IdI6 Mall för förvaltningsplan inklusive ... - DiVA portal



Förvaltningsplan för DiVA

År 2016

Innehållsförteckning

1 Inledning 3

1.1 Syfte och målgrupp 3

1.2 Förvaltningsperiod 3

2 Förvaltningsobjektet 3

3 Förvaltningsaktiviteter 3

4 Mål och budget 4

4.1 Problem och behov 4

Projektpåverkan under perioden 4

4.2 Mål 5

Budget 9

5 Förvaltningsorganisation 10

5.1 Bemannad förvaltningsorganisation 10

5.2 Beslutsfora 10

5.3 Samarbetsfora 11

1 Objektbeskrivning 14

1.1 Objektverksamhet 14

1.2 Verksamhetsstöd 14

Närliggande system/Objekt 15

2 Förvaltningsaktiviteter 16

3 Förvaltningsorganisation 17

3.1 Samverkansmodell 17

3.2 Rollbeskrivningar 18

Budgetnivå 18

Beslutsnivå 19

Roller på operativ nivå 19

4 Förvaltningsprocesser 21

4.1 Process för målstyrning 21

Nulägesbeskrivning 21

Utformning av nya mål 21

Beräkna tekniska, verksamhetsmässiga samt övriga resurser 21

Avstämning 22

Beslut 22

4.2 Process för Problembaserat användarstöd 23

4.3 Process för Ändringshantering 24

4.4 Process för Driftrelaterad felhantering 25

4.5 Processamband 26

Till denna plan finns en specifikation med fördjupade beskrivningar som omfattar följande avsnitt:

1. Objektbeskrivning

2. Förvaltningsaktiviteter

3. Förvaltningsorganisation

4. Förvaltningsprocesser

Inledning

1 Syfte och målgrupp

Förvaltningsplanen har tagits fram av:

Stefan Andersson, Enheten för bibliotekssystem

Urban Ericsson, Enheten för digital publicering

Uwe Klosa, Enheten för bibliotekssystem

Aina Svensson, Enheten för digital publicering

Syftet med förvaltningsplanen för DiVA är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för DiVA. Till förvaltningsplanen hör en specifikation som mer detaljerat beskriver förvaltningsobjektets innehåll och avgränsningar, roller samt förvaltningsprocesserna.

Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av DiVA. Dokumentet ägs av Objektägare och förvaltas av Objektansvarig.

2 Förvaltningsperiod

Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-01-01 - 2016-12-31. Inför påföljande period ska förvaltningsplanen förnyas enligt processen för målstyrning (se Förvaltningsspecifikationen avsnitt 4.1)

Förvaltningsobjektet

Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Inledningsvis beskrivs den objektverksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja, därefter beskrivs förvaltningsobjektet i form av verksamhetsstöd och IT-stöd.

Denna förvaltningsplan omfattar förvaltning av hela DiVA-systemet.

För en fördjupad beskrivning av förvaltningsobjektet se Förvaltningsspecifikationen, avsnitt 1 Objektbeskrivning.

Förvaltningsaktiviteter

Förvaltningsaktiviteterna i samband med förvaltning av DiVA är följande;

• Förvaltningsstyrning

• Användarstöd

• Ändringshantering

• Daglig IT-drift och underhåll

För en fördjupad beskrivning av aktiviteter se Förvaltningsspecifikationen, avsnitt 2 Förvaltningsaktiviteter.

Mål och budget

1 Problem och behov

Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av DiVA.

Identifierade problem- och behovsområden är:

- Behov att hitta samsyn för metadatakvalitet.

- Det krävs ökad information och stöd till organisationer som anslutit sig till DiVA som inte är lärosäten.

- Behov av stöd för koppling av publikationer i DiVA till lokala uttag (främst lärosäten).

- Ökade krav angående dataexport.

- Ökade krav på att kunna koppla ihop olika typer av information (projekt, personer, finansiärer)

- Otydligheter när det gäller nationella projekt (SwePub).

- Dubblering av information i systemet när flera lärosäten delar samma publikation.

- Ökade krav på beskrivning av material som inte är textbaserat.

- Ökade krav på det administrativa gränssnittets funktionalitet.

