Universitatea de Medicina si Farmacie din Craiova



CAIET DE SARCINI

Servicii de organizare evenimente

(transport, cazare, masă pentru formatori/experți)

Prin prezentul Caiet de sarcini, Universitatea de Medicină și Farmacie din Craiova, în calitate de Partener în cadrul proiectului POCU/91/4/8/108073: „ÎMBUNĂTĂŢIREA COMPETENŢELOR PROFESIONALE ALE PERSONALULUI MEDICAL IMPLICAT ÎN REALIZAREA ACTULUI MEDICAL DIN SPECIALITĂŢI RELEVANTE PENTRU MANAGEMENTUL MULTIDISCIPLINAR AL BOLILOR GENETICE RARE (PROGENERARE)”, COD SMIS 108073, stabilește condițiile generale pentru desfășurarea achiziției de „Servicii de organizare evenimente”, cod CPV: 79951000-5 - Servicii de organizare de seminarii.

Valoare maximă estimată acord-cadru: 103.025,74 lei fără TVA.

Contractele subsecvente se vor încheia la solicitarea autorității contractante în funcție de desfășurarea evenimentelor.

Obiectivul general al proiectului îl reprezintă:

– Îmbunătățirea nivelului de competențe al profesioniștilor;

– Mediu educativ dinamic;

– Accesul personalului medical la materiale şi programe educaţionale de calitate;

– Dezvoltarea unui program de formare specifică în bolile rare prin elaborarea unui curs (curriculă) în domeniul bolilor rare și geneticii medicale și creditarea acestuia cu puncte emc pentru medici și asistenți medicali.

– Stabilirea unui cadru de desfășurare și a unor abordări integrate a actului medical în cazul pacienților afectați de boli rare prin elaborarea unor ghiduri de practică medicală în domeniul bolilor rare;

– Creșterea accesului specialiștilor la programe de formare, schimburi de experiență/schimburi de bune practici în domeniul bolilor rare și genetica medicală;

– Imbunătățirea nivelului de competențe și creşterea capacităţii tehnice prin furnizarea unui curs de formare specifică în domeniul bolilor rare și geneticii medicale;

– Conștientizarea și responsabilizarea personalului medical prin campanii specifice de conștientizare și depistare precoce a bolilor rare, în toate regiunile de dezvoltare din țară;

– Creșterea gradului de implicare a specialiștilor români în inițiativele europene de schimb de informații, prin desfășurarea unor programe de schimb de experiență și bune practici transnațional și național.

1. SECŢIUNEA I – OBIECTUL ACORDULUI-CADRU

1. Obiectul achiziției:

Obiectivul specific al acestui acord-cadru îl reprezintă angajarea unui prestator de servicii pentru perioada februarie 2019 — decembrie 2020, care să furnizeze Servicii de organizare evenimente conținând transport, cazare, masă pentru formatori, pentru derularea tuturor activităților de formare și a conferințelor prevăzute în cadrul proiectului POCU/91/4/8/108073: „ÎMBUNĂTĂŢIREA COMPETENŢELOR PROFESIONALE ALE PERSONALULUI MEDICAL IMPLICAT ÎN REALIZAREA ACTULUI MEDICAL DIN SPECIALITĂŢI RELEVANTE PENTRU MANAGEMENTUL MULTIDISCIPLINAR AL BOLILOR GENETICE RARE (PROGENERARE)”, COD SMIS 108073.

1. Serviciile solicitate:

În vederea organizării în bune condiţii a acestor evenimente, Ofertantul trebuie să asigure următoarele servicii:

Nr. crt |Denumire produs |U.M. |Cant |Preț unitar estimat

lei fără TVA |Valoare estimată

lei fără TVA |Caracteristici tehnice minimale | |0 |1 |2 |3 |4 |5 |6 | | |Organizare eveniment cursuri formare Zalău |Eveniment |1 |10.448,64 |10.448,64 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 6 formatori din afara mun. Zalău dus - întors (din localitatea de domiciliu la Zalău)

– cazare formatori din afara mun. Zalău: maxim 6 pers x 4 nopți;

– masă pentru maxim 6 formatori: maxim 6 formatori x 1 masă/ zi x 5 zile/eveniment | | |Organizare eveniment cursuri formare Pitești |Eveniment |1 |10.448,64 |10.448,64 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 6 formatori din afara mun. Pitesti dus - intors (din localitatea de domiciliu la Pitesti);

