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OBJETIVOEstabelecer regras sobre viagens em nome da Estácio para negócios, treinamentos e eventos visando tornar o processo eficiente, seguro e com o menor custo.DOCUMENTOS DE REFER?NCIAPGE 05.117 – Adiantamentos a colaboradores e presta??o de contas;PGE 05.029 – Reembolso Administrativo;DOR.04.012 – Servi?os de Terceiros & Viagens;CAMPO DE APLICA??OTodos os colaboradores da Estácio, fornecedores e parceiros. DEFINI??ESSIGLASN?o se aplica.CONCEITOSPortal de Viagens – Site para pesquisa e compra de passagens e hospedagens (.br/btmviagens/default.aspx?cliente=estacio);App Voll – Aplicativo para utiliza??o de taxi corporativo;Viagens de Longa dist?ncia – Deslocamentos ininterruptos com dura??o de mais de 6 horas no trecho escolhido;Viagens Comuns – Viagens com características inferiores às de Longa Dist?ncia, porém com quilometragem de deslocamento superior a 120 km o trecho de ida ou volta;DESCRI??ONota: Todos os usuários do servi?o de viagem precisam estar devidamente cadastrados e utilizando as plataformas da Estácio.REGRASAs viagens nacionais ou internacionais devem ser solicitadas com o mínimo de 14 dias de antecedência à data do primeiro deslocamento;Para o cancelamento da passagem sem ?nus é necessário comunicar a área de Servi?os Logísticos e agência de viagem vigente em até 23 horas após a compra, para que a mesma possa entrar em contato com a companhia aérea, desde que as passagens tenham sido compradas 7 dias ou mais de antecedência da data de voo;Nas passagens do tipo ida-e-volta, se por algum motivo ocorrer a perda ou desistência do trecho de ida, mas mantido a data da volta, deverá ser avisado a área de Servi?os Logísticos e a agência de viagens vigente, até 3 horas antes das do voo da ida, e se o voo for no primeiro horário será necessário avisar até às 17:00 do dia anterior, para que a mesma entre em contato com a companhia aérea e consiga que seja mantido o trecho de retorno mediante devidas penalidades de cada Cia aérea. A falta de aviso, acarretará no cancelamento do retorno por parte da aérea;Os acessos máster na plataforma da agência de viagens vigente s?o autorizados somente aos VP’s e Presidência. Esse acesso permite que os mesmos possam realizar solicita??es e aprova??es de viagens para eles mesmos sem a necessidade de passar por mais alguma aprova??o;Qualquer exce??o a esta Política deve ser aprovada pelo gestor do pacote de viagens, mediante autoriza??o do VP da área, e anexando-a na OS.CONTINUIDADE DAS OPERA??ESPara prevenir consequências de uma fatalidade e proteger a continuidade das opera??es, as viagens de colaboradores em uma mesma aeronave, automóvel, trem ou outro meio de transporte est?o restritas a n?o mais do que 50% dos colaboradores de uma mesma área ou unidade, independentemente do nível hierárquico;? responsabilidade de cada gestor evitar viagem em grupo e evitar autoriza??o de viagem em grupo em uma mesma aeronave (comercial ou fretada), em qualquer combina??o, que possa comprometer a continuidade das opera??es em uma unidade ou área de negócios da Companhia, no caso de um acidente. N?o é permitida a viagem de mais de 03 Diretores Executivos no mesmo meio de transporte.VIAGENS E ESTADIAS (CONTA DE VIAGENS E ESTADIAS – 4203040004)Solicita??es de ViagensA solicita??o deve ser feita no mínimo com 14 dias de antecedência a data do primeiro deslocamento para viagens nacionais e 14 dias para viagens internacionais, respeitando sempre o menor pre?o apresentado. Caso os prazos n?o possam ser respeitados, a viagem passa a ser caracterizada como fora de Política e submetida à aprova??o do VP da área, devendo-se manter todo o processo regular de solicita??o;Para remiss?o de passagens/hospedagens com limite inferior ao da antecedência e/ou com altera??o que implique em multas ou taxas deverá ser solicitada autoriza??o do VP da área. E anexa-las na nova OS;A solicita??o da viagem deve ocorrer através do Portal de Viagens; incluindo aluguéis de carro, aéreo, hospedagem e rodoviário. N?o permitindo solicita??o de reembolso para tais servi?os. Para exce??es é necessário a autoriza??o do VP da área e do pacoteiro. As viagens com até 3 dias só ser?o permitidas levar bagagem de até 10Kg. Viagens acima de 3 dias, está autorizado levar bagagens com peso acima de 10Kg até o limite de 