Source: This mini-case is written by Kim Pinxteren, based ...



Deze mini-case is uitgewerkt door .Kim Pinxteren, gebaseerd op Pinxteren, K. (2003), “Sportevents and hospitality: zin en onzin” (Sportevents and hospitality: does it make sense?), research paper, Brussels: VLEKHO Business School in overleg met dr. Wim Lagae.

“Memorial Van Damme

Een heerlijke combinatie van sport en muziek. Een avondje Olympische spelen, afgerond met een miniconcert en een magistraal vuurwerk, dat is, kort samengevat, de Memorial Van Damme,

die al drie jaar op rij werd uitgeroepen tot de beste ‘atletiekmeeting ter wereld’.

Weinig manifestaties bieden u een dergelijk ideaal decor en dito ambiance om uw klanten te ontvangen. U bezorgt hen, gegarandeerd, een unieke avond,

waarover ze nog lang zullen nakaarten.

Wie de Memorial al heeft bijgewoond, geraakt niet uitgepraat over de unieke sfeer die in het Koning Boudewijnstadion wordt gecreëerd. Bijna 50.000 kijkers leven enthousiast mee met de prestaties van atleten uit de vijf continenten, houden de adem in bij een recordpoging en gaan nadien

helemaal uit de bol tijdens het slotconcert en het betoverend mooie vuurwerk.

Dezelfde opgewekte sfeer vindt men nadien terug in het ‘Memorial Business Village’,

waar een gastronomische maaltijd, bereid door Belgische meesterkoks, een waardige afsluiter vormt

van een avond waarvoor uw genodigden u vast erkentelijk zullen zijn.

U kan ook terecht in de ‘Memorial Brasserie’, waar een weelderig Belgisch buffet op uw gasten wacht.

Geen sportevenement zonder vips en bijhorend hospitality-programma. Vips zijn niet meer weg te denken op tennistoernooien, atletiekmeetings en sportevenementen in het algemeen. Integendeel, het worden er steeds meer. In de Ronde van Vlaanderen werden begin jaren zeventig de hoge genodigden ontvangen in het huis van de Meerbeekse burgemeester. Nu volgen elk jaar duizend vips de wedstrijd, en op de receptie achteraf, komen nog eens duizend mensen opdagen. Voor de aankomst van een rit van de Tour de France kreeg Antwerpen ruim drieduizend ‘belangrijke’ mensen over de vloer. Maar de World Championships Road Racing 2002 in Zolder klopte met 12.000 vips alle records.

Vier Belgische hospitality-events lopen als een rode draad door deze case:

▪ World Open Squash Flanders 2002, de afsluiter van de PSA World Tour in de Handelsbeurs van Antwerpen;

▪ World Championships Road Racing 2002, een organisatie van de Union Cycliste International (UCI) gereden op en rond het Circuit van Zolder;

▪ Proximus Diamond Games Antwerp 2003, een WTA Tier II toernooi georganiseerd in het Sportpaleis van Antwerpen;

▪ Memorial Van Damme 2003 in Brussel, die samen met de meetings in Oslo, Parijs, Rome, Zürich en Berlijn deel uitmaakt van de IAAF Golden League.

Telkens belichten we de Event Hospitality en de Corporate Hospitality.

Event Hospitality is belangrijk in de creatie van een unieke sportbelevenis. Event hospitality hecht belang aan de keuze van de tournament site, aan hospitality diensten voor de atleet en voor de bezoeker van het event. Tevreden atleten leiden tot topprestaties en trekken andere atleten aan. Zij garanderen het voortbestaan van een sportevent. Tevreden, enthousiaste toeschouwers zorgen voor de unieke sportsfeer, dragen bij tot het positieve imago van het hospitalityevent en stuwen de atleten naar topprestaties.

