Brochure Ereconsul:



CONSULAIRE HANDLEIDING VOOR ERECOnSULS

cONSULAIRE HANDLEIDING VOOR ereconsuls

INHOUDSopgave

Inleiding : bevoegdheden en taken van de ereconsuls – samenwerking met de beroepsposten 3

A. Principes van het consulaire optreden 4

B. Belgische nationaliteit, inschrijving, identiteitskaarten en paspoorten 5

1. De Belgische nationaliteit 5

2. De inschrijving van Belgen in het buitenland en het Belgische Rijksregister 5

2.1. De inschrijving is niet verplicht 5

2.2. Consulaire databank 5

2.3. Het Rijksregister 6

3. Identiteitskaarten en paspoorten 7

3.1. Identiteitskaarten 7

3.2. Paspoorten 7

3.3. Emergency Travel Document (ETD) en voorlopig paspoort 8

C. Bijstand aan Belgen 9

1. Financiële Bijstand aan Belgen in nood 9

2. Bijstand aan Belgische gevangenen 10

3. Het overlijden van een Belg 10

D. Personenverkeer: visa 11

1. Het Schengen-visum (korte termijn) 11

2. De visa voor lang verblijf 11

E. Burgerlijke stand, legalisaties en notariële akten 12

1. Burgerlijke stand 12

2. Legalisatie van officiële documenten 12

2.1. De gewone legalisatieprocedure 13

2.2. Het verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 (de Apostille) 13

2.3. Vrijstelling van legalisatie 14

3. Notariële Akten 14

4. Pensioenen en levensbewijzen 14

F. Administratieve en boekhoudkundige formaliteiten 15

1. Consulaire ontvangsten 15

2. Het jaarlijks verslag van de consulaire uitgaven (uitgavenstaat) 15

3. Het kwartjaarlijks verslag van de consulaire activiteiten (enkel voor enkele Ereconsulaten die niet werken met de hierboven beschreven toepassing “7web”) 15

4. Het bijhouden van officieel materiaal 16

G. Bijlagen 17

BIJLAGE 1: Formulier voor verzoek om bijstand 18

BIJLAGE 2: Formulier van schuldbekentenis 21

BIJLAGE 3: Inlichtingen in verband met het overlijden van een landgenoot in het buitenland 22

BIJLAGE 4: Levensbewijs 23

BIJLAGE 5: Kwartjaarlijks verslag van de consulaire activiteiten (enkel voor de Ereconsulaten die de toepassing “7web” nog niet gebruiken) 24

Consulaire handleiding voor Ereconsuls

Inleiding : bevoegdheden en taken van de Ereconsuls – samenwerking met de beroepsposten

Op consulair vlak is de Ereconsul na benoeming bevoegd voor alle consulaire zaken, wat in de praktijk vooral neerkomt op: bijstand aan landgenoten in moeilijkheden, aflevering van identiteitskaarten, paspoorten en voorlopige paspoorten, legalisatie van documenten. De Ereconsuls zijn niet bevoegd tot het afgeven van “Emergency Travel Documents”. De afgifte daarvan mag enkel door de beroepsposten gebeuren.

De Ereconsuls zijn niet bevoegd voor visumafgifte. Deze laatste beperking is geldig voor alle Ereconsuls die in dienst zijn van de lidstaten van de Schengenzone (voor meer informatie over Schengen: ) . Enkel de beroepsvertegenwoordigingen van die landen zijn gemachtigd tot de afgifte van visa, die toegang geven tot de gehele zone van vrij verkeer (zie hoofdstuk D hieronder).

In de praktijk hangt de reikwijdte van die consulaire bevoegdheden echter af van de behoeften en capaciteiten in het rechtsgebied, van de werklast, de afstanden en de communicatiemiddelen. De beroepspost bepaalt dus de taakverdeling met zijn Ereconsuls vanuit een organisatorisch en praktisch standpunt, en bepaalt in welke mate er een beroep zal worden gedaan op de Ereconsuls voor alledaagse activiteiten zoals de afgifte van paspoorten en identiteitskaarten.

Het gaat er in elk geval om een snelle en efficiënte dienstverlening te bieden, en wachttijden, vergissingen en dubbel werk te vermijden. Indien het geval zich voordoet, kan men u vragen tussen te komen voor specifieke, plaatselijke of dringende problemen, waarbij een snelle interventie ter plaatse vereist is of wat de mogelijkheid biedt om zo een betere consulaire dienstverlening te verschaffen.

A. Principes van het consulaire optreden

De consulaire tussenkomst is gerechtvaardigd en vereist indien het gaat om een Belgisch belang, hetzij om de bescherming van een persoon van Belgische nationaliteit, of om de vrijwaring of de bevordering van de morele of materiële belangen van Belgische onderdanen of van België.

1. Plurinationaliteit

Een persoon die twee of meer nationaliteiten bezit, kan worden beschouwd door ieder van de Staten waarvan hij de nationaliteit heeft als zijn onderdaan.

Tegenover een persoon wiens Belgische nationaliteit vaststaat, dient u zich te gedragen zoals tegenover Belgen die geen andere nationaliteit bezitten.

In landen waarvan de betrokken ook de nationaliteit heeft, kan de lokale overheid de consulaire tussenkomst weigeren.