– cazare formatori din afara mun. Pitesti: maxim 6 pers x 4 nopti;

– masa pentru 6 formatori: maxim 6 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Brașov |Eveniment |1 |10.448,64 |10.448,64 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 6 formatori din afara mun. Brasov dus - intors (din localitatea de domiciliu la Brasov)

– cazare formatori din afara mun. Brasov: maxim 6 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 6 formatori: maixm 6 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Tg. Mureș |Eveniment |1 |10.448,64 |10.448,64 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 6 formatori din afara mun. Tg. Mures dus - intors (din localitatea de domiciliu la Tg. Mures);

– cazare formatori din afara mun. Tg. Mures: maxim 6 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 6 formatori: maxim 6 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment | | |Organizare eveniment cursuri formare Oradea |Eveniment |1 |8.707,20 |8.707,20 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maixm 5 formatori din afara mun. Oradea dus - intors (din localitatea de domiciliu la Oradea)

– cazare formatori din afara mun. Oradea: maxim 5 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 5 formatori: maxim 5 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Cluj Napoca |Eveniment |1 |8.707,20 |8.707,20 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 5 formatori din afara mun. Cluj Napoca dus - intors (din localitatea de domiciliu la Cluj Napoca)

– cazare formatori din afara mun. Cluj Napoca maxim 5 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 5 formatori: maxim 5 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Constanța |Eveniment |1 |8.707,20 |8.707,20 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 5 formatori din afara mun. Constanta dus - intors (din localitatea de domiciliu la Constanta)

– cazare formatori din afara mun. Constanta: maxim 5 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 5 formatori: maxim 5 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Iași |Eveniment |1 |9.782,20 |9.782,20 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 5 formatori din afara mun. Iasi dus - intors (din localitatea de domiciliu la Iasi);

– cazare formatori din afara mun. Iasi: maxim 5 pers x 5 nopti;

– masa pentru maxim 5 formatori: maxim 5 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment | | |Organizare eveniment cursuri formare Sibiu |Eveniment |1 |6.965,76 |6.965,76 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 4 formatori din afara mun. Sibiu dus - intors (din localitatea de domiciliu la Sibiu);

– cazare formatori din afara mun. Sibiu: maxim 4 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 4 formatori: maxim 4 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Bucuresti |Eveniment |1 |5.224,32 |5.224,32 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 3 formatori din afara mun. Bucuresti dus - intors (din localitatea de domiciliu la Bucuresti)

– cazare formatori din afara mun. Bucuresti: maxim 3 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 3 formatori: maxim 3 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Craiova |Eveniment |3 |2.637,66 |7.912,98 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 3 formatori din afara mun. Craiova dus - intors (din localitatea de domiciliu la Craiova);

– cazare formatori din afara mun. Craiova: maxim 3 pers x 2 nopti;

– masa pentru maxim 3 formatori: 3 formatori x 1 masa/ zi x 3 zile/eveniment; | | |Organizare eveniment cursuri formare Timișoara |Eveniment |1 |5.224,32 |5.224,32 |Servicii de organizare de evenimente ce includ:

– transport (rutier, feroviar sau aerian) pentru maxim 3 formatori din afara mun. Timisoara dus - intors (din localitatea de domiciliu la Timisoara;

– cazare formatori din afara mun. Timisoara: maxim 3 pers x 4 nopti;

– masa pentru maxim 3 formatori: maxim 3 formatori x 1 masa/ zi x 5 zile/eveniment; | |

2. Informații privind serviciile solicitate:

Serviciile aferente evenimentelor prezentate mai sus trebuie să îndeplinească următoarele condiții specifice:

1. Serviciile de cazare

– Cazarea formatorilor/experților se va face în structuri de cazare de minim 3 stele /3 margarete în hotel/pensiune, în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare;

– Să asigure gratuit internet prin wireless in toata structura de cazare;

– Camerele de cazare vor fi asigurate în regim single sau în regim double pentru formatori;

– Locația unității de cazare trebuie să asigure acces cu mijloacele de transport în comun, de la locația hotelului/ pensiunii către gară sau autogară/aeroport.

– Cursurile/evenimentele se vor desfășura în aceeași unitate de cazare sau la o distanta ce nu poate depasi 500 m;

– Numărul de camere/nopți de cazare este orientativ, el putând fi redus în funcție de necesitățile beneficiarului.

