Prof -miskolc.hu
Informatika
Igazgatásszervező alapképzési szak hallgatói számára
Miskolc
2010
Lektor
Prof. Dr. Molnár Miklós egyetemi tanár
Szerkesztő
Prof. Dr. Torma András egyetemi tanár
Szerző
Prof. Dr. Torma András Dr. Csáki Gyula Balázs
Intézetigazgató egyetemi tanár egyetemi adjunktus
1-6. fejezetek 7. fejezet
A technikai szerkesztést végezte: Dr. Czékman Zsolt tanársegéd
Budapest – Miskolc
2010
Tartalomjegyzék
Bevezetés
1. Az informatika alapfogalmai
1. Az információ fogalma
2. A kommunikáció fogalma
3. Az infokommunikáció fogalma
4. Az infokommunikációs jog fogalma
5. Az információs rendszer fogalma és típusai
6. Az informatika tárgyköre és fogalma
7. A jogi informatika fogalma
8. A közigazgatási informatika fogalma
2. A rendszerelmélet alapfogalmai
1. A rendszerelméletről általában
2. A rendszer fogalma és a rendszerek tipizálása
3. A szervezet fogalma
3. Az információs társadalom ismérvei
4. A nyilvántartások informatikai jelentősége: fogalma, típusai, követelményei
5. Az információs rendszerek informatikai jelentősége
1. Az államigazgatási információs rendszerek
2. Az önkormányzati információs rendszerek
3. A számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok)
6. Az információkezelés fogalma, jelentősége és eszközei
1. A segédeszközök
2. A kommunikációs eszközök
3. Az információ-technikai eszközök
4. A hivatalon belüli anyagmozgatás eszközei
5. A számítógép
7. Az elektronikus közigazgatás informatikai alapjai
Irodalomjegyzék
Bevezetés
A bolognai folyamatra épülő, és a magyar felsőoktatásban a XXI. század elején tanuló hallgatók nem nélkülözhetik az informatika kérdéskörének alapos, vagy kevésbé alapos ismeretét, attól függően, hogy az adott diploma milyen jellegű.
Mivel:
- az igazgatásszervező alapképzési szak elsősorban a (magyar) közigazgatás számára kíván speciálisan felkészült, a gyakorlatot jól ismerő és azt továbbfejleszteni képes szakembereket képezni,
- a közigazgatás valójában nem tesz mást, mint információt szerez be, gyűjt, dolgoz fel, tárol és továbbít, vagyis információt kezel,
- az informatika pedig az információ kezelésének a tudományaként jellemezhető leginkább,
ezért nyilvánvaló, hogy az „Informatika” című tantárgy oktatása az igazgatásszervező alapképzési szakos hallgatók képzésének egyik meghatározó tartópillérét kell, hogy képezze, és képezi ténylegesen is.
A Miskolci Egyetem Állam- és Jogtudományi Karán 2009 szeptemberében kezdődött meg az igazgatásszervező-képzés, miután azt a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság engedélyezte. E szak beindításával a Kar képzési palettája teljessé vált, hiszen a felsőfokú szakképzéstől (jogi asszisztens), az alapképzésen és a mesterképzésen keresztül, a doktorképzésig, minden szinten folytat képzést. E tényre különös figyelmet kell fordítani, hiszen az egyes képzési típusok többsége szervesen egymásra épül, vagyis nyilvánvaló, hogy az egyes képzési típusok során elsajátítandó ismeretek körének és mélységének még akkor is eltérőnek kell lennie, ha az adott tantárgy neve (megnevezése) esetleg ugyanaz.
A jelen esetben éppen ez a helyzet, ugyanis „Informatika” cím alatt nem csupán az igazgatásszervező alapképzési szakon, hanem már azt megelőzően, a felsőfokú szakképzésben (pontosabban: a jogi asszisztens-képzésben) is közvetítettünk ismereteket hallgatóink számára, természetesen más-más kérdéseket előtérbe állítva, és más-más mélységben tárgyalva az adott kérdésköröket. A jelen tananyag mintegy ráépül az ott, illetve a középiskolában szerzett ismeretekre, miközben a közigazgatási mesterképzésben két tantárgy - az „Elektronikus közigazgatás”, valamint a „Közigazgatási informatika” – épül rá a jelen tananyag által közvetített informatikai ismeretekre.
A fentiek alapján, és a fentiek figyelembe vételével a jelen egyetemi jegyzet megírásával az volt a célunk, hogy (elsősorban) az igazgatásszervező alapképzési szakon tanulmányokat folytató hallgatóinkkal megismertessük az informatika legfontosabb alapkérdéseit, illetve alapjait. Nevezetesen a következő kérdéseket: az informatika alapfogalmai, a rendszerelmélet alapfogalmai, az információs társadalom ismérvei, a nyilvántartások informatikai jelentősége, az információs rendszerek informatikai jelentősége, az információkezelés fogalma, jelentősége és eszközei, s végül: az elektronikus közigazgatás informatikai alapjai. Ezen ismeretek megteremtik számukra ugyanis annak lehetőségét, hogy a diploma birtokában, a gyakorlatban is alkalmazzák az informatika vívmányait, illetve másfelől: a mesterképzés során képessé váljanak az „Elektronikus közigazgatás”, valamint a „Közigazgatási informatika” című tantárgyak által nyújtott ismeretek elsajátítására.
Befejezésül utalunk arra is, hogy - szándékaink, és hitünk szerint - a jelen jegyzetben foglaltak hasznos, illetve hasznosítható ismereteket nyújtanak nem csak az igazgatásszervezőknek, hanem más szakos hallgatók, sőt a közigazgatásban dolgozó köztisztviselők számára is. Ebben a hitünkben kívánunk a tisztelt Olvasónak jó tanulást!
Budapest – Miskolc, 2010. november
A Szerzők
1. Az informatika alapfogalmai
A történelem tanúbizonysága szerint az emberiség életében a XIX. és a XX. század az ipari forradalom-, és az ipari társadalom korszakát jelentették, ezzel szemben – kétség nem férhet ahhoz, hogy – a XXI. század az információ forradalmának-, és az információs társadalomnak a korszaka. Legalább is e korszak kezdete. Hogy mi jellemzi e korszakot, azt a későbbiekben részletesen tárgyalni fogjuk. Ezt megelőzően azonban indokolt olyan fogalmakat tisztázni, amelyeket a későbbiekben gyakran fogunk használni, és amelyek ismerete nélkülözhetetlen az „Informatika” című tantárgy anyagának elsajátításához. A következő - egymáshoz szorosan kapcsolódó, gyakorlatilag egymásra épülő - fogalmakra gondolunk: információ, kommunikáció, infokommunikáció, infokommunikációs jog, információs rendszer, informatika, jogi informatika, és közigazgatási informatika.
1. 1. Az információ fogalma
Az információ szó a köznyelvben valamiről szóló tájékoztatást, közlést, illetve valamilyen ismeretet jelent. Tudományos értelemben a helyzet természetesen bonyolultabb, és kijelenthető, hogy az információ lényege tartalmi és formai szempontból közelíthető meg, illetve tárható fel.
a.) Az információ fogalmának tartalmi megközelítése
A tartalmi megközelítések közül a történeti-, a filozófiai-, és az egyéb szempontokat emeljük ki. Történetileg Norbert Wiener és munkatársai figyeltek fel az irányítás és a hírközlés szoros kapcsolatára, és megfigyeléseiket általánosítani is törekedtek. Wiener - az automatizált rendszerek vezérlésével foglalkozva - tapasztalatait az 1948-ban megjelent „Cybernetics” című munkájában fejtette ki. A kibernetika kifejezést a görögöktől vette át, mégpedig a hajózás területéről. Ehhez a „kübernézis = kormányzás”, a „kübernétesz = kormányos” és a „kübernetike = a kormányzás művészete” kifejezések szolgáltatták az alapot. A kifejezést azonban már korábban is alkalmazták. Platón (i.e. 427 – 347) például az emberek kormányzására, a korai protestáns teológia az egyház kormányzására alkalmazta, míg André M. Ampere az államigazgatás megjelölésére javasolta 1834-ben alkalmazni. Történetileg tehát az információ fogalma, mint az irányítás nélkülözhetetlen eleme, a kibernetika létrejöttével keletkezett. Ennek megfelelően N. Wiener szerint az információ annak a neve, amit a külvilággal kicserélünk, ha figyelmünket valamire ráirányítjuk.
Filozófiailag az információ lényegét az Albert Ducrocq által kidolgozott ún. tükrözés-elmélettel lehet megközelíteni. Eszerint az anyagi rendszerek objektív tulajdonsága, hogy egymással kapcsolatban állnak, és ennek során az egyik rendszer tulajdonságai megjelenhetnek a másik rendszerben is. Ez utóbbi tulajdonság a valóság tükörképe, vagyis az, ami információként értelmezhető. Ebben a felfogásban az információ nem szűkíthető le csak az emberi tudatban való tükröződésre. Az információ ilyen értelemben minden anyagi rendszer visszatükröződésében jelen van, vagyis az anyag egyetemes tulajdonságának tekinthető. Ducrocq tehát az információt a valóság visszatükröződésének tekinti az anyagban, illetve - adott esetben - az emberi agyban.
Az információ, illetve fogalma, az események bekövetkezésének valószínűségével van kapcsolatban. Biztos esemény bekövetkezéséhez „nulla” mennyiségű információ tartozik. Általában minél kisebb az esemény bekövetkezésének valószínűsége, az esemény bekövetkezése annál nagyobb információmennyiséget hordoz. Az információelmélet kidolgozója (megalapítója), Claude Shannon csupán technikai fogalomnak tekintve az információ fogalmát, a kommunikáció mennyiségi egységeként elemzi azt, sőt mértékegységet is rendel hozzá. Ez nem más, mint a bit, vagyis a „binary digit” – bináris számjegy rövidítése. Shannon szerint a „bit” a nem nulla információ legkisebb mennyisége, amely megmutatja, hogy két egymást kizáró, és egyenlő valószínűségű lehetőség közül melyikre esett a választás. Az információ bináris egysége akár két számjegy – az 1 és a 0 – is lehet, amelyhez logikailag az igen és a nem (is) kapcsolható.[1]
N. Wiener, A. Ducrocq és C. Shannon mellett más szerzők, köztük magyarok is kifejtették nézeteiket az információról, annak tartalmáról. Balogh Zsolt György például a következőket írja: az információ „… olyan értelmes közlés, amely vagy amelynek legalább egy része új ismereteket szolgáltat a felhasználónak, és valamilyen szempontból az fontos számára.”[2]
A magunk részéről azzal az állásponttal értünk egyet, mely szerint az információ hasznos, új ismeret, és mint ilyennek, két megjelenési formája van. Egyik az adat, amely rögzített információ, a másik pedig a hír, amely nem más, mint beszéd formájában „rögzített” információ.[3] Az információ éppen úgy az ember - sőt: minden élőlény - alapvető szükségletei közé tartozik, mint a levegő, a víz vagy az élelem. Információ nélkül nemhogy emberi társadalom, de még csak egyedi lét sem képzelhető el. Ha az egyén nem szerez információt környezetéből, akkor halálra van ítélve, hiszen nem tud alkalmazkodni környezetéhez. Ne feledjük Charles Darwin gondolatait: a természetben nem a legerősebb, nem a legnagyobb, sőt még nem is a legintelligensebb fajok maradtak fenn, hanem azok, amelyek legjobban voltak képesek alkalmazkodni környezetükhöz.
b.) Az információ fogalmának formai megközelítése
Az információ tartalmi lényegének feltárása után vizsgáljuk meg a formát! E tekintetben is a szakirodalmat hívjuk segítségül, amely negatív oldalról közelítve a kérdést, azt emeli ki, hogy az információ nem anyag, nem energia, de egyiktől sem választható el. Ahhoz ugyanis, hogy valamely ismeret információvá váljék, anyagi hordozóra-, ahhoz pedig, hogy eljusson a felhasználóhoz, energiára van szükség. „Az információt az különbözteti meg az anyagtól és az energiától, hogy nem érvényesek rá az (anyag) megmaradási törvények. Megsemmisíthető és létrehozható.”[4] Ehhez még azt tesszük hozzá: további lényeges formai „tulajdonsága” az információnak az, hogy a materiális javakkal (dolgokkal) szemben nem sajátítható ki (legalább is tartósan nem), továbbá terjedésének – tehát átadás-átvételének – gyakorlatilag nincsenek földrajzi korlátai.
Az információ jelentőségét mi sem mutatja jobban, mint az a körülmény, hogy a XX. és a XXI. század fordulóján lezajlott, illetve napjainkban is zajló információs forradalom eredményeként egy új világrend-, az információs társadalom kibontakozásának lehetünk tanúi. Az információs társadalom fő jellemzője az ipari társadalommal szemben az, hogy a fejlődés hajtóereje nem a motorizáció, hanem a számítógép, illetve a számítógépesítés egyre gyorsuló ütemű elterjedése a társadalmi élet minden területén. Ehhez persze valamikor meg kellett tenni az első, majd a következő lépéseket. A számítógépek társadalmi életbe történő behatolása - a japán szakirodalom szerint, amellyel egyébként egyetértünk - négy fokozatban valósult meg. Az első „a nagy tudomány” számítógépesítése (1945-1970), a második „a vezetés” számítógépesítése (1955-1980), míg a harmadik fokozat „a társadalom” számítógépesítése (1970-1990) volt. A negyedik fokozatot „az egyén” számítógépesítése jelenti, melynek kezdő időpontja 1975-re, a személyi számítógép megjelenésének időpontjára tehető.[5]
Mindezek és mások meghatározásának közös vonása, hogy az információ hasznos, új ismeretet tartalmazó közlés, illetve maga a hasznos új ismeret. Az ebben az értelemben felfogott információnak három lényeges sajátossága van:
nem sajátítható ki, legalábbis tartós időtartamban,
nem érvényesek rá az anyag-megmaradási törvények, tehát nem tud „elfogyni”,
terjedelmének nincsenek földrajzi korlátai.
Az információ jelentőségét abban látjuk, hogy biztosítja a megváltozott feltételekhez, illetve az új környezethez való az alkalmazkodás lehetőségét. Ezt már Darwin (is) felismerte, amikor – mint arra utaltunk – arról írt, hogy a természetben azok a fajok maradtak fenn, amelyek környezetükhöz a legjobban tudtak alkalmazkodni! Ehhez pedig információt kellett szerezniük, helyes döntést (döntéseket) kellett hozniuk, és meg kellett változtatni korábbi szokásaikat, azaz alkalmazkodniuk kellett. Máskülönben pusztulásra voltak ítélve.
1. 2. A kommunikáció fogalma
A kommunikáció kifejezés a latin eredetű „commüne” (közösség, állam), illetve „commünicatio” (közlés, részesítés) kifejezésekből származik, és kifejezetten az emberi közösségekre vonatkozik. „A tudományok fejlődésével azonban a kifejezés használata fokozatosan kiterjedt mindenféle hírközlésre és információ-átadásra. Az így kitágított fogalom azonban már csak annyiban őrzi a „közösség” jelentését, hogy kommunikációnak valamely rendszer elemei között történő információátadást tekinti.”[6]Ennek megfelelően a kommunikációnak négy szintje - az információelméleti, a kommunikáció-technikai, a biológiai és az emberi szint - között tehető különbség:
a) Információelméleti (kibernetikai) értelemben a kommunikáció bármely rendszeren belüli információátadást magába foglal.
b.) A kommunikáció-technikai (informatikai) értelemben felfogott kommunikáció az ember alkotta rendszereken belüli információ-áramlásra utal.
c.) A biológiai (etológiai) kommunikáció az élő szervezetekben zajló információ-átadásra utal.
d.) Az emberi (társadalmi) kommunikáció a különféle társadalmi rendszereken belüli emberi közlésekre korlátozza jelentését.[7]
A mi álláspontunk részben megfelel azt itt hivatkozott szakirodalmi álláspontnak, de azzal nem teljes mértékben azonosul. Álláspontunk kifejtésekor az információ általunk megadott fogalmából - az információ hasznos, új ismeret - indulunk ki, amelyből az következik, hogy önmagában semmit sem ér, illetve önmagában nem is létezik. Értékét, illetve egyáltalán: létezésének alapját az adja, hogy új ismeretként el is jut a felhasználóhoz, aki (amely) azt megfelelően kezeli: rögzíti, feldolgozza és továbbítja, illetve arra valamilyen módon reagál. Az információnak ezt az áramlását, pontosabban: cseréjét nevezzük kommunikációnak, amely nélkül - álláspontunk szerint - semmiféle élet (sem emberi, sem állati, sem növényi élet) nem képzelhető el.
1. sz. ábra: A kommunikáció legegyszerűbb folyamata
információs csatorna
információ adó (kódolás)---------------------------------------------( információ vevő(dekódolás)
közös nyelv
információ vevő (dekódolás)(------------------------------------------ információ adó (kódolás)
intelligencia
Az ábrával két körülményt kívántuk érzékeltetni. Egyik az, hogy az információ-adó (vagyis a szolgáltató) egyben információ-vevő (vagyis felhasználó), az információ-vevő (vagyis a felhasználó) pedig egyben információ-adó (vagyis szolgáltató) is lehet. Ez esetben kétirányú (interaktív) kommunikációról beszélhetünk, szemben azzal az esettel, amikor az információ-vevő egyben nem információ-adó (egyirányú kommunikáció). Másik pedig az, hogy a kommunikáció megvalósulásának, vagyis az információ-cserének legalább öt nélkülözhetetlen előfeltétele van:
a.) az információ létezése az információ-adó birtokában,
b.) az információ-adó szándéka arra, hogy megosztja az információt a felhasználóval,
c.) információs csatorna, amely összeköti a kommunikáció alanyait, ennélfogva lehetővé teszi az információ áramlását, illetve cseréjét,
d.) olyan (közös) nyelv, amely mindkét alany számára érthető, és amit az esetek többségében az információ kódolása - dekódolása biztosít, mégpedig továbbítható formába alakítva, majd visszaalakítva,
e.) intelligencia, azaz képesség az új ismeret befogadására, feldolgozására és le-reagálására. Ezen öt előfeltétel fennállása esetén valósul meg a kommunikáció, legalább is a mi véleményünk szerint.
1. 3. Az infokommunikáció fogalma
1. 4. Az infokommunikációs jog fogalma
1. 5. Az információs rendszer fogalma és típusai
Az információs rendszer fogalmát a rendszer fogalmából indokolt levezetni, hiszen nyilvánvaló, hogy az információs rendszer is a rendszerek egyik típusa. A rendszer fogalma azonban a halmaz fogalmával áll szoros kapcsolatban, ezért kiindulópontunk nem a rendszer, hanem a halmaz fogalma. E szerint a halmaz nem más, mint térben és időben összerendezett elemek (objektumok) összessége, amely elemek (objektumok) között nincs kapcsolat. Példaként szolgálhat az az eset, amikor a világ országaiból egy adott időben, és egy adott helyre összehívunk tizenegy olyan futballistát, akik nem ismerik egymást. A halmazból akkor lesz rendszer, ha az alkotó-elemek (objektumok) egymással kapcsolatba kerülnek, és e kapcsolat révén az alkotó-elemekből egység jön létre, vagyis új minőség születik. Az előző példánál maradva: a tizenegy futballista edzeni kezd, megismeri egymást, vagyis a játékosok megismerik egymás gondolatait is, így egy jó csapatot alkotnak. Lényegesen „többen” lesznek tehát, mint az elemek mechanikai összege, hiszen ismerik egymást. A rendszer tehát egymással kapcsolatban álló elemek (objektumok) összessége, ide értve a kapcsolatokat, a struktúrákat és a dinamikát is.[8] Megállapítható az is, hogy a rendszer fogalmának három ismérve van: alkotóelemekből áll, az alkotóelemek kapcsolatba kerülnek egymással, és ez a kapcsolat létrehozza az alkotóelemek egységét. Az ily módon felfogott (értelmezett) rendszerek alapvető jellemzője a finalitás, vagyis a meghatározott célra törekvés. Minden - élőlények által alkotott - rendszer ugyanis egy meghatározott végső állapot, vagy cél elérésére törekszik, amelynek minden más cselekvést alárendel.[9] Ha egy rendszer alkotóelemeit szervezetek képezik, akkor szervezetrendszerről beszélünk. Ebben az értelemben lehet szó a társadalomirányítás állami szervezetrendszeréről (törvényhozó, végrehajtó és bírói hatalmat megvalósító államszervekről), vagy a közigazgatás szervezeti rendszeréről, amely két alrendszerből áll: az államigazgatási szervekből és a helyi önkormányzatokból. E kérdésre a későbbiekben, a rendszerelmélet, és az információrendszerek körében még visszatérünk.
A halmaz és a rendszer fogalmának tisztázása után térjünk vissza a kommunikáció fenti ábrájára. Abból ugyanis egyértelműen megállapítható, hogy az információ mozgása információs csatorna segítségével történik, melynek egyik végpontján az információ-adó (az adatszolgáltató), a másikon pedig az információ-vevő (a felhasználó) található. Ezen három „elem” (objektum), vagyis az információ-adó, az információ-vevő, valamint az információs csatorna együttesen alkotja az információs rendszer legegyszerűbb típusát, az elemi információs rendszert. Definíciószerűen megfogalmazva: információs rendszeren az egy adott szervezeten, vagy szervezetrendszeren belül tudatosan és célszerűen megvalósított információcserét – az információ kibocsátását és vételét, feldolgozását, tárolását, megjelenítését és továbbítását – értjük, ideértve azon eszközök, módszerek és eljárások összességét is, amelyek mindezt lehetővé teszik.
A definícióból külön kiemeljük az információ áramlásának „tudatosan és célszerűen” megvalósított rendjét. Tesszük ezt ezért, mert – mint ismeretes – az információ áramlása megvalósulhat spontán módon is (lásd „zuhany-híradó”), és ehhez képest beszélhetünk spontán információs rendszerekről. Ezeket azonban - bár elismerjük szociológiai és egyéb jelentőségüket a szervezetek életében - nem tekintjük vizsgálódásunk tárgyának, hiszen végeredményben nem is információs rendszerek. A definícióból kiemeljük a szervezetet, illetve a szervezetrendszert is, amelyre a későbbiekben még részletesen ki fogunk térni.
Az információs rendszerek sok szempont szerint csoportosíthatók. Ezek közül - témánk szempontjából - háromnak van kiemelt jelentősége: az információ irányának, a működtető szervezetnek, valamint a működtetést segítő technikai eszközöknek.
a.) Az információ iránya, illetve irányultsága szerint elemi, visszacsatolásos és az igazgatási ciklus körforgása között tehető különbség.
a/1.) Az elemi információs rendszer nem más, mint a kommunikációs lánc, vagyis az információ egyirányú áramlása. Sémája a következő:
inf. csatorna
információ forrás -------- kódoló - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - dekódoló ------ inf. vevő
csatorna zaj
a/2.) A visszacsatolásos információs rendszerek sajátossága az információ kétirányú (oda-vissza) áramoltatása. Két típusuk ismeretes: a negatív és a pozitív visszacsatolás. A negatív visszacsatolásra épülő információs rendszerek célja egy folyamat előre meghatározott keretek között tartása. Példaként szolgálhat az egyensúly-szabályozás:
korrekció
A pozitív visszacsatolásra épülő információs rendszerek célja nem más, mint egy adott irányú változás folyamatos fenntartása. Példa: a láncreakció, azaz egyből lesz kettő, kettőből lesz négy, négyből lesz tizenhat, tizenhatból lesz kettőszáz ötvenhat, stb.
a/3.) Az igazgatási ciklus körfogása jelenti az információs rendszerek irányultság szerinti harmadik típusát.[10] Lényege az, hogy:
- a visszacsatolás az igazgatási tevékenységen belül valósul meg,
- a döntéshozó (a vezető) és a végrehatást végző (a beosztott) között jön létre,
- mindaddig működik, amíg az eredetileg kitűzött cél meg nem valósul.
b.) Az információs rendszerek másik típusa az, amelyik attól függően rendszerez, hogy hol, milyen szervezeten, illetve szervezetrendszeren belül működik az információs rendszer. Ebbó1 a szempontból elsődlegesen állami és nem állami információs rendszereket kell megkülönböztetni, amelyek tovább tagolhatók a következők szerint. Az állami információs rendszerek: az országgyűlés, a közigazgatás (államigazgatás, önkormányzati igazgatás), a bíróságok és az ügyészségek információs rendszerei. A nem állami információs rendszerek: alapítványi, közalapítványi, köztestületi, egyesületi, egyházi, gazdasági társasági és magáncélú információs rendszerek lehetnek.
c.) Az információs rendszerek harmadik típusa az információs rendszerek technikai eszközökkel való segítésével kapcsolatos. Ha semmilyen technikai eszköz nem segíti az információs rendszert, akkor manuális kezelésű információs rendszerről beszélünk, ha viszont például számítógép segíti az információs rendszert, akkor automatizált információs rendszerről. Az elsőre példa lehet az egyházi anyakönyvezés, az utóbbira pedig az ingatlan-nyilvántartás.
1. 6. Az informatika tárgyköre és fogalma
A fent áttekintett fogalmának tisztázása után az informatika fogalmi kereteit kell kijelölnünk, hiszen - mint látni fogjuk - a fogalmak között rendkívül szoros kapcsolat van. Az informatika, mint önálló tudományág megjelenését az 1950-es években a kibernetika és a rendszerelmélet-, majd az 1960-as évek elején a számítógép-tudomány előzte meg. A kibernetika tárgyát a különböző rendszerekben érvényesülő vezérlés-, a rendszerelmélet tárgyát a különböző rendszerek általános törvényszerűségei-, míg a számítógép-tudomány tárgyát maga a számítógép, mint eszköz képezte, illetve képezi. Az informatika tárgyköre ezektő1 eltér. Nem más, mint a különböző eszközökkel - de különösen a számítógéppel - megvalósított információkezelés, azaz az információ megszerzése, (gyűjtése), feldolgozása, tárolása, sokszorosítása és továbbítása. Ezzel arra kívántunk rávilágítani, hogy az informatika és a jelzett három tudomány-ág között kétség kívül van érintkezési felület. Világosan kell azonban látni azt, hogy:
- a kibernetika nem csak az informatikai rendszerek-, hanem minden rendszertípus vezérlésével foglalkozik;
- a rendszerelmélet nem csak az informatikai rendszerek-, hanem mindenféle rendszer általános törvényszerűségeit kutatja;
- a számítógép-tudomány pedig kizárólag a számítógépet, mint eszközt vizsgálja, szemben az informatikával, amely más információkezelő eszközöket (így például telefont, telefaxot, stb.), sőt annak társadalmi hatásait is.
Az informatika fogalmát illetően a szakirodalom természetesen ugyanúgy megosztott, mint az információ esetében.
a.) A Francia Tudományos Akadémia által adott definíció szerint az informatika „racionális kezelési eszköz az információk automatikus gépek által történő tárolására a technika, a közgazdaság és a szociális élet területén.”[11]
b.) Az Egyesült Államok Számítástechnikai Társaságának megfogalmazása szerint az informatika tárgyköre az információk ábrázolása, kezelése, tárolása automatizált információs rendszerek környezetében.
c.) Kolmogorov orosz kibernetikus felfogásában az informatika a kibernetika része, lényege az irányítás egyik alrendszerét képező információkezelés.
d.) Aranyi Attila szerint az informatika mindössze „alkalmazási környezetbe ágyazott számítástechnika.”[12]
e.) Kovacsics József az informatikát az információk automatikus kezelésének tudományaként definiálja. Olyan tudományként, amely a szervezet formális leírásával, a szervezet munkafolyamatainak vizsgálatával, programozásával és a számítógép alkalmazásával foglalkozik.[13]
f.) Balogh Zsolt György szerint az informatika olyan tudomány, amely a számítógéppel támogatott információs rendszerek strukturális és dinamikus vizsgálatával foglalkozik annak érdekében, hogy e rendszerek működését optimálisabbá tegye.[14]
Az ismertetett álláspontokból leszűrhető közös jellemzők a következők: az informatika
- információkezelés, amely
- automatizált (számítógéppel támogatott) információs rendszerekben valósul meg,
- a működés hatékonyabbá tétele érdekében.
Mindezek alapján megalkotható a saját álláspont is az információ fogalmát illetően. E szerint az informatika fogalma alatt azon tudományos nézetek összességét kell érteni, amelyek a különböző eszközökkel, de mindenekelőtt a számítógéppel megvalósított információkezelésre vonatkoznak. Minthogy az információkezelés - vagyis az információ kibocsátása és vétele, feldolgozása, tárolása, megjelenítése és továbbítása - információs rendszerekben valósul meg, ezért az informatika - ahogyan arra Balogh Zsolt György helyesen rámutat - valóban felfogható olyan tudománynak is, amely a számítógéppel támogatott információs rendszerek strukturális és dinamikus vizsgálatával foglalkozik, annak érdekében, hogy e rendszerek működését optimálissá tegye. Az információs rendszerek azonban - mint arra korábban rámutattunk - szervezeten és/vagy szervezetrendszerekben működnek, így az informatika nem nélkülözheti a szervezetekre vonatkozó legfontosabb ismereteket sem. E kérdéskörrel azonban - didaktikai okok miatt - nem itt, hanem később fogunk foglalkozni.
Az informatika fogalmával szemben a szakirodalom ma már egységes abban, hogy az informatika két nagy területre osztható föl: az általános (vagy más néven: elméleti), és a szak (vagy más néven: alkalmazott) informatikára. Az általános informatika a szakinformatikákból alakult, illetve alakul ki azáltal, hogy deduktív módon, azok általános törvényszerűségeit kutatja, tárja fel és alkalmazza. Tárgyát tehát az információkezelés legáltalánosabb törvényszerűségei képezik, mindenekelőtt a következő területeken: az információs rendszerek tervezése és formális leírása, az információs folyamatok modellezése, valamint az ezzel kapcsolatos szervezeti és adatstruktúrák feltárása. A szakinformatikák az információkezelés törvényszerűségeit csupán egy-egy szakterületen - például a pénzügyek, a kereskedelem, az egészségügyi, a statisztikai, a jogi élet területén - vizsgálják, tárják fel és alkalmazzák. Tárgyuk tehát csupán az adott szakterületre (ágazatra) vonatkozó - meghatározó módon számítógéppel magvalósított - információkezelés.
1. 7. A jogi informatika fogalma
A szakinformatikák is tovább tagozódnak azonban. Álláspontunk szerint a jogi informatika, mint a jogi normák által érintett életviszonyokkal - így különösen az állami szervekkel és működésükkel - informatikai szempontból foglalkozó szakinformatika, országgyűlési, közigazgatási, bírósági és ügyészségi informatikára tagolható, követve az államhatalmi ágak klasszikus megosztását.
A fentieket figyelembe véve a jogi informatika fogalma a következő módon definiálható. A jogi informatika a jogi élettel - így különösen az állami szervekkel és működésükkel - kapcsolatos információknak a különböző eszközökkel és módszerekkel, de különösen a számítógéppel megvalósított kezelésére vonatkozó tudományos nézetek összessége. Másként kifejezve: a jogi informatika a jogi információk számítógéppel megvalósított logikus és automatikus kezelésének a tudománya.[15]
1. 8. A közigazgatási informatika fogalma
Az informatika alapjait jelentő elméleti fejtegetéseket a közigazgatási informatika fogalmának tisztázásával zárjuk. Ennek során abból indulunk ki, hogy a jogi informatika is különböző ágakra tagolható. A tagolás alapja elsődlegesen annak az állami szervnek a típusa, amelyik a jogi élettel kapcsolatos információkezelést megvalósítja: azaz beszélhetünk országgyűlési-, közigazgatási-, bírósági-, és ügyészségi informatikáról, mint a jogi informatika egy-egy ágáról. Ennek megfelelően a közigazgatási informatika a jogi informatikának az az ága, amely a közigazgatási szervek által, a különböző eszközökkel és módszerekkel, de különösen a számítógéppel megvalósított - jogi élettel kapcsolatos - információkezeléssel foglalkozik tudományos igénnyel.
Minthogy a közigazgatás két ágat (ágazatot) jelent: az államigazgatást és az önkormányzati igazgatást, ezért értelemszerű, hogy a közigazgatási informatika tekintetében is indokolt e szétválasztást követni. Ennek megfelelően a későbbiekben külön-külön fogjuk tárgyalni az államigazgatási és az önkormányzati információs rendszerekre vonatkozó kérdéseket. Ezt megelőzően azonban - elsősorban didaktikai okok miatt - még tisztáznunk kell néhány kérdést.
2. A rendszerelmélet alapfogalmai
Az elmúlt mintegy ötven évben a kibernetika mellett a rendszerelmélet volt az, amely talán a legnagyobb hatást gyakorolta a tudományokra. Mindazonáltal nem állíthatjuk még ma sem teljes bizonyossággal, hogy a rendszerelmélet önálló tudományági elismerést nyert volna. A sok eltérő megközelítési módszer és felfogás, amelyet a szerzők mind a rendszerelmélet fogalomkörébe tartozónak tekintenek, arra utal, hogy a rendszerelméletnek, mint tudománynak a tárgya és módszere ez ideig még nem nyert egyértelmű tisztázást. Ennek ellenére indokolt a rendszerelmélet néhány alapfogalmával foglalkoznunk, hiszen ezek az informatika témaköréhez nélkülözhetetlen megalapozást nyújtanak.
2. 1. A rendszerelméletről általában
A rendszerelmélet létrejötte két fő okra vezethető vissza: a tudományok egyre nagyobb mértékű specializációjának ellensúlyozására, továbbá arra a felismerésre, hogy az új tudományos problémák megoldása új módszereket, alapvető módszertani változásokat igényel.
a.) A tudományok differenciálódásának ellensúlyozása érdekében először ötvözött tudományok alakulnak ki, mint például a biokémia, szociálpszichológia, stb., majd a kibernetika metszi keresztbe a hagyományos diszciplínákat, végül a rendszerelmélet jön létre, amely az absztrakció legmagasabb szintjén próbál közös nevezőt szolgáltatni a tudományok számára.
b.) Az új módszerek keresése iránti igény akkor kezdett élesen jelentkezni, amikor sorra keletkeztek a régi módszerekkel már meg nem oldható problémák. Keresni kellett tehát olyan módszereket, amelyeket más tudományok sikerrel alkalmaztak. Ebben az útkeresésben is Norbert Wiener, illetve a kibernetika tette meg az első jelentős lépést akkor, amikor az élő szervezetben zajló irányítási folyamatokat általánosította. A rendszerelméleti megközelítés ettől azonban egy lépéssel még tovább megy. Olyan általános módszert nyújt a tudományok számára, amelynek alkalmazása semmilyen szempontból nincs korlátozva, tehát eredményeit, törvényszerűségeit bármely tudomány használhatja. Ezt nevezzük rendszerelméletnek.
A rendszerelméleti kutatások megindulása Ludwig von Bertalanffy nevéhez fűződik, aki 1949-től kezdett rendszerelméleti tanulmányokat publikálni. Öt megalapozó tanulmánya 1951-ben jelent meg, General System Theory: A New approach to Unity of Science. (Általános rendszerelmélet. Új kísérlet a tudományok egységének létrehozására) címmel.[16] Ezekben a tanulmányokban L. Bertalanffy megkísérli a rendszerelmélet alapfogalmait tisztázni, melyek között elsősorban a rendszer fogalmát és típusait kell kiemelnünk.
2. 2. A rendszer fogalma és a rendszerek tipizálása
Az információs rendszer fogalmának tisztázása során már jeleztük, hogy rendszer fogalmának tisztázásához célszerű a halmaz fogalomból kiindulni, mely alatt térben és időben körülhatárolt elemek összességét (együttesét) értjük. Jeleztük azt is, hogy a halmazból akkor lesz rendszer, ha az elemek kapcsolatba kerülnek egymással, és erre a kapcsolatra bizonyos törvényszerűségek az irányadók.
A rendszerelmélet kidolgozója, Bertalanffy szerint a rendszer nem más, mint „egymással kölcsönhatásban álló elemek együttese, amikor az elemeket mennyiségi mérték jellemzi.” Más meghatározások is az elemek kapcsolatát, és az egységet hangsúlyozzák. Példaként idézhető R. L. Ackoff, aki arról ír, hogy a rendszer „kölcsönösen összefüggő részekből álló elemek összessége, amely egységként viselkedik.”[17]
Budai Attila rendszernek tekinti „az olyan elemek és az azok közötti kapcsolatok együttesét, amelyek meghatározott ismérvek (vizsgálati célok) szempontjából együvé tartoznak.” Budai a rendszer elemeinek a rendszer azon alkotóit (összetevőit) tekinti, amelyeket a rendszer vizsgálata során már nem bonthatunk további részekre.[18]
Mindezek alapján megállapítható, hogy a rendszer fogalmának három ismérve van: Alkotóelemekből áll, az alkotóelemek kapcsolatban állnak egymással és ez a kapcsolat az alkotóelemekből egységet, és ezzel új minőséget hoz létre.
Alkotóelem bármi lehet, mivel a rendszerfogalom elvonatkoztat az alkotóelemek konkrét megjelenési formájától. Így az anyagi természetű rendszerek mellett beszélhetünk fogalomrendszerről, logikai rendszerről, számrendszerről, stb., tehát az elemek lehetnek akár nem anyagi természetűek is.
Az alkotóelemek kapcsolata szintén bármiféle lehet, azonban a kapcsolatok csak akkor hoznak létre rendszert, ha az adott halmaz valamennyi elemére kiterjednek. Azok az alkotóelemek, amelyekre a kapcsolatok nem terjednek ki, a rendszeren kívüli elemeknek minősülnek.
Az alkotóelemek egysége azt jelenti, hogy a rendszer összességében minőségileg mást jelent, mint az elemek halmaza. Az egységként való megjelenés minőségileg változást eredményez a korábbi állapothoz képest. Például az atom, a molekula, a sejt, a biológiai szervezetek, a társadalmi szervezetek éppen azért tekinthetők rendszernek, mert egységként más-más minőséget jelentenek, mint az alkotóelemek összessége.
A rendszerelmélet képviselői a fogalom tisztázása után általában a rendszerek tipizálásával kezdtek foglalkozni. Ezek közül vizsgálunk meg itt most hármat:
a.) Bertalanffy elsődlegesen nyílt és zárt rendszert különböztet meg. Felfogása szerint zárt a rendszer akkor, ha „kívülről” nem lépnek be elemek és egy elem sem lép „ki” belőle. A nyílt rendszerben viszont az elemek kifelé és befelé áramolhatnak, így a rendszer elemei cserélődhetnek. Szervezéstudományi szempontból azért van jelentősége a rendszerek ilyen tipizálásának, mert a szervezetek és maga a társadalom is nyílt rendszernek tekinthető, így alkalmazhatók rájuk a nyílt rendszerek általános törvényszerűségei.
b.) Bertalanffyval szemben más szerzők egész rendszerhierarchiát állítanak fel az egyes típusokból. Ennek legismertebb képviselője K. E. Boulding, aki egyik tanulmányában az alábbi kilenc szintű rendszerhierarchiát fejti ki: Első szint a statikus struktúra szintje, mely alatt a rendszerek vázát érti, mint például az elektronok atommag körüli elhelyezkedési sémáit, vagy az atomok sémáját a molekulaképletben, vagy a naprendszer térképét, stb. A második szint az egyszerű, dinamikus rendszerek szintje, melyhez már determinált, szükségszerű mozgás tartozik. Ide sorolható az emelő, a csiga, a gőzgép, vagy akár a dinamó is. Elméleti síkon ide sorolható a fizikai, a kémiai, a közgazdasági elméleti konstrukciók legnagyobb része is. A harmadik szint a vezérléssel működő szint, a termosztát szint. Ez az előzőtől abban különbözik, hogy egyensúlyi helyzetet tart fenn. A termosztát a külső hőmérséklettől függetlenül fenntartja a beállított hőmérsékletet, de hasonlóan marad fenn az egyensúlyi állapot a biológiában és a társadalomban is. A negyedik szint a nyílt önfenntartó rendszerek szintje. Itt kezd elválni az élő az élettelentől, ezért ezt lehet a sejt szintjének is nevezni. Azok a rendszerek tartoznak ide, amelyek a környezettel anyagcserét folytatnak és képesek az önreprodukcióra. Az ötödik szint a genetikai társadalom szintje, melynek tipikus alakja a növény. A következő, hatodik szint az állatvilág szintje, amelyet növekvő mozgékonyság, teleologikus viselkedés jellemez. Ezután az emberi szint következik melyet az emberi tudat választ el elsősorban az előző szinttől. A nyolcadik szint a társadalmi szervezet szintje, melyet a szervezetekben megjelenő emberi kapcsolatok különböztetnek meg az egyes embertől. A szervezet fogalmát illetően itt csak arra utalunk, hogy legáltalánosabb értelemben a szervezet az emberek meghatározott csoportja, amelyre sokféle törvényszerűség jellemző. Ily módon a szervezet rendszerként értelmezhető és a rendszerhierarchiában elhelyezhető.[19]A legfelső lépcsőfok a transzcendentális rendszerek szintje, amely túlmutat az eddig megismert világon.[20]
c.) Budai Attila egyrészről dinamikus és statikus, másrészről hierarchikus és nem hierarchikus rendszereket különböztet meg. A dinamikus rendszert az jellemzi, hogy az elemei közötti kapcsolatok változnak, és működéséhez tudatosan használ fel törvényszerűségeket, míg a statikus rendszerben az elemek közötti kapcsolatok állandók. A dinamikus rendszerek tovább tagolhatók célratörő és nem célratörő rendszerre. Az előbbiek sajátsága az, hogy az elemek közötti kapcsolatnak van egy olyan kitüntetett állapota (rendszercélja) amelynek elérésére maga a rendszer törekszik. A célratörő rendszerek között azonban további két típust indokolt megkülönböztetni: a determinisztikus és a sztochasztikus rendszereket, attól függően, hogy a cél elérése egyértelműen meghatározott, vagy csupán valószínűsíthető. Budai szerint a rendszer akkor hierarchikus, ha több olyan részrendszerből (alrendszerből) áll, amelyek között alá fölérendeltségi viszonyok mutathatók ki. Ezzel szemben a nem hierarchikus rendszerben ilyen viszonyok nem mutathatók ki.[21]
2. 3. A szervezet fogalma
Mint arra már utaltunk, legáltalánosabb értelemben a szervezet az emberek meghatározott csoportja, amelynek megvannak a maga törvényszerűségei. Ez a fogalom azonban még túlságosan tág, ezért szűkítésre, pontosításra szorul. A pontosítást, vagyis a szervezet fogalmának definiálását, feladatának tekinti nem csak a szervezés- és vezetés tudomány, hanem egy egész sor más tudomány, például a szociológia, a rendszerelmélet, az informatika, illetve még további tudományok is.[22] A rendelkezésünkre álló korlátozott keretek természetesen nem teszik lehető e nézetek széleskörű ismertetését, néhány példa-értékű definíció ismertetése azonban mindenképpen indokolt. Vizsgáljunk meg tehát néhány definíciót.
a.) Kulcsár Kálmán a szervezet fogalmát a szociológia-tudomány oldaláról közelítette meg és a következő módon fogalmazott. „A szervezet az emberi munkamegosztás fejlődésével bizonyos célok érdekében kifejtendő tevékenység elvégzésére kialakított olyan intézmény, amely csoporttulajdonságokkal rendelkezik, amelynek céljait, felépítését, tevékenységét formálisan is lefektetett előírások szabályozzák, és amely e szabályozásból, valamint a szervezeten belül kialakuló nem formális emberi kapcsolatokból adódóan a hierarchikusan felépített státusok és szerepek funkcionális rendszerét jelenti.”[23]
Látható, hogy szociológiai szempontból a következő jellemzők bírnak jelentőséggel. A szervezet: emberek csoportja, célszerűség, munkamegosztás, szabályozottság, hierarchia, rendszer, informális kapcsolatok.
b.) R. L. Ackoff, a rendszerelmélet egyik kiemelkedő képviselője a szervezetet célszerűen létrehozott rendszernek tekinti, amely legalább két elemet tartalmaz, amelyek között funkcionális munkamegosztás-, és kommunikáció valósul meg a cél elérése érdekében. Ackoff a szervezetnek két fő eleme között tesz különbséget: az ún. kulcs-elemek (vagyis az emberek), valamint az ún. ráható elemek (az egyéb erőforrások) között.[24]
Látható, hogy rendszerelméleti szempontból a szervezet lényegi ismérve az, hogy emberek és erőforrások egyesítésének helyszíne. Jellemzi továbbá a célszerűség, a munkamegosztás, és a rendszeri minőség.
c.) Berényi Sándor szerint a „szervezet” szónak több jelentése van, attól függően, hogy melyik tudományág kategóriájaként használják. Nézete szerint az igazgatástudományban kétféle jelentését, egy tágabb és egy szűkebb értelmezését kell megkülönböztetni. Tágabb értelemben a szervezet az emberek minden olyan csoportja, amely közös cél érdekében együttműködik. Szűkebb értelemben szervezetről „csak akkor beszélhetünk, ha az emberek adott csoportját tudatosan hozták létre, ha normák szabályozzák a szervezet tevékenységét, felépítését, a munkamegosztást, az anyagi eszközök használatát, a szervezés és igazgatás rendszerét, eszközeit”.[25]
d.) Kovacsics József részben más nézőpontból közelíti meg a szervezet fogalmát. Szervezetnek tekinti a társadalmi-gazdasági feladatok ellátása céljából az emberi kapcsolatok azon rendjét, amelyet a szervezés meghatároz. Ennek megfelelően a szervezet ismérvei szerinte a következők: meghatározott cél (ok) érdekében jön létre, a társadalmi munkamegosztás produktuma, az emberek meghatározott csoportja, az emberek integrált és differenciált társas tevékenysége, hierarchikus rendszer, létét materiális eszközök biztosítják, működését normák szabályozzák, egyéb tényezők (például: tradíciók, a szervezet tagjainak szakképzettsége, stb.) is hatnak rá.[26]
e.) Budai Attila részben ismét más oldalról közelíti meg a kérdést. Szervezet alatt egy olyan állandó rendet ért az emberek közötti kapcsolatban, amelyet, illetve magát az emberek közötti kapcsolatot valamilyen faladat végrehajtásának céljából hozták létre. Ebből következően - véleménye szerint - minden szervezetet három körülmény jellemez: a szervezeti célok, a célokból következő funkciók és feladatok, valamint a szervezeti erőforrások: humán, anyagi-technikai, pénzügyi és információs erőforrások.[27]
f.) Rákanyarodva immár a szervezés-tudomány territóriumára, elsőként Szentpéteri István álláspontját említjük, aki szerint a szervezet „…az emberek fejlett munkamegosztáson és kooperáción alapuló, célirányú, normatív cselekvés- és magatartásrendszere, amely viszonylag állandó, másrészt a környezet, a körülmények változásához alkalmazkodó struktúrájával a cselekvéseket tervezhetővé és hatékonnyá teszi.”[28] A definíció kulcs-szavai: emberek csoportja, célszerűség, munkamegosztás és kooperáció, normativitás, és viszonylagos állandóság.
g.) Horváth Imre szűkebben fogalmaz: „a szervezet az emberi munkamegosztás fejlődésével meghatározott célok megvalósítására létrehozott, önálló jellegű rendszer, melynek céljait, struktúráját, tevékenységét formálisan is lefektetett előírások szabályozzák”[29]A fogalom kulcs-elemei: emberek csoportja, munkamegosztás, célszerűség, normativitás, rendszer-jelleg.
Az ismertetett definíciók rámutattak a szervezet legfontosabb ismérveire, így nincs akadálya annak, hogy kifejtsük az erre vonatkozó saját álláspontunkat is. Nos, mi úgy ítéljük meg, hogy egy komplex, lehetőleg a szervezet minden lényeges összetevőjére kiterjedő fogalom megalkotása az indokolt. Ennek értelmében a szervezet: az emberek tudatosan, konkrét cél(ok) elérése érdekében létrehozott, hierarchiába rendezett, normatív keretek között működő, munkamegosztáson alapuló és információs rendszerekkel összekötött, tudati tényezők által is determinált olyan csoportja, amelyet jelentős, konkrét feladat(ok) ellátásával bíznak meg, ehhez erőforrásokat biztosítanak, és amely nyílt (nyitott) rendszerként, környezetével aktív kapcsolatban áll.
A definíció fogalmi elemei tehát a következők: a szervezet 1.) emberek csoportja, 2.) konkrét cél(ok) elérése, 3.) jelentős feladat ellátása, 4.) erőforrásokkal való rendelkezés, 5.) munkamegosztás az emberek között, 6.) hierarchia (alá-fölé rendeltség), 7.) normativitás (szabályozottság), 8.) információs rendszerek működése, 9.) tudati tényezők jelenléte, 10.) nyílt (nyitott) rendszer. Vizsgáljuk meg e fogalmi elemeket kicsit bővebben!
Ad. 1.) A szervezet emberek csoportja
A szervezet legfontosabb, kiinduló ismérve az, hogy kizárólag az emberek e célra rendelt, térben és időben összerendezett csoportját jelenti. Vagyis: a szervezet alapvető építő-elemei mindig, és kizárólagosan az emberek, az emberi fajnak legalább két egyede. Ezzel a distinkcióval kirekesztjük a szervezet fogalmából az ember – állat, és az állatok egymás közötti „szerveződését”, továbbá az ember – gép, és a gép-gép közötti kapcsolatokat. Az már más kérdés, hogy a szervezethez, mint láttuk, szükségképpen hozzátartoznak egyéb összetevők is. Így például egy vállalkozás (egy részvénytársaság) esetében akár az állatok, akár a különböző gépi eszközök, mint erőforrások is.
