RELATÓRIO DOS TRABALHOS REALIZADOS NO VIGÉSIMO …



RELATÓRIO SEMANAL DOS TRABALHOS DESENVOLVIDOS NO

TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO

Período: 12 a 15 de maio de 2009

INTRODUÇÃO

Em 12 de maio de 2009, às 8 horas, na Escola Superior da Magistratura do Maranhão, aconteceu a reunião dos integrantes do Programa Integrar. Nesse encontro, a Juíza Coordenadora fez o alinhamento das diretrizes dos trabalhos propostos para o Estado do Maranhão e definiu o segmento a ser trabalhado por cada membro da equipe.

• Ações de Gestão e Organização: Noriko, Ana e Adriano

• Ações de Tecnologia e Informação: Denílson e Giscard

• Assessoria de Comunicação: Andréia e Ana

• Execução Fiscal e Comarcas do interior: Miriam

• Juizados Especiais Cíveis e Varas da Fazenda Pública: Rose

• Varas Cíveis (cível comum e família): Márcio

• Varas da Infância e Juventude e Turma Recursal: Andréa e Acácia

• Varas e Juizados Especiais Criminais: Alexandre

Reforço à equipe do Programa Integrar

• 11 de maio – Alexandre Fortes JFRS

• 13 de maio – Caio Vinicius Costa TRE/PI

• 13 de maio – Francisco André Rodrigues TRT/PI

• 13 de maio – Júlio César Garcez TJ/PI

Infra-Estrutura para a equipe do Programa Integrar

O TJMA colocou à disposição da Equipe do Programa Integrar 2 veículos para deslocamento dos membros do Grupo bem como 2 salas de apoio sendo 1 no Fórum e outra no Tribunal.

AÇÕES REALIZADAS PELA JUÍZA COORDENADORA

• Participação no “Bom Dia Maranhão” - às 8 horas - e de coletiva de imprensa – às 10h, para apresentação da missão e dos objetivos do Programa Integrar;

• Abertura do Curso de Liderança e Gestão de Equipes, ministrado pelo CNJ e dirigido aos Secretários Judiciais do Tribunal de Justiça do Maranhão;

• Reuniões com a Presidência e a Corregedoria do TJMA, para exposição da metodologia de trabalho do Programa Integrar;

• Reunião com a Juíza Auxiliar da Corregedoria, do Fórum Central, ocasião em que foi solicitado ao Programa Integrar o alinhamento com o Planejamento Estratégico em desenvolvimento no TJMA;

• Reuniões diárias com os componentes do Programa Integrar para alinhamento das atividades realizadas no decorrer do dia e orientação das tarefas do dia seguinte;

• Reunião com o Juiz Federal Diretor do Foro da Seção Judiciária do Maranhão

• Visita ao prédio-sede da Corregedoria e reunião com o Desembargador Corregedor e com os Juízes auxiliares, para discussão dos assuntos pertinentes à atuação específica da Corregedoria;

• Visita ao Fórum Central, acompanhada do Desembargador Corregedor, para análise do espaço físico e proposição de mudanças para a otimização do ambiente de trabalho;

• Visitas ao Arquivo Histórico, aos Depósitos Judiciários, ao Arquivo Judiciário do TJMA e ao depósito de bens apreendidos.

• Visita ao Juizado de Trânsito. O Desembargador Corregedor agendou uma reunião para quarta-feira próxima, para tratar da conclusão da reforma do local;

• Visita ao Almoxarifado – necessidade de adequação do espaço fisico;

• Visita à 2ª Vara da Infância e da Juventude – necessidade de implantação imediata de medidas que visem à proteção ao menor ;

