Microsoft Unified Communications understøtter på rekordtid ...



F?devarestyrelsen blev rustet kommunikationsm?ssigt til organisations?ndringer – p? rekordtid ResumeVejen til effektiv kommunikation kan synes lang, n?r teleudbyderen ikke kan afhj?lpe problemer med mobil-masted?kning – samtidig med at organisationen centraliserer, effektiviserer, og sammenl?gger massivt. F?devarestyrelsen valgte derfor at supplere sin mobill?sning med Unified Communications (UC) v?rkt?jer. Det tog kun 5-6 m?neder at f? en supplerende kommunikationsl?sning, der virkelig kan bruges til noget i det daglige – og som underst?tter den nye strategi 100%. Successen skal if?lge servicechefen ikke opg?res i tilbagebetalingstid, men i, hvor rekordhurtigt l?sningen vil skabe overskud og underst?tte de kommende organisatoriske ?ndringer og effektiviseringer.Situationen Hvorfor bevare faste kontorer og fortsat drive dyre domiciler, n?r mange af de ansatte overvejende arbejder mobilt? S?dan lyder kongstanken hos F?devarestyrelsens ledelse. Her er man i fuld gang med at g? nye strategiske veje i jagten p? organisatorisk optimering og besparelser. Den nye strategi vil bl.a. resultere i en enhedsorganisation, indflytning i et nyt domicil i april 2012, massive sammenl?gninger af 14 decentrale enheder, kraftig reduktion af lejede kontorarealer, og indf?relse af ?bne kontorer til projektteams. Desuden skal flere tilsynsopgaver fremover p?begyndes hjemmefra. Men hvordan kan organisationen kommunikationsm?ssigt bedst f?lge med ?ndringerne? Hvordan sikrer man fortsat gode samarbejdsrelationer og interaktion p? tv?rs af mobile medarbejdere, kontorer og teams? Og hvordan giver man team-fjernledelse et menneskeligt ansigt? Disse sp?rgsm?l stod ?verst p? agendaen for F?devarestyrelsens fremtid – og de kunne ikke umiddelbart l?ses ved hj?lp af en eksisterende mobill?sning, som var blevet indf?rt i alle decentrale enheder i 2005 og i hovedkontoret i 2010. ”Der opstod dels nogle ul?selige problemer med mobilmast-d?kningen i hovedkontoret. Og dels har mobiltelefoner en klar begr?nsning. Du kan tale med, men ikke se dine kolleger, eller dele dokumenter. Det er ikke optimalt i en organisation med 600 tilsynsudf?rende mobile medarbejdere og ca. 1.200 medarbejdere, der udf?rer opgaver fra forskellige steder. Derfor besluttede vi primo 2011 at se p?, hvad der skulle til for at optimere vores mobill?sning. M?let var at skabe et endnu bedre kommunikations- og samarbejdsfundament,” forklarer servicechef Ivan Lübbers, F?devarestyrelsen. L?sningen Den fulde Microsoft Unified Communications-pakke blev valgt som supplerende kommunikationsl?sning i det nye domicil, som er en sammenl?gning af hovedkontoret og en tilsynsafdeling – og baseret p? ?benrumsl?sninger. ”Det, at vi f?r nem adgang til videokonference, tilstedev?relse (presence), chat, e-mail, mobiltelefoni og softphone, har indfriet vores m?l. Det handlede om at f? en supplerende l?sning, der kan skabe endnu bedre samarbejdsbetingelser i de nye omgivelser,” siger Ivan Lübbers. Projektet er gennemf?rt uden en egentlig case eller en st?rre projektorganisation. ”Lync var fra starten ikke et stort forkromet kommunikationsprojekt – men en lag-p?-lag l?sning. Det har hverken v?ret dyrt eller IT-tungt – og samtidig overholder indk?bet b?de Statens SKI- og FM-aftaler,” understreger servicechefen. Udgangspunktet var at supplere den eksisterende mobiltelefoni-l?sning med pc-baseret kommunikation. Vores mobiludbyder, der ikke kunne afhj?lpe masteproblemet, hjalp med at f? sammenkoblet den eksisterende mobill?sning med Lync, og leverede en s?kaldt SIP-trunk til Lync-serveren. Dermed er Lync blevet forbundet med den n?rmeste central via en radiok?de. Microsoft Lync indeholder ogs? en softphone, og det har afhjulpet problemerne med mobilmast-d?kning. Indf?relsen af Lync startede med en succesfuld 130-brugers test af v?rkt?jerne til video og dokumentdeling. Derefter fik man ?jnene op for det ledelses- og samarbejdsm?ssige potentiale i at give alle medarbejdere adgang til Lync-baseret videokonference, chat, mail og tilstedev?relse. Den f?rdige l?sning vil best? af en komplet Microsoft Unified Communications-l?sning med kommunikations- og samarbejdsv?rkt?jet Lync Server 2010, mailserveren Exchange Server 2010, internetplatformen SharePoint