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DESPESAS

DE

VIAGENS

Manual do usuário

SUMÁRIO

Introdução 3

Capítulo I - Objetivo 3

Capítulo II – Utilizando o Sistema 3

Acesso ao Sistema 3

Configurações Pessoais 4

Capítulo III – Cadastros Básicos 5

Parâmetros do Sistema 5

Unimed´s e Destinos 7

Tabela de Quilometragem 10

Relação Colaborador Gestor 12

Câmara de Compensação 14

Capítulo IV – Lançamentos 16

Lançamentos 16

Solicitação de Adiantamento de Viagem 19

Prestação de Contas 22

Capítulo V – Aprovações 25

Aprovação do Gestor 25

Aprovação do Intercâmbio 25

Aprovação da Gerência Financeira 25

Capítulo VI – Relatórios e Consultas 25

Capítulo VII – Ajuda 25

Capítulo VIII – Fluxograma do Processo 25

Introdução

Este documento será seu guia para um rápido entendimento na utilização do sistema de Adiantamento de Viagem e Prestação de Contas – Despesas De Viagens.

Capítulo I - Objetivo

Tem por objetivo permitir a solicitação de adiantamento de viagem, realizar as prestações de contas referentes às viagens realizadas e efetuar as aprovações e liberações gerenciais e administrativas.

Capítulo II – Utilizando o Sistema

Acesso ao Sistema

Para acessar o sistema de solicitação de Adiantamento de Viagem e Prestação de Contas você deverá primeiramente ter instalado em seu computador um browser de navegação na internet e acesso a Web. No Windows, por exemplo, este componente é representado pelo ícone [pic].

Iniciado o navegador digite o endereço .br/e-services e tecle .

Figura 1

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Informe o Usuário e a Senha e clique no botão “Entrar” para acessar o sistema. (Figura 1)

Figura 2

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Na parte superior da tela serão apresentados os botões referentes aos sistemas associados ao login de acesso, dentre eles o sistema de Adiantamento de Viagens e Prestação de Contas descrito no menu como Despesas de Viagens. Além das opções de acesso aos sistema existem os botões Configurações Pessoais, que permite efetuar manutenções no cadastro do usuário do sistema e Efetuar Logout que finalizará a conexão com o sistema. (Figura 2)

Dependendo das permissões do usuário, poderão ser apresentados botões para acesso aos outros sistemas do e-Services como, por exemplo, o Oncologia ou o PAAS.

Configurações Pessoais

Através da opção Configurações Pessoais é possível alterar o nome completo e/ou e-mail do usuário. Também é possível alterar a senha. Para isso, informe a Nova Senha e repita a informação no campo Confirmação de Senha. (Figura 3)

Figura 3

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Concluídas as alterações clique no botão Enviar para efetivar a operação.

Capítulo III – Cadastros Básicos

Permite inserir, editar e excluir os Parâmetros do Sistema, as informações de Unimed´s e Destinos, Tabela de Quilometragem, Relação Colaborador x Gestor e Câmara de Compensação.

Parâmetros do Sistema

Permite informar os Parâmetros iniciais necessários para o funcionamento do sistema. (Figura 4)

Figura 4

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Pelo link clique aqui, é possível cadastrar um Parâmetro para o próximo ano. Clicando no link a tela de cadastro de novo Parâmetro será exibida. (Figura 5)

Figura 5

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Campos da Tela:

Ano dos Lançamentos: Representa o ano referente ao cadastro de novas Solicitações de Adiantamento e Prestações de Contas.

No Próximo Lançamento: Guarda o próximo número que será utilizado no envio de Solicitações de Adiantamento e Prestações de Contas. O número dos documentos serão a junção do Ano com 4 dígitos e do próximo número com 5 posições. Ex: 2008/00051

Valor do Km Rodado: Indica o valor pago por quilômetro rodado. Nas prestações de contas onde houver utilização de veículo próprio, a quantidade de quilômetros entre as localidades será multiplicado por este valor para se obter o valor de reembolso.