2. Europese consulaire bijstand

De lidstaten van de Europese Unie hebben principes van Europese consulaire bijstand vastgelegd: elke onderdaan van een lidstaat van de Europese Unie kan beroep doen op consulaire bijstand van de diplomatieke of beroepsconsulaire post van een der welk land van de Europese Unie in een derde Staat waar zijn eigen land niet vertegenwoordigd is dus waar er geen beroepspost is of geen Ereconsulaat of die laatste is niet bevoegd voor de betrokken materie of de post is “niet bereikbaar”, vb. omwille van de afstand of van de lokale omstandigheden.

De Ereconsuls zijn dus niet opgenomen in het systeem van Europese consulaire bijstand maar mogen hun medewerking verlenen op voorwaarde dat ze daartoe uitgenodigd worden door de bevoegde beroepspost. Die consulaire bijstand wordt verleend ten minste in de 5 volgende gevallen: bij overlijden, bij ernstige verwonding of ziekte, bij gevangenzetting of arrestatie, aan slachtoffers van geweldmisdrijven, bijstand aan en repatriëring van onderdanen van de Europese Unie. Deze opsomming is niet limitatief.

Belgische nationaliteit, inschrijving, identiteitskaarten en paspoorten

1. De Belgische nationaliteit

Nationaliteit is hét sleutelbegrip van de consulaire dienstverlening. Een Belgisch (Ere)consulaat kan immers alleen maar consulaire bijstand verlenen aan Belgen. Elke staat beslist soeverein aan wie de nationaliteit ervan toegekend of ontnomen wordt en onder welke voorwaarden dit gebeurt. Bovendien zijn gevallen van meervoudige nationaliteit en zelfs van staatloosheid mogelijk én kunnen er conflicten tussen verschillende nationaliteitswetgevingen ontstaan.

Alleen beroepsposten hebben bevoegdheden inzake nationaliteit (en dus het verlijden van akten). Contacteer dus in nationaliteitskwesties altijd de beroepspost.

2. De inschrijving van Belgen in het buitenland en het Belgische Rijksregister

2.1. De inschrijving is niet verplicht

Belgen die hun hoofdverblijfplaats in het buitenland hebben, kunnen zich op de beroepspost of het Ereconsulaat laten inschrijven. Deze inschrijving is nooit verplicht maar is aangeraden. De ambassades en consulaten kunnen immers een ruimere en efficiëntere dienstverlening aan ingeschreven landgenoten verstrekken.

De te volgen procedure is vrij simpel:

• Geef de aanvrager een inschrijvingsformulier (zie diplomatie.be/nl/services/forms.asp) en een lijst van af te leveren documenten (zie diplomatie.be/nl/services/inscription.asp).

• Stuur dit alles (het formulier en de nodige bewijsstukken) door naar de beroepspost.

• Ook wijzigingen van gegevens van reeds ingeschreven Belgen (adresverandering, huwelijk, scheiding, overlijden, …) moeten worden doorgestuurd naar de beroepspost, vergezeld van de nodige bewijsstukken.

In de praktijk wordt soms afgesproken met de beroepspost dat de aanvrager zich rechtstreeks tot de beroepspost zal richten om zich in te schrijven.

2.2. Consulaire databank

De beroepspost zal deze gegevens opnemen in zijn consulaire databank waarin zich alle gegevens bevinden van de ingeschreven Belgen van zijn rechtsgebied. De aangepaste informatie wordt dan doorgestuurd worden naar Brussel, waar de aanpassingen in het Rijksregister kunnen worden opgenomen (zie hierna).

2.3. Het Rijksregister

Het Rijksregister is een elektronisch bevolkingsregister waarin de door de wet voorziene gegevens opgenomen werden en dat geconsulteerd kan worden door diegenen die daartoe een bijzondere toelating kregen.

De persoonlijke gegevens van elke Belg die in België verblijft of heeft verbleven en elke Belg die zich in het buitenland heeft laten inschrijven, staan in het Belgische Rijksregister. Vaak staan niet-ingeschreven Belgen in het buitenland in het Rijksregister omdat zij in België ingeschreven waren, maar zijn de gegevens verouderd (ze staan bijvoorbeeld nog ingeschreven in België of hun burgerlijke stand werd niet meer aangepast). Bovendien beschikt elke Belg ingeschreven in het Rijksregister over een uniek rijksregisternummer dat de gemeentelijke autoriteiten in België of de consulaire of diplomatieke post in het buitenland in staat stelt om gegevens over de betrokkene op te sporen of aan te passen.

Aanpassingen en nieuwe inschrijvingen in het Rijksregister (pasgeboren, Belgen die nog niet ingeschreven zijn, personen die de Belgische nationaliteit hebben aangeworven…) worden in België doorgevoerd op basis van de informatie die de beroepsposten doorsturen.

3. Identiteitskaarten en paspoorten

U zal steeds de Belgische nationaliteit en de identiteit van de aanvrager heel zorgvuldig verifiëren bij de behandeling van aanvragen voor identiteitskaarten, paspoorten en voorlopige paspoorten.

In de praktijk wordt soms afgesproken met de beroepspost dat de aanvrager zich rechtstreeks tot de beroepspost zal richten om een identiteitskaart of een paspoort aan te vragen.