23Kg, que é a franquia oferecida pelas companhias aéreas. N?o é permitido pagar e pedir reembolso do excesso de bagagem.Solicita??es de AdiantamentosTodo colaborador que viajar a trabalho pela Companhia pode solicitar um adiantamento no valor dos limites diários de alimenta??o, estipulados nesta Política, para fazer frente às despesas que possam ocorrer durante a viagem;Os adiantamentos s?o concedidos após confirma??o da viagem;A solicita??o de adiantamento para despesas de viagem deve ser feita conforme PGE 05.117, em anexo neste documento.Sele??o e Utiliza??o de Servi?o – HospedagemA agência de viagens insere no Portal os hotéis para a escolha do solicitante/viajante onde o mesmo deverá escolhe-lo obedecendo sempre o critério de menor valor. Os hotéis s?o em padr?o 03 estrelas ou equivalente, associado à localiza??o onde o viajante estiver prestando servi?o, a fim de minimizar os custos com translado e em conformidade com o estipulado na Diretriz Or?amentária vigente;As acomoda??es s?o sempre do tipo standard, isto é, com banheiro privativo, ar condicionado, telefone, televis?o, servi?o de quarto, café da manh? e internet (quando possível). No caso de indisponibilidade da categoria standard, deve ser utilizada a categoria imediatamente superior ou outro hotel deve ser utilizado, obedecendo sempre o critério do menor valor;A acomoda??o deve ser preferencialmente compartilhada. Para o compartilhamento da acomoda??o, devem ser considerados os critérios:Hóspedes do mesmo sexo;Quartos com a quantidade máxima de duas pessoas.Sele??o e Utiliza??o de Servi?o – Comunica??oRecomenda-se para redu??o das despesas telef?nicas, o uso dos programas de comunica??o instant?nea, VoIP, ou a solicita??o de Roaming Internacional conforme Política de Telefonia - POL 05.019 para viagens internacionais. A ajuda de deslocamento para docentes n?o inclui reembolso de liga??es e internet;CONDI??ES DE DESLOCAMENTO (CONTA CONDU??O E TRANSPORTE - 42003040006)Devem ser lan?adas todas as despesas de deslocamento de colaboradores a servi?o da empresa. Exemplos: locomo??o para viagens, locomo??o para fóruns, postos fiscais, treinamentos / eventos corporativos, outras unidades da empresa situada na mesma área metropolitana (raio de 120 km da sua base), visita a clientes ou fornecedores, reembolso de combustível, pedágio e estacionamento (para veículos cuja despesa seja paga pelo colaborador);N?o será aceito reembolso de taxi fora da política de taxi corporativo. Para reembolso de tal despesa, deverá ser anexada a justificativa de uso fora da cooperativa e a autoriza??o do Gestor de Pacotes.N?o dever?o ser lan?adas nesta conta despesas com motoboy, mensageria, mudan?as, fretes em geral, fretes para provas de vestibular e transporte de alunos, malotes, transporte de documentos;Deslocamento de TaxiPara servi?os de taxi, o colaborador deve preferencialmente utilizar a gerenciadora vigente. O colaborador deve estar previamente cadastrado junto à gerenciadora;Para viagens em grupo (máximo de 4 pessoas com o trajeto que atenda a todos os usuários gerando menor custo) deve ser utilizado o servi?o da gerenciadora, sendo o pagamento realizado por um único colaborador, sobre o qual incidirá o gasto no centro de custo correspondente. Nas localidades onde n?o houver o servi?o de taxi conveniado ou nas quais o servi?o prestado pela gerenciadora n?o utilizar taxímetro (exemplos: corrida fechada, taxi executivo) ou esteja indisponível, o viajante deve utilizar um servi?o de taxi comum, pagar o valor e solicitar o recibo ao taxista destacando no verso o trecho percorrido e posteriormente solicitar o reembolso da despesa. Nos casos de servi?os internos extraordinários, cujo horário exceda às 22 horas, somente poder?o ser pagos os valores gastos com táxi comum através do contrato da gerenciadora vigente. Nas localidades onde n?o houver o servi?o de táxi conveniado o viajante poderá pedir reembolso;A utiliza??o de voucher está proibida. N?o é permitida a utiliza??o de táxi para transporte pessoal, tais como ida ao médico, curso de línguas, faculdade, entre outros.A solicita??o de reembolso de transporte n?o deverá ultrapassar 3 meses da data de utiliza??o.Loca??es de VeículosLoca??es de veículos devem ser realizadas apenas em situa??es em que seja comprovada uma economia significativa perante o uso de táxi ou de