FUNCIONOGRAMA - Rio de Janeiro



COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA DE INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA

COORDENADORIA DE LOGISTICA

OORDENADORIA GERAL DO SISTEMA DE INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA

COORDENADORIA DE LOGISTICA

PROCESSOS (voltar)

1. ABASTECIMENTO (voltar)

➢ PROCESSO 01: ABASTECIMENTO DE VEÍCULOS – fornecer crédito de combustível para os veículos pertencentes ao acervo da SMA, estendido a COSIDEC, SMAS, VISA E DCU e acompanhamento dos custos mensais do combustível consumido pelos demais Órgãos da PCRJ. (ver passo a passo) (ver fluxo) (Dados estatísticos)

2. CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA (voltar)

➢ PROCESSO 01: FROTA LOCADA TERCEIRIZADA (com motorista) - acompanhar os Contratos firmados pelos diversos Órgãos da PCRJ, através das cópias dos Contratos e demais Documentos das viaturas e dos motoristas que são encaminhados a CLO e dos dados digitados pelos Agentes de Transportes das diversas Unidades, no Sistema SFLO.

(ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 02: FROTA LOCADA TERCEIRIZADA (sem motorista) – controle do atendimento realizado pela Frota Própria e pela Frota Locada sem motorista através do acompanhamento e digitação dos BDT’s. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 03: FROTA PRÓPRIA – controle do atendimento realizado pela Frota Própria e pela Frota Locada sem motorista através do acompanhamento e digitação dos BDT’s. (ver passo a passo) (ver fluxo)

3. BAIXA DE VEÍCULOS (voltar)

➢ PROCESSO: BAIXA DOS VEÍCULOS - Providenciar a Baixa Definitiva dos veículos próprios do acervo da SMA, que encontram-se inservíveis para utilização nos diversos serviços prestados pela PCRJ e posterior Doação dos mesmos a Obra Social da Cidade do Rio de Janeiro. (ver passo a passo) (ver fluxo)

4. CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar)

➢ PROCESSO: CONFECÇÃO DE CREDENCIAL - Confeccionar Credenciais que permitam aos servidores não ocupantes do Cargo de Motoristas a conduzir veículos oficiais, por interesse do Serviço Público, para que possam prestar serviços de condução de viaturas nos diversos Órgãos da PCRJ que estejam com insuficiência de motoristas para conduzir suas viaturas. (ver passo a passo) (ver fluxo)

5. MANUTENÇÃO DA FROTA (voltar) (Dados estatísticos)

➢ PROCESSO 01: SUPRIMENTOS DE FUNDOS – Operacional - realizar reparos nas avarias sofridas pelas viaturas oficiais próprias, através de serviços executados na Garagem por servidores especializados da CLO, adquirindo peças e pagando a execução de pequenos serviços, através de Verba disponibilizada pelo Suprimento de Fundos da Coordenadoria de Logística. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 02: SUPRIMENTOS DE FUNDOS – Administrativa - formular o Processo de Prestação de Contas da Verba liberada mensalmente para conserto das viaturas oficiais na Garagem da CLO, com conferência dos dados contidos nas Notas Fiscais e Relatórios emitidos pelo Sistema SFRO e ainda o controle e acompanhamento do movimento Bancário correspondente. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 03: MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - realizar reparos nas avarias causadas nas viaturas oficiais próprias, por Contratação de Firma Terceirizada através de Processo de Licitação. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 04: MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - formular o Processo de Pagamento dos serviços prestados pela Empresa adjudicatária, responsável pelos consertos das viaturas oficiais, com conferência dos dados contidos nas Notas Fiscais e dos Orçamentos aprovados pela CLO e ainda proceder ao controle e acompanhamento do saldo de Empenho correspondente. (ver passo a passo) (ver fluxo)

6. EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA (voltar)

➢ PROCESSO 01: RECEBIMENTO DO ORÇAMENTO - avaliar os Orçamentos encaminhados pela Garagem e emitidos pela Empresa adjudicatária visando a aprovação do mesmo pela Coordenadoria de Logística para encaminhamento do veículo para conserto na Empresa. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 02: SEGURO OBRIGATÓRIO DE VEÍCULOS - Prover o pagamento do Seguro Obrigatório dos veículos oficiais próprios da SMA visando a regularização anual da Documentação das viaturas do nosso acervo. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 03: CONCESSIONÁRIAS E FORNECEDORES - prover o pagamento das despesas com o Fornecimento de Materiais e dos Serviços prestados pelas Concessionárias a SMA e acompanhar os saldos de Empenho de cada Empresa. (ver passo a passo) (ver fluxo)

7. TRANSPORTE COM VIATURA OFICIAIS E POOL (voltar)

➢ PROCESSO: TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL - Elaboração de Escalas de motoristas e de atendimentos com viaturas oficiais que prestam serviços aos Órgãos da Prefeitura, cujos serviços prestados são administrados pela Coordenadoria de Logística da SMA. (ver passo a passo) (ver fluxo)

8. DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS (voltar)

➢ PROCESSO 01: MULTAS - providenciar “Recurso” junto aos Órgãos autorizados a penalizar com “multas” as infrações de trânsito imputadas às viaturas oficiais e no caso do indeferimento do Recurso, providenciar o pagamento dos valores correspondentes as mesmas, no caso dos veículos do acervo da SMA, assim como, providenciar o encaminhamento das Infrações de Trânsito para os diferentes Órgãos, cujos veículos não pertençam ao nosso acervo. (ver passo a passo) (ver fluxo)

➢ PROCESSO 02: VISTORIA - providenciar junto ao DETRAN a atualização anual da Documentação (CRV) das viaturas oficiais pertencentes ao acervo da SMA. (ver passo a passo) (ver fluxo)

9 - ATIVIDADES DE ROTINA (voltar)

➢ Comitê ISO

➢ Equipe 5S

➢ GATI - Treinamento

➢ Reuniões de Logística

➢ Tramitação de Processos

➢ Legislação

➢ Informativo

➢ Sindicância Administrativa

➢ Apoio CSIL

PROJETOS (voltar)

CRIAÇÃO DO SISTEMA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS (voltar)

➢ PROJETO 01: SISTEMA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS - Otimizar e agilizar os procedimento de Comunicações Administrativas no âmbito da PCRJ. Situação atual: minuta de decreto elaborada

( Pert )

CENTRAL DE ATENDIMENTO (voltar)

➢ PROCESSO 01: CENTRAL DE ATENDIMENTO Otimizar e agilizar as informações e procedimentos visando melhorar o atendimento ao público em geral. Situação atual: Aguardando publicações (decretos, resoluções)

( Pert )

AUTOMAÇÃO DOS PROTOCOLOS SETORIAIS (voltar)

➢ PROCESSO 01: AUTOMAÇÃO DOS PROTOCOLOS SETORIAIS - otimizar, agilizar e reduzir erros no Registro dos Expedientes. Situação atual: minutas de decreto e de resolução elaboradas

( Pert )

PASSO A PASSO DOS PROCESSOS

ABASTECIMENTO (voltar) (ver fluxo)

1) A Empresa Ticket – Car Completa todo dia 2 de cada mês em cada cartão crédito de R$ 600,00 p/ carro de representação e R$ 500,00 p/ carro de expediente;

2) No posto houve problema com o abastecimento?

3) Não. Abastecimento realizado.

4) Sim. Motorista entra em contato com o Agente de Transportes de sua Unidade;

5) O Agente de Transporte toma ciência do problema;

6) É limite de crédito no cartão?

7) Não. Entra em contato com o Órgão Gestor;

8) É problema técnico?

9) Não. Soluciona os problemas;

10) Sim. Contacta a Ticket – Car e aguarda a solução;

11) Resposta sim da pergunta no item 6. Encaminha solicitação de crédito extra para o Órgão Gestor;

12) A A/CSIL/CLO, Órgão gestor, analisa a solicitação;

13) Atende?

14) Não. Contacta o Agente de Transportes do Órgão e informa o não atendimento;

15) Sim. Contacta a Ticket-Car e efetua o crédito no cartão;

16) O Órgão Gestor pesquisa e emite relatórios;

17) Envia gráficos ao Coordenador Geral;

18) Analisa os custos de consumo mensal e médias de quilometragem;

19) Custos e médias OK?

20) Não. Contacta Agente de Transportes para juntos resolverem o problema;

21) Sim. FIM.

CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA LOCADA (com motorista) –

(voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;

2) Confere a documentação recebida;

3) A documentação está Ok?

4) Não. Reintera a solicitação da documentação em exigência, repetindo o conteúdo do item 1 deste passo a passo;

5) Sim. Alimenta o Sistema SFLO com os dados fornecidos;

6) O Órgão que encaminhou a documentação possui servidor para alimentar o Sistema?

7) Não. Solicita ao Órgão a indicação de um servidor para a execução do trabalho;

8) Recebe através de e-mail o nome do servidor;

9) Solicita à Informática uma senha para o servidor;

10) Libera através de senha, perfil para o usuário e envia e-mail com instruções de como alimentar o Sistema através dos BDTs;

11) O usuário alimenta o Sistema?;

12) Sim. O usuário alimenta o Sistema;

13) Dúvidas do usuário?

14) Sim. É dado o suporte ao usuário;

15) Não. O usuário continua a alimentar o Sistema;

16) É necessário mudar o veículo e/ou o motorista?

17) Sim. A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;

18) Não;

19) Mudou o contrato?

20) Sim. A A/CSIL/CLO solicita de cada Órgão cópia do Contrato e/ou documentação do veículo e motorista;

21) Emite quinzenalmente relatório. FIM

CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA PRÓPRIA E LOCADA (sem motorista)

(voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO recebe os BDTs dos Agentes de Transportes;

2) Envia os BDTs para a A/CSIL/CLO-GARAGEM;

3) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe, ordena e digita os BDTs;

4) BDTs OK?