– Ofertanţii au obligația de a prezenta, înaintea fiecărui eveniment, cel puţin 2 variante de locaţii care să îndeplinească prezentele cerinţe tehnice dintre care beneficiarul va selecta locaţia pentru fiecare eveniment.

2. Serviciile de transport

– Aceste servicii vor fi prestate pentru toată perioada derulării evenimentelor în conformitate cu calendarul stabilit de beneficiar.

– Prestatorul va trebui să asigure serviciile de decontare a transportului dus-întors pentru formatori, în conformitate cu descrierea fiecărui eveniment de la pct. 1.1.

– În cazul decontării cheltuielilor legate de transport, operatorul economic va prezenta beneficiarului centralizatorul cu datele persoanelor pentru care a efectuat decont, ruta deplasării acestora, dovada decontării cheltuielilor de transport către formatori și orice alte documente pe care autoritățile de management le vor solicita pentru validarea plății.

– Responsabilitatea de decontare a cheltuielile cu transportul formatorilor se află în sarcina prestatorului, atât ca procedură de decontare cât și ca sumă efectiv decontată.

– Transportul formatorilor se va realiza prin utilizarea mijloacelor de transport feroviar, terestru sau aerian. Alegerea mijlocului de transport va fi stabilită de formatorii participanți numai cu acordul prestatorului.

3. Servicii de catering (masă) pentru formatori

– Aceste servicii vor fi prestate pentru toată perioada derulării cursurilor în conformitate cu calendarul propus de Beneficiar.

– Mesele vor fi servite așezat la masă, într-o zonă separată a restaurantului, special rezervată pentru formatori,

– Locația de servire a mesei va fi situată în aceeași clădire cu sala de curs.

– Intervalul de timp pentru mese și pauzele de cafea este flexibil și poate fi schimbat.

– Masa va include minim 2 feluri de mâncare (dintre care cel puțin unul trebuie să fie cald, însoțit de garnitură și salată), desert și apă/ băuturi răcoritoare.

– Prestatorul are obligația de a prezenta, înaintea fiecărui eveniment, minim 3 variante de meniu plus una vegetariană, cu gramaj per persoană, în vederea aprobării meniului final.

– Fiecare fel de mâncare va avea un gramaj de minim 300 grame (ex: Ciorbă de pui a la grec – 40/260; ciorbă de văcuță - 40/260; varză călită cu ciolan – 100/200; pulpe de pui la cuptor/ cartofi copți cu rozmarin – 150 gr / 200 gr, etc)

3. Documente justificative/ livrabile

Pentru a demonstra prestarea serviciilor, prestatorul are obligația de a întocmi și a preda beneficiarului următoarele documente justificative:

– Factură fiscală în care să se menționeze evenimentul facturat (conform. pct. 1.1) și numărul și data contractului de achiziție;

– Proces verbal de recepție calitativă și cantitativă a serviciilor prestate.

– Raport de activitate pentru fiecare eveniment in parte, care va avea anexate, in functie de serviciile aferente fiecărui eveniment:

o Tabel centralizator cu formatorii/experții participanți la eveniment întocmit pe baza listelor de prezență întocmite de personalul angajat al beneficiarului;

o Diagramele de cazare semnate și ștampilate de către unitățile de cazare;

o Centralizatorul cu datele persoanelor pentru care a efectuat decont, ruta deplasării acestora, dovada decontării cheltuielilor de transport către formatori și orice alte documente pe care autoritățile de management le vor solicita pentru validarea plății;

o Tabel centralizator cu formatorii/experții care beneficiază de serviciile de catering.

4. Măsuri de gestionare:

• Orice prestare va fi atent controlată de către personal specializat

• Nu este admisă nicio schimbare în condițiile contractuale

• Nu este admisă nicio schimbare a specificațiilor tehnice;

• În cazul în care serviciul contractat va fi prestat altfel decât a fost solicitat în caietul de sarcini iar prestatorul refuză remedierea serviciului prestat neconform atunci contractul va fi reziliat unilateral.

2. Condiții obligatorii și eliminatorii

1. Oferta trebuie depusă pentru toate evenimentele și în cantitatea solicitată de autoritatea contractantă la punctul 1.1.

2. În cazul ofertării pentru mai puține evenimente decât cele solicitate de autoritatea contractantă la punctul 1.1. oferta va fi declarată neconformă.

