RELATÓRIO DOS TRABALHOS REALIZADOS NO VIGÉSIMO …
RELATÓRIO SEMANAL DOS TRABALHOS DESENVOLVIDOS NO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO MARANHÃO
Período: 12 a 15 de maio de 2009
INTRODUÇÃO
Em 12 de maio de 2009, às 8 horas, na Escola Superior da Magistratura do Maranhão, aconteceu a reunião dos integrantes do Programa Integrar. Nesse encontro, a Juíza Coordenadora fez o alinhamento das diretrizes dos trabalhos propostos para o Estado do Maranhão e definiu o segmento a ser trabalhado por cada membro da equipe.
• Ações de Gestão e Organização: Noriko, Ana e Adriano
• Ações de Tecnologia e Informação: Denílson e Giscard
• Assessoria de Comunicação: Andréia e Ana
• Execução Fiscal e Comarcas do interior: Miriam
• Juizados Especiais Cíveis e Varas da Fazenda Pública: Rose
• Varas Cíveis (cível comum e família): Márcio
• Varas da Infância e Juventude e Turma Recursal: Andréa e Acácia
• Varas e Juizados Especiais Criminais: Alexandre
Reforço à equipe do Programa Integrar
• 11 de maio – Alexandre Fortes JFRS
• 13 de maio – Caio Vinicius Costa TRE/PI
• 13 de maio – Francisco André Rodrigues TRT/PI
• 13 de maio – Júlio César Garcez TJ/PI
Infra-Estrutura para a equipe do Programa Integrar
O TJMA colocou à disposição da Equipe do Programa Integrar 2 veículos para deslocamento dos membros do Grupo bem como 2 salas de apoio sendo 1 no Fórum e outra no Tribunal.
AÇÕES REALIZADAS PELA JUÍZA COORDENADORA
• Participação no “Bom Dia Maranhão” - às 8 horas - e de coletiva de imprensa – às 10h, para apresentação da missão e dos objetivos do Programa Integrar;
• Abertura do Curso de Liderança e Gestão de Equipes, ministrado pelo CNJ e dirigido aos Secretários Judiciais do Tribunal de Justiça do Maranhão;
• Reuniões com a Presidência e a Corregedoria do TJMA, para exposição da metodologia de trabalho do Programa Integrar;
• Reunião com a Juíza Auxiliar da Corregedoria, do Fórum Central, ocasião em que foi solicitado ao Programa Integrar o alinhamento com o Planejamento Estratégico em desenvolvimento no TJMA;
• Reuniões diárias com os componentes do Programa Integrar para alinhamento das atividades realizadas no decorrer do dia e orientação das tarefas do dia seguinte;
• Reunião com o Juiz Federal Diretor do Foro da Seção Judiciária do Maranhão
• Visita ao prédio-sede da Corregedoria e reunião com o Desembargador Corregedor e com os Juízes auxiliares, para discussão dos assuntos pertinentes à atuação específica da Corregedoria;
• Visita ao Fórum Central, acompanhada do Desembargador Corregedor, para análise do espaço físico e proposição de mudanças para a otimização do ambiente de trabalho;
• Visitas ao Arquivo Histórico, aos Depósitos Judiciários, ao Arquivo Judiciário do TJMA e ao depósito de bens apreendidos.