5) Não. Entra em contato com o Agente de Transportes para solucionar o problema;

6) Solucionado o problema;

7) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe, ordena, digita e arquiva os BDTs;

8) Sim. Arquiva os BDTs. FIM

BAIXA DE VEÍCULOS (voltar) (ver fluxo)

1) A Garagem verifica que a viatura não tem condições de uso;

2) Envia memorando com motivos da baixa;

3) A A/CSIL/CLO recebe o memorando e cria a Comissão Especial de Baixa de

4) Solicita abertura de processo;

5) A A/ADS/GIL autua o processo;

6) A A/CSIL/CLO recebe o processo autuado;

7) Encaminha processo p/ Comissão Especial de Baixa e Avaliação;

8) A Comissão de Avaliação de Baixa imprime através do Sistema SFRO o histórico da viatura;

9) Seleciona a documentação da viatura;

10) Avalia o estado da viatura;

11) Preenche o Termo de Exame e Vistoria;

12) Lavra Termo de Avaliação e Elaboração e Doc. Mov. Patrimonial;

13) Encaminha Relatório Final p/A/CSIL/CLO;

14) A A/CSIL/CLO recebe o processo com o Relatório Final;

15) Examina o Processo;

16) Encaminha p/ apreciação p/ A/CSIL;

17) A A/CSIL recebe o Processo;

18) Encaminha o proc. a Subsecretaria e solicita autorização de Baixa Definitiva;

19) O A/GAB recebe o Processo;

20) Valor excede o limite legal?

21) Sim. Encaminha para o GBP;

22) O GBP autoriza Baixa Definitiva;

23) Providencia a publicação em D.O.;

24) Envia o Processo ao A/GAB;

25) O A/GAB recebe o processo e envia a A/CSIL;

26) A A/CSIL recebe o processo;

27) Toma ciência e envia para A/CSIL/CLO;

28) A A/CSIL/CLO recebe o processo e solicita o Termo de Doação;

29) Envia para a A/5ª PS;

30) A/5ª PS prepara o Termo de Doação;

31) Envia para A/ADS;

32) A A/ADS recebe e providencia a assinatura do Termo de Doação;

33) Envia o Termo de Doação para a Obra Social;

34) A Obra Social recebe e assina o Termo de Doação;

35) Retorna o Termo de Doação para a A/ADS;

36) A/ADS recebe o Termo de Doação;

37) Envia o Termo para assinatura no A/GAB;

38) O A/GAB recebe e assina o Termo de Doação;

39) Envia o Termo para A/CSIL;

40) A A/CSIL recebe e envia o Termo de Doação para A/CSIL/CLO;

41) A A/CSIL/CLO recebe e providencia a emissão do DPM;

42) Encaminha para a CGM;

43) A CGM recebe, analisa e aprova o Termo de Doação;

44) Encaminha para A/CSIL/CLO;

45) A/CSIL/CLO recebe e envia para a Garagem;

46) A Garagem recebe e providencia a entrega do veículo e anexa recibo no processo;

47) Devolve o processo para a A/CSIL/CLO para arquivamento;

48) A/CSIL/CLO recebe e arquiva o processo.

Valor excede o limite legal?

49) Não. O A/GAB autoriza a Baixa Definitiva;

50) Envia para A/CSIL;

51) A A/CSIL recebe o processo, toma ciência e envia para a A/CSIL/CLO;

52) Do item 28 até o item 48 os procedimentos são iguais a resposta “sim” do valor excedente do limite legal. FIM

CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO recebe os documentos dos Agentes de Transportes e a justificativa para a solicitação da credencial;

2) Documento OK?

3) Não. Devolve para o Agente de Transporte;

4) Sim. Submete ao Coordenador Geral da A/CSIL;

5) De acordo?

6) Não. Devolve para o Agente de Transporte justificando a negativa

7) Sim. Encaminha para a confecção da credencial;

8) Digita e imprime a credencial;

9) Confere a credencial;

10) Estão certas?

11) Não. Corrige e imprime a credencial;

12) Sim. Confecciona a Credencial;

13) Encaminha para a chefia por a rubrica na credencial;

14) Informa ao Agente de Transportes que a credencial está pronta;

15) Entrega ao Agente de Transportes credencial mediante recibo;

16) Encaminha os documentos para cadastro no SFRO;

17) Os documentos são digitados no SFRO;

18) Arquiva os documentos. FIM

MANUTENÇÃO DA FROTA

SUPRIMENTO DE FUNDOS – Operacional - (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO solicita empenhamento e reempenhamento a A/ADS/GIL;

2) Após publicação no D.O. RIO confirma Depósito no Banco através de extrato;

3) A viatura avariada chega na Garagem;

4) São relatadas as necessidades da viatura e abre-se um POS;

5) O Mecânico identifica as peças a serem compradas e informa ao Gerente da Garagem;