De keuze van de tournament site hangt in de eerste plaats af van de sport die wordt aangeboden en het verwachte aantal bezoekers. Zo kiest de Memorial Van Damme voor het Koning Boudewijnstadion in Brussel, omdat deze site 50.000 bezoekers toelaat en het een stadion is waar de verschillende atletiekdisciplines uitgevoerd kunnen worden. Voor de World Open Squash Flanders 2002 lag die keuze anders. Met de glazen court waarin de squashspelers hun wedstrijden afwerken, had de organisatie van de World Open vrijheid in zijn keuze. De uiteindelijke keuze viel op de Handelsbeurs in het historische centrum van Antwerpen.

Op die locatie bereikten main sponsors Esso en Stad Antwerpen, niet alleen de sportconsument maar ook de cultuurconsument. Meestal zijn de (partners van) relaties niet uitsluitend in sport geïnteresseerd en waarderen ze het aanbod van culturele belevenissen in het kader van een VIP-pakket.

|[pic] |Stel u een zinderende finale voor in deze prachtig verlichte |

|Foto: |zestiende-eeuwse Handelsbeurs. Beeld u een klasse zuilengaanderij |

| |in en plaats daar de hospitality-ruimte waar u uw relaties kunt |

| |ontvangen. Een top hospitality-locatie! |

| | |

| |Toch beschikte dit historisch pand hebben wel het risico dat ze niet|

| |over de nodige sportinfrastructuur. Spelers als Peter Nicol, |

| |Jonathon Power, David Palmer en John White verdienen toch |

| |kleedkamers, oefenruimte, een aparte fysioruimte,… |

Voor de toeschouwer start het event vanaf het moment dat hij in zijn wagen stapt. Het komt er op aan de reis van de toeschouwer naar het event te vergemakkelijken. Bereikbaarheid en ervaring in de ontvangst van sportfans zijn sleutelwoorden, maar ondanks een goed mobiliteitsplan, kan er toch nog veel mislopen en zijn files niet altijd uit te sluiten. De World Championships Road Racing 2002 ontving zonder grote problemen honderdduizend bezoekers, waaronder twaalfduizend vips, toch werden zij in de pers hard aangepakt voor hun mobiliteitsproblemen. Eén aanlooproute was verzadigd van stilstaande wagens met een vip-sticker en van wandelende dames op hoge hakken op weg naar het circuit. In krantenartikelen als ‘Zolder ten onder aan VIPS’, werd de logistiek bekritiseerd.

Met het oog op het inrichten van een hospitality-event wordt bij de selectie van een tournament site de bestaande hospitality-infrastructuur beoordeeld. Sites zoals het Circuit van Zolder, het Sportpaleis en het Koning Boudewijnstadion hebben hospitality-infrastructuur in de vorm van skyboxes. Het Circuit van Zolder diende wel extra-skyboxes bij te bouwen en richtte een extra-tentendorp op van maar liefst 17.000 m². De Handelsbeurs Antwerpen heeft geen skyboxes, maar kan wel tijdelijk een hospitality-ruimte inrichten.

Sportwedstrijden, zoals de Tour de France, die niet over een permanente infrastructuur kunnen beschikken, maken gebruik van mobiele hospitality-units. In 2001 reden elf van dergelijke vrachtwagens in de Tour. In de eerste plaats worden elke dag drie vrachtwagens omgebouwd tot vip-dorpen: een voor de hoofdsponsors, een voor de subsponsors en een waar wielerploegen als Quick-Step en Rabobank vijf gasten kunnen ontvangen. De overige units zijn bestemd voor radio- en tv-journalisten, deTour-directie, enz.

