COPIA No - mindefensa



REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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_______________________

DESPACHO

COPIA No._____ DE _____COPIAS

LUGAR: Bogotá, D.C

FECHA: Viernes 27 de Junio de 2008

DIRECTIVA PERMANENTE

No. 06 /

|ASUNTO : |Requisitos y procedimientos para el trámite de Actos Administrativos. |

AL : Señor

COMANDANTE GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, COMANDANTES DE FUERZA, DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA, SECRETARIO GENERAL, VICEMINISTRO PARA LAS POLITICAS Y ASUNTOS INTERNACIONALES, VICEMINISTRO PARA LA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN, DIRECTOR EJECUTIVO DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR, DIRECTOR GENERAL MARITIMO, DIRECTOR GENERAL DE SANIDAD MILITAR, DIRECTOR DE SANIDAD DE LA POLICIA NACIONAL Y DIRECCION EJECUTIVA DEL GRUPO SOCIAL Y EMPRESARIAL DEL SECTOR DEFENSA.

OBJETIVO Y ALCANCE

a. Objetivo

1. Impartir instrucciones para la elaboración de los actos administrativos que deban ser suscritos por el señor Presidente de la República y/o por el Ministro de Defensa Nacional y/o otros ministros.

b. Alcance

1. Asignar responsabilidades en el trámite de los proyectos de actos administrativos para la firma del Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional u otros ministros, a las diferentes dependencias administrativas del Ministerio de Defensa Nacional, Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional de Colombia, Secretaria General, Viceministerio para las Políticas y Asuntos Internacionales, Viceministerio para la Estrategia y Planeación, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa, que sean tramitados por intermedio de la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional.

c. Referencias Normativas

1) Constitución Política de 1991.

2) Código Contencioso Administrativo, Código Civil, Código de Procedimiento Civil, Código Laboral, Código de Procedimiento Laboral y demás normas de carácter general que tengan incidencia sobre el régimen de administración de personal.

3) Decreto No. 001 de 1989. “Por el cual se determinan las exigencias formales para la elaboración de los proyectos de decreto y resoluciones de los contratos y de los demás documentos que deban someterse a la firma del señor Presidente de la República.”

4) Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del articulo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

5) Decreto Ley No. 1211 de 1990.- “Estatuto de la carrera de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares”.

6) Decreto Ley No. 1214 de 1990.- “Estatuto del personal Civil del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional”.

7) Decreto No. 2909 de 1991.- “Reglamentario del Decreto No. 1214 de 1990”.

8) Decreto No. 989 de 1992.- “Reglamentario del Decreto No. 1211 de 1990”.

9) Decreto 2150 de 1995.- “El cual suprime y reforma las regulaciones, procedimientos o trámites existentes en la Administración Pública”.

10) Decreto 1512 de 2000.- "Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan otras disposiciones".

11) Decreto Ley No. 1790 de 2000 “Por el cual se modifica el Decreto que regula las normas de carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares”.

12) Decreto Ley No. 1791 de 2000 “Por el cual se modifica las normas de carrera del Personal de Oficiales, Nivel Ejecutivo, Suboficiales y Agentes de la Policía Nacional.”

13) Decreto Ley No. 1792 de 2000. “Por la cual se modifica el Estatuto que regula el Régimen de Administración del Personal Civil del Ministerio de Defensa Nacional, se establece la Carrera Administrativa Especial.

14) Decreto No. 1495 del 2002. “Por la cual se reglamentan algunas disposiciones del Decreto Ley 1790 de 2000.”

15) Decreto Ley No. 1793 de 2000. “Por la cual se expide el Régimen de Carrera y Estatuto del Personal de Soldados Profesionales de las Fuerzas Militares”.

16) Resolución Ministerial No. 015 del 11 de enero de 2002. “Por la cual se delegan funciones relacionadas con la administración de personal”.

17) Resolución Ministerial No. 162 del 27 de febrero de 2002. “Por la cual se adiciona la resolución Ministerial No. 015 de 2002”.

18) Circular No. 244 MDFCP-074 del Director Financiero de este Ministerio de fecha 19 de febrero de 2002.

19) Directiva Permanente No. 07 del Ministerio de Defensa Nacional de fecha 19 de abril de 2002.

20) Decreto 3127 de 2007. “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan otras disposiciones”.

21) Decreto 1428 de 2007. “Por el cual se compilan las normas del Decreto Ley 17900 de 2000, “por el cual se modifica el decreto que regula las normas de carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares””.

22) Decreto Ley 091 de 2007. “Por el cual se regula el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de administración de personal.”

23) Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”

24) Resolución 358 de 2007. “Por la cual se delegan unas funciones.”

25) Resolución 2128 de 2007. “Por la cual se delegan unas funciones relacionadas con la administración de personal y se dictan otras disposiciones.”

