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Reordering the List of Contact Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Editing or Deleting a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Chapter 4

Managing Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Understanding Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Setting Alert for Contact's Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Changing Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Selecting a Predefined Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Adding a Note to Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Configuring a Custom Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Allowing a Contact to Manage your Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Chapter 5

Managing Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Managing your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Assigning your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Customizing your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Removing the Desk Phone Assignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Using the Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Assigning Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Customizing the Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Assigning External Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Chapter 6

Managing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47

Making a Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Answering a Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Managing Incoming Call Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Exporting Call Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Answering Call from Call Stack of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Viewing Call Interaction History with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Transferring a Call Using the Blind Transfer Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Transferring a Call Using the Consult Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Parking a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Transferring a Call Using the Intercom Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Transferring a Call Using the Whisper Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Transferring a Call to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Creating a Blind Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Creating a Consultative Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Creating an Intercom Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

2 User Guide

Connect Client

Table of Contents

Managing Call Notes and Viewing Routing Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Making a Video Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Setting Up Video Camera Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Managing Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Forwarding Calls to your Voicemail Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Leaving a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Sending a Group Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Accessing Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Viewing Voicemails from a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Listening to a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Saving a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Replying to a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Forwarding a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Deleting a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Restoring a Deleted Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Configuring Email Notifications for Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Managing System Notifications for Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Changing your Voicemail Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Recording Voicemail Greeting Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Setting Voicemail Escalation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Assign Voicemail Escalation Profile to Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Playing Envelope Information for Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Routing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Availability Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Using Power Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Routing Calls to Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Customizing your Call Option Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Chapter 7

Managing Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Sending an Instant Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Viewing IM Conversation History with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Scheduling a Meeting with a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Managing Instant Messaging Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Adding Canned IM Responses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Chapter 8

Integrating with Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Integrating the Connect client with Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Synchronizing Events with Microsoft Outlook or Office 365 Calendar . . . . . . . . . . . . . . . 91 Synchronizing the Connect client with Microsoft Outlook or Office 365 Contact Folders . 92 Synchronizing the Connect client Voicemails with Microsoft Outlook or Office 365 . . . . . 93 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Understanding the Presence Status in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Chapter 9

Managing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Creating a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Editing a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Creating a Conference from Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Creating a Reservation-less Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Connect Client

User Guide 3

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