MANUAL DE EXCEL



MANUAL DE EXCEL

FORMATO CONDICIONAL

Es una herramienta que permite cambiar la apariencia de los datos de las celdas que cumplan cierta condición.

1. Seleccione las celdas que desee resaltar.

2. Menú Formato - Formato condicional. Aparecerá este asistente.

[pic]

3. Se debe colocar las condiciones.

4. Seguidamente se debe dar clic en el botón formato para cambiar la apariencia ( color de letra o fondo de la celda).

Nota: Se pueden colocar hasta tres condiciones presionando clic en el botón Agregar

Ejemplo: Tomamos como muestra la siguiente tabla.

|codigo |nombre | | |

| | | |si el valor de la celda está entre |

| | | |entre 0 y 5 deben salir de color rojo. |

| | | |entre 6 y 10 debe salir de colocar verde. |

| | | |mayor de 11 deben salir de color naranja. |

|2 |Manuela | | |

|6 |Jairo | | |

|8 |Carlos | | |

|5 |Daniela | | |

|6 |Jairo | | |

|2 |Tatiana | | |

|1 |Augusto | | |

|5 |Maria Fernmanda | | |

Colocar las condiciones de la siguiente manera:

[pic]

La tabla quedará así:

|codigo |nombre |

|2 |Manuela |

|6 |Jairo |

|8 |Carlos |

|13 |Daniela |

|6 |Jairo |

|2 |Tatiana |

|10 |Augusto |

|14 |Maria Fernmanda |

VALIDACIONES

Es una herramienta que permite validar la entrada de un dato en una celda, dependiendo de una condición. Sí este valor no cumple con las condiciones que tiene la celda, Excel no dejará que este valor quede almacenado en esta celda; y arrojará un mensaje informando que el dato insertado no es aceptado.

Excel está en capacidad de validar datos de tipo: entero, decimal, lista, fecha, hora, longitud del texto

1. Sombrear las celdas donde se va a aplicar las validaciones.

2. Menú Datos - validación.

Nota: Aparece el siguiente asistente.

[pic]

3. En la pestaña llamada configuración se coloca las condiciones.

4. En la carpeta mensaje entrante, se coloca un mensaje para que aparezca en el momento en que se ubique en la celdas que se les dio la validación, informando que tipo de dato se debe digitar.

5. En la carpeta mensaje de error, se coloca el mensaje para que aparezca en el momento en que el valor que digito esta fuera de rango. Es opcional este paso, ya que si no se coloca mensaje, Excel ya tiene un mensaje de error por defecto.

Con la opción Lista

1. En un rango de celdas aparte del formato que se esta trabajando digitar las palabras que se quiere incluir en la lista. (Ejemplo: ESTADO CIVIL)

2. Seleccionar estas palabras

3. Menú Insertar – Nombre – Definir

4. Digitar el nombre para la lista

5. Aceptar

Ahora, ubicado en la celda del formato que se desea activar la lista

1. Menú Datos – Validación

2. En la opción Permitir selecciono Lista

3. En la opción Origen digito =y el nombre de la lista

ORDENAR UNA LISTA

Existen dos formas

Primera forma

1. Dar clic en alguna celda de la columna que deseo ordenar

2. Dar clic sobre los iconos de la barra de herramientas estándar: [pic] si deseo ordenar ascendente ó [pic] si deseo ordenar descendentemente

Segunda forma

1. Ubicarse en alguna celda de la lista

2. Menú datos - ordenar

[pic]

Nota: Se puede ordenar máximo por tres columnas.

3. En la sección Ordenar por, seleccionar la columna por la que deseo ordenar la lista.

4. En las secciones Luego por, se utilizan en caso que los datos de la primer columna por la cual se ordeno se repitan.

SERIES

Es una herramienta que permite crear rápidamente una serie de fechas o números.

1. Digitar el número a partir de donde deseo empezar la serie

2. Digitar en la celda del lado o de abajo el siguiente número según se necesite la serie

Ejemplo:

|1 |En este ejemplo la serie | |10 |En este ejemplo la serie |

| |quedaria de 1 en 1 | | |quedaría de 10 en 10 |

|2 | | |20 | |

3. Seleccionar las dos celdas

4. Ubicar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la siguiente manera:

[pic]

5. Dar clic sostenido y desplazar hasta donde se quiera crear la serie

Cuando la serie que voy a crear la necesito consecutiva de 1 en 1 entonces:

1. Digitar el número a partir de donde quiero empezar la serie

2. Dar clic sobre ésta celda

3. Ubicar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha y cuando se active el puntero +, presionar la tecla CTRL. y desplazar hasta donde quiera.