6) O Gerente da Garagem entra em contato com o responsável pelas compras de peças e solicita aquisição de peças e/ou serviços;

7) A/CSIL/CLO recebe a solicitação de aquisição de peças e/ou serviços;

8) É realizada a compra das peças e entregue na garagem;

9) As notas Fiscais são atestadas, as 2ª Vias entregues a Garagem p/ posteriores anotações e a 1ª Via entregue ao responsável administrativo do Suprimento de Fundos. FIM

MANUTENÇÃO DA FROTA

SUPRIMENTO DE FUNDOS – Administrativa - (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO recebe as Notas Fiscais e confere dados;

2) Confecciona Quadro Demonstrativo e acompanha despesas com compras correspondente à 80% do valor liberado;

3) Ao chegar no limite de 80% solicita extrato bancário

4) Confere Saldo Bancário com Saldo do Quadro Demonstrativo;

5) Prepara Conciliação Bancária e solicita relatórios do SFRO;

6) Prepara Ofício e solicita abertura de processo;

7) Encaminha o processo para o A/GAB e aguarda a aprovação da despesa;

8) Recebe o processo do A/GAB e o arquiva na CLO;

9) Após publicação da aprovação da despesa, solicita novo Suprimento. FIM

MANUTENÇÃO DA FROTA

MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM verifica o defeito ou a avaria na viatura;

2) Elabora o Pedido de Ordem de Serviço;

3) Encaminha a viatura para a Oficina Autorizada para elaboração do orçamento;

4) A Oficina Autorizada realiza o Orçamento e encaminha para a A/CSIL/CLO-GARAGEM;

5) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe e avalia o Orçamento;

6) Orçamento Ok?

7) Não. Volta para a Autorizada realizar novo Orçamento;

8) Sim. A A/CSIL/CLO-GARAGEM encaminha o Orçamento para a A/CSIL/CLO para a avaliação;

9) A A/CSIL/CLO recebe o Orçamento...(Ver fluxo de Execução Orçamentária);

10) Passa fax para a Autorizada, comunica a A/CSIL/CLO-GARAGEM e lança no Controle de Orçamentos;

11) A Autorizada executa o conserto e encaminha a viatura para a A/CSIL/CLO-GARAGEM para a constatação do serviço;

12) A A/CSIL/CLO-GARAGEM constata a realização do conserto;

13) O conserto é aprovado?

14) Não. Retorna para a Autorizada refazer o serviço;

15) Sim. Recebe as Notas Fiscais;

16) Faz a atestação do conserto e das Notas Fiscais;

17) Encaminha as Notas Fiscais para a A/CSIL/CLO. FIM

MANUTENÇÃO DA FROTA

MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - (voltar) (ver fluxo)

1) Realizado o conserto, a Garagem recebe as Notas Fiscais da SAMAR e encaminha para a A/CSIL/CLO;

2) A A/CSIL/CLO recebe as Notas Fiscais, confere e elabora Ofício, objetivando abertura de processo para pagamento das mesmas;

3) Procede ao lançamento das despesas realizadas e ao controle do Saldo de Empenho;

4) Acompanha os trâmites do processo até a sua liquidação. FIM

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – Recebimento do Orçamento - (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM recebe Orçamento da SAMAR e encaminha para a A/CSIL/CLO;

2) A A/CSIL/CLO recebe orçamento da GM, tira cópia e encaminha para a Coordenadora aprovar;

3) Orçamento aprovado?

4) Não. Aguarda a solução;

5) Sim. Passa fax para a SAMAR, comunica a GM e lança no Controle de Orçamentos;

6) Devolve o Orçamento para a GM;

7) A GM recebe o Orçamento e arquiva. FIM

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - Seguro Obrigatório - (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO realiza o levantamento dos veículos;

2) Retira no banco os boletos para pagamento do seguro;

3) Elabora Ofício e encaminha para a A/ADS o processo para autuação e liquidação da despesa;

4) A A/ADS recebe documento, autua o processo e providencia o empenho e liquidação da despesa;

5) Verifica a data de vencimento dos boletos;

6) Ok?

7) Não. Retira os boletos que estão com datas vencidas;

8) Encaminha para A/ADS;

9) Sim. Encaminha para análise na CGM e posterior pagamento no Tesouro;

10) A A/CSIL/CLO após pagamento retira os boletos;

11) Arquiva junto aos documentos dos veículos. FIM

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - Pagamento de Concessionárias e Fornecedores

(voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO recebe e atesta as Notas Fiscais de serviços e/ou fornecedores;

2) Elabora o processo com o relatório de gasto para apreciação do Coordenador;

3) Procede as anotações em formulários próprios e faz o controle do Empenho;

4) Encaminha para a A/ADS o Processo para autuação e liquidação da despesa;

5) Controla o saldo do Empenho e Contrato. FIM

TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO-GARAGEM elabora a escala de motoristas;

2) Distribui os motoristas conforme os atendimentos;

3) É para atendimento extra?

4) Não.