26) Resolución 3650 de 2007. “Por la cual se delega la facultad de destinar en comisión al exterior al personal uniformado de la Fuerza Pública”.

d. Vigencia

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva Permanente, empezaran a regir a partir de la fecha de su expedición y modifica parcialmente la Directiva Permanente No. 07 del 19 de abril de 2002, en lo que le sea contrario y deroga la Directiva No. 016 de 2002.

INFORMACION

a. Antecedentes

1) Hay necesidad de unificar los requisitos, procedimientos y antecedentes para la elaboración y trámite de los proyectos de actos administrativos que se gestionan para la firma del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional, para dar cabal cumplimiento a los principios de coordinación, eficacia, economía y celeridad que deben caracterizar el ejercicio de la función administrativa.

2) Por expedientes administrativos se entiende todos los documentos relacionados con una misma actuación administrativa y que sirven de fundamento para las decisiones de la administración, materializadas por regla general en actos administrativos, decretos y resoluciones entre otros.

3) Por el principio de coordinación se entiende la reunión de esfuerzos por parte de las dependencias involucradas en el procedimiento que se establece en la presente directiva, con la finalidad de garantizar el adecuado cumplimiento de la función administrativa para el logro de los cometidos estatales de conformidad con el articulo 209 de la Constitución Política.

b. Generalidades

Con las disposiciones contenidas en esta Directiva se pretende:

Establecer un trámite sencillo, rápido y eficaz para la elaboración de los actos administrativos que por la competencia legal y reglamentaria deban ser suscritos por el señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.

Dar pautas para la conformación y diligenciamiento de los expedientes administrativos según la clase de acto administrativo que corresponda.

Proponer en el acápite de anexos los documentos básicos que debe contener cada expediente para la elaboración de actos administrativos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Fortalecer los niveles de coordinación entre las dependencias responsables de la conformación y tramite de los expedientes para la elaboración de los actos administrativos en el Comando General, las Fuerzas y las dependencias asesoras del Ministerio de Defensa Nacional.

EJECUCION

a. Misión General

El Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional de Colombia, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa, pondrán en ejecución la presente Directiva para la elaboración de los actos administrativos que por disposición legal o reglamentaria deban ser suscritos por el señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y Secretario General.

b. Misiones Particulares

Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional

(a) Hacer seguimiento al cumplimiento de las disposiciones generales contenidas en la presente Directiva Permanente.

Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional de Colombia, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa .

a) Divulgar la presente Directiva en las diferentes dependencias involucradas en el procedimiento para la elaboración de actos administrativos, que requieran ser suscritos por el señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y Secretario General.

b) Designar la dependencia responsable de la recopilación conformación, estudio previo sobre la viabilidad de su tramite, elaboración del proyecto de acto administrativo y remisión oportuna de los expedientes administrativos con los documentos básicos y legales, a la Dirección Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional - Grupo Negocios Generales.

Dependencias responsables de la recopilación, conformación, estudio previo y trámite de los expedientes para la elaboración de actos administrativos, del Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional de Colombia, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa.

a) Planear y programar con la anticipación debida las diferentes situaciones administrativas que requieran ser legalizadas mediante acto administrativo del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.

b) Asignar personal idóneo y calificado para el cumplimiento de las misiones impuestas en esta directiva permanente.

c) Recopilar los documentos básicos legales de acuerdo con el anexo “A”, conformar los respectivos expedientes, someterlos a los estudios previos económicos y jurídicos pertinentes para la elaboración de los actos administrativos que requieran la firma del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.

d) Constatar el contenido y alcance de los documentos (certificaciones, constancias y oficios) emitidos por las diferentes dependencias administrativas que se aporten a los expedientes para la elaboración de los actos administrativos y evaluar su oportunidad y pertinencia.

e) Foliar y proteger los expedientes administrativos con la carátula diseñada para tal fin. (Anexo “B“, con los documentos determinados en esta Directiva para cada caso).

f) Llevar un control estricto sobre los expedientes que se tramitan con el fin de evitar la doble radicación en la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales para un mismo acto administrativo.

g) Radicar los expedientes para la elaboración de actos administrativos en la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales.

h) Complementar, subsanar y atender las solicitudes de información adicional o documental que se requieran para la actuación administrativa de acuerdo con el expediente radicado.

i) Adoptar las medidas que se consideren pertinentes con miras a garantizar que los expedientes administrativos estén siempre ajustados a las disposiciones y exigencias legales vigentes al momento de su diligenciamiento.

j) Adoptar las medidas de autocontrol que permitan identificar las debilidades de este proceso e informarlas a la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales.

k) Coordinar las gestiones necesarias y pertinentes para que al expediente de elaboración de actos administrativos relacionados con comisiones al exterior, se adjunte previamente a su radicación en la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales, el respectivo concepto presupuestal que debe ser emitido por la Dirección Financiera de este Ministerio, de acuerdo con su competencia.

l) Anexar al expediente administrativo en medio magnético el proyecto de acto administro o adjuntar el comprobante de envió del mismo por correo electrónico.

m) Implementar los procedimientos que se requieran para garantizar el cumplimiento del principio de publicidad (publicación, notificación y/o comunicación, y/o ejecución) de los actos administrativos suscritos por el señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional, y Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional, según corresponda.

n) Culminar los procedimientos administrativos ordenados en los actos administrativos mediante la verificación del cumplimiento de obligaciones, compromisos y disposiciones contenidas en los mismos, tales como la suscripción de pólizas de cumplimiento e imposición de sanciones, entre otros.

o) Cumplir los procedimientos establecidos en la presente directiva, para el trámite de los expedientes de elaboración de actos administrativos.