3.1. Identiteitskaarten

Sinds 2003 kunnen Belgen die in het buitenland ingeschreven zijn over identiteitskaarten beschikken vanaf de leeftijd van 12. Deze identiteitskaart is alleen verplicht voor mensen die ingeschreven staan[1]. De identiteitskaart is 5 jaar geldig voor personen tussen 12 en 22 jaar oud, 10 jaar voor personen tussen 22 en 75 en onbeperkt geldig voor mensen boven de 75 jaar oud. De identiteitskaarten worden centraal in België aangemaakt.

De nodige informatie over de voor te leggen documenten en het aanvraagformulier zijn beschikbaar op diplomatie.be/nl/services/identity.asp.

U verifieert de aanvraag, voert de gegevens in het register van de consulaire ontvangsten (cf. infra F.1.) in en stuurt die aanvraag daarna naar de beroepspost waar ze nogmaals gecontroleerd wordt en dan doorgestuurd naar België. De aangemaakte identiteitskaart wordt u door de beroepspost teruggestuurd. U dient die aan de aanvrager te overhandigen.

3.2. Paspoorten

Belgen die in uw rechtsgebied verblijven, al dan niet ingeschreven, mogen bij u een Belgisch paspoort aanvragen. Een Belgisch paspoort is geldig 5 jaar (inclusief voor minderjarigen) en mag dan vernieuwd worden (niet verlengd). Minderjarige kinderen mochten vroeger in het Belgisch paspoort van hun vader en/of moeder ingeschreven worden. Sinds 1999 moeten de kinderen in het bezit zijn van een individueel paspoort. Pro memorie: vroeger werden ook Belgische paspoorten geldig 1 jaar (of 2 jaar voor:minderjarigen) afgegeven en mochten Belgische paspoorten onder bepaalde voorwaarden verlengd worden.

De nodige informatie over de voor te leggen documenten en het aanvraagformulier zijn beschikbaar op diplomatie.be/nl/travel/passports.asp.

Indien het paspoort van betrokkene verloren is gegaan of gestolen werd, zal deze daarvoor een politieverklaring moeten voorleggen.

U verifieert de aanvraag, voert de gegevens in het register van de consulaire ontvangsten (cf. infra F.1.) in en stuurt die aanvraag daarna naar de beroepspost waar ze nogmaals gecontroleerd wordt en dan doorgestuurd naar België. Het aangemaakte paspoort wordt u door de beroepspost teruggestuurd. U dient het paspoort aan de aanvrager te overhandigen.

De nietig verklaarde en vervallen paspoorten dienen te worden vernietigd. Indien in het vervallen paspoort een geldig visum staat, kan dit teruggegeven worden aan de eigenaar. Elke bladzijde van het vervallen paspoort dient gestempeld te worden met een vernietigingsstempel, behalve de bladzijden met geldige visa. Bovendien moet de rechterbovenhoek van de kaft en de bladzijden afgesneden worden (behalve de bladzijde met het geldig visum).

3.3. Emergency Travel Document (ETD) en voorlopig paspoort

Een Belg op doorreis (dus niet ingeschreven in het rechtsgebied) die een nieuw reisdocument nodig heeft om terug naar België te keren, mag van de beroepspost een “Emergency Travel Document” (ETD), geldig voor enkele dagen, krijgen. U bent niet bevoegd om een dergelijk document af te geven. Let op: een Belg mag België en de Europese Unie betreden met een Belgische identiteitskaart en heeft dus soms geen ETD nodig om terug naar België te reizen.

Indien een Belg op doorreis een nieuw paspoort nodig heeft om zijn/haar reis verder te zetten, kan een voorlopig paspoort met een geldigheidstermijn van 6 maanden worden uitgeschreven. Een voorlopig paspoort wordt echter niet door alle landen als een geldig reisdocument aanvaard (Japan erkent dat document niet). Dit voorlopig paspoort wordt door u aangemaakt, na toestemming van de beroepspost.

De voor te leggen documenten zijn dezelfde als die voor een gewoon paspoort en het aanvraagformulier is beschikbaar op diplomatie.be/nl/services/forms.asp

Bijstand aan Belgen

Help de mensen zichzelf te helpen. Eenvoudige zaken kunnen een soms moeilijke situatie oplossen: een telefoongesprek met een bank of een kredietkaartbedrijf, een verzekeringsinstelling, een familielid… Het gebruik toelaten van uw telefoon, fax of e-mail veroorzaakt geen aanzienlijke kosten en is in veel gevallen DE oplossing.

Voor noodgevallen (overlijden, ernstige ziekte, ongeval, aanhouding, …) bestaan Europese afspraken indien er geen beroepspost in de regio gevestigd is: het slachtoffer kan beroep doen op Europese consulaire bijstand en geholpen worden door een beroepspost van een andere lidstaat van de Europese Unie die in de streek gevestigd is (zie hierboven in A. Principes van het consulair optreden).

1. Financiële Bijstand aan Belgen in nood

Indien een Belg in het buitenland in financiële problemen raakt, kan deze u raadplegen. U dient dan zoveel bijstand als wettelijk mogelijk is te leveren en dit steeds na consultatie van de beroepspost.