5) O pernoite do veículo é na garagem?

6) Não. É expedido o BDT pelo Supervisor;

7) O motorista realiza o atendimento;

8) Sim. O BDT é preenchido pelo motorista e assinado pelo usuário

9) O motorista realiza o atendimento;

10) O atendimento é realizado com a devida dispensa do motorista pelo usuário ao término do serviço;

11) O pernoite do veículo é na garagem?

12) Não. O veículo pernoita no local autorizado;

13) Sim. O motorista retorna com o veículo à Garagem;

14) Resposta positiva do item 3. Recebe a solicitação sobre possibilidade de atendimento;

14) O atendimento é possível?

15) Não. Comunica ao usuário;

16) Sim. O BDT é expedido;

17) O atendimento é realizado com a devida dispensa do motorista pelo usuário ao término do serviço;

18) O motorista retorna com o veículo à Garagem;

19) O Supervisor recebe o BDT devidamente preenchido;

20) Encaminha o BDT para a Gerência da Garagem;

21) O BDT é encaminhado para a digitação;

22) Servidor responsável arquiva o BDT. FIM

DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS - PAGAMENTO DE MULTAS (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO recebe a notificação;

2) Possui BDT?

3) Não. Comunica a chefia imediata e aguarda a identificação do BDT;

4) Foi identificado?

5) Não. Comunica a chefia imediata e aguarda decisão;

6) Sim.

7) Sim. Resposta da questão do item 2;

8) É possível recorrer?

9) Não. Solicita a garagem cópia do BTD e comunica ao infrator a notificação ou penalidade;

10) O infrator comparece a A/CSIL/CLO, toma ciência da multa e apresenta a sua justificativa;

11) Entra com recurso no emissor da multa e aguarda resultado;

12) É deferido?

13) Não. Imprime indeferimento do processo e convoca o infrator a tomar ciência do processo de penalidade e acertar a forma de pagamento da multa;

14) Após o pagamento arquiva o comprovante de pagamento de multa junto com a cópia do recurso/infração;

15) Sim. Imprime deferimento do processo e arquiva junto com a cópia do recurso/infração. FIM

DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS - VISTORIA DE VEÍCULOS (voltar) (ver fluxo)

1) A A/CSIL/CLO faz levantamentos dos veículos;

2) Verifica o pagamento do Seguro obrigatório;

3) Pagamento Ok?;

4) Não. Ver fluxo do processo de pagamento do seguro obrigatório;

5) Sim;

6) Possui multa?

7) Sim. Não é vistoriado;

8) Não. É feito o agendamento;

9) São mais de 25 veículos?

10) Sim. Solicita vistoria volante para o Detran;

11) O Detran agenda a vistoria;

12) Não. Vistoria no Posto do Detran;

13) Viatura apta?

14) Não. Retorna para a Garagem;

15) Pode ser consertada no local?

16) Não. Manutenção na SAMAR;

17) Sim, Manutenção na Garagem;

18) Viatura apta no prazo?

19) Não. Detran agenda vistoria;

20) Sim. Vistoria no Posto do Detran;

21) Resposta: Sim do item 13. O Detran emite e entrega a nova documentação para a A/CSIL/CLO;

21) A A/CSIL/CLO recebe os documentos e tira cópias;

22) Arquiva os originais e distribui as cópias para os veículos.FIM

ABASTECIMENTO (voltar) (ver passo a passo)

EMPRESA

TICKET-CAR

LOCAL DE

ABASTECIMENTO

AGENTES DE

TRANSPORTES

ÓRGÃO GESTOR

DO SISTEMA

A/CSIL/CLO

CONTROLE DA FROTA LOCADA (com motorista) (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

CONTROLE DE FROTA PRÓPRIA E LOCADA (sem motorista) (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

A/CSIL/CLO

GARAGEM

BAIXA DE VEÍCULOS (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

A/ADS/GIL

COMISSÃO

DE

AVALIAÇÃO

DE BAIXA

A/CSIL

A/GAB

A/5ª PS

GBP

OBRA SOCIAL

CGM

TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

GARAGEM

CONFECÇÃO DE CREDENCIAL (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

SUPRIMENTO DE FUNDOS – Operacional - (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

A/CSIL/CLO

GARAGEM

SUPRIMENTO DE FUNDOS – Administrativo - (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Administrativa - (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

GARAGEM

A/CSIL/CLO

MANUTENÇÃO TERCEIRIZADA – Operacional - (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO/

GARAGEM

OFICINA

AUTORIZADA

A/CSIL/CLO

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA – RECEBIMENTO DO ORÇAMENTO - (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

GARAGEM

A/CSIL/CLO

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA - PAGAMENTO DO SEGURO OBRIGATÓRIO (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

A/ADS

PAGAMENTO DE CONCESSIONÁRIAS E FORNECEDORES (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

VISTORIA DE VEÍCULOS (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

DETRAN

A/CSIL/CLO

GARAGEM

PAGAMENTO DE MULTAS (voltar) (ver passo a passo)

A/CSIL/CLO

[pic]

[pic]

-----------------------

CÂMARA GESTORA DE TELEFONIA

8.