|[pic] |

Foto: movico.nl

De aanwezigheid van topatleten zoals, Kim Clijsters, Justine Henin, Venus Williams, Daniela Hantuchova, en vele anderen zijn de hoeksteen van de Proximus Diamond Games. Een attractief deelnemersveld trekt andere atleten aan, wat vervolgens het publieksaantal en de commerciële aantrekkingskracht verhoogt. De Proximus Diamond Games maken deel uit van de WTA Tour. De WTA-regels, voorgeschreven in ‘The 2003 WTA Tour Official Rulebook’, moeten dan ook gevolgd worden. Zo behoren de Proximus Diamond Games tot de Tier II-organisaties en beschikken ze in 2002 over een prijzengeld van minimum 585.000 USD. In totaal zijn er 17 Tier II-toernooien, waaronder de Adidas International in Sydney, de Britannic Asset Management Int’l Championships in Eastbourne en de Dubai Duty Free Women’s Open. Het komt er voor elke organisatie op aan om, buiten de standaardregels die voor elk toernooi gelden, in het oog te springen van de speelsters. Player hospitality speelt hierbij een belangrijke rol.

Aan de hand van WTA-factsheets (Zie bijlage) kunnen de speelsters de Proximus Diamond Games leren kennen en kunnen ze alle praktische info raadplegen. Deze informatie wordt door de organisatie tijdig bij het WTA bekend gemaakt en is een belangrijke vorm van pré-eventcommunicatie. Op die manier kunnen speelsters met hun delegaties hun WTA Tour samenstellen en hebben ze een betere indruk van de aard van het event. De toernooi-website proximusdiamondgames.be heeft ook veel waarde in de pré-eventcommunicatie. Praktische info kan geraadpleegd worden, eerste indrukken worden opgedaan en over het algemeen vinden de speelsters de informatie op de fact- sheets ook terug op de website.

Bij de aankomst van een deelnemende delegatie zal een host toegewezen worden om aan hun behoeften en vragen te kunnen voldoen. De host zal hun gids zijn tijdens het event en zal ervoor zorgen dat de speelsters tijdig op elke afspraak aankomen. De host spreekt de taal van de volledige delegatie of zeker op zijn minst de taal van één persoon van de delegatie. Hij is volledig thuis in het event en kan op alle vragen, van toernooi- tot transportinfo, antwoorden. De host zal daarom ook steeds in contact staan met het organisatiecomité om eventuele toernooiwijzigingen te kunnen opvangen. De host is het aanspreekpunt van de speelsters en heeft ook naast het toernooi een sociale taak. Zo loodste de host van Venus Williams haar gast naar de diamantwijk en naar de duurdere kledingszaken in Antwerpen.

Buiten de prijzenkast en het prestige zoeken atleten naar die extra touch die deelname aan een event een buitengewone ervaring maken. Die extra touch zorgt ervoor dat atleten jaar na jaar zullen terugkomen. Bij aankomst van de speelsters op de Proximus Diamond Games ontvangen zij een Players Guide. Die Players Guide omvat de diensten waarvan ze gedurende het toernooi kunnen genieten. Een must voor elk toernooi dat als ‘player-friendly’ wil doorgaan en een voorbeeld van Player Hospitality.