Dependencia encargada del trámite Presupuestal del Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional de Colombia, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa.

a) En tratándose de actos que definan situaciones administrativas que generen algún impacto de carácter presupuestal, (comisiones, vacaciones) deberán expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y demás documentos pertinentes, así como certificar la liquidación de los valores a reconocer, de acuerdo con las normas legales vigentes y la(s) directrices fijadas por la Dirección Financiera de este Ministerio.

Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional

a) Emitir concepto previo respecto de los proyectos de actos administrativos que requieran la firma del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional, y Secretario General que tengan impacto presupuestal de acuerdo con sus competencias.

Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa o dependencia que haga sus veces.

a) Informar y divulgar el contenido de la presente Directiva Permanente a las distintas entidades adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional.

b) Hacer seguimiento al cumplimiento de las diferentes disposiciones contenidas en la presente Directiva Permanente, respecto de las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional.

c) Coordinar con las entidades adscritas o vinculadas, de acuerdo con sus competencias los tramites de los expedientes administrativos que deban ser radicados en la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional - Grupo Negocios Generales, para la elaboración de los actos administrativos que requieran la firma del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional, y Secretario General.

Dependencias Asesoras del Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa .

(a) Estudiar, analizar y avalar la documentación contenida en los expedientes para la elaboración de los actos administrativos que requieren de la firma del señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional, y Secretario General.

b) Conceptuar previamente respecto a la viabilidad jurídica de la decisión que se va tomar en el acto administrativo cuya elaboración se solicita, expresando los motivos por los cuales la encuentra ajustada o no a derecho, según formato contenido en el anexo “B”, agotando de esta manera la primera instancia administrativa.

Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales.

(a) Programar y desarrollar con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente directiva un taller sobre la implementación del nuevo procedimiento fijado para la elaboración de los actos administrativos.

(b) Diseñar, elaborar y divulgar los anexos enunciados en la presente directiva.

c) Recepcionar los expedientes administrativos que contengan la documentación básica y legal que se requiere para la elaboración de los actos administrativos de acuerdo con los anexos y dentro de los plazos fijados para su trámite por la presente directiva permanente.

d) Radicar con numeración consecutiva los expedientes administrativos y proceder a su reparto interno de acuerdo con los parámetros y políticas que adopte para el efecto la Dirección de Asuntos Legales de este Ministerio.

e) Proyectar los actos administrativos con fundamento en el concepto previo emitido por la respectiva dependencia asesora y el acervo documental contenido en los expedientes elaborados por el Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa.

f) Elaborar un volante o concepto por cada expediente, en donde se indiquen las razones por las cuales se considera viable o no jurídicamente la suscripción del respectivo acto administrativo.

g) Devolver sin tramite y con oficio motivado al Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Oficina del Comisionado Nacional para la Policía, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa, según corresponda, el respectivo expediente administrativo, cuando observe que éste no cumple con cualquiera de los requerimientos o requisitos contemplados en esta Directiva Permanente o sus anexos para su tramite o con cualquier otro requisito previsto en las normas legales o reglamentarias vigentes.

Clases de actos administrativos que elabora la Dirección de Asuntos Legales – Grupo Negocios Generales.

A partir de la vigencia de la presente Directiva los actos administrativos que se elaboran en la Dirección de Asuntos Legales – Grupo Negocios Generales, serán aquellos cuya competencia administrativa corresponda al señor Presidente de la República y/o Ministro de Defensa Nacional y/o Secretario General y/o Director de Asuntos Legales, según instrucciones.

Plazos para la radicación de los expedientes administrativos en la Dirección de Asuntos Legales – Grupo Negocios Generales.

Los plazos fijados a continuación se efectúan en días hábiles anteriores a la fecha de ejecución o novedad fiscal del acto administrativo a tramitar

a. Situaciones administrativas de personal que obedecen a una programación:

|CLASE DE ACTO |PLAZO EN DIAS HABILES |

|DECRETOS |15 |

|RESOLUCIONES |10 |

b. Situaciones administrativas no programadas:

|CLASE DE ACTO |PLAZO EN DIAS HABILES |

|DECRETOS |10 |

|RESOLUCIONES |05 |

Los casos excepcionales (imprevistos), serán consultados anticipadamente con la Secretaria General del Ministerio de Defensa Nacional.

DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

El Comando General de las Fuerzas Militares, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional, Secretaria General, Viceministerios, Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, Dirección General Marítima, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, y Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa asumirán, con cargo a sus respectivos presupuestos y de conformidad con las normas legales vigentes, el valor de las carátulas de los expedientes, ganchos legajadores y demás documentos que se requiera adjuntar.

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL,

JUAN MANUEL SANTOS C.

Anexos:

1. “A” DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXARSE A LOS DIFERENTES EXPEDIENTES PARA LA ELABORACION.

2. “B” FORMATOS DE DOCUMENTOS

DISTRIBUCION : ORIGINAL Ministerio de Defensa Nacional.

COPIA 1 Comando General FF.MM.

COPIA 2 Comando Ejército.

COPIA 3 Comando Armada Nacional.

COPIA 4 Comando Fuerza Aérea.

COPIA 5 Dirección General de la Policía Nacional.

COPIA 6 Secretaria General Ministerio de Defensa Nacional.

COPIA 7 Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales

COPIA 8 Viceministerio para la Estrategia y Planeación .

COPIA 6 Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar.

COPIA 10 Dirección General Marítima.

COPIA 11 Dirección General de Sanidad Militar.

COPIA 12 Dirección de Sanidad de la Policía Nacional.

COPIA 13 Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa

ANEXO "B"

FORMATOS DE DOCUMENTOS

4 FORMATO EXPOSICION DE MOTIVOS.

Para la elaboración de todo acto administrativo debe anexarse una exposición de motivos suscrita por la autoridad administrativa competente que prevea los siguientes elementos:

REPÚBLICA DE COLOMBIA

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

_____

(DEPENDENCIA QUE EXPIDE LA EXPOSICION DE MOTIVOS)

Bogotá, D. C.,

EXPOSICION DE MOTIVOS

REFERENCIA : (Asunto de que se trate).

ANTECEDENTES : (Todos los antecedentes que llevan a la autoridad administrativa que suscribe la exposición de motivos a proponer la elaboración del mismo. Para el efecto se deben tener en cuenta oficios y certificaciones que se adjuntan en el expediente administrativo)

(Si se trata de una situación administrativa se debe expresar el lapso de tiempo de la misma, es decir fecha de inicio y fecha de terminación)

(Se debe exponer las circunstancias de hecho y de derecho que motivan la elaboración del acto administrativo)

BASE JURIDICA : (Se deben indicar los fundamentos jurídicos que motivan la elaboración del acto administrativo)

RECOMENDACIÓN : (Se deben exponer las recomendaciones del caso según estime conveniente la autoridad administrativa que solicita la elaboración del acto administrativo)

(GRADO Y NOMBRE DE LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA QUE SUSCRIBE EL DOCUMENTO)

(Cargo de la Autoridad Administrativa que suscribe la exposición de motivos)

2.2 FORMATO CONCEPTO JURIDICO EMITIDO POR LAS RESPECTIVAS DEPENDENCIAS ASESORAS.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

_____

(DEPENDENCIA QUE EXPIDE EL CONCEPTO JURIDICO)

Bogotá, D. C.,

CONCEPTO JURIDICO

REFERENCIA : (Asunto de que se trate).

CONSIDERANDOS : (Consideraciones jurídicas que se estimen pertinentes y conducentes para justificar legalmente la utilización de la figura jurídica según se trate de nombramientos, comisiones, designaciones, retiros, indemnización de vacaciones tc.,)

(En el caso especifico de comisiones debe calificarse de manera precisa la naturaleza de la comisión con los debidos soportes y fundamentos de hecho y de derecho)

BASE JURIDICA : (Se deben indicar los fundamentos jurídicos que motivan la elaboración del acto administrativo, sin que tal indicación no se limite a la enumeración de normas sino a un verdadero análisis de las mismas)

RECOMENDACIÓN : (Se debe expresar con precisión si de acuerdo a los documentos que se adjuntan, la decisión a tomar por parte de la administración se ajusta a no a las normas legales y reglamentarias vigentes)

(GRADO Y NOMBRE DE LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA QUE SUSCRIBE EL DOCUMENTO)

(Cargo de la Autoridad Administrativa que suscribe el concepto jurídico)

3. FORMATO HOJA CONTROL EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

_____

Bogotá, D. C.,

HOJA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

REFERENCIA : (Asunto de que se trate).

1. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL TRAMITE : ________________________

2. FUNCIONARIO QUE ELABORA EL EXPEDIENTE : ________________________

3. NUMERO DE FOLIOS : ________________________

4. FECHA DE RADICACION DIRECCION DE ASUNTOS LEGALES - GRUPO NEGOCIOS GENERALES : ________________________

5. ABOGADO ASIGNADO PARA SU ESTUDIO : ________________________

6. OBSERVACIONES : ________________________

7. REVISÓ PROYECTO ACTO ADMINISTRATIVO : ________________________

NOTA: El diligenciamiento de los numerales 4, 5, 6 y 7 corresponden a la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales.

