Título - Investigación, extensión y servicios en ...



Análisis de dos procedimientos de comunicación interna en el sector docente de la sede de la Universidad Técnica Particular de Loja-Ecuador, año 2007.

Analysis of two processes for internal communication in the teaching sector at the Universidad Técnica Particular de Loja-Ecuador headquarters, year 2007.

Rivera Diana; Suing Abel; Valarezo Karina; Velasquez Andrea.

Profesores de la Universidad Técnica Particular de Loja – Ecuador.

Resumen

El ejercicio de la comunicación interna, como pilar de las relaciones en una organización, se manifiesta de diferentes formas en razón de los medios, la dinámica y visión de los líderes, por otra parte la Universidad como centro de gestación de conocimiento brinda espacios para realizar propuestas de comunicación que puedan ser aplicadas en otras organizaciones. El objetivo de esta investigación es analizar dos procesos de comunicación interna en la Universidad Técnica Particular de Loja - Ecuador, en base a la apreciación de los docentes, la relación de medios, tecnologías y canales utilizados. La investigacion parte del hecho de que los diferentes estamentos universitarios conforman una comunidad que comparte objetivos comunes, sentido de pertenencia, compromiso y participan e influyen en la institucion.

Abstract

The Internal Communication exercise as a pilar of human relationships into one of the labor organizations, to express or manifest of different ways or forms according of the media.  the dynamisc and  opinions of the lleaders of the organizations. Another point of view came from the University like a centre of acquisition of knowledge offers spaces or areas to realize or to accomplish communication proposals that can be applied to other organizations. [pic]The objectives of this research is to analyze two processes of internal communication at the Universidad Técnica Particular de Loja - Ecuador, one of the processes is based on the assessments of the university professors. a second one depend  or rely of  the relationship of  the media,  and finally depend  of technologies and channels  of communications used. Research from the fact that different components universities make up a communities that share common goals, sense of belonging, commitment and participation and influence the institution.

Palabras clave

Comunicación, Comunicación interna, Comunidad, Participación, Publico interno, Docentes, Medio, Acceso.

Key words

Communication, Internal Communication, Community, Participation, Internal Public, Teachers, Media, Access.

Sumario

1. Introducción, 2. Contexto, 3.Metodología, 4. Resultados, 5. conclusiones, 6. Propuesta, 7.Bibliografía, 8. Notas.

Summary

1. Introduction, 2. Background, 3. Methodology, 4. conclusions, 5. discussion, 6. Propasal, 7. Bibliography, 8. Notes.

Análisis de dos procedimientos de comunicación interna en el sector docente de la sede de la Universidad Técnica Particular de

Loja-Ecuador, año 2007.

Rivera Diana; Suing Abel; Valarezo Karina; Velasquez Andrea.

Profesores de la Universidad Técnica Particular de Loja – Ecuador.

1. Introducción

La comunicación interna dentro de una organización se define como “la información gradual y seleccionada que permite a todos sus integrantes, poseer un adecuado conocimiento de cuantos temas les afecten personal y profesionalmente” (Zapata, 2004: 272), se “orienta al conocimiento de la filosofía y misión de la empresa y al conjunto de rasgos que caracterizan su perfil específico” (Jimenez, 1998: 120) a través de “un modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas” (Kreps, 1990; en Morales, 2001: 219). En su aplicación ha de ser “fluida, implicante, motivante, estimulante y eficaz en sí misma. Debe obedecer a una cultura y a una identidad” (Costa, 1998; en Morales, 2001: 219), incide de manera fundamental en la calidad de las organizaciones. En la actualidad se considera que las instituciones o empresas que aplican estrategias de comunicación interna están a la vanguardia de la evolución social en un mundo globalizado.

Es cierto que históricamente la comunicación interna ha dependido del área de recursos humanos, sobre todo, por sus conexiones con la formación y gestión del conocimiento (Alvarez, 2002: 7), sin embargo esa tendencia se ha modificado en razón de la dinámica organizacional y de la respuesta que las instituciones deben dar a las demandas sociales influidas por las nuevas tecnologías de comunicación, lo que hace necesario que las estrategias de comunicación interna cuenten con la participación y respaldo directo de la máxima autoridad.

