OFERTA COMERCIAL SERESNET BUSINESS - RTVE



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Paseo de las Doce Estrellas, 2, 28042 Madrid

Índice

1. Introducción 4

2. Acceder al servicio de rtve 4

2.1. Problemas con el acceso 4

2.2. Entorno de trabajo 6

2.3. Menú de proveedores 7

2.3.1. Pantalla de acceso 7

2.3.2. Editar perfil de Usuario 7

2.3.3. Administración de datos de Empresa 9

2.3.3.1. Consultar datos de la Empresa 9

2.3.3.2. Cambio de Logo 9

2.3.4. Administración de e-Factura® 10

2.3.4.1. Gestión de Remesas 10

2.3.4.1.1 Filtros sobre las Remesas 11

2.3.4.1.2 Enviar nueva Remesa de Facturas 11

2.3.4.1.3 Carga de Adjuntos en línea 12

2.3.4.1.3.1 Fichero compresor: 13

2.3.4.1.3.2 Ficheros a adjuntar a la Factura: 13

2.3.4.2. Asistente para creación manual de facturas 13

2.3.4.2.1 Crear Factura 14

2.3.4.2.2 Eliminar Factura 16

2.3.4.2.3 Desbloquear Factura 16

2.3.4.2.4 Enviar Factura 16

2.3.4.2.5 Actualizar una Factura 16

2.3.4.3. Listados de Facturas Enviadas 17

2.3.4.3.1 Enviadas 18

2.3.4.3.2 Búsquedas Personalizadas 19

2.3.4.3.3 Opciones sobre listados de Facturas 19

2.3.4.3.3.1 Ordenar listado en uso 19

2.3.4.3.3.2 Descargar Facturas seleccionadas 19

2.3.4.3.3.3 Descarga de Facturas del filtro aplicado 20

2.3.4.3.3.4 Reprocesar Facturas 20

2.3.4.3.3.5 Generar Excel con facturas 20

2.3.4.3.3.6 Panel búsqueda rápida 21

2.3.4.3.4 Trabajar con una Factura 23

2.3.4.3.4.1 Consultar una Factura 23

2.3.4.3.4.2 Opciones sobre una Factura 24

2.3.4.4. Utilidades 26

2.3.4.4.1 Edición y creación de filtros 26

2.3.4.4.1.1 Nuevo filtro 26

2.3.4.4.1.2 Editar filtro 28

2.3.4.4.1.3 Eliminar filtro 28

2.3.4.4.1.4 Editar vista del listado recapitulativo 28

2.3.4.5. Editar datos de la cuenta 30

2.3.4.6. Gestión de descargas 30

3. Particularidades de la Factura a tener en cuenta 31

4. SERES e-FACTURA 32

Introducción

El objeto de este documento es el de aportar una herramienta de referencia a los Proveedores de RTVE, que les permita conocer en mayor profundidad las funcionalidades del servicio e-Factura® RTVE y así facilitar la emisión de sus facturas a RTVE.

Acceder al servicio de rtve

Para acceder al servicio de e-Factura® de RTVE, usted deberá tener un usuario y contraseña. Estos datos deberán ser indicados en el formulario de acceso respetando las mayúsculas y minúsculas. Una vez indicados los datos deberán enviar los datos pulsando sobre el botón/texto "ENTRAR".

La URL a utilizar para acceder al entorno de Producción, es la siguiente:



La pantalla en de acceso que se mostrará, es la siguiente:

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1 Problemas con el acceso

En el caso de no recordar los datos de acceso, usuario y contraseña, el servicio le permite recordar los datos de acceso pulsado sobre la opción "¿Olvidó su Clave?". En ese momento, se le abrirá una ventana del navegador que le informará de los pasos que debe seguir para solventar su problema de acceso.

El proceso es bastante sencillo y solo tiene que seguir las instrucciones que se indican en la Web.

La pantalla que nos aparecerá en el momento de pulsar sobre la pregunta ¿Olvidó su Clave?, es la siguiente:

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En el momento que introduzcamos el usuario de acceso y pulsemos aceptar, se nos mostrará la siguiente pantalla en donde se comunica el envío de un correo a su email en el que se recordará la contraseña correspondiente de acceso. La pantalla sería la siguiente:

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2 Entorno de trabajo

Habiendo ya accedido al servicio de facturación electrónica de RTVE; el servicio muestra la siguiente pantalla de trabajo:

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El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes:

o Opciones de Salir de la Aplicación y Edición de datos del Perfil.

o Administración de datos de la empresa.