• Visita ao Juizado de Trânsito. O Desembargador Corregedor agendou uma reunião para quarta-feira próxima, para tratar da conclusão da reforma do local;
• Visita ao Almoxarifado – necessidade de adequação do espaço fisico;
• Visita à 2ª Vara da Infância e da Juventude – necessidade de implantação imediata de medidas que visem à proteção ao menor ;
EIXO MODERNIZAÇÃO
Diagnóstico
Legenda
Alternativas que demandam:
| |Área de TI/Alteração de Normas |
| |Diretoria Administrativa |
| |Alteração de Norma |
| |Determinação da CGJ. |
| |Administração como um todo |
|Data |Identificação da Oportunidade de Melhoria |Alternativa Apontada |
|14/05 |A planta baixa apresentada das Varas para o novo prédio |Formular proposta de planta baixa que contemple a |
| |do Fórum em construção necessita de ajustes para melhor |separação do atendimento ao público do serviço interno da|
| |atender às necessidades do serviço. |Secretaria; |
| | |Colocação do Secretário no mesmo ambiente do serviço |
| | |interno da Secretaria e não em sala reservada; |
| | |Espaço para organização dos processos no próprio ambiente|
| | |da Secretaria. |
| | |Definição de mobiliário adequado, especialmente estantes |
| | |sem portas para a organização dos processos. |
| | |Necessidade de definição do número de servidores por Vara|
| | |para previsão das estações de trabalho. |
|14/05 |O arquivo de 1º e 2º graus são distintos, sendo este |Unificação dos arquivos de 1º e 2º graus, a fim de melhor|
| |muito mais organizado e com maior experiência, |aproveitar as experiências existentes no mesmo Poder |
| |responsável pela guarda e manutenção de documentos |Judiciário. |
| |históricos de mais de dois séculos de existência do TJMA.|Aquisição de equipamentos, a exemplo de scanner de mesa, |
| | |para a digitalização e recuperação de documentos |
| | |históricos. |
|14/05 |Galpões repletos de bens apreendidos e penhorados, |Edição de provimento da CGJ para limitar o recebimento de|
| |inclusive carros, bicicletas, motocicletas, televisores, |bens no depósito e promover a destinação dos já |
| |computadores, aparelhos eletrodomésticos etc. |existentes. |
| | |Criação no THEMIS de módulo de bens apreendidos com |
| | |vinculação ao depósito. |
|14/05 |As caixas de processos enviadas pelas Varas da Capital ao|Instalar acesso á internet e o sistema THEMIS no Arquivo |
| |Arquivo Judiciário de 1º grau são organizadas em estantes|de 1º grau com funcionalidade que permita o pedido de |
| |em aço por número de caixa e ano, mantendo-se as listas |desarquivamento eletrônico pela Vara e o controle de |
| |em pastas. |envio e recebimento destes autos. |
| |Não há acesso ao sistema THEMIS nem tampouco link de | |
| |internet para viabilizar o desarquivamento eletrônico. | |
| |Os agravos de instrumento são arquivados nas Secretarias |Expedir ato da Presidência determinando que o |
| |do 1º grau, quando apenas interessa ao processo a cópia |arquivamento de agravos de instrumento dê-se no 2º grau, |
| |do acórdão. |encaminhando-se apenas cópia do acórdão ao 1º grau por |
| | |e-mail. |
|13/05 |O setor de xerox do Fórum Central, terceirizado, funciona|Rever o contrato com a empresa terceirizada. |
| |com deficiências, não atendendo à demanda, quebrando |Disponibilizar mais máquinas de xerox e funcionários para|
| |rotineiramente. Há apenas 01 máquina para todas as |atender à demanda.Destinar outro espaço para a prestação |
| |Secretarias. Espaço insuficiente. |do serviço. |
|13/05 |Pendência de cumprimento de cartas por falta de xerox na |Aquisição de uma máquina copiadora ou multifuncional |
| |Vara de Cartas Precatórias. |copiadora para a Vara de Cartas Precatórias. |
|13/05 |As fichas de compensação emitidas pelo site do TJ para |Disponibilizar esta verificação eletrônica para o fim de |
| |pagamento das custas da carta não tem seu pagamento |viabilizar o imediato cumprimento da CP, |