EIXO MODERNIZAÇÃO

Diagnóstico

Legenda

Alternativas que demandam:

| |Área de TI/Alteração de Normas |

| |Diretoria Administrativa |

| |Alteração de Norma |

| |Determinação da CGJ. |

| |Administração como um todo |

|Data |Identificação da Oportunidade de Melhoria |Alternativa Apontada |

|14/05 |A planta baixa apresentada das Varas para o novo prédio |Formular proposta de planta baixa que contemple a |

| |do Fórum em construção necessita de ajustes para melhor |separação do atendimento ao público do serviço interno da|

| |atender às necessidades do serviço. |Secretaria; |

| | |Colocação do Secretário no mesmo ambiente do serviço |

| | |interno da Secretaria e não em sala reservada; |

| | |Espaço para organização dos processos no próprio ambiente|

| | |da Secretaria. |

| | |Definição de mobiliário adequado, especialmente estantes |

| | |sem portas para a organização dos processos. |

| | |Necessidade de definição do número de servidores por Vara|

| | |para previsão das estações de trabalho. |

|14/05 |O arquivo de 1º e 2º graus são distintos, sendo este |Unificação dos arquivos de 1º e 2º graus, a fim de melhor|

| |muito mais organizado e com maior experiência, |aproveitar as experiências existentes no mesmo Poder |

| |responsável pela guarda e manutenção de documentos |Judiciário. |

| |históricos de mais de dois séculos de existência do TJMA.|Aquisição de equipamentos, a exemplo de scanner de mesa, |

| | |para a digitalização e recuperação de documentos |

| | |históricos. |

|14/05 |Galpões repletos de bens apreendidos e penhorados, |Edição de provimento da CGJ para limitar o recebimento de|

| |inclusive carros, bicicletas, motocicletas, televisores, |bens no depósito e promover a destinação dos já |

| |computadores, aparelhos eletrodomésticos etc. |existentes. |

| | |Criação no THEMIS de módulo de bens apreendidos com |

| | |vinculação ao depósito. |

|14/05 |As caixas de processos enviadas pelas Varas da Capital ao|Instalar acesso á internet e o sistema THEMIS no Arquivo |

| |Arquivo Judiciário de 1º grau são organizadas em estantes|de 1º grau com funcionalidade que permita o pedido de |

| |em aço por número de caixa e ano, mantendo-se as listas |desarquivamento eletrônico pela Vara e o controle de |

| |em pastas. |envio e recebimento destes autos. |

| |Não há acesso ao sistema THEMIS nem tampouco link de | |

| |internet para viabilizar o desarquivamento eletrônico. | |

| |Os agravos de instrumento são arquivados nas Secretarias |Expedir ato da Presidência determinando que o |

| |do 1º grau, quando apenas interessa ao processo a cópia |arquivamento de agravos de instrumento dê-se no 2º grau, |

| |do acórdão. |encaminhando-se apenas cópia do acórdão ao 1º grau por |

| | |e-mail. |

|13/05 |O setor de xerox do Fórum Central, terceirizado, funciona|Rever o contrato com a empresa terceirizada. |

| |com deficiências, não atendendo à demanda, quebrando |Disponibilizar mais máquinas de xerox e funcionários para|

| |rotineiramente. Há apenas 01 máquina para todas as |atender à demanda.Destinar outro espaço para a prestação |

| |Secretarias. Espaço insuficiente. |do serviço. |

|13/05 |Pendência de cumprimento de cartas por falta de xerox na |Aquisição de uma máquina copiadora ou multifuncional |

| |Vara de Cartas Precatórias. |copiadora para a Vara de Cartas Precatórias. |

|13/05 |As fichas de compensação emitidas pelo site do TJ para |Disponibilizar esta verificação eletrônica para o fim de |

| |pagamento das custas da carta não tem seu pagamento |viabilizar o imediato cumprimento da CP, |

| |verificado eletronicamente no site do TJ, como forma de |independentemente do envio da ficha de compensação |

| |viabilizar o cumprimento imediato. |autenticada. |

|13/05 |Uso de livro tombo (registro) na Vara de Cartas |Determinação da CGJ de imediato encerramento do livro |

| |Precatórias. |tombo e autuação simplificada de todas as cartas |

| |Pendência de autuação de 2000 cartas. |pendentes de autuação com a simples colocação de folha de|