2.4 CARATULA, CONTRACARATULA Y CONTROLES VARIOS.

Los expedientes administrativos deben estar protegidos por una carátula y contracaratula, la primera de ellas deberá contener las especificaciones que a continuación se indica.

2.4.1 CARÁTULA DE LOS EXPEDIENTES.

REPUBLICA DE COLOMBIA

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

(ENTIDAD QUE ELABORA EL EXPEDIENTE)

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO No. __________________

FECHA :___________________________________________

Clase de Acto Administrativo: ____________________________

DECISION (ES) (Situación (es) Administrativa (s)):

1) _______________________________________

2)_______________________________________

3)_______________________________________

4)_______________________________________

Nota: Los espacios sombreados son diligenciados por la Dirección de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional – Grupo Negocios Generales.

4. FORMATO DE AUTORIZACION.

|Nº |MDMSGDALGNG – 20.1 |

| |

|Bogotá D.C., |

| |

|Doctor |

| |

|Secretaría General |

|Presidencia de la República |

| |

| | |

| |Asunto: Autorización Comisión al Exterior; (nobre del servidor público) |

| | |

Respetado Doctor:

De conformidad con la Circular Presidencial, de fecha 08 de marzo de 2006, en concordancia con la Directiva Presidencial No. 11 del 6 de septiembre de 2002, con toda atención me permito solicitar su autorización para la siguiente comisión al exterior:

|I. DATOS DEL FUNCIONARIO |

|NOMBRE | |

|CARGO | |

|DEPENDENCIA | |

| |

|II. DATOS DE LA COMISIÓN DEL SERVICIO |

| | |

|EVENTO | |

|JUSTIFICACIÓN (utilidad, | |

|conveniencia y necesidad) | |

|DESTINO | |

|FECHA INICIO Y TÉRMINO | |

|DURACIÓN | |

|VALOR HABERES Y VIATICOS | |

| |GRADO |

| |SUELDO |

| |P.E.M. |

| |VIÁTICOS |

| |TOTAL |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

|VALOR TIQUETES AÉREOS | |

|CLASE | |

|CERTIFICADO DISPONIBILIDAD | |

|PRESUPUESTAL | |

|COSTOS ASUMIDOS POR OTRA | |

|ENTIDAD NACIONAL O EXTRANJERA| |

| | |

|III. APROBACIÓN (Vo. Bo.) |

| |

| |

| |

Cordialmente:

Ministro de Defensa Nacional

1. ANEXO “A”-

DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXARSE A LOS DIFERENTES EXPEDIENTES PARA LA ELABORACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS.

Para la conformación del expediente administrativo, la dependencia debe aportar los siguientes documentos, los cuales deben ser foliados y protegidos con una carátula diseñada para tal fin. Anexo “B”.

1. MODIFICACION PLANTAS DE PERSONAL

a. Exposición de motivos debidamente suscrita por la autoridad administrativa que propone la modificación de la planta, esta debe ser redactada en la oficina donde se origina la iniciativa del proyecto de Decreto.

b. Estudio comparativo y presupuestal donde se indique la incidencia económica de la modificación propuesta.

c. Estudio técnico en donde se justifique la modificación propuesta.

d. Concepto Jurídico de la respectiva dependencia asesora. Formato Anexo “B”

e. En tratándose de entidades descentralizadas, debe acompañarse la respectiva acta de la Junta o Consejo Directivo según corresponda.

2. CREACION CONDECORACIONES

a. Exposición de Motivos firmada por el Comandante de la Fuerza donde se origine el proyecto de Decreto, la cual debe contener la justificación de la creación de la medalla que se propone.

b. Concepto de la respectiva dependencia asesora. Formato Anexo “B”

c. Concepto de la Asesoría Legal del Comando General.

d. Los demás documentos que se consideren pertinentes para sustentar la creación de la medalla que se propone.

3. COMISIONES PERMANENTES AL EXTERIOR

COMANDANTE GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, COMANDANTES DE FUERZA, DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL, SECRETARIO GENERAL, VICEMINISTROS, DIRECTOR EJECUTIVO DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR, DIRECTOR GENERAL MARITIMO, COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA, DIRECTOR GENERAL DE SANIDAD MILITAR, DIRECTOR DE SANIDAD DE LA POLICIA NACIONAL Y DIRECCION EJECUTIVA DEL GRUPO SOCIAL Y EMPRESARIAL DEL SECTOR DEFENSA..

a. Exposición de motivos suscrita por el Comandante General de las Fuerzas Militares, Comandantes de Fuerza, Director General de la Policía Nacional, Secretario General, Viceministrosl, Director Ejecutivo de la Justicia Penal Militar y Director General Marítimo, entre otros, en donde propone destinar en comisión (naturaleza de la comisión) al (los) servidor (es) público (s), especificando el objetivo o finalidad y el lapso del mismo, según formato Anexo “B”. En caso de no ser posible lo anterior, en la exposición de motivos se deberá expresar dicha situación y podrá ser suscrita por el Jefe de Desarrollo Humano o dependencia que haga sus veces.