Ad. 2.) A szervezetet valamilyen fontos társadalmi igény kielégítése érdekében megfogalmazott konkrét cél(ok) elérése érdekében hozzák létre
A szervezet soha nem véletlenszerűen, nem „magától” jön létre, hanem előre meghatározott cél, vagy célok elérése érdekében, szándékosan létre hozzák, mégpedig erre hivatott, erre feljogosított emberek! Egy szervezet céljának a meghatározása tehát mindig racionális emberi tevékenység. Olyan, amelyet fontos társadalmi igény kielégítése érdekében fogalmaznak meg. Az emberi társadalom fejlődése azt mutatja, hogy időről-időre újabb igények merülnek fel valamely szükséglet kielégítésére, ezeket a társadalom tagjai érzékelik, és igyekeznek kielégíteni. Adott esetben valamilyen konkrét szervezetet létrehozatalával, kifejezetten abból a célból, hogy a felmerült igényt kielégítse. A szervezeti céllal-, annak kimagasló jelentőségével összefüggésben négy fontos körülményt kell kiemelni:
a.) Mindenek előtt azt, hogy végeredményben a cél tartja össze a szervezetet, biztosítja a szervezeti struktúra és folyamatok egységét, a szervezetet alkotó emberek és erőforrások összehangolt és eredményes felhasználását.
b.) A szervezeti cél, mint legfőbb cél mögött gyakran több kisebb cél húzódik meg, vagyis a szervezetet alkotó belső szervezeti egységeknek, illetve személyeknek (ha vannak ilyenek) mind-mind meg vannak a maguk sajátos céljai. Rendkívül fontos, hogy e kisebb célok megfelelően illeszkedjenek a hierarchiában fölöttük lévő szervezeti egységek (személyek) céljaihoz, mert ellenkező esetben elmarad a szervezet legfőbb céljának elérése: nem sikerül kielégíteni a szervezet létrehozását indukáló társadalmi igényt. Hangsúlyoznunk kell tehát azt, hogy a szervezeti célok hierarchiát képeznek, és ebben az értelemben egymással összhangban kell, hogy álljanak.
c.) A szervezeti cél(ok) léte nem csak a felmerült társadalmi igény kielégítésének-, hanem az ellenőrzés lehetőségét is megteremti. Az ellenőrzésnek ugyanis éppen az a lényege, hogy a bekövetkezett eredményt - amit a szervezet produkált - összevetjük a kitűzött céllal, és ezen összevetésből következtetést vonunk le a jövőben megvalósítandó további tevékenységekre nézve.
d.) Időhorizontját tekintve a szervezet céljai hosszú-, közép és rövid-távúak lehetnek. A célok megfogalmazása annál inkább konkrét, minél rövidebb a cél időtávlata, vagyis - másik oldalról - annál inkább általános, minél hosszabb távú a cél. Természetesen ez esetben is követelmény a hierarchia elvének érvényesítése, vagyis az, hogy a rövid-távú céloknak illeszkedniük kell a középtávú célokhoz, ez utóbbiaknak pedig a hosszú távú célokhoz!
Ad. 3.) A szervezet valamilyen jelentős feladatot lát el
A szervezeti cél(ok) kijelölése determinálja a szervezet feladatait, hiszen csakis a feladatok sikeres végrehajtása eredményezheti a kitűzött célok elérését. A szervezés- és vezetéstudományban, de az állam- és jogtudományban is, a feladat az adott szervezet társadalmi rendeltetését határozza meg, illetve azt az okot, körülményt jelöli meg, amiért a szervet létrehozták. Az állam és jogtudományok körében legnagyobb jelentősége - az államhatalmi ágak megosztása elvét érvényesítő demokratikus jogállam keretei között - az állami szervezet-rendszer három legfontosabb összetevője közötti feladat-elhatárolásnak van. Ennek értelmében beszélhetünk az állam törvényhozói, végrehajtói és bírói feladatairól, illetve az e feladat-megosztást érvényesítő állami szervezeti struktúráról: az országgyűlésről, a közigazgatási szervekről és a bíróságokról. Ezzel arra is felhívjuk a figyelmet, hogy az a kívánatos, ha először van egy - a kitűzött céllal adekvát - feladat, és csak azt követi a feladat ellátására hivatott, és a feladat jellegének megfelelő szervezet létrehozása. Az a helyes tehát, ha a kabáthoz keressük a gombot és nem a gombhoz a kabátot! A szervezési munka helyes sorrendje tehát a következő: cél – feladat – szervezet.
Ad. 4.) A szervezet részére erőforrásokat biztosítanak
Ahhoz, hogy valamely szervezet el tudja látni a számára előírt feladatokat, erőforrásokra van szüksége. Ezek lehetnek humán-, az adott szervezethez rendelt emberi erőforrások, de lehetnek dologi jellegűek, vagyis pénzügyi és gépi-technikai erőforrások is.
Az állam- és jogtudományok körében harmadik - az előzőekhez viszonyítva nem kevésbé fontos - erőforrásként utalni kell a szervezet jogszabályok által biztosított beavatkozási lehetőségeire is, ami összefoglalóan hatáskörként fogalmazható meg. Az állami szervezetrendszer tekintetében a hatáskör azon jogszabály által biztosított eszközöket (lehetőségeket) jelenti, amelyek gyakorlása révén az adott szervezet képes ellátni a rá rótt feladatokat, vagyis képes betölteni társadalmi rendeltetését.
Ad. 5.) A szervezetben az emberek között munkamegosztás valósul meg
A munkamegosztás végigkíséri az emberiség fejlődését, hiszen nem férhet kétség ahhoz, hogy már az ősember is érvényesítette annak előnyeit, amikor például a férfiak vadásztak, a nők pedig gyűjtögettek. Ezt nevezzük természetes munkamegosztásnak. Az első nagy társadalmi méretű munkamegosztás azonban - jelenlegi ismereteink szerint - a mezőgazdaság megjelenése volt, amelyet aztán követett a második-, a kézművességnek a mezőgazdaságból való kiválása, majd a harmadik-, a kereskedelem kialakulása, és így tovább. Látható, hogy az idő-dimenzióban való előrehaladás során az emberi társadalomban egyre jobban érvényesül a munkamegosztás (a specializáció), vagyis kimondható: egy társadalom annál inkább fejlett, minél jobban érvényesíti a munkamegosztást, illetve annak követelményét. Másik oldalról kimondható az is, hogy végső soron a munkamegosztás érvényesítése teszi lehetővé az emberi társadalom fejlődését, hiszen annak révén egyre többet és egyre jobbat, egyre olcsóbban lehet termelni. Nem haszontalan talán itt utalni H. Fayolra, aki szerint a munkamegosztás célja az, hogy ugyanakkora erőfeszítéssel, illetve erőkifejtéssel többet és jobbat termeljünk.[30]Sőt: utalhatunk Taylorra is, aki a munkamegosztás követelményét érvényesítve javasolta olyan szervezeti egység (munkairoda) létrehozását az üzemekben, ahol nem egy-, hanem három-, részfunkciót ellátó mester dolgozik, jelentősen javítva ezzel az üzem teljesítményét.[31]
A munkamegosztásnak, az emberi tevékenység specializálásának azonban árnyoldalai is vannak, szervezeti és személyi szinten egyaránt. Szervezeti szinten utalni kell arra, hogy a túlzottan specializálódott szervezetekben komoly probléma az egyes tevékenységek összehangolása (koordinálása), márpedig ha a koordináció nem megfelelő, akkor veszélybe kerül a feladat megfelelő színvonalú ellátása, és ezzel a szervezeti cél(ok) elérése. A személy, vagyis a túlzottan specializált munkakört betöltő dolgozók szintjén pedig legfontosabb negatív körülmény a monotónia és a fásultság bekövetkezése, továbbá a motiváció hiánya, amelyek mind-mind a teljesítmény csökkenéséhez vezetnek. Mindezekkel csupán arra kívántuk felhívni a figyelmet, hogy bármennyire is kívánatos a munkamegosztás, a specializáció egyre erőteljesebb érvényesítése a társadalomban és annak különböző szervezeteiben, azért ennek bizony korlátai is vannak.
Ad. 6.) A szervezetet hierarchia (alá-fölé rendeltség) jellemzi
A szervezetet emberek csoportjaként definiáltuk, ebből következik, hogy az emberek között kapcsolatnak kell lenni, hiszen csak így biztosítható a szervezetre háruló feladatok ellátása és a szervezeti célok elérése. A szervezetben lévő emberek közötti kapcsolat lehet hierarchikus (alá-fölérendeltségi) és mellérendeltségi.
Hierarchikus kapcsolat, vagyis hierarchia minden szervezetben szükségképpen jelen van, ugyanis minden szervezetben lennie kell ún. vezető(k)nek. Olyan személy(ek)nek, illetve személyek csoportjának (vezető testületnek), amely felelős a szervezet egész tevékenységéért, végső fokon a szervezeti célok eléréséért. Éppen ezért sajátosak a feladatai, másfelől pedig több jogai vannak, mint a szervezetben lévő többi személynek, az ún. beosztottaknak. A „más feladatok” - elsősorban a célkitűzés, a döntéshozatal és az ellenőrzés - a vezetői mivolthoz kapcsolódnak, csakúgy, mint a „több jogok”. Ez utóbbiak között meghatározó az a körülmény, hogy a vezetőnek minden beosztott alá van rendelve: őt a vezető feladat ellátásával bízhatja meg, utasítást adhat ki részére, egyedi ügyekben dönthet helyette, elmozdíthatja a helyéről, fegyelmi úton felelősségre vonhatja, stb.. A hierarchia léte biztosítja azt, hogy a szervezetben megvalósuló különböző emberi tevékenységek, vagy adott esetben a szervezet különböző belső szervezeti egységeinek tevékenységei összhangban legyenek, ne szét-, hanem egy irányba mutassanak: a szervezeti cél felé. Mindezekből megállapítható, hogy a hierarchia valójában a munkamegosztás, mégpedig az ún. vertikális munkamegosztás következménye.
A mellérendeltségi kapcsolatban a szervezetet alkotó, vezetőnek nem minősülő személyek, illetve belső szervezeti egységek között hiányzik a hierarchia. Általános értelemben véve jogaik és kötelezettségeik azonosak. E kapcsolat is a munkamegosztás eredménye, mégpedig az ún. horizontális munkamegosztás következménye.
Ad. 7.) A szervezetben normativitás (szabályozottság) érvényesül
A szervezetet alkotó emberek, illetve belső szervezeti egységek tevékenységének oly módon történő összehangolásához, hogy azok ténylegesen is egy irányba mutassanak, nem csupán hierarchia szükséges, hanem az is, hogy az egyes tevékenységeket írásba foglalják, szabályozzák.[32] A rendszerint ún. szervezeti és működési szabályzatba foglalt magatartási szabályok mindenki számára, előre meghatározzák azokat a kereteket, amelyek betartása nélkülözhetetlen a szervezeti cél(ok) eléréséhez. Ilyen előre meghatározott szabályok hiányában a vezető csak egyedi utasítások révén tehetne kísérletet a szervezeti cél(ok) elérésére, ami hallatlanul megterhelné őt és a beosztottjait, másfelől pedig jelentősen csökkentené a sokféle tevékenység egy irányba történő tartásának lehetőségét, és ezzel veszélyeztetné a cél elérését.
Ad. 8.) A szervezetben információs rendszerek működnek
A korábbiakban rámutattunk arra, hogy álláspontunk szerint az információ hasznos, új ismeret, ezért nélkülözhetetlen a szervezet számára.[33]Ha ugyanis a szervezethez nem jut el megfelelő mennyiségű-, és minőségű információ, vagy eljut, de nem a megfelelő helyre, illetve nem hasznosítja azt a szervezet, akkor pusztulásra van ítélve. Alapvető vezetői feladat tehát minden szervezetben az információ-áramlás megszervezése: annak biztosítása, hogy mindenkihez eljusson a számára fontos információ, és az ténylegesen is hasznosításra kerüljön. A vezető oly módon tesz eleget e kötelezettségének, ha előre megtervezett módon, megfelelő külső és belső információs rendszereket működtet. Ezeket nevezzük hivatalos, vagy másként kifejezve: formális információs rendszereknek. A külső információs rendszerek kötik össze a szervezetet környezetével, vagyis a külvilággal. Ezek biztosítják azt, hogy az információk beérkezzenek a szervezethez, másfelől pedig azt, hogy a külvilág tájékoztatást kapjon a szervezetről, annak működéséről, illetve a működés eredményeiről. A belső információs rendszerek kapcsolják össze a vezetőt és a beosztottakat, illetve a beosztottakat egymással, így biztosítva végső fokon a rész és az egész összhangját. A formális külső és belső információs rendszerekkel összefüggésben fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a szervezetekben szükségképpen működnek nem hivatalos, vagy másként kifejezve: informális, vagyis nem a vezetés által szándékoltan létrehozott, hanem spontán módon létrejövő és működő információs rendszerek is. Ezeknek szintén vannak külső és belső változatai. Az ilyen jellegű információs rendszerek jelentőségét nem szabad lebecsülni!
Ad. 9.) A szervezetben erőteljesen jelen vannak a tudati tényezők
A korábbiakban rámutattunk arra, hogy a szervezet emberek csoportja, így nyilvánvaló, hogy az együttes tevékenység következtében szükségképpen kialakulnak és érvényesülnek a csoport tagjai között bizonyos tudati tényezők. Így például szimpátia, ellenszenv, közösségi szellem, az összetartozás érzése, az önzetlen segítség-nyújtás készsége, stb.. Ezek mind-mind az emberi tudathoz kapcsolódnak és csak látszólag olyanok, amelyeknek jelentősége csekély, vagy legalábbis kisebb, mint a szervezet egyéb - itt már tárgyalt - elemeinek jelentősége. Hangsúlyozni kell tehát a tudati tényezők fontosságát, már csak azért is, mert a vezető részéről ezek pozitív és negatív értelemben, vagyis a szervezetre nézve előnyösen és hátrányosan egyaránt felhasználhatók.
Ad. 10.) A szervezet nyílt (nyitott) rendszer
A rendszerelmélet szerint akkor beszélhetünk rendszerről, ha a térben és időben összerendezett elemek (személyek, szervezetek, gépek, ezek különböző csoportjai) egymással kapcsolatba kerülnek, és ennek révén egység, valamilyen új minőség születik. Nos, ha ebből a szempontból vizsgáljuk meg az általunk kidolgozott fogalmi elemeket felvonultató szervezetet, akkor az derül ki, hogy a szervezet nem más, mint rendszer. Olyan rendszer, melyben az egyes elemeket a személyek (emberek) képezik.
A rendszerelmélet igen sokféleképpen csoportosítja a rendszereket. Ezek közül számunkra a Ludwig von Bertalanffy által kidolgozott ún. nyílt (nyitott)-, és az ún. zárt rendszer közötti különbség-tételnek van jelentősége. A nyílt (nyitott) rendszer aktív kapcsolatban áll környezetével abban az értelemben, hogy alkotó elemei szabadon cserélődhetnek külső elemekkel: a belső és a külső elemek rendszer-határon történő átjárása tehát biztosított. Más a helyzet a zárt rendszerekkel. A zárt rendszer ugyanis nem áll aktív kapcsolatban környezetével, vagyis elemei nem cserélődhetnek a külső elemekkel.
Mindezeket figyelembe véve, és a fentiekben bemutatott szervezeti ismérvek alapján le kell szögeznünk, hogy a szervezet nyílt (nyitott) rendszer, azaz környezetével aktív kapcsolatban áll: alkotó elemei (az emberek) rendszerint szabadon cserélődhetnek, külső információs rendszerei révén érzékeli a külvilág változásait, míg belső információs rendszerei, és erőforrásai segítségével reagál azokra, így biztosítva fennmaradását, illetve szervezeti céljainak elérését.
Mindezek lezárásaként annak hangsúlyozásával, hogy a szervezet rendszer, ki kell emelni azt is, hogy a szervezet és a rendszer nem azonos jelentésű, nem szinonim fogalmak! A különbségek négy fő kérdésben ragadhatók meg, a következők szerint:
a. a szervezet feltételezi az emberek részvételét, a rendszer azonban lehet gépi is,
b. a szervezet szervezett, a rendszer lehet konstruált is,
c. minden szervezetnek kell, hogy legyen vezetője, míg a rendszernél ez nem követelmény,
d. a szervezetben hierarchia van, míg a rendszerben az elemek kapcsolata áll előtérben, nem a hierarchia.[34]
3. Az információs társadalom ismérvei
Vannak szerzők, akik a kommunikációt olyan jelentősnek ítélik meg az emberiség történelmében, hogy egyenesen a kommunikációs eszközök fejlettsége alapján korszakolják azt. Eszerint az emberiség eddigi történelmében öt nagy korszakot különböztethetünk meg, azaz az információ öt nagy forradalmáról beszélhetünk, a következők szerint. Az első a beszéd forradalma: az ember kiemelkedik az állati létből, s a munkavégzés során szerzett és teremtett információt közvetlenül átadja társainak, utódainak. A második az írás forradalma: az információ-átadás közvetetté válik, vagyis az információ- átadás és átvétel ideje nem feltétlenül azonos. Megkezdődik tehát az idő és a tér legyőzése. A harmadik a könyvnyomtatás forradalma: a sokszorosítás technikája az információk tömeges terjesztésének lehetőségét teremti meg, s ezzel elősegíti a társadalmi haladás felgyorsulását. A negyedik a távközlés forradalma: az információs összeköttetések behálózzák a Földet, a világ összezsugorodik, felderengenek az egységes emberi társadalom körvonalai. Az ötödik az elektronikus információ-feldolgozás forradalma: a kommunikáció új minőséggel gyarapodik, az ember-ember párbeszéd mellett megjelenik az ember-gép párbeszéd, az információtárolás-, és feldolgozás új, még messze kihasználatlan lehetőségei tárulnak fel.[35]
A magunk részéről ehhez csak annyit teszünk hozzá, hogy éppen napjainkban zajlik a kommunikáció hatodik forradalma: az elektronikus információfeldolgozás (a számítógép) és a távközlés összekapcsolása, és ennek eredményeként a Föld egészét behálózó új „információs szupersztráda,” az Internet rohamos térhódítása.
Más szerzők a gazdasági-gazdálkodási eszközök szempontjából korszakolják az emberiség történelmét, amikor a következők szerint fogalmaznak: Az írásos történelem folyamán talán három olyan változásra serkentő hatást találunk, amely elég erőteljes volt ahhoz, hogy alapvetően átformálja az Embert. Az első mezőgazdaság bevezetése, második az ipari forradalom, a harmadik pedig a számítógép forradalma az információfeldolgozás technikájában.[36]
Észre kell vennünk, hogy e nézetek - és még idézhettünk volna más szerzőktől is -találkozási pontja nem más, mint az emberiség eddigi (ismert) történelmének talán legnagyobb találmánya, a számítógép. Az a technikai eszköz, amely valóban forradalmian változtatta, és változtatja meg napjainkban is életünket, hiszen egy új társadalom kialakulásának előfeltételeit teremtette meg. Azt valljuk tehát, hogy az emberiség életében egy korszak-, az ipari társadalom véget ért, és napjaikban már egy új korszak hajnalán vagyunk, az információs társadalom korszakában! Az ipari-, és az információs társadalom közötti legfontosabb különbségeket - az innovációs technológia, a társadalmi-gazdasági szerkezet és az emberi értékek szempontjából - a következő táblázat foglalja össze*:
1. sz. táblázat: az ipari és az információs társadalom fő különbségei
| | | | |
| | | | |
| | |IPARI TÁRSADALOM |INFORMÁCIÓS TÁRSADALOM |
|Innovációs technológia |Mag (hajtóerő): |Gőzgép (erő) |Számítógép. |
| | | | |
| |Alapvető funkció: |A fizikai munkaerő |A szellemi munkaerő |
| | |helyettesítése, és kiegészítése. |helyettesítése, és kiegészítése. |
| | | | |
| | |Anyagi termelő-erő. |Információs termelő-erő. |
| |Termelő-erő: | | |
|Társadalmi- gazdasági szerkezet |Termékek: |Hasznos termékek és |Információ, és technikai |
| | |szolgáltatások. |ismeretek. |
| | | | |
| |Termelő Központ: |Korszerű gyár. |Információs közmű. |
| | | | |
| |Piac: |Új világrészek, |Az ismeretek határának |
| | |gyarmatok. |kitolódása, információs tér. |
| | | | |
| | | |Intellektuális iparok |
| |Húzó iparágak: |Gyáripar (gépgyártás, vegyipar) |(információs ipar). |
| | | | |
| | |Árutermelő gazdaság (a termelés |Szinergikus gazdaság (közös |
| |Gazdasági szerkezet: |és a fogyasztás szétválasztása). |termelés és megosztott |
| | | |hasznosítás) |
| | |A kínálat és a kereslet | |
| | |egyensúlya, ill. ennek törvénye. |A célok törvénye. |
| |Társadalmi gazdasági alapelv: | | |
| | |Vállalat. | |
| | | | |
| |Társadalmi-gazdasági alany: | |Önkéntes közösségek (információs |
| | |A tőke magántulajdona, szabad |közösségek). |
| |Társadalmi gazdasági rendszer: |verseny, a profit maximalizálása.| |
| | | |Infrastruktúra, szinergia-elv, a |
| | |Osztálytársadalom (központi |társadalmi előnyök elsőbbsége. |
| |Társadalmi forma: |hatalom, osztályok, ellenőrzés) | |
| | | |Funkcionális társadalom |
| | |Parlamenti demokrácia. |(sokközpontú, funkció, autonómia)|
| | | | |
| |Kormányzati forma: |Magas szintű tömegfogyasztás. |Részvételi demokrácia. |
| | | | |
| |Legmagasabb foka: | |Magas szintű ismeret-termelés. |
|Értékek |Értékrend: |Anyagi értékek. |Időérték. |
| | | | |
| |Etikai szabályok: |Alapvető emberi jogok, |Önfegyelem, társadalmi |
| | |emberiesség. |hozzájárulás. |
| | | | |
| |A kor szelleme: |Reneszánsz (az ember |Globalizmus (az ember és a |
| | |felszabadítása). |természet szimbiózisa) |
*Forrás: Masuda, Yoneji: Az információs társadalom. OMIKK Budapest 1988, 35. old. (A táblázatot leegyszerűsítettük, ami nem érinti az érdemi kérdéseket!)
A táblázat „önmagáért beszél”, jól mutatja az ipari-, és információs társadalom jellemzőit, különbözőségeit. Amit mégis ki kell emelnünk, az nem más, mint az a tény, hogy az ipari társadalomnak információs társadalommá történő átalakulása mögött meghúzódó hajtóerő az információs javak termelése, ennélfogva az innovációs technológia középpontjában a számítógép áll. Az ily módon kialakuló információs társadalomban az informatikai ágazat válik meghatározóvá a társadalmi életben. A számítógép beépül az egyének, a szervezetek mindennapjaiba és a társadalmi kommunikáció nagy része immár digitális csatornákon valósul meg.
A számítógépes technológiának a társadalmi életbe való gyors behatolását-, valamint ennek révén az ipari társadalomnak az információs társadalommal történő felváltását, a számítástechnikában és a távközlésben lezajlott, és napjainkban is zajló robbanásszerű technikai-technológiai fejlődés generálta, generálja. E folyamat sajátos jellemzője, hogy a fejlődés kezdetben külön-külön, (tehát külön a számítástechnikában és külön a távközlésben), az 1970-es évektől kezdve pedig összefonódva és egymást erősítve valósult meg, s végeredményben - mint arra utaltunk - a kommunikáció hatodik forradalmaként jellemezhető. A két technológia össze-ölelkezését találóan fejezi ki a telematika kifejezés, ami nem más, mint a telekommunikáció és az informatika fogalmak „összeépítése”. Ily módon, egyfajta konvergencia eredményeként születhettek meg ugyanis az ún. telematikai eszközök, illetve technológiák: a teletex, a videotex és a telefax, sőt ezáltal vált lehetővé az egész Földgolyót mára behálózó Internet kiépítése és folyamatos fejlődése is. Ahogyan azt a szakirodalom írja: Az 1970-es évektől kezdve egyre gyorsuló ütemben épül ki a világon egy olyan kommunikációs infrastruktúra, amely megszabadítani látszik az emberiséget az idő és a távolság fogságából. Ezt a kommunikációs rendszert - amely mára már az államok fölé növő, és önálló életet élő képződménynek tekinthető - cyberspace-nek, „kibernetikus térnek” nevezzük. Talán ennek a rendszernek a létrejötte, és a társadalom szerkezetébe való beépülése jelenti az információs forradalom lényegi szocio-kulturális mozzanatát.[37] Azt már mi tesszük hozzá: az információs társadalom felépítésének nélkülözhetetlen eszközét.
Az információs társadalom szimbóluma az információs közmű, mint ahogy az ipari társadalomnak szimbóluma a korszerű gyár. Az információs közmű nyilvános információ-feldolgozó-, és szolgáltató létesítményekből álló olyan infrastruktúra, amely számítógépeket és kommunikációs hálózatokat foglal magába. Ennek segítségével bárki, bárhol, bármikor képes (lesz) az általa igényelt bármilyen információhoz könnyen, gyorsan és olcsón hozzájutni. Az információs közműnek három lényeges összetevője van: információs infrastruktúra, az információ közös termelése és megosztott hasznosítása, valamint a lakosság aktív részvétele. Az információs infrastruktúra azon technikai eszközök, és technológiák összességét jelenti, amelyek segítségével a felhasználó megszerzi (megszerezheti) a szükséges információt. Az információ közös termelése és megosztott hasznosítása azt jelenti, hogy az információ termelési szerkezete „önkeltő”, tehát az információs közmű által termelt információkhoz mindig újak járulnak. Ennek magyarázata az, hogy a felhasználó egyben termelő is. Világosan kell látni azt is, hogy a lakosság aktív részvétele nélkül az információs társadalom nem valósulhat meg, hiszen az információs társadalom végső célja éppen az egyén információs szükségleteinek maximális kielégítése.[38]
4. A nyilvántartások informatikai jelentősége: fogalma, típusai, követelményei
Információ nélkül nincs hivatal, nincs közigazgatás, nincs működőképes állam, sőt semmilyen életforma sem. Ha az állami szervek az adatokat minden előzetes cél és szempont nélkül gyűjtik, akkor azok nem-, vagy csupán igen nehezen hasznosíthatók. Sőt: a személyes adatok esetében ez a tevékenység már törvénybe is ütközne. Az előzetesen kimunkált célok nélküli adatgyűjtés eredménye csupán az ismeretek egy rendszertelen halmaza lehet, amely nem biztosítja az eredményes államvezetést. Ezt ismerték fel elődeink már az emberi társadalom kezdeteinél, az állam kialakulásakor. Az Alsó- és Felső Egyiptom egyesítése eredményeként létrejött Egyiptom Állam létrehozója és az I. dinasztia (i.e. 2955-2780) megalapítója, Ménész (más leírások szerint: Mén, Meni, Aha) fáraó - többek között - elrendelte az állami kiadások és bevételek előre meghatározott szempontok szerinti nyilvántartásba vételét annak érdekében, hogy áttekintése legyen államának vagyoni helyzetéről. Másik példa: Kínában, a Han dinasztia (i.e. 202 – i.u. 220) első császára (bizonyos Lin Pang nevű hadvezér) elrendelte a háztartások és a személyek összeírását, nyilvántartásba vételét, amivel lehetővé vált az adóztatás megvalósítása, sőt a hadsereg feltöltése is.
Mindezek alapján a nyilvántartás fogalma a következő módon definiálható: a nyilvántartás nem más, mint előre meghatározott szempont(ok) szerint összegyűjtött és rögzített, azaz rendszerezett információk, pontosabban: adatok együttese. Jelentősége az, hogy áttekintést biztosít a nyilvántartással érintett objektum(ok) fölött, lehetővé téve ezáltal a döntések gyors és megalapozott meghozatalát.
A nyilvántartások (közigazgatási) fontosságát hangsúlyozva Mámai Kiss István a következőket írta: „A közigazgatás áttekintés nélkül lehetetlen. Hiába ismeri a közigazgatási tisztviselő a jogszabályt, ha az igazgatott területről, a népességről, valamint ezek különböző kérdéseiről áttekintése nincs. Ilyen esetben intézkedései a levegőben lógnak, és esetleg ellenkezőjét eredményezik annak, amit velük el akart érni.”[39]
A nyilvántartások száma és a bennük tárolt adatok köre a XX. században, de különösen annak második felében rendkívül megnövekedett, mert az állam csak ezek segítségével vált képessé a magára vállalt, egyre növekvő feladatok ellátására. A modern állam és benne a közigazgatás, egyre kevésbé nélkülözhette tehát a személyekről-, a szervezetekről-, a természeti kincsekről és az épített környezetről felvett és megfelelően rendszerezett adatokat, hiszen gazdaságszervező, egészségügyi, szociális, kulturális, védelmi stb. feladatait csak ezek birtokában volt képes megvalósítani. Napjainkban a különböző állami szervek, de különösen a közigazgatás szervei százas nagyságrendben vezetnek nyilvántartást. Ezek gyakorlatilag átfogják egész környezetünket; a társadalmi-, a gazdasági és a politikai élet minden területét. Szinte nincs olyan állam a Földön, ahol nem működik népesség-nyilvántartás, a gazdálkodó szervek nyilvántartása, gépjármű-nyilvántartás, természeti erőforrás (föld, erdő, ásványi kincsek, víz, stb.) nyilvántartás, bűnözők nyilvántartása, stb.
Mindezekből okszerűen következik, hogy az állami szervek által vezetett nyilvántartások tipizálhatók, tehát különböző szempont szerint csoportosíthatók. Ezek közül hatot emelünk ki, a következők szerint:
□ Jogi hatás alapján: konstitutív és deklaratív hatályú nyilvántartás között tehetünk különbséget. Az előbbi azt jelenti, hogy valamely jog a nyilvántartásba vétellel jön létre, módosul, vagy szűnik meg. Ilyen például az ingatlan-nyilvántartás, amelynél a tulajdonjog - az erre irányuló szerződésen és birtokbaadáson túl - magával az ingatlan-nyilvántartásba történő bejegyzéssel száll át, a Polgári Törvénykönyv szerint. Ezzel szemben a deklaratív hatályú nyilvántartás nem keletkeztet jogot, illetve az ilyen nyilvántartásba való felvétel közvetlenül nem eredményezi jog keletkezését, módosulását, vagy megszűnését, hanem a nyilvántartás csak kinyilvánítja (deklarálja) valamely jog keletkezését, módosulását, vagy megszűnését. Ilyen például az anyakönyvi nyilvántartás és ezen belül a halotti anyakönyvezés, amelyhez közvetlenül nem tapadnak jogi következmények (pl. öröklés), hiszen azok már korábban, a halál pillanatában beálltak, a Polgári Törvénykönyv értelmében.
□ A nyilvántartás tárgya-, azaz azon objektum szerint, amelyre maga a nyilvántartás vonatkozik: különbség tehető a személyi- (például: a polgárok-), a dologi- (például: ingatlan-, gépjármű-, közmű-, lakás-), a szellemi javak (például: szabadalmak-, találmányok-, védjegyek-) és a jogszabályok nyilvántartása között.
□ A nyilvántartást vezető szerv jellege alapján: megkülönböztetünk közigazgatási- (ezen belül államigazgatási-, önkormányzati és vegyes) továbbá bírósági nyilvántartásokat. Egy-egy példa: államigazgatási nyilvántartás a gépjárművek nyilvántartása; önkormányzati nyilvántartás az önkormányzati vagyon nyilvántartása; vegyes nyilvántartás a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása; bírósági nyilvántartás a cégek nyilvántartása.
□ A hitelesség, azaz a nyilvántartásba foglalt adatok bizonyító ereje szempontjából: közhitelű és nem közhitelű nyilvántartás között tehető különbség. A közhitelű nyilvántartás vezetését mindig jogszabály rendeli el és a bejegyzett adatokat - az ellenkező bizonyításáig - mindenki köteles elfogadni. Ilyen például az ingatlan-nyilvántartás, vagy a polgárok nyilvántartása. A nem közhitelű nyilvántartást az adott szerv nem jogszabályi előírás, hanem saját döntése alapján fekteti fel és vezeti, rendszerint azért, hogy megkönnyítse a saját munkáját.
□ Attól függően, hogy milyen módszerrel és milyen eszközökkel vezetik a nyilvántartást, különbség tehető könyvszerű (lajstromos), kartotékos (kézi kartonos) és számítógépes nyilvántartás között. A könyvszerű vagy más néven lajstromos nyilvántartás a legrégebbi, de még napjainkban is használatos módszer és eszköz az adatok rendszerezett tárolására. Jellemzője és egyben hátránya az, hogy az adatokat csak egy szempont szerint-, általában kronológiai sorrendben rögzíti, ezért az adatok más szempont(ok) szerinti csoportosítására nem, vagy csak jelentős plusz-munkaerő ráfordítással alkalmas. Az ilyen nyilvántartás hasznosítási lehetősége tehát korlátozott. Előnye viszont az adatbiztonság magas szintje, hiszen utólag az adatok már nem-, vagy csak felismerhető módon változtathatók meg. Nem véletlen ezért, hogy még napjainkban is ilyen módon vezetik az anyakönyveket. A kartotékos nyilvántartás azt jelenti, hogy minden egyes tétel (objektum) külön kartonlapon kerül feltüntetésre, azaz ahány tétel, annyi karton található a nyilvántartásban. Előnye az, hogy a kartonok különböző szempontok szerint csoportosíthatók, illetve megjelölhetők, így a bennük lévő adatok több szempontból is, külön munkaerő-ráfordítás nélkül felhasználhatók. Az ilyen nyilvántartás hasznosítási lehetősége tehát jóval magasabb, mint a lajstromos nyilvántartásé. Hátránya azonban az, hogy (elvileg) észrevétlenül is kicserélhetők a kartonlapok, ennélfogva az adatbiztonság szintje alacsony. Ilyen nyilvántartások például az önkormányzatok lakásnyilvántartásai. Ma már a számítógép a nyilvántartások igazi eszköze, éppen azok nagy adattömege miatt. Előnye az, hogy a tárolt adatok nagy gyorsasággal, elvileg bármely szempont szerint csoportosíthatók és kinyerhetők, tehát a hasznosítási lehetőség elvileg korlátlan. Hátránya viszont az, hogy rendkívüli biztonsági intézkedéseket kell foganatosítani az adatok megvédésénél, sőt egy sor jogi jellegű probléma is föllép (például a személyiségi jogok védelme, szoftvervédelem, stb.).
□ Végül, de nem utolsó sorban indokolt különbséget tenni hatósági és nem hatósági nyilvántartások között. A hatósági nyilvántartás sajátossága az, hogy azt a közigazgatási szerv jogszabályi előírás alapján, hatóságként köteles vezetni, a közigazgatási hatósági eljárás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a Ket.) alapján. Ezzel szemben a nem hatósági nyilvántartás vezetését nem jogszabály írja elő, vagy ha igen, akkor azt nem hatóságként kell vezetnie az adott szervnek. Hatósági nyilvántartás például az ingatlan-nyilvántartás és a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása, nem hatósági nyilvántartás pedig például az ügyirat-nyilvántartás, vagy az önkormányzati vagyon nyilvántartása.[40]
Fölvetődik a kérdés: vajon a nyilvántartások információs rendszernek tekintendők, vagy sem? A válasz erre egyértelmű igen, azaz minden nyilvántartás információs rendszer, az általunk korábban megadott értelemben. Ehhez azonban az kell, hogy a nyilvántartott adatok mindig aktuálisak és a valóságot híven tükrözők legyenek, hiszen az új ismeretek közlésének csak ez esetben van értelme, illetve az új ismeret csak ekkor lesz hasznos. Ennek kapcsán vetődik fel az a további kérdés, hogy vajon informatikai oldalról melyek azok a főbb követelmények, amelyeket a nyilvántartásokkal szemben indokolt támasztani? Álláspontunk szerint a következők:
( Célszerűség és célhoz kötöttség: a nyilvántartás nem lehet öncélú, hanem mindig valamely feladat végrehajtásának eszköze kell legyen. Másfelől: a nyilvántartásban csak azon adatokat szabad (kell) tárolni, amelyek a meghatározott cél eléréséhez feltétlenül szükségesek.
( Törvényesség: ez a követelmény szorosan kapcsolódik a célhoz kötöttséghez, hiszen ma már például törvény írja elő Magyarországon is a személyes adatok célhoz kötött gyűjtését és tárolását. A törvényesség azonban ezen túllépve azt is jelenti, hogy egyrészről csak olyan nyilvántartásokat szabad vezetni, amelyeket jogszabály elrendel, de legalábbis nem tilt, másrészről pedig a személyi nyilvántartások csak kifejezett jogszabályi felhatalmazás esetén kapcsolhatók össze.
( Pontosság és valósághűség: azt a követelményt fejezi ki, hogy a nyilvántartás adatai a tényleges állapotot tükrözzék, azaz a nyilvántartás legyen mindig naprakész állapotban.
( Objektum-közeliség: azt jelenti, hogy lehetőség szerint a nyilvántartást ott kell vezetni, ahol az érintett objektum (személy, szervezet, dolog) él, dolgozik, vagy van. Csak ily módon biztosítható egyébként a pontosság és a valósághűség követelményeinek érvényesülése.
( Ne legyen párhuzamos adatkezelés: ez azt jelenti, hogy egy adatot egy szervezetnél csak egy alkalommal kell fölvenni. Ez esetben nem fordulhat elő az a - sajnos a magyar közigazgatásban - gyakori eset, hogy egy adott szerv különböző nyilvántartásaiban, ugyanazon objektumról más-más adatokat tartanak nyilván.
( Rugalmasság (flexibilitás): a nyilvántartás akkor rugalmas, ha lehetőség van az adatok új szükségleteknek megfelelő kicserélésére, megváltoztatására.
( Teljesség: a nyilvántartás vezetésének csak akkor van értelme, az adatbázis csak akkor szolgálhat megalapozott döntések alapjául, ha kiterjed minden egyes érintett objektumra.
( Gépesíthetőség: a nyilvántartásokban tárolt adatok nagy tömege és az abból történő információszerzés gyors megszerzésének az igénye szükségessé teszi, hogy a nyilvántartások számító-gépre vihetők legyenek. Ennek persze gátat szabhat a gazdaságosság követelménye, hiszen nyilvánvaló, hogy egy néhány tételből álló nyilvántartást nem érdemes számítógépesíteni.
( Gazdaságosság: a nyilvántartás felfektetésének és különösen a számítógépes nyilvántartás vezetésének csak akkor van értelme, ha a nyilvántartás sok-sok tételből áll, és az egyes tételek adattartalma is jelentős. A mindössze néhány tételből álló nyilvántartást nem érdemes, mert nem gazdaságos számítógépesíteni.
A nyilvántartások itt jelzett követelményeknek megfelelő felfektetéséhez és vezetéséhez kiemelt társadalmi és magánérdek is fűződik, hiszen ma már csak a nyilvántartások tömegével biztosítható a társadalmi célok elérése. Néhány példa: a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása nélkül nem létezik demokratikus állam, hiszen a választójog gyakorlására csak az e nyilvántartással biztosított adatokkal lehetséges. Vagy: ingatlan-nyilvántartás nélkül nem képzelhető el modern állam, mert a tulajdoni helyzet áttekinthetetlen lenne, megbénulna az ingatlanforgalom. Ugyanakkor azonban a nyilvántartások sok esetben súlyosan sérthetik is a társadalmi és a magánérdeket. Különösen az egyes nyilvántartások jogszabály által meg nem engedett összekapcsolása lehet súlyosan érdeksértő, mint arra az Alkotmánybíróság is rámutatott a személyi szám használatával kapcsolatos - jogtörténeti jelentőségű - 15/1991. (IV. 13.) AB határozatában. Nem elegendő tehát, ha a szabályozás csupán a nyilvántartás felfektetésére és vezetésére terjed ki, hanem szabályozni kell az adatokhoz való hozzáférést is.
A nyilvántartások funkciója (szerepe) napjainkban a következőkben jelölhető meg:
- áttekintést biztosítanak a nyilvántartott személyek, illetve objektumok fölött,
- adatbázisként szolgálnak döntések meghozatalához,
- rögzítik a személyek, illetve az objektumok tényleges jogi helyzetét, továbbá
- lehetővé teszik az adatok statisztikai célú felhasználását.
E két utóbbi funkció eredménye egyaránt az, hogy a döntéshozó információt szerez a nyilvántartásból, és abból kiindulva hozhatja meg döntéseit. Valójában tehát a nyilvántartások funkciója az, hogy a döntéshozó számára áttekintést biztosítanak, és lehetővé teszik gyors és megalapozott döntések meghozatalát.
A korábbiakban rámutattunk arra, hogy a közigazgatás feladata végső soron az állami akarat gyakorlati végrehajtásának megszervezése. E feladat csak akkor valósítható meg, ha a közigazgatási szervek sok-sok nyilvántartást vezetnek, vagyis mondjuk ki: a modern társadalomban a nyilvántartások döntő többségét természetesen a közigazgatási szervek vezetik. Ha mindezeket kiegészítjük azzal a - korábban tett - megállapításunkkal, hogy minden nyilvántartás önálló információs rendszerként is felfogható, akkor nyilvánvalóvá válik, hogy a társadalmon belül a közigazgatás működteti a legtöbb, és a közösségi ügyek intézéséhez leginkább szükséges nyilvántartást, illetve információs rendszert! Egyszerűen nem tehet mást, hiszen feladatainak (törvényes, eredményes és hatékony) ellátása ezt követeli meg.
5. Az információs rendszerek informatikai jelentősége
A korábban kifejtettek alapján megállapítható, hogy az információs rendszerek informatikai jelentőségét az adja, illetve biztosítja, hogy a kormányzati döntéshozatalhoz szükséges információk döntő többsége ezáltal nyer biztosítást. A közigazgatás tagozódását alapul véve, külön-külön tárgyaljuk az államigazgatási-, és az önkormányzati információs rendszereket, majd ezt követően a számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok) kérdéskörét.[41]
5. 1. Az államigazgatási információs rendszerek
Az államigazgatási szervek (nevezetesen: a kormány, a minisztériumok, az autonóm államigazgatási szervek, a kormány-hivatalok, a központi hivatalok, és a dekoncentrált szervek) információs rendszerei általában, de nem feltétlenül, egy-egy általuk vezetett nyilvántartáshoz kapcsolódnak. Ebből következik, hogy az államigazgatási információs rendszerek fogalmi köre tágabb, mint az államigazgatási nyilvántartásoké. Hogy mennyiben és miként, azt a későbbiekben mutatjuk be az egyes információs-rendszerek ismertetésénél, illetve azzal összefüggésben.
Más információs rendszerekhez hasonlóan az államigazgatási információs rendszerek is sokféle szempont alapján csoportosíthatók: tartalom, forma, eszköz, jogi jelleg, stb. alapján. Témánk szempontjából azonban a funkciónak van a legnagyobb jelentősége, mert megítélésünk szerint ily módon jelölhetők meg legcélszerűbben az államigazgatási információs rendszerek főbb jellemzői és sajátosságai. Ebből a szempontból - tehát a funkció figyelembevételével - az államigazgatási információs rendszereket a következők szerint csoportosíthatjuk: országos alapnyilvántartások, ágazati- és funkcionális információs rendszerek, valamint állami statisztikai információs rendszer.
5. 1. 1. Az országos alapnyilvántartások
A szakirodalomban és a jogi életben azokat a nyilvántartásokat tekintjük ún. „országos alapnyilvántartásnak”, amelyek társadalmi-gazdasági szempontból a legjelentősebbek, mivel a kormányzati döntéshozatal információs bázisának gerincét ezek képezik. E nyilvántartások közös jellemzője az, hogy azonos elvek alapján, egy összefüggő, zárt rendszerben, az egész országra - illetve az ország minden adott objektumára - kiterjedően (teljes körűen) rögzítik a lakosságnak, a nemzeti vagyon egyes elemeinek, vagy a szellemi javaknak ugyanazon legfontosabb adatait, függetlenül attól, hogy erre egy központi helyen, vagy az országban széttagoltan kerül-e sor. További jellemzőjük az is, hogy felfektetésüket és vezetésüket jogszabály írja elő, továbbá számítógépes környezetüket tekintve – éppen a teljes körűségből fakadó óriási adattömeg miatt – ún. nagygépes rendszerek.
Az országos alapnyilvántartásokat rendszerint, de nem kivétel nélkül, közigazgatási szervek vezetik.[42] E nyilvántartások köre a következő:
□ a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása,
□ az anyakönyvi nyilvántartások,
□ a bűnügyi nyilvántartás,
□ az ingatlan-nyilvántartás,
□ a közúti közlekedési nyilvántartás,
□ a légi járművek nyilvántartása,
□ az úszólétesítmény-nyilvántartás (hajólajstrom),
□ a szabadalmi lajstrom,
□ a jogszabály-nyilvántartás,
□ az adó-nyilvántartások.
A jelen munka keretei között természetesen nincs lehetőség az itt megnevezett valamennyi nyilvántartás informatikai nézőpontú bemutatására. Ezért csupán a három fő típusra - a személyekre, a nemzeti vagyon egy konkrét elemére és a szellemi javakra - vonatkozó egy-egy nyilvántartást tekintünk át, mégpedig a következő szempontok szerint: a nyilvántartás pontos neve, a létesítő, illetve a működését előíró jogszabály megnevezése, a nyilvántartás adatköre, a nyilvántartást vezető szerv(ek) megnevezése, valamint az információáramlás sémája.
A.) A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása
(mint személyi nyilvántartás)
Valamely állam lakossága nyilvántartásának történetileg két módozata alakult ki: az anyakönyvezés, valamint a népesség-nyilvántartás. Az előbbi célja nyilvánvalóan az emberi élet legfontosabb szakaszai időpontjának - a születésnek, a házasságkötésnek és a halálnak - továbbá az ezekkel kapcsolatos legfontosabb adatoknak a rögzítése, míg az utóbbi célja elsődlegesen annak megállapítása volt, hogy hány fő lakik az adott településen, a területi középszinten, illetve országban. A továbbiakban - terjedelmi okok miatt - az anyakönyvekkel nem foglalkozunk és jelezzük, hogy „népesség-nyilvántartás”-, valamint „a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása” kifejezéseket szinonimként használjuk, mivel tartalmilag ugyanazt jelentik.[43]
Az 1989-1990 évi rendszerváltás gyökeresen új jogi helyzetet teremtett a népesség-nyilvántartás terén is, amit erősített a számítástechnikai alkalmazások egyre gyorsabb magyarországi elterjedése. A hatalom egységes voltát hangsúlyozó egypártrendszert, a hatalommegosztás elvét érvényesítő többpártrendszer-, az alapvetően centralizált tanácsrendszert pedig erősen decentralizált és az autonómiára épülő önkormányzati rendszer váltotta fel. A piaci viszonyok az élet minden területén - így az informatikában is - helyet követeltek maguknak. Mindezen társadalmi-gazdasági változások, valamint az Alkotmánybíróságnak a személyi szám használatával kapcsolatos 15/1991 (IV.13) AB határozata kényszerítette ki döntően a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény megalkotását, és ezzel az állami népesség-nyilvántartás új alapokra helyezését.[44] Az új szabályozás maradéktalanul eleget tesz az Alkotmánybíróság által előírt követelményeknek, amikor alapelvként deklarálja a személyes adatokkal való önrendelkezési jogot, az adatkezelés célhoz-kötöttségét, az adattárolás megosztottságát és a nyilvántartásba vehető adatok pontos (tételes) meghatározottságát.
A népesség-nyilvántartás célja a korábbiakhoz képeset jelentősen megváltozott. Előtérbe kerültek a polgárok érdekei, hiszen a törvény szerint a nyilvántartás mindenekelőtt azokat az alapvető személyi és lakcímadatokat tartalmazza, amelyek a polgárok egymás közötti jogviszonyaiban a személyazonosságuk igazolásához szükségesek, és csak másodlagosan rögzíti azon adatokat, amelyek a közigazgatási és igazságszolgáltatási szervek, valamint más természetes és jogi személyek törvényen alapuló adatigényeinek kielégítéséhez szükségesek. Ez utóbbi esetben az adatszolgáltatásra csak akkor kerülhet sor - éspedig rendszerint pénzbeli térítés ellenében - ha az adatigénylő személy, vagy szerv nem tudta megszerezni a polgártól a szükséges adatokat, vagy az általa kiadott adat nem alkalmas az azonosításra illetőleg a nyilvántartásból való közvetlen adatigénylés mentesíti a polgárt a többszörös adatszolgáltatási kötelezettség alól.
A nyilvántartás adatköre a polgár következő adataira terjed ki: családi és utónév, leánykori név, anyja neve, nem, születési hely és idő, állampolgárság, illetve menekült-, vagy bevándorolt státus, személyi azonosító jel, elhalálozás helye, ideje, lakóhely, tartózkodási hely, az adatszolgáltatásra vonatkozó korlátozás, illetve tilalom, az adatokból történő rendszeres adatszolgáltatásra vonatkozó jelzés, családi állapot, arcképmás és aláírás.
A népesség-nyilvántartás háromszintű: helyi szinten a községi-, városi-, fővárosi kerületi jegyző, területi (regionális, illetve megyei) szinten a Kormány területi államigazgatási hivatalának vezetője, központi szinten pedig a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter által irányított Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások központi Hivatala jár el ilyen jogkörben. A jegyző által számítógéppel kezelt helyi nyilvántartás a jelzett adatkör minden adatát rögzíti, az arcképmás és aláírás kivételével, mivel ezeket csak a központi adatbázis tárolja. A jelzett adatok azonban három különböző típusú adatbázisban - az úgynevezett aktív, a várakozó és a passzív állományban - szerepelnek, attól függően, hogy az adott személynek az adatai változatlanok, változás alatt állnak, vagy az adott személy már nem tartózkodik valamilyen ok miatt (például elköltözött, meghalt, kivándorolt, stb.) a jegyző illetékességi területén. Ki kell emelni, hogy a vonatkozó kormányrendeletben kijelölt - mintegy 270 - körzetközponti feladatot ellátó települési önkormányzat jegyzője a polgármesteri hivatal részeként működő okmányiroda útján látja el feladatait.[45] Megyei, illetve regionális szinten a számítógépes nyilvántartást (de csak az aktív állomány vonatkozásában) a Kormány területi államigazgatási hivatal vezetője vezeti. A központi számítógépes nyilvántartást (aktív és passzív állományt), továbbá az ehhez kapcsoló személyi igazolvány nyilvántartást a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala vezeti. E szerv kezeli az ún. „Központi Okmánytárat” is, amelyben az adatváltozásokat megalapozó okiratokat (például lakcímbejelentő lapokat, bírósági ítéleteket stb.) ötven évig őrzik.