▪ Gestión de los datos de la Empresa

▪ Cambio de logo a utilizar en el PDF de la Factura enviada.

o Administración de e-Factura.

▪ Gestión de remesas de Facturas

▪ Asistente para creación manual de facturas

▪ Listado de facturas enviadas

Este menú permite gestionar los datos principales de la sociedad, así como crear manualmente facturas para su envío a RTVE o cargarlas mediante un fichero de formatos definidos.

También permite acceder a la pantalla de seguimiento de facturas enviadas.

Más adelante comentaremos las funcionalidades de estas pantallas.

3 Menú de proveedores

1 Pantalla de acceso

Por defecto al entrar al portal con el usuario asignado por parte de RTVE; se muestra un menú dividido en dos bloques principales: Administración de datos de la empresa y Administración de e-Factura®.

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2 Editar perfil de Usuario

Para acceder a la página hay que pulsar sobre el enlace del menú "Editar perfil de usuario". En esta página puede cambiar la clave de acceso a la aplicación y el email donde se reciben las notificaciones de la aplicación que le deban ser enviadas.

Una vez completado los datos del formulario solo es necesario pulsar el botón[pic].

Aparecerá una ventana de confirmación definitiva de los cambios a continuación

La pantalla sería la siguiente:

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Recuerde que no es necesario indicar los datos de la clave en el caso de querer cambiar solamente el email.

En el caso de querer cambiar la contraseña, deberá tener en cuenta los siguientes controles que realizará el proceso a la hora de considerar correcta su contraseña elegida:

Criterios adoptados para establecer la aceptación de la contraseña introducida:

• Contraseña correcta:

La contraseña tiene una longitud mínima de 8 caracteres, dentro de los cuáles hay al menos una letra mayúscula y un carácter que no es ni letra ni número.

• Contraseña óptima:

Cumple la condición anterior y su longitud es mayor de 8 caracteres.

• Contraseña fuerte:

Cumple las dos condiciones anteriores y además contiene números.

• Contraseña no válida:

Aquellas que no cumplen con el criterio de Contraseña correcta arriba indicado o contiene caracteres en blanco.

Sugerencias para la creación de una contraseña segura:

• Puede incluir signos de puntuación y números.

• Utilice una combinación de letras mayúsculas y minúsculas.

• Incluya sustituciones de aspecto similar, como el número cero en lugar de la letra 'O' o el símbolo '$' en lugar de la letra 'S'.

• Crear un acrónimo exclusivo

• Incluya sustituciones fonéticas, como 'es3ado' por 'estresado'.

Pasos que deben evitarse:

• No utilice una contraseña que se ofrezca como ejemplo de buena contraseña.

• No utilice información personal en la contraseña (como su nombre, fecha de nacimiento, etc.)

• No utilice palabras o acrónimos que figuren en el diccionario.

• No utilice patrones de teclado (asdf) ni números en secuencia (1234).

• No utilice únicamente números, mayúsculas o minúsculas en su contraseña.

• No repita caracteres (aa11).

Consejos para proteger su contraseña:

• No comunique la contraseña a nadie.

• No escriba nunca su contraseña.

• No envíe nunca su contraseña en un mensaje de correo electrónico.

• Compruebe la contraseña actual y cámbiela de forma periódica.

3 Administración de datos de Empresa

1 Consultar datos de la Empresa

Esta opción permite el mantenimiento de los datos de la empresa (Razón Social y código de empresa -NIF Comunitario) que posteriormente se utilizarán en el Servicio.

De entre estos datos, es muy importante el dato del correo electrónico, ya que a este le llegarán las notificaciones que el servicio enviará a la Sociedad por distintas causas en el mismo, como es un error en la carga de una Remesa.

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2 Cambio de Logo

Esta será la opción por la cual, podrá cambiar el logo a representar en los documentos emitidos desde su sociedad a RTVE.

Por defecto la pantalla se muestra de la siguiente manera, hasta que se carga el primer logo, que a partir de ese momento lo mostraría para ver cual está en curso:

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El tamaño de las dimensiones del logo máximas serán las que permiten el diseño del formato de la Factura en PDF, pero no se chequearán en este momento.