E-mail do Financeiro: Deverá conter o(s) e-mail(s) do(s) colaborador(es) do financeiro (separados por vírgula) que receberá o aviso da existência de uma solicitação de adiantamento de viagem ou prestação de contas sem documentos anexados, que está aprovada e pronta para ser impressa e paga.

Após concluir a digitação das informações clique no botão Enviar para salvar as informações e retornar a tela principal de Parâmetros. O novo parâmetro será apresentado com os demais ordenados pelo Ano. Figura 6

Figura 6

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Ao lado direito do parâmetro de cada Ano existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o registro será excluído e o sistema retornará a mensagem de aviso Registro excluído com Sucesso. (Figura 7)

Figura 7

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Caso o Parâmetro tenha sido utilizado em alguma outra parte do sistema não será permitida sua exclusão e o sistema retornará a mensagem de aviso “Este Registro não pode ser excluído pois existem Outros Registros associados a ele”. (Figura 8)

Figura 8

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Para alterar um registro identifique-o na relação e clique sobre ele. Será apresentada uma tela semelhante a do novo cadastro, porém, com os dados preenchidos. (Figura 9) Não é permitida a alteração do campo Ano dos Lançamentos. Após a conclusão das alterações clique no botão Enviar para confirmar a operação.

Figura 9

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Unimed´s e Destinos

Permite cadastrar as localidades de Origem e Destino que serão utilizadas nas solicitações de adiantamento e viagem e prestações de contas. (Figura 10)

Figura 10

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Pelo link clique aqui, é possível cadastrar uma nova Unimed ou Destino. Clicando no link a tela de Inclusão será exibida. (Figura 11)

Figura 11

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Campos da Tela:

Código do Destino: Representa o código da Unimed ou Localidade de Destino.

Descrição do Destino: Nome da Unimed ou Destino.

Descrição da Localidade: Nome da Localidade da Unimed ou Destino

Valor para 1 Dia de Visita: Valor da diária quando não houver pernoite.

Valor para mais de 1 Dia de Visita: Valor da diária quando houver pernoite.

Tipo de Localidade: Selecionar 1 para Unimed ou 2 para Outras Localidades. Para os códigos de 1 a 999 o sistema obrigará o tipo 1-Unimed.

Após concluir a digitação das informações clique no botão Enviar para salvar as informações e retornar a tela principal de Unimed´s e Destinos. O novo registro será apresentado com os demais ordenados pelo Código. (Figura 12)

Figura 12

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Ao lado direito de cada Unimed ou Localidade existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o registro será excluído e o sistema retornará a mensagem de aviso Registro excluído com Sucesso. (Figura 13)

Figura 13

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Caso a Unimed ou Destino tenha sido utilizado em alguma outra parte do sistema não será permitida sua exclusão e o sistema retornará a mensagem de aviso “Este Registro não pode ser excluído pois existem Outros Registros associados a ele”. (Figura 14)

Figura 14

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Para alterar um registro identifique-o na relação e clique sobre ele. Será apresentada uma tela semelhante a do novo cadastro, porém, com os dados preenchidos. (Figura 15) Não é permitida a alteração do campo Código do Destino. Após a conclusão das alterações clique no botão Enviar para confirmar a operação.

Figura 15

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Tabela de Quilometragem

Permite cadastrar a quantidade de quilômetros entre duas localidades. (Figura 16) As localidades deverão estar previamente cadastradas na opção “Unimed´s e Destinos”.

Figura 16

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Pelo link clique aqui, é possível cadastrar um novo registro de quilometragem entre Localidades. Clicando no link a tela de Inclusão será exibida. (Figura 17)

Figura 17

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Campos da Tela:

Origem: Serão apresentados os registros cadastrados na opção Unimed´s e Destinos.

Destino: Serão apresentados os registros cadastrados na opção Unimed´s e Destinos. Os campos Origem e Destino não poderão ser iguais.

Quantidade de KM: Informar a quantidade de quilômetros existente entre a Origem e o Destino.