U helpt eerst de Belg de nodige hulp via privékanalen te verkrijgen: familieleden/vrienden, internationale overmaking van geld via bedrijven zoals Western Union (geld kan over de hele wereld gestuurd worden binnen een paar uren), tussenkomst van de ziekte- of reisverzekering, regeling met het reisbureau om betrokkene vroeger naar België te laten terugkeren…

Geef geen financiële bijstand zonder expliciete toestemming van de beroepspost.

Indien financiële bijstand via het Consulaat nodig is, dient de betrokkene een formulier van verzoek om bijstand (zie Bijlage 1) in te vullen met daarop zijn/haar gegevens, evenals die van zijn/haar borg in België. U geeft de informatie zo vlug mogelijk door aan de beroepspost en wacht op zijn toestemming.

De betrokkene aan wie financiële bijstand verleend wordt met toestemming van de beroepspost dient steeds een ‘schuldbekentenis’ te ondertekenen (zie Bijlage 2), waarvan het origineel en een gecertificeerde kopij (gratis voor administratief gebruik) dienen te worden doorgestuurd naar de beroepspost die het doorstuurt naar Brussel. U moet erop toezien dat de betrokkene volgende verklaring met de hand bij op het formulier schrijft in het Nederlands of het Frans:“Goed voor de som van …EUR ”of “Bon pour la somme de…EUR ”, gevolgd door het gekregen bedrag in Euro of de tegenwaarde in Euro (op de officiële wisselkoers van de dag) van het bedrag in lokale munt.

Indien u voorafgaand aan de toestemming van de beroepspost geld uitleent, is dat op eigen verantwoordelijkheid, maar als u het in bepaalde zaken gerechtvaardigd acht, kan u kleine sommen voorschieten, bijvoorbeeld voor een telefoongesprek of een maaltijd. Let er wel op dat dit kleine bedrag steeds hoger of gelijk is aan 15 EUR, daar onder dit bedrag niets kan worden terugbetaald via de FOD Buitenlandse Zaken, en dat betrokkene een schuldbekentenis correct invult en tekent.

2. Bijstand aan Belgische gevangenen

De Belgische overheid biedt bijstand aan Belgische gevangenen via de diplomatieke en consulaire posten in het buitenland, en dus ook via de Ereconsulaten. Neem onmiddellijk contact op met de beroepspost indien er zich binnen uw rechtsgebied een Belgische gedetineerde bevindt. Stuur daarna de brochure “Gids voor Belgische gevangenen in het buitenland” naar de betrokkene. In deze drietalige gids (Nederlands, Frans, Duits), beschikbaar op de beroepspost, wordt haarfijn uitgelegd op welke bijstand de gevangene mag rekenen (zie ook diplomatie.be/nl/services/prison.asp).

Wat de wettelijke vertegenwoordiging van de gevangene betreft, is uiterste omzichtigheid geboden. Wanneer een Belgische gedetineerde wettelijke bijstand vraagt, mag u hem/haar een lijst overmaken met advocaten die over de nodige expertise beschikken of reeds in het verleden met Belgen hebben samengewerkt. Deze lijst dient eerst te worden goedgekeurd door de beroepspost. Neem echter geen enkele beslissing voor de gedetineerde in kwestie en maak geen aanbevelingen. De keuze van de wettelijke vertegenwoordiger is een verantwoordelijkheid van de Belgische gevangene zelf. Een zelfde regel geldt voor – wanneer nodig – de bijstand van een tolk.

Indien de gevangene zijn gevangenisstraf in België wil uitzitten, moet dit aan de beroepspost gemeld worden. Deze kan meer informatie verschaffen over de overbrengingsprocedure naar België indien van toepassing.

Indien de beroepspost het wenselijk acht, kan u gevraagd worden om de gevangenen te bezoeken en hen de nodige consulaire bijstand te verlenen.

3. Het overlijden van een Belg

Contacteer onmiddellijk de beroepspost na het overlijden van een Belg in uw rechtsgebied

Indien de overledene geen familie heeft in het buitenland, neem dan onmiddellijk contact op met de beroepspost. Contacteer NOOIT direct de familie in België. De beroepspost zal de juiste richtlijnen geven.

In Bijlage 3 vindt u een formulier voor “inlichtingen in verband met het overlijden van een landgenoot in het buitenland” dat de beroepspost met uw hulp zal moeten invullen.

De familie en de beroepspost zullen waarschijnlijk uw hulp vragen voor de nodige administratieve formaliteiten, het verkrijgen van de nodige documenten in geval van repatriëring, het verkrijgen van afschriften van de overlijdensakte, eventueel het verkrijgen van een kopie van het politieverslag of autopsieverslag.

Personenverkeer: visa

De Ereconsuls hebben geen bevoegdheid voor de visumafgifte. Aanvragers dienen naar de beroepspost te worden doorgestuurd. Wat volgt is dan ook louter informatief.

Ereconsuls zijn echter bevoegd voor de legalisatie van documenten in bepaalde landen (zie hieronder E.2.), dus ook voor de legalisatie van documenten die aan de beroepspost voorgelegd zullen worden voor visumaanvragen (akten van de burgerlijke stand, medisch attest afgegeven door een arts erkend door de beroepspost, andere legalisatie van handtekening).