“Sin una comunicación interna capaz de poner en conexión los niveles jerárquicos superiores, pero también a los diversos departamentos de la empresa, y dentro de cada departamento, de distribuir la información y el conocimiento disponible a todos sus integrantes, cualquier modelo está condenado a la “parcialidad” de cada área… necesitan una herramienta básica: la comunicación” (Gan, y Triginé. 2006: 209).

La comunicación interna se ejecuta entre el recurso humano que forma parte de la institución, sin embargo dentro de éste público siempre se pueden distinguir diferentes grupos que compartiendo los mismos objetivos, pueden tener características particulares a su condición laboral, a los que inclusive se podría llegar con estrategias de comunicación interna específicas que abonen a la construcción y consolidación de una identidad y cultura corporativa.

Es así que llegamos al campo de la Microcomunicación que apuesta por el contacto directo con un perfil de público con características muy particulares y similares; para llegar a este nicho se vale de herramientas de comunicación y relaciones públicas, que permitan una real interacción con la comunidad a la que pertenecen (Institución, Empresa, etc.), participación y acceso a través de los diferentes canales que se diseñen para lograr una comunicación eficaz.

Todo tipo y tamaño de organización necesita de una comunicación interna, en la que se involucre a todos los niveles de la nómina, garantice la motivación de su personal, comparta la misión y visión organizacional y contribuya en la consecución de los objetivos institucionales. Este proceso de interacción humana constituye también la base para la proyección de la imagen externa de la organización, “resulta crucial disfrutar de una buena comunicación interna para respaldar el éxito de las comunicaciones globales de la organización” (Harrison, 2000: 135). Esto lo corrobora el modelo integrativo de la comunicación en las organizaciones, planteado por Kreps, 1990, que plantea que la comunicación interna propicia estabilidad y ambiente pertinente que se refleja en la imagen proyectada al sector externo y contribuye a la innovación organizacional.

[pic]

Modelo integrativo de la comunicación en las organizaciones.

Fuente: Kreps, 1990.

2. Contexto

“La moderna gestión de la comunicación en las organizaciones tiene uno de sus mayores retos, precisamente, en una de las instituciones sociales más antiguas, la universidad…caracterizada por la necesidad de que cada universidad se presente ante sus públicos como una oferta claramente diferenciada respecto al resto…Esta diferenciación institucional se podrá lograr a partir de la construcción y oferta de un verdadero compromiso institucional global” (Losada, 2004: 475).

Las instituciones universitarias constituyen organizaciones que por su estructura y razón social son diferentes, involucran lógicas de trabajo originales en la gestación de conocimiento y elaboración de modelos innovadores que se replican en la sociedad.

En la composición interna de la universidad se pueden apreciar diferentes colectivos que cultivan campos concretos de la ciencia, es una organización que lleva cierto grado de complejidad al tener que vincular varias especialidades en torno a la visión y valores institucionales, por lo mismo la gestión de comunicación interna y externa es diversa, requiere la participación de profesionales cercanos a estas categorías de la comunicación institucional.

El público interno de una universidad en términos generales lo integran: autoridades, docentes, investigadores, estudiantes, personal administrativo y de servicios; hacia quienes se debe llegar con estrategias de comunicación determinadas.

El 79%[i] de docentes – investigadores de la UTPL trabajan a tiempo completo, bajo un modelo denominado “Gestión Productiva”[ii] que permite realizar actividades de enseñanza e investigaciones aplicadas en los Centro de Investigación Transferencia de Tecnología Extensión y Servicios CITTES[iii], desempeñan docencia y mantienen relación directa con proyectos de investigación.

3. Metodología.

El objetivo de la investigación es determinar la efectividad de la comunicación interna de la UTPL a partir de la revisión de dos procesos: Adaptación e implementación del Sistema de Créditos UTPL – ECTS (European Credit Transfer System)[iv]; y la etapa de Autoevaluación Institucional con fines de Acreditación ante el Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior de Ecuador (CONEA)[v], en el período octubre-diciembre de 2007, en base al modelo de comunicación organizacional de Keeps 1990; y proponer un esquema de comunicación para instituciones de educación superior de similares características.

