DEPARTMENT OF BASIC EDUCATION ANNUAL REPORT

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ANNUAL REPORT 2017/18

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VOTE NO 14

ANNUAL REPORT 2017/18

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Annual Report 2017/18

Table of Contents

PART A: GENERAL INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1. DEPARTMENT GENERAL INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2. LIST OF ABBREVIATIONS/ACRONYMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. FOREWORD BY THE MINISTRY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4. REPORT OF THE ACCOUNTING OFFICER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4.1 Overview of the operations of the Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 4.2 Overview of the financial results of the Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 4.3 Services rendered by the Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 4.4 Programme Expenditure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.5 Expenditure per Economic Classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.6 Virements/roll overs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 5. STATEMENT OF RESPONSIBILITY AND CONFIRMATION OF ACCURACY FOR THE ANNUAL REPORT . . . . . . . . . . . 20 6. STRATEGIC OVERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6.1 Vision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6.2 Mission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6.3 Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 7. LEGISLATIVE AND OTHER MANDATES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 7.1 Constitutional mandate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 7.2 Legislative mandate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 7.3 Policy mandate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 8. ORGANISATIONAL STRUCTURE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 9. ENTITIES REPORTING TO THE MINISTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

PART B: PERFORMANCE INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1. AUDITOR-GENERAL'S REPORT: PREDETERMINED OBJECTIVES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2. OVERVIEW OF DEPARTMENTAL PERFORMANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2.1 Service Delivery Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.2 Service Delivery Improvement Plan (SDIP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 2.3 Organisational Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 2.4 Key policy developments and legislative changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3. STRATEGIC OUTCOME-ORIENTED GOALS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4. PERFORMANCE INFORMATION BY PROGRAMME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 4.1 PROGRAMME 1: ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 4.2 PROGRAMME 2: CURRICULUM POLICY, SUPPORT AND MONITORING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.3 PROGRAMME 3: TEACHERS, EDUCATION HUMAN RESOURCES AND INSTITUTIONAL DEVELOPMENT . . . . . 78 4.4 PROGRAMME 4: PLANNING, INFORMATION AND ASSESSMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 4.5 PROGRAMME 5: EDUCATIONAL ENRICHMENT SERVICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 5 TRANSFER PAYMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 5.1 Transfer payments to public entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 6 CONDITIONAL GRANTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

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6.1 Conditional grants and earmarked funds paid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 7 DONOR FUNDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

7.1 Donor Funds Received . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 8 CAPITAL INVESTMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

8.1 Capital investment, maintenance and asset management plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

PART C: GOVERNANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 2. RISK MANAGEMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 3. FRAUD AND CORRUPTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 4. MINIMISING CONFLICT OF INTEREST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 5. CODE OF CONDUCT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 6. HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL ISSUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 7. PORTFOLIO COMMITTEES (PCs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 8. SCOPA RESOLUTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 9. PRIOR MODIFICATIONS TO AUDIT REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 10. INTERNAL CONTROL UNIT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 11. INTERNAL AUDIT AND AUDIT COMMITTEES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 12. AUDIT COMMITTEE REPORT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

12.1. Audit Committee Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 12.2. The Effectiveness of Internal Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 12.3. In-Year Management and Monthly/Quarterly Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 12.4. Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 12.5. Evaluation of Financial Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 12.6. Auditor-General's Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 12.7. Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

PART D: HUMAN RESOURCE MANAGEMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 2. OVERVIEW OF HUMAN RESOURCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 3. HUMAN RESOURCES OVERSIGHT STATISTICS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

3.1 Personnel related expenditure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 3.2 Employment and Vacancies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 3.3 Filling of SMS Posts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 3.4 Job Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 3.5 Employment Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 3.6 Employment Equity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 3.7 Signing of Performance Agreements by SMS Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 3.8 Performance Rewards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 3.9 Foreign Workers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 3.10 Leave utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 3.11 HIV/AIDS and Health Promotion Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 3.12 Labour Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

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