96-1809 Texas Procurement and Contract Management …

STATE OF TEXAS

PROCUREMENT AND CONTRACT

MANAGEMENT GUIDE

STATEWIDE PROCUREMENT DIVISION

Glenn Hegar

Texas Comptroller of Public Accounts

VERSION 2.1

Statewide Procurement Division

TABLE OF CONTENTS

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

PROFESSIONAL CERTIFICATION AND TRAINING PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

ETHICS LAWS AND PROFESSIONAL STANDARDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

State Ethics Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

State Standards of Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Bribery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Gift to Public Servant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Misuse of Official Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Misuse of Government Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Suspected Fraud, Waste, or Abuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

VENDOR COMMUNICATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

SPD, DIR, SAO, OVERSIGHT TEAMS, AND PLANNING DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

DIR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SAO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Contract Advisory Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Quality Assurance Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Agency Procurement Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Historically Underutilized Business Program Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Agency Contract Management Handbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Agency Contract Management Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

THE PROCUREMENT CYCLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

PROCUREMENT PLANNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Needs Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Cost Estimate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Acquisition Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

PROCUREMENT METHOD DETERMINATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

T exas P rocurement

and

C ontract M anagement G uide - V ersion 2.1 | i

Statewide Procurement Division

Procurement Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Procurement Method Identification Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Procurement Method ¨C SPD Non-Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Texas Correctional Industries Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

The State Use Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Managed Term Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Travel Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

SPD-Administered Agency-Specific Procurements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Proprietary Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Mail and Messenger Services Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Printing Services and In-House Copy Centers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Purchase of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Trade-In of Used Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Contract Established by Another State Agency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Federal Government Purchases and Interstate Compacts & Cooperative Agreements . . . . . . . . . . . . . . . 27

Procurement Method ¨C SPD Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Determining Contract Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Summary of Minimum Requirements for Delegated Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

SPD Delegation by Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Purchases of $10,000 or less (¡°Spot¡± Purchases) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

One-Time Purchases of Goods of $50,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Purchases of Services of $100,000 or less . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Direct Publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

PROFESSIONAL MEMBERSHIPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Perishable Goods Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Distributor Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Fuel, Oil, and Grease Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Internal Repair Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Emergency Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

SPD Review and Delegation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Delegation Request for Goods Exceeding $50,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Delegation Request for Services Exceeding $100,000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Procurement Outside of SPD Delegation Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Competitive Bidding (IFBs, Informal Bidding) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Competitive Sealed Proposals (RFPs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

ii | T exas P rocurement

and

C ontract M anagement G uide - V ersion 2.1

Statewide Procurement Division

Procurement Method ¨C SPD Texas Multiple Award Schedule (TXMAS) Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Procurement Method ¨C Reverse Auction Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Procurement Method ¨C Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Automated Information Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

DIR Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

DIR Cooperative Contracts Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Data Center Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Telecommunication Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Procurement Method ¨C Professional Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Procurement Method ¨C Consulting Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Procurement Method ¨C Legal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Procurement Method ¨C Interagency Cooperation Contracts (IACs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Procurement Method ¨C Interlocal Cooperation Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Procurement Method ¨C State and Federal Surplus Property Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Procurement Method ¨C Request for Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

Procurement Method ¨C Texas Disaster Act of 1975 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Solicitation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Solicitation ??¨C IFB, RFP, RFO, RFQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Request for Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Solicitation ¨C Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Procurement Lead Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Internal Calendar of Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Drafting Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Minimum Vendor Qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Scope of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Deliverables and Milestones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Professional Licenses and Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Established Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Monitoring Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Additional Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Payment and Pricing Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Reimbursement Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Advance Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

T exas P rocurement

and

C ontract M anagement G uide - V ersion 2.1 | iii

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