Lo único que se controla es que el fichero no supere 1 MG de tamaño.

4 Administración de e-Factura®

1 Gestión de Remesas

En esta sección podrá gestionar las remesas de facturas.

En la parte central derecha, podrá comprobar el histórico de remesas de facturas enviadas. De tal manera, podrá comprobar si una remesa de facturas previamente cargada, ha sido enviada correctamente, o si algunas o todas las facturas enviadas en dicha remesa, están correctas o incorrectas, etc.

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En el caso de producirse algún error en la remesa puede consultarse los motivos de dicho error pulsando sobre el link de la columna de "Resultado de proceso".

En el caso de estar pendiente de un envío de facturas, puede pulsar sobre el enlace "REFRESCAR VISTA" que mostrará los últimos estados de las remesas enviadas.

Los formatos disponibles para subir facturas son los siguientes:

▫ XML – FACTURAe v3.1 y v3.2 (1 fichero por factura)

▫ EDI - INVOIC D93A (1 fichero para n facturas)

▫ Formato fichero PLANO (1 fichero para n facturas)

Para aquellos tipos de fichero que obliga a una factura por fichero, existe la posibilidad de subir un fichero comprimido de tipo ZIP que englobe múltiples ficheros de facturas.

La nomenclatura de los ficheros es libre.

En el caso de importar facturas en formato Facturae v3.1 o v3.2; es necesario que estas cumplan con los requisitos definidos en el documento que se adjunta a continuación:

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El formato plano, se adjunta a continuación:

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1 Filtros sobre las Remesas

En la parte superior del listado de remesas puede consultar algunos listados personalizados. Pulsando sobre la flecha negra anexa al texto "Todas las remesas" podrá comprobar que posibles consultas existen. Pulse sobre las opciones para que se muestre la consulta.

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2 Enviar nueva Remesa de Facturas

Antes de realizar el envío de una remesa de facturas, se debe de tener un fichero comprimido en formato zip que contendrá un fichero de texto que contenga la/s factura/s a enviar en el formato definido por el SERES y RTVE.

Pulsando sobre el enlace "Enviar nueva remesa de facturas" (se encuentra en el menú de la parte izquierda) se le aparecerá la siguiente ventana:

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Para enviar el fichero de la remesa de facturas solo tiene que pulsar sobre el botón "Examinar", en ese momento tendrá que localizar el fichero a enviar en su ordenador. Una vez localizado y seleccionado pulse el botón [pic].

En ese momento el nombre del fichero aparecerá en la caja al lado del botón "Examinar". Para finalmente realizar el envío solo tendrá que pulsar en el botón [pic].

3 Carga de Adjuntos en línea

A través del menú de gestión de Remesas, existe la posibilidad de cargar ficheros adjuntos a la factura mediante el enlace “Enlace de documentos adjuntos”.

Este enlace abre una pantalla con un explorador en donde seleccionar el fichero comprimido con los adjuntos a cargar.

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Las características que deben tener estos ficheros adjuntos y el fichero que los comprime, son las siguientes:

1 Fichero compresor:

No necesita de una nomenclatura específica, pero debe ser de tipo ZIP.

2 Ficheros a adjuntar a la Factura:

La nomenclatura por cada fichero debe ser la siguiente:

← nº_factura + + fecha_factura + + secuencial

Donde:

← nº_factura : nº de la factura, incluyendo el nº de serie, a la que está asociado el documento adjunto.

← fecha_factura : fecha de la factura en formato YYYYMMDD.

← Secuencial : nº para distinguir unos adjuntos de un mismo tipo por factura, dentro de una misma remesa.

← : carácter '#'

Por ejemplo, si dentro de la remesa de adjuntos especificada anteriormente (Prueba_adjuntos.zip) se quieren subir un par de ficheros adjuntos (un pdf y un tiff) a la factura 00_887_2008 y otro (un pdf) a la factura  00_3730_2008; sería así:

← 00_887_2008#20080131#1.pdf

← 00_887_2008#20080131#2.tiff

← 00_3730_2008#20080430#1.pdf

Los tipos de ficheros admitidos por estar parametrizados actualmente en la BBDD son:

← pdf (mime = application/pdf)

← txt (mime = text/plain)

← doc (mime = application/msword)

← xls (mime = application/vnd.ms-excel)

← rtf (mime = application/msword)

← jpg (mime = image/jpeg)

← gif (mime = image/gif)

← tif y tiff (mime = image/tiff)

2 Asistente para creación manual de facturas

A través de este punto de menú se accederá a la gestión de facturas creadas de forma manual.