| | |autuação à documentação da carta precatória. |

|13/05 |Acúmulo de 500 cartas precatórias pendentes de designação|Determinação da CGJ ao juiz para despachar imediatamente |

| |de audiências na Vara de Cartas Precatórias. |todas as cartas pendentes de designação de audiência, |

| |Aprazamento de audiências de um mês para o seguinte |marcando-as em pautas que contemplem audiências todos os |

| |apenas. |dias de expediente forense, inclusive no período da |

| |Realização de audiências apenas de 2ª a 5ª. |tarde. |

|13/05 |É possível excluir qualquer movimento no sistema, desde |Bloquear a exclusão de qualquer movimento cadastrado no |

| |que se tenha perfil de ‘magistrado’, sendo que é o juiz |sistema. Na hipótese de erro/equívoco, cadastrar um outro|

| |da Vara quem define quem tem ou não perfil de |movimento retificando o anteriormente cadastrado e, em |

| |‘magistrado’. |caso de sentença, cadastrar um movimento que volte o |

| | |processo ao status de andamento, justificando o |

| | |lançamento equivocado. |

| | |Padronizar que somente o magistrado e servidores lotados |

| | |em seu gabinete tenham perfil de usuário ‘magistrado’. |

|13/05 |Os prazos processuais são controlados manual e |Desenvolver funcionalidade no sistema que permita o |

| |visualmente nas Secretarias. |controle informatizado do prazo processual decorrente da |

| | |publicação no DJE, bem como da juntada de qualquer |

| | |documento, exibindo-se na tela inicial do sistema |

| | |relatório gerencial para alertar a Secretaria sobre a |

| | |necessidade de movimentar os processos ali constantes. |

|13/05 |Intimações pelo Diário da Justiça: matérias preparadas |Eliminar imediatamente a obrigatoriedade de envio de |

| |manualmente pela Secretaria e encaminhadas |ofício para publicação no DJE. |

| |eletronicamente por sistema próprio ao setor de |Automatizar o envio do expediente para publicação no DJE:|

| |divulgação, que somente publica no DJ quando recebido |ao cadastrar o despacho, decisão ou sentença no sistema, |

| |ofício com a mesma matéria enviada em papel impresso; |o gabinete do juiz marca uma opção de ‘Publica no DJE‘ e |

| | |ao gravar o movimento/evento, o próprio sistema encaminha|

| | |eletronicamente o texto cadastrado para publicação/DJE. |

|13/05 |Sistema não permite que se vincule mais de um advogado no|Permitir que a Secretaria vincule mais de um advogado à |

| |processo; |parte do processo. |

|13/05 |As impressoras existentes no Fórum podem imprimir frente |Configurar as impressoras para impressão frente e verso e|

| |e verso, mas não estão configuradas automaticamente para |padronizar por norma este formato de impressão. |

| |tanto. | |

|13/05 |As custas finais são pagas mediante boleto com série |Alterar o sistema para que o valor das custas finais seja|

| |impressa do Banco preparadas pela Contadoria. Também não |indicado pela Contadoria ou Secretaria e o boleto |

| |é emitida pela internet. |bancário seja emitido pela internet, indicando-se apenas |

| | |o número do processo. |

|13/05 |A internet não dispõe de opção de emissão de boleto para |Criar a opção de guia de custas complementares na |

| |pagamento de custas complementares à inicial, de modo que|internet. |

| |o advogado necessita comparecer no Fórum. | |

|13/05 |As certidões de antecedentes criminais somente são |Tornar gratuita a emissão das certidões previstas no art.|

| |emitidas com gratuidade para os pobres na forma da lei. |5º, XXXIV da CF. |

|13/05 |Só o setor de cadastramento na distribuição realiza |Alterar os perfis de usuário no sistema transferindo para|

| |alterações, inclusões ou exclusões de partes e advogados |as Secretarias a atribuição de alteração, exclusão e |

| |no sistema, bem como realiza baixa definitiva de autos, |inclusão de partes e advogados, bem como da baixa |

| |inclusive de cartas precatórias. |definitiva, sendo um movimento automático e decorrente do|