( VISÃO DE FUTURO )

Visão de futuro

Promover a integração real e otimizada das comunicações e do transporte Oficial em todo o âmbito da PCRJ.

CONTROLE ADMINISTRATIVO DA FROTA

* Resp.: Paulo – Assessor III

** Resp.: Eduarda

*** Resp.: Maria do Rosário

ABASTECIMENTO

Resp.: André

Assistente I

DOCUMENTAÇÃO DOS VEÍCULOS

Resp.: João Claudio

Multas

João Claudio

Controle de Custos Operacionais

(André)

Controle dos Cartões de Abastecimento

(André)

Gerencia créditos

(André)

Vistoria

João Claudio

Locada Terceirizada (s/ motorista )

**Eduarda

Própria

***Maria do Rosário

Locada Terceirizada (c/motorista)

*Paulo

CONFECÇÃO DE CREDENCIAL

Resp: João Claudio

TRANSPORTE COM VIATURAS OFICIAIS E POOL

Resp: Jorge

Gerente III

Gerencia Credenciamento de funcionário

( João Cláudio )

CLO

PROCESSOS e PROJETOS

(VOLTAR)

Gerencia escalas das viaturas

(Jorge )

BAIXA DE VEÍCULOS

Resp.: Elias

Assistente I

MANUTENÇÃO DA FROTA

* Resp.: Marcio/Paulo - Gerente I/Assessor III

** Resp.: Jorge – Gerente III

*** Resp.: Emília – Assistente I

Levantamento de Documentos

(Elias)

Acompanhanmen-to do processo

(Elias)

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Resp.: José Carlos Rezende

Assistente I

Suprimentos de fundos

(Marcio/Paulo)

Manutenção terceirizada

(Jorge)

ATIVIDADES DE ROTINA

- Tramitação de Processos

- Legislação

- Informativo

- Apoio CSIL

- Sindicâncias Adm.

- Comitê ISO

- Equipe 5S

- GATI- Treinamento

- Reuniões de Logística

Recebimen-to de Notas Fiscais

(José Carlos Rezende)

Seguro Obrigatório

(José Carlos Rezende)

Conces-sionárias e Fornece-dores

(José Carlos Rezende)

Opera-cional

(Jorge)

Adminis-trativo

( Jorge )

Administra-tivo

(Emíia)

Operacional

(Jorge)

Completa todo dia 2 de cada mês em cada cartão crédido de R$ 600,00 p/ carro de representação e R$ 500,00 p/ carro de expediante

Início

Probl. com o abastecimento?

Não

Abastecimento realizado

Motorista entra em contato com o Agente de Transportes

Sim

É limite de crédito no cartão?

Não

Entra em contato órgão gestor

Toma ciência do problema

Sim

Encaminha solicitação de crédito extra p/ órgão gestor

Sim

Não

Contacta o Agente o de Transporte do órgão e informa o não atendimento

Atende?

Analisa a

solicitação

Contacta a Ticket Car e aguarda a solução

É problema técnico?

Sim

Não

Contacta a Ticket Car e efetua o crédito no cartão

Soluciona os problemas

Envia o gráfico ao Coordenador Geral

Não

Contacta Agente de Transportes p/ juntos resolver problema

Custos e médias OK?

Analisa os custos de consumo mensal e médias de quilometragem

Pesquisa e emite relatórios

Sim

Fim

Não

Documentação OK?

Confere a documentação recebida

Solicita de cada órgão cópia do Contrato e /ou documentação do veículo e motorista

Reintera solicitação de documentação em exigência

INÍCIO

Sim

Possui servidor indicado p/ alimentar o Sistema?

Solicita ao órgão indicação de servidor para execução do trabalho

Recebe através de e-mail com nome do servidor

Não

Alimenta o Sistema SFLO com os dados fornecidos

Sim

Solicita à informática senha para o servidor

Sim

Sim

Libera através de senha, perfil para o usuário e envia e-mail com instruções de como alimentar o Sistema através dos BDT’s

É necessário mudar veículo e/ou motorista?

Mudou o contrato?

Não

Não

Usuário alimenta o sistema

Dúvidas do usuário?

