MANUAL DE PROCEDIMIENTOS



Dirección de Bienestar Estudiantil

Oficina de Intercambio Académico (OIA)

Las actividades de la oficina de Intercambio Académico las realiza el Área de Promoción y Vinculación Universitaria en las unidades académicas.

Las actividades del Departamento de Administración Escolar, las realiza el responsable del Área de Servicios Escolares en las respectivas Unidades Académicas.

“Intercambio de Estudiantes Mexicanos”

1. OFERTA DE BECAS

Contactar con la universidad correspondiente para conocer el número de becas que se otorgan y el beneficio de las mismas.

2. ELABORACION Y DISEÑO DE LA CONVOCATORIA

La convocatoria debe incluir:

• Nombre de la Universidad que la ofrece

• Número de becas disponibles

• Periodo (semestre): abarcará el período de intercambio

• Condiciones y requisitos para los candidatos

• Fecha de la entrevista

• Fecha de entrega de resultados

• Direcciones y teléfonos dónde obtener información

El diseño del cartel de promoción debe ser:

• Creativo

• Llamativo

• Información clara y precisa y concisa

Promoción de la convocatoria:

• Pegado de carteles en lugares estratégicos

• Difusión mediante correo electrónico y la página de la Universidad a los alumnos

• Difusión entre los Jefes de Departamento Académico y Directores de División para que informen a su alumnado

3. INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

El personal de la OIA otorgará información precisa sobre las becas y los requisitos, a todos los estudiantes interesados en participar en el proceso de selección.

Los requisitos que deben presentar son:

• Cardex

• 60% de créditos cursados

• Ser alumno regular

• Constancia que acredite nivel de inglés (generalmente deben tener el nivel PET) u otro idioma en caso de no ir a un país de habla inglesa, por ejemplo Italia, Alemania, etc.

• Carta de intención en Inglés (debe incluir una propuesta de materias o cursos a tomar).

• Carta de recomendación del tutor

• Llenar formato de solicitud (proporcionada por la OIA)[1] (ANEXO 2).

Cuando los requisitos han sido cubiertos se les confirma:

• La fecha, hora y lugar de la entrevista

• Cuantos participantes serán

• Se les resuelve cualquier otra duda que pudiesen tener.

4. ENTREVISTAS

• El coordinador de la OIA solicita a los Directores de División asigne a un representante con conocimiento del idioma Inglés para formar parte del Comité de Selección.

• LA OIA presenta expedientes de los candidatos al Comité de Selección para su conocimiento, confirmando hora, lugar y fecha de las entrevistas.

• La OIA proporciona a cada miembro del comité un formato de criterios de evaluación (ANEXO 3). El orden de las mismas lo define el mismo comité.

• El personal de la OIA contabiliza los resultados sobre la base del puntaje obtenido por cada candidato para definir a los participantes que finalmente obtendrán la beca.

• La OIA elabora en ese mismo momento el acta del proceso de selección, firmada por cada uno de los miembros del comité.

• La OIA notifica por escrito del resultado del proceso de selección (incluye al Rector, los Directores de División, Jefes de Departamento Académico y alumnos beneficiados con la beca).

• Después del proceso y ya obtenido el resultado, la OIA elabora cartas de agradecimiento para cada uno de los participantes que no quedaron seleccionados para participar como estudiantes de intercambio.

5. REUNIÓN CON LOS ALUMNOS SELECCIONADOS

Informar de los criterios y condiciones del intercambio

Solicitud de datos personales y recepción de documentos

• Nombre y apellidos completos

• Carrera y semestre

• Fecha y lugar de nacimiento

• RFC

• Dirección, teléfono y correo electrónico

• Carga académica a cursar. El alumno elabora su plan de estudio con aprobación del Director de División correspondiente.

• Copia de pasaporte vigente

• Certificado y/o historial médico sellado y firmado por el doctor de medicina integral de la UQROO.

• Demás documentos que la Universidad anfitriona solicite para el intercambio.

6. MOVILIDAD ACADEMICA

o Proporcionar al Departamento y/o dirección de Movilidad Académica de la Universidad anfitriona los datos del estudiante de intercambio seleccionado, con el fin de que le proporcionen una carta invitación y aceptación a los interesados, necesarios para trámites migratorios (Visa de estudiantes en el caso de Estados Unidos y Canadá y demás países que la soliciten).

o Envío de formatos de intercambio

• Formato de inscripción y de plan de estudios de la universidad o institución extranjera.

• Envío de cardex y gestión de registro de materias

• Envío de Constancia expedida por el departamento de idiomas de la UQROO expresando la pertinencia y/o manejo del idioma inglés de cada uno de los becarios.