| | |

|[pic] |“Dear players, coaches, staff, |

| | |

| |On behalf of the entire tournament staff, I am delighted to welcome |

| |you to Antwerp for the |

| |first edition of the ‘Proximus Diamond Games’. |

| | |

| |We will do everything we can to make your stay as comfortable as |

| |possible. |

| |Please do not hesitate to let us know if there is anything we can do|

| |to be of assistance. |

| | |

| |This players guide will give you the necessary information about our|

| | |

| |tournament. For any additional information, please contact the |

| |hospitality booth in |

| |the lobby of the hotel or the Players Relations Desk in the players |

| |lounge on site. Your main contact is Joke Brasser. |

| | |

| |Enjoy your stay.” |

Topsporters zoeken een rustige, comfortabele plaats om te slapen en uit te rusten. Het toernooihotel voor de Proximus Diamond Games, het Astrid Park Plaza, is een viersterrenhotel en biedt de speelsters alle comfort. Volgens Christel Cabanier, Operations Manager, zijn de eisen van de speelsters niet meer dan logisch, rust en gezond eten: vers fruitsap, volkorenbrood, lichtverteerbaar dus vaak Oosters voedsel… Om het belang van rust voor atleten nogmaals te onderstrepen, verwijs ik naar een interview met Wilfried Meert, Managing Director van de Memorial Van Damme, waarin hij aanmaande om meer te investeren in hotelinfrastructuur. De Memorial Van Damme 2003 stond immers geprogrammeerd op 5 september, de eerste vrijdag na het WK in Parijs. Na dit WK is het voor de atleten heel verleidelijk om zich in het Parijse of Brusselse nachtleven te laten gaan. Door de atleten te laten ontspannen in een groene omgeving, wil hij dit vermijden.

Gelet op het feit dat topsporters het meest van hun tijd doorbrengen in hotels, is het normaal dat alle mogelijke diensten beschikbaar zijn: wassalon, telefoons, banken, postkantoor, dagbladhandel, kapsalon, kleermaker,… Het lijken allemaal de meest logische zaken, maar deze diensten dragen bij tot het positief imago van het toernooi. In Wimbledon is er zelfs een haarkappersdepartement, een van de meest geliefde ontmoetingsplaatsen voor de spelers en speelsters. Het is een soort van cocoon waar ze zich kunnen ontspannen en veilig voelen.

Op de toernooisite en in het hotel is een informatiestand onontbeerlijk. Deze stand zal in de eerste plaats dienst doen als een technisch centrum, maar is ook geschikt als een centrale bron van informatie. De informatiestand zal door speelsters en coaches gebruikt worden om de wedstrijdresultaten, wedstrijdschema’s, toernooi-nieuwtjes,… te bekijken. De hospitality-desk in het hotel en de Players Relations Desk op de toernooisite beschikken over de nodige info omtrent shuttle- schema’s, trainingsterreinen,… Het ligt voor de hand dat de stands bemand worden met personeel dat het event door en door kent en op alle mogelijke vragen een antwoord weet.

Een vloot van busjes en auto’s is nodig om de atleten van hotel tot trainingsterrein of toeristische attractie te brengen. De zogenaamde shuttles zorgen op gepaste en regelmatige tijdstippen voor transport indien dit gewenst is. Voldoende shuttles en een verkeersplan zorgen ervoor dat de speelsters tijdig op alle afspraken aanwezig zijn. Transportcentra zijn op de belangrijkste plaatsen zoals hotel, wedstrijdsite, trainingsite en luchthaven voorzien.

De Players Guide vermeldt de openingsuren van de oefenterreinen en de aanwezigheid van trainingsballen en handdoeken. Er wordt gevraagd om één dag op voorhand de court en de trainingsperiode te reserveren aan de Players Relations Desk in de Players Lounge. De WTA-regels schrijven ook voor dat er een fitness center aanwezig moet zijn binnen een redelijke afstand van de toernooisite of in het hotel.

De Proximus Diamond Games bieden hun speelsters een aparte ruimte waar ze zich ongestoord kunnen ontspannen en zich uit de drukte kunnen terugtrekken. In deze ontspanningsruimte kunnen ze lezen, computerspelletjes spelen, surfen op het internet, televisie kijken enz. Een kleine honderd veiligheidsagenten waken in het Sportpaleis over de gemoedsrust van speelsters en publiek. Alhoewel tennis geen hooligansport is, is de organisatie toch op zijn hoede voor stalkers. De toppers worden van en naar het hotel zelfs begeleid door federale politie. Het moeilijkste moment voor het veiligheidspersoneel is meestal de handtekeningsessie, met zijn wirwar van mensen.

