Treasury Management Transmittal Letter - APWU

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Handbook F-3

June 2012 Transmittal Letter

A. Explanation. Handbook F-3, Treasury Management, aligns treasury-management policy and procedures with the Postal Service's strategic initiatives.

B. Purpose. This book is for personnel who perform finance or cash-management functions. Handbook F-3 contains treasury-management policy, banking procedures, and Bank Secrecy Act compliance rules, in keeping with the Postal Service's strategic initiatives.

C. Distribution.

1. Online Availability. You may view this handbook in electronic format on the Postal Service PolicyNet Web site.

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D. Comments and Questions. Address any comments and questions on the content of this handbook to:

CORPORATE TREASURY US POSTAL SERVICE 475 L'ENFANT PLZ SW RM 8028 WASHINGTON DC 20260-5130

Elizabeth M. Schafer Treasurer

Contents

1 Treasury Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-1.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

1-1.2 Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

1-2 Corporate Cash Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1-2.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1-2.2 Importance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1-2.3 Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

1-2.4 Functions of Cash Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

1-3 Cash-Management Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

1-3.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

1-3.2 Functions of Banks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-3.3 Role of the Federal Reserve Bank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-3.4 Role of the Federal Deposit Insurance Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-3.5 Role of the Payment Processor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-4 Channels of Cash Concentration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-4.1 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1-4.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-4.3 Channel 1: Field Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-4.4 Channel 2: Card Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

1-4.5 Channel 3: Electronic Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

1-4.6 Channel 4: Integrated Lockbox Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

1-4.7 Channel 5: Other Banking and Customer Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

1-5 Relationship Banking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-5.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-5.2 Principal Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1-5.3 Bank Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

1-6 Electronic Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

1-6.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

1-6.2 Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

1-7 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

2 Treasury Management Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

2-1.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

2-1.2 Applicability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

June 2012

iii

Treasury Management

2-2 Banking Policies--Bank Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2-2.1 Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

2-2.2 Bank Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2-2.3 Insuring Postal Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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2-2.4 Service Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-2.5 Payment of Bank Service Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-3 Banking Policies--Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-3.1 Delivering a Deposit to the Bank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-3.2 Ordering Deposit Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-4 Banking Policies--Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-4.1 Account Analysis Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2-4.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-4.3 Bank Exceptions and Reconciliation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-5 Banking Policies--Collateral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-6 Banking Policies--Protection of Postal Funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-6.1 Armored Courier Service: General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-6.2 Armored Courier Service: Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2-7 Banking Policies--Authorizing a Transfer of Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2-8 Banking Policies--Minority Bank Deposit Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2-9 Banking Policies--Postal Savings Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2-10 Liquidity Management--Receiving Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2-10.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2-10.2 Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2-10.3 Acceptable Forms of Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2-11 Electronic Payments--Credit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2-11.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2-11.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2-12 Electronic Payments--Debit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2-12.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2-12.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2-13 Electronic Payments--Electronic Funds Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2-13.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2-13.2 Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14 Computerized Meter Resetting System Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14.2 Postal Service Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14.3 Lockbox Bank Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14.3.1 Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2-14.3.2 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2-14.4 Meter-Company Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2-14.5 Advancement of Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2-14.6 Refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2-14.7 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

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Handbook F-3

Contents

2-14.8 Transfer of Funds to Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2-14.9 Customer Payment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2-14.10 Customer Deposit Requirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2-15 PC Postage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2-15.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2-15.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2-16 PostalOne!? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2-16.1 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2-16.2 PostalOne! ACH Debit Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2-17 Risk Management--Banking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-17.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-17.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-18 Risk Management--Liquidity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-18.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-18.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-19 Risk Management--Anti-Money Laundering Program and the Bank Secrecy Act . . . . . . . . 21 2-19.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-19.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2-20 Risk Management--Electronic Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2-20.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 2-20.2 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Banking and Funds Concentration Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3-2 Deposits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3-2.1 Procedures for Daily Deposits, Overages, and Shortages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3-2.2 Missing Deposits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3-2.3 Ordering Field Depository Banking Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3-2.3.1 Offices With eBuy2 Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3-2.3.2 Offices Without eBuy2 Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3-2.3.3 Contract Postal Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3-2.3.4 New Post Office or Contract Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3-2.3.5 Order-Rejection Notification Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3-3 Funds Concentration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3-3.1 Transfer of Funds From Post Office to Field Depository Bank . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3-3.2 Transfer of Funds From Field Depository Account to Postal Service Fund . . . . . . . . 26

