Governo do Estado de São Paulo



Web dúvidas 1 – Perguntas e respostas:Mesa Virtual, Acesso e Documentos CapturadosData de realiza??o: 24/09Convidado: Arquivo Público do Estado de S?o PauloDocumentos Capturados1. Nossa dúvida é quanto à inclus?o da Nota de Empenho: Como incluir sem assinatura da dirigente? Estamos salvando a Nota de Empenho em PDF e enviando para que a dirigente autentique, porém fica sem assinatura. ? válido assim mesmo? Ou para incluir no SP Sem Papel, temos que "imprimir" para ela assinar e depois digitalizar? No caso da Nota de Empenho emitida pelo SIAFEM, existe a possibilidade de criar o "Documento Capturado Interno", no qual o agente público assina o documento ao invés de autenticá-lo. Essa quest?o está em análise pelo Arquivo Público do Estado de S?o Paulo. Por enquanto, a orienta??o é realmente imprimir o PDF do documento emitido pelo SIAFEM, para que o dirigente o assine e, em seguida, capturá-lo para o Sistema, fazendo sua autentica??o.2. Trabalhamos com diversos documentos que s?o gerados em sistemas eletr?nicos e poderiam ser simplesmente salvos em PDF, inseridos no SP Sem Papel e assinados no Sistema, porém, como n?o é possível definir um responsável pela assinatura em documentos capturados, precisamos imprimir, assinar e digitalizar esses documentos, contrariando os princípios de eficiência e economia desse Sistema. Pergunto: ? possível a inclus?o dessa fun??o no Sistema? Por exemplo: uma Nota de Empenho que é gerada em PDF no SIAFEM (por um servidor do Núcleo de Finan?as) deve ser assinada pela dirigente de ensino, ambos com acesso ao Sistema, mas o servidor n?o consegue enviar para assinatura.Sim, o Arquivo Público do Estado de S?o Paulo já identificou a necessidade de cria??o do modelo de “Documento Capturado Interno", no qual o agente público assina o documento ao invés de autenticá-lo. Estamos estudando o assunto e, em breve, disponibilizaremos o modelo no ambiente de produ??o. 3. Há a possibilidade de Incluir Cossignatário em Documento Capturado e/ou recebido via e-mail? Visto que no processo físico de presta??o de contas, o responsável pelo adiantamento e o ordenador da despesa assinam as notas fiscais e os comprovantes do pagamento via cart?o. Como realizar esse procedimento no SP Sem Papel?Ainda n?o. O Arquivo Público do Estado de S?o Paulo está estudando a cria??o de um modelo "Documento Capturado Interno" justamente para esses casos. Nessa situa??o, o agente apenas assinaria o documento.4. Quando formos inserir (capturar) um documento para apensar, temos que autenticar ou assinar?? preciso autenticar.5. Como criar um processo digital partindo de um documento capturado (requerimento)?Caso o documento tenha sido capturado pelo protocolo ou pelo guichê de atendimento, a unidade deve criar um Novo Processo e, em seguida, Juntar o documento a esse processo. Caso a unidade esteja de posse do Requerimento, ela deve criar o processo e, em seguida, incluir o requerimento nele.6. Quando fa?o um Documento Capturado, preciso fazer outro documento para acompanhar e juntar ao documento capturado? Ex.: O protocolo captura um Ofício que será enviado para uma diretoria. O protocolo tem que fazer outro documento (Informa??o) e juntar? Ou tramita apenas o documento capturado?O protocolo deve apenas tramitar o documento capturado. Se necessário, ele pode incluir uma “Anota??o”. 7. Como capturar documentos?Se o documento estiver em papel, primeiro, é preciso digitalizá-lo. Em seguida, você deve selecionar o modelo "Documento Capturado" ou "Documento Pessoal Capturado", conforme o caso, por meio da funcionalidade "Criar Novo" ou "Incluir Documento". 8. Como capturar um documento físico?Previamente, você deverá digitalizá-lo. Em seguida, selecionar o modelo “Documento Capturado” ou “Documento Pessoal Capturado”. O documento deve estar no formato PDF e ter no máximo 10 MB.9. Qual o tamanho máximo que um arquivo a ser colocado no Sistema pode ter?O tamanho é de 10 MB por arquivo capturado, mas n?o há limite para o total de capturados incluídos ou juntados a um documento composto.10. Quando um documento é gerado em PDF, por página da internet, ou é salvo nesse formato a partir do Word, a resolu??o e cor n?o ficam de acordo com os requisitos para o Sistema (200 dpi, preto e branco). Esses arquivos podem ser inseridos nesse formato ou precisamos alterá-los? No caso da última op??o, como deve ser feita a altera??o?A resolu??o deve ser de 200 dpi, preto e branco s?o recomenda??es do CONARQ para garantir a máxima fidelidade entre o documento digitalizado e o documento original. Nesse caso, você deve acionar a TI do seu órg?o.11. Sobre os documentos capturados, n?o é possível excluir se ele estiver errado? No caso de erro na sele??o do arquivo, você deve refazer o documento capturado. O documento inicial capturado será cancelado.12. Por que n?o consigo excluir um Documento Capturado?Só é possível