De Proximus Diamond Games is een Tier II-toernooi en had in 2003 een prijzenpot van 585.000 USD. Niet deze prijzenpot maar een andere trofee wordt met de Proximus Diamond Games geassocieerd: een van goud gemaakt racket, bezet met 1.500 diamantjes. Het racket, dat normale afmetingen heeft, weegt ongeveer 4 kilo en heeft een waarde van 1 miljoen euro. De trofee gaat naar de speelster die de Proximus Diamond Games Award driemaal wint binnen een periode van vijf jaar. Het racket is een trekpleister om de beste speelsters naar het toernooi in Antwerpen te lokken.

Met special events kunt u naast de diensten die ik net allemaal besproken heb uw waardering voor de aanwezigheid van de atleten nog meer laten blijken. Dinsdag 12 februari 2003 vond in het Astrid Park Plaza hotel een Player Party plaats. Een uitgelezen moment om de speelsters te verwelkomen en hen tegelijkertijd iets aan te bieden. Bovendien werd elke speelster bij aanvang van haar eerste wedstrijd voorgesteld aan het publiek en betrokken in een wedstrijdopeningsceremonie. Elke speelster, of ze nu vijde of zestigste op de ranking staat, apprecieert deze vorm van waardering .

De kwaliteit van een sportwedstrijd kan nooit gegarandeerd worden, een goede dienstverlening voor de toeschouwer daarentegen wel. Tevreden toeschouwers zorgen voor een aangename sfeer op het event en die sfeer zorgt voor een unieke sportomgeving en een meerwaarde voor corporate hospitality.

Traditioneel worden ticktets verkocht in voorverkoop of aan de kassa. De World Championships Road Racing 2002 verkocht tickets in voorverkoop enkel via de ticketshop van hoofdsponsor-bankier of via de website . Op de dag van de wedstrijd zelf, werd reeds om 7.30 u. met de ticketverkoop aan de kassa aangevangen. In beide gevallen moet het einde van de verkoop goed gecommuniceerd worden aan het publiek. Het binnenkomen van de site moet een vloeiend proces zijn, zonder te veel wachttijd. Meerdere inkomposten en ticketcontroleposten verhelpen aan dit probleem en verspreiden de bezoekers. Op de meeste events met hoge bezoekersaantallen werkt men dan ook met gekleurde tickets, waarmee een bezoeker enkel een bepaalde ingang van dezelfde kleur kan betreden. Voor de vips wordt een afzonderlijke ingang voorzien. Het Circuit Zolder had maar liefst twaalf verschillende inkomposten die tevens als controlepost fungeerden. Extra inkomposten werden gereserveerd voor de inwoners van Hasselt en Heusden–Zolder, die op vertoon van hun identiteitskaart gratis toegang kregen.

Eens de bezoekers de event site betreden hebben, mag het hen niet aan informatie ontbreken: sitemaps, die aantonen op welk punt men zich bevindt en waar men de verschillende activiteiten en faciliteiten kan terugvinden, informatiestands, bemand met goed ingelicht personeel en voorzien van documentatie die een antwoord kunnen geven op alle vragen. Een Customer service centrum staat de bezoeker bij in alle gevallen die niet onder algemene informatie verstrekking vallen: klachten slechte seats, persoonlijke spullen verloren of het slachtoffer van diefstal of geweld,…

Zo kenden de World Championships Road Racing 2002 acht verschillende publiekzones in de belangrijkste delen van het circuit. Elke publiekzone werd voorzien van een geluidstoren en videoschermen zodat het publiek de wedstrijd kon volgen. Bovendien werden in deze zones telkens eet- en drankgelegenheden ingericht met ook voldoende sanitaire voorzieningen. Op verschillende andere lokaties werden nog eens zestien kleinere publiekszones ingericht, waar ook telkens eet- en drankstanden geplaatst werden. Op het Circuit van Zolder zelf was de zittribune voorbehouden aan vips en officials, het gewone publiek daarentegen moest zich tevreden stellen met staanplaatsen. Dit is niet ongewoon bij wielerwedstrijden, maar op die manier loopt men toch het risico dat de gewone toeschouwer in de verdrukking raakt .