Após concluir a digitação das informações clique no botão Enviar para salvar as informações e retornar a Tabela de Quilometragem. O novo registro será apresentado com os demais ordenados pela Origem. (Figura 18)

Figura 18

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Ao lado direito de cada Registro existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o registro será excluído e o sistema retornará a mensagem de aviso Registro excluído com Sucesso. (Figura 19)

Figura 19

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Caso o registro tenha sido utilizado em alguma outra parte do sistema sua exclusão não será permitida e como resposta será exibida a mensagem de aviso “Este Registro não pode ser excluído pois existem Outros Registros associados a ele”. (Figura 20)

Figura 20

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Para alterar um registro identifique-o na relação e clique sobre ele. Será apresentada uma tela semelhante a do novo cadastro, porém, com os dados preenchidos. (Figura 21) Após a conclusão das alterações clique no botão Enviar para confirmar a operação.

Figura 21

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Relação Colaborador Gestor

Permite relacionar cada colaborador com seu respectivo gestor. (Figura 22) Os colaboradores e Gestores deverão estar cadastrados como usuários do sistema e possuírem Login de Acesso.

Figura 22

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Pelo link clique aqui, é possível cadastrar um novo relacionamento entre um colaborador e um gestor. Clicando no link a tela de Inclusão será exibida. (Figura 23)

Figura 23

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Campos da Tela:

Colaborador: Serão apresentados os colaboradores cadastrados no sistema.

Gestor: Serão apresentados os gestores cadastrados no sistema

Após concluir a associação clique no botão Enviar para salvar as informações e retornar a relação das associações existentes. O novo registro será apresentado com os demais ordenados de forma alfabética pelo Gestor seguido do Colaborador. (Figura 24)

Figura 24

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Ao lado direito de cada Registro existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o registro será excluído e o sistema retornará a mensagem de aviso Registro excluído com Sucesso. (Figura 25)

Figura 25

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Caso o registro tenha sido utilizado em alguma outra parte do sistema sua exclusão não será permitida e como resposta será exibida a mensagem de aviso “Este Registro não pode ser excluído pois existem Outros Registros associados a ele”. (Figura 26)

Figura 26

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Para alterar um registro identifique-o na relação e clique sobre ele. Será apresentada uma tela semelhante a do novo cadastro, porém, com os dados preenchidos. (Figura 27) Após a conclusão das alterações clique no botão Enviar para confirmar a operação.

Figura 27

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Câmara de Compensação

Permite cadastrar as Câmaras de Compensação que, no momento do fechamento, será associada às Prestações de Constas a faturar que ainda não foram faturadas. (Figura 28)

Figura 28

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Pelo link clique aqui, é possível cadastrar uma nova Câmara de Compensação. Clicando no link a tela de Inclusão será exibida. (Figura 29)

Figura 29

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Campos da Tela:

Código da Câmara: Selecionar o Ano, o mês o a seqüência. Corresponde a Câmara de Compensação Em Curso no setor de Intercâmbio.

Status: Representa a situação da Câmara que poderá ser Em Aberto ou Fechado. Este campo é alimentado automaticamente no momento da inclusão como Em Aberto.

Data do Fechamento: Representa a data em que a Câmara foi finalizada. Este campo só é alimentado no momento do fechamento da Câmara. Na inclusão o mesmo fica em branco.

Responsável pelo Fechamento: Nome do colaborador responsável pelo Fechamento da Câmara. Este campo só é alimentado no momento do fechamento da Câmara. Na inclusão o mesmo fica em branco.

Após concluir a inclusão clique no botão Enviar para salvar as informações e retornar ao cadastro das Câmaras. O novo registro será apresentado com os demais ordenados pelo Ano, Mês e Seqüência. (Figura 30)

Figura 30

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Ao lado direito de cada Registro existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o registro será excluído e o sistema retornará a mensagem de aviso Registro excluído com Sucesso. (Figura 31)

Figura 31

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Caso o registro tenha sido utilizado em alguma outra parte do sistema sua exclusão não será permitida e como resposta será exibida a mensagem de aviso “Este Registro não pode ser excluído pois existem Outros Registros associados a ele”. (Figura 32)

Figura 32

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Como todos os campos da tela de inclusão fazem parte do índice da tabela, não é possível realizar alteração. Em caso de um cadastro errado, proceda a exclusão do registro e cadastre-o novamente.