excluir documentos temporários produzidos no Sistema. No caso dos documentos capturados, em caso de erro na sele??o do arquivo, você poderá cancelá-lo, selecionando a funcionalidade "Refazer".13. Documentos Capturados que n?o far?o parte de algum documento composto n?o podem ser cancelados. Durante o treinamento presencial, nos foi dito que documentos capturados que n?o fossem juntados a outros documentos deveriam ser cancelados, porém, n?o há essa op??o. Como devemos proceder ent?o? Visto que todos os documentos que entram na unidade via protocolo devem ser protocolados e muitos integraram processos já existentes fisicamente.Eles podem ser cancelados. O cancelamento é realizado por meio da funcionalidade "Refazer". Ao selecionar a funcionalidade “Refazer”, o documento capturado é cancelado e cria-se um novo documento temporário. Se n?o for um caso de erro na sele??o do arquivo, clique em "Excluir".14. O que fazer com o documento físico?Arquivá-lo de acordo com os prazos de guarda e a destina??o definidos na Tabelas de Temporalidade de Documentos. Importante: caso o documento físico seja integrado a um documento composto (Processo, Expediente, Prontuário ou Dossiê), ele deve ser preservado pelo mesmo prazo de guarda do documento digital.15. Como devemos proceder com os documentos pedagógicos (supervis?o de ensino e núcleo pedagógico)? Como tais documentos n?o est?o no rol de documentos do SP Sem Papel, eles devem ser capturados e incluídos no Sistema?Entre em contato com a CADA da sua secretaria. ? preciso verificar se eles n?o constam da Tabelas de Temporalidade de Documentos-fim ou se ainda n?o foram modelados. Temporariamente, eles devem ser capturados.16. Documentos simples e documentos compostos: Todo e qualquer documento necessita ser capturado para o Sistema SP Sem Papel, inclusive procedimentos rotineiros de execu??o de tarefas do setor? Um documento simples, que n?o necessita de resposta, porém foi entregue no protocolo, é necessário realizar a captura dele no SP Sem Papel? Em caso afirmativo, após a captura dele, o que deve ser feito para que ele ganhe uma classifica??o para tempo de guarda e elimina??o? Junta-se a que tipo de documento?Documentos físicos que n?o demandam resposta ou providências do órg?o n?o devem ser capturados para o ambiente digital de gest?o documental. Documentos capturados obrigatoriamente devem ser incluídos ou juntados a documentos compostos.17. Durante a elabora??o de relatórios, em diversas situa??es, faz-se necessária a inclus?o de fotos, documentos, declara??es, imagens, depoimentos. Minha dúvida consiste exatamente nos processos para essa intera??o, seja pela digitaliza??o, seja pela cita??o de links, para acessar tais elementos que compor?o o relatório. Além disso, a própria din?mica de elabora??o do relatório vai tomar outra roupagem, inclusive para o leitor deste, afinal, n?o existirá o elemento físico – papel –, e o relatório n?o será uma sequência de texto/elementos e sim de texto/elementos. Como deveremos trabalhar essa nova situa??o?O ambiente digital de gest?o documental induz, muitas vezes, o agente público a rever a forma de produzir o seu documento, principalmente porque o editor de texto do Sistema é bastante limitado. 18. Que tipos de documentos devem ser capturados?Documentos pessoais do interessado, planilhas de cálculo, documentos que precisem ser assinados por pessoas externas à Administra??o Pública Estadual etc.19. A digitaliza??o de documentos a serem entregues caberá aos órg?os conveniados?Fica a critério do órg?o disciplinar. Há situa??es em que se faz necessária a apresenta??o do original. Nesse caso, caberá ao órg?o proceder à digitaliza??o. Em outras situa??es, quando uma cópia simples é o suficiente, ele já pode ser enviado digitalizado.20. Como criar um documento a partir de um Requerimento Capturado?Um Requerimento deve sempre dar origem a um Processo ou Expediente. O Requerimento pode ser capturado e depois juntado ao Processo ou Expediente ou incluído diretamente nele.21. Quando se faz necessário juntar um documento digitalizado?Quando o documento externo for parte integrante do documento composto.22. Como proceder caso precise juntar documento em PDF, quando o processo está em andamento e notaram a falta dele?Para incluir um documento avulso em um documento composto, é necessário estar de posse do documento composto. Nesse caso, você pode solicitar que o documento composto seja tramitado para a sua unidade ou enviar o PDF como anexo de mensagem eletr?nica para que a unidade que estiver em posse dele realize a inclus?o.23. Quando um documento é capturado, consigo juntar outro documento nele?N?o. Documentos Capturados devem ser incluídos ou juntados a documentos compostos. Eles n?o recebem a inclus?o de outros documentos.24. Os formulários de pagamento continuar?o a ser capturados ou ser?o disponibilizados os modelos oficiais, assim