Can Your Agency Use Appropriated Funds for Meals and Light ...

Can Your Agency Use Appropriated Funds for Meals and Light Refreshments?

This document supersedes the document "Can Your Agency Use Appropriated Funds for Meals and Light Refreshments?" dated March 10, 2005.

1

Table of Contents

Awards Ceremony Cultural Awareness Ceremony Training Nongovernmental-sponsored Meeting or Conference Agency paying for Food for an Employee Attending a Government-sponsored Conference Agency Hosting a Formal Conference Agency Hosting a Focus Group Routine Agency Meeting Held at an Outside Facility Emergency Endnotes

p.4 p.4 p.5 p.5 p.6

p.7 p.8 p.9 p.9 p.10

2

In general, an agency may not use appropriated funds to purchase items considered personal expenses, such as food, without specific authority. B-301184, Jan. 15, 2004

3

The decision tree below identifies the statutory authority and limited exceptions that may permit an agency to provide food to employees at their duty stations:

Awards Ceremony

(5 U.S.C. 4501-4506)

Are recipients publicly recognized?

HHaass aauutthhoorriizzeedd aaggeennccyy

Yes

ooffffiicciiaall ddeetteerrmmiinneedd tthhaatt ffoooodd aaddvvaanncceess tthhee

rreeccooaaggwwnnaiaittririododneneeeoo??ffNtthhoee

No

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

Yes

AAggeennccyy mmaayy ppaayy iiff iinn

aaccccoorrddaannccee wwiitthh

6655 CCoommpp.. GGeenn.. 773388 ((11998866))

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

CCuullttuurraall AAwwaarreenneessss CCeerreemmoonnyy

((EEEEOOllaawwss,,ee..gg..,,TTititlleeVVIIIIooff

tthheeCCiivviillRRiigghhttssAAccttooff11996644..))

IIss ffoooodd ppaarrtt ooff aa ffoorrmmaall pprrooggrraamm iinntteennddeedd ttoo

aaddvvaannccee EEEEOO oobbjjeeccttiivveess aanndd ttoo mmaakkee tthhee

aauuddiieennccee aawwaarree ooff tthhee ccuullttuurraall oorreetthhnniicc hhiissttoorryy

bbeeiinngg cceelleebbrraatteedd??

IIss tthhee ffoooodd aa ssaammppllee ooff

tthhee ffoooodd ooff tthhee ccuullttuurree,, aanndd

Yes

iiss iitt bbeeiinngg ooffffeerreedd aass

ppaarrtt ooff tthhee llaarrggeerr pprrooggrraamm

ttoo sseerrvvee aann eedduuccaattiioonnaall

ffuunnccttiioonn??

No

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

AAggeennccyy mmaayy ppaayy iiff

Yes

iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh

BB--330011118844,, JJaann.. 1155,, 22000044

No

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

4

TTrraaiinniinngg11

((55UU..SS..CC..44110099))

IIss ppaarrttiicciippaattiioonn nneecceessssaarryy ttoo oobbttaaiinn ffuulll

bbeenneeffiitt ooff ttrraaiinniinngg??

Yes

AAggeennccyy mmaayy ppaayy

iiff iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh

3399 CCoommpp.. GGeenn.. 111199 ((11995599))22

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

NNoonnggoovveerrnnmmeennttaall-SSppoonnssoorreedd MMeeeettiinngg

OOrr CCoonnffeerreennccee

((55 UU..SS..CC.. 44111100))

IIss ccoosstt ooff ffoooodd aa nnoonnsseeppaarraabbllee ppoorrttiioonn

ooff aa rreeggiissttrraattiioonn oorr aatttteennddaannccee ffeeee tthhaatt ccoovveerrss aatttteennddaannccee

aanndd mmeeaallss??