Para cumplir con lo mencionado se realizó una investigación cualitativa por la necesidad de interpretar a profundidad el estado de los mensajes; buscamos conocer las razones que “expliquen específicamente una situación”[vi], contando para ello con las vivencias de una persona o de un grupo.

Como técnicas de investigación se utilizaron entrevistas en profundidad y focus group. Las primeras fueron aplicadas al equipo humano responsable de los procesos en estudio, con el objetivo de obtener información de primera mano, creando para ello un clima de confianza a fin de que hablen con libertad del trabajo realizado y de sus actitudes, creencias, sentimientos y emociones. El focus group es una entrevista colectiva que permite conocer el comportamiento y actitudes de las personas o los patrones que se han considerado analizar. Esta técnica se aplicó a docentes investigadores, de las cuatro áreas académicas (administrativa, técnica, socio – humanística y biológica) de la UTPL, tomando en cuenta la experiencia (mínimo 1 año de labores como docentes), edad (entre 25 y 50 años) y sexo (la ponderación es de 43 % masculino 57% femenino)[vii].

4. Resultados

4.1 Análisis de la comunicación interna del Sistema de Créditos ECTS

Las acciones de comunicación que se desarrollaron para dar inicio a la adaptación del sistema de créditos ECTS tuvieron como base las fortalezas que el equipo de créditos de la Dirección General Académica, DGA[viii] identificó, en el modelo de “gestión productiva” que se venía gestando en sus dimensiones académica, de investigación y vinculación con la comunidad, además de la proyección internacional de la UTPL en el Espacio Iberoamericano del Conocimiento, y la movilidad académica. En Ecuador la UTPL es la primera universidad en implementar el modelo.

La DGA, que ejecutó el proceso de comunicación, consideró el período académico octubre 2007 – febrero 2008 “ciclo de transición”, para difundir los lineamientos del sistema, trabajar en los cambios de programas formativos y unificar la aplicación del proceso en todas las carreras.

El objetivo de comunicar la adaptación del sistema ECTS fue lograr que el docente se involucre, acepte el nuevo modelo, logre que el estudiante sea protagonista de su formación, se convierta en una fuente de conocimiento y rompa el paradigma de que menos hora-clase significa menor trabajo, sino por el contrario mayor preparación e interactividad.

Las herramientas empleadas para comunicar fueron: reuniones generales motivadas desde la DGA a directores de Escuela, y de estos a sus unidades con el apoyo del equipo de créditos de cada Escuela. La DGA elaboró un manual informativo “Sistema de créditos académicos UTPL – ECTS” en el que constan los lineamientos del modelo y entregó al docente y estudiante material bibliográfico base. Además la adaptación del modelo ECTS fue el tema central de la “Jornadas de Reflexión Académica”[ix], del primer bimestre del periodo abril – agosto de 2007.

VIA Comunicaciones (Anexo 1) diseñó la campaña de comunicación, que incluyó la elaboración de material publicitario y generó espacios en los canales institucionales (informativo, blog, noticieros, boletines, intranet) para llegar con información al docente. Fruto de la socialización del proceso, los docentes presentaron planes analíticos de las asignaturas a su cargo, como herramienta básica del modelo de créditos; un 80%[x] cumplió con puntualidad la entrega.

La utilización del focus group evidencia que el público investigado conoce de forma general la implantación del sistema de créditos ECTS y se encuentra en un proceso de adaptación al mismo y perciben que los profesores que forman parte del equipo de créditos de cada escuela están al tanto del tema con mayor profundidad. Manifiestan que con el nuevo sistema las clases son distintas, demandan mayor preparación y explicación de contenidos generales que sirven de guía para que los estudiantes profundicen su aprendizaje con otras fuentes. La entrega de libros que fue una buena estrategia, el docente y el alumno tienen la posibilidad de conocer previamente los contenidos de la materia y prepararlos para la discusión en clase; señalaron también que hay poca preocupación de los directores de Escuelas en la elaboración de los distributivos académicos, las materias no están asignadas de acuerdo a la formación y competencias de cada docente.