In de praktijk wordt echter soms afgesproken met de beroepspost dat u die bevoegdheid niet zal uitoefenen en dat u dus geen document zal legaliseren. De beroepspost zal het nodige doen.

1. Het Schengenvisum (korte termijn)

In 1995 werd een nieuw en éénvormig type visum ingevoerd voor een kort verblijf in de Schengenzone. De landen van de Schengenzone zijn België, Frankrijk, Duitsland, Luxemburg, Nederland, Portugal, Spanje, Italië, Griekenland, Oostenrijk, Finland, Zweden en Denemarken, IJsland Noorwegen, Estland, Letland, Litouwen, Malta, Hongarije, Polen, Tsjechië, Slowakije en Slovenië (dus NIET het Verenigd Koninkrijk en de Ierse Republiek). De persoon die een visum aanvraagt voor een kort verblijf in België (max. 3 maanden), krijgt normaal gezien een visum geldig voor de hele Schengenzone. Het visum dient aangevraagd te worden bij de Belgische beroepspost indien België de hoofdbestemming is van de reis, of indien er geen hoofdbestemming is, het eerste land van binnenkomst in de Schengenzone is.

Het aanvraagformulier voor een Schengenvisum, de nodige informatie over de procedure en de voor te leggen documenten en de lijst van landen wier inwoners over een Schengenvisum moeten beschikken om naar België af te reizen, kunnen worden teruggevonden op diplomatie.be/nl/travel/visa.asp.

2. De visa voor lang verblijf

De visa voor lang verblijf (meer dan 3 maanden), zijn geldig voor het land van bestemming alleen, met eventueel een transit via een ander Schengenland. Het gaat hier vooral om vreemdelingen die naar België komen om te werken, vreemdelingen die naar België komen in het kader van een gezinshereniging, vreemdelingen die naar België komen om er samen te wonen in een duurzame relatie en vreemdelingen die naar België komen om er te studeren. Ook hier heeft u geen enkele bevoegdheid. Meer informatie over de voor te leggen documenten en het aanvraagformulier zijn beschikbaar op diplomatie.be/nl/travel/visa.asp.

Burgerlijke stand, legalisaties en notariële akten

1. Burgerlijke stand

Indien de akte van de burgerlijke stand in België werd verleden, dient deze te worden aangevraagd bij de gemeente waar de gebeurtenis plaats vond (Dienst burgerlijke stand), bovendien moet dit document voor officieel gebruik in een aantal landen nog te worden gelegaliseerd of van een Apostille voorzien (cfr. infra).

De snelste weg om dergelijk document te verkrijgen is door beroep te doen op vrienden of familie in België. De beroepspost kan eventueel als tussenschakel optreden. De aanvraag zal dan naar het Departement van Buitenlandse Zaken te Brussel worden gestuurd. Deze procedure kan verschillende weken in beslag nemen. Hou er rekening mee dat voor de afgifte van uittreksels en afschriften de gemeente vrijwel steeds kosten aanrekent die moeten vereffend worden door de aanvrager. Gelet de soms hoge kosten van overschrijving is het daarom steeds beter de aanvraag te laten verlopen via een familielid of bekende in België.

Indien de documenten (die zijn opgesteld in het Frans, Nederlands of Duits) dienen vertaald te worden in een officiële, lokale taal, moet de betrokkene beroep doen op een beëdigde vertaler.

In België bestaan er ook meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand; deze documenten worden in de meeste landen aanvaard en lossen het taalprobleem zonder bijkomende kosten op.

Indien er zich veranderingen voordoen in de burgerlijke stand van een Belg die in uw jurisdictie verblijft en is ingeschreven, moet u deze veranderingen melden aan de beroepspost met de nodige bewijsstukken (akten van de burgerlijke stand).

Sommige akten van burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, overlijden, erkenning van kinderen, naamsverandering, …) worden op de beroepspost opgesteld; contacteer deze dan ook.

Opgelet: de Belgische wetgeving van burgerlijke stand is anders dan de lokale wetgeving in dit verband, ga er dus nooit van uit “dat het in België ook wel zo zal zijn”.

2. Legalisatie van officiële documenten

Officiële buitenlandse documenten die worden aangewend voor gebruik in België dienen in vele landen gelegaliseerd of van een Apostille voorzien te worden. In dit kader kunnen er 3 types van landen onderscheiden worden:

• landen waarop de volledige legalisatieprocedure van toepassing is;

• landen die medeondertekenaar zijn van de Conventie van Den Haag betreffende de vereenvoudiging van de legalisatie (de Apostille volstaat);

• landen vrijgesteld van enige vorm van authentificatie.

2.1. De gewone legalisatieprocedure

Indien geen vrijstelling werd voorzien bij verdrag, moeten documenten uit een vreemd land afkomstig voor gebruik in België eerst gelegaliseerd worden door de bevoegde autoriteiten in het land waar het document afgegeven is (het zijn meestal centrale autoriteiten zoals het Ministerie van Buitenlandse Zaken) en daarna pas door de Belgische diplomatieke of consulaire post die de authenticiteit van de handtekening nagaat.

De Belgische autoriteiten vragen vaak ook een gecertificeerde vertaling naar het Nederlands of Frans. Deze kan bekomen worden bij beëdigde vertalers die normaal gezien vermeld staan in telefoonboeken.