Server 2010 samt produktivitetsv?rkt?jerne i Microsoft Office 2003. Kommunikationsl?sningen integreres desuden til omstillings- og callcenter systemet Samwin. L?sningen har i dag 1.200 brugere. ”Brugerne har bevidst ikke v?ret p? introkursus, ud fra en filosofi om, at det var bedre at motivere dem ved at opleve andre kolleger bruge Lync,” fort?ller Ivan Lübbers. Projektledelsen installerede i stedet Lync-klienter p? medarbejdernes pc?er, udleverede headsets og webkameraer, og placerede vejledninger p? intranettet. Det gav pote. ”I dag henvender de af sig selv til projektorganisationen – positive og motiverede – n?r de vil i gang,” fort?ller Ivan Lübbers. F?devarestyrelsen tester desuden Lync p? mobiltelefoner og iPads. Man har fx med succes testet Lync-opkobling til bl.a. Udenrigsministeriet, en IT-leverand?r og en ekstern konsulent i Norge. At f? Lync p? de tilsynsf?rendes mobiltelefoner er dog pt. sat p? standby, da indk?b af udstyret ikke omfattes af de statslige indk?bsaftaler. N?ste projektfase har fokus p? effektivisering af F?devarestyrelsens kundebetjening via integration mellem Lync og intranet (SharePoint). FordeleF?devarestyrelsen er i fuld gang med at h?ste gevinsterne af beslutningen om at supplere deres eksisterende mobill?sning med den fulde Microsoft UC-pakke. ”Vi har set resultaterne straks. Vi har f?et l?st mobild?kningsproblemer for ca. 320 medarbejdere i hovedkontoret – og efterf?lgende implementeret Lync-v?rkt?jerne lidt efter lidt – til vi havde den fulde pakke. Det er min vurdering, at det fremadrettet ville have v?ret vanskeligt at underst?tte de store forandringer, som Facility Managementstrategien medf?rer, uden pc-baseret videokonference, chat, email, mobiltelefoni og Lync-softphone. Samtidig m? jeg sige, at det hele har v?ret overkommeligt, enkelt og overraskende brugervenligt at g? til,” lyder vurderingen. Ivan Lübbers fort?ller, at Lync virker med det samme, og at brugerne kan koble sig p?, n?r de er parate. ”Jeg ser UC-l?sningen som et intelligent kommunikationsv?rkt?j, der i h?j grad medvirker til bedre betingelser for social interaktion for ledelse og medarbejdere ved overgangen til flere ?bne kontorer, flere hjemmearbejdspladser og mere fjern-ledelse. Det er helt centralt for os, at Lync kan give netop dén oplevelse digitalt. Samtidig er jeg sikker p?, at medarbejdernes produktivitet ?ges via nem adgang til vores systemer overalt.” Set med ?konomiske briller vurderer Ivan Lübbers, at hele ?velsen ville v?re blevet langt dyrere med andre l?sninger – samt at F?devarestyrelsen vil kunne h?ste en r?kke besparelser, han dog ikke kan s?tte tal p? endnu. ”Den f?rste besparelse, vi har opn?et, skyldes integration mellem Lync og vores callcenter-system (Samvin). Det sparer os for hundredetusinder af kroner, fordi vi selv kan viderestille opkald til n?ste ledige telefon i en defineret nummergruppe. Denne service betalte vi tidligere dyrt for hos vores teleudbyder.” Men hvilke andre besparelser ligger der og venter? Ivan Lübbers fremh?ver, at der ikke skal investeres i nye videosystemer, fordi Lync, i kombination med smartboards, kan erstatte eksisterende driftstungt og dyrere internt videokonferenceudstyr. Desuden vil videokonferencer – der ogs? kan startes hjemmefra – kunne nedbringe transport- og rejseomkostningerne markant. ”Og s? vil videomulighederne g?re vores interne videokonferencer langt mere fleksible, fordi de kan startes n?r som helst og hvor som helst – uden booking af m?delokaler, m.v.” Ivan Lübbers ser ogs? besparelsesmuligheder i Lync?s sk?rmdelingsfunktion. ”Denne funktion vil faktisk kunne reducere omkostningerne til IT-support og b?ndbredde. Ganske enkelt fordi medarbejderne vil kunne supportere hinanden – uden at belaste IT-afdelingen.” Teknisk er det underordnet om supporten foreg?r via en fiber- eller tr?dl?s opkobling – og noget tyder if?lge Ivan Lübbers p?, at Lync er mindre b?ndbredde-kr?vende end traditionelle IT-supportl?sninger.”Derudover vil videomuligheden give vores 400 mobile tilsynsf?rende medarbejdere nem adgang til hj?lp fra en erfaren kollega, fx under ”Smiley-tilsyn”. Det vil jo i sidste ende g?re dem endnu mere produktive, og reducere papirarbejdet betragteligt,” fastsl?r Ivan Lübbers. Lync?s tilstedev?relses-v?rkt?j ser p? en som en effektivitetsforbedring, fordi