veículos próprios;Carros populares com ar condicionado s?o utilizados como padr?o para loca??es. A utiliza??o de carros categoria SUV, grandes ou especiais exige aprova??o prévia do gestor do Pacote para a realiza??o da reserva. Os colaboradores devem devolver os veículos locados com o tanque de combustível no nível recebido, sempre que possível, pois os valores de abastecimento nas companhias locadoras de veículos s?o significativamente mais altos. Multas referente ao período alugado ser?o de responsabilidade do condutor do veículo;Passagem AéreaAs passagens aéreas somente s?o autorizadas entre localidades em que as dist?ncias rodoviárias forem superiores a 200 km. Para dist?ncias inferiores a 200 km devem ser utilizadas passagens rodoviárias, automóvel próprio ou locado, conforme for mais adequado para cada caso. Sempre que possível e necessário, o viajante deve utilizar os meios de transportes oferecidos pela própria empresa aérea, levando sempre em considera??o o menor custo;As passagens aéreas nacionais s?o sempre emitidas em classe econ?mica, na menor tarifa disponível, no momento da reserva ou compra, considerando-se sempre horário do evento (reuni?o, treinamento, outro), aeroporto de origem e destino, bem como os custos de deslocamento. Sempre que possível, as passagens de ida e de volta devem ser adquiridas mediante uma única solicita??o. Para cada solicita??o de viagem, deve ser observada uma margem de 60 minutos, para mais ou para menos, do horário indicado pelo colaborador. Devem ser evitados os deslocamentos nas segundas-feiras pela manh?, nas sextas-feiras à tarde e em vésperas de feriados, quando as tarifas s?o mais caras. Apenas para trechos aéreos internacionais que ultrapassarem 10 horas de voo ininterrupto e que o tempo de permanência do viajante na localidade de destino for inferior a cinco dias, a reserva poderá ser em classe executiva, desde que aprovada pelo VP da área.Viagens durante o fim de semana n?o ser?o aprovadas, exceto com autoriza??o do VP da área anexadas na OS.Passagem RodoviáriaO viajante pode solicitar que o deslocamento, em período noturno, seja feito em classe diferenciada para viagens de longa dist?ncia. Para trechos realizados durante o período diurno a reserva deverá ser feita em classe convencional. Cada solicita??o de viagem deve ser observada uma margem de 60 minutos, para mais ou para menos, do horário indicado pelo colaborador.Veículo PróprioAs viagens realizadas com veículos próprios s?o reembolsáveis de acordo com a quilometragem rodada e devem seguir o valor de R$ 1,00 por quilometro. Também s?o reembolsados gastos com pedágios e estacionamentos na conta determinada para o reembolso por quilometragem, desde que se relacionem ao trajeto utilizado para realiza??o de atividades em favor da companhia. Despesas com avarias, como sinistro e roubo dentre outros, n?o s?o reembolsadas.ALIMENTA??O (CONTA LANCHES E REFEI??ES – 42003040007)Nesta conta dever?o ser lan?ados gastos com lanches e refei??es em viagens, jornada extraordinária de trabalho e coffee breaks em treinamentos e reuni?es;O viajante é reembolsado por despesas alimentícias e bebidas n?o alcoólicas incorridas enquanto atendendo aos objetivos do negócio. Gorjetas n?o est?o incluídas no custo dos alimentos e bebidas e n?o s?o reembolsáveis;O valor máximo diário a ser despendido n?o deve ultrapassar o estipulado abaixo:NATUREZA DA DESPESANACIONAL/R$ DIAINTERNACIONAL/US$ DIAEm viagens (incluir frigobar)R$ 60,00US$ 60,00Em trabalhos extraordináriosR$ 30,00-Em coffee breaksR$ 20,00 por convidadoEst?o elegíveis a reembolso de alimenta??o os colaboradores que permanecerem pelo menos 2 horas em jornada extraordinária de trabalho;Nenhum reembolso será efetuado se a Nota Fiscal n?o estiver de acordo com os procedimentos de reembolso da companhia (PGE 05.029);As refei??es e coffee breaks relacionados a eventos institucionais devem ser lan?ados em contas específicas e fora do pacote de viagem, assim como gastos de copa e cozinha, também devem ser lan?ados em contas específicas. CANCELAMENTO OU ALTERA??O DE VIAGEMPara altera??es de viagem, deve-se criar nova OS, no Portal de Viagens, preenchendo nos devidos campos que é uma remarca??o e informar o número da OS que será alterada. ? necessário a autoriza??o do VP anexada na OS para que a viagem seja aprovada.Custos que