Merk op dat het hier niet alleen kan gaan over documenten van burgerlijke stand, maar eveneens andere officiële documenten zoals diploma’s.

Let op: indien een stuk ter plaatse vertaald werd, moet de legalisatie aangebracht worden én op het originele stuk in de vreemde taal én op de vertaling; beide stukken moeten op onverbreekbare wijze aan elkaar gehecht zijn (vb. door een stempel).

2.2. Het verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 (de Apostille)

Documenten afkomstig uit een aantal landen die het verdrag hebben geratificeerd moeten in het land van herkomst door de bevoegde autoriteiten voorzien worden van een Apostille. Indien aan deze formaliteit voldaan is, behoeven ze geen verdere legalisatie meer.

Het verdrag is van toepassing op volgende documenten:

• stukken afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan, hieronder begrepen stukken afgegeven door het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder ;

• administratieve stukken zoals akten van de burgerlijke stand ;

• notariële akten ;

• op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals bv. verklaringen omtrent de echtheid van een handtekening of omtrent het bestaan van een stuk op een bepaalde datum.

Indien U wenst te weten welke autoriteiten in de andere landen bevoegd zijn om een Apostille aan te brengen op vreemde documenten en voor mogelijke recente wijzigingen aan het verdrag zie de website van de Conferentie van Den Haag ().

2.3. Vrijstelling van legalisatie

België sloot ook met een aantal landen een bilateraal verdrag waarin werd voorzien in een vrijstelling van legalisatie.

In een aantal verdragen is de vrijstelling van legalisatie enkel mogelijk onder welbepaalde omstandigheden; het betreft hier akten van de burgerlijke stand die aangevraagd worden omwille van administratieve redenen of ten behoeve van onvermogenden. Bovendien moet de aanvraag uitgaan van de bevoegde overheden van het ene land en gericht zijn aan de bevoegde overheden van het andere land.

3. Notariële Akten

De betrokkene dient te worden doorverwezen naar de beroepspost of naar een lokale notaris.

4. Pensioenen en levensbewijzen

België heeft met een aantal landen bilaterale akkoorden van sociale zekerheid zodat personen die in beide landen hebben gewerkt kunnen vb. genieten van een pensioen of een invaliditeitsuitkering.

Een persoon die een pensioen krijgt vanuit België moet op geregelde tijdstippen een ‘levensbewijs’ naar de Belgische Rijksdienst voor Pensioenen of andere bevoegde instellingen sturen. U mag deze levensbewijzen ‘certificeren’. De betrokkene dient zich dan persoonlijk aan te melden op het Ereconsulaat, als bewijs dat hij/zij nog in leven is en een geldig identiteitsdocument voorleggen. Deze certificatie is gratis en wordt ingeschreven in het register van de consulaire ontvangsten (zie infra F.1.) Indien betrokkene geen model van levensbewijs gekregen heeft, kan het u het model van Bijlage 4 gebruiken.

Administratieve en boekhoudkundige formaliteiten

De beroepspost en de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken dienen uiteraard op de hoogte te kunnen blijven van de activiteiten, uitgaven en inkomsten van de Ereconsulaten.

1. Consulaire ontvangsten

Elke consulaire activiteit waarvoor men consulaire ontvangsten int (afgifte van een paspoort of identiteitskaart, legalisatie van een handtekening…) moet dezelfde dag nog ingeschreven worden in het register van consulaire ontvangsten. Tot december 2004 was dit jaarlijks register een groot schrift, dat men “register 7bis” noemde. Sinds januari 2005 gebeurt de boekhouding van de consulaire ontvangsten online, via een nieuwe informaticatoepassing die ter beschikking wordt gesteld van de Ereconsuls, genaamd “7web”. U kan toegang krijgen tot deze toepassing als uw pc over een internetverbinding beschikt, via het volgende internetadres:

De wisselkoers die toegepast dient te worden, de vermelding van de lokale munteenheid waarin de inning gebeurt, en het bedrag van productiekosten voor paspoorten en identiteitskaarten zijn gegevens die onmiddellijk ingegeven (en indien nodig gewijzigd) worden door het Departement van Buitenlandse Zaken te Brussel. Gelieve de consulaire ontvangsten dagelijks in te vullen in deze applicatie, om vergissingen en vergetelheden te vermijden, en om achteraf niet verrast te worden door een eventuele wijziging van de wisselkoers aangebracht in Brussel.

De login en het paswoord voor de toepassing worden u door de beroepspost meegedeeld.

Voor legalisaties maakt de toepassing een volgnummer aan, dat u moet hernemen onderaan de tekst van de legalisatie die u met een stempel plaatst op het document dat u legaliseert.

2. De consulaire uitgaven (uitgavenstaat)

Zie instructies van de beroepspost.

3. Het kwartjaarlijks verslag van de consulaire activiteiten (enkel voor enkele Ereconsulaten die niet werken met de hierboven beschreven toepassing “7web”)

In Bijlage 5 gaat een voorbeeld van dit kwartjaarlijks verslag (vroeger genoemd “staat voorgeschreven door de onderrichtingen inzake statistieken”) dat 2 elementen bevat:

• Het aantal uitgeschreven paspoorten (met inbegrip van de voorlopige paspoorten)

• Het aantal afgegeven akten van allerlei aard.