- Ökade behov att kunna hantera dataset (forskningsdata)

- Trafikflöden

Projektpåverkan under perioden

Följande projekt/kända ändringar kommer att påverka förvaltningen under perioden.

|Projekt/känd ändring |Påverkan |

|Olika typer av lokala CV-uttag kan komma att påverka bilden av |Utveckling är gjord men kan fortfarande kräva vidareutveckling. |

|krav och önskemål som ställs på DIVA etc. | |

|E-arkivering vid lärosätena av examensarbeten kan kräva ny |Utveckling är gjord men kan fortfarande kräva vidareutveckling. |

|funktionalitet. | |

|SwePub kan komma att medföra utökade kvalitetskrav |Kräver vidareutveckling. |

|Översyn av DiVA:s externa sökgränssnitt. |Utveckling är gjord men kräver fortsatt vidareutveckling. |

|Implementation av personposter. |Kräver nyutveckling. |

|Implementation av projektposter. |Kräver nyutveckling. |

|Koppling till VR:s nya nationella system (SweCris) för |Kräver nyutveckling. |

|forskningsinformation som utvecklas 2016. | |

|Utökade krav på import (ex. för retroaktiv digitalisering av |Kräver nyutveckling. |

|avhandlingar eller direktimport från Web of Science) | |

|Kopplingar till externa person-ID:n |Kräver nyutveckling. |

|Implementation av gemensamma bibliografiska poster |Kräver nyutveckling. |

|Utveckling av det administrativa gränssnittet |Kräver nyutveckling. |

2 Mål

Målen är en följd av de problem/behov som presenteras i föregående avsnitt.

Under 2016 kommer utvecklingen av DiVA att koncentreras till nedanstående arbete:

• Utveckling av funktionalitet och stöd för gemensamma publikations-, person- och projektposter i DiVA.

• DiVA anpassas för att kunna leverera data enligt SwePub-MODS-formatet (v.2.6).

• Fortsätta utreda hur DiVA används av medlemmarna för att kunna lyfta kvalitetsarbetet på olika nivåer.

Nedan presenteras delmål och resursberäkningar för perioden nedbrutet på respektive huvudaktivitet. Resursberäkningarna anges i persondagar.

|Förvaltningsstyrning | | | | | |

|Det övergripande målet med förvaltningsstyrning är att överenskomna mål i denna plan är uppnådda. |

|Delmål |Uppdrags-typ |Prio vid |Typ kostnad |Verksamhets-nära |IT-nära förvaltning |

| |(VM el VU) |VU | |förvaltning | |

|Löpande förvaltningsstyrning är genomförd i enlighet med |VM |- |persondagar |50 |50 |

|denna förvaltningsplan. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Förvaltningen är etablerad i enlighet med denna |VM |- |persondagar | 10 |10 |

|förvaltningsplan. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Pågående projekt har bevakats och resultat/delresultat är|VM |- |persondagar |50 |50 |

|mottagna av förvaltningsorganisationen och resurser har | | | | | |

|tillförts enligt fastställda behov. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Upprättade kommunikationsvägar är tydliggjorda och |VM |  |persondagar |10 |  |

|använda. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Summa persondagar vidmakthållande (VM) |  |  |  |120 |110 |

|Summa persondagar vidareutveckling (VU) |  |  |  | | |

|Totalt persondagar förvaltningsstyrning |  |  |  | | |

|Totalt persondagar förvaltningsstyrning |  |  |  |120 |110 |

|Användarstöd | | | | | |

|Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende förvaltningsobjektets olika delar. |

|Delmål |Uppdrags-typ |Prio vid |Typ kostnad |Verksamhets-nära |IT-nära förvaltning |

| |(VM el VU) |VU | |förvaltning | |

|Användarna har fått erforderligt stöd vid problem med |VM |- |persondagar |210 |  |

|befintliga verksamhets- och IT-stöd och första linjens | | | | | |

|support hålls kontinuerligt informerade om förändringar i| | | | | |

|förvaltningsobjektet. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Förvaltningsobjektets kunskapsstöd är uppdaterade och |VM |- |persondagar |60 |  |

|tillgängliga för förvaltningsobjektets nyttjare och | | | | | |

|förvaltningsobjektets nyttjare har adekvat | | | | | |

|utbildning/kunskap avseende objektets verksamhetsstöd. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Genomförda utbildningar, marknadsföring och annan |VU |  |persondagar |60 |  |

|informationsverksamhet | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast | | |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Summa persondagar vidmakthållande (VM) |  |  |  |270 | |

