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FINALIDADEEstabelecer as políticas internas a serem seguidas para reembolso de despesas e presta??o ?de ?contas ?decorrente ?de ?viagem a servi?o ?da empresa.?MBITO DA APLICA??O A todos os funcionários da empresa e ?contratados, respeitando as cláusulas contratuais acordas entre as partes..3. CONCEITOS B?SICOS Hospedagem; Quilometragem; Refei??o; Taxi; Combustível; Estacionamento; Pedágio; e outras despesas para reembolso.4. ADIANTAMENTO DE DESPESAS Todo adiantamento de despesas deverá ser solicitado com antecedência mínima de 02 (dois) dias, salvo em casos emergenciais, devendo-se utilizar o formulário “Solicita??o de Viagem e Adiantamento para Despesas” (Anexo I), emitido em duas vias pelo Colaborador e ter aprova??o do Gestor de ?rea e Diretoria, ou por quem esta delegar. Após as devidas aprova??es, o formulário terá a seguinte distribui??o:1? via – ?rea Financeira;2? via – Secretaria da Diretoria, exclusivamente quando houver a necessidade de realizar reservas para hospedagem e/ou aquisi??o de passagens aéreas.4.1. A área Financeira providenciará o pagamento do adiantamento para despesas de viagem, na data programada para libera??o e manterá controle e diligência aguardando a respectiva presta??o de contas. 4.2. A Secretaria da Diretoria adotará as providências cabíveis quanto as Passagens e Hospedagem, quando requerido esses servi?os. 5. REGRAS DE REEMBOLSO E PRESTA??O DE CONTASO reembolso de despesas a Colaboradores e Contratados ser?o?feitos mediante depósito em conta bancária do funcionário/contratado, exceto conta salário, em até 05 (cinco) dias úteis, mediante apresenta??o do Relatório de Despesas, (Anexo II) com os respectivos comprovantes, devendo estar assinado pelo emitente e aprovado pelo Gestor de ?rea e Diretoria, ou por quem esta delegar.5.1. Para qualquer Relatório de Despesas, o Colaborador e/ou Contratado deverá OBRIGATORIAMENTE apresentar os comprovantes das despesas realizadas (Nota/Cupom Fiscal, e/ou Recibos), devidamente ?preenchidos, sempre em vias ?originais. ? ?Portanto,?o ?Colaborador ?e/ou Contratado terá a responsabilidade de EXIGIR junto ?ao fornecedor do servi?o, da alimenta??o e ?outros, o comprovante fiscal de PAGAMENTO (Nota/Cupom Fiscal ou Recibo); 5.2. ?Os Relatórios de Despesas onde apresentem saldo a restituir, a restitui??o deverá ser feita de imediato, na área Financeira.6. QUILOMETRAGEMO reembolso de Quilometragem é utilizado pelos Contratados que se utilizam de veículos ?próprios para locomo??o, na realiza??o de suas atividades à servi?o da empresa, quando definido em Contrato de Presta??o de Servi?os.6.1. Os pedágios pagos ser?o reembolsados apenas mediante a comprova??o via recibo ou cópia do extrato “Sem Parar” ou outra operadora.6.2 – Para reembolso de estacionamento, ou Zonal Azul, o colaborador deverá apresentar a Nota Fiscal do estacionamento ou recibo de Zona Azul, anexando os recibos no Relatório de Despesas (Anexo II).6.3 – Quando da utiliza??o de veículo próprio para viagens ou presta??o de servi?os da empresa, o reembolso seguirá o descrito no item “6.1” acima. 