De meerwaarde van bijvoorbeeld de Memorial Van Damme 2003 als hospitality-event zit vooral in de sfeer van de sportomgeving. De opzwepende Afrikaanse muziek tijdens de wedstrijd, een uitzinnig publiek, het muzikaal optreden en het vuurwerk na de wedstrijd zijn enkele factoren met een emotionele meerwaarde voor de genodigden van een corporate hospitality-programma.

Corporate Hospitality

|[pic] |

|[pic] |

KBC Bank en Verzekeringen profileerde zich als dé sponsor van het wielerevenementen, door het hoofdsponsorship van de World Championships Road Racing 2002 in Zolder naar zich toe te trekken. In het kader van dit WK werd de KBC communicatie gedragen door de slogan ‘Word wereldkampioen’, die volledig aansloot bij de nieuwe KBC ‘WORD’-campagne en zo een voorbeeld is van geslaagde associatiemarketing.

Voor de VIPS, tijdens de World Championships Road Racing 2002, werden vijf verschillende formules voorgesteld. Het meest eenvoudige was het ‘Wielercafé’. In ruil voor EUR 150 kreeg de gast een toegangsticket, een VIP-parking met shuttle, een programmaboekje, een wandelbufftet, toelichting door een kenner en een receptie na de aankomst. Het meest exclusieve was de ‘Cruise, Sports & Leisure’. Hiervoor werden twee boten volgeboekt met elk 200 gasten. Zo’n boot kostte EUR 625 000 zonder extra’s zoals een muzikaal optreden. De eerste boot vertrok vanuit Antwerpen, de tweede was gecharterd door Export-Vlaanderen en die vertrok vanuit Grobbendonk. De gasten brachten de nacht voor het WK door in een hotel vlakbij het Albertkanaal. De inscheping gebeurde omstreeks 8.30 uur, waarna een champagne-ontbijt volgde en waarbij de gasten het vertrek van de wedstrijd volgden op een groot scherm. Terwijl de boot in een gezapig tempo het kanaal opvaarde werd de lunch geserveerd. Na ongeveer twee en een half uur werd aangemeerd aan het circuit. Hostesses brachten de gasten naar het Wielercafé en nadien naar de tribune. Na de aankomst volgde nog een receptie en tijdens de terugvaart werd het diner gesoupeerd en kon worden nagepraat over de nieuwe wereldkampioen.

In de voorbereiding van de public-relations acties staat het ‘vip-interessebevragingssysteem’ centraal. Dit houdt in dat kantoordirecteurs en relatiebeheerders kunnen intekenen op de bestaande vip-capaciteit. Ook via de acties in onder andere Het Nieuwsblad en in het bedrijfsblad kunnen (toekomstige) cliënten vip-kaarten bekomen. Tijdens de World Championships Road Racing 2002 zaten de KBC-vips verspreid over vier locaties: de eigen voor de topgasten KBC-tent (572 genodigden), de Sprintersclub (70), het Wielercafé (200) en het exclusieve restaurant De Gulden Schalmei (90).

Proximus, presenting sponsor van de Proximus Diamond Games, heeft een ProxiClub, dit zijn trouwe klanten van Proximus. Deze ontvangen het hele jaar door voordelen zoals extra belkrediet, maar ook gratis tickets voor sport- en culturele evenementen. Proximus nodigde op de Proximus Diamond Games de ‘ProxiClubbers’ uit om hen te danken voor hun trouw. Andere genodigden waren hun topverkopers, zakenrelaties (Nokia, banken,…), Ministers en bedrijven waarvan het personeel een Proximusabonnement heeft voor professioneel gebruik. Corporate sporthospitality kan ook worden ingezet om de eigen werknemers te motiveren. Ten opzichte van de andere partners Siemens, Sanex, Delta Lloyd, enz. heeft Proximus met de Diamond Games een veel krachtiger platform om hun gasten uit te nodigen. Doordat de hele tournament site met de paarse merkkleur en het logo ingericht was, creëerde men een sterke merkassociatie.