|Summa persondagar vidareutveckling (VU) |  |  |  |60 | |

|Totalt persondagar användarstöd |  |  |  | | |

|Totalt persondagar användarstöd |  |  |  |330 | |

|Ändringshantering | | | | | |

|Det övergripande målet med ändringshantering är att förvaltningsobjektet är aktuellt, korrekt och anpassat efter verksamhetsmässiga och |

|tekniska behov. |

|Delmål |Uppdrags-typ |Prio vid|Typ kostnad |Verksamhets-nära |IT-nära förvaltning |

| |(VM el VU) |VU | |förvaltning | |

|Fel i förvaltningsobjektets verksamhetsstöd och IT-stöd |VM |- |persondagar |50 |110 |

|har hanterats genom att rättning är genomförd alternativt| | | | | |

|infört och prioriterat i åtgärdslista. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Verksamhetsstödet har vidareutvecklats. |VU |  |persondagar |50 |440 |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Summa persondagar vidmakthållande (VM) |  |  |  | | |

|Summa persondagar vidareutveckling (VU) |  |  |  |50 |110 |

|Totalt persondagar ändringshantering |  |  |  |50 |440 |

|Totalt persondagar ändringshantering |  |  |  |100 |550 |

|Daglig IT-drift och underhåll | | | | | |

|Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov. |

|Delmål |Uppdrags-typ |Prio vid |Typ kostnad |Verksamhets-nära |IT-nära förvaltning |

| |(VM el VU) |VU | |förvaltning | |

|Servicenivåer (tillgänglighet, öppettider, svarstider mm)|VM |- |persondagar |  |220 |

|enligt objektverksamhetens behov är uppfyllda. | | | | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

| | | |fast |  |  |

| | | |summa | | |

|Summa kronor vidmakthållande (VM) |  |  |  | |220 |

|Summa kronor vidareutveckling (VU) |  |  |  | | |

|Totalt kronor daglig IT-drift och underhåll |  |  |  | | |

|Totalt persondagar daglig IT-drift och underhåll |  |  |  |0 |220 |

Budget

Summor anges inte i förvaltningsplanen.

|Budget | | | | | |

| | | | | | |

|Huvudaktivitet |Verksamhetsnära förvaltning |IT-nära förvaltning |Summa kronor |

| |VM |VU |VM |VU | |

|Förvaltningsstyrning | | | | | |

|Användarstöd | | | | | |

|Ändringshantering | | | | | |

|Daglig IT-drift och underhåll | | | | | |

|Summa kronor | | | | | |

| | | | | | |

| | | | | | |

|Totalt heltid | | | | | |

| | | | | | |

|Huvudaktivitet |Verksamhetsnära förvaltning |IT-nära förvaltning |Summa heltider |

| |VM |VU |VM |VU | |

|Förvaltningsstyrning |0,55 |0,00 |0,50 |0,00 |1,05 |

|Användarstöd |1,23 |0,27 |0,00 |0,00 |1,50 |

|Ändringshantering |0,22 |0,23 |0,50 |2,00 |2,95 |

|Daglig IT-drift och underhåll |0,00 |0,00 |1,00 |0,00 |1,00 |

|Summa heltider |2,00 |0,50 |2,00 |2,00 |6,50 |

Förvaltningsorganisation

1 Bemannad förvaltningsorganisation

Med utgångspunkt från affärsparterna, se avsnitt 3.1 i förvaltningsspecifikationen samt de mål som formulerats för bör förvaltningsorganisationen för år 2016 bemannas av följande personer.

|Part |Verksamhetsnära förvaltning |IT-nära förvaltning |

| | | |

|Nivå | | |

|Budgetnivå |Objektägare |IT-systemägare |

| | | |

| |Lars Burman |Cecilia Winrow |

|Beslutsnivå |Objektansvarig |IT-systemansvarig |

| | | |

| |Urban Ericsson |Uwe Klosa |

|Operativ nivå |Marie Sörensen |Madeleine Kennbäck |

| |Johanna Dalmalm |Marcus Lindström |

| | |Mimmi Sundin |

| | |Olov McKie |

För beskrivning av rollerna, se Förvaltningsspecifikationen avsnitt 3.2.