Existe consenso al calificar como bueno al proceso de comunicación y reconocen como instrumentos de socialización: informativo institucional, trípticos, afiches, folletos, jornadas de reflexión, y reuniones de trabajo, que incentivan al docente a participar en actividades puntuales, como por ejemplo levantar información en el entorno virtual de aprendizaje de la UTPL y brindar tutorías personalizadas al estudiante.

En el análisis de la entrevista y del grupo de discusión aplicados se observa que existen coincidencias, el equipo de la DGA manifestó que actuaron en base a un plan de comunicación y al respecto los docentes expresan que a través de la campaña de comunicación se informaron y quedó claro el proceso. Además concuerdan en que la entrega de textos básicos fue un acierto y que la jornada de reflexión planificada para informar el ECTS, fue un pilar fundamental para motivar y comprometer la participación activa del docente.

2. Análisis de la comunicación interna del proceso de Autoevaluación Institucional.

El Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior del Ecuador –CONEA, diferencia tres etapas de acreditación en las instituciones de educación superior, la primera de autoevaluación consiste en medir la gestión de la institución a través de la docencia e investigación y su conexión con la colectividad, que se traduce en el cumplimiento de estándares e indicadores tipificados por el CONEA. Para lograr la autoevaluación de la UTPL se formó un equipo de docentes responsables que bajo la asesoría de las áreas de marketing y relaciones públicas de VIA Comunicaciones, elaboraron la estrategia de comunicación (Anexo 2).

La socialización del proceso contempló la realización de charlas y talleres con las diferentes unidades académicas; se conformaron comisiones en Escuelas y CITTES, que actuaron como canal de información interno y coordinaron la recopilación de evidencias y medios de verificación que sirvieron para elaborar el informe de autoevaluación presentado al CONEA.

Con el objeto de tener una retroalimentación del proceso de información se estructuró una encuesta en línea a los docentes con preguntas relacionadas a la planificación, cumplimiento de objetivos y desempeño. Por otra parte, se elaboró material publicitario, se utilizó canales de comunicación interna como intranet, correos electrónicos personalizados y; además se logró que directivos y mandos medios incluyan dentro de los discursos oficiales el desenvolvimiento del proceso con un mensaje estandarizado.

El compromiso de los docentes con la autoevaluación institucional se tradujo en elaborar, recopilar y redactar la información de algunos indicadores, y su participación en la encuesta permitió conocer su identificación con la Universidad, el nivel de profesionalización y el aprovechamiento de beneficios de la política institucional (capacitación continua, becas de estudios, viajes, etc.).

Con motivo de las Jornadas de Reflexión Institucional del período abril – agoto 2007, se hizo una socialización de todo el informe resaltando cada una de las funciones básicas de la universidad y potenciando la docencia como fundamento del quehacer universitario.

En el focus group aplicado se evidencia con claridad que los docentes entendieron la autoevaluación institucional como un paso importante hacia la acreditación, que permitió, además, hacer una autorreflexión del grado en que se está cumpliendo los objetivos de las Escuelas, CITTES y de la Universidad en general. Los docentes participaron recabando información indispensable para la elaboración del informe de Autoevaluación e incluso manifestaron que les hubiese gustado tener una rol más activo. Se señaló también que en algunos grupos aislados de docentes existe falta de interés por conocer lo que la Universidad hace para convertirse en una Institución Superior de calidad.

En la etapa inicial la comunicación fue confusa, se recibía información a través del intranet, pero no se conocía la dimensión e implicación del proceso. Los docentes expresaron que la información desde el nivel directivo llegó de forma directa y reiterada a los Directores de Escuela, CITTES y las comisiones, pero no de la misma forma a los docentes.