b. Estudio jurídico, previamente emitido por la respectiva dependencia asesora mediante el cual justifique jurídicamente la naturaleza de la comisión, su duración y manifieste si tiene o no observaciones de carácter legal, responsabilizándose de los fundamentos jurídicos están en regla de conformidad con las normas legales vigentes, según formato Anexo “B”. en caso de utilizar la expresión “se da tramite” se debe justificar el uso de tal expresión.

c. Extractos de las hojas de vida de los señores oficiales, suboficiales y/o personal civil a destinar en comisión, con la indicación de sus últimas 3 clasificaciones, según sea procedente.

d. Fotocopia de los documentos de identidad de los servidores públicos a destinar en comisión.

e. Certificaciones de la Procuraduría General de la Nación, en donde se indique los antecedentes disciplinarios del servidor público a destinar en comisión, cuando se trata de personal de la Fuerza Pública.

f. Constancia de la consulta efectuada en la pagina WEB de la Contraloría General de la República, en donde se indique si el servidor público a destinar en comisión figura o no relacionado en el Boletín de Responsables Fiscales de esa entidad, cuando se trata de personal de la Fuerza Pública.

g. Constancia mediante la cual se indique si el servidor público a destinar en comisión registra o no investigaciones por violaciones a Derechos Humanos, cuando se trata de personal de la Fuerza Pública.

h. Documento idóneo suscrito por autoridad administrativa competente que acredite la existencia de los cupos, duración de la comisión, justificación de la naturaleza de la comisión en especial las comisiones diplomáticas y administrativas.

i. Cuando se trata de personal del Ministerio de Defensa Nacional- Comando Genereal y Fuerzas Militares, concepto Financiero suscrito por el Director Financiero de este Ministerio, dependencia competente para cumplir políticas relacionadas con el control de la ejecución del presupuesto del Ministerio de Defensa Nacional y asesorar a las unidades ejecutoras en asuntos financieros relacionados con la ejecución y contabilización del presupuesto, en donde se indique y precise: 1. El numero de días de comisión. 2. El valor en dólares a reconocer a favor de los señores servidores públicos a destinar en comisión por concepto de sueldo básico, prima, viáticos y pasajes. Asimismo, el respectivo respaldo presupuestal para las vigencias fiscales según corresponda actuales y futuras. 3. Certificados de Disponibilidad Presupuestal que se afectan. 4. Qué unidad ejecutora asume el costo de los gastos de transporte, precisando a quienes se ampara con su respectivo soporte y/o respaldo presupuestal. 5. Respaldo presupuestal según se trata de reserva presupuestal o vigencias futuras si la comisión afecta presupuesto de otras vigencias. 5. Si la comisión cumple con la normatividad y procedimientos presupuestales vigentes, por lo que se hacen responsables de los efectos fiscales y presupuestales correspondientes.

j. Documentos que sirve de soporte y antecedente para la comisión del servidor público.

k. Cuadros de Liquidación de Haberes de la comisión vigencias actuales y futuras en los cuales se indique el valor en dólares a reconocer a favor de los servidores públicos a destinar en comisión, suscritos por la autoridad administrativa competente.

l. Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

m. Certificación suscrita por autoridad administrativa competente, mediante la cual indique el costo de los pasajes, las personas a las cuales se les sufraga el valor de los mismos de conformidad con las normas legales vigentes, soporte presupuestal y que corresponda a clase económica.

n. Fotocopia del documento suscrito por autoridad administrativa competente, en donde se apruebe las vigencias futuras de llegar a comprometer valores con cargo a otras vigencias, cuando sea del caso.

o. Concepto de la Asesoría Legal del Comando General de las Fuerzas Militares.

p. Fotocopia de la Autorización de la comisión al exterior suscrita por el Señor Ministro de Defensa Nacional y autorizada por la Secretaria General de la Presidencia.

q. Fotocopia del Decreto por el cual se autoriza al servidor público para recibir cargos, honores, recompensas de Gobiernos Extranjeros u organismos internacionales, según corresponda.

r. Certificación suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual se acredite la capacidad psicofísica para ser destinado en comisión, de conformidad con el Decreto Ley 1796 de 2000.

s. Certificación suscrita por la autoridad responsable del talento humano, en donde se indique el nombre, edad y parentesco de las personas a cargo del servidor público comisionado y respecto de las cuales se propone el reconocimiento de pasajes. En caso de tratarse de hijos entre los 21 y los 24 años de edad, se debe adjuntar certificación que acredite la calidad de estudiante y la dependencia económica, de conformidad con las normas legales vigentes.

t. Fotocopia de la cotización de los pasajes, según corresponda en donde se indique que el valor a reconocer es en clase económica.

u. Fotocopia del beneplácito otorgado por el respectivo gobierno extranjero, para las comisiones diplomáticas en donde este requisito sea provente..

v. Los demás documentos que acrediten los requisitos específicos requeridos por las disposiciones legales vigentes, según la naturaleza de la comisión.