2 Beslutsfora

För att arbetet med DiVA ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora.

|Beslutsforum |Arbetsuppgifter |Deltagare |Frekvens |Kallar |

|Systemägare |Godkänna förvaltningsplan |Objektägare |I |Objektägare |

| |Besluta om utökning/ indragning av|IT-systemägare | | |

| |resurser | |(1-2 ggr/år | |

| | |Föredragande: |samt vid behov) | |

| | |Objektansvarig vid behov | | |

|Förvaltnings- |Besluta om förslag till |Objektansvarig |1-2 ggr/månad |Objektansvarig |

|ledning |förvaltningsplan |IT-systemansvarig |samt vid behov | |

| |Bereda beslutsunderlag inför | | | |

| |systemägarna |Samt specialister vid behov | | |

| |Prioritera och planera inom ramen | | | |

| |för förvaltningsplanen | | | |

| |Följa upp utfall mot | | | |

| |förvaltningsplanen | | | |

3 Samarbetsfora

För att arbetet med DiVA ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande samarbetsfora.

|Samarbetsforum |Arbetsuppgifter |Deltagare |Frekvens |Kallar |

|Förvaltningsråd |Bereda och samordna ärenden inför |Objektansvariga och |2-4 ggr/år samt|Rullande |

| |systemägarmötena |IT-systemansvariga. |vid behov | |

| |Utbyta erfarenheter | | | |

|Förvaltnings-gruppsmöten |Planera förvaltningsaktiviteter |- Objektansvarig och |1 gång/ månad |Objekt-ansvarig |

| |Uppföljning av |IT-systemansvarig samt specialister| | |

| |förvaltningsaktiviteter |på operativ nivå. | | |

|Referensgrupper |Sammanställa önskemål |- Objektansvarig |2-4 ggr/år |Objekt-ansvarig |

|(Arbetsgrupper, användarmöten)|Utbyte av information |- IT-systemansvarig | | |

| |Utbyta erfarenheter |- Applikations-ansvariga | | |

| | |- Driftansvariga | | |

| | |- Objektspecialister | | |

| | |- Verksamhets-representanter | | |

|Strategigrupp |Ta fram underlag till systemägare |Objektansvarig |2-4 ggr/år samt|Objekt-ansvarig |

| | |Verksamhets-representanter |vid behov | |

Förvaltningsspecifikation för DiVA

Innehållsförteckning

1 Objektbeskrivning 16

1.1 Objektverksamhet 16

1.2 Verksamhetsstöd 16

1.3 IT-stöd (IT-system och teknisk plattform) 17

2 Förvaltningsaktiviteter 18

3 Förvaltningsorganisation 19

3.1 Affärsparter 19

3.2 Rollbeskrivningar 20

4 Förvaltningsprocesser 23

4.1 Process för målstyrning 23

4.2 Process för Problembaserat användarstöd 25

4.3 Process för Ändringshantering 26

4.4 Process för Driftrelaterad felhantering 27

Objektbeskrivning

1 Objektverksamhet

Förvaltningsobjektet ska användas för att tillgängliggöra publikationer för olika målgrupper.

De målgrupper inom objektverksamheten som primärt skall stödjas av förvaltningsorganisationen är:

- forskare och studenter

- allmänheten

- andra organisationer och lärosäten

- förvaltning/administration

- mottagare av externa register

- andra datorsystem

Nedan följer exempel på handlingar/aktiviteter som objektverksamheten genomför;

• Synliggöra organisationens publicering

• Spikning av avhandlingar

• Sökning, lagring/arkivering, integration

• Digital publicering

• Sammanställning av register

• Litteraturförteckningar/CV

• Möjlighet att exportera data i fastställda format

Objektverksamheten ingår inte i förvaltningsobjektet utan utgör den verksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja. Objektverksamhetens parter (se avsnitt 3.1 nedan) utför objektverksamheten och är nyttjare av förvaltningsobjektet.

Resultatet av aktiviteterna inom objektverksamheten är tillgängliga bilder, kartor, handskrifter och publikationer.