También se conoció que algunos conocieron el proceso a través de canales externos (publicaciones impresas en medios de comunicación, entrevistas, programas de TV, etc.), y no por herramientas de comunicación interna. Por otra parte señalan que fue difícil el proceso, porque los docentes no están acostumbrados a llevar información documentada de sus labores y recalcan en la necesidad de fortalecer la comunicación interna; sugieren elaborar boletines electrónicos informativos, que permita tener elementos y comprender mejor los temas de relevancia institucional.

4.3. Relación de los casos estudiados con la Microcomunicación

Estos dos procesos ponen en evidencia la utilización de acciones e instrumentos relacionados directamente con el concepto de microcomunicación, entendida también en el sentido “que oriente proyectos organizacionales o participe en su reformulación para facilitar la relación con su entorno, participe en la gestión de tiempos y de personas para colaborar en la publicación de conocimientos y experiencias en las pequeñas organizaciones y responder a las demandas menores y más personalizadas de relaciones públicas, de información de proximidad servida por pequeñas organizaciones y de comunicación con su entorno inmediato”. (Pellón, 2007).

La Universidad Técnica Particular de Loja, respecto a universidades de mayor dimensión en investigación y trayectoria, está en un proceso de formación de sus departamentos y centros de investigación, por lo que en los casos estudiados se solapan ciertas acciones de los campos de comunicación corporativa y micromunicación, que en efecto ayudan a cumplir objetivos de cada uno de ellos; sin embargo y en base a los mismos planes de comunicación analizados se prevé una especialización a mediano plazo, es decir una consolidación de la microcomunicación y una visión extendida de la comunicación organizacional.

5. conclusiones.

▪ Existe deficiencia en la calidad de los mensajes que llegan al sector docente a través de canales de comunicación interna.

▪ La estrategia de comunicación interna debe consolidar la cultura e identidad organizacional.

▪ Una sólida comunicación interna en las organizaciones es el pilar fundamental en la proyección de la imagen externa.

▪ La gestión de la comunicación interna no depende únicamente del área de comunicación, sino que en su ejecución intervienen otras áreas.

▪ La microcomunicación facilita la relación entre los integrantes de la comunidad universitaria, permite unificar y consolidar la comprensión de los objetivos institucionales, detallados en los casos estudiados.

▪ Las nuevas tecnologías abren un abanico de posibilidades que pueden ser utilizadas para mantener informado al público interno y rompen la estructura jerárquica tradicional.

6. Propuesta.

Partiendo del hecho de que el CITTES VIA Comunicaciones tiene relación con la Cancillería, Direcciones Generales y todos los Centros de Investigación y Transferencia de Tecnología, CITTES de la Universidad, se propone que debe tener un nivel de asesoría para percibir de primera mano las directrices y políticas institucionales y proyectarlas en la ejecución de los planes de comunicación interna y externa a su cargo. (Anexo 3).

Específicamente, en la comunicación interna VIA Comunicaciones, creará los canales y mensajes de comunicación adecuados que permitan llegar con información verdadera y dinámica que motive la participación de los diferentes segmentos del público interno en los proyectos que vaya de la mano de la misión y visión institucionales.

Las estrategias de comunicación interna serán planteadas por VIA Comunicaciones, sin embargo, deberán ser coordinadas con otras dependencias para facilitar el éxito de los procesos específicos que se diseñen.

Lo citado se evidencia en los procesos en estudio, en donde bajo la visión y orientación general del nivel directivo de la institución, VIA Comunicaciones asesoró en la elaboración de los planes de comunicación puestos en práctica, los cuales fueron analizados a través de los instrumentos de investigación aplicados, cuyos resultados se contrastaron con el nivel de participación lograda.

El modelo de comunicación planteado garantizará la interacción con todos los niveles de gestión de la institución e incidirá en la toma de decisiones que conlleven a crear un ambiente laboral apropiado, participativo y motivante que se reflejará en los niveles de rendimiento laboral e incidirá en la consecución de una reputación externa positiva. Lo que coincide con el planteamiento del modelo integrativo de la comunicación en las organizaciones planteado por Kreps, analizado en la introducción de esta investigación.