• Envío del llenado de los demás documentos que la Universidad anfitriona necesite.[2]

7. TRÁMITES MIGRATORIOS

o Una vez que los documentos originales provenientes de la universidad anfitriona están en manos del personal de la OIA (carta de invitación y aceptación de los becarios en dicha universidad, así como la descripción general de los cursos y/o materias a cursar, formato de plan de vuelo, formatos de seguro médico y formas J1 para obtención de visa de estudiantes) se acuerda una cita por teléfono en el Consulado de los Estados Unidos de América, en México (01 900 849 49 49) o Mérida Yuc.[3]

o Citas Consulado Americano.

Para que éstas puedan llevarse a cabo, el encargado de la OIA concertar la cita, deberá de proporcionar la siguiente información de los estudiantes de intercambio:

• Número de pasaporte vigente

• Nombre y apellidos tal y como aparecen en el pasaporte

• Fecha y lugar de nacimiento

• Vigencia del pasaporte y caducidad del mismo

• Motivo por el cual se solicita la visa.

• Tipo de visa (J1 para EUA)

Una vez proporcionados estos datos, se establecen número, día y la hora de la entrevista. A partir de ese momento, los alumnos son responsables de acudir al consulado americano en Mérida.[4]

o De los alumnos

• Cada uno es informado sobre el día, hora y fecha de su cita en el consulado americano, u otro si así lo solicitan.

• Cada uno es responsable de la documentación que el personal de la OIA le proporciona (originales como la carta de invitación y aceptación de la Universidad anfitriona) por lo que al serles entregada deben de corroborar que esté completa. Firmarán de recibido una vez que corroboren que la documentación está en orden.

• Cada uno debe hacer el pago para el trámite de su visa en la sucursal bancaria que se indique y según el monto que señale (presentar pasaporte para este mismo).

• Cada uno debe de llenar la solicitud de obtención de visa

• Cada uno es responsable de recaudar para sí mismo documentación y/o constancias de solvencia económica (títulos de propiedad de sus padres o propios, estados financieros bancarios, etc.)

• Presentar acta de nacimiento original

• Comprobante de domicilio

• Constancia de dominio del idioma inglés

• Recibo de pago de visa

• Cardex o constancia de estudios

• Carta de recomendación

• 1 foto tamaño pasaporte

• Presentarse a la entrevista

o Del personal de la OIA.

• La OIA expide una carta de recomendación al Consulado de los Estados Unidos en México (ubicado en Mérida Yucatán) indicando las condiciones bajo las cuales los becarios solicitan la visa de estudiante. Este incluye fechas de inicio y terminación de su estancia en la universidad anfitriona, etc.

• Es obligación del personal de la OIA conservar una copia de todos los documentos que los estudiantes presentarán al consulado el día de la cita.

• Es obligación de la OIA ayudar y supervisar a los estudiantes de intercambio con todos los procesos que impliquen la obtención de las visas, haciéndoles notar que si por alguna razón esta le es negada, se procede a la cancelación automática de la beca, sin posibilidad de prórroga o cambio de la misma.

• Antes de partir, el alumno deberá de presentar el formato de seguro médico debidamente llenado y certificado. (Aunado a éste, debe de presentar una constancia de salud firmada y sellada por el doctor medicina integral de la UQROO).

• Cuando la oficina de intercambio académico se informa a través del alumno la obtención de la VISA, tramita la obtención de cheques para el pasaje aéreo, transporte terrestre y seguro médico internacional los cuales entrega al alumno. El Director de División en el que está adscrito el alumno tramita y entrega al alumno los cheques para material didáctico y gastos de instalación.

o Cancelación de Beca

Informar a las autoridades de la Universidad anfitriona, al Rector, Jefes de División y al mismo alumno (os) los motivos por lo cual se procede a la cancelación de la beca. Estos van desde la negación de la obtención de visa, hasta la cancelación por reprobación de materias.

8. PLAN DE VIAJE

• Reservación de boletos de avión (si aplica).

• Llenado y envío de formatos de plan de viaje, notificando la hora, fecha y lugar en donde la Universidad anfitriona recogerá a nuestros estudiantes.

9. COMPROBACION DE GASTOS

o Solicitud al Departamento de Recursos Financieros el apoyo económico para cada uno de los estudiantes, en base a los fondos presupuestados.

o Firma de carta compromiso UQROO - becario, especificando condiciones y reglas para comprobar el dinero otorgado.

o Regulaciones de Comprobación

o Las comprobaciones están sujetas a la normatividad de la UQROO y deberán ser presentadas a la OIA quienes posteriormente las presentarán al Departamento de Recursos Financieros.