Capítulo IV – Lançamentos

Lançamentos

Através desta opção os colaboradores da empresa farão os registros de Solicitação de Adiantamento de Viagem e Prestação de Contas, bem como submetê-los a aprovação. (Figura 33)

Os lançamentos poderão ser registrados a qualquer momento sem que os mesmos sejam enviados para aprovação. Apenas o colaborador terá acesso a informação. Neste caso o lançamento não terá o número de registro, número este que será associado ao Lançamento de Solicitação de Adiantamento ou Prestação de Contas no ato do envio para aprovação.

Este recurso será útil quando o colaborador desejar montar o lançamento, porém, não possuir todos os documentos comprobatórios ou ainda depende de alguma informação para a conclusão.

Figura 33

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Na parte superior da tela de Lançamentos existe um filtro que, por default, apresenta os registros que ainda não foram enviados e os enviados nos últimos 30 dias (Figura 34). Para visualizar Lançamentos enviados em outras datas altere o filtro e clique no botão OK.

Figura 34

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Informações da Tela:

Registro: Número do Lançamento. Este número será composto do Ano do Lançamento mais o número do Próximo Lançamento existente nos Parâmetros do sistema. Os registros salvos e não enviados não terão número de registro. Este número será apresentado automaticamente no momento do envio do registro para aprovação do Gestor.

Arquivo [pic]: Representa a existência de documentos anexados ao Lançamento. Apenas os lançamentos referentes à Prestação de Contas poderão ter documentos anexados (recibos de táxi, ônibus, pedágio, alimentação, etc.).

Colaborador: Nome do colaborador que está solicitando o Adiantamento de Viagem ou realizando a Prestação de Contas.

Tipo: Tipo de Lançamento. 1-Adiantamento de Viagem e 2-Prestação de Contas.

Destino: Nome da Unimed ou Destino da Viagem.

Período: Período Inicial e Final da visita. Quando as datas de início e fim forem iguais apenas uma será apresentada.

Status: Situação do Lançamento. Poderá possuir as seguintes situações:

[pic] Cadastrado – O Lançamento foi gravado e aguarda o envio para aprovação.

[pic] Enviado – O Lançamento foi enviado e aguarda aprovação do gestor.

[pic] Em Análise - Aprovada pelo Gestor e aguardando

aprovação do Intercâmbio.

[pic] Em Análise - Aprovada pelo Intercâmbio e aguardando

aprovação da Gerência Financeira.

[pic] Aprovado – O Lançamento está totalmente aprovado e aguarda impressão

do documento para pagamento.

[pic] Finalizado – O Lançamento foi impresso para pagamento.

[pic] Cancelado – O Lançamento foi cancelado.

Pelo link clique aqui, é possível cadastrar uma nova solicitação de Adiantamento de Viagem ou Prestação de Contas. Clicando no link a tela de Tipo de Lançamento será exibida (Figura 34), e após a escolha de uma das opções (Figura 35) e a confirmação através do botão Enviar, a tela de Inclusão será exibida de acordo com a seleção.

Figura 34

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Figura 35

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Solicitação de Adiantamento de Viagem

Figura 36

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Campos da Tela:

Número: Número da Solicitação de Adiantamento de Viagem. Será preenchido pelo sistema automaticamente no momento do envio para aprovação do gestor.

Data: Data do envio da Solicitação de Adiantamento de Viagem. Será preenchido pelo sistema automaticamente no momento do envio para aprovação do gestor.

Empresa: Nome da Empresa do Colaborador. Será apresentado automaticamente de acordo com o login de acesso.

Área / Unidade / Equipe: Nome da Área, Unidade ou Equipe do Colaborador. Será apresentado automaticamente de acordo com o login de acesso.

Funcionário: Nome do Colaborador da solicitação de Adiantamento de Viagem. Será apresentado automaticamente de acordo com o login de acesso.

Cargo: Nome do Cargo do Colaborador. Será apresentado automaticamente de acordo com o login de acesso.

