Controleprotocol Coproco 2004 Nederlands



Inhoudsopgave

1. DOEL controleprotocol 2

2. Onderzoeksobject en doelstelling controle 2

3. DEFINITIES 3

3.1 Rechtmatigheid 3

3.2 Getrouwheid 3

4. Rapportage 3

4.1 Financieel overzicht gedeclareerde bedragen en ontvangsten op declaraties 3

4.2 Accountantsverklaring 3

4.3 Accountantsverslag 4

4.4 Questionnaire 5

5. Attentiepunten bij uitvoering controle 6

Bijlage I: Questionnaire 7

1. DOEL controleprotocol

Het doel van het protocol consultantsdeclaraties is richting geven aan de controle die de accountant van de consultant ten behoeve van het Ministerie van Buitenlandse Zaken uitvoert op declaraties van consultants. Dit laat zich nader concretiseren in een viertal punten:

• Formulering doelstelling controle (hoofdstuk 2)

• Definities van gehanteerde begrippen (hoofdstuk 3)

• Nadere instructies (hoofdstuk 4)

• Attentiepunten bij uitvoering controle (hoofdstuk 5)

2. Onderzoeksobject en doelstelling controle

De objecten van controle zijn de in boekjaar 2008 uitbetaalde declaraties door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de consultant in het kader van het voor Coproco geselecteerde project; dat wil zeggen alle in 2008 uitbetaalde kosten met uitzondering van verstrekte (werk)voorschotten.

De doelstelling van de accountantscontrole is het verkrijgen van assurance over de rechtmatigheid en getrouwheid van de door de consultant bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ingediende declaraties, die in boekjaar 2008 aan de consultant zijn uitbetaald.

In het kader van deze doelstelling dient de accountant de volgende punten te toetsen:

- passen de gedeclareerde uitgaven binnen de overeenkomst (inclusief projectbegroting, de daarin opgenomen tarieven en het jaarplan) tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de consultant;

- zijn de gedeclareerde uitgaven onder de juiste kostensoorten verantwoord;

- zijn de gedeclareerde uitgaven gedekt door deugdelijke bewijsstukken;

- zijn de gedeclareerde loonkosten gedekt door een intern urenregistratiesysteem;

- zijn de gedeclareerde uitgaven niet in strijd met wettelijke voorschriften, die financiële risico's kunnen inhouden voor het project.

De in de offerte opgenomen controletolerantie, die aan de controleopdracht vooraf is gegaan, dient ten tijde van de uitvoering van de controle door de accountant gehanteerd te worden.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken wil ook kennis hebben van het gevoerde financieel beheer door de consultant ten aanzien van het betreffende project. Hiertoe is een questionnaire ontwikkeld, die is uitgewerkt in Bijlage I.

3. DEFINITIES

3.1 Rechtmatigheid

Uitgaven dienen te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving/wettelijke

voorschriften. Onder wet- en regelgeving/wettelijke voorschriften wordt/worden

verstaan:

• de contractuele bepalingen

• de doelstellingen van het project

• de lokale, in het land van uitvoering van het project geldende wet- en regelgeving (waaronder begrepen oa wet en regelgeving op het gebied van afdracht (loon)belastingen, afdracht sociale lasten, milieu).

3.2 Getrouwheid

Onder getrouwheid wordt verstaan juist en volledig.

4. Rapportage

4.1 Financieel overzicht gedeclareerde bedragen en ontvangsten op declaraties

Ten behoeve van een duidelijk inzicht wordt een financieel overzicht opgesteld met daarop vermeld per factuur de gedeclareerde bedragen (met datum) en de door het Ministerie uitbetaalde bedragen (met datum). Indien gewerkt wordt met voorschotten dient dit overzicht tevens de door het Ministerie in 2008 betaalde voorschotten (met datum) alsmede de door het Ministerie in 2008 goedgekeurde verantwoordingsbedragen te bevatten. Dit financiële overzicht is het object van de accountantscontrole.

4.2 Accountantsverklaring

De accountant richt de accountantsverklaring aan de consultant.

De accountantsverklaring en de daarbij behorende financiële overzicht dienen gewaarmerkt aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden gezonden.

