Small Business Grant Application Annotated Form Set
Small Business Grant Applications:
Annotated SF424 (R&R) Form Set
* FORMS-C Series *
Table of Contents
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Form
Sample Grant Application Package Management Screen
SF424 (R&R) Cover
Project/Performance Site Location(s)
R&R Other Project Information
R&R Senior/Key Person Profile (Expanded)
R&R Budget
R&R Subaward Budget Attachment(s) Form
SBIR/STTR Information
PHS 398 Cover Page Supplement
PHS 398 Research Plan
Planned Enrollment Report
Cumulative Inclusion Enrollment Report
Important Notes
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The Application Guides and Supplemental Instructions found at
and the announcement text for the target Funding
Opportunity Announcement (FOA) remain the official documents for defining application requirements. This
resource is meant to compliment, not replace, those documents.
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Don¡¯t forget to periodically check the Related Notices section of the FOA for any updates to instructions or
policies since the opportunity was posted. At a minimum, check this section when you download the
application and again a week or two before the due date.
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The red outlined boxes are fields required by for all federal agencies. The Application Guide and
this resource describe NIH form field requirements above what is marked on the federal-wide forms.
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The blue boxes throughout this resource represent processing notes and eRA system business rule checks (i.e.,
validations).
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Upon submission, NIH eRA systems check submitted applications against many of the business rules defined
in the Application Guide. Not all system validations are contained in this resource. For a complete list of
validations that are systematically enforced see: . Be aware that additional manual application checks may be conducted by NIH staff ¨C
especially for FOA-specific requirements.
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All application attachments must be in PDF format. PDF Guidelines can be found at:
.
** Footer not part of forms
FORMS-C Series Page 1 of 19
Updated December 8, 2014 **
Sample Grant Application Package management screen.
Grant Application Package
Opportunity Title:
PHS 2014-02 Omnibus Solicitation of the NIH, CDC, FDA an
Offering Agency:
National Institutes of Health
CFDA Number:
CFDA Description:
Opportunity Number:
PA-14-071
Competition ID:
FORMS-C
Opportunity Open Date:
05/13/2014
Opportunity Close Date:
Agency Contact:
Header information is pre-populated
with Funding Opportunity
Announcement information provided to
by the funding agency and
is not editable.
01/07/2015
eRA Commons Help Desk
Monday to Friday 7 am to 8 pm ET
This opportunity is only open to organizations, applicants who are submitting grant applications on behalf of a company, state, local or
tribal government, academia, or other type of organization.
Application Filing Name:
For applicant use and tracking in . Agency has no visibility to Filing Name.
Select Forms to Complete
Mandatory
Mandatory forms are automatically included in your application and must be completed in order to submit to .
SF424 (R & R)
PHS 398 Research Plan
SBIR/STTR_Information
Research and Related Senior/Key Person Profile (Expanded)
Research And Related Other Project Information
Research & Related Budget
Project/Performance Site Location(s)
PHS 398 Cover Page Supplement
Optional
Consult Application Guide and Supplemental instructions to determine which of the
'Optional' forms must be included with your application.
R & R Subaward Budget Attachment(s) Form 5 YR 30 ATT
Planned Enrollment Report
This sample screen is for an SBIR application. The STTR
forms are the same, except the R&R Subaward
Attachment form is listed with the Mandatory forms.
PHS 398 Cumulative Inclusion Enrollment Report
Click the checkbox to include the appropriate Optional forms in your application.
Instructions
Show Instructions >>
This electronic grants application is intended to be used to apply for the specific Federal funding opportunity referenced here.
If the Federal funding opportunity listed is not the opportunity for which you want to apply, close this application package by clicking on the
"Cancel" button at the top of this screen. You will then need to locate the correct Federal funding opportunity, download its application and
then apply.
** Footer not part of forms
FORMS-C Series Page 2 of 19
Updated December 8, 2014 **
Fill out SF 424 (R&R) form first. It populates fields in other forms.
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See Application
Guide for definitions.
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Must select "Small Business"
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Once "Small Business" is
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is active.
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Must provide zip+4 for
all zip codes.
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Contact e-mail is required by NIH. If not included, or improperly formatted, the AOR e-mail provided in item 19 will be used.
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NIH will assign CFDA post-submission.
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Phase II should have the same title as awarded Phase I. If Revision (box 8), provide exact
title (including punctuation and spacing) as seen in eRA Commons for awarded grant.
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Small business
must be in the US.
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Must match DUNS used for System
for Award Management (SAM),
and eRA Commons
registrations. Must be 9 or 13 digits;
no letters or special characters.
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If Changed/Corrected (box 1), provide
previous tracking #. (e.g.,
GRANT12345678).
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If New (box 8), leave blank unless
otherwise instructed in FOA. If
Resubmission, Renewal or Revision (box
8), use institute and serial # of previous
NIH grant/application # (e.g., use
CA987654 from 1R43CA987654-01).
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Use Changed/Corrected
when correcting eRA
identified errors/warnings.
Do not use Pre-application unless
specifically noted in FOA.
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Format: 2 character state abbreviation - 3 character District
number (e.g., CA-005. Use 00-000 if outside the US.
See Application Guide for additional details.
Generally, SBIR Phase I awards do not exceed 6 months and STTR
Phase I awards do not exceed one year. Generally, SBIR and STTR
Phase II awards do not exceed two years.
** Footer not part of forms
FORMS-C Series Page 3 of 19
Updated December 8, 2014 **
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Authorized Organization Representative
(AOR) in must have
signature authority for the organization.
The electronic signature of the
submitting AOR is recorded with
submission.
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In eRA Commons individuals with
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Officials (SOs).
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SBIR/STTR: Check "No-Program
is not covered by E.O. 12372".
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full list of NIH policies and certifications.
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Program Income is gross income earned by applicant
organization that is directly generated by the proposed project.
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Guideline: SBIR/STTR
Phase 1 - $150K;
Phase II - $11M.
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PD/PI first/last name should match name on file for
Commons ID provided in the Credential field of the
R&R Senior/Key Person Profile (Expanded) form.
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Cover Letter will be posted as a separate document in eRA Commons and is not part of
the assembled application image. Content is only made available to select agency staff.
See Application Guide for suggested cover letter format.
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DUNS required and enforced by NIH.
Must be 9 or 13 digits; no letters or
special characters.
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DO NOT check box. NIH only accepts applications from registered organizations.
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Can collect data for 300 locations prior to using Additional Location(s) attachment.
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