| | |arquivamento definitivo. |

| | |No caso das precatórias, eliminar a opção de baixa e de |

| | |arquivamento definitivo por ser inadequada. |

|13/05 |As capas de autuação são impressas com códigos de barra, |Adquirir leitores óticos para instalação nas Secretarias |

| |mas as unidades não dispõem de leitores óticos. |das Varas e demais setores do Fórum que trabalham com |

| | |processo. |

|13/05 |No cadastro de partes não se usa o CPF como referência e |Alterar para exigir ao menos da parte autora, |

| |pesquisa de partes. |contribuindo para a integridade da base de dados. |

| | |Tornar obrigatória a indicação de CPF da parte autora. |

|13/05 |Dentre as opções de distribuição disponíveis no sistema, |Alterar o sistema para somente permitir distribuição por |

| |há uma em que se pode direcionar o processo para qualquer|sorteio e dependência e redistribuição. |

| |competência. |Editar provimento disciplinando estas situações |

|13/05 |As precatórias são distribuídas e/ou cadastradas no |Transferir o cadastro das precatórias para a própria |

| |pré-cadastramento por um servidor de maneira dedicada, |Vara, simplificando sua autuação, abolindo-se o uso de |

| |embora exista apenas uma Vara competente para este fim. |capa e passando-se a colocar apenas uma folha de autuação|

| | |para identificar a carta. |

|13/05 |O pré-cadastramento não recebe as petições iniciais |Aquisição de protocoladoras digitais em número de 05. |

| |protocolizando-as por nenhum meio físico ou eletrônico. | |

|13/05 |O Laboratório de DNA, que atualmente realiza 30 exames |Criar um agendamento eletrônico para a marcação dos |

| |por mês, passará a realizar 200 até o final do ano. |exames de DNA, disponibilizando-o para as Varas atendidas|

| |No entanto, o agendamento da coleta é totalmente manual, |pelo THEMIS ou pela intranet. |

| |dependendo de contatos telefônicos e envio de ofícios. | |

|12/05 |A força de trabalho dos Oficiais de Justiça é mal |Reinstalação da Central de Mandados inicialmente para a |

| |aproveitada. |Comarca de São Luis, estruturada como módulo do THEMIS, |

| |Há 122 Oficiais de Justiça na Comarca de São Luis para 61|com relatórios gerenciais, inclusive de acompanhamento do|

| |unidades jurisdicionais. |cumprimento dos mandados, atendendo recomendação do CNJ |

| |Em regra, há 02 oficiais por Vara, mas em algumas há 03 |aposta no auto de inspeção. |

| |ou 04, gerando déficit em outras. | |

| |Lei Estadual criou Central de Mandados, a qual foi | |

| |desinstalada por provimento. No entanto, a remuneração da| |

| |produtividade continua sendo paga aos oficiais | |

|12/05 |As petições de tramitação dos processos são |Criação e instalação de Protocolo Integrado ao THEMIS, a |

| |protocolizadas no balcão das Secretarias Judiciais, |fim de permitir que ao movimentar o processo o servidor |

| |acarretando uma diminuição do tempo útil dos servidores |da |

| |para a tramitação dos feitos. |Vara identifique que há uma petição protocolizada |

| | |pendente de juntada. |

| | |Por outro lado, o Protocolo Integrado permitirá |

| | |atendimento mais ágil da comunidade jurídica. |

|12/05 |Inexistência de dados que espelhem a realidade numérica |1. Edição de Provimento que torne obrigatória a |

| |das unidades jurisdicionais. |alimentação do sistema por quem praticou o ato no |

| | |processo e, no caso, de sentenças e decisões monocráticas|

| | |com o inteiro teor. |

| | |2. Criar tabela estatística de judicância mensal e anual |

| | |emitida automaticamente pelo sistema, parametrizando-a |

| | |como a utilizada pela CGJ para todos os fins. |

|12/05 |Procedimento burocrático de distribuição de ações no 1º |Simplificação da rotina de distribuição no sistema, que |