4. COMISIONES TRANSITORIAS AL EXTERIOR.

a. Los mismos documentos requeridos para las comisiones permanentes salvo los indicados en los literales f, g, h, r y u.

5. NOMBRAMIENTOS Y DESIGNACIONES.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone nombrar a una persona, por considerar que reúne los requisitos mínimos y el perfil del cargo que se pretende proveer. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique el nombramiento en la modalidad legal que corresponda por encontrarse acorde con las normas legales vigente y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente para la administración del recurso humano, mediante la cual indique: 1. Que existe la vacante definitiva o temporal, según corresponda. 2. Que el nombramiento en la modalidad legal que corresponda se encuentra ajustado a la normatividad legal pertinente, responsabilizándose de tal afirmación. 3. Que la persona a nombrar cumple con los requisitos mínimos y el perfil requerido para el empleo de conformidad con las normas legales vigentes y el respectivo manual de funciones, responsabilizándose de tal afirmación. 4. Que para el caso especifico se observó todo el proceso de selección de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes.

d. Certificación suscrita por la autoridad administrativa competente mediante la cual se acredite la existencia de los recursos necesarios para el nombramiento de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

e. Fotocopia del documento de identidad de la persona a nombrar.

f. Copia o fotocopia de los documentos que acrediten los requisitos, tanto de capacitación como de experiencia y el perfil de la persona a nombrar.

g. Estudio de seguridad.

h. Fotocopia del certificado de antecedentes judiciales, según corresponda.

i. Declaración rendida bajo la gravedad del juramento mediante la cual se indique la ausencia de inhabilidades e incompatibilidades.

6. ENCARGOS.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone encargar de un empleo o funciones, a un servidor público, por considerar que reúne los requisitos mínimos y el perfil exigidos por las normas legales vigentes para el desempeño del encargo. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique el encargo por encontrarse acorde con las normas legales vigente y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente para la administración del recurso del recurso humano, mediante la cual indique: 1. Que existe la vacante definitiva o temporal, según corresponda. 2. Que el encargo en la modalidad legal que corresponda se encuentra ajustado a la normatividad legal correspondiente, responsabilizándose de tal afirmación. 3. Que la persona a encargar cumple con los requisitos y el perfil requerido para el empleo de conformidad con las normas legales vigentes y el respectivo manual de funciones, responsabilizándose de tal afirmación. 4. Que para el caso especifico se observó todo el proceso de selección de conformidad con las normas legales vigentes.

d. Certificación suscrita por la autoridad administrativa competente mediante la cual se acredite la existencia de los recursos necesarios para el encargo de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

e. Fotocopia del documento de identidad de la persona a encargar.

f. Copia o fotocopia de los documentos que acrediten los requisitos tanto de capacitación como de experiencia, y el perfil de la persona a designar.

g. Fotocopia de la parte pertinente del respectivo manual de funciones con nota de vigencia.

h. En tratándose de entidades descentralizadas, se requiere tramitar la solicitud por intermedio de la Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa

7. RETIROS.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone el retiro del servicio del servidor público por encontrarlo ajustado a las normas legales vigentes. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique la utilización de la figura jurídica del retiro del servicio de a cuerdo con las normas legales vigente y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente en la administración del recurso humano, mediante la cual certifique además de la existencia de los presupuestos legales para el tramite del retiro del servicio, la ausencia de obligación relacionada con prestación de servicio al termino de una comisión.

d. Fotocopia del documento de identidad del servidor público a retirar.

e. Copia o fotocopia de los documentos que acrediten la existencia de la causal que se invoca para el retiro del servicio del servidor público y los demás requisitos especiales contenidos en las normas legales y reglamentarias vigentes.

8. SUSPENSION DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone la suspensión de funciones y atribuciones de un servidor público por encontrarlo ajustado a las normas legales vigentes. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique la utilización de la figura jurídica de la suspensión de funciones y atribuciones de a cuerdo con las normas legales vigentes y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente en la administración del recurso humano, mediante la cual certifique la existencia de los presupuestos legales para la utilización de la figura jurídica de la suspensión de funciones y atribuciones de un servidor público.

d. Fotocopia del documento de identidad del servidor público.

e. Copia o fotocopia de los documentos que acrediten los presupuestos legales para la utilización de la figura jurídica de la suspensión de funciones y atribuciones de un servidor público.

