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SISTEMA DE RAMAIS

MANUAL DO USUÁRIO

MANAUS / 2006

SUMÁRIO

1 INICIANDO O SISTEMA 3

2 REGISTROS DO SISTEMA 4

2.1 Pesquisando Registros 4

2.2 Alterando ou Excluindo Registros 5

2.3 Cadastrando um novo registro 6

3 GERANDO RELATÓRIOS 7

3.1 Tipos de Relatórios 7

3.2 Ordenando Registros 7

3.3 Itens exibidos no Relatório 8

4 USUÁRIOS E SENHAS 9

4.1 Usuários do Sistema 9

4.2 Alterando Usuários 10

4.3 Excluindo Usuários 10

4.4 Inserindo usuários 11

4.5 Alterando a senha 12

5 ACESSO AO SISTEMA 13

5.1 Sessão 13

6 DÚVIDAS FREQUENTES

6.1 Na hora de gerar o relatório aparece uma mensagem no navegador. 14

6.2 Não consigo encontrar um registro 15

1 INICIANDO O SISTEMA

O Sistema de Ramais possui acesso restrito aos usuários que, deverão fazer a manutenção dos dados. Esses acessos são controlados através de senhas, cada usuário terá sua própria senha e existem apenas dois tipos de usuários:

- Digitador: possui acesso ao cadastro, consulta, atualização de ramais.

- Administrador: possui todos os acessos do digitador e o cadastro de usuários.

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Figura 1 – Iniciando o Sistema

Uma vez iniciado o sistema, a primeira tela a ser exibida é a tela de pesquisa de ramais (provavelmente a tela mais utilizada do sistema).

2 REGISTROS DO SISTEMA

2.1 Pesquisando Registros

De acordo com a figura abaixo, existem 4 tipos de pesquisas:

- Por nome: basta digitar o nome (ou uma parte do nome) do funcionário que se esteja pesquisando e clicar em pesquisar.

- Por ramal: pode existir a necessidade de descobrir a quem pertence um determinado ramal, logo basta digitar o número do ramal (4 dígitos) e clicar em pesquisar.

- Por departamento: neste caso existe uma caixa de seleção com todos os nomes dos departamentos e gerências da Sefaz. Basta selecionar o departamento e clicar em pesquisar. Ao fazer isso o sistema deverá exibir os nomes e ramais de todos os funcionários que estão lotados no departamento pesquisado.

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Figura 2 – Pesquisa de Registro

- Por Andar: assim como na pesquisa por departamento, nesta pesquisa há uma caixa de seleção com os andares da Sefaz. Basta selecionar o andar desejado e clicar em pesquisar.

IMPORTANTE: para a pesquisa simples, deve-se preencher apenas um dos quatro campos para fazer a pesquisa.

Além dessas pesquisas, há o botão Mostrar Todos que irá exibir todos os registros do sistema, independentemente de ter preenchido quaisquer dos campos.

Se digitar “todos” no campo Nome ou Ramal, serão exibidos todos os registro do sistema.

2.2 Alterando ou Excluindo Registros

Além, das pesquisas, é possível efetuar alterações nos registros, caso hajam nomes incorretos, ramais alterados, etc.

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Figura 3 – Resultado da Pesquisa

Uma vez efetuada a pesquisa, basta clicar no número do ramal do registro a ser alterado (Figura 3). Ao clicar no registro desejado, aparecerá a tela de atualização de registro, nesta tela é possível alteração os dados do funcionário, ou simplesmente excluir o registro (Figura 4).

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Figura 4 - Alterando ou Excluindo registros

2.3 Cadastrando um novo registro

Para inserir um novo registro, deve-se clicar no botão CADASTRO, no lado esquerdo da tela. A tela de cadastro será exibida, (figura 5).

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Figura 5 - Tela de Cadastro

Na tela de cadastro (assim com a tela de pesquisas) é possível pesquisar um registro existente, basta digitar o nome do funcionário e clicar em Localizar (Figura 5). Nesta pesquisa, admitem-se apenas pesquisas por nome, já que esse processo tem o objetivo de verificar se um determinado registro já existe para não ser cadastrado duas vezes.

IMPORTANTE: se for inserido um registro com nome do funcionário e ramal já existentes no sistema, o mesmo não será incluído e será exibida a seguinte mensagem: “O registro já existe. Não pode ser incluído!”.

Para efetuar um cadastro, basta preencher os campos da tela e clicar em Gravar. Os campos obrigatórios são Nome e Ramal, porém é importante preencher os demais campos para facilitar uma futura pesquisa.

3 GERANDO RELATÓRIOS

A pesquisa de ramais é um processo muito eficiente, porém às vezes, faz-se necessária a impressão de um relatório com determinados ramais, ou um relatório com todos os ramais.

3.1 Tipos de Relatórios

Existem 3 tipos de Relatórios que podem ser gerados pelo sistema:

- Por Departamento: nesse relatório são impressos todos os funcionários e ramais existentes no Departamento selecionado (Figura 6).

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Figura 6 – Relatório por Departamento

- Por Andar: esse relatório exibe todos os funcionários e ramais existentes no andar selecionado.

- Todos os registros: independentemente da seleção do tipo de relatório, é possível imprimir todos os registros clicando no botão Imprimir Todos (Figura 6).

3.2 Ordenando Registros

Além das 3 opções de impressão, pode-se ordenar a impressão por Ramal ou por Nome. Como padrão, o relatório é ordenado por nome (Figura 7).

