Support Vereinsführung - Kapitel Veranstaltungen



FC Musterlingen, Postfach, 8844 MusterlingenOrganisation Generalversammlung – Planungsinstrument:Was?Wann? Beachten!Wer?1.Je nach Umfang und Rahmenprogramm der Generalversammlung eigenes OK einsetzen. Checkliste für Organisation GV erstellen.M?glichst frühzeitig, damit Handlungsspielraum des OK gew?hrt istVorstand2.Fixierung Datum, Zeitpunkt und Ort der Versammlung. Darauf achten, dass keine Terminkollision mit anderen Anl?ssen entsteht.Auf Ferienzeit und Feiertage Rücksicht nehmen.Datum frühzeitig bekannt geben – am besten an der vorherigen GV; Termin regelm?ssig in Erinnerung rufenVorstand3.Reservation Lokalit?ten, ben?tigte Einrichtung und Infrastruktur (selber vorher rekognoszieren).Einholen von Zusagen für Referate und Pr?sentationen. Suche nach freiwilligen Helfern.Vorinformation für Medien, Partner/Sponsoren, G?ste, bekannte Pers?nlichkeiten aus Sport, Wirtschaft und Politik.Entwurf für Drehbuch (Ablaufplan) und Traktandenliste erstellen. Vorbereitung der Gesch?fte.Frühzeitig, den lokalen Verh?ltnissen entsprechend – auf jeden Fall vor dem Versand der schriftlichen Einladung zur GV erledigenDelegierter des Vorstandes bzw. OKVorstand4.Schriftliche Einladung zur Generalversammlung mittels separaten Briefes oder Inhalt im Vereinsbulletin verfassen und allen Mitgliedern termingerecht zustellen. Gleichzeitige Publikation auf der Vereins-Website.M?gliche Beilagen zur Einladung:Definitive TraktandenlisteJahresberichtJahresrechnungJahresplanung mit BudgetentwurfKurzpr?sentation zur Wahl vorgeschlagener KandidatenInformationen und weitere Unterlagen zu den einzelnen TraktandenSpezielle Beilage mit Rahmenprogramm zur GVStandortplan Lokalit?ten, Erreichbarkeit mit ?ffentlichen VerkehrsmittelnJe nach Verfahren Anmeldetalon zur GVTermin gem?ss eigenen Statuten beachtenVorstand bzw. OK5.Zus?tzlich Einladungen an G?ste, Partner/Sponsoren und Medien versenden. Kontaktieren der zugesagten Referenten, Pr?sentatoren, Unterhalter usw.Zeitgleich mit schriftlicher Einladung an MitgliederVorstand bzw. OKWas?Wann? Beachten!Wer?6.Detailabsprachen mit zust?ndigen Verantwortlichen für Lokalit?ten, Infrastruktur und Verpflegung führen.Ungef?hre Teilnehmerzahl fixieren.Mindestens 1 Monat vor der GVVorstand bzw. OK7.Antr?ge der Mitglieder: Vorbesprechung im Vorstand, Verhalten/Taktik beschliessen. Evtl. Rücksprache nehmen.Eingabefristen gem?ss eigenen Statuten beachtenMitglieder Vorstand8.Definitives Drehbuch für Versammlung erstellen: Detailliertes Ablaufprozedere mit Zeitplan, Zuteilung der einzelnen Traktanden an Vorstandsmitglieder. Bei l?ngeren Generalversammlungen Pausen (Unterbrüche) einplanen. Abstimmungs- und Wahlverfahren festhalten. Protokollführung, G?ste- und Medienbetreuung sicherstellen.Teilnehmerzahl best?tigen an Verantwortliche für Bestuhlung, Verpflegung, Apéro usw.2 Wochen vor der GVVorstand bzw. OK9.G?steliste anpassen. Reihenfolge der Begrüssung bei der Er?ffnung der Generalversammlung kl?ren.Begrüssungsprotokoll bei Versammlungen vorbereiten1 Woche vor der GVVorstand / Pr?sident bzw. OK10.Kontrolle Lokalit?ten, Einrichtung, Infrastruktur, Dekoration: Letzte Vorbesprechung mit zust?ndigen Verantwortlichen (z.B. Eingangskontrolle, Bestuhlung, Dekoration, Verpflegung, Apéro, Sicherheit, Sanit?t, Pr?sentationsst?nde für Partner/Sponsoren im Foyer, Parkpl?tze usw.).Speziell überprüfen:Audivisionelle Hilfsmittel wie Beschallung, Mikrophone, Tonbandaufzeichnung, Beamer.1 Woche vor der GVVorstand bzw. OK11.Kontrolle gem?ss Punkt 10 wiederholen bzw. Umsetzung überprüfen.Letzte ?nderungen (Antr?ge, Teilnehmerzahl, G?steliste, Drehbuch usw.) besprechen.1 Tag vor der GVVorstand bzw. OK12.Speziell beachten: Betreuung Referenten, G?ste, Partner/Sponsoren, MedienvertreterVerdanken der Pr?senz, insbesondere bei G?sten, Partner/Sponsoren. Evtl. brieflich nach der GVUnmittelbar nach Abschluss der GV sich Zeit nehmen für MedienvertreterMedienmitteilung schreiben und verteilen (via Fax / E-Mail)Protokollführung: Reinschrift innerhalb vorgegebener Frist überprüfenGV-TagVorstand bzw. OK ................
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