A nyilvántartás működésének legfontosabb informatikai jellemzői a következők: A jegyző az adatváltozásról - annak jellegétől függően - a polgártól, az anyakönyvvezetőtől, a külképviseleti szervtől, vagy más jegyzőtől értesül. A polgár - formanyomtatványon - köteles bejelenteni állandó lakcímének és tartózkodási helyének megváltozását az illetékes jegyzőnél. Az e célra szolgáló formanyomtatványon közli a legfontosabb személyi adatait is (név, leánykori név, anyja neve, születési hely és idő, állampolgárság, személyi azonosító jel). A polgár a személyi igazolvány iránti kérelmét is a jegyzőnél terjeszti elő, szintén formanyomtatványon, melyen közli aktuális személyi adatait. Ezen túlmenően a polgár jogosult írásban letiltani adatai kiadását vagy helyesbítését is. Az anyakönyvvezető a születési, a házassági és a halotti anyakönyvben rögzített személyi adatokban bekövetkezett változásról a kórháztól vagy orvostól (születés és halál), más anyakönyvvezetőtől (házasságkötés), vagy a bíróságtól (válás, halál tényének bírósági megállapítása) értesül, illetve oly módon szerez tudomást, hogy előtte a polgár házasságot köt. Ezen események anyakönyvezése után az anyakönyvvezető tájékoztatja a jegyzőt az adatváltozásról. A külképviseleti szervtől értesül a jegyző akkor, ha a házasságkötés külföldön történt, vagy külföldön élő magyar állampolgár kéri a nyilvántartásba való felvételét, mert abban nem szerepel. A jegyző a saját illetékességi területén bekövetkezett területszervezési, közterület-elnevezési és házszámváltozási döntésekről értesíti az illetékes másik jegyzőt. Végezetül: a nyilvántartás adatforrása lehet a területszervezési intézkedést kihirdető jogszabály is. Mindezek mintegy összefoglalásaként az információáramlás rendjét a következő ábrán mutatjuk be:
2. sz. ábra: A népesség-nyilvántartás információ-áramlási rendje
| | | | |KEKKH |
|bíróság |( | | | |
| | | | | |
|kórház, orvos | |Anyakönyv-vezető | |Állig. Hivatal |
| | | | | |
|Anyakönyvvezető |( | | | |
| | | | | |
| | |Polgár | |Jegyző |
| | | | | |
| | |külképviseleti szerv | | |
| | | | | |
| | |Jegyző | | |
| | | | | |
| | |Rendőrség | | |
A népesség-nyilvántartás szervei - a törvényben meghatározott feltételek és korlátok között - adatokat szolgáltatnak a nyilvántartásból, az alábbi négy adatcsoport szerint:
a) csak név és lakcím adatok,
b) név és lakcím adatok, továbbá anyja neve, állampolgársága, születési hely és idő, nem, a nyilvántartásból való kikerülés oka, helye és ideje,
c) az előző adatok, továbbá a személyi azonosító jel,
d) a teljes adatkör.
Az a) pont szerinti adatszolgáltatás kérelemre történik, külön jogszabályban meghatározott díj fizetése mellett. A kérelemben meg kell jelölni a felhasználás célját és igazolni kell annak jogalapját is. A kérelmet a jegyzőhöz kell benyújtani, kivéve, ha az adatszolgáltatást csak a megyei, vagy a központi szerv tudja teljesíteni. Meg kell tagadni a kérelem teljesítését, ha a polgár megtiltotta az adatai kiadását, vagy ha a kérelmező nem jelölte meg a felhasználás célját és nem igazolta jogalapját, azaz azt, hogy mennyiben érinti jogát, vagy jogos érdekét a kérelem teljesítése. A b) pont szerinti adatszolgáltatást az önkormányzatok és a rendőrség szervei, a c) pont alattit a földhivatalok, a honvédelmi igazgatás szervei és a rendőrség szervei, míg a d) pont alattit a bíróságok, az ügyészségek, a rendőrség és a nemzetbiztonsági szolgálatok kérhetik, de csak a feladataik ellátása körében, illetve érdekében.
A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvénnyel kapcsolatban arra is rá kell mutatnunk, hogy a jogalkotó komoly hangsúlyt fektet az adatvédelem kérdésére. Kimondja például a törvény, hogy minden nyilvántartó szerv köteles adatvédelmi szabályzatot készíteni és megfelelő ellenőrzési rendszert kialakítani, továbbá köteles üzemeltetési naplót, hardver és szoftver-nyilvántartást, adatszolgáltatási naplót, valamint az adatokhoz való hozzáférési lehetőséget szabályozó ún. jogosultsági nyilvántartást vezetni. Az adatvédelmet szolgálja a törvény azon rendelkezése is, mely szerint a belügyminiszter a központi szervnél és a középszintű szerveknél adatvédelmi felelőst köteles kinevezni, aki az adatkezelés törvényességét ellenőrzi. Az adatvédelem kapcsán végezetül arra utalunk, hogy a személyi adat és lakcímnyilvántartás más nyilvántartással csak kifejezett törvényi felhatalmazás esetén kapcsolható össze!
B.) A közúti közlekedési nyilvántartás
(mint a nemzeti vagyon egy elemének nyilvántartása)
Az Országgyűlés - a tulajdon védelme, valamint a közúti közlekedés biztonságának elősegítése érdekében - alkotta meg a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvényt.[46] A nyilvántartás három részből áll: az engedély- és a járműnyilvántartásból, valamint az okmánytárból.
Az engedély-nyilvántartás adatköre a járművezető személyére és az őt megillető engedélyre terjed ki a következők szerint: a járművezető személyazonosító adatai (családi és utónév, leánykori név, anyja neve, születési hely és idő), lakcíme, arcfényképe, saját kezű aláírása, egészségi és pályaalkalmassági adatai, állampolgársága, elhalálozásának ideje. Az engedély esetében az adatkör kiterjed az engedély típusára, okmányazonosító jelére, a kiadására, visszavonására, cseréjére és érvényességére vonatkozó adatokra; az eltulajdonítására, megsemmisülésére, elvesztésére és megtalálására vonatkozó adatokra, továbbá a hivatalos feljegyzések rovatába bejegyzett adatokra.
A járműnyilvántartás adatköre szintén kettős: egyrészt a járműtulajdonosra (üzembentartóra), másrészt a járműre terjed ki. A járműtulajdonos esetén a nyilvántartás rögzíti a személyazonosító adatokat, lakcímet, saját kezű aláírást, külföldi személy esetén az állampolgárságot, jogi személy esetében pedig: a megnevezését, székhelyének címét, cégjegyzékszámát. A jármű vonatkozásában a nyilvántartás tartalmazza az azonosító és műszaki adatokat (hatósági jelzés, alváz- és motorszám, típus, szín, teljesítmény), a forgalomban tarthatóság feltételeit, a forgalmazási korlátozásra vonatkozó adatokat (elidegenítési tilalom), továbbá a járműokmányok azonosító jelére, kiadására, érvényességére, cseréjére, visszavonására, eltulajdonítására, megsemmisülésére, elvesztésére és megtalálására vonatkozó adatokat.
Az okmánytár nem más, mint a nyilvántartás alapiratainak, a nyilvántartásban szereplő adatok változását szolgáló okmányoknak, valamint a cserélt, a leadott és a visszavont okmányoknak a nyilvántartása, illetve ezek összessége. Az okmánytár - ennek megfelelően - tartalmazza: a vezetésre jogosító engedélyekre vonatkozó iratokat (kiállítás, csere, érvényesítés, pótlás, a vezetésre jogosult személye, szünetelés); a járművek első forgalomba-helyezésére, forgalomból kivonására, a járműokmányok kiállítására, érvényesítésére, cseréjére és pótlására vonatkozó iratokat; az engedély- és a járműnyilvántartás adataiban bekövetkezett változásra és törlésre vonatkozó iratokat; továbbá az adatszolgáltatás korlátozására, tiltására, illetve a visszavonó nyilatkozatra és az adatszolgáltatásra vonatkozó iratokat.
A közúti közlekedési nyilvántartást - a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásától eltérően - csupán központi szinten működtetik, az okmányellátási feladatok végzésében azonban közreműködnek a Kormány területi államigazgatási hivatalok vezetői, valamint a körzetközponti feladatokat ellátó jegyzők is. A nyilvántartást - országos illetékességgel - a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter irányítása alatt álló központi hivatal, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala működteti, és annak belső szervezeti egysége, a Közlekedés-igazgatási és Nyilvántartó Főosztály vezeti. A Kormány területi államigazgatási hivatal vezetője - a törvényben a jegyző hatáskörébe utalt ügyekben - ellátja a másodfokú hatósági és az ezzel összefüggő adatkezelési feladatokat, valamint figyeli a nyilvántartás adatainak kezelését. A külön jogszabályban[47] meghatározott körzetközponti feladatokat ellátó jegyző - az okmányiroda útján - ellenőrzi a járművezetésre jogosító okmányok kiállítására, cseréjére, érvényesítésére és pótlására irányuló kérelem adatait, majd teljesíti, vagy megtagadja a kérelmeket; az ügyfél kérelmére intézkedik a gépjármű törzskönyvének kiállításáról, cseréjéről, pótlásáról; ellátja a gépjármű forgalmi engedélye kiállításával, cseréjével, pótlásával kapcsolatos feladatokat; átvezeti a nyilvántartásban az itt megjelölt adatokat, illetve adatváltozásokat; továbbítja az okmánytár részére a bejegyzés alapját képező iratokat, valamint kezdeményezi okmánykörözés elrendelését.[48]
A nyilvántartás adatforrásai a következők:
□ a járműtulajdonos; aki a személyazonosító és lakcímadatok, illetve a cégjegyzékszám és székhely változását,
□ a jármű új tulajdonosa; aki a jármű tulajdonjogának megváltozását,
□ a használt jármű értékesítésével foglalkozó kereskedő; aki az előző tulajdonos személyazonosító és lakcím adatait, illetve a jogi személy nevét, székhelyét
köteles - a bejegyzett adatok módosítására okot adó körülmény bekövetkeztétől számított - 15 napon belül bejelenteni a bejegyzésre jogosult, illetékes jegyzőnél (okmányirodánál), amely értesíti a Nyilvántartót. Ugyancsak a bejegyzésre jogosult jegyzővel (okmányirodával) közli a közlekedési hatóság a vezetési jogosultságra és az egészségi alkalmasságra vonatkozó adatokat. A jegyző, illetve az okmányiroda mellett a nyilvántartás további adatforrása
□ a járműokmányt kiállító (érvényesítő, cserélő) hatóság,
□ a személyiadat- és lakcímnyilvántartás szerve, valamint
□ a közúti közlekedési előéleti pontrendszert vezető szerv.
Mindezek figyelembevételével az információáramlás rendjét a következő ábrán szemléltetjük:
3. sz. ábra: A közúti közlekedési nyilvántartás információ-áramlási rendje
ADATFORRÁS ADATSZOLGÁLTATÁS
Mint látható, a nyilvántartás szervei adatokat szolgáltatnak, de a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző (okmányiroda) csak egyedi adatszolgáltatást végezhet. Az adatszolgáltatás egyébként kérelemre, és díjfizetés mellett történik. A kérelemben utalni kell az adatfelhasználás céljára, az adatkérés jogalapjára és az adatszolgáltatás teljesítésének módjára is.
A nyilvántartással kapcsolatban befejezésül arra kell még utalni, hogy a jogalkotó ezúttal is komoly figyelmet szentelt az adatvédelem kérdésének. Ennek keretében mondja ki például a törvény, hogy az adatszolgáltatásról nyilvántartást kell vezetni, továbbá a nyilvántartásból szerzett adat kizárólag az igényelt célra használható fel, és harmadik személy részére nem adható át. Lényeges e körben kiemelni azt is, hogy a személyes adatokkal való önrendelkezési joggal összhangban, az érintett személy írásban korlátozhatja, vagy megtilthatja személyes adatainak a törvényben megjelölt célokon túli felhasználását.
C.) A szabadalmi lajstrom
(mint a szellemi javak egyikére vonatkozó nyilvántartás)
Minden államnak rendkívül fontos, hogy polgárai folyamatosan fejlesszék innovációs képességeiket, újabb és újabb műszaki-technikai megoldásokat dolgozzanak ki, hiszen a nemzetgazdaság ezáltal gyorsabban fejlődik, a polgárok életszínvonala pedig gyorsabban nő. Nem elegendő azonban új megoldások feltalálása, hanem szükséges azok nyilvántartása is, annak érdekében, hogy az innováció eredménye, a találmány megfelelő állami védelmet kaphasson. Erre szolgál a szabadalmi lajstromba vétel. A szabadalmi lajstrom konstitutív hatályú, centralizált nyilvántartás, melyet a Magyar Szabadalmi Hivatal vezet, a hozzá bejelentett és általa elfogadott új szabadalmakról.[49] A lajstromban fel kell tüntetni: az adott szabadalom lajstromszámát, az ügyszámot, a szabadalom címét, a szabadalom jogosultjának nevét és lakcímét, a képviselő nevét és székhelyét, a feltaláló nevét és lakcímét, a bejelentés napját, az elsőbbséget, a szabadalmat megadó határozat keltét, a fizetett fenntartási díj összegét és a fizetés idejét, a szabadalmi oltalom megszűnését, annak jogcímét és időpontját, a szabadalom korlátozását, valamint a hasznosítási engedélyeket.
A szabadalmi lajstromba való felvételt - a külön jogszabályban előírt alakszerűségekben előírtak szerint - kérelmezni kell, s ennek alapján indul meg az eljárás, mely a bejegyzéssel, vagy annak megtagadásával zárul.[50] A kérelmet bárki előterjesztheti, aki - megítélése szerint - új, szabadalmi védelemre jogosult eljárást dolgozott ki, illetve ilyen terméket állított elő. A szabadalmi lajstromba csak a Magyar Szabadalmi Hivatal, vagy a bíróság határozata alapján lehet bejegyzést tenni.
A Magyar Szabadalmi Hivatal hivatalos lapjában, a Szabadalmi Közlöny és Védjegyértesítőben közölni kell a szabadalmakkal kapcsolatos legfontosabb adatokat és tényeket. Így különösen: a bejelentő és a képviselő nevét, címét, a bejelentés napját és ügyszámát, a feltaláló nevét, a találmány kivonatát a jellemző ábrával, a lajstromszámot, a jogosult nevét és címét, a szabadalom elsőbbségének napját, a szabadalom címét és nemzetközi osztályjellegét, a szabadalmi oltalom korlátozását, megszűnését.
A lajstrom nyilvános, tehát abba bárki betekinthet és térítés ellenében az abban foglalt adatokról másolatot kérhet.
A szabadalmi lajstrommal kapcsolatos információáramlás rendje igen egyszerű, amit a következő ábra bizonyít:
4. sz. ábra: A szabadalmi bejelentések információ-áramlási rendje
ADATFORRÁS ADATSZOLGÁLTATÁS
5. 1. 2. Ágazati és funkcionális információs rendszerek
Az országos alapnyilvántartásokat követően, másodikként említettük az államigazgatási információs rendszerek körében az ágazati és funkcionális információs rendszereket. Ezek a főhatóságok - azaz a minisztériumok, az autonóm államigazgatási szervek, a kormány-hivatalok, a központi hivatalok, valamint a rendvédelmi szervek országos parancsnokságai – olyan információs rendszerei, amelyek kifejezetten az adott főhatóság feladatainak az ellátását szolgálják.
Az igazgatástudomány ágazatnak tekinti a társadalmi tevékenység olyan mértékű elkülönülését, amely elkülönült igazgatást is követel magának. Ebben az értelemben ágazat például a honvédelem, vagy a mezőgazdaság, és ennek megfelelően ágazati szervnek tekintendők a honvédelem-, illetve a mezőgazdaság igazgatásával foglalkozó központi közigazgatási szervek: a Honvédelmi Minisztérium, illetve a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium. A főhatóságok ágazati információs rendszereinek sajátossága tehát az, hogy az abban áramoltatott adatok mindig az adott konkrét ágazati szervre, illetve annak ilyen jellegű feladataira vonatkoznak csupán.
A funkcionális igazgatás - az ágazatihoz hasonlóan - szintén a társadalmi munkamegosztás terméke, viszont nem követel feltétlenül önálló szervezetet, illetve szervezetrendszert. Nem a szervezetre koncentrál tehát, hanem a tevékenységre, mégpedig azon tevékenységre, amelynek kifejtésére rendszerint minden szervezetnek szüksége van, függetlenül az ágazati hovatartozástól. Ilyen tevékenység például a tervezés, a pénzügyek, a személyzeti politika, az informatika, stb. Ebből következően a főhatóságok funkcionális információs rendszereinek sajátossága az, hogy az abban áramoltatott adatok mindig az adott főhatóságok adott - tervezési, pénzügyi, személyzeti, informatikai, stb. - tevékenységének ellátásához kapcsolódnak.
A főhatóságok ágazati és funkcionális információs rendszereinek végpontjain rendszerint az adott főhatóság területi szervei (az ún. dekoncentrált szervek) állnak, nem ritkán azonban a települési önkormányzatok.
Az alábbiakban két főhatóság - a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (mint a korábbi Miniszterelnöki Hivatal jogutódja), valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium (mint a korábbi Pénzügyminisztérium jogutódja) - egy-egy konkrét, példaértékű információs rendszerét mutatjuk be: a közszolgálati nyilvántartást, valamint az államháztartás pénzügyi információs rendszerét.
A.) A közszolgálati nyilvántartás
A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium információs rendszerei közül az egyik legfontosabb a közszolgálati nyilvántartás.[51]
A nyilvántartás célja az, hogy megbízható adatokat szolgáltasson a közszolgálati jogviszonyból-, vagy ehhez kapcsolódó más jogszabályokból eredő, jogszabályban meghatározott jogok gyakorlásához, illetve kötelezettségek teljesítéséhez, továbbá a közigazgatási szakemberképzéshez és továbbképzéshez, valamint a Kormány közigazgatási személyzetpolitikai döntéseinek meghozatalához. Ennek érdekében a jogszabály kimondja, hogy minden közigazgatási szerv köteles a nála dolgozó köztisztviselőkről nyilvántartást - ún. Közszolgálati Alapnyilvántartást - vezetni és abból folyamatosan adatokat szolgáltatni a MeH részére, ahol a Központi Közszolgálati Nyilvántartást (KÖZIGTAD) vezetik.
A közigazgatási szervek (amelyek száma több, mint háromezer) által vezetett Alapnyilvántartás a köztisztviselő vonatkozásában nyolc adatkörben több, mint 30 adatot rögzít, a következők szerint:
a) személyi azonosító adatok (például: név, születési hely és idő, anyja neve, stb.),
b) iskolai végzettségi-és szakképesítési adatok,
c) korábbi munkaviszonyok adatai,
d) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok,
e) az alkalmazó szervre vonatkozó adatok és a köztisztviselő jelen munkaviszonyával kapcsolatos adatok,
f) az illetmény és a külön juttatás adatai,
g) a munkából való távollét adatai,
h) a közszolgálati jogviszony megszűnésének adatai.
A Központi Közszolgálati Nyilvántartás hét adatkörben, 16 adatot rögzít a köztisztviselőről, az alábbiak szerint:
a) a technikai azonosító kód,
b) személyi adatok (de csak a köztisztviselő neme és születési éve!),
c) iskolai végzettségi-és szakképesítési adatok,
d) a közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos adatok,
e) az alkalmazó szervre vonatkozó adatok és a köztisztviselő jelen munkaviszonyával kapcsolatos adatok,
f) az illetmény és a külön juttatás adatai,
g) a közigazgatási jogviszony megszűnésével kapcsolatos adatok.
Ha megvizsgáljuk a jelzett két adatkört, akkor megállapíthatjuk, hogy a nyilvántartás - többek között - lehetővé teszi egyrészről a magyar közigazgatás teljes személyi állományának áttekintését, elemzését, a személyi állomány mozgásának (mobilitásának) figyelemmel kísérését, másrészről pedig a magyar közigazgatás szervezetrendszerének pontos és egyértelmű felrajzolását is. Mindezeknek azért van különös jelentősége, mert ezen adatok birtokában - legalább is elvileg - megvalósítható egy feladatarányos létszámgazdálkodás a magyar közigazgatásban, először annak fennállása óta.
A nyilvántartott adatokban bekövetkezett változást a köztisztviselő nyolc napon belül köteles jelezni a munkáltatói jogkör gyakorlója részre, aki gondoskodik a változás átvezetéséről, és annak, valamint az általa hivatalosan észlelt változásnak a Központi Nyilvántartás felé történő folyamatos megküldéséről a kormány regionálisan szervezett hivatala útján, illetve - a központi közigazgatási szervek esetében - közvetlenül a Minisztérium részére. Az adatszolgáltatás távadat-átvitel útján közvetlenül történik.
Az Alapnyilvántartás adatai közül csupán három: a közigazgatási szerv megnevezése, valamint a köztisztviselő neve és beosztása minősül közérdekűnek, ennélfogva mindössze ezek hozhatók nyilvánosságra a köztisztviselő hozzájárulása nélkül. Ugyanakkor a törvény - az adatvédelmi szempontokat érvényesítve - lényegesen korlátozza azok körét, akik jogosultak betekinteni a nyilvántartásba. Ennek értelmében az alapnyilvántartásba betekinthet a köztisztviselő mellett a közvetlen felettese, és a minősítést végző vezető, míg a központi nyilvántartásba csupán a köztisztviselő és a központi közigazgatási szervek vezetői, de csak a kormányzati döntések megalapozásához szükséges körben. Ugyancsak a személyes adatok védelmét szolgálja az a törvényi rendelkezés, amely szerint egyrészről a nyilvántartás törvényi felhatalmazás hiányában nem kapcsolható össze más adatrendszerrel, másrészről pedig, még statisztikai célra is csak személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható ki adat a nyilvántartásból.
A nyilvántartásban szereplő személyes adatok védelméért és az adatkezelés jogszerűségéért az alapnyilvántartás esetében a közigazgatási szerv hivatali szervezetének a vezetője (jegyző, hivatalvezető), a központi nyilvántartás esetében pedig a miniszter a felelős.
B.) Az államháztartási Pénzügyi Információs Rendszer
A Nemzetgazdasági Minisztérium egyik legfontosabb információs rendszere az Államháztartási Pénzügyi Információs Rendszere (a továbbiakban: PIR),[52]amely az államháztartás egészének és az államháztartás költségvetésével kapcsolatba kerülő személyek és szervezetek e kapcsolatára kiterjedő adminisztratív azonosító adatokat, továbbá költségvetési, pénzügyi és számviteli adatokat, valamint az ezekhez kapcsolódó naturális mutatószámokat gyűjti, nyilvántartja, feldolgozza és szolgáltatja. E definíciónak megfelelően a PIR az alábbi - egymáshoz szervesen illeszkedő - öt alrendszerből áll:
- törzskönyvi nyilvántartások, (amelyek az államháztartás részét képező szervek, pénzügyi alapok és előirányzatok egyedi azonosítását szolgálják, illetve biztosítják),
- adminisztratív nyilvántartások (amelyek az államháztartáson kívüli szervek és személyek államháztartási kapcsolatára kiterjedő egyedi azonosítását és az államháztartási kapcsolatok lebonyolítását szolgálják, illetve biztosítják),
- költségvetési tervezési rendszer, (amely az államháztartás részét képező szervek költségvetésének tervezését, valamint a többéves költségvetés előirányzatai alakulásának nyomon követését szolgálja, illetve biztosítja),
- költségvetési végrehajtási rendszer, (amely az államháztartás éves költségvetésének végrehajtását kíséri figyelemmel),
- a pénzügyi kapcsolatok előkészítését és lebonyolítását szolgáló nyilvántartások, (amelyek az államháztartáson kívüli szervek és személyek államháztartási kapcsolatára kiterjedő tartalmi (érdemi) adatait rögzítik, mégpedig folyószámla, adós-, hitelező-, vevő-, szállító könyvelésben).
Az államháztartás körébe tartozó szervek (minisztériumok, kormány-hivatalok, központi hivatalok, önkormányzatok, elkülönített állami pénzalapok, stb.) a Minisztérium felhívására rendszeres és eseti adatszolgáltatásra kötelesek a költségvetési kapcsolatok vonatkozásában, a Minisztérium által előírt formátumban és adathordozókon. Az adatszolgáltatás teljes körűségéért és valódiságáért az adatszolgáltató szerv vezetője tartozik felelősséggel.
A PIR jelentősége - a fentiekből következően - az, hogy lehetővé teszi az államháztartás költségvetésének megalapozott tervezését, a folyó költségvetés folyamatos figyelemmel kísérését és azt, hogy indokolt esetben az arra illetékes szervek beavatkozzanak a nemkívánatos irányú folyamatokba.
5. 1. 3. Az állami statisztikai információs rendszer
Az állami statisztika feladata és célja minden társadalomban az, hogy valósághű képet adjon (tájékoztasson) a társadalom, a gazdaság, illetve az emberi környezet állapotáról, és változásairól annak érdekében, hogy az államhatalmi szervek ezen objektív adatok birtokában megalapozott döntéseket hozhassanak. Ebből következően a statisztikai információs rendszereknek - illetve ha egységesnek tekintjük az állami statisztikai információrendszert, akkor annak - sajátossága az, hogy különböző alrendszerekből épül föl. Ezek az alrendszerek több módon csoportosíthatók, amelyek közül - informatikai szempontból - a működés, az információ jellege és a szervezeti felépítés bír a legnagyobb jelentőséggel. A működés alapján - igazodva a statisztikai tevékenység, mint folyamat főbb állomásaihoz - adatgyűjtési-, adatfeldolgozási- és tájékoztató alrendszereket különböztetünk meg. Az információ jellege (az információ tartalma) alapján beszélhetünk társadalom- és gazdaságstatisztikáról, majd ezeken belül például halálozási-, házassági-, születési stb., illetve ipari-, kereskedelmi-, idegenforgalmi stb. statisztikáról, illetőleg ezeknek megfelelő statisztikai információs alrendszerekről.
A működésnek és a tartalomnak azért is különös jelentősége van, mert rendszerint ezen szempontok - tehát a működés, a tartalom, valamint mindkettő - figyelembevételével alakítják ki a statisztikai szervezetek felépítését. A működési szempontot érvényesítő szervezeti megoldást a következő ábrán mutatjuk be:[53]
5. sz. ábra: a statisztikai szervek felépítése a működés oldaláról
| | |VEZETŐ | | |
| | | | | |
| | | | | |
|ADATGYŰJTŐ RÉSZLEG | |ADATFELDOLGOZÓ RÉSZLEG | |TÁJÉKOZTATÓ RÉSZLEG |
Az információ jellegéhez (tartalmához) igazodó megoldást mutatja a következő ábra:
6. sz. ábra: a statisztikai szervek felépítése az információ tartalma alapján
| | |VEZETŐ | | |
| | | | | |
| | | | | |
|IPARI RÉSZLEG | |MEZŐGAZDASÁGI RÉSZLEG | |OKTATÁSI RÉSZLEG |
A gyakorlatban persze ilyen tiszta formában - nemigen működnek statisztikai szervezetek, hanem az a tipikus, hogy a fenti két szempontot egyesítik, illetve vegyítik a szervezet kialakításakor. Az ilyen módon létrejövő vegyes szervezeti struktúra ábrája a következő:
7. sz. ábra: a statisztikai szervek vegyes felépítése
| | | | |VEZETŐ | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
|IPARI ADATGYŰJTŐ RÉSZLEG| |MEZŐGAZDASÁGI | |OKTATÁSI ADATGYŰJTŐ | |ADAT- | | |
| | |ADATGYŰJTŐ RÉSZLEG | |RÉSZLEG | |FELDOLGOZÓ RÉSZLEG | |TÁJÉKOZTATÓ RÉSZLEG |
Az állami szervek és a társadalom tagjainak megfelelő tájékoztatása érdekében az Országgyűlés külön törvényt alkotott a statisztikáról,[54] amelyben szabályozza a hivatalos statisztikai szolgálat szervezeti rendszerét, továbbá a statisztikai tevékenységet: az adatok statisztikai módszerekkel történő felvételét, feldolgozását, tárolását, átadását, átvételét, elemzését, szolgáltatását, közlését és közzétételét. A törvényben meghatározott állami statisztikai tevékenység ellátása Magyarországon az ún. hivatalos statisztikai szolgálat feladata. E szolgálathoz tartozó szervek a következők: a Központi Statisztikai Hivatal, a minisztériumok, a Legfelsőbb Bíróság, a Legfőbb Ügyészség, a Magyar Nemzeti Bank, valamint a Gazdasági Versenyhivatal.
A Központi Statisztikai Hivatal a Kormány irányítása alatt álló központi hivatal, melynek hét regionális (területi) szerve működik, és amelynek fő feladatai az alábbiak:
a) a statisztikai tevékenység kifejtése össztársadalmi méretekben,
b) a statisztikai tevékenység országos szintű összehangolása,
c) az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program tervezetének évenkénti összeállítása és Kormány elé terjesztése,
d) más állami információrendszerek, a különböző állami nyilvántartások és adatgyűjtések fogalmi és osztályozási rendszerének kialakítása, illetve abban való közreműködés,
e) statisztikai adatszolgáltatás az államhatalmi, a közigazgatási szervek, a társadalmi szervek, a lakosság részére,
f) az Országgyűlés és a Kormány évenkénti tájékoztatása az ország társadalmi-, gazdasági és népesedési adatairól.
A KSH tájékoztató és adatszolgáltató feladata megvalósulásának egyik „testet öltött” változata a STADAT elektronikus statisztikai információs rendszer, amelynek fő célja az érdekeltek gyors és hiteles tájékoztatása a társadalom és a gazdaság legfontosabb adatairól és az abban bekövetkezett változásokról. Az információs rendszer szolgáltatásait bármely természetes és jogi személy közvetlenül igénybe veheti, ha rendelkezik a megfelelő hardver és szoftver feltételekkel.[55] A STADAT adatállományának szerkezete a következő:
I. Országos adatok, (22 témacsoportban: például népességi adatok, foglalkoztatottság, lakás és közműadatok, beruházási adatok, árak, energia, ipari termelés, külkereskedelem, a bűnözés adatai, stb.)
II. Megyei adatok, (18 témacsoportokban: az országos szerkezetnek megfelelően, hiszen ezekből épülnek fel döntően az országos adatok: például a megye népességi adatai, foglalkoztatottság adatai, lakás és közmű állománya, stb.)
III. Nemzetközi (összehasonlító) adatok, (12 témacsoportban: például az egyes országok területe, népessége, az ipari termelés indexe, a fizetési mérleg alakulása, a fogyasztási árindex stb.)
Az adatokat a KSH Regionális Igazgatóságai, a minisztériumok, valamint a Magyar Nemzeti Bank folyamatosan szolgáltatják. Ily módon biztosított a rendszer gyors és valósághű adatszolgáltatása. A rendszer fejlesztésének eredményeként a felhasználó ma már közvetlenül hozzáférhet a szükséges adatbázishoz, és lehetősége van grafikonok, idősorok és Excel táblázatok készítésére is.
A statisztikai adatgyűjtésre a törvény két módon - az adatszolgáltatási kötelezettség előírásával, vagy önkéntes adatszolgáltatás alapján - ad lehetőséget. Adatszolgáltatásra kötelezett bármely természetes és jogi személy lehet azzal a megszorítással, hogy:
a) természetes személytől a személyes adatokra vonatkozó kötelező adatszolgáltatást csak törvény rendelhet el,
b) gazdasági tevékenységet folytató vállalkozás kötelező adatszolgáltatását csak kormányrendelet - mégpedig az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program keretében, évenként, a tárgyévet megelőző év végén - állapíthatja meg, de csak a törvényben kijelölt keretek között, az ott megadott témakörök vonatkozásában. (Ilyen témakör például: a beruházások adatai, munkaügyi adatok, a termékek és szolgáltatások megnevezése és értéke, stb.)
A statisztikai törvény külön foglalkozik az állam és a társadalom szempontjából talán legfontosabb adatokkal, az ún. népmozgalmi eseményekkel - azaz a Magyarországon bekövetkezett születéssel, halállal, házasságkötéssel, válással és lakóhely-változtatással - kapcsolatos adatoknak a gyűjtésével és kezelésével. A törvény kimondja, hogy a népmozgalmi események statisztikai célú felmérése érdekében a KSH - az anyakönyvvezetők, az egészségügyi szervek, a bíróságok, valamint a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala kötelező adatszolgáltatása alapján - a következő személyi adatokat gyűjti: név, lakcím, tartózkodási hely, születési hely és idő, nem, családi állapot, iskolai végzettség, foglalkozás, munkahely, gyermekek száma, anyakönyvezés helye, a népmozgalmi esemény helye és ideje. A személyes adatok védelmét szolgálja azonban a törvény azon rendelkezése, amely kimondja, hogy a személy azonosítását lehetővé tevő adatokat (név, lakcím, tartózkodási hely) az adatok ellenőrzését követő nyolc napon belül törölni kell az adatbázisból.
A hivatalos statisztikai szolgálathoz nem tartozó szerv statisztikai adatgyűjtést Magyarországon csak önkéntes adatszolgáltatás alapján hajthat végre. Ez esetben tehát az adatgyűjtő szerv köteles az adatszolgáltatásra felkért személy illetve szerv figyelmét felhívni az adatszolgáltatás önkéntességére. Ez alól a helyi önkormányzat annyiban jelent kivételt, hogy önkormányzati rendelet az önkormányzat illetékességi területén statisztikai adatgyűjtést rendelhet el.
5. 2. Az önkormányzati információs rendszerek
A közigazgatás egyik összetevőjére-, az államigazgatásra vonatkozó információs rendszerek áttekintése után, immár nincs akadálya a másik összetevőre-, az önkormányzatokra vonatkozó információs rendszerek bemutatásának. Az „Új Magyar Lexikon” szerint az önkormányzat és az autonómia szinonim fogalmak. Egyrészről a helyi szerveknek azt a jogosultságát jelentik, hogy meghatározott helyi feladatokat önállóan, a központi kormányzati szervektől függetlenül láthatnak el, mégpedig képviseleti szerveik által (lásd: városi önkormányzat). Másrészről pedig - a fejlődés későbbi fázisában - azokat az érdekképviseleteket is e fogalommal jelölték, illetve jelölik, amelyek az állami szervektől viszonylagos függetlenséggel intézték saját ügyeiket (lásd: ügyvédi kamara, orvosi kamara, stb.). Látható, hogy az önkormányzat sine qua non-ja az önállóság, vagyis a saját ügyekben való szabad döntés joga.
Történetileg az önkormányzatoknak valóban az itt jelzett két alaptípusa alakult ki. Ezeket napjainkban - figyelembe véve a jogi terminológiát - helyi önkormányzatoknak és szakmai önkormányzatoknak nevezzük. Ugyanakkor azonban ma már ismeretes az önkormányzatok további típusa is: a kisebbségi önkormányzatoké. A továbbiakban azonban az „önkormányzatok” kifejezés alatt kizárólag a helyi önkormányzatokat értjük, azon politikai és igazgatási szerveket, amelyeket a következők jellemeznek:
- részei az államszervezetnek és ezen belül a közigazgatás szervezeti rendszerének,
- széleskörű önállósággal rendelkeznek (önálló jogi személyiség, szervezeti önállóság, saját tulajdon, a helyi közügyek önálló intézése, stb.)
- területi alapon szerveződnek, (község, város, fővárosi kerület, főváros és megye),
- a közösséget megillető közhatalmat közvetve (a képviselőtestület útján) és közvetlenül (helyi népszavazás és népi kezdeményezés révén) gyakorolják,
- jogalkotó és jogalkalmazó tevékenységet egyaránt kifejtenek.[56]
A helyi önkormányzatok feladata a helyi közügyek intézése, vagyis eljárás azon ügyekben, amelyek a lakosság közszolgáltatásokkal való ellátásához, a közhatalom önkormányzati típusú helyi gyakorlásához, valamint ezek szervezeti, személyi és anyagi feltételeinek helyi megteremtéséhez kapcsolódnak. Az önkormányzatok jelentősége éppen az, hogy a lakosság a mindennapokban általuk találkozik az állammal, mint a közhatalom-gyakorlás egyik meghatározó szervével. Az önkormányzatokat az állampolgár nem kerülheti ki, hiszen itt történik az anyakönyvezés, az építési-, a szabálysértési és az egyéb hatósági ügyek döntő többségének az intézése, valamint az egészségügyi, a szociális, az oktatási és nevelési intézmények fenntartása is - hogy csak a legjellemzőbb ügytípusokat említsük. A helyi közügyek intézéséhez az önkormányzatoknak egyrészről információval kell rendelkezniük - a jogi normákon túlmenően - a területükön élő személyekről, az ott dolgozó szervezetekről, az ott található építményekről, közművekről és földrészletekről, másrészről pedig információt kell biztosítaniuk a lakosság és a központi államigazgatás részére a településről, az önkormányzat működéséről, vagy éppen az egyes ügytípusok elintézési rendjéről. Az ehhez szükséges adatok rendszerint, de nem kivétel nélkül az önkormányzati információs rendszerekből nyerhetők ki, amelyeket az alábbiak szerint csoportosíthatunk: nyilvántartások, lakosságtájékoztató információs rendszerek, vezetői információs rendszerek, térinformatikai rendszerek, valamint integrált információs rendszerek. A továbbiakban az önkormányzati információs rendszerek kérdéskörét ennek megfelelő szerkezetben tárgyaljuk!
5. 2. 1. Az önkormányzatok nyilvántartásai
Az önkormányzatok által vezetett nyilvántartások számáról - adatgyűjtés hiányában - pontos, dokumentált és publikált adatok napjainkban sajnos nem állnak rendelkezésre, az azonban biztosra vehető, hogy százas nagyságrendet képviselnek, a bennük tárolt adatok pedig több tízezerre tehetők. E nyilvántartások - éppen a komoly nagyságrend miatt - tipizálhatók, mégpedig több szempont szerint. Ezek közül itt és most azt emeljük ki, hogy az adott nyilvántartást jogszabályi kötelezés alapján, vagy saját elhatározásból vezeti-e az önkormányzat, hiszen az egész kérdéskört alapvetően az információ szemszögéből vizsgáljuk.
a) Az önkormányzatok jogszabályi előírás alapján vezetett nyilvántartásai további három csoportba sorolhatók:
□ azon nyilvántartások, amelyek egy országos alapnyilvántartás részeként, illetve alrendszereként funkcionálnak,[57]
□ azon nyilvántartások, amelyek nem egy országos alapnyilvántartás alrendszerei, mégis jogszabály alapján, teljes körűen és országosan egységes szempontok szerint rögzítik az adott objektumok előírt adatait. Ezeket - szemben az országos alapnyilvántartásokkal, az itt jelzett sajátosságok miatt - helyi alapnyilvántartásoknak nevezhetjük,[58]
□ azon egyéb - jogszabályi előírás, tipikusan önkormányzati rendelet által előírt - nyilvántartások, amelyek sem országos, sem helyi alapnyilvántartásnak nem tekinthetők.[59]
b) A saját elhatározásból - s tegyük hozzá: kifejezetten a saját munka megkönnyítése és eredményesebb végzése érdekében - vezetett önkormányzati nyilvántartások nem tipizálhatók, azok elvileg az önkormányzati munka bármely objektumára és bármely adatmélységére kiterjedhetnek, feltéve, hogy nem ütköznek jogszabályi korlátba. Ilyen korlátnak minősül például, a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi LXIII. törvénynek, a 2. §. (4) bekezdésében rögzített azon rendelkezés, mely szerint az önkormányzati szervek a polgártól, illetve a személyi-adat és lakcímnyilvántartásból csak azokat a személyi adatokat kérhetik, amelyekre a feladatok ellátása érdekében törvény, vagy törvényi falhatalmazás alapján önkormányzati rendelet feljogosítja őket.[60]
5. 2. 2. Lakosságtájékoztató információs rendszerek
Az előző fejezetben tárgyalt nyilvántartások létének alapja az információk (adatok) dinamikus - az önkormányzat részére és az önkormányzat részéről való - mozgatása, illetve mozgása, tehát a nyilvántartások esetében az önkormányzat információ (adat) felvevő és információ leadó is. Ezzel szemben a lakosságtájékoztató információs rendszerek létének alapja az, hogy csupán az önkormányzattól kifelé, a lakosság irányába áramlik az információ, azaz az önkormányzat - ebben az esetben kizárólag - az információ adó pozíciójában áll. További lényeges különbség az is, hogy az önkormányzati nyilvántartások rendszerint a hatósági jellegű feladatok ellátását szolgálják, azon feladatokét, amelyek során az önkormányzat és a lakosság között alá-fölérendeltség, azaz közhatalmi jogviszony áll fenn. Ezzel szemben a lakosságtájékoztató információs rendszerek sajátossága éppen az, hogy az önkormányzat nem utasít, és nem parancsol, hanem szolgáltat: olyan lépéseket tesz, amely segíti a polgárokat a jogaik gyakorlásában és kötelezettségeik teljesítésében. Erre komoly szükség van, hiszen az önkormányzat a helyi közügyekben demokratikus módon, széleskörű nyilvánosságot teremtve valósítja meg a közakaratot.
A lakosságtájékoztató információs rendszerek formai és tartalmi szempontból egyaránt csoportosíthatók.
a.) Formai szempontból ezen információs rendszerek a következők lehetnek:
□ a különböző információkat tartalmazó dokumentumoknak az önkormányzati hirdetőtáblán való kifüggesztése, továbbá a helyben szokásos más módon (például hangosbemondó segítségével) történő közhírré tétele,
□ vezetői fogadó órák tartása,
□ évente legalább egy alkalommal történő közmeghallgatás a képviselőtestület részéről,
□ önkormányzati napi-, hetilap kiadása,
□ ügyfélszolgálat működtetése[61],
□ a képviselőtestület által meghatározott olyan egyéb fórumok, amelyek a lakosság közvetlen tájékoztatását és a fontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgálják.[62]
b.) Tartalmi szempontból - tehát abból kiindulva, hogy mit, milyen információt közvetít az információs rendszer - a lakosságtájékoztató információs rendszerek a következő típusba sorolhatók:
□ jogi információs rendszerek: amelyek célja kifejezetten azon jogszabályi előírások közhírré tétele, amelyek ismerete nélkülözhetetlen az önkéntes jogkövetéshez, illetve a lakosság önkormányzati típusú ügyeinek intézéséhez,
□ településpolitikai rendszerek: amelyek célja egyrészről a lakosságnak az önkormányzati döntések előkészítésébe történő bevonása, másrészről a már meghozott településpolitikai döntésekről való tájékoztatás,
□ települési információs rendszerek: amelyek célja az, hogy az érdeklődőket tájékoztassa az adott település legfontosabb adatairól: terület, népesség, a népesség összetétele, közterületek, közműellátottság, beépíthetőség, orvosi - iskolai - óvodai ellátottság, stb.
□ önkormányzati híradó: amelynek célja a lakosság tájékoztatása az önkormányzat és szervei (a képviselőtestület, a bizottságok, a polgármester, a jegyző és a hivatal) működéséről, munkájáról.
5. 2. 3. Vezetői információs rendszerek
Az igazgatás céltudatos emberi tevékenység, amely biztosítja a kitűzött cél eléréséhez szükséges feltételeket és az egyes résztevékenységek (a munka) összhangját. Az igazgatás egy folyamat, amelynek (építő) elemei a következők: célkitűzés, információgyűjtés és feldolgozás, tervezés, döntés, végrehajtás, koordináció és ellenőrzés. A vezetés az itt jelzett igazgatási tevékenység egyes (kiemelt) elemeinek - a célkitűzésnek, döntésnek és ellenőrzésnek - egy kézben történő egyesítése eredményeként jelenik meg és önállósul a szervezeten belül, s mint olyan, a munkamegosztás „terméke”. Álláspontunk szerint tehát a vezetés nem más, mint egy szervezeten belül megvalósuló, célkitűző, döntést hozó és ellenőrző, emberi tevékenység.
Egy adott szervezet (vagy az egész társadalom) sikerének kulcsa mindenkor és meghatározó módon a vezetés kezében van, hiszen - mint láttuk - a vezetés döntő befolyással van a szervezet életére. Ebből következik, hogy az adott szervezet léte és hatékonysága szempontjából egyik legfontosabb kérdés a vezetés megfelelő információval történő ellátása, azaz a vezetői információs rendszer megfelelő működése. Vezetői információs rendszer - az emberiség történetében - mindig is volt és működött. Az már más kérdés, hogy azt milyen eszközökkel és módszerekkel működtették, továbbá, hogy abban milyen tartalmú információt áramoltattak. Általánosságban azt lehet mondani, hogy a történelmi fejlődés során a sikeres vezetők (uralkodók) egyre modernebb eszközök és módszerek (füstjel, fényjel, gyalogos és lovas futár, postagalamb, távíró, telefon, számítógép, műholdas távközlés, stb.) révén, egyre több és differenciáltabb információt szereztek a környezetükről, s valójában ennek köszönhették hatalmuk fenntartását, esetleg növelését. Aki az információt, a kiemelten fontos információt a leggyorsabban volt képes megszerezni és feldolgozni, az gyors és megalapozott döntés meghozatalára volt képes, ennélfogva sikeres volt. Gondoljunk például a katonai felderítésre, amely ha megfelelő információt szerez egy adott támadásról, illetve annak előkészületeiről és azt továbbítja a vezetéshez, akkor a vezetés egy megelőző csapással eldöntheti a háború sorsát. Nem véletlenül írja egy szerző a következőket. „Az információ birtoklása éppúgy hatalom, mint a fizikai erő vagy a fegyver. A jobb információellátottság, a gyorsabb információterjesztés technikája a szervezetet erőfölénybe juttatja.”[63]
Annak ellenére tehát, hogy vezetői információs rendszer mindig is jelen volt az emberiség életében, mégis csak a számítógépek elterjedésével és annak a vállalati vezetésbe történő beépülésével kapcsolatban jelent meg önálló fogalomként: Management Information System (a továbbiakban: MIS) néven, az 1960-as években. Igaz, hogy a „vezetési információs rendszer” kifejezést már 1938-ban is használta C. Bernard, majd később, 1947-ben H. A. Simon is, viszont nem abban az értelemben, hogy az adott vezetési problémákat az elektronikus számítógép segítségével oldják meg. Erre csak jóval az első számítógép - az ENIAC - 1946-ban történt megépítését követően, a számítástechnika fejlődése következtében kerülhetett sor. Akkor, amikor az már egy olyan fejlettségi szintet ért el, amely lehetővé tette egy adott vállalat egész ügyviteli és műszaki irányítási rendszerének számítógépre vitelét. Ez az időszak az 1960-as évek végére tehető, amikor a számítástechnika fejlesztésében élenjáró Amerikai Egyesült Államokban polgárjogot nyert a MIS, olyannyira, hogy megkezdődött annak egyetemi oktatása is. A Management Information System - amelynek magyar megfelelője a Vezetői Információs Rendszer (a továbbiakban: VIR) - célja és lényege kezdetben az adott szervezet vezetőjének információval történő ellátása volt egy konkrét adatbázisból, annak érdekében, hogy helyesen tűzze ki a célokat, továbbá gyors és megalapozott döntéseket hozzon, röviden: a szervezet sikeres legyen. A későbbiek során - az 1980-as évektől - a MIS fogalma, illetve jelentése az egy adott (saját) adatbázisból történő információszolgáltatáson túlmenően kibővült azzal a lehetőséggel, hogy a vezető közvetlenül hozzáférhetett a szervezet egyéb adatbázisaihoz, az ún. adatfeldolgozási rendszerekhez, sőt külső adatforrásokhoz is. Ily módon a VIR egyrészről az irányítani kívánt szervezet sajátosságaival - tehát rendszerelemeivel, transzformációival és környezeti kapcsolataival - összhangban álló vezetési-döntési rendszerré, másrészről pedig egy ezzel összhangban lévő olyan információrendszerré fejlődött, amely megvalósítja a tervezés és a vezetés egységét, és amely számítógépes adatfeldolgozási rendszerre támaszkodik.
A magyar helyi önkormányzatokon belül napjainkban működő vezetői információs rendszerekre is teljes egészében igazak az itt ismertetett, alapvetően a gazdasági életre vonatkozó általános jellemzők. Az önkormányzatok világában azonban a vezetői információs rendszerek azonban természetesen rendelkeznek sajátosságokkal is, amelyek az alábbiak szerint összegezhetők;
□ Sok esetben - sajnos - nem beszélhetünk tudatosan kiépített vezetői információs rendszerekről, hanem sokkal inkább spontán, alkalomszerű vezetői információszerzésről egy-egy adott konkrét, döntésre váró kérdésben.
□ Ha azonban mégis működnek az önkormányzatnál tudatosan kiépített és számítógépre alapozott vezetői információs rendszerek, akkor azokat az jellemzi, hogy
- rendszerint erősen személyhez kötöttek, azaz Magyarországon nincs egy általánosan elterjedt, nagyszámú önkormányzati vezető által elfogadott és alkalmazott rendszer, sőt még széles körben elterjedt modellről sem beszélhetünk napjainkban, hanem sokkal inkább helyi próbálkozásokról, kísérletekről. Ebből következik hogy rendszerint
- a felhasználók köre korlátozott, tehát gyakran kizárólag az elsőszámú önkormányzati vezetőre, a polgármesterre terjed ki, továbbá
- az információk köre is túlságosan leszűkített, mert tartalmilag kizárólag az önkormányzati munkához kapcsolódik és csupán az adott település legfontosabb adataira (lakosságszám, összetétel, intézményi ellátottság, stb.) valamint a hivatal és a képviselőtestület működési kérdéseire (létszám és bérhelyzet, hatósági statisztika, határozatok, stb.) terjed ki.
□ A vezetők gyakran csak a testületi üléseken, a különböző értekezleteken és a sajtóból szerzik információikat, azaz valójában nem is működtetnek specifikus vezetői információs rendszert.
