Manual de Hoja de CÁLCULO



CONALEPIng. Bernardo Quintana ArriojaAcademia de la MateriaFebrero 2012Nombre del Alumno: ________________________________________________53898807174230Manual de Hoja de C?LCULOManejo de Aplicaciones por Medios DigitalesEste manual ha sido desarrollado para los alumnos de la modulo de Manejo de Aplicaciones por Medios Digitales de segundo semestre del Conalep Ing. Bernardo Quintana Arrioja, como guía de aprendizaje continuo y guía de trabajo para los alumnos.Grupo: _______ Matricula: __________Definición de Hoja de Cálculo?Qué es?Programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.HOJA DE C?LCULOSoftware de aplicación a usar:Microsoft Office Excel 2007Pasos para acceder:Clic en Botón InicioClic en Todos los programasClic en Microsoft OfficeClic en Microsoft Office Excel 2007Ventana de Microsoft Office Excel 2007Es importante el reconocimiento de cada uno de los elementos que componen la ventana de trabajo de Microsoft Excel, estos elementos son:Botón de OfficeBarra de acceso rápidoBotón para seleccionar todas las celdasNombre de celdaHerramientas de cada cintillaFilasBotones de desplazamiento de hojasCelda activaBarra de cintillas, pesta?as o cintas?cono ce AyudaBarra de títuloCeldaColumnasAsistente de funcionesBarra de contenido de celdaBotones de control [minimizar, maximizar o restaurar y cerrar]Barra de desplazamiento verticalBarra de estadoZoom Vistas: Normal dise?o de página y vista previa de salto de páginaPesta?as de hojasDefiniciones BásicasDato. Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.). Ejemplos: A, g, 3, 689, Julián, etc.Tipos de datos. Los hay constantes (TEXTO, NUM?RICOS, FECHA Y HORA) o fórmulas.Constantes. Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numéricos y fecha/hora.Tipos de datos Texto. Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 32.000 caracteres (entre letras, dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierdaEl texto invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo.Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) y no se vean afectados por los formatos numérico y fecha; o si queremos que se vea una fórmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple (').Cuando un dato es reconocido como texto por Excel no pueden realizarse operaciones con él.Tipos de datos Numéricos. Son la materia prima con la que realizan los cálculos. Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9;? los signos de más + y menos - y los paréntesis ( ).Los símbolos de + y - deben ir siempre precediendo al número. El signo + se ignora y el identifica al número como negativo. Igualmente, puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable).Además, también puede utilizarse el signo del euro €, para indicar a Excel que le asigne el formato monetario.El símbolo E se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros.Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.Para la coma decimal usar el punto del teclado numérico o la coma del teclado alfabético. El punto del teclado alfabético usarlo como separación de millares.Por último, al escribir un número seguido del símbolo %, Excel lo considerará como un porcentaje.Tipos de datos Fecha y hora. Ambos se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el símbolo barra invertida /, Excel tratará de asimilarlo como una fecha. Ejemplo, si escribimos 12/03 para Excel será el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, será agosto de 1969.Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra / y el guión -. El formato es día/mes/a?o. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha.Ejemplo de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 17-3-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc.Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos: siguiendo el formato horas: minutos: segundos.Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)Formulas. Mantienen los mismos tipos que las constantes, pero dependen del proceso de una formula.Elementos básicos de la hoja de cálculo141922571755Filas. Son los renglones o filas en forma horizontal, representados por números y cuenta con 1.048.576 filas. Para seleccionar toda una fila solo dar clic en el número localizado a la izquierda.150495025400Columnas. Son aquellas que se representan por letras mayúsculas de forma vertical [de la A a la XFD] y son 16.384 columnas. 1714500619760Para seleccionar una columna completa dar clic en el nombre de esta que es una letra ubicada en la parte superior.Celda. Es la intersección entre una fila y una columna, por ejemplo [A4, Z86, M10, etc.], dentro de la celda se insertan datos como nombres, números o fechas/hora. Una celda tiene dos funciones: Un nombre de ubicación y un contenido dentro; lo que facilita las operaciones.Para seleccionar una celda solo dar clic en ella. La cantidad de celdas en una hoja son: ______________.Rangos. Es la selección de celdas continuas, pero si se desea seleccionar dos o más rangos, utilizar la tecla Ctrl[control], presionarla y seguir la selección de rangos.Ejemplos: G6:L78 o F89:V77.Hoja de Cálculo. Una hoja de cálculo es el conjunto formado por celdas, bajo un mismo nombre, ejemplo: hoja 1.Libro. Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo?(hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionadaCuando se abre por primera vez Microsoft Excel por default el nombre del libro es Libro1 hasta que decidimos guardarlo con otro nombre. Ejemplo de nombre: Facturación_Nov.xlsxSe observa que la extensión los archivos de Microsoft Excel es [xlsx] y el nombre de acuerdo al contenidoOperaciones básicas con hojas de cálculo5876925459740Insertar hojas de cálculo.Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla. Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.Sugerencia??También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.Cambiar el nombre de una hoja de cálculo.5314950100965En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo. Sugerencia??También puede hacer doble clic con el botón primario del mouse (ratón) en la hoja de cálculo existente.Eliminar hojas de cálculo.Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar. Para seleccionarHaga lo siguienteUna hoja individualHaga clic en la etiqueta de la hoja. Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.Dos o más hojas adyacentesHaga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.Dos o más hojas no adyacentesHaga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.Todas las hojas de un libroHaga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual?(menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAY?S+F10.).5781675185420Sugerencia??Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja. 4552950865505Sugerencia??También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.Ayuda en línea.Esta herramienta auxilia en caso de que se tengan dudas sobre cómo realizar alguna acción con Microsoft Excel, ejemplos:Cómo usar el asistente de funciones, Como insertar una fecha, Como importar datos, Cuáles son las teclas rápidas, etc. Para abrir la ventana, basta con dar clic en el icono Ayuda de Microsoft Office Excel o presionar la tecla F1. Abrir nuevo libro en blanco.Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo. En Plantillas, dar clic en En blanco y reciente, en el panel derecho, haga doble clic en Libro en blanco. Guardar un libro.154326Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar o presione las teclas Ctrl + G, aparece:En el árbol de direcciones: Elegir la Unidad o CarpetaEn el área de contenido: Elegir la carpeta y abrirlaTeclear el nombre del libroSeleccionar el tipo: Libro de Excel o Libro de Excel 97-2003 para versiones pasadasVerificar que los datos de nomenclatura estén correctos y dar clic en GuardarPara seguridad del archivo: clic en la opción Herramientas, clic en Opciones generales…, aparece:En esta ventana se escriben las contrase?as de apertura y escritura que no se deben olvidar, ya que si eso ocurriera sería lo mismo que perder el archivo.Por último clic en Aceptar.Edición de datos.Edición contenido de celdasPara la edición hay dos formas: Sobre la celda seleccionada dar doble clicSeleccionar la celda y presionar la tecla F2Se observa como ahora se pueden insertar datos y moverse dentro con las teclas de navegación izquierda y derechaEdición de formato de celdasSelección de celdas con punteroFlecha doble verticalFlecha doble horizontalSeleccionar con flecha gruesa blancaCruz negra para rellenarMover contenido con cruz de flechasRevisar.Se localiza en la cintilla o ficha Revisar, sus funciones en general son la revisión de ortografía, insertar referencias, hacer uso de sinónimos, realizar traducciones entre idiomas, insertar comentarios y gestionarlos, y proteger las hojas o el libro.Evidencia 3. De la siguiente imagen, agregar la función de los 17 iconosFormato.Es el aspecto que se le aplica a la información y objetos contenidos en la hoja de cálculo.Para ello Excel ofrece una gran gama de herramientas contenidas en las fichas: Inicio e Insertar.Cada ficha a su vez esta agrupada en bloques o grupos de iconos.Ficha Inicio:Ficha Insertar:Evidencia 4. Generar mapas conceptuales de ambas cintillas.Formulas y FuncionesPartes de una fórmulaFunciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.FórmulasLas fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=) o por un signo suma (+). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.=5+2*3 o +5+2*3 se obtiene igualmente el resultado 11Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.Tipos de operadoresExisten cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.Operadores aritméticosPara ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.Operador aritméticoSignificadoEjemplo+ (signo más)Suma3+3– (signo menos)Resta Negación3–1–1* (asterisco)Multiplicación3*3/ (barra oblicua)División3/3% (signo de porcentaje)Porcentaje 20%^ (acento circunflejo)Exponenciación3^2Operadores de comparaciónSe pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparaciónSignificado Ejemplo= (signo igual)Igual a A1=B1> (signo mayor que)Mayor que A1>B1< (signo menor que)Menor que A1<B1>= (signo mayor o igual que)Mayor o igual que A1>=B1<= (signo menor o igual que)Menor o igual que A1<=B1<> (signo distinto de)Distinto deA1<>B1El resultado es un valor lógico, VERDADERO o FALSO.Operador de concatenación de textoUtilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.Operador de textoSignificadoEjemplo& ("y" comercial)Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo "Viento"&"norte"Operadores de referenciaCombine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.Operador de referenciaSignificadoEjemplo: (dos puntos)Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.B5:B15; (punto y coma)Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15;D5:D15)(espacio)Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referenciasB7:D7 C6:C8OperadorDescripción: (dos puntos) (un solo espacio); (punto y coma)Operadores de referencia–Negación (como en –1)%Porcentaje^Exponenciación* y /Multiplicación y división+ y -Suma y resta&Conecta dos cadenas de texto (concatenación)=< ><=>=<>ComparaciónOrden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulasEn algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.Prioridad de operadoresSi se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.Uso de paréntesisPara cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.=5+2*3Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.=(5+2)*3En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.=(B4+25)/SUMA(D5:F5)FuncionesLas funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La sintaxis de las funcionesEl siguiente ejemplo de la función SUMA sumando una serie de números en este caso el valor contenido en la celda A10, y el número dosIlustración de la sintaxis de una función. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre.Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAY?S+F3.Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices?(matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda?(referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes?(constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras rmación sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =SUMA( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.Inserción de una funciónExisten dos formas de insertar una función:Inserción por edición de celdaInserción por asistente de funcionesInserción por edición de la celdaSe inicia la inserción de la función con el símbolo igual (=) dentro de la celda seleccionada, seguido por el nombre de la función, los parámetros necesarios (valores).Inserción por asistente de funcionesLa diferencia de utilizar el asistente, es que nos guiara paso a paso en la determinación de los valores o rangos que contengan los valores que serán utilizados por la función.Para iniciar el asistenta basta con hacer clic en, o en la cinta de fórmulas, insertar función. Después de esto, se abrirá la siguiente pantalla:Permite recomendar funciones, acorde a una descripción y presionando el botón irCategoríasAgrupa diversas funcionesDespliega el nombre de las funciones de una categoríaMuestra la sintaxis de la función elegida, una descripción de su empleoUna vez elegida la función se desplegara un cuadro de dialogo con las especificaciones de cada una de las función, los cuales se deben ir recabado, para que al final la función pueda realizar su trabajo.Ejemplo: Representación grafica374142076835En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguien o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento.Un gráfico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos.Excel posee una herramienta que permite la construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la informaciónEl proceso a seguir para la definición e inserción de un grafico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta Insertar, Gráfico.Proceso de creación de un gráfico.Los pasos para crear un grafico son los siguientes: Seleccionamos los datos que queremos graficar (seleccionamos un rango de celdas que contengan los datos que deseamos graficar)Seleccionamos la opción InsertarElegimos gráfico de la Cinta de OpcionesSeleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.Se deben tener seleccionados los datos que queremos graficar antes de crear el gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y tendremos que ingresar los datos posteriormente.Tipos de gráficosTipoGráficaDefinición y ejemploBarrasLos datos organizados en columnas o hileras en una hoja de cálculo, pueden esquematizarse en un gráfico de barras. Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre los elementos individuales.ColumnasLos datos organizados en columnas o hileras en una hoja de cálculo, pueden esquematizarse en un gráfico de columnas. Los gráficos de columnas son útiles para mostrar cambios en los datos durante un período de tiempo, o para ilustrar comparaciones entre los elementos. XYDispersiónLos gráficos de dispersión en general se usan para exhibir y comparar una gran cantidad de información. Cuantos más datos incluya en el gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones.LíneasLos gráficos de líneas pueden exhibir datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. CotizacionesUn gráfico de cotizaciones, como sugiere su nombre, se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Pero también se puede usar para exhibir datos científicos, como por ejemplo, la fluctuación de temperaturas. CircularesEn un gráfico circular, la información se expresa en porcentajes, como si fueran pedazos de un pastel. Los gráficos circulares son adecuados cuando ninguno de los valores que se desea esquematizar es cero, y cuando hay hasta 7 categorías.?reaLos gráficos de área muestran cambios en el tiempo. Pueden usarse para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, los datos que representan ganancias en el tiempo, se pueden mostrar en un gráfico de área para destacar la ganancia total.SuperficieLos gráficos de superficie son ideales cuando se desea encontrar combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los patrones indican áreas que están en el mismo rango de valores.AnillosComo en los gráficos circulares, estos gráficos muestran la relación de las partes con el todo, pero pueden contener más de una serie de datos. Los gráficos de anillos muestran los datos en aros. Cada aro representa una serie de datos. Si los porcentajes se muestran en etiquetas de datos, cada aro totalizará 100%.Edición de gráficosPara poder editar los gráficos, basta con seleccionar el grafico con el ratón haciendo un clic sobre el, serán presentadas tres nuevas cintas, las cuales permiten la modificación del grafico:Dise?oLa ficha dise?o permite modificar el tipo de grafico, modificar el rango de datos que son graficados, el dise?o del grafico, los colores y moverlo de lugar dentro del libro.PresentaciónLa cinta de presentación permite la modificación de los diversos elementos que componen al grafico (titulo, rótulos del eje, leyenda, etiquetas de datos, tabla de datos, ejes, líneas de cuadricula, área de trazado. Los formatos a modificar serian colores, tipos de letra, líneas, colores de línea, grueso de línea, etc.FormatoEn la cinta formato, permite la aplicación de formatos de estilo, relleno, contorno, línea, etc.; a todo o parte del gráfico, dependiendo de lo que este seleccionado.Elementos del gráficoTítulo del gráfico. Es el título que indica que es lo que representa la gráfica.Rótulos del eje. Este texto te sirve para se?alizar las categorías (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o vertical).Leyenda. La leyenda es un recuadro que aparece en el gráfico y que contiene una indicación del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el gráfico pulsa el comando Leyenda.Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para identificarlas y para se?a?lar su valor exacto.Tabla de datos. Coloca con el gráfico una peque?a tabla con los datos a modo de resumen o leyenda.12234445 ................
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