6.3.1 - N?o ser?o aceitos, além dos lan?amentos de KM, outras despesas tais como: abastecimento do veículo para a mesma viagem. O valor de reembolso por KM já contempla, em sua composi??o, desgaste do veículo e custo com complementos automotivos; desta forma, n?o será aceito, para efeito de reembolso de despesas: aditivos, óleo, consertos, compra de pneus, seguros, e etc..7. REEMBOLSO DE REFEI??OSer?o devidos reembolso de despesas com refei??o quando o colaborador estiver fora de seu local de trabalho, a servi?o da empresa (servi?o externo), e quando estender sua jornada de trabalho por mais de três horas extras ou, ainda, realizar mais de seis horas extras em dias sem expediente regular (ex.: sábados, feriados e/ou DSR).Os prestadores de servi?os ter?o reembolsos quando expressamente definido em Contrato de Presta??o de Servi?os.7.1. Ser?o reembolsados, por refei??o, até R$ 10,00 para desjejum, exclusivamente quando n?o oferecido pelo servi?o hoteleiro e R$ 30,00 (trinta reais) para almo?o e R$ 30,00 (trinta reais) para o jantar, inclusive em finais de semana, exceto se outro valor for estabelecido contratualmente. Esse valor somente será reembolsado se apresentada a Nota/Cupon Fiscal ou Recibo, devidamente preenchido e em via original. O documento deverá OBRIGATORIAMENTE conter:a) Data;b) Nome do estabelecimento;c) CNPJ;d) Descri??o dos servi?os;e) Valor em reais;7.2. N?o ser?o aceitos para reembolsos de refei??o as Notas/Cupons Fiscais e/ou Recibos com a mesma DATA de emiss?o, salvo nos casos de almo?o e jantar;7.3. Bebidas alcoólicas e cigarros n?o ter?o direito ao reembolso.7.4. Nos casos em que o colaborador apresentar despesas de refei??o realizada com clientes/fornecedores, estes devem ser justificadas no Relatório de Despesas (Anexo II) e contar com a aprova??o da Diretoria.7.5. Para os motoristas, quando em trabalho externo, as despesas com refei??o, devem observar o disposto em Conven??o Coletiva de Trabalho da Categoria Econ?mica.8. VIAGENSToda viagem necessária para o desempenho das fun??es do colaborador, bem como no atendimento a demanda da empresa, deverá ser preenchido o formulário próprio “Solicita??o de Viagem e Adiantamento para Despesas” (Anexo I), em duas vias e ter aprova??o do Gestor de ?rea e da Diretoria ou por quem esta delegar.8.1. Passagens aérea devem ser solicitadas à Secretaria da Diretoria, através da remessa de uma via do formulário “Solicita??o de Viagem e Adiantamento para Despesas” (Anexo I) devidamente aprovada, que buscará sempre o menor custo e as melhores condi??es para aquisi??o do bilhete. 8.2. As compras emergenciais de passagens aéreas em horários e companhias aéreas, inclusive aquelas com valores considerados “tarifa cheia” dever?o ser autorizadas e justificadas por escrito à Diretoria.8.3. Após a efetiva??o da aquisi??o, o bilhete de passagem será entregue pela companhia aérea, ou agência de viagem, à Secretaria da Diretoria que fará o devido encaminhamento para o Gestor de ?rea do colaborador que efetuará a viagem.8.4. Embarque aéreo e estadia em hotel:Quando o colaborador perder o embarque aéreo e/ou reserva de hotel, a empresa arcará com as multas de remarca??o de passagem por “no show” e hotel, nos casos abaixo:Doen?a do colaborador;Alagamentos ocorridos no trajeto até o aeroporto;Cancelamento por parte da empresa; eAcidente de Trajeto.8.4.1. N?o ser?o aceitos a perda da viagem por motivo de atraso, saída n?o antecipada para o aeroporto e outros que n?o sejam justificáveis e de culpa exclusiva do Colaborador. Para estes casos, as multas e tarifas adicionais dever?o ser ressarcidas pelo Colaborador à empresa, ou, ainda, ele arcar com as despesas decorrentes?às próprias?expensas.9. RESERVA DE HOTELAs reservas de hotéis ser?o feitas pela Secretaria da Diretoria, através do formulário “Solicita??o de Viagem e Adiantamento para Despesas” (Anexo I), devidamente aprovado pelo Gestor de ?rea e Diretoria, ou por quem esta delegar.9.1. Devem ser respeitadas a categoria do hotel com rela??o ao perfil do colaborador e limita??o de diárias ao padr?o “IBIS”, devendo-se, todavia, priorizar a hospedagem em hotéis conveniados com a empresa.9.2. Nas localidades onde a empresa disponibilizar alojamento, essas acomoda??es dever?o ser utilizadas necessariamente pelos colaboradores operacionais. 