Természetesen sorolhatók lennének a konkrét, egyedi esetek mindezek ellenkezőjére is! A mai magyar helyi önkormányzati igazgatásból – megyei, városi és községi szintről egyaránt – hozhatók lennének konkrét példák valódi Vezetői Információs Rendszerek kiépítésére és működtetésére. Mindezektől azonban – a rendelkezésünkre álló keretek korlátozott volta miatt – el kell tekintenünk. A fő célunk tehát csupán a figyelemfelkeltés lehet. Az önkormányzati vezetők figyelmének arra irányítása, hogy az Európai Unióban működő magyar önkormányzatok nem nélkülözhetik a célra-orientáltan létrehozott, a modern szervezési megoldásokat és technikai eszközöket alkalmazó vezetői információs rendszereket sem.[64] Ne feledjük: a nem megfelelően (rosszul, hiányosan, vagy túl-) informált vezető nem, illetve csak véletlenül képes helyes döntéseket hozni!
5. 2. 4. Térinformatikai rendszerek
Az önkormányzatok - részben jogszabályi előírás, részben saját elhatározás alapján - sok-sok leíró jellegű, tehát numerikus, vagy szöveges adatokat tartalmazó nyilvántartást vezetnek a területükön található térbeli objektumokról: épületekről, közművekről, közterületekről és telkekről (is). Ezen adatok számítógépre vitele már önmagában is jelentős segítséget nyújt az önkormányzati munkához, hiszen a számítógép segítségével az adatok gyorsan beszerezhetők és tetszőleges szempontok szerint csoportosíthatók, sőt a számítógépes adatfeldolgozás révén esetleg új információk is kinyerhetők a rendszerből. Ugyanakkor az önkormányzatok - jogszabályi kötelezés miatt - kötelesek topográfiai térképeken, ún. földmérési alaptérképeken is rögzíteni kül- és belterületüket, az egyes ingatlanok határait, az egyes építményeket és közműveket, azaz az illetékességi területükhöz tartozó minden térbeli objektumot. Ezen térképek számítógépre vitele önmagában szintén komoly előrelépés az önkormányzati munkában, hiszen ezáltal például már a laikus képviselőtestületi tagok, vagy akár a lakosság számára is áttekinthetővé válik a település egésze, annak szerkezete, vagy akár az egyes objektumok elhelyezkedése is. Ezzel lehetőség nyílik például olyan döntések meghozatalára, amelyek révén a település szerkezete kiegyensúlyozottá válik, vagy éppen az úthálózat, a közművek fejlesztése olcsóbb lesz.
Az objektumok térinformatikai megjelenítése a fejlődés következő lépcsőjét jelenti, hiszen a számítógép ekkor már nem csak tárolja és numerikus és/vagy szöveges módon rendelkezésre bocsátja az objektumokkal kapcsolatos leíró jellegű adatokat, hanem azokat a képernyőn térbelileg is, térképhez kapcsolódva, láthatóvá-, s ezzel közérthetővé teszi. Ilyen értelemben a térinformatika nem más, mint a térbeli objektumok leíró jellegű adatainak és a település digitalizált térképállományának számítógépes összekapcsolása. Az állami térképeknek két típusát kell megkülönböztetni: a földmérési alaptérképeket és a topográfiai térképeket.[65] A földmérési alaptérképek - állami alapadatként - közhitelesen rögzítik a földrészleteket, azok határvonalait, helyrajzi számát és egyéb azonosítóit, valamint a földrészleteken található építményeket és létesítményeket. A községre és városra vonatkozó állami alapadatokat a körzeti földhivatalok, a megyére vonatkozókat a megyei földhivatalok, míg az ország egészére vonatkozókat a földművelési és vidékfejlesztési miniszter által kijelölt központi földmérési szervezet kezelik, illetve kezeli. Az állami topográfiai térkép papíron, több - színnyomással, vagy számítógépen kezelhető (digitális) formában - rétegben szerkesztett térkép, amely a földfelszín természetes és mesterséges alakzatainak elemeit tartalmazza, a tulajdonviszonyra utalás nélkül. A törvény azt is kimondja, hogy az állami és az önkormányzati térinformatikai rendszerek alapjaként kizárólag az itt jelzett állami térképek és alapadatok használhatók fel.
A térinformatika kifejezés tartalmilag az angol Geographical Information Systems (a továbbiakban: GIS) = Földrajzi Információs Rendszernek felel meg, s jól mutatja, hogy itt a különböző objektumok egyes jellemző adatainak földrajzi helyhez kötéséről és azok térbeli térképi megjelenítéséről van szó, szemben a korábbi kizárólagosan leíró jellegű (numerikus és/vagy szöveges) továbbá adatbázis nélküli térképi megjelenítéssel.
Ugyanakkor jeleznünk kell azt is, hogy a térbeli objektumok adatainak térinformatikai feldolgozása és megjelenítése nem jelenti feltétlenül az adatok leíró jellegű, vagy térképi formában történő feldolgozásának teljes eltűnését, hanem sokkal inkább azok egy egységben történő és rendkívül látványos számítógépes kezelését.
Másként kifejezve: a GIS egy speciális, számítógépre alapozott információs rendszer, amely egyrészről biztosítja a különböző térbeli objektumok térképi megjelenítését, másrészről ezen objektumok leíró jellegű adatainak térképi pontokhoz kötött megismerését is.
Egy adott önkormányzat esetében a GIS alkalmazása azt jelenti, hogy a település földmérési alaptérképét - az azon feltüntetett épületekkel, közművekkel, közterületekkel és telkekkel együtt - 1:10.000 méretarányban digitalizálják (számítógépre viszik), és az így létrehozott ún. digitalizált térképállományhoz, illetve annak egyes pontjaihoz, vonalaihoz vagy vonalakkal körülzárt területéhez hozzárendelik a megfelelő leíró (numerikus, és/vagy szöveges) adatokat, mint például az adott földrészlet hossza és szélessége; az adott épület magassága; az adott közműhálózat étmérője, anyaga és kapacitása stb.
A térinformatika - igaz, csak a vállalati alkalmazásokban - már az 1970-es években megjelent Magyarországon, mindenekelőtt a közművekkel kapcsolatosan. A közigazgatásban az első kísérletekre az 1980-as években került sor (például Győr városában), amelyek bár viszonylag sikeresek voltak, az eredményei azonban széles körben mégsem terjedtek el. Ennek okai között találjuk a megfelelő hardver és szoftver eszközök hiányát, az adatok gépre-vitelének és feldolgozásának viszonylag hosszú idejét és igen költséges voltát, valamint azt is, hogy akkoriban az egyes tanácsok (a mai önkormányzatok jogelődei) sok esetben nem is rendelkeztek megfelelő térképi és numerikus adatokkal a területükön fekvő térbeli objektumokról, így egyszerűen nem volt mit térinformatikai alapokra helyezni.
1992-ben az Országos Műszaki Fejlesztési Bizottság - az ún. Térinformatikai Nemzeti Projekt keretében - pályázatok kiírásával igyekezett lökést adni a térinformatika közigazgatásban (helyi igazgatásban) történő fejlesztésének - tegyük hozzá: részben sikerrel. A pályázatok elnyerésével ugyanis az első fordulóban tizenöt önkormányzat (például: Győr, Miskolc, Szeged, Göd, Érd), a második fordulóban pedig további tíz önkormányzat (például: Tata, Vecsés, Békés) kezdte meg a térkép alapú információs rendszerének kiépítését, de átütő siker nélkül, mert igazából egyetlen önkormányzatnál sem sikerült modell értékű megoldást kidolgozni.[66]
Az 1994-ben indult és 1996-ban befejeződött projektek összességében mintegy kétmilliárd forint feletti projektértéket valósítottak meg, 1,2 milliárd OMFB támogatás mellett. Eredményként könyvelhető az is, hogy a projektek eredményeként anyagilag és szakmailag megerősödött a piaci működéshez szükséges vállalkozói kör, nemzetközileg is jelentős oktatási szakanyagok készültek el, és oktatási tervek jöttek létre, továbbá több új termék és szolgáltatás jelent meg a piacon. Figyelemre méltó azonban, hogy „… a közigazgatás érzéketlensége a projekt eredményei iránt folyamatos magas szinten maradt.”[67]
A térinformatika önkormányzati alkalmazásai terén legmesszebb talán a kifejezetten térinformatikára szakosodott Geoview Systems Kft. jutott, amely több településnek készítette el a településirányítási térinformatikai rendszerét (Pécs, Győr, Hajdúszoboszló, Mezőtúr, Balatonfüred, stb.). E térinformatikai rendszerek moduláris felépítésűek, amelyek felölelik az egyes ingatlanokhoz-, valamint a közművekhez kapcsolódó nyilvántartásokat is (víz, gáz, csatorna, stb.). A rendszerben az egyes objektumokhoz nem csak szöveges adatokat lehet kötni, hanem fényképeket, műszaki rajzokat, térképszelvényeket is.
Az önkormányzati munkában a térinformatika előnyei és eredményei leginkább a következő területeken aknázhatók ki:
- fejlesztési és rendezési koncepciók és tervek készítése,
- településüzemeltetés (ide értve a közművesítést, a közműfenntartást, valamint a helyi közlekedésigazgatást),
- műszaki igazgatás (az önkormányzat területén található ingatlanok nyilvántartása, telekalakítás, építési engedélyezés, építési tilalom, stb.),
- humán igazgatás (iskolai-, orvosi-, választási körzetek kialakítása, stb.).
A közeljövőben várható, hogy az önkormányzatok a jelenleginél sokkal erőteljesebben fognak támaszkodni a térinformatika itt jelzett eredményeire, ehhez azonban nélkülözhetetlen a jelenlegi térképállománynak - a földmérési alaptérképeknek - az aktualizálása (rendbetétele), a térbeli objektumok alapadatainak összegyűjtése és aktualizálása, majd a térinformatika alapjául szolgáló 1:10.000 méretarányú digitális térképi adatbázis létrehozása megfelelő hardver- és szoftver eszközök igénybevételével.[68]
5. 2. 5. Integrált információs rendszerek
Az önkormányzatok egyik meghatározó jellemzője az, hogy környezetükkel aktív információs kapcsolatban állnak: információ-források, és egyben információ-felhasználók is. Ahhoz, hogy el tudják látni feladataikat, a helyi közügyek intézését, adatokkal kell rendelkezniük az egész településről: a területükről, a népességükről, az épített környezetükről, valamint a településen működő szervezetekről. „Az önkormányzatok területük igazgatását komplex módon végzik, ezért területükről komplex információkkal kell rendelkezniük. Tevékenységükben a hatósági és a szervezési feladatok együtt jelennek meg és ... az igazgatásban egymást kiegészítik.” - írja Horváth Imre az „Önkormányzati informatika” című tanulmányában.[69]
Nem elegendő tehát az eredményes igazgatáshoz az, hogy az önkormányzatok külön-külön, egymástól független és szétdarabolt nyilvántartásokat vezessenek, hanem az (is) szükséges, hogy - törvényi keretek között - megvalósítsák ezek egy rendszerben történő, integrált kezelését. Ma már adott a lehetőség arra, hogy az önkormányzatok kiépítsenek egy olyan több modulból, illetve alrendszerből álló integrált számítógépes információs rendszert, amely képes kiszolgálni az önkormányzatok széleskörű információs igényeit, függetlenül attól, hogy az adatokra kinek, milyen okból, milyen hatáskör gyakorlásához van szüksége. Ebben az információs rendszerben a feladatok ellátásához szükséges adatokat egy helyen tartják nyilván, kiküszöbölve ezzel az azonos adatok párhuzamos kezeléséből eredő hátrányokat, másrészt pedig az integráció révén nem csupán egy-egy konkrét adat-, hanem minőségileg magasabb rendű adatláncolat kinyerésére is lehetőség van.
A Miskolci Egyetem Közigazgatási Jogi Tanszéke által – több éves kutatómunka eredményeként – elkészített integrált információs rendszer, a VIRGRAF adatbázisa átfogja az adott település (város, község) egészét, hiszen öt alrendszerből áll: népesség, szervezetek, építmények, közművek és földrészletek, amelyek - a szükséges mértékig - tovább tagozódnak.[70] Az egyes alrendszerek-, illetve az azon belül található egyes itt jelzett adatok között kapcsolat biztosított, ami a rendszer átjárhatóságát, s ezáltal magát az integrált adatkezelést teszi lehetővé.[71]
Ugyancsak integrált önkormányzati információs rendszernek tekinthető a Hajdúszoboszló Város Polgármesteri Hivatalánál kidolgozott „KÖZ-ÜGY” nevű igazgatási információs és ügyintézői szoftver-rendszer. A „KÖZ-ÜGY” egységes szerkezetbe foglalja az önkormányzat belső információáramlását, biztosítja a területi szervek és az ügyfélszolgálat adatigényeit és az ügyek többségében lehetővé teszi automatizált kommunikációs, ügyfél-tájékoztatási és ügyintézési gyakorlat folytatását. A rendszer moduláris felépítésű, főbb elemei a következők: Vezetői információs rendszer („VEZIR”), ágazati ügyintéző-programok („INTÉZŐ”), az államigazgatási eljárás szabályai szerinti eljárási ügymenetmodell („ELJÁR”).[72]
Végül (harmadik példaként), de nem utolsó sorban megemlítjük még a GISPÁN Integrált Önkormányzati Rendszert, amely az önkormányzati ingatlan-vagyonnal való gazdálkodáshoz nyújt(hat) jelentős segítséget. Az adatbázis moduláris felépítése és az egyes modulok közötti kapcsolat biztosítja az integrációt. A rendszer ún. központi modulokból (keretrendszer, rajz-rendszer, címkataszter, partner-nyilvántartás, iktatás), műszaki nyilvántartásból (ingatlan-nyilvántartás, út-nyilvántartás, közmű-nyilvántartás, ingatlanvagyon-kataszter) és vagyongazdálkodási modulokból áll. Az adatbázis összekapcsolható az önkormányzat kapcsolódó egyéb nyilvántartásaival, de segítséget nyújthat a hatósági ügyek intézéséhez is.[73]
5. 3. Számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok)
A jogszabály-nyilvántartás szükségképpen hatalmas mennyiségű adatot tartalmaz, ennélfogva kiválóan alkalmas arra, hogy számítógéppel oldják meg vezetését, illetve kezelését. A számítógépes jogszabály-nyilvántartások kérdéskörét a következő szempontok alapján tárgyaljuk: a nyilvántartások megjelenése, típusai, elterjedésük a fejlett államokban és az EU-ban, majd a magyar helyzet, s végül: összegző megállapítások és következtetések.
5. 3. 1. A számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok) megjelenése
Mint arra a korábbiakban, a nyilvántartásokkal szembeni követelmények tárgyalásakor már utaltunk, minden nyilvántartás esetén alapkövetelmény a pontosság és a valósághűség. Fokozottan igaz ez a követelmény a jogszabály-nyilvántartások esetében, hiszen azok pontos és naprakész vezetése alapvető előfeltétele a jogalkotás és a jogalkalmazás törvényességének, elsősorban a hatályosság szempontjából. Hogyan tudná az adott társadalmi viszonyt a jogalkotó szabályozni, vagy újraszabályozni akkor, ha nem ismerné a jelenlegi jogszabályi rendelkezés helyzetét, azaz a hatályos jogot! Mondjuk ki nyugodtan: sehogy, illetve úgy, hogy teljes káosz uralkodna! A jogalkalmazás szemszögéből vizsgálva a kérdést, a helyzet ugyanez. A jogalkalmazó szervek döntései (határozatai, ítéletei) csak akkor lehetnek törvényesek, ha e szervek maguk is tisztában vannak az adott társadalmi viszonyt rendező hatályos jogszabályokkal, azaz érvényesül a „jura novit curia” - a bíróság a jogot (hivatalból) ismeri - klasszikus elve.
Nos, mindezen körülmények miatt már az ókori államok is fölismerték azt, hogy valamilyen módon szükséges a hatályos joganyag nyilvántartása. Kezdetben ez manuálisan (kőtáblákba vésve, papirusz tekercsen, rigiszteres könyv, vagy kartonos nyilvántartás felfektetésével stb.) történt, ami megfelelt a kor műszaki-technikai adottságainak, illetve követelményeinek. Csakhogy a XX. század életviszonyainak bonyolultsága és az állam szerepének erősödése oda vezetett, hogy a jogszabályok száma ugrásszerűen megnőtt, és ezt - nyilvántartás oldaláról - manuális úton követni egyre nehezebb volt. Ekkor azonban segítségül jött az emberiség egyik legnagyobb találmánya, a számítógép, amelynek alapvető tulajdonságai - az elvileg korlátlan tárolókapacitás, az adatok gyors visszakeresésének és logikai összekapcsolásának lehetősége - éppen az olyan nagy tömegű adatokkal dolgozó nyilvántartások esetében bontakoztathatók ki igazán, mint a jogszabály-nyilvántartás.
Az úttörő szerepet - mint oly sok esetben - most is az Egyesült Államok játszotta, ahol a jogszabályanyag számítógépre vitelének két alapvető módozatát dolgozták ki és valósították meg.
Az egyik megoldás szerint - amelyet R.T. Morgan alakított ki 1957-ben, az oklohamai állami egyetemen - a joganyagot ún. tárgyszavak (vagy más néven: kulcs-szavak, deszkriptorok) segítségével dolgozzák fel és viszik számítógépre, majd e tárgy-, illetve kulcsszókatalógus segítségével történik a joganyag azonosító adatainak a visszakeresése.[74] Ily módon tehát a számítógép nem a teljes szöveget, hanem annak csupán absztrakt, tárgyszavak szerinti kivonatos változatát kezeli, ami nagyságrendekkel kisebb tárolókapacitást követel meg, mintha a teljes szöveget kezelné. Ehhez persze hozzá kell fűzni, hogy az 1950-es évek végének számítástechnikája még nem is tette lehetővé olyan roppant méretű adatbázisok tárolását, mint a jogszabályok teljes szövegének nyilvántartása.
A második megoldás - amelyet a J. Harty dolgozott ki 1962-ben a pittsburghi egyetemen - a joganyag teljes szövegét viszi számítógépre, és arra nézve teljes körűen teszi lehetővé a keresést, tehát mellőzi a tárgyszavak használatát. Ily módon jött létre az ún. teljes szövegű, (full-text) jogszabály-nyilvántartás, amit alapvetően a számítástechnika rohamos fejlődése, a számítógép-kapacitás jelentős növelése tett lehetővé.[75]
A fejlődés következő lépcsője az volt, hogy a joganyag nyilvántartása mellett - tehát egy jogi információs rendszerben, de a jogszabálytól független másik adatbázisban - fölépítették a bírósági döntések és a jogi szakirodalom nyilvántartását is, és lehetővé tették az egyes adatbázisok közötti átjárást, jelentősen könnyebbé téve ezáltal a jogalkalmazók munkáját.
5. 3. 2. A számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok) típusai
A számítógépes jogszabály-nyilvántartás (mint jogi adatbázis, és információs rendszer) feladata elsődlegesen abban áll, hogy - a számítógép tulajdonságainak, illetve műszaki adottságainak felhasználása révén, valamilyen jogi döntés meghozatalának elősegítése céljából - gyors, teljes és pontos információt biztosítson a jogszabályokról, a jogalkotó szervek és az erre feljogosított bíróságok elvi jellegű iránymutatásairól, a meghozott jogalkalmazói döntésekről, valamint a jogi szakirodalomról. Ahhoz, hogy a nyilvántartás e feladatnak eleget tehessen, mindenekelőtt az szükséges, hogy
- az adatbázis teljes körű legyen,
- valósuljon meg az adatbázis folyamatos aktualizálása,
- a tárolt adathalmazból (adatbázisból) a szükséges információk egyszerűen, gyorsan és pontosan kinyerhetők legyenek, a felhasználó által meghatározott kívánalmaknak megfelelően, továbbá
- az adatbázis célra orientált szerkezetben nyerjen kiépítést, tehát legyen integrált és ezáltal tegye lehetővé az egyes jog dokumentumok közötti átjárást, a felvetődött jogi probléma végigkövetését.[76]
Az e követelményekkel adekvát számítógépes jogszabály-nyilvántartó (jogi információs) rendszereket négy lényeges szempont - az adatbázis felépítésének módja, a megoldandó jogászi feladat jellege, az adatbázis tartalma és az adatbázishoz való hozzáférés módozata – alapján indokolt csoportosítani:
1.) Az adatbázis felépítésének módja szerint megkülönböztethetünk:
- bibliográfiai (hivatkozási) adatokat tartalmazó,
- faktografikus (tényleges) adatokat tartalmazó és
- vegyes rendszereket.
A bibliografiai adatokra (tárgymutatókra, deszkriptorokra) épülő első jogszabály-nyilvántartó rendszert - mint arra az előzőekben már utaltunk - R.T. Morgan, míg a faktografikus adatokra épülő (tehát a jogszabályok teljes szövegét kódoló és a természetes nyelven történő kezelésre épített) első jogszabály-nyilvántartó rendszert J. Harty dolgozta ki. Az eltelt mintegy negyven év alatt - ezen alapokra épülve - sok-sok számítógépes jogszabály-nyilvántartó rendszer került kiépítésre, amelyek igyekeztek a két „ősmegoldást” továbbfejleszteni. Így jöttek létre egyrészről az ún. „vegyes rendszerek”, amelyek tehát egyesítik a két megoldás jellemzőit, másrészről pedig a továbbfejlesztett változatok, amelyek közül itt csupán arra utalunk, hogy a bibliográfiai adatokra épülő rendszernek további két változata is kialakult. Az egyik a tárgyszavakat a jog adatbázis teljes szövegéből emeli ki (KWIC-rendszer: key word in context), míg a másik nem a szövegből, hanem egy előre felépített szótárból, az un. tezauruszból emeli ki ezt (KWOC-rendszer: key word out of context).[77]
2.) A számítógépes jogszabály-nyilvántartó rendszerek másik - s számunkra fontosabb - csoportosítási szempontja az, hogy milyen jogászi feladatot kívánunk megoldani az adatbázis segítségével. A szakirodalom e kérdésben (is) megosztott.
a.) Az egyik álláspont szerint különbséget kell tenni: adatszolgáltató, problémamegoldó (vagy más néven szakértői) és vegyes rendszer között. Az adatszolgáltató rendszerre - nevéből következően - az jellemző, hogy csupán a felhasználó által megjelölt témához kapcsolódó, tehát az adott jogesetnél alkalmazandó jogszabályt (jogi iránymutatást, szakirodalmat) választja ki az adatbázisból. Ezzel szemben a szakértői rendszer továbblép, nem csupán az alkalmazandó jogszabályt emeli ki az adatbázisból, hanem képes azt, pontosabban: annak egyes elemeit összevetni az egyedi tényállással, és az összevetés eredményeként képes akár a jogi döntés meghozatalára is. A vegyes rendszer egyesíti az előző két megoldást, tehát egyes területeken csupán szolgáltatja az információt, más területeken pedig szakértői rendszerként működik.
b.) A megoldandó jogászi feladat szempontjából szóba jöhető másik álláspont szerint a számítógépes jogszabály-nyilvántartó rendszereknek négy fajtája van:
- lelőhelyfeltáró rendszerek, amelyeknek feladata csupán a felhasználó által megjelölt témához tartozó jogszabály(ok) megkeresése,
- tartalomfeltáró rendszerek, amelyeknek feladata nem csupán a jogforrás(ok) megkeresése, hanem a jogforrás(ok) szövegének a rendelkezésre bocsátása is,
- adatfeldolgozó rendszerek, amelyeknek feladata az egyedi jogeset és az általános jogi norma elemeinek összevetése és ebből következtetések levonása, esetleg döntések meghozatala (ezek a rendszerek lényegében a szakértői rendszereknek felelnek meg),
- vegyes rendszerek, amelyek az előző három rendszerből legalább kettőnek a sajátosságait alkalmazzák.
3.) A számítógépes jogszabály-nyilvántartó rendszerek tipizálásának harmadik lényeges szempontja a nyilvántartás tartalma. E szempontból - a jogi dokumentumok fajtáinak megfelelően - meg kell különböztetni:
- jogszabály-nyilvántartást (amely csak a jogi normákra és a jogalkotó szervek elvi iránymutatásaira terjed ki),
- a közigazgatási szervek jogi információs rendszereit,
- a bíróságok és az ügyészségek jogi információs rendszereit,
- a jogi szakirodalom nyilvántartását, továbbá
- a vegyes rendszereket.
A valóságban e típusok rendszerint nem, vagy csupán részben különülnek el ilyen mereven egymástól. A magyar helyzetet bemutató következő fejezetben ezt az állításunkat megfelelően igazolni fogjuk. Előtte azonban még meg kell ismerkednünk a külföldi helyzettel.
4.) Az adatbázishoz való hozzáférés módozata alapján közvetlen és közvetett hozzáférést lehetővé tevő rendszereket különböztethetünk meg.
A közvetlen hozzáférést lehetővé tevő, ún. on-line rendszernek sajátossága az, hogy a felhasználó - számítógépes hálózat segítségével - közvetlen kapcsolatban van a szolgáltató földrajzilag távol lévő jogi adatbázisával, ennélfogva (elvileg) folyamatosan, illetve mindenkor lehetősége van a hatályos jog megismerésére. Ezzel szemben a közvetett hozzáférést lehetővé tevő ún. osztott adatbázisú rendszerek esetében a felhasználó nem fér hozzá közvetlenül a szolgáltató jogi adatbázisához, hanem az adatbázist a szolgáltató postai úton, rendszerint havonta, vagy negyedévente floppy-lemez, vagy compact disk (CD-lemez) formájában juttatja el hozzá. Ily módon a felhasználó a joganyag változásról soha nem azonnal, hanem csak utólag, a postai küldemény megérkezése után értesül, ami hatályossági aggályokat vet fel, és jelentős problémák forrása lehet.
5. 3. 3. Számítógépes jogszabály-nyilvántartások a fejlett államokban és az EU-ban
A számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi információs rendszerek) előző fejezetben vázolt típusai, az egyes országokban ténylegesen működő rendszerek csoportosításának eredményeként alakultak ki. Mindebből az is következik, hogy napjainkban igen sok jogi információs rendszer működik a világban, sőt egy-egy államon belül több is.
A számítógépes jogszabály-nyilvántartás szülőföldjén, az USA-ban sok-sok ilyen rendszer működik. Ezek közül megnevezhető például egyrészről a WESTLAW, a DATUM és a PITTS nevű rendszereket, amelyek a teljes jogszabályszöveget kezelik, azaz ún. full-text rendszerek, másrészről pedig a GATT és a WRU megnevezésű rendszereket, amelyek a tárgyszavak szerinti keresés elvére épülnek, azaz ún. absztrakt rendszerek. Mi itt most mégsem ezeket, hanem az USA - és talán az egész világ - legnagyobb jogi adatbázisát, a LEXIS/NEXIS-t mutatjuk be, hiszen jelentősége messze meghaladja más rendszerekét.
A LEXIS rendszer fejlesztése 1968-ban indult meg, az ún. OBAR projekt keretében. Kezdetben – elsősorban a feladat nagysága és az ebből fakadó óriási költségek, továbbá a hardver eszközök viszonylagos fejletlensége miatt - a rendszer nem a joganyag teljes szövegét, hanem csak a tárgyszavakat dolgozta fel, ma már azonban természetesen a teljes szöveget. Hozzáférést illetően a rendszer on-line jellegű, tehát aki keresni kíván a jogi adatbázisban, annak közvetlenül csatlakoznia kell a központi számítógéphez. A LEXIS /NEXIS napjainkban már nemzetközi és komplex rendszerré nőtte ki magát, ami egyrészt azt jelenti, hogy nem csupán az USA, hanem számos más állam (Egyesült Királyság, Ausztrália stb.) joganyagát is feldolgozza (LEXIS-adatbázis), másrészt pedig nem csak jogi dokumentumokat, hanem pénzügyi-gazdasági információkat is szolgáltat, mégpedig gyakorlatilag a világ minden államáról (NEXIS-adatbázis). Ez utóbbira tekintettel használják ma már a rendszer megnevezésére a LEXIS/NEXIS kifejezést.
A rendkívül összetett, komplex adatbázis alrendszerekből (library = könyvtárakból), az alrendszerek pedig file-okból épülnek fel. A tényleges keresések a könyvtár kiválasztása után a file-okban történnek. Például: külön könyvtára van az USA szövetségi jogának (FR-LAW) és a tagállamok joganyagainak (US-LAW); Mexikónak (MEX-LAW); a Brit Nemzetközösségnek (CW-LAW). A nemzetközi jog (INT-LAW) könyvtár pedig két file-ből áll: az INTLAW a nemzetközi szerződéseket, még az EUROCOM az Európai Közösség joganyagát rögzíti.[78]
Az Egyesült Királyságban működő egyik legjelentősebb számítógépes jogi információs rendszer a STATUS, amely 1972-től működik. E rendszer a nemzetközi jog forrásai közül az Európa Tanács határozatait és ajánlásait dogozza fel, míg a hazai jog köréből a hivatalos közlönyben kihirdetett jogszabályokat. A STATUS lehetővé teszi nem csupán a teljes szöveg kikeresését, hanem a dokumentumok elemzését is. Az on-line rendszer a képviseleti-, a közigazgatási- és az igazságszolgáltató szervek mellett a nagyközönség számára is hozzáférhető, természetesen díjfizetés mellett.
Franciaország esetében az Igazságügy Minisztérium Adatfeldolgozó Hivatala által 1974-ben kidolgozott jogi információrendszert lehet kiemelni, amely két adatbázisból épül fel. Az egyik a büntetőjogszabályokat és a büntetőeljárás során tárgyalt esetek alapadatait, a másik pedig a büntetőeljárásban részt vett személyek (vádlott, vádló, stb.) összes adatait tartalmazza, s mint ilyen, valójában nem jogszabály-, hanem bűnügyi nyilvántartás. A rendszer felhasználói csakis az Igazságügy Minisztérium által arra feljogosított szervek és személyek (így a bíróságok, ügyészségek, rendőri szervek, ügyvédek, közjegyzők, közigazgatási szervek) lehetnek.
Olaszországban 1974-től működik az ITALGIURE rendszer, a Legfelsőbb Bíróság Elektronikus Dokumentációs Központja keretében. A rendszer teljes körű jogszabály-nyilvántartásnak tekinthető, hiszen feldolgozza a teljes joganyagot, a Legfelsőbb Bíróság döntéseit, a polgári- és a büntetőbíróságok döntéseit, valamint a jogi szakirodalmat. Az adatbázishoz – közvetlenül (on-line) és közvetve (CD-lemez segítségével) egyaránt – bárki hozzáférhet, díj fizetése ellenében.
A Német Szövetségi Köztársaság Kormánya 1973-ban bízta meg a szövetségei igazságügy-minisztert egy olyan számítógépes jogi adatbázis (információs rendszer) kifejlesztésével, amely alkalmas a teljes német joganyag, bírói határozatok és jogirodalom egy számítógépes rendszerben történő kezelésére és ezáltal hozzájárul a jogbiztonság növeléséhez, a jogi döntések meghozatala gyorsításához, a jogrendszer belső struktúrája pontos megismeréséhez, de mindenek előtt a jogrendszerben bekövetkezett változások folyamatos figyelemmel kíséréséhez.
A fejlesztés célja tehát az volt, hogy az elektronikus adatfeldolgozás segítségével gyorsabb, alaposabb és átfogóbb jogi tájékozódás váljon lehetővé, és ezzel növekedjen a jogalkotó és a jogalkalmazó szervek jogbiztonsága, a jogrendszer áttekinthetősége; ezáltal javuljon és gyorsuljon a döntéshozás a törvényhozó, a végrehajtó és az igazságszolgáltató szerveknél egyaránt. További cél volt az is, hogy a jogi dokumentáció kezelése váljon hatékonyabbá és gazdaságosabbá, ami azáltal következhet be, hogy ugyanazon jogi dokumentumokat nem kell párhuzamosan nyilvántartaniuk a különböző szerveknek (minisztériumoknak, bíróságoknak, stb.) és személyeknek (ügyvédek, közjegyzők, stb.), mint az korábban volt, hanem e helyett a jogi dokumentumokat egy közhiteles rendszer, a JURIS adatbázis tárolja és kezelje, melyhez bárki hozzáférhet.
A fejlesztő munka jogterületenként haladt. Első fázisában - 1973. és 1983. között - a szociális jog, az adójog és a magánjog egyes területei kerültek feldolgozásra, a rájuk vonatkozó összes lényeges jogi dokumentum, azaz: a jogszabályok, az ítélkezési gyakorlat és a jogi szakirodalom figyelembevételével. A fejlesztő munka második fázisáról 1984-ben döntött a Szövetségi Kormány. Ennek értelmében egyfelől a JURIS által feldolgozandó joganyagot fokozatosan kiterjesztették a jogélet minden egyes területére, másfelől pedig az adatbázis fejlesztését, üzemeltetését és értékesítését üzleti alapra helyezték. Ez utóbbi úgy történt meg, hogy - a Szövetségi Igazságügyi Minisztérium, Saarland Tagállam, a Szövetségi Ügyvédi Kamara és a Rudolf Haufe Kiadó összefogásával – 1985-ben létrehoztak egy nyereségorientált gazgasági társaságot, a JURIS GmbH-t, amely üzemelteti (karbantartja), fejleszti és terjeszti a JURIS-t, mint Németország egyetlen közhiteles számítógépes jogszabály-nyilvántartását.
A JURIS adatbázisai a következők:
a) Jogszabályok: amely a szövetségi törvényeket és az ezek felhatalmazása alapján kiadott rendeleteket, továbbá a kiemelkedő jelentőségű pénzügyi-jogi normákat tartalmazza, teljes szövegben (mintegy 190.000 jogi dokumentum).
b) Bírósági határozatok: amely a Szövetségi Alkotmánybíróság és az öt Szövetségi Felsőbíróság legfontosabb döntéseit rögzíti (mindösszesen mintegy 400.000 bírói döntést!), kivonatosan, de a legfontosabbakat (mintegy 80.000-et) teljes szöveggel.
c) Jogi szakirodalom: amely a jogi élettel foglalkozó monográfiák, tanulmányok, esszék és disszertációk bibliográfiai adatait dolgozza fel (körülbelül 350.000 dokumentum!),
d) Jogi háttéranyagok: amely mintegy 800 szövetségi törvény sorsát kíséri figyelemmel a tervezet benyújtásától, az elfogadásig és a módosításokig, kifejezetten a háttéranyagokra koncentrálva.
e) Menedékjogi-menedékügyi adattár: amely további négy adatbázisban dolgozza fel a vonatkozó közigazgatási- és bírói joggyakorlatot, a különböző jogesetek dokumentumait és a szakirodalmat.
f) Környezetvédelmi adatbázis: amely a teljes környezetvédelmi joganyagot, bírósági döntéseket és szakirodalmat feldolgozza, három további adatbázisban.
g) Sajtóközlemények: ezen adatbázis a Szövetségi Alkotmánybíróság és az öt Szövetségi Felsőbíróság sajtóközleményeit rögzíti.
h) Teszt adatbázis: amely mintegy 2500 jogesetet feldolgozva mutatja be - mindenki által szabadon hozzáférhető módon - a JURIS működését.
A JURIS ma már egyaránt hozzáférhető on-line módon és CD-lemez segítségével, természetesen megfelelő díjfizetés ellenében.
Az Európai Unió hivatalos számítógépes jogszabály-nyilvántartása a CELEX, amely mintegy 100. 000 jogi dokumentumot rögzít, teljes szöveggel.[79] A rendszer on-line szolgáltatásként és CD-lemez útján egyaránt hozzáférhető bárki által, megfelelő díj fizetése ellenében. Az adatbázis legfontosabb forrásai egyrészről az Európai Unió Hivatalos Lapja (az Official Journal of the European Union – röviden: Official Journal, O. J.), pontosabban annak C és L sorozatai, másrészről pedig az Európai Bíróság Közleményei (a Reports of Cases before the Court of Justice and Court of First Instence – röviden: European Court Reports - ECR) című lap.
A CELEX adatbázisa - az egyes dokumentumok típusa szerint - 9 szektorból épül fel. Az 1. és 2. szektor a közösségi jog. elsődleges forrásait, az Alapszerződéseket és azon egyezményeket tartalmazza, amelyeket a Közösség kötött harmadik államokkal. A 3. és 4. szektor a Közösség intézményei által alkotott jogszabályokat, a közösségi jog ún. másodlagos forrásait dolgozza fel, amelyeket egyébként az Official Journalban hírdettek ki: a rendeleteket, az irányelveket, a határozatokat, az ajánlásokat, és az állásfoglalásokat. Az 5. szektor az előkészítés alatt álló jogszabályokat, tehát a jogszabályok tervezeteit tartalmazza, míg a 6. szektor az Európai Bíróság döntéseit, amelyeket egyébként 1961-től a Bíróság Közleményei Című lap, a European Court Reports is leközölt. A 7. szektor a tagállamok belső (nemzeti) jogrendszerére való hivatkozásokból áll, tehát azon jogszabályok azonosító adatait - nem a teljes szöveget(!) - rögzíti, amelyeket a tagállamok a Közösség előírásai alapján alkottak meg. A 9. szektor az Európai Parlamentben fölvetett és a Official Journalban nyilvánosságra hozott kérdéseket tartalmazza.
A CELEX CD-ROM változatának megnevezése: JUSTIS CELEX, ami a lekérdezést biztosító JUSTIS nevű szoftverre utal. A német, angol és francia nyelvű adatbázis, illetve rendszer terjesztését egyébként egy gazdasági társaság végzi, piaci alapokon.[80]
A CELEX mellett az Európai Uniónak egyéb számítógépes jogszabály-nyilvántartásai is vannak, amelyek hatóköre azonban jelentősen szűkebb, mint a CELEX-é. Megemlíthető például a JUSTIS WEEKLY LAW, a SINGLE MARKET, és a JUSTIS EASTERN EUROPE. A JUSTIS WEEKLY LAW; az angol jogrendszer alapvető építőköveit jelentő bírósági precedenseket dolgozza fel. A SINGLE MARKET; a Közösség Alapító Szerződéseit rögzíti, azon szerződéseket tehát, amelyek ténylegesen a Közösség Alkotmányát képezik: a Római Szerződést, az Egységes Európai Aktát, a Maastrichti Szerződést, az Amszterdami Szerződést és a Nizzai Szerződést. A JUSTIS EASTERN EUROPE négy kelet-európai állam - Lengyelország, Csehország, Bulgária és Magyarország - gazdasági élettel kapcsolatos legfontosabb joganyagát (adójog, privatizáció, tőzsdejog, külföldi befektetések joga) és a vonatkozó szakirodalmat teszi hozzáférhetővé. E rendszerek mindegyike személyi számítógépen futtatható CD-lemez útján alkalmazható.
5. 3. 4. A számítógépes jogszabály-nyilvántartások (jogi adatbázisok) Magyarországon
A számítógépes jogszabály-nyilvántartás magyarországi gyökereinek kutatásánál 1967-ig kell visszanyúlni, ugyanis ekkor kezdődtek meg az Igazságügyi Minisztériumban azok a kutatások, amelyek a joganyag ilyen módszerrel történő nyilvántartásának lehetőségeit vizsgálták. Mielőtt azonban konkrétan e korszakkal foglalkoznánk, indokolt időben egy kicsit még jobban visszatekinteni, éppen az Igazságügyi Minisztérium, mint illetékes főhatóság kapcsán:
Az első ide vonatkozó dátum 1951, amikor egy minisztertanácsi határozat minden állami szervet (ide értve a főhatóságokat, az intézeteket, sőt még az állami vállalatokat is!) arra kötelezett, hogy fektessen fel és vezessen nyilvántartást a rá vonatkozó jogszabályokról.[81] Ezen túlmenően a határozat nyilvánossá tette azt az Igazságügyi Minisztériumban manuálisan vezetett, kartotékos jogszabály-nyilvántartást, amely 1867-ig visszamenőleg tartalmazta a magyar jogszabályokat. A határozat alapján elkészített több ezer jogszabály-nyilvántartás használati értéke korlátozott volt, hiszen
- minden szerv csak a saját magára vonatkozó jogszabályt vette nyilvántartásba, és – központi előírás hiányában – az általa legjobbnak ítélt feldolgozási módszert választotta,
- minden nyilvántartást manuálisan kezeltek, így nem volt lehetséges a mélyebb és átfogóbb ismeretek, jogalkotási tendenciák feltárása, még e viszonylag szűk területeket felölelő nyilvántartásokból sem.
Ilyen előzmények után jelent meg Magyarországon is az 1950-es években a számítógép, mint olyan technikai eszköz, amely "képességénél" fogva mintegy kínálja önmagát a jogszabály-nyilvántartás gépesítésére. Ezt ismerték fel az Igazságügy Minisztériumban, amikor 1967-ben elkezdték kutatni a számítógépes jogszabály-nyilvántartás lehetőségeit, majd kísérleti jelleggel meg is valósítani azt. Az eredmények gyorsan jelentkeztek, hiszen 1968-69-ben már meg is történt az öröklési jog feldolgozása. Ezt követően azonban a munka megtorpant, mindenekelőtt anyagi okok és hardver-, illetve szoftverproblémák miatt.
Az 1970-es években több nagy teljesítményű számítógép érkezett hazánkba, ami lökésszerű fejlődést eredményezett a számítógépes jogszabály-nyilvántartás terén. Megkezdődött ugyanis a családi jog anyagának, valamint a vonatkozó jogi iránymutatásoknak és szakirodalomnak a hangsúlyozottan még mindig kísérleti jellegű feldolgozása, majd számítógépre vitele. Ezzel párhuzamosan több minisztérium is megkezdte a saját ágazatára vonatkozó jogszabályoknak számítógépre vitelét - tegyük hozzá, hogy minden központi koordináció nélkül. Ily módon ahány helyen gépesítették a jogszabály-nyilvántartást, az annyiféle módszerrel, és annyiféle géptípuson történt meg. Az 1970-es években tehát kísértetiesen megismétlődött az, ami húsz évvel korábban már megtörtént!
1980-ban a Minisztertanács felismerte a helyzet tarthatatlanságát, és a 2022/1980. (IX. 9.) MT határozatban elrendelte egy központi számítógépes jogszabály-nyilvántartás, az Egységes, Országos Jogi Információs Rendszer (a JIR) országos alapnyilvántartásként történő létrehozását. Jogi-szakmai bázisként az Igazságügyi Minisztériumot, számítástechnikai-üzemeltető szervként pedig a Központi Statisztikai Hivatalt jelölte ki a kormányhatározat. A tényleges munkálatokat a Minisztérium megbízásából az IM Számítástechnikai Alkalmazási Központ, a KSH megbízásából pedig az Államigazgatási Számítógépes Szolgálat végezte.
*
A továbbiakban a számítógépes jogszabály-nyilvántartások egyes magyarországi típusait mutatjuk be, természetesen a legelsővel, a JIR-rel kezdve.
1. Az Egységes Országos Jogi Információ Rendszer (a továbbiakban: JIR)
A JIR kialakításának célja - a fentiekből következően - a korábbi párhuzamos számítógépes fejlesztések megszüntetése és az erők koncentrálása révén egy valóban egységes, az egész magyar jogrendszerre kiterjedő, közhiteles, nagygépen futó számítógépes jogszabály-nyilvántartás létrehozása volt, amely tartalmazza a Legfelsőbb Bíróság jogi iránymutatásait és a jogi szakirodalmat is.
A JIR adattartalma tehát a következő adatköröket ölelte fel: normatív jogszabályok, nem normatív jogszabályok, nemzetközi vonatkozású normatív jogszabályok, 1945 előtt kibocsátott, még hatályos jogszabályok, bírósági iránymutatások, jogi szakirodalom.
A JIR kiépítése rendkívül lassú, nehéz és igen költséges jogi-műszaki feladat volt, hiszen minden egyes jogszabályt, jogi iránymutatást és szakirodalmat - az erre a célra szolgáló - külön adatfelvételi lapok segítségével fel kellett dolgozni, még a számítógépre vitelt megelőzően. A feldolgozás kulcskérdése a korábban már érintett tárgyszavak (az ún. deszkriptorok) kiemelése volt a normaszövegből, hiszen ezek tették lehetővé a joganyag számítógépre vitelét és a feldolgozott anyag gyors visszakeresését. A deszkriptorok kiemelése mellett igen komoly és óriási jogászi feladat volt e kifejezések egymáshoz való viszonyának feltárása révén az ún. „tezaurusz” felépítése is. A tezaurusz (a görög thesurus = kincs, kincstár) fogalmára nézve több álláspont is ismert:
Az egyik nézet szerint a tezaurusz az emberi ismeretek egy vagy több ágazata ellenőrzött fogalmainak olyan rendezett, nyílt gyűjteménye, amely tükrözi az egyes fogalmak egymás közötti kapcsolatát.
A másik nézet szerint a tezaurusz segítségével fogalmainkat szabványosíthatjuk, mégpedig oly módon, hogy azokat - a hierarchikus viszonyokat kifejező - egységes kódszámmal látjuk el, megkönnyítve ezzel a fogalmak számítógépre vitelét. Ebben az értelemben a tezaurusz a jogi információs rendszerek, illetve a jogi adatbázisok kiindulási pontja.
A különböző vélemények összegzéseként a következőket mondhatjuk: a tezaurusz lényege abban áll, hogy az adott jogi dokumentumot jellemző deszkriptorokat olyan logikailag zárt rendszerbe foglaljuk, amelyből a deszkriptorok egymáshoz való viszonya egyértelműen megállapítható. A JIR tezaurusz-állománya monohierarchikus (fa) struktúra szerint épült fel, melyben a deszkriptorok egymással való kapcsolata alá-fölérendeltségi (generikus-specifikus), szinonim, rokoni vagy társas viszony lehetett. A JIR 7 szinten tudta kezelni a tezauruszállományt és egy deszkriptornak maximum 20 szinonimáját és 10 rokonát volt képes nyilvántartani. Fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a tezaurusz-építés sajátos nemzeti feladat, mert az egyes deszkriptorok jelentései rendszerint eltérnek az egyes nemzeti nyelvekben, illetve jogrendszerekben.
A magyar jogi tezaurusz kiépítése 1982-ben indult meg a családi jog terén, majd a polgári jog, a polgári eljárásjog, az alkotmányjog és a nemzetközi jog következett. Amennyiben minden jogág tezarusz-állományának kiépítése megtörtént volna, akkor beszélhettünk volna arról, hogy létrejött a Magyar Jogi Tezaurusz. Ez azonban - a később részletezendő okok miatt - sajnos nem következett be.
A tezaurusz jelentőségét az adja a jogszabály-nyilvántartásban, hogy egyrészt lehetővé teszi a jogi dokumentumok tartalmának gyors feldolgozását, feltárását és visszakeresését, másrészt egységesíti a jogi terminus-technikusokat, tisztítja a jogi terminológiát.
Az 1980-as évek végére a JIR építése egyre nehézkesebb lett - elsősorban hardver- és szoftverproblémák, adatfeltöltési nehézségek, valamint anyagi okok miatt - mígnem a létrehozását elrendelő minisztertanácsi határozatot 1989-ben formálisan is hatályon kívül helyezte a Kormány.[82]
A JIR tehát tíz évvel a születése után elhalt, a munkálatok befejeződtek. Milyen körülmények miatt következett ez be? Csupán jelzésszerűen:
- a feladat az 1980-as évek technikai-műszaki fejlettségéhez és a rendelkezésre álló erősen korlátozott erőforrásokhoz képest túl nagy volt,[83]
- a kidolgozott szoftver túl bonyolult, lassú, nehézkes volt,
- a fejlesztés és üzemeltetés túl drága volt (évente több tíz millió forintba került),
- az eredmény lassan jelentkezett és viszonylag kevés volt,
- érvényesült a „közös ló effektus”- sok probléma adódott abból, hogy a projektnek két főhatóság is felelőse volt,
- a hihetetlenül gyors technikai fejlődés a nagygépes rendszerek ellen hatott (a személyi számítógépek tárolókapacitásának és adatkezelési sebességének (teljesítményének) erőteljes növekedése, csökkenő árak mellett, a mindezek révén a PC-k rohamos elterjedése, a CD-technológia megjelenése stb.).
A JIR építésének azonban sok pozitívuma is volt. Gondolunk itt arra, hogy a JIR építése során sok-sok szakember megismerte a számítógépes jogszabály-nyilvántartás elméleti és gyakorlati problémáit, s e téren komoly tapasztalatokat is szerzett. Úgy is fogalmazhatunk, hogy minden ma működő magyar számítógépes jogszabály-nyilvántartásnak a gyökere, ősforrása - ilyen, vagy olyan módon - végül is a JIR volt. Ez adja a JIR igazi jelentőségét.[84]
2. A KARTOTÉK Számítógépes Nyilvántartó Rendszer
A KARTOTÉK az Igazságügyi Minisztérium olyan személyi számítógépen futtatható jogszabály-nyilvántartása, amely floppy lemezen tárolja az adatokat. Ez a jogi adatbázis az Igazságügyi Minisztériumban – a JIR munkálataitól függetlenül, továbbra is - vezetett kézi kartonos nyilvántartás filozófiáját követve tárolja és kezeli a hatályos magyar jogszabályok számát, címét, a kihirdetés és a hatálybalépés időpontját, a megjelenés közlönyszámát, a tárgyszavakat, a jogszabályváltozásokat (módosítás, hatályon kívül helyezés), valamint a jogszabályok közötti kapcsolatokat (alapjogszabály, végrehajtási rendelet), tehát a normaszöveget nem!
A KARTOTÉK szoftverét az ALINOR Kft. fejlesztette ki az IM támogatásával. A rendszer első változata már 1990-ben elkészült, akkor tehát, amikor a JIR lényegében már nem funkcionált, még (illetve már) próbaüzemben sem. Létét egyrészt ennek a körülménynek, másrészt pedig annak a felismerésnek köszönhette, hogy a személyi számítógépek viszonylagos olcsósága és elterjedtsége miatt szükséges egy PC-n futtatható, felhasználóbarát és nem túl drágán eladható szoftver, tehát egy számítógépes jogszabály-nyilvántartás, amely nemcsak „viszi a pénzt”, mint a JIR, hanem „hozza is”.
Az adatbázis forrását a Magyar Közlönyben kihirdetett jogszabályok képezik. Az adatbázisból a jogszabályok címe, tárgya, száma és változása alapján nyerhetők információk. Az adatbázis mintegy 15. 000 jogszabály adatait tartalmazza, 20. 000 tárgyszó szerinti hivatkozás mellett.