ADMINISTRACIÓN DE LISTAS - HERRAMIENTAS DE CONSULTA

Excel cuenta con tres herramientas para realizar consultas de una lista,

1. Filtros

2. Subtotales

3. Tablas dinámicas.

1. Filtros

Es una herramienta que permite seleccionar información de una lista dependiendo de una condición.

1. Ubicarse en cualquier celda de la lista.

2. Menú Datos – Filtros - Autofiltro

Nota: En los campos de cada columna aparece una flecha

3. Clic en el flecha de la columna según necesite el filtro

Ejemplo: Tomamos como muestra la siguiente lista

[pic]

1. Listar los empleados que viven en la ciudad de Bucaramanga.

2. Listar las empresas que empiezan por la letra M.

3. Listar empleados cuyo salario sea menos a 500.000

Con el primer ejercicio:

a. Dar clic sobre la flecha de la columna Ciudad

b. Dar clic sobre Bucaramanga

Con el segundo ejercicio:

a. Dar clic sobre la flecha de la columna empresa

b. Dar clic sobre la opción personalizar

Aparece la siguiente ventana

[pic]

c. En el primer cuadro seleccionar comienza por

d. En el cuadro del lado digitar la letra M

Con el tercer ejercicio:

a. Dar clic sobre la flecha de la columna salario

b. Dar clic sobre la opción personalizar

c. En el primer cuadro seleccionar es menor que

d. En el cuadro del lado digitar 500.000

2. Subtotales

Herramienta que permite aplicar una función (suma, promedio, máximo, etc), a la lista ordenada por la columna que se desea realizar la consulta. Esta función se aplica a cada uno de los grupos según la condición que se configure.

Ejemplo

Hallar el salario total por empresa. Es decir, saber cuanto suma los salarios de los empleados según la empresa.

1. Ordenar la lista por la columna en que se desea realizar la consulta

2. Ubicarse en cualquier celda de la lista

3. Menú Datos - subtotales

[pic]

4. En la opción Para cada cambio en se debe escoger el campo por el cual se ordeno la lista

5. en la opción Usar función se escoge la función que se va a operar (suma, promedio, etc).

6. En la opción Agregar subtotal a se debe activar las casillas de los campos con los que se va a trabajar la función que se selecciono.

7. En la sección “agregar subtotal a” se marca el campo que va a ser recalculado por la función previamente seleccionada. Y aceptar .

Ejercicio:

Cuanto suman los salarios de todos los empleados de cada empresa.

1. Ordenar la lista por el campo empresa

2. En la ventana de subtotales debo:

• En la opción Para cada cambio en selecciono empresa

• en la opción Usar función selecciono suma

• En la opción Agregar subtotal a activar la casilla salario

Después de haber realizado estos pasos, en pantalla aparecerá el siguiente pantallazo.

Se alcanza a observar que la herramienta subtotal se encarga de agrupar y totalizar los salarios de cada empresa.

A la parte superior izquierda se alcanza a observar los números 1,2 y 3. Estos numerales son conocidos como los niveles.

1. Muestra el acumulado general

2. muestra el acumulado por empresa

3. muestra los datos ordenados por empresa.

[pic]

3. Tablas dinámicas

Es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.

1. Ubicarse en cualquier celda de la lista

2. Menú Datos - informe de tablas y gráficos dinámicos

Nota: se iniciará un asistente que comprende 3 pasos.

paso 1: Donde esta los datos a trabajar

[pic]

Paso 2: Dónde están los datos que desea usar?

[pic]

Paso 3: Dónde desea situar la tabla dinámica?

[pic]

Se oprime finalizar y a continuación se mostrara en una hoja de cálculo el siguiente cuadro y la barra de herramientas de tablas dinámicas:

[pic]

[pic]

En esta ventana se deben arrastrar de la barra de herramientas los nombres de los campos con los que se desea crear la tabla dinámica.

Quedando la tabla dinámica asi:

[pic]

Al campo Suma de salario, se le pude cambiar la función presionando dos veces clic sobre éste.

En los campos empresa y ciudad, si se da clic en el ascensor puedo realizar una consulta más específica.

FUNCION LOGICA SI()

Es una función que se utiliza cuando para realizar una operación existe una condición; entonces devuelve en una celda un valor si la condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Sintaxis: =SI(Prueba_Logica; Valor si V; Valor si F)

En la Prueba Lógica puedo utilizar:

- Operadores aritméticos (>, >=, ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download