9. EJECUCION DE SANCIONES DISCIPLINARIAS O PENALES.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone la ejecución de la sanción disciplinaria por encontrarlo ajustado a las normas legales y reglamentarias vigentes. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique la utilización de la ejecución de la sanción disciplinaria de a cuerdo con las normas legales vigentes y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente en la administración del recurso humano, mediante la cual certifique la existencia de los presupuestos legales para la ejecución de la sanción disciplinaria.

d. Copia o fotocopia de la providencia emitida por la respectiva autoridad disciplinaria o penal según el caso.

e. Copia o fotocopia de la certificación o constancia de ejecutoria de la respectiva providencia disciplinaria o penal.

f. Fotocopia del documento de identidad del servidor público o de la persona retirada.

g. Certificación o acta que contenga los datos particulares y fundamentales del servidor público, tales como fecha de ingreso, grado, nombre, número de identificación, fecha de retiro si es retirado y, numero y fecha de los actos administrativos mediante los cuales se legalizó las diferentes situaciones administrativas, entre otros.

h. Copia o fotocopia de los documentos que acrediten los presupuestos legales para la ejecución de la sanción disciplinaria o penal del servidor público.

10. REINTEGROS.

a. Exposición de motivos suscrita por autoridad administrativa competente mediante la cual propone el reintegro de un ex - servidor público por encontrarlo ajustado a las normas legales vigentes. Formato Anexo “B”

b. Estudio Jurídico previamente efectuado por la respectiva dependencia asesora, mediante el cual justifique el reintegro a efectuar de a cuerdo con las normas legales vigentes y manifieste si presenta observaciones o no de carácter legal. Formato Anexo “B”

c. Certificación suscrita por la respectiva autoridad administrativa competente en la administración del recurso humano, mediante la cual certifique la existencia de los presupuestos legales para el reintegro.

d. Certificación suscrita por la autoridad administrativa competentes mediante la cual indique la existencia de la vacante correspondiente.

e. Certificación suscrita por la autoridad administrativa competente mediante la cual indique la existencia de la disponibilidad presupuestal para atender las erogaciones que implica efectuar el reintegro.

f. Copia o fotocopia de la providencia que ordena el reintegro.

g. Copia o fotocopia de la certificación o constancia de ejecutoria de la respectiva providencia que ordena el reintegro.

h. Fotocopia del documento de identidad de la persona a reintegrar.

i. Los documentos mediante los cuales se acredite la existencia de los requisitos especiales que contemplan las normas legales vigentes.

1.11 DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXARSE PARA LA ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES FORMATOS DE AUTORIZACIÓN Y DECRETOS DE AUTORIZACIÓN.

a. Fotocopia de los documentos de identidad de los servidores públicos a destinar en comisión.

b. Certificaciones de la Procuraduría General de la Nación, en donde se indique los antecedentes disciplinarios del servidor público a destinar en comisión, cuando se trata de personal de la Fuerza Pública.

c. Constancia mediante la cual se indique si el servidor público a destinar en comisión registra o no investigaciones por violaciones a Derechos Humanos, cuando se trata de personal de la Fuerza Pública.

d. Documento idóneo suscrito por autoridad administrativa competente que acredite la existencia de los cupos, duración de la comisión, justificación de la naturaleza de la comisión en especial las comisiones diplomáticas y administrativas.

e. Documentos que sirvan de soporte y antecedente para la comisión del servidor público.

f. Cuadros de Liquidación de Haberes de la comisión vigencias actuales y futuras en los cuales se indique el valor en dólares a reconocer a favor de los servidores públicos a destinar en comisión, suscritos por la autoridad administrativa competente.

g. Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

h. Fotocopia del documento suscrito por autoridad administrativa competente, en donde se apruebe las vigencias futuras de llegar a comprometer valores con cargo a otras vigencias, cuando sea del caso.

i. Certificación suscrita por la autoridad responsable del talento humano, en donde se indique el nombre, edad y parentesco de las personas a cargo del servidor público comisionado y respecto de las cuales se propone el reconocimiento de pasajes. En caso de tratarse de hijos entre los 21 y los 24 años de edad, se debe adjuntar certificación que acredite la calidad de estudiante y la dependencia económica, de conformidad con las normas legales vigentes, cuando se trate de comisiones de carácter permanente.

j. Fotocopia de la cotización de los pasajes, según corresponda en donde se indique que el valor a reconocer es en clase económica.

k. Cuando se trate de comisiones en donde se sufraguen en todo en parte por parte de otra entidad, la autoridad administrativa competente deberá certificar si se trata de un entidad de carácter público o privado.

l. Certificación expedida por la autoridad administrativa competente donde se haga constar, cuando sea el caso que el servidor público a destina comisión debe viajar un día antes y un día después de la fecha de iniciación de la misma.

m. La documentación deberá entregarse en la Dirección de Asuntos Legales – Grupo Negocios Generales en dos (2) juegos, cuando sea necesario tramitar el decreto de autorización.

n. La documentación deberá ser radicada con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio de la comisión, previendo de esta manera, el trámite ante la Secretaría General de la Presidencia de la República.

Nota: La documentación contenida de los expedientes para efectos de su radicación en la Dirección de Asuntos Legales – Grupo Negocios Generales, debe estar organizada en la forma indicada por el Manual de Archivo y Correspondencia del Ministerio de Defensa Nacional.

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