Usuário continua a alimentar o Sistema

Não

Sim

Ë dado o suporte ao usuário

Emite quinzenalmente relatório

FIM

Envia os BDT’s para a A/CSIL/CLO GARAGEM

Recebe os BDT’s dos Agentes de Transportes

INÍCIO

Arquiva os BDT’s

Sim

BDT’s OK/

Ordena e digita os BDT’s

FIM

Não

Solucionado o problema

Entra em contatro com o Agente de Transporte para solucionar problema

Providencia a entrega do veículo e anexa recibo no processo

A/CSIL/CLO

GARAGEM

Início

Devolve o processo para arquivamento

Envia memorando com motivos da baixa

Verifica que a viatura não tem condições de uso

Recebe o memorando e cria a Comissão Especial de Baixa de Veículos

Recebe o processo autuado

Recebe e envia para A/CSIL/CLO-Garagem

12

Encaminha p/ apreciação p/ A/CSIL

Examina o Processo

1

Recebe o processo com o Relatório Final

Encaminha processo p/ Comissão Especial de Baixa e Avaliação

4

Solicita abertura de processo

5

Envia para

A/5ª PS

Recebe e solicita Termo de Doação

Arquiva o processo

Providencia a emissão do DMP

Encaminha para a CGM

10

11

Fim

Providencia a assinatura do Termo de Doação

6

Autua o processo

Recebe o Termo de Doação

8

Envia o Termo para assinatura no A/GAB

9

Envia o Termo de Doação p/ Obra Social

7

Avalia o estado da viatura

Seleciona a documentação da viatura

Imprime através do Sistema SFRO o histórico da viatura

Preenche o Termo de Exame e Vistoria

Encaminha Relatório Final p/A/CSIL/CLO

Lavra Termo de Avaliação e Elaboração e Doc. Mov. Patrimonial

1

Recebe o Processo

Encaminha o proc. a Subsecretaria e solicita autorização de Baixa Definitiva

10

Envia o Termo de Doação p/ A/CSIL/CLO

4

Toma ciência envia p/ A/CSIL/CLO

3

Recebe o processo

Envia para A/CSIL

Providencia a publicação em D.O.

Autoriza a Baixa Definitiva

Recebe o Processo

Valor excede o limite legal ?

Não

Sim

Assina o Termo de Doação

2

Encaminha para o GBP

Envia o Termo para A/CSIL

9

Recebe o processo e envia a A/CSIL

3

Prepara Termo de Doação

Envia para a A/ADS

5

6

2

Autoriza Baixa Definitiva

Providencia a publicação em D.O.

Envia o Processo a A/GAB

3

Assina o Termo de Doação

Retorna o Termo para A/ADS

8

7

11

Analisa e aprova o Termo de Doação

Encaminha para A/CSIL/CLO

12

O pernoite do veículo é na garagem?

É para atendimento extra?

?

Não

O BDT é preenchido pelo motorista e assinado pelo usuário

Sim

Distribui os motoristas conforme atendimentos

Elabora escala de motorisas

Início

Não

É expedido o BDT pelo Supervisor

Sim

Atendimento realizado com a devida dispensa do usuário

Motorista realiza o atendimento

Recebe solicitação sobre possibilidade de atendimento

Sim

É Possível?

O pernoite é na garagem?

Não

Não

Supervisor recebe o BDT devidamente preenchido

Retorna com o veículo na Garagem

Comunica ao usuário

Não

Sim

Sim

Encaminha o BDT para a gerencia da garagem

O BDT é encaminhado para a digitação

O veículo pernoita no local autorizado

BDT é expedido

Arquiva o BDT

Atendimento realizado com a devida dispensa do usuário

Fim

DocumentosOK ?

Não

Devolve para o Agente de Transporte

Recebe os doc. e justif. p/ confecção das credencias

Início

Sim

Submete a solicitação ao Coordenador Geral

De acordo ?

Devolve para o Agente de Transporte justificando a negativa

Encaminha para por a rubrica na credencial

Confecciona a Credencial

Sim

Está certa ?

Sim

Digita a credencial

Confere a credencial

Não

Imprime a credencial

Informa ao Agente de Transportes

Entrega ao Agente de Transportes credencial mediante recibo

Corrige a credencial

Arquiva os documentos

Documentos digitados no SFRO

Encaminha os documentos para cadastro no SFRO

Fim

São relatadas as necessidades da viatura e abre-se um POS

Viatura avariada chega a garagem

Mecânico identifica as peças a serem compradas e informa ao Gerente da Garagem

Gerente da Garagem entra em contato com o responsável pela compra de peças

INÍCIO

As notas Fiscais são atestadas, as 2ª Vias entregues a Garagem p/ posteriores anotaçõese a 1ª Via entregue ao responsável administrativo do Suprimento de Fundos

É realizada a compra das peças e entregue na garagem

Recebe a solicitação de aquisição de peças e/ou serviços

FIM

Confere Saldo Bancário com Saldo do Quadro Demonstrativo

Ao chegar no limite de 80% solicita extrato bancário

Confecciona Quadro Demonstrativo e acompanha despesas com compras correspondente à 80% do valor liberado

Recebe as Notas Fiscais e

confere dados

Após publicação no D.O RIO confirma Depósito no Banco através de extrato

Solicita Empenhamento e reempenhamento ao A/ADS/GIL

INÍCIO

Recebe o processo do A/GAB e o arquiva na CLO

FIM

Após publicação da aprovação da despesa, solicita novo Suprimento

Encaminha o processo para o A/GAB e aguarda a aprovação da despesa

Prepara Ofício e solicita abertura de processo

Prepara Conciliação Bancária e solicita relatórios do SFRO

Realizado o conserto, Recebe Notas Fiscais da Samar e encaminha para a CLO

INÍCIO

Acompanha os trâmites do processo até a sua liquidação

Procede ao lançamento das despesas realizadas e ao controle do Saldo de Empenho

Recebe Notas Fiscais, confere e elabora Ofício, objetivando abertura de processo para pagamento das mesmas.