A rendszer későbbi (5. 0-ás) változatát kiegészítették egy olyan jogszabálygyűjtemény sorozattal, amely a gyakorlati élet legfontosabb jogi területeit fedi le: adójog, társasági jog stb., de itt sem kerül sor a teljes szöveg tárolására.
A rendszer egyébként – díjfizetés fejében – bárki által hozzáférhető. A felhasználó havonta, floppy lemezen kapja meg a friss adatbázist.
3. A MUTATÓ Magyar Jogszabályok Számítógépes Tárgymutatója
Szorosan kapcsolódik a KARTOTÉK-hoz az Igazságügyi Minisztériummal szintén együttműködő JUROS Kiadó Kft. által kidolgozott MUTATÓ, ami lényegében a magyar jogszabályok személyi számítógépen futtatható tárgymutatója. Ez a rendszer a már korábban tárgyalt tárgyszavak (deszkriptorok) szerint dolgozza fel a jogszabályokat, illetve hivatkozási adataikat, továbbá a Legfelsőbb Bíróság irányelveit, elvi döntéseit, a miniszteri utasításokat, tájékoztatókat és közleményeket, illetve hivatkozási adataikat. Az adatbázis tehát nem tárol, és nem kezel normaszöveget!
Az Igazságügyi Minisztérium 1991-től évente könyv alakban is megjelenteti a Magyar Jogszabályok Mutatóját, amely a tárgyszavakat ABC-rendbe szedve rögzíti az egy-egy tárgyszóval kapcsolatos hatályos jogszabályok számát és címét. Csupán két érdekesség: ki gondolná, hogy jelenleg 30-féle elévülés, és 26-féle illetékesség található a magyar jogrendszerben?! Hogy melyek ezek, s milyen jogszabályban, mely paragrafusnál találhatjuk meg ezeket, nos ezt mondja meg számunkra a MUTATÓ.
4. A FORRÁS Elektronikus Jogszabálygyűjtemény Sorozat
Ugyancsak ide kapcsolódik, tehát lényegében a KARTOTÉK későbbi (5.0-ás) verziójának filozófiáját követve fejlesztette ki a JUROS Kiadó Kft a FORRÁS elektronikus - szintén személyi számítógépen futtatható - jogszabálygyűjtemény sorozatot, amely floppy- és CD-lemezen egyaránt hozzáférhető. A FORRÁS nem más, mint egy-egy jogterület teljes hatályos joganyagának és a Legfelsőbb Bíróság vonatkozó elvi iránymutatásainak a gyűjteményes kiadása. Jelenleg mintegy 30 jogterületet lefedő kötet készült el, de továbbiak szerkesztése is folyamatban van. Néhány feldolgozott témakör, illetve jogterület: szerzői jog, cégjog, külkereskedelmi jog, illetékjog, társadalombiztosítási jog stb.
A KARTOTÉK-kal és a MUTATÓ-val szemben a FORRÁS adatbázisa(i) full-text rendszerűek, tehát már normaszöveget is tartalmaznak, persze csak az adott tárgykörben. Az adatbázis(ok) aktualizálására évente 3 alkalommal kerül sor, az adathordozó lemez megküldése révén.
5. A MAGYAR TÖRVÉNYTÁR CD
A Magyar Törvénytár a magyar jogi szakkönyvkiadásban egyik legfontosabb szerepet játszó Unió Lap- és Könyvkiadó jogszabálygyűjteménye, amely könyv alakban és CD-lemezen egyaránt hozzáférhető.
A Magyar Törvénytár CD adatbázisának tartalma rendkívül széles, hiszen abban megtalálhatjuk a hatályos jogszabályokat, az Országgyűlés, az Alkotmánybíróság és a Kormány határozatait, a Legfelsőbb Bíróság elvi iránymutatásait, az APEH irányelveit és a KSH közleményeit, a nemzetközi szerződéseket, sőt az Európai Közösségek jogszabályainak (az ún. elsődleges és az ún. másodlagos jogforrásoknak) a magyar nyelvű szövegét is!
A keresésre szintén széles körű lehetőséget biztosít a rendszer, hiszen keresni lehet cím, szám, kibocsátó, kulcs-szó, évszám, de a teljes szöveg bármely kifejezése alapján is.
A szoftver készítői különös figyelmet szenteltek a rendszerint jogalkalmazó munkát végző felhasználó egyéni igényei kielégítési lehetősége megteremtésének. Erre figyelemmel a rendszerben irat-mintatárat, táblázat és saját adatbázis kialakítási lehetőséget is biztosítanak, sőt – az időgép funkció segítségével – lehetőség van évekre visszamenően is megkeresni a kívánt jogi dokumentumot. A frissítés havonta, az aktuális teljes joganyagot tartalmazó CD lemez megküldésével történik.
6. A CompLEX CD-Jogtár
Napjaink legelsőként és (talán éppen ezért) leginkább elterjedt számítógépes jogszabály-nyilvántartása a Kerszöv Kft által kifejlesztett és jelenleg a CompLex Kiadó által gondozott CompLEX CD (DVD) JOGTÁR. Ennek adatbázisában – teljes szövegben – megtaláljuk a hatályos jogszabályokat, a Legfelsőbb Bíróság elvi iránymutatásait, a törvények miniszteri indoklását, a jogi szakirodalmat, valamint egyéb, - a jogalkalmazáshoz gyakran szükséges - dokumentumokat is (például APEH állásfoglalásokat, a Magyar Közlöny 1989-től eredeti szövegű kiadásait, a tárcaközlönyöket és a fontosabb bírósági döntéseket). Az adatbázist egy irat-mintatár egészíti ki, amelyben szövegszerkesztőbe exportálható szabályzat-, szerződés-, és nyomtatványminták találhatók.
A szoftver is széles körű lehetőséget biztosít a keresésre: kereshetünk tárgyszavak, jogszabályszámok, jogalkotók, évszámok, de a rendszerben tárolt bármely kifejezés alapján is. A rendszer időgép funkcióval is rendelkezik, ami lehetővé teszi, hogy a felhasználó nem csupán a jelenlegi, hanem a jogeset megoldása szempontjából esetenként fontosabb, korábbi időpontban hatályos jogszabályi állapotot is megismerhesse. Figyelemreméltó szolgáltatás az is, hogy a kikeresett jogi norma-szöveg nem csak kinyomtatható, hanem szövegszerkesztőbe is beemelhető. A Jogtár megfelelő díj fizetése ellenében bárki által hozzáférhető. Az adatbázis frissítése havonta, a mindenkori teljes és hatályos joganyagot rögzítő CD-lemez postai megküldésével történik. Kiemelést érdemel, hogy a szolgáltató - igény és külön díj fizetése esetén – on-line összeköttetést biztosít a központi adatbázissal, melynek révén mindenkor naprakész jogszabálygyűjtemény áll a felhasználó rendelkezésére!
Külön rendelésre – negyedévenkénti frissítéssel – a szolgáltató ún. JOGTÁR PLUSSZ CD-lemezeket is biztosít a következő jogterületeken: CD-Adó-TB, CD Munkaügy, CD Önkormányzat, CD Tűzvédelem, CD HMJ (angol és német nyelvű magyar jogszabályok), CD EU Jogtár, CompLEX CD Céghírek. Ezen adatbázisok – a FORRÁS filozófiáját követve – az adott jogterületre vonatkozó teljes joganyagot feldolgozzák
7. A JOGTÁR Számítógépes Jogszabálygyűjtemény
A JOGTÁR szintén egy személyi számítógépen – floppy-, vagy CD-lemez segítségével egyaránt – futtatható jogszabálygyűjtemény, amely három gazdasági társaság; a Hypermedia Kft., a Közlöny és Lapkiadó Kft., továbbá az IQsoft Rt. együttműködésének eredményeként született meg. Az adatbázis csak jogszabály-szöveget tartalmaz, tehát szakirodalmat és bírósági iránymutatásokat nem. Induló adatállománya az 1990. december 31-el lezárt Hatályos Jogszabályok Gyűjteménye volt. Ezt aktualizálják folyamatosan a Magyar Közlönyben kihirdetett jogszabályok számítógépes nyomdai tőpéldányának felhasználásával.
A rendszerből nem törlik a módosított és a hatályon kívül helyezett jogszabályszövegeket, ily módon megállapítható a korábban hatályos jogi normaszöveg is, ami a jogalkalmazó számra fontos követelmény. A keresés teljes körű, azaz keresni lehet a jogszabály számára, címére, tárgyára és a jogalkotó szerint (sőt az adatbázis bármely kifejezésére is). Az aktualizálás havi rendszerességgel történik.
8. A JOG-ÁSZ Számítógépes Jogszabály Adatbázis
A JOG-ÁSZ c. elektronikus jogszabálygyűjtemény szoftverét a Computer Media Rt. fejlesztette ki, adatbázisát pedig a Közlöny és Lapkiadó Kft bocsátotta rendelkezésre. A rendszer lényegében nem más, mint a JOGTÁR mágneslemezes előfutára, azaz a Hatályos Jogszabályok Gyűjteményének személyi számítógépen futtatható floppy-lemezes változata. Az adatbázis tehát csak jogi normaszöveget tartalmaz. Az induló adatállomány rögzíti az 1990. december 31-i állapotot, s ezt frissítik a Magyar Közlönyben megjelent eredeti normaszöveggel. A rendszer keresési módszere és frissítése megegyezik a JOGTÁR-éval.
9. A CD-JOGÁSZ Hatályos Jogszabályok Hivatalos Gyűjteménye
A jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény alapján - az Igazságügyi Minisztérium és a Miniszterelnöki Hivatal megbízásából - a Közlöny és Lapkiadó Kft. 1996-ban megjelentette a 10 kötetes új „Hatályos Jogszabályok Hivatalos Gyűjteménye” című kiadványt, majd a Kft. jogutódja, a Magyar Hivatalos Közlönykiadó annak CD lemezen rögzített, CD-JOGÁSZ márkanevű változatát.
A rendszer az 1991-ben kiadott Hatályos Jogszabályok Gyűjteményén alapuló olyan számítógépes adatbázis, amely az 1991-től megjelent Magyar Közlöny szövegek számítógépes nyomdai tőpéldányának felhasználásával kerül folyamatos frissítésre, ennélfogva hiteles és adatbeviteli hibától mentes. A keresési lehetőség - más rendszerekhez hasonlóan - lényegében teljes-körű, azaz történhet a jogszabály számára, címére, kibocsátójára, a tárgyszavakra vagy bármely kifejezésre, sőt egy időben több szempont szerint is. A frissítésre havonta kerül sor, a Magyar Közlönyben megjelent normaszövegek figyelembevételével.
1998-tól lehetőség van az on-line összeköttetésre is.[85] A rendszer időgép funkcióval is rendelkezik. A hatályos jogszabályokon és azok korábbi szövegváltozatain túlmenően az adatbázis tartalmazza a Magyar Közlöny előző havi nyomdahű számait, a Bírósági Határozatokat, az Adó és Ellenőrzési Értesítőt, az Alkotmánybíróság határozatait, a KSH jelzőszámait, a Vámtarifajegyzéket és Gyógyszer-jegyzéket. A jogalkalmazást segíti egy, a rendszerbe integrált irat-mintatár, valamint egy újdonság- és változásfigyelő funkció is.
Figyelemreméltó, hogy – a 137/1998. (VIII. 18.) Kormány rendelet alapján – ez az egyetlen közhiteles szövegű jogszabály-nyilvántartás Magyarországon, márpedig a közhitelesség alapvető jelentőségű a jogi életben. Az más kérdés, hogy ez a rendszer ugyanakkor a legfiatalabb is, ami lépéshátrányt jelent a korábbi rendszerekkel szemben.
A kérdés tehát immár az, hogy vajon a CD-JOGÁSZ önmagában a közhiteles szöveg miatt képes lesz-e kiszorítani az időben sokkal hamarabb induló és mára már jelentős jogalkalmazói (bírósági, közigazgatási) pozíciókat szerzett, ugyanilyen magas szakmai és műszaki színvonalat képviselő egyéb rendszereket.
10. A Háromnyelvű Hatályos Magyar Jogszabályok
Az 1989/1990. évi rendszerváltást követően Magyarország nemzetközi kapcsolatai, és különösen a gazdasági kapcsolatok jelentősen kibővültek, az országba igen jelentős külföldi tőke áramlott. Mindezek következtében a külföldi államok és üzletemberek részéről elemi erővel tört fel az igény a legfontosabb magyar jogszabályok megismerése iránt. Ezt ismerte fel a Verzál Kft., amikor 1990-ben, kéthetenkénti időközökben, meg kezdett jelentetni egy három-nyelvű (magyar, német és angol) kiadványt, a Hatályos Magyar Jogszabályok című közlönyt. Az első hat szám minden évben a hatályos jogszabályokat tartalmazza, míg a további számok a gazdasági élet jogi aktualitásához igazodva közlik a legfontosabb jogszabályokat: Társasági Törvény, Polgári Törvénykönyv, Munka Törvénykönyve stb. A kiadvány használati értékét és kezelhetőségét nagymértékben javítja, hogy az 1994-től már megvásárolható a Közlöny CD változata is.
11. Egyéb magyar számítógépes jogi adatbázisok
Az elmúlt évtizedben forradalmi változások tanúi voltunk Magyarországon a tekintetben is, hogy hogyan alakult a számítógépes jogszabály-nyilvántartás, illetve a jogi adatbázisok helyzete. Egy biztos: a JIR elhalásával és az állam visszavonulásával keletkezett piaci űrt a magántőke igen gyorsan, a lehető legmodernebb technikák és technológiák felhasználásával igyekezett betölteni, sőt: be is töltötte azt. Ezt jól mutatják az előzőekben bemutatott adatbázisok fejlesztői és akkor még nem beszéltünk arról, hogy időközben más rendszerek is születtek, majd elhaltak. (ELŐKÖZLÖNY-Novorg Kft., KÖZLÖNYTÁR-Comser Kft., JOGIKUS-Közgazdasági és Jogi Kiadó Kft. stb.) Az előzőek alapján az is nyilvánvaló, hogy Magyarország összes jelentős jogi kiadója igyekezett kidolgozni a maga rendszerét, és „kihasítani egy szeletet” ebből a nem is oly kicsi tortából.
Más - jelentős - jogi szakkiadóktól eltérően, a HVG-ORAC Kft. nem készített saját, a jogrendszer egészét átfogó jogszabály-nyilvántartást, illetve jogi adatbázist, hanem más utat jár: a jogi élet egy-egy területét dolgozza fel és értékesíti on-line módon, és/vagy CD-lemezen. Például: Bírósági Határozatok CD/Online, Ingatlanjog CD/Online, Társasági Jog CD/Online, Polgári Törvénykönyv CD/Online, Jegyző CD/Online, Büntetőjog CD/Online, Közlekedési büntetőjog CD stb. Az egyes adatbázisok teljeskörűen dolgozzák fel az adott konkrét jogterületre vonatkozó jogszabályokat, jogi iránymutatásokat, bírósági határozatokat és kommentárokat, sőt a felhasználó iratmintákhoz és forma-nyomtatványokhoz is hozzáférhet. A központi adatbázissal való on-line összeköttetés az Internet segítségével, a közvetett kapcsolat pedig a CD-lemez megküldésével valósul meg. A rendszer-csoport márkaneve: HVG-ORAC JOGLINE.
Hasonló filozófiát követ részben a CompLex Kiadó is, hiszen nem csupán a korábban bemutatott CompLEX Jogtár adatbázist fejleszti, hanem egy-egy jogterületet, illetve az arra vonatkozó irat-mintákat önállóan is. Példaként említhető az Önkormányzat CD-ROM, amely a helyi önkormányzatok működésével kapcsolatos legfontosabb adatokat tárolja és kezeli a következő tartalom mellett: jogszabályok, irat- és nyomtatvány-mintatár, Önkormányzati címlista, Hírlevél, Rendelet-mintatár, Szabályzat-mintatár, Polgári jogi szerződés mintatár, Jogi bibliográfia, Önkormányzati szakkönyvek. A rendszer frissítése negyedévenként történik. Másik példaként a Polgári jogra és Társasági jogra vonatkozó Iratmintatár CD említhető, amely több mint ezer szerkeszthető irat- és kitölthető nyomtatványmintát bocsát a felhasználó rendelkezésére, megfelelő magyarázatokkal, sőt jogszabályi kapcsolattal is. A rendszer lehetőséget biztosít saját iratminták szerkesztésére, az adatbázisba történő beépítésére, de természetesen többfunkciós (cím, dátum, szöveg-részlet stb.) keresésre is.
Az egyéb számítógépes jogi adatbázisok körében indokolt szólni egy olyanról is, amely bár nem a magyar joganyagot és a kapcsolódó jogeseteket, irodalmat dolgozza fel, viszont kifejezetten az Európai Unió iránt érdeklődő magyarokhoz szól. Ez az adatbázis – ami tartalma alapján nem kifejezetten jogi adatbázis, de mégiscsak kezeli a közösségi jog legfontosabb előírásait – nem más, mint az Europa Szerver, melynek adatbázisát az Euro Info Service építette fel, és építi napjainkban is. Az Europa Szerver Magyarország legnagyobb, Európai Unióval foglalkozó magyar nyelvű számítógépes adatbázisa, amely az Interneten keresztül érhető el, on-line módon, díj fizetése ellenében.[86] A rendszer hét adatbázisból áll, a következők szerint:
– Europa Enciklopédia: amely széleskörű tájékoztatást ad az Európai Unió felépítéséről és egyes intézményeiről, az intézményrendszer működéséről és a Közösség egyes un. politikáiról (iparról, környezetvédelemről, mezőgazdaságról stb.),
– EuroAdatok: amely az Enciklopédiában megadott információkkal kapcsolatos pontos statisztikai adatokat adja meg,
– Európa Havonta: amely az EU-tól származó sajtóközleményeket és havi jelentéseket rögzíti, illetve biztosítja,
– EuroTanácsok: amely különböző információkat, tanácsokat ad diákok, önkormányzatok, vállalkozók részére, természetesen az EU-val kapcsolatban,
– EuroZsargon: amely az EU-ban, illetve az EU-val kapcsolatban használt szavak és kifejezések magyarázatát adja meg,
– Újdonságok: amely az Eu-val kapcsolatos, a fentiekhez nem köthető információkat biztosít a felhasználó részére,
– Europa Webújság: amely havi magazinként színes híreket, riportokat és elemzéseket közöl az EU-ról.
Befejezésül: az elmúlt évtized tapasztalatai alapján biztosra vehető, hogy a számítógépes jogi adatbázisok piacán további változásokra fog sor kerülni. Egyes rendszerek el fognak tűnni, más rendszerek pedig születni vagy újjászületni fognak. Ez a működő jogállam és piacgazdaság követelménye, de egyben biztosítéka is.
5. 3. 5. Összegző megállapítások és következtetések a számítógépes jogi adatbázisokról
Az előző négy fejezetben írottak alapján a számítógépes jogi adatbázisok (jogszabály-nyilvántartások) vonatkozásában a következő főbb megállapítások tehetők, illetve következtetések vonhatók le:
1.) Az életviszonyok rendkívüli bonyolultságát regulázni kívánó jogszabályok magas száma miatt ma már nem mellőzhető a számítógép igénybevétele a jogszabály-nyilvántartás terén (sem).
2.) Az eredményes jogalkotói- és jogalkalmazói munka egyaránt megköveteli a joganyaghoz kapcsolódó szakirodalom, a bírósági iránymutatások, az elvi jelentőségű egyedi döntések, sőt a jogi szakirodalom feldolgozását is.
3.) A rohamos technikai fejlődés eredményeit indokolt minél hamarabb alkalmazni a jogszabály-nyilvántartás terén (floppy lemez, CD-lemez, on-line összeköttetés), s e tekintetben Magyarország igen jó pozícióban van a későn indulók előnyét élvezve.
4.) A CD-lemez elterjedésével és az erők e technikára való koncentrálásával az 1990-es évek közepén és végén a figyelem hazánkban elterelődött a modern technika másik nagy fejlődési irányától, a számítógépes hálózatokról, illetve az on-line összeköttetés lehetőségeiről. Az ezredforduló e tekintetben változást hozott, de a jövőben is indokolt lenne e technológiára több energiát fordítani, mert ennek igénybevétele esetén a jogalkalmazónak nem havonta, vagy negyedévenként, de mindenképpen utólag, hanem azonnal lehetősége van (lenne) adatbázisának aktualizálására, azaz mindenkor a hatályos jogi normaszöveget ismerhetné meg és alkalmazhatná! A jogállamiság egyik alapelve, a jogbiztonság követelménye ugyanis ezt megkívánja.
5.) Az 1989/90-ben bekövetkezett rendszerváltás és a tervgazdálkodásról a szociális piacgazdaságra való áttérés lökésszerű fejlődést eredményezett a jogszabály-nyilvántartás, s különösen a számítógépes jogi adatbázis-kezelés terén. A magánszféra átvette a kezdeményezést az államtól, gyorsan kitöltötte azt az űrt, ami a JIR elhalásával keletkezett e téren, s ma már igen sokféle rendszer üzemel hazánkban, kifejezetten piaci alapon és rendszerint igen magas műszaki-, technikai-, és jogi szakmai színvonalon. A JIR-rel ellentétben ezek egyike sem követel meg különösebb számítástechnikai ismereteket, tehát a rendszerek mind-mind kifejezetten felhasználó-barátnak minősíthetők.
6.) A magánszféra vezető szerepe és az állam - mindenekelőtt az Igazságügyi Minisztérium - visszahúzódása következtében az a helyzet állt elő, hogy gyakorlatilag a magánszektor az, amelyik uralja e szférát. Önmagában ez még nem baj. A probléma abból fakadt, hogy a rendszerváltást követő hosszú évekig, egészen 1998-ig nem volt egyetlen egy olyan számítógépes jogszabály-nyilvántartásunk sem, amelyik közhitelesnek volt tekinthető, amelynek szövegét minden állami szerv - köztük a bíróság is - köteles volt autentikus forrásként elfogadni.[87] Ennek végső oka az volt, hogy a jogszabály-nyilvántartás szakmai ágazati felelőse, az Igazságügyi Minisztérium, csak olyan saját rendszerrel - lásd KARTOTÉK - rendelkezett, amelyik nem rögzít normaszöveget.
7.) Az ily módon keletkezett probléma megoldásának elvileg két lehetséges módja volt az 1990-es évek közepén. Az első lényege az volt, hogy:
a) egyik oldalról az állam (az Igazságügyi Minisztérium, a Miniszterelnöki Hivatal és más minisztériumok, valamint a Legfelsőbb Bíróság és a Legfőbb Ügyészség), másik oldalról pedig az érdekelt gazdasági társaságok képviselői és jogtudósok együttesen állapítsák meg egy adott konkrét időpontban a hatályos jogot és bírósági iránymutatásokat,
b) dolgozzák fel ehhez a vonatkozó szakirodalmat, majd
c) hozzanak létre egy gazdasági társaságot, amely közhitelesen nyilvántartja jogszabályainkat és a jogi szakirodalmat, miközben piaci alapon értékesíti azt.
A másik megoldás szerint csak az állami szervek jutnak jelentőséghez a probléma megoldásában, a magánszféra tehát nem. Ennek értelmében az állam egy speciális gazdasági társaságot hoz létre, kizárólagos tulajdonlás mellett azzal a feladattal, hogy - az európai országok állami kiadóihoz hasonlóan - a hivatalos lapok és jogszabálygyűjtemények szerkesztése, kiadása és terjesztése a Kormánynak alárendelt egyetlen szervezet útján történjen.
8.) Ténylegesen a másodikként jelzett megoldás valósult meg, éspedig szintén három lépésben. Az első lépés a Magyar Hivatalos Közlönykiadó kft. létrehozása volt 1996 októberében, a Miniszterelnöki Hivatal felügyelete mellett. A kft. az 1994. január 1-én létrehozott Közlöny és Lapkiadó kft. jogutódjaként jött létre és megnevezése annak kifejezését szolgálta, hogy az általa publikált kiadványok jelentik Magyarországon az egyetlen közhiteles jogforrást a jogalkotók és jogalkalmazók számára. A második lépésben 1996 és 1997-ben - a Miniszterelnöki Hivatal és az Igazságügyi Minisztérium megbízásából - sor került a 10 kötetes Hatályos Jogszabályok Hivatalos Gyűjteményének könyvalakú kiadására, a harmadik lépésben pedig e jogszabálygyűjtemény 1997-ben történő számítógépes feldolgozására és CD lemezen történő forgalmazására, CD-JOGÁSZ márkanéven, havi adatfrissítés mellett. Sőt: utaltunk arra is, hogy 1998-tól biztosított a központi adatbázishoz való közvetlen (on-line) felhasználói hozzáférés is. Ily módon immár elmondható, hogy - ha a kívánatosnál évekkel később is, de - végre van közhiteles szövegű jogszabály-nyilvántartása a Magyar Köztársaságnak.
9.) A jogalkotási törvény szerint a helyi önkormányzatok rendeletei ugyanúgy jogszabályok, mint a törvény, vagy akár a kormányrendelet. A jogi adatbázisok készítői erről a tényről gyakorlatilag nem vesznek tudomást, így az önkormányzati rendeletek számítógépes feldolgozása a jogi adatbázisokból rendszerint hiányzik. Hogy ez milyen súlyú probléma, azt jól mutatja, hogy a mai Magyarországon senki nem tudja pontosan megmondani a hatályban lévő önkormányzati rendeletek számát sem, nemhogy a tartalmára nézve tudna nyilatkozni! Mindez annak kimondására késztet, hogy indokolt lenne elrendelni a helyi önkormányzatok rendeleteinek központi nyilvántartásba vételét és megoldani azok legalább olyan színvonalú kezelését, mint amelyet a központi jogszabályok esetében megismerhettünk. Ne feledjük ismét a szakirodalom által leírtakat: „A jogszabály-nyilvántartás funkcióit csak akkor határozhatjuk meg, ha pontosan körülhatároljuk, kinek szól a nyilvántartás, és mit várnak a rendszertől. E kérdésre háromféle válasz adható: a jogszabály-nyilvántartás a jogalkalmazásnak, a jogalkotásnak és/vagy a jogtudomány művelőinek is szól…Ehhez képest a jogszabály-nyilvántartásnak több szintje, több funkciója létezik:
a.) az első-, szinten az ún. szűkebb értelemben vett nyilvántartási szinten csak a jogszabályra vonatkozó azonosítók rögzítése történik,…
b.) a második-, szinten, az ún. nyilvántartási szinten a jogszabály azonosítókon túl a jogszabály szövege is rögzítésre kerül,…
c.) a harmadik-, szint az ún. elemzési, vagy információs szint, amely az első két szintet meghaladva nem a joganyagból, hanem a joganyagról szóló információt tartalmazza.”[88]
Ha tehát az önkormányzatok rendeletei - központi kötelezés hiányában - még összegyűjtve sincsenek, akkor nyilvánvalóan nem elégíthetők ki nemhogy a jogtudomány, vagy a jogalkotás, de még a jogalkalmazás igényei sem, ami rendkívül súlyos és káros következménnyel jár(hat) a jogbiztonság követelményének érvényesülésére nézve.
6. Az információkezelés fogalma, jelentősége és eszközei
Korábban kifejtettük, hogy az információ önmagában semmit nem ér, hiszen rendeltetése éppen az, hogy eljutva a felhasználóhoz, hasznosul, illetve hasznosításra kerül. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, az információt - megszerzését követően - rendszerint valamilyen műveletnek kell alávetni: fel kell dolgozni. Információkezelés fogalma alatt az információ különböző eszközökkel való megszerzését, rögzítését, feldolgozását, tárolását és továbbítását értjük. Jelentősége az, hogy megteremti az információ hasznosításának a lehetőségét.
Az információ kezelését számtalan technikai eszköz segítheti, illetve segíti. Az ezekkel való megismerkedés előtt azonban rögzíteni kell, hogy az információ megszerzését megelőzően gyakran szükséges olyan eszközök használata, amelyek bár kényelmessé, gyorssá teszik magának az információnak a megszerzését, de nem kapcsolódnak közvetlenül az információhoz, ezért segédeszközöknek nevezhetők. Mindezek figyelembe vételével az információkezelés eszközei - a technikai eszközök oldaláról - a következők szerint alakulnak:
a.) Segédeszközök (amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül az információhoz) :
- elektromos levélbontó-készülék,
- elektromos tűzőgép,
- iratkötő készülék,
- hajtogató és borítékoló-gép,
- postai bérmentesítő-gép,
- iratmegsemmisítő-gép.
b.) Kommunikációs eszközök (amelyek az információ megszerzését és továbbítását teszik lehetővé):
- telefon,
- távírógép (telex),
- telematikai eszközök:
= teletex,
= videotex,
= távmásoló eszközök,
= telefax,
= bürofax,
- video- (táv) konferencia,
- elektronikus levelezés.
c.) Információtechnikai eszközök (amelyek az információ rögzítését, feldolgozását és tárolását teszik lehetővé):
c/a.) Az információrögzítés eszközei
- írástechnikai eszközök,
= írógép,
= író- és szöveg-automaták (szövegszerkesztő gépek),
= beszédre működő írógép,
- képtechnikai eszközök
= fényképezőgép
= film felvevő-gép,
= video,
- hangtechnikai eszközök,
= diktafon,
= magnetofon,
- reprográfiai eszközök,
= sokszorosítógép,
= másológép,
c/b.) az információfeldolgozás eszközei
- számológép,
- könyvelőgép,
c/c.) Az információtárolás eszközei
- az irattározás eszközei,
= számítógéppel vezérelt kartotéktároló,
= iratgyűjtő és dobozos iratrendező,
= mikrofilm,
= Computer Output Microfilm (COM)
- a nyilvántartás eszközei
= nyilvántartó könyv,
= kartoték,
d.) A hivatalon belüli anyagmozgatás eszközei (amelyek az információ közlését, továbbítását teszik lehetővé):
- iratszállító lift (páternoszter),
- szállítószalag,
- csőposta.
e.) A számítógép, (mint univerzális technikai eszköz).
A továbbiakban az információkezelés ezen öt eszköz-csoportját tekintjük át nagy-vonalakban, hangsúlyozva, hogy az itt megjelölt valamennyi eszközök tényleges felhasználására természetesen soha nem kerül sor egyetlen közigazgatási munkafolyamatban sem.
6. 1. A segédeszközök
Mint arra a korábbiakban már rámutattunk, a hivatalban megvalósuló igazgatási munka végeredményben nem más, mint az információnak - egy meghatározott cél elérése-, tehát a közigazgatási feladatok eredményes ellátása érdekében való - megszerzése, rögzítése, feldolgozása, tárolása és továbbítása, ezért nyilvánvaló, hogy a gépesítés és automatizálás eszközeinek is e tevékenységeket kell támogatniuk. A tevékenységek támogatása történhet közvetlenül (például az információ feldolgozását, és továbbítását közvetlenül támogatja a számítógép, hiszen ez a technikai eszköz képes arra, hogy megfelelő program segítségével „önmaga” is elvégezzen különböző elemzéseket, döntéseket hozzon és továbbítsa azokat), vagy közvetve. Ez utóbbiakat, tehát a közvetett támogatást biztosító eszközöket - az információ megszerzését, feldolgozását és áramoltatását közvetlenül segítő eszközökhöz viszonyítva - nevezzük segédeszközöknek, utalva arra, hogy ezek nem kapcsolódnak közvetlenül az információhoz. A segédeszközök igénybevétele az egyes munkaműveleteknél sok esetben igen fontos, hiszen segítségükkel egyszerűbbé, gyorsabbá, hatékonyabbá és olcsóbbá válhat az adott munkaművelet elvégzése. Segédeszközök a következők:
1. Az elektromos levélbontó-készülék
A hivatali munka iratkezelési cselekményei között elsőként található a postabontás. Ezt a tevékenységet naponta akár több száz alkalommal és teljesen mechanikusan kell megismételnie a hivatal dolgozójának, ezért logikus e művelet gépi eszközökkel való segítése. Erre szolgál az elektromos levélbontó-készülék, amelyet csupán rá kell illeszteni a boríték felső részére, és végig kell ott húzni. A készülék egyenes vonalban levágja a boríték felső részét, így a benne található irat gyorsan kiemelhető és az iratban lévő információ (az ügyfél neve és lakcíme, az irat tárgya, az esetleges előzményekre utalás, stb.) gyorsan megismerhető.
2. Az elektromos tűzőgép
Az iratok (ügyiratok és mellékletek) megfelelő sorrendben történő összekapcsolása, összefűzése és ilyen állapotban történő továbbítása célszerűségi-és biztonsági okok miatt igen fontos tevékenység, mert egyrészről az irat tartalma sok esetben csak így érthető meg (célszerűségi okok) másrészt pedig az iratok egy egységként való kezelése csak így valósítható meg (biztonsági okok). Az iratok gyors, egyszerű és biztonságos kezelését teszi lehetővé az elektromos tűzőgép, amely egyben mentesít is a mechanikus tűzőgépek alkalmazásához szükséges erőkifejtés alól, és automatikusan összekapcsolja a belehelyezett iratokat.
3. Az iratkötő-készülék
A főhatóságok (minisztériumok, kormányhivatalok, központi hivatalok, stb.), valamint a nagyobb önkormányzatok (megyei jogú város, főváros, fővárosi kerületek) gyakran készítenek olyan kiadványokat, amelyeknek könyvszerű megjelenése és ilyen formában történő eljuttatása - akár célszerűségi akár esztétikai okok miatt - szükséges. A napjainkig használt hagyományos kötészeti eljárás nehézkes, lassú és drága, továbbá külön szaktudást is igényel, amely rendszerint nem áll rendelkezésre a közigazgatási hivataloknál.
Mindezen hátrányokat küszöböli ki az elektromos iratkötő készülék, amely az A/4-es formátumú lapokat - egy speciális, hőre lágyuló ragasztóval kezelt, és a felhasználó által előre kiválasztott irattartóba helyezve - másodperceken belül összeköti, és úgy biztosítja a fent említett célszerűségi-, és esztétikai követelmények érvényesülését. A készülék kezelése rendkívül egyszerű, semmilyen speciális képzettséget, szakismeretet nem igényel és az eljárás viszonylag olcsó.
4. A hajtogató- és borítékoló gép
A hivatali munkában gyakran előfordul, hogy azonos méretű leveleket (iratokat) nagy tömegben kell összehajtani és borítékba helyezni. Gondolunk itt elsősorban a különböző testületi ülésekre szóló meghívókra, rendezvényekre, de akár a nagyszámú ügyfelet érintő hatósági - például kisajátítási, vagy adóhatósági - eljárásokra is. Ez a tevékenység meghatározott időszakonként, többször, rutinszerűen ismétlődik és a dolgozótól egymás után ugyanazt a mozdulatot követeli meg, ezért gépesíthető, illetve automatizálható.
A hajtogató- és borítékoló gép nagy gyorsasággal (a gép típusától függően percenként negyven-hatvanszor) képes a kívánt méretre összehajtogatni és a borítékba helyezni az iratokat, majd lezárni a borítékot, lehetővé téve ezáltal az irat gyors továbbítását. A gép beállítható úgy is, hogy az összehajtogatás eredményeként a levélben található címzés a boríték előre megnyitott részéhez kerüljön, így a boríték külön történő megcímzése feleslegessé válik. Ily módon jelentős munkaerő-kapacitás szabadítható fel, ami a közigazgatás hatékonysága növekedését vonja maga után.
5. A postai bérmentesítő-gép
Az iratok továbbításának hagyományos módozata az, hogy egy hivatali alkalmazott az adott napon összegyűjtött és borítékba helyezett ügyiratokat (idézés, határozat, meghívó, értesítés, stb.) elviszi a postára és - természetesen sorban állás után - átadja a postai alkalmazottnak, aki a küldeményeket leméri és bérmentesíti. E tevékenységek elvégezhetők „egy menetben” is, mégpedig a hivatalon belül, a postai bérmentesítő-gép segítségével. Ez a szerkezet nagy gyorsasággal megméri a küldemény súlyát, méreteit, rögzíti a továbbítás módozatát (ajánlott, légiposta, stb.), s mindezekhez képest automatikusan kiszámolja a fizetendő díjat, majd ezzel az összeggel bérmentesíti a küldeményt.
A készülék alkalmazása előtt az szükséges, hogy a hivatali dolgozó a postánál engedélyeztesse a bérmentesítő készük használatát és egyidejűleg - mintegy előlegként - fizessen meg egy bizonyos összeget, amelynek erejéig a készüléknek lehetősége van a bérmentesítésre. A szerkezet természetesen minden egyes bérmentesítés során levonásba helyezi a felhasznált összeget. Célszerű, ha a hajtogató- és borítékoló gépet, valamint a postai bérmentesítő gépet együttesen, mintegy egy egységként, egy dolgozó felügyeletével használja a hivatal. Ezáltal ugyanis lényegesen javítható a munkaidő-kihasználás és ezzel a munka hatékonysága.
6. Az iratmegsemmisítő-gép
A (köz)igazgatási munka - jellegénél fogva - ma még elsősorban irathoz, tehát papírhoz kötődő tevékenység, így természetes az, hogy a feleslegessé vált iratokat valamilyen módon meg kell semmisíteni. A feleslegessé válás bekövetkezhet azért, mert az irat már nem aktuális (pl. elavult a nyomtatvány, betelt a jegyzettömb, stb.), vagy azért, mert az irattározásra vonatkozó előírások szerint a valamikor „élő” aktákat le kell selejtezni. Ilyenkor lép elő az iratmegsemmisítő gép, amely a hivatal által meghatározott biztonsági követelményeknek megfelelően képes az iratokat rendkívül gyorsan olvashatatlan papírcsíkokká változtatni és – géptípustól függően – akár előre meghatározott formára is tömöríteni.
6. 2. A kommunikációs eszközök
A korábbiakban rámutattunk arra, hogy a kommunikáció legáltalánosabb értelemben az információ cseréjét jelenti egy adó és egy vevő között. Rámutattunk arra is, hogy a kommunikáció realizálódásához, legalább öt feltételnek kell egyidejűleg teljesülnie: 1.) az információ létezése az információ-adó birtokában, 2.) az információ-adó szándéka arra, hogy megosztja az információt a felhasználóval, 3.) az információ adójának (küldőjének) és vevőjének (fogadójának) közös kommunikációs csatornával kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi az információ oda- és visszajutását, 4.) az információ adójának és vevőjének közös nyelvet kell használnia, tehát mindkettőnek azonos jelekkel, szavakkal, stb. kell tudnia az információt megjeleníteni és továbbítani, 5.) az információ adójának és vevőjének megfelelő intelligenciával kell rendelkeznie, azaz nem csak fizikailag, hanem értelmileg is képesnek kell lennie az új ismeret fogadására.
Mindezekből látható, hogy a kommunikáció valójában egy információ átadási-, átvételi-, tehát egy „....információátviteli folyamat, amely tudatban ered és tudatban végződik. Az olyan információátvitelt, amelynek csak a végpontján van tudat, nem kommunikációnak, hanem megfigyelésnek nevezzük… Az olyan információátviteli folyamatot pedig, amelynek csak a kezdőpontján van tudat, vezérlésnek nevezzük.” - írja egy jogász szerző, s lássuk be, mennyire igaza van az egyes fogalmak éles elhatárolása során![89] Egy másik szerző hasonló módon adja meg a kommunikáció fogalmát, amikor a következőket írják: „A kommunikációt úgy határozzuk meg, mint egy kontextuson belüli olyan társadalmi folyamatot, melyben jeleket hoznak létre és visznek át, észlelnek és kezelnek olyan követelményként, amelyből jelentés következtethető ki.”[90]
8. sz. ábra: a legegyszerűbb (ún. egycsatornás) kommunikációs rendszer vázlata
Csatorna
|Multimédia | |Információ kódolás| | | ( - - |Távközlési |
|Információs forrás |(( | |(( |Jelkódolás |( |vonal |
| | | | | | | |
|Multimédia | |Információ | | | (( |Zajforrás |
|információs vevő |(( |dekódolás |(( |Jel-dekódolás |( | |
Az információhordozó bármilyen média (beszéd, zene, rajz, szöveg, szám, kód, vezérlőjel, animáció, kép, mozgókép) lehet, ezért nevezzük multimédiának.[91]
A hivatali kommunikáció eszközeinek alapvető rendeltetése - mindezekből következően - az, hogy biztosítsák egyrészről az igazgatási munka viteléhez szükséges információnak a megszerzését, másrészről pedig a megszerzett és feldolgozott információnak a továbbítását, azaz végeredményben az információcserét a hivatal és a rajta kívül álló más szervek, személyek között, továbbá a hivatalon belül. Mielőtt rátérnénk az egyes eszközök (technológiák) bemutatására, szükségesnek ítéljük ezek rendszerezését, egymáshoz való viszonyának megvilágítását.[92]
Ennek során abból kell kiindulni, hogy a kommunikációs eszközök működését ún. távközlő-hálózatok teszik lehetővé, amelyek rendeltetésük alapján nyilvános, vagy magánhálózatként funkcionálnak. A nyilvános távközlő hálózatokat az egyes államok postái tartják fenn és üzemeltetik abból a célból, hogy azokat bárki igénybe vegye információtovábbítás céljára. Ebből következik, hogy a magán távközlő hálózatok nem nyilvánosak, tehát azokat csak a tulajdonos külön engedélye alapján lehet igénybe venni. A nyilvános hálózatok bérelt, vagy kapcsolt áramköröket vehetnek igénybe. A bérelt áramkörök folyamatosan az előfizetők rendelkezésére állnak, műszaki paramétereik állandók és jól meghatározhatók. Ezzel szemben a kapcsolt áramkörök jellemzője az, hogy az előfizetők csakis a hívás idejére vehetik azt igénybe és az információ a hívás idejére egyedileg létrejött útvonalon, kapcsolóközponton keresztül jut el a célzott helyre.
A nyilvános kapcsolt távközlő hálózatoknak a következő típusai működnek:
a) távközlő hálózatok (PSTN = Public Switched Telephone Network = Nyilvános kapcsolt távbeszélő hálózat). Ezen belül belföldi és nemzetközi távbeszélő hálózatok között kell különbséget tenni, sőt, a belföldi hálózatok is tovább bonthatók helyi-, helyközi-, gerinc-, góc-, gyűjtőgóc- és regionális távbeszélő hálózatokra.
b) távíróhálózatok, amelyeknek három, egymástól függetlenül működő típusa üzemel Magyarországon. Ezek a következők:
- telex- (TX) hálózat; amelyhez bárki, bármilyen előfizető hozzáférhet és lebonyolíthatja telexlevelezését,
- TGX hálózat; amely a belföldi postai táviratforgalmat bonyolítja le,
- Gentex- (GX) hálózat; amely a nemzetközi postai táviratforgalom lebonyolítására szolgál.
c) adathálózatok, amelyek lehetnek:
- vonalkapcsoltak (CSPDN= Circuit Switched Public Data Network = vonalkapcsolt nyilvános adathálózat) vagy
- csomagkapcsoltak (PSPDN= Packet Switched Public Data Network = csomagkapcsolt nyilvános adathálózat).
d) integrált szolgáltatású digitális hálózat (ISDN = Integrated Services Digital Network). Ennek célja nem más, mint a jelenlegi hálózatok egy hálózattal történő felváltása, azaz a különböző hálózatok szolgáltatásainak egy közös hálózatban való integrálása.[93]
e) egyéb távközlő hálózatok, mint például:
- rádióhálózat,
- televízió műsorszétosztó-hálózat,
- nemzetközi műholdas hálózat,
- kábeltelevízió-hálózat, stb.
A távközlő-hálózatokon a fenntartó szervek (posták) különböző szolgálatokat működtetnek, amelyek egy része megfelel a hálózat alaprendeltetésének (elsődleges vagy alapszolgálatok), másik részük pedig mintegy ráépül az alaprendeltetésű hálózatokra (másodlagos, harmadlagos szolgálatok). Elsődleges szolgálatnak tekintendő: a távbeszélő-szolgálat, a távírószolgálat, a telexszolgálat, a vonalkapcsolt adatátviteli szolgálat és a csomagkapcsolt adatátviteli szolgálat. Másodlagos szolgálatnak minősül: a telexhálózati adatátviteli szolgálat és a távbeszélő hálózati adatátviteli szolgálat.[94]
A fenti szolgálatok által biztosított kommunikációs lehetőségek két nagy csoportba sorolhatók. Az egyik csoportot azon eszközök és technológiák képezik, amelyek a beszédet, a másik csoportba pedig azok, amelyek nem a beszédet, hanem a szöveget, képet, ábrát közvetítik. Az első csoportba tartozik: a telefon és a távkonferencia (legalábbis részben). A második csoportba tartozik: a távírógép (telex), az elektronikus levelezés, valamint az ún. telematikai eszközök: (a teletex, a videotex és a távmásolók).
*
Miután áttekintettük a kommunikációs eszközöket és megvizsgáltuk azokat a távközlő-hálózatokat, amelyek lehetővé teszik ezek működtetését, most az egyes kommunikációs eszközök (köz)igazgatási munkába történő bevonási lehetőségeit kell feltárnunk. Erre teszünk kísérletet a következők szerint:
1. A telefon
Az A. G. Bell által 1876. február 14-én szabadalmaztatott és a T. A. Edison és mások által továbbfejlesztett telefon feltalálása és működtetése forradalmi változást eredményezett az emberi kommunikáció történetében, hiszen segítségével először vált lehetővé egymástól hallótávolságon kívül lévő személyek közötti beszéd-kommunikáció. A telefon ma már a hivatali kommunikáció gerinceként működik szerte a világban, nélküle a közigazgatási munka (is) elképzelhetetlen. Ez a kiemelt szerep a jövőben is megmarad, hiszen a telefon által nyújtott szolgáltatások bővülnek egyrészt a fejlesztés hagyományos eszközeinek felhasználásával, másrészt pedig a digitális technológia nyújtotta lehetőségek kiaknázásával.
A telefonos kommunikáció fejlesztésének hagyományos eszközei közül a közismert üzenetrögzítőket, a telefonszám-rögzítő berendezéseket, valamint az ún. „telefon-manager rendszereket” szükséges kiemelni. A telefonszám-rögzítő berendezés funkciója az, hogy előre betáplált hívószámok azonnali - tehát tárcsázás nélküli - hívását, illetve újrahívását teszi lehetővé, ami jelentős időmegtakarítást eredményezhet a hivatali munkában (is). A telefon és a mikroszámítógép megfelelő összekapcsolása tette lehetővé ún. „telefon-manager rendszerek” kialakítását. A számítógép szoftverje biztosítja a telefon gyors és kényelmes használatát, mert lehetővé teszi például: elektronikus telefonkönyv készítését, a telefonforgalom naplózását, az automatikus hívásismétlést.
A telefonos kommunikáció fejlesztésének másik útjaként a digitális technológia előnyeinek kiaknázását jelöltük meg. A hagyományos analóg technológiával szemben a digitális technológia a beszédimpulzusokat ún. „biner (kettős) kódolja”, azaz igen/nem formára, ún. „bit sorrá” alakítja. Ezzel lehetővé teszi, hogy óriási tömegű adatok áramoljanak igen szűk keresztmetszetű vezetékben és az egyéb kommunikációs eszközök szolgáltatásai is bővüljenek. A digitális telefon alkalmazása azért előnyös, mert egyrészről lényegesen javul a beszéd minősége, másrészről pedig maga a telefon ad lehetőséget a telefonos kommunikáció fejlesztésének hagyományos eszközeinél említett szolgáltatások igénybevételére, sőt további szolgáltatások felhasználására is. A digitális telefon tehát a következő fontosabb szolgáltatásokat biztosítja: üzenetrögzítés, telefonszám-rögzítés és ehhez kapcsolódó ún. „rövid tárcsázás”, forgalmi napló készítése, hívásismétlés és várakoztatás, hívásátirányítás, konferenciabeszélgetés. Ez utóbbi azt jelenti, hogy a hívó és hívott fél külső személyeket is be tud vonni a megbeszélésbe anélkül, hogy köztük a kapcsolat megszakadna.
A legrégebbi kommunikációs eszköznek, a telefonnak a csodálatos megújulási képességét bizonyítja a mobil-telefon megjelenése és rohamos elterjedése, különösen a kelet-közép-európai országokban. Ezt a rohamos elterjedést nagymértékben indokolja és magyarázza a hagyományos távközlő hálózatok és technológiák viszonylagos fejletlensége e térségben. A mobil-telefon közigazgatási alkalmazása a helyszíni szemléken és ellenőrzéseken juthat különösen szerephez, amikor szükségessé válhat a helyszín és a hivatal közötti kapcsolat azonnali létrehozása, például a tulajdoni-használati viszonyok, vagy a személyi adatok tisztázása érdekében.
Mindezekből látható, hogy a telefon kiemelt szerepe a hivatali munkában folyamatosan és egyre megújuló módon fennmarad és nem csupán az információ összegyűjtésében és továbbításban mutatható ki, hanem az információ rögzítésében, sőt - a konferenciabeszélgetés és a mobil-telefon révén - az értekezlet, a konzultáció lebonyolításában, megtartásában is.
2. A távírógép (telex)
Mint arra korábban már utaltunk, a távíró szolgálatoknak három típusa alakult ki és működik jelenleg is: A Gentex-, a TGX-, és a Telexszolgálat. Mindhárom szolgálat - más-más hálózaton, de - műszaki szempontból alapvetően azonos berendezésekkel és technológiával valósítja meg a távgépírást. Tekintettel azonban arra, hogy a közigazgatási szervek közvetlenül csakis a telexszolgálatot vehetik igénybe, ezért a továbbiakban a távírógép és telexfogalmakat szinonimként használjuk.
A kommunikációs eszközök között a telefon mellett a távírógép (telex) rendelkezik a legrégebbi múlttal, így természetes, hogy e technikai eszköz is komoly fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedekben, de maga a funkció nemigen változott: az pedig nem más, mint szöveges információ írógépről - írógépre történő viszonylag gyors továbbítása, egy távközlő-hálózat segítségével.