| |verificado eletronicamente no site do TJ, como forma de |independentemente do envio da ficha de compensação |
| |viabilizar o cumprimento imediato. |autenticada. |
|13/05 |Uso de livro tombo (registro) na Vara de Cartas |Determinação da CGJ de imediato encerramento do livro |
| |Precatórias. |tombo e autuação simplificada de todas as cartas |
| |Pendência de autuação de 2000 cartas. |pendentes de autuação com a simples colocação de folha de|
| | |autuação à documentação da carta precatória. |
|13/05 |Acúmulo de 500 cartas precatórias pendentes de designação|Determinação da CGJ ao juiz para despachar imediatamente |
| |de audiências na Vara de Cartas Precatórias. |todas as cartas pendentes de designação de audiência, |
| |Aprazamento de audiências de um mês para o seguinte |marcando-as em pautas que contemplem audiências todos os |
| |apenas. |dias de expediente forense, inclusive no período da |
| |Realização de audiências apenas de 2ª a 5ª. |tarde. |
|13/05 |É possível excluir qualquer movimento no sistema, desde |Bloquear a exclusão de qualquer movimento cadastrado no |
| |que se tenha perfil de ‘magistrado’, sendo que é o juiz |sistema. Na hipótese de erro/equívoco, cadastrar um outro|
| |da Vara quem define quem tem ou não perfil de |movimento retificando o anteriormente cadastrado e, em |
| |‘magistrado’. |caso de sentença, cadastrar um movimento que volte o |
| | |processo ao status de andamento, justificando o |
| | |lançamento equivocado. |
| | |Padronizar que somente o magistrado e servidores lotados |
| | |em seu gabinete tenham perfil de usuário ‘magistrado’. |
|13/05 |Os prazos processuais são controlados manual e |Desenvolver funcionalidade no sistema que permita o |
| |visualmente nas Secretarias. |controle informatizado do prazo processual decorrente da |
| | |publicação no DJE, bem como da juntada de qualquer |
| | |documento, exibindo-se na tela inicial do sistema |
| | |relatório gerencial para alertar a Secretaria sobre a |
| | |necessidade de movimentar os processos ali constantes. |
|13/05 |Intimações pelo Diário da Justiça: matérias preparadas |Eliminar imediatamente a obrigatoriedade de envio de |
| |manualmente pela Secretaria e encaminhadas |ofício para publicação no DJE. |
| |eletronicamente por sistema próprio ao setor de |Automatizar o envio do expediente para publicação no DJE:|
| |divulgação, que somente publica no DJ quando recebido |ao cadastrar o despacho, decisão ou sentença no sistema, |
| |ofício com a mesma matéria enviada em papel impresso; |o gabinete do juiz marca uma opção de ‘Publica no DJE‘ e |
| | |ao gravar o movimento/evento, o próprio sistema encaminha|
| | |eletronicamente o texto cadastrado para publicação/DJE. |
|13/05 |Sistema não permite que se vincule mais de um advogado no|Permitir que a Secretaria vincule mais de um advogado à |
| |processo; |parte do processo. |
|13/05 |As impressoras existentes no Fórum podem imprimir frente |Configurar as impressoras para impressão frente e verso e|
| |e verso, mas não estão configuradas automaticamente para |padronizar por norma este formato de impressão. |
| |tanto. | |
|13/05 |As custas finais são pagas mediante boleto com série |Alterar o sistema para que o valor das custas finais seja|
| |impressa do Banco preparadas pela Contadoria. Também não |indicado pela Contadoria ou Secretaria e o boleto |
| |é emitida pela internet. |bancário seja emitido pela internet, indicando-se apenas |
| | |o número do processo. |
|13/05 |A internet não dispõe de opção de emissão de boleto para |Criar a opção de guia de custas complementares na |
| |pagamento de custas complementares à inicial, de modo que|internet. |
| |o advogado necessita comparecer no Fórum. | |
|13/05 |As certidões de antecedentes criminais somente são |Tornar gratuita a emissão das certidões previstas no art.|
| |emitidas com gratuidade para os pobres na forma da lei. |5º, XXXIV da CF. |
|13/05 |Só o setor de cadastramento na distribuição realiza |Alterar os perfis de usuário no sistema transferindo para|