4 Banking and Armored Courier Solicitation and Selection . . . . . . . . . . . . . . . 27

4-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 4-1.1 Banking Strategy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 4-1.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

4-2 Financial Institution Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 4-3 Selection Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

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Treasury Management

4-4 Preparing and Issuing Solicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 4-4.1 Initiating Solicitation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 4-4.2 Forming a Solicitation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 4-4.3 Gathering Information for the Solicitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4-4.4 Contents of the Solicitation Package . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4-5 Amending Solicitations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4-5.1 When to Amend a Solicitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4-5.2 How to Amend a Solicitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4-6 Canceling a Solicitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-6.1 When to Cancel a Solicitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-6.2 Cancellation Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

4-7 Advertising and Public Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-7.1 Publishing Advertisements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-7.1.1 Schedule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-7.1.2 Fees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4-7.2 Content of Public Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4-7.3 Notifying Relationship Banks and Armored Couriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4-8 Conducting a Pre-Proposal Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4-8.1 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4-8.2 Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

4-9 Solicitation Evaluation--Bank and Armored Courier Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4-9.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4-9.2 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4-10 Solicitation Evaluation--Analyzing Service Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4-10.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4-10.2 Calculating Banking Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4-11 Solicitation Evaluation--Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4-11.1 Statement of Work and Mandatory and Functional Requirements. . . . . . . . . . . . . . . 32 4-11.2 Operational Clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4-12 Making a Selection Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4-13 Obtaining Area and Headquarters Concurrence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4-13.1 Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4-13.2 Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4-14 Signing and Issuing the Bank Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-14.1 Form of Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-14.2 Review and Approval of Deviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-14.3 Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-15 Signing and Issuing the Armored Courier Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-15.1 Form of Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-15.2 Review and Approval of Deviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4-15.3 Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

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Handbook F-3

Contents

4-16 Notifying Unsuccessful Offerors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4-16.1 Form Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4-16.2 Debriefings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4-17 Organizing the Contract Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4-17.1 Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4-17.2 Records Retention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

4-18 Establishing a New Bank Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 4-18.1 Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 4-18.2 Ordering Supplies for New Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

5 Electronic Payment Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5-1.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5-1.2 Applicability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5-2 Credit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5-2.1 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5-2.2 Additional Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

5-3 Debit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5-3.1 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5-3.2 Additional Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5-3.3 Credit- and Debit-Card Refunds, Retrievals, Chargebacks, Undercharges, and Overcharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

5-4 Credit- and Debit-Card Excess Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5-4.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5-4.2 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

5-5 Credit- and Debit-Card Special-Event Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 5-5.1 Ordering Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 5-5.2 Special Events Checklist Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 5-5.3 Post-Event Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

5-6 Electronic Funds Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 5-6.1 EFT Payments for Local Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 5-6.2 EFT Payments for Express Mail Corporate Accounts and PostalOne! . . . . . . . . . . . . 40

6 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

6-1 About This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6-1.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6-1.2 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

6-2 Anti-Money Laundering Program and Bank Secrecy Act Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6-2.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6-2.2 Reporting Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6-2.2.1 Ordering Forms From the Material Distribution Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6-2.2.2 Printing Forms From the Postal Service Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

June 2012

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Treasury Management

6-2.3 Completing PS Form 8105-A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6-2.3.1 Acceptable Identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6-2.3.2 Responsibility of the Retail Associate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 6-2.3.3 Mandatory Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

6-2.4 Completing PS Form 8105-B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 6-2.4.1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 6-2.4.2 Mandatory Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

6-2.5 Privacy Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6-3 Banking Financial Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

6-3.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6-3.2 Collateral Requirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6-3.3 Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

6-3.3.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6-3.3.2 Kroll Bond Rating Agency. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6-3.4 Acceptable Collateral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6-3.5 Level of Collateral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6-3.6 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6-4 Banking Risk (Bank Rating System). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6-4.1 Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6-4.2 How Banks Are Rated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6-4.3 Mitigating Risk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6-5 Electronic-Payment Fraud Prevention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6-5.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6-5.2 Card Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6-6 Liquidity and Interest-Rate Risk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6-6.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6-6.2 Mitigating Liquidity and Interest-Rate Risk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

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Handbook F-3

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