Unimed / Empresa a ser visitada: Nome da Unimed ou empresa a ser visitada pelo Colaborador. As opções disponíveis neste combo Box foram previamente cadastradas na opção Unimed´s e Destinos do menu Cadastros Básicos.

Localidade: Nome da Localidade do Destino. Será apresentado automaticamente de acordo com a Unimed ou Destino selecionado no campo anterior.

Período: Período da Visita. Informar a data inicial e a data final prevista para a viagem.

Meio de Transporte: Selecionar o meio de transporte a ser utilizado. Caso a opção Outros seja selecionada, será obrigatório o preenchimento do campo imediatamente à direita.

Razão da Visita: Informar de forma simplificada a razão da visita.

Valor do Adiantamento: Informar o valor do adiantamento desejado.

Data: Data da assinatura da Solicitação de Adiantamento de Viagem. Será preenchido pelo sistema automaticamente no momento da assinatura digital e envio para aprovação do gestor.

Senha: Assinatura do Colaborador. Será obrigatória para enviar a solicitação para aprovação do gestor.

Botões da Tela:

Parte Superior (Figura 37)

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[pic] Salva as informações e retorna a tela de Lançamentos sem submeter o registro a aprovação do Gestor.

[pic] Abandona a inclusão ou alteração realizada e retorna a tela de Lançamentos sem submeter o registro a aprovação do Gestor.

[pic] Apresenta em uma janela auxiliar os Log´s de Histórico do Lançamento (Figura 38). Este botão só estará habilitado a partir do momento do primeiro envio do Lançamento para aprovação do Gestor.

Figura 38

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Parte Inferior (Figura 39)

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[pic] Senha do colaborador. Será obrigatório somente no momento de enviar o Lançamento para aprovação do Gestor.

[pic] Salva as informações, envia o Lançamento para aprovação do Gestor e retorna a tela de Lançamentos.

O novo registro será apresentado com os demais ordenados pelo data de envio seguido pelo período da visita. (Figura 40)

Figura 40

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Prestação de Contas

Ao lado direito de cada Lançamento existe o botão que permite excluí-lo (x). Clicando neste botão o sistema solicitará a confirmação da exclusão. (Figura 41) Uma vez confirmada a exclusão o registro não será mais apresentado.

Figura 41

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Caso o Lançamento possua número de registro sua exclusão não será permitida. O sistema emitirá a mensagem de aviso solicitando confirmação de cancelamento. (Figura 42)

Figura 42

[pic]

Para alterar um registro identifique-o na relação e clique sobre ele. Será apresentada uma tela semelhante a do novo cadastro, porém, com os dados preenchidos. (Figura 43 e Figura 44) Após a conclusão das alterações clique no botão Enviar para confirmar a operação.

Figura 43

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[pic]

Figura 44

Só será permitida a alteração do registro quando o mesmo estiver com status de Cadastrado [pic]. Uma vez enviado para aprovação, o registro só poderá ser alterado se for rejeitado por algum processo de aprovação. Neste caso o mesmo terá número de registro, porém, retornará para o status de Cadastrado [pic].

Os registros que estiverem totalmente aprovados [pic] ou finalizados [pic] não poderão ser alterados.

Ao clicar em um registro que sua alteração não é permitida, o sistema irá apresentar a tela de Solicitação de Adiantamento de Viagem ou Prestação de contas, de acordo com o tipo, porém, com o botão de Salvar desabilitados. Neste caso as seleções e caixas de texto são substituídas por texto e, dependendo da situação, são apresentadas as assinaturas de aprovação. (Figura 45 e 46)

Figura 45

[pic][pic]

Figura 46

Tela de Prestação de Contas totalmente aprovada

Capítulo V – Aprovações

Aprovação do Gestor

Aprovação do Intercâmbio

Aprovação da Gerência Financeira

Capítulo VI – Relatórios e Consultas

Capítulo VII – Ajuda

Capítulo VIII – Fluxograma do Processo

[pic]

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e - services

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Manual do Usuário

Sistema: Adiant Viagens

e Prest Contas

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