Esso die gasten uitnodigt op de World Open Squash Flanders 2002, Belgacom die dit doet op de Memorial Van Damme, het zijn allemaal voorbeelden van traditionele hospitality. Bedenk wel dat traditionele hospitality zeker zijn waarde heeft, maar dat klanten misschien al een dozijn uitnodigingen van andere sportevents ontvangen hebben. Op die manier loopt men het risico dat klanten op het einde van het jaar niet meer weten, wie hen nu precies op de Proximus Diamond Games uitgenodigd heeft. Door een andere onderscheidende aanpak met experential hospitality, krijgt die belevenis een eigen identiteit en zal de klant zich deze unieke ervaring langer herinneren. Siemens België sponsort niet alleen de tennissters Kim Clijsters en Justine Henin, maar ook Nicolas Colsaerts, de beste Belgische golfer. Voor Siemens België is golf dé sport om de CEO’s van hun buisiness-to-business doelgroepen te bereiken. Eén maal per jaar nodigt Siemens hen uit om samen met Nicolas te golfen, wat een enorme emotionele waarde heeft voor de CEO’s.

Memorial Business Village

▪ Formule ‘Business Table’ (minimum 10 personen): 247€ per persoon

• De gereserveerde en gepersonaliseerde Business Table(s) na de meeting in de sfeervolle vip-tent: een gastronomisch diner met wijnen, water en koffie inbegrepen. Het menu is gecreëerd door een gerenommeerd meesterkok.

• De tickets in tribune 1 of 3

• De officiële uitnodigingen met antwoordkaart

• De vip-kaartjes met toegang tot het ‘Memorial Business Village’

• De parkingkaarten (1 per 2 personen)

• De officiële programmaboekjes (1 per 2 personen)

• De vestiairedienst

• De hostessenservice

• De welkomdrink met koude en warme zakouskis voor de meeting

▪ Formule ‘Business Cocktail’ (minimum 10 personen): 238€ per persoon

• Het sfeervolle ‘walking dinner’ (verschillende buffetten met specialiteiten, wijnen, water en koffie inbegrepen) na de meeting in de vip-tent

• Verder werden dezelfde diensten als in de eerste formule aangeboden

▪ Formule ‘Club House’ (vanaf 80 personen): prijs op aanvraag

• Naar keuze: formule ‘business dinner’ of ‘ business cocktail’.

• De gepersonaliseerde privé-ruimte in het ‘Memorial Business Village’

• Verder werden dezelfde diensten als in de eerste formule aangeboden

Memorial Brasserie

▪ Formule ‘Walking Buffet’ (Minimum 10 personen): 175€ per persoon

• De tickets in tribune 2

• De vip-kaartjes met toegang tot de ‘Memorial Brasserie’

• De officiële programmaboekjes (1 per 2 personen)

• De vestiairedienst

• De welkomdrink voor de meeting

• Het sfeervolle ‘walking buffet’ na de meeting in de ‘Memorial Brasserie’

• Muzikale animatie

Algemeen programma van de avond

17.45: Onthaal en cocktail in het ‘Memorial Business Village’ of de ‘Memorial Brasserie’

18.45: Vertrek naar het stadion om de meeting bij te wonen

21.45: Einde van de meeting, gevolgd door een miniconcert in het stadion. Vuurwerk

22.00: Vervolg van de avond in het ‘Memorial Business Village’ of de ‘Memorial Brasserie’

24.00: Einde van de avond

Mogelijkheid tot personalisatie van uw avond voor en na de meeting:

