Guardar un archivo en formato PDF



Guardar un archivo en formato PDF

Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format), que es un formato habitual para compartir documentos.

 Nota   Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Descripción general del formato PDF

El formato PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para los documentos que se reproducirán mediante métodos comerciales de impresión.

Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por ejemplo, Adobe Reader es un lector y está disponible en el sitio de Adobe Systems.

Después de guardar un archivo como PDF, no podrá usar el programa de la versión Office 2007 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el archivo de la versión Office 2007 original del programa de la versión Office 2007 en el que lo creó y volver a guardar el archivo como PDF.

Microsoft Office Access 2007

1. Abra la tabla o el informe que desee publicar como PDF.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office[pic], señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

3. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.

4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

5. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

6. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si la tabla o el informe requieren una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

7. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

8. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Publicar.

Microsoft Office Excel 2007

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office[pic], señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si el libro requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Publicar.

Microsoft Office InfoPath 2007

Al rellena un formulario de Office InfoPath 2007, siga el procedimiento siguiente:

1. En el menú Archivo, elija Exportar a y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el formulario.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si el formulario requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Haga clic en Publicar.

Microsoft Office OneNote 2007

1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Junto a Intervalo de páginas, haga clic en la opción que representa la parte del bloc de notas que desea guardar como PDF.

5. Haga clic en Publicar.

Microsoft Office PowerPoint 2007

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office[pic], señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentación.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si la presentación requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Publicar.

Microsoft Office Publisher 2007

[pic]Guardar PDF para compartir o para distribución Web

Si desea compartir la publicación en un formato fijo en Web o en una red, siga el procedimiento siguiente:

1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la publicación.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Junto a Optimizar para, haga clic en Cambiar.

5. En el cuadro de diálogo Opciones de publicación, haga clic en la optimización de la lista Especifique cómo se va a imprimir o a distribuir esta publicación que coincida con las necesidades de publicación. Por ejemplo, si la publicación se distribuirá en línea y la calidad de impresión es menos importante que un tamaño de archivo pequeño, haga clic en Tamaño mínimo. Si la calidad de la impresión es más importante que el tamaño del archivo, haga clic en Impresión de alta calidad.

6. Haga clic en Avanzadas para mostrar el cuadro de diálogo completo y seleccionar la configuración que necesite. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.)

7. Haga clic en Aceptar.

8. En el cuadro de diálogo Guardar como, si desea abrir el archivo inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. Esta casilla de verificación sólo está disponible si tiene un lector de archivos PDF instalado en el equipo y si no está seleccionada la opción Servicio de impresión comercial en el cuadro de diálogo Opciones de publicación.

9. Haga clic en Guardar.

[pic]Guardar como PDF para impresión comercial

Si se va a enviar enviando la publicación a una imprenta comercial, siga el procedimiento siguiente:

1. En el menú Archivo, elija Empaquetar publicaciones y, a continuación, haga clic en Llevar al servicio de impresión comercial.

2. En el panel de la izquierda, en la lista ¿Cómo se va a imprimir esta publicación? haga clic en la opción que desee. Si va a utilizar un servicio de impresión en offset, haga clic en Servicio de impresión comercial. Si va a utilizar una copistería de gama alta, haga clic en Impresión de alta calidad.

3. Haga clic en Opciones de impresión.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de impresión, seleccione las opciones que necesita. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

5. En Seleccionar un elemento para corregirlo, repare cualquier problema que haya identificado Publisher.

6. En Exportar, active Crear un PDF.

7. Haga clic en Guardar.

8. En el Asistente para empaquetar publicaciones, seleccione la ubicación en la que desea exportar el archivo y haga clic en Siguiente.

Microsoft Office Visio 2007

1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el dibujo.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si el dibujo requiere una calidad alta de impresión, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Para imprimir sólo una selección de páginas o definir otras opciones de publicación, haga clic en Opciones y seleccione las configuraciones que necesita. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Publicar.

Microsoft Office Word 2007

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office[pic], señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el documento.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

▪ Si el documento requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).

▪ Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Haga clic en Opciones con el fin de establecer el intervalo de páginas que se van a imprimir, para seleccionar si se debe imprimir el marcado y seleccionar las opciones de salida. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Publicar.

En la actualidad existen muchos programas que convierten en PDF, los procedimientos anteriormente mencionados son de la suite ofimática de Microsoft office 2007.

Como es lógico cada programa de conversión a PDF tiene sus procedimientos distintos, en otros casos son procedimientos básicos, pero todos convierten a PDF.

A continuación mencionare algunos programas que también convierten a PDF.

1. Openoffice

2. CutePDF

3. primoPDF

4. PDF creador

5. PDF redirect

6. PDF anywhere

7. PDF online

8. Scansoft PDF create

9. Entre muchos otros etc.….

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