9.3. Nas hospedagens, o colaborador terá direito a utiliza??o de frigobar, exclusivamente para o consumo de água. N?o ser?o aceitos outros consumos do frigobar.9.3.1. Caso o colaborador se utilize, no hotel, de servi?os extras, consumo de bebidas alcoólicas, compras de cigarros e/ou outros servi?os, ele deverá quitar esses valores quando encerrar sua estadia, às próprias?expensas.10. DESPESAS DE CONDU??O e TRASLADOTodos os colaboradores que necessitarem se deslocar externamente, a servi?o da empresa, devem se utilizar prioritariamente de transporte por aplicativo (UBER, 99, etc.), onde houver esse servi?o, ou se utilizar de veículo da empresa, ou ainda, através de loca??o de veículo, exclusivamente para viagens. N?o ser?o aceitas despesas com taxis especiais.10.1 – Em qualquer uma das op??es acima, deve-se sempre solicitar previa aprova??o do Gestor de ?rea e autoriza??o da Diretoria ou a quem esta delegar.10.2 – No Traslado é reembolsado o valor do transporte da sede da empresa, ou da residência do Colaborador, até o aeroporto/rodoviária de embarque, na ida e na volta, assim como do aeroporto/rodoviária de destino ao hotel ou filial/cliente, sempre com apresenta??o da nota fiscal/recibo do transporte. 10.2.1 - Nos aeroportos onde houver transporte gratuito da companhia aérea, o colaborador deve utilizá-lo, pois n?o ser?o reembolsados os valores, neste caso. 11. GASTOS SEM COMPROVANTESN?o ser?o aceitos nenhum “Relatório de Despesas” (Anexo II) que informe a despesa/gasto sem o devido comprovante (Nota/Cupon Fiscal ou Recibo).12. CONTROLE DE JORNADA E FREQUENCIA DO COLABORADOR EM VIAGEMO colaborador, quando em viagem a servi?o da empresa, deve manter sua jornada de trabalho contratual, na localidade destino, exceto se houver outro padr?o interno estabelecido. 12.1 – Compete ao Gestor de ?rea comunicar à área de Recursos Humanos, por e-mail e, pelo menos, com dois dias de antecedência, a programa??o de viagem do colaborador, constando: Nome e Matrícula funcional do colaborador;Local de destino da viagem;Período de viagem: datas de saída e retorno; 12.2 – O controle da jornada de trabalho deve ser feito mediante registro diário e manual, pelo colaborador, no cart?o de Horário de Trabalho Externo (Anexo III), que será fornecido pela área de Recursos Humanos antes do início da viagem. Ao término da viagem esse Cart?o deve ser devolvido à área de Recursos Humanos, devidamente anotado e assinado pelo colaborador e Gestor da ?rea, para os registros cabíveis.13. PRAZO DA APRESENTA??O DE CONTAS DE VIAGENSO Relatório de Despesas (Anexo II), deverá ser apresentado à empresa;Colaboradores em Viagem: em até dois dias úteis após o retorno da viagem;Colaboradores para Presta??o de Contas ou Reembolso de Despesas: em até dois dias úteis após a realiza??o da despesa; eContratados: semanalmente, todas as segundas-feiras. ?No caso de o colaborador permanecer em viagem a servi?o por um período igual ou superior a 15 dias, o Relatório deverá ser fechado semanalmente.Qualquer outra despesa para presta??o de contas que n?o conste aqui especificada, será tratada como exce??o e, por conseguinte, deverá ser previamente aprovada pela Diretoria. ................
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