como temos no site da Sefaz?Caso o documento tenha sido capturado pelo protocolo ou pelo guichê de atendimento, a unidade deve criar um novo processo e, em seguida, juntar o documento a esse processo. Caso a unidade esteja de posse do requerimento, ela deve criar o processo e, em seguida, incluir o requerimento nele.25. A minha dúvida é: Se um documento digitalizado, contendo várias páginas, vindo de um órg?o externo, via protocolo do DRS, tiver uma página errada, que deva ser substituída, qual será o procedimento adotado, visto que eu n?o posso exclui-lo?O documento capturado pode ser cancelado por meio da funcionalidade “Refazer”. Ao selecionar essa funcionalidade, o sistema cancela o documento atual e habilita outro documento capturado temporário, permitindo que você selecione novamente o arquivo.26. Todos os documentos que est?o entrando via protocolo ou público est?o sendo capturados, pois as escolas e o cidad?o n?o têm acesso à plataforma. O que vamos fazer com esses documentos, já que todos ficaram como documentos capturados? Lembrando que documentos assim n?o possuem tabela de temporalidade. Ou teremos que criar uma "capa", ou seja, criar um modelo e juntar esses documentos capturados a ele?Só devem ser capturados para o Sistema os documentos que integrar?o documentos compostos (Processos, Expedientes, Prontuários e Dossiês). O procedimento é exatamente este: criar uma "Folha Líder" e, na sequência, juntar o documento avulso.27. Onde verifico a autenticidade de um documento no Sistema SP Sem Papel? O Sistema fala para eu entrar no SP Sem Papel, mas n?o consigo acessar o QR Code para verificar a autenticidade do documento autenticado e assinado.O número do documento e o link para verificar a sua autenticidade se encontram no rodapé dele, tanto na visualiza??o HTML como no PDF. Aten??o: o número de consulta ao documento n?o é igual ao seu número de controle.28. Podemos receber todos os documentos digitalmente e n?o mais em papel para inserir no SP Sem Papel? Ou ainda teremos documentos entregues em meio físico e depois teremos que digitalizar para inserir no Sistema? N?o haverá acúmulo de documentos aguardando a assinatura, pois apenas a diretora pode assiná-los?Essas s?o quest?es internas do órg?o ou entidade. Cabe ao órg?o disciplinar os documentos que podem ser enviados por correio eletr?nico e aqueles que devem ser apresentados em papel no protocolo do órg?o ou entidade. Existem documentos enviados por meio eletr?nico que nos permitem verificar a sua autoria e integridade em sítios da internet. Em outras situa??es, temos que solicitar a apresenta??o do original no protocolo do órg?o ou entidade.29. Posso pesquisar um documento que já foi tramitado?Sim. Se ele foi produzido pela sua unidade ou passou pela sua unidade, durante algum momento de sua tramita??o, você sempre terá acesso ao seu conteúdo.30. Tenho verificado que há alguns documentos que est?o duplicados no Sistema. E n?o s?o com a cria??o de vias. Além disso, há documentos que s?o juntados ao processo e tramitados para outro setor, mas continuam na Mesa Virtual.Isso n?o deveria estar ocorrendo. Sempre que possível, "print" as telas para obter evidências desses casos e entre em contato com o administrador local do seu órg?o. Ele se encarregará de encaminhar o caso para a Prodesp.Consulte!N?o deixe de ver novamente os nossos materiais de apoio e as orienta??es do Arquivo Público do Estado de S?o Paulo, caso ainda tenha dúvidas sobre os temas expostos aqui, disponíveis no curso Tutoriais de navega??o. Você também pode consultar o Manual básico de opera??es Sistema SP Sem Papel, que está disponível no Menu do Ambiente de Simula??o e do Ambiente Oficial.Curso – Tutoriais de Navega??oMódulo 2 – Produ??o de DocumentosUnidade 1: Mesa virtualUnidade 2: Criar novoUnidade 6: RefazerUnidade 7: AssinarUnidade 9: Incluir cossignatárioMódulo 3 – Tramita??oUnidade 1: Tramitar e desfazer tramita??oMódulo 4 – Usos do SistemaUnidade 1: Capturar e AutenticarUnidade 2: Cancelar e desfazer cancelamentoUnidade 7: Apensar e desapensarUnidade 15: Pesquisa avan?adaUnidade 13: Definir acompanhamento e desfazer acompanhamentoMódulo 5 – ArquivamentoUnidade 1: Arquivo corrente, desfazer arquivamento corrente e desarquivar correnteManual Básico de Opera??es – Vers?o 11.3. Mesa virtual: pág. 51.4. Quadros quantitativos: pág. 62.1. Criar documento: pág. 72.2. Assinar documento: pág. 132.3. Criar documento para outro usuário assinar: pág. 182.4. Criar documento com múltiplas assinaturas: pág. 203.1. Capturar documento: pág. 253.2. Autenticar documento capturado: pág. 283.10. Apensar: pág. 453.11. Desapensar: pág. 463.18. Pesquisar documento: pág. 553.21. Definir acompanhamento: pág. 614.1. Tramitar: pág. 634.2. Desfazer tramita??o: pág. 685. Arquivamento: pág. 685.1. Arquivo corrente: pág. 68 ................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download