• No se aceptan comprobaciones o notas que incluyan artículos personales.

• Las notas deben ser emitidas por cualquier empresa, supermercado o restaurante del lugar de intercambio del estudiante.

• Son aceptables notas de caja registradora, notas de venta, facturas de hotel (viaje de ida y vuelta únicamente) y/o documentos legibles que especifiquen el monto pagado.

• Las notas deben tener fecha comprendida en el periodo de estancia en el lugar de intercambio.

• No se aceptan gastos realizados en México.

• Los gastos de comprobación se realizan o reintegran en efectivo en un periodo de 60 días máximo después de haber concluido sus estudios en la universidad anfitriona.

10. SERVICIOS ESCOLARES

o El alumno previo a realizar el viaje de intercambio académico, efectúa el pago de colegiatura que incluye inscripción al ciclo escolar en el que se ausenta así como de los servicios de biblioteca e idioma. Los comprobantes de pago los entrega a la oficina de intercambio académico.

o La oficina de intercambio académico notifica por escrito al Departamento de Administración Escolar los datos de los alumnos autorizados a cursar asignaturas en otra institución o universidad señalando lo siguiente:

• Nombre completo

• Matrícula

• Semestre

• Carrera

• Materias autorizadas (anexar pago de colegiatura del ciclo a cursar en el extranjero)

• El alumno se da de alta en el sistema pero no se registra en ningún curso.

11. ACREDITACION DE ESTUDIOS

A su regreso, los alumnos deberán de presentar a la OIA, que posteriormente presentará al Secretario Técnico de Docencia de la División a la que pertenece el estudiante lo siguiente:

• Constancia expedida por la institución o Universidad donde cursó las asignaturas, señalando:

a) Nombre y datos oficiales de la Universidad anfitriona

b) Nombre y apellidos completos del estudiante de intercambio

c) Matrícula que le fue asignada

d) Ciclos que cursó

e) Asignaturas cursadas (incluye clave)

f) Valor crediticio

g) Calificación obtenida

• Programa académico de cada una de las materias cursadas, debidamente selladas y firmadas por la institución de origen (UQROO)

• Entregar un informe final de su estancia en el extranjero a la OIA.

12. REVALIDACIÓN DE MATERIAS.

• Con la documentación entregada por parte de los estudiantes a la OIA, se procederá a hacer los trámites correspondientes con el Departamento Administración Escolar para la revalidación de sus estudios hechos en el extranjero.

• El Departamento de Administración Escolar asentará las calificaciones que los profesores asignen, de acuerdo a los estándares de revalidación, en el historial académico del estudiante.

“Intercambio de Estudiantes Extranjeros”

1.1 OFERTA DE BECAS

• Contactar con la universidad correspondiente y dar a conocer el número de becas que otorga la Universidad de Quintana Roo y el beneficio de las mismas.

1. 2 ELABORACIÓN Y DISEÑO DE LA CONVOCATORIA

La convocatoria debe incluir:

• Número de becas disponibles

• Periodo (semestre) que abarca

• Condiciones y requisitos para los candidatos

Nota: en la Unidad Académica Cozumel los estudiantes extranjeros costean sus trámites, estadias y colegiatura.

1.3 INFORMACIÓN Y RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

El personal de la OIA de nuestra universidad otorga a la oficina de la Universidad que enviará a sus estudiantes, la información precisa sobre los requisitos de admisión que los estudiantes invitados deben cubrir.

• Envío de carta de invitación y aceptación de nuestra Universidad, firmada por el rector de la UQROO.

• Llenar formato de registro de estudiantes extranjeros de intercambio.

• Llenar el formato de solicitud de admisión e identificación de estudiantes extranjeros.

• Se les informa que para entrar al país necesitan Visa de Estudiante o FM3 y posteriormente, ya en el país, regularizarán su registro Nacional de Extranjeros.

• Se les informa que necesitan contar con un Seguro Médico Internacional con cual contar en caso de enfermedad o accidente.

• Envío de planes de estudios de las carreras de la UQROO para la selección de materias que cursarán en la Universidad de Quintana Roo, como estudiantes de intercambio.[5]

1.4 PLAN DE VIAJE

Llenado y envío de formatos de plan de vuelo, notificando la hora, fecha y lugar en donde el estudiante extranjero de intercambio será recibido por el personal de la OIA de la UQROO.