2 Verksamhetsstöd

Förvaltningsverksamheten tillhandahåller följande verksamhetsstöd (förvaltningsprodukter) till objektverksamheten;

• Support för DiVA (kontakt via telefon, mail, wiki etc)

• Lathundar

• Hjälptexter i IT-systemen, söktips, wiki etc

• Uppsökande verksamhet i form av utbildningar, information, kravfångst etc. Användarutbildningar

• Riktlinjer för registrering

• Målgruppsanpassade manualer för administratörer

IT-stöd

För att kunna tillhandahålla ovanstående verksamhetsstöd till objektverksamheten krävs följande IT-system:

• DiVA

Den tekniska plattformen ingår inte i förvaltningsobjektet, utan är en förutsättning för att IT-systemen ska fungera. Den tekniska plattformen är:

• Linux, Open solaris, Java (Tomcat, Glassfish)

Närliggande system/Objekt

Med närliggande system/objekt avses sådana som förvaltningsobjektet DiVA är beroende av eller som har beroende till förvaltningsobjektet. Förvaltningsobjektet är inte förvaltare av de närliggande systemen/objekten, däremot krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. Följande system/objekt har identifierats som närliggande till objektet:

• Libris/SwePub/Uppsök

• Lokala webbapplikationer vid de olika organisationer som använder DiVA för uttag

• Andra databaser för att manuellt komplettera information

Förvaltningsaktiviteter

I tabellen nedan preciseras förvaltningsverksamhetens aktiviteter.

|Förvaltningsaktivitet |Definition/Exempel |

|Förvaltningsstyrning |Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamheten i syfte att uppnå överenskomna mål|

| |för förvaltningsobjektet. Exempelvis; |

| |Prioritera ärenden |

| |Besluta om förvaltningsplan, inklusive kontinuitetsplanering |

| |Planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen |

|Användarstöd |Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om |

| |förvaltningsobjektet. Syftet är att vidmakthålla och vidareutveckla användares kunskap om |

| |förvaltningsobjektet. Exempelvis; |

| |Besvara frågor och ta emot felanmälan från användare |

| |Uppdatera användardokumentation |

| |Utbilda användargrupper |

|Ändringshantering |Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i |

| |förvaltningsobjektet och dess omvärld. Exempelvis; |

| |Genomföra kostnads-/intäktsanalys för ändringar |

| |Genomföra och testa ändringar |

| |Patcha |

| |Installera |

| |Releaseplanera |

|Daglig IT-drift och underhåll |Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av IT-system och teknisk infrastruktur i syfte att göra i |

| |objektets ingående IT-system tillgängliga för användare. Exempelvis; |

| |Felsöka och problemhantera |

| |Ta back-up |

| |Övervaka, både proaktivt och reaktivt |

| |Nät- och serveradministration |

Förvaltningsorganisation

1 Samverkansmodell

I nedanstående figur redovisas den organisatoriska samverkansmodellen i DiVA.

[pic]

FL: Förvaltningsledare (Objektansvarig, OA)

FL-IT: Förvaltningsledare IT (IT-systemansvarig)

2 Rollbeskrivningar

Nedanstående tabeller visar rollbeskrivningar med exempel på arbetsuppgifter.

1 Budgetnivå

| |Objektägare (OÄ) |IT-systemägare (IT-SÄ) |

|Ansvar |att objektverksamheten har behovsanpassade |att tillgodose verksamhetens behov av lämpligt IT-stöd|

| |verksamhetsstöd tillgängliga i syfte att omsätta IT:s |att IT-stöden följer gällande lagar och förordningar |

| |nyttoeffekter i verksamheten |(t ex PUL och |

| |att förvaltningsobjektet följer gällande lagar och |IT-strategier) |

| |interna styrdokument t ex PUL och informationssäkerhet| |

| |att förvaltningsorganisationens effektivitet | |

| |utvärderas periodiskt | |

| |att förvaltningsobjektet har en aktuell | |

| |förvaltningsplan | |

|Befogenhet |att inneha för objektet erforderlig attesträtt, inkl |att inneha för objektet erforderlig attesträtt, inkl |

| |resursplanering, inom ramen för OÄs attesträtt i |resursplanering, inom ramen för IT-SÄs attesträtt i |

| |linjen |linjen |

| |att ha mandat att teckna avtal enligt |att ha mandat att upphandla och teckna avtal med |

| |förvaltningsplanen |externa leverantörer enligt förvaltningsplanen |

|Arbetsuppgifter |Exempel på arbetsuppgifter; |Exempel på arbetsuppgifter; |

| |fastställa förvaltningsplanen tillsammans med IT-SÄ |fastställa förvaltningsplanen tillsammans med OÄ |