A telexgépek történetében (is) kiemelkedő jelentőségű esemény volt a számítógép, és különösen a személyi számítógép megjelenése, majd „összekapcsolása” e távközlési eszközzel. Az 1980-as évek elején, a hagyományos (elektromechanikus) telexgépeket egyre gyorsabb ütemben kezdték felváltani a korszerű, számítógép-alapú szerkezetek. Ezek a következő előnyöket biztosították elődeikhez képest: rövidített hívószámok használatának lehetősége, azonos szöveg több címre történő leadásának lehetősége, képernyős szövegszerkesztő-gép alkalmazásának lehetősége (megteremtve ezáltal a gépelési hibák kijavításának és más kényelmi szolgáltatások igénybevételének lehetőségét), a leadott szöveg archiválásának lehetősége háttértárolón, az ékezetes karakterek automatikus átalakítása a távíró ábécében szereplő karaktersorozatokká (pl. ö = oe), a forgalom naplózása, sikertelen hívások esetén automatikus újrahívás.
A telex közigazgatási szervek által történő szélesebb körű alkalmazását két körülmény gátolja jelentősen: az egyik az, hogy az adatátvitel viszonylag lassú, a másik pedig az, hogy karakterkészlete korlátozott. Előnye viszont a párbeszédes üzemmód alkalmazásának lehetősége.
Mindezeknek megfelelően a telex szerepe a hivatali munkában megegyezik a telefon szerepével (információgyűjtés, továbbítás és rögzítés), a különbség csupán az általuk felhasznált információ megjelenési formájában (írás alapú információ - beszéd alapú információ) mutatható ki. Éppen ezért e két eszköz - elvileg - jól kiegészíti egymást a hivatalban. Azért csak „elvileg”, mert a gyakorlatban a közigazgatási szervek csak ritkán alkalmazták és alkalmazzák e kommunikációs technológiát, részben a jelzett két gátló körülmény miatt, részben azért, mert a számítógép és az egyéb technikai eszközök (például a telefax) ma már jobb minőségben és gyorsabban tudják biztosítani a telex viszonylag korlátozott szolgáltatásait.
3. A telematikai eszközök
Az adatközlés szabványosítására alakult nemzetközi együttműködés egyik központja, a ITTCC (International Telegraph and Telephone Consultative Commite = Nemzetközi Távíró és Távbeszélő Tanácsadó Bizottság) telematikai szolgálatoknak nevezte el a távközlő hálózatokon futó, elsődleges és másodlagos szolgálatokra épülő, s a számítástechnika vívmányait alkalmazó távközlő szolgálatokat: a teletex-, a videotex- és a távmásoló szolgálatot.[95] A telematika tehát a távközlés és a számítógép konvergenciájaként, pontosabban e két technológia egyesülése eredményeként jött létre és funkcionál.
A telematikai szolgálatok sok szempont szerint hasonlíthatók össze. Ezek közül - a közigazgatási feladatokra tekintettel - elsősorban az alkalmazási kör, az információbevitel módja, az átvitt információ jellege, a tipikus üzenet és a kezelhetőség érdemel kiemelést. Számunkra azonban előnyösebb, ha az egyes telematikai eszközöket - tehát a teletexet, a videotexet és a távmásoló eszközöket - külön-külön vizsgáljuk meg, és rámutatunk arra, hogy ezen eszközök mely hivatali cselekményeknél alkalmazhatók.
a) A teletex (irodai távgépírás)
A teletex - ami a telexhez hasonlóan végeredményben szintén nem más, mint egy írógép és egy távközlési eszköz egyesítése, amit kiegészít egy képernyő - kifejezetten az irodai munka hatékonyságának emelését célzó kutatások eredményeként született meg. Az 1970-es években ugyanis jelentős ellentmondás alakult ki egyfelől az elektronikus írógépek (szövegszerkesztő berendezések) által produkált nagyszerű irodai leíró teljesítmények, másfelől pedig az elkészült írásbeli dokumentumok (szerződések, levelek, határozatok) hagyományos levélpostai továbbításának nehézkessége és lassúsága között. Ezt az ellentmondást, feszültséget, érzékelve a Német Szövetségi Köztársaságban 1974-ben felállított ún. KtK Bizottság (Komission für den Ausbau des technischen Kommunikationssystems - A technikai kommunikációs rendszerek kiépítésének bizottsága) tett javaslatot először a teletex rendszer bevezetésére. A cél az irodai munka hatékonyságát növelő olyan távközlési eszköz kialakítása volt, amely minden szervezet számára elérhető, olcsó, gyors és sokoldalú.
A KtK Bizottság az 1976-ban elkészített, „Távközlési jelentés” című zárótanulmányában rögzítette, hogy az irodai távgépírás (az un. Büroferschreiben, vagy teletex) iránti igény mind a gazdasági életben, mind a közigazgatásban rendkívül nagy, a meglévő hálózatokon gazdaságosan megvalósítható, továbbá az e technológiát megvalósító berendezés a hivatali írógépek teljes jelkészletét használva alkalmas írott szöveg rögzítésére és közvetlen üzenetküldés, illetve levelezés lebonyolítására.[96]
A teletexszolgálatot először 1981-ben, az NSZK Posta vezette be, amely egy évvel később már azt is lehetővé tette – megfelelő, un. teletex-telex konverter alkalmazása esetén, - hogy a teletextulajdonos kapcsolatba léphessen a világ összes telexállomásával! A teletexszolgálat az 1980-as évek végére általánosan elterjedt nemzetközi távközlő szolgálattá vált, amely az előfizetők számára bármely két teletexállomás között automatikus, tárból-tárba való továbbításon alapuló elektronikus levelezést tett lehetővé, távközlő hálózaton keresztül. Az új szolgálat legjellemzőbb hardvereszközei, az előfizetői végberendezések, az ún. teletexterminálok, amelyek mind a levelek előállítását, mind azok átvitelét (elküldését és fogadását) a hivatali írógépeknek megfelelő jelkészlettel és formátumban végzik.
A teletex, mint kommunikációs technika és technológia főbb jellemzői az alábbiak szerint összegezhetők: a szöveges információ előállítása és rendkívül gyors továbbítása, automatikus üzemvétel és rögzítés, együttműködés a telexszolgálattal, teljes értékű karakter (jel) készlet, megbízhatóság (automatikus naplózás), kompatibilitás és nyitottság, lapokba rendezett levelezés lehetősége.
Miután a teletex is - a telexhez hasonlóan - a szöveges (írott) kommunikáció eszközének tekintendő, amely alapvetően az információ összegyűjtését, rögzítését és továbbítását teszi lehetővé, illetve segíti elő, ezért indokolt e két technikai eszköz összehasonlítása.
A hivatali munka végzése szempontjából az alábbi főbb következtetések vonhatók le a táblázatból: A teletex a telexnél jóval gyorsabban továbbítja az adatokat, és karakter (jel) készlete is sokkal gazdagabb. Ugyanakkor azonban azt sem szabad elfelejteni, hogy a teletex nem képes párbeszédes üzemmódban működni, a telex viszont igen! Az más kérdés, hogy a technikai fejlődés már a közeljövőben a párbeszédes üzemmód megteremtéséhez-, s ezzel a telex eltűnéséhez fog vezetni.[97]
A telex és a teletex - jellegüknél fogva - nem, illetve csak csekély mértékben alkalmasak az ügyfelekkel való kommunikációra. Jelentőségük elsősorban a különböző közigazgatási és más szervezetekkel való kapcsolattartásban és a köztük való szöveges információ-áramoltatásban mutatható ki. Ugyanakkor, mint arra egyes német szerzők rámutatnak, a közigazgatási szervek által használt telexközpontokkal ellentétben - amelyeknél a közigazgatási szakember által előre elkészített szöveget közvetítenek - a teletex készülékeket elsősorban a szakelőadói és titkársági munkahelyeken célszerű alkalmazni, tehát ott, ahol a szöveget közvetlenül készítik el és továbbítják akár belső, akár külső kommunikációs partner részére.[98]
b.) A videotex
A British Post Office (ma: British Telecom) egyik fejlesztőmérnökének az az ötlete támadt az 1970-es évek elején, hogy a különböző nagyszámítógépeken tárolt adatok (információk), telefonvonalakon igen széles körben eljuttathatók a felhasználókhoz, ha azok (tehát a szöveges és a grafikus információk egyaránt) televíziókészülékeken megjeleníthetők lennének. E három média, illetve hardvereszköz - tehát a nagyszámítógépek és adatbázisaik, a telefon, illetve a távbeszélőhálózat, valamint a tévékészülék - összekapcsolásának eredményeként született meg az Egyesült Királyságban az ún. wiewdata-rendszer, amelyet 1973-ban mutattak be, és amely 1978-tól Prestel márkanéven üzemel is.
Az angol posta - nem titkolt - egyik célja az volt a rendszer kifejlesztésével, hogy a telefonhálózatok csúcsidőn kívüli kihasználtságát fokozza. A wiewdata szolgáltatásainak segítségével ugyanis a munka végeztével otthon tartózkodó - és telefonnal, valamint televízióval egyaránt rendelkező - családok könnyen hozzáférhettek a földrajzilag távol lévő számítógépekben tárolt adatbázisokhoz, és ily módon olcsón és gyorsan megszerezhetik a szükséges információt.[99]
A rendszer működésének lényege az információ kétirányú, ún. interaktív áramlása, ami azt jelenti, hogy a felhasználó közvetlenül kommunikálhat az adatbázist tároló számítógéppel, azaz kérése a számítóközpontba jut el és a központ biztosítja is részére a kért információt.
A wiewdata-rendszer kiépítésével egyidejűleg az Egyesült Királyság két televíziós adója, a BBC és az IBA is hozzákezdett - eleinte önállóan, később közösen - egy olyan tájékoztató, ún. teletextrendszer kiépítéséhez, amelyben a lakosság széles körét érintő információt a TV-adó sugározza ki és a lakosság TV-készüléken veheti azt.[100] Ez a technológia tehát mellőzi a kommunikációs eszközök használatához egyébként szükséges távközlőhálózatot. A közös munka eredményeként Angliában már az 1980-as években két teletextrendszer kezdte meg működését: a BBC 1 és BBC 2 csatornákon a Ceefax adását, a ITV két kereskedelmi csatornáján pedig az Orecle-t kezdték el sugározni. A teletext sikere óriási volt, hiszen egyetlen adapter beépítésével a tévénézők ingyenesen - bár nem interaktív módon, tehát egyirányú információáramlás révén - juthattak hozzá a kívánt információkhoz.[101]
A wiewdata- és a teletext rendszer közötti különbség - mint láttuk - elsősorban az információ továbbításának két-, illetve egyirányú módozatából adódik. Az információ továbbításának sajátos módozatára tekintettel ajánlotta az adatközlés szabványosítására létrejött nemzetközi szervezet a tagországoknak, hogy a kétirányú adatátviteli rendszereket (tehát a wiewdata-rendszereket) videotexnek, míg az egyirányú információáramlás elvére épülő rendszereket teletextnek nevezzék el.
Az angolszász szakirodalomban a videotex elnevezés alatt a wiewdata és a teletext-rendszereket együttesen értik. E rendszerek hazai megnevezésére az Országos Műszaki Fejlesztési Bizottság tett javaslatot; amelyben a kétirányú rendszerekre a „teledata”-, míg az egyirányú rendszerekre a „képújság” kifejezések használatát ajánlotta. Az 1980-as évek közepéig a magyar gyakorlati élet és szakirodalom még tartotta is magát ehhez az ajánláshoz. Később azonban a helyzet megváltozott, amennyiben a kétirányú rendszerekre a videotex kifejezés, az egyirányú rendszerekre pedig a teletext kifejezés használata uralkodott el.[102] Mindezek miatt a továbbiakban a videotex megnevezés alatt az angol wiewdata-rendszerre épülő kétirányú adatátvitelt lehetővé tevő (interaktív) kommunikációs technikai eszközt és technológiát értjük.
A videotex-technológia sajátosságai a következők szerint foglalhatók össze: a rendszer által hozzáférhető adat alfanumerikus, vagy grafikus jellegű; az adatokat (rendszerint fa struktúrájú) adatbázisban tárolják; az adatbázis távközlési hálózaton érhető el; a felhasználó maga vezérli a hozzáférést tehát kétirányú az információáramlás; a lekérdezett információ képernyőn jelenik meg; a rendszer használata könnyen elsajátítható, nem igényel mélyebb
számítástechnikai vagy egyéb speciális ismereteket; lehetőség van arra, hogy a felhasználó saját adatbázist alakítson ki, tartson fenn és kezeljen; lehetőség van arra is, hogy az információszolgáltató csupán meghatározott körű, ún. zárt előfizetői csoport részre engedje meg az adatbázishoz való hozzáférést.
A videotex-rendszerek szolgáltatásai eltérőek lehetnek a szolgáltatási céltól, a felhasználók körétől és a rendelkezésre álló eszközöktől függően. Összegezve a szolgáltatásokat, azt mondhatjuk, hogy azok a következő célok kielégítését biztosítják: információszerzés, kommunikáció, tranzakciók. A videotex-rendszerek legfontosabb szolgáltatása nem más, mint egy (vagy több) számítógépes adatbázisból történő információszerzés, a keresett információ feltalálása és rendelkezésre bocsátása. Az (elvileg) korlátlan háttérkapacitású számítógépeken tárolt adatok átfogják (átfoghatják) a társadalmi és gazdasági élet minden területét, a politika, a kultúra, a jog, a sport, a közigazgatás főbb eseményeitől kezdve a kereskedelmi- és az üzleti világ eseményeiig, ennélfogva kiapadhatatlan információ-forrást képez(het)nek. A kommunikáció rendszerint az üzenetküldés révén realizálódik, amelynek során az egy rendszerben található felhasználók információt cserélhetnek egymással, lényegében elektronikus levelezés útján. A tranzakciók teszik lehetővé például azt, hogy a lakás, vagy a munkahely elhagyása nélkül otthonról, illetve a munkahelyről helyet foglaljunk egy-egy repülőgépen, elvégezzünk egy-egy bevásárlást, vagy megoldjunk olyan más feladatot, amely korábban megkövetelte a személyes jelenlétet.[103]
A videotex-rendszer ma már az egész világon elterjedt telematikai szolgáltatás, amelynek egy-egy országban nemzeti (nyilvános) és magán (zártkörű) rendszerei egyaránt üzemelnek. A német szakirodalom - éppen a viszonylag korai, 1984-ben történt bevezetés miatt - már az 1990-es években - foglalkozott a videotex közigazgatási alkalmazásának lehetőségeivel, sőt a gyakorlati alkalmazások elemzésével is.
Németországban a videotex (az un. Bildschirmtex = Btx) közigazgatási alkalmazása négy területen - az állampolgárok tájékoztatása, az egyedi ügyekben folytatott levelezés, a hatóságok egymás közötti információcseréje, valamint az egy szerven belüli információcsere terén - valósul meg.[104]
Magyarországon az 1980-as évek elején kezdődtek meg az első videotex-kísérletek, részben a Magyar Postánál, részben különböző intézményeknél és szervezeteknél (MTA, Ipari Minisztérium, stb.). Magyarország nemzeti (nyilvános) videotex szolgálata - a Magyar Videotex - 1989. január 1-től kezdte meg működését, a MATÁV Rt., mint szolgáltató közreműködésével. A rendszer műszaki kiépítettsége azonos a Németországban és az Ausztriában kiépített Bildschirmtex rendszerekkel. A Magyar Videotex által kínált szolgáltatások megegyeztek a világ más videotex rendszerének szolgáltatásaival, hiszen:
a) a felhasználó számára lehetőséget adtak:
- az információ lekérdezésére, (megszerzésére),
- az üzenetküldésre és fogadásra (kommunikációra),
- ún. tele-programok lekérdezésére (a tele-programfunkció révén a felhasználó nem egy adatot, hanem számítógépes programot kérhet le a szolgáltatótól),
- a díjazási adatok lekérdezésére.
b) az informácószolgáltató számára lehetőséget adtak:
- a felhasználó részére biztosított fenti lehetőségekre,
- a hozzáférési jogosultság ellenőrzésére,
- az adatok bevitelére és szerkesztésére,
- zárt felhasználói csoportok kialakítására és
- ún. válaszoldal szerkesztésére (ez esetben az előfizetők kitöltik az információszolgáltató által küldött megrendelések, vagy akár a közvélemény kutatások válaszoldalait).
A Magyar Videotex-rendszer nyitott volt, ahhoz bárki csatlakozhatott, díj fizetése ellenében. Hivatali alkalmazása lehetséges, sőt kívánatos is. A videotex eredményesen elsősorban a lakosság tájékoztatása céljából, de az egyes önkormányzatok, illetve a központi szervek és az önkormányzatok közötti igen gyors és viszonylag olcsó információcsere céljából is használható. A hazai közigazgatásban való gyors elterjedését segítheti, hogy ma már gyakorlatilag minden területi és helyi önkormányzat rendelkezik személyi számítógéppel, a rendszer kezelése és használata rendkívül egyszerű és nem igényel mélyebb számítástechnikai, vagy egyéb speciális ismereteket, továbbá a rendszer működtetése viszonylag olcsó.
Ugyanakkor a speciális számítógépes adathálózatok-, és különösen az Internet térhódítása kétségkívül korlátozza, gátolja a videotex közigazgatási alkalmazásának elterjedését, nem csak Magyarországon, hanem külföldön is.[105]
c.) A távmásoló eszközök (faximile)
Az első távmásoló készüléket a skót származású Alexander Bain készítette el 1842-ben. A készülék működésének lényege a következő volt: az adókészülékre helyezett eredeti írásbeli dokumentumot egy egyszerű szerkezettel soronként letapogatják és az ott észlelt írásjeleket (betűt, ábrát) villamos jelekké alakítják (kódolják) majd így továbbítják. A villamos jeleket a vevőkészülék dekódolja, azaz írásjelekké visszaalakítja és rögzíti az elhelyezett papíron.
A Bain-féle távmásoló készülék és technológia az elmúlt 150 évben igen komoly fejlődésen ment keresztül, aminek eredményeként a távmásoló gépek ára jelentősen lecsökkent, teljesítménye lényegesen javult, kezelése egyszerűbb lett, felhasználási lehetőségének köre pedig kiszélesedett.
A távmásoló gépek (közismert néven: telefaxok) a már korábban tárgyalt távmásoló szolgálatok (nemzeti posták) által üzemeltett távbeszélő- (telefon) hálózaton keresztül bonyolítják le az információcserét. Napjainkban alapvetően kétféle távmásoló szolgálat működik a világban: a telefax, és a bürofax. Mindkét szolgálat ugyanazon távmásológépeket (faxokat) üzemelteti, a különbség a készülékek tulajdonosában van. A telefax előfizetői távmásoló-szolgálatot jelent, azaz a készülék az előfizető (magánszemély, jogi személy) tulajdonában van. Ezzel szemben a bürofax a postai távmásoló-szolgálat nemzetközileg elfogadott megnevezése, azaz ez esetben a készülék a posta tulajdonaként, a postahivatalban kerül elhelyezésre, ahol azt bárki szabadon igénybe veheti megfelelő díjazás ellenében.
A telefax előnye a többi telematikai eszközzel szemben az, hogy az előfizető számára a kapcsolt távbeszélő-hálózaton keresztül biztosítja igen gyorsan a hagyományos távközlési eszközökkel (telefon, telex) nem továbbítható információk (szövegek, képek, rajzok, ábrák) átadását és átvételét. A telefaxkészülék - a telefonhoz hasonlóan - analóg -, vagy digitális felépítésű lehet, attól függően, hogy milyen módon történik az adatok (jelek) átalakítása, továbbítása és megjelenítése. Jeleznünk kell, hogy az 1980-as évektől gyakorlatilag már csak digitális rendszerű készülékek kerülnek forgalmazásra. A távmásoló-készülékek fontosabb szolgáltatásai a következők szerint összegezhetők: helyi másolat készítésének lehetősége (másológépként való alkalmazás lehetősége!), forgalomnaplózás, automatikus vétel lehetősége, dátum kijelzése és rányomtatása a másolatra, késleltetett információtovábbítás, a kép memóriában való elhelyezése, a vett anyag automatikus méretre vágása.
A telefax-technológia főbb jellemzői a következők: gyors és hiteles információ (szöveg, kép, rajz, ábra) átadás-átvétel, bizonyos minőségi kereteken belül, de földrajzi korlátok nélkül; világméretű kompatibilitás; felhasználóbarát kialakítás, egyszerű kezelhetőség; irodai környezetbe való egyszerű, problémamentes beilleszthetőség; s végül, de nem utolsó sorban - mint láttuk - a készülékek széles körű szolgáltatásainak mivolta. A telefax-technológia egyik legfontosabb problémája és hiányossága az, hogy nem teszi lehetővé az információk késleltetett elküldését, tárolását és további feldolgozását, szemben például az elektronikus levelezéssel.
A telefax közigazgatási alkalmazását illetően a fejlett államokban, így Németországban is több tapasztalat született, mint hazánkban, hiszen ott a közigazgatási szervek lényegesen korábban és szélesebb körben kezdték alkalmazni ezt e technológiát.[106] Egy német kutatócsoport szerint a telefax helyi közigazgatásban történő alkalmazásának legfontosabb lehetőségei az alábbiak:
- térképek, grafikák fogadása és/vagy továbbítása a szervezeten belül és kívül,
- statisztikai számsorok, táblázatok fogadása és/vagy továbbítása szervezeten belül és kívül,
- a közlekedés rendjének meghatározása ábrák segítségével,
- feladatok meghatározása és kiadása szervezeten kívül.[107]
Tekintettel arra, hogy a telefax telefonvonalat használ föl az információ továbbítására, az 1980-as évek közepén fölmerült a lehetőség a telefon és a telefax egy készülékben történő egyesítésére. A kutatások eredményeként sikerült egy készülékben integrálni a két technológiát, és a kombinált telefon-telefax készülék ma már hazánkban is széles körben elterjedt. A fejlődés másik iránya a távmásoló funkció számítógéppel történő kiváltása volt. Az 1980-as évek közepén ugyanis megjelentek a személyi számítógépen futtatható olyan programcsomagok, amelyek az alapgép megfelelő hardver kiegészítőkkel (ún. képdigitalizáló berendezéssel, nagy felbontású nyomtatóval, vonali egységgel) történő összekapcsolása révén teljes mértékben helyettesíthetik a távmásoló-készüléket. A telefax személyi számítógéppel történő kiváltásának széles körű elterjedését azonban jelentősen hátráltatta az a körülmény, hogy a kiegészítő hardverelemek ára relatíve magas volt. Ezen eszközök ugyanis legalább annyiba kerültek, mint egy jó minőségű távmásoló-készülék, így beszerzésük és alkalmazásuk célszerűsége legalábbis megkérdőjelezhető volt. A fejlődés következő lépcsőjeként azonban - 1980-as évek végén - megjelentek a személyi számítógépbe beépíthető ún. „faxkártyák”, amelyek már feleslegessé teszik a hardver kiegészítők használatát, így az 1990-es évektől kezdve a PC-fax kombináció rohamos elterjedésének lehetünk tanúi.[108]
4. A video (táv) konferencia
Mint arra korábban rámutattunk, a telefonüzenet digitalizálása, illetve a digitális telefon révén ma már lehetőség van ún. „konferenciabeszélgetés” lebonyolítására is.
E lehetőség mintegy továbbfejlesztését jelenti a video(táv)konferencia (electronic meeting), amelynek segítségével az egymástól földrajzilag távollévő kommunikációs partnerek között a hang és a kép egyszerre közvetíthető, azaz a készülék előtt ülő személyek nem csupán látják egymást beszélgetés közben, hanem egyidejűleg akár ugyanazt a képi dokumentumot is láthatják és megvitathatják.[109]
A világ első képtelefonját az 1964-es New York-i világkiállításon mutatták be, a laikusok és a hírközléssel foglalkozó szakemberek legnagyobb csodálatára. Természetes volt ezért az, hogy mindenki várta e valóban fantasztikus lehetőség rohamos és széles körű elterjedését. Csakhogy az analóg videojel közvetítésére épülő rendszer kiépítése egyrészről igen költséges volt, másrészről pedig a rendszer rossz minőségű képet biztosított, így a képtelefon elterjedése a vártnál lényegesen lassúbb volt.[110] A képtelefon széleskörű elterjedéséhez az információk digitalizálásának lehetővé tétele teremtette meg az igazi lehetőséget. A digitális képtelefon (videokonferencia) bemutatkozására 1982-ben került sor. Ezzel a technológiával lényegesen javult a kép minősége, azonban még mindig nem tudták a teljes mozgást közvetíteni megfelelő minőségben. A további fejlődést e téren az ún. „videokodek” (kódoló/dekódoló) 1986-ban történő megjelenése hozta meg, melynek segítségével már a teljes mozgás közvetítése is lehetővé vált, viszonylag jó minőségben.[111]
A videokonferencia-rendszer széles körű elterjedését napjainkban két körülmény gátolja: az egyik a viszonylag magas ár, a másik pedig a még mindig nem tökéletes képminőség. Ez az oka annak, hogy a videokonferenciázás terén úttörő szerepet játszó Egyesült Államokban is csupán néhány ezerre tehető az e technológia megvalósulását lehetővé tevő berendezések száma.[112]
A videokonferencia előnye az, hogy mentesít az oda-vissza utazás, a szállás és az ezzel együtt járó költségek alól; felszabadítja az utazásra fordítandó időt; továbbá lehetővé teszi több munkatárs egyidejű bevonását a munkába, biztosítva ezzel a tárgyalások dinamikus lefolytatását és az eredmények gyors realizálását.
Ugyanakkor a külföldi szakirodalom arra is rámutat, hogy az érintett szakemberek nem feltétlenül akceptálják e lehetőséget, mert vagy az egyéni utazási szükségleteik, vagy a már bejáratott kommunikációs szokásaik, avagy a személyes kommunikációba vetett hitük miatt ragaszkodnak a konferenciák hagyományos formáihoz.[113]
A videokonferencia hivatali alkalmazásának lehetőségei viszonylag szűk területre terjednek ki, hiszen a munkálatok legnagyobb hányadát képviselő egyedi (hatósági) ügyek csoportja e vonatkozásban automatikusan kiesik. Megmarad azonban az a terület, amikor a közigazgatási szerv az egész közösség (település, megye, ország) ügyében jár el és sürgősen kell konzultálnia más szervekkel, vagy amikor egy központi szerv (például egy miniszter) kíván értekezletet tartani a területi szervek vezetőivel.[114]
5. Az elektronikus levelezés (e-mail)
A közigazgatásban ma még világszerte - de Magyarországon különösen - az üzenettovábbítás hagyományos, „fizikai” formája valósul meg, azaz az információt rendszerint valamilyen eszköz segítségével papíron rögzítik, és a papírt juttatják el a címzettnek, postai úton.
Az 1960-es években - az USA Védelmi Minisztériuma által a világon elsőként létrehozott, nagy földrajzi távolságokat áthidaló számítógépes hálózat, az ARPA-net fejlesztése közben - az IBM szakemberei rájöttek arra, hogy a számítógépek között hagyományos adatátvitel elektronikus üzenetközvetítéssé (Computer Bassed Message System: CBMS) fejleszthető megfelelő hardver és szoftver eszközök segítségével.[115] Az ARPA-net fejlesztése során, az 1970-es években, a hálózat forgalmának döntő részét még nem a földrajzilag távol lévő számítógépeken végzett különböző műveletek (adatátvitel) képezték, hanem a hálózattal összekapcsolt emberek személyes üzenetei. Ezért mondhatjuk, hogy az elektronikus levelezés valójában a számítógépek közötti adatátvitel melléktermékeként jött létre és így kezdte meg világhódító pályafutását. Az elektronikus levelezés (electric mail, e-mail) lényege az, hogy a számítógépek közötti adatátviteli lehetőséget kihasználva - adatátviteli hálózat segítségével - mellőzhető az információ papíron való rögzítése és annak postai küldeményként (csomag, levél, stb.) való - s tegyük hozzá, hogy viszonylag lassú, költséges és nem egészen biztonságos - továbbítása, mert a szövegszerkesztővel a képernyőre írott szöveges információ azonnal a címzett számítógépes postafiókjába juttatható el. Az elektronikus levelezés folyamatának jellemzői az alábbiak szerint összegezhetők:
- a kívánt szöveges információ (levél-válaszlevél) megszerkesztése,
- a kívánt beállítások elvégzése (például elküldési időpont, címzett, vagy címzettek meghatározása)
- az információ automatikus továbbítása, elküldése és érkeztetése,
- értesítés az üzenet sorsáról (kézbesítve, elolvasva),
- a vett üzenet kezelése: törlése, továbbküldése, tárolása, nyomtatása.
Az elektronikus üzenetküldés fontossága abban is kiemelhető, hogy egy átlagos (7-8 perc időtartamú) hivatali telefonálás időtartama az e-mail segítségével legalább a felére csökkenthető, és az ilyen kommunikációs rendszer nem igényli más személyek (pl. telefonközpontos, titkárnő, stb.) közreműködését, sem pedig a kommunikációs partnerek egyidejű jelenlétét a hálózaton.[116] További előny természetesen a papír-, és az azzal együtt járó irattározás mellőzése, de nem utolsó sorban az is, hogy az üzenetküldés és vétel automatikusan naplózásra kerül, melyből biztonságosan megállapítható, hogy a küldemény elérte-e a célállomást. Hátránya viszont az elektronikus levelezésnek az, hogy a személyes kapcsolat, a személyes meggyőzés lehetősége csökken, ezért nyilvánvaló, hogy sok esetben (pl. egyedi hatósági ügyben) ezt a technikai lehetőséget nem célszerű alkalmazni.
A fejlett államokban a hivatalon belüli elektronikus levelezés tipikus eszköze a helyi (lokális) hálózat (LAN: Local Area Network), amelyet szintén az 1970-es évek elején fejlesztettek ki az USA-ban. A helyi telefonálgatás, levelezés és a munkatársak keresgélésének elmaradása miatt - a tapasztalatok szerint - igen gyorsan megtérülnek az elektronikus levelezés megteremtésének költségei.
Az elektronikus levelezés jelentősen hozzájárulhat a közigazgatási szervek munkájának eredményesebbé tételéhez, hiszen segítségével egyrészt kiváltható a hagyományos iratkezelési cselekmények többsége (iktatás, gépelés, irattovábbítás, irattározás, selejtezés), másrészt pedig lehetővé válik a döntések meghozatalához szükséges információk gyors megszerzése, továbbítása és rögzítése. Mindez egyértelműen a jövő hivatala felé mutató sajátosság.[117]
6. 3. Az információtechnikai eszközök
A hivatal felé áramló különböző írásbeli, képi, hangi és egyéb információk (adatok) csak akkor hasznosíthatók, ha azok megfelelő módon rögzítésre, feldolgozásra és tárolásra kerülnek. A következőkben azokat a technikai eszközöket mutatjuk be, amelyek a hivatali munka e fázisában - azaz az információ rögzítésekor, feldolgozásakor és tárolásakor – alkalmazhatók a (köz)igazgatásban.
1. Információrögzítő eszközök: az írás, a kép, a hang és a reprográfia eszközei
1.a.) Az írás eszközei: írógép, író- és szövegautomata, valamint beszédre működő írógép
A hivatali munka és az írás ősidők óta összetartozó fogalmak, hiszen hosszú ideig a hivatal volt - az egyház mellett - az a hely, ahol az információt az adott kor lehetőségei szerint, valamilyen szilárd anyagon rögzítették.
A Cristopher Lathman Sole által 1867-ben szabadalmaztatott ún. „Qwerty” billentyűzettel felszerelt írógép az 1870-es években valósággal forradalmasította az írást és megsokszorozta a leíró személy teljesítményét. Az eltelt több mint 100 év alatt az írás eszközei bár sokat fejlődtek, de tény, hogy ma már a szövegszerkesztő-szoftverrel ellátott számítógépek segítik az információk írásbeli rögzítésének munkáit.
Az írógép
A hivatali munkában az írógépeknek három típusát használják: a mechanikus, az elektromechanikus és az elektronikus írógépet. A hagyományosnak tekinthető mechanikus és elektromechanikus (hétköznapi kifejezéssel élve: elektromos) írógépeket a fejlett államokban mára teljesen kiszorították az elektronikus írógépek, de méginkább a számítógépek. Mindez a hazai közigazgatásról is elmondható. Az elektronikus írógépek a mikroelektronika győzelmének „termékei”. Sajátosságuk az, hogy működésüket microprocesszor vezérli, melynek segítségével lehetővé válik a gyakran előforduló szövegrészek, dátumok, gépelési formátumjegyek memóriában való elhelyezése, és bármikor történő felhasználása. Hátránya viszont e szerkezeteknek az, hogy ugyanazt a tevékenységet (ellenőrző olvasás) mindkét félnek (tehát a gépírónak és a szöveg szerzőjének is), akár többször is el kell végeznie. Ráadásul az újragépelés során gyakran a hibátlan részek sem használhatók fel, tehát azoknak az újraírása is szükséges. Mindez jelentősen lelassítja a munkát és csökkenti a gépírói munka hatékonyságát. További hátrányos körülmény az, hogy a helyesen gépelt anyag külalakja nem változtatható meg, azaz ha a szerző igényeinek a gépíró által megvalósított formátum nem felel meg, akkor a teljes szöveg újraírása szükséges és a folyamat kezdődik előröl. Mindezen hátrányok kiküszöbölhetők az író- és szövegautomatákkal, illetve (más megnevezéssel élve) a szövegszerkesztő gépekkel.
Író- és szövegautomaták (szövegszerkesztő gépek)
A hivatali (irodai) munka automatizálása terén az első lépés az író- és szövegautomaták megjelenése volt, az 1960-as évek második felében. E technikai eszközök annak köszönhették megjelenésüket, hogy a számítástechnikával foglalkozó szakemberek egy jelentős részének figyelme - ez időtájban – a számítógép helyett az írásmunka ésszerűsítése és gazdaságosabbá tétele felé irányult.
A szakemberek abból indultak ki, hogy az írásmunka ésszerűsítésének követelménye túllép az írógép modernizálásán és az információk minél gyorsabb, írásban történő rögzítésén, ezért leginkább szövegfeldolgozásként definiálható. Ebben az értelemben a szövegfeldolgozás többet jelent, mint a hagyományos gépírás. A lediktált szöveg és a kézirat leírásán, továbbá, a kijavított anyag újragépelésén túlmenően ugyanis jelenti az irat eredeti gépelt formában való sokszorosítását, szövegelemek feldolgozását, szövegelemekkel táblázatok, kimutatások készítését, aktuális adatok és tárolt szövegelemek összeillesztését, valamint címrészek és levélszövegek automatikus összeválogatását, és abból iratok összeállítását.[118] A szövegszerkesztést, illetve szöveggel dolgozást az tette lehetővé, hogy az elektronikus írógépet megfelelő memóriával látták el, és lehetővé tették a szöveg képernyőn történő megjelenítését is E technológiának tehát két hardverösszetevője van: az elektronikus írógép és a képernyő.
A szövegszerkesztő gépek (mint például az 1990-es években Magyarországon igen elterjedt a ROSITEX) alkalmazásának előnyei a hagyományos gépírási tevékenység technológiája megváltozásából adódtak. A hagyományos gépírási folyamat - mint láttunk - viszonylag lassú és formához kötött. Ennek kiküszöbölése biztosítja a felhasználó részére a legfontosabb előnyöket; a gyorsaságot és az írás minőségét. A szövegszerkesztő gépek által nyújtott lehetőségek - amelyek éppen a jelzett előnyöket biztosították - az alábbiak szerint összegezhetők:
- adattároló képesség (ami a kijavított, tehát végleges szöveg megőrzésére szolgál),
- elemi szerkesztési képesség (ami egy betű, egy szó, vagy egy bekezdés törlését, vagy a szövegbe való beépítését teszi lehetővé),
- fejlett szerkesztési képesség (ami egész szövegrészek törlésére, vagy a szövegbe való beépítésére ad lehetőséget),
- a formátum értelmezése (ami a mozgó helyek rögzítésére és az automatikus szóátvitelre és lapváltásra szolgál),
- csökkentett papír- és adathordozó kezelési igény (ami a takarékosság elvének érvényesítését jelenti).[119]
A kifejezetten szövegszerkesztésre készített célgépek mellett azonban a számítógépek is alkalmasak szövegszerkesztési és feldolgozási feladatok elvégzésére. Mint azt a későbbiek során látni fogjuk, a számítógépek univerzális technikai eszközök, amelyek - sok más egyéb feladat, például a távmásolás mellett - szövegszerkesztési, táblázatkezelési és adatfeldolgozási funkciókat is képesek ellátni, megfelelő szoftvereszközök segítségével. Ma már nyilvánvaló, hogy a számítógépek rohamos elterjedése gyakorlatilag az írógépek és a szövegszerkesztő gépek eltűnéséhez vezetett.
Beszédre működő írógép
A gépírást - és egyben a gépíró(nő)t is helyettesítő gép megalkotása, illetve az ehhez vezető számítógépes beszédfelismerés problematikája régóta foglalkoztatja a szakembereket, és a beszédre működő írógép (voice activated typewriter) bizony már az 1980-as évektől létezett. Az USA-ban például több ilyen rendszer is működik, amelyek közös és egyben legfőbb problémája az, hogy csak bizonyos személyek hangját ismeri fel és foglalja írásba a számítógép. Ahogyan a szakirodalom fogalmazott az 1980-as évek közepén, csak a közeljövőben lehet arra számítani, hogy megjelennek az emberi beszédet folyamatosan felismerő és írásban rögzítő írógépek (számítógépek ?), így ezek (köz)igazgatásban történő alkalmazása ma még nem realitás.[120]
1.b.) A kép eszközei: fényképezőgép, filmfelvevő, és videofelvevő
A hivatali munka során - elsősorban az egyedi hatósági ügyekben - gyakran felmerül annak szükségessége, hogy egy adott állapotot (helyzetet) nem csupán szöveges (írásos) módon, hanem képi formában is rögzítsenek. Az információ képi rögzítésének eszközei a fényképezőgép, a filmfelvevő és a videofelvevő.[121] Miután ezek az eszközök közismertek, bemutatásukkal részletesen nem foglalkozunk. Mindössze arra utalunk, hogy jelentőségük a különböző térbeli objektumok tényleges fizikai állapotának és egymáshoz való térbeli viszonyának rögzítése. Közigazgatási alkalmazásukra elsősorban a műszaki- és a közlekedési igazgatás területén van széles körű lehetőség.[122]
1.c.) A hang eszközei: diktafon és magnetofon
A (köz)igazgatási munkavégzés során sok esetben szükséges a szóbeli információk teljes körű rögzítése. Ehhez nyújt segítséget a diktafon és a magnetofon. Az emberi beszéd hivatali rögzítésének tipikus eszköze a diktafon, amelynek felhasználása révén időben és térben különválasztható a diktálás és a gépírás, azaz az ügyintéző és a gépíró időbeosztása elválasztható egymástól. Ez lehetővé teszi a munka célszerűbb és hatékonyabb megszervezését, másrészt a kívánt szöveg gyors és pontos rögzítését is.[123] A diktafon használata elsősorban az egyedi hatósági ügyek intézésekor célszerű, s azon belül is a hosszabb terjedelmű szöveges információk rögzítése - például határozat szövegezése - során.
A hangrögzítés másik technikai eszköze a magnetofon, amelynek alkalmazása elsősorban a testületi üléseken, az értekezleteken és a különböző egyedi ügyekben lefolytatott tárgyalásokon indokolt, tehát akkor, amikor fontos érdek fűződik minden elhangzott szó maradandó, pontos, objektív rögzítéséhez. A diktafon és a magnetofon alkalmazása - a szakirodalom és a gyakorlati tapasztalatok szerint - egyszerű és gazdaságos, tehát a beruházási költségek igen gyorsan megtérülnek. Ez az alapvető magyarázata ezen eszközök széles körű elterjedésének.
1.d.) A reprográfia eszközei: sokszorosítógépek és másológépek
Amíg az emberi hang rögzítésének - előzőekben tárgyalt - eszközei az információ gyors, de egyszeri (illetve igen korlátozott példányszámú) írásba foglalását segítik elő, addig a reprográfiai eszközök a már elkészült irat - papíron rögzített szöveg, ábra, kép - megtöbbszörözésére adnak lehetőséget.[124]
A (köz)igazgatási munkában felhasználható reprográfiai eszközöket két csoportba - a sokszorosítógépek és a másológépek csoportjába - sorolhatjuk.
A sokszorosítógépek sajátossága az, hogy az eredeti szöveget valamilyen szöveghordozón - ún. nyomóformán - rögzítik, s az ezen rögzített szöveg fog majd megjelenni a kívánt példányszámban. A magyar közigazgatásban az 1980-as és 1990-es években a legelterjedtebb sokszorosítógép a stencilgép volt, amelynek mind kézi, mind elektromos meghajtású változata ismeretes volt. Ugyancsak a sokszorosítógépek kategóriájába sorolhatók az irodai ofszet nyomdagépek, amelyek azonban már nyomdaüzemi körülményeket és szakembereket igényelnek, így az általuk előállított - bár kétség kívül igényes kivitelű - másolatok viszonylag drágák. A sokszorosítógépek alkalmazásának jelentős hátránya az, hogy csekély számú - mindössze néhány példányos - másolat készítésére gazdaságosan nem használhatók fel, holott a közigazgatásban ez az igény gyakran felmerül, sőt az egyedi ügyekben ez a tipikus.
A másológépek olyan technikai eszközök, amelyek a kívánt szöveg nyomóformán történő rögzítésének mellőzésével képesek az iratot reprodukálni. A másológépek tehát nem közvetett úton, hanem közvetlenül az eredeti dokumentumról készítik a másolatot, ezért alkalmazásuk révén igen gyorsan nyerhető az eredetivel teljesen megegyező másolat. A normál papírt igénylő másolóberendezések mára kiszorították a hivatalokból a speciális papírt igénylő gépeket, hiszen használatuk egyszerűbb, a másolatok minősége jobb, és a fogyasztói áruk sem aránytalanul magas. A másológépek beszerzésénél persze az ár és a teljesítmény mellett célszerű még figyelembe venni a következő tényezőket is: a legnagyobb másolható dokumentum méreteit, a kicsinyítés és nagyítás lehetőségeit, a másolatok szétválogatásának lehetőségét, a működést vezérlő pult felszereltségét, a szervizlehetőségeket és a színes másolás lehetőségét is.
2. Az információfeldolgozás eszközei: számológép és könyvelőgép
Az információfeldolgozás - az adatfeldolgozáshoz hasonlóan - tágabban és szűkebben egyaránt értelmezhető fogalom. Tágabb értelemben információfeldolgozás alatt értjük az információ rögzítését, tárolását, valamilyen műveletnek való alávetését és továbbítását. Ezzel szemben szűkebb értelemben az információfeldolgozás csupán az információ valamilyen műveletnek való alávetését jelenti, azaz azt az eljárást, amelynek révén a rendelkezésre álló információból újakat nyerünk. Az információfeldolgozást ma már igen sok eszköz segíti, amelyek közül mi itt a számológéppel és a könyvelőgéppel foglalkozunk, tudatában annak, hogy az információfeldolgozás eszközei közé a számítógép is besorolható, erről azonban – éppen a számítógép univerzális jellege miatt – a későbbiekben szólunk.
a) Számológép
A legegyszerűbb és legelterjedtebb információ (adat) feldolgozó eszköznek a számológép tekinthető, amely a numerikus adatok feldolgozásához nyújt jelentős segítséget. A négy matematikai alapművelet és más aritmetikai műveletek elektronikus úton történő elvégzése tehermentesíti a pénzügyi, a könyvelési és a tervezési feladatokat ellátó (köz)igazgatási dolgozókat, továbbá rendkívül meggyorsítja munkavégzésüket, azaz pontosabbá, hatékonyabbá teszi a hivatali cselekményeket. A számológépek elterjedésére és rendkívül széles választékára figyelemmel eltekintünk ezen eszközök részletes bemutatásától. Arra azonban utalunk, hogy a számológép funkcióit természetesen a számítógépek is el tudják látni, azaz a számítógép alkalmazható számolási feladatok ellátására is.
b) Könyvelőgép
Minden szervezet - a jogszabály, így mindenekelőtt a számviteli törvény erejénél fogva - köteles arra, hogy gazdasági folyamatait meghatározott formák szerint nyilvántartsa. A főkönyvi és folyószámla-könyvelést, továbbá az egyéb könyvelési műveleteket is viszonylag könnyű gépi eszközökkel elvégezni, hiszen e műveletek nagy számban és mechanikusan ismétlődnek. Ez az oka annak, hogy a könyvelőgépeket évtizedeken át alkalmazta a magyar közigazgatás, csakúgy, mint az 1970-es évektől kezdve az elektronikus könyvelőautomatákat, amelyek átmenetet képeztek a könyvelőgép és a számítógép között. A könyvelőautomata nagy gyorsasággal biztosította: a könyvelési számlapok és naplók vezetését, a szükséges matematikai műveletek (összeadás, egyenlegezés, stb.) elvégzését, az egyes tételek - könyveléssel egyidejű és tetszés szerinti szempontok alapján történő - kigyűjtését, továbbá ezek kiírását és halmozását, valamint főkönyvi- és folyószámla-kivonat készítését. A magyar közigazgatásban azonban mára a számítógépek már kiszorították e berendezéseket, hiszen megfelelő szoftverrel a számítógépek mindenben eleget tudnak tenni a könyvelési feladatoknak (is).
3. Az információtárolás eszközei: irattározási eszközök és nyilvántartási eszközök
A (köz)igazgatási munka végzése csakis megfelelő információ birtokában lehet eredményes. Nem elég tehát az információnak a megszerzése és feldolgozása, hanem az is szükséges, hogy adott időpontban a már megszerzett és feldolgozott információ ismételten felhasználható legyen.
Az információ újrafelhasználásának - közigazgatási jogi oldalról - két lehetősége van. Egyrészről az, hogy jogi normában kötelezik a közigazgatási szerveket a náluk keletkezett, illetve általuk felhasznált iratok megfelelő szempontok szerinti megőrzésére, tárolására és selejtezésére (irattározás),[125] másrészt pedig úgy, hogy elrendelik meghatározott adatok kötelező rögzítését (nyilvántartás)[126]. Ennek megfelelően az információtárolás technikai eszközeit is két csoportba - az irattározás eszközei és a nyilvántartás eszközei közé - sorolhatjuk.
a) Az irattározás eszközei: iratgyűjtő és dobozos iratrendező, számítógéppel vezérelt kartotéktároló, mikrofilm, valamint Computer Output System
A hivatalban található iratok - elintézés szempontjából - feldolgozás alatt állók (folyamatban lévő ügyek) és már feldolgozottak (befejezett ügyek) lehetnek. Ez utóbbi kategória is megosztható aszerint, hogy az iratokra a közeljövőben lesz-e szükség (ezeket ugyanis az ún. „kézi irattárban” helyezik el), avagy várhatóan nem lesz szükség rájuk (ezeket az ún. „központi irattárban” helyezik el).
A magyar közigazgatásban már hosszú ideje bevezették az ún. „előadói ívet”, ami lehetővé teszi az egy ügyhöz tartozó összes irat egy egységként való kezelését; intézését és irattározását. Ezen, előadói ívekbe helyezett iratok (akták) tárolásának hagyományos módszere az, hogy - az előadói íven feltüntetett ügykör jelzőszáma szerinti - fűzős dossziéba helyezik el. Ezt a technológiát iratgyűjtő és dobozos iratrendező megoldásnak nevezzük. E módszer helyigénye igen nagy, miközben az iratok visszakeresése viszonylag bonyolult és lassú. E hátrányokat küszöböli ki az ún. számítógéppel vezérelt kartotéktároló rendszer.
Az irattározás gyökeresen új útja a mikrofilmtechnika alkalmazása, amikor már nem a papír alapú adathordozót (ügyiratot, aktát), hanem a mikrofilmet használják fel az adatok tárolására. Ennek révén az adattárolással kapcsolatos anyagfelhasználás 75%-kal, a tárolás helyszükséglete pedig 95%-kal csökkenthető![127] A magyar közigazgatásban először (még 1974-ben) Bács-Kiskun megyében alkalmazták a mikrofilmtechnikát,[128]amelynek tapasztalatai alapján az eljárás jogi kérdéseit is rendezték.[129] A mikrofilmtechnika alkalmazásának egyik kulcskérdése a tárolt anyag visszakeresése, amelynek manuális és gépi (számítógépes) módszerre egyaránt ismeretes. A számítógéppel segített mikrofilm-visszakeresés (Computer Assited Retrieval) esetében arról van szó, hogy a dokumentum megtalálásához szükséges adatokat a számítógép tárolja és a felhasználó által megadott szempontok szerint az iratot rendkívül gyorsan meg is keresi.
A számítógép és a mikrofilm összekapcsolásának másik lehetősége a COM (Computer Output Microfilm) berendezésben öltött testet. Ez a berendezés mikrofilmlapra rögzítette a számítógéppel olvasható és feldolgozható adatokat - éspedig úgy, hogy az emberi szemmel történő olvasásra is alkalmas volt, persze csak megfelelő visszanagyítás után.
A mikrofilm alkalmazásának – korábban jelzett anyag-felhasználási és hely-megtakarítási előnyökön túl – további előnye az volt, hogy az adat-elérés időigénye közel egyharmadára csökkent; az adat – megfelelő konfigurációs kiépítés esetén – többféle formába átalakítható volt (a papíron tárolt információ például filmre, vagy mágneses adathordozóra volt átvihető); a hatályos jogi szabályozás a mikrofilmet az eredetivel megegyező dokumentumnak tekintette; egy dokumentumról korlátlan számú másolat volt előállítható, mégpedig gyorsan és viszonylag olcsón, továbbá lehetőség volt az eredeti anyag hű másolatának biztonságos és tartós megőrzését.[130]Mindezen előnyök ellenére azt kell megállapítanunk, hogy a hazai közigazgatásban igen lassan haladt a mikrofilmtechnika alkalmazásának ügye, és ezt a technikát mindössze néhány önkormányzat és néhány dekoncentrált szerv alkalmazta. Ebben nyilvánvalóan szerepet játszott a számítógépek rohamos elterjedése, valamint az a tény, hogy a berendezés és maga az egész eljárás igen sok pénzbe került, de az is, hogy az eszközök működtetése speciális képzettséget, gondos és tervszerű- előrelátó munkát követelt meg, amit a közigazgatási szervek nem szívesen vállaltak fel.
b) A nyilvántartás eszközei: nyilvántartó könyv, kartoték
A nyilvántartást korábban előre meghatározott szempontok szerint rendszerezett és rögzített adatok együtteseként definiáltuk és utaltunk arra is, hogy a közigazgatási feladatok ellátása mindig is szükségessé tette nyilvántartások vezetését, mert ez áttekintést biztosított a nyilvántartási tételek - személyek, ingatlanok, járművek, stb. - fölött.