Het ingevulde verslag dient onderaan voorzien te zijn van de consulaire stempel en uw handtekening. U stuurt dit verslag door naar de beroepspost op het einde van elke kwartaal.

4. Het bijhouden van officieel materiaal

Al het officieel materiaal (documenten, uittreksels, …) dient u zorgvuldig bij te houden. Belgische paspoorten, de stempel van het Consulaat en de registers moeten in een kluis bewaard worden.

Indien officieel materiaal verloren gaat of gestolen wordt, dient u dit onmiddellijk te melden aan de beroepspost.

Bijlagen

Bijlage 1: Formulier voor verzoek om bijstand

Bijlage 2: Formulier van schuldbekentenis (financiële bijstand aan Belgen)

Bijlage 3: Inlichtingen in verband met het overlijden van een landgenoot in het buitenland

Bijlage 4: Levensbewijs

Bijlage 5: Kwartjaarlijks verslag van de consulaire activiteiten

BIJLAGE 1: Formulier voor verzoek om bijstand

Verzoek om bijstand

In te vullen door de verzoek(st)er

I. Volledige identiteit en verblijfplaats

1. Naam, voornamen, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat, nationaliteit en beroep :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Eventueel, zelfde inlichtingen betreffende uw echtgeno(o)t(e) of partner :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Naam, voornamen, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat, nationaliteit en beroep van de inwonende kinderen (1) :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………….…...

………………………………………………………………………….…………...

4. Huidige verblijfplaats :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

II. Bijstand

1. Redenen van het verzoek om bijstand :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………….……...……

2. Gevraagd bedrag in lokale munt uitgedrukt :

…………………………………………………………………..…………………

3. Tegenwaarde in EURO’S :

…………………………………………………………………..…………………

4. Verantwoording van het bedrag :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………...………….…

………………………………………………………………………………………

_________________________

(1) Zo nodig, een gezinssamenstelling toevoegen.

III. Mogelijkheden tot terugbetaling van het bedrag van de bijstand

1. Over welke bestaansmiddelen beschikt U (inkomsten, kapitalen, onroerende goederen, enz.) ?

………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………...……………………….…

………………………………………………………………………………………

2. Volledig adres :

a) van de personen die U wettelijk levensonderhoud verschuldigd zijn (2) :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

b) van andere familieleden die bereid zijn U tegemoet te komen :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

c) van andere personen die bereid zijn U tegemoet te komen :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………………………

IV. 1. Werkgever

1. Identiteit, adres, telefoon, fax, e-mail en, eventueel, maatschappelijke zetel in België :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………….…

………………………………………………………………………….…………

2. Tot wanneer werd U daar tewerkgesteld ?

………………………………………………………………………………………

3. Ontvangt u nog een wachtgeld ? Indien ja, tot wanneer en hoeveel ?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

__________________

(2) Volgens de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek zijn de volgende personen levensonderhoud verschuldigd:

1. de echtgenoten (art. 213 B.W.);

2. de bloedverwanten in rechtstreekse lijn, zowel in de opgaande als in de neergaande lijn (art. 203, 205, 205bis en 207 B.W.). De regel van de onderhoudsplicht moet worden uitgebreid tot de natuurlijke bloedverwantschap, maar blijft in dit geval tot de eerste graad beperkt;

3. schoonzonen en schoondochters aan hun schoonouders en omgekeerd. Deze verplichting houdt op:

a) wanneer de schoonvader of de schoonmoeder een tweede huwelijk aangaat

b) wanneer degene van de echtgenoten die de aanverwantschap heeft doen ontstaan en de kinderen uit zijn huwelijk met de andere echtgenoot geboren, overleden zijn (art. 206 en 207 B.W.).

4. de adoptant(en) aan de geadopteerde en aan diens afstammelingen - deze verplichting is wederkerig (art. 353.14 B.W.);

5. de voogd aan zijn pleegkind (art. 405 B.W.);

6. de pleegvoogd aan het pleegkind (art. 475bis B.W.).

2. Werkgever van uw echtgeno(o)t(e) of partner

(zelfde inlichtingen als hierboven gevraagd) :

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

V. Hoe woont U ?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

VI. Wordt U door de plaatselijke autoriteiten of door andere instanties geholpen ?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

VII. Hoe voorziet U in uw onderhoud en, eventueel, in dat van uw gezin ?

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………...….…

………………………………………………………………………….……...……

Ik bevestig op mijn erewoord dat alle in dit verzoek vermelde gegevens waarachtig zijn en verbind mij ertoe alle bewijsstukken voor te leggen die mij zouden gevraagd worden.

Opgesteld te ………………………………, op …………………………..……………

(Handtekening van de verzoek(st)er)

ALGEMEEN ADVIES VAN DE POST:

………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………..………………

……………………………………………………………………………….…….……

………………………………………………………………………………….……….