La retroalimentación es fundamental para que los empleados aporten con sus conocimientos e iniciativas en los proyectos que la organización lleve adelante, por tanto, la comunicación interna debe ser integral y permitir mantener un diálogo horizontal entre todos los niveles.

Es importante crear instrumentos de comunicación interna personalizados que ofrezcan al receptor la oportunidad de sentirse parte de la organización, así como utilizar la diversidad de canales de comunicación que ofrecen las nuevas tecnologías de la información para llegar con mensajes claves a los miembros de la organización. La comunicación interna debe contar con recursos económicos, humanos y técnicos adecuados para ponerse en marcha.

7. Bibliografía

• Álvarez, M.  El poder de la comunicación interna. Recuperado el día 4 de enero de 2008: , página 7.

• Beltrán, R. et all. (2007). Sistema de créditos académicos UTPL – ECTS. Loja. Editorial UTPL.

• Gan, F. y Triginé, J. (2006). Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de las personas en las organizaciones. Madrid. Ediciones Díaz Santos.

• Harrison, S. (2000). Relaciones públicas: Una introducción. México. Thomson Learning Ibero.

• Jimenez, J. (1998). La comunicación interna. Madrid. Ediciones Días de Santos.

• Kreps, G.L. (1990). Organizational, Communication, New York, Longman.

• Losada, J. (2004). La comunicación en la construcción de marcas universitarias. En Losada, J. (2004). (Coordinador). Gestión de la comunicación en las organizaciones. (Págs. 475- 476). Barcelona: Ariel.

• Morales, F. (2001). Comunicación interna. En: Benavides, J et all. (2001). Dirección de comunicación empresarial e institucional. (Págs. 219 – 220) Barcelona. Gestión 2000.

• Pellón, M. (2007). Programa Final 2006 balance y prospectiva para otros cursos. Recuperado el 7 de junio de 2008:

• Universidad Técnica Particular de Loja. (2007). Revista Institucional. Loja. Editorial UTPL.

• Zapata, L. (2004), La comunicación interna en la sociedad del conocimiento: gestión clave en las estrategias empresariales e instituciones españolas. Recuperado el 30 de enero de 2008: , página 272.[pic]

-----------------------

8. Notas

[i] Fuente: Estadísticas UTPL, Dirección General de Recursos Humanos, enero 2008.

[ii] La Gestión Productiva es un parte esencial en la formación profesional, traduce el liderazgo en espíritu de servicio y realizaciones concretas, en las cuales profesores y estudiantes son agentes del desarrollo social. Extraído de: UTPL. (2007). Revista Institucional. Loja. Editorial UTPL, Pág. 24.

[iii] Son unidades cuya función específica es la investigación y la extensión o servicio a la sociedad. Extraído de: UTPL. (2007). Revista Institucional. Loja. Editorial UTPL, Pág. 56.

[iv]

[v] Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior del Ecuador.

[vi] Tomado de: Galindo, F. Estrategias de investigación. 145 – 146. Incluido en recursos de seminario “Participación ciudadana y Comunicación local: Modelos e instrumentos de investigación” impartido por  Marcelo Martínez Hermida, Loja – UTPL, diciembre 2007.

[vii] Según el registro de Recursos Humanos de la UTPL el colectivo docente se compone de 204 hombres y 266 mujeres, a enero de 2008.

[viii] En el proceso de adaptación de créditos se conformó un equipo general multidisciplinario desde la Dirección General Académica de la UTPL para diseñar y coordinar a nivel macro con los directores de Escuelas, a su vez en cada Escuela se conformó equipos de hasta 3 docentes para que adaptar y aplicar los programas de estudio en coordinación con cada docente.

[ix] Espacio de reflexión bimestral, que reúne a toda la comunidad universitaria para tratar aspectos relacionados a la formación personal y profesional del docente, centrada en el humanismo cristiano, tomado de: UTPL. (2007) Revista Institucional, Loja, Editorial UTPL.

[x] Entrevista a Ec. Paola Andrade, del equipo de DGA.

................
................

In order to avoid copyright disputes, this page is only a partial summary.

Google Online Preview   Download