1.5 OIA – SERVICIOS ESCOLARES

Notificar por escrito al Departamento de Administración Escolar los datos del alumno extranjero de intercambio y las asignaturas a cursar en nuestra Universidad, para otorgar al estudiante, lo siguiente:

• Matrícula

• Credencial

• Se da de alta en el sistema para proporcionarle acceso a préstamo de libros en biblioteca, cómputo y demás servicios que la UQROO ofrece.

1.6 REGULARIZACIÓN DE LOS TRÁMITES MIGRATORIOS

Procedimiento a seguir si no cuenta con Visa de Estudiante al momento de entrar al país:

• Llenar 3 formatos SAT 5 y pagar en el banco la cantidad de $384.00 MN.[6]

• Elaborar una carta del estudiante de intercambio dirigida a Migración, donde solicita su cambio de calidad migratoria.

• Elaborar una carta de la oficina de IA de la UQROO, dirigida a Migración, donde proporcionamos todos los datos del estudiante de intercambio (Nombre completo, matrícula asignada, período que durará el intercambio, domicilio en Chetumal, materias que cursará, división a la que pertenecerá, etc.)

• Llenar el formato de Solicitud de Trámite Migratorio proporcionado por el INM.

• Copias del pasaporte.

• Comprobante de domicilio en Chetumal.

• Copias de identificación de las personas responsables de la oficina de Intercambio Académico de la UQROO.

• Original de la tarjeta de turista del estudiante de intercambio.[7]

Procedimiento a seguir cuando ya se obtuvo la Visa de Estudiante:

• Llenar el formato de Registro Nacional de Extranjeros que la oficina de Migración proporciona.

• Presentar 4 fotografías 4 x 4 no instantáneas en blanco y negro 2 de frente y 2 de perfil derecho.

• Presentar los formatos SAT 5 ya pagados en el banco por derechos de RNE por la cantidad de $524.00.[8]

• Una carta del estudiante solicitando su registro en el Registro Nacional de Extranjeros.

Procedimiento a seguir cuando el estudiante viene con su Visa de Estudiante.

• Se procede a hacer el trámite para el Registro Nacional de Extranjeros y se cumple con todos los pasos del punto 6.2 del apartado de Intercambio de Estudiantes Extranjeros del presente documento.

1.7 DE LA BECA DEL ESTUDIANTE.

Después de haber realizado todos los trámites mencionados anteriormente, se llevará a cabo el trámite para el pago de su manutención.

Habiendo inscrito al estudiante y contar ya con una matrícula, el personal de la OIA hace una requisición de compra para otorgarle al estudiante mensualmente el cheque que entregará a la familia con la que se hospeda y la cual también le proporciona sus alimentos.

1.8 ACREDITACION DE ESTUDIOS

A su regreso, los alumnos deberán de presentar en el área de servicios escolares de su Universidad:

• Constancia expedida por nuestra Institución y las asignaturas que cursó, señalando:

h) Nombre y apellidos completos

i) Matrícula que le fue asignada

j) Ciclos que cursó

k) Clave de las asignaturas que cursó

l) Valor crediticio

m) Calificación obtenida

n) División a la que pertenecen las asignaturas

• La constancia debe contar con los sellos y firmas oficiales de nuestra institución (UQROO).

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[1] El personal de la OIA deberá cerciorarse de que cada candidato presente debidamente su documentación, asimismo confirmará a c/u la fecha y hora exacta de las entrevistas.

[2] Estos documentos se envían por fax y por paquetería al departamento de IA de la universidad anfitriona, la cual a su vez, se encarga de notificarle al consulado mexicano en su país, la información de los alumnos (o) de la UQROO van en calidad de estudiantes de intercambio.

[3] Este proceso conlleva la participación activa de los estudiantes de intercambio y del personal de la OIA, puesto que finalmente son los estudiantes los que se encargarán de que el Consulado les proporcione la Visa.

[4] Los gastos generados para la obtención de documentos migratorios es a cargo de los interesados.

[5] Toda la información proporcionada por la oficina a la que pertenece el estudiante extranjero de intercambio, se realizará previo envío de nuestra oficina de los formatos y folletos de carreras de la Universidad de Quintana Roo. Estos documentos se envían por fax y por paquetería al departamento de IA de la universidad anfitriona, la cual a su vez, se encarga de notificarle al consulado mexicano en su país, la información de los alumnos (o) de la UQROO van en calidad de estudiantes de intercambio.

[6] Llamar antes a Migración para saber si la cantidad sigue siendo la misma o ya cambió.

[7] Todos estos documentos se deben presentar en Migración para que se lleve a cabo el cambio de calidad migratoria.

[8] Llamar antes a Migración para corroborar si la cantidad sigue siendo la misma o ya cambió.

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