………………………………………………………………………………….….……

………………………………………………………………………………….….……

………………………………………………………………………………….….……

Handtekening van het hoofd van de diplomatieke of consulaire post:

(zegel)

Datum : …………………………………

BIJLAGE 2: Formulier van schuldbekentenis

Schuldbekentenis

Ik (wij) ondergetekende(n), (Naam en voornamen, plaats en datum van geboorte, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, huidige domicilie) .....................................................................................................................………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

en (zelfde inlichtingen aangaande de eventuele echtgenoot/echtgenote) (1) (2)

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

verklaar (verklaren) van de Belgische Staat ontvangen te hebben door bemiddeling van de Ambassade/ Consulaat-generaal van België te ………………………………...

als hulpverlening als mijn (onze) repatriëringskosten vanuit ........................................

een terugvorderbaar voorschot (VOLUIT IN LETTERS in de munt waarin het voorschot wordt verleend) …….....................................................................................

…………………………………………………………………………………………

hetzij de tegenwaarde in EURO van (VOLUIT IN LETTERS) ..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………….…

berekend aan de officiële wisselkoers van heden, die ...................................................

bedraagt.

Ik verbind mij ertoe/wij verbinden (1) (2) ons hoofdelijk ertoe deze som bij het eerste verzoek aan de Belgische Staat terug te betalen.

Nummer van de identiteitskaart : ....................................................................................

afgeleverd op .................................... door .....................................................................

Nummer van de identiteitskaart : ...................................................................................

afgeleverd op .................................... door .....................................................................

Nummer van het paspoort : ............................................................................................

afgeleverd op .................................... door .....................................................................

Nummer van het paspoort : ............................................................................................

afgeleverd op .................................... door .....................................................................

Gedaan te ..................................... in één origineel en twee kopieën op ……………….

[Goed voor de som van] (3)

…………………………………………………………………………………………

Handtekening(en) (1) (2)

__________________

(1) Doorhalen wat niet past.

(2) Indien de som aan de echtgenoten wordt overhandigd, verklaren deze zich door de ondertekening, hoofdelijk verbonden tot de terugbetaling.

(3) Naast zijn handtekening dient – dienen de begunstigde(n) een “goed voor” of een “goedgekeurd voor” het voorgeschoten bedrag in Euro met de hand te schrijven voluit in letters (artikel 1326 van het Burgerlijk Wetboek) en in de munt waarin het voorschot wordt verleend.

BIJLAGE 3: Inlichtingen in verband met het overlijden van een landgenoot in het buitenland

Inlichtingen in verband met het overlijden van een landgenoot in het buitenland

1. Naam, voornamen, geboorteplaats- en datum van de overledene :

2. Plaats en datum van overlijden :

3. Omstandigheden van overlijden :

4. Reisde de overledene alleen of vergezeld (en van wie) of verbleef hij permanent in het buitenland (+adres) ?

5. Inlichtingen omtrent een eventuele reisbijstandsverzekering, kredietkaarten, mutualiteit, familie of contactpersoon ter plaatse :

6. Naam van de instelling waar het stoffelijk overschot zich bevindt (+naam van een verantwoordelijke persoon + telefoon- en faxnummer) :

7. Kostenraming van een eenvoudige, waardige begrafenis ter plaatse (*) :

8. Kostenraming van een crematie met asuitstrooiing ter plaatse (*) :

9. Kostenraming van de repatriëring van het stoffelijk overschot (*) :

10. Kostenraming van de crematie ter plaatse + repatriëring van de urne (*) :

11. Kostenraming administratiekosten (overlijdensakte, legalisatie, vertaling enz.) (*) :

12. Werd – voor zover U bekend – de familie in België verwittigd (wie werd verwittigd en door wie?) ?

* Deze kosten dienen medegedeeld in EURO, inclusief alle bijkomende kosten ter plaatse. Ingeval U een bepaalde informatie niet (nog niet) kent, gelieve zulks uitdrukkelijk te vermelden naast de voorziene rubriek.

BIJLAGE 4: Levensbewijs

LEVENSBEWIJS

Het Consulaat van België te …………………………. [plaats] bevestigt hierbij dat:

dhr/mevr. ………………………………………………………... [naam + voornamen],

geboren op ……………. [geboortedatum] te …………………………[geboorteplaats],

woonachtig te: …………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………. [adres hoofdverblijfplaats]

heden in leven is / op datum van ………………… [datum medisch getuigschrift] in leven was. 1

……………… [plaats afgifte], ……………… [datum afgifte]

De Consul,

[stempel post]

[handtekening, naam van de ondertekenaar]

BIJLAGE 6: Kwartjaarlijks verslag van de consulaire activiteiten (enkel voor de Ereconsulaten die de toepassing “7web” nog niet gebruiken)

Ereconsulaat van België

Te …………………………………..

STAAT voorgeschreven door de onderrichtingen inzake statistieken

1. Aantal paspoorten afgegeven gedurende het kwartaal:………………………

2. Aantal voorlopige paspoorten afgegeven gedurende het kwartaal: ………….

3. Aantal akten van allerlei aard, andere dan hierboven vermeld, opgemaakt gedurende het kwartaal : a) tegen betaling: …………………………

b) kosteloos: ………………………………

Te ……………………., op ……………………………..20……………………..

(Handtekening)

Stempel

-----------------------

[1] De inschrijving is niet verplicht voor Belgen die in het buitenland verblijven, cfr. supra.

1 Schrappen wat niet past

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download