Yes

AAggeennccyy mmaayy ppaayy iiff iinn

aaccccoorrddaannccee wwiitthh

BB--223333880077,, AAuugg.. 2277,, 11999900

IIss ffoooodd nneecceessssaarryy ttoo oobbttaaiinn ffuulll bbeenneeffiitt ooff No mmeeeettiinngg oorr ccoonnffeerreennccee??33

Yes

AAggeennccyy mmaayy ppaayy iiff iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh

BB--223333880077,, AAuugg.. 2277,, 11999900

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

5

AAggeennccyy ppaayyiinngg ffoorr

FFoooodd ffoorr aann EEmmppllooyyeeee

AAtttteennddiinngg aa

GGoovveerrnnmmeenntt--ssppoonnssoorreedd

CCoonnffeerreennccee**

Yes

((55 UU..SS..CC.. 44111100))

IIss ffoooodd nneecceessssaarryy ttoo

oobbttaaiinn ffuulll bbeenneeffiitt ooff ccoonnffeerreennccee??44 No

DDooeess ccoonnffeerreennccee iinnvvoollvvee mmaatttteerrss ooff ttooppiiccaall iinntteerreesstt ttoo mmuullttiippllee aaggeenncciieess aanndd//

oorr nnoonnggoovveerrnnmmeennttaall ppaarrttiicciippaannttss??

AAggeennccyymmaayynnoottppaayy

AAggeennccyy mmaayy ppaayy ffoorr ffoooodd ffoorr

Yes

eemmppllooyyeeee aatttteennddiinngg tthhee

ccoonnffeerreennccee iiff iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh

BB--119988447711,, MMaayy 11,, 11998800

aanndd BB--228888226666,, JJaann.. 2277,, 22000033

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

* Without statutory authority to charge a fee and retain the proceeds, the host agency may not charge a registration or other fee to defray the costs of providing food.

6

AAggeennccyy HHoossttiinngg aa FFoorrmmaall CCoonnffeerreennccee**

DDooeess tthhee ccoonnffeerreennccee iinncclluuddee rreeggiissttrraattiioonn,, ppuubblliisshheedd ssuubbssttaannttiivvee aaggeennddaa,, sscchheedduulleedd

ssppeeaakkeerrss??

IIss tthhee ffoooodd aa

Yes

lleeggiittiimmaattee

ccoonnffeerreennccee

eexxppeennssee??55

No AAggeennccyymmaayynnoottppaayy

DDooeess ccoonnffeerreennccee

iinnvvoollvvee mmaatttteerrss

Yes

ooff ttooppiiccaall iinntteerreesstt ttoo mmuullttiippllee

aaggeenncciieess aanndd//oorr

nnoonnggoovveerrnnmmeennttaall

ppaarrttiicciippaannttss??

AAggeennccyy mmaayy ppaayy ffoorr ffoooodd Yes ffoorr ccoonnffeerreennccee ppaarrttiicciippaannttss

iiff iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh BB--330000882266,, MMaarrcchh 33,, 22000055

No AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

* Without statutory authority to charge a fee and retain the proceeds, the host agency may not charge a registration or other fee to defray the costs of providing food.

7

AAggeennccyy HHoossttiinngg AA FFooccuuss GGrroouupp

DDooeess tthhee ffooccuuss ggrroouupp aaddvvaannccee aa ssppeecciiffiicc ssttaattuuttoorryy mmiissssiioonn??

Yes AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

Yes AArree tthhee ppaarrttiicciippaannttss ffeeddeerraal l

eemmppllooyyeeeess??

AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy No

DDooeess tthhee

eexxppeennddiittuurree

ccoonnttrriibbuuttee

mmaatteerriiaalllyy ttoo tthhee

No

aacchhiieevveemmeenntt

ooff tthhee ssppeecciiffiicc

ssttaattuuttoorryy ffuunnccttiioonn??

Yes AAggeennccyy mmaayy ppaayy iiff iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh

BB--330044771188,, NNoovv.. 99,, 22000055

No AAggeennccyy mmaayy nnoott ppaayy

8

 ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download