3. Factori de evaluare a ofertelor

1. Criteriul de atribuire este prețul cel mai scăzut.

2. Prețul va fi exprimat în lei și va fi menținut pe toata perioada de valabilitate a acordului-cadru. Prețul ofertat pentru fiecare eveniment trebuie să se încadreze în limitele prezentate la descrierea evenimentelor de la pct. 1.1. Ofertele care nu respectă încadrarea în aceste limite vor fi declarate neconforme.

3. Evaluarea ofertelor se va realiza prin compararea propunerilor financiare determinate prin înmulțirea prețului unitar ofertat cu cantitatea aferentă acordului-cadru.

4. Oferta câștigătoare va fi declarată oferta admisibilă care are prețul cel mai scăzut.

4. Actualizarea prețului contractului

Prețul nu se actualizează.

5. Condiții generale și specifice de natură tehnică

Condițiile generale si specifice de natură tehnică sunt cele menționate în prezentul Caiet de sarcini și în Cerințele tehnice.

Propunerea tehnică va cuprinde date referitoare la aceste condiții, redactate concis și la obiect, astfel încât să reiasă, cu claritate si fără echivoc, că furnizorul își asumă îndeplinirea tuturor cerințelor autorității contractante.

Cerințele impuse în prezentul caiet de sarcini sunt minimale. Oferta trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenței caracteristicilor tehnice ofertate cu cele din specificația tehnică, respectând strict toate solicitările autorității contractante.

Ofertele vor fi luate în considerare numai dacă respectă cel puțin condițiile obligatorii și eliminatorii minimale prevăzute de Caietul de sarcini și Cerințele tehnice.

SECŢIUNEA II – MODUL DE PREZENTARE A OFERTELOR

La depunerea ofertelor, ofertanții trebuie să respecte toate instrucțiunile, formularele, cerințele, clauzele contractuale și specificațiile conținute în Caiet de sarcini.

Transmiterea unei oferte care nu conține toate informațiile și documentele cerute, până la termenul limită de depunere a ofertelor specificat, va duce la descalificarea ofertei.

Anexele și formularele prevăzute în cadrul documentației de atribuire trebuie completate în mod corespunzător. Formularele, declarațiile și certificatele prevăzute trebuie semnate (nume, prenume, semnătura) și ștampilate, în original, dacă nu se specifică altfel, de persoanele sau instituțiile autorizate.

Prin depunerea unei oferte, ofertantul acceptă condițiile generale și particulare care guvernează acest acord-cadru ca singura bază a acestei proceduri de atribuire, indiferent care sunt condițiile proprii de prestare ale ofertantului. Nedepunerea în termenul prevăzut a unei oferte care să conțină toate informațiile cerute va duce la respingerea acesteia.

Nota:

1. Prezentele specificații tehnice fac parte integrantă din documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică și financiară.

2. Toate cerințele din prezentul Caiet de Sarcini sunt minimale și obligatorii. Dacă nu sunt îndeplinite caracteristicile minime obligatorii, oferta este respinsă fiind considerată neconformă.

3. Nu se accepta depunerea de oferte pentru realizarea parțială a acordului-cadru ce urmează a fi încheiat.

1. Modalitatea de prezentare a ofertei tehnice

1. Metodologia de lucru propusă pe durata derulării acordului-cadru/contractului:

Ofertantul va prezenta obligatoriu metodologia proprie propusă pentru execuția acordului-cadru/contractului, într-un format care să permită compararea facilă cu cerințele și capacitățile minime impuse.

Metodologia de execuție a acordului-cadru/contractului va prezenta clar și detaliat modul în care ofertantul va gestiona resursele umane, tehnice și materiale pe care le va pune la dispoziție în scopul realizării activităților proiectului, inclusiv a sprijinului logistic, administrativ, backstopping, etc. În cazul în care oferta este depusă în asociere, ofertantul va face o descriere detaliată și va justifica distribuția sarcinilor și a responsabilităților individuale între asociați, precum și a modului de colaborare între asociați în vederea executării acordului-cadru/contractului.

Perioada de derulare a acordului-cadru: februarie 2019 — decembrie 2020.