possam ocorrer devido ao cancelamento ou altera??o da viagem s?o suportados pelo Centro de Custo do solicitante, desde que advindos de motivos profissionais e saúde ou autorizados pelo VP da área (exemplo: mudan?a na agenda de reuni?es, doen?as). Caso contrário os custos decorrentes da respectiva altera??o e/ou cancelamento de viagem s?o suportados exclusivamente pelo viajante;As altera??es nas reservas de hotéis podem ocorrer por duas formas:Quando necessário aumentar o número de dias de estadia, deve ser feita uma nova “Solicita??o de Viagem”, anexando a autoriza??o do VP da área na OS. Quando necessário diminuir o número de dias de estadia, o solicitante deverá fazer um follow up na OS da respectiva viagem informando que o período será menor que o solicitado. Assim a Agência de Viagens tomará as devidas providências para que n?o ocorra nenhum pagamento indevido.Mudan?a de itinerário:No caso de n?o utiliza??o, cancelamento ou utiliza??o parcial do bilhete, o viajante deve fazer um follow up na OS da respectiva viagem, informando que n?o utilizará mais o bilhete, que a reuni?o/evento n?o será mais realizada (o) ou sobre a utiliza??o parcial do bilhete comprado. Para que a agência de viagens contratada pela Estácio possa providenciar o pedido de cancelamento, reembolso ou crédito;Caso o cancelamento n?o seja informado, o mesmo deve ser cobrado diretamente no centro de custo definido na solicita??o de viagem.VIAGENS DE TERCEIROSConvidados da Estácio (candidatos, jornalistas, palestrantes, consultores, avaliadores do MEC, entre outros) devem ter suas viagens aprovadas pelo respectivo VP da área solicitante e posteriormente deve ser aberto um chamado no SEC para o devido cadastro no Portal de Viagens e depois seguir com a cria??o da OS. A gerenciadora deve ser utilizada para servi?os de taxi e o pagamento da corrida deve ser informado ao colaborador que convidou, para que a despesa seja incidida sobre seu centro de custo;Nestes casos n?o s?o possíveis adiantamentos e reembolsos de despesas, exceto acordos contratuais devidamente regularizados. MOEDASPara viagens internacionais, as passagens e demais tarifas s?o convertidas em Reais de acordo com o c?mbio da data de emiss?o das mesmas. Para esse tipo de viagem é necessária a aprova??o do VP da área correspondente;Para adiantamentos em moedas que n?o a nacional, o VP da área deve solicitar à Tesouraria o adiantamento em moeda estrangeira. Adiantamentos e presta??o de contas devem estar devidamente documentados.PRESTA??O DE CONTAS E REEMBOLSOSA presta??o de contas deve ocorrer dentro da competência contábil da viagem e seguindo as diretrizes do PGE 05.029, em anexo neste documento.Nenhum colaborador está autorizado a aprovar seu próprio relatório de despesa, de seus pares ou despesas de negócios do superior;A pessoa que aprova a presta??o de contas é responsável por avaliar o propósito de negócios, a razoabilidade das despesas e a conformidade com a Política de viagens.REEMBOLSOO reembolso de valor de despesas superiores ao adiantamento concedido deve ser solicitado através da presta??o de contas, conforme PGE.05.029 – Reembolso Administrativo;Caso as despesas n?o faturadas da viagem sejam superiores ao valor recebido no adiantamento, o colaborador deve ser reembolsado da diferen?a;O colaborador que durante a execu??o de servi?os para a Companhia utilizar-se de recursos próprios para locomo??o, alimenta??o, liga??o tarifada, pode solicitar o reembolso de despesas, limitado aos valores estipulados na Diretriz Or?amentária de Viagens vigente; Despesas com alimenta??o (almo?o e/ou jantar) e frigobar em viagens somente s?o reembolsadas mediante a apresenta??o de Nota Fiscal detalhada. Tais gastos devem respeitar os limites diários definidos conforme política vigente.Caso o viajante possua algum adiantamento em aberto, a aprova??o do reembolso das despesas da viagem deve ser analisada pelo VP da área do viajante;Na ausência de bilhete para as despesas de transporte terrestre ou marítimo, a solicita??o do reembolso deve ser feita através do preenchimento do formulário “Formulário de Reembolso de Despesa”, contendo a assinatura do viajante e do Pacoteiro;Exemplos de despesas reembolsáveis, conforme limite diário:Taxas de estacionamento;Despesas com pedágio;Chamadas telef?nicas de negócios;Despesas com acesso remoto à