La pantalla del menú de creación de facturas, muestra las siguientes opciones de uso:

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1 Crear Factura

Esta es la opción que nos permite acceder a la pantalla de creación de facturas de forma manual.

Toda factura creada, queda en situación de “Pendiente de envío”.

Hasta que no se produce el envío, la factura está disponible para ser actualizada a través de esta misma opción.

La pantalla de creación de facturas manuales, está dividida en 4 bloques según el tipo de información en ellos contenida.

El primer bloque es el de los datos del Emisor, y su diseño actual es el siguiente:

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En este bloque, serán rellenados de forma automática, aquellos campos cuya información usted previamente cumplimentó en el punto del menú “Consultar los datos de la empresa”. Esto no impide que el usuario pueda cambiar alguno de estos datos.

El segundo bloque es el de los datos del Receptor (por defecto de RTVE) y su diseño es el siguiente:

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El tercer bloque es el de los datos de la factura, en donde se contemplan los datos de cabecera y los detalles. El diseño actual es el siguiente:

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Dentro de este bloque es importante reseñar lo siguiente:

▫ Fecha de Factura: Nunca podrá superar la fecha del sistema. Tampoco podrá ser inferior en 4 años, no superando el 01-01-2007.

▫ Número de Pedido: Es un dato obligatorio. Debe ser el pedido proporcionado por RTVE.

▫ Observaciones: Es un dato aconsejable, que en un texto breve identifique el motivo de la factura.

Por último está el bloque de los datos resumen de las facturas con los totales de importes, con el siguiente diseño:

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En este último bloque existen tres opciones en el pie de la pantalla.

La opción de “Volver”, sale de la pantalla sin grabar los datos.

La opción de “Limpiar”, borra todos los datos, pero no sale de la pantalla.

La opción de “Guardar”, graba la factura y vuelve al menú anterior.

2 Eliminar Factura

A partir del momento en el que se ha guardado una factura, en la pantalla principal del menú de capturas manuales aparecerá una ventana con el listado de facturas que están creadas y sobre las que aún no se ha realizado el envío. El formato sería el siguiente:

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Para eliminar una de estas facturas, bastaría con marcar el check de la izquierda de la factura o facturas en cuestión y pulsar sobre la opción de “Eliminar Facturas”.

3 Desbloquear Factura

En el caso de que una factura, quede en estado de bloqueo debido a una interrupción en el servicio, en el momento de estar en edición; existe la opción de marcar dicha factura o facturas y pulsar sobre la opción de “Desbloquear facturas”, con lo que dicha factura o facturas pasarían al estado de “Pendiente de Envío”.

4 Enviar Factura

En el momento que deseemos enviar una factura o facturas, bastará con marcar el check de dicha facturas/s y luego pulsar en el enlace de “Enviar Facturas”.

En este momento la factura, se firma con el certificado y se envía al receptor por el canal que corresponda.

Además al estar ya enviada la factura, se quita de la pantalla quedando solo las que están pendientes de envío.

5 Actualizar una Factura

Para poder acceder a una factura que está pendiente de envío con el objeto de confirmar sus datos o alterarlos antes de forzar su envío; bastaría con hacer clic sobre el número de la factura del listado de facturas pendientes de envío.

En ese momento se abrirá la pantalla de creación de facturas manuales, pero representados los datos que ya fueron grabados anteriormente.

3 Listados de Facturas Enviadas

Esta pantalla permitirá a los Proveedores de RTVE, realizar el seguimiento sobre sus facturas emitidas a RTVE. Además se pueden realizar búsquedas personalizadas, descargas, validaciones de firma, etc.

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Como muestra la imagen siguiente las facturas aparecen agrupadas en un listado con la información de cada factura en columnas. La información de cada columna es personalizada en el área de Utilidades, opción "Editar vista del listado recapitulativo".

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El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción " Siguiente >>" aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción " ................
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