Een goedkeurende verklaring houdt in dat de accountant tot het oordeel is gekomen dat de ingediende declaraties voldoen aan de daaraan te stellen eisen van rechtmatigheid en getrouwheid. In dat geval dient de volgende standaardtekst voor de accountantsverklaring te worden gebruikt:

Aan: Opdrachtgever

ACCOUNTANTSVERKLARING

Afgegeven ten behoeve van het ministerie van Buitenlandse Zaken

Opdracht

Wij hebben het bijgevoegde en door ons gewaarmerkte financiële overzicht met betrekking tot… (naam project) van … (naam contractpartij) te … (statutaire vestigingsplaats) over het jaar 2008 gecontroleerd. Het financiële overzicht is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van …. (naam contractpartij). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring bij het genoemde financiële overzicht te verstrekken.

Werkzaamheden

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en in overeenstemming met het Coproco controleprotocol 2008. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het financiële overzicht met betrekking tot …. (naam project) geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen in het financiële overzicht behorende bij ….. (naam project).

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Oordeel

Naar ons oordeel geeft het financiële overzicht met betrekking tot… (naam project) de gedeclareerde en ontvangen bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten volledig en juist weer in overeenstemming met de verantwoordingsvoorschriften en de rechtmatigheidseisen zoals opgenomen in het Coproco controleprotocol 2008.

Overige aspecten – beperking in het gebruik (en verspreidingskring)

Het genoemde financiële overzicht behorende bij … (naam project) en onze accountantsverklaring daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor …. (naam contractpartij) ter verantwoording aan het ministerie van Buitenlandse Zaken en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Plaats, datum

Naam accountantspraktijk

Naam accountant en ondertekening met die naam

4.3 Accountantsverslag

Het door de accountant opgestelde accountantsverslag dient tezamen met de accountantsverklaring, aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden gezonden. Het accountantsverslag bestaat uit de volgende drie onderdelen:

1) Controleverslag: de accountant dient een nadere toelichting te verstrekken ten aanzien van alle geconstateerde onrechtmatigheden, getrouwheidsfouten en onzekerheden, inclusief de financiële omvang hiervan. Tevens vermeldt de accountant of correctie van een geconstateerde fout in een latere periode van boekjaar 2008 heeft plaatsgevonden. Het rapporteren over alle geconstateerde fouten is van belang in het kader van onze Coproco controle.

2) Onderzoeksverslag financieel beheer: de accountant rapporteert in zijn verslag over de door hem uitgevoerde werkzaamheden en geconstateerde feitelijke bevindingen op het gebied van het financieel beheer overeenkomstig hetgeen daarover is vastgelegd in de contractuele bepalingen en de doelstellingen van he project.

3) Ingevulde questionnaire financieel beheer: zie paragraaf 4.4.

4.4 Questionnaire

Onder questionnaire wordt verstaan de bij het controleprotocol gevoegde vragenlijst, die de accountant als onderdeel van de controle dient in te vullen. De hierin opgenomen vragen zijn bedoeld ter nadere toelichting en niet gericht op verdere assurance naast de accountantsverklaring.

Indien bij de in de questionnaire opgenomen vragen het antwoord in de linkerkolom van toepassing is, is een nadere toelichting niet noodzakelijk. Indien bij de vragen het antwoord in de middelste kolom of in de rechterkolom is te vinden, dient een nadere toelichting in het accountantsverslag op de geconstateerde situatie te worden gegeven.

5. Attentiepunten bij uitvoering controle

Evenals vorig jaar willen wij graag een aantal zaken extra onder uw aandacht brengen. Ten eerste is de uiterste indiendatum van de accountantsverklaring, inclusief het rapport van financieel beheer opmerkingen en de volledig ingevulde questionnaire

31 januari 2009. Deze datum is niet voor niets zo gesteld. De auditdienst maakt ten behoeve van haar eigen controlewerkzaamheden gebruik van de ontvangen verklaringen. Uitstel is dan ook niet mogelijk.

Voorgaande jaren hebben enkele accountants gerapporteerd dat bij de consultant geen goedkeuringsbrief van een ambassade is aangetroffen bij een begroting of begrotingswijziging. Wij hebben geconstateerd dat deze brieven in de meeste gevallen wel door de diverse ambassades zijn verzonden. Wij verzoeken de accountant indien deze tijdens de controle geen goedkeuringsbrief aantreft contact met ons op te nemen zodat wij deze bij de ambassade op kunnen vragen. Wij verzoeken de accountant dit tijdig te doen.