FIM

Sim

Aprovado?

Verifica defeito ou avaria na viatura

Recebimento de Nota Fiscais

Constatação da realização do conserto

INÍCIO

Não

Elabora o Pedido de Ordem de Serviço

Atestação do conserto e das Notas Fiscais

Avalia o Orçamento

Sim

Encaminha viatura para Oficina autor. p/ elab. do orçamento

Encaminha as Notas Fiscais para A/ACSIL/CLO

Encaminha o Orçamento para a avaliação

OK?

Não

FIM

Executa o conserto

Realiza o Orçamento

Ver fluxo de Execução Orçamentária

Recebe Orçamento da Samar e encaminha p/a CLO

Recebe o Orçamento e arquiva

FIM

INÍCIO

Aprovado?

Sim

Devolve o Orçamento para a GM

Passa fax p/Samar, comunica a GM e lança no Controle de Orçamentos

Recebe Orçamento da GM, tira cópia e encaminha p/a Coordenadora aprovar

Não

Aguarda solução

Realiza o levantamento dos veículos

Retira os boletos que estão com datas vencidas

Após pagamento Retira os boletos

Retira no banco os boletos para pagamento do seguro

INÍCIO

Encaminha para A/ADS

FIM

Arquiva junto aos documentos dos veículos

Elabora Ofício e encaminha para a A/ADS o processo para autuação e liquidação da despesa

Não

Providencia o empenho e liquidação da despesa

OK?

Verifica a data de vencimento dos boletos

Encaminha para análise na CGM e posterior pagamento no Tesouro

Sim

Elabora processo com o relatório de gasto para apreciação do Coordenador

Encaminha o Processo para a A/ADS para autuação e liquidação da despesa

Controla o saldo do Empenho e contrato

Recebe e atesta as Notas Fiscais de serviços e/ou fornecedores

Procede as anotações em formulários próprios e faz o controle do Empenho

FIM

INÍCIO

Possui multa?

Pagamento Ok ?

Fazer levantamentos dos veículos

Verificar o pagamento do Seguro obrigatório

Sim

Recebe os documentos e tira cópias

Não é vistoriado

Sim

INÍCIO

Não

Não

É feito o agendamento

Ver fluxo do processo de pagamento do seguro obrigatório

Arquiva os originais e distribui as cópias p/ os veículos

Sim

São mais de 25 ?

Solicita vistoria volante p/ o Detran

FIM

Não

Viatura apta ?

Agenda a Vistoria

Retorna para

A/CSIL/CLO-Garagem

Vistoria no Posto do Detran

Sim

Emite e entrega a nova documentação

Não

Viatura apta ?

Pode ser consertada no local ?

Sim

Manutenção na A/CSIL/CLO

Vistoria na garagem da A/CSIL/CLO

Não

Sim

Sim

Viatura apta no prazo ?

Manutenção na SAMAR

Funcionário do Detran entrega formulário contendo ok

Não

Foi identificado?

Comunica a chefia imediata e aguarda a identificação do BDT

Possui BDT?

Comunica a chefia imediata e aguarda decisão

Não

Não

Recebe a notificação

INÍCIO

Sim

Sim

O infrator comparece a A/CSIL/CLO, toma ciência da multa e apresenta a sua justificativa

Não

Solicita a garagem cópia do BTD e comunica ao infrator a notificação ou penalidade

É possível recorrer?

Sim

Entra com recurso no emissor da multa e aguarda resultado

É Deferido?

Não

Após o pagamento arquiva o comprovante de pagamento de multa junto com a cópia do recurso/infração

Imprime indeferimento do processo e convoca o infrator a tormar ciência do processo de penalidade e acertar a forma de pagamento da multa

Fim

Sim

Imprime deferimento do processo e arquiva junto com a cópia do recurso/infração

FIM

( VOLTAR )

Coordenadoria de Logística

Composta de 2 gerências:

G1 – Gerência de Transporte

Responsável pela gestão e controle do transporte oficial, próprio e locado, que atende aos órgãos da PCRJ, tendo com objetivo atender com eficácia aos nossos usuários, visando a qualidade e economicidade dos serviços prestados, através do Sistema de Frotas.

G2 – Gerência de Comunicações Administrativas

Inicialmente a idéia seria de criar um Sistema de Comunicação da PCRJ, inicialmente como foco o gerenciamento das comunicações internas estendendo-se posteriormente de forma mas abrangente a todos os órgãos da PCRJ.

( VOLTAR )

( VOLTAR )

( VER GRAFICO 2006 )

( VER GRAFICO 2006 )

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