| |alterações, inclusões ou exclusões de partes e advogados |as Secretarias a atribuição de alteração, exclusão e |
| |no sistema, bem como realiza baixa definitiva de autos, |inclusão de partes e advogados, bem como da baixa |
| |inclusive de cartas precatórias. |definitiva, sendo um movimento automático e decorrente do|
| | |arquivamento definitivo. |
| | |No caso das precatórias, eliminar a opção de baixa e de |
| | |arquivamento definitivo por ser inadequada. |
|13/05 |As capas de autuação são impressas com códigos de barra, |Adquirir leitores óticos para instalação nas Secretarias |
| |mas as unidades não dispõem de leitores óticos. |das Varas e demais setores do Fórum que trabalham com |
| | |processo. |
|13/05 |No cadastro de partes não se usa o CPF como referência e |Alterar para exigir ao menos da parte autora, |
| |pesquisa de partes. |contribuindo para a integridade da base de dados. |
| | |Tornar obrigatória a indicação de CPF da parte autora. |
|13/05 |Dentre as opções de distribuição disponíveis no sistema, |Alterar o sistema para somente permitir distribuição por |
| |há uma em que se pode direcionar o processo para qualquer|sorteio e dependência e redistribuição. |
| |competência. |Editar provimento disciplinando estas situações |
|13/05 |As precatórias são distribuídas e/ou cadastradas no |Transferir o cadastro das precatórias para a própria |
| |pré-cadastramento por um servidor de maneira dedicada, |Vara, simplificando sua autuação, abolindo-se o uso de |
| |embora exista apenas uma Vara competente para este fim. |capa e passando-se a colocar apenas uma folha de autuação|
| | |para identificar a carta. |
|13/05 |O pré-cadastramento não recebe as petições iniciais |Aquisição de protocoladoras digitais em número de 05. |
| |protocolizando-as por nenhum meio físico ou eletrônico. | |
|13/05 |O Laboratório de DNA, que atualmente realiza 30 exames |Criar um agendamento eletrônico para a marcação dos |
| |por mês, passará a realizar 200 até o final do ano. |exames de DNA, disponibilizando-o para as Varas atendidas|
| |No entanto, o agendamento da coleta é totalmente manual, |pelo THEMIS ou pela intranet. |
| |dependendo de contatos telefônicos e envio de ofícios. | |
|12/05 |A força de trabalho dos Oficiais de Justiça é mal |Reinstalação da Central de Mandados inicialmente para a |
| |aproveitada. |Comarca de São Luis, estruturada como módulo do THEMIS, |
| |Há 122 Oficiais de Justiça na Comarca de São Luis para 61|com relatórios gerenciais, inclusive de acompanhamento do|
| |unidades jurisdicionais. |cumprimento dos mandados, atendendo recomendação do CNJ |
| |Em regra, há 02 oficiais por Vara, mas em algumas há 03 |aposta no auto de inspeção. |
| |ou 04, gerando déficit em outras. | |
| |Lei Estadual criou Central de Mandados, a qual foi | |
| |desinstalada por provimento. No entanto, a remuneração da| |
| |produtividade continua sendo paga aos oficiais | |
|12/05 |As petições de tramitação dos processos são |Criação e instalação de Protocolo Integrado ao THEMIS, a |
| |protocolizadas no balcão das Secretarias Judiciais, |fim de permitir que ao movimentar o processo o servidor |
| |acarretando uma diminuição do tempo útil dos servidores |da |
| |para a tramitação dos feitos. |Vara identifique que há uma petição protocolizada |
| | |pendente de juntada. |
| | |Por outro lado, o Protocolo Integrado permitirá |
| | |atendimento mais ágil da comunidade jurídica. |
|12/05 |Inexistência de dados que espelhem a realidade numérica |1. Edição de Provimento que torne obrigatória a |
| |das unidades jurisdicionais. |alimentação do sistema por quem praticou o ato no |
| | |processo e, no caso, de sentenças e decisões monocráticas|
| | |com o inteiro teor. |
| | |2. Criar tabela estatística de judicância mensal e anual |
| | |emitida automaticamente pelo sistema, parametrizando-a |
| | |como a utilizada pela CGJ para todos os fins. |