| |grau de jurisdição, consistente em duas fases no sistema:|permita a realização da tarefa numa única tela, emitindo |

| |pré-cadastramento e cadastramento. |em lote as folhas de autuação que adotariam um novo |

| | |formato para simplificar a autuação. |

|12/05 |Grande lapso de tempo entre a distribuição e a primeira |Associar à distribuição a pré-autuação como forma de |

| |conclusão do processo. |dinamizar a realização da autuação e a primeira conclusão|

| | |do processo. |

|12/05 |A Diretoria de Informática e Automação é demandada por |Editar Resolução definindo a CGJ como órgão gestor do |

| |vários centros de poder, desfocando as atividades |sistema de 1º grau de jurisdição e a Presidência como o |

| |desenvolvidas. |pertinente á área administrativa e ao 2º grau de |

| | |jurisdição. |

| | |Isto permitirá o filtro de todas as atividades da |

| | |diretoria, definindo as prioridades e ã manutenção do |

| | |ciclo de melhoria contínua. |

|12/05 |A lotação dos servidores nas unidades jurisdicionais é |Alteração da Resolução no. 28/2007 para o fim de definir |

| |realizada pelo Juiz Diretor do Fórum e não pela Diretoria|o RH como o órgão centralizador e definidor de todas as |

| |de RH. |lotações do Poder Judiciário do Maranhão. |

|12/05 |Grande volume de cartas precatórias iniciadas e em |Edição de Provimento da CGJ disciplinando o cumprimento |

| |tramitação na Vara de Cartas Precatórias. |de cartas precatórias que não dependam de ato do juiz, a |

| | |exemplo de realização de audiência, por meio de ato |

| | |ordinatório do Secretário. |

Licitação

• O Tribunal de Justiça já utiliza o sistema de compras eletrônico do Governo Federal – COMPRANET

• Embora disponível, o Pregão Eletrônico não é a forma prioritária de seleção de propostas, em virtude da Resolução 901/2008 que determina prioridade para a modalidade Pregão na forma presencial. Há necessidade de reativar o uso do Pregão Eletrônico como modalidade de licitação prioritária

• Existe deficiência nas atividades de gestão e fiscalização de contratos,

• Não há controle eficiente de vigência dos contratos

• Necessidade de reorganizar as atribuições da Divisão de Licitação e Contratos;

• Criar, no âmbito da Divisão de Licitações e Contratos um sistema de controle de vigência de contratos e ajustes em geral;,

• Implementar nas Divisões de Serviços Gerais e de Transportes rotinas de gestão e fiscalização de contratos.

• Constante reciclagem e treinamento dos servidores na área de licitação, contratação, gestão e fiscalização de contratos,

• Revisão da estrutura física da instalação das unidades da Diretoria de Administração que ficam em três prédios distintos dificultando a tramitação célere dos procedimentos.

EIXO RECURSOS HUMANOS

A Juíza Coordenadora orientou aos membros do Programa Integrar no sentido de ouvir e registrar toda e qualquer informação recebida relativa a servidores para posterior encaminhamento ao Órgão Competente.

Cursos Propostos

• Curso de Gestão e Liderança 14 e 15/maio

• Curso de Boas Práticas 18/maio

• Curso sobre Conciliação 19/maio

• Curso de Atendimento ao Público 20/maio

• Cursos técnico operacionais 21 e 22/maio

• Encontro dos Juízes 21 e 22/maio

Quadro de Servidores

• Reunião com o Diretor do Núcleo de Recursos Humanos, para conhecer a realidade estrutural das unidades judiciárias do TJMA;

• A primeira lotação é realizada pelo NRH, sendo que as relotações seguintes são definidas por cada Juiz Diretor do Foro, sem que nenhum padrão seja observado;

• Os oficiais de justiça têm salário maior do que os secretários das Varas;

• A maioria dos servidores são efetivos, interessados, possuem capacitação e estão preparados para as atividades que exercem;

• O horário de trabalho é de 2 turnos sendo o primeiro de 08:00 as 14:00 e o segundo de 12:00 as 18:00 horas.