Bij vragen of onduidelijkheden kunt u contact opnemen met de volgende medewerkers van de auditdienst:

• Dhr. J. van Logchem RA

(E-mail: koos-van.logchem@minbuza.nl of 070-348 5650)

• Mw. I. van der Mierden

(E-mail: ine-vander.mierden@minbuza.nl of 070-348 4031)

Den Haag, mei 2008

Bijlage I: Questionnaire

|1 |Projectverantwoording, Nederlandse transacties | | | |

|1 |Algemeen | | | |

|1.1 |Is uw organisatie en de staf, betrokken bij de controle van het project, onafhankelijk van uw cliënt|ja |nee |nvt |

| |en het project (inclusief moedermaatschappij, dochtermaatschappij of andere gelieerde organisaties)?| | | |

|1.2 |Heeft uw kantoor de opdracht tot algemene controle van de jaarrekening? |ja |nee |nvt |

|1.3 |Heeft u een goedkeurende accountantsverklaring bij de meest recente jaarrekening van uw cliënt |ja |nee |nvt |

| |verstrekt? | | | |

|2 |Projectgerichte vragen Nederlandse transacties | | | |

|2.1 |Sluit de projectverantwoording aan op de financiële administratie? |ja |nee |nvt |

|2.2 |Biedt de opzet en werking van het systeem van interne controle voldoende waarborgen om te komen tot:| | | |

| |een juiste verantwoording van de op de projecten verantwoorde uren; | | | |

| | | | | |

| | |ja |nee |nvt |

| |een juiste verantwoording van de op de projecten verantwoorde overige personeelskosten; |ja |nee |nvt |

| |een juiste verantwoording van de op de projecten verantwoorde overige kosten; |ja |nee |nvt |

| |een juiste en volledige verantwoording van de op de projecten verantwoorde bijdragen van derden? |ja |nee |nvt |

| |een juiste en volledige verantwoording van de op de projecten verantwoorde overige opbrengsten; |ja |nee |nvt |

|2.3 |Zijn er in de projecten transacties met geaffilieerde organisaties van uw cliënt verantwoord? |nee |ja |nvt |

|2.4 |Indien er sprake is van transacties met geaffilieerde organisaties is dan de "prijsstelling at arms |ja |nee |nvt |

| |length[1]"? | | | |

|2.5 |Zijn onder de gecontroleerde uitgaven persoonsgebonden beloningen opgenomen? |nee |ja |nvt |

|2.6 |Zijn u omstandigheden ter kennis gekomen die leiden tot een niet doelmatige[2] uitvoering van de |nee |ja |nvt |

| |projecten? | | | |

|3 |Financiële beheersing project in Nederland | | | |

|3.1 |Worden de bestedingen bewaakt in relatie tot de projectbegrotingen? |ja |nee |nvt |

|3.2 |Is het systeem van plannings- en uitvoeringsbewaking zodanig opgezet dat de gedeclareerde bedragen |ja |nee |nvt |

| |worden getoetst aan de voortgang van de projecten? | | | |

|3.3 |Leiden bovenstaande twee punten direct tot corrigerende maatregelen indien dat nodig mocht zijn? |ja |nee |nvt |

|3.4 |Worden de corrigerende maatregelen voldoende geautoriseerd binnen de organisatie? |ja |nee |nvt |

| |Projectverantwoording lokale transacties | | | |

|4 |Algemeen | | | |

|4.1 |Maakt u ten behoeve van deze controle gebruik van een in het land van uitvoering gevestigd |ja |nee |nvt |

| |accountantskantoor? | | | |

|4.2 |Behoort dit accountantskantoor tot uw internationale organisatie? |ja |nee |nvt |

| |Zo niet, op welke wijze wordt de kwaliteit van de betreffende accountantsorganisatie beoordeeld? | | | |

|4.3 |Zijn het betreffende accountantskantoor en de bij de controle betrokken stafleden onafhankelijk van |ja |nee |nvt |

| |het project? | | | |

|4.4 |Heeft het systeem van interne controle op het project in opzet en werking onvolkomenheden in zich |nee |ja |nvt |

| |die kunnen leiden tot een onjuiste projectverantwoording? | | | |

|5 |Projectgerichte vragen lokale transacties | | | |

|5.1 |Sluiten de projectverantwoordingen aan op de administratie in Nederland? |ja |nee |nvt |

|5.2 |Biedt de opzet en werking van systemen van interne controle voldoende waarborgen om te komen tot: | | | |

| |een juiste verantwoording van de op projecten verantwoorde uren; | | | |

| | | | | |

| | |ja |nee |nvt |

| |een juiste verantwoording van de op projecten verantwoorde overige personeelskosten; |ja |nee |nvt |

| |een juiste verantwoording van de op projecten verantwoorde overige kosten; |ja |nee |nvt |

