IBM Cognos Workspace Advanced Version 10.2.1: User Guide

IBM Cognos Workspace Advanced Version 10.2.1

User Guide

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Product Information

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Contents

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi

Chapter 1. What's new in Cognos Workspace Advanced . . . . . . . . . . . . . . . 1

New features in Cognos Workspace Advanced version 10.2.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Simplified custom grouping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Share sets between reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Crosstab values as percentages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Improved text-based relational filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Option to group or ungroup repeating cells in Excel 2007 reports . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Search parameter Ends with any of these keywords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Removed features in Cognos Workspace Advanced version 10.2.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 IBM Cognos Statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

What's new in version 10.2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 New features in version 10.2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

New features in version 10.1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Custom groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Creating sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Filtering directly from the data tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Names for lists, crosstab, and chart objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 New startup options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Visual aid to select lists and crosstabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Keyboard shortcuts for accessibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Showing content when no data is available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Larger worksheet sizes for Microsoft Excel 2007 report outputs . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Microsoft Excel 2007 supported as an external data source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

What's new in version 10.1.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 New Features in Version 10.1.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Changed Features in Version 10.1.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Removed Features in Version 10.1.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Chapter 2. Understanding Cognos Workspace Advanced . . . . . . . . . . . . . . 17

Relational and dimensional reporting styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Working in Cognos Workspace Advanced . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

The User Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Work in Preview or Design Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Basic Report Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Web browser settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Chapter 3. Creating Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Specify the Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Refresh the package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Choose a Basic Report Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Add Data to a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Data Source Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Save a Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Run a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Running a Report Against a Dimensional Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Producing a Report in CSV Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Producing a Report in Microsoft Excel Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Producing a Report in XML Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Set PDF Page Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Naming report objects for workspaces in Cognos Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Recommendation - Creating Financial Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 The IBM Cognos Business Intelligence Software Development Kit . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

? Copyright IBM Corp. 2005, 2013

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View Lineage Information for a Data Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 The IBM Cognos Business Intelligence Lineage Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Chapter 4. Crosstabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Working with Crosstab Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Create a Nested Crosstab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Create a Single-Edge Crosstab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Creating headers automatically for sets in crosstabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Showing crosstab values as percentages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Swap Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Change a List into a Crosstab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Chapter 5. Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Using Legacy Report Studio Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Creating Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Chart objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Choosing a Chart Type and Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Chart Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Column Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Line Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Pie Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Bar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Area Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Point Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Combination Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Scatter Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Bubble Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Bullet Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Gauge Charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Pareto Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Progressive Column Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Quadrant Charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Marimekko Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Radar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Polar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Chart Configurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Standard Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Stacked Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 100 Percent Stacked Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Three-dimensional Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Convert Charts From One Type to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Customizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Resize a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Add Titles to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Customizing the Color Palette of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Customizing the Color Palette of a Progressive Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Creating a Conditional Palette in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Add Background Effects to a Chart Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Add Colored Regions to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Customizing the Axes in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Customize the Legend of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Adding a Note to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Adding a Baseline to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Display Trendlines in Current Default Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Showing data values in bar, column, line, and area charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Showing data values in pie and donut charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Showing data values in other charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Customizing Lines and Data Points in a Line Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Create a Matrix of Charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Customize a Gauge Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

iv IBM Cognos Workspace Advanced Version 10.2.1: User Guide

Define Color by Value in Scatter or Bubble Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Create a Donut Chart from a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Pull Out Pie Slices in a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Customize a Bullet Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Chapter 6. Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Group Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Chapter 7. Exploring Relational Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Using Relational Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Create a Simple Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Inserting a Query Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Summarize Relational Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Sorting relational data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Sorting multiple rows or columns and grouped columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Sorting lists based on a data item not in the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Format Relational Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Specifying the Number of Decimals in Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Locale-sensitive Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Digit shaping in charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Filtering relational data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Creating a custom filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Creating relational custom groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Combining filter conditions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Filtering based on data items not in the report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Editing filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Removing filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Suppress Empty Cells in Relational Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Limitations When Formatting Empty Cells in SAP BW Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . 111 Example - Suppress Zeros in Rows and Columns in an Existing Report . . . . . . . . . . . . . . 111

Chapter 8. Exploring Dimensional Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Customize the Source Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Insert a Member . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Search for a Member . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Nest Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Insert a Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Insert a Member Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Create a Set of Members. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Excluding members from a set. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Moving members within a set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Replace a Member or Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Create Members and Intersections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Expand and Collapse a Member . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Sharing sets between reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Managing shared set references . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Join Multiple Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Edit the Operations Performed on a Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Create Page Layers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Sort Dimensional Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Sorting members in a set by their labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Sorting sets by value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Sorting sets by member properties or tuples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Format Dimensional Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Specifying the Number of Decimals in Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Locale-sensitive Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Digit shaping in charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Suppress Empty Cells in Dimensional Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Limitations When Formatting Empty Cells in SAP BW Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . 129 Example - Suppress Zeros in Rows and Columns in an Existing Report . . . . . . . . . . . . . . 129

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