| |bemanna OA-rollen |bemanna IT-SA rollen |

| |vara ordförande vid systemägarmöten |delta vid systemägarmöten |

| |säkerställa att relevanta styrdokument kommer till |teckna avtal med kontrakterade |

| |OA:s kännedom |IT-leverantörer enligt förvaltningsplanen samt att |

| |fastställa kostnader utanför förvaltningsplanen |följa upp dessa |

| | |säkerställa att relevanta styrdokument kommer till |

| | |IT-SA:s kännedom |

| | |fastställa kostnader utanför förvaltningsplanen |

2 Beslutsnivå

| |Objektansvarig (OA) |IT-systemansvarig (IT-SA) |

|Ansvar |att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar|att verkställa förvaltningsplanens mål avseende IT-stöd|

| |på ett kostnadseffektivt sätt |att externa leverantörer styrs med hjälp av kontrakt |

| |att verksamhetsstöden är användbara för |att tekniska samband fungerar tillfredsställande |

| |objektverksamheten | |

| |att godkänna leveranser från | |

| |IT-parter | |

|Befogenhet |att avropa mot ingångna avtal |att avropa mot ingångna avtal |

| |att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan |att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan |

|Arbetsuppgifter |Exempel på arbetsuppgifter: |Exempel på arbetsuppgifter: |

| |bemanna roller på operativ nivå i samråd med berörda |bemanna roller på operativ nivå i samråd med berörda |

| |resursägare |resursägare |

| |utarbeta förvaltningsplan tillsammans med IT-SA |utarbeta förvaltningsplan tillsammans med OA |

| |upprätta löpande förvaltningsdokumentation och |avvikelserapportera till IT-SÄ och OA |

| |rapporteringsrutiner |samordna interna och externa leverantörer |

| |avvikelserapportera till systemägarna |följa upp utfallet av förvaltningens IT-kostnader och |

| |prioritera och besluta inom ramen för |rapportera utfallet till OA och systemägarna |

| |förvaltningsplanen och göra formella beställningar till|informera IT-förvaltningen om organisationens |

| |IT-SA |riktlinjer och fastställda ramar för design, t ex |

| |föredra ärenden utom förvaltningsplan för systemägarna |IT-arkitektur och IT-strategi och säkerställa att dessa|

| |koordinera och administrera samtidigt pågående |efterlevs |

| |aktiviteter i förvaltningsplanen samt vid behov starta |ställa krav på berörda utvecklingsprojekt ur |

| |nya |förvaltningsperspektiv |

| |leda förvaltningsledningsmöten |omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv |

| |omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv | |

| |utvärdera förvaltningsverksamhetens effektivitet | |

Roller på operativ nivå

Objektspecialist

Objektspecialisten utgör förvaltningsorganisationens kontaktyta mot nyttjarna av verksamhetsstöden. Rollen har till uppdrag att vidareutveckla objektverksamheten med hjälp av IT-stöd. Exempel på arbetsuppgifter:

• utför förvaltningsaktiviteter på uppdrag av OA

• fångar och formulerar krav på IT-stöd ur ett verksamhetsperspektiv

• säkrar användbarheten ur ett användarperspektiv

Driftansvarig

Driftansvarig har ett ansvar för att förvaltningsobjektens IT-stöd är tillgängliga enligt överenskommelser. Detta är driftverksamhetens representant i förvaltningsorganisationen.

Applikationsansvarig

Applikationsansvarig har som uppgift i förvaltningsorganisationen att omsätta funktionella krav från verksamheten till bästa möjliga tekniska lösning samt tillse att förändringarna passar in i den tekniska miljön

Exempel på arbetsuppgifter;

• utför förvaltningsaktiviteter på uppdrag av IT-SA

• omvandlar verksamhetskrav till systemkrav

• säkrar användbarheten ur ett IT-perspektiv

Förvaltningsprocesser

Följande processer finns beskrivna i detta avsnitt;

• Process för målstyrning (delmängd av aktiviteten förvaltningsstyrning)

• Process för problembaserat användarstöd (delmängd av aktiviteten användarstöd)

• Process för ändringshantering (aktiviteten ändringshantering)

• Process för driftrelaterad felhantering (delmängd av aktiviteten daglig IT-drift och underhåll)

1 Process för målstyrning

[pic]

Syfte: Att säkerställa operativ planering och strategisk styrning av förvaltningsobjektet. Den ger därmed förutsättningarna för förvaltningsverksamheten under året.