b?de kundecenteret og alle medarbejderne kan se hvilke kolleger, der ikke sidder i i telefonkald eller m?der. ”Det vil give st?rre kundetilfredshed og aflaste vores kundecenter,” vurderer han. Ledelsesm?ssigt er Lync med til at l?se den udfordring, der ligger i at skulle lede afdelinger og teams, der er spredt over hele landet. ”Chefgruppen har virkelig v?ret begejstret for, at man ubesv?ret og uden rejse- og m?deplanl?gning, virtuelt kan se og m?des med b?de medarbejderne og andre ledere,” understreger Ivan Lübbers. Han fort?ller at etablering af hjemmearbejdspladser med Lync kun kr?ver en internetopkling og en b?rbar med kamera og headset – og at medarbejderoplevelsen er i top. ”Og s? skal man heller ikke undervurdere v?rdien af, at Lync er ren plug and play. Dét g?r l?sningen billig at drive og vedligeholde. L?g dertil, at vi med vores mobill?sning undg?r at anskaffe og vedligeholde drift af IP-bordtelefoner,” siger Ivan Lübbers. F?devarestyrelsen er i ?vrigt i fuld gang med at integrere Lync med deres intranetplatform Microsoft SharePoint, samt med kunder?dgivningens call-center funktion. M?let er at give r?dgivningscenterets og andre medarbejdere medarbejdere mulighed for at s?ge information direkte via SharePoint – dvs. uden brug af andre systemer, uanset hvor informationen befinder sig. ”SharePoint underst?tter s?ledes vores digitaliseringsstrategi, hvor m?let er, at al information kun skal registreres en gang, og derefter nemt skal kunne genbruges ved en enkelt s?gning,” siger servicechefen og understreger, at s?gningen vil kun v?re mulig, hvis s?gningen er lovlig i forhold til Datatilsynets regler.I den samlede vurdering af l?sningen t?ver Ivan Lübbers ikke med at konkludere: ”Jeg vil sige det s?dan, at det ikke er relevant at tale om tilbagebetalingstid – men snarere om, at Lync vil skabe overskud p? rekordtid, i takt med at strategierne implementeres.” (Placeres i margin til h?jre)KundeprofilF?devarestyrelsen har 1.700 medarbejdere, og er en del af Ministeriet for F?devarer, Landbrug og Fiskeri. F?devarestyrelsen tager sig af regler p? veterin?r- og f?devareomr?det. Styrelsen sikrer, at reglerne bliver overholdt via vejledning og via kontrol med f?devarer, landets slagterier og veterin?re forhold. Medarbejderne er fordelt med ca. 320 p? hovedkontoret, ca. 650 p? decentrale kontrolenheder og ca. 730 kontrolmedarbejdere p? slagterier og k?dvarevirksomheder.PartnerJansson KommunikationBrian N?rgaardbn@jansson.dk Tlf. 22 22 59 47Anvendte produkterMicrosoft Lync Server 2010Microsoft Exchange Server 2010Microsoft Office 2003Microsoft SharePoint Server 2010SituationCentralisering og planer om nyt domicil og organisatoriske ?ndringer som f?lge af beslutninger om reduktion af husleje, drift m.m. – kombineret med problemer med mobilmasted?kning i hovedkontoret stillede nye kommunikationskrav til F?devarestyrelsen.L?sningF?devarestyrelsen supplerede sin eksisterende mobill?sning med Microsoft Unified Communications-v?rkt?jer, baseret p? Lync 2010 kombineret med Samwin omstillings- og call centerfunktioner til, der kan h?ndtere alle F?devareministeriets interne og eksterne/internationale medarbejdere.FordeleF?devarestyrelsen forbedrede kommunikationen, styrkede samarbejde og fjernledelse i et ekstremt mobilt samarbejdsmilj? – og fik samtidig l?st et problem med manglende masted?kning i hovedkontoret. Citater”Lync opfylder b?de SKI- og FM-aftalerne, fordi det er et supplement til vores mobill?sning””Andre kommunikationsl?sninger ville have gjort det langt dyrere at underst?tte de planlagte sammenl?gninger og centraliseringer i F?devarestyrelsen” ”Lync en ren gave hvad ang?r fjernledelse. Ledergruppen har f?et en helt anden kommunikation med medarbejderne, fordi de kan se, hvem de taler med””Medarbejderne har f?et adgang til st?tte og faglig sparring fra kolleger inden for samme omr?de, og nem adgang til information – uanset hvor de er lokaliseret. Det er en uvurderlig hj?lp.””N?r organisations?ndringerne implementeres vil Lync kunne afhj?lpe behovet for social interaktion for medarbejdere med hjemme- eller enearbejdspladser.””Microsoft Unified Communications er ren plug and play. Man skal ikke undervurdere hvad det kan spare p? drift og vedligeholdelse” ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download