| |een juiste en volledige verantwoording van de op projecten verantwoorde bijdragen van derden |ja |nee |nvt |

| |(donoren/overheid)? | | | |

| |een juiste en volledige verantwoording van de op projecten verantwoorde overige opbrengsten; |ja |nee |nvt |

|5.3 |Zijn in de projecten transacties met geaffilieerde organisaties van uw cliënt verantwoord? |nee |ja |nvt |

|5.4 |Indien er sprake is van transacties met geaffilieerde organisaties is dan de prijsstelling "at arms |ja |nee |nvt |

| |length"[3]? | | | |

|5.5 |Zijn onder de gecontroleerde uitgaven persoonsgebonden beloningen opgenomen? |nee |ja |nvt |

|5.6 |Heeft u waargenomen dat er omstandigheden zijn die leiden tot een niet doelmatige[4] uitvoering van |nee |ja |nvt |

| |de projecten? | | | |

|6 |Financiële beheersing projecten lokaal | | | |

|6.1 |Worden de bestedingen bewaakt in relatie tot de begroting? |ja |nee |nvt |

|6.2 |Is het systeem van plannings- en uitvoeringsbewaking zodanig opgezet dat de gedeclareerde bedragen |ja |nee |nvt |

| |worden getoetst aan de voortgang van de projecten? | | | |

|6.2 |Leiden bovenstaande twee punten direct tot corrigerende maatregelen indien dat nodig mocht zijn? |ja |nee |nvt |

|6.3 |Worden de corrigerende maatregelen geautoriseerd binnen de organisatie door daartoe bevoegde |ja |nee |nvt |

| |personen? | | | |

|6.4 |Vorderingen | | | |

| |Wordt de aanwezigheid, volwaardigheid en incassering van de in projecten aanwezige vorderingen door |ja |nee |nvt |

| |het systeem van interne controle bevredigend bewaakt? | | | |

|6.5 |Voorraden | | | |

| |Zijn er, bij projecten waar dit relevant is, betrouwbare voorraad-administraties aanwezig? |ja |nee |nvt |

| |Worden de aanwezigheid, courantheid, alsmede de ontvangsten en leveringen van voorraden door interne|ja |nee |nvt |

| |controle maatregelen zorgvuldig bewaakt? | | | |

|6.6 |Grond, gebouwen, inventarissen | | | |

| |worden materiële vaste activa vastgelegd in een register? |ja |nee |nvt |

| |is er een financieel verband tussen dit register en de financiële administratie van het project? |ja |nee |nvt |

| |zijn er strakke richtlijnen/instructies gegeven, die moeten waarborgen dat de vaste activa |ja |nee |nvt |

| |uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van het project? | | | |

| |heeft u vastgesteld dat deze instructies worden nageleefd? |ja |nee |nvt |

| |wordt de aanwezigheid van vaste activa voldoende bewaakt door een systeem van interne controle? |ja |nee |nvt |

|6.7 |Financiële vaste activa | | | |

| |(revolving fund, geïnvesteerd vermogen) | | | |

| |is het financiële beheer in termen van verantwoordelijkheid en delegatie geregeld? |ja |nee |nvt |

| |worden de transacties in het kader van dit actief bewaakt door een systeem van interne controle? |ja |nee |nvt |

|6.8 |Overige activa | | | |

| |Beschikt het project over andere activa dan hiervoor onder vraag 7.4 t/m 7.8 genoemd? |nee |ja |nvt |

|6.9 |Risico’s | | | |

| |Is bij de uitvoering van de normale controlewerkzaamheden gebleken dat het project risico's loopt |nee |ja |nvt |

| |die in een later stadium kunnen leiden tot verplichtingen en/of claims, voortvloeiende uit onder | | | |

| |meer fiscale, civielrechtelijke en arbeidsrechtelijke voorschriften? | | | |

| |Heeft u bij het management van de consultant een "Letter of representation" opgevraagd met |ja |nee |nvt |

| |betrekking tot dit project? | | | |

-----------------------

[1] ‘At arms length‘ dient geïnterpreteerd te worden als ‘marktconform’

[2] Met ‘niet doelmatig’ wordt bedoeld ‘projectkosten niet in verhouding tot de projectvoortgang’

[3] ‘At arms length‘ dient geïnterpreteerd te worden als ‘marktconform’

[4] Met ‘niet doelmatig’ wordt bedoeld ‘projectkosten niet in verhouding tot de projectvoortgang’

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download