Internet, enquanto em viagem;Fax relacionado aos negócios;Taxas de convers?es para moeda estrangeira.Exemplos de despesas n?o reembolsáveis:Seguro opcional de vida/acidente de viagem;Passagens aéreas, aluguel de carro, hospedagem e rodoviário n?o s?o reembolsáveisConserto de veículo em carros particulares;Multas de tr?nsito;Itens de higiene e cuidado pessoal;Custos de n?o comparecimento em hotel (“no show”);Filmes no apartamento;Entretenimento pessoal (clube noturno, teatro, eventos esportivos, etc.);Engraxate;Lembran?as e presentes pessoais;Comodidades pessoais;Gorjetas/Taxas de servi?o opcionais.PENALIDADESFica vedado o descumprimento a qualquer item descrito nessa política. Constatado qualquer descumprimento ou comportamento de risco para a Estácio ou qualquer tipo de fraude, o mesmo precisa ser denunciado no Canal Confidencial através do telefone 0800 770 0782 ou ent?o pelo link e estará sujeito a análise do Comitê de ?tica e a todas aplica??o das penalidades trabalhistas, cíveis e criminais previstas em leis e na Política de Medidas Disciplinares (POL.05.038).RESPONSABILIDADESRequisitante - Solicitar a emiss?o de viagens (Passagens, Estadias e Aluguel de Carro) através do Portal de Viagens, garantindo a política de antecedência, or?amento e menor pre?o; Informar no momento da solicita??o se o viajante é portador de necessidades especiais, sejam elas permanentes ou na ocasi?o da viagem; Verificar s o colaborador está cadastrado nos sistemas Voll (Taxi corporativo) e Portal de Viagens (viagens corporativas).Nota: Caso n?o esteja, deve solicitar tal cadastro através do chamado no SEC (Caminhos: CSC / SERVI?OS LOG?STICOS / (TAXI CORPORATIVO OU PORTAL DE VIAGENS)), respeitando a política de workflow de aprova??o e o prazo de antecedência da viagem ou da atividade, afim de garantir que o cadastro seja realizado em tempo hábil.Viajante - Verificar alternativas efetivas de comunica??o à dist?ncia junto ao Gestor do Centro de Custo que representem um custo menor que a viagem, como por exemplo, vídeo conferência, conference call, VoIP, correio eletr?nico ou outras de custos menores antes das cria??es das OS’s no Portal de Viagens; Prestar contas das despesas de viagem através da apresenta??o de documentos fiscais originais, quando n?o houver um contrato específico para o servi?o utilizado (por ex.: Gerenciadora de Taxi); Utilizar os servi?os de estabelecimentos comerciais que forne?am documentos fiscais adequados; Questionar e verificar as faturas para que n?o ocorram cobran?as indevidas; Verificar os documentos necessários para embarque, hospedagem, deslocamentos, dentre outras etapas referentes à realiza??o da viagem e os apresentar quando solicitado; Zelar pelos itens levados em viagem que sejam de propriedade da empresa, mantendo-os em seguran?a e respeitando as condi??es de manuseio e armazenamento; Em caso de roubo, furto, extravio ou outro contratempo, iniciar os devidos tr?mites legais imediatamente e logo em seguida, comunicar à gerência imediata.Gestor Imediato (Viajante) - Realizar análise para aprova??o das despesas efetuadas em viagens, para débitos no seu centro de custo, visando que estas fiquem limitadas ou inferiores ao or?amento aprovado e que sejam compatíveis com as fun??es desenvolvidas em sua al?ada. Definir diretrizes para mudan?as e/ou melhorias nos processos ligados ao pacote de viagens; Apoiar e garantir recursos ao Gestor de Pacote.Gestor do Pacote de Viagens - Definir diretrizes para mudan?as e ou melhorias nos processos ligados ao Pacote; Cobrar a elabora??o de a??es para redu??o dos gastos junto aos donos dos Centros de Custos em caso de estouro do or?amento; Analisar o conteúdo de cada conta e buscar melhorias no Pacote (custo e qualidade); Garantir a implementa??o das Políticas e Diretrizes de gastos buscando suas melhores práticas; Aprovar ou reprovar solicita??es no Portal de Viagens que n?o atenda a Política de Viagem (Ex.: menor pre?o, dias de antecedências e etc).REGISTROS Nome do RegistroForma de ArmazenamentoPrazo de ArmazenamentoForma de DescarteChamado - SECEletr?nicoIndeterminadoN?o se aplicaANEXOSCONTROLE DE REVIS?OREVIS?ODESCRI??O SUM?RIA01Atualiza??o da quilometragem, meio de solicita??o de reembolso e adequa??o ao template atual utilizado pela companhia. ................
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