A nyilvántartások vezetésénél alkalmazható technikai eszközök, illetve megoldások a közül hármat emelünk ki: a nyilvántartó könyvet (lajstromot), a kartotékot és a számítógépet.[131] A közigazgatási nyilvántartások vezetésének - évszázadok óta alkalmazott - legrégibb módja a könyvszerű vagy más néven lajstromos nyilvántartás, amelyben az adatokat rendszerint időrendi sorrendben rögzítik. Ebből következően amennyiben a nyilvántartási elemeket (adatokat) más ismérv szerint kívánják visszakeresni, úgy újabb mutató szerinti nyilvántartást (pl. az iktatókönyv mellett ABC szerinti névmutatót is) kell készíteni. Nincs lehetőség tehát arra, hogy a nyilvántartás adatait tetszőleges szempontok szerint csoportosítsák. Ennek megfelelően ahány ismérv szerint kívánják a tárolt adatokat csoportosítani, annyi újabb nyilvántartást kell készíteni. A lajstromos nyilvántartás e kétségtelenül fennálló hátrányát bizonyos mértékig kompenzálja a nyilvántartás magas dokumentációs értéke, ami azt jelenti, hogy az ilyen nyilvántartások adatainak hitelessége biztosított, hiszen utólagos változtatásra nincs, vagy csak korlátozott mértékben és ellenőrizhető módon van lehetőség.
A kartotékos nyilvántartás sajátossága az, hogy az egyes nyilvántartott tételek külön-külön kartotéklapon kerülnek rögzítésre, így lehetőség van azok szabad - illetve tetszőleges szempontok szerinti - átcsoportosítására. Az újabb lajstrom elkészítése tehát ez esetben felesleges, viszont a kartotékok átcsoportosítása az összes kartoték átválogatásának szükségessége miatt mindenképpen időigényes feladat. Ezért kezdetben azt a módszert alkalmazták, hogy a kartotékokat annyi példányban készítették el, amennyi szempont szerint kívánták csoportosítani az adatokat. Ez nyilvánvalóan gyorsította az adatok csoportosítását és a kívánt információ megszerzését, viszont igen sok energiát igényelt maga a kartoték több példányos lemásolása. Ennek kiküszöbölésére szolgált például az ún. „Synoptic kartotékrendszer”, amelyben a kartotékok felső szélén nyomtatott sorszámokat helyeztek el, és ezekben - a nyilvántartani kívánt ismérveknek megfelelően - ún. „lovasokat”, illetve jelzőket tüntettek fel. A különböző színű, de azonos sorrendi helyen elhelyezett lovasokat és jelüket könnyű áttekinteni, és a kívánt szempontok szerint a megfelelő kártyát kiemelni, illetve összeszámolni.[132] A kartotékok szabad mozgatásának következménye azonban az a negatív körülmény, hogy az ilyen nyilvántartás dokumentációs értéke csekély. Éppen ezért csak azon nyilvántartások esetében volt célszerű alkalmazni, amelyek nem minősülnek közhitelűnek.
A közigazgatási szervek nyilvántartó jellegű feladatait ma már rendkívüli módon segítik a számítógépek. Erről azonban a későbbiekben szólunk részletesen, itt csak utalunk e körülményre.
6. 4. A hivatalon belüli anyagmozgatás eszközei
Mivel a közigazgatási feladatok ellátása során keletkező dokumentumok döntő többsége ma még, s várhatóan a közeljövőben is papíralapú információhordozó (ügyirat, akta), ezért gondoskodni kell ezek hivatalon belüli mozgatásáról. Lehetőség szerint arra kell törekedni, hogy az iratok mozgatása legyen gyors, megbízható és gazdaságos, továbbá ne vegye túlságosan igénybe a hivatal dolgozójának fizikai erejét. A hivatalban e célra felhasználható legfontosabb technikai eszközök: a csőposta, a szállítószalag és az iratszállító lift, amelyek általános ismertségük miatt nem igényelnek részletes bemutatást és elemzést. [133]
6. 5. A számítógép
„Az elektronikus számítógép nagyobb jótevője lehet az emberiségnek, mint bármely más találmány a történelemben.” - írta 1965-ben G. Burck.[134] Vele egyetértésben - most, az új évezred elején is - megerősíthetjük: az emberiség egyik legfontosabb találmánya valóban a számítógép, amely ma már az élet minden területén jelen van, és forradalmasítja nemcsak az anyagi valóságot, hanem az ember gondolkodását is.
A számítógép, mint technikai eszköz ma már a (köz)igazgatási munka legfontosabb támogatója, hiszen - mint látni fogjuk - a közigazgatási munka szinte valamennyi területén alkalmazható, felhasználható. Ezek a körülmények indokolják azt, hogy a többi technikai eszköztől elkülönítve, önálló fejezetben foglalkozzunk a számítógép közigazgatási alkalmazásának lehetőségeivel és területeivel. Mielőtt azonban e kérdéskört kezdenénk elemezni, röviden áttekintjük a számítógép tulajdonságait (képességeit), hiszen ezek teszik lehetővé a számítógép közigazgatási alkalmazását.
6. 5. 1. A számítógép tulajdonságai
A számítógép sajátosságait elemezve Neumann János a következőket írta: „Mindenekelőtt azzal kell tisztában lennünk, hogy a gép (értsd számítógép) semmit sem tud csinálni, amit az ember gép nélkül is meg ne tudna tenni, csak gyorsabban, pontosabban, vagy valamilyen más módon, célszerűbben fogja azt elvégezni”.[135] Jó tíz évvel később - a számítógép tulajdonságairól - F.G. Withington így fogalmaz: „Ha a számítógép egyetlen képessége az volna, hogy önmagát pontosan ismétli, már ez is igazolná és indokolná széles körű elterjedését az ügyviteli munkában. ... Sokkal alapvetőbb erőssége azonban az a képessége, hogy modelleket kezel, külső eszközöket vezérel és javítja a gyorsan ismétlődő események operatív ellenőrzését.”[136]Lényegében ugyanerre a következtetésre jut K. Lenk is, amikor a számítógép és a számológép különbségeit elemzi: „A különbség a számítógépeknek abban a képességében rejlik, hogy át tudják venni az emberi gondolkodás formalizált (matematikai és logikai) funkcióit. Ezt a sajátos képességet összekapcsolják az információ tárolásának, átvitelének, valamint a vezérlés automatizálásának funkciójával.”[137] - írja Lenk. Érdekesen közelíti meg a számítógép képességeit, tulajdonságait egy magyar szerzőpáros, akik szerint a számítógép a következő négy alaptulajdonsággal rendelkezik: felerősítés, konzerválás, koncentráció és univerzalitás. A szerzők kifejtik, hogy a számítógép felerősít bizonyos emberi képességeket, így mindenekelőtt a számolási-számítási készséget, a konzerválás pedig azt jelenti, hogy a számítógép segítségével az ember szellemi problémamegoldó eljárása bármikor, még az ember távollétében is felhasználható. A koncentráció révén - írják a szerzők - többféle emberi tevékenység egy adott feladatra összpontosítható, míg az univerzalitás révén egyetlen eszközzel (a számítógéppel), többféle feladat oldható meg akár egyidejűleg is.[138]
A számítógép gyakorlati (konkrét) tulajdonságait - a fenti idézeteket is figyelembe véve - a következők szerint foglalhatjuk össze:
□ pontosság („önmagát pontosan ismétli”),
□ óriási tömegű adatok kis helyen történő tárolásának a képessége, és (elvileg) korlátlan „emlékezőképesség” (tároló-képesség),
□ modellek kezelésének képessége (számítógépes döntéshozatal megvalósítása),
□ külső eszközök vezérlése,
□ gyorsaság (az aritmetikai és logikai műveletek, valamint a tárolt adatok visszakeresése terén egyaránt),
□ az ún. időosztás és a távadat-feldolgozás lehetősége (a számítógépet egyszerre többen is használhatják, és a gép felhasználójának nem kell feltétlenül a számítógéppel egy helyen tartózkodnia),
□ igen gyors kiíró (nyomtató) képesség,
□ univerzalitás (egyidejűleg többféle feladatot, illetve funkciót tud ellátni).
Elméleti szinten vizsgálva a számítógép tulajdonságát (egy jogász szerző) Yoneji Masuda azt állapította meg, hogy a számítógép, mint ember alkotta intelligens gép, három rendkívüli, egyedülálló tulajdonsággal - az információ teljes tárgyiasításának, a bonyolult kognitív információ létrehozásának, és a szerkezetileg egységes információs hálózatok kialakításának képességével - rendelkezik.[139] Vizsgáljuk meg e tulajdonságokat részletesen!
a.) Az információ tárgyiasítása - azaz az információ alanyának elválasztása az információ létrehozásától - a szerző szerint az emberiség története során három lépésben történt meg. Az első lépés az információnak írásban való rögzítése volt. Ennek jelentőségét az adta, hogy ezáltal az információközlés az információ adójának távollétében is megtörtént (az írás forradalma). A második lépést a nyomtatás megjelenése jelentette, ami lehetővé tette az írott információ sokszorosítás útján történő széleskörű terjesztését (a nyomtatás forradalma). A harmadik lépés a számítógép megjelenésével vette kezdetét. A számítógép ugyanis lehetővé tette az információ alanyának teljes elválasztását az információ létrehozójától oly módon, hogy az információ előállítása – legalábbis részben – az embertől a géphez került át (a számítógép forradalma).
b.) A számítógép második rendkívüli tulajdonsága a bonyolult kognitív információ létrehozásának képessége. A kognitív információ sajátossága az, hogy „tervszerű cselekvés-kiválasztást tesz lehetővé a helyzeti viszonyok megváltozására adott válaszban,…azaz olyan aktív kölcsönhatást tesz lehetővé, amely megváltoztatja a környezetet, és haladást hoz az emberiség számára”.[140]
c.) A számítógép harmadik különleges tulajdonsága az, hogy segítségével szerkezetileg egységes információs hálózatok alakíthatók ki. „Információs hálózatnak nevezzük az olyan információátvitelt, amely egy nagyobb térségben, nagy számú ember között valósul meg a távbeszélő és távíró hálózatok útján. E hálózatok számítógépekkel kiegészítve olyan hálózati rendszerekké fejlődnek, amelyek nagymértékben hasonlítanak az élőlények információs mechanizmusaihoz.[141] Ez a hasonlóság abban mutatható ki, hogy mindkettő rendelkezik a tárolás, a vezérlés, a másolás és a kódolás funkciójával, továbbá mindkettő előre programozott. Mindez pedig a jövő társadalmát illetően arra mutat, hogy az egy sok központú, számítógépes hálózatokkal összekapcsolt társadalom lesz, amely „a külső környezetben fellépő változásokra a jelenlegi társadalomnál gyorsabb, és a lényeget pontosabban tükröző választ tud majd adni”[142] – előre vetítve ezzel az új társadalmi rend, az Információs Társadalom meghatározó jellemzőjét.
6. 5. 2. A számítógép-alkalmazás elvi lehetőségei a közigazgatásban[143]
A számítógépek kezdetben katonai, tudományos, majd termelési és kereskedelmi célú felhasználását viszonylag gyorsan követte az igazgatási - tehát irodai és hivatali - jellegű alkalmazás. Ebben döntő szerepet játszott az a felismerés, hogy az igazgatási munka - éppen a sajátosságai miatt - egyenesen megköveteli a számítógép előzőekben jelzett tulajdonságainak kiaknázását.
A számítógép-alkalmazásának helye van az igazgatási ciklus minden eleménél. Az már más kérdés, hogy az alkalmazás lehetősége - mint látni fogjuk - az egyes elemeknél más és más, ennélfogva ezeknél a számítógép-alkalmazás súlya és szerepe is eltérő. Vizsgáljuk meg ezek után az igazgatási ciklus elemeit - a célkitűzést, az információgyűjtést és feldolgozást, a tervezést, a döntést, a végrehajtást, a koordinációt és az ellenőrzést - abból a szempontból, hogy vajon elvileg (!) milyen lehetőség adódik a számítógép-alkalmazásra az adott szakaszban.
a.) Mint arra korábban már szintén rámutattunk, az igazgatási munkában a célkitűzés a leglényegesebb elem, hiszen az összes többi művelet annak realizálását szolgálja. A célkitűzéshez információra van szükség, mégpedig olyan információra, amely egyrészről a kitűzött cél ismeretét, másrészt pedig a cél megvalósítása várható következményeinek előrelátását teszi lehetővé. Csakis a reális célok kitűzésének van értelme, tehát a célkitűzésnél már vizsgálni kell a célok realitását. A számítógép hatalmas tárolókapacitása és az adatokhoz való gyors hozzáférés lehetőséget nyújt adott esetben a célkitűzés realitásának jobb megítéléséhez. A számítógép-alkalmazás ilyen szerepéről azonban csak az olyan célkitűzések kidolgozásánál beszélhetünk, „…amelyeknél tömegesen előforduló információk értékelésére van szükség. Egyéb esetekben a célkitűzés és a számítógép-alkalmazás kevésbé hozható összefüggésbe.”[144]
b.) A korábbiakban utaltunk arra is, hogy az igazgatási ciklus egyes elemei közötti kapcsolatot az információ (illetve annak áramlása) biztosítja, ami információs rendszer(ek) révén valósul meg. Ugyanakkor ki kell emelni azt is, hogy „az igazgatási ciklus minden egyes eleméhez elemi információs rendszerek (információs alrendszerek) kapcsolódnak, amelyek összességében képezik az igazgatási információs rendszert.”[145] Az információs rendszerek működésének kulcskérdése az adatgyűjtés és feldolgozás, amihez a számítógép jelentős segítséget nyújthat. A számítógép (elvileg) végtelen tárolókapacitása ugyanis lehetővé teszi az igazgatási feladatok ellátásához szükséges adatoknak előre történő összegyűjtését és feldolgozását, nyilvántartások felfektetése formájában. Ilyen esetben az adatok nem csupán egy-egy feladat ellátására használhatók fel, hanem általánosan, az igazgatási ciklus minden egyes eleménél is. Az adatok (információk) ilyetén való összegyűjtésének azonban gazdasági, (anyagi), jogi és aktualizálási korlátai vannak, illetve merülhetnek fel.
c.) Az adatok (információk) összegyűjtése és feldolgozása lehetővé teszi az igazgatási ciklus következő elemének-, a tervezésnek a megvalósítását. A számítógépben tárolt és feldolgozott adatok tehát lehetővé teszik különböző tervvariánsok, illetve modellek kidolgozását, sőt az egyes terv-variánsok eredményének előre történő kiszámítását is. Ennek során a számítógép-alkalmazás addig mehet el, hogy meghatározza a javasolt (a legjobb) terv-variánst, rámutatva annak következményeire is.
d.) A döntés - mint tudjuk - a tervezési fázisban kidolgozott alternatívák közül az egyiknek a kiválasztását jelenti. Az alternatívák közötti választás során a számítógép meghatározó szerepet játszhat, mégpedig két irányban. Egyfelől a benne tárolt adatok felhasználásával csökkenthető a bizonytalansági tényező szerepe, másfelől pedig megalapozottabb és gyorsabb is lehet a döntés, hiszen a gép segít az adatok elemzésében, a legjobb alternatíva kiválasztásában, sőt bizonyos esetekben - mint látni fogjuk - még dönteni is tud! A számítógépes döntéshozatal lehetőségeinek vizsgálatakor elsődlegesen a döntések tipizálásának szükségessége merül fel. A legelfogadottabb tipizálást H.A. Simon végezte el, aki megkülönböztetett ún. programozott és programozatlan döntéseket. Álláspontja szerint programozott az a döntés, amelyet rutinszerűen ismétlődően alkalmaznak (hoznak meg) és amely meghozatalának elősegítésére irányelveket és mechanizmusokat dolgoztak ki. Ezzel szemben programozatlan az a döntés, amely újszerű, ezért csak egyszer, vagy ritkábban felmerülő, bonyolult kérdésekben kell meghozni, továbbá a döntés alapját a döntést meghozó személy általános adottságai (például gyakorlati érzéke, ítélőképessége, stb.) képezik.[146] H. A. Simon utal arra is, hogy a programozott döntés számítógépesíthető, hiszen előre meghatározhatók azok az összefüggések, amelyek egyrészt az egyes alternatívák és az eredmény között állnak fenn, másrészt pedig azok a kritériumok, amelyek meghatározzák az alternatívák közötti választást. Ezzel szemben a programozatlan döntések - éppen e sajátosságuk miatt - nem, vagy csupán részben automatizálhatók. Az ilyen jellegű döntések esetén a számítógép-alkalmazás szerepe elsősorban az adatgyűjtésben és feldolgozásban, valamint az egyes döntési alternatívák kidolgozásának és értékelésének segítésében nyilvánul meg.
A számítógépes döntéshozatal kapcsán még egy körülményre indokolt felhívnunk a figyelmet. Nevezetesen arra, hogy a számítógép végső fokon soha nem az ember helyébe, hanem „csak” az ember mellé lép, hiszen programját - a szoftvert - végső fokon az ember készíti el. Ennek következtében a számítógépes döntés valójában kétszeres döntést jelent. A döntés alapvonalait az ember határozza meg, az ember modellezi, és csak ezután következik - az ember felügyelete alatt - a technikai lehetőségek kihasználása révén a gépi döntés meghozatala.[147]
e.) Bár a végrehajtás és a koordináció az igazgatási ciklus két külön elemét képezi, a közigazgatási munka számítógépesítési lehetőségeinek vizsgálatakor mégis célszerű az együtt történő tárgyalásuk. Ennek oka elsősorban az, hogy a számítógép-alkalmazás mindkét műveletnél azonos jellegű, hiszen mindkettő esetében elsősorban az ún. „háló-diagramos” módszerek igénybevételében realizálódhat a számítógép-alkalmazás. A háló-diagramos módszerek kidolgozása azt a célt szolgálja, hogy az igen bonyolult szervezési feladatok megoldásakor (pl. nagyberuházások megvalósításakor) is legyen biztosított a maximális hatékonyság. A módszer lényege a feladatok egymásra épülő, logikus ütemezése, valamint azok elvégzésének folyamatos figyelemmel kísérése és ellenőrzése. A háló-diagram alkalmazása azonban koordinációs eszközt is jelent, mert a feladatok elvégzésének hatékonyságát csak a koordináció tudja biztosítani. A háló-diagramos módszerek alkalmazása azért igényli a számítógép segítségét, mert a feladatok ütemezéséhez és koordinálásához szükséges nagymennyiségű számítási műveletek gyors elvégzése csak ezen keresztül lehetséges. Emellett a számítógép alkalmas magának a háló-diagramnak a tárolására, sőt megfelelő szoftvereszközök esetén annak ellenőrzésére is.
f.) Az ellenőrzés lényegét korábban az információgyűjtésben és feldolgozásban jelöltük meg, hiszen az igazgatás alanya ennek során vizsgálja meg az eredmény és a kitűzött cél közötti viszony alakulását. E tekintetben a közigazgatási hivatal a számítógépet alkalmazhatja úgy, mint adatfeldolgozó, másrészt pedig úgy is, mint regisztráló és eredménykimutató eszközt, kihasználva annak gyors műveletvégző és adatelemző képességét. Az első esetben a számítógép időszakonként, míg a második esetben folyamatosan rögzíti az eredményt és összeveti azt a kitűzött céllal.
Az igazgatási ciklus egyes elemeinek - a számítógépesítés aspektusából történő - elemzése után összefoglalhatjuk azokat a területeket, amelyeken - elméleti megközelítésben - lehetséges a számítógép-alkalmazás. Ezek szerint a számítógép-alkalmazásra az olyan jellegű igazgatási feladatokban van lehetőség, amelyekben:
- több igazgatási feladat közös információtartalmának tárolása lehetséges,
- gyors információszolgáltatás szükséges,
- tömegesen jelentkező adatfeldolgozási feladatok elvégzése szükséges,
- alternatíva kidolgozása modell keretében lehetséges,
- programozott döntés meghozatala lehetséges,
- hálódiagram alkalmazása lehetséges,
- a tevékenység eredményének folyamatos regisztrálása szükséges.[148]
Mindezek alapján könnyen belátható, hogy a társadalom szervezetei közül éppen a közigazgatás, a „legnagyobb gyár” az a terep, amelyen a számítógép-alkalmazásnak feltétlenül helye van, nem csak elméletben, hanem a gyakorlatban is. Hogy milyen területeken, azt a következőkben vizsgáljuk meg. Ezt megelőzően azonban - didaktikai okok miatt - még áttekintjük a számítógép-alkalmazást segítő és korlátozó tényezőket.
6. 5. 3. A számítógépek közigazgatási alkalmazását segítő és korlátozó tényezők
Az előző fejezetben vázoltuk azt, hogy a számítógép hogyan, és milyen mértékben vehet részt az igazgatási ciklus egyes elemeinek megvalósításában. Ehhez képest szólni kell arról is, hogy vannak bizonyos körülmények, melyek elősegítik, s vannak bizony olyanok is, amelyek hátráltatják, illetve egyenesen lehetetlenné teszik a számítógép gyakorlatban történő közigazgatási alkalmazását. A közigazgatás számítógépesítését elősegítő tényezők a következők szerint összegezhetők:
□ a közigazgatási szervek nagy adattömegű nyilvántartásokat vezetnek, illetve használnak fel,
□ a közigazgatási szervek munkaműveleteinek jelentős része rutinszerűen ismétlődik,
□ a közigazgatás joghoz kötött tevékenységek sorozata, tehát a döntések modelljét (algoritmusát) - sok esetben - maguk a jogszabályok tartalmazzák.[149]
A számítógép-alkalmazás korlátait jelentő legfontosabb körülmények az alábbiak:
□ a gazdaságosság követelménye (hiszen például egy mindössze néhány tételből álló nyilvántartás gépesítése biztosan nem gazdaságos, még akkor sem, ha többféle adatot rögzít),
□ a jogszabályok megfogalmazása sok esetben nem logikus, egyik paragrafus ellentmond a másiknak, és a jogalkotó sok esetben nem is következetesen használja a terminus-technicusokat, ezért nem lehetséges az algoritmus elkészítése (programozatlan döntés),
□ a jogállamiságra tekintettel a közigazgatásban általános az elsőfokú döntések felülvizsgálatának a lehetősége, tehát érvényesül a jogorvoslathoz való alkotmányos jog. Ha számítógép hozza meg az elsőfokú döntést, akkor joggal merül fel a kérdés, hogy a másodfokú döntést meghozhatja-e egy „másodfokú” számítógép?
□ különböző jogszabályi előírások - formailag és tartalmilag - is korlátozhatják a számítógép alkalmazását, így mindenekelőtt a különböző számítógépes nyilvántartások összekapcsolását, az állampolgárok érdekeinek védelme céljából.
*
Összegezve a közigazgatás számítógépesítésének elvi lehetőségeit, valamint az alkalmazás segítő és korlátozó tényezőit, azt állapíthatjuk meg, hogy „…a gazdaságosság és a jogszabályi előírások vázolt korlátain belül mindazon nem jogorvoslati eljárással kapcsolatos közigazgatási feladat számítógépesíthető, amelynek algoritmusa megalkotható és az ellátásához szükséges adatok számszerűsíthetők.”[150]
6. 5. 4. A számítógép gyakorlati alkalmazásának területei a hivatalban
A számítógép korábban tárgyalt tulajdonságai (képességei) és az igazgatási ciklus egyes elemeibe való beépítésének elvi lehetőségei már viszonylag korán arra késztették a szakembereket, hogy a számítógépet valamilyen módon bevonják a közigazgatási feladatok gyakorlati végrehajtásába. A technikai - s különösen a számítástechnikai - fejlődés eredményeként a számítógép egyre fontosabb szerepet játszik a hivatali életben, olyannyira, hogy ma már elérhető közelségbe került a teljesen automatizált hivatal megvalósítása.
A számítógép gyakorlati alkalmazásának területei a hivatalban a következők: nyilvántartások kezelése, döntéshozatal, olyan tevékenységi formák, amelyeket a külön e célra kifejlesztett ún. céleszközök mellett a számítógép is meg tud valósítani; (például távmásolás, szövegszerkesztés, sokszorosítás, stb.), számítógépes konferencia; továbbá az információ térinformatikai megjelenítése.[151]Vizsgáljuk meg e területeket részletesen!
1. A nyilvántartások kezelése
A számítógép közigazgatási alkalmazásának első, s mindmáig talán legfontosabb területe a nyilvántartás, ami - mint arra már utaltunk - a különböző objektumokra (népességre, ingatlanra, jogszabályra stb.-re) vonatkozó adatoknak előre meghatározott szempont(ok) szerinti összegyűjtését és rendszerezett tárolását jelenti.
Ennek magyarázata egyrészt a közigazgatási munka sajátosságaiból, másrészt pedig a számítógép „képességeiből” adódik. A közigazgatási munka egyik sajátossága az, hogy ellátásához óriási tömegű információra (adatra) van szükség, s ráadásul rendszerint záros határidőn belül. A különböző manuálisan kezelt nyilvántartások csupán korlátozott mértékben képesek a közigazgatási szervek információigényét kielégíteni, részben a tárolókapacitás végessége, részben a hagyományos adatszolgáltatás viszonylagos lassúsága miatt. Ugyanakkor a számítógép elvileg korlátlan tárolóképessége lehetővé teszi, hogy a közigazgatási szerveknek akár az összes nyilvántartása, s annak minden egyes nyilvántartási tétele is a gép memóriájába kerüljön, s onnan bármikor, bármilyen gyakorisággal, gyorsan és tetszőleges szempontok szerint csoportosítva felszínre hozható, megismerhető legyen. Ezen okok adnak magyarázatot arra, hogy miért alkalmazzák előszeretettel a közigazgatási szervek a számítógépet a nyilvántartó munkájuk során.
A számítógépes nyilvántartások azonban közelről sem egységesek, igen sokféle szempont (így például a nyilvántartás tárgya, a nyilvántartó szerv jellege, a számítógép típusa, stb.) szerint csoportosíthatók. A közigazgatási feladatok ellátása szempontjából a nyilvántartás jellegének van a legnagyobb jelentősége.
E szempontból egyszerű, összetett és integrált számítógépes nyilvántartás között indokolt különbséget tenni:
- Az egyszerű nyilvántartás sajátossága az, hogy csupán egy adott nyilvántartási alapegységre vonatkozó adatokat rögzít, a jogszabályban vagy a közigazgatási szerv belső utasításában meghatározott szempont(ok) szerint.[152]
- Összetett (komplex) nyilvántartásról akkor beszélhetünk, amikor egy adott nyilvántartás két, vagy több nyilvántartási alapegységre vonatkozó adatokat rögzít, szintén a jogszabályban vagy a belső utasításban meghatározott szempont(ok) szerint.[153]
- Az integrált nyilvántartás esetén arról van szó, hogy több nyilvántartási alapegységre vonatkozó adatokat rögzítenek, de ezek az alapegységek (alrendszerek) az integráció révén meghatározott - többnyire kétirányú - kapcsolatban állnak egymással.[154] Az ilyen nyilvántartás előnye az, hogy - mint arra már utaltunk - egyrészről megszűnik az azonos adatok párhuzamos kezelése, másrészről pedig az, hogy az integráció, az alrendszerek összekapcsolása segítségével információs láncok építhetők fel, amelyek új minőségű információt biztosítanak a felhasználó számára.[155]
2. A döntéshozatal
A számítógép gyakorlati alkalmazásának első területéhez - a nyilvántartáshoz - szorosan kapcsolódik a számítógép-alkalmazás második, magasabb szintje, a számítógépes döntéshozatal. Ekkor a számítógép már nem csupán nyilvántartja a döntés meghozatalához szükséges adatokat, illetve azok egy részét, hanem - feltéve, hogy az adott döntési feladat algoritmizálható - döntési műveleteket is végez és akár hatósági határozatokat is készít (programozott döntés).
A közigazgatási döntések számítógépesítése során három lényeges – és általunk megválaszolandó – kérdés vetődik föl: a.) miben áll a gépi döntés lényege? b.) hogyan néz ki a közigazgatási jogi döntés mechanizmusa? c.) konkrétan hogyan és miként automatizálható a közigazgatási jogi döntés?
Ad. a.), Azaz miben áll a gépi döntés lényege?
A jogi életben - csakúgy, mint a társadalmi-gazdasági élet minden területén - folyamatosan születnek döntések. Ezek legfontosabb sajátossága az, hogy mindig az adott állam jogrendszeréhez, jogrendjéhez igazodnak. A jogi döntések sok szempont szerint csoportosíthatók, melyek közül - témánk szempontjából - legfontosabb a döntés alanya. E tekintetben azonban különbséget kell tenni jogalkotói és jogalkalmazói döntések között. A jogalkotói döntések alanya az a szervezet, amely jogosult, illetve köteles jogi norma megalkotására. E döntésekkel szembeni alapvető követelmény az, hogy feleljenek meg az alkotmányosság és a jogrend követelményeinek, olyan életviszonyokat szabályozzanak, amelyek valóban szükségessé teszik a jogi rendezést, megfogalmazásuk feleljen meg a magyar nyelv szabályainak, legyenek közérthetők, világosak, logikusak és ellentmondásmentesek, továbbá szervesen illeszkedjenek be a jogrendszerbe. A hatályos jogi normák vizsgálata - e követelményekkel szemben, sajnos - azt mutatja, hogy a jogalkotással felruházott szervek ma még kevés energiát fordítanak a jogi normák belső és külső ellentmondásainak kiszűrésére, továbbá az egyes fogalmak és jogi műszavak következetes használatára. Márpedig ez nem csupán a jogalkotás, hanem a jogalkalmazás törvényességét is érintő alapvető kérdés, és alapjaiban sérti az Alkotmányban deklarált jogállamiság egyik alappillérét: a jogbiztonság követelményét.
A jogalkalmazói döntés alanya az a szervezet, amely jogosult, illetve köteles ilyen tevékenység kifejtésére. E szervezetek közül számunkra természetesen a közigazgatási szervek bírnak jelentőséggel, ezért a továbbiakban kizárólag velük foglalkozunk. A közigazgatási szervek jogalkalmazói tevékenysége kétirányú; hatósági és nem hatósági jellegű. Az első esetben a közigazgatási szerv - hatáskörében és illetékességi körében eljárva - a rajta kívül álló szervezetek és személyek (ügyfelek) részére jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet, vagy ellenőrzést végez. A második esetben a közigazgatási szerv egyfelől irányítási, felügyeleti és tulajdonosi feladatokat lát el, másfelől pedig nem a társadalom felé, hanem vagy a saját szervezetrendszere, vagy a belső szervezeti egysége felé irányuló döntést hoz, a jogi normák realizálása érdekében. A közigazgatási jogalkalmazói döntések számítógépesítésének szempontjából az első terület, a hatósági jogalkalmazás a jelentősebb, hiszen a döntések nagyobb része e téren születik és ez az a terület, amely révén a közigazgatás élő, mindennapi kapcsolatban áll a lakossággal. Ugyanakkor azt is rögzítenünk kell, hogy a hatósági jogalkalmazói tevékenység nem szűkíthető le az egyedi határozatok meghozatalára, hanem ide kell sorolni a közigazgatási szerveknek: a hatósági intézkedéseit, a hatósági ellenőrzéseit, az aktusnak nem minősülő eljárási cselekményeit, valamint a regisztratív tevékenységét is. Tény azonban, hogy a hatósági jogalkalmazói tevékenység itt megnevezett típusai közül legnagyobb jelentősége - mennyiségi és minőségi szempontból egyaránt - a hatósági határozat meghozatalának van, s ráadásul ez az a terület, amelynél a számítógép bevonható a döntési folyamatba. Hogy hogyan, azt a későbbiekben bemutatjuk. Ezt megelőzően azonban rá kell mutatnunk a következő körülményekre:
A jogalkalmazással, s a jogalkalmazás során bekövetkező jogi döntéssel általában a jogelmélet tudománya foglalkozik, ezért a fejtegetéseink során nem nélkülözhetjük annak megállapításait. A jogelmélettel foglalkozó szerzők - a jogalkalmazás vizsgálatakor - a jogszabály és a jogeset viszonyából indulnak ki. Arra a kérdésre keresnek választ, hogy milyen kapcsolat áll fenn az általános jellegű jogi norma és a konkrét, egyedi tényállás között, s továbbmenve: hogyan lehet biztosítani a gyakorlati életben a jogi norma és a tényállás összhangját. A többségi álláspont az, hogy a jogalkalmazási folyamatnak - a jogszabály és a tényállás viszonyának - kiindulási pontja maga a jogi norma. Ez azonban felveti a jogértelmezés problematikáját, azaz végeredményben a jogalkalmazói tevékenység szubjektív, tudati elemét. Annak a kérdésnek az eldöntésekor, hogy a jogalkalmazói tevékenység során hozott döntésben milyen szerepet játszik a tudati elem, azt elsősorban a jogi norma, illetve annak megfogalmazása határozza meg. Ha a jogi norma egzakt, konkrét, logikus és egyértelmű, akkor a jogalkalmazás során születő döntésnél a jogalkalmazó szubjektumnak szerepe, mozgástere igen csekély. Ellenkező esetben a jogalkalmazó szerepe megnő, sőt sok esetben kizárólagossá válhat.[156]
A döntések korábban már ismertetett, H.A. Simon-féle tipizálása, és az itt vázolt jogelméleti fejtegetések összevetése alapján megállapítható, hogy jól kitapintható kapcsolat áll fenn a programozott döntés és a jogalkalmazói döntés között. Ennek lényege az, hogy a jogalkalmazói döntések jelentős része programozott döntésként fogható fel - ezért számítógépre vihető - feltéve, hogy a döntés lépéseit, a jogi norma egzaktan, logikusan és egyértelműen határozta meg.[157]
Ad. b.), Azaz hogyan néz ki a közigazgatási jogi döntés mechanizmusa?
A hatósági jogalkalmazói döntéseket meghatározott keretbe foglaló határozat és az annak alapját képező jogi normák közötti kapcsolat - azaz másként kifejezve: a közigazgatási hatósági döntési mechanizmus - lényege három lépés megtételében foglalható össze: (1.) a tényállás megállapítása, a jogilag releváns tények kiemelése révén, (2.) az adott tényállásra vonatkozó hatályos jogszabály(ok) megkeresése, (3.) a jogszabály(ok) feltételrendszerének vizsgálata, elemzése és ezeknek a tényállási elemekkel való összevetése.
A döntési mechanizmus első lépéseként lényegében azt kell megállapítani, hogy a tényállásban megvalósultak-e azon feltételek, amelyeket a hatályos jogszabály(ok) előír(nak). Ha igen, akkor meg kell hozni a döntést, és határozatba kell foglalni azt. Ha nem, akkor intézkedni kell a tényállás kiegészítése iránt, majd meg kell hozni a döntést.[158]
A jogszabály feltételrendszere alapján megkülönböztethetünk ún. egyszerű és összetett jogalkalmazói döntési modellt. Egyszerű modellről akkor beszélünk, amikor a jogszabály egzakt, egyértelmű és konkrét választ ad a tényállási elemek megvalósulása esetén a jogeset megoldására, azaz a döntés mikéntjére. Ilyen esetben a döntés könnyen algoritmizálható, így a számítógép által is meghozható. Ezzel szemben az összetett döntési modell sajátossága az, hogy a jogszabály nem ad egyértelmű iránymutatást a jogalkalmazónak a tényállási elemek megvalósulása esetén hozandó döntésre, hanem választási lehetőséget biztosít részére, például a mérlegelési jog révén. A döntés algoritmizálása - tehát végső soron a döntés számítógép által történő meghozatala - ekkor sem kizárható, viszont sokkal nehezebb, összetettebb feladat, mint az egyszerű modell algoritmizálása.
Ad. c.), Azaz konkrétan hogyan, és miként automatizálható a közigazgatási gépi döntés?
A hatósági határozat meghozatalának döntési folyamata, mint láttuk - bizonyos feltételek mellett - automatizálható, gépre vihető. A döntés automatizálásának a következő három szakaszát különböztetjük meg: algoritmuskészítés, szövegszerkesztés, programozás. Az algoritmus készítése a jogszabályban rögzített feltételek igennel vagy nemmel megválaszolható kérdésként történő megfogalmazását, vagy másként kifejezve: a jogszabályszövegnek a számítógép nyelvére történő lefordítását jelenti.[159] A szövegszerkesztés keretében kerül sor azon standard válaszok, sztereotip szövegformulák elkészítésére, amelyek valamilyen módon - az algoritmus lépései és a feltett kérdésekre adott válasz alapján - tartalmazzák a döntést, annak indoklását, valamint a határozat jogszabályban előírt, állandó részeit. A programozás pedig speciális ismereteket igénylő, bonyolult és alapvetően nem jogászi feladat, ezért részleteivel nem foglalkozunk.
A számítógépes döntéshozatal gyakorlati megvalósítása rávilágít arra, hogy a jogalkotás során is szükséges lenne a számítástechnika követelményeit figyelembe venni! A jogszabályok sok esetben nem, vagy csak igen bonyolult módon algoritmizálhatók, mert a fogalmak használata nem következetes, a rendelkezés nem egzakt, nem logikus, nehezen értelmezhető, sőt gyakran egyetlen jogi normán belül (is) ellentmondó rendelkezések találhatók! Éppen ezért célszerű lenne az algoritmus elkészítése már a jogszabály előkészítése során, pontosabban: a jogalkotónak meg kellene követelnie, hogy a jogszabály-tervezetek mellé „tegyék oda” az algoritmusokat, ami nagyban megkönnyítené nemcsak a döntés számítógépre vitelét, hanem egyáltalán a jogalkotók és jogalkalmazók munkáját is.
3. Olyan tevékenységi formák, amelyeket a kifejezetten e célból létrehozott, ún. céleszközök mellett a számítógép is meg tud valósítani
A számítógép gyakorlati alkalmazásának harmadik területeként - a nyilvántartás és a döntéshozatal után - kell megemlíteni azon közigazgatási tevékenységi formákat, illetve területeket, amelyeket a külön e célra létrehozott céleszközök mellett - megfelelő szoftverek segítségével - maga a számítógép is képes megvalósítani és ezzel az adott technológiát, illetve technikai eszközt helyettesíteni. E tevékenységi területek, technológiák a következők: kommunikáció, szövegszerkesztés, sokszorosítás, adatfeldolgozás, irattározás, és nyilvántartás. A számítógép ezen területekre történő bevonásának lehetőségeiről a megfelelő fejezeteknél már szóltunk, ezért ettől itt eltekintünk.
4. Számítógépes konferencia
A számítógép gyakorlati alkalmazásának negyedik területét és viszonylag új lehetőségét jelenti a számítógépes konferencia, amely nem csak elektronikus levelezést, hanem egyéb módon történő információadást, és átvételt is lehetővé tesz. (például: távoktatás, távvásárlás, távmunka, elektronikus kiadványok tanulmányozása, önkormányzati szolgáltatások igénybevétele, stb.). Az első számítógépes konferenciát 1966-ban rendezték meg, de maga a szolgáltatás csak az 1980-as években vált megbízhatóvá. Az 1980-as évek közepétől az USA-ban már tömegméreteket öltött a használata, míg Japánban és Nyugat-Európában a fejlődés lassúbb volt.[160] A számítógépes konferencia leginkább a gazdasági életben terjedt el, és az 1990-es évekre az USA 500 legnagyobb vállalatának csaknem mindegyikénél már kiépült a számítógépes konferenciarendszer. Ennek oka - s magyarázata - az, hogy e technológia stratégiai előnyt biztosít számukra, hiszen lehetővé teszi, hogy a földrajzilag távol lévő vállalati dolgozók azonnal és interaktív módon vitathassanak meg egy-egy problémát és ezáltal a kollektív bölcsesség elve érvényesülhessen. A vállalati tapasztalatok azt is mutatják, hogy a számítógépes konferencia hatására nem csupán a vállalat szellemi teljesítménye nő meg ugrásszerűen, hanem a vállalati hierarchia is ellaposodik, megszűnik a vezetők kivételezett helyzete, egyértelművé és áttekinthetővé válik az, hogy ki, mikor, s mivel járult hozzá egy adott probléma megoldásához.[161]
Napjaink fejlődését az jellemzi, hogy a számítógépes konferencia egyre inkább a politikai és közéleti jogok gyakorlásának eszközévé válik, s lehetővé teszi egy új típusú, elektronikán alapuló demokrácia megvalósítását. Ennek alapvető sajátosságai a következők:
□ a lakosság mindenkor aktuális információval rendelkezik az adott település társadalmi-gazdasági életével kapcsolatos legfontosabb eseményekről, a helyi önkormányzat működéséről,
□ a lakosság közvetlenül, lakásáról vagy munkahelyéről is részt vehet a települést érintő döntések meghozatalában,
□ a lakosság részére egy sor kényelmi szolgáltatás is rendelkezésre áll: távvásárlás, távoktatás, elektronikus kiadványok (könyvtár), telebank, távmunka,
□ a hatósági ügyek intézéséhez sem kell feltétlenül az ügyfél jelenléte a hivatalban, hiszen az elektronikus levelezés révén nemcsak a kérelem terjeszthető elő, hanem a meghozott határozat, vagy a levélre adott válasz is továbbítható.[162]
5. Az információ térinformatikai megjelenítése
Az információ térinformatikai megjelenítése szintén új, immár ötödik területét jelenti a számítógép hivatalon belüli felhasználásának, és erről - korábban, az önkormányzatok információs rendszereinek tárgyalásokra - már tettünk is említést.
Ott a következőkre utaltunk: a különböző térbeli objektumokról - így építményekről, közművekről és földrészekről - a hivatalban vezetett sok-sok nyilvántartás, és az azokról készült térképek komoly segítséget nyújtanak a közigazgatási feladatok ellátásához, hiszen valamilyen szinten biztosítják az adatok áttekinthetőségét. Ezen adatok numerikus - és szöveges formában való számítógépre vitele már önmagában is jelentős előrelépést jelent, mivel az áttekintés, és ezáltal az információk rendelkezésre bocsátása gyorsabbá, megbízhatóbbá válik, nem beszélve arról, hogy a számítógép révén esetleg új összefüggések, új minőségű információk is nyerhetők. Az objektumok térinformatikai megjelenítése a fejlődés következő lépcsőjét jelenti, hiszen ekkor a számítógép már nemcsak tárolja és - szöveges és/vagy numerikus módon - bocsátja rendelkezésre az adatokat, hanem azok felhasználásával az objektumokat térben is érzékeltetve, a képernyőn meg is jeleníti. Ezáltal a szakemberek, de akár a laikus testületi tagok, vagy a lakosság is könnyen, gyorsan és igen szemléletes módon jutnak információhoz a település egészéről, vagy annak egy részéről, ami lehetővé teszi számukra a település szerkezetét, jövőjét meghatározó döntések megalapozottabb, racionálisabb meghozatalát.
Az információ térinformatikai megjelenítéséhez vezető út három lépésből áll:
a) a településről készült alaptérkép kisebb szelvényekre bontása,
b) e szelvények azonosító jelzéssel történő ellátása,
c) a térképszelvények adatainak digitalizálása. Ez utóbbi teszi lehetővé, hogy a számítógép képernyőjén a térkép (vagy csupán egy-egy szelvény) megjeleníthető legyen. Az adatok térbeli megjelenítésének fontosságát - mint arra a szakirodalom rámutat - anyagi okok is motiválhatják, hiszen a térinformatika révén jelentős anyagi eszközök takaríthatók meg.[163]
*
Összegezve a számítógép-alkalmazás itt áttekintett öt közigazgatási területét azt állapíthatjuk meg, hogy végeredményben minden hivatali cselekmény - tehát minden ügyviteli és nem ügyviteli cselekmény is támogatható, illetve kiváltható számítógéppel a gyakorlatban is, egy kivételtől eltekintve. Ez az egy kivétel - a postabontás - csak objektív okok miatt áll fenn, hiszen fizikailag kizárt, hogy számítógép bontsa fel a postát, illetve az iratot tartalmazó borítékot. Ha azonban eltekintünk a ma még általános papíralapú ügyintézéstől, akkor ez a kivétel sem áll fenn, mivel az elektronikus levelezés és a számítógépes konferencia megvalósításakor maga a számítógép végzi el - az ember irányításával - ezt a műveletet is.
Mindez arra utal, hogy jelenlegi ismereteink szerint a számítógép az a technikai eszköz, amely már részben a jelen-, de különösen a jövő hivatalában tevékenykedve:
- fogadja a beérkezett „iratokat”,
- iktatja azokat,
- az adatbankból „beszerzi” a szükséges információkat, és feldolgozza azokat,
- meghoz bizonyos döntéseket és azt meghatározott formába önti,
- továbbítja a döntést – „az iratot” - a címzettnek, majd
- irattárba helyezi, selejtezi, vagy
- szükség esetén sokszorosítja is azt.
Ezért tekinthető a számítógép univerzális technikai eszköznek!
7. Az elektronikus közigazgatás informatikai alapjai
Irodalomjegyzék
Alföldi I. – Straub E.: Statisztikai informatika és eszközei (Statisztikai Kiadó Vállalat Budapest, 1988) Ádám Katalin: A közigazgatási informatika helyzete (Magyar Közigazgatás 1995. évi 6. szám)
Balázs István: A XXI. század közigazgatásának kihívásai (Magyar Közigazgatás 2000. évi 7. szám)
Balogh Zsolt György: Jogi informatika (Dialóg-Campus Kiadó Budapest-Pécs, 1998)
Balogh Zsolt György: A jogszabály-nyilvántartás története Magyarországon (JIT Hírlevél 1995. évi 1. szám)
Balogh S. – Berkes J. – Kovács L.: A számítógépes távközlés telematikai szolgálatai (Alkalmazástechnikai
Tanácsadó Szolgálat, Budapest, 1989)
Barcomb, D.: Office Automotion. A Survey of Tools and Techniques (Digital Press Bedford, 1981)
Becsó Zsolt: Nógrád, az intelligens régió (Magyar Közigazgatás 1999. évi 4. szám)
Berényi Sándor: Közigazgatás a modern társadalomban (KJK Budapest, 1990)
Berkes J. – Gonda L. – Szabó K. – Verbélyi A.: Adatátvitel számítógép-felhasználóknak (Ipari Informatikai Központ, Budapest, 1989)
Bleicher, K.: A szervezet mint rendszer (Közgazdasági És Jogi Könyvkiadó Budapest, 1979)
Bognár V. – Fehér Zs. – Varga Cs. (Szerk.): Mi a jövő? (OMFB-ORTT-HÉASI Budapest, 1998)
Brückner Huba: Videotexrendszerek és alkalmazásuk. (SZÁMALK Budapest, 1985)
Budai Balázs: E-Government, avagy kormányzati és önkormányzati kihívások az on-line demokrácia korában (Aula Kiadó Budapest, 2002)
Burck, G.: The Computer Age (Harper and Row, New York, 1965. 181. old.)
Csoknyai Edit: Adatvédelem és információszabadság (Magyar Közigazgatás 1992. évi 9. szám)
Dudás Ferenc: Új kihívások, avagy: Lesz-e a közigazgatásból e-közigazgatás? (Magyar Közigazgatás 2000. évi 9-10. szám)
Farkas Edit: Körzetközponti igazgatás, az okmányiroda működésének tapasztalatai (Magyar Közigazgatás 2001. évi 10. szám)
Ferenczy Endre: A modern igazgatási technika és a közigazgatás a fejlett nyugati államokban (Állam- és Jogtudomány XXIII. évfolyam 3. szám, 1980)
Fluck András: A közigazgatási ügyintézés racionalizálása (Második, átdolgozott kiadás Budapest, 1938)
Fülöp Géza: Ember és információ (Múzsák Kiadó, Budapest, 1984)
Gömbös Ervin: Informatika és hatalom (Statisztikai Kiadó Vállalat Budapest, 1984)
Gráf Magdolna (Szerk.): Az informatika tárgya, módszerei és alkalmazási területei (Statisztikai Kiadó Vállalat Budapest, 1980)
Halassy Béla: Adat és információ (Számítástechnika, 1994. február)
Horváth Imre: Jogi szervezés- és vezetéstan (Dialóg-Campus Kiadó Budapest-Pécs, 1998)
Horváth Imre – Leitner László – Mezey Gyula – Pongrátz Tibor: Tanácsigazgatás és informatika 1.2. (SZÁMALK Budapest, 1983)
Horváth János: A területi és a helyi közigazgatás informatikájának helyzete (Magyar Közigazgatás 2002. évi 7-8. szám)
Informatikai és Hírközlési Minisztérium: A Magyar Információs Társadalom Stratégia. (Budapest, 2003)
Informatikai és Távközlési Kormánybizottság: Az információs Társadalom Kialakításának Kormányzati Teendői (Budapest, 1998)
Kalas Tibor: Az automatizált igazgatási rendszerek elvi kérdései az államigazgatásban In: A jogi informatika helyzete egyes közép- és kelet-európai országokban (Szerk.: Kovacsicsné Nagy Katalin) (Tankönyvkiadó Budapest, 1990)
Kalas Tibor: Számítógép az államigazgatásban (KJK Budapest, 1979)
Kalas Tibor: Gondolatok az igazgatási tevékenység számítógépesítésének lehetőségeirő1. (Publicationes Universitas Miskolciensis. Series luridica, T. II., F. 1. Miskolc, 1987)
Kalas Tibor: Az automatizált közigazgatási hivatal létrehozásának elvi lehetőségei (Magyar Közigazgatás 1990. évi 6. szám)
Kecskeméti Klára – Torma András: Gondolatok az elektronikus aláírás mibenlétéről és szabályozásának egyes külföldi modelljeiről (Jogtudományi Közlöny 2002. évi 1. szám)
Kilényi Géza: Informatika, közigazgatás, jogi szabályozás. (Valóság, 1986. évi 11. szám)
Kovacsics József: Bevezetés az államigazgatási informatikába (Akadémiai Kiadó Budapest, 1980)
Kovacsics József: Az államigazgatási informatika főbb eredményei és problémái (Magyar Jog 1983. évi 6. szám)
Kovacsics József: A statisztika szerepe a rendszerváltás után az államigazgatásban és az igazságszolgáltatásban (Magyar Közigazgatás 1993. évi 2. szám)
Kovacsicsné Nagy Katalin (Szerk.): Jogi Informatika (ELTE Budapest, 1996)
Kondricz Péter – Tímár András: Az elektronikus kereskedelem jogi kérdései (KJK-Kerszöv Kiadó Budapest, 2000)
Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisation (Verlag Kohlhammer Stuttgart, Berlin, Köln,
Mainz, 1987. 58. old.)