Pe toata perioada de derulare a acordului-cadru/contractului Prestatorul (ofertantul căștigător) va asigura următoarele:

Ante eveniment:

• Locația exactă a evenimentului se va stabili împreună cu Beneficiarul, aceasta trebuie să fie în zone centrale ale orașelor sau zone business, ușor accesibile;

• Asigurarea sălii corespunzătoare în care se va desfășura evenimentul: fiecare sală va avea capacitatea menționată anterior și va fi dotată cu logistica necesară (instalație de sonorizare, aer condiționat, personal tehnic, instalații audio-video, microfoane mobile, masă prezidiu — va trebui asigurată și prezentă unei persoane de specialitate în domeniul instalațiilor audio-video pentru a putea gestiona utilizarea acestor instrumente), flipchart, markere;

• Sala va fi organizată în format teatru/masă rotundă/sală de clasă etc., în funcție de solicitarea Beneficiarului;

Achizitorul își rezervă dreptul de a refuza propunerea operatorului economic și/sau de a solicita variante suplimentare. Operatorul economic se obligă ca în termen de 24h să revină cu propuneri care să corespundă cerințelor stabilite prin prezenta documentație.

Achizitorul își rezerva dreptul de a propune săli pe care le identifică personal.

În urma primirii comenzii ferme, prestatorul va efectua toate demersurile pentru organizarea evenimentului și va transmite confirmarea achizitorului.

Notă: Pe durata derulării contractului evenimentele se pot derula în paralel, în același interval orar, în cel puțin trei localități distincte.

Beneficiarul va anunța prestatorul (ofertantul câștigător) despre orice modificare, înainte de data inițială de desfășurare a evenimentelor, în măsura în care aceste informații sunt cunoscute în timp util.

2. Prezentarea detaliată, a următoarelor informații, într-un format care să permită compararea facilă cu cerințele și capacitățile minime impuse:

• Condiții servicii de cazare;

• Condiții servicii de transport;

• Condițiile serviciilor de catering (masă) pentru formatori

3. Prezentarea obligatorie a persoanei desemnate pentru derularea contractului

Obligatoriu ofertantul va propune un expert/responsabil de contract care va menține legătura cu Beneficiarul pe toata perioada derulării contractului.

Responsabilități

Ofertantul va avea în vedere la propunerea acestui expert/responsabil de contract că acesta va avea următoarele responsabilități:

– înregistrarea formatorilor pe listele de prezență;

– informarea și îndrumarea formatorilor împreună cu reprezentanți ai beneficiarului la cererea explicită a acestuia;

– distribuirea materialelor evenimentului către formatori împreună cu reprezentanți ai beneficiarului, la cererea explicită a acestuia;

– comunicarea cu responsabilii de spaţii şi servicii ai locaţiei pentru rezolvarea operativă a situaţiilor apărute;

– buna desfășurare logistică și tehnică a evenimentului;

– realizarea fotografiilor evenimentului, la cererea explicită a beneficiarului;

– întocmirea listelor cu formatorii/experții participanţi la curs pentru care se asigură organizarea / decontarea transportului;

– procedura efectivă de organizare / decontare a transportului, stabilirea rutelor optime la solicitarea expresă a beneficiarului;

– colectarea și procesarea documentelor justificative pentru decont;

– îndeplinirea formalităților de organizare / decontare transport pentru formatorii participanţi şi membri ai echipei de implementare, precum și celelalte activități asumate prin oferta tehnică în legătură cu organizarea / decontarea transportului;

– întocmirea documentelor de plată;

– decontarea propriu-zisă a transportului;

– prestatorul va avea în vedere posibilitatea de înregistrare audio – video a fiecărui curs în cazul în care Achizitorul solicită acest lucru în scris înainte de data începerii cursului.

2. Modalitatea de prezentare a ofertei financiare

Ofertantul va elabora propunerea financiară astfel încât aceasta să furnizeze toate informaţiile solicitate cu privire la preţ precum şi la alte condiţii financiare şi comerciale legate de obiectul acordului-cadru/contractului de achiziţie publică.

Ofertantul va elabora propunerea financiară prin completarea Formularului de ofertă și a Anexei nr. 1- Formular ofertă Centralizator de prețuri servicii.

Prețul va fi exprimat în lei și va fi menținut pe toată perioada de valabilitate a acordului-cadru. Prețul ofertat pentru fiecare eveniment trebuie să se încadreze în limitele prezentate la descrierea evenimentelor de la pct. 1.1. Ofertele care nu respectă încadrarea în aceste limite vor fi declarate neconforme.

Perioada de valabilitate a ofertei: minim 60 de zile.

Responsabil proiect Șef Birou Achiziții

Burada Florin Armășelu Sabin

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download