|12/05 |Procedimento burocrático de distribuição de ações no 1º |Simplificação da rotina de distribuição no sistema, que |
| |grau de jurisdição, consistente em duas fases no sistema:|permita a realização da tarefa numa única tela, emitindo |
| |pré-cadastramento e cadastramento. |em lote as folhas de autuação que adotariam um novo |
| | |formato para simplificar a autuação. |
|12/05 |Grande lapso de tempo entre a distribuição e a primeira |Associar à distribuição a pré-autuação como forma de |
| |conclusão do processo. |dinamizar a realização da autuação e a primeira conclusão|
| | |do processo. |
|12/05 |A Diretoria de Informática e Automação é demandada por |Editar Resolução definindo a CGJ como órgão gestor do |
| |vários centros de poder, desfocando as atividades |sistema de 1º grau de jurisdição e a Presidência como o |
| |desenvolvidas. |pertinente á área administrativa e ao 2º grau de |
| | |jurisdição. |
| | |Isto permitirá o filtro de todas as atividades da |
| | |diretoria, definindo as prioridades e ã manutenção do |
| | |ciclo de melhoria contínua. |
|12/05 |A lotação dos servidores nas unidades jurisdicionais é |Alteração da Resolução no. 28/2007 para o fim de definir |
| |realizada pelo Juiz Diretor do Fórum e não pela Diretoria|o RH como o órgão centralizador e definidor de todas as |
| |de RH. |lotações do Poder Judiciário do Maranhão. |
|12/05 |Grande volume de cartas precatórias iniciadas e em |Edição de Provimento da CGJ disciplinando o cumprimento |
| |tramitação na Vara de Cartas Precatórias. |de cartas precatórias que não dependam de ato do juiz, a |
| | |exemplo de realização de audiência, por meio de ato |
| | |ordinatório do Secretário. |
Licitação
• O Tribunal de Justiça já utiliza o sistema de compras eletrônico do Governo Federal – COMPRANET
• Embora disponível, o Pregão Eletrônico não é a forma prioritária de seleção de propostas, em virtude da Resolução 901/2008 que determina prioridade para a modalidade Pregão na forma presencial. Há necessidade de reativar o uso do Pregão Eletrônico como modalidade de licitação prioritária
• Existe deficiência nas atividades de gestão e fiscalização de contratos,
• Não há controle eficiente de vigência dos contratos
• Necessidade de reorganizar as atribuições da Divisão de Licitação e Contratos;
• Criar, no âmbito da Divisão de Licitações e Contratos um sistema de controle de vigência de contratos e ajustes em geral;,
• Implementar nas Divisões de Serviços Gerais e de Transportes rotinas de gestão e fiscalização de contratos.
• Constante reciclagem e treinamento dos servidores na área de licitação, contratação, gestão e fiscalização de contratos,
• Revisão da estrutura física da instalação das unidades da Diretoria de Administração que ficam em três prédios distintos dificultando a tramitação célere dos procedimentos.
EIXO RECURSOS HUMANOS
A Juíza Coordenadora orientou aos membros do Programa Integrar no sentido de ouvir e registrar toda e qualquer informação recebida relativa a servidores para posterior encaminhamento ao Órgão Competente.
Cursos Propostos
• Curso de Gestão e Liderança 14 e 15/maio
• Curso de Boas Práticas 18/maio
• Curso sobre Conciliação 19/maio
• Curso de Atendimento ao Público 20/maio
• Cursos técnico operacionais 21 e 22/maio
• Encontro dos Juízes 21 e 22/maio
Quadro de Servidores
• Reunião com o Diretor do Núcleo de Recursos Humanos, para conhecer a realidade estrutural das unidades judiciárias do TJMA;
• A primeira lotação é realizada pelo NRH, sendo que as relotações seguintes são definidas por cada Juiz Diretor do Foro, sem que nenhum padrão seja observado;
• Os oficiais de justiça têm salário maior do que os secretários das Varas;
• A maioria dos servidores são efetivos, interessados, possuem capacitação e estão preparados para as atividades que exercem;
• O horário de trabalho é de 2 turnos sendo o primeiro de 08:00 as 14:00 e o segundo de 12:00 as 18:00 horas.