EIXO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Patrimônio

Unidade de Materiais de Expediente e Consumo

• Existe uma ferramenta, SIMPLEX, para controle de bens de consumo em geral, que apresenta algumas inconsistências;

• Falta controle dos pedidos, pois os mesmos não são arquivados, nem controlados pelo sistema.

Setor de Patrimônio:

• Foi criada uma comissão de materiais de consumo e de bens permanentes, seguindo instruções do CNJ;

• É necessário adequar as ações da referida Comissão à recomendação do CNJ no que diz respeito a verificação, tombamento e controle de todos os equipamentos de informática;

• A distribuição dos equipamentos é feita pela Diretoria Administrativa depois que o pedido feito pelos Juízes e aprovado pelo Presidente ou pelo Corregedor.

Infra-Estrutura/Sistemas – STI

Servidores

• Existem servidores em desvio de função o que ocasiona retenção da demanda de serviços na STI.

Central de Mandados

• O sistema está em funcionamento na Comarca de Imperatriz;

• CGJ deve definir o modelo de funcionamento da Central de Mandados para que o sistema seja adequado ao THEMIS;.

Themis

• Existem inúmeras demandas dos usuários no sistema de 1º grau que devem ser desenvolvidas o mais breve possível, entre as quais a atualização das Tabelas Processuais Unificadas do CNJ;

• É necessário que seja feito um Provimento determinando a alimentação do sistema Themis 1º grau e 2º grau;

• O Themis está instalado em 108 comarcas, sendo que 22 comarcas estão centralizadas e integradas no TJMA.

• Existem muitas dúvidas no sistema, com relação a procedimentos jurídicos, senhas, fases. O usuário não tem a cultura de alimentação e ambientação do sistema.

• Falta fazer a migração de 70 comarcas para a versão 3.0.

• Algumas ações a serem feitas no Sistema Themis:

✓ Ajuste do sistema de protocolo (verificar o sistema de Protocolo Integrado que está sendo desenvolvido pelo CNJ);

✓ Desenvolver e implantar a Central de Mandados na Comarca de São Luís;

✓

✓ Verificar a possibilidade de automatização do Diário de Justiça;

✓ Permitir, no Themis, que os cartórios efetuem o movimento de baixa na distribuição;

✓ Criar um link para visualizar as decisões que são disponibilizadas em formato texto na consulta processual da internet.

✓ Nomear um Gestor para o Themis.

✓ Criar o manual do usuário e disponibilizar na página do TJMA.

✓ Cursos mais freqüentes para os usuários.

✓ Criar relatórios estatísticos de judicância mensal e anual

Projudi

• Pretende-se verificar a possibilidade de instalação e treinamento das Turmas Recursais no sistema até o final desta semana.

• Está instalado em 6 juizados (sendo 5 em São Luís). Restam ainda 12 Juizados a serem instalados na Capital. Está prevista a instalação completa dos Juizados para este ano.. Existe a reclamação por parte de vários usuários do Projudi de que é lento o upload e download dos documentos.

Link

• planejamento para, em ate 5 meses, disponibilizar links de Internet, com incremento na velocidade, para todas as comarcas do Maranhão;

Suporte Tecnico & Manutencao de Equipamentos

• Existe uma carência de suporte nas Comarcas do interior.

• Possibilidade de dividir o Estado em Pólos e ali lotar funcionários da Informática para dar suporte regional.

Sistema de 2 grau

• Há uma previsão para criação de novo sistema web do THEMIS para o segundo grau (open legis), que seria desenvolvido em Java com o banco de dados Oracle.

EIXO PROCEDIMENTOS DE TRABALHO

• Diagnóstico – preenchimento de questionário para levantamento dos dados estatísticos de cada Cartório;

• Elaboração dos Manuais de Procedimentos Cartorários;

• Elaboração do plano de ação do Programa Integrar nas Varas do TJMA;

• Estudo para definição das Varas onde a equipe do Programa Integrar irá atuar.

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