▪ Productvoorstelling

▪ Speech

▪ Eregast

De hospitality-leverancier (de organisator of een derde organisator) doet er goed aan om tijdig met de verschillende pakketten bij zijn klanten, de uitnodigende bedrijven, aanwezig te zijn. Deze bedrijven zullen op hun beurt tijdig hun relaties willen uitnodigen. Bijvoorbeeld, de klanten van Octagon-cis ontvangen één maand voor de Proximus Diamond Games, de tickets. Samen met de tickets voorziet Octagon-cis standaard uitnodigingen die hun klanten op hun eigen briefpapier kunnen afdrukken. Die uitnodiging bevat ook een antwoordfax, waarop de gasten van de klanten, hun aan- of afwezigheid kunnen bevestigen of afwijzen. Indien een gast positief op een uitnodiging van een event reageert, worden de wedstrijdtickets, een reisplan en de vip-kaarten niet later dan twee weken vóór het event verstuurd.

De hospitality-leverancier zorgt ervoor dat de genodigden in de beste omstandigheden worden ontvangen. De World Open Squash Flanders 2002 had hun hospitality-ruimte ingericht in de zuilengaanderij van de prachtige zestiende-eeuwse Handelsbeurs. De hospitality-ruimte situeerde zich vlak achter de squashcourt, maar was voldoende afgeschermd van het algemene publiek. Een hospitality-ruimte bevindt zich niet verder dan wandelafstand, van de plaats waar het event plaats. De Memorial Business Village ligt tegen het Koning Boudewijnstadion en ademt op die manier nog steeds de unieke sportsfeer uit. Bovendien is de ruimte zo ingericht dat de associatie met atletiek niet ver weg is. Het spreekt voor zich dat de klanten een klasse diner en dito bediening voorgeschoteld krijgen.

|[pic] |[pic] |

Foto: memorialvandamme.be Foto: memorialvandamme.be

Tijdens de hospitality-events van Siemens zorgen zij ervoor dat er per vijf of tien gasten, minstens één Siemens afgevaardigde ter plaatse is. Niet alleen omdat ze er zich professioneel toe verplicht voelen, maar het laat Siemens toe om toch persoonlijke contacten met hun gast te hebben. Na afloop van het hospitalityevent maakt Siemens per gast een beoordeling en noteren zij de reacties op het event en de interesse in een eventueel volgend event. De hospitality-leverancier zal ook steeds aanwezig zijn tijdens het event. Op die manier kunnen ze er zich van verzekeren dat het hun klanten aan niets ontbreekt en kunnen ze ervoor zorgen dat alles volgens plan verloopt. Eventuele problemen kunnen op die manier ook snel opgelost worden.

Bronnen

ANDERSON, K. en KERR, C., Customer Relationship Management. New York, the McGraw-Hill Companies, Inc, 2002.

KOLAH, A., How to Develop Effective Hospitality Programmes. London, SportBusiness Group, 2001.

MULLIN, B.J., HARDY, S., en SUTTON, W.A., Sport Marketing. Champaign, Human Kinetics, 2000.

SOLOMON, J., An Insider’s Guide to managing sporting events. Champaign, Human Kinetics, 2002.

WILKINSON, D.G., The Event Management and Marketing Institute. Willowdale, Ontario, The Wilkinson Group, 1988.

HUYGHE, P., Siemens: Sponsorship strategie. Brussel, VLEKHO-seminarie, 15 mei 2003. (Niet-gepubliceerde voordracht).

CIRCUIT ZOLDER, Partnership proposal. (Draaiboek).

CIRCUIT ZOLDER, The World Championships Road Racing 2002. (Draaiboek).

Memorial Van Damme. (Folder).

Proximus diamond Games Antwerp. (Folder).

Proximus Diamond Games Antwerp, Players Guide 2002. (Folder).

WK Wielrennen 2002, Mettez-vous en selle pour cet événement unique. (Folder).

World Open Squash 2002 Flanders. (Folder).

circuit-zolder.be

kbc.be

memorialvandamme.be



proximusdiamondgames.be

siemens.be

verhulst.be



................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download