EIXO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Patrimônio
Unidade de Materiais de Expediente e Consumo
• Existe uma ferramenta, SIMPLEX, para controle de bens de consumo em geral, que apresenta algumas inconsistências;
• Falta controle dos pedidos, pois os mesmos não são arquivados, nem controlados pelo sistema.
Setor de Patrimônio:
• Foi criada uma comissão de materiais de consumo e de bens permanentes, seguindo instruções do CNJ;
• É necessário adequar as ações da referida Comissão à recomendação do CNJ no que diz respeito a verificação, tombamento e controle de todos os equipamentos de informática;
• A distribuição dos equipamentos é feita pela Diretoria Administrativa depois que o pedido feito pelos Juízes e aprovado pelo Presidente ou pelo Corregedor.
Infra-Estrutura/Sistemas – STI
Servidores
• Existem servidores em desvio de função o que ocasiona retenção da demanda de serviços na STI.
Central de Mandados
• O sistema está em funcionamento na Comarca de Imperatriz;
• CGJ deve definir o modelo de funcionamento da Central de Mandados para que o sistema seja adequado ao THEMIS;.
Themis
• Existem inúmeras demandas dos usuários no sistema de 1º grau que devem ser desenvolvidas o mais breve possível, entre as quais a atualização das Tabelas Processuais Unificadas do CNJ;
• É necessário que seja feito um Provimento determinando a alimentação do sistema Themis 1º grau e 2º grau;
• O Themis está instalado em 108 comarcas, sendo que 22 comarcas estão centralizadas e integradas no TJMA.
• Existem muitas dúvidas no sistema, com relação a procedimentos jurídicos, senhas, fases. O usuário não tem a cultura de alimentação e ambientação do sistema.
• Falta fazer a migração de 70 comarcas para a versão 3.0.
• Algumas ações a serem feitas no Sistema Themis:
✓ Ajuste do sistema de protocolo (verificar o sistema de Protocolo Integrado que está sendo desenvolvido pelo CNJ);
✓ Desenvolver e implantar a Central de Mandados na Comarca de São Luís;
✓
✓ Verificar a possibilidade de automatização do Diário de Justiça;
✓ Permitir, no Themis, que os cartórios efetuem o movimento de baixa na distribuição;
✓ Criar um link para visualizar as decisões que são disponibilizadas em formato texto na consulta processual da internet.
✓ Nomear um Gestor para o Themis.
✓ Criar o manual do usuário e disponibilizar na página do TJMA.
✓ Cursos mais freqüentes para os usuários.
✓ Criar relatórios estatísticos de judicância mensal e anual
Projudi
• Pretende-se verificar a possibilidade de instalação e treinamento das Turmas Recursais no sistema até o final desta semana.
• Está instalado em 6 juizados (sendo 5 em São Luís). Restam ainda 12 Juizados a serem instalados na Capital. Está prevista a instalação completa dos Juizados para este ano.. Existe a reclamação por parte de vários usuários do Projudi de que é lento o upload e download dos documentos.
Link
• planejamento para, em ate 5 meses, disponibilizar links de Internet, com incremento na velocidade, para todas as comarcas do Maranhão;
Suporte Tecnico & Manutencao de Equipamentos
• Existe uma carência de suporte nas Comarcas do interior.
• Possibilidade de dividir o Estado em Pólos e ali lotar funcionários da Informática para dar suporte regional.
Sistema de 2 grau
• Há uma previsão para criação de novo sistema web do THEMIS para o segundo grau (open legis), que seria desenvolvido em Java com o banco de dados Oracle.
EIXO PROCEDIMENTOS DE TRABALHO
• Diagnóstico – preenchimento de questionário para levantamento dos dados estatísticos de cada Cartório;
• Elaboração dos Manuais de Procedimentos Cartorários;
• Elaboração do plano de ação do Programa Integrar nas Varas do TJMA;
• Estudo para definição das Varas onde a equipe do Programa Integrar irá atuar.
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