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Figura 7 – Ordenando Relatório

3.3 Itens exibidos no Relatório

Como padrão o Relatório exibe 5 colunas: Nome, Departamento, E-mail, Andar e Ramal, porém os campos departamento, e-mail e andar são opcionais e podem ser retirados do relatório desmarcando na opção Exibir no relatório (Figura 8).

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Figura 8 – Exibição – relatório

4 USUÁRIOS E SENHAS

Cada usuário que acessa o Sistema de Ramais deve ser previamente cadastrado e dependendo da senha ele terá acessos específicos.

4.1 Usuários do Sistema

Essa opção exibe todos os usuários que estão cadastrados no sistema e que tem permissão para utilizar o sistema (Figura 9).

Existem apenas dois tipos de usuários:

- Digitador: acesso ao cadastro, consulta e relatórios referentes aos ramais.

- Administrador: possui os acesso do usuários digitador e acesso ao cadastro dos usuários do sistema.

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Figura 9 – Usuários do Sistema

Nesta tela são exibidos os dados dos usuários bem como seus níveis de acesso. Além disso, é possível desabilitar ou excluir um usuário.

IMPORTANTE: Essa opção só será exibida para usuários do tipo Administrador.

4.2 Alterando Usuários

Para alterar um usuário, basta clicar na matrícula do mesmo (Figura 9), deste modo, serão exibidas as informações referentes ao usuário (Figura 10). A partir disso é possível alterar ou corrigir nome, matrícula, perfil (Administrador e Digitador) e situação (Ativo e Não ativo).

IMPORTANTE: ao mudar a situação do usuário para Não ativo, o mesmo não terá mais acesso ao sistema.

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Figura 10 – Alteração de usuário

4.3 Excluindo Usuários

Na tela de Usuários do Sistema, além das informações do usuário, há uma figura de um X (Figura 11), clicando nessa figura, o sistema pedirá confirmação para excluir o usuário.

IMPORTANTE: uma vez excluído um usuário não é possível recuperar essas informações, em caso de dúvida basta mudar a situação para Não Ativo.

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Figura 11 – Excluindo usuários

4.4 Inserindo usuários

Na tela de Usuários do Sistema (Figura 11), basta clicar em Inserir Novo, uma tela com um formulário em branco é iniciada (Figura 12).

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Figura 12 – Novo Usuário

Depois de iniciada a tela de cadastro, é necessário preencher os campos Nome e Matrícula (ex: G000001). Além disso, é importante definir o perfil do usuário (veja tópico 4.1). Para o usuário ter acesso ao sistema deve-se mudar a situação para Ativo (veja tópico 4.2).

Uma vez criado o perfil, a senha do usuário será “sefaz” (em caixa alta ou baixa). O novo usuário ao acessar o sistema receberá uma mensagem informando para trocar a senha (Figura 13).

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Figura 13 – Mensagem de troca de senha

4.5 Alterando a senha

Para alterar a senha é necessário digitar a senha atual, a nova senha e confirmar a nova senha (Figura 14). Caso a senha atual esteja errada o usuário precisará fazer o processo novamente.

IMPORTANTE: as senhas do usuário são criptografadas[1], logo, não há como recuperar uma senha esquecida, neste caso o usuário deve ser excluído e recriado.

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Figura 14 – Alteração de senha

5 ACESSO AO SISTEMA

Apenas usuários cadastrados e ativos possuem acesso ao sistema, e apenas os usuários administradores podem inserir, alterar ou excluir usuários do sistema.

5.1 Sessão

Ao acessar o sistema, é iniciada uma sessão para o usuário, isso significa que ninguém possuirá acesso às suas informações, essa sessão possui um limite de tempo de 10 minutos de inatividade, ou seja, se o usuário ficar mais de 10 minutos sem digitar, pesquisar, ou mesmo mudar de tela, a sessão irá expirar (Figura 15).

Ao terminar de utilizar o sistema, utilizar o botão sair.

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Figura 15 – Sessão Expirada

6 DÚVIDAS FREQUENTES

6.1 Na hora de gerar o relatório aparece uma mensagem no navegador.

O sistema gera um relatório com a configuração da página e visualizando a impressão, porém, para funcionar, é necessário instalar um pequeno programa (não é obrigatório, porém uma vez instalado, facilita a impressão).

IMPORTANTE: essa mensagem é exibida apenas no Internet Explorer 5.x ou superior.

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Figura 16 – Mensagem do controle ActiveX

Instalação: basta clicar na mensagem e em seguida, clicar em Instalar Controle ActiveX (Figura 17).

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Figura 17 – Instalar Controle ActiveX

Uma tela de instalação (Figura 18) será exibida a seguir. Clicando em Instalar, o programa é instalado e o relatório é gerado na visualização de impressão (Figura 19).

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Figura 18 – Instalando

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Figura 19 – Visualização de impressão

6.2 Não consigo encontrar um registro

O cadastro não possui os nomes completos dos funcionários, verifique também a acentuação dos nomes, caso não consiga, tente pesquisar por departamento ou por andar.

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[1] Estudo dos princípios e das técnicas pelas quais a informação pode ser transformada da sua forma original para outra ilegível, a menos que seja conhecida uma "chave secreta", o que a torna difícil de ser lida por alguém não autorizado. Assim sendo, só o receptor da mensagem pode ler a informação com facilidade.

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