Lazzaro, J. J.: Computer Voice Input. (High Technology 1986. évi 1. szám)
Lenk, Klaus: Információs technológia és a társadalom. In: Áldás vagy átok. Jelentés a Római Klub számára. (Szerk.: Fridrichs, G. - Schaff, A.) (Statisztikai Kiadó Vállalat, Budapest, 1984)
Losato, Bruno: Az informatikai kihívás (OMIKK Budapest, 1989)
Lőrincz Lajos: Magyar közigazgatás: dilemmák és perspektívák (Akadémiai Kiadó Budapest, 1988)
Lőrincz Lajos: Összehasonlítás a közigazgatásban (Magyar Közigazgatás 1999. évi 5. szám)
Magyary Zoltán: Magyar Közigazgatás (Királyi Magyar Egyetemi Nyomda Budapest, 1942)
Mámai Kiss István: A közigazgatási adattárak (Magyar Közigazgatás-tudományi Intézet Budapest, 1944)
Masuda, Yoneji: Az információs társadalom (OMIKK Budapest, 1988)
Mezey Gyula: Tendenciák a közigazgatási informatikában (Magyar Közigazgatás 1996. évi 9. szám)
Molnár Miklós: A közigazgatás-tudomány fejlődési irányai In: Tanulmányok a közigazgatás szervezeti és jogi intézményi köréből (Szerk.: Lőrincz Lajos) Unió Kiadó Budapest, 1995
Nagy Marianna: A jogszabálynyilvántartási rendszerek lehetőségei és a dereguláció (Magyar Közigazgatás 1996. évi 8. szám)
Neuman János: Válogatott előadások és tanulmányok. (Közigazgatási és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1965)
Németh Jenő: Új értékrendek-fejlődési irányok… (Magyar Közigazgatás 2002. évi 4. szám)
Nora, S.-Minc, A.: A számítógépesített társadalom. (Statisztikai Kiadó, Budapest, 1979)
Poór József: Irodaszervezés, irodaautomatizálás (Közgazdasági és Jogi Kiadó, Budapest, 1987)
Raith Tivadar: Az irodaüzem racionalizálása (Révai Kiadás Budapest, 1930)
Sántha Imre: Informatikai fejlesztés a közigazgatási hivataloknál (Magyar Közigazgatás 2002. évi 5. szám)
Shannon, Claude – Weaver, Warren: A kommunikáció matematikai elmélete. Az információelmélet születése és távlatai (OMIKK Budapest, 1986)
Simon, Caude: Managing Information Resources in State Government (Public Administration Review No. 5. 1990)
Simon, Herbert Alexander: The Impact of the Computer on Management (Presented at the 15th CIOS World Conference, Tokyo, Japan, 1969)
Simon, H.A.: A vezetői döntés új tudománya (Statisztikai Kiadó Vállalat, Budapest, 1982)
Soltész András: GISPÁN (Autonómia 2000. évi 5. szám)
Sólyom László: A személyiségi jogok elmélete. (Akadémiai Kiadó Budapest, 1983)
Szabó Miklós: Kommunikáció általában és a jogban (Bíbor Kiadó Miskolc, 2002)
Szurday Kinga: Az adatvédelmi jogi szabályozás szerepe, feladatai és hatása a közigazgatásra és a versenyszférára (Magyar Jog 1994. évi 11. szám)
Torma András: Az önkormányzati hivatal információs rendszere (Magyar Közigazgatás 1990. évi 6. szám)
Torma András: A területi államigazgatás informatikai helyzete (Magyar Közigazgatás 1998. évi 12. szám)
Torma András: Az információ jelentősége a (köz)igazgatásban (Virtuóz Kiadó Budapest, 2002)
Torma András (Szerk.): Jogi informatika (Virtuóz Kiadó Budapest, 2003)
Torma András: Az információs társadalom közigazgatási alapkérdései. In: Magyar közigazgatási jog Általános Rész (Szerk.: Fazekas M. - Ficzere L.) (Osiris Kiadó Budapest, 2005)
Tózsa István: m- Government (Magyar Közigazgatás 2003. évi 9. szám)
Trócsányi Sára: A kommunikáció jogi alapjai (Osiris Kiadó Budapest, 2004)
Varga Jenő: Az önkormányzati hivatal döntései számítógépesítésének lehetőségei (Magyar Közigazgatás, 1990. június)
Vámos Tibor: Információ és társadalom (Magyar Tudomány 1982. évi 11. szám)
Vincze Ferenc: Települési önkormányzati ügyfél- és információs szolgálat (Magyar Közigazgatás 1999. évi 8. szám)
Vitál-Eigner Beáta: Az okmányellátás jogi szabályozása és annak anomáliái (Magyar Közigazgatás 2001. évi 9. szám)
Withington, F.G.: A számítógép a valóságban (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1974)
-----------------------
[1] Shannon, Claude – Weaver, Warren: A kommunikáció matematikai elmélete. Az információelmélet születése és távlatai. OMIKK Budapest, 1986., 54-60. old.
[2] Balogh Zsolt György: Jogi informatika. Dialóg Campus Kiadó, Budapest – Pécs, 1998., 16. old.
[3] Kalas Tibor: A jogi informatika alapfogalmai. In. Jogi informatika. Bíbor Kiadó Miskolc, 1987., 10. old.
[4] Fülöp Géza: Ember és információ. Múzsák Közművelődési Kiadó, Budapest 1983., 6. old.
[5] Masuda, Yoneji: Az információs társadalom. OMIKK Budapest, 1988., 15. old.
[6] Szabó Miklós: Kommunikáció általában és a jogban. Bíbor Kiadó Miskolc, 2002., 11. old.
[7] Szabó Miklós: uo.
[8] Balogh Zsolt György: Jogi informatika. Dialóg Campus Kiadó Budapest – Pécs, 1998., 19. old.
[9] Lásd erről bővebben Kalas Tibor – Kovács Miklós: Bevezetés a szervezéselméletbe. Tankönyvkiadó
Budapest, 1985., 62-71. old.
[10] Az igazgatási ciklus fogalma alatt az igazgatás egyes elemeinek - nevezetesen: a célkitűzésnek, az információ-gyűjtésnek, a tervezésnek, a döntésnek, a végrehajtásnak, a koordinációnak és az ellenőrzésnek - az egymásra épülését értjük.
[11] Charles Martzloff: Repenser I’informatique Paris, 1974., p. 57.
[12] Aranyi Attila: Az informatika társadalmi hatása. In: Az informatika tárgya, módszerei és alkalmazási területei. Statisztikai Kiadó Vállalat Budapest, 1980., 25. old.
[13] Kovacsics József: Bevezetés az államigazgatási informatikába. Akadémiai Kiadó Budapest, 1980., 13. old.
[14] Balogh Zsolt György: Jogi informatika. Dialóg Campus Kiadó Budapest – Pécs, 1998., 21. old.
[15] Kovacsics József: Bevezetés az államigazgatási informatikába. Akadémiai Kiadó Budapest, 1980., 14. old.
[16] Human Biology 1951. Vol. 23.
[17] R. L. Ackoff: Az általános rendszerelmélet és a rendszerkutatás…. In: Rendszerelmélet. Budapest, 1969. 73. old.
[18] Budai Attila: Rendszerelmélet, rendszertervezés, rendszerszervezés és rendszerelemzés. In: Jogi informatika.
ELTE Budapest, 1996. 23-24. old.
[19] Megjegyzés: a szervezet fogalmával és jellemzőivel a következő fejezetben részletesen foglalkozni fogunk!
[20] K. E. Boulding: Az általános rendszerelmélet a tudomány csontváza. Budapest, 1969
[21] Budai Attila: Rendszerelmélet, rendszertervezés, rendszerszervezés és rendszerelemzés. In: Jogi informatika.
ELTE Budapest, 1996. 25. old.
[22] A szervezettel foglalkozó különböző tudomány-ágak vizsgálatainak, és eredményeinek egyoldalúságát jól példázza a következő indiai mese tanulsága: Hat vak ember találkozik egy elefánttal. Egyikük az agyarát ragadja meg és úgy gondolja, hogy az elefánt formája olyan, mint egy dárda. Egy másik az oldalánál érinti meg, és állítja, hogy inkább a falhoz hasonlít. A harmadik az egyik lábát tapogatja végig, majd kijelenti, hogy az elefánt rendkívüli hasonlóságot mutat egy fával. A negyedik az ormányt kapja el, és azon a véleményen van, hogy az elefánt a kígyóval rokon. Az ötödik a fülét fogja meg és egy legyezőhöz hasonlítja az elefántot, míg a hatodik, aki a farkát érte el, ennek ellentmond és úgy véli, hogy az elefánt inkább olyan, mint egy vastag kötél. (Lásd: Alfred Kieser: Szervezéselméletek. Aula Kiadó Budapest, 1995., 2. old.)
[23] Kulcsár Kálmán: A szervezet mint társadalmi alakulat. MTA Szervezéstudományi Bizottságának Kiadványa. Budapest, 1966., 9. old.
[24] R. L. Ackoff: Towards a System of Systens Concepts. Management Science, 11/1971. pp. 665.
[25] Berényi Sándor: A szervezet. In: Magyar Államigazgatási Jog. BM Könyvkiadó Budapest, 1980., 11. old.
[26] Kovacsics József: Bevezetés az államigazgatási informatikába. Akadémia Kiadó Budapest, 1980., 15. old.
[27] Budai Attila: Rendszerelmélet, rendszertervezés, rendszerszervezés és rendszerelemzés. In. Jogi informatika. ELTE Budapest, 1996. 29. old.
[28] Szentpéteri István: A szervezet és a társadalom. Közgazdasági és Jogi Kiadó Budapest, 1985., 78. old.
[29] Horváth Imre: Közigazgatási szervezés- és vezetéstan. Dialóg Campus Kiadó Budapest-Pécs, 2002., 78. old.
[30] Henri Fayol: Administration Industriale et Générale. Paris, Dunod, 1916., 13. old. Lásd magyarul is: “Ipari és általános vezetés” címen. Közgazdasági és Jogi Kiadó Budapest, 1984. (59. old.)
[31] F.W. Taylor: Üzemvezetés. A tudományos vezetés alapjai. Közgazdasági és Jogi Kiadó Budapest, 1983.
[32] Ne feledjük, hogy az írásbeliség Max Weber bürokrácia-modelljének első követelménye! Lásd bővebben: Max Weber: Gazdaság és társadalom. Közgazdasági és Jogi Kiadó Budapest, 1967., 57 – 82. old.
[33] Megjegyezzük, hogy az információ minden élőlény számára nélkülözhetetlen, hiszen hiányában nincs lehetőség a környezethez történő alkalmazkodásra.
[34] Horváth Imre: Közigazgatási szervezés- és vezetéstan. Dialóg Campus Kiadó Budapest - Pécs, 2002., 78. old.
[35] Fülöp Géza: i.m. 35. old.
[36] Simon, Herbert A.: The Impact of the Computer on Management. Persented at the 15 CIOS World Conference
Tokyo, Japan. 1969
[37] Balogh Zsolt György: Jogi informatika. Dialóg Campus Kiadó Budapest – Pécs, 1998., 146. old.
[38] Masuda, Yoneji: Az információs társadalom. OMIKK Budapest 1988., 73-79. old.
[39] M. Kiss István: A közigazgatási adattárak. Magyar Közigazgatástudományi Intézet, Budapest, 1944., 2. old.
[40] A nyilvántartásokról lásd például Horváth Imre: Jogi szervezés- és vezetéstan c. művét. Dialóg-Campus Kadó Budapest-Pécs, 1998, valamint a Jogi Informatika (Szerk.: Kovacsicsné Nagy Katalin) c. tankönyvet. ELTE Budapest, 1996
[41] A közigazgatási nyilvántartások tipizálásának természetesen más módozatai is lehetnek, sőt vannak is. Horváth Katalin például funkció szerint a következő módon tipizál: országos alapnyilvántartások; ágazati-szakági, vagy funkcionális rendszerek; erőforrás információrendszerek; a központi államigazgatási szervek irányítási célú információrendszerei; statisztikai adatgyűjtési- és feldolgozási rendszerek. Lásd: Közigazgatási információrendszerek, alapnyilvántartások In: Jogi informatika. ELTE Budapest, 1996
[42] Ez utóbbi kivételre példaként említhető a gazdálkodó szervek (gazdasági társaságok, szövetkezetek, egyéni cégek) nyilvántartása, az ún. Országos Cégnyilvántartó és Céginformációs Rendszer, melyet a megyei bíróságok, mint cégbíróságok vezetnek, de ide kell sorolni a közhasznú szervezetek nyilvántartásait, valamint a gondnokság alatt álló személyek nyilvántartását is.
[43] A lakosság-nyilvántartás történetéről lásd bővebben: a „Személyi nyilvántartások története, nemzetközi megoldások” című tanulmányt, melyet egy BM - munkacsoport készített el, és amely a Magyar Közigazgatás 1992. évi 3. számában jelent meg.
[44] A törvény végrehajtásáról a 146/1993. (X. 26.) Kormány rendelet intézkedett!
[45] Lásd az okmányirodák kijelöléséről és illetékességi területéről szóló 256/2000. (XII. 26.) Korm. rendeletet. Lásd még ehhez: az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről szóló 58/1999. (XII.30.) BM rendeletet, valamint a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló 86/1996. (VI.14.) Korm. rendeletet is!
A jogirodalomból lásd például: Farkas Edit: Körzetközponti igazgatás, az Okmányiroda működésének tapasztalatai. Magyar Közigazgatás 2001. évi 10. szám, továbbá Vitál-Eigner Beáta: Az okmányellátás jogi szabályozása és ennek anomáliái. Magyar Közigazgatás 2001. évi 9. szám
[46] A törvény végrehajtását szolgálja a közúti közlekedési nyilvántartás működéséről és az adatszolgáltatás rendjéről szóló 56/1999. (XII. 28.) BM rendelet, a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közúti közlekedési okmányok kiadásáról és visszavonásáról szóló 35/2000. (XI. 30.) BM rendelet, valamint a közúti közlekedési nyilvántartásból teljesített adatszolgáltatás díjáról szóló 54/1999. (XII. 23.) BM rendelet.
[47] Lásd a korábban már hivatkozott 256/2000. (XII. 26.) Kormány rendeletet!
[48] A körzetközponti igazgatást végző okmányirodák működésének tapasztalatairól lásd például a következő tanulmányokat: Dr. Vitál-Eigner Beáta: Az okmányellátás jogi szabályozása és annak anomáliái. Magyar Közigazgatás 2001. évi 9. szám, valamint Dr. Farkas Edit: Körzetközponti igazgatás. Magyar Közigazgatás 2001. évi 10. szám
[49] Lásd a találmányok szabadalmi oltalmáról szóló 1995. évi XXXIII. törvényt!
[50] Lásd a szabadalmi bejelentés,…. részletes alaki szabályairól szóló 20/2002. (XII. 12.) IM rendeletet!
[51] Lásd a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. XXIII. törvényt, a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésről és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Kormány rendeletet, és a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendeletet!
[52] Lásd az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormány rendelet XVI. fejezetét!
[53] Ezen ábra, valamint a következő két ábra forrása: Alföldi István – Straub Elek: Statisztikai informatika és eszközei. Statisztikai Kiadó Vállalat Budapest, 1988
[54] Lásd az 1993. évi XLVI. törvényt!
[55] A rendszer elérhető a ksh.hu Internet-címen!
[56] Lásd: a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvényt. A helyi önkormányzatokra vonatkozó igen gazdag jogirodalomból pedig a következőket emeljük ki: Csefkó Ferenc: A helyi önkormányzati rendszer. Dialóg Campus Kiadó, Budapest-Pécs 1997, Szita Károly: Gondolatok az önkormányzati rendszer korszerűsítéséről. Magyar Közigazgatás 2002. évi 4. szám, Torma András (Szerk.): EU-csatlakozás, magyar önkormányzatok. Virtuóz Kiadó Budapest, 2003, Horváth M. Tamás (Szerk.): A regionális politika közigazgatási feltételei. BM Budapest, 2004, Józsa Zoltán: Önkormányzati szervezet, funkció, modernizáció. Dialóg Campus Kiadó Budapest-Pécs, 2006
[57] Ilyen például a korábban már bemutatott személyi-adat és lakcímnyilvántartás.
[58] Ilyen helyi alapnyilvántartás például az anyakönyvi nyilvántartás, az önkormányzati vagyonkataszter, vagy az ügyirat nyilvántartás is.
[59] Ilyen például a szociális segélyben részesítettek nyilvántartása, vagy az önkormányzati bérlakások nyilvántartása.
[60] Ilyen, a saját elhatározásból vezetett nyilvántartásnak minősülnek például: az ügyfélforgalmi statisztikák, az önkormányzati lakást igénylők nyilvántartása, a közterület használatok nyilvántartása, stb.
[61] Számítógépes tájékoztatás a település és az önkormányzat, mint szervezet legfontosabb adatairól, vagy a különböző típusú ügyek intézésének jogszabályi feltételeiről; formanyomtatványok biztosítása az ügyintézés megkönnyítéséhez; önkormányzati rendeletek biztosítása az érdeklődők részére, stb.
[62] Erre is az önkormányzati törvény kötelezi a képviselőtestületet. Ilyen fórum lehet például a falugyűlés, a község-, várospolitikai tanácskozás, a városrész tanácskozás, stb.
[63] Gömbös Ervin: Informatika és hatalom. Statisztikai Kiadó, Budapest, 1984., 178. old.
[64] Csak zárójelben utalunk arra, hogy - megítélésünk szerint - a helyi önkormányzatok háromezres nagyságrendje miatt komoly üzleti lehetőség rejlik egy jól kidolgozott önkormányzati vezetői információrendszer-szoftver értékesítésében.
[65] Lásd a földmérési és térképészeti tevékenységről szóló 1996. évi LXXVI. törvényt!
[66] A Nemzeti Projektről, valamint annak önkormányzati ágáról lásd: „Térinformatikai Nemzeti Projekt 2.1 verzió” (OMFB Budapest, 1994 szeptember, valamint Bognár Vilmos: Az OMFB Térinformatikai Nemzeti Projektje In: Mi a jövő (Szerk.: Bognár – Fehér - Varga) OMFB-ORTT-HÉASI Budapest, 1998. c. publikációkat!
[67] u.o., 479. old.
[68] A térinformatika jelentőségét mutatja, hogy W. J. Clinton az Amerikai Egyesült Államok Elnöke 1994. április 11-én kiadta a „Térinformatikai Adatok Gyűjtésének és Hozzáférésének Koordinálására: Az USA Országos Térinformatikai Infrastruktúrája” című rendeletét, melynek bevezető gondolatai a következők: „A térinformatikai adatok meghatározó jelentőségűek a gazdasági fejlődés előmozdításában, a természeti erőforrások gondozásának tökéletesítésében és a környezetvédelemben. Napjaink technológiája már jelenleg lehetővé teszi a térinformatikai adatok korszerű gyűjtését, forgalmazását és felhasználását, valamint a korszerű térképezést. A … Csoport javaslatot terjesztett elő ama vonatkozásban, hogy…egy koordinált országos térinformatikai adat infrastruktúrát fejlesszünk ki annak érdekében, hogy elősegítsük a térinformatikai adatok állami és magánszektorban történő felhasználását a következő területeken: szállítás, településfejlesztés, katasztrófa-elhárítás, környezetvédelem, informatika.”
A rendelet fogalmakat is meghatároz, amelyek közül a „térinformatikai adatok” fogalmát kell kiemelni. E szerint „a térinformatikai adatok olyan információt jelentenek, amelyek a föld felületén elhelyezkedő természeti tárgyak, vagy az ember által emelt létesítmények és határok földrajzi elhelyezkedését és attribútumait foglalja magában.” [1.§ (b) pont]
[69] In: Jogi informatika. (Szerk. Kovacsicsné Nagy Katalin) Budapest, 1996. (kiemelés tőlem: T.A.)
[70] A népesség alrendszer például: állandó lakos, ideiglenes lakos, szociális ellátásban részesülő, stb., a szervezetek alrendszer például: gazdasági társaság, szövetkezet, intézet stb., az építmények alrendszer például: lakás, garázs, üzlet stb., a közművek alrendszer például: vízvezeték, gázvezeték, villanyvezeték, stb., a földkészletek alrendszer például: külterület, belterület, út, járda, telek, stb.
[71] Lásd erről Torma András: Az önkormányzati hivatal információs rendszere. Magyar Közigazgatás: 1990. évi 6. szám
[72] Lásd erről bővebben Dr. Vincze Ferenc: Települési önkormányzati ügyfél- és információs szolgálat c. tanulmányát. Magyar Közigazgatás 1999. évi 8. szám
[73] Lásd erről bővebben Soltész András: GISPÁN c. tanulmányát. Autonómia (Országos Önkormányzati Szaklap) 2000. május 5. szám, 34-35. old.
[74] Ilyen ún. tárgy- (kulcs-) szavak, deszkriptorok például a következők: illetékesség, házasság, hozzátartozó, elévülés stb.
[75] Lásd erről bővebben Varga Csaba: Gondolatok a számítógépes jogszabály-nyilvántartásról. Jogi Tudósító I. évf. 3. szám, 1970. február
[76] Balogh Zsolt György: i.m. 307-309. old.
[77] A deszkriptorok és a tezaurusz kérdésére még visszatérünk, és a kérdést később bővebben tárgyaljuk!
[78] Lásd erről bővebben, valamint a LEXIS/NEXIS legnagyobb riválisáról, a WESTLAW-ról Balogh Zsolt György: i. m. 321-324. old., továbbá Leith P.: The Computerised Lawyer. A Guide to the Use of Computers in the Legal Profession. Springer Verlag London, 1991
[79] A CELEX mellett elérhető másik közösségi jogi adatbázis neve: Eur-lex, amely lényegesen szűkebb adatbázis, mint a CELEX, mivel csak a Hivatalos Lap L és C sorozataiban kihirdetett dokumentumokat dolgozza fel. Az Eur-lex internet-címe:
[80] A CELEX elérhető a internet-címen. Utalni kell arra is, hogy a jogalkotási folyamat kezdeti szakaszaiban született egyes dokumentumok külön is hozzáférhetők a Pre-lex nevű jogi adatbázisban, amely a internet-címen érhető el.
[81] Lásd az 1009/1951. (II. 8.) MT határozatot!
[82] Lásd a 2024/1989. (HT. 10.) MT határozatot!
[83] Ne feledjük, ekkor még Magyarországra nézve érvényes volt a fejlett technika (így a számítógép) átadását tiltó ún. COCOM-lista, így a korszak legmodernebb hardvereszközeit nem szerezhettük meg.
[84] Lásd ehhez Balogh Zsolt György: A jogszabály-nyilvántartás története Magyarországon. JIT Hírlevél 1995. évi 1. száma
[85] Nem utolsó sorban talán azért (is), mert a jogi szakirodalom már 1996-ban figyelmeztetett: „…a kormányzat, amennyiben valóban korszerű jogszabály-nyilvántartás létrehozását tervezi, nem mondhat le az on-line rendszerű központi nyilvántartás megteremtéséről.” Lásd Dr. Nagy Marianna: A jogszabálynyilvántartási rendszerek lehetőségei és a dereguláció. Magyar Közigazgatás 1996. évi 8. szám 479. old.
[86] A rendszer elérhető a euroinfo.hu internet-címen!
[87] Ez különösen azért volt fájdalmas, mert az Alkotmányunk immár a jogállamiság elvét deklarálta, amelynek egyik alapelve a jogbiztonság követelménye. Márpedig közhiteles szövegű jogszabály-nyilvántartás hiánya nemhogy jogbiztonságot ad, hanem egyenesen jogbizonytalanságot eredményez nemcsak a jogalkalmazás, hanem a jogalkotás során is!
[88] Dr. Nagy Marianna: i.m. 477. és 478. old.
[89] Masano Toda: A kommunikáció fogalma. In: Kommunikáció (Szerk.: Horányi Özséb) KJK Budapest, 1977. ,88. old. (kiemelés tőlem, T.A.)
[90] Worth, Sohl – Gross, Larry: Szimbolikus stratégiák In: Kommunikáció (Szerk: Horányi Özséb) KJK Budapest, 1977., 40. old.
[91] Lásd erről bővebben: Információmenedzsment (Szerk.: Gábor András) Aula Kiadó, Budapest, 1997., 246-248. old.
[92] Ennek során elsősorban a Balogh – Berkes - Kovács: A számítógépes távközlés telematikai szolgálatai. Alkalmazástechnikai Tanácsadó Szolgálat, Budapest, 1988, és a Berkes – Gonda – Szabó - Verbélyi: Adatátvitel számítógép-felhasználóknak. Ipari Informatikai Központ, Budapest, 1989 című kötetekre támaszkodtunk.
[93] Az ISDN kérdésére a későbbiekben még visszatérünk!
[94] E szolgálatokra építhetők rá az ún. telematikai szolgálatok: a telex, a távmásolás és a videotex, amelyekről a későbbiekben még lesz szó.
[95] Berkes-Gonda-Szabó-Verbélyi: Adatátvitel számítógép-felhasználóknak. Ipari Informatikai Központ, Budapest, 1989., 25. old.. Meg kell azonban jegyezni, hogy a telematika fogalmát (amely egyébként a telekommunikáció és az informatika fogalmak összekapcsolása révén jött létre) az ún. „Nora-Minc tanulmány” alkalmazta először, amely magyarul is megjelent. Lásd: Nora, Simon - Minc, Alain.: A számítógépesített társadalom. Statisztikai Kiadó, Budapest, 1979
[96] Balogh – Berkes - Kovács: A számítógépes távközlés telematikai szolgálatai. Alkalmazástechnikai Tanácsadó Szolgálat, Budapest, 1989., 21. old.
[97] A teletex-terminálok és a teletex-telex konverterek elterjedésének következtében hosszabb távon a telexszolgálat megszűnése várható. Balogh – Berkes - Kovács: Hiv. mű. 69. old.. Ehhez csak azt tesszük hozzá, hogy e folyamatot gyorsítja az elektronikus levelezés - e mail - és az Internet rendkívül gyors térhódítása a hivatali életben is.
[98] Kübler, H.: Informationstechnik in Verwaltungsorganisation. Verlag Kohlhammer Stuttgart, Berlin, Köln, Mainz, 1987., 58. old.
[99] Pál Ilona: Viewdata- Prestel – Anglia. Könyvtári Figyelő, 1991. XXXVII. évf. 2. szám, 251-257. old.
[100] Az előzőekben tárgyalt teletex nem tévesztendő össze az itt hivatkozott teletext-tel! (Ez utóbbit hazánkban is ismeri a közvélemény, hiszen a Magyar Televízió által „Képújság” néven sugárzott videografikai szolgálat e rendszer segítségével jut el a nézőkhöz.) A teletext rendszerben a televízióadás részeként - az egyébként nem használt jeltartományban - jut el az információ a felhasználóhoz, ezért a televízió adásideje és a tv adásainak korlátozott vételi lehetőségei behatárolják a teletext adások vételét.
[101] A későbbiek során a teletex-adaptereket már eleve beépítették a televízió készülékekbe!
[102] Kovács Katalin: A videotex és a magyarországi megvalósítása. Könyvtári Figyelő XXXVII. Évf. 2. szám, 1991., 226. old.
[103] Balogh – Berkes - Kovács: i.m. 213. old.
[104] Kübler, H.: i.m. 59 - 61. old.
[105] A videotex fejlődéstörténetéről és a különböző videotex-rendszerekről lásd Brückner Huba: Videotexrendszerek és alkalmazásuk c. monográfiát. SZÁMALK Budapest, 1985
[106] A telefax magyar közigazgatásban történő használatáról lásd Dudás Ferenc: Utazgatás, vagy telefax c. tanulmányát! Computerworld Számítástechnika III. évf. 46. szám, 1988. október 33. old.
[107] Kübler, H.: i.m. 58 old.
[108] Meg kell jegyezni, hogy a faxkártyák segítségével a számítógép kommunikálni tud a távmásolóval, tehát a két technikai eszköz kommunikálni tud egymással. Az más kérdés, hogy az összeköttetést továbbra is a telefonhálózat biztosítja.
[109] Barcomb, D.: Office Automotion. A Survey of Tools and Techniques. Digital Press Bedford, 1981., 63. old.
[110] Usdin, S.: Látjuk-halljuk. Computerworld Számítástechnika IV. évfolyam 2. szám, 1989. január 7. 18. old.
[111] u.o.
[112] Haneke, W.: Die neue Methoden der Bürotechnik. Zeitschrift für Führung und Organisation 1991. évi 1. szám, 12. old.
[113] Kübler, H.: i.m. 62. old.
[114] Figyelemre méltó, hogy a Német Posta már az 1980-as évektől kezdve több városban is működtet videokonferencia stúdiót, melyet bárki – így a közigazgatási szervek is – igénybe vehet, térítés ellenében. Sőt: a német szakirodalom már akkor bátorította és ösztönözte a szövetségi, tartományi és helyi közigazgatási szerveket saját stúdió kialakítására, arra utalással, hogy ily módon hatékonyan kezelhetők az azonnali intézkedést igénylő helyzetek (például: katasztrófa-elhárítás). Lásd Kübler, H i.m. 63. old. Azt már mi tesszük mindehhez hozzá, hogy Magyarországon is indokolt lenne ilyen központi és helyi stúdiók kialakítása, különösen az Önkormányzati Minisztériumban és a Kormány területi államigazgatási hivatalaiban, valamint az Országos Rendőr-főkapitányságon és a megyei rendőr-főkapitányságokon. Azért e szerveknél, mert ezek vezetői különösen gyakran, szinte heti gyakorisággal utaznak budapesti értekezletre, sok esetben több száz kilóméterről. Hogy a rendszer viszonylagos drágasága ellenére a befektetés rendkívül gyorsan megtérül, azt bizonyítja például a francia telefonkönyvben lévő Szeged székhelyű Digáz Rt és a Győr székhelyű Égáz Rt által 2001-ben megvalósított videokonferencia rendszer. A készülékek ára ugyanis-az elmaradt utazási és szállásköltségek megtakarítása révén-körülbelül egy év (!) alatt megtérült, miközben a döntési mechanizmus nagyobb és hatékonyabb lett. Forrás: BOSS. 2001/június 48-49. old.
[115] Az ARPA-netről később még részletesen szólunk, de már itt utalunk arra, hogy ez a hálózat nem csak az elektronikus levelezésnek forrása, hanem az Internetnek is!
[116] Az elektronikus levelezés, a telefon, a telex és a telefax technológia használatának költségeit elemezve egy 1994-es spanyol felmérés szerint ugyanazon információ átvitelének költsége - ha egy egységnyinek tekintjük az elektronikus levelezés költségeit - a telefon esetében 25-szörös, a telex esetében 15-szörös, telefax eseténben pedig 5-szörös. Forrás: Jurado, P.M.: Cozmopolitan message hardling system in the Spanish state administration: „ISTMO projekt” ICA Information No. 53. June 1994
[117] Az elektronikus levelezésről lásd például: „Útjelzők a dzsungelben” Computerworld Számítástechnika IV. évf. 5. sz. 1991. január 31. 21-22. old. vagy: Információmenedzsment (Szerk.: Gábor András) Aula Kiadó, Budapest, 1997. 318-340. old.
[118] Kilin József: Szövegfeldolgozó gépek az irodai munkában. Állam- és Igazgatás 1980. július. 637. old.
[119] A szövegszerkesztő gépekről lásd bővebben például Dobay Miklós – Poór József: Összehasonlító elemző tanulmány a szövegfeldolgozás külföldi és magyarországi helyzetéről. PM Szervezési és Ügyvitelgépesítési Intézet, Budapest, 1983
[120] Lazzaro, J. J.: Computer Voice Input. High Technology, 1986. évi 1. szám
[121] A mikrofilmet, illetve –technológiát is ide kellene sorolni, de – tekintettel arra, hogy annak elsődleges funkciója az információtárolás, ezért – alkalmazásáról nem itt, hanem később, az irattározás eszközeinél lesz bővebben szó.
[122] Például: engedély nélküli építkezés, tilos helyen való parkolás, közlekedési szabályok megsértése, bizonyítása esetén stb!
[123] A szakirodalom szerint a diktafonról való leírás 4-7-szer gyorsabb mint a kézírásnak az írógéppel történő átírása! Lásd Hirscheim, R. A.: i.m. 167. old.
[124] Meg kell jegyeznünk, hogy végeredményben az irodai másolás eszközének tekinthetjük magát az írógépet is abban az esetben, amikor a gépíró ún. „átütő papírt” és indigót használva az eredeti irattal együttesen készít - igaz, korlátozott számú - másolatot. E hagyományos módszer alkalmazását feleslegessé teszi az elektromos írógépek és a szövegfeldolgozó berendezések használata, hiszen ezek memóriában rögzítik a bevitt szöveget és annak korlátlan példányszámban történő gyors megjelenítésére adnak lehetőséget.
[125] Lásd erről a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormány rendeletet.
[126] Lásd erről például a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvényt.
[127] Poór József: Irodaszervezés, irodaautomatizálás. KJK Budapest, 1987. 93. old.
[128] Lásd erről: Egyedi Ernő: A mikrofilmezés tapasztalatai Bács-Kiskun Megyében. Állam- és Igazgatás 1979. november
[129] Erre az 5/1977. (TK. 26.) MTTM utasításban, majd az 1981. évi I. törvényben került sor!
[130] Poór J.: i. m. 78-79. old.
[131] Ezekről korábban már szó volt, nevezetesen: a nyilvántartások tipizálásánál!
[132] Kovacsics József: Bevezetés az államigazgatási informatikába. Akadémiai Kiadó Budapest, 1980., 272-273. old.
[133] Lásd erről bővebben: Sasfi Árpád.: Egyéb tevékenységekkel kapcsolatos anyagmozgatás In: Anyagmozgatási kézikönyv (Szerk.: Felföldi László) Műszaki Kiadó Vállalat, Budapest, 1977
[134] Burck, G.: The Computer Age. Harper and Row, New York, 1965. pp. 181.
[135] Neuman János: Válogatott előadások és tanulmányok. Közigazgatási és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1965., 42. old.
[136] Withington, F.G.: A számítógép a valóságban. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1974., 25. old.
[137] Lenk, Klaus: Információs technológia és a társadalom. In: Áldás vagy átok. Jelentés a Római Klub számára. (Szerk.: Fridrichs, G. - Schaff, A.) Statisztikai Kiadó Vállalat, Budapest, 1984., 246. old.
[138] Lásd erről bővebben Billingné Szőnyi Katalin - Csékfalvi Károly: Mire képes a számítógép? Közgazdasági és Jogi Kiadó, Budapest, 1975., 9 - 14. old.
[139] Masuda, Joney: Az információs társadalom. OMIKK Budapest, 1988., 50-59. old.
[140] Masuda, J.: i.m. 56. old.
[141] Masuda, J.: i.m. 54. old.
[142] Masuda, J.: i.m. 58-59. old.
[143] A jelen fejezet megírása során elsősorban Kalas Tibor több évtizedes, e témában végzett kutatási eredményeire támaszkodtunk, amelynek mintegy összegzéséről lásd: Gondolatok az igazgatási tevékenység számítógépesítésének lehetőségeiről c. tanulmányát. A tanulmány megjelent: Publicationes Universitas Rerum Polytechnicarum Miskolciensis. Series Yuridica et Politica. Tomus II. Fasciculus 1. Miskolc, 1987
[144] Kalas T.: Gondolatok…………… 8. old.
[145] Kalas T.: Gondolatok…………….10. old.
[146] Lásd erről Simon, H.A.: A vezetői döntés új tudománya c. kötetét. Statisztikai Kiadó Vállalat, Budapest, 1982
[147] A számítógép közigazgatási döntésekben játszott szerepének egyéb kérdéseit a későbbiek során tárgyaljuk!
[148] Kalas T.: Gondolatok…………. 20. old.
[149] Ezzel kapcsolatban indokolt hivatkozni Kovacsics professzor következő megállapítására: „Világosan kell látnunk, hogy a közigazgatási életben előforduló döntések legnagyobb része rutin döntés, melyekben tulajdonképpen a jogalkotó már döntött. A jogalkalmazási feladat nem más, mint az, hogy a konkrét esetre alkalmazza a jogot.”Lásd: Kovacsics József. Bevezetés az államigazgatási informatikába. Akadémiai Kiadó, Budapest, 1980., 290. old.
[150] Kalas Tibor: Az automatizált igazgatási rendszerek elvi kérdései az államigazgatásban In: A jogi informatika helyzete egyes közép- és kelet-európai országokban (Szerk.: Kovacsicsné Nagy Katalin) Tankönyvkiadó Budapest, 1990., 257. old.
[151] Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a számítógép gyakorlati alkalmazásának egyik kiemelkedő és egyre fontosabb területét (lehetőségét) jelenti az elektronikus levelezés is, amelyről a korábbiakban, a kommunikációs eszközökről szóló fejezetben már részletesen szóltunk, ezért azt itt nem ismételjük meg.
[152] Ilyen nyilvántartásnak tekinthető például: a köztisztviselők nyilvántartása; a tartási szerződések nyilvántartása; az önkormányzati tulajdonban álló bérlakások nyilvántartása. Ezek esetében a nyilvántartási alapegység a személy; a tartási szerződés; illetve a bérlakás.
[153] Ilyen nyilvántartás például az ingatlan-nyilvántartás, ahol a tulajdonos és az ingatlan adatait - mint nyilvántartási alapegységeket - kezelik együttesen; vagy a gépjármű-nyilvántartás, ahol a tulajdonos és a gépjármű adatait - mint alapegységeket - kezelik együttesen.
[154] Az integráció fogalma a közigazgatási szakirodalomban az adatfeldolgozás integrációjaként jelent meg. Az ide vonatkozó fogalmi meghatározások azonban nem egységesek. A német E. Meincke szerint például az integrált adatfeldolgozás olyan új szervezeti forma, amelyben az alapadatokat átalakítás, vagy összevonás útján új információkká alakítják át, emberi beavatkozás nélkül. Lásd: Integriert Datenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung unter besonderer Berücksichtigung der Kommunalverwaltung. Verlag Kohlhamer Köln, 1970. 62.old.
A belga F. Aimé az integrált adatfeldolgozás fogalmát a gazdaságosság oldaláról közelíti meg, és azt hangsúlyozza, hogy az integráció olyan tudatos tevékenység, amelynek során a számítógép-kapacitás optimális kihasználtsága és a kialakított rendszerek maximális hatékonysága közötti összefüggésre törekednek. Lásd: L'informatique et l'administration. Institut International des Sciences Administrativex, Brüxel, 1973. 152. old.
Kalas T. szerint az integrált adatfeldolgozás lényege az, hogy "a hatékonyság és gazdaságosság növelése érdekében kiküszöbölik az azonos munkafolyamatok többszörös elvégzését, és lehetővé teszik egy munkafolyamat eredményének többszöri felhasználását. Lásd: Az integráció jelentősége a számítástechnika államigazgatási alkalmazásában. Állam és Igazgatás 1976. évi 12. szám. 1111. old.
[155] Ilyen nyilvántartás például a VIRGRAF rendszer, vagy a GISPÁN rendszer, amelyekről részletesen szóltunk korábban, az integrált információs rendszerek című fejezetben!
[156] Peschka Vilmos: Az esetnorma, avagy a jogszabály és a jogeset kapcsolatának problémája. Állam és Jogtudomány, 1985. évi 2. szám
[157] Varga Jenő: Az önkormányzati hivatal döntései számítógépesítésének lehetőségei. Magyar Közigazgatás, 1990. június, 364. old.
[158] Ez a döntési metodika alapjaiban megegyezik a jogesetmegoldás általános modelljével, melyet a következő módon szemléltethetünk:
Jogszabály-kiválasztás
[pic] [pic]
Tényállás-megállapítás Döntés
Forrás: Bárdos Péter: A problémamegoldó jogi gondolkodás modellezése.
In: Jogi problémák vizsgálata és megoldás a kibernetikai módszerekkel (szerk.: Bárdos Péter és Bárdos Péterné) ELTE Jogi Továbbképző Intézet, Budapest, 1975., 64. old.
[159] A jogszabályok szövege alapján elkészíthető algoritmusokra több példa is említhető a szakirodalomból. Ezek közül a gyermektartásdíj kiszámítását megoldó algoritmust (Dorkó K.: A tartásdíj összegének kiszámítása), valamint a lakás-használatbavételi díj összegét megállapító algoritmust (Bándy Gy.-Honyecz I.: Számítástechnika a közigazgatásban) emeljük ki. Mindkét tanulmány a Mikroszámítógépek felhasználása a jogalkalmazásban (szerk.: Kovacsicsné Nagy Katalin) c. kötetben található. A kötetet az ELTE Állam- és Jogtudományi Kara adta ki 1990-ben.
[160] Lásd erről bővebben: Szabó Szilárd: A kapcsolatok új dimenziói. Computerworld Számítástechnika. IV. évfolyam 21. szám, 1989. május 20.
[161] U.o.
[162] A számítógépes konferencia által teremtett lehetőségek kiaknázása vezetett arra, hogy az e technológiát széles körben alkalmazó településeket a szakirodalom intelligens városnak nevezi. Ezek közül három példát emelünk ki: egyet az USA-ból, egyet Franciaországból és egyet Spanyolországból. Ugyanakkor jelezzük, hogy az intelligens város csirái már Magyarországon is felismerhetők, mindenekelőtt a „teleház-mozgalom” képében. Lásd erről: Gáspár Mátyás: Teleház Magyarországon. In.: Mi a jövő? (Szerk.: Bognár-Fehér-Varga:) OMFB. Budapest, 1998. 457-475. old. E kis magyarországi kitérő után nézzük az említett három példát a fejlett államokból:
1. USA: Santa Monica (Kalifornia) A város tanácsa 1989-től üzemeltet egy olyan számítógépes lakossági információ-rendszert, amelyhez bárki csatlakozhat a saját számítógépével, feltéve, hogy rendelkezik egy ún. modem készülékkel. A város vezetése a rendszertől - amely egyébként 350.000 dollárba került - azt várja, hogy jelentősen javulni fog a lakosság informáltsága, és ezáltal a helyi közigazgatás s a lakosság kapcsolata. A PEN (Public Electronic Network = Nyilvános Elektronikus Hálózat) néven működő lakossági információ-rendszer négy legfontosabb szolgáltatása a következő:
a) elektronikus hirdetőtábla; amelyről a lakosságot széleskörűen érdeklő, közhasznú információk olvashatók le, mint például: a tanácsülések helye, ideje, napirendje; információ arról, hogyan lehet megszerezni különböző tanácsi engedélyeket, földrengési tanácsadó, álláshirdetések.
b) elektronikus levelezés; amelynek segítségével - a papír, s a toll, valamint az ezekkel együttjáró költségek és várakozás mellőzésével - a lakosság közvetlenül kérdéseket tehet fel a város vezetőinek, panaszokat, javaslatokat juttathat el hozzájuk, s a választ gyorsan a saját otthonában, a képernyőn elolvashatja.
c) távkonferencia: amely révén az egész város, vagy egy-egy nagyobb városrész sorsát érintő nyilvános viták rendezhetők anélkül, hogy a lakosság egy időben és egy helyen jönne össze.
d) könyvtári szolgálat; amely az online (közvetlen) keresés lehetővé tételével megkönnyíti a városi könyvtár használatát, és a könyvek kölcsönzését.
A rendszer működése mind a lakosságnak, mind a helyi közigazgatásnak előnyös, mert csökken (megszűnik) a sorban állás a városházán, kulturáltabbá válik az ügyintézés, a lakosság közügyekbe való beleszólási lehetősége megnő, s ezáltal a lakosság egészét, vagy széles körét érintő döntések megalapozottabbak lehetnek, tájékozottabbá válik a lakosság.
Lásd erről bővebben: Csákó Mihály.: Berkley: Szakmai képzés és társadalom. Computerwold Számítástechnika 1983. évi 21. szám
2. Franciaország: Marne-la-Vallée
A Párizstól mintegy 25 km-re fekvő Marne-la-Vallée lakosainak száma 1983-ra elérte az 55.000 főt. A hat község egyesülésével létrejött, s az új lakótelepeket egymás után építeni kényszerülő város (a lakosság évente mintegy 5000 fővel növekedett!) közélete egyre inkább áttekinthetetlenné vált a városi vezetés által, ezért 1983-ban úgy döntöttek, hogy létrehoznak egy ASPASIE nevű non profit társaságot, melynek fő célja az, hogy a megfelelő technikai eszközök (számítógép, telematikai eszközök, stb.) segítségével fejlessze a helyi demokráciát. Ennek érdekében a társaság mindenkinek ingyenesen rendelkezésre bocsátja a társadalmi élet viteléhez szükséges alapvető információkat. A társaság célját-, s egyben a demokráciát szolgáló legfőbb eszköz egy számítógép hálózat és egy központi adatbázis. A hálózat az állami tulajdonú Teletel hálózaton működik, s a telefon előfizetőknek ingyen juttatott ún. minitel terminálokkal, vagy közvetlenül számítógéppel kérdezhető le. A rendszer biztosítja a párbeszédes kapcsolat lehetőségét is, ami azt jelenti, hogy a számítógéppel rendelkező felhasználók - akár otthonról is - szabadon kialakíthatják saját közleményeiket, s azt közölhetik a többi felhasználóval. A rendszer szolgáltatásai lényegében megegyeznek a korábban ismertetett PEN rendszerével:
a) a központi adatbázis információinak rendelkezésre bocsátása, amely lényegében a helyi közélet eseményeiről ad tájékoztatást. Tartalmazza például: a városi tanács működésével kapcsolatos fontosabb információkat, a különböző rendezvények helyét és idejét, a vállalkozók és a cégek hirdetéseit, a továbbtanulási lehetőségeket.
b) elektronikus levelezés,
c) távkonferencia.
A rendszer előnyei teljes egészében azonosak a PEN-rendszer előnyeivel.
Lásd erről bővebben Csákó M.: Közvetlen demokrácia számítógéppel Computerwold Számítástechnika III. évfolyam 8. szám. 1988. február 17.
3. Spanyolország: Villena
A 30 ezer lakosú települést a Spanyol kormány, 1985-ben választotta ki azzal a céllal, hogy példát mutasson fel a spanyol települések számra, az intelligens város megteremtésével. Az intelligens város „lelke” a számítógépes hálózat, melynek központja, a szolgáltatások koordinálója, a virtuális városháza. A lakosság minden olyan szolgáltatást és információt elérhet a számítógép segítségével, amely a mindennapi tevékenységhez kapcsolódhat. a.) szabadidő eltöltés: játékok és Internet elérési lehetőség, b.) lektronikus kiadványok: az Interneten elérhető folyóiratok, napilapok, elektronikus városi napilap, c.) oktatás-távoktatás, d.) távvásárlás, e.) személyes kapcsolatok: virtuális klubok, elektronikus hirdetések, elektronikus posta, f.) önkormányzati információk és szolgáltatások: ügyintézés, engedélyezés, g.)telebank, h.) távmunka.
Lásd erről bővebben: Majtényi Judit: A spanyol módszer. Magyar Hírlap 1998. február 17-i számának informatikai melléklete, 4. old.
[163] Ezen állítás alátámasztására csupán egy példát említjük, amely egyébként rámutat a térinformatika más előnyeire is. A kanadai Burnaby város lakosságát - az 1980-as évek elején - egyre inkább nyugtalanították az azbeszt állítólagos rákkeltő hatásáról terjengő híresztelések. Éppen ezért az egyik tanácsülésen a város vezetőihez a következő három kérdést intézték: a vízvezetékek hány százaléka készült azbesztből, hol vannak a vezetékek veszélyes szakaszai, hány embert fenyegetnek a veszélyes szakaszok? A hagyományos közműnyilvántartásra támaszkodva a kérdések megválaszolásához mintegy 10 hétre lett volna szükség. Ezzel szemben a városházán akkor már működő MIS (Manegement Information System = Vezetési Információs Rendszer) segítségével - amely egyébként a számítógépes adatok térinformatikai megjelenítését (is) biztosítja - a válaszok tíz perc alatt megadhatók voltak. A Vezetési Információs Rendszerben minden információ a
digitális alaptérképhez kapcsolódik. A rendszer nyilvántartja:
- a közműveket (víz, gáz, csatorna, telefon) és azok alapadatait (anyag, méret, kor)
- az utakat (a fizikai hely, méret, burkolat, kor) és azok közlekedésszervezési adatait
(egyirányúság, jelzőlámpák)
- a lakóházakat és ipari létesítményeket, (alapterület, bejárat, folyosók, liftek, stb.)
A MIS rendszer használata révén jelentősen ésszerűsíthetők például a szemétszállítás útvonalai (s ezáltal mintegy évi 14-16 millió dollárral csökkenthetők ennek költségei), csökkenthetők az utak jégmentesítésének költségei (évi 600 millió dollárral) és racionalizálhatók a városrendezési elképzelések. Lásd erről bővebben Szabó Sz.: Térképészet és számítástechnika az Észak-amerikai helyi igazgatásban. Computerwold Számítástechnika V. évfolyam 23. szám 1990. május 18.
-----------------------
csoportos
Nyilvántartó
egyedi
eljáró jegyző (okmányiroda)
járműtulajdonos
járműokmányt kiállító hatóság
a jármű új tulajdonosa
személyiadat- és lakcímnyilvántartás szerve
használtjármű kereskedő
közlekedési hatóság
közúti közlekedési előéleti pontrendszert vezető szerv
Magyar Szabadalmi Hivatal
bárki részére
kérelmező bárki lehet
bíróság
................
................
In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.
To fulfill the demand for quickly locating and searching documents.
It is intelligent file search solution for home and business.