Tidpunkterna som anges i de olika faserna nedan är baserade på lämpliga avstämningspunkter för att ha planen klar för beslut senast i november månad. Arbetet utförs i enlighet med ordinarie budgetprocess.

1 Nulägesbeskrivning

|Vad |Ta del av styrande dokument och faktorer i övrigt som påverkar förvaltningen inför den kommande perioden samt formulera en |

| |nulägesbeskrivning för objektet. Detta ska vara klart i augusti månad. De styrande dokument som ska bevakas är bl a; |

| |Styrdokument för budgetprocessen, IT-strategi, tillämpliga interna standarder. |

|Vem |Objektansvarig och IT-systemansvarig. |

|Resultat |Nulägesbeskrivning samt förutsättningar för kommande period. |

2 Utformning av nya mål

|Vad |Arbeta fram ett förslag till förvaltningsplan genom att utforma mål för förvaltningsperioden. Utformning av nya mål ska vara|

| |klart i september månad. |

|Vem |Objektansvarig och IT-systemansvarig. |

|Resultat |Förslag till förvaltningsplan innehållande mål för perioden. |

3 Beräkna tekniska, verksamhetsmässiga samt övriga resurser

|Vad |Utifrån utformade mål göra resursuppskattningar avseende verksamhet och teknik samt övriga resurser som bedöms nödvändiga |

| |för att uppnå de mål som specificerats. Detta görs i oktober månad. |

|Vem |Objektansvarig ansvarar för att resursuppskattningar görs i förvaltningsledningen. |

|Resultat |Förslag till förvaltningsplan kompletterad med resursberäkningar och budget för kommande period. |

4 Avstämning

|Vad |Säkerställa att förvaltningsledningen har identifierat rätt fokus och inriktning på förvaltningsarbetet inför kommande |

| |period. Detta görs i oktober månad. |

|Vem |Objektansvarig och IT-systemansvarig föredrar förslag till förvaltningsplan för systemägarna. |

| |Systemägarna (Objektägare och IT-systemägare) ansvarar för att avstämning görs. |

|Resultat |Reviderad förvaltningsplan. |

5 Beslut

|Vad |Fastställa förvaltningsplanen. Om planen inte kan fastställas ska korrigeringar göras innan fastställande kan ske. Om |

| |förvaltningsplanen fastställs leder beslutet till att resurssäkring görs inom respektive område (ev genom intern upphandling)|

| |samt eventuellt avtalstecknande med externa parter. Beslut om planen fattas senast i december månad. |

|Vem |Systemägarna |

|Resultat |Fastställd förvaltningsplan samt resurssäkring inom respektive område. Om så är aktuellt även tecknade avtal med externa |

| |parter. |

2 Process för Problembaserat användarstöd

[pic]

Syfte: Att stödja användarna i användningen av förvaltningsobjektet samt att lösa alla IT-relaterade fel/ärenden så fort som möjligt och därmed minimera störningseffekterna för verksamhetens parter.

Används för att svara på frågor från användare avseende t.ex. användning av verksamhetsstöd och IT-system att hantera fel som uppstår i den tekniska miljön som stör bedrivandet av verksamheten.

3 Process för Ändringshantering

Syfte: Genomföra förändringar på ett effektivt sätt för att säkra förvaltningsobjektets användbarhet samt att minimera antalet fel orsakade av förändringar. Uppnås genom att ta emot och behandla önskemål om förändringar på ett strukturerat sätt.

Används för alla ändringar som berör IT-stöden. Exempel på ändring kan vara behov av ny funktionalitet eller uppgradering av standardprogramvara. Ändringens storlek avgör omfattningen på respektive processteg. Vid mindre förändringar kan flera av processtegen genomföras i samma moment.

4 Process för Driftrelaterad felhantering

[pic]

Syfte: Att minimera störande effekter för verksamheten genom att ta reda på orsaken till att tekniska fel uppstått och skapa en lösning.

Definition av problem: Den bakomliggande orsaken till att en eller flera incidenter inträffat.

Används för hantering av s.k. okända fel där ingen känd orsak har kunnat hittas i den tekniska miljön. Exempelvis låsningar i IT-system som löses temporärt genom omstart av en server. Kan ibland röra sig om s.k. intermittenta fel som är svåra att återskapa.

5 Processamband

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download